Wie erstellt man eine Kanban-Tafel in Excel? (Mit Vorlagen)

Sie fragen sich, wie Sie ein Kanban-Board in Excel erstellen können?

Ein Kanban-Board gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über Ihren Workflow und kann dazu beitragen, die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Vor allem aber erspart es Ihnen die Anschaffung teurer Haftnotizen. 💸

Und obwohl es möglich ist, ein Kanban-Board in Excel zu erstellen, wollen wir herausfinden, ob Sie dies tatsächlich tun sollten.

In diesem Artikel besprechen wir, was Kanban ist, die Schritte zum Erstellen eines Kanban-Boards in Excel und einige praktische Vorlagen. Wir gehen auch auf die Limite ein und stellen eine bessere Alternative zu MS Excel-Kanban-Boards vor.

Was ist ein Kanban-Board?

Ein Kanban-Board ist eine visuelle Darstellung von Aufgaben mit verschiedenen Spalten, die jeden Schritt im Workflow repräsentieren.

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Damit können Sie den Fortschritt überwachen und schnell erkennen, welche Aufgaben feststecken, zurückgestellt wurden oder Unterstützung benötigen. Kanban-Boards können zur Verwaltung von Projekten, zur Nachverfolgung von Workflows und zur Optimierung der Kommunikation verwendet werden. Mithilfe eines Kanban-Boards können Teams einfach und effektiv zusammenarbeiten, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Mit anpassbaren Ansichten, einfachen Drag-and-Drop-Funktionen und Echtzeit-Aktualisierungen helfen Kanban-Boards Teams dabei, organisiert zu bleiben und den Überblick über ihre Arbeit zu behalten. Darüber hinaus können Sie mit der integrierten Benachrichtigungsfunktion ganz einfach Benachrichtigungen an Teammitglieder senden, wenn Aufgaben fällig, fertiggestellt oder verschoben werden.

Die Arbeit besser visualisieren mit ClickUp

Das Besondere am Kanban-System ist, dass es Sie dazu anspornt, die aktuelle Aufgabe abzuschließen, bevor Sie zur nächsten übergehen.

Auf diese Weise versinken Sie nicht in einer langen Liste mit Aufgaben, die zu erledigen sind, oder in einer Liste mit Aufgaben, die in Bearbeitung sind.

Stattdessen haben Sie eine längere „Erledigt“-Liste! 📄

Die Vorteile der Kanban-Methode sind ebenfalls sehr interessant. Sie:

Möchten Sie lernen, wie Sie Kanban für das Projektmanagement einsetzen können?

Lesen Sie unseren ultimativen Leitfaden zum Kanban-Projektmanagement .

Lassen Sie uns nun lernen, wie man ein Kanban-Board erstellt!

4 Schritte zum Erstellen eines Kanban-Boards in Excel

Wenn Sie Kanban in Excel implementieren möchten, finden Sie hier vier einfache Schritte zum Erstellen eines Microsoft Excel-Kanban-Boards:

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe vor

Öffnen Sie eine neue Excel-Datei, um Ihre Arbeitsmappe einzurichten, und fügen Sie zwei Excel-Blätter oder -Registerkarten hinzu.

Benennen Sie das erste Blatt „Kanban-Board” und das zweite „Kanban-Karten”.

Schritt 2: Erstellen Sie Workflow-Spalten

Ein typisches Kanban-Board hat drei Phasen in einem Workflow: „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“.

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Erstellen Sie drei Abschnitte in der Registerkarte „Kanban-Board” und stellen Sie sicher, dass diese gleich breit sind und genügend Space bieten, um Ihre Kanban-Karten hinzuzufügen.

Wir haben beispielsweise den Abschnitt „Zu erledigen” mit einer Breite von drei Excel-Spalten erstellt.

Führen Sie die erste Zeile der ausgewählten drei Spalten zusammen und benennen Sie die Zelle „Zu erledigen“.

Wiederholen Sie den Vorgang, um die Bereiche „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ zu erstellen.

Formatieren Sie dann eine Spalte (in einer Farbe Ihrer Wahl) zwischen den einzelnen Abschnitten, um die Status voneinander zu trennen. Ihr Kanban-Blatt oder die Registerkarte „Kanban-Board” sollte in etwa so aussehen:

Denken Sie daran, dass Sie je nach Ihrem Workflow jederzeit weitere Spalten für den Status der Arbeit hinzufügen können.

