Jeder Projektmanager träumt davon, mit einem Kunden oder Stakeholder zusammenzuarbeiten, der Dinge sagt wie "Nimm dir alle Zeit, die du brauchst" und "Geld spielt keine Rolle"
Gleichzeitig weiß jeder Projektmanager, dass diese Szenarien ein Wunschtraum sind. Leider stoßen die meisten von ihnen auf Projektbeschränkungen, die den Lebenszyklus des Projekts durcheinander bringen können.
Diese lästigen Einschränkungen wirken sich darauf aus, wie Sie Ihre Projekte angehen, was Sie liefern können, wann Sie es liefern können und welche Qualität die Ergebnisse haben werden. Der Umgang mit Projektbeschränkungen ist für die Planung eines erfolgreichen Projekts unerlässlich.
Die gute Nachricht ist, dass sich die Einschränkungen des Projektmanagements beheben oder ganz vermeiden lassen. Sie brauchen die richtigen Werkzeuge und Prozesse, um sicherzustellen, dass alles im Zeit- und Kostenrahmen bleibt und die Projektleistungen den Erwartungen des Kunden entsprechen.
Wir stellen Ihnen die häufigsten Projektbeschränkungen vor und geben Ihnen Tipps und Tools für deren Bewältigung, damit Sie Ihr Team auf Erfolgskurs bringen können.
Was sind Projektbeschränkungen?
Projektbeschränkungen sind alle Faktoren, die Teamleiter oder Projektmanager daran hindern, ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Die häufigsten Arten von Projektbeschränkungen drehen sich um: Projektzeitpläne oder das eiserne Dreieck, das bekanntlich wie der Name der Privatinsel eines Bond-Bösewichts klingt. 🦹
Zusätzlich zu den dreifachen Beschränkungen gibt es drei weitere gängige Projektbeschränkungen, darunter Ressourcen, Risiko und Qualitätsstandards. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über alle sechs allgemeinen Einschränkungen und ihre Auswirkungen auf Ihr Projekt:
1. Projektumfang
Der Projektumfang legt fest, was das Projekt erreichen soll und wie viel Arbeit geleistet werden muss. Sie müssen den Projektumfang genau kennen, um feststellen zu können, ob die anderen Projektbeschränkungen - wie Zeitplan und Budget - angemessen sind.
Das Verständnis des Projektumfangs kann Ihnen helfen, die gefürchteten schleichende Ausweitung des Umfangs -wenn immer mehr Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzugefügt werden.
Ein Scope of Work Dokument hält alle Beteiligten auf dem Laufenden projektanforderungen Angenommen, Ihr Projekt besteht aus der Erstellung einer 10-seitigen Website und Ihr Kunde möchte plötzlich zwei weitere Seiten hinzufügen. Da dies nicht im ursprünglichen Projektumfang enthalten ist, müssen Sie mit dem Kunden besprechen, wie sich das Hinzufügen dieser beiden Seiten auf die projektsteuerung (oder den Zeitplan und das Budget für das Projekt).
Aus diesem Grund sind Dokumente wie das ClickUp Arbeitsumfangs-Vorlage sind unerlässlich, um alles über das Projekt festzuhalten. Sie und Ihr Kunde sollten sich auf ein Projektumfangsdokument einigen, wobei Sie sich darüber im Klaren sein sollten, dass jede Änderung andere wichtige Projektvorgaben verändert.
2. Projekt-Zeitleiste
Der Projektzeitplan ist die Zeitspanne, die Ihnen für die Durchführung eines Projekts zur Verfügung steht. Ihr Zeitplan muss berücksichtigen, wie lange es dauert, den gesamten Projektlebenszyklus zu durchlaufen - vom Projektstart über die Planung bis hin zum Abschluss des Projekts. ⏰
Manchmal kommen Ihre Stakeholder mit einem bestimmten Zeitplan im Kopf zu Ihnen. Andere wiederum erläutern den Projektumfang und bitten Sie, die Zeit, die Ihr Team für die Durchführung des Projekts benötigen wird, neu zu schätzen.
Verwenden Sie die Gantt-Diagramm-Ansicht in ClickUp, um Aufgaben zu planen, den Projektfortschritt zu verfolgen, Fristen zu verwalten und Engpässe zu beseitigen.
