Haben Sie sich in der Welt des Projektmanagements schon einmal den Kopf über den Begriff Ressourcenkalender zerbrochen?
Nun, es ist an der Zeit, das Geheimnis zu lüften. 🕵️♀️
Auf den ersten Blick scheint der Ressourcenkalender nur eine weitere Vorlage zu sein, die Sie lieber meiden würden. Schließlich haben Sie ja bereits eine perfekte effizienten Arbeitsablauf dank Ihres bevorzugten Projektmanagement-Tools, richtig?
Aber geben Sie uns ein paar Minuten Zeit, um Ihnen zu erklären, warum Ressourcenkalender Ihre Projektplanung grundlegend verändern können, und Sie könnten ein großer Fan werden. Wenn zu Ihren Zielen die Optimierung von Teamzeitplänen, die Gewährleistung effizienter ressourcenzuweisung und Ihr Team oder Ihren Projektleiter dazu bringen, erstklassige Projekte termingerecht abzuliefern, sollten Sie diesen Artikel immer griffbereit haben.
In diesem Leitfaden erfahren Sie:
- Was ist ein Ressourcenkalender?
- Warum Sie einen Ressourcenkalender im Projektmanagement brauchen
- Wann Sie einen Ressourcenkalender verwenden sollten
- 6 Dinge, die in einen Ressourcenkalender gehören
- Wie Sie Ihren ersten Ressourcenkalender erstellen
Also, fangen wir an.
Was ist ein Ressourcenkalender?
Ein Ressourcenkalender ist ein Instrument, das die verfügbaren Ressourcen anzeigt, die einem Projektmanager oder Teamleiter für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung stehen. Diese Art von Projektkalender zeigt, für wie viele Arbeitsstunden Ihre Teammitglieder und Geräte in einem bestimmten Zeitraum zur Verfügung stehen.
Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter acht Stunden pro Tag arbeitet und bereits drei Stunden seiner Zeit für Projekt A aufwendet, haben Sie fünf weitere Stunden seiner Zeit für Aufgaben wie Projekt B und Projekt C zur Verfügung.
Mit der Workload-Ansicht in ClickUp sehen Sie auf einen Blick, wer in Ihrem Team unter- oder überlastet ist und können so die Neuzuweisung von Ressourcen einfach handhaben
In ähnlicher Weise berücksichtigen die Ressourcenkalender auch, wie viele Stunden Ihre Maschinen arbeiten können. In diesen Projektkalendern werden auch andere Details wie freie Tage, Feiertage, Ruhezeiten, Aufgabennamen und die Namen der wichtigsten Teammitglieder und Maschinen vermerkt.
Im Projektmanagement benötigen die Teams Projektkalender für die Ressourcenzuweisung. Er hilft dabei, zu visualisieren, wo Arbeit umverteilt oder zugewiesen werden kann - ohne zu tief in die zeitmanagement .
Was ist der Unterschied zwischen einem Ressourcenkalender und einem Projektkalender?
Da sowohl Ressourcenkalender als auch Projektkalender bei der Verwaltung wichtiger Teile des Projektlebenszyklus helfen, ist es durchaus möglich, die beiden zu verwechseln. Bevor wir also weitermachen, wollen wir kurz auf das Thema eingehen, um die wichtigsten Unterschiede zu verstehen:
- Ressourcenkalender werden von Ressourcenmanagern erstellt, während Projektkalender von Projektmanagern erstellt werden. Es ist wichtig zu wissen, dass auch Projektmanager Ressourcenkalender erstellen können, wenn kein Manager verfügbar ist
- Der erste Kalender erfasst Ressourcen wie Menschen, Maschinen und Ausrüstung. Der zweite Kalender hingegen führt Buch überprojektzeitpläne
Organisieren Sie Projekte, planen Sie Zeitpläne und visualisieren Sie die Arbeit Ihres Teams in einem flexiblen Kalender, der alle Beteiligten auf dem gleichen Stand hält
Vorteile von Ressourcenkalendern für Projektmanager
Wenn Sie keine genaue Vorstellung von den verfügbaren Ressourcen haben, kann es passieren, dass Sie die Anzahl der Aufgaben, die Sie und Ihre Teammitglieder in einer bestimmten Zeitspanne erledigen können, überschätzen oder unterschätzen.
