Sie haben ein hervorragendes System für die Ablage von Dokumenten in Ihrem Unternehmen entwickelt, das schnell und einfach zu implementieren ist. Aber Ihr Kollege hat auch ein einzigartiges System entwickelt, das sich von dem Ihren stark unterscheidet.
Die Standardisierung von Prozessen ist ein perfektes Mittel gegen die Unsicherheit, die mit ungeordneten Arbeitsabläufen einhergeht. Mit ihr können Sie klare, einheitliche und konsistente Regeln und Verfahren für das Abschließen von Aufgaben und die Ausführung von Vorgängen in Ihrem Unternehmen festlegen.
Wie funktioniert die Standardisierung von Prozessen? Und wie kann sie Ihrem Unternehmen nützen? Wir besprechen Schritte zur Verbesserung der Standardisierung von Prozessen und geben einige praktische Tipps frei, die Sie auf dem Weg zum Erfolg unterstützen. 😍
Was ist Prozessstandardisierung?
Unter Prozessstandardisierung versteht man die Festlegung von Regeln, die Ihre Mitarbeiter bei bestimmten Aufgaben und Verantwortlichkeiten befolgen sollten. Sie basiert auf der Idee, dass Unternehmen ein gewisses Maß an Einheitlichkeit aufrechterhalten müssen, um sicherzustellen, dass die Abläufe mit maximaler Effizienz und Produktivität durchgeführt werden.
Ziel ist es, dass alle Personen in Ihrem Unternehmen die Geschäftsprozesse auf die gleiche Weise abwickeln, um ein Höchstmaß an Konsistenz zu gewährleisten und das Risiko von Fehlern zu verringern.
Ein hervorragendes, leicht verständliches Beispiel für die Standardisierung von Prozessen ist McDonald's. Mit über 40.000 Restaurants weltweit könnte man meinen, es gäbe ein paar Variationen bei der Zubereitung des kultigen Big Mac-Burgers.
Doch weit gefehlt! Egal, ob Sie zu einem McDonald's in den USA, Serbien oder Australien gehen, Ihr Big Mac schmeckt immer gleich! Das liegt an den einheitlichen, hochgradig standardisierten Prozessen, die sicherstellen, dass Sie jedes Mal die Qualität und den Service bekommen, den Sie erwarten. 🍔
Warum ist Prozessstandardisierung wichtig?
Zu erledigt, kann die Prozessstandardisierung ein Array positiver Ergebnisse hervorbringen, von der Verbesserung der Service- oder Produktqualität bis zur Optimierung der ressourcenauslastung und sogar die Erfüllung von Compliance-Anforderungen. Schauen wir uns einige der Schlüsselvorteile näher an, die die Prozessstandardisierung so wichtig machen:
- Gewährleistung von Konsistenz: Die Standardisierung von Prozessen bedeutet, dass es klare Richtlinien und Regeln für die Herangehensweise an eine Aufgabe oder ein Projekt gibt. Dies führt letztendlich dazu, dass die Kunden Produkte oder Dienstleistungen von gleichbleibender Qualität erhalten
- Effizienzverbesserung: Die Standardisierung von Prozessen führt zu effizienteren Verfahren und Abläufen. Diese Business-Prozesse minimieren Engpässe, redundante oder doppelte Schritte und die Verschwendung von Ressourcen
- Vermeidung von Verwirrung: Klar umrissene und standardisierte Prozesse helfen Ihren Mitarbeitern zu wissen, was sie zu erledigen haben, und verringern die Gefahr von Missverständnissen und Fehlkommunikation. Ebenso wichtig ist es fürentwicklung neuer Projekte und die Verwaltung bestehender Projekte
- Senkung der Betriebskosten: Die Standardisierung von Prozessen kann Ihnen helfen, unnötige Kosten zu senken und Ihre Rendite zu optimieren - insbesondere bei komplexen Prozessen
- Einfachere Schulung und Einarbeitung: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird durch klar definierte Standardarbeitsanweisungen erleichtert und beschleunigt
- Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter fühlen sich weniger gestresst, wenn sie transparente, detaillierte Richtlinien und dokumentierte Prozesse darüber haben, wie sie ihre Arbeit zu erledigen haben und was von ihnen erwartet wird
- Verbesserungkundenbetreuung: Die Einrichtung von Verfahren für die Ablage von Dokumenten und die Kommunikation mit den Clients hinterlässt einen positiven Eindruck und steigert die Kundenzufriedenheit
Ziehen Sie benutzerdefinierte Felder per Drag & Drop in die Ansicht "Formular", um umfassende Umfragen zu erstellen oder Feedback in ClickUp 3.0 zu sammeln
Wie Sie die Prozessstandardisierung in Ihrem Unternehmen verbessern können
Die Entscheidung für die Standardisierung von Prozessen ist ein wichtiger erster Schritt, um die Effizienz und Produktivität zu steigern, Ihr Team zufrieden zu stellen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Genauso wichtig ist es jedoch, zu verstehen, wie man Geschäftsprozesse standardisiert.
