Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie entwerfen den Kuss des Chefs von projektplan s, in dem alle zu erbringenden Leistungen, Fälligkeitstermine und Zuständigkeiten eingetragen sind. Der Arbeitsablauf ? Präzise. Der Zeitplan? Einwandfrei. Das Team? Tadellos. 🤩
Doch nach der Hälfte des Projekts stellt Ihr Team fest, dass der Plan völlig aus dem Ruder gelaufen ist. Und im Dreiländereck gibt es nicht genug Koffein, um Sie zu einem pünktlichen Abschluss zu treiben. ☕
Dieses Szenario ist Projektmanagern nur allzu bekannt. Sie müssen oft Aufgaben neu zuweisen, Fristen verschieben und sich bei Kunden entschuldigen, wenn sich ein Projekt verzögert. Der Schuldige? Engpässe oder ein Stau, der die Produktion verlangsamt.
Damit Sie Engpässe besser verstehen und bei künftigen Projekten vermeiden können, gehen wir darauf ein, was Engpässe sind, wie man sie erkennt und wie man sie in Ihrem Unternehmen vermeiden kann.
Was ist ein Bottleneck?
Einfach ausgedrückt ist ein Engpass alles, was Ihren Projektplan unterbricht, entgleisen lässt oder verzögert.
Stellen Sie sich einen wortwörtlichen Engpass vor: Die enge Stelle oder der Hals einer Flasche, die den Fluss der Flüssigkeit verlangsamt. In gleicher Weise sind Engpässe in projektleitung als ein Punkt der Einschränkung fungieren - ein Punkt, an dem es zu viel Arbeit zu tun gibt und nicht genug Leute, Prozesse und Systeme vorhanden sind, um sie zu bewältigen. 🧐
Es gibt zwei typische Arten von Engpässen, die von Branche zu Branche variieren:
- Kurzfristige Engpässe: Kurzfristige Engpässe werden häufig durch einen Mangel an Arbeitskräften verursacht und sind vorübergehend. In einem Kaufhaus kann es beispielsweise im Dezember zu Engpässen kommen, wenn die Zahl der Weihnachtseinkäufer steigt
- Langfristige Engpässe: Langfristige Engpässe erstrecken sich über einen langen Zeitraum, wobei ineffiziente Systeme oder Prozesse die Ursache sind. Ein Beispiel: Eine Werbeagentur, die nicht in ein effektives System investiertprojektmanagementsoftware würde langfristig einen Engpass erleben
Verschaffen Sie sich mit den Dashboards in ClickUp 3.0 einen ganzheitlichen Überblick über Projektstatus und verbleibende Aufgaben in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung
Engpässe sind zwar keine Seltenheit, können aber katastrophale Auswirkungen für Projektleiter und das Unternehmen als Ganzes haben. Da Engpässe mit verzögerten Zeitplänen und erhöhten Kosten einhergehen, verursachen sie einen Dominoeffekt, der zu verärgerten Kunden, kostspieligen Budgets, verworfenen Marketingplänen und frustrierten Teammitgliedern führt.
Folgen von Engpässen in Ihrem Betrieb
Ein Engpass kann Ihr Projekt (und mit der Zeit auch Ihr gesamtes Unternehmen) in Mitleidenschaft ziehen. Obwohl Engpässe je nach Größe, Umfang und Zeitplan Ihres ursprünglichen Projektplans variieren, gibt es einige universelle Konsequenzen, die Sie beachten sollten.
Fehlende Fristen
Wenn es zu viel Arbeit gibt und nicht genug Leute und/oder Prozesse, um sie zu bewältigen, wird es fast unmöglich, einen Projekttermin einzuhalten. Wenn es beispielsweise zu Engpässen im Fertigungsprozess kommt, kann dies zu Verzögerungen in der gesamten Produktionslinie führen. Dies wiederum verzögert die Markteinführung des Endprodukts.
