Die meisten von uns waren schon einmal in einer Situation, in der es nicht genug Arbeit zu erledigen gab. Wir sind uns auch der Auswirkungen bewusst, die ein Zuviel an Arbeit haben kann, und der Risiken, die es mit sich bringt. Die Verwaltung der Kapazität und des Workloads von Menschen ist ein sorgfältiger Balanceakt, den die Ressourcennutzung zu lösen versucht.
In diesem Leitfaden gehen wir praktische Schritte durch, mit denen ein Projektleiter die Ressourcen seines Teams optimal nutzen kann. Außerdem bieten wir Ihnen einige fantastische Vorlagen, die Ihnen dabei helfen.
Lassen Sie uns eintauchen und die Geheimnisse lüften, um effektives Ressourcenmanagement !
Was ist Ressourcenauslastung?
Die Ressourcenauslastung ist eine Metrik, die Projektmanager und -leiter verwenden, um zu bewerten, wie ihre Ressourcen in einem Projekt genutzt werden. Sie misst den Auslastungsgrad Ihrer Ressourcen (oft Ihrer Mitarbeiter) im Laufe der Zeit, um festzustellen, ob sie zu wenig, zu viel oder gerade genug genutzt werden.
Der Auslastungsgrad misst, wie viel von der verfügbaren Zeit Ihrer Teammitglieder für abrechenbare Arbeit verwendet wird. Diese Metrik gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie produktiv Ihre Mitglieder sind, ob Sie Ihre Ressourcen effektiv nutzen und wie Sie Ihre Arbeit optimieren können, um Produktivität und Rentabilität zu steigern.
Die Ressourcennutzung wird oft verwechselt mit ressourcenzuweisung . Sie befinden sich in einem ähnlichen Space, haben aber beide eine einzigartige Rolle. Die Nutzung konzentriert sich darauf, wie Sie alle Ihre Ressourcen verwalten und optimieren. Die Zuteilung ist die Wissenschaft der Zuweisung spezifischer Ressourcen zu einzelnen Projekten, sobald Sie sich für die beste Art der Organisation entschieden haben.
Mit der Box-Ansicht in ClickUp können Sie sehen, woran Ihr Team arbeitet, was es erreicht hat und wie hoch seine Kapazität ist
Wie man die Ressourcenauslastung berechnet
Zu wissen, ob Ihre Ressourcen unter- oder überausgelastet sind, ist unglaublich wertvoll, aber wie erledigen Sie die Messung der Ressourcenauslastung? Es mag sich kompliziert anhören, aber es gibt eine typische Formel für die Ressourcennutzung, die Sie verwenden können:
Ressourcennutzungsrate = Abrechenbare Gesamtstunden / verfügbare Gesamtstunden
Auf diese Weise erhalten Sie eine Zahl, mit der Sie verschiedene Ressourcen, Mitglieder des Teams und Projekte vergleichen können. Multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100, wenn Sie die Zahl in einen Prozentsatz umwandeln möchten.
Werfen wir einen Blick auf ein Beispiel für diese Formel in der Praxis.
Ihr Softwareentwickler hat einen Vollzeitvertrag über 40 Stunden pro Woche. Sie bitten ihn, ein Timesheet abzuschließen und stellen fest, dass er 30 Stunden pro Woche für abrechenbare Arbeit aufwendet. Wenden wir die Formel an:
Ressourcennutzungsgrad= 30 / 40
Daraus ergibt sich ein Ressourcennutzungsgrad von 0,75, also 75 %.
Anhand der obigen Informationen ist klar, dass die Zeit Ihres Mitglieds im Team nicht effektiv genutzt wird. Versuchen Sie, die in Meetings verbrachte Zeit zu reduzieren, übertragen Sie administrative Aufgaben an ein anderes Mitglied des Teams und investieren Sie in projektmanagement tools die Arbeitsabläufe rationalisieren. Auf diese Weise kann ihr Fachwissen genutzt werden, um stattdessen abrechenbare Aufgaben abzuschließen.
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Schauen wir uns ein weiteres Beispiel an. Ihr Manager für digitales Marketing hat einen Teilzeitvertrag über 20 Stunden pro Woche, aber er arbeitet oft länger. Sie stellen fest, dass er tatsächlich 25 Stunden pro Woche für abrechenbare Tätigkeiten aufwendet.