Wenn Sie Ihren Projektplan entwerfen, sollten Sie die Abhängigkeiten im Auge behalten. Während einige Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können, müssen andere möglicherweise erst abgeschlossen werden, bevor Sie mit dem nächsten Schritt in Ihrem Arbeitsablauf fortfahren können.
3. Projektbudget
Das Projektbudget gibt an, wie viel Geld Sie ausgeben können, um diese Aufgabe zu bewältigen. Denken Sie bei der Festlegung Ihres Budgets daran, dass die Gehälter der Teammitglieder einen Teil der Projektkosten ausmachen (und oft den größten Teil). 💸
Wenn Sie SaaS-Abonnements und Tools haben, die Ihr Team für seine Arbeit nutzt, müssen Sie diese Kosten ebenfalls in Ihr Budget einbeziehen. Bei Projektmanagern, die in einem Umfeld mit internen Stakeholdern arbeiten, müssen Sie möglicherweise prüfen, ob die Gehälter der Mitarbeiter in das Budget einfließen oder nicht.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihr Projektbudget und verwalten Sie Aufgaben und Status mit der ClickUp Budgeted Project Management Template
Wenn Ihnen ein bestimmter Betrag für ein Projekt zur Verfügung steht und Sie keine Gehälter für Ihr Team einkalkulieren müssen, können Sie das Budget für wichtige Ausrüstung verwenden. Wenn Sie jedoch Gehälter einkalkulieren müssen, müssen Sie die Kosten für die Durchführung eines Projekts in genau dieser Zeitspanne berücksichtigen.
Die Verwendung der ClickUp Vorlage für budgetiertes Projektmanagement kann Ihnen helfen, den Überblick über Ihre Ausgaben und potenziellen Ausgaben zu behalten, um diese kostspielige Einschränkung zu vermeiden.
4. Projekt-Ressourcen
Zu den Ressourcen gehört alles, was Sie außer Zeit und Geld für die Durchführung des Projekts benötigen. Das können z. B. Teammitglieder sein, die für die Erstellung der 10- wir meinen 12-seitigen Website benötigt werden.
Vielleicht brauchen Sie einen Entwickler, einen Designer und einen Werbetexter - aber manche Ressourcen arbeiten vielleicht gerade an anderen Projekten oder direkt nach Ihrem neuen Website-Projekt. Daher ist es besonders wichtig, Folgendes zu vermeiden ressourcenbeschränkungen innerhalb eines Projektzeitplans.
Verwenden Sie die ClickUp-Arbeitslastansicht, um zu sehen, wer vor oder hinter Ihnen liegt, und ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag-and-Drop, um Ressourcen neu zuzuordnen
Was Sie also wirklich brauchen, ist eine Übersicht über die Arbeitsbelastung Ihrer Teams, damit Sie planen oder Anpassungen vornehmen können. Glücklicherweise können Projektmanager Folgendes nutzen ressourcenzuweisung tools zur Verwaltung von Arbeitsbelastung und Zeit für verschiedene Aufgaben, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu viel oder zu wenig Arbeit zuweisen.
5. Projektrisiko
Einige Projekte sind risikoreicher als andere, aber fast jedes Projekt birgt Risiken. Für bauprojektmanagement zu den Risiken gehören beispielsweise Verletzungen vor Ort oder der Verlust von Ausrüstung. Aber für website-Projektmanagement wenn die Website nicht funktioniert, besteht das Risiko von Abstürzen, defekten Links, Änderungen in letzter Minute oder Umsatzeinbußen, wenn die Website nicht funktioniert.
Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt erfolgreich ist, sollten Sie sich ein risikomanagement-Strategie bevor Sie beginnen.
Sie können die Risiken auf einer Baustelle mindern, indem Sie sicherstellen, dass alle Ihre Teammitglieder in den Sicherheitsprotokollen geschult sind und die Baustelle versichert ist. Und Sie können die Risiken einer Website-Migration mindern, indem Sie Änderungen später in der Nacht vornehmen, wenn der Website-Verkehr minimal ist.
