Haben Sie sich schon einmal über den Begriff Ressourcenkalender in der Welt des Projektmanagements den Kopf zerbrochen?
Nun, es ist an der Zeit, das Geheimnis zu lüften. 🕵️♀️
Auf den ersten Blick scheinen Ressourcenkalender nur eine weitere Vorlage zu sein, die Sie lieber meiden würden. Schließlich haben Sie ja bereits eine perfekte effizienten Workflow dank Ihres bevorzugten Tools für das Projektmanagement, oder?
Aber geben Sie uns ein paar Minuten Zeit, um Ihnen zu erklären, warum Ressourcenkalender Ihre Projektplanung grundlegend verändern können, und vielleicht werden Sie ja ein großer Fan. Wenn es zu Ihren Zielen gehört, die Zeitpläne von Teams zu optimieren, eine effiziente ressourcenzuweisung und Ihr Team oder Ihren Projektleiter dazu bringen, erstklassige Projekte termingerecht abzuliefern, sollten Sie diesen Artikel immer griffbereit haben.
In diesem Leitfaden erfahren Sie:
- Was ist ein Ressourcenkalender?
- Warum Sie einen Ressourcenkalender im Projektmanagement brauchen
- Wann Sie einen Ressourcenkalender verwenden sollten
- 6 Dinge, die in einen Ressourcenkalender gehören
- Wie Sie Ihren ersten Ressourcenkalender erstellen
Also, fangen wir an.
Was ist ein Ressourcenkalender?
Ein Ressourcenkalender ist ein Tool, das die verfügbaren Ressourcen anzeigt, mit denen ein Projektmanager oder Teamleiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums arbeiten kann. Diese Art von Projektkalender zeigt an, wie viele Arbeitsstunden Ihren Mitgliedern und der Ausrüstung Ihres Teams in einem bestimmten Zeitraum zur Verfügung stehen.
Ein Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter acht Stunden pro Tag arbeitet und bereits drei Stunden seiner Zeit für Projekt A aufwendet, haben Sie fünf weitere Stunden seiner Zeit für Aufgaben wie Projekt B und Projekt C zur Verfügung.
Mit der Workload-Ansicht in ClickUp sehen Sie auf einen Blick, wer in Ihrem Team unter- oder überlastet ist und können so die Neuzuweisung von Ressourcen einfach handhaben
In ähnlicher Weise berücksichtigen Ressourcenkalender auch, wie viele Stunden Ihre Maschinen arbeiten können. Diese Projektkalender notieren auch andere Details wie freie Tage, Feiertage, Ruhezeiten, Namen von Aufgaben und die Namen der wichtigsten Mitglieder des Teams und der Maschinen.
Im Projektmanagement benötigen Teams Projektkalender für die Ressourcenzuweisung. Er hilft dabei, zu visualisieren, wo Arbeit umverteilt oder zugewiesen werden kann - ohne zu tief in die zeitmanagement .
Was ist der Unterschied zwischen einem Ressourcenkalender und einem Projektkalender?
Da sowohl Ressourcenkalender als auch Projektkalender bei der Verwaltung wichtiger Teile des Projektlebenszyklus helfen, ist es durchaus möglich, die beiden zu verwechseln. Bevor wir also weitermachen, wollen wir kurz auf das Thema eingehen, um die wichtigsten Unterschiede zu verstehen:
- Ressourcenkalender werden von Ressourcenmanagern erstellt, während Projektkalender von Projektmanagern erstellt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass auch Projektmanager Ressourcenkalender erstellen können, wenn kein Manager zur Verfügung steht
- Der erste Kalender führt ein Konto für Ressourcen, wie z. B. Mitarbeiter, Maschinen und Ausrüstung. Der zweite Kalender hingegen dient der Nachverfolgung vonzeitleisten für Projekte
Organisieren Sie Projekte, planen Sie Zeitleisten und visualisieren Sie die Arbeit Ihres Teams in einem flexiblen Kalender, der alle Beteiligten auf der gleichen Seite hält
Vorteile von Ressourcen-Kalendern für Projektmanager
Wenn Sie keine genaue Vorstellung von den verfügbaren Ressourcen haben, überschätzen oder unterschätzen Sie möglicherweise, wie viele Aufgaben Sie und Ihre Mitglieder in X Zeit zu erledigen haben.
