Eine Software für das Ressourcenmanagement ist wie eine Karte: Sie gibt klare Anweisungen, wie Sie alle Ihre Ressourcen aufteilen müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
So wie eine Karte Reisenden den Weg zum Ziel weist, hilft Ressourcenmanagement-Software Unternehmen bei der Optimierung von Projektkosten, Teammitgliedern oder Arbeitskräften, Tools wie projektmanagement-Software oder einen bestimmten physischen Space, um maximale Produktivität zu gewährleisten.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen die Spielregeln, was nötig ist, um den Ressourcenmanagementprozess von Anfang bis Ende zu rationalisieren, und stellen einige Vorlagen vor, die Ihnen den Start erleichtern.
Legen wir los.
Was ist Ressourcenmanagement?
Ressourcenmanagement ist der Prozess der effizienten Verwaltung von Geschäftsressourcen wie Vermögenswerten, Finanzmitteln oder Arbeitskräften, um das beste Ergebnis in einem möglichst effizienten Zeitrahmen zu erzielen.
Zu den üblichen Methoden des Ressourcenmanagements gehören die Planung, Kontrolle und Überwachung des Einsatzes von Kapital, Personal, Technologie, Informationen und Vermögenswerten. Der Erfolg einer ordnungsgemäßen Ressourcenverwaltung hängt davon ab, wie Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen und deren Kapazität steuern.
Die Planung des Ressourcenmanagements - oder die Ressourcenprognose - trägt dazu bei, dass Sie Ihr Budget einhalten, die Arbeit Ihrem Team angemessen zuweisen und Daten oder Informationen effizient verwalten business tools .
Warum ist Ressourcenmanagement wichtig?
Ressourcenmanagement ist wichtig, weil es sicherstellt, dass Sie Ihre Ressourcen effizient optimieren, damit Projektmanager oder Ressourcenmanager die Kosten minimieren und die Ergebnisse maximieren.
Darüber hinaus hilft die Ressourcenplanung Unternehmen, Strategien für die Zukunft zu entwickeln, damit die richtigen Ressourcen zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden. Der Einsatz der richtigen Techniken für das Ressourcenmanagement ist für Geschäfte von entscheidender Bedeutung, da er dazu beiträgt, dass Projekte pünktlich abgeschlossen werden.
Teams setzen Software für das Ressourcenmanagement ein, um sich auf Ressourcenknappheit oder anstehende größere Veränderungen vorzubereiten. Der Vorteil des Ressourcenmanagements besteht im Wesentlichen darin, ein besseres Risikomanagement zu betreiben.
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Die 4 gängigen Arten der Ressourcenverwaltung
1. Ressourcenzuweisung Ressourcenzuweisung stellt sicher, dass die richtigen Ressourcen am richtigen Ort und zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Unternehmen setzen Prioritäten für Projektaufgaben und sorgen dafür, dass für jede Aufgabe die richtigen Ressourcen eingesetzt werden. Durch die Zuweisung von Ressourcen werden die Projektkosten minimiert und die Ergebnisse maximiert.
Diese Art des Ressourcenmanagements ermöglicht es Teams auch zu wissen, wie sie ein Team am besten besetzen. Dies ist sehr wichtig, wenn Sie einem Projekt Arbeit zuweisen oder bestimmte Mitarbeiterfähigkeiten einsetzen, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
Wenn Sie die Ressourcen nicht effektiv zuweisen, besteht die Gefahr einer unausgewogenen Workload, die zu Burnout oder Unzufriedenheit der Mitarbeiter führen kann.
Verwenden Sie die Workload-Ansicht von ClickUp, um zu sehen, wer vorne oder hinten liegt, und ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag-and-Drop, um Ressourcen neu zuzuordnen
Günstlingswirtschaft ist eine große Herausforderung für Teamleiter, die es zu vermeiden gilt. Deshalb brauchen Sie eine effektive Lösung für das Ressourcenmanagement, die einen transparenten Einblick in die zugewiesene Arbeit oder das für Ihr Team geplante Budget bietet.
2. Ressourcennutzung
Wie werden die Ressourcen konkret eingesetzt, um Ihr Ziel zu erreichen? Nutzung der Ressourcen gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie alle Ihre Ressourcen genutzt werden, wann sie benötigt werden und wie sie eingesetzt werden müssen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
So können Sie vermeiden, dass Mitglieder Ihres Teams an denselben Ressourcen arbeiten, damit Sie nicht alles auf eine Karte setzen. Und wenn Sie ein Ressourcenmanager sind, müssen Sie Dinge wie die Fähigkeiten Ihrer Mitglieder im Team nutzen.
