Unternehmen funktionieren über Prozesse. Von Einstellungsverfahren bis hin zu Risikobewertungen und Zielvorgaben laufen Prozesse und Arbeitsabläufe im Hintergrund, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen.
Die Überprüfung effektiver Prozesse kann den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, erfolgreich zu sein. Das bedeutet, dass Sie Prozesse nicht einfach machen lassen können, sondern eine aktive Rolle bei der Gestaltung, Entwicklung und ständigen Verbesserung dieser Arbeitsabläufe spielen müssen.
Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Durchführung einer Workflow-Analyse. Dabei werden Ihre Arbeitsabläufe und Verfahren regelmäßig überprüft, um festzustellen, was gut funktioniert und wo Verbesserungen vorgenommen werden können.
Im Folgenden werden wir die Workflow-Analyse näher beleuchten und die Vorteile dieser Art von Überprüfung auflisten. Außerdem stellen wir Ihnen die verschiedenen Arten der Workflow-Analyse vor, bieten einen schrittweisen Ansatz für die Durchführung von Workflow-Analysen und liefern Beispiele aus der Praxis, die Sie bei Ihren Bemühungen unterstützen. ✨
Was ist eine Workflow-Analyse?
Unter Workflow-Analyse versteht man die Überprüfung von Verfahren mit dem Ziel, sie effizienter zu gestalten. Diese Art der Analyse ist ein wesentlicher Bestandteil von
.
Dabei wird untersucht, welche Arbeitsabläufe ineffizient sind, und diese Erkenntnisse werden dann genutzt, um bessere Lösungen zu finden. So können Sie beispielsweise sich wiederholende manuelle Aufgaben identifizieren, die automatisiert werden können, oder einen neuen Weg finden, die Arbeit entsprechend der Bandbreite Ihres Teams aufzuteilen.
Kurz gesagt, die Workflow-Analyse ist eine Möglichkeit, Trends in Ihren Arbeitsabläufen zu untersuchen, Schwachstellen in Ihrem Prozess zu entdecken und Verbesserungsvorschläge zu machen. 📝
Im Allgemeinen umfasst der Prozess der Workflow-Analyse Folgendes:
- Dokumentieren des bestehenden Arbeitsablaufs
- Identifizierung von Schwachstellen oder Hindernissen
- Bestimmung von Aufgaben, die sich für die Automatisierung eignen
- Erstellung von Aktionsplänen unter Einbeziehung der Analyseergebnisse
4 Vorteile der Implementierung einer Workflow-Analyse
Eine Workflow-Analyse bietet viele Vorteile, darunter eine bessere Effizienz, klarere Erwartungen und eine einfachere Einhaltung von Vorschriften. Die Workflow-Analyse rationalisiert nicht nur die internen Abläufe Ihrer Geschäftsprozesse, sondern schafft auch eine bessere Arbeitsumgebung und versetzt Sie in die Lage, auf der großen Bühne wettbewerbsfähiger zu sein.
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Workflow-Analyse.
1. Bessere Effizienz über verschiedene Teams hinweg
Das Hauptziel dieser Analyse ist es geschäftsprozesse umzugestalten und sie effizienter zu gestalten. Durch rationalisierung Ihrer Arbeitsabläufe können Sie sich auf die großen Ziele konzentrieren, ohne dass Dinge unter den Tisch fallen.
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Prozesse zu überprüfen bedeutet auch, redundante Aufgaben zu streichen, gruppierte Aufgaben den richtigen Teammitgliedern zuzuweisen und priorisierung von Aufgaben die Abhängigkeiten haben. Die Verwendung einer workflow-Verwaltung werkzeug taucht auf workflow-Automatisierung gelegenheiten, bei denen Sie die Zeit eines Teammitglieds freimachen können, damit es sich auf andere Aufgaben konzentrieren kann. 👩💻
2. Erhöhte Anpassungsfähigkeit, um Engpässe zu erkennen und zu vermeiden
Eine ordnungsgemäße Workflow-Analyse ist ein fortlaufender Prozess. Das bedeutet, dass man diesen Prozess nicht nur einmal durchführt.
