Als Projektleiter fühlen Sie sich vielleicht wie ein unbesungener Held. Sie verwalten nicht nur Teams, Aufgaben, Budgets und Zeitleisten, sondern sind auch für die Präsentation der Fortschritte vor den Beteiligten zuständig.
Kein Druck, oder?
Anstatt zu schwitzen, wenn es an der Zeit ist, dem CEO zu zeigen, wofür Sie so hart gearbeitet haben, sollten Sie einen Bericht über den Status des Projekts erstellen. Dieser Bericht fasst die bisher fertiggestellte Arbeit und die nächsten Schritte zusammen - ein echter Lebensretter für Ihren wöchentlichen Statusbericht in PM-Meetings.
In diesem Leitfaden erklären wir, was ein Projektstatusbericht ist, was er enthalten sollte und wie Sie bessere Berichte erstellen können. Wir fügen sogar ein paar Beispiele und Vorlagen für Statusberichte im Projektmanagement hinzu, um den Zeitaufwand für die Erstellung von Statusberichten zu verringern.
Denn am Ende des Tages geht es darum, intelligenter zu arbeiten, nicht härter. 💪
Was ist ein Statusbericht für ein Projekt?
Ein Bericht über den Status eines Projekts ist ein detailliertes Dokument, das Folgendes enthält die wichtigsten Stakeholder einen Überblick über den aktuellen Status eines wichtigen Projekts. Projektmanager erstellen diese Berichte in der Regel regelmäßig und geben sie für die Mitglieder des Teams, das Management oder die Clients frei.
Anstatt Aufgaben in halsbrecherischer Geschwindigkeit abzuarbeiten, ist die Erstellung von projekt-Bericht s zwingt Sie dazu, innezuhalten und darüber nachzudenken, wie Sie Projekte abschließen. Sie betrachten Projekte rückwirkend und proaktiv, was den Lebenszyklus von Projekten rationalisiert.
Gliedern Sie Ihre Projekte in der Board-Ansicht auf, um den Status, den Fortschritt und das Potenzial leicht zu erkennen engpässe auf einen Blick Es schadet nicht, dass ein solider Bericht auch die Interessengruppen zufrieden stellt.
Ziel ist es, alle Beteiligten über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden zu halten. Zu erledigen sind Arbeiten mit Kundenkontakt, der Status des Projekts berichterstellung den Clients die Sicherheit dass Sie hart an der Arbeit sind.
Und wenn Sie bei Ihren wöchentlichen Kontrollbesuchen solide Statusberichte erstellen, brauchen Sie sich nicht zu wundern, wenn Ihr Chef Ihnen herzlich auf die Schulter klopft. 🤩
How to Write a Project Status Report With Helpful Examples
Jetzt haben Sie vielleicht eine Vorstellung davon, was in den Bericht über den Status des Projekts aufgenommen werden soll. Aber wie erledigen Sie das alles?
Sie müssen Ihren Projektbericht nicht selbst erstellen. Befolgen Sie einfach diese Schritte - und folgen Sie bewährten Beispielen und Vorlagen -, um im Handumdrehen Statusberichte für Projekte zu erstellen. ⏲️
Schritt 1: Verstehen der Bedürfnisse der Projektbeteiligten
Sie müssen Ihre Berichte zum Status des Projekts nicht mit einer Flut von Daten versehen. Alles, was Sie brauchen, sind die Informationen, die für die Projektbeteiligten am wichtigsten sind.
Kennen Sie Ihr Einzelziel. Was muss sie sehen? Was ist für sie wirklich wichtig? 👀
Wenn Sie zum Beispiel Programmierer sind, Ihre Stakeholder aber nicht-technische Manager sind, ist dies nicht der richtige Zeitpunkt, um die Komplexität von Javascript zu erläutern. Ihr Projektsponsor interessiert sich nur für Features und Funktionen, also erstellen Sie einen aussagekräftigen, jargonfreien Bericht, der ihm hilft, schneller Entscheidungen zu treffen.
Schritt 2: Planen Sie es regelmäßig
Projektberichte sind nichts, was man nach Lust und Laune erstellt. Dies muss ein regelmäßiger Bestandteil Ihres Workflows sein, um den Gesamtzustand des Projekts zu verstehen. Fügen Sie es zu Ihrem aufgabenmanagement lösung, damit Sie es nicht vergessen.
