Prozesse werden durch Arbeitsabläufe zum Leben erweckt. Aber manchmal sind diese Prozesse so kompliziert oder haben einen so großen Umfang, dass ihre Verwaltung kein Kinderspiel ist.
In anderen Fällen fehlt es den Projektmanagern an Erfahrung, um ein Meer von Aufgaben zu durchschauen. Sie sind verwirrt darüber, was die Teams als Nächstes tun müssen, und blockieren oder treffen vorschnell die ungünstigsten Entscheidungen.
Aus diesem Grund ist das Management von Prozessen - und Projekten - entscheidend und gleichzeitig eine große Herausforderung! Zum Glück können Sie sich auf das Workflow-Management verlassen, um das absolute Chaos zu vermeiden.
Dieser Blog ist unser Beitrag zu Ihrer Reise nach arbeitsablauf verwaltung. Sie erfahren, was Workflow-Management ist, welche Werkzeuge Sie benötigen und welche Vorlagen Sie benötigen, um Ihre eigenen Workflows zu erstellen.
Los geht's!
Was ist Workflow-Management?
Workflow-Management ist der Prozess der Erstellung und Optimierung von Arbeitsabläufen und hilft bei der Koordinierung der Arbeit mit dem letztendlichen Ziel, die Produktivität zu steigern effizienz von Teams .
Ein Workflow stellt einen Prozess (oder einen Teil eines Prozesses) dar, der eine Abfolge von Aufgaben ist. Und diese Aufgaben werden von einer oder mehreren Rollen ausgeführt, um einen Output zu produzieren und damit ein Ziel zu erreichen, wie z.B. das Erreichen eines projektmeilenstein .
Optisch sieht das Workflow-Management aus wie ein Diagramm oder ein Flussdiagramm im Sinne einer Projektmanagementmethode. Aber hier ist ein Auszug aus einer prägnanten textlichen Beschreibung eines Workflows:
- Prozess: Mitarbeiterrekrutierung
- Ziel: Einstellung von Mitarbeitern, die einem bestimmten Bedarf entsprechen
- Aufgaben: Erstellen Sie eine Stellenbeschreibung, suchen Sie Talente,bewerber verfolgen, Vorstellungsgespräch
Nachdem Sie Workflows erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, diese mit der Unterstützung von workflow-Management-Software . Verschiedene Arten von projektmanagementsoftware hilfe arbeitsabläufe automatisieren und folglich einfacher zu verwalten.
Und genau das ermöglicht es Ihnen, die Leistung Ihrer Geschäftsprozesse zu überwachen. Aber verstehen Sie das nicht falsch: Workflow-Management und geschäftsprozessmanagement sind nicht dasselbe. Dies ist der Unterschied zwischen Workflows und Geschäftsprozessen:
- Workflowmanagement ist eine Teilmenge des Geschäftsprozessmanagements. Es organisiert das Verhalten von Menschen, indem es Anweisungen festlegt, denen sie folgen müssen, um Aufgaben auszuführen.
- Geschäftsprozessmanagement ist ein übergeordneter Ansatz zur Orchestrierung der Geschäftsprozesse eines Unternehmensgeschäftsprozesse aufdie betriebliche Effizienz zu verbessern.
Arten von Workflow-Management
Workflows gehören zu einer der folgenden Kategorien:
Sequentielle Arbeitsabläufe
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei einem sequenziellen Workflow um ein Diagramm mit einer Abfolge von Aufgaben. Und der Prozess schreitet von einer Aufgabe zur nächsten voran. Die Besonderheit dieses Workflows ist jedoch die Aufgabenabhängigkeit. Das bedeutet, dass der Prozess nicht von einer Aufgabe zur nächsten wechselt, bevor die aktuelle Aufgabe abgeschlossen ist. Es gibt also kein Hin und Her.
