Sie haben eine hervorragende Methode zur Ablage von Dokumenten in Ihrem Unternehmen entwickelt – sie ist schnell und einfach umzusetzen. Aber Ihr Kollege hat ebenfalls ein einzigartiges System entwickelt, das sich jedoch stark von Ihrem unterscheidet.
Die Prozessstandardisierung ist das perfekte Mittel gegen die Unsicherheit, die mit unordentlichen Workflows einhergeht. Damit können Sie klare, einheitliche und konsistente Regeln und Verfahren für das Abschließen von Aufgaben und die Ausführung von Vorgängen in Ihrem gesamten Unternehmen festlegen.
Wie funktioniert die Prozessstandardisierung? Und wie kann Ihr Unternehmen davon profitieren? Wir besprechen Schritte zur Verbesserung der Prozessstandardisierung und geben Ihnen einige nützliche Tipps, die Ihnen auf dem Weg zum Erfolg helfen. 😍
Was ist Prozessstandardisierung?
Prozessstandardisierung ist die Praxis, Regeln festzulegen, die Ihre Mitarbeiter befolgen sollten, wenn sie mit bestimmten Aufgaben und Verantwortlichkeiten konfrontiert sind. Sie basiert auf der Idee, dass Unternehmen ein gewisses Maß an Einheitlichkeit aufrechterhalten müssen, um sicherzustellen, dass die Abläufe mit maximaler Effizienz und Produktivität durchgeführt werden.
Das Ziel besteht darin, dass alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens Geschäftsprozesse auf die gleiche Weise abwickeln, um ein Höchstmaß an Konsistenz zu gewährleisten und das Fehlerrisiko zu verringern.
Ein hervorragendes, leicht verständliches Beispiel für Prozessstandardisierung ist McDonald's. Bei über 40.000 Restaurants weltweit könnte man meinen, dass es einige Abweichungen bei der Zubereitung des legendären Big Mac-Burgers gibt.
Aber denken Sie noch einmal darüber nach! Egal, ob Sie in den USA, Serbien oder Australien zu McDonald's gehen, Ihr Big Mac schmeckt immer gleich! Das liegt an den einheitlichen, hoch standardisierten Prozessen, die dafür sorgen, dass Sie jedes Mal die Qualität und den Service erhalten, den Sie erwarten. 🍔
Warum ist Prozessstandardisierung wichtig?
Wenn sie richtig durchgeführt wird, kann die Prozessstandardisierung eine Reihe positiver Ergebnisse hervorbringen, von der Verbesserung der Service- oder Produktqualität über die Optimierung der Ressourcennutzung bis hin zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen. Schauen wir uns einige der wichtigsten Vorteile genauer an, die die Prozessstandardisierung so wichtig machen:
- Konsistenz gewährleisten: Die Standardisierung von Prozessen bedeutet, klare Richtlinien und Regeln für die Herangehensweise an eine Aufgabe oder ein Projekt zu haben. Das Ergebnis ist, dass Kunden Produkte oder Dienstleistungen von gleichbleibender Qualität erhalten.
- Effizienzsteigerung: Die Standardisierung von Prozessen hat als Ergebnis effizientere Abläufe und Vorgänge. Diese Geschäftsprozesse minimieren Engpässe, redundante oder doppelte Schritte und Ressourcenverschwendung.
- Vermeidung von Verwirrung: Durch klar definierte und standardisierte Prozesse wissen Ihre Mitarbeiter genau, was sie zu tun haben, wodurch Missverständnisse und Fehlkommunikation vermieden werden. Dies ist für die Entwicklung neuer Projekte ebenso wichtig wie für die Verwaltung bestehender Projekte.
- Senkung der Betriebskosten: Durch die Standardisierung von Prozessen können Sie unnötige Kosten einsparen und Ihre Rendite optimieren – insbesondere bei komplexen Prozessen.
- Einfachere Schulung und Einarbeitung: Die Schulung neuer Mitarbeiter ist mit klar definierten Standardarbeitsanweisungen einfacher und schneller.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter fühlen sich weniger gestresst, wenn sie über transparente, detaillierte Richtlinien und dokumentierte Prozesse verfügen, die ihnen zeigen, welche Aufgaben sie zu erledigen haben und was von ihnen erwartet wird.
- Verbesserter Kundenservice: Die Einführung von Verfahren für die Ablage von Dokumenten und die Kommunikation mit Clients hinterlässt einen positiven Eindruck und steigert die Kundenzufriedenheit.
