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Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, die Projektanforderungen zu validieren, zu dokumentieren und zu priorisieren. Diese Aufgaben sind für den Erfolg des Projekts von grundlegender Bedeutung, bringen jedoch eine Reihe von Herausforderungen mit sich.
Viele moderne Projekte sind Teil größerer Ökosysteme oder Programme, deren Erfolg von der Koordination mehrerer voneinander abhängiger Projekte abhängt. Die Definition von Anforderungen wird komplex, da sie die Abstimmung von Zielen über verschiedene Initiativen hinweg, das Management von Abhängigkeiten und die Aufrechterhaltung einer gut koordinierten Projektarchitektur umfasst.
In diesem Leitfaden gehen wir auf Strategien, Tools und Techniken ein, mit denen Sie das eigentliche Ziel hinter dem angeforderten Projekt aufdecken und es dem Team vermitteln können. 🌐
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Was sind Projektanforderungen?
Projektanforderungen sind die spezifischen Standards, Faktoren oder Bedingungen, die ein Projekt erfüllen muss, um erfolgreich zu sein. Anforderungen helfen dem Projektteam zu verstehen, was seine Ziele sind, welche Limite es hat und was es erreichen möchte.
Sie stellen außerdem sicher, dass alle Projektbeteiligten wissen, was erwartet wird, und dass das Projekt planmäßig verläuft. Anforderungen umfassen beispielsweise, was zu erledigen ist, wann es zu erledigen ist und wie viel es kosten wird.
Indem sie die Anforderungen in der Nachverfolgung im Blick behalten und regelmäßig überprüfen, ob die Meilensteine erreicht werden, können Projektmanager Risiken reduzieren, gute Entscheidungen treffen und sich auf die Einhaltung von Terminen konzentrieren!
Weitere Informationen zu Anforderungsmanagementplanung !
Warum ist das Erfassen von Anforderungen an das Projekt wichtig?
Das Verstehen und Sammeln von Projektanforderungen ist ein wichtiger Prozess im Projektmanagement. Es stellt sicher, dass alle am Projekt beteiligten Parteien, von den Team-Mitgliedern über die Stakeholder bis hin zu den Benutzern, aufeinander abgestimmt sind und sich verstehen.
Diese gemeinsame Vision, die durch einen transparenten Prozess entstanden ist, schafft klare Erwartungen und bildet einen grundlegenden Aspekt einer effektiven Projektplanung, -durchführung und -kontrolle. Das Sammeln von Anforderungen hilft bei der Erstellung realistischer Projektpläne, Zeitleisten und Budgets und liefert Informationen für Entscheidungen hinsichtlich der Ressourcenzuweisung, der Aufgabenverteilung und der Projektplanung.
Es dient als Maßstab für die Messung des Fortschritts beim Projekt und legt konkrete, definierbare Ziele fest, auf die das Team hinarbeiten kann. Es ist auch eine proaktive Maßnahme, die dabei hilft, potenzielle Probleme und Risiken zu identifizieren und diese bereits in der Planungsphase zu minimieren. Dieser vorausschauende Ansatz verringert die Wahrscheinlichkeit späterer unangenehmer Überraschungen und verhindert Projektverzögerungen oder potenzielle Kostenüberschreitungen.
Die verschiedenen Arten von Dokumenten für die Projektanforderungen
Jedes erfolgreiche Projekt hängt von einem soliden Verständnis seiner Anforderungen ab. Projektanforderungen bilden die Grundlage für die Projektplanung, -durchführung und den letztendlichen Erfolg. Wir werden uns mit den vier verschiedenen Arten von Projektanforderungen befassen, auf die sich Projektmanager und Stakeholder vor Beginn der Arbeiten einigen müssen.
Funktionale Anforderungen
Funktionale Anforderungen beschreiben bestimmte Funktionen, Aktionen und Verhaltensweisen, die das Endprodukt oder die Dienstleistung des Projekts aufweisen sollte. Funktionale Anforderungen werden oft in klaren und messbaren Begriffen ausgedrückt. Es gibt keinen Raum für Unklarheiten! Diese Anforderungen sind von entscheidender Bedeutung, da sie die Grundlage für das Design, die Entwicklung und das Testen der Kernfunktionen des Projekts bilden.
Beispiele für funktionale Anforderungen sind:
- Benutzerauthentifizierung: Das System sollte Benutzern eine sichere Anmeldung mit Benutzername und Passwort ermöglichen.