Stattdessen sollten Sie vierteljährlich oder jährlich eine Workflow-Analyse einplanen, um Ihre Arbeitsabläufe neu zu bewerten. Führen Sie dies als letzten Schritt in einem Projekt durch, damit Sie auf der Grundlage des bestehenden Projektfeedbacks den Grundstein für erfolgreiche zukünftige Projekte legen können.
Durch die ständige Überprüfung Ihrer Verfahren sind Sie besser in der Lage, sich an Marktveränderungen, Kundenzufriedenheit und -präferenzen sowie Mitarbeiterwechsel anzupassen. Außerdem sind Sie besser auf Engpässe vorbereitet, wenn Sie Stärken und Schwächen aus der Vergangenheit dokumentieren und wissen, wie Sie sie gelöst haben.
3. Zufriedenere Mitarbeiter bedeuten effizientere Arbeitsabläufe
Workflow-Management und -Analyse tragen zu einem besseren Arbeitsumfeld bei - vor allem, wenn es um das Engagement der Mitarbeiter geht.
Die Mitarbeiter müssen sich nicht mit veralteter Technologie herumschlagen. Ermutigen Sie Ihr Team, Vorschläge zu machen, wenn es um Folgendes geht werkzeuge zur Prozessverbesserung . Da sie tagtäglich mit der Workflow-Management-Software arbeiten, sind sie in einer guten Position, um zu sagen, was verbessert werden muss.
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Dies führt nicht nur zu besseren Arbeitsabläufen, sondern gibt auch Ihren Mitarbeitern mehr Möglichkeiten. Sie fühlen sich gehört und respektiert und haben mehr Autonomie und Kontrolle über ihre Arbeitsabläufe. 🤩
4. Leichtere Einhaltung von Vorschriften und rechtlichen Rahmenbedingungen
Für Unternehmen prozesse in Unternehmen des Gesundheitswesens , Regierungsbehörden und Finanz- oder Bankunternehmen machen Workflow-Analysetools die Einhaltung von Vorschriften einfacher. Sie geben Ihnen Einblick und Struktur, so dass jeder weiß, was erforderlich ist, und liefern Aktualisierungen zum Fortschritt in Echtzeit.
Durch die Analyse Ihrer bestehenden Geschäftsprozesse können Sie die Struktur für eine bessere Einhaltung der Vorschriften entwickeln. Erstellen Sie wissensdatenbanken als Teil Ihrer Arbeitsabläufe, um alle erforderlichen rechtlichen Rahmenbedingungen aufzulisten, Aufgaben mit Tags zu versehen, um die Verantwortlichkeit zu verfolgen, und Schritte für schnelle Auditberichte zu erstellen.
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Die wichtigsten Arten der Workflow-Analyse
Es gibt drei verschiedene Arten von Workflow-Analysen. Alle haben das gemeinsame Ziel, die Arbeitsabläufe zu verbessern und die Effizienz zu steigern. 💪
Hier sind die drei Arten der Workflow-Analyse:
- Lineare Workflow-Analyse : Diese Art der Überprüfung konzentriert sich auf Prozesse, die in einer geraden Linie ablaufen. Diese Methode eignet sich am besten für Organisationen mit klaren Aufgabenschritten, gut definierten Prozessen und klaren Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter
- Funktionsübergreifende Workflow-Analyse : Dieser Analysetyp ist für die Überprüfung von Prozessen über Abteilungen hinweg oder in Organisationen gedacht, in denen es keine klare Abgrenzung der Aufgabenschritte gibt
- Hybride Workflow-Analyse : Dieser Analysetyp konzentriert sich auf die Überprüfung von Workflows über Abteilungen hinweg und innerhalb von Abteilungen. Er ist ideal für die Bewertung von Prozessen bei Projekten, an denen verschiedene Abteilungen beteiligt sind, aber auch für Prozesse innerhalb von Abteilungen, die rationalisiert werden müssen
Jede Art der Workflow-Analyse kann zur Verbesserung von Geschäftsabläufen eingesetzt werden. Denken Sie über Ihre Unternehmens- oder Projektstruktur nach und wählen Sie die beste Art der Analyse für Ihre Bedürfnisse aus workflow-Optimierung braucht.
