Als Projektmanager ist es von höchster Priorität zu verstehen, wie viel Arbeit Ihr Team bewältigen kann.
Dies hilft Projektmanagern dabei, zukünftige Pläne anzupassen, zu entscheiden, ob ihr Team neue Projekte übernehmen kann, und festzustellen, ob sie neue Mitglieder des Teams einstellen müssen. 🚢
Ohne Kapazitätsplanung ist es schwierig, die Grenzen Ihrer Ressourcen zu ermitteln. Dieser Prozess ermöglicht wertvolle Einblicke in die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter, Ihrer Tools und des gesamten Unternehmens. Wenn Sie wissen, womit Sie arbeiten müssen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Team immer auf dem richtigen Weg ist und anstehende Projekte innerhalb der Fristen abschließen kann.
Auch wenn es kompliziert klingt, kann die Visualisierung der Planung der Kapazität ganz einfach sein, wenn Sie über die richtigen tools verfügen – und Excel ist eines davon.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Kapazitätsplanung in Excel darstellen können, und stellen Ihnen einige hilfreiche Vorlagen für die Kapazitätsplanung zur Verfügung.
Was ist Kapazitätsplanung?
Kapazitätsplanung ist der Prozess der Ermittlung der Ressourcen, die für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts erforderlich sind. Mit Ressourcen meinen wir Arbeitskräfte, verfügbare Zeit, Ausrüstung und Tools sowie das erforderliche Budget.
Dies ist ein wichtiger Prozess in vielen Branchen, von der Technik bis zur Medizin. Nehmen wir das Gastgewerbe als Beispiel: In Restaurants sind im Sommer und in den Ferien immer mehr Mitarbeiter beschäftigt.
Sie wissen, dass in bestimmten Zeiträumen mehr Kunden kommen, daher müssen sie sich in Bezug auf Personal und notwendige Vorräte darauf vorbereiten, damit der Betrieb reibungslos läuft. 🥘
Genau das erledigen Projektmanager – sie betrachten die Vergangenheit, um die Gegenwart zu verstehen und sich auf die Zukunft vorzubereiten.
So zeigen Sie die Kapazitätsplanung der Ressourcen in Excel-Tabellen an
Excel bietet zwar keine erweiterten Features für die Ressourcenkapazitätsplanung, aber seine Optionen reichen oft völlig aus, um die aktuelle Bandbreite Ihres Teams zu verstehen und entsprechend zu planen.
Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Excel ermitteln können, ob Ihr Team mehr Mitarbeiter benötigt, um effizient zu arbeiten und alle Projekte abzuschließen. Wir haben das einfachste Beispiel verwendet , um zu beschreiben, was Sie zu erledigen haben, um ein Meister der Kapazitätsplanung in Excel zu werden. 👑
Sobald Sie die Grundlagen verstanden haben, können Sie Ihren Umfang erweitern und mehrere Projekte, Positionen und/oder Fähigkeiten planen.
Schritt 1: Erstellen Sie eine Tabelle zur Bedarfsabschätzung.
Der erste Schritt besteht darin, eine Tabelle zu erstellen, aus der hervorgeht, wie viele Stunden pro Woche Ihr Team für jedes Projekt aufwenden muss.
Öffnen Sie Excel und geben Sie „Bedarfsprognose” in die Zelle A1 ein – das wird der Name der Tabelle sein. Geben Sie anschließend „Projekt” in die Zelle A2 und „Stunden pro Woche” in die Zelle B2 ein. Erstellen Sie eine Liste Ihrer Projekte in der Spalte „Projekt”.
Geben Sie unter „Stunden pro Woche“ die Anzahl der Stunden an, die für ein bestimmtes Projekt benötigt werden.
- Tipp 1: Vergrößern Sie die Breite der Spalten, damit alle Namen Platz finden, ohne dass die Tabelle unübersichtlich wird. Sie können die Namen der Spalten auch fett formatieren, um die Tabelle übersichtlicher zu gestalten.
- Tipp 2: Wenn Sie versuchen, die Anzahl der Stunden einzugeben, Excel diese jedoch immer wieder in ein Datum umwandelt, stellen Sie sicher, dass das Format korrekt ist. In den meisten Fällen sollten Sie sie auf „Zahl“ einstellen. Je nach Ihren Daten können Sie Nummern auch ohne Dezimalstellen anzeigen.