Wenn Sie ein Team für Content Marketing leiten und eine strenge Projektfrist einhalten müssen, würden Sie keine Werbetexter mit der Erstellung von ausführlichen Whitepapers oder Leitfäden beauftragen - oder Ihre Autoren für lange Formulare mit der Arbeit an E-Mail-Texten betrauen. Nutzung der Ressourcen stellt sicher, dass die Mitglieder des Teams an Projekten arbeiten, die ihrem Fachgebiet entsprechen.
3. Nivellierung der Ressourcen Nivellierung von Ressourcen -oder Ressourcenglättung- ist der Prozess der Verwaltung von Ressourcen im Vorfeld, um sicherzustellen, dass die Ressourcennachfrage mit dem Angebot im Gleichgewicht ist. Einfach ausgedrückt, können Sie mit Hilfe der Ressourcenglättung Ihre verfügbaren Ressourcen auf andere Projekte übertragen, damit Sie die Teams nicht überlasten oder ihre Zeit mit Warten auf Arbeit verschwenden.
Als Unternehmen wollen Sie die richtigen Ressourcen zur Verfügung haben, wenn sie gebraucht werden. Der Ressourcenabgleich sorgt dafür, dass dies geschieht. Dies gilt insbesondere für professionelle Dienstleister.
Manchmal brauchen bestimmte Clients mehr Zeit als andere. Mit der Ressourcennivellierung können Sie Ihre Arbeit gleichmäßig auf Ihr Team verteilen, um die Effizienz der Ressourcen zu maximieren.
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4. Ressourcenprognose
Die Ressourcenprognose hilft bei der Planung des künftigen Ressourcenbedarfs und der Vorwegnahme von Änderungen, die aufgrund externer Faktoren auftreten können. Ob durch die Analyse von Verlaufsdaten oder die Verwendung von Prognosemodellen zur Ermittlung des künftigen Ressourcenbedarfs und der Verfügbarkeit - die Ressourcenprognose ist wichtig, um den Rahmen Ihres Projekts einzuhalten.
Die vorausschauende Planung für Ihre anstehenden Projekte ist eine Technik des Ressourcenmanagements, die Sie davor bewahrt, unvorbereitet zu sein.
Beispiele für Ressourcenmanagement
Im Allgemeinen werden die Ressourcen eines Projekts in zwei Kategorien eingeteilt:
- Immaterielle Ressourcen: Ideen, Prozesse, Fähigkeiten und geistiges Eigentum
- Materielle Ressourcen: Software, Materialien,Ressourcen für die Vermarktung von Immobilienund Humanressourcen
Jedes Team wird eine Liste von Ressourcen verwalten, die mehr oder weniger gleich ist. Dazu gehören:
- Arbeitszeiten
- Fähigkeiten
- Manpower
- Projekt-Budgets
- Materialien
Um genauer zu sein, hier sind die Ressourcen, die Sie wahrscheinlich verwenden werden und die in jede Kategorie fallen:
- Humanressourcen (Mitarbeiter, Auftragnehmer, Praktikanten, Freiwillige)
- Ressourcen (Lieferanten, Anbieter, Partner)
- Kommunikation (Meetings, Unterhaltungen)
- Materialien (Ausrüstung, Technologie, tools)
- Finanzielle Ressourcen (Budget, Finanzierung,Ausgaben)
- Geistiges Eigentum (Verfahren, Ideen, Wissen)
- Immobilien (Space, Büro, Workspace)
- Zeit (Fristen, Zeitpläne, Meilensteine)
- Software (Anwendungen, Plattformen, tools)
Nachdem Sie nun wissen, mit welchen Ressourcen Teams typischerweise arbeiten, wollen wir uns einen Überblick über die Schritte des Ressourcenmanagements verschaffen.
