Automatisierung von Workflows: Automatisierung von Workflows zur Steigerung der Produktivität

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Suchen Sie nach dem schnellsten Weg, um Projekte und Aufgaben konsistent abzuschließen?

Und möchten Sie dies vielleicht erreichen, indem Sie benutzerdefinierte Workflows speziell für Ihr Team erstellen?

Wir möchten Ihnen zeigen, dass dies nicht nur möglich ist, sondern mit dem richtigen Workflow-Automatisierungsprozess auch viel einfacher ist, als Sie vielleicht denken. Die Produktivität Ihres Teams ist entscheidend für den Erfolg des gesamten Projekts, und automatisierte Workflows helfen Ihnen dabei, Ineffizienzen und Engpässe zu beseitigen, die Sie normalerweise behindern.

Hier ist der Haken: Sie benötigen eine flexible Software zur Workflow-Automatisierung, die Sie schnell unterstützt und sich an Ihre Prozesse anpassen lässt. Was ist also Workflow-Automatisierung und wie kann sie Ihre Probleme lösen?

Lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden, um unsere Best Practices kennenzulernen, hilfreiche Beispiele zu sehen und zu erfahren, wie Sie einen klaren Weg zur Effizienz schaffen können.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Die Automatisierung von Workflows vereinfacht die Ausführung wiederholter Aufgaben – in der Regel mithilfe von Software –, indem bestimmte Richtlinien festgelegt werden, um manuelle Prozesse automatisch abzuschließen. Sie wird häufig im Projektmanagement eingesetzt, um die manuelle Dateneingabe zu reduzieren und Aufgaben zu automatisieren, um Arbeiten schneller zu delegieren .

Sie können Aufgaben oder ganze Workflows automatisieren, um Ihren gesamten Geschäftsablauf zu verbessern. Unabhängig davon, ob Sie Workflows zur Ausführung ausgewählter oder manueller Aufgaben halbautomatisieren oder vollständig automatisieren, beschleunigt dieser Prozess die Erledigung Ihrer Arbeit.

Mit einer Software zur Aufgabenautomatisierung hingegen können Sie Informationen hinzufügen, verwalten und visualisieren. Sie können beispielsweise den Status einer Aufgabe oder die für die Aufgabe aufgewendete Zeit speichern und diese Informationen während der Arbeit aktualisieren.

Auf diese Weise können Projektmanager, Teamleiter und andere Beteiligte die Nachverfolgung des Fortschritts Ihres Projekts durchführen – einschließlich Ihrer Clients! Darüber hinaus spart die Automatisierung des Workflows Zeit und Ressourcen (denken Sie an Arbeitsstunden und Kosten für Projektbudgets ).

Was bringt es schließlich, eine Arbeit selbst zu erledigen, wenn sie stattdessen von einer Software übernommen werden kann? Sie müssen lediglich die Regeln und Verfahren definieren, die die Workflows automatisieren.

Beispiele für Workflow-Automatisierung

Automatisierte Workflows kommen in vielen Branchen zum Einsatz. Hier sind einige Beispiele für Automatisierung, die Sie inspirieren sollen:

Sehen Sie sich diese Angebotsvorlagen an!

Schritte zur Automatisierung von Workflows

Ganz gleich, ob Sie Ihren Prozess des Projektmanagements oder Ihr System für das Workflow-Management verbessern möchten, Sie können ganz einfach Ihre eigene Lösung für die Workflow-Automatisierung erstellen.

Befolgen Sie diese Schritte, um sofort loszulegen.

Schritt 1: Den Workflow verstehen

Die Automatisierung von Workflows beginnt mit der Sammlung von Informationen darüber, wie der Workflow-Management-Prozess derzeit funktioniert. Sie müssen verstehen, wie Teams Aufgaben ausführen, wie diese zwischen den Abteilungen fließen und was die Effizienz und die Projektergebnisse beeinflusst.

Bestimmen Sie außerdem, was jede Aufgabe im Workflow auslöst und was zu Änderungen führt. Finden Sie heraus, um welche Änderungen es sich handelt und nach welchen Kriterien jede Aufgabe abgeschlossen wird.

Mit anderen Worten: Formulieren Sie alle Ereignisse und Bedingungen, die Aufgaben entlang Ihres Workflows vorantreiben. Denken Sie daran, dass das Ziel der Entwicklung eines Systems für die Automatisierung der Workflow-Automatisierung darin besteht, Aufgaben an die richtigen Personen weiterzuleiten.