Ihr eigener Ressourcenkalender kann sowohl eine mikroskopische als auch eine makroskopische Ansicht Ihrer Ressourcen bieten. Mit Projekt- und Ressourcenkalendern können Sie genau bestimmen, wie viel Arbeit Sie in einer begrenzten Zeitleiste zu erledigen haben.
Nehmen wir an, dass der erste Teil dieses Abschnitts zutrifft (d. h., Sie haben keinen Überblick über Ihre Ressourcen), dann könnten Sie am Ende:
- Konflikte zwischen internen Teammitgliedern verursachen (z. B. könnten die Personalabteilung und der Vertrieb zur gleichen Zeit Zugang zu bestimmten Mitgliedern des Teams haben wollen)
- Sie planen weniger Arbeit ein, als erforderlich ist
- Sie stimmen mehr Arbeit zu, als Sie erledigen können
Im Umkehrschluss bedeutet dies aber auch, dass Projektmanager das können:
- Die Zeitleisten von Projekten verbessern und ein genaues Verständnis fürmeilensteine des Projekts* Schluckauf bewältigen (wie unerwartete Abwesenheiten oder Ausrüstungsstörungen)
- Erstellen Sie einen ausgewogenen Workload für jedes Mitglied des Teams in einem Kalender für das Projekt
- Verfeinern Sie die Qualität der Arbeit, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten
- Unterstützung des Projekt Teams bei der Einhaltung einesprojektzeitplan* Effiziente Zuweisung von Ressourcen und Aufgaben in einem Projektkalender
- Reduzieren Sie Burnout unter den Mitgliedern des Teams (wichtig für Personalteams)
- Sicherstellen, dass keine Maschinen unter Druck stehen
- Optimieren Sie Workflows im gesamten Kalender des Projekts
Wofür werden Ressourcenkalender verwendet?
Viele Experten empfehlen die Erstellung eines Ressourcenkalenders zu Beginn eines Projekts, idealerweise während der Projektplanungsphase. Wenn dies jedoch für Projektmanager nicht zu erledigen ist oder wenn Sie jemand sind, der Aufgaben Monate oder Wochen im Voraus zuweist, können Sie auch einen monatlichen oder wöchentlichen Ressourcenkalender erstellen.
Nehmen wir an, Ihr Unternehmen hat mehrere Projekte mit gestaffelten Terminen zu bewältigen, und Sie planen, vor der Aufnahme eines neuen Projekts einen Ressourcenkalender zu erstellen, um die verfügbaren Ressourcen richtig zuzuordnen.
Die Planung Ihrer Ressourcen erfordert, dass Ihre Projektkalender alles auf der Tabelle abbilden, damit Sie mögliche Engpässe schon vor dem Start feststellen können
Um dies zu erledigen, müssen Sie möglicherweise noch einmal überprüfen, wer Teil des zusätzlichen Projektteams sein kann, und zwar auf der Grundlage der für die Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten, der Verfügbarkeit des aktuellen Teams und der Maschinen und Software, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können, bevor Sie mit dem Projekt beginnen.
Zu erledigen sind auch andere Aufgaben des Projektmanagements, wie die Erstellung eines Projektkalenders, die Analyse verschiedener Meilensteine des Projekts, die Erstellung eines Projektplans usw., idealerweise bereits in der Planungsphase.
In bestimmten Instanzen wird jedoch auch ein Ressourcenkalender vor Beginn eines Projekts erstellt.
Wenn beispielsweise ein Bauunternehmen einen Hypothekarkredit beantragt hat und auf dessen Bewilligung wartet, muss es auch notieren, was mit den verfügbaren Maschinen, Arbeitskräften und Finanzmitteln zu erledigen ist, bis der Kredit bewilligt wird - und all das kann nur mit einem Ressourcenkalender erledigt werden.
6 Features für einen Ressourcen-Kalender
Gehen wir nun ins Detail und erkunden wir, was in einem Ressourcenkalender enthalten sein sollte - bevor wir einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Erstellung eines Ressourcenkalenders freigeben und erläutern, was er enthalten sollte.
1. Namen und Rollen der Mitglieder des Teams
Jeder Ressourcenkalender muss die Namen und Rollen der wichtigsten Mitglieder des Teams enthalten. Einige Unternehmen ziehen es vor, einen Schritt weiter zu gehen und auch andere Details wie die Arbeitstelefonnummer oder E-Mail-Adresse des Mitglieds aufzunehmen, um einen effizienteren Projektkalender zu erstellen.