Einfaches und schnelles Festlegen von Start- und Fälligkeitsdaten innerhalb einer Aufgabe oder Verwendung von bedingten Einstellungen, um Termine zu wiederholen oder eine neue Aufgabe nach Abschluss zu erstellen
Im Projektmanagement können verpasste Termine oder neu zugewiesene Aufgaben zu langen Wartezeiten zwischen Teammitgliedern führen. Wenn ein Mitarbeiter einen Bericht zu spät abgibt, muss sein Vorgesetzter die Überprüfung verschieben, wodurch das Grafikdesign-Team nicht rechtzeitig mit der Arbeit beginnen kann. Das Ergebnis? Entweder wird die Arbeit im Eiltempo erledigt, oder der Bericht wird dem Endkunden zu spät geliefert.
Budgetüberschreitung
Engpässe sind eine der einfachsten Möglichkeiten, das Budget zu überschreiten. Wenn Sie zum Beispiel einen Engpass in Ihrer Lieferkette haben, müssen Sie bei anderen Anbietern einkaufen oder eine Eilbestellung aufgeben. Dadurch steigen die Rohstoffkosten schnell an und die Gesamtproduktion liegt über dem Budget.
Projektleiter stellen oft fest, dass ihre Gemeinkosten nach einem Engpass in die Höhe schnellen. Kommt es zu unerwarteten Ausfällen, die das Projekt verzögern, muss das Unternehmen seinen Mitarbeitern möglicherweise Überstunden bezahlen, um das Projekt termingerecht fertigzustellen. Oder sie müssen Saisonarbeiter oder Auftragnehmer einstellen, um die Arbeitsbelastung zu verringern.
Hohe Mitarbeiterfluktuation
Niemand möchte in einem ständigen Zustand von Stress, Fehlkommunikation und verschobenen Terminen arbeiten. Wenn Teammitglieder aufgrund von Projektengpässen an der Kapazitätsgrenze arbeiten, kann dies schnell zu Frustration und Burnout führen.
Laut Gallups Bericht "State of the Workforce 2023 fühlt sich fast die Hälfte (44 %) der Arbeitnehmer täglich gestresst. Dies führt zu einer hohen Mitarbeiterfluktuation, was der Grund dafür sein könnte, dass 51 % der Arbeitnehmer aktiv nach einem anderen Arbeitsplatz suchen. Lektion gelernt: Wenn Sie Top-Talente an Ihr Unternehmen binden wollen, sollten Sie Engpässe verhindern, bevor sie entstehen, und so die Zahl der langen Nächte, der neu zugewiesenen Aufgaben und der durcheinander geworfenen Projekte für die Mitarbeiter verringern.
Gespannte Beziehungen zu Anbietern
Häufige Engpässe im gesamten Produktionsprozess können Ihre Beziehungen zu Lieferanten oder Verkäufern beeinträchtigen. Ein paar zusätzliche Aufträge sind zwar schön, aber ständige Bestellungen in letzter Minute können schnell ermüdend sein. Und wenn Sie aufgrund von Engpässen Zahlungen versäumen, kann es passieren, dass Sie bei einem vertrauenswürdigen Lieferanten auf die schwarze Liste gesetzt werden.
Geschwächte Beziehungen zu Kunden
Engpässe gefährden die Gesamtproduktion, was die Beziehungen zu den Kunden belasten - oder beenden kann. Wenn Ihr Team Fristen versäumt, Besprechungen verschiebt oder minderwertige Arbeit abliefert, könnten Kunden Sie als Anbieter entlassen. Dies schadet Ihrem Gewinn und Ihrem Ruf, was dazu führen kann, dass Sie keine weiteren Aufträge mehr erhalten.
Praktische Schritte zur Identifizierung und Bewältigung Engpässe
Haben Sie den Verdacht, dass Engpässe Ihr Unternehmen bedrohen? Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Engpassanalyse Ihrer Projektabläufe durchzuführen. 🔍
1. Verstehen Sie Ihren Engpass
Der erste Schritt zur Entschärfung eines Engpasses? Das Problem zu verstehen, mit dem Sie konfrontiert sind.