Deshalb sind wir hier, um Ihnen einige praxiserprobte Best Practices in einem einfachen, schrittweisen Leitfaden freizugeben. Wir verwenden ClickUp , eine Aufgabe erster Klasse und project management tool das die Standardisierung von Prozessen zu einem Kinderspiel macht.
Schritt 1: Notieren und visualisieren Sie die Schlüssel-Geschäftsprozesse, die standardisiert werden müssen
Jeder Aufwand für die Standardisierung von Prozessen beginnt damit, herauszufinden, welche Geschäftsprozesse überhaupt standardisiert werden müssen. Nicht alle Abläufe sind gleich wichtig, und Sie können nicht alle auf einmal standardisieren, also müssen Sie Prioritäten setzen. Analysieren Sie Ihre Workflows und identifizieren Sie die Geschäftsprozesse, die Ihrem Unternehmen den größten Wert bringen - das sind die standardisierten Prozesse, die am meisten von einer Standardisierung profitieren können.
Zum Beispiel könnten Sie feststellen, dass Ihre Abteilung für Kundensupport unterschiedliche Methoden anwendet, um dieselben Probleme zu lösen, d. h. zu denselben Ergebnissen zu gelangen. Ihr nächster Schritt besteht darin, das Team zu versammeln und den effizientesten Prozess für die Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe im Kundendienst zu ermitteln.
Zu erledigen ist dies und vieles mehr mit ClickUp Dokumente -ein einzigartiges Feature für das Dokumentenmanagement zum Erstellen, Bearbeiten, Freigeben und Speichern von relevanten Dokumenten. Erstellen Sie für jeden Prozess ein ClickUp Dokument, laden Sie relevante Mitglieder Ihres Teams ein, dazu beizutragen, und entwickeln Sie Standardisierungsideen in Echtzeit.
Sie können die daraus resultierenden Aufgaben direkt im Dokument zuweisen, indem Sie Text in verfolgbare Zuweisungen umwandeln oder Teammitglieder mit Kommentaren versehen, um Geschäftsprozesse zu verbessern.
Einfaches Formatieren und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten mit dem Team ohne Überschneidungen in ClickUp
Die schriftliche Fixierung Ihrer bestehenden Prozesse ist ein notwendiger erster Schritt - die Visualisierung hebt Ihre Prozessdokumentation auf ein neues Niveau. Dafür können Sie verwenden ClickUp Whiteboards d. h. digitale Leinwände, die sich ideal für Brainstorming, visuelle Zusammenarbeit und die Entfesselung von Kreativität eignen.
Nutzen Sie Whiteboards, um Konzepte in Echtzeit in Ideen umzuwandeln, Notizen hinzuzufügen und mit Ihrem Team die besten Ansätze zur Prozessstandardisierung zu diskutieren.
ClickUp Whiteboards sind Ihr zentraler, visueller Hub, um Ideen im Team in koordinierte Aktionen zu verwandeln
Schritt 2: Setzen Sie klare Ziele
Prozessstandardisierung ist nicht so einfach, wie zu sagen: "So werden wir diese Aufgabe von nun an abschließen."