Schritt 2: Entwerfen Sie den Workflow

Bevor Sie Workflow-Software zur Automatisierung von Aufgaben einsetzen, sollten Sie zunächst den gesamten Prozess skizzieren. Sie können Ihren Workflow in einem Dokument festhalten, aber eine visuelle Darstellung in einer Workflow-Management-Software ist hilfreicher, um Ineffizienzen zu identifizieren.

Die beste Software zur Workflow-Automatisierung hilft Ihnen nicht nur dabei, den gesamten Prozess zu visualisieren, sondern ermöglicht es Teams auch, gleichzeitig am Workflow zusammenzuarbeiten.

Schritt 3: Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Integration

Die Eingaben, die einen Workflow speisen, können aus verschiedenen Quellen stammen. Dazu gehören:

Markieren Sie in Ihrem Entwurf für den Workflow die Aufgaben, für die Daten aus externen Apps oder Systemen benötigt werden. Überprüfen Sie nun, welche Integrationen Ihre Workflow-Software unterstützt.

Untersuchen Sie auf dieser Grundlage, wie Sie den Workflow anpassen müssen, um die Integrationsanforderungen zu erfüllen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise Aufgaben in kleinere Arbeitseinheiten aufteilen.

Schritt 4: Beheben Sie die Ineffizienzen

Neben den Aufgaben, die durch Integrationen automatisiert werden können, gibt es möglicherweise noch weitere Punkte der Automatisierung in Ihrem Workflow. Dabei handelt es sich beispielsweise um Ineffizienzen wie:

Heben Sie diese Ineffizienzen hervor und konfigurieren Sie den Workflow neu, um sie zu beseitigen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise den Ausführenden einer Aufgabe klären oder festlegen, in welcher App die einzige Quelle der Wahrheit sein muss.

Bonus: Workflow-Analyse!

Schritt 5: Erstellen Sie den Workflow

Nachdem Ihr Workflow nun richtig skizziert wurde und die meisten Ihrer Ineffizienzen behebt, ist es an der Zeit, ihn zum Leben zu erwecken. Mit den meisten Programmen für Workflow-Automatisierung können Sie Workflows in mehreren Ansichten erstellen.

Sie können beispielsweise einen Workflow in den Ansichten „Mindmaps“, „Prozesskarten“, „Gantt“ oder „Kalender“ erstellen, um Ihrem Team maximale Sichtbarkeit zu bieten. Auch hier gilt: Die beste Software zur Workflow-Automatisierung erspart Ihnen den Wechsel zwischen verschiedenen tools, um Ihre Aufgaben zu entwerfen, zu skizzieren, aufzubauen und schließlich zu automatisieren.

Verwenden Sie die im vorherigen Schritt gesammelten Informationen, um jede Aufgabe zu beschreiben. Je nach der von Ihnen verwendeten Software zur Automatisierung von Workflows und der Komplexität der Aufgabe fügen Sie ein Textdokument mit der Standardarbeitsanweisung als Anhang bei.

Fügen Sie schließlich den Aufgaben Unteraufgaben hinzu, damit Sie Arbeitseinheiten verfolgen können, die kleiner als eine Aufgabe sind. Und vergessen Sie nicht, den Teilnehmern Ihres Workflows Benutzerrollen (und Berechtigungen) zuzuweisen!

Schritt 6: Erstellen Sie die Automatisierungen

Sie sind noch nicht erledigt mit der Erstellung Ihres automatisierten Workflows! In dieser Phase müssen Sie Workflow-Automatisierungen für Ihre Aufgaben erstellen. Auf diese Weise automatisieren Sie wiederkehrende Aktionen innerhalb Ihrer Aufgaben.

Wenn Sie sich für ClickUp als Ihre Software zur Automatisierung von Workflows entscheiden, können Sie entweder integrierte oder benutzerdefinierte ClickUp-Automatisierungen erstellen. Beginnen wir mit der ersten Option.

Hier sind einige Beispiele für integrierte Automatisierungen in ClickUp:

Wenn die integrierten Automatisierungen von ClickUp Ihren Anforderungen nicht gerecht werden, benötigen Sie benutzerdefinierte Automatisierungen. Diese müssen Sie so definieren, dass sie der Struktur der von Ihnen gewählten Workflow-Automatisierungssoftware entsprechen.