Ihr eigener Ressourcenkalender kann sowohl eine mikroskopische als auch eine makroskopische Sicht auf Ihre Ressourcen bieten. Projekt- und Ressourcenkalender ermöglichen es Ihnen, genau zu bestimmen, wie viel Arbeit Sie in einer begrenzten Zeitspanne erledigen können.
Nehmen wir an, dass der erste Teil dieses Abschnitts zutrifft (d. h., Sie haben keinen Überblick über Ihre Ressourcen), dann könnten Sie am Ende:
- Konflikte zwischen internen Teammitgliedern verursachen (z. B. könnten die Personalabteilung und der Vertrieb zur gleichen Zeit Zugang zu bestimmten Teammitgliedern haben wollen)
- Sie planen weniger Arbeit ein als nötig ist
- Sie stimmen mehr Arbeit zu, als Sie erledigen können
Im Umkehrschluss bedeutet dies aber auch, dass Projektmanager dies können:
- Die Projektzeitpläne verbessern und ein genaues Verständnis derprojektmeilensteinen* Schluckauf bewältigen (wie unerwartete Abwesenheiten oder Ausrüstungsstörungen)
- Schaffung eines ausgewogenen Arbeitspensums für jedes Teammitglied in einem Projektkalender
- Die Qualität der Arbeit zu verbessern, um den Projekterfolg sicherzustellen
- Unterstützung des Projektteams bei der Einhaltung einesprojektzeitplan* Ressourcen zuweisen und Aufgaben in einem Projektkalender effizient zuordnen
- Verringerung des Burnout bei Teammitgliedern (wichtig für Personalteams)
- Sicherstellen, dass keine Maschinen unter Druck stehen
- Optimieren Sie Arbeitsabläufe im Projektkalender
Wofür werden Ressourcenkalender verwendet?
Viele Experten empfehlen, einen Ressourcenkalender zu Beginn eines Projekts zu erstellen, idealerweise während der Projektplanungsphase. Wenn dies jedoch für Projektmanager nicht möglich ist, oder wenn Sie jemand sind, der Aufgaben Monate oder Wochen im Voraus zuweist, können Sie auch einen monatlichen oder wöchentlichen Ressourcenkalender erstellen.
Nehmen wir an, Ihr Unternehmen hat mehrere Projekte mit gestaffelten Terminen zu bewältigen, so dass Sie einen Ressourcenkalender erstellen wollen, bevor Sie ein neues Projekt in Angriff nehmen, um die verfügbaren Ressourcen richtig zuzuordnen.
Die Planung Ihrer Ressourcen erfordert, dass Ihre Projektkalender alles auf dem Tisch haben, damit Sie mögliche Engpässe erkennen können, bevor Sie beginnen
Zu diesem Zweck müssen Sie möglicherweise noch einmal überprüfen, wer Teil des zusätzlichen Projektteams sein kann, und zwar auf der Grundlage der für die Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten, der Verfügbarkeit des aktuellen Teams und der Maschinen und Software, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können, bevor Sie das Projekt starten.
Auch andere Projektmanagementaufgaben wie die Erstellung eines Projektkalenders, die Analyse verschiedener Projektmeilensteine, die Erstellung eines Projektzeitplans usw. sollten idealerweise vom Projektleiter in der Planungsphase erledigt werden.
In bestimmten Fällen wird jedoch auch ein Ressourcenkalender vor Beginn eines Projekts erstellt.
Wenn ein Bauunternehmen beispielsweise einen Hypothekarkredit beantragt hat und auf dessen Bewilligung wartet, muss es auch notieren, was mit den verfügbaren Maschinen, Arbeitskräften und Finanzmitteln zu tun ist, bis der Kredit bewilligt wird - und all das kann nur mit einem Ressourcenkalender in der Hand erledigt werden.
6 Funktionen, die ein Ressourcenkalender enthalten sollte
Gehen wir nun ins Detail und erkunden wir, was in einem Ressourcenkalender enthalten sein sollte, bevor wir Schritt für Schritt erklären, wie man einen Ressourcenkalender erstellt und was er enthalten muss.
1. Namen und Rollen der Teammitglieder
Jeder Ressourcenkalender muss die Namen und Rollen der wichtigsten Teammitglieder enthalten. Einige Unternehmen ziehen es vor, einen Schritt weiter zu gehen und auch andere Details wie die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Teammitglieds anzugeben, um einen effizienteren Projektkalender zu erstellen.