So verbessern Sie die Prozessstandardisierung in Ihrem Unternehmen
Die Entscheidung für die Prozessstandardisierung ist ein wichtiger erster Schritt, um Effizienz und Produktivität zu steigern, Ihr Team zufrieden zu stellen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Genauso wichtig ist es jedoch, zu verstehen, wie Geschäftsprozesse standardisiert werden können.
Genau dafür sind wir da und möchten einige bewährte Best Practices in einer einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitung freigeben. Wir verwenden ClickUp, ein erstklassiges Tool für Aufgaben- und Projektmanagement , mit dem die Standardisierung von Prozessen zum Kinderspiel wird.
Schritt 1: Notieren und visualisieren Sie die wichtigsten Geschäftsprozesse, die standardisiert werden müssen.
Jeder Aufwand für Prozessstandardisierung beginnt damit, herauszufinden, welche Geschäftsprozesse überhaupt standardisiert werden müssen . Nicht alle Verfahren sind gleich wichtig, und Sie können nicht alle auf einmal standardisieren, daher müssen Sie Prioritäten setzen.
Analysieren Sie Ihre Workflows und identifizieren Sie die Geschäftsprozesse, die Ihrem Unternehmen den größten Wert bringen – dies sind standardisierte Prozesse, die am meisten von einer Standardisierung profitieren.
Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass Ihre Abteilung für den Kundensupport unterschiedliche Methoden zur Lösung derselben Probleme einsetzt, d. h. zu denselben Ergebnissen gelangt. Ihr nächster Schritt besteht darin, das Team zusammenzubringen und den effizientesten Prozess für die Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe des Kundensupports zu ermitteln.
All das und noch viel mehr können Sie mit ClickUp Docs erreichen – einer einzigartigen Dokumentenverwaltungsfunktion zum Erstellen, Bearbeiten, Freigeben und Speichern relevanter Dokumente. Erstellen Sie für jeden Prozess ein ClickUp Doc, laden Sie relevante Teammitglieder zur Mitarbeit ein und entwickeln Sie in Echtzeit Ideen zur Standardisierung.
Sie können die daraus resultierenden Aufgaben direkt im Dokument zuweisen, indem Sie Text in nachverfolgbare Aufgaben umwandeln oder Teammitglieder mit Kommentaren markieren, um Geschäftsprozesse zu verbessern.
Die schriftliche Festhaltung Ihrer bestehenden Prozesse ist ein notwendiger erster Schritt – die Visualisierung hebt Ihre Prozessdokumentation auf eine neue Ebene. Dazu können Sie ClickUp Whiteboards verwenden, d. h. digitale Whiteboards, die sich ideal für Brainstorming, visuelle Zusammenarbeit und die Entfaltung von Kreativität eignen.
Verwenden Sie Whiteboards, um Konzepte in Echtzeit in Ideen umzusetzen, Notizen hinzuzufügen und mit Ihrem Team die besten Ansätze für die Prozessstandardisierung zu diskutieren.
Schritt 2: Setzen Sie klare Ziele
Die Standardisierung von Prozessen ist nicht so einfach, wie zu sagen: „So werden wir diese Aufgabe von nun an abschließen. “
Dazu gehört oft, standardisierte Prozesse anzupassen und neu zu erfinden oder sogar ganz neue zu entwickeln. Vor allem aber können Sie nicht erwarten, dass sich die Ergebnisse Ihres Aufwands für die Standardisierung über Nacht einstellen.
Um auf dem richtigen Kurs zu bleiben, benötigen Sie klare, messbare Ziele für die Prozessstandardisierung. Das Setzen solcher Ziele leitet Ihren Aufwand und hilft Ihnen bei der Nachverfolgung des Fortschritts. Natürlich sind diese Ziele nur Richtlinien – Sie können sie im Laufe der Zeit anpassen, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.
ClickUp Goals ist genau das, was Sie brauchen, um Ihr Team auf Kurs zu halten und Ihre Arbeit mit Ihren Zielen zu verknüpfen. Mit diesem Feature können Sie ganz einfach Ziele festlegen und den Erfolg messen.
