Wie man einen Stundenzettel in Excel erstellt (Anleitung mit Vorlagen)

Wir haben einen langen Weg zurückgelegt, seit die Menschen ihre Arbeitszeiten mit Stempelkarten erfassten und Timesheets in Papierform führten.

Heute verfügen wir über automatische Programme für die Zeiterfassung auf unseren Computern.

Und irgendwann entdeckten die Leute die Zeiterfassung mit Excel.

Aber wie macht man das?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Vorlage für die Zeiterfassung in Excel erstellen, stellen Ihnen einige Vorlagen vor und gehen auf die Nachteile der Zeiterfassung in Excel ein. Außerdem stellen wir Ihnen ein intelligentes alternatives tool vor , mit dem Sie die Zeiterfassung vereinfachen können.

Wer ist bereit, sich in der Erstellung einer Excel-Vorlage für die Zeiterfassung zu verbessern?

Wie erstellt man ein Timesheet in Excel?

Als Eigentümer oder Projektmanager möchten Sie wissen, womit Ihr Team seine Zeit verbringt, insbesondere wenn Sie ein Remote-Team leiten.

Schließlich sind Zeitdaten für die Personalabteilung, den Anbieter für Lohnbuchhaltung, die Client-Abrechnung usw. von entscheidender Bedeutung.

Glücklicherweise ist die Zeiterfassung etwas, das Sie mit einer Excel-Tabelle erledigen können.

Lassen Sie uns herausfinden, wie man ein Timesheet in Excel erstellt...

Schritt 1: Formatieren Sie Ihre Tabelle

Öffnen Sie eine neue Excel-Datei.

Um ein gut lesbares Excel-Timesheet zu erstellen, müssen Sie die Zellen des Arbeitsblatts mit einem passenden Format versehen, um sie breiter zu machen.

Wie?

Wählen Sie die Spalte A aus und ziehen Sie ihren Rand auf die gewünschte Breite.

Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf Spalte A > wählen Sie Kopieren > markieren Sie den Bereich B bis L > drücken Sie Strg+V, um das Format einzufügen.

Dadurch wird das Format auf alle von Ihnen ausgewählten Spalten (B-L) kopiert.

Schritt 2: Titel für das Timesheet hinzufügen

Markieren Sie den Zellbereich A1–L1.

Wählen Sie dann „Zusammenführen und zentrieren“ aus der Symbolleiste aus. Sie finden diese Option unter der Registerkarte „Startseite“.

Geben Sie den Namen Ihres Unternehmens in Zelle A1 ein.

Zentrieren Sie den Text (den Firmennamen) und formatieren Sie ihn nach Ihren Wünschen.

Spielen Sie mit der Schriftart, Größe und Farbe. 🌈

Vergessen Sie nicht, ihn fett zu formatieren. Der Name Ihres Unternehmens sollte herausstechen!

Nachdem Sie Ihren Firmen-Titel in Farbe gestaltet haben, könnte Ihre Tabelle etwa so aussehen:

Schritt 3: Fügen Sie die erforderlichen Beschreibungen hinzu

Jetzt ist es an der Zeit, alle Beschreibungen zu Ihrem Excel-Timesheet hinzuzufügen.

Wie sollen die Mitarbeiter sonst wissen, wo sie ihre Zeiteinträge und andere Mitarbeiterdaten hinzufügen sollen?

Fügen Sie Beschreibungen wie Mitarbeiter, Manager, Abteilung usw. hinzu.

Für dieses Beispiel eines Timesheets für Mitarbeiter fügen wir Folgendes hinzu:

Wählen Sie für alle diese Beschreibungen „Zeilenumbruch“ aus.

Es ist das Symbol mit „abc mit einem Pfeil“ in der Symbolleiste.

Dadurch passen die Wörter in eine Zelle, unabhängig davon, wie lang der Name der Beschreibung ist.

Erledigt?

Ihre Excel-Tabelle sollte in etwa so aussehen:

Erstellen Sie in den Zellen hinter jeder Beschreibung eine Zeile, in die Mitarbeiter und Manager ihre Daten eingeben können.

Und falls Sie sich für ein ausdruckbares Timesheet entscheiden, zeigt Ihnen die Linie an, wo Sie schreiben müssen.

Um die Linie zu erstellen, markieren Sie die Zellen B2 bis D2 und wählen Sie dann in der Symbolleiste die Auswahl Unterer Rand.

Für die Beschreibung „Mitarbeiter” wird eine Zeile angezeigt.

Führen Sie anschließend die Zellen zusammen.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle anderen Beschreibungen, die Sie hinzugefügt haben.

