Geschäftsabläufe basieren auf Prozessen. Von Einstellungsverfahren über Risikobewertungen bis hin zur Zielsetzung laufen Prozesse und Workflows im Hintergrund ab, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen.
Die Überprüfung, ob Sie über effektive Prozesse verfügen, kann entscheidend für Ihren Erfolg sein. Das bedeutet, dass Sie Prozesse nicht einfach erledigen lassen können, sondern eine aktive Rolle bei der Gestaltung, Entwicklung und kontinuierlichen Verbesserung dieser Workflows übernehmen müssen.
Eine Möglichkeit, dies zu erledigen, ist die Durchführung einer Workflow-Analyse. Dabei werden Ihre Workflows und Verfahren regelmäßig überprüft, um festzustellen, was gut funktioniert und wo Verbesserungen möglich sind.
Hier gehen wir näher auf die Workflow-Analyse ein und stellen eine Liste der Vorteile dieser Art der Überprüfung auf. Außerdem zeigen wir Ihnen die verschiedenen Arten der Workflow-Analyse, bieten einen schrittweisen Ansatz zur Durchführung einer Workflow-Analyse und liefern Beispiele aus der Praxis, die Ihnen als Leitfaden dienen können. ✨
Was ist eine Workflow-Analyse?
Die Workflow-Analyse ist ein Prozess, bei dem Verfahren mit dem Ziel überprüft werden, sie effizienter zu gestalten. Diese Art der Analyse ist ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftsführung.
Dazu müssen Sie untersuchen, welche Workflows ineffizient sind, und diese Erkenntnisse dann nutzen, um bessere Lösungen zu entwickeln. Sie können beispielsweise repetitive manuelle Aufgaben identifizieren, die für die Automatisierung geeignet sind, oder eine neue Methode zur Aufteilung der Arbeit finden, die auf der Bandbreite Ihres Teams basiert.
Kurz gesagt: Mit einer Workflow-Analyse können Sie Trends in Ihren Workflows untersuchen, Schwachstellen in Ihren Prozessen aufdecken und Verbesserungsvorschläge ableiten. 📝
Im Allgemeinen umfasst der Prozess der Workflow-Analyse Folgendes:
- Dokumentation des bestehenden Workflows
- Identifizieren Sie Schwachstellen oder Hindernisse
- Ermittlung von Aufgaben, die sich ideal für die Automatisierung eignen
- Erstellen von Plänen unter Einbeziehung der Analyseergebnisse
4 Vorteile der Implementierung einer Workflow-Analyse
Die Workflow-Analyse bietet viele Vorteile, darunter eine höhere Effizienz, klarere Erwartungen und eine einfachere Einhaltung von Vorschriften. Die Workflow-Analyse optimiert nicht nur die internen Abläufe Ihrer Geschäftsprozesse, sondern schafft auch ein besseres Arbeitsumfeld und versetzt Sie in die Lage, auf der großen Bühne wettbewerbsfähiger zu sein.
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Workflow-Analyse.
1. Höhere Effizienz in verschiedenen Teams
Das Hauptziel dieser Analyse ist es, Geschäftsprozesse neu zu gestalten und effizienter zu machen. Durch die Optimierung Ihrer Workflows können Sie sich auf die großen Ziele konzentrieren, ohne dass etwas unter den Tisch fällt.
Die Überprüfung von Prozessen bedeutet auch, redundante Aufgaben zu eliminieren, gruppierte Aufgaben den richtigen Teammitgliedern zuzuweisen und Aufgaben mit Abhängigkeiten zu priorisieren. Der Einsatz eines Workflow-Management-Tools eröffnet Möglichkeiten zur Workflow-Automatisierung, durch die Sie Teammitgliedern Zeit sparen, damit diese sich auf andere Aufgaben konzentrieren können. 👩💻
2. Erhöhte Anpassungsfähigkeit, um Engpässe zu erkennen und zu vermeiden
Eine ordnungsgemäße Workflow-Analyse ist ein fortlaufender Prozess. Das bedeutet, dass Sie diesen Prozess nicht nur einmal durchführen.
