Wie man ein Diagramm in Excel 2025 erstellt

Sie können uns sagen: Das Erstellen eines Organigramms kostet Sie täglich mehrere Stunden Zeit.

Sie müssen nicht nur Informationen von allen 47 Mitgliedern des Teams einholen, um das Diagramm auszufüllen (Ist es Senior oder Sr? Verwenden Sie Ihren zweiten Vornamen?), sondern Sie haben auch Schwierigkeiten mit dem Format aller Boxen und Zeilen in Excel.

Das Organigramm ist eine unschätzbare Ressource für jeden Mitarbeiter, insbesondere für bereichsübergreifende Projekte und die Verwaltung der Kommunikation. Durch die Beschleunigung des Erstellungsprozesses von Organigrammen in Excel bleibt mehr Zeit und Energie für schnelle und effiziente Entscheidungen, um die Belegschaft näher an die Unternehmensziele heranzuführen.

Dieser Artikel behandelt die Unterschiede zwischen einem traditionellen und einem modernen Diagramm, die Erstellung eines Diagramms in Excel und Excel-Tipps, um doppelte Arbeit zu vermeiden!

Was ist ein Excel-Diagramm?

Ein Organigramm ist ein Diagramm, das die interne Struktur der Berichterstellung und der Beziehungen eines Geschäfts darstellt. Herkömmliche Organigramme haben eine Top-Down-Struktur in Form einer Pyramide.

Die Führungspositionen des Unternehmens sind auf der obersten Ebene in einer Liste aufgeführt. Die übrigen Mitarbeiter der Organisation befinden sich auf der zweiten, dritten und den folgenden Ebenen. Die Linien im Organigramm zeigen die Wege der Berichterstellung, indem sie die Mitarbeiter miteinander verbinden.

Angenommen, Sie möchten ein tieferes Verständnis für die gegenseitigen Abhängigkeiten innerhalb Ihres Teams erlangen oder die Funktionen verschiedener Positionen bewerten müssen. In diesen Fällen stößt ein herkömmliches Diagramm in Excel hinsichtlich seines Designs und seiner Funktionen an seine Grenzen.

Die Verwendung moderner Organigramm-Software bietet weitaus mehr Vorteile und ermöglicht es Geschäftsorganisationen, bei Umstrukturierungen, Führungswechseln und Personalaufstockungen agil und proaktiv zu bleiben.

Inwiefern sind moderne Organigramme traditionellen Organigrammen überlegen? Moderne Organigramme bieten nicht nur einen schnellen Überblick, sondern helfen Teams auch dabei:

Wie erstellt man ein Organigramm in Excel?

In diesem Organigramm-Tutorial verwenden wir Microsoft Word für Mac Version 16. 54. Die Schritte und Features können bei anderen Plattformen oder Versionen abweichen.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Mitarbeiterverzeichnis

Das Diagramm sollte je nach Anwendungsfall den Vor- und Nachnamen, die Rolle und die Abteilung des Mitarbeiters enthalten. Organisieren Sie diese Daten zusammen mit anderen erforderlichen Details in der Tabelle.

In unserem Beispiel möchte ein Teamleiter den Vollzeit- und Teilzeit-Status der Kreativabteilung einsehen, um eine Erhöhung der Mitarbeiterzahl in dieser Abteilung zu begründen.

Tipp: Markieren Sie die Namen aller Manager fett und erstellen Sie eine Liste ihrer direkten Untergebenen darunter, damit Sie sich bei der Bearbeitung des Organigramms nicht aus dem Gedächtnis daran erinnern müssen! Alternativ können Sie vor dem Namen ein Symbol einfügen, z. B. *, und es später mit der Funktion Suchen und Ersetzen löschen.

Schritt 2: Durchführen der Auswahl der richtigen SmartArt-Grafik

Der Verwendungszweck des Organigramms beeinflusst die Art des Diagramms. Excel bietet ein Standard-Organigramm, ein Kreisdiagramm, ein Diagramm der Hierarchie und vieles mehr. Egal, für welche SmartArt-Grafik Sie sich entscheiden, Sie können jederzeit ganz einfach zu einer anderen wechseln!