BEISPIEL FÜR DIESEN ARBEITSABLAUF Betrachten wir eine Produktionslinie fertigungsprozesse weil sie nicht zulassen, dass das Produkt zu den vorherigen Stationen zurückkehrt. Es funktioniert wie ein Fluss in eine Richtung.
Zustandsautomaten-Workflows
Im Gegensatz zu sequenziellen Workflows können Zustandsautomaten-Workflows hin und her fließen. Sie beruhen auf dem Konzept des "Zustands" anstelle von "Aufgaben" Mit anderen Worten: Der Prozess wechselt von einem Zustand zum nächsten, nicht von einer Aufgabe zur nächsten. Es handelt sich um ereignisgesteuerte Prozesse, d. h. sie wechseln in einen Zustand, wenn etwas - nicht unbedingt der Abschluss einer Aufgabe - geschieht.
BEISPIEL FÜR DIESEN ARBEITSABLAUF Stellen Sie sich einen arbeitsablauf in den sozialen Medien . Er enthält Aufgaben zur Überprüfung von Inhalten, deren Ergebnis sein kann senden von Inhalten an die Autoren zur Änderung zurück. Ein weiteres Beispiel ist ein agiler Arbeitsablauf . Zum Beispiel kann eine Scrum-basierte Software entwicklungsprojekt zu einem bestimmten Zeitpunkt die Abnahme des Produkts durch den Nutzer erfordert. Und das könnte den Prozess an diesem Punkt verhindern.
Regelgesteuerte Workflows
Wie ein sequenzieller Prozess wird dieser Workflow mit einer Reihe von Regeln gemischt, die die Ausführung des Prozesses vorschreiben, und voilà! Sie haben ein regelgesteuertes Workflow-Management-System geschaffen.
Diese Regeln sind "wenn, dann"-Bedingungen, die das Potenzial haben, automatisierte Workflows zu sein. Sie drücken Alternativen aus, die den Ablauf des Prozesses konfigurieren. Der Prozess schreitet also nicht nur durch die Erledigung von Aufgaben, sondern auch durch die Auswahl von Alternativen voran.
BEISPIEL FÜR DIESEN WORKFLOW Stellen Sie sich vor, Sie würden ein Gericht in einem Imbisswagen zubereiten, wobei der Kunde das Fleisch, die Soße und den Belag selbst auswählen kann.
Finden Sie ein paar* workflow-Beispiele in diesem Blog und finden Sie heraus, welche Workflow-Management-Tools für Sie am besten geeignet sind!
Warum ist Workflow-Management wichtig?
Sie wissen bereits, dass Workflow-Management die Effizienz von Teams steigert. Aber wenn wir die Vorteile der Verwaltung von Arbeitsabläufen aufschlüsseln würden, wäre dies unsere Liste:
Rationalisierte Prozesse
Durch die Darstellung - oder Modellierung - von Prozessen mit Hilfe von Workflows werden Sie in der Lage sein, diese zu erkennen:
- Unnötige Aufgaben, auf die Sie verzichten müssen
- Wiederholbare Aufgaben, die auf eine einzige Aufgabe reduziert werden müssen
Andernfalls verschwenden sie die Zeit und den Aufwand Ihres Teams und letztlich Ihre Produktivität.
Aus diesem Grund können Sie es sich nicht leisten, unnötige, sich wiederholende Prozesse hin und her zu schieben. Workflow-Management ist am besten, wenn Sie den Prozess rationalisieren oder implementieren workflow-Automatisierung .
Reduzierte manuelle Arbeit und menschliche Fehler
Bei manuellen Prozessen, insbesondere bei solchen, die in einer Tabelle festgehalten werden, wird alles ständig aktualisiert, wobei viel Raum für Fehler oder doppelte Einträge bleibt. Richtiges Workflow-Management lebt von der Vermeidung von Zeitfressern!