Verbessern Sie die Kommunikation im Team und sorgen Sie für ein sicheres Umfeld mit unserer Vorlage, so dass Sie verschiedene Kommunikationsmethoden unterstützen und die Arten von Arbeitsaufgaben klären
Aber um ehrlich zu sein, können Sie sich auch mit den Grundlagen begnügen - Sie brauchen die Namen und Arbeitszeiten der Teammitglieder, um deren Verfügbarkeit zu ermitteln, warum also abschweifen? Erstellen Sie ein Teamkommunikationsdokument oder verwenden Sie eine einfache Vorlage wie die ClickUp Vorlage für Teamkommunikation und Besprechungsmatrix .
Wenn Sie die Namen und Rollen der Teams aufschreiben, vergessen Sie nicht, die Namen der Teamleiter in die Vorlage aufzunehmen. Falls der Ressourcenmanager den Zeitplan hier und da verschieben muss, weiß er, welchen Teamleiter er für welche Aufgabe im Projektkalender ansprechen muss.
2. Verfügbarkeit, einschließlich Arbeitszeiten, Schichten und freie Tage
Dies ist der wichtigste Teil Ihres Ressourcenkalenders - die Erfassung von Verfügbarkeit, Schichten, freien Tagen, Feiertagen usw.. Sie können entweder die tägliche Verfügbarkeit eines Mitarbeiters notieren oder, wenn Sie einen Wochenkalender erstellen, die wöchentliche Verfügbarkeit (und so weiter).
Planen Sie die Schichten Ihrer Mitarbeiter und kalkulieren Sie Ihre Arbeitskosten mit dieser ClickUp-Vorlage für Mitarbeiterpläne
Mit der täglichen Verfügbarkeit wissen Sie zum Beispiel, wie viele Stunden am Tag Teammitglied A frei ist. Ähnlich verhält es sich mit der wöchentlichen Verfügbarkeit: Sie wissen, an welchen Tagen in der Woche Teammitglied B frei ist.
Eine weitere nützliche Ressource ist die ClickUp Vorlage für Mitarbeiterzeitpläne . Auf diese Weise können Sie die Stunden und die Verfügbarkeit jedes wichtigen Teammitglieds auf einfache Weise protokollieren, um die Ressourcen besser zu verwalten und den Gesamtstatus Ihres Projekts zu kennen.
Wir empfehlen auch, dass Sie, anstatt nur die Zeit jedes einzelnen Teammitglieds zu erfassen, eine Personaleinsatzplanung Ereignisse, die Ihnen dabei helfen, die Zeit eines Teams als Ganzes zu berücksichtigen (die für Brainstorming-Sitzungen, Kundenfeedback, das Verständnis von Projektdetails und effektives Arbeiten benötigt wird).
3. Für das Projekt benötigte Ausrüstung oder Software
Ressourcen wie Ausrüstung, spezielle Software, Rohstoffe usw. sind ebenfalls wichtige Aspekte bei der Durchführung eines Projekts.
Wenn Sie z. B. eine Aufgabe zur Herstellung von Möbeln übernommen haben und nicht genügend Nägel haben, um die Möbel zu bauen, die Sie Ihrem Kunden versprochen haben, müssen Sie dies in Ihrem Ressourcenkalender berücksichtigen, damit Sie sie vor Beginn des Projekts kaufen können.
Nebenbei bemerkt: Es gibt noch andere scheinbar belanglose Aufgaben, wie die Auswahl der Produktverpackung, das Schreiben von Produktbeschreibungen oder sogar erstellen einer Datenschutzrichtlinie für die Website, die im Großen und Ganzen wichtig sein können, wenn man versucht, ein Projekt abzuschließen, aber sie werden normalerweise nicht berücksichtigt, weil sie nicht direkt mit der eigentlichen Aufgabe zusammenhängen.
Also, hier eine Vorwarnung: Schreiben Sie all diese Aufgaben in Ihren Ressourcenkalender! Die kleinen Details sind wichtig, und ohne die richtige Dokumentation in einem Projektkalender können sie leicht unter den Tisch fallen.
4. Kapazität für neue Aufgaben
Wenn Sie anspruchsvolle Software verwenden (wie z. B ClickUp ) zur Erstellung eines Ressourcenkalenders sollten Sie im Idealfall wissen, wie viel Zeit, Verfügbarkeit, Teammitglieder und Ressourcen Sie für neue Projekte zur Verfügung haben.
