Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie erstellen eine Karte mit dem Kuss des Chefs von projekt Plan s, in dem alle zu erbringenden Leistungen, Fälligkeitsdaten und Mitarbeiter eingetragen sind. Der Workflow ? Präzise. Die Zeitleiste? Einwandfrei. Das Team? Tadellos. 🤩
Doch nach der Hälfte des Projekts stellt Ihr Team fest, dass der Plan völlig aus dem Ruder gelaufen ist. Und im Dreiländereck gibt es nicht genug Koffein, um Sie zu einem pünktlichen Abschluss zu bringen. ☕
Dieses Szenario ist Projektmanagern nur allzu bekannt. Sie müssen oft Aufgaben neu zuweisen, Fristen verschieben und sich bei Kunden entschuldigen, wenn sich ein Projekt verzögert. Der Schuldige? Engpässe oder ein Stau, der die Produktion verlangsamt.
Damit Sie Engpässe besser verstehen und bei zukünftigen Projekten vermeiden können, gehen wir darauf ein, was Engpässe sind, wie man sie erkennt und wie man sie in Ihrem Unternehmen vermeiden kann.
Was ist ein Bottleneck ?
Vereinfacht ausgedrückt ist ein Engpass alles, was Ihren Plan für ein Projekt unterbricht, entgleisen lässt oder verzögert.
Stellen Sie sich einen wortwörtlichen Engpass vor: Die enge Stelle oder der Hals einer Flasche, die den Flow der Flüssigkeit verlangsamen soll. In gleicher Weise sind Engpässe in projektmanagement als ein Punkt der Einschränkung fungieren - ein Punkt, an dem es zu viel Arbeit zu erledigen gibt und nicht genug Leute, Prozesse und Systeme vorhanden sind, um sie zu bewältigen. 🧐
Es gibt zwei typische Arten von Engpässen, die von Branche zu Branche variieren:
- Kurzfristige Engpässe : Kurzfristige Engpässe werden häufig durch einen Mangel an Arbeitskräften verursacht und sind vorübergehende Probleme. Ein Beispiel: In einem Kaufhaus kann es im Dezember zu Engpässen kommen, wenn die Zahl der Weihnachtseinkäufer steigt
- Langfristige Engpässe: Langfristige Engpässe erstrecken sich über einen langen Zeitraum, wobei ineffiziente Systeme oder Prozesse die Ursache sind. Ein Beispiel: Eine Werbeagentur, die nicht in ein effektives System investiertprojektmanagement-Software würde langfristig einen Engpass erleben
Verschaffen Sie sich mit Dashboards in ClickUp 3.0 eine ganzheitliche Ansicht über den Status von Projekten und verbleibende Aufgaben in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung
Engpässe sind zwar keine Seltenheit, können aber katastrophale Auswirkungen für Projektleiter und das gesamte Unternehmen haben. Da Engpässe mit verzögerten Zeitleisten und erhöhten Kosten einhergehen, kommt es zu einem Dominoeffekt, der zu verärgerten Clients, kostspieligen Budgets, verworfenen Marketingplänen und frustrierten Mitgliedern des Teams führt.
Folgen von Engpässen in Ihrem Betrieb
Ein Engpass kann Ihr Projekt (und mit der Zeit auch Ihr gesamtes Unternehmen) in Mitleidenschaft ziehen. Obwohl Engpässe je nach Größe, Umfang und Zeitleiste Ihres ursprünglichen Plans variieren, gibt es einige universelle Konsequenzen, die Sie beachten sollten.
Fehlende Fristen
Wenn es zu viel Arbeit gibt und nicht genug Leute und/oder Prozesse, um sie zu bewältigen, wird es fast unmöglich, einen Projekttermin einzuhalten. Wenn es beispielsweise zu Engpässen im Fertigungsprozess kommt, kann dies die gesamte Produktionslinie verzögern. Dies wiederum verzögert die Markteinführung des Endprodukts.
