Engpässe im Projektmanagement: 10 Strategien zur Vermeidung

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie erstellen einen perfekten Projektplan, in dem Sie alle Ergebnisse, Fälligkeitsdaten und Mitarbeiter festhalten. Der Workflow? Präzise. Die Zeitleiste? Makellos. Das Team? Einwandfrei. 🤩

Und doch stellt Ihr Team nach der Hälfte des Projekts fest, dass der Plan völlig aus den Fugen geraten ist. Und es gibt nicht genug Koffein im Dreistaatengebiet, um Sie zu einer termingerechten Fertigstellung anzuspornen. ☕

Dieses Szenario ist Projektmanagern nur allzu vertraut, die sich bei verzögerten Projekten oft damit konfrontiert sehen, Aufgaben neu zu verteilen, Termine zu verschieben und sich bei Clients zu entschuldigen. Der Grund dafür? Engpässe oder Staupunkte, die die Produktion verlangsamen.

Um Ihnen zu helfen, Engpässe besser zu verstehen – und sie in zukünftigen Projekten zu vermeiden –, beschäftigen wir uns eingehend damit, was sie sind, wie man sie erkennt und wie man sie in Ihrem Unternehmen verhindern kann.

Was ist ein Engpass?

Einfach ausgedrückt ist ein Engpass alles, was Ihren Projekt-Plan stört, zum Scheitern bringt oder verzögert.

Denken Sie an einen buchstäblichen Engpass: die Verengung oder der Hals einer Flasche, die den Flüssigkeitsfluss verlangsamen soll. In gleicher Weise wirken Engpässe im Projektmanagement als Einschränkung – ein Punkt, an dem zu viel Arbeit zu erledigen ist und nicht genügend Personal, Prozesse und Systeme zur Verfügung stehen, um diese zu bewältigen. 🧐

Obwohl sie von Branche zu Branche variieren, gibt es in der Regel zwei Arten von Engpässen:

Engpässe sind zwar häufig, können jedoch katastrophale Auswirkungen für Projektmanager und das gesamte Unternehmen haben. Da Engpässe mit Verzögerungen in der Zeitleiste und erhöhten Kosten einhergehen, verursachen sie einen Dominoeffekt, der zu unzufriedenen Clients, kostspieligen Budgets, verworfenen Marketingplänen und frustrierten Teammitgliedern führt.

Folgen von Engpässen in Ihrem Betrieb

Ein Engpass kann Ihr Projekt (und mit der Zeit Ihr gesamtes Unternehmen) erheblich beeinträchtigen. Engpässe variieren zwar je nach Größe, Umfang und Zeitleiste Ihres ursprünglichen Plans, es gibt jedoch einige allgemeine Konsequenzen, die Sie beachten sollten.

Verpasste Fristen

Wenn zu viel Arbeit anfällt und nicht genügend Personal und/oder Prozesse zur Verfügung stehen, um diese zu bewältigen, wird es fast unmöglich, einen Termin für ein Projekt einzuhalten. Wenn beispielsweise im Fertigungsprozess Engpässe auftreten, kann dies zu Verzögerungen in der gesamten Produktionslinie führen. Dies wiederum verzögert die Markteinführung des Endprodukts.

Im Projektmanagement können versäumte Fristen oder neu zugewiesene Aufgaben zu langen Wartezeiten zwischen den Teammitgliedern führen. Wenn ein Mitarbeiter einen Bericht zu spät einreicht, muss sein Vorgesetzter die Überprüfung verschieben, wodurch das Grafikdesign-Team nicht rechtzeitig mit der Arbeit beginnen kann. Das Ergebnis? Entweder muss man sich bis zum Schluss beeilen oder man liefert den Bericht verspätet an den Endkunden.

Budgetüberschreitung

Engpässe sind einer der einfachsten Wege, um das Budget zu überschreiten. Wenn Sie beispielsweise einen Engpass in Ihrer Lieferkette haben, müssen Sie bei verschiedenen Lieferanten einkaufen oder eine Eilbestellung aufgeben. Dies erhöht schnell die Kosten für Rohstoffe und führt dazu, dass die Gesamtproduktion das Budget überschreitet.