Es ist auch eine gute Idee, eine wiederkehrende Kalendereinladung mit allen Schlüsselakteuren einzurichten, damit Sie den Statusbericht regelmäßig überprüfen können.
Schritt 3: Beginnen Sie mit dem Sammeln von Daten
Jeder Zustandsbericht eines Projekts sollte einzigartig sein. Ziehen Sie die wichtigsten Daten aus Ihren Systemen, um den Bericht zu aktualisieren, bevor Sie ihn mit dem Team besprechen.
Sie könnten die Projektdaten auch manuell eingeben, aber wir wetten, dass Sie dafür zu beschäftigt sind. Erstellen Sie einen benutzerdefiniertes Dashboard zur Nachverfolgung von allem, damit Sie beim Jonglieren mit allen Aufgaben, Projekten und Personen nicht den Verstand verlieren.
Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in ClickUp, um einen Überblick über Ihre gesamte Arbeit zu erhalten
Sie müssen dies auch nicht alleine erledigen. Bitten Sie Ihre Mitglieder im Team, ihre Erkenntnisse beizusteuern. Software für das Projektmanagement erzählt nicht immer die ganze Geschichte, insbesondere bei qualitativen Daten. Fordern Sie Ihr Team auf, Erkenntnisse bis zu einem bestimmten Datum freizugeben, damit Sie sie in den Bericht aufnehmen können.
Schritt 4: Starten Sie mit einer umfassenden Vorlage für den Statusbericht des Projekts
Manche Projektmanager erstellen Berichte aus Excel-Tabellen oder Google Docs, aber das erfordert viel Kopieren und Einfügen. Erstellen Sie stattdessen einen Bericht aus den Daten in Ihrem Projektmanagement-System, so dass Sie ihn mit einem Klick erstellen können.
Natürlich müssen Sie eine vorlage für einen Bericht über den Status des Projekts basierend auf der Art des Projekts, an dem Sie arbeiten. Ihre Organisation wird ihre eigenen Eigenheiten haben, aber es ist gut, die Nuancen dieser Projekttypen zu berücksichtigen:
- Tägliche Statusberichte: Die Erstellung täglicher Berichte ist mit viel Aufwand verbunden, so dass eine Vorlage Ihnen viel Zeit erspart. Da es wahrscheinlich schnell gehen muss, sollten Sie die täglichen Berichte so kurz und relevant wie möglich halten. Wahrscheinlich müssen Sie diesen Bericht in Echtzeit anpassen, damit Sie nichts verpassen
- Wöchentliche Statusberichte: Ihr Team wird wahrscheinlich jede Woche denselben Tag wählen, um über den Fortschritt des Projekts zu chatten. Wöchentliche Berichte über den Status des Projekts sind bei intensiven, auf den Client ausgerichteten Projekten üblich. Achten Sie also besonders auf Ihren Zeitplan, Ihr Budget und die nächsten Schritte
- Monatliche Statusberichte: Diese sind üblich, wenn Sie ein Marketingprojekt erledigen, bei dem Sie zwischen den Statusberichten Zeit für die Nachverfolgung von KPIs und Metriken benötigen
- Quartalsweise Statusberichte: Halten Sie die vierteljährlichen Berichte auf einem sehr hohen Niveau. Es ist leicht, sich zu verzetteln, wenn man Daten aus drei Monaten betrachten muss, aber konzentrieren Sie sich nur auf die wichtigsten Ergebnisse
Die ClickUp Vorlage für den Statusbericht eines Projekts
Wenn Sie die Häufigkeit des Berichts verstehen, ist es viel einfacher, eine Vorlage zu wählen. Von hier aus können Sie Ihre Daten ganz einfach in eine Vorlage mit Abschnitten, Grafiken und wunderschönen Farben einfügen, die dann sofort einsatzbereit ist.
Zum Beispiel die ClickUp Vorlage für den Statusbericht eines Projekts ist eigentlich ein Whiteboard, das Sie mit wenigen Klicks in einen Status-Bericht umwandeln können.