In ClickUp besteht eine benutzerdefinierte Workflow-Automatisierung aus:

Schritt 7: Testen, überwachen und optimieren Sie Ihren Workflow kontinuierlich.

Richten Sie die Integrationen ein und legen Sie für jede Aufgabe die zuständigen Mitarbeiter, ein Startdatum und ein Fälligkeitsdatum fest. Führen Sie den Workflow mit einigen Testern durch und prüfen Sie, ob alles wie erwartet funktioniert. Ist dies nicht der Fall, passen Sie den Workflow an und wiederholen Sie den Testvorgang.

Wenn der Test erfolgreich ist, ist es an der Zeit, den Workflow für das gesamte Team in Betrieb zu nehmen und mit der Überwachung zu beginnen. Wenn Sie Anzeichen für Ineffizienzen feststellen, müssen Sie den Workflow optimieren.

Beispielsweise könnten Sie einen Rückgang der Produktivität feststellen, dass der Workflow zu lange dauert, um den Auftrag abzuschließen, oder dass ein Ergebnis nicht den Anforderungen entspricht. Wenn Sie diese Probleme jetzt erkennen, wird Ihnen das langfristig helfen.

Die Festlegung von KPIs für Ihren automatisierten Workflow ist eine bewährte Vorgehensweise. Sie helfen Ihnen bei der Optimierung des Workflows. Außerdem belegen sie gegenüber Führungskräften, dass Ihre Workflow-Automatisierung die von Ihnen erwarteten Ergebnisse erzielt hat.

Verwenden Sie Dashboards (und benutzerdefinierte Dashboards) sowie benutzerdefinierte Felder, um Ihre KPIs zu melden. In ClickUp können Sie beispielsweise auf Dashboards für die Berichterstellung zurückgreifen, um den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen und Hindernisse zu identifizieren.

Schritt 8: Schulen Sie Ihr Team

Dieser Schritt ist besonders relevant, wenn Ihr Unternehmen oder Ihr Team kürzlich eine Software für die Automatisierung von Workflows eingeführt hat. Bringen Sie ihnen die Verwendung der Software bei, damit sie sofort loslegen können, wenn sie beginnen, Ihre automatisierten Workflows zu befolgen.

Wenn Sie einen Workflow verbessern, müssen Sie außerdem das Team auf die Änderungen vorbereiten. Möglicherweise benötigen Sie sogar ein Change-Management-Programm, wenn die Änderungen zu umfangreich sind und Ihr Team noch keine Erfahrung mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen hat.

Die Kommunikation an einem zentralen Ort zu bündeln, hilft Teams dabei, Informationen leichter zu verarbeiten (und bei Bedarf zu verschieben). Die Zuweisung von Aufgaben ist entscheidend, da sie dazu beiträgt, dass Verantwortlichkeiten klar definiert sind.

Anschließend werden Einzelpersonen für das Abschließen bestimmter Aufgaben innerhalb eines Projekts oder einer Organisation verantwortlich gemacht.

5 Vorteile der Workflow-Automatisierung

Wiederkehrende manuelle Aufgaben müssen nicht komplex sein, um Ihre Zeit und die Ressourcen Ihres Teams zu verschwenden. Stattdessen sollten Sie von der Workflow-Automatisierung profitieren, um die routinemäßigen, vorhersehbaren und planbaren Aufgaben zu bewältigen, die Sie täglich erledigen.

Das Problem ist, dass viele dieser Aufgaben zwar einfach und zweifellos zeitaufwändig sind, aber auch fehleranfällig sind und sich auf den gesamten Geschäftsprozess auswirken. Tools für die Workflow-Automatisierung begrenzen die Risiken, die mit der manuellen Dateneingabe verbunden sind, und bieten gleichzeitig eine Vielzahl weiterer Vorteile.

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Vorteile, die sich aus der tatsächlichen Nutzung der Workflow-Automatisierung ergeben.

1. Höhere Produktivität mit weniger Ressourcen

Automatisierte Aufgaben und Workflows lassen sich schneller abschließen. Außerdem müssen Sie Aufgaben nicht mehr manuell durch den Workflow schieben. Beispielsweise ändern sich bei Bugfixes Status, Mitarbeiter oder Fälligkeitsdatum je nach vordefinierten Regeln.