Projektmanager stellen oft fest, dass ihre Gemeinkosten nach einem Engpass sprunghaft ansteigen. Wenn das Projekt unerwartete Ausfallzeiten erlebt und sich dadurch verzögert, muss das Unternehmen möglicherweise seinen Mitarbeitern Überstunden bezahlen, um den Zeitplan einzuhalten. Oder es muss Saisonarbeiter oder Auftragnehmer einstellen, um die Workload zu verringern.

Hohe Mitarbeiterfluktuation

Niemand möchte unter ständigem Stress, Missverständnissen und verschobenen Fälligkeitsdaten arbeiten. Wenn Projekt-Engpässe dazu führen, dass Teammitglieder an ihrer Kapazität arbeiten, kann dies schnell zu Frustration und Burnout führen.

Laut dem Bericht „State of the Workforce 2023” von Gallup fühlt sich fast die Hälfte (44 %) der Arbeitnehmer täglich gestresst. Dies führt zu einer hohen Fluktuation, was möglicherweise der Grund dafür ist, dass 51 % der Arbeitnehmer aktiv nach einer anderen Stelle suchen. Die Lehre daraus: Wenn Sie Top-Talente halten wollen, verhindern Sie Engpässe, bevor sie entstehen, und reduzieren Sie so Überstunden, Neuzuweisungen von Aufgaben oder chaotische Projekte für Ihre Mitarbeiter.

Angespannte Beziehungen zu Lieferanten

Häufige Engpässe während des Produktionsprozesses können Ihre Beziehung zu Lieferanten oder Anbietern beeinträchtigen. Ein paar zusätzliche Bestellungen sind zwar schön, aber ständige Last-Minute-Bestellungen können schnell ermüdend werden. Wenn Sie aufgrund von Engpässen Zahlungen versäumen, könnten Sie außerdem von einem vertrauenswürdigen Anbieter auf die schwarze Liste gesetzt werden.

Getrübte Beziehungen zu Clients

Engpässe gefährden die gesamte Produktion, was die Beziehungen zu Clients belasten oder sogar beenden kann. Wenn Ihr Team Termine versäumt, Meetings verschiebt oder minderwertige Arbeit abliefert, könnten Clients Sie als Anbieter entlassen. Dies schadet Ihrem Geschäftsergebnis und Ihrem Ruf, was Sie daran hindern könnte, zukünftige Aufträge zu erhalten.

Praktische Schritte zur Identifizierung und Bewältigung von Engpässen

Vermuten Sie, dass Engpässe Ihr Geschäft gefährden? Befolgen Sie die folgenden Schritte, um eine Engpassanalyse Ihrer Workflows des Projekts durchzuführen. 🔍

1. Verstehen Sie Ihren Engpass

Der erste Schritt zur Minderung eines Engpasses? Verstehen Sie das Problem, mit dem Sie konfrontiert sind.

Im Projektmanagement gibt es zwei Ursachen für Engpässe:

Wenn Sie das Problem in Ihrem Workflow verstehen, können Sie es leichter lösen, sei es durch die Einstellung neuer Mitglieder des Teams, die Verbesserung von Geschäftsprozessen oder die Aktualisierung Ihrer Software.

2. Planen Sie Ihre Prozesse

Prozessabbildungen geben Ihnen eine Übersicht über Ihren Arbeitsablauf aus der Vogelperspektive. Sie können jeden Schritt Ihres Projektplans einsehen und erkennen, welche Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen wurden und welche zu einem Arbeitsrückstand geführt haben.

Indem Sie Ihr gesamtes Projekt abbilden – in der Regel mithilfe eines Flussdiagramms oder eines anderen Tools – können Sie Konfliktpunkte in Ihrer Zeitleiste identifizieren. Auf dieser Grundlage können Sie Metriken analysieren, um festzustellen, wo Engpässe tendenziell auftreten.

3. Sprechen Sie mit Ihrem Team

Zahlen lügen zwar nicht, aber sie erzählen auch nicht immer die ganze Geschichte. Bringen Sie alle Beteiligten zusammen, von der Geschäftsleitung bis zu den Mitarbeitern, und fragen Sie sie, welche Aufgaben am zeitaufwändigsten sind oder oft untergehen.

Durch offene und ehrliche Unterhaltungen mit Ihrem Team können Sie herausfinden, wer am meisten überlastet ist, warum es zu Kommunikationslücken kommt und wer zusätzliche Unterstützung leisten könnte.