Vorlage für den Statusbericht eines Projekts von ClickUp in Whiteboards
Verwenden Sie die Vorlage für:
- Projekte nach bestimmten Beschreibungen, Filtern oder Aufgaben zu organisieren
- Automatisch Diagramme und Grafiken zum Projektstatus zu erstellen
- Freigabe von Aufgaben, Fälligkeitsdaten und Budgetdetails für das Team und die wichtigsten Interessengruppen
Die Vorlage für den Projektstatusbericht enthält sogar anpassbare Status, Felder und Ansichten, so dass Sie sie nach Ihren Wünschen gestalten können. Anstatt zwischen Ihrer Projektmanagement-Software und Ihrem Status-Berichtsdokument hin- und herzuspringen, behalten Sie alles in der ClickUp-Plattform, um die Zeit für die Berichterstellung erheblich zu verkürzen.
Ein Gewinn für alle Beteiligten, finden Sie nicht auch? 🏆
Schritt 5: Aktualisieren Sie laufend
Ein Bericht zum Status des Projekts ist ein lebendiges Dokument. Die darin enthaltenen Informationen sollten sich regelmäßig ändern, um den aktuellen Status des Projekts widerzuspiegeln, aber es ist in Ordnung, Ihre Vorlage zu ändern.
Holen Sie das Feedback aller Beteiligten ein, um festzustellen, ob sie die Aktualisierungen hilfreich finden. Wenn sie nicht der Meinung sind, dass die fortschrittsbericht nützlich ist, müssen Sie möglicherweise Abschnitte hinzufügen oder kürzen.
Aber nehmen Sie es nicht persönlich: Wenn diese Änderungen den Bericht ansprechender machen, lohnt es sich, die Berichterstellung anzupassen.
Vorteile der Verwendung eines Statusberichts für das Projektmanagement
Sicher, Sie könnten vor dem nächsten Meeting ein paar Stichpunkte zusammenstellen. Aber das sieht nicht annähernd so professionell aus wie ein richtiger Bericht über den Fortschritt des Projekts.
Mit der richtigen Vorlage oder Ansicht für das Projekt können Sie im Handumdrehen einen soliden Statusbericht für das Projektmanagement erstellen. Mit nur wenigen Klicks erstellen Sie oder Ihre Projektmanager ein hochwertiges Dokument, das viele Vorteile mit sich bringt.
1. Halten Sie Ihre Stakeholder bei Laune
Will Ihr Chef unbedingt Status-Updates? Haben Sie einen Client, der verzweifelt nach Ergebnissen sucht?
Berichte über den Status eines Projekts beruhigen ängstliche Clients und zeigen Ihrem Chef, dass Sie es ernst meinen mit dem Geschäft. Sie sind eine solide projektmanagement tool das jeden auf dem Laufenden hält meilensteine des Projekts und Ihren allgemeinen Fortschritt.
Visualisierung von Meilensteinen eines Projekts in der Gantt-Ansicht in ClickUp
Außerdem können Sie einen großartigen Bericht über den Status des Projekts als Tool für die Nachverfolgung der Leistung verwenden. Er zeigt nicht nur, wie das Projekt zu erledigen ist, sondern rechtfertigt auch den Aufwand aller Mitarbeiter Ihres Teams.
2. Förderung der Zusammenarbeit im Team
Teamarbeit macht die Arbeit zum Traum, aber es ist kompliziert, eine große Gruppe zu managen. Zum Glück sorgen Berichte über den Status von Projekten dafür, dass alle auf der gleichen Seite stehen und die zusammenarbeit im Team .
Anstatt zuzulassen, dass die Aufgaben eines Projekts in der Versenkung verschwinden, gibt ein Statusbericht jedem gelöschte Elemente . Es bietet Struktur und Verantwortlichkeit, um Ihr Projektteam zu motivieren, seine beste Arbeit zu erledigen. 🙌
Überwachen Sie Projekt-Updates, verwalten Sie Workflows und arbeiten Sie mit dem Team zusammen - alles von Ihrem ClickUp-Workspace aus
Regelmäßige Berichterstellungen können sogar die Moral im Team steigern. Die Visualisierung von Erfolgen und fertiggestellten Meilensteinen stellt die Leistungen Ihres Teams in den Vordergrund, anstatt sich ausschließlich auf anstehende Aufgaben zu konzentrieren. Und aktuelle Daten zeigen, dass anerkennung das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessert
3. Beschleunigung der Zeitleisten von Projekten
Niemand mag Verzögerungen bei Projekten. Sie können zwar nicht alle Schluckaufs vermeiden, aber regelmäßige Berichte über den Status des Projekts sorgen dafür, dass Ihr Team den Projektzeitplan einhalten kann.
