Risikoermittlung im Projektmanagement: Nützliche Strategien und Beispiele

Ein Geschäft oder ein Projekt zu leiten, kann ein echtes Abenteuer sein. Es ist zwar kein Tauchen oder Paragliding, aber oft muss man angesichts neuer Herausforderungen und Chancen schnell handeln. Was tun Sie also – treffen Sie eine vorschnelle Entscheidung oder gehen Sie ein kalkuliertes Risiko ein? 😅

Jeder Projektmanager wird Ihnen bestätigen, wie kostspielig Entscheidungen sein können, die auf einer schlechten Risikoeinschätzung basieren. Die Folgen sind verpfuschte Abläufe, geringere Rentabilität, Rufschädigung und sogar das vollständige Scheitern des Projekts.

Glücklicherweise ist es einfach, potenzielle Bedrohungen und Chancen für jedes Vorhaben durch einen bewährten Prozess zur Projekt-Risikoidentifizierung zu verfolgen. Aus diesem Grund integrieren viele erfolgreiche Geschäfte detaillierte Identifizierungsverfahren in ihr Risikomanagement, unabhängig von ihrer Größe, ihrem Umfang oder ihrer Branche.

In diesem Blog erfahren Sie, was der Prozess der Risikoidentifizierung für ein Team beim Projekt beinhaltet, und beschäftigen sich mit folgenden Themen:

Risikoidentifizierung und ihre Rolle im Risikomanagement

Die meisten von uns versuchen intuitiv, neue Risiken sowohl im Geschäftsleben als auch im Alltag zu erkennen. Paraglider beispielsweise bewerten Faktoren wie Wetterbedingungen und den Zustand der Sicherheitsausrüstung, um besser planen und Unfälle vermeiden zu können. Der Begriff „Risikoidentifizierung” zielt lediglich darauf ab, diesen Prozess im Projektmanagement zu formalisieren.

Die Risikoidentifizierung ermöglicht es Projektmanagern, alle potenziellen Unsicherheiten und Black-Swan-Ereignisse zu planen, die sich negativ auf ein Geschäft auswirken können. Die Auswirkungen können sich auf die operative Machbarkeit, die Rentabilität und den Ruf auswirken, daher umfasst die Übung die genaue Ermittlung der Risiken aus all diesen Perspektiven.

Die Risikoidentifizierung ist ein Standardprozess, mit dem das Risikomanagement eines Geschäfts oder Projekts beginnt. Hier sind die vier Phasen eines regulären Risikomanagementplans:

Wie sieht der Standard-Lebenszyklus der Risikoidentifizierung aus?

Laut dem Project Management Institute sollte der Lebenszyklus der Risikoidentifizierung die folgenden Schritte umfassen:

Auf der Grundlage der endgültigen Ergebnisse werden Risikomanagementstrategien wie Notfallpläne und Absicherungsmaßnahmen umgesetzt, um die Auswirkungen wichtiger Risiken zu minimieren.

Es liegt zwar im Ermessen des Projektmanagers, wie seine Risikobewertung oder -identifizierung aussehen soll, es gibt jedoch mehrere Risikobewertungsvorlagen , die diesen Prozess beschleunigen können.

Die ClickUp-Vorlage für die Risikoanalyse bietet Ihnen beispielsweise die dringend benötigte Sichtbarkeit für Ihren gesamten Lebenszyklus der Risikoidentifizierung. Sie enthält eine anpassbare, farbcodierte Karte, auf der Sie und Ihr Projektteam potenzielle Risiken identifizieren und deren Wahrscheinlichkeit und Ausmaß dokumentieren können – alles an einem Ort. Sie können dies mit dem kostenlosen Risikobewertungsrechner von ClickUp kombinieren, um vor der Fertigstellung Ihres Risikoregisters konsistente Bewertungen auf der Grundlage von Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen zu vergeben.

Beachten Sie, dass Ihre Risikobewertung möglichst umfassend sein sollte und idealerweise eine 360°-Ansicht über interne und externe Faktoren bietet, die das Geschäft beeinflussen, wie z. B.:

Die meisten identifizierten Risiken sind negative Risiken, d. h. Risiken (wie Ressourcenknappheit), die Ihrem Geschäft schaden können. Einige Projektmanager verwenden jedoch auch den Begriff positive Risiken, um Chancen aufzuzeigen, d. h. Risiken (wie die vorzeitige Fertigstellung eines Projekts), die Sie zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Warum ist die Identifizierung von Projekt-Risiken wichtig? Schlüssel-Vorteile

Neben der rechtzeitigen Identifizierung von Schwachstellen im Geschäft bietet die Risikoidentifizierung folgende wesentliche Vorteile:

9 Strategien zur Risikoidentifizierung für den Erfolg Ihres Geschäfts und Ihrer Projekte

Es gibt verschiedene Strategien und Techniken, mit denen Sie Risiken während des gesamten Lebenszyklus des Projekts erkennen können. In den folgenden Abschnitten werden wir neun weit verbreitete und effektive Methoden zur Risikoidentifizierung vorstellen.