Schritt 2: Erstellen Sie eine Übersichtstabelle für die Kapazität
Erstellen Sie eine weitere Tabelle, um anzuzeigen, wie viele Mitarbeiter Sie haben und wie viele Stunden diese pro Woche arbeiten können.
Schreiben Sie „Übersicht der Kapazität” in die Zelle D1. Geben Sie „Anzahl der Mitarbeiter” in die Zelle D2, „Stunden pro Woche” in die Zelle E2 und „Auslastungsrate” in die Zelle F2 ein.
Die Auslastungsrate gibt den Prozentsatz der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter an, der für abrechnungsfähige Tätigkeiten aufgewendet wird. Ihre Mitarbeiter haben beispielsweise einen achtstündigen Arbeitstag, aber das bedeutet natürlich nicht, dass sie während dieser Zeit zu 100 % produktiv sind. Sie müssen Mittagspausen oder Toilettenpausen einlegen oder nicht arbeitsbezogene Besorgungen erledigen. Ihre Mitarbeiter nehmen auch Urlaub und geplante Freistellungen in Anspruch, was ebenfalls in die Gesamtauslastungsrate einfließt.
Selbst wenn Ihre Mitarbeiter mit voller Kapazität arbeiten, zählt nicht alles, was sie tun, als abrechnungsfähige Arbeit. Ein Beispiel sind administrative Aufgaben, die zu erledigen sind, aber möglicherweise für Ihre laufenden Projekte nicht relevant sind.
In unserem Beispiel haben wir 10 Mitarbeiter, die durchschnittlich 40 Stunden pro Woche arbeiten und eine Auslastung von 80 % haben.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Tabelle für die Kapazitätsplanung
Bei den ersten beiden Schritten geht es um die Eingabe von Daten, während dieser Schritt sich auf die Analyse der eingegebenen Daten und deren Umwandlung in Informationen konzentriert. In diesem Schritt zeigt Excel seine ganze Leistungsfähigkeit und macht deutlich, ob Ihr Team so gut ist, wie es ist, oder ob Sie mehr Mitarbeiter benötigen.
Schreiben Sie „Kapazitätsplanung” in die Zelle H1 (das ist der Name der Tabelle). Wie im vorherigen Schritt können Sie die Tabelle an einer beliebigen Stelle platzieren, aber es ist wichtig, die Anweisungen sorgfältig zu befolgen, um zu vermeiden, dass Sie die falschen Zellen für Formeln verwenden.
Gesamtprojektbedarf
Schreiben Sie in die Zelle H2 „Gesamtprojektbedarf”. Diese Zelle gibt die Stunden an, die Ihr Team und Ihre Projektmanager für alle Projekte zusammen investieren müssen. Anstatt den Taschenrechner zu starten und die Zahlen manuell zu addieren, nutzen Sie die Superkräfte von Excel. 🦸
Doppelklicken Sie auf das Feld H3 und klicken Sie auf das Symbol Fx links in der Formel-Leiste. Wählen Sie „SUM“ und wählen Sie den Bereich aus, der in das Ergebnis einbezogen werden soll. In unserem Fall sind dies die Zellen von B3 bis B7, und das Ergebnis ist 384.
Potenzielle Kapazität
Jetzt müssen Sie anzeigen, wie viele Stunden Ihr Team pro Woche arbeitet. Dies erhalten Sie, indem Sie die Anzahl der Mitarbeiter mit deren wöchentlichen Arbeitsstunden multiplizieren.
Sie können Excel die Arbeit für Sie erledigen lassen und eine Formel verwenden. Beginnen Sie, indem Sie „Potenzielle Kapazität” in I2 schreiben, doppelklicken Sie auf die Zelle I3 und drücken Sie die Fx-Schaltfläche links neben der Formelleiste. Geben Sie unter „Funktion suchen” „Produkt” ein und doppelklicken Sie auf die Funktion.
Wählen Sie die Zellen D3 und E3 aus, und Excel zeigt das Ergebnis in I3 an. In unserem Fall ist das 400.
Effektive Kapazität
Fahren wir mit der dritten Spalte fort. Tragen Sie „Effektive Kapazität” in J2 ein und berechnen Sie diese mithilfe einer Formel. Diese Zelle gibt an, wie viele Stunden Ihr Team tatsächlich abrechen kann. Das Ergebnis erhalten Sie, indem Sie die drei Zahlen aus unserer vorherigen Tabelle multiplizieren (in unserem Fall die Zellen D3, E3 und F3). Das Ergebnis lautet 320.