Sie müssen lediglich Aufgaben oder Listen mit einem Ziel verknüpfen, und ClickUp verfolgt automatisch den Fortschritt, während Sie diese abschließen. 🏅
Verwenden Sie die Ordner von ClickUp, um Ziele zu organisieren und zu verwalten, Sprint-Zyklen und OKRs zu verfolgen, einzigartige Beschreibungen zur Kategorisierung von Zielen hinzuzufügen, Fristen festzulegen und Ihre Ziele mit den relevanten Teammitgliedern freizugeben.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Prozesskarte
Prozessabbildung hilft Ihnen dabei, einen Prozess zu visualisieren, seine Effizienz und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Abläufe und Aufgaben zu skizzieren. Daher spielt die Prozessabbildung eine wichtige Rolle bei der Prozessstandardisierung – sie hilft Ihnen, Prozesse zu verstehen, Unstimmigkeiten zu erkennen, Best Practices zu identifizieren und auf dieser Grundlage neue Regeln aufzustellen. ✨
Mit ClickUp Mindmaps können Sie Ihre Prozesse ganz einfach abbilden. Diese einzigartige Option ermöglicht es Ihnen, Ideen, Aufgaben und Projekte zu planen, zu organisieren und miteinander zu verknüpfen. Die Karten verfügen über ein Drag-and-Drop-Design, mit dem Sie Verbindungen herstellen und einzigartige Visualisierungen erstellen können.
Wählen Sie zwischen aufgabenbasierten oder knotenbasierten Mindmaps, geben Sie diese an Ihre Kollegen frei und passen Sie sie bei Bedarf mühelos an.
Sie möchten sich nicht mit der Erstellung von Mindmaps von Grund auf beschäftigen? Die Vorlagen von ClickUp helfen Ihnen dabei! Ihre vorgefertigten Abschnitte führen Sie durch den gesamten Prozess der Prozessabbildung.
Wir empfehlen die ClickUp-Prozesskarten-Whiteboard-Vorlage und die ClickUp-PDCA-Prozesskarten-Vorlage, da beide Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse in Kategorien zu unterteilen, um die Verwaltung zu vereinfachen.
Schritt 4: Erstellen Sie Standardarbeitsanweisungen
Standardarbeitsanweisungen (SOPs) sind das Herzstück der Prozessstandardisierung, da sie Konsistenz und verbesserte Effizienz gewährleisten. Sie verwenden sie, um Schritt-für-Schritt-Anweisungen für die Bearbeitung verschiedener Aufgaben und Aktivitäten zu erstellen.
Angesichts der Bedeutung von SOPs müssen Sie bei deren Ausarbeitung besonders sorgfältig vorgehen. Sie sollten prägnant und detailliert sein und keinen Raum für Unsicherheiten und Spekulationen lassen.
Nutzen Sie erneut ClickUp Docs, um Ihre SOPs zu entwerfen – fügen Sie relevante Mitglieder Ihres Teams zu Ihrem Dokument hinzu und erstellen Sie umfassende Richtlinien für den Umgang mit verschiedenen Situationen und Aufgaben in Ihrem Unternehmen. Arbeiten Sie in Echtzeit mit Ihrem Team zusammen, hinterlassen Sie Kommentare und entwickeln Sie Verfahren, die den größten Wert bringen.
Da die Erstellung erstklassiger SOPs einige Fähigkeiten erfordert, sind Sie mit den ClickUp-SOP-Vorlagen vielleicht sicherer. Sie könnten beispielsweise die ClickUp-SOP-Vorlage verwenden – diese Dokumentvorlage enthält Anweisungen dazu, was in den einzelnen Abschnitten des Dokuments enthalten sein sollte.
Auf diese Weise minimieren Sie das Risiko, dass wichtige Infos untergehen.
Sie können auch die ClickUp-Vorlage für Standardarbeitsanweisungen verwenden. Dabei handelt es sich um eine weitere Dokumentvorlage, mit der Sie Prozesse wie die Einarbeitung, Schulung und Beförderung von Mitarbeitern standardisieren können.
Schritt 5: Automatisieren Sie sich wiederholende Prozesse
Investiert Ihr Team viel Zeit in sich wiederholende Aufgaben, die Ihrem Unternehmen keinen großen Wert bringen? Wenn ja, gibt es eine einfache Möglichkeit, dies zu ändern und Ihre Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren: ClickUp Automatisierungen.
Durch Automatisierungen können Sie die Produktivität steigern, das Risiko von Fehlern minimieren und sicherstellen, dass Ihre Prozesse optimiert sind. Sie bestehen aus:
- Auslöser: Ereignisse, die eine Automatisierung auslösen (Sie können sie auf Aufgaben, Unteraufgaben oder beides anwenden)
- Bedingungen: Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit eine Automatisierung gestartet werden kann
- Aktionen: Ereignisse, die eintreten, nachdem die Bedingung erfüllt ist
ClickUp bietet Ihnen mehrere Optionen für die Verwendung von Automatisierungen. Wenn Sie ein bestimmtes Ergebnis erzielen möchten, können Sie benutzerdefinierte Automatisierungen erstellen. Oder Sie nehmen eine Verknüpfung und verwenden Automatisierungsvorlagen mit vorgefertigten Auslösern und Aktionen. Diese sind anpassbar und lassen sich gut an Ihre Prozesse anpassen.