Wie man einen effektiven Ressourcenmanagement-Prozess aufbaut
Vorbereitung und Planung stellen sicher, dass Sie das Beste aus Ihren Ressourcen herausholen. Das Ressourcenmanagement lässt sich im Wesentlichen in vier allgemeine Phasen unterteilen:
Schritt 1: Wählen Sie ein anpassungsfähiges Tool für Ihr Ressourcenmanagement
Ihr Ressourcenmanager benötigt Software und Automatisierungsfunktionen, um Projekte optimal zu leiten und zu überwachen. Darüber hinaus ist die benutzerdefinierte Anpassung der Software für das Ressourcenmanagement wichtig, da sie es Ihren Ressourcenmanagern ermöglicht, Prozesse zu rationalisieren, die Genauigkeit zu erhöhen und mehrere Projekte gleichzeitig zu überwachen.
Und mit der Automatisierung können Ressourcenmanager schnell Berichte erstellen, Echtzeitdaten analysieren und Bereiche für Projektverbesserungen identifizieren. Da Projekte immer komplexer und zeitkritischer werden, ermöglichen Software und Automatisierung eine genaue Datenerfassung und -analyse.
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Dadurch gewinnen die Ressourcenmanager Zeit, um sich auf übergeordnete Aufgaben zu konzentrieren. Die Automatisierung erleichtert auch die Nachverfolgung des Fortschritts und die Vorhersage von Änderungen, die Überwachung der Teamleistung und -auslastung sowie die Verfolgung der zugewiesenen Ressourcen.
Ohne Software für das Ressourcenmanagement und die automatisierten Features, die in anpassbaren Projektmanagement-Tools enthalten sind, kommen Aufgaben aufgrund der erforderlichen manuellen Arbeit nur im Schneckentempo voran. 🐌
Schritt 2: Planen und ermitteln Sie Ihre verfügbaren Ressourcen
Der erste Schritt in Kapazitätsplanung besteht darin, alle verfügbaren Ressourcen zu ermitteln. Dazu gehören sowohl materielle und personelle Ressourcen als auch immaterielle Ressourcen wie Geld und Informationen.
Sobald die Ressourcen identifiziert sind, ist es wichtig, jede Ressource zu bewerten, um ihren Wert und ihre Bedeutung zu bestimmen. 🗺️
In der Box-Ansicht können Sie sehen, woran Ihr Team arbeitet, was es erreicht hat und wie hoch seine Kapazität ist
Der nächste Schritt besteht darin, einen Plan für die effektive Nutzung der Ressourcen zu entwickeln. Die Kapazität Ihrer Ressourcen kann die Einstellung bestimmter Routinen und Zeitpläne erfordern, um die Ressourcennutzung zu optimieren. Oder es kann die Erstellung eines Budgets erforderlich sein, um die Ressourcen angemessen zuzuweisen.
Schritt 3: Nachverfolgung Ihrer Ressourcen für künftige Projekte
Die Automatisierung der Ressourcenverwaltung erleichtert den Projektmanagern die Verwaltung der Budgets, Sprints planen und die Zeitleisten einhalten. Eine einfache Möglichkeit, dies zu erledigen, ist die Verwendung der ClickUp Tools für Projektmanagement und Zusammenarbeit.
Hier eine Übersicht darüber, was mit Hilfe von ClickUp möglich ist:
- Ein Projekt erstellen: Erstellen Sie zunächst ein Projekt in ClickUp und geben Sie ihm einen Namen. Dies wird das Hauptprojekt sein, dem Ihre Ressourcen zugewiesen werden.
- Verfügbare Ressourcen festlegen: Bestimmen Sie die Ressourcen, die für das Projekt zur Verfügung stehen, und erstellen Sie eine Liste. Dazu gehören sowohl personelle Ressourcen (wie Ingenieure, Designer und Texter) als auch andere Ressourcen wie Software, Budget und Materialien.
- Aufgaben zuweisen: Erstellen Sie Aufgaben und weisen Sie sie dem entsprechenden Mitglied des Teams zu. Dies erleichtert die Nachverfolgung des Fortschritts von Aufgaben in Bezug auf die ihnen zugewiesenen Ressourcen.
- Budgets festlegen: Legen Sie das Budget für jede Ressource fest und stellen Sie sicher, dass es während der Dauer des Projekts nachverfolgt wird, damit Ihr Team innerhalb des Budgets bleibt.
- Nutzung verfolgen: Mit ClickUp können Sie die verfügbaren Ressourcen in Echtzeit verfolgen, um den Fortschritt zu überwachen und die Ressourcen bei Bedarf schnell anzupassen.