Schritt 4: Berechnen Sie den Ressourcenmangel
Dies ist der letzte und komplexeste Schritt, nach dem Sie herausfinden, ob Ihrem Team Ressourcen (in diesem Fall Arbeitskräfte) fehlen. Sie berechnen dies anhand einer speziellen Formel.
Fügen Sie zunächst eine neue Spalte zu Ihrer Tabelle für die Kapazitätsplanung aus dem vorherigen Schritt hinzu und nennen Sie sie „Ressourcenmangel“.
Die Formel: Teil 1
Jetzt ist es an der Zeit, eine der Funktionen zu nutzen, für die Excel bekannt ist, nämlich IF. Sie legen eine Bedingung fest, die automatisch angezeigt wird, wenn Sie mehr Mitarbeiter in Ihrem Team benötigen. Darüber hinaus zeigt Excel sogar an, wie viele Mitarbeiter Sie zusätzlich benötigen!
In unserem Beispiel sieht die Formel wie folgt aus: „=IF(H3>J3,(H3-J3)/(E3*F3))”. Sieht kompliziert aus? Lassen Sie es uns genauer erklären! 🤓
Zunächst konzentrieren Sie sich darauf, ob der Gesamtbedarf des Projekts höher ist als die effektive Kapazität des Teams (ausgedrückt in Stunden). Im Idealfall würden diese beiden Zahlen nahezu gleich sein. Aber Sie leiten ein dynamisches Team, das verschiedene Projekte bearbeitet – einige davon sind komplex und erfordern mehr Arbeit.
Unabhängig vom Umfang des Projekts gilt: Wenn die Anzahl der Stunden pro Woche, die zur Bewältigung aller Projekte erforderlich sind, die effektive Kapazität des Teams übersteigt, bedeutet dies, dass Sie mehr Teammitglieder benötigen.
Die Formel: Teil 2
Angenommen, der Gesamtbedarf des Projekts übersteigt die effektive Kapazität Ihres Teams. In diesem Fall müssen Sie berechnen, wie viele Mitarbeiter Sie benötigen, womit wir zum zweiten Teil unserer Formel kommen.
Zunächst ermitteln Sie die Differenz zwischen dem Gesamtbedarf des Projekts und der effektiven Kapazität (H3-J3). Anschließend multiplizieren Sie die Anzahl der Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters mit der Auslastungsrate (E13*F13).
Da die Möglichkeit besteht, dass Sie keine gerade Zahl erhalten und Sie nicht genau 7,55 Personen einstellen können, müssen Sie die Zahl aufrunden und sollten immer die höhere Zahl verwenden (in diesem Fall also 8).
In unserem Beispiel fehlen genau zwei Personen in unserem Team, um einen reibungslosen Ablauf aller Projekte zu gewährleisten. ⛵
Verwandte Ressourcen
Wenn Sie mehr über Excel und seine Funktionen erfahren möchten, finden Sie hier einige zusätzliche Tipps. 🤓
Nachteile der Verwendung von Excel für die Planung der Kapazität
Die Kapazitätsplanung in Excel kann wertvolle Einblicke in die Workload Ihres Teams liefern und Ihnen bei der Vorbereitung auf zukünftige Projekte helfen. Allerdings ist die Kapazitätsplanung nicht die größte Stärke von Excel. Hier sind einige Gründe, warum Excel möglicherweise nicht die beste Option für die Kapazitätsplanung ist:
- Es ist nicht kollaborativ: Excel bietet keine Features, die die Zusammenarbeit und Teamarbeit fördern, wie z. B. die Zuweisung von Aufgaben, die Nachverfolgung des Fortschritts oder die Festlegung von Fälligkeitsdaten.
- Es bietet keine unterschiedlichen Layouts: Mehrere Ansichten des Projektmanagements wie Liste, Kalender oder Board ermöglichen es Ihnen, sowohl das Gesamtbild als auch Details zur Workload Ihrer Teammitglieder zu betrachten. Excel bietet diese Funktionen nicht und schränkt somit Ihre Perspektive ein.