Wie man eine Workflow-Analyse durchführt
Sind Sie bereit, eine Analyse in Ihr Workflow-Management-System zu integrieren? Im Folgenden finden Sie vier Schritte zur Workflow-Analyse, mit denen Sie einen effektiven Geschäftsprozess besser durchführen und abbilden können. 🗺️
1. Sammeln Sie Daten, um zu verstehen, was verbessert werden muss
Bevor Sie mit der Optimierung beginnen können, müssen Sie Erkenntnisse darüber sammeln, was funktioniert und was verbessert werden muss. Die Art der Daten, die Sie benötigen, hängt von der Art des zu optimierenden Arbeitsablaufs ab.
Achten Sie darauf, dass Sie sowohl quantitative Daten (z. B. die Anzahl der unvollständigen Aufgaben) als auch qualitative Daten (z. B. die Einschätzung der Teammitglieder hinsichtlich der für die Aufgabe erforderlichen Ressourcen) auswerten.
Zeichnen Sie Verbindungen zwischen beliebigen Formen oder Medien auf Ihrem Whiteboard, um Ihr Flussdiagramm in ClickUp zu erstellen
Der beste Weg, Daten zu sammeln, ist, Ihren bestehenden Prozess mit einem Werkzeug wie
zu prozess-Flussdiagramme erstellen mit dem Sie Ihre Arbeitsabläufe anhand visueller Diagramme verfolgen und optimieren können. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und notieren Sie, wer für was zuständig ist ergebnisse und weisen auf mögliche Hindernisse hin. ⚠️
Sie sollten auch Interviews mit den Mitarbeitern führen, um einen Einblick in die Grundzüge des Projekts zu erhalten. Bei komplexeren Projekten sollten Sie einen Workshop veranstalten, in dem die einzelnen Mitarbeiter ihre Arbeitsabläufe erläutern können.
Einige Daten, nach denen Sie suchen sollten, sind:
- Die Anzahl der Aufgaben, für die jedes Teammitglied verantwortlich ist
- Der allgemeine Zeitrahmen für die Projektaufgaben
- Die Zeit, die für den Abschluss einer Aufgabe benötigt wird
- Die Anzahl der Wiederholungen einer Aufgabe
- Wie oft Aufgaben erledigt oder abgelehnt werden
Mit Dashboards können Sie Ihre gesamte Arbeit auf einen Blick zusammenfassen
Verwenden Sie
zum Anzeigen und Analysieren von Daten. Es bietet einen umfassenden Überblick über alle Aufgaben, die zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Sie sehen schnell, was in Arbeit ist und was hinter dem Zeitplan zurückliegt. Außerdem können Sie Redundanzen erkennen und Ihre Arbeitsabläufe anpassen, um die Effizienz zu steigern, indem Sie einen Überblick über Ihre funktionsübergreifende Arbeitsablaufanalyse erhalten.
2. Analysieren Sie die Daten, um Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken
Sobald Sie Erkenntnisse gesammelt haben, ist es an der Zeit, die Daten zu analysieren. Denken Sie daran, dass das Hauptziel darin besteht, Prozesse, die nicht funktionieren, zu optimieren. In manchen Fällen werden Sie große Änderungen vornehmen, in anderen Fällen sind vielleicht kleinere Anpassungen erforderlich.
ClickUp macht es Ihnen leicht, benutzerdefinierte Daten zu analysieren, dank seiner workflow-Management funktionen. Sie können eine Workflow-Diagramm um eine visuelle Übersicht über alle Ihre bestehenden Prozesse zu erhalten. Auf diese Weise können Sie Engpässe aufdecken und bestehende Systeme dokumentieren, die verbessert werden müssen.
Sehen Sie den Aufgabenfortschritt und den Stand der Dinge mit der Board-Ansicht von ClickUp
Ein weiteres großartiges Werkzeug ist die
wo Sie durch jede Aufgabe blättern und schnell sehen können, wie sie sich durch die Projektphasen bewegt.
Sehen Sie sich die gesammelten Daten an und stellen Sie sich die folgenden Fragen:
- Ist diese Aufgabe oder dieser Prozess notwendig?
- Was ist das Ziel dieser Aufgabe?
- Dient sie einem wertvollen Zweck?
- Ist diese Aufgabe zeitaufwändig?
- Gibt es Messgrößen, um die Leistung zu messen?
- Bietet dieser Prozess eine benutzerfreundliche Erfahrung?
- Erfordert dieser Prozess eine steile Lernkurve oder erhebliche Einarbeitungsressourcen?
