Prozesse werden durch Workflows zum Leben erweckt. Aber manchmal sind diese Prozesse so kompliziert oder haben einen so großen Umfang, dass ihre Verwaltung kein Kinderspiel ist.
In anderen Fällen fehlt es den Projektmanagern an Erfahrung, wenn es darum geht, ein Meer von Aufgaben zu überblicken. Sie sind verwirrt darüber, was Teams als Nächstes zu erledigen haben, und blockieren oder überstürzen es, die ungünstigsten Entscheidungen zu treffen.
Aus diesem Grund ist das Management von Prozessen - und Projekten - entscheidend und gleichzeitig eine große Herausforderung! Zum Glück können Sie sich auf das Workflow-Management verlassen, um das absolute Chaos zu vermeiden.
Dieser Blog ist unser Beitrag zu Ihrer Reise nach workflow verwaltung. Sie erfahren, was Workflow-Management ist, welche Tools Sie brauchen und welche Vorlagen Sie benötigen, um benutzerdefinierte Workflows zu erstellen.
Los geht's!
Was ist Workflow Management?
Workflow-Management ist der Prozess der Erstellung und Optimierung von Arbeitsabläufen und hilft bei der Koordinierung der Arbeit mit dem Ziel, die Produktivität zu steigern effizienz von Teams .
Ein Workflow stellt also einen Prozess (oder einen Teil eines Prozesses) dar, der eine Abfolge von Aufgaben ist. Und diese Aufgaben werden von einer oder mehreren Rollen ausgeführt, um einen Output zu erzeugen und damit ein Ziel zu erreichen, wie z. B. das Erreichen eines meilenstein des Projekts .
Optisch sieht das Workflow-Management aus wie ein Diagramm oder ein Flussdiagramm im Sinne einer Projektmanagement-Methode. Aber hier ist ein Auszug aus einer prägnanten textlichen Beschreibung eines Workflows:
- Prozess: Mitarbeiterrekrutierung
- Ziel: Einstellung von Mitarbeitern, die einem bestimmten Bedarf entsprechen
- Aufgaben: Erstellen Sie eine Stellenbeschreibung, suchen Sie Talente,bewerber nachverfolgen, Vorstellungsgespräch
Nachdem Sie Workflows erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, diese mit Unterstützung von software zur Verwaltung von Workflows . Verschiedene Arten von projektmanagement-Software hilfe arbeitsabläufe automatisieren und somit einfacher zu verwalten.
Und genau das ermöglicht es Ihnen, die Leistung Ihrer Geschäftsprozesse zu überwachen. Aber verstehen Sie das nicht falsch: Workflow-Management und business Prozess Management sind nicht dasselbe. Das ist der Unterschied zwischen Workflows und Business-Prozessen:
- Workflow-Management ist eine Teilmenge des Business Process Management. Es organisiert das Verhalten von Menschen, indem es Anweisungen festlegt, die sie zur Ausführung von Aufgaben befolgen müssen.
- Business Process Management ist ein übergeordneter Ansatz zur Orchestrierung der Geschäftsprozesse eines Unternehmensbusiness-Prozesse aufverbesserung der betrieblichen Effizienz.
Arten des Workflow-Managements
Workflows gehören zu einer der folgenden Kategorien:
Sequentielle Workflows
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei einem sequentiellen Workflow um ein Diagramm mit einer Abfolge von Aufgaben. Und der Prozess schreitet von einer Aufgabe zur nächsten voran. Das charakteristische Feature dieses Workflows ist jedoch die Abhängigkeit von den Aufgaben. Das bedeutet, dass der Prozess nicht von einer Aufgabe zur nächsten wechselt, bevor die aktuelle Aufgabe abgeschlossen ist. Es gibt also kein Hin und Her.
BEISPIEL FÜR DIESEN WORKFLOW Betrachten Sie eine Produktionslinie fertigungsprozesse weil sie es dem Produkt nicht erlauben, zu den vorherigen Stationen zurückzukehren. Es funktioniert wie ein Fluss in eine Richtung.