Schritt 4: Zeitbezogene Beschreibungen hinzufügen

Der vorherige Schritt enthielt Details, die sich eher auf den Mitarbeiter bezogen. Jetzt ist es an der Zeit, zeitbezogene Beschreibungen hinzuzufügen!

Das sind doch zwei verschiedene Dinge, oder?

Fügen wir also die Zellen A6 bis L6 zusammen, um eine kleine Trennung zwischen den Mitarbeiterdaten und den nächsten zeitbezogenen Beschreibungen zu schaffen.

Sie können die zeitbezogenen Beschreibungen in Zeile 7 hinzufügen, um Überschriften für jede Spalte zu erstellen.

Hinzufügen:

Dies sind nur einige der gängigen Beschreibungen, die unserer Meinung nach für Sie geeignet sein könnten.

Sie können jedoch Beschreibungen hinzufügen oder entfernen, die besser zu Ihrem Unternehmen passen, wie z. B. reguläre Arbeitszeiten, Feiertagszeiten, Mitarbeiterzeiten, abrechenbare Stunden usw.

Wenn Sie feststellen, dass „Time in“ und „Time out“ zweimal in zwei verschiedenen Zellen hinzugefügt wurden. (C7, D7, E7 und F7)

Das gilt für die Mittagspause. 🍲

Sie können diese jederzeit an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.

Fügen Sie eine oder zwei Kaffeepausen hinzu, oder auch mehr!

Zu viel Kaffee gibt es nicht. ☕

Nachdem Sie alle zeitbezogenen Beschreibungen hinzugefügt haben, sieht Ihre Tabelle wie folgt aus:

Irgendetwas stimmt hier nicht, oder?

Ja, das Format.

Lassen Sie uns das Problem beheben.

Füllen Sie zunächst die Zeile mit einer Farbe Ihrer Wahl aus. Zu erledigen ist das Markieren der Zellen A7 bis J7, danach wählen Sie in der Symbolleiste die Option Füllfarbe und wählen Sie dann eine Farbe aus.

Markieren Sie anschließend den Text in den hervorgehobenen Zellen als fett, zentrieren Sie den Text und richten Sie ihn mittig aus. Vergessen Sie nicht, wie zuvor die Option Textumbruch auszuwählen, um sicherzustellen, dass der Text innerhalb der Zelle angezeigt wird, ohne in andere Zellen überzulaufen.

Gehen Sie dann zum Rahmen-Tool und wählen Sie Alle Rahmen aus dem Dropdown-Menü als Auswahl, um die Beschreibungen mit Boxen zu versehen.

Was bleibt noch zu tun?

Sie müssen die Wochentage hinzufügen!

Für dieses wöchentliche Timesheet fügen Sie Monday bis Sonntag ein, beginnend mit Zelle A8 und endend mit Zelle A14. Sie können die Woche an einem beliebigen Tag beginnen.

Nachdem Sie die Wochentage erledigt haben, formatieren Sie sie für eine bessere Lesbarkeit.

So geht's:

Schritt 5: Der letzte Schliff

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Excel-Tabelle zusätzliche Raster und Zellen mit Rahmen enthält, die Sie für Ihr Timesheet nicht benötigen, entfernen Sie diese.

Durch das Entfernen unnötiger Elemente erhalten Sie ein übersichtliches wöchentliches Excel-Timesheet.

Nehmen Sie zum Schluss Ihre endgültigen Änderungen an Schriftart, Größe, Ausrichtung und Farbe vor, und fertig!

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben die Erstellung eines Timesheets in Excel erfolgreich fertiggestellt! 🎉

Ihre Timesheet-Tabelle könnte etwa so aussehen:

Beginnen Sie schon jetzt mit der Erfassung der Einträge, um Produktivität und Lohnabrechnung im Griff zu behalten!

Es gibt jedoch auch eine einfache Lösung, bei der Sie keine Excel-Tabelle für die Zeiterfassung aus einem leeren Arbeitsblatt erstellen müssen.

Ah, die geheime Kraft der Vorlagen!

Wir haben sorgfältig einige Excel-Vorlagen für die Zeiterfassung ausgewählt, damit Sie nicht lange suchen müssen.

Verwandte Themen: Software für die Zeiterfassung

3 Excel-Vorlagen für die Zeiterfassung

Das Beste an Excel-Vorlagen für die Zeiterfassung ist, dass Sie damit viel Zeit und Aufwand sparen.

Vorlagen mit Formeln sind jedoch noch besser.

Einige der Excel-Vorlagen für die Zeiterfassung können Berechnungen für Sie anhand einer oder zwei Excel-Formeln für Timesheets durchführen.

Sie sind bereits in den Tabellenzellen enthalten, sodass Sie sie nicht hinzufügen müssen!