Einfaches und schnelles Festlegen von Start- und Fälligkeitsdaten innerhalb einer Aufgabe oder Verwendung von bedingten Einstellungen, um Termine zu wiederholen oder eine neue Aufgabe nach dem Abschließen zu erstellen
Im Projektmanagement können verpasste Termine oder neu zugewiesene Aufgaben zu langen Wartezeiten zwischen den Mitgliedern des Teams führen. Wenn ein Mitarbeiter einen Bericht zu spät abgibt, muss sein Vorgesetzter die Überprüfung verschieben, wodurch das Grafikdesign-Team nicht rechtzeitig mit der Arbeit beginnen kann. Das Ergebnis? Entweder wird die Arbeit im Eiltempo erledigt, oder der Bericht wird dem Client zu spät geliefert.
Budgetüberschreitung
Engpässe sind eine der einfachsten Möglichkeiten, das Budget zu überschreiten. Wenn Sie zum Beispiel einen Engpass in Ihrer Lieferkette haben, müssen Sie bei anderen Anbietern einkaufen oder eine Eilbestellung aufgeben. Dadurch steigen die Rohstoffkosten schnell an, so dass die Gesamtproduktion das Budget übersteigt.
Projektleiter stellen häufig fest, dass ihre Gemeinkosten nach einem Engpass in die Höhe schnellen. Kommt es bei einem Projekt zu unerwarteten Ausfällen, die das Projekt verzögern, muss das Unternehmen seinen Mitarbeitern möglicherweise Überstunden bezahlen, um das Projekt termingerecht fertigzustellen. Oder sie müssen Saisonarbeiter oder Auftragnehmer einstellen, um den Workload zu verringern.
Hohe Mitarbeiterfluktuation
Niemand möchte in einem ständigen Zustand von Stress, Fehlkommunikation und neu zugewiesenen Fälligkeitsdaten arbeiten. Wenn Teammitglieder bei Projektengpässen an der Kapazitätsgrenze arbeiten, kann dies schnell zu Frustration und Burnout führen.
Laut Gallups Bericht "State of the Workforce 2023 fühlt sich fast die Hälfte (44 %) der Arbeitnehmer täglich gestresst. Dies führt zu einer hohen Mitarbeiterfluktuation, was der Grund dafür sein könnte, dass 51 % der Arbeitnehmer aktiv nach einem anderen Arbeitsplatz suchen. Lektion gelernt: Wenn Sie Top-Talente an Ihr Unternehmen binden wollen, sollten Sie Engpässe verhindern, bevor sie entstehen, und so die Zahl der langen Nächte, der neu zugewiesenen Aufgaben und der durcheinander geratenen Projekte für die Mitarbeiter verringern.
Gespannte Beziehungen zu Lieferanten
Häufige Engpässe im gesamten Produktionsprozess können Ihre Beziehung zu Lieferanten oder Verkäufern beeinträchtigen. Ein Beispiel: Ein paar zusätzliche Bestellungen sind zwar schön, aber ständige Bestellungen in letzter Minute können schnell ermüdend wirken. Und wenn Sie aufgrund von Engpässen Zahlungen versäumen, kann es passieren, dass Sie bei einem vertrauenswürdigen Lieferanten auf die schwarze Liste gesetzt werden.
Geschwächte Beziehungen zu Kunden
Engpässe bedrohen die Gesamtproduktion, was die Beziehungen zu den Clients belasten - oder beenden kann. Wenn Ihr Team Fristen versäumt, Meetings verschiebt oder minderwertige Arbeit abliefert, könnten die Kunden Sie als Anbieter entlassen. Dies schadet Ihrem Gewinn und Ihrem Ruf, was dazu führen kann, dass Sie keine weiteren Aufträge mehr erhalten.
Praktische Schritte zur Ermittlung und Bewältigung Engpässe
Haben Sie den Verdacht, dass Engpässe Ihr Geschäft bedrohen? Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Engpassanalyse Ihrer Projekt-Workflows durchzuführen. 🔍
1. Verstehen Sie Ihren Engpass
Der erste Schritt zur Entschärfung eines Engpasses? Das Problem zu verstehen, mit dem Sie konfrontiert sind.
