Wir wissen nicht, ob Sie es schon bemerkt haben, aber Zeit ist fast nie auf Ihrer Seite, wenn es unzählige Fristen und Fälligkeitsdaten gibt. 😠
Mit einem guten Plan und einem Gantt-Diagramm können Sie dies jedoch verhindern.
Gantt-Diagramme (benannt nach ihrem Ersteller Henry Gantt) sind Tools, mit denen Sie Ressourcen planen, realistische Zeitleisten festlegen, Aufgabenabhängigkeiten verwalten, Hindernisse identifizieren und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand halten können. Sie bieten einen klaren Überblick über den Projektplan und den Fortschritt, sodass Sie eine termingerechte Lieferung sicherstellen können.
Aber wie erstellt man effektive Gantt-Diagramme?
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Gantt-Diagramm in Excel erstellen. Außerdem haben wir einige Vorlagen und eine alternative Gantt-Diagramm-Software für Sie.
Bleiben Sie also bis zum Ende dabei!
TL;DR: So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Excel
So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Excel
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie innerhalb weniger Minuten ein Gantt-Diagramm in Excel erstellen können. 👇
Schritt 1: Projektdaten eingeben
Geben Sie zunächst alle Projektdaten in eine Excel-Tabelle ein – Aufgaben, Startdatum, Enddatum und Dauer. Sobald Sie die Daten eingegeben haben, können Sie die Dauer mit einer der beiden folgenden Excel-Formeln berechnen:
Dauer = Enddatum – Startdatum
Oder
Dauer = Enddatum – Startdatum + 1
Schritt 2: Erstellen Sie ein Excel-Balkendiagramm basierend auf den Startdaten.
Erstellen Sie in diesem Schritt ein typisches gestapeltes Balkendiagramm. So geht's:
- Wählen Sie die Spalte Startdatum aus. Achten Sie darauf, nur die Zellen mit Daten auszuwählen und nicht die gesamte Spalte.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen.
- Diagramm-Element hinzufügen
- Wählen Sie Leiste
- Wählen Sie den Typ „2D-gestapelte Leisten“ aus.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, erhalten Sie ein Balkendiagramm wie unten dargestellt:
Schritt 3: Dauer zum Diagramm hinzufügen
Jetzt benötigt Ihr gestapeltes Balkendiagramm in Excel eine Reihe, um zu einem Gantt-Diagramm zu werden. Zu erledigen ist:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich des Diagramms.
- Wählen Sie Daten auswählen
Wenn sich das Fenster „Daten auswählen“ öffnet, sehen Sie, dass das Startdatum bereits unter „Legendeinträge (Reihen)“ hinzugefügt wurde. Sie müssen nur noch die Dauer hinzufügen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um die Daten auszuwählen, die Sie in Ihrem Excel-Gantt-Diagramm verwenden möchten. Nach dem Klicken öffnet sich das Fenster „Reihe bearbeiten“.
- Geben Sie Dauer in das Feld Serienname ein oder klicken Sie einfach auf die Kopfzeile der Spalte im Blatt, um Ihren Seriennamen hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf das Symbol für die Auswahl des Bereichs neben dem Feld „Serienwerte“.
- Wählen Sie die Daten zur Dauer des Projekts aus. Achten Sie darauf, dass Sie nicht die Kopfzeile oder eine leere Zelle auswählen.
- Klicken Sie auf „OK“, um zum vorherigen Fenster „Reihe bearbeiten“ zurückzukehren, in dem Sie bereits Daten eingegeben haben. Nun sehen Sie, dass Ihre Datenquelle im Abschnitt „Legendeinträge (Reihe)“ das Startdatum und die Dauer enthält.
- Klicken Sie auf „OK“. Sie erhalten ein Balkendiagramm wie dieses👇
Schritt 4: Fügen Sie Beschreibungen für Aufgaben zum Excel-Diagramm hinzu.
Nun müssen Sie die Aufgaben in Ihr Excel-Gantt-Diagramm einfügen. So geht's:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bereich des Diagramms.
- Klicken Sie auf Auswahl der Daten, um das Fenster „Datenquelle auswählen“ erneut zu öffnen.