Bonus: Die Identifizierung und das Management von Risiken sind einfacher, wenn Sie eine zuverlässige Software für das Projektmanagement haben, die Ihnen zur Unterstützung zur Verfügung steht. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen einige Vorlagen und Funktionen von ClickUp vor, einem erstklassigen Projektmanagement-Tool mit einer hohen Bewertung, mit dem Sie Strategien zur Risikoerkennung besonders präzise umsetzen können.

1. Regelmäßige Überprüfung der Dokumentation

Projektrisiken entstehen oft aufgrund inkonsistenter oder unvollständiger Dokumentation, die Ihre Teams später blockiert. Die beste Vorgehensweise ist hier, Ihre Dokumente genauestens auf nicht übereinstimmende Verweise, unvollständige Prozessabläufe, unklare oder veraltete Anforderungen, Fehler bei der Planung und ungenaue Schätzungen zu überprüfen.

Zu den Dokumenten, die Sie sich ansehen sollten, gehören:

Sie können Ihre Projektdaten und Risikobewertungen nun an einem zentralen Ort speichern – ClickUp Docs. Bauen Sie ein vernetztes Netzwerk aus Projektdokumenten, Zeitleisten und SOPs auf. Verknüpfen Sie Ihre Ressourcen oder erstellen Sie Tags, um sicherzustellen, dass alles leicht zugänglich ist. Mit ClickUp AI können Sie sogar Projektdokumente erstellen, die kostenlos sind und frei von menschlichen Fehlern sind.

Das Beste daran ist, dass ClickUp Docs kollaborationsfreundlich ist. Nutzen Sie die integrierten Tools für Chat, Kommentare, Erwähnungen und Prüfung während Ihrer Risikoidentifizierung, um Unstimmigkeiten gegenüber dem Projektmanager oder dem Eigentümer des Risikos aufzuzeigen.

2. SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse ist die weltweit bevorzugte Methode zur Risikoidentifizierung und -kartierung für Geschäfte. Sie zielt darauf ab, eine Liste der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken Ihres Geschäfts zu erstellen.

Die Schwächen und Bedrohungen weisen auf die negativen Risiken hin, die Ihr Geschäft anfällig machen; Chancen bezeichnen die positiven Risiken, während Stärken die Fähigkeiten umfassen, mit denen Ihr Geschäft Risiken bekämpfen und Chancen nutzen kann.

Mit den verschiedenen SWOT-Vorlagen auf ClickUp können Sie diese Aufgabe ganz einfach durchführen. Sie sind auf die Bedürfnisse von Geschäften, einzelnen Projekten und anderen Anwendungsfällen zugeschnitten. Zu unseren Favoriten gehören:

Wenn Sie ein Fan von Visualisierungen sind, können Sie ClickUp Whiteboards verwenden, um potenzielle Risiken während Ihres SWOT-Analyseprozesses zu identifizieren.

Whiteboards ermöglichen die Zusammenarbeit zwischen Teams in Echtzeit. Beziehen Sie einfach Ihr Risikomanagement-Team mit ein, das dann Tools wie Haftnotizen, Verbindungselemente, Textmarker und Formen verwenden kann, um Projektkomponenten im Kontext zu diskutieren. 🧐

3. Brainstorming

Eine weitere Möglichkeit, Risiken in jedem Vorhaben zu identifizieren, ist ein Brainstorming mit Ihrem Team. Dabei kommen Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zusammen, betrachten das Projekt aus ihrer jeweiligen Perspektive und decken bisher unbekannte Risiken auf. 🧠

Es gibt verschiedene Brainstorming-Techniken, mit denen sich potenzielle Risiken identifizieren lassen. Am besten eignet sich hierfür jedoch das Mind Mapping, da Sie damit nicht nur häufige Risiken identifizieren, sondern auch die Beziehungen zwischen ihnen visualisieren können.