Zustandsautomaten-Workflows
Im Gegensatz zu sequenziellen Workflows können Zustandsautomaten-Workflows hin- und herfließen. Sie beruhen auf dem Konzept des "Zustands" anstelle einer "Aufgabe" Mit anderen Worten: Der Prozess wechselt von einem Zustand zum nächsten, nicht von einer Aufgabe zur nächsten. Es handelt sich um ereignisgesteuerte Prozesse, d. h. sie gehen in einen Zustand über, wenn etwas - nicht unbedingt die Fertigstellung einer Aufgabe - geschieht.
BEISPIEL FÜR DIESEN WORKFLOW Stellen Sie sich einen social Media Workflow . Er enthält Aufgaben zur Überprüfung von Inhalten, deren Ergebnis sein könnte inhalte senden an die Verfasser zur Änderung zurück. Ein weiteres Beispiel ist ein agiler Workflow . Zum Beispiel eine Scrum-basierte Software entwicklungsprojekt erfordert an einem bestimmten Punkt die Abnahme des Produkts durch den Benutzer. Und das könnte verhindern, dass der Prozess zu diesem Zeitpunkt vorankommt.
Regelgesteuerte Workflows
Wie ein sequenzieller Prozess wird dieser Workflow mit einer Reihe von Regeln gemischt, die die Ausführung des Prozesses vorschreiben, und voilà! Sie haben ein regelgesteuertes Workflow-Management-System geschaffen.
Diese Regeln sind "wenn, dann"-Bedingungen, die das Potenzial haben, automatisierte Workflows zu sein. Sie drücken Alternativen aus, die den Flow des Prozesses konfigurieren. Der Prozess schreitet also nicht nur durch das Abschließen von Aufgaben voran, sondern auch durch die Auswahl von Alternativen.
BEISPIEL FÜR DIESEN WORKFLOW Stellen Sie sich vor, Sie würden ein Gericht in einem Imbisswagen zubereiten, wobei der Kunde das Fleisch, die Soße und den Belag selbst auswählen kann.
Finden Sie ein paar* workflow Beispiele in diesem Blog und sehen Sie, welche Tools zur Verwaltung von Workflows für Sie am besten geeignet sind!
Warum ist Workflow-Management wichtig?
Sie wissen bereits, dass die Verwaltung von Workflows die Effizienz von Teams steigert. Aber wenn wir die Vorteile der Verwaltung von Workflows aufschlüsseln würden, wäre dies unsere Liste:
Rationalisierte Prozesse
Durch die Darstellung - oder Modellierung - von Prozessen mit Workflows werden Sie in der Lage sein, diese zu erkennen:
- Unnötige Aufgaben, auf die Sie verzichten müssen
- Wiederholbare Aufgaben, die auf eine einzige Aufgabe reduziert werden müssen
Andernfalls verschwenden Sie die Zeit und den Aufwand Ihres Teams und letztlich Ihre Produktivität.
Deshalb können Sie es sich nicht leisten, unnötig viel hin und her zu gehen und sich wiederholende Prozesse zu schaffen. Workflow-Management ist am besten, wenn Sie den Prozess rationalisieren oder implementieren workflow-Automatisierung .
Reduzierte manuelle Arbeit und menschliche Fehler
Bei manuellen Prozessen, insbesondere bei solchen, die in einer Tabellenkalkulation geführt werden, wird alles ständig aktualisiert, was viel Raum für Fehler oder doppelte Einträge lässt. Richtiges Workflow-Management lebt von der Vermeidung von Zeitfressern!
Der beste Workflow-Management-Prozess wird mit automatisierten Workflows gelöst. Anstatt Tabellenkalkulationen zu verwenden, behalten Sie automatisch den Überblick über die Aufgaben Ihres Teams durch Auslöser für die Automatisierung von Workflows, um eine Person zuzuweisen, die Priorität zu ändern oder einen Kommentar zu hinterlassen - und sparen so Ihre manuellen Prozesse aus.
