Das können Sie uns sagen: Die Erstellung eines Organigramms verschlingt Stunden Ihres Tages
Nicht nur, dass Sie Informationen von allen 47 Teammitgliedern einholen müssen, um das Organigramm auszufüllen (Ist es Senior oder Sr? Do you go by your middle name?), sondern Sie kämpfen auch mit der Formatierung jedes Kästchens und jeder Zeile in Excel .
Das Organigramm ist eine unschätzbare Ressource für jeden Mitarbeiter, insbesondere für Projekte mit übergreifender Zusammenarbeit und die Verwaltung der Kommunikation. Schnelles Erstellen des Organigramms prozess in Excel bleibt mehr Zeit und Energie, um schnelle und effiziente Entscheidungen zu treffen, die die Belegschaft den Unternehmenszielen näher bringen.
Dieser Artikel behandelt die Unterschiede zwischen einem traditionellen und einem modernen Organigramm, die Erstellung eines Organigramms in Excel und Excel-Tipps zur Vermeidung von Doppelarbeit!
Was ist ein Organigramm?
Ein organigramm oder Organigramm ist ein Diagramm, das die interne Berichts- und Beziehungsstruktur eines Unternehmens darstellt. Herkömmliche Organigramme haben eine Top-Down-Struktur in Form einer Pyramide.
Auf der obersten Ebene sind die wichtigsten Führungspositionen des Unternehmens aufgeführt. Die übrigen Mitarbeiter des Unternehmens befinden sich auf der zweiten, dritten und folgenden Ebene. Die Linien im Organigramm zeigen den Berichtsweg, indem sie die Mitarbeiter miteinander verbinden.
Angenommen, Sie suchen nach einem tieferen Verständnis der Teaminterdependenzen oder müssen die Funktionen der verschiedenen Positionen bewerten. In diesen Fällen ist ein herkömmliches Organigramm in Excel in seiner Gestaltung und seinen Möglichkeiten unzureichend.
Verwendung von moderne Organigramm-Software bietet weitaus mehr Vorteile und ermöglicht es Unternehmen, bei organisatorischen Umstrukturierungen, Führungswechseln und Personalaufstockungen agil und proaktiv zu bleiben.
Erstellen Sie ein organigramm-Vorlage innerhalb eines ClickUp Mind Map Erfahren Sie mehr über Mind Maps Inwiefern sind moderne Organigramme den traditionellen Organigrammen überlegen? Moderne Organigramme bieten nicht nur eine übersichtliche Darstellung, sondern helfen den Teams:
- Bewertung der spezifischen Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern und Abteilungen
- Aufzeigen des Bedarfs an neuen Positionen, um Ressourcenlücken zu schließen
- Zugang zu direkten Kontaktinformationen
- Funktionsübergreifende Projekte zu planen
- Projektbeteiligte klären
- Bietet einen Überblick der Rollen und Verantwortlichkeiten
Wie erstellt man ein Organigramm in Excel?
In diesem tutorial zum Thema Organigramm verwenden wir Microsoft Word für Mac Version 16.54. Die Schritte und funktionen kann anders aussehen, wenn Sie mit einer anderen Plattform oder Version arbeiten.
Schritt 1: Erstellen Sie ein Mitarbeiterverzeichnis
Das Organigramm sollte den Vor- und Nachnamen, die Funktion und die Abteilung des Mitarbeiters enthalten, je nach Anwendungsfall. Organisieren Sie diese Daten in der Tabelle und fügen Sie bei Bedarf weitere Details hinzu.
In unserem Beispiel möchte ein Teamleiter den Vollzeit- und Teilzeitstatus der Kreativabteilung einsehen, um eine Aufstockung der Mitarbeiterzahl der Abteilung zu begründen.
Tipp: Fetten Sie den Namen jedes Managers fett ein und listen Sie seine direkten Untergebenen darunter auf, damit Sie bei der Bearbeitung des Organigramms nicht aus dem Gedächtnis abrufen müssen! Alternativ können Sie auch ein Symbol vor den Namen setzen, z. B. *, und es später mit der Funktion Suchen und Ersetzen löschen.
Erstellt in Microsoft Excel
Schritt 2: Wählen Sie die richtige SmartArt Grafik
Die Art des Diagramms hängt davon ab, wofür Sie das Organigramm verwenden möchten. Excel verfügt über ein standardmäßiges Organisationsdiagramm, Kreisdiagramm, Bilddiagramm, Hierarchiediagramm und weitere. Unabhängig davon, für welche SmartArt-Grafik Sie sich entscheiden, können Sie jederzeit problemlos zu einer anderen wechseln!
