Budgetüberschreitungen sind eine Epidemie. Und oft geht sie mit einer verspäteten Projektabgabe einher. Zusammen sind dies Anzeichen für ein gescheitertes Projekt.
Leider sind nur 43% der Projekte sind vor dieser Epidemie sicher. Sie fragen sich warum? Weil es den meisten Projekten an funktionierenden und gut etablierten Projektkontrollen mangelt.
Glücklicherweise ist die Projektkontrolle keine Raketenwissenschaft. Lesen Sie weiter, denn in diesem Artikel erfahren Sie, worum es dabei geht und wie Sie es umsetzen können!
Was sind Projektkontrollen?
Projektkontrollen sind Systeme und Prozesse, mit denen sich Umfang, Kosten, Zeitplan, Qualität, Ressourcen und Risiken eines Projekts verwalten lassen. Diese Instrumente bilden die Grundlage für ein effizientes Projektmanagement und unterstützen die Entscheidungsfindung während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts.
Die Verwendung von Projektsteuerungsprozessen kann dazu beitragen, dass Projekte auf dem richtigen Weg bleiben, indem potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. Außerdem können die Manager so die Leistung anhand der gesetzten Ziele messen und bei Bedarf rasch Korrekturmaßnahmen ergreifen.
Projektsteuerung vs. Projektmanagement: Was ist der Unterschied?
Oft wird angenommen, dass Projektkontrolle und Projektmanagement dasselbe bedeuten und ähnliche Projektelemente definieren, was aber nicht der Fall ist. Projektsteuerung ist die Sammlung von Kenntnissen, Fähigkeiten und Techniken zur erfolgreichen Durchführung eines Projekts. Es verwaltet sechs primäre projektbeschränkungen wie unten gezeigt.
Projekt-Einschränkungen
Andererseits ist die Projektsteuerung ein Teilbereich des Projektmanagements, der zwei dieser Einschränkungen überwacht: Projektkosten und -zeit. Im Wesentlichen ist die Projektsteuerung ein Teil des Projektmanagements, der bei der Analyse und Optimierung von Projektdaten hilft, um sicherzustellen, dass das Projekt rechtzeitig und innerhalb des festgelegten Budgets abgeschlossen wird.
Vereinfacht ausgedrückt, berät der Projektcontroller den Manager in Fragen der Zeit und des Zeitplans, der dann entscheidet, ob er diese Vorschläge umsetzt oder nicht.
Stellen Sie sich einen Projektmanager als den Kapitän eines Schiffes vor und den Projektcontroller als den Navigationsoffizier, der angibt, wie weit das Schiff von seinem Ziel entfernt ist oder wie nahe es ihm kommt. Diese Rolle schlägt auch die schnellste Route zum Ziel vor und überlässt es dem Kapitän, seinem Vorschlag zu folgen oder ihn zu ignorieren.
Die Bedeutung der Projektkontrolle im Projektmanagement
Projektkontrollen sorgen dafür, dass alles nach Plan und im Rahmen Ihrer projektumfang von der anfänglichen projektplanung phase bis zum Abschluss des Projekts.
Als Rückgrat des Projektmanagements trägt die Projektsteuerung zur Erstellung eines Projektplans bei. Im Projektplan sind die Kontrollen dafür verantwortlich, optimale Zeitpläne vorzuschlagen und Ausgaben zu planen, ressourcenzuweisung , usw.
Legen Sie wiederkehrende Aufgaben fest, um Ihre Arbeit zu rationalisieren, indem Sie Ihren Besprechungsplan auswählen und in Ihrem Kalender in ClickUp in der Vorschau anzeigen
Während das Projekt in die Ausführungsphase übergeht, informiert die Projektsteuerung den Projektleiter über den Stand des Projekts hinsichtlich Budgetverbrauch und Termintreue. Dies hilft bei der Erstellung und Verfolgung von kosten- und terminbezogenen KPIs.
Projektkontrollen geben auch Vorhersagen darüber, wohin sich das Projekt in Bezug auf Budget und Zeit bewegt. Und wenn es vielleicht eine Abweichung gibt, werden diese Probleme ermittelt und praktische Lösungen vorgeschlagen, um sie zu beheben.