- Verfügen die Mitarbeiter über die Ressourcen, die sie für die Durchführung dieses Schritts benötigen?
- Kann dieser manuelle Prozess automatisiert werden?
Es ist auch sinnvoll zu prüfen, welche Änderungen die größten Auswirkungen haben werden, vor allem, wenn Sie wenig Zeit haben oder über begrenzte Ressourcen verfügen.
Setzen Sie farblich kodierte Aufgabenprioritäten in ClickUp, um Ihr Team wissen zu lassen, was so schnell wie möglich angegangen werden muss
können Sie aus vier Flaggen wählen, um die wichtigsten Punkte zu identifizieren. Priorisieren Sie zuerst die Änderungen, die die größten Auswirkungen und den geringsten Arbeitsaufwand haben. Diese können einen großen Unterschied machen, ohne Ihr Budget zu belasten, und Sie können sich als Nächstes mit weniger dringenden Änderungen befassen. 🙋🏻♂️
3. Implementieren Sie die Änderungen aus Ihren Erkenntnissen
Sobald Sie Ihre Daten überprüft haben, sollten Sie wissen, welche Änderungen an Ihren Arbeitsabläufen vorgenommen werden müssen.
Vielleicht haben Sie Aufgaben identifiziert, die weniger Zeit in Anspruch nehmen, wenn sie automatisiert werden. Vielleicht haben Sie Bereiche ermittelt, in denen die Übergabe an andere Teammitglieder rationalisiert werden kann. Vielleicht haben Sie beschlossen, dass Sie neue Arbeitsabläufe brauchen oder wollen projektkontrollen wenn nötig, um Ihr Budget einzuhalten.
Es ist einfach, Geldwerte zu Aufgaben hinzuzufügen, um Projektbudgets im Auge zu behalten
Was immer Ihnen die Daten sagen, überlegen Sie, wie Sie Änderungen vornehmen können, um den Arbeitsablauf zu optimieren. Werkzeuge zur Prozessautomatisierung wie die Whiteboard-Funktion von ClickUp, ermöglichen Ihnen die Visualisierung von Änderungen am Arbeitsablauf. Sobald Sie den Workflow fertiggestellt haben, können Sie Aufgaben in Sekundenschnelle direkt vom Whiteboard aus erstellen und den Kontext mit Dokumenten, Beschreibungen und Dateien ergänzen. 💪
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über die Änderungen informiert sind. Benachrichtigen Sie alle am Prozess Beteiligten, vom Projektmanagementteam bis zur Personalabteilung. Erstellen Sie klare Richtlinien und Anweisungen für Änderungen, damit jeder weiß, was in Zukunft erwartet wird.
4. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Geschäftsabläufe
Die Workflow-Analyse endet nicht mit der Implementierung. Sie sollten Ihre Prozesse regelmäßig überprüfen und analysieren, um die Effizienz der Arbeitsabläufe sicherzustellen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Legen Sie einen Zeitplan für die Überprüfung der Workflow-Leistung fest. Nutzen Sie berichtswerkzeuge und retrospektive Werkzeuge zur konsequenten Überwachung des Fortschritts der Dinge.
Diese Vorlage für einen Projektrückblick bewertet den Gesamterfolg oder -misserfolg des Projekts und zeigt Verbesserungen auf, um zukünftige Fehler zu vermeiden
In der Tat können Sie die
ClickUp-Projekt-Rückblick-Vorlage
um auf einfache Weise Feedback zu sammeln, Stärken und Schwächen im Arbeitsablauf zu finden und Änderungen für Verbesserungen in zukünftigen Projekten vorzunehmen. ✍️
Führen Sie Gespräche mit Ihren Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite stehen. Sie erhalten wertvolles Feedback, das Sie umsetzen können, und können Ihre Arbeitsabläufe auf der Grundlage der Vorschläge Ihrer Mitarbeiter verbessern.