Mit dem ClickUp Risk Analysis Whiteboard Template erhalten Sie eine visuelle Darstellung der potenziellen Risiken Ihres Projekts, so dass Ihr Team bei der Risikominderung zusammenarbeiten kann
Selbst wenn Sie glauben, dass ein Projekt nur wenige Risiken birgt, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Teammitglieder zu fragen, was ihrer Meinung nach schief gehen könnte, und einen Notfallplan aufstellen. Mit der ClickUp-Vorlage für die Risikoanalyse am Whiteboard mit dieser visuellen Whiteboard-Vorlage können Sie sich einen Vorsprung verschaffen, wenn es darum geht, potenzielle Probleme oder Projektbeschränkungen zu finden.
Diese Projektvorlage spart Zeit und Aufwand in Ihren Projekten, da alle potenziellen Projektrisiken nach denselben Kriterien bewertet werden. Das bedeutet, dass Sie schneller zu effektiveren Risikomanagementstrategien gelangen.
6. Qualität des Projekts
Die letzte Einschränkung ist die Qualität Ihres Projekts - oder das Kaliber Ihrer projektdurchführung . Ihre Teammitglieder und Stakeholder wollen die besten Ergebnisse in Projektqualität erstellen und sehen.
Aber alle anderen Projektbeschränkungen wirken sich auf die Qualität aus, die Sie erreichen können. Und als Projektmanager müssen Sie möglicherweise entscheiden, welche Kompromisse Sie bei der Projektqualität einzugehen bereit sind, um das Projekt schneller oder für weniger Geld abzuschließen.
Wie man mit Projektbeschränkungen umgeht
Der Umgang mit Projektbeschränkungen ist ein ständiger Jonglierakt. (Wir wissen nicht, warum diese Zirkusanalogien immer wieder aus uns herausfallen - vielleicht liegt es daran, dass man sich als Projektmanager wie der Anführer eines Bürozirkus fühlt) 🎪
Aber mit den richtigen Werkzeugen können Sie im Rahmen Ihrer Projektvorgaben arbeiten und ein erstklassiges Endprodukt liefern. Hier sind 10 projektmanagement-Tools um Sie bei der Verwaltung von Einschränkungen zu unterstützen.
1. Verstehen Sie den vollen Umfang des Projekts
Ihr umfang der Arbeit dokument muss die genauen Projektziele, den Umfang und die zu erbringenden Leistungen umreißen, die Ihr projektbeteiligten erwarten. Dies wird Ihnen während des gesamten Projekts als Referenz dienen und Ihnen helfen, eine Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern.
2. Erstellen Sie eine Projektcharta
Eine Projektcharta ist eine Referenz auf höchster Ebene, die die wichtigsten Informationen des Projekts enthält
Eine Projektcharta dient als schnelles Nachschlagewerk, das die Stakeholder, Teammitglieder, Ressourcen, Ziele, den Umfang, die Ergebnisse, Meilensteine, Risiken und den Genehmigungsprozess eines Projekts umreißt. Sie verschafft allen Teammitgliedern einen Überblick und hilft Ihnen, auf Kurs zu bleiben.
Und mit dem ClickUp Projekt Charta Vorlage erhalten Sie Zugang zu einem kostenlosen und zentralen Dokument, um die Existenz eines Projekts formell zu bestätigen. Die Arbeit mit dieser Vorlage gibt Projektmanagern die Möglichkeit, organisatorische Ressourcen für Projektaktivitäten aufzubauen und zuzuweisen. 🛠️
3. Ein Kick-off-Meeting veranstalten
Organisieren und planen Sie ein Kickoff-Meeting, um die Zustimmung Ihres Projektteams einzuholen
Sobald Sie sich einen Überblick über das Projekt verschafft haben, ist es an der Zeit, Ihr Projektteam zu versammeln. In einem Kick-off-Meeting können Sie allen Beteiligten das Projekt und die damit verbundenen Zwänge erläutern. Sie können Ihre Checkliste straffen mit der Hilfe von ClickUp's Projekt Kick-Off Meeting Vorlage .
Wichtige Teammitglieder können Sie auf potenzielle Risiken des Projekts oder Probleme mit dem Zeitplan oder dem Budget hinweisen, damit Sie diese so früh wie möglich mit Ihren Stakeholdern besprechen können.
_Bonus: Sehen Sie sich unsere Top-Vorlage an *10 Projektstartvorlagen für Meetings in Docs & PPT*
4. Organisieren Sie einen Projektstrukturplan
In Ihrem Projektstrukturplan gliedern Sie Ihr Projekt in alle Aufgaben, die Ihr Projektteam erledigen muss, um die Ergebnisse zu erzielen. Dies hilft Ihnen bei der Planung von Aktivitäten und der Erstellung Ihres Zeitplans.
