Jeder Projektmanager träumt davon, mit einem Client oder Stakeholder zusammenzuarbeiten, der Dinge sagt wie „Nehmen Sie sich alle Zeit, die Sie brauchen” und „Geld ist kein Problem”.
Gleichzeitig weiß jeder Projektmanager, dass diese Szenarien reine Wunschvorstellungen sind. Leider werden die meisten mit Projektbeschränkungen konfrontiert, die den Lebenszyklus des Projekts beeinträchtigen können.
Diese lästigen Limite beeinflussen, wie Sie Ihre Projekte angehen, was Sie liefern können, wann Sie liefern können und welche Qualität die Ergebnisse haben werden. Das Management der Projekt-Limite ist für die Planung eines erfolgreichen Projekts unerlässlich.
Die gute Nachricht ist, dass die Einschränkungen Ihres Projektmanagements angegangen, behoben oder ganz vermieden werden können. Sie benötigen die richtigen Tools und Prozesse, um sicherzustellen, dass alles im Zeit- und Budgetrahmen bleibt und die Ergebnisse Ihres Projekts die Erwartungen Ihrer Clients erfüllen.
Wir führen Sie durch die häufigsten Projektbeschränkungen und geben Ihnen Tipps und tools für deren Bewältigung an die Hand, damit Sie Ihr Team auf Erfolgskurs bringen können.
Was sind Beschränkungen für Projekte?
Projektbeschränkungen sind alle Faktoren, die Teamleiter oder Projektmanager daran hindern, ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Die häufigsten Arten von Projektbeschränkungen drehen sich um:
- Projekt-Zeitleisten: Kann die Arbeit innerhalb des ursprünglich geplanten Zeitrahmens fertiggestellt werden?
- Projektbudgets oder -kosten: Besteht die Möglichkeit, dass das Projekt Ihr Budget überschreitet?
- Qualität der Arbeit: Wird sich die Qualität der Arbeit zwischen den Mitgliedern des Teams unterscheiden?
- Projektumfang : Kann das Projekt so fertiggestellt werden, wie es geplant wurde?
- Projektziele: Sind die Ziele noch dieselben wie zu Beginn?
Diese Einschränkungen sind miteinander verflochten – das heißt, wenn Sie eine davon ändern, wirkt sich dies in der Regel auch auf die anderen aus. Wenn Sie beispielsweise den Umfang eines Projekts erweitern, kann dies dazu führen, dass Sie mehr Zeit und Geld benötigen, um das Projekt abzuschließen.
Wenn Sie diese Limite verstehen, können Sie und Ihre Projektmanager fundierte Entscheidungen treffen, um den Zeitplan einzuhalten.
Warum es wichtig ist, Projektbeschränkungen auszugleichen
Der Erfolg eines Projekts hängt davon ab, wie gut Sie mit Projektbeschränkungen umgehen und verhindern können, dass diese Ihren Betrieb beeinträchtigen. Projektmanager jonglieren mit vielen beweglichen Teilen, aber es braucht nicht viel, um Ihr Projekt zum Scheitern zu bringen.
Ihr Team könnte beispielsweise die besten Ergebnisse eines Projekts aller Zeiten erzielen. Wenn Sie diese jedoch zu spät und über dem Budget einreichen, wird die Wahrscheinlichkeit hoch sein, dass Ihre Stakeholder Ihre Dienste nicht wieder in Anspruch nehmen – und das aus gutem Grund.
Während der Projektplanung müssen Sie also Kompromisse finden. So können Sie sicherstellen, dass Sie das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens und mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen fertigstellen.
Irgendwann müssen Sie Ihr Team vielleicht dazu inspirieren, einen Weg zu finden, das Projekt ohne kostspielige oder zeitraubende Einschränkungen abzuschließen. Auch hier gilt: Wenn eine Projekteinschränkung wegfällt, kann dies Auswirkungen auf andere Einschränkungen haben.