Stattdessen sollten Sie vierteljährlich oder jährlich eine Workflow-Analyse durchführen, um Ihre Arbeitsabläufe neu zu bewerten. Integrieren Sie dies als letzten Schritt in ein Projekt, damit Sie auf der Grundlage des Feedbacks zu bestehenden Projekten die Grundlagen für erfolgreiche zukünftige Projekte schaffen können.
Durch die ständige Überprüfung Ihrer Verfahren können Sie sich besser an Marktveränderungen, Kundenzufriedenheit und -präferenzen sowie Mitarbeiterfluktuation anpassen. Außerdem sind Sie besser auf Engpässe vorbereitet, indem Sie Stärken und Schwächen aus der Vergangenheit dokumentieren und Erkenntnisse darüber sammeln, wie Sie diese gelöst haben.
3. Zufriedenere Mitarbeiter bedeuten effizientere Workflows
Workflow-Management und -Analyse schaffen ein besseres Arbeitsumfeld – insbesondere im Hinblick auf das Engagement der Mitarbeiter.
Mitarbeiter müssen sich nicht mit alter, veralteter Technologie herumschlagen. Ermutigen Sie Ihr Team, Vorschläge für tools zur Prozessverbesserung zu machen. Da sie täglich mit Workflow-Management-Software arbeiten, sind sie bestens in der Lage, Aufschluss darüber zu geben, was verbessert werden muss.
Dies führt nicht nur zu besseren Workflows, sondern stärkt auch Ihre Mitarbeiter. Sie fühlen sich gehört und respektiert und haben mehr Autonomie und Kontrolle über ihre Arbeitsprozesse. 🤩
4. Einfachere Einhaltung von Vorschriften und regulatorischen Rahmenbedingungen
Für Geschäftsprozesse in Gesundheitsunternehmen, Behörden und Finanz- oder Bankunternehmen vereinfachen Workflow-Analyse-Tools die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sie bieten Ihnen Einblicke und Strukturen, sodass jeder weiß, was erforderlich ist, und liefern Updates zum Fortschritt in Echtzeit.
Durch die Analyse Ihrer bestehenden Geschäftsprozesse können Sie eine Struktur für eine bessere Compliance entwickeln. Erstellen Sie Wissensdatenbanken als Teil Ihrer Workflows, um alle erforderlichen regulatorischen Rahmenbedingungen aufzulisten, Aufgaben mit Tags zu versehen, um die Verantwortlichkeiten zu nachverfolgen, und Schritte für schnelle Auditberichte zu erstellen.
Die wichtigsten Arten der Workflow-Analyse
Es gibt drei verschiedene Arten der Workflow-Analyse. Alle drei geben das Ziel frei, Workflow-Prozesse zu verbessern und die Effizienz zu steigern. 💪
Es gibt drei Arten der Workflow-Analyse:
- Lineare Workflow-Analyse: Diese Art der Überprüfung konzentriert sich auf Prozesse, die linear ablaufen. Diese Methode eignet sich am besten für Unternehmen mit klaren Aufgaben, genau definierten Prozessen und eindeutigen Zuständigkeiten der Mitarbeiter.
- Funktionsübergreifende Workflow-Analyse: Diese Art der Analyse dient der Überprüfung von Prozessen über Abteilungen hinweg oder in Organisationen, in denen keine klare Abgrenzung der Aufgaben-Schritte besteht.
- Hybride Workflow-Analyse: Diese Art konzentriert sich auf die genaue Untersuchung von Workflows zwischen Abteilungen und innerhalb von Abteilungen. Sie eignet sich ideal für die Bewertung von Prozessen in Projekten, an denen verschiedene Abteilungen beteiligt sind, aber auch für Prozesse innerhalb von Abteilungen, die optimiert werden müssen.
Jede Art der Workflow-Analyse kann zur Verbesserung von Geschäftsabläufen eingesetzt werden. Überlegen Sie sich, wie Ihr Unternehmen oder Ihr Projekt aufgebaut ist, und wählen Sie die Analyseform, die Ihren Anforderungen an die Workflow-Optimierung am besten entspricht.