Oft müssen standardisierte Prozesse angepasst und neu erfunden oder sogar ganz neue Prozesse entwickelt werden. Am wichtigsten ist, dass Sie nicht erwarten können, die Ergebnisse Ihrer Standardisierungsaufwendungen über Nacht zu sehen.
Um auf dem richtigen Kurs zu bleiben, brauchen Sie klare, messbare Ziele für die Prozessstandardisierung. Die Einstellung solcher Ziele lenkt Ihren Aufwand und hilft Ihnen bei der Nachverfolgung des Fortschritts. Natürlich sind diese Ziele nur Richtlinien, die Sie im Laufe der Zeit anpassen können, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen. ClickUp-Ziele ist genau das, was Sie brauchen, um das Team auf Kurs zu halten und Ihre Arbeit mit Ihren Zielen zu verbinden. Das Feature hilft Ihnen, Einzelziele einzustellen und den Erfolg mit Leichtigkeit zu messen.
Zu erledigen ist lediglich, Aufgaben oder Listen mit einem Ziel zu verknüpfen, und ClickUp verfolgt automatisch den Fortschritt beim Abschließen. 🏅
Mit klaren Zeitleisten, messbaren Einzelzielen und automatischer Nachverfolgung des Fortschritts bleiben Sie auf Kurs, um Ihre Ziele zu erreichen
Nutzen Sie die Ordner von ClickUp, um Ziele zu organisieren und zu verwalten und Sprint-Zyklen zu verfolgen und OKRs , fügen Sie eindeutige Beschreibungen hinzu, um Ziele zu kategorisieren, setzen Sie Fristen und geben Sie Ihre Ziele für die entsprechenden Mitglieder Ihres Teams frei.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Karte Prozessabbildung hilft Ihnen, einen Prozess zu visualisieren,
seine Effizienz zu identifizieren und verbesserungswürdige Bereiche sowie die Abfolge von Ereignissen und Aufgaben zu skizzieren. Die Prozesskarte ist daher ein wichtiger Bestandteil der Prozessstandardisierung - sie hilft Ihnen, Prozesse zu verstehen, Inkonsistenzen zu erkennen, die Best Practices zu identifizieren und darauf basierend neue Regeln aufzustellen. ✨
Bilden Sie Ihre Prozesse einfach ab mit ClickUp Mindmaps eine einzigartige Option, mit der Sie Ideen, Aufgaben und Projekte planen, organisieren und miteinander verbinden können. Diese Karten bieten ein Drag-and-Drop-Design, mit dem Sie Verbindungen ziehen und einzigartige Visualisierungen erstellen können.
Wählen Sie zwischen aufgaben- oder knotenbasierten Mindmaps, geben Sie sie für Ihre Kollegen frei und passen Sie sie nach Bedarf an, ohne dass Sie ins Schwitzen kommen.
Planen und organisieren Sie Projekte, Ideen oder bestehende Aufgaben in ClickUp für die ultimative visuelle Gliederung
Sie haben keine Lust, Mindmaps von Grund auf neu zu erstellen? ClickUp Vorlagen sind die Rettung! Ihre vorgefertigten Abschnitte führen Sie durch die gesamte Prozesskartierung.
Wir empfehlen die ClickUp Prozess Karte Whiteboard Vorlage und die ClickUp PDCA Prozess Karte Vorlage beide helfen Ihnen, Ihre Prozesse in Kategorien zu unterteilen, um sie leichter verwalten zu können.
Schritt 4: Erstellen Sie Standardarbeitsanweisungen
Standardarbeitsanweisungen (Standard Operating Procedures, SOPs) sind das Herzstück der Prozessstandardisierung, da sie für Konsistenz und Effizienz sorgen. Sie dienen dazu, Schritt-für-Schritt-Anweisungen für verschiedene Aufgaben und Aktivitäten zu erstellen.
In Anbetracht der Bedeutung von SOPs müssen Sie bei deren Erstellung besonders sorgfältig vorgehen. Sie sollten prägnant und detailliert sein und keinen Raum für Unklarheiten und "Was-wäre-wenn" lassen.