Mit ClickUp können Sie in Sekundenschnelle eine Mindmap erstellen. Navigieren Sie einfach zu „Mindmaps“, laden Sie Ihre Teammitglieder ein und nutzen Sie das kollektive Wissen, um kontinuierliche Prozessflows zu visualisieren. Fügen Sie Knoten für potenzielle Risikoereignisse hinzu und passen Sie die Karte mit einfachen Drag-and-Drop-Bewegungen an.

Das visuelle Netzwerk hilft Ihnen dabei, vorherzusagen, ob ein Risikofaktor zu einem großen Hindernis werden kann. Speichern Sie die Mindmap nach Abschluss Ihrer Brainstorming-Sitzung in Ihrem Projekt-Workspace und verwenden Sie sie für weitere Analysen zur Risikobehandlung wieder.

4. Interviews mit Stakeholdern

Wenn Sie mögliche Risiken aus verschiedenen Perspektiven erkennen möchten, kann es sich lohnen, die Meinung wichtiger Projektbeteiligten einzuholen, z. B. Ihres Clients, der Endnutzer, der operativen Mitarbeiter sowie der Produkt- und Asset-Manager. So vermeiden Sie Entscheidungen, die sich negativ auf wichtige Stakeholder auswirken könnten.

Im Idealfall können Sie Projektrisiken durch gut strukturierte Interviews mit den Stakeholdern erkennen – bevorzugen Sie Einzelsitzungen, um direktere Antworten zu erhalten. Alternativ können Sie auch ClickUp-Formulare verwenden, um sie mit detaillierten Fragebögen zu Ihrem Produkt oder Projekt anzusprechen.

5. Expertenurteil

Neben den Stakeholdern können Sie auch Fachexperten zu Rate ziehen, um risikobezogene Ratschläge zu Ihrem Projekt zu erhalten. Diese verfügen in der Regel über Branchenspezialisierung und langjährige praktische Erfahrung, was ihnen einen Vorteil bei der Analyse von Risikodaten verschafft. Sie können viele potenzielle Risiken erkennen, die Start-ups und neue Eigentümer oft übersehen.

Die beste Methode, um Expertenmeinungen zu Projektrisiken einzuholen, ist die Delphi-Technik. Dabei handelt es sich um eine Methode, bei der mehrere Fragebögen an eine Expertengruppe verteilt werden, um als Ziel einen Konsens zu erreichen, der frei von persönlichen Vorurteilen ist.

6. Ursachenanalyse

Während die meisten Ansätze zur Risikoerkennung eine Verbindung zwischen einem Risiko und einer Auswirkung herstellen, verhält es sich bei der Ursachenanalyse genau umgekehrt. Hier identifizieren Sie zunächst die Auswirkung (unerwünschtes Ergebnis) und verfolgen diese dann zurück zu den Risikofaktoren, die ihre Auslöser waren.

Dabei geht es um komplexe Datenvisualisierung – sagen wir, das unerwünschte Ergebnis ist eine Projektverzögerung. In diesem Fall visualisieren Sie Ihren Projektzeitplan, um Probleme wie eine nicht behobene Abhängigkeit oder eine versäumte Lieferbestellung aufzudecken, die den Zeitplan durcheinandergebracht haben.

Die ClickUp-Vorlage zur Ursachenanalyse ist ein Muss, um Risiken in laufenden Projekten aufzudecken und zu beheben. Sie hilft dabei, Probleme als Gründe zu kategorisieren, bis Sie die beste Lösung gefunden haben, die übersichtlich in Benutzerdefinierten Feldern zusammengefasst ist.

Wenn Sie jedoch noch dabei sind, Ihren Projekt-Zeitplan zu erstellen, können Sie mit ClickUp Dependencies und Gantt-Diagrammen Risiken noch proaktiver identifizieren. Mit wenigen Klicks können Sie Abhängigkeiten für miteinander verbundene Aufgaben erstellen und diese in der Gantt-Ansicht visualisieren.

Das Ergebnis ist eine flexible Zeitleiste, mit der Sie Prozessengpässe oder externe Lieferprobleme leicht im Blick behalten können. Müssen Sie ein neues Risiko berücksichtigen? Mit einer einfachen Drag-and-Drop-Funktion können Sie neue Abhängigkeiten erstellen, und der Rest der Zeitleiste passt sich automatisch an.

