Suchen Sie nach dem schnellsten Weg, Projekte und Aufgaben konsequent abzuschließen?
Und hoffen Sie vielleicht, dies zu erledigen, indem Sie benutzerdefinierte Workflows speziell für Ihr Team erstellen?
Wir möchten Ihnen sagen, dass dies nicht nur möglich ist, sondern dass es mit der richtigen Automatisierung von Workflows viel einfacher ist, als Sie denken. Die Produktion Ihres Teams ist entscheidend für den Erfolg des gesamten Projekts, und automatisierte Workflows helfen Ihnen, die Ineffizienzen und Engpässe zu beseitigen, die Sie normalerweise zurückhalten.
Der Haken an der Sache ist, dass Sie Folgendes benötigen flexible Automatisierung des Workflows software, die Sie schnell unterstützen und sich an Ihre Prozesse anpassen kann. Was also ist Workflow-Automatisierung und wie kann sie Ihre Probleme lösen?
Lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden, um unsere Best Practices kennenzulernen, hilfreiche Beispiele zu sehen und zu erfahren, wie Sie einen klaren Weg zur Effizienz schaffen können.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Die Automatisierung von Workflows vereinfacht die Ausführung sich wiederholender Aufgaben - in der Regel durch Software -, indem bestimmte Einstellungen vorgenommen werden, um manuelle Prozesse automatisch abzuschließen. Sie wird häufig im Projektmanagement eingesetzt, um den manuellen Aufwand zu reduzieren dateneingabe und zur Automatisierung von Aufgaben zu delegieren arbeit schneller zu erledigen. Sie können Aufgaben oder ganze Workflows automatisieren, um ihren gesamten Business Workflow zu verbessern . Unabhängig davon, ob Sie Workflows zur Ausführung ausgewählter oder manueller Aufgaben halbautomatisieren oder vollständig automatisieren, beschleunigt dieser Prozess die Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit erledigen.
Erstellen Sie benutzerdefinierte Automatisierungen in Ihrem Workflow, um einen "Wenn dies passiert, dann erledige diese Aktion"-Prozess durchzusetzen
Auf der anderen Seite, software zur Automatisierung von Aufgaben ermöglicht es Ihnen, Informationen hinzuzufügen, zu verwalten und zu visualisieren. So können Sie beispielsweise den Status einer Aufgabe oder die für die Aufgabe aufgewendete Zeit speichern und diese Informationen aktualisieren, während Sie die Arbeit erledigen.
Auf diese Weise können Projektmanager, Teamleiter und andere Beteiligte nachverfolgen, was in Ihrem Projekt vor sich geht - auch Ihr Client! Außerdem spart die Automatisierung von Workflows Zeit und Ressourcen (denken Sie an Arbeitsstunden und Kosten für projekt-Budgets ).
Warum sollte man die Arbeit selbst erledigen, wenn eine Software sie stattdessen übernehmen kann? Zu erledigen ist lediglich die Definition der Regelwerke und der Verfahren, die die Arbeitsabläufe automatisieren.
Beispiele für die Automatisierung von Workflows
Automatisierte Workflows werden in zahlreichen Branchen eingesetzt. Und dies sind nur einige beispiele für Automatisierung um Sie zu inspirieren:
- IT: Zurücksetzen von Passwörtern, Erstellung neuer Benutzerkonten, Softwareverteilung, Backup-Verwaltung, Softwareinstallation undIT-Service-Desk-Verwaltung *Gesundheitswesen erstellung von Schicht- und Bereitschaftsplänen, Patientenaufnahme, Patientenentlassung und Übertragung von Patientenakten
- Buchhaltung und Finanzen: Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung, Genehmigung von Ausgaben, Kostenerstattung und Budgetgenehmigung
- Rechtliches: Verwaltung der Vertragsüberprüfung und Vertragsgenehmigung
- Bankwesen: Erstellung von Konten und Kreditgenehmigung
- Marketing: E-Mailverwaltung von Marketingkampagnen und Planung von Beiträgen in sozialen Medien
- Verkauf: angebotsgenehmigungverwaltung der Vertriebspipeline und Planung von MeetingsPersonalwesen: !
3. Mehr Verantwortlichkeit
Durch die automatische Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder wird deren Verantwortung für einen Teil des Workflows deutlich. Mit dem Workflow-Management können Sie den Fortschritt von Aufgaben verfolgen und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um Terminüberschreitungen zu vermeiden.
Außerdem können Sie mit Dashboards und KPIs verbessern Sie kontinuierlich die Leistung Ihrer Workflows und schaffen so effizientere Systeme für das Projektmanagement. Und als ob das noch nicht genug wäre, hilft Ihnen die Software zur Automatisierung von Workflows, Engpässe in Ihrem Geschäft zu erkennen und zu beheben.
Im Allgemeinen führen repetitive Aufgaben dazu, dass sich Mitarbeiter ausgelaugt fühlen. Und das kann auf lange Sicht zu Burnout führen. Diese Aufgaben halten die Mitarbeiter auch von einer zielgerichteten und sinnvollen Arbeit ab.