Greifen Sie auf ClickUp Docs zurück, um Ihre SOPs zu erstellen - fügen Sie Ihrem Dokument relevante Mitglieder Ihres Teams hinzu und erstellen Sie umfassende Richtlinien für die Handhabung verschiedener Situationen und Aufgaben in Ihrem Unternehmen. Arbeiten Sie mit Ihrem Team in Echtzeit zusammen, hinterlassen Sie Kommentare und entwickeln Sie Verfahren, die den größten Wert haben.
Da die Erstellung von erstklassigen SOPs einige Fähigkeiten erfordert, können Sie sich mit ClickUp SOP-Vorlagen sicherer fühlen. Zum Beispiel können Sie die ClickUp SOP-Vorlage -Vorlage enthält Anweisungen dazu, was in den einzelnen Abschnitten des Dokuments enthalten sein sollte.
Auf diese Weise minimieren Sie das Risiko, dass wichtige Infos unter den Tisch fallen.
Beschleunigen Sie die Erstellung von SOPs mit dieser vorgefertigten Vorlage von ClickUp - geben Sie einfach Ihre Details ein und schon können Sie loslegen
Sie können auch die ClickUp Standard Operation Procedures Vorlage . Dies ist eine weitere Dokument-Vorlage, die Ihnen hilft, Prozesse wie die Aufnahme von Mitarbeitern, Schulungen und Aktionen zu standardisieren.
Schritt 5: Automatisieren Sie sich wiederholende Prozesse
Investiert Ihr Team viel Zeit in sich wiederholende Aufgaben, die keinen großen Wert für Ihr Unternehmen darstellen? Wenn ja, gibt es eine einfache Möglichkeit, dies zu ändern und Ihre Mitarbeiter sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren zu lassen ClickUp Automatisierungen .
Nutzen Sie ClickUp Automatisierungen, um Prozesse zu optimieren und Zeit zu sparen
Mit Automatisierungen können Sie Ihre Produktivität steigern, das Risiko von Fehlern minimieren und sicherstellen, dass Ihre Prozesse rationalisiert sind. Sie bestehen aus:
- Auslöser: Ereignissen, die eine Automatisierung auslösen (Sie können sie auf Aufgaben, Unteraufgaben oder beides anwenden)
- Bedingungen: Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit eine Automatisierung gestartet werden kann
- Aktionen: Ereignisse, die stattfinden, nachdem die Bedingung erfüllt ist
ClickUp bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verwendung von Automatisierungen. Wenn Sie ein bestimmtes Ergebnis erreichen wollen, können Sie Benutzerdefinierte Automatisierungen . Oder Sie nehmen eine Verknüpfung und verwenden Vorlagen für die Automatisierung mit vorgefertigten Auslösern und Aktionen. Sie sind anpassbar und passen sich gut an Ihre Prozesse an.
Wenn Ihre Automatisierung mit einer anderen App wie Calendly, GitHub oder HubSpot verbunden ist, können Sie jederzeit eine Automatisierung der Integration .
Schritt 6: Neue Verfahren kommunizieren
Die Standardisierung von Prozessen bedeutet oft, dass sich die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter an Aufgaben herangehen, erheblich ändert. Helfen Sie ihnen durch effiziente Kommunikation, diese Änderungen zu verstehen. Das heißt, Sie sollten alles schriftlich festhalten und die Beteiligten über jedes Detail ihrer Arbeit auf dem Laufenden halten.
Wenn die Prozessstandardisierung den Einsatz neuer Tools und Verfahren erfordert, sollten Sie Ihr Team entsprechend schulen. Auf diese Weise können sie selbstbewusst an neue Prozesse herangehen und 100 % sicher sein, dass sie wissen, was sie zu erledigen haben.
Fügen Sie Teammitglieder zu Diskussionen hinzu und arbeiten Sie mit ClickUp Chat in einem Space zusammen, ohne zwischen verschiedenen Programmen hin- und herzuwechseln
ClickUp hilft Ihnen, mit Ihrem Team zu kommunizieren und Transparenz zu wahren. Sie haben die Ansicht des Chats hier können Sie Aktualisierungen freigeben, Elemente für Aktionen zuweisen und Links und Dateien anhängen.