- Klicken Sie unter „Horizontale (Kategorie-)Achsenbeschreibungen“ auf „Bearbeiten“ und stellen Sie sicher, dass das Startdatum unter „Legende Einträge (Reihe)“ ausgewählt ist.
- Wählen Sie die Aufgaben des Projekts in Ihrer Excel-Tabelle aus. Eine Erinnerung, dass Sie nur Zellen mit Daten auswählen sollten.
- Klicken Sie nun zweimal auf „OK“ und schließen Sie die Fenster.
Nachdem Sie den Diagramm-Titel entfernt haben, sieht Ihr Balkendiagramm nun in etwa so aus 👇
Schritt 5: Konvertieren Sie das Excel-Balkendiagramm in ein Excel-Gantt-Diagramm
Das oben abgebildete Diagramm ist noch Ihr Excel-Balkendiagramm, das noch zu einem Gantt-Diagramm werden muss.
Befolgen Sie nun diese letzten Schritte für die ultimative Gantt-Diagramm-Transformation:
- Klicken Sie auf den blauen Balken (Startdatum) Ihres Diagramms. Wenn alle blauen Bereiche ausgewählt sind, klicken Sie mit der rechten Maustaste, um die Option Datenreihe formatieren auszuwählen. Das Fenster „Datenreihe formatieren“ wird geöffnet.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Füllen“ und wählen Sie „Keine Farbe“.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Rahmen“ und wählen Sie „Keine Linie“.
Wie Sie sehen können, werden die Aufgaben des Projekts in umgekehrter Reihenfolge angezeigt. Befolgen Sie diese Schritte, um das Problem zu beheben:
- Klicken Sie auf den Bereich der Aufgaben Ihres Diagramms (linke Seite). Das Fenster „Achse formatieren“ wird geöffnet.
- Wählen Sie unter „Achsenoptionen“ die Auswahl „Kategorien in umgekehrter Reihenfolge“ aus.
- Klicken Sie auf „Schließen“, um die Änderungen automatisch zu speichern.
An dieser Stelle ähnelt Ihr Balkendiagramm einem Gantt-Diagramm. So sieht unser Balkendiagramm aus, das in ein Gantt-Diagramm umgewandelt wurde.
Schritt 6: Gestalten Sie Ihr Excel-Gantt-Diagramm
Puh! Ihr Gantt-Diagramm ist fertig, muss aber noch ein wenig überarbeitet werden, damit es besser aussieht.
Tipps zum Ändern Ihres Diagrammstils:
Entfernen Sie zunächst den Leerraum, um die orangefarbenen Leisten näher an die Aufgaben heranzubringen. Zu erledigen sind die folgenden Schritte:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das erste Startdatum in Ihrer Tabelle – das ist der 10.04.2024.
- Wählen Sie Zellen formatieren und klicken Sie dann auf Allgemein.
- Notieren Sie sich die angezeigte Nummer. Hier ist sie: 45569.
- Klicken Sie auf „Abbrechen“, da Sie keine Änderungen an den Daten vornehmen möchten.
- Klicken Sie auf die Daten des Gantt-Diagramms und wählen Sie mit der rechten Maustaste die Auswahl Achse formatieren aus.
- Ändern Sie den Wert „Minimum“ unter „Achsenoptionen“, indem Sie die im vorherigen Schritt angezeigte Nummer eingeben – 45569.
Notiz: Wenn Sie Excel 2010-2013 verwenden, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: „Auto“ und „Fest“. Wählen Sie „Fest“ und geben Sie dann die Nummer ein.
- Passen Sie die Werte für Major und Minor an, indem Sie Ihre bevorzugten Intervalle eingeben. Im Allgemeinen werden für kürzere Zeitleisten kleinere Zahlen verwendet. Sie können beispielsweise 2 oder 3 als Wert für Major wählen, um jedes zweite Datum in Ihrem Gantt-Diagramm anzuzeigen. Achten Sie jedoch darauf, dass Ihr Diagramm nicht zu überladen wirkt.
- Passen Sie den Wert „Minor“ nach Ihren Wünschen an.