Verbessern Sie die Kommunikation im Team und sorgen Sie für ein sicheres Umfeld mit unserer Vorlage. So unterstützen Sie verschiedene Kommunikationsmethoden und klären die Arten von Arbeitselementen
Aber um ehrlich zu sein, können Sie auch nur die Grundlagen erledigen - denn Sie brauchen die Namen und Arbeitszeiten der Mitglieder Ihres Teams, um deren Verfügbarkeit zu ermitteln, warum also abschweifen? Erstellen Sie ein Dokument zur Kommunikation im Team oder verwenden Sie eine einfache Vorlage wie die ClickUp Vorlage für Team-Kommunikation und Meeting-Matrix .
Wenn Sie die Namen und Rollen der Teams aufschreiben, vergessen Sie nicht, die Namen der Teamleiter zur Vorlage hinzuzufügen. Falls der Ressourcenmanager hier und da Zeitpläne verschieben muss, weiß er, welchen Teamleiter er für welche Aufgabe im Projektkalender ansprechen muss.
2. Verfügbarkeit, einschließlich Arbeitszeiten, Schichten und freie Tage
Dies ist der wichtigste Teil Ihres Ressourcenkalenders - die Nachverfolgung von Verfügbarkeit, Schichten, freien Tagen, Feiertagen usw.. Sie können entweder die tägliche Verfügbarkeit eines Mitarbeiters notieren oder, wenn Sie einen Wochenkalender erstellen, die wöchentliche Verfügbarkeit (und so weiter).
Planen Sie die Schichten Ihrer Mitarbeiter und kalkulieren Sie Ihre Arbeitskosten mit dieser ClickUp Vorlage für den Mitarbeiterarbeitsplan
Beispiel: Mit der täglichen Verfügbarkeit wissen Sie, wie viele Stunden an einem Tag Teammitglied A kostenlos ist. Ähnlich verhält es sich mit der wöchentlichen Verfügbarkeit: Sie wissen, an welchen Tagen in der Woche Teammitglied B kostenlos ist.
Eine weitere nützliche Ressource ist die ClickUp Vorlage für den Mitarbeiterzeitplan . Auf diese Weise können Sie die Arbeitszeiten und die Verfügbarkeit der einzelnen Mitglieder Ihres Schlüssel-Teams auf einfache Weise erfassen, um die Ressourcen besser zu verwalten und den Status Ihres Projekts insgesamt zu kennen.
Wir empfehlen auch, dass Sie, anstatt nur die Zeiterfassung jedes einzelnen Mitglieds des Teams, Sie erstellen Personaleinsatzplanung Ereignisse, die Ihnen dabei helfen, die Zeit eines Teams als Ganzes zu berücksichtigen (die für Brainstorming-Sitzungen, Kunden-Feedback, das Verständnis von Projektdetails und effektives Arbeiten benötigt wird).
3. Für das Projekt benötigte Ausrüstung oder Software
Ressourcen wie Ausrüstung, spezielle Software, Rohstoffe usw. sind ebenfalls ein wichtiger Aspekt bei der Durchführung eines Projekts.
Wenn Sie zum Beispiel eine Aufgabe zur Herstellung von Möbeln übernommen haben und nicht genügend Nägel haben, um die Möbel zu bauen, die Sie Ihrem Client versprochen haben, müssen Sie dies in Ihrem Ressourcenkalender berücksichtigen, damit Sie sie vor Beginn des Projekts kaufen können.
Nebenbei bemerkt: Es gibt noch andere scheinbar belanglose Aufgaben, wie die Auswahl der Produktverpackung, das Schreiben von Produktbeschreibungen oder sogar das Erstellen einer Datenschutzerklärung für die Website, die im Großen und Ganzen wichtig sein können, wenn man versucht, ein Projekt abzuschließen, aber sie werden in der Regel nicht berücksichtigt, weil sie nicht direkt mit der eigentlichen Aufgabe zusammenhängen.
Also, hier eine Achtung: notieren Sie all diese Aufgaben in Ihrem Ressourcen-Kalender! Die kleinen Details sind wichtig, und ohne die richtige Dokumentation in einem Projektkalender können sie leicht unter den Tisch fallen.
4. Kapazität für neue Aufgaben
Wenn Sie anspruchsvolle Software verwenden (wie z. B ClickUp ) zur Erstellung eines Ressourcenkalenders, der Sie im Idealfall darüber informiert, wie viel Zeit, Verfügbarkeit, Teammitglieder und Ressourcen Sie für neue Projekte zur Verfügung haben.