- Zahlungsabwicklung: Die Anwendung muss Transaktionen mit Kreditkarten verarbeiten und Zahlungsbelege erstellen.
- Validierung von Einträgen: Das System sollte Datenvalidierungsregeln durchsetzen, um genaue und konsistente Informationen zu gewährleisten.
Nicht-funktionale Anforderungen
Nicht-funktionale Anforderungen konzentrieren sich auf die Qualitätsmerkmale und Eigenschaften des Endprodukts oder der Dienstleistung des Projekts. Im Gegensatz zu funktionalen Anforderungen beschreiben sie keine spezifischen Aktionen oder Funktionen. Stattdessen legen nicht-funktionale Anforderungen Kriterien für die Bewertung der Gesamtleistung, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit des Projekts fest.
Sie sind unerlässlich, um die Erwartungen der Projektbeteiligten zu erfüllen und den Erfolg des Projekts über seine Kernfunktionen hinaus zu gewährleisten. Beispiele für nicht-funktionale Anforderungen sind:
- Leistung: Die Anwendung sollte bei 90 % der Interaktionen innerhalb von zwei Sekunden auf Anfragen der Benutzer reagieren.
- Sicherheit: Das System muss den Branchenstandards für Datenschutz und Verschlüsselung entsprechen.
- Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzeroberfläche sollte intuitiv und für Menschen mit Behinderungen zugänglich sein.
Technische Anforderungen
Technische Anforderungen decken die technischen Aspekte des Projekts ab und umfassen Hardware, Software, Plattformen und Technologien, die für einen erfolgreichen Projektverlauf erforderlich sind. Diese Anforderungen dienen dem Entwicklungsteam als Leitfaden, und der ausgewählte Technologie-Stack ist auf die Projektziele abgestimmt.
Das Verständnis der technischen Anforderungen ist entscheidend für die Sicherheit einer gut integrierten und kompatiblen Lösung. Beispiele für technische Anforderungen sind:
- Betriebssystemkompatibilität: Die Anwendung sollte mit den Betriebssystemen Windows, macOS und Linux kompatibel sein.
- Datenbankmanagementsystem: Das Projekt wird Oracle als primäres Datenbankmanagementsystem verwenden.
- Programmiersprachen: Das System wird mit Python und JavaScript entwickelt.
Geschäftliche Anforderungen
Geschäftliche Anforderungen definieren die übergeordneten Ziele und Ergebnisse, die das Projekt aus geschäftlicher Sicht erreichen soll. Sie bieten einen breiteren Kontext für das Projekt und richten es an den Unternehmenszielen aus. Das Verständnis der geschäftlichen Anforderungen ist für Projektmanager entscheidend, um nachzuweisen, dass das Projekt einen greifbaren Wert liefert und den Anforderungen der Unternehmensleitung entspricht.
Beispiele für geschäftliche Anforderungen sind:
- Marktanteil steigern: Das Projekt soll innerhalb von sechs Monaten nach dem Start zu einer Steigerung des Marktanteils um 10 % beitragen.
- Kostenreduzierung: Die Anwendung soll durch die Automatisierung manueller Prozesse die Betriebskosten senken.
- Kundenzufriedenheit: Das Endprodukt des Projekts muss die Kundenzufriedenheit durch die Optimierung der Support-Leistungen verbessern.
Wie man Projektanforderungen schreibt und dokumentiert
Schritt 1: Definieren Sie den Projektumfang und die Projektziele.
Der erste Schritt bei der Definition von Anforderungen besteht darin, ein Projektdokument zu erstellen, in dem der Umfang und die Ziele Ihres Projekts dargelegt werden. Dies hilft Ihnen dabei, die Grenzen für das, was das Projekt erreichen soll, zu definieren und einen Fahrplan für die Umsetzung zu erstellen. Achten Sie darauf, die Namen der relevanten Projektbeteiligten für jede Funktion oder jedes Team anzugeben, damit alle über die Eigentümerschaft auf dem Laufenden sind.
Erfahren Sie mehr über wichtige Projektdokumentation !
Schritt 2: Sammeln Sie Business- und Stakeholder-Anforderungen
Sobald der Umfang und die Ziele definiert sind, ist es an der Zeit, mit der Ermittlung der Anforderungen fortzufahren. Dieser Prozess umfasst die Einbeziehung wichtiger Stakeholder, um Anforderungen, Kontext und Fachwissen darüber zu sammeln, was in den Leistungen des Projekts enthalten sein muss.
