Was ist ein Ressourcenkalender im Projektmanagement?

Haben Sie sich schon einmal über den Begriff „Ressourcenkalender” in der Welt des Projektmanagements den Kopf zerbrochen?

Nun, es ist an der Zeit, dieses Geheimnis zu lüften. 🕵️‍♀️

Auf den ersten Blick mögen Ressourcenkalender wie eine weitere Vorlage erscheinen, die Sie lieber umgehen würden. Schließlich haben Sie dank Ihres bevorzugten Projektmanagement-Tools bereits einen perfekt effizienten Workflow, oder?

Aber geben Sie uns einen Moment Zeit, um Ihnen zu erklären, warum Ressourcenkalender Ihre Projektplanung revolutionieren können, und Sie werden vielleicht zu einem großen Fan werden. Wenn Ihre Ziele die Optimierung der Teampläne, die Sicherstellung einer effizienten Ressourcenzuweisung und das Bringen Ihres Teams oder Ihres Projektmanagers dazu umfassen, erstklassige Projekte termingerecht zu liefern, sollten Sie diesen Artikel griffbereit halten.

In diesem Leitfaden erfahren Sie Folgendes:

Lassen Sie uns also gleich loslegen.

Was ist ein Ressourcenkalender?

Ein Ressourcenkalender ist ein tool, das die verfügbaren Ressourcen anzeigt, die einem Projektmanager oder Teamleiter für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung stehen. Diese Art von Projektkalender zeigt, wie viele Arbeitsstunden Ihre Teammitglieder und Ihre Ausrüstung in einem bestimmten Zeitraum zur Verfügung stehen.

Als Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet acht Stunden pro Tag und verwendet bereits drei Stunden seiner Zeit für Projekt A. Ihnen stehen fünf zusätzliche Stunden seiner Zeit zur Verfügung, um Aufgaben wie Projekt B und Projekt C zuzuweisen. Hier zeigt Ihnen ein Kalender genau diese Stunden an.

Ebenso berücksichtigen Ressourcenkalender auch, wie viele Stunden Ihre Maschinen arbeiten können. Diese Projektkalender notieren auch andere Details wie freie Tage, Feiertage, Ruhezeiten, Aufgabennamen und die Namen wichtiger Teammitglieder und Maschinen.

Im Projektmanagement benötigen Teams Projektkalender für die Ressourcenzuweisung. Diese helfen dabei, zu visualisieren, wo Arbeit neu zugewiesen oder verteilt werden kann – ohne sich zu sehr mit Zeitmanagement zu beschäftigen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Ressourcenkalender und einem Kalender für Projekte?

Da sowohl Ressourcenkalender als auch Projektkalender bei der Verwaltung wichtiger Teile des Projektlebenszyklus helfen, kann es durchaus zu Verwechslungen zwischen den beiden kommen. Bevor wir fortfahren, wollen wir daher kurz auf dieses Thema eingehen, um die wichtigsten Unterschiede zu verstehen:

Vorteile von Ressourcenkalendern für Projektmanager im Bereich des Projektmanagements

Wenn Sie keinen genauen Überblick über die verfügbaren Ressourcen haben, könnten Sie überschätzen oder unterschätzen, wie viele Aufgaben Sie und Ihre Team-Mitglieder in einer bestimmten Zeit erledigen können.

Ihr eigener Ressourcenkalender bietet Ihnen sowohl eine mikroskopische als auch eine makroskopische Ansicht Ihrer Ressourcen. Mit Projekt- und Ressourcenkalendern können Sie genau bestimmen, wie viel Arbeit Sie in einer begrenzten Zeitleiste zu erledigen haben.

Nehmen wir an, der erste Teil dieses Abschnitts trifft zu (d. h. Sie haben keinen Überblick über Ihre Ressourcen), dann könnte es passieren, dass Sie am Ende:

Das Gegenteil davon bedeutet jedoch, dass Projektmanager:

Wozu werden Ressourcenkalender verwendet?

Viele Experten empfehlen, zu Beginn eines Projekts einen Ressourcenkalender zu erstellen, idealerweise während der Phase der Projektplanung. Wenn dies für Projektmanager jedoch nicht möglich ist oder wenn Sie jemand sind, der Aufgaben Monate oder Wochen im Voraus zuweist, können Sie auch einen monatlichen oder wöchentlichen Ressourcenkalender erstellen.

Stellen wir uns vor, Ihr Unternehmen befasst sich mit mehreren Projekten mit gestaffelten Terminen, sodass Sie vor der Übernahme eines neuen Projekts einen Kalender für die Ressourcen erstellen möchten, um die verfügbaren Ressourcen richtig zuzuweisen.

