Haben Sie schon einmal mitten in einem Projekt mit Personalmangel, Budgetüberschreitungen und Terminängsten zu kämpfen gehabt? 👀
Wenn ja, wird es Sie freuen zu erfahren, dass es eine Möglichkeit gibt, das Risiko eines erneuten Auftretens zu verringern. Hier kommt die Planung der Kapazität ins Spiel.
Die Kapazitätsplanung, auch als Bedarfsplanung oder Bedarfsprognose bekannt, ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Wenn sie richtig erledigt wird, kann sie Ihnen während Ihres Projekts viel Zeit, Energie und Kosten sparen.
In diesem Leitfaden definieren wir verschiedene Arten von Strategien zur Kapazitätsplanung und stellen Ihnen einen Prozess vor, mit dem Sie loslegen können, einschließlich Beispielen und Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Wenden Sie diese Prinzipien auf Ihr nächstes Projekt an und sehen Sie, wie viel einfacher es damit läuft!
Was ist Kapazitätsplanung?
Das Ziel der Kapazitätsplanung ist es, Ihren Ressourcenbedarf, um ein bestimmtes Projekt in einem bestimmten Zeitrahmen abzuschließen, zu schätzen.
Eine effektive Planung der Kapazität berücksichtigt:
- Wie viel Arbeit muss erledigt werden und wie lange wird dies voraussichtlich dauern?
- Die für diese Arbeit erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten
- Die Mitglieder des Teams, die für die Arbeit an dem Projekt zur Verfügung stehen
- Die Zeit, die Teams dafür aufwenden können
- Alle erforderlichen Materialien, Geräte oder Software
- Die Limite des Projektbudgets
Kapazitätsplanung ist im Wesentlichen eine Gleichung zwischen Angebot und Nachfrage. Mit anderen Worten: Werden Sie über die benötigten Ressourcen verfügen, wenn Sie sie benötigen? ⚖️
Wenn nicht, müssen Sie einen Plan erstellen, wie Sie diese zum richtigen Zeitpunkt bereitstellen können. Möglicherweise müssen Sie beispielsweise Ihr Personal aufstocken oder vorübergehend Ressourcen aus einer anderen Abteilung ausleihen. Wenn Sie hingegen über überschüssige Kapazitäten verfügen, können Sie diese für andere Initiativen nutzen.
Die Ressourcenplanung ist nur der erste Schritt des Ressourcenmanagements. Nach Erledigung der Planung müssen Sie die Ressourcen den jeweiligen Projektbereichen zuweisen, für die sie am besten geeignet sind.
Anschließend überwachen Sie die Ressourcennutzung des Projekts, um zu überprüfen, ob Ihre Schätzungen zutreffend waren. Wenn diese Ressourcen über- oder unterausgelastet sind oder sich Ihre Kapazität ändert, können Sie schnell die notwendigen Anpassungen vornehmen, um die Ressourcenzuweisung zu verbessern.
Vorteile der Planung der Kapazität
Wenn Sie Ihre Planung der Kapazität gut erledigen, profitiert das gesamte Projekt in mehrfacher Hinsicht:
- Verbessertes Lieferkettenmanagement: Eine gute Ressourcenplanung sorgt dafür, dass Sie sich nicht mit Engpässen bei Rohstoffen oder Ausrüstung herumschlagen müssen. Sie haben alles, was Sie brauchen, um die Produktion gemäß Ihrem Projektplan fortzusetzen.
- Produktivere Teams: Eine gut durchdachte Personalplanung erleichtert das Workload-Management. Sie kennen die Kapazitäten und Fähigkeiten Ihres Teams und können so sicherstellen, dass jeder auf seinem optimalen Niveau arbeitet – was zu einer hohen Teamzufriedenheit und deutlich weniger Burnout führt.
- Weniger Prozessineffizienzen: Durch klare Projektabhängigkeiten und eine gute Ressourcenplanung können Sie genügend Ressourcen an den richtigen Stellen zuweisen. So vermeiden Sie Engpässe, die Zeit kosten und Ihre Produktionskapazität verringern.