Ressourcennutzungsrate = 25 / 20
Dieses Mitglied des Teams hat einen Auslastungsgrad von 1,25, also 125 %. Das ist mehr als die vertraglich vereinbarten Stunden und birgt das Risiko eines Burnouts. Es ist wichtig, die Arbeitsstunden dieses Mitglieds zu reduzieren, indem Sie anderen Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, Ihr Team vergrößern oder Effizienz- oder Prozesseinsparungen vornehmen. ⚒️
Vorteile einer effektiven Ressourcennutzung
Es ist fast unmöglich, das richtige Gleichgewicht zu finden, aber die besten Projektmanager bemühen sich, die Ressourcen zu managen und zu nutzen ressourcen auszugleichen so effektiv wie möglich zu nutzen. Eine intelligente Ressourcennutzung bringt viele Vorteile für das gesamte Team mit sich. Hier sind einige der vielen Gründe, warum es sich lohnt, Zeit und Energie dafür zu investieren.
Erhöhte Zufriedenheit im Team
Teammitglieder können in ClickUp persönliche Ziele erstellen und Einzelziele setzen, um ihren Fortschritt zu verfolgen und die eigene Kapazität im Blick zu behalten
Die meisten von uns fühlen sich wohl, wenn es einen guten, stetigen Strom von Arbeit gibt, der sich überschaubar anfühlt, uns aber auch hilft, zu wachsen und uns herauszufordern. Zu viel Arbeit ist ein Weg zu Burnout und Unzufriedenheit, während zu wenig Arbeit uns langweilen und unglücklich machen kann.
Effektive Projektmanager sind bestrebt, das Ressourcenmanagement zu optimieren, damit ihre Teammitglieder zufrieden bleiben. Sie wissen, dass eine Überlastung und überzogene Arbeitszeiten vermieden werden sollten, und sie bemühen sich um ein proaktives Management der Auslastung, um die mitarbeiterzufriedenheit , Moral und Zufriedenheit. 🤩
Höhere Produktivität
In fast jedem Unternehmen gibt es Ressourcen, die nicht optimal genutzt werden. Wenn Sie Ihre Ressourcennutzungsrate verstehen, können Sie die Unterauslastung erkennen und Änderungen vornehmen, um die Produktivität zu erhöhen.
Mit den richtigen Tools, Formeln und Plänen können Sie die Ressourcenauslastung regelmäßig überprüfen und schnell anpassen, um Ihr Projektteam optimal zu nutzen. Verteilen Sie mehr Arbeit auf Teammitglieder, deren Terminkalender nicht voll ist, und achten Sie darauf, Aufgaben nicht an Mitglieder zu vergeben, bei denen die Gefahr besteht, dass sie durch Überlastung unproduktiv werden. 📈
Bessere Kontrolle über Projekte
Verwenden Sie die Workload-Ansicht von ClickUp, um die Kapazität von Ressourcen zu verwalten und Aufgaben einfach per Drag-and-Drop neu zuzuordnen
Im Projektmanagement gibt es viele bewegliche Teile, und das Verständnis für die Nutzung Ihrer Ressourcen ist nur eines davon. Ein effektiver Plan für die Ressourcennutzung macht kapazitätsplanung vereinfacht und Ihnen einen besseren Einblick und mehr Kontrolle über Ihre Projekte verschafft.
Wenn Sie nicht wissen, woran Ihre Teammitglieder arbeiten oder wie produktiv sie sind, ist es schwer, die Kontrolle zu behalten. Vermeiden Sie die Überschreitung der für Clients in Rechnung gestellten Stunden, die Zuweisung von Teammitgliedern in letzter Minute und die Zahlung zusätzlicher Kosten für die Einstellung zusätzlicher Ressourcen, indem Sie Ihre Ressourcennutzung sorgfältig verwalten. 👀
Bessere Verwaltung einzelner Ressourcen
Unabhängig davon, ob Sie mit einem großen oder einem kleinen Projektteam arbeiten, ist es schwierig, sich ständig über die Kapazitäten der einzelnen Mitarbeiter in Echtzeit zu informieren. Mit einem Tool, das die Ressourcennutzung vereinfacht, haben Sie eine bessere Möglichkeit, die Zeit jedes Einzelnen kontinuierlich zu erfassen.