Automatische Auslöser für Ergebnisse, wenn eine Aktion stattfindet, z. B. "wenn sich der Status ändert", eine Vorlage wird auf eine Aufgabe angewendet, damit keine Informationen bei Client-Übergaben verloren gehen
Bessere Transparenz und Verantwortlichkeit
Eine Software zur Verwaltung von Workflows bringt eine ganze Reihe von Prozessdaten in die Tabelle ein. So können Sie den Status der Aufgaben Ihres Teams einsehen, um zu sehen, wer im Rückstand ist, wer im Zeitplan liegt oder wer als nächstes an welcher Aufgabe in Ihrem Workflow arbeiten wird.
Mit den obigen Prozessdaten kann der Manager den Fortschritt der Arbeit seines Teams überprüfen. Und mit diesen Informationen kann der Manager mögliche Hindernisse im Workflow erkennen.
Da es für jede Aufgabe Beauftragte gibt, kann der Projektleiter mit Hilfe des Workflow-Managementsystems jedes Mitglied des Teams für seine Leistungen zur Verantwortung ziehen.
Die ClickUp Workload-Ansicht gibt Einblicke in die Metriken Ihres Projekts, um einen Schritt voraus zu sein
Effektive Kommunikation
Durch die Sichtbarkeit der Arbeit aller Beteiligten verstehen die Mitglieder eines Teams die Anliegen der anderen besser und schneller. Und das ist ein großer Schritt in Richtung effektiver Kommunikation und Workflow-Management.
Außerdem müssen sich die Mitglieder des Teams keine Gedanken darüber machen, was sie als Nächstes zu erledigen haben, wenn sie es in einem Projektmanagement-Tool sehen können. Ihr Team muss nicht mehr raten, welche Aufgaben oder Fehler als nächstes zu erledigen sind. Die Aufgaben sind im Workflow-Management-System hinterlegt und können dort überprüft werden.
Zeichnen Sie Verbindungen und verknüpfen Sie Objekte miteinander, um gemeinsam mit Ihrem Team in ClickUp Whiteboards Roadmaps oder Workflows aus Ihren Ideen zu erstellen
Einfache Skalierbarkeit und höhere Ressourcenverfügbarkeit
Stellen Sie sich einen allgemeinen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter vor, der mit einem Workflow-Management-System automatisiert ist. Und jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter eine Onboarding-Aufgabe abschließt, leitet das System ihn automatisch zur nächsten Aufgabe im Prozess weiter.
Stellen Sie sich vor, wie viel Kopfzerbrechen es für den Projektleiter bedeuten würde, dies bei jeder Neueinstellung manuell zu erledigen. Und stellen Sie sich vor, wie es aussehen würde, wenn das Unternehmen jeden Monat Dutzende von Mitarbeitern einstellt. Auf diese Weise unterstützt das Workflow-Management die Skalierbarkeit.
Außerdem sind die Aufgaben in automatisierten Workflows nicht vollständig von einer Person abhängig. Instanz muss sich der Projektleiter nicht auf seinen Personalleiter verlassen, um jeden Mitarbeiter einzustellen. Stattdessen wird der Workflow automatisierung Software zu erledigen, wodurch Personal und andere Ressourcen für Aufgaben freigesetzt werden, die von ihrem Einsatz abhängen.