So führen Sie eine Workflow-Analyse durch
Sind Sie bereit, die Analyse in Ihr Workflow-Managementsystem zu integrieren? Hier sind vier Schritte zur Workflow-Analyse, mit denen Sie einen effektiven Geschäftsprozess besser durchführen und abbilden können. 🗺️
1. Sammeln Sie Daten, um zu verstehen, was verbessert werden muss.
Bevor Sie mit der Optimierung beginnen können, müssen Sie Erkenntnisse darüber sammeln, was funktioniert und was verbessert werden muss. Die Art der Daten, die Sie benötigen, hängt davon ab, welche Art von Workflow Sie optimieren möchten.
Achten Sie darauf, sowohl quantitative Daten (wie die Anzahl unvollständiger Aufgaben) als auch qualitative Daten (z. B. wie Team-Mitglieder die für die Aufgabe erforderlichen Ressourcen einschätzen) zu bewerten.
Die beste Methode zur Datenerfassung besteht darin, Ihren bestehenden Prozess mit einem tool wie ClickUp Whiteboards zu durchlaufen, um Prozessablaufdiagramme zu erstellen, mit denen Sie Ihre Abläufe anhand visueller Diagramme verfolgen und optimieren können. Gehen Sie Schritt für Schritt vor, machen Sie sich Notizen dazu, wer für welche Ergebnisse verantwortlich ist, und heben Sie potenzielle Hindernisse hervor. ⚠️
Führen Sie außerdem Interviews mit Mitarbeitern durch, um Einblicke in die Grundlagen des Projekts zu erhalten. Bei komplexeren Projekten sollten Sie einen Workshop veranstalten, in dem jeder Mitarbeiter Ihnen seine Workflows erläutert.
Einige Daten, auf die Sie achten sollten, sind:
- Die Anzahl der Aufgaben, für die jedes Team-Mitglied verantwortlich ist
- Der allgemeine Zeitrahmen der Projekt-Aufgaben
- Die Zeit, die zum Abschließen einer Aufgabe benötigt wird
- Die Anzahl der Wiederholungen einer Aufgabe
- Wie oft werden Aufgaben fertiggestellt oder abgelehnt?
Verwenden Sie ClickUp Dashboards, um Daten anzuzeigen und zu analysieren. Es bietet eine umfassende Übersicht über alle Aufgaben, die zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Sehen Sie auf einen Blick, was in Bearbeitung ist und was hinter dem Zeitplan zurückliegt. Identifizieren Sie außerdem Redundanzen, damit Sie Ihre Arbeitsabläufe für mehr Effizienz anpassen können, indem Sie sich einen Überblick über Ihre funktionsübergreifende Workflow-Analyse verschaffen.
2. Analysieren Sie die Daten, um Verbesserungspotenziale aufzudecken.
Sobald Sie Erkenntnisse gesammelt haben, ist es an der Zeit, die Daten zu analysieren. Denken Sie daran, dass das Hauptziel darin besteht, Prozesse zu optimieren, die nicht funktionieren. Manchmal werden Sie große Änderungen vornehmen, manchmal sind nur geringfügige Anpassungen erforderlich.
ClickUp erleichtert dank seiner Workflow-Management-Features die Analyse benutzerdefinierter Daten. Sie können ein Workflow-Diagramm erstellen, um eine visuelle Roadmap aller Ihrer bestehenden Prozesse zu erhalten. Auf diese Weise können Sie Engpässe aufdecken und bestehende Systeme dokumentieren, die verbessert werden müssen.
Ein weiteres großartiges Tool ist die ClickUp-Board-Ansicht, in der Sie durch alle Aufgaben scrollen und schnell sehen können, wie diese die verschiedenen Phasen des Projekts durchlaufen.
Sehen Sie sich die gesammelten Daten an und stellen Sie sich folgende Fragen:
- Ist diese Aufgabe oder dieser Prozess notwendig?
- Was ist das Ziel dieser Aufgabe?