Mit einem Plan, einer Formel oder einem Tool, das Ihnen einen Überblick über die verfügbaren Ressourcen und deren Effektivität gibt, können Sie auf individueller Ebene strategischere Entscheidungen treffen. Sprechen Sie mit den Mitgliedern Ihres Teams, um sicherzustellen, dass ihr Workload überschaubar ist, gehen Sie die Ressourcenzuteilung gerechter an und machen Sie sich ein Bild von der Zeit Ihres Teams, sowohl im Allgemeinen als auch auf einer detaillierteren Ebene. ✨
Höhere Rentabilität
Die Praxis der effektiven Ressourcennutzung macht nicht nur die Mitarbeiter glücklicher, sondern kann Ihnen auch mehr Geld einbringen. Indem Sie an der Produktivität arbeiten und die Arbeitsabläufe rationalisieren, können Sie auch eine höhere Rentabilität erzielen.
Eine effektivere Verwaltung Ihrer Ressourcen wirkt sich direkt auf Ihr Endergebnis aus. Eine gute Auslastungsrate stellt sicher, dass Sie nicht länger als erwartet an Client Projekten arbeiten, was sich auf die Rentabilität auswirken kann. Zufriedenere, engagiertere Mitglieder Ihres Teams erledigen auch bessere Arbeit, was bedeutet, dass Sie höhere Preise für das beste Produkt oder die beste Dienstleistung befehlen können. 💰
Wie Sie die Ressourcenauslastung Ihres Teams verbessern können
Eine effektive Ressourcenzuweisung bringt viele Vorteile mit sich, aber wie erledigen Sie das in Ihrem eigenen Projekt Team? Hier erfahren Sie, wie Sie die Ressourcennutzung in Ihrem Team verbessern und von den Vorteilen profitieren können.
1. Verstehen Sie die Verfügbarkeit jedes Mitglieds Ihres Teams
Die effektivere Nutzung Ihrer Ressourcen beginnt damit, dass Sie Ihre Ressourcen im Detail kennenlernen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich über die Arbeitszeiten und Arbeitsmuster Ihrer Mitglieder im Klaren sind, damit Sie die richtigen Informationen zur Verfügung haben, wenn Sie Ihren Projekten Ressourcen zuweisen.
Verwenden Sie ein tool wie ClickUp um alle Ihre Daten zu speichern und die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen in Echtzeit zu sehen. Verwenden Sie die workload-Management ansicht können Sie sich einen Überblick über die verfügbare Workload Ihrer Mitglieder verschaffen, so dass Sie bei der Zuweisung von Aufgaben, Rollen und Zuständigkeiten klügere Entscheidungen treffen können. 📄
2. Verwenden Sie die Formel, um die Ressourcenauslastung Ihres Teams zu ermitteln
Sie können keine Einsparungen erzielen, wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen. Bevor Sie mit der Optimierung beginnen können, sollten Sie versuchen, die Ressourcenauslastung in Ihrem aktuellen Zustand zu berechnen.
Berechnen Sie anhand der obigen Formel den Auslastungsgrad aller Mitglieder Ihres Projektteams. Auf diese Weise erhalten Sie eine nützliche Metrik, die Sie bei der Durchführung von Verbesserungen verwenden können, um die Auswirkungen Ihrer Änderungen zu verstehen und festzustellen, ob sie die Auslastung in die richtige Richtung lenken. 🙌
3. Weisen Sie den Projekten die richtigen Ressourcen zu
Sobald Sie wissen, wie hoch Ihr Auslastungsgrad ist, können Sie sich daran orientieren, welche Ressourcen Sie welchen Projekten zuweisen. Diese Metrik macht projektplanung und die Ressourcenplanung einfacher, da Sie strategische Entscheidungen auf der Grundlage von Workload und Kapazität treffen können.