Die Workflow-Software von ClickUp erleichtert das Projektmanagement bei der Bewältigung großer Mengen sich wiederholender Aufgaben
5 Tipps zum Workflow-Management
Wenn wir Ihnen unsere Geheimnisse für das Management von Workflows verraten sollten, würden wir diese hier freigeben:
1. Verwenden Sie eine Software zur Verwaltung von Workflows
Workflow-Management-Systeme helfen bei der Automatisierung und mühelosen Verwaltung mehrerer Arbeitsabläufe. Aber es gibt so viele workflow-Apps auf dem Markt, dass Sie wissen müssen, worauf Sie bei einem Workflow tool achten müssen. Deshalb haben wir diese Liste mit den wichtigsten Features für Sie zusammengestellt:
- Workflow-Automatisierung:, um sich wiederholende Aufgaben automatisch auszuführen, denn was wäre der Sinn, Workflows mit einer anderen Software zu implementieren als das? Beispiel: automatische Erinnerung eines Mitarbeiters an das nahende Fälligkeitsdatum einer Aufgabe
- Nachverfolgung von Terminen: zur Kontrolleprojektleistungen und Aktionen zu Fälligkeitsdaten durchzuführen, wie z. B. das Filtern von Aufgaben nach ihrem Lieferdatum oder das Ziehen und Ablegen von Aufgaben in einer Zeitleiste, um Fristen anzupassen
- Leistungsmanagement: zur Überwachung der Produktivität Ihres Teams undprozesseffizienz. Und das ist möglich mit Berichten und Prozessdaten, wie z.B. den fertiggestellten Aufgaben oder der Gesamtzahl der von einem Mitglied des Teams bearbeiteten Aufgaben
- Benutzerdefinierte Status für Aufgaben:, die Sie nach Ihren Bedürfnissen erstellen und konfigurieren können. In einer Instanz für die Verwaltung von Einstellungsworkflows macht der Status "Testen" beispielsweise keinen Sinn, aber er passt perfekt zusoftware-Entwicklung.
- Integrationen: zur Verwaltung der Arbeit über verschiedene Plattformen hinweg, z. B. Software von Drittanbietern für die Kommunikation,dateifreigabe und Speicherverwaltung von Terminen,zeiterfassungund Videokonferenzen. Beispiel: Veranstalten Sie eine Telefonkonferenz von einem Workflow management tool aus, um Projektdetails zu besprechen mitentfernten Teams
Verwenden Sie die Gantt-Ansicht in ClickUp, um aufgaben zu planen mit dem Fortschritt des Projekts Schritt zu halten, Fristen zu verwalten und Engpässe zu bewältigen
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2. Einsatz von Aufgaben- und Workflow-Vorlagen
Stellen Sie sich vor, wie mühsam und ineffizient es wäre, die gleiche Aufgabe immer wieder zu erstellen und zuzuweisen. Wählen Sie stattdessen eine Software zur Verwaltung von Workflows, die Ihnen dies ermöglicht:
- Erstellen einer Aufgabe aus einer Vorlage
- Laden einer Aufgabe aus einer Vorlage
- Hinzufügen von Schritten zu einer Aufgabe aus einer Vorlage
- Speichern einer Aufgabe als Vorlage (oder Erstellen eigener Aufgabenvorlagen)
Aber das ist noch nicht alles, was Sie mit Vorlagen in einer Workflow-Management-Software erledigen müssen. Sie müssen die Möglichkeit haben, Ihre eigene Vorlage für den Workflow zu erstellen. Hier ist ein Beispiel für
ClickUp's Vorlage für ein Prozess Flow Diagramm.
Verwenden Sie das ClickUp Whiteboard, um in Ihrem Workflow Aufgaben zu erstellen, zu verknüpfen, zuzuweisen oder Kommentare zu hinterlassen
Es ist ein flussdiagramm-Vorlage mit den grafischen Elementen, die Sie zur Darstellung eines beliebigen Prozesses benötigen. Auf der rechten Seite sehen Sie einen Einstellungsprozess. Notieren Sie, wie der Prozess fließt von einem Swimlanes zum anderen . Jede Swimlane symbolisiert einen Beteiligten und seine Zuständigkeiten in diesem Prozess.