Stellen Sie während dieser Sitzungen Fragen, die Ihnen helfen, die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen für Ihr Projekt zu bestimmen. Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse, da dies Ihnen dabei hilft, einen umfassenden Satz klarer Anforderungen zu erstellen!
Bonus: Tools für das Anforderungsmanagement!
Schritt 3: Anforderungen dokumentieren
Sobald alle Anforderungen gesammelt wurden, ist es wichtig, ein einziges Dokument zu erstellen, das alle Anforderungen zusammenfasst. Dieses Dokument sollte nicht nur funktionale, nicht-funktionale und Benutzeranforderungen enthalten, sondern auch alle Einschränkungen oder Annahmen, die während des Prozesses gemacht wurden.
Bonus: Fügen Sie auf der Grundlage der gesammelten Anforderungen eine geschätzte Zeitleiste und ein Budget für das Projekt hinzu. Dies hilft Ihnen dabei, einen realistischen Plan für die Umsetzung zu erstellen!
Schritt 4: Anforderungen überprüfen und validieren
Sobald die Anforderungen des Projekts dokumentiert sind, ist es wichtig, sie mit den Schlüssel-Stakeholdern zu überprüfen und ihre Richtigkeit zu bestätigen. Dieser Prozess sollte eine Überprüfung aller Annahmen umfassen, die während der Workshops zur Ermittlung der Anforderungen getroffen wurden, sowie die Validierung aller möglicherweise identifizierten Einschränkungen.
Dies ist auch eine Gelegenheit, um zu diskutieren, wie sich Änderungen an den Anforderungen auf andere Aspekte des Projekts auswirken könnten. Sobald sich alle Beteiligten über die Anforderungen einig sind, kann das Dokument fertiggestellt und an die gesamte Gruppe freigegeben werden!
Schritt 5: Anforderungen überwachen und kontrollieren
Die Überwachung und Kontrolle der Projektanforderungen wird Teil Ihrer täglichen Workload zur Unterstützung des Projektteams sein. Durch die genaue Überwachung der Anforderungen können Projektmanager Scope Creep bewerten und Anpassungen vornehmen, um das Projekt auf Kurs zu halten. Dies minimiert die Auswirkungen auf die Zeitleiste, die Kosten und die allgemeine Stabilität des Projekts.
Um Projektanforderungen effektiv zu kontrollieren, sparen Sie Zeit durch die Implementierung eines formellen Änderungskontrollprozesses. Dieser Prozess bewertet und genehmigt Anforderungsänderungen, um sie an den Projektzielen auszurichten.
Mithilfe einer Anforderungs-Traceability-Matrix (RTM) werden die Projektleistungen mit bestimmten Anforderungen verknüpft, wodurch eine klare Sichtbarkeit auf den Fortschritt entsteht. (Mehr dazu später!)
5 Strategien zum Verwalten von Projektanforderungen
Ein detaillierter und gut strukturierter Plan ist die Grundlage für die Verwaltung der Anforderungen eines Projekts und die Erreichung der gewünschten Ziele. Hier sind fünf Strategien, die Ihnen helfen, Ihre Projektanforderungen effektiv zu verwalten!
1. Holen Sie sich Einblicke von Projektleitern
Die Priorisierung der gesammelten Anforderungen ist eine unverzichtbare Aufgabe für das Projektteam. Dieser Prozess sorgt für eine einheitliche Ausrichtung aller Beteiligten auf die Ziele des Projekts und hält das Projekt auf Kurs.
Das Verständnis der Beziehungen zwischen Anforderungen und die Identifizierung der für den Projekterfolg wichtigsten Anforderungen sind Schlüsselelemente einer effektiven Priorisierung. Durch die Festlegung klarer Prioritäten kann sich das Team auf die Umsetzung der wichtigsten Features und Funktionen konzentrieren, die Wirkung des Projekts maximieren und den Stakeholdern einen Wert bieten.
Noch wichtiger ist, dass alle Abhängigkeiten behandelt werden, die Sie beachten müssen. Sie können eine logische Abfolge von Aktivitäten erstellen, sodass eine Aufgabe fertiggestellt sein muss, bevor eine andere begonnen werden kann. So vermeiden Sie Ineffizienzen und Verzögerungen, die durch Aufgaben entstehen, die nicht in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden!