Sie können auch relevante Personen zu ClickUp Dokumenten und ClickUp Whiteboards hinzufügen und sie bitten, ihren Beitrag zur Standardisierung eines Prozesses zu leisten, und sie in die entscheidungsprozess .
Wenn Ihr Team häufig per E-Mail kommuniziert, können Sie die E-Mail in ClickUp ClickApp und senden und empfangen Sie E-Mails, ohne die Plattform zu verlassen, um Ihre Arbeit zu zentralisieren. 📩 ClickUp Vorlagen für die Prozessdokumentation können Ihnen dabei helfen, jeden Prozess im Detail zu skizzieren und ihn für die Beteiligten freizugeben. Unsere Empfehlungen sind die ClickUp Prozess Plan Dokument Vorlage und die ClickUp Prozess effizient erstellen Vorlage .
Schritt 7: Analysieren und überwachen Sie jeden Schritt
Sie haben Standardarbeitsanweisungen erstellt, diese mit Ihrem Team besprochen und Ihre Pläne auf den Weg gebracht. Aber Ihre Arbeit ist damit noch nicht beendet. Um einen kontinuierlichen Erfolg zu gewährleisten, müssen Sie alles genau überwachen und analysieren.
Mit ClickUp Dashboards können Sie. Dies ist Ihre Schaltzentrale zur Beobachtung und Nachverfolgung der Leistung jedes Prozesses in Ihrem Unternehmen. Verwenden Sie Dashboards, um die Workload und Leistung Ihres Teams zu überwachen, Ressourcen zu visualisieren, Ziele zu planen und zu verwalten und detaillierte Einblicke in jeden Aspekt eines Prozesses zu erhalten.
Wählen Sie aus über 50 verfügbaren Widgets, um bestimmte Aspekte Ihres Unternehmens zu überwachen prozesse zu überwachen und potenzielle Verbesserungsbereiche zu erkennen .
Dashboards in ClickUp 3.0 geben agilen Projektmanagern einen schnellen Überblick über die verbleibenden Aufgaben und Prioritäten des Teams für die Woche sowie detaillierte Burnup- und Burndown-Diagramme
Beispiele für Prozessstandardisierung
Wir haben den theoretischen Teil der Prozessstandardisierung behandelt. Sehen wir uns anhand von zwei Beispielen aus dem wirklichen Leben an, wie sie in der Praxis funktioniert.
Kundenservice
Beobachten wir eine kundensupport-Team in einem Unternehmen, das eine Medien-Streaming-Plattform im Abonnement anbietet. Ihre Aufgabe ist es, E-Mails zu beantworten und aktuelle und potenzielle Kunden mit genauen und relevanten Informationen zu versorgen.
Das Team besteht aus 10 Personen, und jeder hat seine eigene Art, auf E-Mails von Kunden zu antworten. Jenny zum Beispiel pflegt einen lockeren, herzlichen Ton, während John es lieber professionell mag.
Diese unterschiedlichen Persönlichkeiten und Herangehensweisen im Team können die Kunden verwirren und einen negativen Eindruck hinterlassen, da sie nie wissen, was sie erwarten können. Außerdem ist das Team oft sehr beschäftigt, so dass einige E-Mails von Kunden in dem Chaos untergehen können.
Die Standardisierung von Prozessen für die Bearbeitung von Kundenanfragen per E-Mail kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, produktiver zu sein und Konsistenz zu gewährleisten.
Beginnen Sie mit einer Analyse der aktuellen Business-Prozesse. Berücksichtigen Sie die Antwortzeiten, die Erstellung und Kategorisierung von Tickets, die Priorisierung und das Sammeln von Kundenfeedback. Visualisieren Sie den gesamten Prozess, um ihn besser zu verstehen und Bereiche zu ermitteln, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen.
Erstellen Sie Ihren Support-Prozess in ClickUp's Mindmaps-Tool, um den gesamten Workflow zu visualisieren
Jetzt ist es an der Zeit, Ziele einzustellen. Wenn sich Ihre Kunden beispielsweise über langsame Antwortzeiten beschweren, sollten Sie sich auf die Verbesserung dieser Metrik konzentrieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele messbar sind, damit Sie den Fortschritt im Laufe der Zeit nachverfolgen können.