- Weniger Lieferengpässe: Mit einer guten Planung der Produktkapazität können Sie Ihren Kunden immer das bieten, was sie wollen, wann sie es wollen, und so sicherstellen, dass sie ihr Geld bei Ihnen ausgeben und nicht bei Ihren Mitbewerbern.
- Bessere Entscheidungsfindung: Mit einem klaren Plan für das Anforderungsmanagement und einem guten Plan für die Kapazität können Sie auf jedem Schritt fundierte Entscheidungen treffen, selbst wenn sich die Umstände ändern oder Sie skalieren möchten.
- Wiederverwendbare Prozesse: Sobald Sie eine Strategie zur Kapazitätsplanung getestet haben und wissen, dass sie funktioniert, können Sie diesen Plan als Vorlage für zukünftige Projekte wiederverwenden, sodass Sie nicht jedes Mal von vorne beginnen müssen.
- Höhere Rentabilität: Durch die Optimierung aller Prozesse und eine gute Auslastung Ihrer Ressourcen werden Kosten gesenkt und Ihr Geschäftsergebnis verbessert.
- Zufriedene Stakeholder: Wenn alles reibungslos läuft und die Gewinne steigen, sind Ihre Stakeholder wahrscheinlich zufrieden.
Verwenden Sie ClickUp, um eine klare Reihenfolge der Vorgänge festzulegen, indem Sie „blockierende“ oder „wartende“ Abhängigkeiten zwischen Aufgaben hinzufügen.
Wie Sie wahrscheinlich bereits erkannt haben, ist ein Erfolg bei der Kapazitätsplanung keine Frage des Ratens. Sie erfordert reale Daten und Szenarioplanung – und vielleicht auch ein bisschen Bauchgefühl. Glücklicherweise stehen bewährte Vorlagen und Strategien für die Kapazitätsplanung zur Verfügung, die durch einen breiten Bereich an Kapazitätsplanungstools unterstützt werden.
Strategien zur Planung der Kapazität
Es gibt verschiedene Ansätze für die Planung der Kapazität. Jede Methode hat Vor- und Nachteile und eignet sich für unterschiedliche Arten von Unternehmen und Risikoprofile. Sehen wir uns einmal an, was sie zu bieten haben.
Lag-Strategie
Die Lag-Kapazitätsplanung ist die konservativste aller Strategien. Sie zielt darauf ab, den tatsächlichen Bedarf innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu decken – und nicht mehr.
Der Vorteil dieser Echtzeitstrategie besteht darin, dass Sie keine Ressourcen verschwenden, da Sie nur für das bezahlen, was Sie tatsächlich benötigen. Wenn sich jedoch die Kundennachfrage ändert – beispielsweise wenn Sie ein Restaurant betreiben und plötzlich ein großer Andrang von Kunden eintritt –, kann es zu Verzögerungen kommen, bevor Sie Ihre Kapazität erhöhen können, um dieser Nachfrage gerecht zu werden.
Kunden sind in der Regel nicht für ihre Geduld bekannt, sodass sie sich möglicherweise an Ihre Konkurrenten wenden, anstatt darauf zu warten, dass Sie aufholen. Wenn ihnen das Angebot Ihrer Konkurrenten gefällt, könnten Sie also kurzfristig und möglicherweise auch langfristig Geld verlieren.
Diese Strategie wird häufig von Unternehmen angewendet, die hochwertige Produkte oder Dienstleistungen verkaufen oder deren Kundenbindung gesichert ist.
Lead-Strategie
Die vorausschauende Kapazitätsplanung ist weitaus zukunftsorientierter. Hier planen Sie Ihre Kapazität auf der Grundlage der prognostizierten zukünftigen Nachfrage für einen bestimmten Zeitraum. So können Sie beispielsweise von bevorstehenden Umsatzspitzen während bestimmter Feiertage oder Jahreszeiten profitieren. 📊
Allerdings birgt sie auch weitaus mehr Risiken. Wenn sich Ihre Nachfrageprognose für diesen Zeitraum als zu optimistisch herausstellt, könnten Sie am Ende mit überschüssigen Lagerbeständen dastehen, die Sie nicht verkaufen können, oder mit Mitarbeitern, die untätig herum sitzen und Ihnen nur Kosten verursachen.