Anhand des Projektstrukturplans können Sie Ihre Aktivitäten in einer Liste, einer Statustafel oder einem Gantt-Diagramm darstellen, um den Projekterfolg zu visualisieren. Auf diese Weise wird verhindert, dass der gesamte Prozess von irgendwelchen Projektzwängen beherrscht wird.
5. Erstellen Sie Ihren Projektmanagementplan
Mit einem Projektplan können Sie beginnen, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt zu überwachen
Mit Ihrem Projektplan setzen Sie Ihr Projekt offiziell in Gang. Sie beginnen mit der Planung von Aktivitäten, fügen Abhängigkeiten hinzu und überwachen den Fortschritt als Teil Ihrer Zeit management-Strategie .
Sie können die ClickUp Beispiel Projektplan Vorlage um loszulegen oder weitere Vorlagen zu erkunden, die Ihren bevorzugten Projektmanagement-Methoden entsprechen - von Agil zu Wasserfall zu Kanban .
6. Erstellen Sie eine Budgetaufschlüsselung
Mit einer Budgetaufschlüsselung können Sie jeder Aktivität in Ihrem Projektplan einen Teil Ihres Budgets zuweisen. Verfolgen Sie dann die Ausgaben im Laufe des Projekts, um festzustellen, ob Ihr Team das Budget einhält oder zu viel ausgibt.
7. Führen Sie eine Risikoanalyse durch
Beginnen Sie schon zu Beginn Ihres Projekts mit dem Risikomanagement. Auf diese Weise können Sie potenzielle Risiken analysieren und nach ihrem Schweregrad ordnen. So können Sie einen Notfallplan erstellen und die schwerwiegendsten Risiken schnell angehen.
8. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Arbeitsbelastung
Die Arbeitsverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des Ressourcenmanagements. Mit ClickUp's Arbeitslast-Ansicht können Sie die Bandbreite Ihrer Teammitglieder sofort sehen, um sie vor Überlastung zu bewahren, was dazu beitragen kann, dass Termine nicht eingehalten werden oder die Qualität der Arbeit sinkt.
9. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben
Verwenden Sie vorgefertigte Automatisierungsrezepte oder passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an, damit sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann
Einer der besten Zeitmanagement-Tools die Ihnen und Ihrem Team zur Verfügung stehen, ist workflow-Automatisierung . Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben können Sie Projekte schneller abschließen und Ihrem Team mehr Zeit für wichtigere Aufgaben geben.
10. Qualitätskontrollen hinzufügen
Eine Checkliste für die Qualitätskontrolle und ein Genehmigungsverfahren stellen sicher, dass Sie Ihre Qualitätsvorgaben einhalten Die ClickUp-Checkliste für die Qualitätskontrolle kann Ihnen helfen, qualitativ hochwertigere Ergebnisse zu liefern. Jedes Ihrer Teammitglieder kann damit seine eigene Arbeit überwachen, und Ihre Prüfer können sicherstellen, dass alles dem Standard entspricht. Wenn Ihr Projekt den Genehmigungsprozess durchläuft, wird alles reibungslos ablaufen. ⛵️
Fühlen Sie sich eingeengt? Versuchen Sie ClickUp
Mit der richtigen Projektmanagement-Software behalten Sie den Überblick über alle Projektvorgaben, vom Zeitplan über das Budget bis hin zu den Risiken und Qualitätskontrollen. So können Sie ein erfolgreiches Projekt managen. 🏆
ClickUp ist das ultimative Werkzeug für projektleitungsteams . Mit Projekt-Dashboards, Automatisierungsfunktionen und Integrationen in die von Ihnen bereits genutzten Tools sorgt es für Ordnung. Und mit Tausenden von Vorlagen zur Auswahl können Sie alle Ihre Projektanforderungen planen und überwachen.
Selbst wenn Ihr Stakeholder kein exzentrischer Milliardär ist, können Sie mit ClickUp das Gefühl bekommen, dass Ihr Projektbudget und Ihre zeitbeschränkungen sind kein Problem.
Apropos Budget: Sie können mit ClickUp beginnen kostenlos zu nutzen. Das passt definitiv in den Rahmen des Projekts.