Der beste Workflow-Management-Prozess wird mit automatisierten Workflows gelöst. Anstatt Tabellenkalkulationen zu verwenden, können Sie die Aufgaben Ihres Teams mit Hilfe von Workflow-Automatisierungsauslösern automatisch überwachen, um eine Person zuzuweisen, die Priorität zu ändern oder einen Kommentar zu hinterlassen - und so Ihre manuellen Prozesse zu vermeiden.
Automatische Auslösung von Ergebnissen, wenn eine Aktion stattfindet, z. B. "wenn sich der Status ändert", eine Vorlage wird auf eine Aufgabe angewandt, damit bei Kundenübergaben keine Informationen verloren gehen
Bessere Transparenz und Verantwortlichkeit
Wenn es etwas gibt, das eine Workflow-Management-Software mitbringt, dann ist es eine ganze Reihe von Prozessdaten. Und das ist hervorragend für Sie, um den Status der Aufgaben Ihres Teams zu kennen, damit Sie sehen können, wer im Rückstand ist, wer im Zeitplan liegt oder wer als Nächstes in Ihrem Workflow an was arbeitet.
Mit den obigen Prozessdaten kann der Manager den Fortschritt der Arbeit seines Teams überprüfen. Und mit diesen Informationen kann der Manager mögliche Hindernisse im Arbeitsablauf erkennen.
Da jede Aufgabe einen Beauftragten hat, kann der Projektleiter mit Hilfe des Workflow-Management-Systems jedes Teammitglied für seine Leistungen zur Verantwortung ziehen.
Die ClickUp Workload View gibt Einblicke in Ihre Projektmetriken, um einen Schritt voraus zu sein
Effektive Kommunikation
Wenn Sie einen Überblick über die Arbeit jedes Einzelnen haben, verstehen die Teammitglieder die Anliegen der anderen besser und schneller. Und das ist ein großer Schritt in Richtung effektiver Kommunikation und Workflow-Management.
Außerdem sind die Teammitglieder nicht verunsichert, was sie als Nächstes tun sollen, wenn sie es in einem Projektmanagement-Tool sehen können. Ihr Team muss nicht mehr raten, welche Aufgaben oder Fehler als nächstes zu erledigen sind. Die Aufgabenzuweisungen werden im Workflow-Management-System angezeigt, damit sie überprüft werden können.
Zeichnen Sie Verbindungen und verknüpfen Sie Objekte miteinander, um gemeinsam mit Ihrem Team in ClickUp Whiteboards Roadmaps oder Workflows aus Ihren Ideen zu erstellen
Einfache Skalierbarkeit und höhere Ressourcenverfügbarkeit
Stellen Sie sich einen allgemeinen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter vor, der mit einem Workflow-Management-System automatisiert wurde. Und jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter eine Onboarding-Aufgabe erledigt, leitet das System ihn automatisch zur nächsten Aufgabe im Prozess weiter.
Stellen Sie sich nun vor, wie viel Kopfzerbrechen es dem Projektleiter bereiten würde, dies bei jedem neuen Mitarbeiter manuell zu tun. Und stellen Sie sich vor, wie es aussehen würde, wenn das Unternehmen jeden Monat Dutzende von Mitarbeitern einarbeiten müsste. Auf diese Weise unterstützt das Workflow-Management die Skalierbarkeit.
Außerdem hängen die Aufgaben in automatisierten Workflows nicht vollständig von einer Person ab. So muss sich der Projektleiter beispielsweise nicht auf seinen Personalleiter verlassen, um jeden einzelnen Mitarbeiter einzustellen. Stattdessen wird der Workflow automatisierungssoftware erledigt die Arbeit und setzt Personal und andere Ressourcen für Aufgaben frei, die tatsächlich von deren Einsatz abhängen.
Die Workflow-Software von ClickUp erleichtert das Projektmanagement bei der Bewältigung großer Mengen von sich wiederholenden Aufgaben
5 Tipps zum Workflow-Management
Wenn wir Ihnen unsere Geheimnisse für das Management von Arbeitsabläufen verraten würden, wären dies die, die wir mit Ihnen teilen würden:
1. Verwenden Sie eine Workflow-Management-Software
Workflow-Management-Systeme helfen dabei, mehrere Arbeitsabläufe mühelos zu automatisieren und zu verwalten. Aber es gibt so viele workflow-Anwendungen auf dem Markt, dass Sie wissen müssen, worauf Sie bei einem Workflow-Tool achten müssen. Und deshalb haben wir diese Liste mit den wichtigsten Funktionen für Sie zusammengestellt:
- Workflow-Automatisierung:, um sich wiederholende Aufgaben automatisch auszuführen, denn was wäre der Sinn der Implementierung von Workflows mit einer anderen Software als dieser? Beispiel: Automatisches Erinnern eines Empfängers an das Fälligkeitsdatum einer anstehenden Aufgabe
- Fristenverfolgung: zur Kontrolleprojektleistungen und Aktionen zu Fälligkeitsterminen durchzuführen, wie z. B. das Filtern von Aufgaben nach ihrem Lieferdatum oder das Ziehen und Ablegen von Aufgaben in einer Zeitleiste, um Fristen anzupassen
- Leistungsmanagement: zur Überwachung der Produktivität Ihres Teams undprozesseffizienz. Und das ist möglich mit Berichten und Prozessdaten, wie z.B. erledigte Aufgaben oder die Gesamtzahl der bearbeiteten Aufgaben pro Teammitglied
- Benutzerdefinierte Aufgabenstatus:, die Sie nach Ihren Bedürfnissen erstellen und konfigurieren können. Zum Beispiel macht der Status "Testen" keinen Sinn in einem Einstellungs-Workflow-Management-Vorgang, aber er ist absolut sinnvoll insoftware-Entwicklung.
- Integrationen: zur Verwaltung der Arbeit über verschiedene Plattformen hinweg, z. B. Software von Drittanbietern für die Kommunikation,dateifreigabe und Speicherungzeitplanverwaltung,zeiterfassungund Videokonferenzen. Beispiel: Veranstalten Sie eine Telefonkonferenz von einem Workflow-Management-Tool aus, um Projektdetails zu besprechen mitentfernten Teams
Verwenden Sie die Gantt-Diagramm-Ansicht in ClickUp, um aufgaben zu planen mit dem Projektfortschritt Schritt halten, Fristen verwalten und mit Engpässen umgehen
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2. Verwenden Sie Aufgaben- und Workflow-Vorlagen
Stellen Sie sich vor, wie mühsam und ineffizient es wäre, immer wieder die gleiche Aufgabe zu erstellen und zuzuweisen. Wählen Sie stattdessen eine Workflow-Management-Software, die es Ihnen ermöglicht,:
- Erstellen einer Aufgabe aus einer Vorlage
- Laden einer Aufgabe aus einer Vorlage
- Hinzufügen von Schritten zu einer Aufgabe aus einer Vorlage
- Eine Aufgabe als Vorlage speichern (oder eigene Aufgabenvorlagen erstellen)
Aber das ist noch nicht alles, was Sie mit Vorlagen in einer Workflow-Management-Software tun müssen. Sie müssen die Möglichkeit haben, Ihre eigene Workflow-Vorlage zu erstellen. Hier ist ein Beispiel für
ClickUp's Prozessablaufplan-Vorlage.
Verwenden Sie das ClickUp Whiteboard, um Aufgaben zu erstellen, zu verknüpfen, zuzuweisen oder Kommentare in Ihrem Workflow zu hinterlassen
Es ist ein flussdiagramm-Vorlage mit den grafischen Elementen, die Sie zur Darstellung eines beliebigen Prozesses benötigen. Auf der rechten Seite sehen Sie einen Einstellungsprozess. Beachten Sie, wie der Prozess abläuft von einer Swimlane zur anderen . Jede Swimlane symbolisiert einen Beteiligten und seine Verantwortlichkeiten in dem Prozess. Vorlage herunterladen
3. Projektabhängigkeiten festlegen
Workflow-Management-Software ist nicht effizient ohne projekt-Abhängigkeiten . Zum Beispiel können Aufgaben voneinander und von Dokumenten abhängen. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Werkzeug irgendwie zusammenhängende Aufgaben verknüpfen kann.
Andernfalls können Sie keine Aufträge mit Kunden verknüpfen oder fehlerberichte an die Benutzer. Ihre Workflow-Management-Software muss die richtige Reihenfolge zwischen den Aufgaben festlegen. Zu den Abhängigkeiten im Workflow-Management gehören:
- Warteabhängigkeiten: für die Aufgaben, die abgeschlossen sein müssen, bevor die aktuelle Aufgabe gestartet wird
- Blockierabhängigkeiten: für die Aufgaben, die erst beginnen können, wenn die aktuelle Aufgabe abgeschlossen ist
- Verknüpfungsabhängigkeiten: zur Verbindung von Aufgaben, die miteinander in Beziehung stehen, aber nicht voneinander abhängig sind
Abhängigkeiten umplanen, um die Auswirkungen von Fälligkeitsänderungen auf Aufgaben in der Gantt-Ansicht in ClickUp zu visualisieren
4. Überprüfen Sie den Fortschritt mit einem Gantt-Diagramm
Um den Fortschritt von Workflow-Management-Systemen genau zu verfolgen, gibt es nichts Besseres als ein gutes altes Gantt-Diagramm. Es ist ein Instrument, das Ihren Produktplan visuell in einem projektzeitleiste . Und es ist so vielseitig, dass Sie all dies mit einer Gantt-Diagramm-Ansicht innerhalb Ihrer Workflow-Management-Software:
- Planen Sie Aufgaben und verschieben Sie sie automatisch per Drag & Drop
- Verknüpfung von Aufgaben durch Abhängigkeiten
- Sortieren undaufgaben nach Prioritäten ordnen* Mögliche Engpässe im Arbeitsablauf aufzeigen
- Prozentualen Fortschritt ermitteln
5. Unterstützung der Sprint-Planung
Erstellen Sie ein detailliertes Backlog mit dieser einfachen Agile Scrum-Vorlage und legen Sie sofort los
Dieser letzte Tipp stellt eine Workflow-Vorlage vor, die für Sie nützlich sein könnte. Wir sprechen über die ClickUp-Vorlage für agiles Scrum-Management . Und eine Workflow-Management-Software, die eine solche Vorlage enthält, ist anderen einen großen Schritt voraus.
Denn Sie beginnen Ihre frühjahrsplanung besprechungen, indem Sie Sprints aus einer Vorlage erstellen, ist eine große Erleichterung. Da das Gantt-Diagramm eine Ansicht des Arbeitsablaufs ist, enthält es außerdem Daten aus dem Arbeitsablauf selbst, wie z. B. Aufgaben.
Deshalb ist es wichtig, die beste Workflow-Management-Software mit benutzerdefinierten Gantt-Diagramm-Ansichten zu verwenden, die einfach zu lesen und zu bearbeiten sind. Diese Vorlage herunterladen Bonusvorlagen für Workflow-Management
Lassen Sie Ihr Workflow-Management für Sie arbeiten
Das Workflow-Management ist für Ihr Team sehr effektiv, um eine wahnsinnige Produktivität zu erreichen. Aber ohne die Workflow-Software werden die Projektmanagementprozesse für Aufgaben, Teamressourcen und aktuelle Verfügbarkeiten noch schwieriger.
Wenn Sie das richtige Workflow-Management-Tool verwenden, wird das Projektmanagement sehr viel einfacher. Glücklicherweise bietet ClickUp eine Vielzahl von Anpassungen und Automatisierungsvorlagen, die Ihr Workflow-Management noch einfacher machen.
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