Ich möchte nicht wie ein herzloser Geschäftsmann aus einem Film der 1980er Jahre klingen, aber Zeit ist Geld! Zwei zusätzliche Tage Verspätung bedeuten zwei zusätzliche Tage an Gehältern und Arbeitsressourcen.
Das Ausbalancieren von Einschränkungen sichert den finanziellen Erfolg des Projekts, sodass Ihr Unternehmen ähnliche Arbeiten erneut annehmen kann. Im Grunde genommen ist dies der beste Weg, um alle Ihre KPIs im Projektmanagement zu erreichen.
Die häufigsten Beispiele für Beschränkungen bei Projekten im Detail
Wie bereits erwähnt, gibt es verschiedene Arten von Projektbeschränkungen, aber die Mitarbeiter des Project Management Institute haben sie in die drei Beschränkungen des Projektmanagements unterteilt. Dazu gehören Umfang, Zeitleiste und Budget.
Sie werden manchmal als „Projektmanagement-Dreieck ” oder „Eisernes Dreieck” bezeichnet, was, wie wir wissen, wie der Name der Privatinsel eines Bond-Bösewichts klingt. 🦹
Zusätzlich zu den drei Einschränkungen gibt es drei weitere häufige Projekt-Einschränkungen, darunter Ressourcen, Risiken und Qualitätsstandards. Hier finden Sie einen Überblick über alle sechs häufigen Einschränkungen und deren Auswirkungen auf Ihr Projekt:
1. Projektumfang
Der Umfang eines Projekts umreißt, was das Projekt leisten soll und wie viel Arbeit zu erledigen ist. Sie müssen die Umfangsbeschränkung genau verstehen, um feststellen zu können, ob die anderen Einschränkungen des Projekts – wie Zeitleiste und Budget – angemessen sind.
Wenn Sie den Umfang des Projekts verstehen, können Sie die gefürchtete „Scope Creep” verhindern – also das Hinzufügen immer neuer Aufgaben zu Ihrem Projekt.
Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Projekt umfasst die Erstellung einer 10-seitigen Website, und plötzlich möchte Ihr Client zwei weitere Seiten hinzufügen. Da dies außerhalb des ursprünglichen Projektumfangs liegt, müssen Sie sich erneut mit dem Client in Verbindung setzen, um zu besprechen, wie sich das Hinzufügen dieser beiden Seiten auf die Projektsteuerung (oder die Zeitleiste und das Budget des Projekts) auswirkt.
Aus diesem Grund sind Dokumente wie die ClickUp-Vorlage für den Arbeitsumfang unerlässlich, um alles über das Projekt festzuhalten. Sie und Ihr Client sollten sich auf ein Dokument zum Projektumfang einigen und dabei berücksichtigen, dass jede Änderung auch andere wichtige Projektbeschränkungen beeinflusst.
2. Zeitleiste des Projekts
Die Zeitleiste des Projekts ist die Zeitspanne, die Ihnen für die Fertigstellung eines Projekts zur Verfügung steht. Ihre Zeitleiste muss berücksichtigen, wie lange es dauern wird, den gesamten Projektlebenszyklus abzuschließen – vom Start über die Planung bis hin zur Fertigstellung und zum Abschluss des Projekts. ⏰
Manchmal kommen Ihre Stakeholder mit einer bestimmten Zeitleiste zu Ihnen. Andere erklären Ihnen jedoch möglicherweise den Projektumfang und bitten Sie, den Zeitaufwand Ihres Teams zum Abschließen des Projekts neu zu schätzen.
Beachten Sie bei der Erstellung Ihres Projektplans die Abhängigkeiten. Während einige Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können, müssen andere möglicherweise fertiggestellt sein, bevor Sie mit dem nächsten Schritt in Ihrem Workflow fortfahren können.