Wenn Ihre Automatisierung mit einer anderen App wie Calendly, GitHub oder HubSpot verbunden ist, können Sie jederzeit eine Integrationsautomatisierung erstellen.
Schritt 6: Kommunizieren Sie neue Verfahren
Die Standardisierung von Prozessen bedeutet oft eine erhebliche Änderung der Herangehensweise Ihrer Teammitglieder an Aufgaben. Helfen Sie ihnen, sich durch effektive Kommunikation mit diesen Änderungen vertraut zu machen. Das bedeutet, dass Sie alles schriftlich festhalten und die Beteiligten über jedes Detail im Zusammenhang mit ihrer Arbeit auf dem Laufenden halten sollten.
Wenn die Prozessstandardisierung die Verwendung neuer Tools und Verfahren beinhaltet, sollten Sie Ihr Team außerdem entsprechend schulen. Auf diese Weise kann es sich sicher an neue Prozesse heranwagen und zu 100 % sicher sein, dass es weiß, was es tut.
ClickUp hilft Ihnen bei der Kommunikation mit Ihrem Team und sorgt für Transparenz. In der Chat-Ansicht können Sie Updates teilen, Aufgaben zuweisen und Links und Dateien als Anhänge hinzufügen.
Sie können auch relevante Personen zu ClickUp-Dokumenten und ClickUp-Whiteboards hinzufügen, sie um ihre Meinung zur Standardisierung eines Prozesses bitten und sie in den Entscheidungsprozess einbeziehen.
Wenn Ihr Team häufig per E-Mail kommuniziert, können Sie die ClickApp „E-Mail in ClickUp” verwenden und E-Mails senden und empfangen, ohne die Plattform zu verlassen, um Ihre Arbeit zu zentralisieren. 📩
Mit den Vorlagen zur Prozessdokumentation von ClickUp können Sie jeden Prozess detailliert skizzieren und mit den Beteiligten freigeben. Wir empfehlen Ihnen die Vorlage „ClickUp Process Plan Document Template ” und die Vorlage „ClickUp Create Process Efficiently Template”.
Schritt 7: Analysieren und überwachen Sie jeden Schritt
Sie haben Standardarbeitsanweisungen erstellt, diese mit Ihrem Team besprochen und Ihre Pläne in die Tat umgesetzt. Aber damit ist Ihre Arbeit noch nicht getan. Um den Erfolg auch weiterhin sicherzustellen, müssen Sie das System genau überwachen und analysieren.
Mit ClickUp Dashboards ist das möglich. Dies ist Ihre Schaltzentrale, um die Leistung jedes Prozesses in Ihrem Unternehmen zu beobachten und zu verfolgen. Verwenden Sie Dashboards, um die Workload und Leistung Ihrer Teams zu überwachen, Ressourcen zu visualisieren, Ziele zu planen und zu verwalten und detaillierte Einblicke in jeden Aspekt eines Prozesses zu gewinnen.
Wählen Sie aus über 50 verfügbaren Widgets, um bestimmte Aspekte Ihrer Prozesse zu überwachen und potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
Beispiele für Prozessstandardisierung
Wir haben den theoretischen Teil der Prozessstandardisierung behandelt. Sehen wir uns nun anhand von zwei Beispielen aus der Praxis an, wie dies in der Praxis funktioniert.
Kundenservice
Betrachten wir einmal das Kundensupport-Team eines Unternehmens, das eine abonnementbasierte Medien-Streaming-Plattform anbietet. Die Aufgabe dieses Teams besteht darin, E-Mails zu beantworten und aktuellen sowie potenziellen Kunden genaue und relevante Informationen zu liefern.
Das Team besteht aus 10 Personen, und jeder hat seine eigene Art, auf Kunden-E-Mails zu antworten. Jenny beispielsweise pflegt einen lockeren, herzlichen Ton, während John es lieber professionell hält.
Diese unterschiedlichen Persönlichkeiten und Herangehensweisen im Team können Kunden verwirren und einen negativen Eindruck hinterlassen, da sie nie wissen, was sie erwartet. Außerdem ist das Team oft sehr beschäftigt, sodass einige Kunden-E-Mails im Chaos untergehen können.
Die Standardisierung von Prozessen zur Bearbeitung von Kundenanfragen per E-Mail kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, die Produktivität zu steigern und Konsistenz zu gewährleisten.
