Als Projektmanager fühlen Sie sich vielleicht wie ein unbesungener Held. Sie verwalten nicht nur Teams, Aufgaben, Budgets und Zeitpläne, sondern sind auch für die Präsentation der Fortschritte vor den Beteiligten zuständig.
Kein Druck, oder?
Anstatt zu schwitzen, wenn es an der Zeit ist, dem CEO zu zeigen, wofür Sie so hart gearbeitet haben, erstellen Sie einen Projektstatusbericht. Dieser Bericht fasst die bisher geleistete Arbeit und die nächsten Schritte zusammen - eine echte Erleichterung für die wöchentlichen PM-Meetings.
In diesem Leitfaden erklären wir, was ein Projektstatusbericht ist, was er enthalten sollte und wie Sie bessere Berichte erstellen können. Wir fügen sogar ein paar Beispiele und Vorlagen für Projektmanagement-Statusberichte hinzu, damit Sie weniger Zeit mit der Erstellung von Statusberichten verbringen müssen.
Denn am Ende des Tages geht es darum, intelligenter zu arbeiten, nicht härter. 💪
Was ist ein Projektstatusbericht?
Ein Projektstatusbericht ist ein detailliertes Dokument, das Folgendes enthält hauptakteure einen Überblick über den aktuellen Stand eines wichtigen Projekts. Projektmanager erstellen diese Berichte in der Regel regelmäßig und geben sie an Teammitglieder, das Management oder Kunden weiter.
Anstatt Aufgaben in halsbrecherischer Geschwindigkeit zu erledigen, sollten Sie projektbericht s zwingt Sie dazu, innezuhalten und darüber nachzudenken, wie Sie Projekte abschließen. Sie betrachten die Projekte rückwirkend und proaktiv, was den Projektlebenszyklus rationalisiert.
Gliedern Sie Ihre Projekte in der Board-Ansicht auf, um den Status, den Verlauf und mögliche Engpässe auf einen Blick zu sehen
Es schadet nicht, dass ein solider Bericht auch die Stakeholder zufrieden stellt.
Ziel ist es, alle Beteiligten über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie mit Kunden zu tun haben, ist der Projektstatus berichte den Kunden versichern dass Sie hart an der Arbeit sind.
Und wenn Sie bei Ihren wöchentlichen Kontrollbesuchen solide Statusberichte erstellen, müssen Sie sich nicht wundern, wenn Ihr Chef Ihnen auf die Schulter klopft. 🤩
Vorteile der Verwendung eines Projektstatusberichts im Projektmanagement
Sicher, Sie könnten vor der nächsten Besprechung ein paar Stichpunkte zusammenstellen. Aber das sieht nicht annähernd so professionell aus wie ein richtiger Bericht über den Projektfortschritt.
Mit der richtigen Vorlage oder Projektansicht lässt sich im Handumdrehen ein solider Projektmanagement-Statusbericht erstellen. Mit nur wenigen Klicks erstellen Sie oder Ihre Projektmanager ein hochwertiges Dokument, das eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringt.
1. Halten Sie Ihre Stakeholder bei Laune
Kann Ihr Chef es kaum erwarten, Sie über den aktuellen Stand der Dinge zu informieren? Haben Sie einen Kunden, der verzweifelt nach Ergebnissen sucht?
Projektstatusberichte zerstreuen die Sorgen ängstlicher Kunden und zeigen Ihrem Chef, dass Sie es ernst meinen. Sie sind eine solide projektmanagement-Tool das jeden auf dem Laufenden hält projekt-Meilensteine und Ihren Gesamtfortschritt.
Visualisierung von Projektmeilensteinen mit der Gantt-Ansicht in ClickUp
Außerdem können Sie einen großartigen Projektstatusbericht als Werkzeug zur Leistungsverfolgung verwenden. Dies zeigt nicht nur, wie das Projekt läuft, sondern rechtfertigt auch die Bemühungen jedes einzelnen Teammitglieds.
2. Zusammenarbeit im Team fördern
Teamwork macht den Traum wahr, aber es ist kompliziert, eine große Gruppe zu managen. Zum Glück sorgen Projektstatusberichte dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und die zusammenarbeit im Team .