Wenn Sie immer noch auf Stift und Papier angewiesen sind, nutzen Sie Ihre Rätselfähigkeiten, um die optimale Kapazität für neue Aufgaben zu finden. Und wenn Sie diesen Ansatz satt haben, nehmen wir Ihnen das nicht übel. Und ClickUp ist hier, um die schwere Arbeit für Sie zu erledigen.
5. Fertigkeiten oder Spezialisierungen
Viele Unternehmen bevorzugen es, die Fähigkeiten oder Fachkenntnisse eines Teammitglieds direkt neben seinem Namen und seiner Rolle aufzuschreiben. Das liegt vor allem daran, dass sie bei einem neuen Projekt das Teammitglied mit den richtigen Fähigkeiten für die richtige Aufgabe zusammenbringen können.
Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie sind eine Agentur für digitales Marketing und erhalten ein Projekt zur Neugestaltung der Website eines Immobilienmaklers. Vielleicht haben Sie viele Autoren von Inhalten im Team, die diese Aufgabe übernehmen können.
Aber wenn Sie wüssten, welche Autoren sich auf welche Art von Inhalten spezialisiert haben, könnten Sie den Autor, dessen Fachgebiet Immobilien ist, für dieses Projekt auswählen.
6. Kosten der Ressourcen
Die Ressourcenkosten sind ein weiterer wichtiger Bestandteil Ihres Kalenders, denn sie geben Aufschluss darüber, wie viel Sie für ein Projekt unter Berücksichtigung der Anzahl der eingesetzten Ressourcen zahlen würden.
Bleiben wir beim obigen Beispiel: Wenn Sie feststellen, dass es zwei Immobilienautoren im Team gibt, von denen einer 40 $/Stunde und der andere 50 $/Stunde verlangt, müssen Sie sich möglicherweise entscheiden, welchen Autor Sie für das Projekt einsetzen.
Sie können auch noch weitere Details hinzufügen. Zum Beispiel, welche Gehaltsabrechnungssoftware das Mitglied des Teams bevorzugt, welche Zahlungsbedingungen es hat, in welchen Zeitzonen es arbeitet usw.
So erstellen Sie einen Kalender für Ressourcen (mit einer Software für Ressourcenkalender)
Lassen Sie uns mit der Erstellung Ihres eigenen Kalenders beginnen!
1. Sammeln Sie alle Details zu Ihren Ressourcen
Um einen effektiven Ressourcenkalender zu erstellen, zählen Sie zunächst alle Ressourcen, die Sie haben. Notieren Sie sich zum Beispiel Folgendes:
- Wie viele Stunden arbeiten die Mitglieder Ihres Teams im Monat zu erledigen, und wie viele Stunden stehen ihnen zur Verfügung?
- Welche Maschinen benötigen Sie, um das Projekt abzuschließen, und welche sind verfügbar (und für wie viele Tage/Stunden)?
- Falls Sie Ausrüstung benötigen, wie hoch sind die Anforderungen im Vergleich zu dem, was Sie zur Verfügung haben?
- Welche anderen Ressourcen sind verfügbar und wie lange werden Sie sie benötigen?
2. Für ClickUp anmelden
Nächster Punkt, sich für ClickUp anmelden oder eine ähnliche spezialisierte Software, die Ihnen helfen kann, den Workload Ihres Teams zu visualisieren. ClickUp ist eine sichere Wahl, denn es verfügt über vorgefertigte Vorlagen, wird von Tausenden von Kunden als vertrauenswürdig eingestuft und bietet außerdem Sicherheitsmaßnahmen wie multi-Faktor-Authentifizierung ist vorhanden.
Wenn Sie noch nicht bereit sind, die kostenpflichtige Version von ClickUp zu kaufen, können Sie auch mit der kostenlosen Version weitermachen.
P.S.: Sie können auch verwenden Excel-Arbeitsblatt oder Google Kalender bzw. Google Tabellen, um einen Überblick über die Workloads aller Mitarbeiter zu erhalten.
3. Verwenden Sie die Vorlage für Ressourcenplanung und -einsatz
Erhalten Sie eine visuelle Darstellung Ihrer verfügbaren Ressourcen in einer einfachen Drag-and-Drop Kanban Ansicht
Wenn Sie sich erfolgreich angemeldet haben, wäre der nächste Schritt auf der Liste die Nutzung der kostenlosen ClickUp Vorlage für die Ressourcenplanung (Sie können andere ähnliche Vorlagen in der Vorlagenbibliothek von ClickUp).