Hier sind drei Optionen für Excel-Vorlagen zur Zeiterfassung:

1. Vorlage für monatliche Timesheets

Dies ist eine kostenlose Excel-Vorlage für die Zeiterfassung mit mehreren Registerkarten für jeden Mitarbeiter.

Dadurch entsteht eine übersichtliche Vorlage für Timesheets, mit der sich die Gesamtvergütung mehrerer Mitarbeiter im Handumdrehen berechnen lässt.

Laden Sie diese Vorlage für ein monatliches Timesheet herunter.

2. Vorlage für zweiwöchentliche Timesheets

Dies ist eine Excel-Timesheet-Vorlage, die drei Vorlagen enthält. Sie erhalten eine Vorlage für wöchentliche Timesheets, eine für monatliche und eine für zweiwöchentliche Timesheets.

Laden Sie diese Excel-Vorlage für ein Timesheet herunter.

3. Vorlage für tägliche Timesheets

Diese Excel-Vorlage für die Zeiterfassung enthält Beschreibungen für Angaben wie Mitarbeiterinformationen, Vergütungssatz, Gesamtarbeitszeit und mehr. Außerdem ist sie eine sehr einfache Timesheet-Vorlage für den Einstieg.

Sie können je nach Bedarf Beschreibungen anpassen oder hinzufügen, um weitere Details wie Stundensatz, Abrechnungssatz, Überstunden, Startdatum des Zahlungszeitraums usw. zu erwähnen.

Laden Sie diese Vorlage für ein tägliches Timesheet herunter.

Dies sind nur einige Optionen.

Sie finden mehrere andere Optionen wie Excel-Vorlagen für die Mitarbeiterproduktivität, 24-Stunden-Aktivitäten und die Zeiterfassung für Projekte.

Allerdings gibt es dabei ein Problem.

Früher oder später werden Sie auf diese Limite der Zeiterfassung mit Excel-Vorlagen stoßen.

Weitere Informationen finden Sie in diesen Timesheet-Vorlagen!

3 Nachteile der Zeiterfassung mit Excel

Die Zeiterfassung mit Excel scheint ein recht unkomplizierter Ansatz zu sein, ist aber auch unglaublich veraltet.

Warum?

Denn es gibt automatische Programme für die Zeiterfassung und die Lohnabrechnung!

Hier sind einige der Nachteile der Zeiterfassung in Excel:

1. Unnötiger manueller Aufwand

Jede Arbeitsstunde, die Sie bei der Nachverfolgung erfassen, muss manuell eingegeben werden.

Nur so funktioniert Excel.

Sie werden ewig damit beschäftigt sein, Zeitdaten einzugeben.

Und das jedes Mal, wenn Sie sich an- und abmelden.

JEDERZEIT!

Dann folgt das Addieren, Subtrahieren und Multiplizieren, um die Gesamtzeit für die Arbeit zu ermitteln...

Hoffentlich lieben Sie Zahlen, denn Sie werden viel mit ihnen zu tun haben.

Darüber hinaus ist die manuelle Zeiterfassung anfällig für menschliche Fehler.

Denken Sie darüber nach.

Sie müssen sich auf Ihr Gedächtnis verlassen, um sich an die Zeit zu erinnern, die Sie für die Arbeit aufgewendet haben.

Sie müssen auch daran denken, die Daten jeden Tag in das Timesheet einzutragen, da sich dies sonst auf Ihre Bezahlung auswirkt. Spöttisches Lachen

Im schlimmsten Fall machen Sie einen Rechenfehler, geben falsche Minuten ein oder vermasseln versehentlich eine Excel-Formel in einer Vorlage.

Sind Sie schon in Panik?

Das sollten Sie auch, denn dies könnte zu groben Fehlkalkulationen und kostspieligen Fehlern bei der Lohnabrechnung führen.

Als Ergebnis könnten Ihre Projektkosten unerwartet in die Höhe schnellen!

Wie gefällt Ihnen die Nachverfolgung der Zeit in Excel jetzt?

2. Keine Integration in Ihr Projektmanagement-Tool möglich

Microsoft-tools sind nicht gerade benutzerfreundlich.

Es ist wie mit diesem Nachbarn, der mit jedem auf dem Block Probleme hat.

Denn wenn Sie eine Liste der Microsoft-Tools erstellen, die sich leicht integrieren lassen, steht Excel möglicherweise ganz unten auf dieser Liste.

Erwarten Sie also nicht, dass Ihnen in Ihrer Software für das Projektmanagement nützliche oder praktische Daten zur Verfügung stehen.