3. Projektbudget
Das Projektbudget gibt an, wie viel Geld Sie für die Umsetzung Ihres Vorhabens ausgeben können. Beachten Sie bei der Aufstellung Ihres Budgets, dass die Gehälter Ihrer Team-Mitglieder Teil Ihrer Projektkosten sind (und oft den größten Teil davon ausmachen). 💸
Wenn Ihr Team SaaS-Abonnements und Tools für die Arbeit nutzt, müssen Sie diese Kosten möglicherweise ebenfalls in Ihrem Budget berücksichtigen. Projektmanager, die in einem Umfeld mit internen Stakeholdern arbeiten, müssen möglicherweise klären, ob die Gehälter der Mitarbeiter im Budget enthalten sind oder nicht.
Wenn Ihnen ein bestimmter Betrag zugewiesen wurde, um ein Projekt abzuschließen, und Sie keine Teamgehälter berücksichtigen müssen, können Sie das Budget für die Anschaffung der erforderlichen Ausrüstung verwenden. Wenn Sie jedoch Gehälter berücksichtigen müssen, müssen Sie Ihre Kosten für die Durchführung des Projekts innerhalb der vorgegebenen Zeitleiste berücksichtigen.
Mit der ClickUp-Vorlage für budgetiertes Projektmanagement können Sie Ihre Ausgaben und potenziellen Kosten nachverfolgen, um diese kostspielige Einschränkung zu vermeiden.
4. Projektressourcen
Zu den Ressourcen gehört alles, was Sie benötigen, um das Projekt abzuschließen, außer Zeit und Geld. Das können beispielsweise Mitglieder des Teams sein, die für die Erstellung einer 10-seitigen – wir meinen natürlich 12-seitigen – Website benötigt werden.
Möglicherweise benötigen Sie einen Entwickler, einen Designer und einen Texter – aber einige Ressourcen sind möglicherweise gerade mit anderen Projekten beschäftigt oder arbeiten direkt nach Ihrem neuen Website-Projekt an anderen Projekten. Daher ist es besonders wichtig, Ressourcenbeschränkungen innerhalb der Zeitleiste des Projekts zu vermeiden.
Was Sie also wirklich brauchen, ist einen Überblick über die Workload Ihrer Teams, damit Sie spontan planen oder Anpassungen vornehmen können. Glücklicherweise können Projektmanager Ressourcenverteilungstools verwenden, um die Workload und die Zeit für verschiedene Aufgaben zu verwalten und sicherzustellen, dass Sie nicht zu wenig oder zu viel Arbeit zuweisen.
5. Projekt-Risiko
Einige Projekte sind risikoreicher als andere, aber fast jedes Projekt birgt Risiken. Beim Projektmanagement von Bauprojekten können Risiken beispielsweise Verletzungen auf der Baustelle oder der Verlust von Ausrüstung sein. Beim Projektmanagement von Website-Projekten hingegen besteht das Risiko von Website-Ausfällen, defekten Links, kurzfristigen Änderungen am Text oder Einnahmeverlusten, während die Website nicht erreichbar ist.
Um den Erfolg Ihres Projekts sicherzustellen, sollten Sie vor Beginn eine Risikomanagementstrategie entwickeln.
Sie können die Risiken auf einer Baustelle mindern, indem Sie sicherstellen, dass alle Ihre Team-Mitglieder in Sicherheitsprotokollen geschult sind und die Baustelle versichert ist. Und Sie können die Risiken einer Website-Migration mindern, indem Sie Änderungen später in der Nacht vornehmen, wenn der Traffic auf der Website minimal ist.
Auch wenn Sie glauben, dass ein Projekt nur wenige Risiken birgt, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Mitglieder des Teams zu fragen, was ihrer Meinung nach schiefgehen könnte, und einen Notfallplan auszuarbeiten. Mit der ClickUp-Vorlage „Risikoanalyse-Whiteboard” können Sie potenzielle Probleme oder Projektbeschränkungen in diesem visuellen Whiteboard-Format frühzeitig erkennen.
Diese Vorlage für Projektbeschränkungen spart Ihnen außerdem Zeit und Aufwand bei Ihren Projekten, da alle potenziellen Projektrisiken anhand derselben Kriterien bewertet werden. So erhalten Sie schneller effektivere Risikomanagementstrategien.