Wenn Sie immer noch auf Stift und Papier angewiesen sind, nutzen Sie Ihre Rätselfähigkeiten, um die optimale Kapazität für neue Aufgaben zu ermitteln. Und wenn Sie diesen Ansatz satt haben, nehmen wir Ihnen das nicht übel. Und ClickUp ist hier, um Ihnen die schwere Arbeit abzunehmen.
5. Fertigkeiten oder Spezialisierungen
Viele Unternehmen ziehen es vor, die Fähigkeiten oder das Fachwissen eines Teammitglieds direkt neben seinem Namen und seiner Rolle aufzuschreiben. Das liegt vor allem daran, dass sie bei einem neuen Projekt das Teammitglied mit den richtigen Fähigkeiten für die richtige Aufgabe zusammenbringen können.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie sind eine Agentur für digitales Marketing und erhalten einen Auftrag zur Neugestaltung der Website eines Immobilienmaklers. Möglicherweise haben Sie eine ganze Reihe von Autoren im Team, die diese Aufgabe übernehmen können.
Aber wenn Sie wüssten, welche Autoren sich auf welche Art von Inhalten spezialisiert haben, könnten Sie den Autor, dessen Fachgebiet Immobilien ist, für dieses Projekt auswählen.
6. Kosten der Ressourcen
Die Ressourcenkosten sind ein weiterer wichtiger Bestandteil Ihres Ressourcenkalenders, denn sie geben Ihnen Aufschluss darüber, wie viel Sie für ein Projekt angesichts der Anzahl der eingesetzten Ressourcen zahlen würden.
Bleiben wir beim obigen Beispiel: Wenn Sie feststellen, dass es zwei Immobilienautoren im Team gibt, von denen einer 40 $/Stunde und der andere 50 $/Stunde verlangt, müssen Sie möglicherweise entscheiden, welchen Autor Sie für das Projekt einsetzen.
Sie können auch noch weitere Details hinzufügen. Zum Beispiel, welche Lohnverarbeitungssoftware das Teammitglied bevorzugt, welche Zahlungsbedingungen es hat, in welchen Stunden und Zeitzonen es arbeitet usw.
Wie man einen Ressourcenkalender erstellt (mit einer Ressourcenkalender-Software)
Beginnen Sie mit der Erstellung Ihres eigenen Ressourcenkalenders!
1. Sammeln Sie alle Details zu Ihren Ressourcen
Um einen effektiven Ressourcenkalender zu erstellen, zählen Sie zunächst alle Ressourcen, die Sie haben. Notieren Sie sich zum Beispiel Folgendes:
- Wie viele Stunden arbeiten Ihre Teammitglieder im Monat und wie viele Stunden sind sie verfügbar?
- Welche Maschinen benötigen Sie für dieses Projekt und welche sind verfügbar (und für wie viele Tage/Stunden)?
- Falls Sie Ausrüstung benötigen, wie hoch sind die Anforderungen im Vergleich zu dem, was Sie zur Verfügung haben?
- Welche anderen Ressourcen sind verfügbar und wie lange werden Sie sie benötigen?
2. Für ClickUp anmelden
Nächster Punkt, für ClickUp anmelden oder eine ähnliche spezialisierte Software, die Ihnen helfen kann, die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu visualisieren. ClickUp ist eine sichere Option, da es über vorgefertigte Vorlagen verfügt, Tausende von Kunden vertrauen ihm und es bietet außerdem Sicherheitsmaßnahmen wie multi-Faktor-Authentifizierung ist vorhanden.
Wenn Sie noch nicht bereit sind, die kostenpflichtige Version von ClickUp zu kaufen, können Sie auch mit der kostenlosen Version weitermachen.
P.S.: Sie können auch verwenden Excel-Arbeitsblatt oder Google Calendar oder Sheets, um einen umfassenden Überblick über die Arbeitsbelastung aller Mitarbeiter zu erhalten.
3. Verwenden Sie die Vorlage für Ressourcenplanung und -einsatz
Erhalten Sie eine visuelle Darstellung Ihrer verfügbaren Ressourcen in einer einfachen Drag-and-Drop-Kanban-Ansicht
Sobald Sie sich erfolgreich angemeldet haben, wäre der nächste Schritt auf der Liste die Nutzung der kostenlosen ClickUp Vorlage für Ressourcenplanung (Sie können andere ähnliche Vorlagen in der Vorlagenbibliothek von ClickUp).