- Es erfordert gründliche Vorbereitung: Die Planung der Kapazität in Excel kann viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Sie viele Mitglieder des Teams und Projekte zu verwalten haben. Stattdessen benötigen Sie eine anpassbare Software für das Projektmanagement, um die Planung der Kapazität effizient zu handhaben ⏳.
3 Alternativen zu Excel-Vorlagen für die Planung der Kapazität
Excel kann eine gute Option für einfachere Vorlagen für die Kapazitätsplanung sein, hat jedoch Limite. Es fördert nicht die Zusammenarbeit zwischen Team-Mitgliedern und ist eindimensional – Sie können nicht verschiedene Perspektiven nutzen, um dasselbe Problem anzugehen und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen.
Hier kommt ClickUp ins Spiel. Es bietet alles, was Sie für einen optimierten Plan zur Verwaltung der Kapazität benötigen, einschließlich vorgefertigter Vorlagen.
Sie bieten den Rahmen für die Kapazitätsplanung, sparen Zeit, fördern die Teamarbeit und sorgen für eine faire Workload. Beachten Sie, dass diese Vorlagen nicht in Excel verwendet werden können und nicht Teil der Office-Suite sind.
1. ClickUp-Vorlage für den Workload von Mitarbeitern
Die Produktivität des Teams zu steigern, ist der Traum jedes Projektmanagers. Aber Sie können Ihrem Team nicht einfach mehr Projekte aufbürden, wenn es diese nicht bewältigen kann. Das würde nicht nur zum Chaos führen, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter beeinträchtigen und wahrscheinlich zu Burnout führen. 🔥
Um die Effizienz des Teams zu steigern, müssen Sie zunächst dessen Workload genauer untersuchen, analysieren und die gewonnenen Erkenntnisse für die Zukunft nutzen. Mit anderen Worten: Sie müssen eine Kapazitätsplanung durchführen, und die ClickUp-Vorlage für die Workload der Mitarbeiter kann dabei das perfekte tool sein. 🪛
Was kann diese Vorlage für Sie erledigen?
- Hilft bei der Messung der Kapazität Ihres Teams
- Sorgt für eine faire und überschaubare Verteilung der Aufgaben
- Bietet eine klare Übersicht darüber, wer für was verantwortlich ist.
- Beugt Burnout vor
- Fördert die Zusammenarbeit zwischen Team-Mitgliedern
Beginnen Sie mit der Registerkarte „Aufgabenansicht“ der Vorlage. Hier erstellen Sie eine Liste der Aufgaben, die Ihr Team im kommenden Zeitraum abschließen muss. Fügen Sie Mitarbeiter hinzu, legen Sie Fristen und Prioritäten fest und bestimmen Sie, welches Team für die Erledigung welcher Aufgabe zuständig ist.
Die Individuelle Workload-Ansicht bietet eine kalenderähnliche Übersicht über die Aufgaben jedes einzelnen Teammitglieds. Sie sehen, wie viele Stunden sie benötigen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben im Verhältnis zu ihrer täglichen Kapazität abzuschließen. Diese Ansicht hilft Ihnen zu verstehen, ob Ihre Teammitglieder überlastet sind oder über freie Zeit verfügen.
Die Workload-Ansicht für Teams trennt die Workloads nach Teams und zeigt, wie viel Zeit jedes Team pro Woche eingeplant hat. Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen mit mehreren Teams in derselben Abteilung, da es dazu beiträgt, die Verteilung der Workloads gleichmäßig zu gestalten.
Schließlich gibt es noch die Team-Board-Ansicht, in der alle Aufgaben nach Teams sortiert sind.
2. ClickUp-Vorlage für die Ressourcenplanung
Möchten Sie Ihre Ressourcen wie ein Profi zuweisen und das Wachstum Ihres Unternehmens planen und begleiten? Und wie klingt es, die Ausgaben für Projektressourcen zu reduzieren und die Leistung der Teams zu optimieren? All dies ist mit der ClickUp-Ressourcenplanung-Vorlage möglich!