Anstatt zuzulassen, dass die Projektaufgaben in der Versenkung verschwinden, gibt ein Statusbericht allen Beteiligten klare Handlungsanweisungen. Er sorgt für Struktur und Verantwortlichkeit und motiviert Ihr Projektteam, sein Bestes zu geben. 🙌
Überwachen Sie Projektaktualisierungen, verwalten Sie Arbeitsabläufe und arbeiten Sie mit dem Team zusammen - alles von Ihrem ClickUp-Arbeitsbereich aus
Regelmäßige Berichte können sogar die Moral des Teams steigern. Die Visualisierung von Erfolgen und erreichten Meilensteinen stellt die Leistungen Ihres Teams in den Vordergrund, anstatt sich nur auf anstehende Aufgaben zu konzentrieren. Und aktuelle Daten zeigen, dass anerkennung das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessert
3. Beschleunigung der Projektlaufzeiten
Niemand mag Projektverzögerungen. Sie können zwar nicht alle Schluckaufs vermeiden, aber regelmäßige Projektstatusberichte sorgen dafür, dass Ihr Team den Projektzeitplan einhalten kann.
Planen Sie mehrere Projekte, verwalten Sie Abhängigkeiten und setzen Sie Prioritäten in Ihrer eigenen Projektzeitleiste mit der Zeitleistenansicht in ClickUp
Statusberichte bieten die dringend benötigte Struktur für den Projektmanagementprozess, wodurch Zeit- und Arbeitsverschwendung vermieden werden. Behalten Sie den Überblick über Ihre Zeitleiste mit einer projekt-Tracker .
Von dort aus können Sie Ihre Daten ganz einfach exportieren, um allen Beteiligten mit wenigen Klicks einen ausführlichen Bericht zu erstellen.
4. Identifizieren Sie Probleme so schnell wie möglich
Die Identifizierung von Risiken sorgt dafür, dass Ihr Projektbudget eingehalten und Aufgaben rechtzeitig erledigt werden - vorausgesetzt, Sie erkennen potenzielle Risiken früh genug. Die Statusberichte des Projektmanagements sollten einen Abschnitt über Herausforderungen und Hindernisse enthalten, damit Sie diese mit dem Projektteam besprechen können.
Beziehungen zwischen Aufgaben und Meilensteinaufgaben in der Gantt-Ansicht in ClickUp anzeigen
Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, sich in der Einsatzleitung zu versammeln und so schnell wie möglich eine Lösung für gefährdete Aufgaben zu finden. ⚒️
Anstatt sich mit unerwarteten Nebenaufgaben herumzuschlagen, sorgt die Vorwegnahme von Problemen dafür, dass Ihr Team konzentriert und produktiv bleibt. Wenn Sie in einer stark regulierten Branche tätig sind, kann dies sogar beim Risikomanagement helfen, was Ihre Rechtsabteilung freuen wird.
5. Bessere Entscheidungen treffen
Manchmal muss man sich beim Projektmanagement auf sein Bauchgefühl verlassen, aber in 9 von 10 Fällen müssen Sie Ihre Entscheidungen mit Daten begründen. Regelmäßige Statusberichte liefern genügend Projektinformationen, um eine datengestützte Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Projektstatusberichte enthalten wichtige Kennzahlen, die Ihnen zeigen, ob es an der Zeit ist, den Kurs zu korrigieren, oder ob alles in bester Ordnung ist. Quantifizieren Sie den Projekterfolg mit Metriken wie:
- Pünktliche Fertigstellung
- Arbeitstermine
- Aufgewandte Zeit
- Prozentuale Fertigstellung
- Kundenzufriedenheit
- Fehlerquote
Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in ClickUp, um einen umfassenden Überblick über Ihre Arbeit zu erhalten
Idealerweise sollten Sie sich Daten aus früheren Berichtszeiträumen ansehen, um Trends zu erkennen. Wenn Sie z. B. bei bestimmten Projekttypen (oder bei bestimmten Kunden) häufig das Budget überschreiten, müssen Sie vielleicht Ihr Angebot für das nächste Projekt erhöhen - oder Sie finden ernsthafte Möglichkeiten zur Kosteneinsparung.