- Ändern Sie den Abstand und die Breite der Leisten, damit das Diagramm kompakter wirkt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leisten, um das Format der Datenreihe zu ändern und Anpassungen vorzunehmen.
Tipps zum Ändern des Aussehens Ihres Excel-Gantt-Diagramms:
- Wählen Sie die blauen Leisten aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste, um das Fenster Datenreihe formatieren zu öffnen. Unter den Reihenoptionen finden Sie verschiedene Einstellungen, mit denen Sie das Aussehen der Leisten ändern können – Farbe, 3D, Voreinstellungen, Leuchtoptionen, Transparenz, Größe usw.
- Wählen Sie die gewünschten Einstellungen, um Ihr Gantt-Diagramm schnell zu überarbeiten.
Nach dem Format sieht unser fertiges Gantt-Diagramm wie folgt aus:
Wenn Sie die 3D-Optionen verwenden, sieht Ihr Diagramm wie folgt aus👇
Probieren Sie verschiedene Optionen aus und finden Sie heraus, was für Sie am besten funktioniert. Nehmen Sie Änderungen an Ihrem Diagramm vor und setzen Sie es zurück, wenn Ihnen die Änderungen nicht gefallen.
Sobald das Diagramm fertig ist, können Sie die Beschreibungen der Aufgaben und Termine nach Ihren Bedürfnissen ändern. Ihr Excel-Gantt-Diagramm wird entsprechend angepasst. Die Standard-Features bleiben jedoch unverändert, bis Sie Änderungen vornehmen.
Zuletzt können Sie das Diagramm als Bild oder als Excel-Gantt-Diagramm-Vorlage für die zukünftige Verwendung speichern.
Weiterlesen: So erstellen Sie Gantt-Diagramme in Google Tabellen
Excel-Vorlagen für Gantt-Diagramme
Was Vorlagen angeht, bietet Microsoft Excel keine besonders guten Optionen für Gantt-Diagramme. Allerdings gibt es einige Vorlagen für Zeitleisten für Projekte, die in den Versionen 2013–2021 enthalten sind.
1. Vorlage für Gantt-Projektplaner
via Microsoft
Die Projektplaner-Vorlage ist eine einfache Excel-Gantt-Diagrammvorlage zur Nachverfolgung Ihrer Projektaktivitäten. Sie hilft Ihnen dabei, die Start- und Enddaten von Aufgaben sowie deren Fertigstellungsgrad zu überwachen.
Diese Vorlage erfordert keine Einarbeitungszeit. Sie können einfach die Daten eingeben und loslegen.
2. Vorlage für ein agiles Gantt-Diagramm zur Nachverfolgung
via Microsoft
Diese Projektvorlage für Gantt-Diagramme finden Sie in Excel unter „Datei“ > „Weitere Vorlagen“ > „Diagramme“. Damit können Sie eine visuelle Zeitleiste für Projekte erstellen und die Mitarbeiter sowie Meilensteine für jede Aufgabe verfolgen.
Außerdem können Sie den Fortschritt des Projekts in der Spalte „Prozent“ verfolgen.
3. Vorlage für ein Gantt-Diagramm zur Nachverfolgung der Termine
via Microsoft
Diese Vorlage für ein Gantt-Diagramm zur Nachverfolgung der Termine ist etwas umfassender als die beiden anderen. Sie enthält drei Registerkarten: Meilensteine, Aufgaben und Gantt-Diagramm.
Die Vorlage enthält auch eine Registerkarte mit Anweisungen für Anfänger. Um diese Vorlage zu verwenden, müssen Sie lediglich die Aufgaben des Projekts mit Startdatum und Enddatum sowie die Meilensteine der Aufgaben mit Datum eingeben, um das Gantt-Diagramm automatisch zu erstellen.
Einschränkungen beim Erstellen eines Gantt-Diagramms in Excel
Egal, wie viele Excel-Gantt-Diagramm-Vorlagen Sie ausprobieren, die Ergebnisse werden nicht so zufriedenstellend sein wie bei anderen Projektmanagement-Tools. Warum? Weil Excel bestimmte inhärente Limite hat, die sich auf die Arbeit mit Gantt-Diagrammen auswirken.