Mit Projektkontrollen haben Sie auch bessere Chancen, Kostenüberschreitungen aus Ihrem Projektlebenszyklus zu eliminieren. Ein Bericht von PWC stellte fest, dass das Fehlen einer angemessenen Projektkontrolle eine der Hauptursachen für Kostenüberschreitungen ist.
Werfen wir also einen kurzen Blick auf einige der Faktoren, die die Projektkontrolle beeinflussen.
4 Faktoren, die die Projektkontrolle beeinflussen
Hier sind vier Faktoren, die Ihre Projektkontrollen beeinflussen können.
1. Umfang des Projekts
Die projektumfang ist ein Dokument das alles enthält, was für den Erfolg des Projekts notwendig ist. Das Dokument definiert die Projektbeteiligten, nivellierung der Ressourcen , Fristen, zu erbringende Leistungen und die für das Projekt relevanten Einschränkungen.
Hier ist ein Beispiel.
Verwenden Sie ClickUp Docs, um den Projektumfang und andere wichtige Details zu Ihrem Projekt zu dokumentieren und sie einfach mit Ihrem Team zu teilen
Wenn Ihr Projekt beispielsweise darin besteht, eine digitale Visitenkarte zu erstellen, müssen Sie die Software und die Fähigkeiten angeben, zeitleiste und andere beteiligte Variablen. Dies wird die den Projektumfang .
Das Fehlen eines definierten Projektumfangs erschweren die Abstimmung mit einem Zeitplan oder einer Kostenschätzung. Wenn Sie jedoch mit einem definierten Umfang arbeiten, wird es einfacher, den Projektstatus zu überwachen. So können Sie leicht erkennen, ob das Projekt innerhalb der Frist und des Budgets abgeschlossen wird.
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2. Risiken und Herausforderungen
Die Projektkontrolle ist mit zahlreichen Risiken und Herausforderungen verbunden. Normalerweise werden diese Risiken in zwei Kategorien eingeteilt.
Das erste sind die finanziellen Risiken, z. B. ein unerwarteter Anstieg der Materialkosten, ein höherer Arbeitsaufwand als erwartet usw. Diese Risiken können sich erheblich auf die Fähigkeit zur Projekte zu überwachen genaue oder finanzielle Prognosen erstellen.
Die anderen Projektrisiken sind solche, die die Projektabwicklung über den festgelegten Zeitraum hinaus verzögern könnten. Zu diesen Risiken gehören z. B. gestohlene Materialien, nicht aufgespürte Fehler oder ein plötzlicher Rückgang der Zahl der Arbeitskräfte.
Im Wesentlichen können die unvorhergesehenen Ergebnisse dieser Risiken den Projektverlauf stark beeinflussen und in einigen Fällen verhindern, dass Sie die projektzeitplan und Budgetziele.
Wenn Sie proaktive Maßnahmen ergreifen, um diese Risiken im Rahmen der Projektsteuerung zu definieren und wirksame Risikomanagementstrategien zu entwickeln, können Sie sie verhindern oder wirksam verwalten, um an allen Fronten Stabilität zu gewährleisten.
3. Kosten des Projekts
Das Verständnis der mit einem Projekt verbundenen Kosten ist die Grundlage der Projektkontrolle. Im Allgemeinen gibt es bei jedem Projekt zwei Arten von Kosten: direkte und indirekte.
- Direkte Kosten sind mit bestimmten Produkten verbunden. Dazu gehören Materialkosten, feste Arbeitskosten usw.
- Indirekte Kosten sind Kosten, die mit der Durchführung des Projekts im Allgemeinen zusammenhängen. Zu diesen Kosten gehören die Kosten für die Qualitätskontrolle und die Versorgungsleistungen.
Ohne diese Kosten zu kennen, ist die Definition eines Projektbudget ist unmöglich.
Verwenden Sie die benutzerdefinierten Felder in ClickUp, um den einzelnen Aufgaben Geldwerte hinzuzufügen und das Projektbudget jederzeit sichtbar zu machen
Außerdem werden Sie nicht in der Lage sein, die finanziellen Realitäten des Projekts im Auge zu behalten oder genaue Prognosen zu erstellen. Daher wird das Projekt anfällig für Budgetüberschreitungen sein, was auf ein Versagen Ihres Projektsteuerungsprozesses hinweist.