Um eine SmartArt-Grafik hinzuzufügen, gehen Sie zur Registerkarte Einfügen > Symbol SmartArt > wählen Sie Hierarchie aus dem Dropdown-Menü > wählen Sie Organisation Diagramm.
Erstellt in Microsoft Excel
Schritt 3: Hinzufügen von Mitarbeiterdaten zum Organigramm
Markieren und kopieren Sie zunächst alle Mitarbeiterinformationen und fügen Sie den Text dann in das Fenster SmartArt ein. Das Organigramm wird klein und schwer zu lesen sein, aber das werden wir ändern, wenn wir die Mitarbeiter in die entsprechende Berichtsstruktur einordnen.
Erstellt in Microsoft Excel
Tipp: Wenn Sie das Fenster Textfenster nicht sehen, vergewissern Sie sich, dass Sie das Organigramm ausgewählt haben, und öffnen Sie in der Menüleiste die Registerkarte SmartArt Design, und klicken Sie auf Textfenster.
Erstellt in Microsoft Excel
Schritt 4: Anordnen und Anpassen des Organigramms
Lassen Sie uns nun die Berichtsstruktur über das Fenster Text Fenster anordnen! Die Symbole am oberen Rand des Fensters helfen bei der Durchführung bestimmter Aktionen:
- Pluszeichen: Hinzufügen eines neuen Feldes (Mitarbeiter)
- Minuszeichen: Ein Kästchen entfernen (Mitarbeiter)
- Pfeile nach links, rechts, unten und oben: Verschieben eines Kästchens (Mitarbeiter)
Erstellt in Microsoft Excel
Tipp: Mit den Tabulator- und Entf-Tasten auf Ihrer Tastatur können Sie auch Felder nach links oder rechts verschieben (und damit Klicks sparen)!
Gehen Sie die Namen der einzelnen Mitarbeiter durch, um sie in der Hierarchie zu positionieren. Wenn Sie die Kästchen verschieben, sehen Sie, wie sich Ihr Organigramm zu formen beginnt.
Erstellt in Microsoft Excel
Klicken Sie dann auf das Organigramm und drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, um jedem Detail (Name, Rolle, Abteilung und Status) eine eigene Zeile zu geben.
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Tipp: Wenn Sie die Farben oder den allgemeinen Stil des Organigramms ändern möchten, gehen Sie zur Menüleiste und wählen Sie unter der Registerkarte SmartArt Design die gewünschten Anpassungen.
Erstellt in Microsoft Excel
Schritt 5: Speichern als Organigramm-Vorlage
Sind Sie mit Ihrem Organigramm zufrieden? Prima! Speichern Sie es als Vorlage für künftige Überarbeitungen. Gehen Sie zum Menü Symbolleiste > Datei > Als Vorlage speichern.
Erstellt in Microsoft Excel
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3 häufige Excel-Probleme (und wie sie zu lösen sind)
Der größte Nachteil bei der Verwendung eines Organigramms in Excel ist, dass Sie außer den minimalen Informationen, die über jede Abteilung oder jeden Mitarbeiter bereitgestellt werden, nichts weiter erfahren können. Namen, Titel und Gesichter geben ihnen keinen direkten Weg, mit ihren Teammitgliedern in Kontakt zu treten.
Wir haben bereits die Vorteile einer modernen Organigrammsoftware kennengelernt. Wenn Sie nach einer Lösung suchen für excel als Produktivitätswerkzeug zu ersetzen oder neugierig auf ClickUp sind, finden Sie hier drei Gründe für einen Umstieg!
Problem 1: Excel ist nicht für kollaboratives Arbeiten geeignet
Teams, die durch Zeitzonen getrennt sind, brauchen ein intuitives Organigramm, um Besprechungen, Projekte und Arbeitsreisen jederzeit planen zu können. Wenn die Kontaktinformationen aller Beteiligten in einem Organigramm enthalten sind, ertrinken sie nicht mehr in unwichtigen Hin- und Her-E-Mails.
Planen Sie in einem Excel-Organigramm mehr Zeit ein, als dass Sie sie sparen.
Lösung: ClickUp-Whiteboards und
Mind Maps Wenn Sie die Zusammenarbeit in Echtzeit bevorzugen - und Mitarbeiter, die für die Aktualisierung ihrer Abwesenheits- und Kontaktinformationen verantwortlich sind - verwenden Sie Whiteboards und Mind Maps !