6. Projektqualität
Die letzte Einschränkung ist die Qualität Ihres Projekts – oder die Qualität der Projektdurchführung. Ihre Mitglieder des Teams und Stakeholder möchten die besten Ergebnisse in Bezug auf die Projektqualität erzielen und sehen.
All Ihre anderen Projektbeschränkungen beeinflussen jedoch die Qualität, die Sie erreichen können. Als Projektmanager müssen Sie möglicherweise entscheiden, welche Kompromisse Sie hinsichtlich der Projektqualität eingehen möchten, um das Projekt schneller oder kostengünstiger abzuschließen.
So gehen Sie mit Beschränkungen beim Projektmanagement um
Das Management von Projektbeschränkungen ist ein ständiger Balanceakt. (Wir wissen nicht, warum uns immer wieder diese Zirkusanalogien einfallen – vielleicht liegt es daran, dass man sich als Projektmanager wie der Zirkusdirektor im Büro fühlt. ) 🎪
Mit den richtigen Tools können Sie jedoch innerhalb Ihrer Projektbeschränkungen arbeiten und ein erstklassiges Endprodukt liefern. Hier sind 10 Tools für das Projektmanagement, die Ihnen beim Umgang mit Beschränkungen helfen.
1. Verstehen Sie den gesamten Umfang des Projekts
Ihr Arbeitsumfangsdokument muss die genauen Projektziele, den Umfang und die Ergebnisse beschreiben, die Ihre Projektbeteiligten erwarten. Dies dient als Referenz während des gesamten Projekts und hilft Ihnen, Scope Creep zu vermeiden.
2. Erstellen Sie eine Charta für das Projekt
Eine Projektcharta dient als Schnellübersicht über die Stakeholder, Teammitglieder, Ressourcen, Ziele, den Umfang, die Ergebnisse, Meilensteine, Risiken und den Genehmigungsprozess eines Projekts. Sie verschafft allen Mitgliedern Ihres Teams eine Übersicht und hilft Ihnen, auf Kurs zu bleiben.
Mit der ClickUp-Projektcharta-Vorlage erhalten Sie Zugang zu einem kostenlosen und wichtigen Dokument, mit dem Sie die Existenz eines Projekts offiziell genehmigen können. Die Arbeit mit dieser Vorlage ermöglicht es Projektmanagern, organisatorische Ressourcen aufzubauen und für Projektaktivitäten zuzuweisen. 🛠️
🎯Weiterlesen: Wie man eine Projektcharta verfasst (mit Beispielen)
3. Veranstalten Sie ein Kick-off-Meeting
Sobald Sie eine Übersicht über das Projekt haben, ist es an der Zeit, Ihr Projektteam zusammenzustellen. In einem Kick-off-Meeting können Sie allen Beteiligten das Projekt und seine Einschränkungen erläutern. Mit Hilfe der Vorlage für Kick-off-Meetings von ClickUp können Sie Ihre Checkliste optimieren.
Wichtige Mitglieder des Teams können Sie auf potenzielle Risiken des Projekts oder Probleme mit der Zeitleiste oder dem Budget hinweisen, sodass Sie diese so früh wie möglich mit Ihren Stakeholdern besprechen können.
Bonus: Sehen Sie sich unsere Top 10 der Vorlagen für den Projektstart für Meetings in Dokumenten & PPT an
4. Organisieren Sie eine Projektstrukturplanung
In Ihrer Projektstrukturplanung organisieren Sie Ihr Projekt in alle Aufgaben, die Ihr Projektteam zu erledigen hat, um Ihre Ergebnisse abzuschließen. Dies hilft Ihnen dabei, mit der Planung von Aktivitäten zu beginnen und Ihre Zeitleiste zu erstellen.