4. Erstellen Sie einen Plan zur kontinuierlichen Verbesserung

Sobald Sie Engpässe in Ihren Projektplänen identifiziert haben, ist es Zeit für Anpassungen. Finden Sie heraus, wo Sie Ineffizienzen und Redundanzen beseitigen oder die Workload innerhalb Ihres Teams ausgleichen können. Die Umsetzung eines Plans zur kontinuierlichen Verbesserung kann die Moral des Teams steigern, Projekte im Zeit- und Budgetrahmen halten und die Beziehungen zu Clients und Lieferanten stärken.

Methoden zur Vermeidung von Engpässen: 10 Wege, um auf Kurs zu bleiben

Möchten Sie Engpässe im Projektmanagement vermeiden? Im Folgenden finden Sie 10 Strategien, mit denen Sie Ihren Projektplan auf Kurs halten können – und die Tools für das Workload-Management, die Sie dafür benötigen. 👏

1. Erstellen Sie eine visuelle Darstellung Ihrer Workflows

Der beste Weg, um Engpässe zu beseitigen, ist die visuelle Darstellung jedes Schrittes in Ihrem Projekt-Plan. Verwenden Sie das ClickUp-Whiteboard-Feature, um jeden Projekt-Workflow zu skizzieren. Von dort aus können Teammitglieder Notizen machen, Engpässe identifizieren oder sogar einen alternativen Workflow zeichnen.

2. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Wenn Ihr Team ständig mit begrenzter Kapazität arbeitet, können Sie die Belastung durch die Automatisierung wiederholender Aufgaben verringern.

Mit ClickUp Automations können Sie aus über 100 Automatisierungen wählen, um Workflows, Routineaufgaben und Projektübergaben zu optimieren. Außerdem können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Kommentare hinzufügen oder Status aktualisieren, um Engpässe zu vermeiden, bevor sie entstehen. Auf diese Weise kann sich Ihr Team auf die wichtigsten Prioritäten konzentrieren und Ihr Projekt reibungslos ablaufen.

3. Implementieren Sie eine Planung der Kapazität

Die Kapazitätsplanung umfasst die Schätzung des Ressourcenbedarfs, um ein bestimmtes Projekt abzuschließen (d. h. die Personen, die Zeit und die Tools, die zur Erledigung der Aufgaben erforderlich sind). Als wichtiger Bestandteil eines ordnungsgemäßen Betriebsmanagements ist die Kapazitätsplanung eine Gleichung zwischen Angebot und Nachfrage, bei der berechnet wird, wie viele Ressourcen Sie benötigen und wie viele Ressourcen Sie zur Verfügung haben.

Glücklicherweise erleichtert die Workload-Ansicht von ClickUp die Kapazitätsplanung und gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie viel Arbeit jedem Teammitglied zugewiesen ist. Von dort aus können Sie sich einen Überblick über die Kapazität jedes Teammitglieds in Bezug auf seine aktuelle Arbeitsbelastung verschaffen.

4. Erstellen Sie ein Gantt-Diagramm

Gantt-Diagramme sind unglaubliche Tools, die Ihnen einen Überblick über alle Zeitleisten der Projekte verschaffen, um die Produktivität zu maximieren. Mit den Gantt-Diagrammen von ClickUp können Sie den Fortschritt der Projekte verfolgen, Termine verwalten und potenzielle Engpässe erkennen. Außerdem können Sie kaskadierende Ansichten erstellen, um wichtige Aufgaben einfach zu priorisieren.

5. Abhängige Aufgaben verstehen

Eine der Hauptursachen für Engpässe sind abhängige Aufgaben (d. h. Aufgaben, die eine andere Aufgabe blockieren oder deren Beginn verhindern könnten). Mit ClickUp Dependencies können Sie Beziehungen zwischen Aufgaben oder Dokumenten erstellen. Erstellen Sie einfach „blockierende” oder „wartende” Abhängigkeiten, damit Ihr Team immer die beste Reihenfolge der Vorgänge versteht.

6. Nutzen Sie eine Vorlage zur Prozessverbesserung

Prozessverbesserungen helfen dabei, die Effizienz von Systemen und Prozessen innerhalb Ihres Unternehmens zu bestimmen. Mit einer Vorlage für Prozessverbesserungen können Sie einen synchronisierten Plan für Änderungen an Ihrem Projekt erstellen.