Machen Sie das Beste aus Ihren Arbeitsabläufen mit Whiteboards - mit der ClickUp Vorlage für Flussdiagramme
Aber die Automatisierung von Workflows bekämpft effektiv die Auswirkungen von sich wiederholenden Arbeiten auf die psychische Gesundheit und die Erfahrung der Mitarbeiter, indem sie wissen, was als nächstes kommt und wer für die jeweilige Aufgabe zuständig ist. Erstellen Sie Flussdiagramme in Whiteboards, um einen klaren Weg für Ihren Workflow-Management-Prozess zu finden.
Folglich bleiben Ihre Mitarbeiter länger in Ihrem Unternehmen, wenn Sie sich auf visuelle Tools für die Automatisierung von Arbeitsabläufen verlassen.
4. Effektive Kundenbetreuung
Die Automatisierung der Beantwortung von Kundenanfragen trägt wesentlich zu einem tadellosen Kundenservice bei. Und die Automatisierung von Workflows eignet sich hervorragend, um einen schnellen und persönlichen Kundenservice zu bieten. Das Ergebnis: Ihre Kunden werden sich wohl fühlen und Ihre Marke mit Freude erleben.
Erfassen Sie wichtige Informationen von Ihren Kunden mit einer integrierten formular zur Nachverfolgung von Rückmeldungen Möchten Sie die Support-Abläufe Ihres Unternehmens mit Workflow-Automatisierung optimieren? Das ClickUp Vorlage für den Kundensupport ermöglicht es Ihnen, ein zweistufiges System einzurichten, das ein Front-Line-Support-Team und ein spezialisiertes Team für die Bearbeitung von Eskalationen umfasst.
Dieser Ansatz stellt sicher, dass Support-Anfragen effizient und effektiv bearbeitet werden und dass auch die komplexesten Probleme die nötige Aufmerksamkeit erhalten. Darüber hinaus enthält unsere Vorlage eine Formular-Ansicht, die benutzerdefiniert werden kann, um alle Informationen zu erfassen, die Ihr Team benötigt.
So können Sie Ihren Kunden erstklassigen Support bieten.
5. Geringere Kosten und unerwartete Ausgaben
Kosteneinsparungen sind ein Nebeneffekt eines effizienten Workflow-Managements. Wenn Sie die Produktivität durch den Abbau manueller Aufgaben steigern, liefern Sie qualitativ hochwertigere Produkte.
Optimierte Workflows senken auch die Kosten für Unternehmen, indem sie die Fluktuationsrate der Mitarbeiter senken und, wie wir gerade erwähnten, einen punktgenauen Kundenservice bieten. Und wir wissen, dass Ihr Business komplex ist.
Deshalb ist der Einsatz der besten Software zur Automatisierung von Workflows unerlässlich, um auch die Fehler im Budget zu limitieren!
Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über das Budget Ihres Projekts und verwalten Sie gleichzeitig Aufgaben und Status in dieser einfach zu verwendenden Vorlage
Mit der ClickUp Vorlage für budgetiertes Projektmanagement können Sie den Fortschritt Ihres Projekts effizient beaufsichtigen und überwachen. Diese benutzerfreundliche Vorlage für Projektmanagement ermöglicht Ihnen eine einfache Nachverfolgung der zeitleiste für das Projekt .
Sie können auch den Status der verschiedenen Aktivitäten sehen, so dass Sie Ihr Budget im Auge behalten können.
Starten Sie die Automatisierung von Workflows mit ClickUp!
Abgesehen von den Integrationen, Dashboards, Erinnerungen und Benachrichtigungen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen, müssen Sie nach weiteren Features in einer Software zur Automatisierung von Workflows suchen. Zum Beispiel, eine Bibliothek von anpassbaren workflow-Vorlagen ist ein absolutes Must-have.
Aber es ist auch wichtig, dass eine Software zur Automatisierung von Workflows es Ihnen ermöglicht, eigene Vorlagen zu erstellen. Niedriger Code ist ein weiteres wichtiges Feature.
Sie könnten Workflows automatisieren, indem Sie selbst Software entwickeln. Aber das wäre Zeitverschwendung, wenn Tools wie ClickUp eine visuelle, intuitive Schnittstelle für Mitarbeiter im Geschäft bieten, um automatisierte Workflows zu erstellen und zu pflegen.
Darüber hinaus bietet die Software zur Automatisierung von Workflows Tools für die Zusammenarbeit. Diese ermöglichen die gemeinsame Erstellung und Optimierung von Workflows durch Business Teams.
Tools wie z.B ClickUp ermöglichen die Erfassung und Konsolidierung von Daten durch anpassbare Formulare. Sie standardisieren und vereinheitlichen den Prozess der Abfrage, des Zugriffs und der Pflege von Informationen von Ihren Benutzern oder Kunden.
Mit anpassbaren Formularen lassen sich doppelte Einträge von Daten wirksam verhindern. Sie ermöglichen aber auch die Umwandlung der erfassten Daten in Aufgaben, die den richtigen Personen zur Weiterverfolgung zugewiesen werden.
Sind Sie neugierig auf weitere Informationen über ClickUp Automatisierungen? Starten Sie mit einer kostenloser Workspace um zu sehen, wie Sie die Effizienz in Ihrem Team steigern können!