Vorlage herunterladen
3. Projekt-Abhängigkeiten einstellen
Workflow-Management-Software ist nicht effizient ohne projekt-Abhängigkeiten . Zum Beispiel können Aufgaben voneinander und von Dokumenten abhängig sein. Vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen ausgewählte Tool irgendwie zusammenhängende Aufgaben verknüpfen kann.
Andernfalls können Sie keine Reihenfolge mit Kunden oder Dokumenten verknüpfen berichte über Fehler an Benutzer. Ihre Workflow-Management-Software muss die richtige Reihenfolge zwischen den Aufgaben festlegen. Zu den Abhängigkeiten im Workflow-Management gehören:
- Warteabhängigkeiten: für die Aufgaben, die abgeschlossen sein müssen, bevor die aktuelle Aufgabe beginnt
- Blockierende Abhängigkeiten: für die Aufgaben, die nicht beginnen können, solange die aktuelle Aufgabe nicht abgeschlossen ist
- Verknüpfungsabhängigkeiten: zur Verbindung von Aufgaben, die miteinander in Verbindung stehen, aber nicht voneinander abhängig sind
Abhängigkeiten umplanen, um die Auswirkungen von Änderungen des Fälligkeitsdatums auf Aufgaben in der Gantt-Ansicht in ClickUp zu visualisieren
4. Überprüfen Sie den Fortschritt mit einem Gantt Diagramm
Um den Fortschritt von Workflow-Management-Systemen genau zu verfolgen, gibt es nichts Besseres als ein gutes altes Gantt-Diagramm. Es ist ein Instrument, das Ihren Produktplan visuell in einem zeitleiste für das Projekt . Und es ist so vielseitig, dass Sie all dies mit einer Gantt-Diagramm-Ansicht innerhalb Ihrer Workflow-Management-Software:
- Planen Sie Aufgaben und verschieben Sie sie automatisch per Drag & Drop
- Aufgaben durch Abhängigkeiten verknüpfen
- Sortieren undaufgaben nach Prioritäten ordnen* Mögliche Engpässe im Workflow aufzeigen
- Prozentsätze für den Fortschritt ermitteln
5. Support für die Sprint Planung
Erstellen Sie ein detailliertes Backlog mit dieser einfachen Agile Scrum Vorlage und legen Sie sofort los
In diesem letzten Tipp geht es um eine Workflow-Vorlage, die Ihnen nützlich sein könnte. Wir sprechen über die ClickUp Agile Scrum Management Vorlage . Und Workflow-Management-Software, die eine solche Vorlage enthält, ist anderen einen großen Schritt voraus.
Denn Sie beginnen Ihre frühjahrsplanung meetings durch die Erstellung von Sprints anhand einer Vorlage zu erleichtern. Da das Gantt-Diagramm eine Ansicht des Workflows ist, enthält es außerdem Daten aus dem Workflow selbst, z. B. Aufgaben.
Deshalb ist es wichtig, die beste Workflow-Management-Software mit benutzerdefinierten Ansichten für Gantt-Diagramme zu verwenden, die einfach zu lesen und zu bearbeiten sind.
Diese Vorlage herunterladen
Bonusvorlagen für Workflow-Management
- ClickUp's Mind Map Vorlage
- Workflow Vorlagen
- Vorlagen für den Projektfahrplan
- Vorlagen für agile Workflows
Lassen Sie Ihr Workflow-Management für Sie arbeiten
Workflow-Management ist für Ihr Team sehr effektiv, um eine wahnsinnige Produktivität zu erreichen. Aber ohne die Workflow-Software werden Projektmanagement-Prozesse für Aufgaben, Team-Ressourcen und aktuelle Verfügbarkeiten noch schwieriger.
Mit dem richtigen Tool für das Workflow-Management wird das Projektmanagement viel einfacher. Zum Glück bietet ClickUp eine Vielzahl von benutzerdefinierten Anpassungen und Vorlagen für die Automatisierung, um Ihr Workflow-Management noch einfacher zu machen.
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