- Berichte erstellen: Erstellen Sie Berichte über die Ressourcenauslastung und Budgets, um die Gesamtleistung zu überprüfen. Mit den anpassbaren Widgets und dem Dashboard von ClickUp erhalten Sie Echtzeitdaten, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
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Wenn Sie diese Schritte mit Tools wie ClickUp befolgen, stellen Sie sicher, dass Ihre Projekte auf einer zentralen Plattform reibungslos ablaufen.
Schritt 4: Prognostizieren Sie Ihre geplanten Projekte oder stellen Sie Hypothesen auf
Bei der Prognose handelt es sich um einen Planungsprozess, bei dem der zukünftige Ressourcenbedarf auf der Grundlage aktueller und prognostizierter Trends vorhergesagt wird. Dies ist ein wichtiger Schritt im Ressourcenmanagement, da es darum geht, mögliche Engpässe oder Überschüsse an verfügbaren Ressourcen vorherzusehen.
Um dies zu erledigen, kann ein Ressourcenmanager eine Vielzahl von Techniken und Tools einsetzen, darunter historische Analysen, Trendprognosen und quantitative Analysen.
Mit den Widgets in ClickUp Dashboards finden Sie sofort die gewünschten Daten
Sie greifen auf eine Vielzahl von Informationsquellen zurück, darunter Finanzdaten, Personaldaten, Branchentrends, Kundennachfrage und Aktivitäten der Wettbewerber, um die wahrscheinlichsten Zukunftsszenarien zu bewerten und sich entsprechend vorzubereiten.
The Best Resource Management Tools You Can Use ClickUp macht das Ressourcenmanagement einfacher denn je. Seine anpassbaren Ansichten bieten einen schnellen Überblick darüber, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Das Beste daran ist, dass Sie Ihre neu erlernten Techniken zur Ressourcenverwaltung nutzen können, um Aufgaben den richtigen Personen zuzuweisen und Fristen zu setzen, die Sie sicher einhalten können.
Dank leistungsstarker Features wie Abhängigkeiten von Aufgaben, Einstellungen für Prioritäten und integrierten Kommunikationstools müssen Sie nicht eine Million anderer Plattformen nutzen, um Ihre Aufgaben zu erledigen. Zum Beispiel ist das Freigeben und Speichern von Dokumenten für Projekte ein Kinderspiel, und die Zusammenarbeit ist mit der ClickUp Kollaborationsfunktion noch einfacher Whiteboard tools. 📝
Benutzerdefinierte Whiteboards zum Einfügen von Dokumenten, Aufgaben und mehr
Mit Ansichten in Gantt-Diagrammen können Teams ihre Aufgaben visualisieren und potenzielle Engpässe während des gesamten Prozesses erkennen. Und nicht nur das: Als Management-Tool ist es vollständig anpassbar, so dass es sich an Ihre Bedürfnisse im Ressourcenmanagement anpasst und nicht umgekehrt.
Die besten Features für ein Tool zur Ressourcenverwaltung
Ein Projektmanager muss das große Ganze im Blick haben, effiziente Arbeitsabläufe schaffen und die Wirkung seiner Projekte maximieren. Glücklicherweise erledigen einige der besten Features von ClickUp für das Ressourcenmanagement genau das:
- Kalender und Projektansichten: Visualisieren Sie Ressourcen und Aufgaben in Echtzeit mit interaktiven Zeitleisten, Kalendern und Ansichten.📈
- Zuweisung von Aufgaben: Erhöhen Sie die Sichtbarkeit, wer für was verantwortlich ist, damit alle in Ihrem Team auf dem Laufenden sind und Ihr Prozess der Ressourcenverteilung gerecht bleibt.
- Benutzerdefinierte Dashboards: Analysieren Sie die Ressourcenleistung mit benutzerdefinierten Dashboards mit den wichtigsten Widgets Ihrer Wahl.🛠️
- Berichterstellung: Erstellen Sie Berichte zur Ermittlung der Ressourceneffizienz, Kapazität und mehr.
- Anpassbare Automatisierungen: Automatisieren Sie Ressourcenzuweisungen undAktualisierung des Status von Projekten um Zeit zu sparen. ⏰
Das ist noch nicht alles. Teams erhalten Zugang zu einem Tonnen von Vorlagen , von denen einige speziell für die Ressourcenverwaltung entwickelt wurden. Hier sehen Sie sich einige Vorlagen genauer an, die Sie zur besseren Verwaltung von Ressourcen verwenden können.