- Erfüllt es einen wertvollen Zweck?
- Ist diese Aufgabe zeitaufwändig?
- Gibt es Metriken zur Leistungsmessung?
- Bietet dieser Prozess eine benutzerfreundliche Erfahrung?
- Erfordert dies eine steile Lernkurve oder erhebliche Ressourcen für die Einarbeitung?
- Verfügen die Mitarbeiter über die Ressourcen, die sie zum Abschließen des Schritts benötigen?
- Kann dieser manuelle Prozess automatisiert werden?
Es ist auch sinnvoll zu prüfen, welche Änderungen die größte Wirkung haben, insbesondere wenn Sie wenig Zeit oder begrenzte Ressourcen haben.
Mit ClickUp Aufgaben Prioritäten können Sie aus vier Markierungen auswählen, um die wichtigsten Elemente zu kennzeichnen. Priorisieren Sie Änderungen, die die größte Wirkung haben und die geringste Arbeit erfordern. Diese können einen großen Unterschied machen, ohne Ihr Budget zu belasten, und Sie können sich als Nächstes um weniger dringende Änderungen kümmern. 🙋🏻♂️
3. Implementieren Sie Änderungen auf Grundlage Ihrer Erkenntnisse
Nachdem Sie Ihre Daten überprüft haben, sollten Sie einen Überblick darüber haben, welche Änderungen an Ihren Workflows vorgenommen werden müssen.
Vielleicht haben Sie Aufgaben identifiziert, die weniger Zeit in Anspruch nehmen würden, wenn sie durch Automatisierung erleichtert würden. Vielleicht haben Sie Bereiche ermittelt, in denen die Übergabe an andere Team-Mitglieder optimiert werden kann. Vielleicht haben Sie beschlossen, dass Sie neue Workflows benötigen oder bei Bedarf Projektkontrollen einrichten möchten, um Ihr Budget einzuhalten.
Unabhängig davon, was die Daten Ihnen sagen, überlegen Sie, wie Sie Änderungen vornehmen können, um den Workflow zu optimieren.
Mit Tools zur Prozessautomatisierung wie der Whiteboard-Funktion von ClickUp können Sie Änderungen am Workflow visualisieren. Sobald Sie den Workflow fertiggestellt haben, können Sie in Sekundenschnelle direkt aus dem Whiteboard heraus Aufgaben erstellen und diese mit Dokumenten, Beschreibungen und Dateien ergänzen. 💪
Informieren Sie alle Beteiligten über die Änderungen. Benachrichtigen Sie alle, die an dem Prozess beteiligt sind, vom Team für Projektmanagement bis zur Personalabteilung. Erstellen Sie klare Richtlinien und Anweisungen für Änderungen, damit jeder weiß, was in Zukunft zu erwarten ist.
4. Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Workflow
Die Workflow-Analyse endet nicht mit der Implementierung. Sie sollten Ihre Prozesse regelmäßig überprüfen und analysieren, um die Effizienz der Workflows sicherzustellen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Legen Sie einen Zeitplan für die Überprüfung der Workflow-Leistung fest. Nutzen Sie Tools für die Berichterstellung und den Rückblick, um den Fortschritt kontinuierlich zu überwachen.
Mit der ClickUp-Vorlage für Projektrückblicke können Sie ganz einfach Feedback sammeln, Stärken und Schwächen im Workflow aufdecken und Änderungen für Verbesserungen in zukünftigen Projekten vornehmen. ✍️
Führen Sie Gespräche mit Ihren Team-Mitgliedern durch, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Sie erhalten wertvolles Feedback, das Sie umsetzen können, und können Ihre Workflows auf der Grundlage der Vorschläge Ihrer Mitarbeiter verbessern.