Wenn es um Projektmanagement geht, gibt es zwei Ursachen für Engpässe:
- Systembedingte Engpässe : Systembedingte oder prozessbedingte Engpässe bedeuten in der Regel, dass Sie nicht über die richtigen Prozesse, Software oder Infrastruktur verfügen, umihren aktuellen Workload zu bewältigen. Vielleicht haben Sie nicht die richtige Projektmanagement-Software, das richtige Setup oder die richtige Automatisierung der Arbeitsabläufe, um mit den Anforderungen der Clients Schritt zu halten
- Personalbedingte Engpässe: Personalbedingte Engpässe bedeuten in der Regel, dass Sie nicht genügend Mitarbeiter - oder vielleicht nicht die richtigen Mitarbeiter - haben, um mit den Anforderungen der Projekte Schritt zu halten. Das kann bedeuten, dass Sie Saisonarbeiter einstellen, einen älteren Mitarbeiter einstellen oder einen Kollegen mit besonderen Fähigkeiten finden müssen
Vergleichen Sie die Workloads von Teams und verfolgen Sie den Fortschritt mit der ClickUp Zeitleiste-Ansicht
Wenn Sie das Problem in Ihrem Workflow verstehen, können Sie es lösen, egal ob Sie neue Mitglieder für Ihr Team einstellen, Ihre Geschäftsprozesse verbessern oder Ihre Software aufrüsten müssen.
2. Erstellen Sie eine Karte Ihrer Prozesse Kartierung von Prozessen gibt Ihnen einen Überblick über den Flow Ihrer Arbeit auf einer Ebene von 500 Fuß. Sie können jeden Schritt in Ihrem Projektplan ansehen und verstehen, welche Aufgaben fristgerecht abgeschlossen wurden und welche einen Arbeitsrückstand verursacht haben.
In den Mindmaps von ClickUp können Sie Knoten auf der Grundlage ihrer hierarchischen Struktur leicht neu anordnen
Indem Sie Ihr gesamtes Projekt abbilden - in der Regel mit Hilfe eines Flussdiagramms oder eines anderen Tools - können Sie Konfliktpunkte in Ihrer Zeitleiste identifizieren. Von dort aus können Sie Metriken analysieren, um herauszufinden, wo es zu Engpässen kommt.
3. Sprechen Sie mit Ihrem Team
Sicher, Zahlen lügen nie - aber sie erzählen auch nicht immer die ganze Geschichte. Versammeln Sie alle Beteiligten, von der oberen Führungsebene bis zu den Mitarbeitern, und fragen Sie sie, welche Aufgaben am meisten Zeit in Anspruch nehmen oder oft untergehen.
Durch eine offene und ehrliche Unterhaltung mit Ihrem Team können Sie herausfinden, wer am meisten überlastet ist, warum es zu Kommunikationsabbrüchen kommt und wer Ihnen unter die Arme greifen könnte.
4. Erstellen Sie einen Plan zur kontinuierlichen Verbesserung Plan
Sobald Sie die Engpässe in Ihrem Unternehmen identifiziert haben projekt Plänen ist es an der Zeit, Anpassungen vorzunehmen. Finden Sie heraus, wo Sie Ineffizienzen und Redundanzen beseitigen oder die Workload innerhalb Ihres Teams ausgleichen können. Die Umsetzung eines Plans zur kontinuierlichen Verbesserung kann die Moral des Teams steigern, Projekte im Zeit- und Kostenrahmen halten und die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten stärken.
Bottleneck Vermeidungsmethoden: 10 Wege, um auf Kurs zu bleiben
Möchten Sie Engpässe im Projektmanagement abmildern? Im Folgenden finden Sie 10 Strategien, mit denen Sie Ihren Projektplan auf Kurs halten - und die workload management tools die Sie benötigen, um dies zu erreichen. 👏
1. Erstellen Sie eine visuelle Darstellung Ihrer Workflows
Brainstorming, Strategieentwicklung oder Karten für Arbeitsabläufe mit visuell kollaborativen ClickUp Whiteboards
Der beste Weg, um Engpässe zu beseitigen, ist, jeden Schritt in Ihrem Projektplan zu visualisieren. Verwenden Sie die ClickUp Whiteboard feature, um jeden Projekt-Workflow zu skizzieren. Von dort aus können die Mitglieder des Teams Notizen machen, Engpässe identifizieren oder sogar einen alternativen Workflow zeichnen.
2. Automatisieren wiederkehrende Aufgaben
Wenn Ihr Team ständig an seine Kapazitätsgrenzen stößt, können Sie es entlasten, indem Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren.