Viele Einzelhandelsgeschäfte nutzen diese Strategie, um sich auf saisonale Zeiträume mit hoher Nachfrage, wie beispielsweise die Feiertage, vorzubereiten.
Strategie anpassen
Die Match-Kapazitätsplanung liegt zwischen diesen beiden Extremen. Sie zielt darauf ab, einen Mittelweg zu finden, indem sie Marktfluktuationen genau beobachtet und regelmäßig Pläne für die Kapazität durchführt. Dazu gehört auch die Notfallplanung für Ihre verfügbaren Ressourcen, damit Sie genau wissen, was Sie zu erledigen haben, wenn sich die Lage ändert.
Als Beispiel: Wenn die Nachfrage steigt, können Sie Ihre Kapazität zunächst nur geringfügig erhöhen, aber weitere Ressourcen bereithalten, falls diese benötigt werden. So können Sie Chancen nutzen, ohne Ressourcen zu früh zu committen.
Diese Strategie ist nicht so riskant wie der Lag-Ansatz und ermöglicht dennoch Skalierbarkeit. Aus diesem Grund ist sie für viele Geschäfte eine gute Strategie. ✅
So implementieren Sie einen Prozess zur Planung der Kapazität
Eine effektive Planung der Kapazität erfordert einige Schritte, um sicherzustellen, dass Sie alle Aspekte berücksichtigt haben.
Die Kapazitätsplanung kann in Excel erledigt werden – und das ist sicherlich weitaus besser, als sie manuell mit Papier und Taschenrechner zu erledigen. Allerdings ist eine Excel-Tabelle nicht die beste Software für die Kapazitätsplanung, die es gibt.
Es gibt viele gute Online-Ressourcen zum Thema Planung der Kapazität, und eine der besten ist ClickUp.
ClickUp ist ein All-in-One-Tool für Projektmanagement und Produktivität, das Sie bei Ihrer Planung der Kapazität unterstützt. Sehen wir uns an, wie Sie es zur Umsetzung der Prozessschritte nutzen können.
Schritt 1: Verstehen Sie Ihre Projektanforderungen
Denken Sie daran, dass Ihr Ziel darin besteht, sicherzustellen, dass Sie über alle Ressourcen verfügen, die Sie benötigen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Daher ist es wichtig, zunächst genau zu prüfen, was zu erledigen ist.
Idealerweise verfügen Sie über ein Projektumfangsdokument oder eine Projektcharta. Ist dies nicht der Fall, dokumentieren Sie alle Projektschritte so gut wie möglich, zusammen mit Zeitrahmen, Prioritäten und Abhängigkeiten. Sie können dazu ein ClickUp-Dokument, ein ClickUp-Whiteboard oder ein Gantt-Diagramm verwenden. 📝
Schritt 2: Schätzen Sie die benötigte Kapazität
Schätzen Sie anhand Ihres Projektplans die Zeit, die für die einzelnen Schritte des Projekts benötigt wird. Nutzen Sie dazu Ihr Wissen und Ihre Erfahrung sowie alle verfügbaren Verlaufsdaten – und scheuen Sie sich nicht, andere um Rat zu fragen, die Ihnen ebenfalls helfen können. Addieren Sie dann die geschätzten Stunden, um die Gesamtzeit zu ermitteln.
Wenn für bestimmte Schritte besondere Fähigkeiten erforderlich sind, heben Sie diese hervor, da sie bestimmten Personen zugewiesen werden müssen. Identifizieren Sie die Personen, die Sie in Ihrem Team haben möchten, insbesondere diejenigen mit den von Ihnen benötigten Fachkenntnissen. Fügen Sie außerdem eine Liste aller Materialien oder Geräte hinzu, die Sie möglicherweise benötigen. 💻
Schritt 3: Überprüfen Sie die aktuelle Kapazität Ihres Teams
Die ClickUp-Workload-Ansicht wurde entwickelt, um sicherzustellen, dass alle Ihre Teammitglieder optimal arbeiten können.