Um eine SmartArt-Grafik hinzuzufügen, gehen Sie zur Registerkarte Einfügen > Symbol SmartArt > wählen Sie Hierarchie aus dem Dropdown-Menü > wählen Sie Organigramm.

Schritt 3: Fügen Sie Mitarbeiterdaten zum Organigramm hinzu

Markieren und kopieren Sie zunächst alle Mitarbeiterinformationen und fügen Sie den Text dann in das SmartArt-Fenster ein. Das Diagramm sieht zunächst klein und schwer lesbar aus, aber das ändern wir, indem wir die Mitarbeiter in die entsprechende Struktur für die Berichterstellung einordnen.

Tipp: Wenn das Fenster Textbereich nicht angezeigt wird, vergewissern Sie sich, dass Sie das Diagramm ausgewählt haben, öffnen Sie in der Menüleiste die Registerkarte SmartArt Design und klicken Sie auf Textbereich.

Schritt 4: Ordnen und passen Sie das Organigramm benutzerdefiniert an

Nun ordnen wir die Struktur der Berichterstellung im Fenster „Textbereich“ an! Die Symbole oben im Bereich helfen Ihnen dabei, bestimmte Aktionen auszuführen:

Tipp: Mit den Registerkarten- und Löschtasten auf Ihrer Tastatur können Sie die Boxen ebenfalls nach links oder rechts verschieben (und so Klicks sparen)!

Gehen Sie alle Namen der Mitarbeiter durch, um sie innerhalb der Hierarchie zu positionieren. Wenn Sie die Boxen verschieben, sehen Sie, wie sich Ihr Organigramm langsam formt.

Klicken Sie dann auf das Organigramm und drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, um jedem Detail (Name, Rolle, Abteilung und Status) eine eigene Zeile zuzuweisen.

Tipp: Wenn Sie die Farben oder den Gesamtstil des Organigramms ändern möchten, gehen Sie zur Menüleiste und wählen Sie unter der Registerkarte SmartArt Design Ihre benutzerdefinierten Anpassungen aus.

Schritt 5: Als Organigramm-Vorlage speichern

Sind Sie mit Ihrem Organigramm zufrieden? Prima! Speichern Sie es als Vorlage für zukünftige Überarbeitungen. Gehen Sie dazu auf Menüleiste > Datei > Als Vorlage speichern.

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Excel-Vorlage für Organigramme

Microsoft Excel-Vorlage für Organigramme

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Der größte Nachteil der Verwendung eines Organigramms in Excel besteht darin, dass Sie außer den minimalen Informationen zu jeder Abteilung oder jedem Mitarbeiter nichts weiter erfahren. Namen, Titel und Gesichter bieten ihnen keine direkte Möglichkeit, mit ihren Team-Mitgliedern in Kontakt zu treten.

Vorhin haben wir die Vorteile moderner Organigramm-Software kennengelernt. Wenn Sie nach einer Lösung suchen, um Excel als Tool für die Produktivität zu ersetzen, oder neugierig auf ClickUp sind, finden Sie hier drei Gründe für den Wechsel!

Problem 1: Excel ist nicht für die Zusammenarbeit konzipiert

Teams, die durch Zeitzonen voneinander getrennt sind, benötigen ein intuitives Organigramm, um Meetings, Projekte und Geschäftsreisen zu jeder beliebigen Zeit planen zu können. Wenn die Kontaktdaten aller Mitarbeiter in einem Organigramm zusammengefasst sind, versinken sie nicht mehr in unnötigen E-Mail-Ketten.

Planen Sie, mehr Zeit mit einem Excel-Diagramm zu verbringen als zu sparen.

Lösung: ClickUp Whiteboards und Mindmaps

Wenn Sie Echtzeit-Zusammenarbeit bevorzugen – und Mitarbeiter, die für die Aktualisierung ihrer Abwesenheitsnotizen und Kontaktinformationen verantwortlich sind – verwenden Sie Whiteboards und Mindmaps!