7. Annahmenanalyse

Jedes Projekt basiert auf bestimmten Annahmen, die naturgemäß Risiken und Unsicherheiten für das Ergebnis mit sich bringen. Häufige Beispiele sind die geschätzte Zeitleiste des Projekts, die Verfügbarkeit der Teammitglieder und der Lieferzeitpunkt für Rohstoffe. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine dieser Annahmen nicht zutrifft, stellt ein Risiko dar. 🫠

Versuchen Sie nun für die Annahmenanalyse, alle Annahmen in Ihrem Projektplan und das Ausmaß der tolerierbaren Abweichungen zu identifizieren. Nehmen wir als Beispiel an, dass Ihre Rohstofflieferungen jeweils am 10. des Monats eintreffen. Ohne rechtzeitige Lieferung würde Ihr Reservebestand jedoch nur für drei Tage reichen. Wenn sich die Lieferungen um mehr als drei Tage verzögern, kommt es zu einer Blockade Ihres Fertigungsprozesses, sodass alternative Vorkehrungen getroffen werden müssen.

Die Frage ist: Wie führen Sie die Nachverfolgung aller Annahmen in Ihrem Geschäft durch?

Glücklicherweise können Sie mit ClickUp Automatisierungen mühelos ein Überwachungssystem für alle Ihre Annahmen einrichten. Verwenden Sie es, um vollständig automatisierte Workflows ohne Programmierkenntnisse einzurichten – definieren Sie einfach ein Auslöser-Ereignis und die auszuführende Aktion.

Um beispielsweise einen Workflow zur Überwachung von Annahmen hinsichtlich der Verfügbarkeit des Teams einzurichten, können Sie Folgendes tun:

8. Monte-Carlo-Analyse

Die Monte-Carlo-Analyse dient dazu, die Wahrscheinlichkeit eines Risikoereignisses durch Simulation zu quantifizieren. Dazu benötigen Sie ein computergeneriertes Programm, das auf einem mathematischen Modell basiert und verschiedene Simulationen auf der Grundlage von Eingabe- und Ausgabevariablen durchführt, um die Wahrscheinlichkeit jedes Risikos vorherzusagen.

Am einfachsten lässt sich diese Analyse mit einer Predictive-Analytics-Software oder ähnlichen tools zur Risikoidentifizierung durchführen. Sobald Sie Ihre Risiken ermittelt haben, können Sie die Daten in ClickUp importieren und die Berichte auf einem anpassbaren Dashboard mit Optionen wie Karten und Grafiken visualisieren.

9. Identifizieren Sie Risiken mit einem Risikoregister

Ein Risikoregister ist eines der besten tools, um Risikodaten systematisch zu organisieren. Damit können Sie alle potenziellen Risikoereignisse, ihre Auswirkungen, ihre Wahrscheinlichkeit und andere wichtige Informationen wie Risikoeigentümer, Quelle und Bewertung erfassen. Diese Informationen optimieren den Prozess der Risikokartierung und dienen als einzige Quelle der Wahrheit für alle zukünftigen Maßnahmen.

ClickUp bietet einfache bis komplexe Vorlagen für Risikoregister, die alle Arten von Projekten unterstützen. Wenn Sie Risiken in einem leicht verständlichen Format dokumentieren möchten, ist die ClickUp-Vorlage für Risikoregister die beste Wahl.

Wenn Sie eine umfassendere Vorlage für Ihren gesamten Plan zum Risikomanagement benötigen, wird Ihnen die ClickUp-Vorlage für die Risikoanalyse im Projektmanagement gefallen. Der Abschnitt „Risikoregister” enthält farbcodierte Zellen, in denen die Auswirkungen, die Wahrscheinlichkeit und die Bewertungen der einzelnen Risiken erfasst werden können, sowie spezielle Spalten für die Erfassung der geschätzten finanziellen Auswirkungen.

Beispiele für die Risikoidentifizierung

Vertiefen Sie Ihr Wissen anhand der folgenden drei aussagekräftigen, szenariobasierten Beispiele zur Risikoidentifizierung.

1. Beispiel für die App-Entwicklung

Ein auf die Entwicklung von Software für das Geschäft spezialisiertes Unternehmen erhält seinen ersten Auftrag zur Entwicklung einer Gaming-App für Endverbraucher. Dieses vielversprechende Projekt kann erhebliche Einnahmen generieren, ist jedoch relativ risikoreich, da es sich um eine neue Nische für das Unternehmen handelt.