3 Beispiele für Workflow-Analysen
Theoretisch klingt das alles großartig, aber in der Praxis ist es sogar noch besser! Möchten Sie einige Beispiele für Workflow-Analysen aus der Praxis sehen? Wir haben verschiedene Anwendungsfälle für Sie zusammengestellt. 👀
Anwendungsfall 1: Vereinfachung des Unternehmenswachstums
Wenn Unternehmen erfolgreicher werden, neigen sie dazu, zu wachsen. Prozesse und Verfahren, die Sie mit einem kleinen Team von fünf bis zehn Mitarbeitern verwendet haben, funktionieren plötzlich nicht mehr, wenn Sie auf 50 oder mehr Mitarbeiter aufstocken. Das verhindert Effizienzsteigerungen und kann sogar Ihr Wachstum behindern.
Sie benötigen ein feiner abgestimmtes oder segmentiertes Workflow-System, um mit den Veränderungen Schritt zu halten. Nutzen Sie Workflow-Automatisierungen, um mit einem größeren Team einen neuen Fahrplan für den Erfolg zu erstellen und diese Prozesse zu verbessern.
Außerdem erhalten Sie durch die Einbindung weiterer Mitarbeiter vielfältigere Einblicke und einen breiteren Bereich an Feedback, das das Ergebnis kreativer Lösungen ist. 🥳
Anwendungsfall 2: Manuelle Prozesse optimieren
Viele Projektmanager und ihre Teams erledigen sich wiederholende Aufgaben manuell. Manchmal bedeutet das, per E-Mail auf Kundenrechnungen zu antworten. In anderen Fällen kann diese Arbeit darin bestehen, immer wieder denselben Blogartikel von Grund auf neu zu schreiben.
Diese Aufgaben sind zeitaufwendig und können zu einem echten Zeitfresser werden, wenn Sie anfangen, zu expandieren oder an größeren Projekten zu arbeiten.
Automatisieren Sie manuelle Prozesse, wann immer dies möglich ist. Das kann bedeuten, dass Sie Finanztools wie QuickBooks für die Abwicklung von Zahlungen und Rechnungen einsetzen. Es kann auch bedeuten, dass Sie Apps zur Erstellung von Inhalten und andere Vorlagen verwenden, um den Zeitaufwand für die Erstellung sich wiederholender Inhalte zu reduzieren. ⌚️
Anwendungsfall 3: Kunden effektiver ansprechen
Die Kommunikation mit Kunden ist enorm wichtig. Sie möchten Feedback von Benutzern, damit Sie bessere Produkte und Dienstleistungen anbieten können.
Für kleine Unternehmen ist es einfach, auf persönlicher Ebene mit Kunden in Kontakt zu treten. Sie beantworten ihre E-Mails, geben Tipps zur Nutzung Ihrer Produkte und Dienstleistungen und lösen Probleme, sobald sie auftreten.
In einem größeren Unternehmen mit mehreren Vollzeitmitarbeitern – oder wenn Sie größere Projekte übernehmen – kann es schwieriger sein, diese Aufgaben selbst zu bewältigen. Außerdem können Sie Ihren Aufwand wahrscheinlich besser auf größere Ziele und wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Ein CRM-Workflow-Tool ist eine bessere Möglichkeit, Kundenbeziehungen mit automatisierten Workflows zu verwalten. Nach der Analyse Ihrer bestehenden Prozesse können Sie das CRM nutzen, um Antworten zu automatisieren und Aufgaben für relevante Mitglieder des Teams zu generieren. 📚
Führen Sie eine Workflow-Analyse durch und optimieren Sie Ihre Prozesse mit ClickUp.
Unterstützen Sie Ihre Geschäftsabläufe und führen Sie effizientere Teams, indem Sie die Workflow-Analyse in Ihre To-do-Liste aufnehmen. Mit diesem praktischen Leitfaden haben Sie alles, was Sie brauchen, um Daten zu sammeln, die Ergebnisse zu analysieren und aus Ihrer Workflow-Überprüfung Maßnahmen abzuleiten.
Probieren Sie ClickUp noch heute aus und nutzen Sie die Vorteile der Workflow-Features, darunter Diagramme, Flussdiagramme und Hunderte von Vorlagen, die Ihre Arbeit methodischer gestalten. Jede Vorlage ist anpassbar, sodass Sie das Tool ganz auf Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zuschneiden können. 🏙