Diese Vorlage bietet mehrere Ansichten, die die Ressourcenplanung optimieren. Sehen wir uns diese Ansichten an und erklären wir ihren Zweck:
| Ansicht | Zweck |
| Workload der Projektkoordinatoren | Erstellen Sie eine Liste der Projektkoordinatoren und ihrer Ergebnisse basierend auf den von ihnen geleiteten Teams, um die Kapazität zu überwachen. |
| Team-Workload | Liste der Projektkoordinatoren und ihrer Aufgaben, nur dass diesmal die Aufgaben mit bestimmten Clients verknüpft sind. |
| Projektkoordinatoren | Verschaffen Sie sich eine Übersicht über die Projektkoordinatoren und die Aufgaben in Form eines Kanban-Boards. |
| Clients | Anzeige der Details für jedes Projekt (Startdatum und Fälligkeitsdatum, zugewiesene Budgets und tatsächliche Kosten, Namen der Projektkoordinatoren und mehr), sortiert nach Clients |
| Aktivität Gantt | Übersicht über die Zeitleisten für alle Aufgaben, um Überschneidungen zu vermeiden und eine gleichmäßige Verteilung der Workload zu gewährleisten |
| Zeitleiste | Gruppieren Sie Aufgaben nach Clients und kennzeichnen Sie deren Status in einem Kalender-Formular mit Farben. |
| Board | Sortieren Sie Aufgaben anhand ihres Status auf einem Kanban-Board. |
Kombinieren Sie all diese Ansichten, und Sie erhalten eine umfassende Vorlage für die Planung der Projektkapazität innerhalb von Teams und Abteilungen.
3. ClickUp-Vorlage für die Ressourcenzuweisung
Die Zuweisung und Verwaltung von Ressourcen kann eine Herausforderung sein und sogar völlig fehlschlagen, wenn Sie nicht die richtigen Tools verwenden. Die ClickUp-Vorlage für die Ressourcenzuweisung ist eine Verknüpfung, mit der Sie die heute verfügbaren Ressourcen analysieren und verstehen können, um für morgen zu planen.
Hier erfahren Sie, warum diese Vorlage eine leistungsstarke Waffe in Ihrem Arsenal sein kann:
- Hilft Ihnen, alle Projekte termingerecht zu liefern
- Steigert die Motivation der Mitarbeiter
- Hilft bei der Optimierung der Mitarbeiterleistung und der Maximierung der Effizienz
Wie die anderen ClickUp-Vorlagen für die Ressourcenkapazitätsplanung bietet auch diese Vorlage den Luxus mehrerer Ansichten. Mit den Workload-Ansichten „Team-Workload” und „Teamleiter-Workload” erhalten Sie detaillierte Einblicke in den Workload jedes einzelnen Teammitglieds. Filtern Sie den Workload nach Datum, Status, Priorität, Mitarbeitern und Meilensteinen und erhalten Sie mit wenigen Klicks die gewünschten Informationen. Dies ist besonders nützlich für Projektmanager mit größeren Teams.
Die Vorlage bietet außerdem zwei Listenansichten: Nach Clients und Nach Projekten. Verwenden Sie diese, um Ihre Aufgaben nach Clients/Projekten zu gruppieren und Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Gesamtbudget und andere Details zu überprüfen.
Zuletzt gibt es noch die Lieferprozessansicht, ein Kanban-Board, das Ihre Projekte und deren Phasen anzeigt.
Eine bessere Möglichkeit, die Planung der Kapazität darzustellen
Die von uns vorgestellten Vorlagen für die Kapazitätsplanung sind nur die Spitze des Eisbergs der Projektmanagement-Lösung ClickUp. 🧊
Nutzen Sie beispielsweise die Pulse ClickApp, um wertvolle Einblicke in die Aktivitäten Ihres Teams während eines Arbeitstages zu erhalten. Damit können Sie sehen, wer zu welcher Zeit online ist und woran er gerade arbeitet.
Ein weiteres wertvolles Feature für die Kapazitätsplanung ist ClickUp Docs. Damit können Sie den Umfang eines Projekts skizzieren und den Bedarf an Kapazität ermitteln. Sobald Sie ein Dokument erstellt haben, können Sie es dem Projekt als Anhang hinzufügen und jederzeit darauf zurückgreifen, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen.
Möchten Sie die Vorteile der Kapazitätsplanung nutzen, ohne Stunden mit der Erstellung von Diagrammen und Formeln in Excel zu verschwenden? Mit mehreren Ansichten, benutzerfreundlichen Vorlagen und detaillierten Anweisungen gibt Ihnen ClickUp die Kontrolle und ermöglicht Ihnen jederzeit einen einfachen Einblick in die Kapazitäten Ihres Teams! 💪