Beginnen Sie mit einer Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse. Berücksichtigen Sie dabei die Reaktionszeiten, die Erstellung und Kategorisierung von Tickets, die Priorisierung und das Sammeln von Kundenfeedback. Visualisieren Sie den gesamten Prozess, um ihn besser zu verstehen und Bereiche zu identifizieren, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Jetzt ist es an der Zeit, Ziele zu setzen. Wenn sich Ihre Kunden beispielsweise über langsame Reaktionszeiten beschwert haben, sollten Sie sich darauf konzentrieren, diesen Wert zu verbessern. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele messbar sind, damit Sie den Fortschritt im Laufe der Zeit verfolgen können.
Als Nächstes sollten Sie SOPs erstellen. Dokumentieren Sie, wie Kundendienstmitarbeiter auf E-Mails antworten sollen. Sie können Vorlagen verwenden, um eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Umgang mit verschiedenen Arten von E-Mails zu erstellen. Darüber hinaus können Sie Methoden zur Kategorisierung und Priorisierung von E-Mails entwickeln und sicherstellen, dass jeder Kunde eine Antwort erhält.
Automatisierungen können hier eine wichtige Rolle spielen – nutzen Sie sie, um Bestätigungs-E-Mails an Kunden zu versenden, sicherzustellen, dass die E-Mails den richtigen Ansprechpartner erreichen, und um Kundenfeedback einzuholen.
Freigeben Sie Ihre SOPs dem gesamten Team, überprüfen Sie sie gemeinsam und beantworten Sie alle Fragen, die Ihre Mitarbeiter möglicherweise haben. Nutzen Sie die SOPs für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und zur besseren Festigung Ihrer Geschäftsabläufe.
Zu guter Letzt sollten Sie nicht vergessen, Ihre Geschäftsprozesse gelegentlich zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin funktionieren. Analysieren Sie dazu nicht nur das Feedback Ihrer Kunden, sondern auch das Ihres Teams.
Lebensmittelzubereitung
Stellen wir uns vor, Sie betreiben einen familiengeführten Burgerladen mit jahrzehntelanger Erfahrung. Das Restaurant ist bekannt für sein leckeres Essen und seine großzügigen Portionen.
Allerdings haben die Eigentümer kürzlich mehrere Beschwerden bezüglich ihrer Burger erhalten – offenbar schwankt die Qualität des Produkts häufig, insbesondere was den Geschmack betrifft.
Sie möchten den Prozess der Burgerzubereitung standardisieren. Beginnen Sie mit einer Analyse des aktuellen Verfahrens – verschaffen Sie sich eine Übersicht über Alles, von der Beschaffung über die Garzeiten bis hin zu Belägen und Portionsgrößen.
Während der Analyse werden Sie wahrscheinlich das „schwächste Glied“ finden – das können inkonsistente Garzeiten, schwankende Fleischqualität oder abgestandene Zutaten sein. Sie erstellen eine Karte, um dies zu visualisieren und die beste Möglichkeit zur Verbesserung zu verstehen.
Dann erstellen Sie SOPs. Als Beispiel können Sie eine Liste zugelassener Lieferanten für Burger-Patties erstellen, Schritte für die Organisation des Grillbereichs skizzieren, Garzeiten festlegen und den Prozess des Toastens der Brötchen beschreiben. Sie könnten auch die Lebensmittelsicherheit und angemessene Portionsgrößen besprechen.
Sobald Sie SOPs definiert haben, berufen Sie ein Meeting ein, in dem Sie diese mit Köchen und Assistenten besprechen. Sie können die SOPs auch ausdrucken und in der Nähe des Arbeitsplatzes aufbewahren, damit jeder sie bei Bedarf lesen kann.
Halten Sie regelmäßige Meetings mit den Mitarbeitern ab, um sicherzustellen, dass der Prozess effizient ist, und bitten Sie Ihre Gäste regelmäßig um Feedback. Diese einfachen Anpassungen sorgen dafür, dass der gesamte Geschäftsbetrieb effizienter abläuft.
ClickUp: Ihr Verbündeter bei der Prozessstandardisierung
Die Prozessstandardisierung ist eine hervorragende Möglichkeit, Workflows zu optimieren, Zeit und Geld zu sparen und Ihr Team und Ihre Kunden zufrieden zu stellen. Allerdings erfordert sie oft harte Arbeit und Liebe zum Detail.
Mit seinen robusten Optionen zur Dokumentation, Visualisierung und Verwaltung von Prozessen bietet ClickUp alles, was Sie brauchen, um Ihre Workflows zu strukturieren und Ihr Team auf dem gleichen Stand zu halten.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an, entdecken Sie die herausragenden Features und revolutionieren Sie Ihre Prozessstandardisierung. 🔁