4. Projektfristen
Die Projektfrist ist die festgelegte Zeit und das festgelegte Datum für den Projektabschluss. Je nach zeitschrift für Verbraucherforschung diese Frist bestimmt die Relevanz und die wahrgenommene Dringlichkeit eines Projekts.
Das Fehlen einer Frist bedeutet, dass es keine Kriterien für den Abschluss eines Projekts gibt. Daher ist die Analyse der Zeitdaten zum Projektstatus eine Herausforderung.
Verwenden Sie die Gantt-Diagramm-Ansicht in ClickUp, um aufgaben zu planen , um den Projektfortschritt zu verfolgen, Fristen zu verwalten und Engpässe zu bewältigen.
Ohne festgelegte Fristen können Sie bestimmte Aufgaben im Projekt nicht planen. Außerdem können Sie keine Aufgabenprioritäten festlegen oder andere zeitliche Beschränkungen in Ihrem Arbeitsablauf kontrollieren.
Da Sie nun die vier Hauptfaktoren kennen, die sich auf die Projektkontrolle auswirken, lassen Sie uns die Frage beantworten, wie Sie diese Faktoren richtig einsetzen und sie in Ihrem Projektmanagementplan umsetzen ?
Machen Sie sich keine Sorgen. Wir haben alles für Sie.
How To Implement Project Controls Across Your Team
Es gibt fünf Möglichkeiten, Projektkontrollen zu implementieren. So können Sie Ihr Projekt besser überwachen und die Ergebnisse auf dem richtigen Weg halten, ohne Ihr vorgegebenes Budget zu überschreiten.
1. Ressourcen
Ressourcen sind die Triebkräfte, die jedes Projekt zum Erfolg führen. Dazu gehören Geld, Zeit, Teammitglieder und projektmanagement-Tools wie ClickUp und Tara AI .
Bei der Projektkontrolle entscheidet die gute Verwaltung dieser Ressourcen darüber, wie effektiv Sie Projektkosten, Materialien und Zeit kontrollieren können
Während der projektinitiierung phase, Kostenabschätzung und ausführliche Ressourcenplanung kann Ihnen helfen, das Projekt in Angriff zu nehmen, ohne das Budget zu überschreiten. Diese Prozesse zeigen Ihnen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und wie Sie diese optimal nutzen können.
Außerdem brauchen Sie im Laufe des Projekts ein klares Gefühl dafür, wie Sie den Überblick über diese Ressourcen behalten können. Führen Sie eine schätzung der Kostenabweichung um zu überwachen, wie gut Sie Ihre finanziellen Ressourcen nutzen. Diese Schätzung hilft Ihnen, die aktuelle finanzielle Leistung des Projekts zu ermitteln.
Natürlich wollen Sie auch sicherstellen, dass das Projektteam effektiv arbeitet. Daher ist es wichtig, dass manage their workload und sicherzustellen, dass niemand überfordert wird.
Mit Hilfe eines Teammanagement-Tools wie ClickUp können Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams sehen und bestimmte Mitglieder ausfindig machen, die entweder überlastet sind oder nicht mit ihrer vollen Kapazität arbeiten.
In der Box-Ansicht können Sie sehen, woran Ihr Team arbeitet, was es erreicht hat und wie hoch seine Kapazität ist
Mit diesem Einblick werden Sie besser verstehen wie man Aufgaben delegiert und wie Sie Ihre Humanressourcen effizient verwalten.
2. Projektplan
Konsequentes Verfolgen und Analysieren Ihrer projektzeitpläne hilft Ihnen zu verstehen, ob Sie in der vorgegebenen Zeitspanne vorankommen. Sie können diese Daten von Ihrem Projektmanagement oder sprint-Planungstool wenn Sie Ihr Projekt in iterativen Sprints durchführen.
Hier ist ein Beispiel für einen Release-Projektkalender in ClickUp's Kalenderansicht .
Organisieren Sie Projekte, planen Sie Zeitpläne und visualisieren Sie die Arbeit Ihres Teams in einem flexiblen Kalender, der alle Beteiligten auf dem gleichen Stand hält
Wie oben gezeigt, erhalten Sie einen klaren Einblick in Ihre Termine, Aufgaben und andere wichtige Bereiche. Außerdem erleichtern Ihnen diese Einblicke die Festlegung von Leistungsindikatoren und Meilensteinen zur Bewertung Ihrer Fortschritte.