Hier führt der Projektmanager mit den Mitgliedern des Teams eine Risikobewertung durch, beispielsweise eine SWOT-Analyse, und führt Interviews mit den Stakeholdern durch. Nach einer angemessenen Bewertung identifizieren sie die folgenden Hauptrisiken:

Das Projektteam erstellt ein Risikoregister, um Lösungen für einzelne Risiken als Teil eines effektiven Plans für das Risikomanagement zu skizzieren. Beispielsweise hat der Projektmanager folgende Aufgaben:

2. Beispiel für einen Produktfertigungsprozess

Ein Hersteller von Unterhaltungselektronik hat kürzlich eines seiner profitabelsten Quartale abgeschlossen. Obwohl das Geschäft gut läuft, hat das Unternehmen auch einige Turbulenzen in seiner Fertigung erlebt, sodass seine Risikomanager nun die Arbeit aufnehmen.

Die Manager arbeiten mit einem Team von Unternehmensberatern zusammen, um die folgenden Geschäftsrisiken zu identifizieren, die sich auf das Unternehmensergebnis auswirken können:

Die Risikomanager wenden sich an den Betriebsleiter, um die tatsächlichen Risikoquellen zu identifizieren. Das Management potenzieller Risiken kann hier Folgendes umfassen:

3. Beispiel für ein Bauprojekt

Ein Unternehmen hat den Zuschlag für den Bau einer Wohnanlage mit über 100 Wohnungen erhalten. Da es sich um ein groß angelegtes Projekt handelt, wenden die Manager verschiedene Methoden zur Risikoidentifizierung an, um alle Risiken proaktiv zu erkennen, bevor sie mit den Arbeiten vor Ort beginnen. Zu den potenziellen Risiken gehören:

Der Projektmanager plant alternative Vorgehensweisen, um das Risikoniveau für jedes Element zu reduzieren. Dank des ausgefeilten und lösungsorientierten Alternativplans kann das Team relevante Risiken während des Projektverlaufs beseitigen und das Budget einhalten.

Häufige Probleme bei der Risikoidentifizierung und wie man sie überwinden kann

Damit der Prozess der Risikoidentifizierung seinen beabsichtigten Zweck erfüllt, müssen Sie bestimmte Probleme beachten:

Verlassen Sie sich nicht auf veraltete Risiken

Viele Projekte scheitern, weil sich Manager nur auf die zu Beginn der Initiative bewerteten Gesamtrisiken verlassen. In Wirklichkeit ändern sich die Risikoparameter jedoch häufig mit den sich wandelnden Markt- und Umweltbedingungen. Gemäß globalen Risikomanagementstandards wie ISO 31000 müssen Sie Ihre identifizierten Risiken regelmäßig überprüfen und Ihre Strategie entsprechend anpassen.

Unzureichende Nachverfolgung der Risikoschwere

Die Ergebnisse der Risikoidentifizierung werden verwendet, um jedes Risiko hinsichtlich seiner potenziellen Auswirkungen zu profilieren, und genau hier verlieren viele Projektmanager den Überblick. Sie sind nicht in der Lage, die Schwere eines Risikos genau einzuschätzen, was zu einer Beeinträchtigung ihres Urteilsvermögens führt.

Die Lösung besteht darin, jeden Risikofaktor mit mindestens einer erkennbaren und messbaren Metrik zu identifizieren, mit der sich seine Schwere quantifizieren lässt. Beispiel:

Menschliche Fehler während des Prozesses zur Risikoidentifizierung im Projekt

Schließlich können bei der Analyse interner und externer Bedrohungen menschliche Fehler auftreten. Mitglieder des Teams können einen Risikofaktor übersehen, Metriken ungenau erfassen und Risiken über- oder unterschätzen, insbesondere wenn sie auch mit anderen Aufgaben beschäftigt sind.

Um dieses Problem zu vermeiden, beauftragen Sie Fachexperten oder bilden Sie ein spezielles Team, das sich mit größter Sorgfalt um die Risikoidentifizierung kümmert.

Stärken Sie Ihren Risikomanagementprozess mit ClickUp

Die Risikoidentifizierung ist die Grundlage jedes Risikomanagementprozesses und, wie Sie inzwischen sicher erkannt haben, eine recht komplexe Aufgabe. Sie erfordert stundenlange sorgfältige Planung und Brainstorming sowie die richtigen Tools und Vorlagen, um den Prozess ohne Fehler fertigzustellen.

Glücklicherweise bietet ClickUp alle erforderlichen Tools und Vorlagen an einem Ort, damit Sie Risiken identifizieren und systematisch angehen können. Von der Nachverfolgung von Ressourcenengpässen bis hin zur visuellen Darstellung potenzieller Risiken – ClickUp unterstützt Sie wie kein anderes Tool.

Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und beginnen Sie sofort mit der Identifizierung von Risiken im Zusammenhang mit Ihrem Projekt! 💗