Planen Sie mehrere Projekte, verwalten Sie Abhängigkeiten und setzen Sie Prioritäten in Ihrer benutzerdefinierten Projekt-Zeitleiste mit der Ansicht "Zeitleiste" in ClickUp
Status-Berichte bieten die dringend benötigte Struktur im Projektmanagement-Prozess, wodurch Zeit und Aufwand gespart werden. Behalten Sie die Registerkarten in Ihrer Zeitleiste mit einer projekt-Tracker .
Von dort aus können Sie Ihre Daten ganz einfach exportieren, um mit wenigen Klicks einen ausführlichen Bericht zu erstellen.
4. Probleme so schnell wie möglich erkennen Identifizierung von Risiken hält Ihr
projektbudget und Aufgaben im Zeitplan - vorausgesetzt, Sie erkennen potenzielle Risiken früh genug. Berichte über den Status des Projektmanagements sollten einen Abschnitt über Herausforderungen und Hindernisse enthalten, damit Sie diese mit dem Projektteam besprechen können.
Beziehungen zwischen Aufgaben und Meilenstein-Aufgaben in der Gantt-Ansicht in ClickUp anzeigen
Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, sich in der Einsatzleitung zu versammeln und so schnell wie möglich eine Lösung für gefährdete Aufgaben zu finden. ⚒️
Anstatt sich mit unerwarteten Nebenaufgaben herumzuschlagen, sorgt die Vorwegnahme von Problemen dafür, dass Ihr Team konzentriert und produktiv bleibt. Wenn Sie in einer stark regulierten Branche tätig sind, kann dies sogar beim Risikomanagement helfen, was Ihre Rechtsabteilung freuen wird.
5. Bessere Entscheidungen treffen
Manchmal muss man sich beim Projektmanagement auf sein Bauchgefühl verlassen, aber in 9 von 10 Fällen müssen Sie Ihre Entscheidungen mit Daten begründen. Regelmäßige Statusberichte liefern genügend Projektinformationen, um eine datengestützte Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Berichte über den Status von Projekten enthalten wichtige Metriken, die Ihnen zeigen, ob es an der Zeit ist, den Kurs zu korrigieren, oder ob alles in bester Ordnung ist. Quantifizieren Sie den Erfolg des Projekts mit Metriken wie:
- Pünktlicher Abschluss
- Arbeitstermine
- Aufgewandte Zeit
- Prozentsatz fertiggestellt
- Zufriedenheit des Clients
- Fehlerquote
Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in ClickUp, um einen Überblick über Ihre gesamte Arbeit zu erhalten
Idealerweise sollten Sie sich Daten aus früheren Berichterstellungen ansehen, um Trends zu erkennen. Wenn Sie zum Beispiel bei bestimmten Arten von Projekten (oder bei bestimmten Clients) häufig das Budget überschreiten, müssen Sie vielleicht Ihr Angebot für das nächste Projekt erhöhen - oder Sie finden ernsthafte Möglichkeiten zur Kosteneinsparung.
6. Verbessern Sie die Kommunikation
Ganz gleich, ob Sie mit Ihrem Chef, Ihrem Client oder Ihren Teammitgliedern chatten, ein Bericht über den Status des Projekts unterstützt die transparente Kommunikation. Er formatiert nicht nur alle Details des Projekts auf verständliche Weise mit hübschen Farben, sondern ermutigt Ihr Team auch zu häufigerer Kommunikation. 🌻
Kommunizieren Sie mit Ihrem Team direkt in einer Aufgabe, geben Sie andere Aufgaben frei und laden Sie Dateien mit Thread-Kommentaren in ClickUp!
Wenn Ihr Chef ein klareres Bild vom Zustand des Projekts haben möchte, wird in einem Projektmanagement-Statusbericht alles schwarz auf weiß festgehalten, um das Risiko von Missverständnissen zu verringern.