3 Beispiele für Workflow-Analysen
All das klingt in der Theorie großartig, aber in der Praxis ist es noch besser! Möchten Sie ein paar Beispiele für die Workflow-Analyse aus dem wirklichen Leben? Wir haben für Sie diese verschiedenen Anwendungsfälle zusammengestellt. 👀
Anwendungsfall 1: Vereinfachung des Unternehmenswachstums
Wenn Unternehmen erfolgreicher werden, neigen sie dazu, zu wachsen. Prozesse und Verfahren, die Sie mit einem kleinen Team von fünf bis 10 Mitarbeitern verwendet haben, brechen plötzlich zusammen, wenn Sie auf 50 oder mehr Mitarbeiter anwachsen. Das behindert die Effizienz und kann sogar Ihr Wachstum behindern.
Sie brauchen ein feiner abgestimmtes oder segmentiertes Workflow-System, um mit den Veränderungen Schritt zu halten. Nutzen Sie Workflow-Automatisierungen, um einen neuen Fahrplan für den Erfolg mit einem größeren Team zu erstellen und diese Prozesse zu verbessern.
Und wenn Sie mehr Mitarbeiter an Bord haben, erhalten Sie vielfältigere Einblicke und ein breiteres Spektrum an Feedback, was zu kreativen Lösungen führt. 🥳
Anwendungsfall 2: Manuelle Prozesse rationalisieren
Viele Projektmanager und ihre Teams erledigen sich wiederholende Aufgaben manuell. Manchmal bedeutet das die Beantwortung von Kundenrechnungen per E-Mail. In anderen Fällen kann diese Arbeit darin bestehen, denselben Blogartikel immer wieder von Grund auf neu zu schreiben.
Diese Aufgaben nehmen Zeit in Anspruch, und wenn Sie anfangen, Ihr Unternehmen zu vergrößern oder an größeren Projekten zu arbeiten, können sie zu einem Zeitfresser werden.
Automatisieren Sie Ihre sich wiederholenden Aufgaben mit nur wenigen Klicks mit einer der hunderten von ClickUp-Vorlagen zur Workflow-Automatisierung
Automatisieren Sie manuelle Prozesse, wann immer Sie können. Das kann bedeuten, dass Sie Finanztools wie QuickBooks verwenden, um Zahlungen und Rechnungen zu bearbeiten. Es kann auch bedeuten, dass Sie anwendungen zur Erstellung von Inhalten und andere Vorlagen, um den Zeitaufwand für die Erstellung sich wiederholender Inhalte zu verringern. ⌚️
Anwendungsfall 3: Effizienter mit Kunden kommunizieren
Die Kommunikation mit den Kunden ist sehr wichtig. Sie wollen Feedback von den Nutzern, damit Sie bessere Produkte und Dienstleistungen anbieten können.
Für kleine Unternehmen ist es einfach, mit ihren Kunden auf einer persönlichen Ebene in Kontakt zu treten. Sie beantworten ihre E-Mails, geben Ratschläge für die Nutzung Ihrer Produkte und Dienstleistungen und beheben auftretende Probleme.
In einem größeren Unternehmen mit mehreren Vollzeitmitarbeitern - oder wenn Sie größere Projekte übernehmen - kann es schwieriger sein, diese Aufgaben selbst zu erledigen. Außerdem ist es wahrscheinlich besser, wenn Sie sich auf größere Ziele und wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Verwalten von Kundendaten, persönlichen Aufgaben und Kommunikation in ClickUp von jedem Gerät aus
A CRM-Workflow-Werkzeug ist eine bessere Möglichkeit, Kundenbeziehungen mit automatisierten Arbeitsabläufen zu verwalten. Nach der Analyse Ihrer bestehenden Prozesse können Sie das CRM nutzen, um Antworten zu automatisieren und Aufgaben für die entsprechenden Teammitglieder zu generieren. 📚
Workflow-Analyse durchführen und Prozesse optimieren mit ClickUp
Unterstützen Sie Ihre Geschäftsabläufe und leiten Sie effizientere Teams, indem Sie die Workflow-Analyse auf Ihre To-Do-Liste setzen. Mit diesem praktischen Leitfaden haben Sie alles, was Sie brauchen, um Daten zu sammeln, die Ergebnisse zu analysieren und aktionspunkte aus Ihrer Workflow-Überprüfung. Testen Sie ClickUp noch heute und profitieren Sie von Workflow-Funktionen wie Diagrammen, Flussdiagrammen und Hunderten von Vorlagen, die Ihre Arbeit methodischer gestalten. Jede dieser Vorlagen ist anpassbar, so dass Sie das Tool für Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen nutzen können. 🏙