Glücklicherweise bietet ClickUp mehrere Vorlagen, in denen Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen, Ihre Ansicht anpassen oder mit Kollegen zusammenarbeiten können, um Ihren Plan einfach in die Tat umzusetzen.

7. Projekte in Meilensteine unterteilen

Projekte, die sich über mehrere Wochen – wenn nicht sogar Monate oder Jahre – erstrecken, können einschüchternd wirken. Um zu verhindern, dass ein großes Projekt aus dem Ruder läuft, sollten Sie Projekte in kleinere Einheiten unterteilen.

Durch die Implementierung von Projektmeilensteinen wird Ihr Plan in verschiedene Phasen unterteilt (z. B. eine Entwurfsphase oder eine Entwicklungsphase), wodurch Ihr Team auf Kurs bleibt. Nutzen Sie ein Meilenstein-Diagramm, um eine Übersicht über jede Phase Ihres Projekts zu erhalten. Verwenden Sie dann die benutzerdefinierten Status-Funktionen von ClickUp, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten, während Sie auf jeden Meilenstein hinarbeiten.

8. Sprechen Sie direkt mit den Team-Mitgliedern

Wie bereits erwähnt, vermitteln Daten manchmal kein klares Bild – deshalb müssen Sie bei der Verbesserung von Projektplänen direkt mit den Teammitgliedern sprechen.

Wenn Sie Engpässe vermeiden möchten, bitten Sie Ihre Team-Mitglieder um Feedback dazu, was bei vergangenen Projekten gut funktioniert hat (und was nicht). In ClickUp können Sie eine Brainstorming-Sitzung veranstalten oder einen Fragebogen an alle relevanten Parteien versenden. Auf diese Weise können Sie herausfinden, ob ein Engpass auf einen Mangel an Ressourcen, einen Personalmangel oder fehlende geeignete Tools für das Projektmanagement zurückzuführen war.

9. Zeiterfassung implementieren

Ein Grund für das Scheitern von Projekten ist, dass Teams den Zeitaufwand für das Abschließen einer bestimmten Aufgabe unterschätzen. Um sicherzustellen, dass alle Projektzeitpläne korrekt sind, nutzen Sie ClickUp Zeiterfassung. Teammitglieder können ganz einfach von jedem Gerät aus Zeiten erfassen, Einträge bearbeiten und Notizen zu protokollierten Zeiten hinzufügen, um bessere Zeitschätzungen für die Zukunft zu erstellen.

10. Konsolidieren Sie die Kommunikation im Team

Projekte geraten nicht immer aus der Bahn, weil Ihr Team nicht kommuniziert. Vielmehr können sie aus der Bahn geraten, weil sie an den falschen Stellen kommunizieren.

Wenn Ihr Team gezwungen ist, E-Mails, Textnachrichten und Slack-Kanäle zu durchsuchen, um die neuesten Informationen zu einem Projekt zu finden, ist das nicht gerade hilfreich. Glücklicherweise können Sie mit der ClickUp-Chat-Ansicht alle Unterhaltungen in Ihrer Projektmanagement-Software zusammenfassen und so Engpässe verhindern, bevor sie entstehen.

Verhindern Sie Engpässe, bevor sie auftreten – mit ClickUp

Ein Engpass im Projektmanagement entsteht, wenn Sie zu viel Arbeit und zu wenige Ressourcen haben, um diese zu bewältigen. Die Überlastung hat als Ergebnis einen Arbeitsrückstand, wodurch Projektpläne das Budget oder die vorgegebene Zeitleiste überschreiten.

Glücklicherweise verfügt ClickUp über Projektmanagement-Tools, mit denen Sie Engpässe identifizieren und Ihre Pläne auf Kurs halten können. Mit ClickUp können Sie Aufgaben zuweisen, Kommentare abgeben, Meilensteine festlegen und Ansichten anpassen, um Engpässe zu vermeiden, bevor sie auftreten. Darüber hinaus können Sie wiederholende Aufgaben automatisieren, ClickUp in Hunderte anderer Systeme integrieren und Tausende von Vorlagen nutzen, damit Ihr Team den Zeitplan einhalten kann.

Beginnen Sie noch heute mit ClickUp, um Engpässe im Handumdrehen zu identifizieren. 🙌