Was sollte ein Statusbericht über ein Projekt enthalten?
Bei der Erstellung Ihres ersten Statusberichts für ein Projekt fragen Sie sich vielleicht, was Sie in den Bericht selbst aufnehmen müssen. Sie wollen keine wichtigen Informationen übersehen, aber Sie wollen auch niemanden mit einem 20-seitigen Roman überwältigen.
Versuchen Sie, ein Gleichgewicht zwischen dem Freigeben von Informationen und der Kürze der Dinge zu finden. Achten Sie darauf, dass Ihr Bericht über den Status des Projekts die folgenden Schlüssel enthält. 🔑
Eine detaillierte, aber prägnante Zusammenfassung
Die Zusammenfassung sollte Informationen auf hohem Niveau mit den Highlights des Berichts enthalten. Dies ist die "tl;dr"-Zusammenfassung des Projekts, die sich Ihr CEO 60 Sekunden vor dem Status Meeting ansehen wird, also lassen Sie es nicht auf sich beruhen.
Auch wenn die Zusammenfassung an erster Stelle steht, benötigen Sie die Informationen aus dem Rest des Berichts, um sie zu schreiben. Aus diesem Grund sollten Sie die Zusammenfassung immer zuletzt schreiben.
Ihr Team wird den gesamten Bericht lesen, wenn es mehr Details erfahren möchte. Deshalb sollten Sie die Zusammenfassung kurz halten - nicht mehr als sechs Sätze. Beginnen Sie mit einer gut dokumentierten Leitfaden unter Verwendung der ClickUp Executive Vorlage für den Status von Projekten .
Vorlage für eine Zusammenfassung
Visueller Fortschritt des Projekts
Der Abschnitt über den Fortschritt gibt Auskunft über den aktuellen Status und die abgeschlossenen Meilensteine und zu erbringende Leistungen . Menschen haben ein kurzes Gedächtnis, daher ist die Erinnerung an das, was Sie bisher erreicht haben, eine großartige Anerkennung für die hervorragende Arbeit Ihres Teams. ✨
Dies ist der Abschnitt, in dem Sie mit den Errungenschaften Ihres Teams prahlen. Rufen Sie sie mit hübschen Gantt-Diagrammen und Grafiken auf, die Ihre Leistungen veranschaulichen, oder ziele des Projekts .
Verfolgen Sie Ihre Ziele bis hin zu den wichtigsten KPIs und erhalten Sie automatisch detaillierte Ansichten über Ihren Fortschritt
Eine Leiste, ein Liniendiagramm oder angekreuzte Boxen lenken die Aufmerksamkeit Ihres Chefs garantiert auf die richtigen Stellen. Der Abschnitt über den Fortschritt in einem Statusbericht sollte an den letzten Bericht anknüpfen.
Wenn Sie vierteljährlich Berichte über den Status eines Projekts erstellen, vergessen Sie leicht, wo Sie aufgehört haben. Vergleichen Sie Ihren aktuellen Bericht immer mit früheren Berichten, damit Sie nichts übersehen.
Der gesamte Zeitplan des Projekts
Planen Sie Social Posts, Blogs und Ankündigungen neben Ihren anderen Aufgaben und Meetings mit der Ansicht des Kalenders in ClickUp
Projekte leben und sterben durch Fristen. Dieser Bereich des Berichts über den Status des Projekts sollte die gesamte Zeitleiste des Projekts enthalten und Auskunft darüber geben, wo Sie gerade stehen. Notieren Sie, ob Sie dem Zeitplan voraus sind, auf dem richtigen Weg sind oder in Verzug geraten.
Anstatt den Zeitplan mit Text aufzulisten, erstellen Sie eine visuelles Dashboard , eine Kalender-Ansicht oder ein Gantt-Diagramm, um es jedem zu erleichtern, komplexe Zeitrahmen in kürzerer Zeit zu verstehen.
Einblicke in das Projektbudget
Nach meeting-Termine das Budgetmanagement ist Ihre größte Verantwortung als Projektleiter. Unabhängig davon, ob es sich um den Client oder das obere Management handelt, sollte Ihr Bericht zum Status des Projekts die finanzielle Leistung des Projekts analysieren.