6. Verbessern Sie die Kommunikation
Egal, ob Sie sich mit Ihrem Chef, Kunden oder Teammitgliedern unterhalten, ein Projektstatusbericht unterstützt eine transparente Kommunikation. Er formatiert nicht nur alle Projektdetails auf verständliche Weise mit hübschen Farben, sondern ermutigt Ihr Team auch zu häufigerer Kommunikation. 🌻
Kommunizieren Sie mit Ihrem Team direkt in einer Aufgabe, geben Sie andere Aufgaben frei und laden Sie Dateien mit Kommentaren in ClickUp!
Wenn Ihr Chef sich ein klareres Bild vom Zustand des Projekts machen möchte, kann ein Projektmanagement-Statusbericht alles schwarz auf weiß darstellen und so das Risiko von Missverständnissen verringern.
Was ein Projektstatusbericht enthalten sollte
Während Sie sich auf die Erstellung Ihres ersten Projektstatusberichts vorbereiten, fragen Sie sich vielleicht, was Sie in den Bericht selbst aufnehmen müssen. Sie wollen keine wichtigen Informationen übersehen, aber Sie wollen auch niemanden mit einem 20-seitigen Roman überfordern.
Versuchen Sie, ein Gleichgewicht zwischen der Weitergabe von Informationen und einer kurzen und prägnanten Darstellung zu finden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektmanagement-Statusbericht die folgenden Schlüsselelemente enthält. 🔑
Eine detaillierte, aber prägnante Zusammenfassung
Die Zusammenfassung sollte Informationen auf hohem Niveau mit den Highlights des Berichts enthalten. Dies ist die "tl;dr"-Projektzusammenfassung, die sich Ihr CEO 60 Sekunden vor der Statusbesprechung ansehen wird, also machen Sie es nicht zu einfach.
Tragen Sie Ihren Projektnamen in die ClickUp-Vorlage für die Zusammenfassung ein und nutzen Sie die vorgefertigte Struktur, um eine prägnante und ansprechende Zusammenfassung zu erstellen
Auch wenn die Zusammenfassung an erster Stelle steht, benötigen Sie die Informationen aus dem Rest des Berichts, um sie zu schreiben. Deshalb sollten Sie die Zusammenfassung immer als letztes schreiben.
Ihr Team wird den gesamten Bericht lesen, wenn es mehr Details erfahren möchte. Daher sollten Sie die Zusammenfassung kurz halten - nicht mehr als sechs Sätze. Beginnen Sie mit einer gut dokumentierten Leitfaden unter Verwendung der ClickUp Executive Projektstatus-Vorlage .
Visueller Fortschritt des Projekts
Der Fortschrittsabschnitt zeigt den aktuellen Status und die erreichten Meilensteine und zu erbringende Leistungen . Die Menschen haben ein kurzes Gedächtnis, daher ist es eine großartige Anerkennung für die hervorragende Arbeit Ihres Teams, wenn Sie alle daran erinnern, was Sie bisher erreicht haben. ✨
Dies ist der Abschnitt, in dem Sie mit den Errungenschaften Ihres Teams prahlen. Rufen Sie sie mit hübschen Gantt-Diagrammen und Grafiken auf, die Ihre Leistungen oder Projektziele visualisieren.
Verfolge deine Ziele bis hin zu den wichtigsten KPIs und erhalte automatisch detaillierte Einblicke in deinen Fortschritt
Ein Fortschrittsbalken, ein Liniendiagramm oder angekreuzte Kästchen lenken die Aufmerksamkeit Ihres Chefs garantiert auf die richtigen Stellen. Der Fortschrittsabschnitt eines Statusberichts sollte an den letzten Bericht anknüpfen.
Wenn Sie vierteljährlich einen Projektstatusbericht erstellen, vergessen Sie leicht, wo Sie aufgehört haben. Vergleichen Sie Ihren aktuellen Bericht immer mit früheren Berichten, damit Sie nichts übersehen.