Denken Sie daran, Ihre Stakeholder über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Wenn das Projekt vielleicht vom ursprünglichen Plan abweicht, können Sie mühelos die Ursachen ermitteln und entsprechende Lösungen vorschlagen.
Jetzt wissen Sie, wie Sie Projektzeitpläne verfolgen können. Aber wie können Sie effektive Zeitpläne erstellen? Hier kommen die Gantt-Diagramme ins Spiel. Diese Diagramme ermöglichen es Ihnen, Zeitpläne zu definieren, Abhängigkeiten zu verfolgen und aufgaben zu priorisieren wie unten gezeigt.
Projekte planen, Abhängigkeiten verwalten und Aufgaben priorisieren mit der Gantt-Ansicht in ClickUp
Wenn Sie diese Erkenntnisse in Ihren Arbeitsablauf integrieren, können Sie damit beginnen, einen Abschiedsbrief an verpasste Termine zu schreiben.
3. Risikoanalyse Analyse der Risiken ist notwendig, um Engpässe und Risiken zu ermitteln, die den Zeit- und Kostenrahmen Ihres Projekts sprengen können.
Um Risiken richtig zu analysieren, müssen Sie die häufigsten Risiken, die Ihrem Projekt zuzuschreiben sind, identifizieren, was Sie leicht mit Hilfe eines SWOT-Analyse . Wie im vorigen Abschnitt erwähnt, fallen die meisten Risiken typischerweise in den Bereich Finanzen und Projektleistung. Beispiele hierfür sind Verzögerungen im Zeitplan, Kommunikationsverzögerungen, Datenpannen usw.
Nachdem Sie diese identifiziert haben, verwenden Sie eine risikomanagement-Tool wie ClickUp, um diese Risiken zu klassifizieren und zu priorisieren.
ClickUp bietet Hunderte von Funktionen, die Ihnen helfen ein Risikoregister zu erstellen um potenzielle Risiken leicht zu erfassen und Präventivmaßnahmen zu ergreifen, noch bevor sie eintreten.
Hier ist ein Beispiel für Sie:
Halten Sie Ihre Projektrisiken in der Listenansicht von ClickUp sichtbar, organisiert und im Blickfeld (via Autor: Tam Pham)
Und wenn Sie sehen wollen, wie ein gutes Risikoregister aussieht, dann nutzen Sie die Risikoregister-Ordner-Vorlage von ClickUp um Ihnen die Einrichtung zu erleichtern!
Verwalten Sie Ihre Projekte und vermeiden Sie Risiken mit der Risk Register Folder Template von ClickUp
Sobald Sie diese Risiken mit dem Risikoregister nach Prioritäten geordnet haben, wird es einfacher, sie entsprechend zu verwalten. Laden Sie die Vorlage für das Risikoregister von ClickUp herunter
4. Ändern Sie den Kontrollprozess
Manchmal neigen die Beteiligten dazu, zusätzliche Leistungen in das Projekt aufzunehmen oder Fristen zu verschieben. Dies ist eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs. Eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs kann zu Verzögerungen im Zeitplan und zu Kostenüberschreitungen führen.
Doch glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, die Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern: die Änderungskontrolle.
Der Änderungskontrollprozess ist eine proaktive Maßnahme, die Sie auf potenzielle Änderungen des Projektumfangs vorbereitet. Mit diesem Prozess können Sie die Änderungen bewerten, um festzustellen, ob sie notwendig sind oder nicht.
Falls erforderlich, können Sie die Dinge weiter eingrenzen, indem Sie die Änderungen ermitteln, die Sie zulassen können, ohne den Projektumfang oder den Zeitplan zu beeinträchtigen.
Planen, implementieren und überwachen Sie alle notwendigen Änderungen im Unternehmen erfolgreich mit dem Change Management Vorlage von ClickUp
Wenn diese Änderungen keine Auswirkungen auf den Zeitplan oder den Umfang haben, können Sie auch eine vorlage für einen Änderungsmanagementplan in Ihren Arbeitsablauf integrieren. Auf diese Weise können Sie diese Änderungen problemlos planen, überwachen und umsetzen.