Versuchen Sie auch hier, dies so gut wie möglich zu visualisieren. Wenn Sie z. B. nach Prozentsätzen budgetieren, sollten Sie mit einem Kreisdiagramm notieren, wie viel des Projektbudgets Sie ausgegeben haben. In diesem Abschnitt des Berichts können Sie auch eine Prognose darüber erstellen, wie die Budgetausgaben in Zukunft aussehen werden.
Häufige Herausforderungen und Hindernisse
Was steht Ihnen im Moment im Weg? Dies ist Ihre Chance, sich zu äußern.
Anstatt Probleme im Hintergrund zu belassen, sollten Sie sie ansprechen. Wenn der Client Ihnen zum Beispiel nicht die richtigen Informationen für das Projekt gegeben hat, notieren Sie es hier. Oder wenn Ihr Team keinen Zugang zu den richtigen Tools hat, um voranzukommen, sprechen Sie es an. 📣
Das gesamte Team wird sich versammeln, um den Statusbericht des Projekts zu prüfen. Dies ist also Ihre Chance, gemeinsam Hindernisse und Projektrisiken zu betrachten.
Gut kommunizierte nächste Schritte
Wenn Sie ein Projekt nicht zu 100 % erledigt haben, müssen Sie festlegen, wie es weitergeht. Klären Sie in diesem Abschnitt des Statusberichts die Aufgaben und Meilensteine, die Sie noch abschließen müssen.
Listen Sie aber nicht nur die Aufgaben auf. Verleihen Sie Ihrer Verantwortung einen Hauch von Verantwortlichkeit, indem Sie die nächsten Schritte bestimmten Mitgliedern des Teams zuweisen, zusammen mit Fälligkeitsdaten. Auf diese Weise haben Sie einen klaren Weg vorwärts - und die Verantwortlichkeit - so dass sich niemand fragen muss, wofür er verantwortlich ist.
♪ All the kPIs des Projekts und Metriken
Schließlich sollte jeder Bericht über den Status eines Projekts einen Abschnitt nur für Metriken enthalten. Es steht Ihnen frei, diese Metriken in den Bericht einzuflechten, aber selbst dann möchten manche Leute vielleicht eine übergeordnete Ansicht der Projektleistung an einem Ort sehen.
Wenn Sie Ihre Metriken in einem Abschnitt auflisten, können Sie sie im Laufe der Zeit überwachen. Schauen Sie sich die Durchschnittswerte über den Verlauf des Projekts an und vergleichen Sie diesen Bericht mit früheren Berichten, um zu sehen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.
Jedes Projekt ist anders, aber es ist gut, Metriken wie diese nachzuverfolgen:
- Kostenentwicklung
- Protokollierte Zeit
- Bruttomargen
- Kundenzufriedenheit
- Produktivität
- Erfolgreicher Abschluss des Fälligkeitsdatums
Je weniger Sie dies wie eine Wand aus langweiligen Zahlen aussehen lassen, desto besser. Verwenden Sie eine Vorlage für einen Projektbericht mit hübschen Grafiken, um Ihre Metriken in Szene zu setzen.
Berichte zum Status des Projekts mit einem Klick erstellen
Erfolgreiches Projektmanagement ist eine Kunst. Für Ihren Chef sieht es vielleicht so aus, als ob alles reibungslos läuft, aber ein Bericht über den Status des Projekts zeigt, wie viel Arbeit Sie und Ihr Team investiert haben, um dies zu erreichen. 🎨
Halten Sie Ihr Team auf der gleichen Seite, beruhigen Sie die Beteiligten und schaffen Sie mehr Struktur pläne für das Projekt mit einer Vorlage für einen Statusbericht des Projekts.
Vorlagen sind zwar ein guter Anfang, aber sie benötigen noch Daten. ClickUp Dashboards beschleunigen Sie die Berichterstellung, indem Sie Ihr Kontrollzentrum für Projekte mit Ihren Berichten, Vorlagen, Chats und vielem mehr verknüpfen.
Erstellen Sie Ihren nächsten Status-Bericht in ClickUp: Erstellen Sie Ihr eigenes Dashboard - jetzt! free Forever !