Die Funktion „Workload-Ansicht” nutzt die von Ihnen zugewiesenen Aufgaben und Ihre geschätzten Zeitrahmen, um Ihnen genau zu zeigen, wie viel Arbeit jedes Teammitglied hat – oder nicht hat. 🏖️
Die Workload eines Teammitglieds wird als Balkendiagramm im Verhältnis zu seiner Kapazität – der Zeit, die ihm für die Arbeit zur Verfügung steht – über eine Woche, zwei Wochen oder einen Monat (Sie wählen den Zeitrahmen) angezeigt. So können Sie leicht erkennen, wie viel Zeit ihm noch für zusätzliche Aufgaben bleibt. Und wenn Sie sich die Details ansehen möchten, können Sie einfach darauf klicken, um die spezifischen Aufgaben anzuzeigen, mit denen er beschäftigt ist.
Schritt 4: Achten Sie auf die Lücke
Da Sie nun wissen, wie viel Bandbreite Ihr Team für Ihr neues Projekt zur Verfügung hat, können Sie etwaige Kapazitätslücken berechnen. Nehmen wir beispielsweise an, dass das Projekt 200 Stunden einer bestimmten Art von Arbeit pro Woche erfordert, Ihr Team jedoch nur über 100 Stunden verfügbare Kapazität verfügt. Dann müssen Sie für die zusätzlichen 100 Stunden temporäre Mitarbeiter oder Freiberufler einstellen. 🙋♀️
Schritt 5: Kapazität kontinuierlich überwachen
Schätzungen sind für den Einstieg in die Planung der Kapazität unerlässlich, aber die Dinge ändern sich und im wirklichen Leben läuft nicht immer alles nach Plan. Manche Aufgaben können länger dauern als gedacht, es kann zu Scope Creep kommen oder Mitglieder des Teams können krank werden.
Behalten Sie den Fortschritt genau im Auge, damit Sie Ihre Planung für die Kapazität nach und nach optimieren können. Nutzen Sie das anpassbare Dashboard von ClickUp, um Echtzeit-Analysen anzuzeigen und bei Bedarf schnell Berichte zu erstellen, damit Sie immer wissen, was gerade passiert, und schnell auf Warnsignale reagieren können. 🚩
Wenn Sie sich eingehend mit der Optimierung Ihrer Kapazitätsplanung befassen möchten, melden Sie sich kostenlos für den Kurs der ClickUp University zum Thema „Maximierung der Kapazitätsplanung mit der Workload-Ansicht” an.
Beispiele und Vorlagen für die Planung der Kapazität
Schauen wir uns anhand der Vorlage „Employee Workload Template” von ClickUp an, wie diese Strategien und Prozesse in realen Szenarien umgesetzt werden können.
Beispiel für eine Lag-Strategie
Riley ist Produktionsleiterin in einem kleinen Geschäft, das exklusive, handgefertigte Handtaschen herstellt. Das Geschäft weiß, wie viele Handtaschen monatlich über seinen Online-Shop verkauft werden, und plant entsprechend. 👜
Eines Tages hat das Unternehmen Glück und eine Influencerin entdeckt seine Produkte. Sie bewirbt ihre bevorzugte Handtasche auf ihren YouTube- und TikTok-Kanälen, und plötzlich will jeder eine haben. Die Bestellungen strömen herein, und das Geschäft hat bald keine Lagerbestände mehr.
Das Unternehmen nutzt diese Gelegenheit und erstellt eine Warteliste für Taschen, die es über seine Kanäle bekannt macht. Riley führt die Kapazitätsplanung innerhalb der Workload-Vorlage durch und stellt fest, dass das vierköpfige Team um drei zusätzliche qualifizierte Taschenhersteller erweitert werden muss. Dadurch wird der Lagerbestand so weit erhöht, dass die neue Nachfrage gedeckt werden kann.
Es wird einige Zeit dauern, bis die neuen Mitarbeiter eingestellt sind und die Produktion voll angelaufen ist, aber die Verzögerungsstrategie funktioniert hier, da es sich um ein exklusives Produkt handelt – und die viel beachtete Warteliste lässt es noch exklusiver erscheinen. Die Kunden sind bereit zu warten und freuen sich, wenn sie ihre Handtaschen endlich erhalten.