3 anpassbare Vorlagen für das Ressourcenmanagement, die Sie ausprobieren sollten
Die Vorlagen für das Ressourcenmanagement von ClickUp sind unglaublich nützlich für Projekt- oder Ressourcenmanager. Sie sparen wertvolle Zeit, indem sie es Projektmanagern ermöglichen, Projekte schnell in Gang zu bringen, ohne bei Null anfangen zu müssen.
Die Vorlagen für das Ressourcenmanagement wurden entwickelt, um Teams bei der Entwicklung effizienter Arbeitsabläufe zu unterstützen, die Ressourcennutzung zu optimieren und ihre Wirkung zu maximieren. Sie enthalten Features wie Abhängigkeiten von Aufgaben, Einstellungen für Prioritäten und integrierte Kommunikationstools.
1. ClickUp Vorlage für die Ressourcenplanung
Verteilen Sie Ihre Ressourcen ganz einfach mit der Vorlage für die Ressourcenplanung von ClickUp
Die ClickUp Vorlage für die Ressourcenplanung ist ein hervorragendes Tool für Teams, die schnell einen Plan für das Ressourcenmanagement erstellen müssen. Die Workload-Ansicht verschafft Ihnen Sichtbarkeit über die tatsächliche Kapazität und Auslastung Ihres Teams.
Und die Ansicht des Kanban Board ist ideal für Projektmanager, die einen visuellen Workflow für das Ressourcenmanagement und einfache Drag-and-Drop-Features benötigen.
2. ClickUp Vorlage für Ressourcenzuweisung
Verwenden Sie die ClickUp Vorlage für die Ressourcenzuweisung, um die Nachverfolgung der Materialien, Arbeitskräfte usw. der Organisation für jedes Projekt zu gewährleisten.
Möchten Sie noch mehr anpassbare Drag-and-Drop-Features, um Aufgaben und Unteraufgaben zwischen verschiedenen Status zu verschieben? Die ClickUp-Vorlage für die Ressourcenzuweisung ist genau auf Ihre spezifischen Bedürfnisse abgestimmt.
Mit dieser Vorlage für die Ressourcenverwaltung ist es ein Kinderspiel zu sehen, wo alle Ihre Ressourcen verwendet werden, und benutzerdefinierte Felder ermöglichen Ihnen die Nachverfolgung von Budgets für bestimmte Aufgaben.
3. ClickUp Ressource Matrix Vorlage
Planen Sie Ihre Ressourcen effektiv mit dieser Matrix-Vorlage, um die voraussichtlichen Gesamtkosten Ihrer verfügbaren Ressourcen zu ermitteln
Behalten Sie immer den Überblick über die erwarteten Gesamtkosten der Ressourcen mit der ClickUp Ressourcen Matrix Vorlage . diese Vorlage ist perfekt für Anfänger und enthält fünf Status und sechs benutzerdefinierte Felder, die Sie nach Ihren Bedürfnissen formatieren können.
Egal, ob es sich um Stunden, Budgets oder Projektkosten handelt, diese Vorlage ist eine gute Lösung für das Ressourcenmanagement mit einer klaren Ansicht des Status, des Ressourcentyps, der Frist und anderer finanzieller Informationen, die Sie verfolgen müssen.
Gutes Ressourcenmanagement beginnt mit einem Tool, das alles zu erledigen vermag
Mit Tools wie ClickUp wird die Verwaltung von Ressourcen zum Kinderspiel, so dass Projektmanager Aufgaben den richtigen Personen zuweisen und potenzielle Ressourcenprobleme für ihre Teammitglieder erkennen können, bevor sie entstehen.
Die Vorlagen und anpassungsfähigen Features von ClickUp sind so konzipiert, dass sie die Nutzung Ihrer Unternehmensressourcen bestmöglich optimieren. Von benutzerdefinierten Dashboards und Berichterstellungen bis hin zu interaktiven Zeitleisten und Kalendern holen Teams den größtmöglichen Wert aus ihren Ressourcen heraus. Starten Sie mit ClickUp und sehen Sie, warum so viele kleine und mittlere Geschäfte und Agenturen uns für das Ressourcenmanagement nutzen.