Mit Hilfe von Projektstrukturplänen können Sie Ihre Aktivitäten in einer Liste, einem Status-Board oder einem Gantt-Diagramm anzeigen und so wirklich visualisieren, wie Sie den Projekterfolg erreichen werden. So verhindern Sie, dass Projektbeschränkungen den gesamten Prozess beeinträchtigen.
5. Erstellen Sie Ihren Plan für das Projektmanagement
Mit Ihrem Projektplan bringen Sie Ihr Projekt offiziell in Gang. Beginnen Sie mit der Planung von Aktivitäten, fügen Sie Abhängigkeiten hinzu und überwachen Sie den Fortschritt als Teil Ihrer Zeitmanagementstrategie.
Sie können die ClickUp-Beispielvorlage für Projektpläne verwenden, um loszulegen, oder weitere Vorlagen entdecken, die zu Ihren bevorzugten Methoden des Projektmanagements passen – von Agile über Waterfall bis hin zu Kanban.
6. Erstellen Sie eine Budgetaufstellung
Mit einer Budgetaufschlüsselung können Sie einen Teil Ihres Budgets für jede Aktivität in Ihrem Projekt-Plan zuweisen. Führen Sie dann die Nachverfolgung der Ausgaben im Laufe Ihres Projekts durch, um zu erfahren, ob Ihr Team im Budget liegt oder zu viel ausgibt.
7. Führen Sie eine Risikoanalyse durch
Beginnen Sie mit dem Risikomanagement bereits zu Beginn Ihres Projekts. So können Sie potenzielle Risiken analysieren und nach ihrer Schwere ordnen. Auf diese Weise können Sie einen Notfallplan erstellen und die schwerwiegendsten Risiken schnell angehen.
8. Verschaffen Sie sich eine Übersicht über die Workload
Das Arbeitsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Ressourcenmanagements. Mit der Workload-Ansicht von ClickUp können Sie sofort die Auslastung Ihrer Teammitglieder sehen und so verhindern, dass sie überlastet werden, was wiederum dazu beitragen kann, Terminüberschreitungen oder minderwertige Arbeitsergebnisse zu vermeiden.
9. Automatisieren Sie wiederholende Aufgaben
Eines der besten Zeitmanagement-Tools, das Ihnen und Ihrem Team zur Verfügung steht, ist die Automatisierung von Workflows. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben können Sie Projekte schneller abschließen und Ihrem Team Zeit für wichtigere Aufgaben verschaffen.
10. Fügen Sie Qualitätskontrollen hinzu
Die ClickUp-Vorlage für die Qualitätskontroll-Checkliste kann Ihnen dabei helfen, qualitativ hochwertigere Ergebnisse zu erzielen. Jedes Ihrer Teammitglieder kann sie zur Überwachung seiner eigenen Arbeit verwenden, und Ihre Prüfer können sicherstellen, dass alles den Standards entspricht. Wenn Ihr Projekt dann den Genehmigungsprozess erreicht, läuft alles reibungslos. ⛵️
Fühlen Sie sich eingeschränkt? Probieren Sie ClickUp aus.
Die richtige Software für Projektmanagement kann Ihnen dabei helfen, alle Projektbeschränkungen im Blick zu behalten, von der Zeitleiste und dem Budget bis hin zu Risiken und Qualitätskontrollen. So können Sie ein erfolgreiches Projekt managen. 🏆
ClickUp ist das ultimative Tool für Teams im Bereich des Projektmanagements. Es hilft Ihnen dabei, sich mit Projekt-Dashboards, Automatisierung und Integrationen mit den Tools, die Sie bereits verwenden, zu organisieren. Außerdem können Sie mit Tausenden von Vorlagen zur Auswahl alle Ihre Projektbeschränkungen planen und überwachen.
Selbst wenn Ihr Stakeholder kein exzentrischer Milliardär ist, kann ClickUp Ihnen das Gefühl geben, dass Ihr Projektbudget und Ihre zeitlichen Einschränkungen kein Problem darstellen.
Apropos Budget: Sie können ClickUp kostenlos nutzen. Das passt definitiv in den Rahmen der Beschränkungen des Projekts.