Zu erledigen ist es möglicherweise noch einmal zu überprüfen, wer aufgrund der für die Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten, der Verfügbarkeit des aktuellen Teams und der Maschinen und Software, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können, Teil des zusätzlichen Projektteams werden kann, bevor Sie das Projekt starten können.

In diesem Zusammenhang sollten auch andere Aufgaben des Projektmanagements, wie die Erstellung eines Projektkalenders, die Analyse verschiedener Projektmeilensteine, die Erstellung eines Projektzeitplans usw., idealerweise ebenfalls vom Projektmanager während der Planungsphase erledigt werden.

In bestimmten Instanzen wird ein Ressourcenkalender jedoch auch vor Beginn eines Projekts erstellt.

Als Beispiel kann man sagen, dass ein Bauunternehmen einen Hypothekarkredit beantragt hat und auf dessen Genehmigung wartet. Es muss auch festhalten, was mit den verfügbaren Maschinen, Arbeitskräften und Finanzen bis zur Kreditgewährung zu erledigen ist – und all dies ist nur mit einem Ressourcenkalender möglich.

6 Features, die ein Ressourcenkalender enthalten sollte

Lassen Sie uns nun ins Detail gehen und untersuchen, was in einem Ressourcenkalender enthalten sein sollte – bevor wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Ressourcenkalenders und dessen erforderlichen Inhalten freigeben.

1. Namen und Rollen der Mitglieder des Teams

Jeder Ressourcenkalender muss die Namen und Rollen der wichtigsten Teammitglieder enthalten. Einige Unternehmen gehen noch einen Schritt weiter und fügen sogar weitere Details wie die geschäftliche Telefonnummer oder E-Mail-Adresse der Teammitglieder hinzu, um den Projektkalender noch effizienter zu gestalten.

Aber ehrlich gesagt reichen die Grundlagen völlig aus – da Sie die Namen und Arbeitszeiten der Teammitglieder benötigen, um deren Verfügbarkeit zu ermitteln, warum sollten Sie dann abschweifen? Erstellen Sie ein Team-Kommunikationsdokument oder verwenden Sie eine einfache Vorlage wie die ClickUp-Vorlage für Teamkommunikation und Besprechungsmatrix.

Wenn Sie Teamnamen und Rollen notieren, vergessen Sie nicht, die Namen der Teamleiter in die Vorlage einzutragen. Falls der Ressourcenmanager hier und da Termine verschieben muss, weiß er so, an welchen Teamleiter er sich für welche Aufgabe im Kalender des Projekts wenden muss.

2. Verfügbarkeit, einschließlich Arbeitszeiten, Schichten und freien Tagen

Dies ist der wichtigste Teil Ihres Ressourcenkalenders – die Nachverfolgung von Verfügbarkeit, Schichten, freien Tagen, Feiertagen usw.. Sie können entweder eine Notiz zur täglichen Verfügbarkeit eines Mitarbeiters machen oder, wenn Sie einen Wochenkalender erstellen, die wöchentliche Verfügbarkeit (und so weiter).

Anhand der täglichen Verfügbarkeit wissen Sie als Beispiel, wie viele Stunden pro Tag Teammitglied A verfügbar ist. Anhand der wöchentlichen Verfügbarkeit wissen Sie, an welchen Tagen der Woche Teammitglied B verfügbar ist.

Eine weitere großartige Ressource, die Sie hier nutzen können, ist die ClickUp-Vorlage für Mitarbeiterpläne. Damit können Sie ganz einfach die Arbeitszeiten und Verfügbarkeit jedes wichtigen Teammitglieds erfassen, um Ihre Ressourcen besser zu verwalten und den Gesamtstatus Ihres Projekts zu kennen.

Wir empfehlen außerdem, dass Sie nicht nur die Zeit jedes einzelnen Teammitglieds verfolgen, sondern Ereignisse für die Personalplanung erstellen, mit denen Sie die Zeit des gesamten Teams berücksichtigen können (was für Brainstorming-Sitzungen, die Bearbeitung von Kundenfeedback, das Verständnis von Projektdetails und effektives Arbeiten erforderlich ist).

3. Für das Projekt erforderliche Ausrüstung oder Software

Ressourcen wie Ausrüstung, bestimmte Software, Rohstoffe usw. sind ebenfalls wichtige Aspekte bei der Durchführung eines Projekts.