Hier sind einige Limite bei der Erstellung eines Gantt-Diagramms in Excel:
- Eingeschränkte Automatisierung: Excel schränkt die Schritte ein, die Sie in einem Gantt-Diagramm automatisieren können. Die Projekttabellen sind statisch und müssen von Grund auf neu erstellt werden, indem Daten manuell eingegeben werden. Das macht Excel zeitaufwändig.
- Ineffiziente Datenvisualisierung: Mit Excel kann Ihr Projektteam miteinander verbundene Aktivitäten nicht auf einen Blick visualisieren. Abhängigkeiten müssen manuell zugeordnet werden. Wenn sich außerdem das Enddatum einer bestimmten Aufgabe verschiebt, müssen die Teammitglieder alle abhängigen Aufgaben manuell aktualisieren. Dies erhöht das Risiko für Fehler und macht das Tool für das Projektmanagement ineffizient.
- Keine Skalierbarkeit: Die Verwaltung großer Projekte in Excel kann eine Herausforderung sein. Denn mit zunehmender Datenmenge und steigendem Ressourcenbedarf wird das tool langsam. Außerdem kann es zu Abstürzen kommen, wenn zu viele Vorgänge gleichzeitig stattfinden.
- Fehlende Zusammenarbeit in Echtzeit: Mit Excel können Teammitglieder nicht gleichzeitig an derselben Datei arbeiten. Jedes Mal, wenn Sie eine Änderung im Gantt-Diagramm vornehmen, müssen Sie die Datei per E-Mail oder über andere Kommunikationsplattformen mit Ihrem Team freigeben. Dies macht den gesamten Prozess unübersichtlich, was das Ergebnis Missverständnisse und Verzögerungen bei der Bearbeitung von Aufgaben ist.
- Grundlegende Funktionen: Excel bietet keine erweiterten Funktionen zur Vereinfachung des Projektmanagements. Es lässt sich nicht mit anderen tools integrieren, bietet keine Benachrichtigungen für anstehende Termine und nur begrenzte benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten. Außerdem ist eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich, um die Funktionen von Excel optimal nutzen zu können.
Erstellen Sie Gantt-Diagramme mit ClickUp
Wie wir gesehen haben, ist Excel nicht das beste Tool für die Arbeit mit Gantt-Diagrammen. Deshalb benötigen Sie ein effizientes Tool für das Projektmanagement wie ClickUp.
ClickUp ist ein All-in-One-Projektmanagement-Tool, das gleichzeitig als kostenlose Gantt-Diagramm-Software dient. Damit lassen sich Zeitleisten und Ressourcen ganz einfach verwalten.
Mit der Gantt-Ansicht von ClickUp können Sie Projektworkflows und Zeitleisten visualisieren. Sie können Aufgaben, Unteraufgaben, Ordner, Listen und Spaces anzeigen. Im Gegensatz zu Excel-Diagrammen können Sie mit ClickUp auch Abhängigkeiten automatisch verwalten. Sie können Hindernisse beseitigen, indem Sie abhängige Aufgaben verknüpfen und Aufgabenketten neu planen.
👉 Um weitere Informationen über ClickUp-Gantt-Diagramme zu erhalten, sehen Sie sich unsere detaillierte Erklärung der ClickUp-Gantt-Ansicht in diesem kurzen Video an!
Die einfach zu erstellenden Drag-and-Drop-Gantt-Diagramme von ClickUp überwachen den Fortschritt in Echtzeit. Sie können Zeitleisten verfolgen und termingerechte Lieferungen sicherstellen, indem Sie automatische Benachrichtigungen einrichten und kritische Pfade und Pufferzeiten identifizieren.
Sie glauben uns nicht? Überzeugen Sie sich selbst davon, dass ClickUp für Gantt-Diagramme besser geeignet ist als Excel:
Das ist noch nicht alles: ClickUp erleichtert Ihnen die Arbeit mit Gantt-Diagramm-Vorlagen. Diese funktionsreichen Vorlagen können benutzerdefiniert an verschiedene Projekte angepasst werden – von der Konstruktion und dem Projektmanagement bis hin zum Marketing, der Veranstaltungsplanung, der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und vielem mehr.
Hier finden Sie drei kostenlose Gantt-Diagramm-Vorlagen von ClickUp, die Ihnen bei der Planung Ihrer Zeitleisten für Projekte helfen.
ClickUp Einfache Gantt-Vorlage
Die einfache Gantt-Vorlage von ClickUp verschafft Ihnen einen Überblick über das gesamte Projekt. Damit können Sie Zeitleisten und Abhängigkeiten visualisieren und potenzielle Hindernisse identifizieren, bevor sie Ihren Workflow stören.
Außerdem können Sie mit der Vorlage eine Ansicht Ihrer wöchentlichen, monatlichen und sogar jährlichen Zeitleisten für Projekte erhalten, was sie ideal für langfristige Projekte macht.
ClickUp-Vorlage für Gantt-Zeitleisten
Projektplanung und -Nachverfolgung waren noch nie so einfach. Mit der Gantt-Zeitleiste-Vorlage von ClickUp können Sie nicht nur Zeitleisten visualisieren, sondern auch effizient mit Teams zusammenarbeiten. Diese kostenlose Gantt-Diagramm-Vorlage hilft Ihnen dabei:
- Erstellen Sie Projekt-Aufgaben mit Zeitleisten-Leisten, die automatisch aktualisiert werden.
- Organisieren Sie Aufgaben und passen Sie deren Zeitleisten an
- Verfolgen Sie den Zeitplan des Projekts auf einen Blick mit farbcodierten Statusangaben.
- Ressourcen identifizieren und planen
- Verfolgen Sie den tatsächlichen gegenüber dem geplanten Projektfortschritt.
- Verringern Sie das Risiko von Verzögerungen
💡Profi-Tipp: Bevor Sie mit dieser Vorlage Projektaufgaben erstellen, nutzen Sie ClickUp Docs, um die Aufgaben und wichtigsten Stakeholder in einer Liste aufzulisten und Projektdetails zu erfassen.
IT-Roadmap-Gantt-Diagramm-Vorlage
Wenn Sie als IT-Experte Excel für das Projektmanagement nutzen, ist diese Vorlage genau das Richtige für Sie. Die ClickUp IT Roadmap Gantt-Diagramm-Vorlage ist das perfekte tool, um Softwareentwicklungsprozesse zu vereinfachen.
Mit dieser Vorlage können Sie einen Fahrplan erstellen, der Aufgaben, Zeitleisten und Ressourcen umreißt. Damit können Sie den Fortschritt Ihres Teams in Richtung der Projektziele verfolgen. Außerdem enthält sie KPIs, die die Leistungsbewertung vereinfachen.
👉Möchten Sie weitere Informationen über die Verwendung dieser Vorlagen für verschiedene Projektarten erhalten? Lesen Sie 20 Beispiele für Gantt-Diagramme im Projektmanagement.
Verschaffen Sie sich mit ClickUp einen vollständigen Überblick über Ihre Projekte.
Microsoft Excel-Gantt-Diagramme eignen sich für Einzel- oder Kleinprojekte mit begrenzten Datenmengen. Für die Verwaltung größerer Projekte reichen Excel-Gantt-Diagramme jedoch nicht aus. Ihnen fehlen wichtige Features wie Echtzeit-Zusammenarbeit, benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten und Automatisierung. Daher können sie kein nahtloses Projektmanagement und keine reibungslose Projektabwicklung gewährleisten.
Mit der flexiblen Plattform für Projektmanagement von ClickUp können Sie hingegen benutzerdefinierte Gantt-Diagramme erstellen, indem Sie Daten erfassen, Aufgaben visualisieren, Zeitleisten verfolgen, Ressourcen verwalten, kritische Pfade identifizieren und vieles mehr.
Darüber hinaus können Sie auch die Vorlagen und andere Features von ClickUp wie Dokumente, Dashboards und Automatisierungen nutzen, um Projekte zu verwalten und ein effektives Gantt-Diagramm zu erstellen.
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