Hier exportieren Sie entweder Ihre Daten, wenn Sie bereits in ClickUp arbeiten, oder manuelle Befüllung der Felder.
4. Visualisieren Sie die Kapazität Ihrer Ressourcen mit der Workload-Ansicht
Der Ressourcenkalender ist eine äußerst umfassende Vorlage, mit der Sie sich auf viele Arten und Formulare ein genaues Bild von der Kapazität Ihrer freigegebenen Ressourcen machen können.
Zum Beispiel können Sie den Überblick über die Ressourcen behalten, indem Sie den Workload von Mitgliedern, ganzen Teams, Clients usw. nachverfolgen.
Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und analysieren, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt an welchem Client Projekt arbeitet, welche Fälligkeitsdaten es gibt und ergebnisse dieser komplexen Projekte, welches Budget für die einzelnen Ressourcen vorgesehen ist, welche Zeitleiste Sie einhalten müssen und wer die Koordinatoren im Projektumfeld sind.
Verwenden Sie die Workload-Ansicht von ClickUp, um zu sehen, wer vorne oder hinten liegt, und ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag-and-Drop, um Ressourcen neu zuzuordnen
Wenn Sie die Nachverfolgung einzelner Teammitglieder oder Ressourcen-Workloads wünschen, klicken Sie auf Ansicht > Workload-Ansicht, um einen Überblick aus der Vogelperspektive zu erhalten.
5. Verwalten Sie Workload-Kapazitäten per Drag-and-Drop in der Teamansicht
Die einzige Aufgabe, die Sie noch auf Ihrer Liste haben, ist ressourcen zu verwalten so, dass sie den Workflow nicht beeinträchtigen, die Zeit bis zur Lieferung verkürzen und die moral des Teams auf einem Allzeithoch.
Nachdem Sie eine visuelle Übersicht über die verfügbare Zeit der einzelnen Mitglieder des Teams erhalten haben, können Sie die Zeitleisten entsprechend verschieben oder verschiedene Aufgaben hinzufügen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft.
Um dies zu erledigen, müssen Sie auf "Ansicht" gehen und "Team" auswählen
Ansicht der Workloads in Ihrem Team, um Anpassungen vorzunehmen, neue Arbeiten zuzuweisen oder anderen Mitgliedern des Teams Ressourcen zuzuordnen
Ressourcen-Kalender für eine reibungslose Durchführung von Projekten
Machen wir uns nichts vor. Ressourcen können unberechenbar sein. Vielleicht fällt ein wichtiges Mitglied des Teams eine Woche lang krank aus. Oder ein System fällt aus, so dass die Arbeit ins Stocken gerät.
Solche Szenarien sind der schlimmste Alptraum eines jeden Projektleiters (und das zu Recht), aber mit Hilfe eines Ressourcenkalenders lassen sich diese Herausforderungen schnell bewältigen. Ressourcenkalender verschaffen uns eine klare Ansicht über die Verfügbarkeit und Zuteilung von Ressourcen und ermöglichen so einen reibungslosen Ablauf des Projekts.
Er dient als Leuchtturm, der uns den Weg durch den Sturm weist und selbst bei widrigen Umständen eine schnelle Umkehr ermöglicht. Sie helfen, eine Überbelegung zu vermeiden, Aufgaben effizient zuzuweisen und tragen zu einer realistischeren Zeitplanung für Projekte bei.
Was gibt es da nicht zu lieben?
Und vergessen Sie nicht: Ein Ressourcenkalender ist kein statisches Dokument, sondern ein dynamisches Tool, das sich mit Ihrem Projekt weiterentwickelt. Beginnen Sie also noch heute mit der Erstellung Ihres Ressourcenkalenders. Sie werden bald die verbesserte Kontrolle und Sichtbarkeit der freigegebenen Ressourcen in Ihren Projekten zu schätzen wissen.
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Gastautor:
Juwaria Merchant
ist eine freiberufliche Autorin mit Spezialisierung auf die Felder SaaS, Marketing und Gesundheit/Wellness. Mit mehr als 3 Jahren Erfahrung hilft sie Marken dabei, Inhalte zu erstellen, die einen Mehrwert für ihr Geschäft darstellen. In ihrer kostenlosen Freizeit liest sie ihre Favoriten oder studiert die neuesten Online-Trends