2. Führen Sie Workshops zur Ermittlung von Anforderungen durch
Workshops zur Ermittlung von Anforderungen sind im Wesentlichen Brainstorming-Sitzungen, in denen die Anforderungen eines Projekts diskutiert werden. An diesen Workshops nehmen Stakeholder aus relevanten Abteilungen wie Entwicklung, Marketing, Vertrieb und IT teil, die sich zusammensetzen, um Ideen zu sammeln und zu konkreten Projektanforderungen auszuarbeiten. Während dieser Sitzungen können Tools wie Mindmaps oder digitale Whiteboards verwendet werden, um in Echtzeit oder asynchron zusammenzuarbeiten.
Sobald alle Anforderungen bewertet und priorisiert wurden, kann das Projektteam mit der Entwicklung des detaillierten Plans für das Projekt fortfahren. Dieser umfasst eine Zeitleiste, ein Budget, die Ressourcenzuweisung und alle anderen Ressourcen, die für den Erfolg des Projekts erforderlich sind.
Beziehen Sie sich auf Ihre Mindmap oder Ihr Whiteboard aus dem Workshop und greifen Sie bei Bedarf weiterhin auf die Informationen zurück!
3. Befolgen Sie einen agilen Prozess des Projektmanagements
In der heutigen schnelllebigen und sich rasch wandelnden Geschäftswelt ist agiles Projektmanagement zu einem entscheidenden Ansatz für den Erfolg der Projektabwicklung geworden. Agile Methoden sind darauf ausgelegt, sich an Veränderungen anzupassen, die Zusammenarbeit zu fördern und Kundenbedürfnisse zu priorisieren, wodurch sie sich gut für die Komplexität moderner Projekte eignen.
Agiles Projektmanagement zeichnet sich durch seine Anpassungsfähigkeit an Veränderungen, die Priorisierung von Kundenbedürfnissen, die Förderung der Zusammenarbeit, die Verkürzung der Markteinführungszeit und die Förderung kontinuierlicher Verbesserungen aus.
Bei der Einstellung eines agilen Anforderungsmanagementsystems ist es wichtig, Folgendes zu berücksichtigen:
- Legen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden Stakeholder fest.
- Erstellen Sie eine Reihe von Kriterien, um zu bestimmen, wann Änderungen an den Anforderungen vorgenommen werden sollten und wann nicht.
- Definieren Sie einen klaren Prozess für die Verwaltung von Änderungen an Projektanforderungen.
- Richten Sie Mechanismen für die Berichterstellung ein, mit denen Stakeholder die Nachverfolgung des Fortschritts durchführen und potenzielle Probleme angehen können.
- Richten Sie Kommunikationskanäle zwischen den Beteiligten ein, damit alle über Änderungen oder Aktualisierungen informiert werden.
4. Wenden Sie einen Änderungskontrollprozess an
Der Aufbau eines robusten Änderungskontrollprozesses ist unerlässlich, um Änderungen an Projektanforderungen zu verwalten und sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß bewertet, genehmigt und umgesetzt werden.
Hier finden Sie eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines effektiven Änderungskontrollprozesses!
Änderungskategorien definieren: Identifizieren Sie verschiedene Arten von Änderungen, die während des Projekts auftreten können, z. B. Änderungen des Umfangs, Änderungen der Anforderungen, Anpassungen des Zeitplans oder Umverteilungen von Ressourcen. Die Kategorisierung von Änderungen hilft dabei, ihre Auswirkungen zu verstehen und geeignete Genehmigungsstufen zu definieren.
Formulieren Sie Verfahren für Änderungsanfragen: Legen Sie klare Verfahren für die Einreichung von Änderungsanfragen fest. Definieren Sie das erforderliche Format, die Dokumentation und die Informationen, die die Beteiligten in ihren Änderungsanfragen angeben sollten. Dadurch wird sichergestellt, dass Änderungsanfragen gut strukturiert sind und alle für die Bewertung erforderlichen Details enthalten.
Führen Sie eine Änderungsbewertung und Wirkungsanalyse durch: Entwickeln Sie Kriterien für die Bewertung von Änderungswünschen. Legen Sie fest, wer für die Bewertung der vorgeschlagenen Änderungen und die Durchführung einer Wirkungsanalyse verantwortlich ist. Diese Analyse sollte Faktoren wie Zeitleiste, Budget, Verfügbarkeit von Ressourcen und potenzielle Risiken berücksichtigen.
Entwerfen Sie einen Genehmigungs- und Überprüfungsprozess: Benennen Sie eine Genehmigungsinstanz oder ein Änderungskontroll-Board, das für die Überprüfung und Genehmigung oder Ablehnung von Änderungsanträgen zuständig ist. Richten Sie einen regelmäßigen Überprüfungsplan ein, um Änderungsanträge zeitnah zu bewerten und Verzögerungen bei der Durchführung des Projekts zu vermeiden.