Wenn es um Projektmanagement geht, gibt es zwei Ursachen für Engpässe:
- Systembedingte Engpässe: Systembedingte oder prozessbedingte Engpässe bedeuten in der Regel, dass Sie nicht über die richtigen Prozesse, Software oder Infrastruktur verfügen, umihre aktuelle Arbeitslast zu bewältigen. Vielleicht haben Sie nicht die richtige Projektmanagement-Software, Fließbandeinrichtung oder Workflow-Automatisierung, um mit den Kundenanforderungen Schritt zu halten
- Personalbedingte Engpässe: Personalbedingte Engpässe bedeuten in der Regel, dass Sie nicht genügend Mitarbeiter - oder vielleicht nicht die richtigen Mitarbeiter - haben, um mit den Projektanforderungen Schritt zu halten. Dies könnte bedeuten, dass Sie Saisonarbeiter einstellen, einen älteren Mitarbeiter einstellen oder einen Kollegen mit besonderen Fähigkeiten finden müssen
Mit der ClickUp-Zeitleistenansicht können Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams visuell vergleichen und die Entwicklung verfolgen
Wenn Sie das Problem in Ihrem Arbeitsablauf verstehen, können Sie es lösen, sei es durch die Einstellung neuer Teammitglieder, die Verbesserung von Geschäftsprozessen oder die Aufrüstung Ihrer Software.
2. Zeichnen Sie Ihre Prozesse auf Prozess-Mapping gibt Ihnen einen Überblick über Ihren Arbeitsablauf auf einer Ebene von 500 Fuß. Sie können sich jeden Schritt in Ihrem Projektplan ansehen und verstehen, welche Aufgaben fristgerecht erledigt wurden und welche einen Arbeitsrückstand verursacht haben.
In den Mind Maps von ClickUp können Sie Knoten auf der Grundlage ihrer hierarchischen Struktur leicht neu anordnen
Indem Sie Ihr gesamtes Projekt abbilden - in der Regel mithilfe eines Flussdiagramms oder eines anderen Tools - können Sie Konfliktpunkte in Ihrem Zeitplan identifizieren. Von dort aus können Sie Metriken analysieren, um herauszufinden, wo es zu Engpässen kommt.
3. Sprechen Sie mit Ihrem Team
Sicher, Zahlen lügen nie - aber sie sagen auch nicht immer alles aus. Versammeln Sie alle Beteiligten, von der oberen Führungsebene bis zu den Mitarbeitern, und fragen Sie sie, welche Aufgaben am meisten Zeit in Anspruch nehmen oder oft untergehen.
Durch ein offenes und ehrliches Gespräch mit Ihrem Team können Sie herausfinden, wer am meisten überlastet ist, warum es zu Kommunikationsabbrüchen kommt und wer Ihnen unter die Arme greifen könnte.
4. Erstellen Sie einen Plan zur kontinuierlichen Verbesserung Plan
Sobald Sie die Engpässe in Ihrem Unternehmen identifiziert haben projektpläne ist es an der Zeit, Anpassungen vorzunehmen. Finden Sie heraus, wo Sie Ineffizienzen und Redundanzen beseitigen oder die Arbeitsbelastung innerhalb Ihres Teams ausgleichen können. Die Umsetzung eines Plans zur kontinuierlichen Verbesserung kann die Arbeitsmoral des Teams steigern, Projekte im Zeit- und Kostenrahmen halten und die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten stärken.
Bottleneck Präventionsmethoden: 10 Wege, um auf Kurs zu bleiben
Möchten Sie Engpässe im Projektmanagement abmildern? Im Folgenden finden Sie 10 Strategien, um Ihren Projektplan auf Kurs zu halten - und die tools für das Workload-Management die Sie benötigen, um dies zu erreichen. 👏
1. Erstellen Sie eine visuelle Darstellung Ihrer Arbeitsabläufe
Brainstorming, Strategieentwicklung oder Skizzierung von Arbeitsabläufen mit visuell kollaborativen ClickUp-Whiteboards
Der beste Weg, Engpässe zu beseitigen, besteht darin, jeden Schritt in Ihrem Projektplan zu visualisieren. Verwenden Sie die ClickUp-Whiteboard funktion, um jeden Projektablauf zu skizzieren. Von dort aus können die Teammitglieder Notizen machen, Engpässe identifizieren oder sogar einen alternativen Arbeitsablauf zeichnen.
2. Automatisieren wiederkehrende Aufgaben
Wenn Ihr Team ständig an seine Kapazitätsgrenzen stößt, können Sie es durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben entlasten.