Mit den Visualisierungstools von ClickUp können Teams mehr Inhalte und Medien zu ihrem Organigramm hinzufügen, sodass alle mit den Mitarbeitern und Ressourcen in Verbindung bleiben. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie ClickUp-Whiteboards benutzerdefiniert anpassen können:

Problem 2: Organigramme in Excel erfordern stundenlange Vorbereitungszeit

Mit Excel ziehen Sie Informationen aus verschiedenen Quellen wie E-Mails, Slack und PDFs. Anschließend kopieren Sie diese, einfügen sie und formatieren jede Mitarbeiter-Box im Organigramm. Es gibt einen schnelleren Weg, um diesen Prozess zu vereinfachen. Und alles beginnt mit einem Formular!

Lösung: Sammeln Sie die richtigen Informationen mit ClickUp Formularen.

So funktioniert es: Sie senden einen ClickUp-Formular-Link mit allen Fragen, die eine Person für ihr Profil abschließen muss (Porträtfoto, Titel, Zeitzone, bevorzugter Kommunikationskanal usw.). Nachdem die Person das Formular fertiggestellt hat, wird ihre Übermittlung an die Liste Ihrer Wahl weitergeleitet.

Nachdem Sie alle Antworten gesammelt haben, können Sie die Aufgaben gruppieren, sortieren und filtern, um eine Echtzeit-Liste zu erstellen, mit der alle Mitarbeiter jederzeit und überall interagieren können!

Problem 3: Ein Organigramm in Excel zeigt nur formale Beziehungen zwischen Personen und Teams.

Ein herkömmliches Organigramm in Excel lässt wichtige Zusammenhänge zwischen funktionsübergreifenden Teams außer Acht. Beispielsweise untersteht ein Assistent der Geschäftsleitung auf dem Papier dem Chief Creative Officer und dem Senior Vice President of Marketing. Informell unterstützt er jedoch auch die Designabteilung als Teamkoordinator.

Oder vielleicht stellen Sie ein funktionsübergreifendes Team für eine unternehmensweite Arbeitgebermarkenkampagne zusammen und benötigen Mitwirkende aus den Bereichen Marketing, Recht, Kreativ und Personalwesen. Für diese Kampagne müssen die Mitarbeiter für Dreharbeiten vor Ort in der Unternehmenszentrale anwesend sein. Ein natives Organigramm in einer Kollaborationssoftware wäre eine wertvolle Ressource, um diese bestimmten Personen schnell zu finden und mit ihnen in Verbindung zu treten.

Lösung: Erstellen Sie mit ClickUp Listen ein leistungsstarkes Mitarbeiterverzeichnis.

Sind Sie in einer Organisation mit Dutzenden, Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern tätig? Mit den leistungsstarken ClickUp-Listen ist es einfacher, den Überblick über Personaländerungen und -wechsel zu behalten.

Die All-in-One-Vorlage für Mitarbeiterdatenbanken von ClickUp enthält vorgefertigte Ansichten, Benutzerdefinierte Felder und benutzerdefinierte Status, mit denen Sie ganz einfach ein Mitarbeiterverzeichnis erstellen und mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln können!

Die Vorlage „Mitarbeiterverzeichnis“ von ClickUp

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Erstellen Sie einfache Diagramme mit ClickUp

Wir haben Ihnen gezeigt, wie Sie Excel zum Erstellen eines Organigramms nutzen können, aber es gibt noch einfachere Alternativen, die eine bessere Zusammenarbeit ermöglichen. Mit ClickUp ist das Erstellen von Organigrammen ein Kinderspiel! Die Organigramm-Vorlage von ClickUp bietet Ihnen eine einzigartige Möglichkeit, die Struktur Ihres Teams auf intuitive und visuelle Weise zu organisieren. Kein umständliches Hantieren mit Excel-Boxen und kein mühsames Formatieren mehr – legen Sie los mit der Organigramm-Vorlage von ClickUp!

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Kostenlose Ressourcen sind rund um die Uhr verfügbar, mit Live-Support, On-Demand-Webinaren und Online-Lernangeboten. Wenn operative Effizienz in Ihrem Unternehmen oberste Priorität hat, probieren Sie ClickUp aus, um Ihre Mitarbeiter näher an ihre Ziele zur Produktivität heranzuführen! 🧑‍💻