Implementieren Sie einen Kommunikationsplan: Informieren Sie alle relevanten Stakeholder über Änderungswünsche, Bewertungen und Entscheidungen. Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über jeden Änderungswunsch, den Bewertungsprozess und die endgültige Entscheidung, um vollständige Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
Genehmigte Änderungen hinzufügen: Sobald eine Änderungsanforderung genehmigt wurde, integrieren Sie die Änderungen in den Plan des Projekts und teilen Sie die Aktualisierungen dem Team des Projekts und anderen Beteiligten mit. Verfolgen Sie den Fortschritt der Umsetzung, um zu überprüfen, ob die Änderungen ordnungsgemäß ausgeführt werden.
Überwachen und messen Sie die Auswirkungen: Überwachen Sie kontinuierlich die Auswirkungen genehmigter Änderungen auf den Fortschritt des Projekts, das Budget und den Umfang. Überprüfen Sie regelmäßig die Wirksamkeit des Änderungskontrollprozesses selbst, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
5. Verwenden Sie eine Anforderungs-Traceability-Matrix (RTM)
Eine Anforderungs-Traceability-Matrix (RTM) vereint alle Strategien, die wir behandelt haben, unter einem digitalen Dach. Ihr Zweck ist es, eine klare Verbindung zwischen Projektanforderungen und Projektergebnissen herzustellen und aufrechtzuerhalten. So verwenden Sie eine RTM:
- Anforderungsidentifizierung: Beginnen Sie damit, eine Liste aller Projektanforderungen in der ersten Spalte der Matrix zu erstellen.
- Zuordnung der Ergebnisse: Ordnen Sie in den folgenden Spalten jede Anforderung den entsprechenden Ergebnissen des Projekts zu, z. B. Designdokumenten, Codemodulen, Testfällen und Benutzerhandbüchern. Dadurch wird eine direkte Beziehung zwischen den zu liefernden Ergebnissen und den Anforderungen hergestellt, die diese Ergebnisse vorantreiben.
- Überprüfung und Validierung: Während der Projektdurchführung hilft das RTM dabei, sicherzustellen, dass jede Anforderung erfüllt wird. Überprüfen und validieren Sie nach Fertigstellung jedes Teilergebnisses, ob es die im RTM aufgeführten Anforderungen erfüllt.
- Auswirkungsanalyse: Wenn sich Anforderungen oder der Projektumfang ändern, führen Sie mit dem RTM eine Auswirkungsanalyse durch. Ermitteln Sie, welche Ergebnisse von den Änderungen betroffen sind, und bewerten Sie deren Auswirkungen auf die Zeitleiste des Projekts und die Ressourcen.
- Umfangskontrolle: Das RTM unterstützt die Umfangskontrolle, indem es ein klares Verständnis der Anforderungsabdeckung vermittelt. Jede neue Anforderung sollte in die Matrix aufgenommen werden, und das Team muss überprüfen, ob alle relevanten Ergebnisse identifiziert und berücksichtigt wurden.
- Kommunikationskanal: Das RTM fördert die Transparenz unter den Projektbeteiligten. Es bietet eine umfassende Ansicht darüber, wie jede Anforderung zu den Projektergebnissen beiträgt, und erleichtert so die Kommunikation des Fortschritts und des Status an die Beteiligten.
- Projektdokumentation: Das RTM ist ein wichtiger Bestandteil der Projektdokumentation. Es hilft bei Compliance- und Regulierungsaudits, indem es die Übereinstimmung zwischen den Anforderungen und dem gelieferten Produkt nachweist.
Starten Sie mit der ClickUp-Vorlage für die Rückverfolgbarkeits-Matrix!
Verwalten Sie Ihre Anforderungen an das Projekt im digitalen Zeitalter
Das Verfassen von Projektanforderungen ist eine grundlegende Säule für die Einrichtung des gesamten Projektmanagements, um den Erfolg eines jeden Projekts sicherzustellen. Klar definierte und strukturierte Anforderungen dienen als Blaupause, die den gesamten Projektlebenszyklus von der Planung und Ausführung bis hin zur Überwachung und Kontrolle leitet.
Durch die Investition von Zeit und Aufwand in den Prozess der Anforderungserfassung können Projektmanager und Stakeholder klare Erwartungen festlegen, Risiken mindern und alle Teammitglieder auf ein gemeinsames Ziel ausrichten!