MS Excel ist ein Einzelkämpfer. 🙄

3. Automatische Berichte können nicht generiert werden

Microsoft Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm mit Features wie Pivottabellen, bedingter Formatierung und Datenüberprüfung.

Allerdings gibt es keine Features für die Zeiterfassung.

Es kann weder automatisch Zeiten für die Nachverfolgung erfassen noch anhand der eingegebenen Zeitdaten einen Bericht erstellen.

Es enthält zwar Diagramme und Formeln, aber was nützt das?

Sofern Sie die Daten nicht manuell eingeben und verarbeiten, gibt es keine Berichte, die Sie analysieren können.

Das ist nicht ideal.

Eine Excel-Datei für die Zeiterfassung enthält große Datenmengen, die in einem einzigen Arbeitsblatt angezeigt werden, sodass es schwierig ist, Muster zu erkennen oder wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen.

Das Fazit lautet: Sie brauchen Berichte.

Und Excel generiert keine.

Lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden zum Thema Excel-Projektmanagement .

Aber die Frage ist: Was nun?

Die Antwort auf diese Frage lautet ClickUp, eines der weltweit am besten bewerteten Tools für Produktivität , das von Teams jeder Größe auf der ganzen Welt geschätzt wird .

Bonus: Vorlagen für Zeitblöcke

Genießen Sie mühelose Zeiterfassung in ClickUp

Die native Zeiterfassung von ClickUp ist alles, was Sie jemals gebraucht haben.

Warum?

Das Wichtigste zuerst: Es ist bereits integriert.

Das bedeutet, dass Sie keine Hilfe von Drittanbieter-Apps benötigen.

Mit unserem nativen Tool für die Zeiterfassung können Sie:

Verwenden Sie das native Feature für die Zeiterfassung in ClickUp.

Sie können den erfassten Einträgen der Zeiterfassung sogar weitere Details hinzufügen, indem Sie Beschreibungen und Notizen hinzufügen.

Erfahren Sie, wie Sie mit Zeiterfassung Projekte schneller abschließen können.

Wussten Sie, dass Sie unseren Timer für eine Aufgabe auf einem Computer starten und auf einem anderen Computer stoppen können? 🤯

Ja.

Unser globaler Timer kann das erledigen.

Sie müssen lediglich sicherstellen, dass Sie auf den von Ihnen verwendeten Geräten angemeldet sind.

Neben unserem wirklich coolen globalen Timer sind wir auch stolz auf die Funktionen für die Berichterstellung bei ClickUp.

Mit Widgets zur Zeiterfassung können Sie alle Arten von Daten abrufen.

Einige davon sind:

Berichterstellung in ClickUp

Hier ist eine noch bessere Idee.

Verwenden Sie einfach die Widgets, um Ihr ganz persönliches Dashboard für die Zeiterfassung in ClickUp zu erstellen. 😎

Sie haben auch die Möglichkeit, ClickUp mit Ihrer bevorzugten App für die Zeiterfassung wie Time Doctor, Harvest oder Everhour usw. zu integrieren.

Auf diese Weise erhalten Sie eine benutzerdefinierte Komplettlösung, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und nicht nur auf das, was wir für Sie für das Beste halten. 😇

Mit unserer Einbettungsansicht können Sie sogar direkt hier in ClickUp auf ein vorhandenes Excel-Timesheet zugreifen.

Auf diese Weise gehen Ihnen keine der in Excel erfassten Daten verloren, wenn Sie zur Zeiterfassung von ClickUp wechseln.

Aber warten Sie, wir haben noch mehr für Sie auf Lager.

Hier ein kurzer Überblick über die Features von ClickUp, damit Sie sich ein Bild machen können:

Sagen Sie der Zeiterfassung mit Excel Lebewohl!

Sicher, die Excel-Tabellenkalkulation kann Ihnen bei der Nachverfolgung Ihrer Zeitdaten helfen.

Aber das ist zu zeitaufwendig und riskant.

Es gibt keine Zeit- oder Datengenauigkeit, Fehler sind unvermeidlich, und Probleme mit der Gehaltsabrechnung sind wahrscheinlich nicht das, womit Sie sich am Monatsende beschäftigen möchten.

Am besten führen Sie eine Automatisierung des Prozesses mit einem Tool für die Zeiterfassung durch.

Wie ClickUp!

Warum?

Denn es handelt sich um eine Komplettlösung.

ClickUp kann die Zeit als auch Projekte verfolgen und gleichzeitig Berichte zu beiden erstellen.

Sind Sie bereit für die automatische Nachverfolgung Ihrer Zeit? Dann melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und verabschieden Sie sich vom mühsamen Ausfüllen von Timesheets. 👋

Weiterführende Literatur: