Prozesse werden durch Workflows zum Leben erweckt. Manchmal sind diese Prozesse jedoch so komplex oder umfangreich, dass ihre Verwaltung keine leichte Aufgabe ist.
In anderen Fällen fehlt es Projektmanagern an Erfahrung, um den Überblick über eine Vielzahl von Aufgaben zu behalten. Sie sind unsicher, was ihre Teams als Nächstes zu erledigen haben, und blockieren oder treffen übereilte, ungünstige Entscheidungen.
Aus diesem Grund ist das Management von Prozessen – und Projekten – gleichzeitig entscheidend und ziemlich herausfordernd! Glücklicherweise können Sie sich auf den Workflow verlassen, um absolutes Chaos zu vermeiden.
Dieser Blog ist unser Beitrag zu Ihrer Reise zum Workflow-Management. Sie erfahren, was Workflow-Management ist, welche tools Sie benötigen und welche Vorlagen es gibt, um benutzerdefinierte Workflows zu erstellen.
Legen wir los!
Was ist Workflow-Management?
Workflow-Management ist der Prozess der Erstellung und Optimierung von Workflows und unterstützt die Koordination der Arbeit mit dem Ziel, die Effizienz von Teams zu steigern.
Ein Workflow stellt einen Prozess (oder einen Teil eines Prozesses) dar, der aus einer Abfolge von Aufgaben besteht. Diese Aufgaben werden von einer oder mehreren Rollen ausgeführt, um ein Ergebnis zu erzielen und damit ein Ziel zu erreichen, beispielsweise einen Meilenstein in einem Projekt.
Visuell sieht Workflow-Management wie ein Diagramm oder ein Flussdiagramm in Bezug auf eine Methode des Projektmanagements aus. Hier ist jedoch ein Auszug aus einer prägnanten textlichen Beschreibung eines Workflows:
- Prozess: Mitarbeiterrekrutierung
- Ziel: Mitarbeiter einstellen, die bestimmten Anforderungen entsprechen
- Aufgaben: Erstellen Sie eine Stellenbeschreibung, suchen Sie nach Talenten, führen Sie die Nachverfolgung der Bewerber durch, führen Sie Vorstellungsgespräche durch.
Nachdem Sie Workflows erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, diese mit Unterstützung einer Workflow-Management-Software zu implementieren. Verschiedene Arten von Software für das Projektmanagement unterstützen die Automatisierung von Workflows und ermöglichen somit eine einfache Verwaltung.
Dadurch können Sie die Leistung Ihrer Geschäftsprozesse überwachen. Aber verstehen Sie das nicht falsch: Workflow-Management und Geschäftsprozessmanagement sind nicht dasselbe. Das ist der Unterschied zwischen Workflows und Geschäftsprozessen:
- Workflow-Management ist ein Teilbereich des Geschäftsprozessmanagements. Es organisiert das Verhalten von Menschen, indem es Anweisungen festlegt, die sie zur Ausführung von Aufgaben befolgen müssen.
- Geschäftsprozessmanagement ist ein übergeordneter Ansatz zur Koordinierung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens mit dem Ziel, die betriebliche Effizienz zu verbessern.
Arten des Workflow-Managements
Workflows lassen sich in folgende Kategorien einteilen:
Sequentielle Workflows
Wie der Name schon sagt, ist ein sequenzieller Workflow ein Diagramm mit einer Abfolge von Aufgaben. Der Prozess schreitet von einer Aufgabe zur nächsten voran. Das Besondere an diesem Workflow ist jedoch die Abhängigkeit der Aufgaben voneinander. Das bedeutet, dass der Prozess nicht von einer Aufgabe zur nächsten wechselt, bevor die aktuelle Aufgabe fertiggestellt ist. Es gibt also kein Hin und Her.
BEISPIEL FÜR DIESEN WORKFLOW Betrachten Sie Fertigungsprozesse in Produktionslinien, da diese keine Rückführung des Produkts zu vorherigen Stationen zulassen. Sie funktionieren wie ein Fluss, der nur in eine Richtung fließt.
Zustandsmaschinen-Workflows
Im Gegensatz zu sequenziellen Workflows können Zustandsmaschinen-Workflows vor und zurück fließen. Sie basieren auf dem Konzept des „Zustands” anstelle der „Aufgabe”. Mit anderen Worten: Der Prozess bewegt sich von einem Zustand zum nächsten, nicht von einer Aufgabe zur nächsten. Es handelt sich um ereignisgesteuerte Prozesse, was bedeutet, dass sie zu einem Zustand übergehen, wenn etwas passiert – nicht unbedingt die Fertigstellung einer Aufgabe.
BEISPIEL FÜR DIESEN WORKFLOW Denken Sie an einen Social-Media-Workflow. Er umfasst Aufgaben zur Überprüfung von Inhalten, deren Ergebnis darin bestehen kann, dass Inhalte zur Überarbeitung an die Verfasser zurückgeschickt werden. Ein weiteres Beispiel ist ein agiler Workflow. Bei einem Scrum-basierten Softwareentwicklungsprojekt muss das Produkt beispielsweise zu einem bestimmten Zeitpunkt vom Benutzer akzeptiert werden. Dies kann dazu führen, dass der Prozess an dieser Stelle nicht weiter voranschreiten kann.
Regelbasierte Workflows
Wie bei einem sequenziellen Prozess wird dieser Workflow mit einer Reihe von Regeln kombiniert, die die Ausführung des Prozesses bestimmen, et voilà! Sie haben ein regelbasiertes Workflow-Managementsystem geschaffen.
Diese Regeln sind „Wenn-Dann“-Bedingungen, die sich für Workflows mit Automatisierung eignen. Sie drücken Alternativen aus, die den Flow des Prozesses konfigurieren. Daher schreitet der Prozess nicht nur durch das Abschließen von Aufgaben voran, sondern auch durch die Auswahl von Alternativen.
BEISPIEL FÜR DIESEN WORKFLOW Stellen Sie sich vor, Sie würden ein Gericht in einem Imbisswagen zubereiten, wobei der Kunde das Fleisch, die Soße und die Beilagen selbst auswählen kann.
Finden Sie einige Workflow-Beispiele in diesem Blog und sehen Sie, welche Workflow-Management-Tools für Sie am besten geeignet sind!
Warum ist Workflow-Management wichtig?
Sie wissen bereits, dass Workflow-Management die Effizienz von Teams steigert. Wenn wir die Vorteile des Workflow-Managements aufschlüsseln würden, sähe unsere Liste wie folgt aus:
Optimierte Prozesse
Durch die Darstellung – oder Modellierung – von Prozessen mit Workflows können Sie Folgendes erkennen:
- Unnötige Aufgaben, die Sie streichen sollten
- Wiederholbare Aufgaben, die Sie auf eine einzige Aufgabe reduzieren müssen
Andernfalls verschwenden sie die Zeit und den Aufwand Ihres Teams und letztlich Ihre Produktivität.
Deshalb können Sie es sich nicht leisten, unnötige Wiederholungen zuzulassen, die zu sich wiederholenden Prozessen führen. Workflow-Management ist am effektivsten, wenn Sie den Prozess rationalisieren oder eine Workflow-Automatisierung implementieren.
Weniger manuelle Arbeit und menschliche Fehler
Bei manuellen Prozessen, insbesondere solchen, die in einer Tabellenkalkulation verwaltet werden, wird alles ständig aktualisiert, was viel Raum für Fehler oder doppelte Einträge lässt. Ein gutes Workflow-Management vermeidet Zeitverschwendung!
Der beste Workflow-Management-Prozess wird mit automatisierten Workflows gelöst. Anstatt Tabellenkalkulationen zu verwenden, behalten Sie durch Workflow-Automatisierungsauslöser automatisch den Überblick über die Aufgaben Ihrer Teams, um eine Person zuzuweisen, die Priorität zu ändern oder einen Kommentar zu hinterlassen – und sparen sich so manuelle Prozesse.
Mehr Transparenz und Verantwortlichkeit
Wenn es eine Sache gibt, die Workflow-Management-Software zu bieten hat, dann ist es eine ganze Reihe von Prozessdaten. Und das ist großartig für Sie, um den Status der Aufgaben Ihrer Teams zu kennen, damit Sie sehen können, wer im Rückstand ist, im Zeitplan liegt oder wer als Nächstes an was in Ihrem Workflow arbeiten wird.
Anhand der oben genannten Prozessdaten kann der Manager den Fortschritt der Arbeit seines Teams überprüfen. Mit diesen Informationen kann der Manager mögliche Hindernisse im Workflow identifizieren.
Da jede Aufgabe einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen ist, kann der Projektmanager mit Ihrem Workflow-System jedes Team-Mitglied für seine Ergebnisse zur Verantwortung ziehen.
Effektive Kommunikation
Mit der Sichtbarkeit der Arbeit aller Teammitglieder verstehen diese die Anliegen der anderen besser und schneller. Und das ist ein großer Schritt in Richtung effektiver Kommunikation und Workflow-Management.
Außerdem müssen sich Mitglieder der Teams keine Gedanken darüber machen, was als Nächstes zu erledigen ist, wenn sie dies in einem Tool für Projektmanagement sehen können. Ihr Team muss nicht mehr raten, welche Aufgaben oder Fehler als Nächstes anstehen. Die Aufgabenverteilung ist im Workflow-Management-System für sie einsehbar.
Einfache Skalierbarkeit und höhere Ressourcenverfügbarkeit
Stellen Sie sich einen generischen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter vor, der mit einem Workflow-Management-System automatisiert ist. Jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter eine Onboarding-Aufgabe abgeschlossen hat, leitet das System ihn automatisch zur nächsten Aufgabe im Prozess weiter.
Stellen Sie sich nun vor, wie mühsam es für den Projektmanager wäre, dies bei jedem neuen Mitarbeiter manuell zu erledigen. Und überlegen Sie, wie es aussehen würde, wenn das Unternehmen jeden Monat Dutzende von Mitarbeitern einstellen würde. Auf diese Weise unterstützt das Workflow-Management die Skalierbarkeit.
Darüber hinaus sind Aufgaben in automatisierten Workflows nicht vollständig von einer einzelnen Person abhängig. So muss sich beispielsweise der Projektmanager nicht auf seinen Personalmanager verlassen, um jeden Mitarbeiter einzuarbeiten. Stattdessen übernimmt die Automatisierung des Workflows diese Aufgabe, sodass Mitarbeiter und andere Ressourcen für Aufgaben frei werden, die tatsächlich auf ihren Input angewiesen sind.
5 Tipps zum Workflow-Management
Wenn wir Ihnen unsere Geheimnisse zum Workflow-Management freigeben würden, wären es folgende:
1. Verwenden Sie Workflow-Management-Software
Workflow-Management-Systeme helfen dabei, mehrere Workflows mühelos zu automatisieren und zu verwalten. Aber es gibt so viele Workflow-Apps, dass Sie wissen müssen, worauf Sie bei einem Workflow-Tool achten sollten. Aus diesem Grund haben wir diese Liste mit unverzichtbaren Features für Sie zusammengestellt:
- Workflow-Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben automatisch ausführen – denn was wäre sonst der Sinn, Workflows mit einer Software zu implementieren? Beispiel: Einen Mitarbeiter automatisch an das bevorstehende Fälligkeitsdatum einer Aufgabe erinnern.
- Nachverfolgung: zur Kontrolle der Projektleistungen und zur Durchführung von Maßnahmen zu Fälligkeitsdaten, z. B. das Filtern von Aufgaben nach ihrem Liefertermin oder das Ziehen und Ablegen von Aufgaben in einer Zeitleiste, um Termine anzupassen.
- Leistungsmanagement: Überwachen Sie die Produktivität Ihres Teams und die Prozesseffizienz. Dies ist mithilfe von Berichten und Prozessdaten möglich, wie beispielsweise fertiggestellte Aufgaben oder die Gesamtzahl der von Teammitgliedern bearbeiteten Aufgaben.
- Benutzerdefinierte Status-Variablen für Aufgaben: Diese können Sie nach Ihren Bedürfnissen erstellen und konfigurieren. Beispielsweise macht ein Status „Testing“ (Testen) im Rahmen eines Workflows für den Einstellungsprozess keinen Sinn, ist jedoch in der Softwareentwicklung durchaus sinnvoll.
- Integrationen: Verwalten Sie Ihre Arbeit über verschiedene Plattformen hinweg, z. B. mit Drittanbieter-Software für Kommunikation, Dateifreigabe und -speicherung, Terminverwaltung, Zeiterfassung und Videokonferenzen. Beispiel: Veranstalten Sie eine Telefonkonferenz über ein Workflow-Management-Tool, um Projektdetails mit Remote-Teams zu besprechen.
Schauen Sie sich ClickUp an, unser Tool für Projektmanagement, das sich durch seine Workflow-Automatisierung auszeichnet!
2. Verwenden Sie Vorlagen für Aufgaben und Workflows
Stellen Sie sich vor, wie mühsam und ineffizient es wäre, immer wieder dieselbe Aufgabe zu erstellen und zuzuweisen. Stattdessen sollten Sie eine Software für Workflows auswählen, mit der Sie:
- Erstellen Sie eine Aufgabe aus einer Vorlage
- Laden Sie eine Aufgabe aus einer Vorlage
- Fügen Sie einer Aufgabe Schritte aus einer Vorlage hinzu
- Speichern Sie eine Aufgabe als Vorlage (oder erstellen Sie Ihre eigenen Aufgabenvorlagen).
Aber das ist noch nicht alles, was Sie mit Vorlagen in Workflow-Management-Software zu erledigen haben. Sie müssen die Möglichkeit haben, Ihre eigene Workflow-Vorlage zu erstellen. Hier ist ein Beispiel für die Prozessablauf-Diagramm-Vorlage von ClickUp.
Es handelt sich um eine Flussdiagramm-Vorlage mit den grafischen Elementen, die Sie zur Darstellung beliebiger Prozesse benötigen. Auf der rechten Seite sehen Sie einen Einstellungsprozess. Beachten Sie, wie der Prozess von einer Swimlane zur nächsten fließt. Jede Swimlane symbolisiert einen Beteiligten und dessen Aufgaben im Prozess.
3. Projektabhängigkeiten festlegen
Workflow-Management-Software ist ohne Projektabhängigkeiten nicht effizient. Beispielsweise können Aufgaben voneinander und von Dokumenten abhängig sein. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen ausgewählte tool miteinander verbundene Aufgaben verknüpfen kann.
Andernfalls können Sie keine Bestellungen mit Kunden oder Fehlerberichte mit Benutzern verknüpfen. Ihre Workflow-Management-Software muss die richtige Reihenfolge zwischen den Aufgaben festlegen. Zu den Abhängigkeiten im Workflow-Management gehören:
- Warten auf Abhängigkeiten: Verweist auf die Aufgaben, die abgeschlossen sein müssen, bevor die aktuelle Aufgabe begonnen werden kann.
- Blockierende Abhängigkeiten: für Aufgaben, die erst beginnen können, wenn die aktuelle Aufgabe abgeschlossen ist
- Link-to-Abhängigkeiten: Um Aufgaben miteinander zu verbinden, die miteinander in Zusammenhang stehen, aber nicht voneinander abhängig sind.
4. Überprüfen Sie den Fortschritt mit einem Gantt-Diagramm
Um den Fortschritt von Workflow-Management-Systemen genau zu verfolgen, gibt es nichts Besseres als ein gutes altes Gantt-Diagramm. Es handelt sich um ein Instrument, das Ihren Produktplan visuell in einer Projektzeitleiste darstellt. Und es ist so vielseitig, dass Sie all dies mit einer Gantt-Ansicht innerhalb Ihrer Workflow-Management-Software tun können, wie zum Beispiel:
- Planen Sie Aufgaben und verschieben Sie sie automatisch per Drag & Drop.
- Verknüpfen Sie Aufgaben über Abhängigkeiten
- Aufgaben sortieren und priorisieren
- Heben Sie potenzielle Engpässe im Workflow hervor.
- Erhalten Sie Fortschrittsprozentsätze
5. Unterstützung bei der Sprint-Planung
Dieser letzte Tipp stellt eine Workflow-Vorlage vor, die für Sie nützlich sein könnte. Die Rede ist von der ClickUp Agile Scrum Management Template. Eine Workflow-Management-Software, die eine solche Vorlage enthält, ist anderen einen großen Schritt voraus.
Da Sie Ihre Frühjahrsplanungsmeetings mit der Erstellung von Sprints aus einer Vorlage beginnen, fällt Ihnen eine Last von den Schultern. Da das Gantt-Diagramm eine Ansicht des Workflows ist, enthält es außerdem Daten aus dem Workflow selbst, wie z. B. Aufgaben.
Deshalb ist es wichtig, die beste Workflow-Management-Software mit benutzerdefinierten Gantt-Ansichten zu verwenden, die leicht zu lesen und zu bearbeiten sind.
Bonus-Vorlagen für das Workflow-Management
Machen Sie Ihren Workflow für sich nutzbar
Workflow-Management ist äußerst effektiv, um mit Ihrem Team eine unglaubliche Höhe an Produktivität zu erreichen. Ohne Workflow-Software werden Projektmanagement-Prozesse für Aufgaben, Teamressourcen und aktuelle Verfügbarkeiten jedoch noch schwieriger.
Mit dem richtigen Workflow-Management-Tool wird das Projektmanagement um einiges einfacher. Glücklicherweise bietet ClickUp eine Vielzahl von benutzerdefinierten Anpassungsmöglichkeiten und Vorlagen für Automatisierungen, die Ihnen das Workflow-Management erheblich erleichtern.
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