Schnelle Ansicht und Verwaltung aktiver und inaktiver Automatisierungen in Spaces mit Benutzer-Updates und Beschreibungen
Mit ClickUp Automatisierungen können Sie aus über 100 Automatisierungen wählen, um Arbeitsabläufe, Routineaufgaben und Projektübergaben zu optimieren. Außerdem können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Kommentare hinzufügen oder den Status aktualisieren, um Engpässe zu vermeiden, bevor sie entstehen. Zu erledigen kann Ihrem Team helfen sich auf die wichtigsten Prioritäten zu konzentrieren und sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf Ihres Projekts.
3. Implementieren Sie die Kapazitätsplanung Planung der Kapazität beinhaltet die Abschätzung des Ressourcenbedarfs, um ein bestimmtes Projekt abzuschließen (d. h. die Mitarbeiter, die Zeit und die Tools, die erforderlich sind, um die Dinge zu erledigen). Die Kapazitätsplanung ist ein Schlüssel zum richtigen Betriebsmanagement und stellt eine Gleichung zwischen Angebot und Nachfrage dar, bei der berechnet wird, wie viele Ressourcen benötigt werden und wie viele Ressourcen man zur Verfügung hat.
Sehen Sie die Workloads von Teams auf einen Blick, um Aufgaben besser zu delegieren oder neu zuzuweisen und schnell zu verstehen, wer unter- oder überlastet ist
Zum Glück, ClickUp's Workload-Ansicht macht die Kapazitätsplanung einfach, indem sie Ihnen anzeigt, wie viel Arbeit an jedes Mitglied des Teams delegiert wurde. Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick über die Kapazität der einzelnen Mitglieder des Teams in Bezug auf ihren aktuellen Workload.
4. Erstellen eines Gantt Diagramms
Gruppieren, filtern oder ausblenden von Aufgaben in ClickUp 3.0 Gantt-Diagrammen zur Nachverfolgung und Verbindung von Workflows über alle Ihre Arbeiten hinweg Gantt Diagramme sind unglaubliche tools, die Ihnen einen Überblick über alle zeitleisten von Projekten um die Produktivität zu maximieren. Mit ClickUp's Gantt Diagramme können Sie den Fortschritt des Projekts nachverfolgen, Fristen verwalten und potenzielle Engpässe erkennen. Außerdem können Sie kaskadierende Ansichten erstellen, um wichtige Aufgaben einfach zu priorisieren.
5. Verstehen Sie abhängige Aufgaben
Eine der Hauptursachen für Engpässe sind abhängige Aufgaben (d. h. Aufgaben, die den Beginn einer anderen Aufgabe blockieren oder verhindern könnten). Mit ClickUp Abhängigkeiten können Sie Beziehungen zwischen Aufgaben oder Dokumenten erstellen. Legen Sie einfach "blockierende" oder "wartend auf" Abhängigkeiten an, damit Ihr Team immer die beste Reihenfolge der Vorgänge kennt.
6. Nutzen Sie eine Vorlage zur Prozessverbesserung
Prozessverbesserung hilft bei der Bestimmung der effizienz von Systemen und Prozessen innerhalb Ihrer Organisation. Mit einer vorlage zur Prozessverbesserung können Sie einen synchronisierten Plan für Änderungen in Ihrem Projekt erstellen.
Benutzen Sie die benutzerdefinierten Phasen oder die vorgefertigten Kategorien der Vorlage für den Projektstrukturplan, um den Überblick über Ihre Aufgaben zur Prozessverbesserung zu behalten
Glücklicherweise verfügt ClickUp über mehrere Vorlagen, in denen Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen und Ihre Ansicht anpassen können, oder mit Kollegen zusammenarbeiten um Ihren Plan einfach in die Tat umzusetzen.
7. Unterteilen Sie Projekte in Meilensteine
Projekte, die sich über mehrere Wochen - wenn nicht sogar Monate oder Jahre - erstrecken, können einschüchternd wirken. Um zu verhindern, dass ein großes Projekt aus dem Ruder läuft, sollten Sie Projekte in kleinere Abschnitte unterteilen.