Der Gesamtprojektplan
Planen Sie Social Posts, Blogs und Ankündigungen neben Ihren anderen Aufgaben und Meetings mit der Kalenderansicht in ClickUp
Projekte leben und sterben durch Fristen. Dieser Bereich des Projektstatusberichts sollte den gesamten Projektzeitplan enthalten und über den aktuellen Stand der Dinge informieren. Notieren Sie, ob Sie dem Zeitplan voraus sind, auf dem richtigen Weg sind oder (schluck) in Rückstand geraten.
Anstatt den Zeitplan mit Text aufzulisten, erstellen Sie eine visuelles Dashboard , die Kalenderansicht oder das Gantt-Diagramm, um komplexe Zeitabläufe in kürzerer Zeit zu erfassen.
Einblicke in das Projektbudget
Nach der Einhaltung von Fristen ist die Verwaltung des Budgets Ihre größte Verantwortung als Projektmanager. Unabhängig davon, ob es sich um den Kunden oder das obere Management handelt, sollte Ihr Projektstatusbericht die finanzielle Leistung des Projekts analysieren.
Versuchen Sie auch hier, dies so gut wie möglich zu visualisieren. Wenn Sie beispielsweise auf der Grundlage von Prozentsätzen budgetieren, sollten Sie in einem Tortendiagramm festhalten, wie viel des Projektbudgets Sie bereits ausgegeben haben. In diesem Abschnitt des Berichts können Sie auch eine Prognose darüber erstellen, wie die Budgetausgaben in Zukunft aussehen werden.
Häufige Herausforderungen und Hindernisse
Was steht Ihnen im Moment im Weg? Dies ist Ihre Chance, sich zu äußern.
Anstatt Probleme im Hintergrund zu belassen, sollten Sie sie ansprechen. Wenn der Kunde Ihnen zum Beispiel nicht die richtigen Informationen für das Projekt gegeben hat, sollten Sie das hier vermerken. Oder wenn Ihr Team keinen Zugang zu den richtigen Werkzeugen hat, um voranzukommen, sprechen Sie es an. 📣
Das gesamte Team wird sich versammeln, um den Projektstatusbericht zu prüfen. Dies ist also Ihre Chance, gemeinsam auf Hindernisse und Projektrisiken einzugehen.
Gut kommunizierte nächste Schritte
Wenn Sie ein Projekt nicht zu 100 % abgeschlossen haben, müssen Sie die nächsten Schritte festlegen. In diesem Abschnitt des Projektstatusberichts sollten Sie klären, welche Aufgaben und Meilensteine Sie noch erledigen müssen.
Aber listen Sie nicht nur die Aufgaben auf. Fügen Sie eine Prise Verantwortlichkeit hinzu, indem Sie die nächsten Schritte bestimmten Teammitgliedern zuweisen, zusammen mit Fälligkeitsdaten. Auf diese Weise haben Sie einen klaren Weg vorwärts - plus Verantwortlichkeit - so dass sich niemand fragen muss, wofür er verantwortlich ist.
Alle Projekt-KPIs und Metriken
Schließlich sollte jeder Projektstatusbericht einen Abschnitt nur für Kennzahlen enthalten. Es steht Ihnen frei, diese Kennzahlen in den Bericht einzuflechten, aber selbst dann möchten einige Leute vielleicht eine Übersicht über die Projektleistung an einem Ort sehen.
Durch die Auflistung der Kennzahlen in einem einzigen Abschnitt können Sie diese im Laufe der Zeit überwachen. Schauen Sie sich die Durchschnittswerte im Verlauf des Projekts an und vergleichen Sie diesen Bericht mit früheren Berichten, um zu sehen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.
Jedes Projekt ist anders, aber es ist gut, Kennzahlen wie diese zu verfolgen:
- Kostenentwicklung
- Erfasste Zeit
- Bruttomargen
- Kundenzufriedenheit
- Produktivität
- Erfolgreiche Erledigung von Terminen
Je weniger Sie dies wie eine Wand aus langweiligen Zahlen aussehen lassen, desto besser. Verwenden Sie eine Projektberichtsvorlage mit hübschen Grafiken, um Ihre Kennzahlen zur Geltung zu bringen.