Schritt 3: Kanban-Karten oder Aufgabenkarten erstellen

Nachdem Ihr Kanban-Board nun fertig ist, benötigen Sie Kanban-Karten.

Das sind die Karten, die Sie von „Zu erledigen“ nach „Erledigt“ verschieben und sich dabei großartig fühlen, weil Sie es geschafft haben.

Gehen Sie dazu in Ihrer Excel-Tabelle zur Registerkarte „Kanban-Karten” (die zweite Registerkarte, die Sie erstellt haben) und erstellen Sie drei Karten für Aufgaben.

Achten Sie darauf, dass sie dieselbe Breite (drei Excel-Spalten) wie die Status-Bereiche der Registerkarte „Kanban-Board” haben. So können Sie die Aufgabenkarten ganz einfach per Kopieren und Einfügen in Ihr Kanban-Board übertragen.

In diesem Beispiel enthält jede Karte mit Aufgabe:

Nachdem Sie die erforderlichen Zellen für eine Karte ausgewählt haben, klicken Sie auf die Option „Zusammenführen”, wie unten gezeigt.

Füllen Sie die Aufgabenkarten in verschiedenen Farben aus; die Wahl der Farben überlassen wir Ihnen.

Und zwar so:

Machen Sie die dritte Karte für die Aufgabe rot, damit sie eine hohe Priorität anzeigt.

Wenn Sie die Arbeit erledigt haben, legen Sie fest, welche Felder Sie Ihren Karten hinzufügen möchten.

In unserem Beispiel fügen wir diese fünf Felder hinzu:

Wie fügt man diese Felder hinzu?

Geben Sie diese einfach in jede Karte ein, und schon ist alles zu erledigen.

Schritt 4: Beginnen Sie mit der Verwendung des Kanban-Boards

Das war's schon!

Jetzt müssen Sie nur noch das in Excel erfolgreich erstellte Kanban-Board verwenden.

Wie wird es verwendet?

Kopieren Sie je nach Aufgabe die erforderliche Kanban-Karte und fügen Sie sie in die richtige Spalte mit Workflow-Status auf der Registerkarte „Kanban-Board” ein. Füllen Sie dann die entsprechenden Details in die leere Aufgaben-Vorlage ein.

Bearbeiten Sie die Karten jedes Mal, wenn Sie eine neue Aufgabe zum Aufgabenboard hinzufügen möchten.

Um sie von einer Spalte mit Status in die nächste zu verschieben, kopieren Sie sie einfach und fügen Sie sie ein.

Das war's schon. Jetzt wissen Sie endlich, wie Sie ein Kanban-Board in Excel erstellen! 🙌

Puh! Anstrengend, oder?

Es gibt jedoch eine Möglichkeit, wie Sie die Erstellung eines Excel-Kanban-Boards von Grund auf komplett überspringen können.

Sie können eine Excel-Kanban-Board-Vorlage verwenden!

3 kostenlose Kanban-Board-Vorlagen für Excel

Hier finden Sie drei Kanban-Board-Vorlagen zum Herunterladen, mit denen Sie sofort loslegen können:

1. Vorlage für ein kumulatives Kanban-Flussdiagramm

Hier finden Sie eine hervorragende Kanban-Excel-Vorlage zur Visualisierung des Fortschritts beim Projekt.

Das kumulative Flussdiagramm kann Ihnen dabei helfen, potenzielle Hindernisse im Projekt zu identifizieren. Es kann auch als Excel-Vorlage für ein Kanban-Dashboard dienen.

2. Vorlage für ein persönliches Kanban-Board

Hier finden Sie eine weitere Option, um die von Haftnotizen inspirierte Kanban-Excel-Vorlage herunterzuladen.

Verwenden Sie diese einfache und ansprechende Vorlage, um persönliche Aufgaben effizient zu verwalten.

3. Vorlage für eine Kanban-Karte zum Abheben in Excel

Diese Vorlage eignet sich ideal für Fertigungsprozesse und hilft Ihnen dabei, die Bewegung eines Produkts innerhalb eines Inventarsystems zu visualisieren.

Wenn Sie „Kanban-Vorlage Excel” bei Google suchen, finden Sie im Internet weitere Optionen, darunter eine automatisierte Kanban-Excel-Vorlage, eine Vorlage für agiles Projektmanagement und vieles mehr.

3 Limiten von Kanban-Boards in Excel

Obwohl Sie Kanban-Boards in Excel erstellen können, hat die Verwendung von Excel zur Erstellung von Kanban-Boards einige Nachteile. Hier sind einige davon: 1. Excel ist nicht für Kanban-Boards optimiert: Sie können zwar ein Kanban-Board in Excel erstellen, aber es ist nicht die beste oder effizienteste Methode dafür. Excel wurde nie für die Erstellung und Verwaltung von Kanban-Boards entwickelt, daher ist es umständlich und schwer zu bedienen. 2. Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Aufgaben: Mit einem Excel-Kanban-Board ist es schwierig, den Überblick über Aufgaben und ihren Fortschritt zu behalten. Außerdem ist es schwierig, Aufgaben auf dem Board zu verschieben. 3. Eingeschränkte Visualisierung: Mit einem Excel-basierten Board können Sie sich kein gutes Bild von Ihrem Workflow machen. Das liegt daran, dass Sie den Fortschritt von Aufgaben und ihren Status nicht einfach visualisieren können. 4. Zeitaufwändig: Das Einrichten eines Kanban-Boards in Excel kann sehr zeitaufwändig sein, insbesondere wenn Sie es für Ihr Projekt benutzerdefiniert anpassen möchten. Dazu müssen Sie Informationen aus anderen Dokumenten manuell in das Board übertragen.

Eine bessere Lösung: Kanban-Boards mit ClickUp erstellen

ClickUp ist Ihr zuverlässiger Begleiter, wenn es um Projektmanagement geht. Und zwar von Anfang bis Ende.

Vom Brainstorming einer Projektidee bis zum termingerechten Abschließen mehrerer Projekte und Aufgaben – ClickUp begleitet Sie bei jedem Schritt.

Und das Wichtigste: ClickUp ist das einzige Kanban-Tool, das Sie brauchen!

Die Kanban-Board-Ansicht von ClickUp ist die ultimative Kanban-Ansicht. Mit ihrer praktischen Drag-and-Drop-Oberfläche können Sie die Kanban-Methode ganz einfach umsetzen.

Um die Board-Ansicht hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf + in der Ansichtsleiste für Aufgaben, und Sie finden die entsprechende Option.

Verwenden Sie die Board-Ansicht, um:

In der Board-Ansicht von ClickUp können Sie auch ein Limit für Arbeiten, die in Bearbeitung sind ( Work In Progress, WIP), festlegen.

Was ist das?

Das WIP-Limit ist ein zentraler Bestandteil der Kanban-Methode. Es schränkt die Anzahl der Arbeitselemente ein, die in jeder Kanban-Spalte oder -Phase vorhanden sein können.

Auf diese Weise überlasten Sie Ihr Team nicht mit Arbeit, was dessen Produktivität oder Qualität beeinträchtigen könnte.

Sie können Ihren Aufgabenkarten sogar Titelbilder hinzufügen, um sie optisch ansprechender zu gestalten!

Aber Moment mal ... die Board-Ansicht ist nur eine von vielen Ansichten, die ClickUp bietet! *

Außerdem erhalten Sie:

ClickUp Kanban-Boards für Teams

ClickUp Kanban-Boards können Ihrem Team helfen, Aufgaben effektiver und effizienter zu verwalten. Testen Sie diese Kanban-Board-Vorlage von ClickUp für Ihr nächstes Teamprojekt. Sie lässt sich leicht anpassen und ermöglicht es Ihnen, Aufgaben hinzuzufügen, Fälligkeitsdaten anzupassen, Aufgaben in Spalten zu organisieren und den Fortschritt jeder Aufgabe zu verfolgen.

Sie können Teammitgliedern auch einzelne Aufgaben oder ganze Spalten mit Aufgaben auf einmal zuweisen. Beginnen Sie noch heute mit Kanban-Boards, sich besser zu organisieren!

Helfen Sie Ihrem Team mit ClickUp Kanban-Boards, Excel optimal zu nutzen!

Das Erstellen persönlicher Kanban-Excel-Boards kann nützlich sein, wenn Ihnen der manuelle Aufwand nichts ausmacht. 🙄

Das Wichtigste dabei ist, dass Sie in Excel nicht mit einem Kanban-Board arbeiten.

Sie arbeiten einfach mit einer Tabellenkalkulation.

Warum sollten Sie das erledigen, wenn es leistungsstarke spezielle Online-Kanban-Board-Tools wie ClickUp gibt?

Egal, ob Sie Projektmanager, Eigentümer oder einfach nur Mitarbeiter sind – mit ClickUp können Sie Kanban-Boards erstellen, Ressourcen verwalten, Workloads anzeigen, Aufgaben automatisieren und vieles mehr.

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