Erkennen Sie mit ClickUp Meilensteine die kritischen Punkte Ihres Projekts und verwenden Sie fettgedruckte, rautenförmige Symbole, damit sich alle auf die wichtigsten Einzelziele konzentrieren können
Implementierung von meilensteine des Projekts gliedert Ihren Plan in verschiedene Phasen (z. B. eine Entwurfs- oder eine Entwicklungsphase) und hält so Ihr Team auf Kurs. Nutzen Sie eine meilenstein-Diagramm um einen Überblick über die einzelnen Phasen Ihres Projekts zu erhalten. Verwenden Sie dann ClickUp benutzerdefinierte Status funktion, um Ihr Team bei der Arbeit an den einzelnen Meilensteinen auf dem Laufenden zu halten.
8. Sprechen Sie direkt mit Teammitgliedern
Wie bereits erwähnt, ergeben Daten manchmal kein klares Bild - deshalb müssen Sie bei der Verbesserung von Projektplänen direkt mit den Mitgliedern Ihres Teams sprechen.
Wenn Sie Engpässen vorbeugen möchten, sollten Sie die Mitglieder Ihres Teams um Feedback bitten, was bei früheren Projekten funktioniert hat (und was nicht). In ClickUp können Sie eine Brainstorming-Sitzung veranstalten oder einen Fragebogen verschicken an alle relevanten Parteien. Auf diese Weise können Sie herausfinden, ob ein Engpass auf fehlende Ressourcen oder Personal zurückzuführen ist, oder ob Sie nicht über die richtigen Ressourcen verfügen projektmanagement tools .
9. Implementierung der Zeiterfassung
Ansicht der Zeiterfassung über Aufgaben und Speicherorte hinweg für einen vereinfachten Einblick in den Fortschritt des gesamten Teams
Ein Grund für das Entgleisen von Projekten ist, dass Teams unterschätzen, wie viel Zeit sie für das Abschließen einer bestimmten Aufgabe benötigen. Um sicherzustellen, dass alle projektzeitpläne genau sind, nutzen Sie ClickUp Zeiterfassung . Teammitglieder können von jedem Gerät aus einfach die Zeit erfassen, Einträge bearbeiten und Notizen zu Zeitprotokollen hinzufügen, um bessere Zeitschätzungen für die Zukunft zu erstellen.
10. Konsolidierung der Kommunikation im Team
Projekte geraten nicht immer aus dem Ruder, weil Ihr Team nicht miteinander kommuniziert. Vielmehr können sie aus dem Ruder laufen, weil sie an den falschen Orten kommunizieren
Bringen Sie die Team-Kommunikation mit ClickUp Chat in einem Space zusammen und geben Sie Updates frei, verknüpfen Sie Ressourcen und arbeiten Sie mühelos zusammen
Wenn Ihr Team gezwungen ist, sich durch E-Mails, Textnachrichten und Slack-Kanäle zu wühlen, um das neueste Update zu einem Projekt zu finden, tut es Ihnen keinen Gefallen. Zum Glück, mit ClickUp Chat-Ansicht können Sie alle Unterhaltungen in Ihrer Projektmanagement-Software konsolidieren und so Engpässen vorbeugen, bevor sie entstehen.
Vorbeugen Engpässen Bevor sie entstehen mit ClickUp
Ein Engpass im Projektmanagement entsteht, wenn Sie zu viel Arbeit haben und zu wenig Ressourcen, um sie zu bewältigen. Das Ergebnis ist ein Arbeitsrückstand, der dazu führt, dass die Pläne für ein Projekt das Budget oder die Zeitleiste überschreiten.
Glücklicherweise verfügt ClickUp über Projektmanagement tools, mit denen Sie Engpässe erkennen und Ihre Pläne auf Kurs halten können. Mit ClickUp können Sie Aufgaben zuweisen, Kommentare abgeben, Meilensteine für Projekte festlegen und Ansichten anpassen, um Engpässe zu vermeiden, bevor sie entstehen. Außerdem können Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren, ClickUp mit Hunderten von anderen Systemen integrieren und Tausende von Vorlagen nutzen, damit Ihr Team im Zeitplan bleibt.
Identifizieren Sie Engpässe im Handumdrehen, wenn Sie clickUp noch heute ausprobieren . 🙌