Wie man einen Projektstatusbericht erstellt - mit hilfreichen Beispielen
Jetzt haben Sie vielleicht schon eine Vorstellung davon, was der Projektstatusbericht enthalten soll. Aber wie setzen Sie das alles zusammen?
Es ist nicht nötig, einen eigenen Projektbericht zu erstellen. Befolgen Sie einfach diese Schritte - und folgen Sie bewährten Beispielen und Vorlagen - um Projektstatusberichte im Handumdrehen zu erstellen. ⏲️
Schritt 1: Verstehen Sie die Bedürfnisse der Projektbeteiligten
Es ist nicht nötig, eine Flut von Daten in Ihre Projektstatusberichte aufzunehmen. Alles, was Sie brauchen, sind die Informationen, die für die Projektbeteiligten am wichtigsten sind.
Kennen Sie Ihr Zielpublikum. Was muss sie sehen? Was ist für sie wirklich wichtig? 👀
Wenn Sie zum Beispiel Programmierer sind, Ihre Stakeholder aber nicht-technische Manager sind, ist jetzt nicht der richtige Zeitpunkt, um die Komplexität von Javascript zu erläutern. Ihr Projektsponsor interessiert sich nur für Merkmale und Funktionen, also erstellen Sie einen aussagekräftigen, jargonfreien Bericht, der ihm hilft, schneller Entscheidungen zu treffen.
Schritt 2: Planen Sie es regelmäßig
Projektberichte sind nicht etwas, das man nach Lust und Laune erstellt. Dies muss ein regelmäßiger Bestandteil Ihres Arbeitsablaufs sein, um den allgemeinen Zustand des Projekts zu verstehen. Fügen Sie es zu Ihrem aufgabenverwaltung lösung, damit Sie es nicht vergessen.
Es ist auch eine gute Idee, eine wiederkehrende Kalendereinladung mit allen wichtigen Beteiligten einzurichten, damit Sie den Statusbericht regelmäßig überprüfen können.
Schritt 3: Beginnen Sie mit dem Sammeln von Daten
Jeder Projektstatusbericht sollte einzigartig sein. Ziehen Sie die wichtigsten Daten aus Ihren Systemen, um den Bericht zu aktualisieren, bevor Sie ihn mit dem Team besprechen.
Sie könnten die Projektdaten auch manuell eingeben, aber wir wetten, dass Sie dafür zu beschäftigt sind. Erstellen Sie einen benutzerdefiniertes Dashboard um alles zu verfolgen, damit Sie nicht den Kopf verlieren, wenn Sie mit jeder Aufgabe, jedem Projekt und jeder Person jonglieren.
Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in ClickUp, um einen Überblick über Ihre gesamte Arbeit zu erhalten
Sie müssen dies auch nicht alleine tun. Bitten Sie Ihre Teammitglieder, ihre Erkenntnisse beizusteuern. Projektmanagementsoftware erzählt nicht immer die ganze Geschichte, insbesondere bei qualitativen Daten. Fordern Sie Ihr Team auf, Erkenntnisse bis zu einem bestimmten Datum mitzuteilen, damit Sie sie in den Bericht aufnehmen können.
Schritt 4: Beginnen Sie mit einer umfassenden Vorlage für den Projektstatusbericht
Manche Projektmanager erstellen Berichte auf der Grundlage von Excel-Tabellen oder Google Docs, aber das erfordert viel Kopieren und Einfügen. Erstellen Sie stattdessen einen Bericht aus den Daten in Ihrem Projektmanagementsystem, damit Sie ihn mit einem Klick erstellen können.