Bei der Zuweisung der richtigen Ressourcen kommt es nicht nur darauf an, wer Zeit zur Verfügung hat. Es geht auch um Fähigkeiten, Kompatibilität und Fachwissen. Die besten Projektmanager wissen, wie sie alle Anforderungen unter einen Hut bringen können, um ein starkes Team zu bilden. ✨
4. Stunden als fakturierbar oder nicht fakturierbar zuordnen
Wenn Sie den Unterschied zwischen abrechenbaren Aufgaben und nicht abrechenbaren Aktivitäten kennen, können Sie intelligentere Entscheidungen über die Verwendung Ihrer Ressourcen treffen. Wenn es zu viele nicht abrechenbare Stunden gibt, hat Ihr Projektteam keine Zeit, an abrechenbaren Projekten zu arbeiten, die ein Honorar einbringen.
Betrachten Sie alle Aufgaben, an denen Ihre Teammitglieder arbeiten, und ordnen Sie sie entweder als abrechenbare Nutzung oder als nicht abrechenbare Aktivitäten zu. Stellen Sie fest, ob das Gleichgewicht stimmt oder ob Sie nicht abrechenbare Aufgaben an ein anderes Mitglied des Teams abtreten müssen, um wertvolle Zeit freizumachen. Benutzerdefinierte Felder in ClickUp machen es einfach, Aufgaben zu kategorisieren, damit Sie schnell sehen können, wie Ihre Mitglieder ihre Zeit verbringen. 📚
5. Zeiterfassung verwenden
Die Zeiterfassung in ClickUp ermöglicht dem Team eine granulare Ansicht des Zeitaufwands, so dass Prozesse optimiert werden können kontinuierlich verbessert werden Ohne genaue Timesheets, die regelmäßig aktualisiert werden, können Sie nicht nachvollziehen, woran Ihre Mitglieder im Team arbeiten. Führen Sie ein System ein, bei dem Ihre Teammitglieder wöchentlich Timesheets abschließen, damit Sie eine realistische Ansicht über den Zeitaufwand für ein bestimmtes Projekt erhalten.
ClickUp hat eine Vielzahl von vorlagen für das Zeitmanagement und Features, die die Nachverfolgung der Zeit Ihrer Mitglieder im Team erleichtern. Die Services Timesheet Vorlage von ClickUp ist ideal für die Nachverfolgung von Dienstleistungsstunden oder abrechenbarer Zeit. Es gibt auch eine integrierte Zeiterfassung die Sie von Ihrem Desktop, dem Web oder mobilen Geräten aus nutzen können - und die es Ihnen ermöglicht, Zeit zu Projekten hinzuzufügen, wo immer sich Ihre Teammitglieder befinden. 👀
6. Vergleichen Sie erwartete und tatsächlich abgerechnete Stunden
Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in ClickUp, um eine umfassende Übersicht über die erwarteten und tatsächlichen abrechenbaren Stunden Ihres gesamten Teams zu erhalten
Selbst die am besten gemanagten Projekte können auf Hindernisse stoßen und ressourcenbeschränkungen die dazu führen, dass die tatsächliche Gesamtzahl der abrechenbaren Stunden von Ihren Erwartungen abweicht. Verfolgen Sie die Ressourcennutzung während des gesamten Projekts und werten Sie sie am Ende aus, um zu sehen, wie nahe Sie an Ihrer Schätzung lagen.
Die Messung der erwarteten im Vergleich zu den tatsächlich in Rechnung gestellten Stunden gibt Ihnen einen besseren Einblick in die Verwaltung Ihrer Ressourcen. Wenn es knapp ist, sind Sie auf dem richtigen Weg. Wenn Sie zu weit gegangen sind, ist es vielleicht an der Zeit, die Auslastung während des Projekts genauer zu überwachen, um Folgendes zu vermeiden schleichende Ausweitung des Umfangs . Bleibt er hinter den Erwartungen zurück, hätten Sie möglicherweise mehr erledigen können, um die Arbeit für den Client zu erledigen. All dies sind nützliche Informationen, die Sie in zukünftige Projekte mitnehmen können. 🌻
Ressourcenmanagement mit a
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7. Tools und Vorlagen für eine optimale Ressourcennutzung verwenden
Unternehmensvermögen nachverfolgen und schnell eintrag von Daten in einer Listen-, Tabellen- oder Zeitleisten-Ansicht und maximieren Sie dann Ihre Team-Ressourcen, indem Sie die Kapazität mit Workload-Ansichten und Zeitleisten verwalten
Das Wissen, dass Sie Ihre Auslastungsrate messen und Ressourcen strategisch zuweisen sollten, ist sinnvoll, aber Sie brauchen die richtige tools für die Ressourcenverwaltung um dies zu erreichen. Investieren Sie in eine Software für die Ressourcenverwaltung, die den Prozess rationalisiert, Automatisierung für sich wiederholende Aufgaben nutzt und Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Ressourcen gibt.