Mit der Automatisierung von Workflows vergessen Sie beispielsweise nie wieder, einem Client eine Rechnung zu stellen, was allen Teams Zeit spart, von der Personalabteilung über die Beschaffung bis hin zum Projektmanagement. Stattdessen wird die Rechnung automatisch versendet, während sich alle anderen auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.

Es macht nie Spaß, der Engpass zu sein.

Durch die Automatisierung von Workflows können Sie außerdem mit weniger Ressourcen mehr erreichen und so Ihre Produktivität erhalten. Es ist ganz einfach, Aufgaben wie die Zuweisung von Arbeit an Freiberufler, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Bereitstellung von Schulungsunterlagen für Mitarbeiter zu automatisieren.

Möchten Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen optimieren und standardisieren? Unsere Prozess- und Verfahrensvorlage führt Sie durch die notwendigen Schritte zur Erstellung eines umfassenden und dynamischen Prozessdokuments.

Darüber hinaus bietet die ClickUp-Whiteboard-Feature die Möglichkeit, zu visualisieren, wie verschiedene Prozesse miteinander verbunden sind und ineinanderfließen, sodass Sie einen optimierten und effizienten Workflow erstellen können.

2. Verbesserte Zusammenarbeit, Sichtbarkeit und Kommunikation

Durch die Automatisierung von Workflows können Teammitglieder die Arbeit der anderen einsehen und werden sich der individuellen Beiträge zum Projekt bewusst. Diese Sichtbarkeit verringert die Wahrscheinlichkeit, dass sich Teammitglieder gegenseitig in die Quere kommen.

Außerdem bietet sie die Möglichkeit, Aufgaben zu kommentieren, um Hilfe anzubieten oder um Hilfe zu bitten. Deshalb verhindert Workflow-Automatisierungssoftware Kommunikationslücken. Sie fordert zum richtigen Zeitpunkt die richtige Person zur Eingabe auf und protokolliert die Nachrichten, sodass Sie sie später für die Nachverfolgung nachverfolgen können.

Identifizieren Sie Engpässe in der Kommunikation schneller, indem Sie E-Mails für einfache Aufgaben vermeiden. Weisen Sie Benutzern Kommentare zu, um sicherzustellen, dass sie Ihren Kommentar sehen und ihn nach der Beantwortung als fertiggestellt markieren.

Darüber hinaus unterstützt Workflow-Automatisierungssoftware sowohl die interne als auch die externe Kommunikation. So können Sie beispielsweise Ihr Team koordinieren, Kunden kontaktieren, Zahlungen einfordern und Freiberuflern Aufgaben zuweisen – und das alles mit automatisierter Projektmanagement-Kommunikation.

In unserem Blog erfahren Sie, wie Workflow-Automatisierungssoftware das E-Mail-Aufgabenmanagement unterstützt!

3. Mehr Verantwortlichkeit

Durch die automatische Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder wird deren Verantwortung für einen Teil des Workflows klar. Mit dem Workflow-Management können Sie den Fortschritt von Aufgaben verfolgen und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um Terminüberschreitungen zu vermeiden.

Darüber hinaus können Sie mit Dashboards und KPIs die Leistung Ihrer Workflows kontinuierlich verbessern und so effizientere Systeme für das Projektmanagement schaffen. Und als ob das noch nicht genug wäre, hilft Ihnen Software für die Automatisierung von Workflows dabei, Engpässe in Ihren Geschäftsprozessen zu identifizieren und zu beheben.

Im Allgemeinen führen wiederholende Aufgaben dazu, dass sich Mitarbeiter ausgelaugt fühlen. Auf lange Sicht kann dies zu Burnout führen. Außerdem halten diese Aufgaben die Mitarbeiter davon ab, sich auf sinnvolle und wichtige Arbeiten zu konzentrieren.

Die Automatisierung von Workflows wirkt sich jedoch positiv auf die psychische Gesundheit und die Mitarbeiterzufriedenheit aus, da klar ist, was als Nächstes zu tun ist und wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist. Erstellen Sie Flussdiagramme in Whiteboards, um einen klaren Überblick über Ihren Workflow-Management-Prozess zu erhalten.