Hier können Sie entweder Ihre Daten exportieren, wenn Sie bereits in ClickUp arbeiten, oder die Felder manuell ausfüllen.
4. Visualisieren Sie die Kapazität Ihrer Ressourcen mit der Workload-Ansicht
Der Ressourcenkalender ist eine äußerst umfassende Vorlage, mit der Sie sich auf vielfältige Weise ein genaues Bild von der Kapazität Ihrer gemeinsamen Ressourcen machen können.
So können Sie beispielsweise den Überblick über die Ressourcen behalten, indem Sie die Auslastung von Teammitgliedern, ganzen Teams, Kunden usw. überprüfen.
Sie können noch einen Schritt weiter gehen und analysieren, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt an welchem Kundenprojekt arbeitet, wie die Fälligkeitstermine sind und ergebnisse dieser komplexen Projekte, welches Budget für jede Ressource vorgesehen ist, welcher Zeitplan einzuhalten ist und wer die Koordinatoren im Projektumfeld sind.
Verwenden Sie die ClickUp-Arbeitslastansicht, um zu sehen, wer vor oder hinter Ihnen liegt, und ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag-and-Drop, um Ressourcen neu zuzuordnen
Wenn Sie die Auslastung einzelner Teammitglieder oder Ressourcen im Auge behalten möchten, klicken Sie auf Ansicht > Auslastung, um eine Übersicht aus der Vogelperspektive zu erhalten.
5. Verwalten Sie die Arbeitsauslastung per Drag-and-Drop in der Teamansicht
Die einzige Aufgabe, die noch auf Ihrer Liste steht, ist ressourcen zu verwalten so, dass sie den Arbeitsablauf nicht beeinträchtigen, die Zeit bis zur Lieferung verkürzen und die moral des Teams auf einem Allzeithoch.
Nachdem Sie eine visuelle Übersicht über die verfügbare Zeit jedes Teammitglieds erhalten haben, können Sie dann die Zeitpläne entsprechend verschieben oder verschiedene Aufgaben hinzufügen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft.
Dazu müssen Sie auf "Ansicht" gehen und "Team" auswählen
Betrachten Sie die Arbeitsbelastung in Ihrem Team, um Anpassungen vorzunehmen, neue Arbeit zuzuweisen oder anderen Teammitgliedern Ressourcen zuzuweisen
Ressourcenkalender für einen reibungslosen Projektablauf
Machen wir uns nichts vor. Ressourcen können unberechenbar sein. Vielleicht fällt ein wichtiges Teammitglied eine Woche lang krank aus. Oder ein System fällt aus, so dass die Arbeit zum Stillstand kommt.
Solche Szenarien sind der schlimmste Alptraum eines jeden Projektleiters (und das zu Recht), aber mit Hilfe eines Ressourcenkalenders lassen sich diese Herausforderungen schnell bewältigen. Ressourcenkalender verschaffen uns einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit und Zuteilung von Ressourcen und ermöglichen so eine reibungslose Projektdurchführung.
Er dient als Leuchtturm, der uns den Weg durch den Sturm weist und selbst bei widrigen Umständen eine schnelle Umkehr ermöglicht. Sie helfen, eine Überbelegung zu vermeiden, unterstützen eine effiziente Aufgabenzuweisung und tragen zu einer realistischeren Projektplanung bei.
Was gibt es da nicht zu lieben?
Und denken Sie daran: Ein Ressourcenkalender ist kein statisches Dokument, sondern ein dynamisches Instrument, das sich mit Ihrem Projekt weiterentwickelt. Beginnen Sie also noch heute mit der Erstellung Ihres Ressourcenkalenders. Sie werden bald die verbesserte Kontrolle und Sichtbarkeit der gemeinsam genutzten Ressourcen in Ihren Projekten zu schätzen wissen.
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Gastautor:
Juwaria Merchant
ist eine freiberufliche Autorin, die sich auf die Bereiche SaaS, Marketing und Gesundheit/Wellness spezialisiert hat. Mit mehr als 3 Jahren Erfahrung hilft sie Marken bei der Erstellung von Inhalten, die einen Mehrwert für ihr Unternehmen darstellen. In ihrer Freizeit liest sie ihre Lieblingsbücher oder studiert die neuesten Online-Trends