Als Beispiel nehmen wir an, dass Sie eine Aufgabe zur Herstellung von Möbeln angenommen haben und nicht genügend Nägel haben, um die Möbel zu bauen, die Sie Ihrem Client versprochen haben. In diesem Fall müssen Sie dies in Ihrem Kalender berücksichtigen, damit Sie diese vor Beginn des Projekts kaufen können.

Randnotiz: Es gibt noch andere scheinbar unbedeutende Aufgaben, wie die Auswahl der Produktverpackung, das Verfassen von Produktbeschreibungen oder sogar die Erstellung einer Erklärung zum Datenschutz für die Website, die im Gesamtkontext des Abschließens des Projekts zwar wichtig sein können, aber in der Regel nicht berücksichtigt werden, da sie nicht in direktem Zusammenhang mit der Aufgabe selbst stehen.

Hier also eine Achtung: Notieren Sie alle diese Aufgaben in Ihrem Ressourcenkalender! Kleine Details sind wichtig, und ohne eine ordnungsgemäße Dokumentation in einem Projekt-Kalender können sie leicht übersehen werden.

4. Kapazität für neue Aufgaben

Wenn Sie eine ausgeklügelte Software (wie ClickUp ) zur Erstellung eines Ressourcenkalenders verwenden, sollte diese Ihnen idealerweise mitteilen, wie viel Zeit, Verfügbarkeit, Mitglieder des Teams und Ressourcen Sie für neue Projekte zur Verfügung haben.

Wenn Sie immer noch mit Stift und Papier arbeiten, nutzen Sie Ihre Fähigkeiten zum Lösen von Rätseln, um die optimale Kapazität für neue Aufgaben zu finden. Und wenn Sie diese Vorgehensweise satt haben, können wir Ihnen das nicht verübeln. ClickUp ist hier, um Ihnen die schwere Arbeit zu erledigen.

5. Fähigkeiten oder Spezialisierungen

Viele Unternehmen bevorzugen es, die Fähigkeiten oder Fachkenntnisse eines Teammitglieds direkt neben dessen Namen und Rolle zu notieren. Der Grund dafür ist vor allem, dass sie bei einem neuen Projekt das Teammitglied mit den richtigen Fähigkeiten für die richtige Aufgabe auswählen können.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie sind eine Agentur für digitales Marketing und erhalten ein Projekt zur Neugestaltung der Website eines Immobilienmaklers. Nun haben Sie vielleicht zahlreiche Autoren für den Inhalt in Ihrem Team, die diese Aufgabe übernehmen könnten.

Wenn Sie jedoch wüssten, welche Autoren sich auf welche Art von Inhalten spezialisiert haben, könnten Sie den Autor, dessen Fachgebiet Immobilien sind, für dieses Projekt auswählen.

6. Ressourcenkosten

Die Ressourcenkosten sind ein weiterer wichtiger Punkt, den Sie Ihrem Ressourcenkalender hinzufügen sollten, da Sie so erfahren, wie viel Sie für ein Projekt bezahlen würden, wenn Sie die Anzahl der eingesetzten Ressourcen berücksichtigen.

Wenn Sie sich das obige Beispiel vor Augen halten und feststellen, dass es zwei Immobilienautoren im Team gibt, von denen einer 40 $ pro Stunde und der andere 50 $ pro Stunde verlangt, müssen Sie möglicherweise entscheiden, welchen Autor Sie für das Projekt einsetzen möchten.

Sie können auch weitere Details hinzufügen. Zum Beispiel, welche Lohnbuchhaltungssoftware das Mitglied bevorzugt, wie die Bedingungen für die Zahlung aussehen, zu welchen Zeiten und in welchen Zeitzonen es arbeitet usw.

So erstellen Sie einen Ressourcenkalender (mit einer Ressourcenkalender-Software)

Legen Sie los und erstellen Sie Ihren ganz persönlichen Ressourcenkalender!

1. Sammeln Sie alle Details zu Ihren Ressourcen.

Um einen effektiven Ressourcenkalender zu erstellen, zählen Sie zunächst alle Ressourcen, über die Sie verfügen. Notieren Sie sich beispielsweise als Beispiel Folgendes:

2. Registrieren Sie sich bei ClickUp

Als Nächstes sollten Sie sich bei ClickUp oder einer ähnlichen Spezialsoftware anmelden, mit der Sie die Workload Ihres Teams visualisieren können. ClickUp ist eine sichere Wahl, da es über vorgefertigte Vorlagen verfügt, von Tausenden von Kunden geschätzt wird und Maßnahmen zur Sicherheit wie Multi-Faktor-Authentifizierung bietet.

Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, ob Sie die kostenpflichtige Version von ClickUp kaufen möchten, können Sie auch mit der kostenlosen Version weiterarbeiten.

P. S.: Sie können auch Excel-Tabellen oder Google Kalender oder Tabellen verwenden, um sich eine Übersicht über die Workload aller Mitarbeiter zu verschaffen.

3. Verwenden Sie die Vorlage für die Ressourcenplanung und -terminierung.

Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, besteht der nächste Schritt in der Nutzung der kostenlosen ClickUp-Vorlage für die Ressourcenplanung (weitere ähnliche Vorlagen finden Sie in der Vorlagenbibliothek von ClickUp).

Hier können Sie entweder Ihre Daten exportieren, wenn Sie bereits mit ClickUp arbeiten, oder die Felder manuell ausfüllen.

4. Visualisieren Sie die Kapazität Ihrer Ressourcen mithilfe der Workload-Ansicht.

Der Ressourcenkalender ist eine äußerst umfassende Vorlage, mit der Sie sich auf vielfältige Weise und in verschiedenen Formularen ein genaues Bild von der Kapazität Ihrer gemeinsam genutzten Ressourcen machen können.

Sie können beispielsweise Ressourcen verfolgen durch Überprüfung der Workload von Teammitgliedern, ganzen Teams, Clients usw..

Von dort aus können Sie einen Schritt weiter gehen, indem Sie analysieren, welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit an welchem Client-Projekt arbeitet, welche Fälligkeitsdaten und Ergebnisse diese komplexen Projekte haben, welches Budget für jede Ressource zugewiesen ist, welche Zeitleiste Sie einhalten müssen und wer die Koordinatoren im Projektumfeld sind.

Wenn Sie die Nachverfolgung der Workload einzelner Teammitglieder oder Ressourcen durchführen möchten, klicken Sie auf „Ansicht“ > „Workload“, um einen Überblick zu erhalten.

5. Verwalten Sie die Arbeitskapazität per Drag & Drop in der Teamansicht.

Die einzige Aufgabe, die noch auf Ihrer Liste steht, ist die Verwaltung der Ressourcen, damit diese den Workflow nicht beeinträchtigen, die Lieferzeit verkürzen und die Moral des Teams auf einem Höchststand halten.

Nachdem Sie sich einen Überblick über die verfügbare Zeit jedes Teammitglieds verschafft haben, können Sie Zeitleisten verschieben oder entsprechend verschiedene Aufgaben hinzufügen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Zu erledigen: Gehen Sie zu „Ansicht“ und wählen Sie „Team“.

Ressourcenkalender für eine reibungslose Projektdurchführung

Seien wir ehrlich: Ressourcen können unvorhersehbar sein. Vielleicht fällt ein wichtiges Mitglied des Teams eine Woche lang krankheitsbedingt aus. Oder ein System funktioniert nicht richtig, sodass die Arbeit zum Stillstand kommt.

Solche Szenarien mögen zwar wie der schlimmste Albtraum eines jeden Projektmanagers erscheinen (und das zu Recht), aber die Leistungsfähigkeit eines Ressourcenkalenders kann diese Herausforderungen schnell bewältigen. Ressourcenkalender verschaffen uns eine klare Ansicht über die Verfügbarkeit und Zuweisung von Ressourcen und erleichtern so die reibungslose Durchführung von Projekten.

Er dient als Leuchtfeuer, das uns durch den Sturm führt und selbst in schwierigen Zeiten eine schnelle Wende ermöglicht. Sie helfen, Überbelegungen zu vermeiden, unterstützen eine effiziente Verteilung der Aufgaben und tragen zu einer realistischeren Planung des Projekts bei.

Was gibt es daran nicht zu mögen?

Und denken Sie daran: Ein Ressourcenkalender ist nicht nur ein statisches Dokument, sondern ein dynamisches Tool, das sich mit Ihrem Projekt weiterentwickelt. Beginnen Sie also noch heute mit der Erstellung Ihres Ressourcenkalenders. Sie werden bald die verbesserte Kontrolle und Sichtbarkeit der gemeinsam genutzten Ressourcen zu schätzen wissen, die er Ihren Projekten bietet.

Gastautor:

Juwaria Merchant ist eine freiberufliche Autorin, die sich auf die Felder SaaS, Marketing und Gesundheit/Wellness spezialisiert hat. Mit über 3 Jahren Erfahrung unterstützt sie Marken dabei, Inhalte zu erstellen, die einen Wert für ihr Geschäft bieten. In ihrer Freizeit liest sie gerne ihre bevorzugten Bücher oder informiert sich online über die neuesten Trends.