Wenn Sie sich auf visuelle Tools zur Automatisierung des Workflows verlassen, bleiben Ihre Mitarbeiter länger in Ihrem Unternehmen.

4. Effektiver Kundenservice

Die Automatisierung von Antworten auf Kundenanfragen trägt wesentlich zu einem einwandfreien Kundenservice bei. Die Automatisierung von Workflows eignet sich hervorragend für einen schnellen und personalisierten Kundenservice. Als Ergebnis werden Ihre Kunden zufrieden sein und Ihre Marke positiv wahrnehmen.

Möchten Sie die Support-Abläufe Ihres Unternehmens durch Workflow-Automatisierung optimieren? Mit der ClickUp-Vorlage für den Kundensupport können Sie ein zweistufiges System einrichten, das ein Frontline-Support-Team und ein spezialisiertes Team für die Bearbeitung von Eskalationen umfasst.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass Supportanfragen effizient und effektiv bearbeitet werden und dass auch die komplexesten Probleme die erforderliche Aufmerksamkeit erhalten. Darüber hinaus enthält unsere Vorlage eine Formularansicht, die so angepasst werden kann, dass alle Informationen erfasst werden, die Ihr Team benötigt.

So können Sie Ihren Kunden einen erstklassigen Support bieten.

5. Reduzierte Kosten und unerwartete Ausgaben

Kosteneinsparungen sind ein Nebeneffekt eines effizienten Workflow-Managements. Wenn Sie die Produktivität durch die Reduzierung manueller Aufgaben steigern, liefern Sie Produkte von höherer Qualität.

Optimierte Workflows senken auch die Kosten für Unternehmen, indem sie die Fluktuationsrate der Mitarbeiter verringern und, wie bereits erwähnt, einen präzisen Kundenservice bieten. Und wir wissen, dass Ihre Geschäftsprozesse komplex sind.

Deshalb ist die Einführung der besten Software für die Automatisierung des Workflows auch für die Begrenzung von Budgetfehlern unerlässlich!

Überwachen und kontrollieren Sie den Fortschritt Ihres Projekts effizient mit der Vorlage „Budgetiertes Projektmanagement“ von ClickUp. Diese benutzerfreundliche Projektmanagement-Vorlage ermöglicht es Ihnen, die Zeitleiste Ihres Projekts einfach zu verfolgen.

Sie können auch den Status der verschiedenen Aktivitäten einsehen und so Ihr Budget im Blick behalten.

Beginnen Sie mit der Automatisierung von Workflows mit ClickUp!

Neben den Integrationen, Dashboards, Erinnerungen und Benachrichtigungen, die Ihren Anforderungen entsprechen, sollten Sie bei einer Software für Workflow-Automatisierung auch auf weitere Features achten. So ist beispielsweise eine Bibliothek mit anpassbaren Workflow-Vorlagen ein absolutes Muss.

Es ist jedoch auch wichtig, dass Sie mit einer Software für die Workflow-Automatisierung Ihre eigenen Vorlagen erstellen können. Low Code ist ein weiteres wichtiges Feature.

Sie könnten Workflows automatisieren, indem Sie selbst Software entwickeln. Das wäre jedoch Zeitverschwendung, da Tools wie ClickUp eine visuelle, intuitive Benutzeroberfläche bieten, über die Mitarbeiter automatisierte Workflows erstellen und verwalten können.

Darüber hinaus bietet Workflow-Automatisierungssoftware Tools für die Zusammenarbeit. Diese ermöglichen die gemeinsame Erstellung und Optimierung von Workflows durch Geschäftsteams.

Tools wie ClickUp ermöglichen die Erfassung und Konsolidierung von Daten über benutzerdefinierte Formulare. Sie standardisieren und vereinheitlichen den Prozess der Anforderung, des Zugriffs und der Pflege von Informationen Ihrer Benutzer oder Kunden.

Anpassbare Formulare sind sehr effektiv, um doppelte Einträge zu vermeiden. Sie ermöglichen es aber auch, erfasste Daten in Aufgaben umzuwandeln, die den richtigen Personen zur Weiterverfolgung zugewiesen werden.

Möchten Sie weitere Informationen über die Automatisierungen von ClickUp erhalten? Starten Sie mit einem kostenlosen Workspace und sehen Sie selbst, wie Sie die Effizienz Ihrer Teams steigern können!