Die Visualisierungswerkzeuge von ClickUp ermöglichen es Teams, mehr inhalte und Medien zu ihrem Organigramm hinzufügen, damit jeder mit den Personen und Ressourcen in Verbindung bleibt. Hier sind einige Möglichkeiten zur Anpassung ClickUp-Whiteboards :
- Richten Sie Ihre Objekte aus, um Beziehungen mit intelligenten Ausrichtungsrichtlinien zu erstellen
- Gestalten Sie Ihr Organigramm mit Bannern, Überschriften, Hervorhebungen und Schaltflächen
- Konvertieren Sie Formen, Haftnotizen oder Text in eine ClickUp-Aufgabe
- Ändern Sie Farben, Größen und Verbindungsarten
- @mention von Personen, Aufgaben und ClickUp Docs
Einführung in Whiteboards Vorlage von ClickUp
Erstellen Sie Organigramme mit mehr Kontext und visuellen Elementen in ClickUp Whiteboards Diese Vorlage herunterladen
Problem 2: Organigramme in Excel erfordern stundenlange Vorbereitungszeit
Mit Excel ziehen Sie Informationen aus verschiedenen Quellen wie E-Mails, Slack und PDFs. Anschließend müssen Sie jedes Mitarbeiterfeld im Organigramm kopieren, einfügen und formatieren. Es gibt einen schnelleren Weg, den Prozess zu vereinfachen. Und das alles beginnt mit einem Formular!
Lösung: Erfassen Sie die richtigen Informationen mit ClickUp Forms
So funktioniert's: Sie senden einen ClickUp-Formular-Link mit allen Fragen, die eine Person für ihr Profil ausfüllen muss (Foto, Titel, Zeitzone, bevorzugter Kommunikationskanal usw.). Nachdem die Person das Formular ausgefüllt hat, wird ihr Beitrag an die Liste Ihrer Wahl weitergeleitet.
Nachdem Sie alle Antworten gesammelt haben, können Sie die Aufgaben gruppieren, sortieren und filtern, um eine Echtzeit-Verzeichnisliste zu erstellen, mit der alle Mitarbeiter jederzeit und überall interagieren können!
Ausfüllen eines ClickUp-Formulars auf einem Desktop- oder Mobilgerät Lernen Sie über Formulare
Problem 3: Ein Organigramm in Excel zeigt nur formale Beziehungen zwischen Personen und Teams
Ein traditionelles Organigramm in Excel vernachlässigt wichtige Zusammenhänge über funktionsübergreifende Teams die zusammenarbeiten. Ein Assistent der Geschäftsleitung untersteht zum Beispiel auf dem Papier dem Chief Creative Officer und dem SVP of Marketing. Informell unterstützt sie aber auch die Designabteilung als Teamkoordinatorin.
Oder Sie stellen ein funktionsübergreifendes Team für eine unternehmensweite Employer-Branding-Kampagne zusammen und benötigen Mitarbeiter aus dem Marketing, der Rechtsabteilung, der Kreativabteilung und der Personalabteilung. Für diese Kampagne müssen die Mitarbeiter am Hauptsitz des Unternehmens anwesend sein, um vor Ort zu filmen. Ein natives Organigramm in kollaborative Software wäre eine wertvolle Ressource, um diese speziellen Personen schnell zu finden und mit ihnen in Kontakt zu treten.
Lösung: Erstellen Sie ein leistungsstarkes Mitarbeiterverzeichnis mit ClickUp Lists
Gehören Sie zu einer Organisation mit zehn, hundert oder tausend Mitarbeitern? Mit den leistungsstarken ClickUp Lists ist es einfacher, mit Personalaktualisierungen und -übergängen Schritt zu halten.
ClickUp's All-in-One Mitarbeiterdatenbank-Vorlage enthält vorgefertigte Ansichten, benutzerdefinierte Felder und benutzerdefinierte Status, um ein Mitarbeiterverzeichnis zu erstellen, das sich mit Ihrer Organisation weiterentwickelt!
- Sortieren Sie Mitarbeiterinformationen auf einen Blick nach Abteilung, Standort und Titel
- Erfassen Sie Arbeitszeiten, Reisepläne, Geburtstage und vieles mehr
- Planen und weisen Sie Projekte mit voller Transparenz zu
Die Vorlage für das Mitarbeiterverzeichnis von ClickUp
Erstellen Sie mehrere Organigramme für verschiedene Abteilungen, Regionen und Projekte in ClickUp Diese Vorlage herunterladen Kostenlose Ressourcen sind rund um die Uhr mit Live-Support, On-Demand-Webinaren und Online-Schulungen verfügbar. Wenn betriebliche Effizienz in Ihrem Unternehmen an erster Stelle steht, versuchen Sie ClickUp um Ihre Mitarbeiter den Produktivitätszielen näher zu bringen! 🧑💻