Beispiel für eine Lead-Strategie
Alex ist Projektmanager bei einer Marketingfirma. Das Geschäft hat gerade den Auftrag zur Erstellung von Marketingmaterialien für ein großes Unternehmen erhalten, der in zwei Monaten beginnen soll, und ein weiterer Auftrag ist in Aussicht.
Als Alex die Vorlage für die Kapazitätsplanung verwendet, wird ihm klar, dass sein derzeitiges sechsköpfiges Team die zusätzlichen Arbeitsstunden für diese beiden Verträge ohne umfangreiche Überstunden nicht bewältigen kann. 🕜
Während also der erste Vertrag noch finalisiert wird und bevor der zweite bestätigt ist, führen sie Vorstellungsgespräche und stellen vier neue Mitarbeiter ein. Wenn der erste Vertrag offiziell beginnt, sind die neuen Mitarbeiter bereits eingearbeitet und einsatzbereit.
Alex geht ein gewisses Risiko ein, da die Verträge noch nicht endgültig abgeschlossen sind und etwas schiefgehen könnte, aber sie setzen darauf, dass beide Verträge zustande kommen. Das Unternehmen kann außerdem die Tatsache, dass es bereits über ein Team verfügt, das die Arbeit bewältigen kann, als Verkaufsargument für den zweiten Vertrag nutzen.
Wenn sie den zweiten Auftrag nicht erhalten, haben sie natürlich zusätzliche Kapazitäten in ihrem Team. Dann müssen sie sich schnell nach weiteren Geschäften umsehen oder einige zusätzliche Mitarbeiter entlassen.
Beispiel für eine passende Strategie
Jamie leitet ein Team von acht Callcenter-Mitarbeitern, die im Schichtdienst für ein Einzelhandelsgeschäft arbeiten. 🎧
Das Unternehmen plant eine Sonderaktion, die wahrscheinlich großes Interesse wecken wird. Möglicherweise gehen viele zusätzliche Anrufe beim Contact Center ein, aber es gibt auch viele Informationen auf der Website und anderen Kanälen.
Jamie verwendet die Workload-Vorlage und berechnet, dass jeder Agent über eine bestimmte Kapazität verfügt, aber wenn zu viele Anrufe eingehen, zusätzliche Hilfe benötigt wird. Anstatt zusätzliches Personal einzustellen, wurden einige Mitglieder der alternativen Teams gebeten, sich bereitzuhalten.
Die Match-Strategie ermöglicht es Jamie, bei ihren Entscheidungen vorsichtig zu sein und nur bei Bedarf zusätzliche Unterstützung hinzuzuziehen. Wenn keine zusätzlichen Mitglieder des Teams benötigt werden, entstehen keine unnötigen Kosten. Wenn jedoch zusätzliche Mitglieder des Teams benötigt werden, sollten die höheren Umsätze aus den zusätzlichen Telefonanfragen ausreichen, um die Kosten auszugleichen.
Meistern Sie die Planung der Kapazität, um Ihr Geschäft zum Erfolg zu führen
Die Kapazitätsplanung hilft Ihnen dabei, genau zu verstehen, wie viel Arbeit Ihr Team bewältigen kann. Sie vergleicht die aktuelle Kapazität mit dem bevorstehenden Bedarf und ermittelt, ob Sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen müssen. Dies sorgt für Effizienz, Produktivität und bessere Entscheidungsfindung, was insgesamt zu höheren Gewinnen führt. 🙌
Die Lag-Methode ist die konservativste Strategie der Kapazitätsplanung, bei der Ressourcen nur dann aufgestockt werden, wenn ein nachweislicher Bedarf besteht. Die Lead-Methode ist proaktiv und birgt potenziell höhere Risiken und Chancen, während die Match-Strategie darauf abzielt, einen Kompromiss zwischen diesen beiden Extremen zu finden. Jede Strategie eignet sich für unterschiedliche Arten von Geschäften und Situationen, aber die Stärke liegt in einer guten Planung.
Melden Sie sich kostenlos an und nutzen Sie ClickUp, um noch heute das Management der Kapazität zu meistern. ✨