ClickUp verfügt über zahlreiche Features und Vorlagen, mit denen Sie Ihre Ressourcen effektiver nutzen können. Unser features zur Ressourcenverwaltung gehen über einfache Tabellenkalkulationen und Datenbanken hinaus und bieten Ihnen einen digitalen Hub für alle Ihre Ressourcenanforderungen.
Sehen und verfolgen Sie Unternehmensressourcen auf einen Blick in verschiedenen Ansichten wie Listen, Boards und Zeitleisten. Verwenden Sie die integrierte Zeiterfassung, um Einträge hinzuzufügen, Zeitschätzungen festzulegen und diese für eine intelligentere Zeiteinteilung zu nutzen. ClickUp kombiniert Zeiterfassung, Asset-Management und intelligente Dashboards, um Ihnen ein besseres Projektmanagement zu ermöglichen. ✨
3 Nützliche Vorlagen für die Ressourcenauslastung
Bei Null anzufangen kann sich überwältigend anfühlen - vor allem, wenn dies Ihr erster Ausflug in die Welt der strategischen Ressourcennutzung ist. Glücklicherweise hat ClickUp eine Sammlung von vorlagen für die Ressourcenplanung zur Erleichterung Ihrer Rolle.
1. ClickUp Vorlage für die Ressourcenplanung
Verwenden Sie die Vorlage für die Ressourcenplanung, um die verbleibende Kapazität auf einen Blick zu sehen
Die Vorlage für die Ressourcenplanung von ClickUp bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, Ressourcen in Ihrem Projekt Team oder Ihrer Abteilung zu sehen und zuzuweisen. Nutzen Sie die Workload-Ansicht, um die Kapazitäten der einzelnen Mitglieder Ihres Teams zu verstehen, und weisen Sie dann die Ressourcen zu, indem Sie Änderungen direkt im Ressourcenplan vornehmen.
2. ClickUp Projekt Ressourcen Matrix Vorlage
Planen Sie Ihre Ressourcen effektiv mit dieser Matrix-Vorlage, um die voraussichtlichen Gesamtkosten Ihrer verfügbaren Ressourcen zu ermitteln
Genießen Sie einen einfacheren Weg, die Gesamtkosten Ihres Projekts mit der Projekt Ressourcen Matrix Vorlage von ClickUp . Diese Vorlage verwendet benutzerdefinierte Felder wie Abteilung, Ressourcentyp, Tage und Bewertung, damit Sie die Kosten bestimmen, genaue Budgets erstellen und Ressourcen effektiver zuweisen können.
3. ClickUp Ressourcenmanagement Menschen Vorlage
Erkennen Sie schnell Ineffizienzen in Projekten und unausgewogene Aufgaben mit der Vorlage für das Ressourcenmanagement von Mitarbeitern
Im Format einer Zeitleiste präsentiert sich diese Resource Management People Vorlage von ClickUp ist eine großartige Möglichkeit, die Zeit, Verfügbarkeit und Auslastung Ihrer Teammitglieder zu überwachen. Von einem zentralen Ort aus sehen Sie ihre Kapazität, den Projekttyp und die Aufgaben, an denen sie arbeiten.
Verbessern Sie Ihre Ressourcenauslastung mit ClickUp
Eine effektive Verwaltung Ihrer Ressourcen ist absolut sinnvoll. Die richtige Ressourcennutzung führt nicht nur zu höherer Produktivität, sondern wirkt sich auch auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Ihr Endergebnis aus.
Nutzen Sie die oben genannten Schritte, um die Ressourcennutzung in Ihrem Team oder im gesamten Unternehmen zu verbessern. Erleichtern Sie sich den gesamten Prozess und bauen Sie mit ClickUp einen eigenen hub für alle Ihre Bedürfnisse im Projektmanagement auf. Melden Sie sich für ein kostenloses ClickUp-Konto an und genießen Sie eine bessere Möglichkeit, Ihre neuen Projekte zu verwalten. 🤩