Mit einem Änderungskontrollprozess können Sie Ihre Teammitglieder bei jeder Änderung auf dem Laufenden halten. Dadurch fühlen sie sich einbezogen und informiert. So können sie die Änderungen effektiv handhaben. Laden Sie die Vorlage für den Änderungsmanagementplan herunter
5. Leistung überwachen
Die Leistungsüberwachung hilft Ihnen, den Erfolg Ihres Projekts zu steuern. Um die Leistung zu überwachen, benötigen Sie SMARTe Leistungsindikatoren. Diese KPIs reichen von der Kapitalrendite und den in Rechnung gestellten Stunden bis hin zur termingerechten Lieferung und der Verfolgung der Ausgaben im Verhältnis zum Ausgangswert.
SMARTe KPIs erfüllen die unten aufgeführten Kriterien.
über ClickUp
Sie müssen nicht auf den Abschluss des Projekts warten, um festzustellen, ob es erfolgreich ist oder nicht. Diese Projektmetriken dienen als effektives Projektkontrollinstrument, mit dem Sie den Fortschritt messen und sehen können, ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind.
Projektsteuerung mit einem Projektstrukturplan verwalten?
Um den Projektstrukturplan effektiv nutzen zu können, müssen Sie das übergeordnete Ziel, das Sie erreichen wollen, eingeben Angenommen, Sie wollen einen Kurs erstellen. Dies ist das übergreifende Ziel. Dann unterteilen Sie dieses Projekt in überschaubare Teile und Phasen wie Ideenfindung, Schreiben, Korrekturlesen, Veröffentlichung usw.
Alles, was in Ihrem WBS muss genau das enthalten, was zur Erreichung Ihres Ziels erforderlich ist. **Sie brauchen keine überflüssigen oder unzusammenhängenden Aufgaben
Geben Sie diese Aufgaben dann in das PSP-Diagramm auf verschiedenen Ebenen ein, von Kontrollkonten bis zu Arbeitspaketen, wie unten dargestellt.
Beispiel für einen Projektstrukturplan auf Basis von Arbeitsergebnissen über workbreakdownstructure.com Sie können Ihre eigene projektstrukturplan in ClickUp von Grund auf neu erstellen oder einfach die ClickUp Projektstrukturplan-Vorlage unten, um etwas Ähnliches zu erstellen.
Einfaches Erstellen, Visualisieren und Verwalten Ihrer Projektstrukturpläne in der Whiteboard-Ansicht von ClickUp (via Autor: Tam Pham)
Mit dieser Struktur können Sie Ihre Aufgaben leicht überwachen und sehen, wie Sie auf eine termingerechte Lieferung und eine optimale Budgetnutzung ausgerichtet sind. Laden Sie die Vorlage für den Projektstrukturplan von ClickUp herunter
Projektsteuerung mit ClickUp managen!
Projektkontrollen sind notwendig, um Ihre Projekte zu verwalten und eine termingerechte Lieferung zu gewährleisten. Außerdem bietet sie Vorteile wie eine optimale Ressourcenzuweisung, die Vermeidung von Budgetüberschreitungen, qualitativ hochwertige Ergebnisse und eine optimale Terminplanung.
Sie müssen jedoch Faktoren wie Projekttermine, Kosten, Umfang und Risiken berücksichtigen, damit Sie Ihre Projektkontrollen nicht zum Scheitern verurteilen.
Gute Projektkontrollpraktiken umfassen die Verwaltung Ihrer Ressourcen, die Verfolgung und Analyse von Projektzeitplänen und die Durchführung einer konsequenten Risikoanalyse. Überwachen Sie außerdem Ihre Leistungen mit Hilfe von KPIs und achten Sie auf Ihren Änderungskontrollprozess, um eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern. Und schließlich sollten Sie den Projektstrukturplan in Ihren Arbeitsablauf integrieren.
Folgen Sie diesem ultimativen Leitfaden zur Projektkontrolle und verwenden Sie Tools wie ClickUp und Tara A Ich helfe Ihnen dabei, Ihre Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen. Testen Sie ClickUp noch heute kostenlos! Gastautor:_
Tam Pham
ist der Business Operations Manager bei Tara AI. Tara ist eine Plattform zur Produktbereitstellung, die Entwicklungsteams dabei helfen soll, Einblicke in die Entwicklung zu gewinnen,
die Leistung zu verbessern
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