Schnelles Anzeigen und Verwalten aktiver und inaktiver Automationen in allen Spaces mit Benutzeraktualisierungen und Beschreibungen
Mit ClickUp-Automatisierungen können Sie aus über 100 Automatisierungen wählen, um Arbeitsabläufe, Routineaufgaben und Projektübergaben zu optimieren. Außerdem können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Kommentare hinzufügen oder den Status aktualisieren, um Engpässe zu vermeiden, bevor sie entstehen. Auf diese Weise kann Ihr Team auf die wichtigsten Prioritäten zu konzentrieren und sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf Ihres Projekts.
3. Kapazitätsplanung umsetzen Kapazitätsplanung beinhaltet die Schätzung des Ressourcenbedarfs für die Durchführung eines bestimmten Projekts (d. h. der Mitarbeiter, der Zeit und der Werkzeuge, die für die Erledigung der Aufgaben erforderlich sind). Die Kapazitätsplanung ist ein Schlüsselelement des Betriebsmanagements und stellt eine Gleichung zwischen Angebot und Nachfrage dar, bei der berechnet wird, wie viele Ressourcen benötigt werden und wie viele Ressourcen man zur Verfügung hat.
Sehen Sie die Arbeitsbelastung des Teams auf einen Blick, um Aufgaben besser zu delegieren oder neu zuzuweisen und schnell zu verstehen, wer unter- oder überlastet ist
Zum Glück, ClickUp's Workload-Ansicht macht die Kapazitätsplanung einfach, indem sie Ihnen einen Überblick darüber verschafft, wie viel Arbeit an jedes Teammitglied delegiert wurde. Von dort aus können Sie die Kapazität jedes Teammitglieds in Bezug auf seine aktuelle Arbeitsbelastung abrufen.
4. Erstellen Sie ein Gantt-Diagramm
Gruppieren, filtern oder blenden Sie Aufgaben in ClickUp 3.0 Gantt-Diagrammen aus, um Arbeitsabläufe zu verfolgen und zu verbinden Gantt-Diagramme sind unglaubliche Werkzeuge, die Ihnen einen Überblick über alle projektzeitlinien um die Produktivität zu maximieren. Mit ClickUp's Gantt-Diagramme können Sie den Projektfortschritt verfolgen, Fristen verwalten und potenzielle Engpässe erkennen. Außerdem können Sie kaskadierende Ansichten erstellen, um wichtige Aufgaben einfach zu priorisieren.
5. Abhängige Aufgaben verstehen
Eine der Hauptursachen für Engpässe sind abhängige Aufgaben (d. h. Aufgaben, die den Beginn einer anderen Aufgabe blockieren oder verhindern könnten). Mit ClickUp-Abhängigkeiten können Sie Beziehungen zwischen Aufgaben oder Dokumenten erstellen. Erstellen Sie einfach "blockierende" oder "wartend auf"-Abhängigkeiten, damit Ihr Team immer die beste Reihenfolge der Vorgänge kennt.
6. Nutzen Sie eine Vorlage zur Prozessverbesserung
Prozessverbesserung hilft bei der Bestimmung der effizienz von Systemen und Prozessen innerhalb Ihrer Organisation. Mit einer vorlage zur Prozessverbesserung können Sie einen synchronisierten Plan für die Durchführung von Änderungen an Ihrem Projekt erstellen.
Passen Sie Ihre eigenen Phasen an oder verwenden Sie die vorgefertigten Kategorien des Work Breakdown Structure Template, um den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben zur Prozessverbesserung zu behalten
Glücklicherweise bietet ClickUp mehrere Vorlagen, in denen Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen und Ihre Ansicht anpassen können, oder mit Kollegen zusammenarbeiten um Ihren Plan einfach in die Tat umzusetzen.
7. Unterteilen Sie Projekte in Meilensteine
Projekte, die sich über mehrere Wochen - wenn nicht gar Monate oder Jahre - erstrecken, können einschüchternd wirken. Um zu verhindern, dass sich ein großes Projekt in Luft auflöst, sollten Sie es in kleinere Abschnitte unterteilen.