Natürlich müssen Sie eine vorlage für einen Projektstatusbericht je nach Art des Projekts, an dem Sie gerade arbeiten. Ihre Organisation wird ihre eigenen Eigenheiten haben, aber es ist gut, die Nuancen dieser Projekttypen zu berücksichtigen:
- Tägliche Statusberichte: Die Erstellung täglicher Berichte ist sehr mühsam, so dass eine Vorlage Ihnen viel Zeit erspart. Da es sich wahrscheinlich um eine schnelle Bearbeitung handelt, sollten Sie die täglichen Berichte so kurz und relevant wie möglich halten. Wahrscheinlich müssen Sie diesen Bericht in Echtzeit anpassen, damit Sie nichts verpassen
- Wöchentliche Statusberichte: Ihr Team wird wahrscheinlich jede Woche denselben Tag wählen, um sich über den Projektfortschritt auszutauschen. Wöchentliche Projektstatusberichte sind bei intensiven, kundenorientierten Projekten üblich, also achten Sie besonders auf Ihren Zeitplan, Ihr Budget und die nächsten Schritte
- Monatliche Statusberichte: Diese sind üblich, wenn Sie ein Marketingprojekt durchführen, bei dem Sie zwischen den Statusberichten Zeit brauchen, um KPIs und Messwerte zu verfolgen
- Quartalsweise Statusberichte: Halten Sie die vierteljährlichen Berichte auf einem sehr hohen Niveau. Es ist leicht, sich zu verzetteln, wenn man Daten aus drei Monaten betrachten muss, aber konzentrieren Sie sich nur auf die wichtigsten Ergebnisse
Die ClickUp Vorlage für den Projektstatusbericht
Die visuell ansprechende Projektstatusbericht-Vorlage von ClickUp
Wenn Sie die Häufigkeit des Berichts verstehen, ist es viel einfacher, eine Vorlage zu wählen. Von hier aus ist es ganz einfach, Ihre Daten in eine Vorlage mit Abschnitten, Grafiken und wunderschöner Farbcodierung einzufügen, die sofort einsatzbereit ist.
Zum Beispiel die ClickUp-Projektstatusbericht-Vorlage ist eigentlich ein Whiteboard, das Sie mit wenigen Klicks in einen Statusbericht umwandeln können.
Verwenden Sie die Vorlage, um:
- Projekte nach bestimmten Bezeichnungen, Filtern oder Aufgaben zu organisieren
- Automatische Erstellung von Projektstatusdiagrammen und -grafiken
- Aufgaben, Fälligkeitsdaten und Budgetdetails mit dem Team und den wichtigsten Interessengruppen teilen
Die Vorlage für den Projektstatusbericht enthält sogar anpassbare Status, Felder und Ansichten, sodass Sie sie nach Ihren Wünschen gestalten können. Anstatt zwischen Ihrer Projektmanagement-Software und Ihrem Statusberichtsdokument hin- und herspringen zu müssen, behalten Sie alles in der ClickUp-Plattform, um die Erstellung von Berichten erheblich zu beschleunigen.
Ein Gewinn für alle Beteiligten, finden Sie nicht auch? 🏆
Schritt 5: Nach und nach aktualisieren
Ein Projektstatusbericht ist ein lebendiges Dokument. Die darin enthaltenen Informationen sollten sich regelmäßig ändern, um den aktuellen Stand des Projekts widerzuspiegeln, aber es ist in Ordnung, Ihre Vorlage zu ändern.
Holen Sie das Feedback aller Beteiligten ein, um festzustellen, ob sie die Aktualisierungen hilfreich finden. Wenn sie den Fortschrittsbericht nicht für nützlich halten, müssen Sie eventuell Abschnitte hinzufügen oder kürzen.
Aber nehmen Sie es nicht persönlich: Wenn der Bericht durch diese Änderungen ansprechender wird, lohnt es sich, den Berichtsprozess anzupassen.
Projektstatus-Updates mit einem Klick erstellen
Erfolgreiches Projektmanagement ist eine Kunst. Für Ihren Chef sieht es vielleicht so aus, als ob alles reibungslos läuft, aber ein Projektstatusbericht zeigt, wie viel Arbeit Sie und Ihr Team investiert haben, um dies zu erreichen. 🎨
Halten Sie Ihr Team auf dem gleichen Stand, beruhigen Sie die Beteiligten und schaffen Sie mehr Struktur projektpläne mit einer Vorlage für einen Projektstatusbericht.
Vorlagen sind zwar ein guter Anfang, aber sie benötigen dennoch Daten. ClickUp Dashboards beschleunigen Sie Berichte, indem Sie Ihr Projekt-Mission-Control-Center mit Ihren Berichten, Vorlagen, Chats und vielem mehr verknüpfen.
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