Als nächstes sollten Sie SOPs erstellen. Dokumentieren Sie, wie Kundendienstmitarbeiter auf E-Mails antworten sollten. Mithilfe von Vorlagen können Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Bearbeitung verschiedener Arten von E-Mails erstellen. Darüber hinaus können Sie Methoden entwickeln, um E-Mails zu kategorisieren und zu priorisieren und sicherzustellen, dass jeder Kunde eine Antwort erhält.
Automatisierungen können hier eine wertvolle Rolle spielen - nutzen Sie sie, um Bestätigungs-E-Mails an Kunden zu versenden, sicherzustellen, dass die E-Mails den richtigen Mitarbeiter erreichen, und um Kundenfeedback einzuholen.
Geben Sie Ihre SOPs für das gesamte Team frei, gehen Sie sie gemeinsam durch und beantworten Sie alle Fragen, die die Mitarbeiter haben. Nutzen Sie die SOPs für das Onboarding neuer Mitarbeiter und um Ihre Geschäftsabläufe besser zu festigen.
Vergessen Sie nicht, Ihre Business-Prozesse gelegentlich zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie noch funktionieren. Erledigen Sie dies, indem Sie nicht nur das Feedback Ihrer Kunden, sondern auch das Ihres Teams analysieren.
Lebensmittelzubereitung
Stellen Sie sich vor, Sie führen einen Familienbetrieb mit jahrzehntelanger Erfahrung im Bereich Burger. Das Restaurant ist bekannt für leckeres Essen und großzügige Portionen.
Allerdings haben die Eigentümer in letzter Zeit mehrere Beschwerden über ihre Burger erhalten - es scheint, dass die Qualität des Produkts oft schwankt, insbesondere was den Geschmack betrifft.
Sie wollen den Zubereitungsprozess der Burger standardisieren. Sie beginnen mit einer Analyse des derzeitigen Verfahrens - Sie erhalten eine Übersicht über alles, von der Beschaffung über die Garzeiten bis hin zu den Belägen und Portionen.
Während der Analyse werden Sie wahrscheinlich das "schwächste Glied" finden - das können inkonsistente Garzeiten, schwankende Fleischqualität oder veraltete Zutaten sein. Sie erstellen eine Prozesskarte, um sie zu visualisieren und zu verstehen, wie man sie am besten verbessern kann.
Dann werden Sie SOPs erstellen. So können Sie beispielsweise eine Liste der zugelassenen Lieferanten für Burger-Patties erstellen, Schritte für die Organisation des Grillbereichs skizzieren, Garzeiten festlegen und den Brötchen-Toasting-Prozess beschreiben. Sie könnten auch über Lebensmittelsicherheit und angemessene Portionen sprechen.
Sobald Sie die SOPs festgelegt haben, berufen Sie ein Meeting ein, in dem Sie sie mit Köchen und Assistenten besprechen. Sie können die SOPs auch ausdrucken und in der Nähe des Arbeitsplatzes aufbewahren, damit jeder sie bei Bedarf nachlesen kann.
Halten Sie regelmäßige Meetings mit dem Personal ab, um sicherzustellen, dass die Abläufe effizient sind, und bitten Sie Ihre Gäste häufig um Feedback. Diese einfachen Anpassungen sorgen dafür, dass das Geschäft insgesamt effizienter abläuft.
ClickUp: Ihr Verbündeter bei der Prozessstandardisierung
Die Standardisierung von Prozessen ist eine hervorragende Möglichkeit, um arbeitsabläufe zu optimieren sparen Sie Zeit und Geld und stellen Sie Ihr Team und Ihre Kunden zufrieden. Dies erfordert jedoch oft harte Arbeit und Liebe zum Detail.
Mit seinen robusten Optionen zum Dokumentieren, Visualisieren und Verwalten von Prozessen bietet ClickUp alles, was Sie brauchen, um Struktur in Ihre Workflows zu bringen und Ihr Team auf derselben Seite zu halten. Anmeldung für ClickUp noch heute an, entdecken Sie seine herausragenden Features und beginnen Sie, Ihre Prozessstandardisierung zu revolutionieren. 🔁