Erkennen Sie die kritischen Punkte Ihres Projekts mit den ClickUp-Meilensteinen und verwenden Sie die fettgedruckten, rautenförmigen Symbole, damit sich jeder auf die wichtigsten Ziele konzentrieren kann
Implementierung von projekt-Meilensteine gliedert Ihren Plan in verschiedene Phasen (z. B. eine Entwurfs- oder eine Entwicklungsphase) und hält Ihr Team so auf Kurs. Nutzen Sie eine meilensteindiagramm um einen Überblick über die einzelnen Phasen Ihres Projekts zu erhalten. Verwenden Sie dann Benutzerdefinierte ClickUp-Status funktionalität, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten, während Sie auf jeden Meilenstein hinarbeiten.
8. Sprechen Sie direkt mit Teammitgliedern
Wie bereits erwähnt, zeichnen Daten manchmal kein klares Bild - deshalb müssen Sie bei der Verbesserung von Projektplänen direkt mit den Teammitgliedern sprechen.
Wenn Sie Engpässen vorbeugen wollen, sollten Sie die Teammitglieder um Feedback bitten, was bei vergangenen Projekten funktioniert hat (und was nicht). In ClickUp können Sie eine Brainstorming-Sitzung veranstalten oder einen Fragebogen verschicken an alle relevanten Parteien. Auf diese Weise können Sie herausfinden, ob ein Engpass auf fehlende Ressourcen oder Personal zurückzuführen ist oder ob Sie nicht die richtigen Mittel zur Verfügung hatten projektmanagement-Tools .
9. Zeiterfassung implementieren
Zeigen Sie die erfasste Zeit über Aufgaben und Standorte hinweg an, um einen vereinfachten Überblick über den Gesamtfortschritt des Teams zu erhalten
Ein Grund, warum Projekte entgleisen, ist, dass Teams unterschätzen, wie viel Zeit sie für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe benötigen. Um sicherzustellen, dass alle projektzeitpläne genau sind, nutzen Sie ClickUp Zeiterfassung . Teammitglieder können die Zeit von jedem Gerät aus einfach erfassen, Einträge bearbeiten und Notizen zu den Zeitprotokollen hinzufügen, um bessere Zeiteinschätzungen für die Zukunft zu erstellen.
10. Konsolidierung der Teamkommunikation
Projekte laufen nicht immer aus dem Ruder, weil Ihr Team nicht miteinander kommuniziert. Vielmehr können sie aus dem Ruder laufen, weil sie an den falschen Orten kommunizieren
Führen Sie die Teamkommunikation mit ClickUp Chat an einem Ort zusammen und teilen Sie Updates, verknüpfen Sie Ressourcen und arbeiten Sie mühelos zusammen
Wenn Ihr Team gezwungen ist, sich durch E-Mails, Textnachrichten und Slack-Kanäle zu wühlen, um das neueste Update zu einem Projekt zu finden, tut es Ihnen keinen Gefallen. Zum Glück, mit ClickUp Chat-Ansicht können Sie alle Unterhaltungen innerhalb Ihrer Projektmanagement-Software konsolidieren und so Engpässe verhindern, bevor sie entstehen.
Vorbeugen Engpässen Bevor sie entstehen mit ClickUp
Ein Engpass im Projektmanagement entsteht, wenn Sie zu viel Arbeit haben und zu wenig Ressourcen, um sie zu bewältigen. Die Überlastung führt zu einem Arbeitsrückstand, der dazu führt, dass die Projektpläne das Budget oder den vorgesehenen Zeitrahmen überschreiten.
Glücklicherweise bietet ClickUp die Projektmanagement-Tools, um Engpässe zu erkennen und Ihre Pläne auf Kurs zu halten. Mit ClickUp können Sie Aufgaben zuweisen, Kommentare abgeben, Projektmeilensteine festlegen und Ansichten anpassen, um Engpässe zu vermeiden, bevor sie entstehen. Außerdem können Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren, ClickUp mit Hunderten von anderen Systemen integrieren und Tausende von Vorlagen nutzen, um Ihr Team bei der Einhaltung des Zeitplans zu unterstützen.
Identifizieren Sie Engpässe im Handumdrehen, wenn Sie clickUp noch heute ausprobieren . 🙌