Der Projektmanager trägt die Verantwortung für die Validierung, Dokumentation und Priorisierung der Projektanforderungen. Diese Aufgaben sind von grundlegender Bedeutung für den Projekterfolg, aber sie bringen eine Reihe von Herausforderungen mit sich.
Viele moderne Projekte sind Teil größerer Ökosysteme oder Programme, deren Erfolg von der Koordination mehrerer voneinander abhängiger Projekte abhängt. Die Definition von Anforderungen wird komplex, da sie die Abstimmung von Zielen über verschiedene Initiativen hinweg beinhaltet, verwaltung von Abhängigkeiten und die Aufrechterhaltung einer gut koordinierten Projektarchitektur.
In diesem Leitfaden werden Strategien, Werkzeuge und Techniken vorgestellt, mit denen sich das wahre Ziel des beantragten Projekts herausfinden lässt und wie man es dem Projektteam vermitteln kann. 🌐
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Was sind Projektanforderungen?
**Projektanforderungen sind die spezifischen Standards, Faktoren oder Bedingungen, die ein Projekt erfüllen muss, um erfolgreich zu sein. Anforderungen helfen dem Projektteam zu verstehen, welche Ziele es verfolgt, welche Einschränkungen es hat und was es erreichen will
Sie stellen auch sicher, dass alle Projektbeteiligten wissen, was erwartet wird, und dass das Projekt auf Kurs bleibt. Zu den Anforderungen gehört, was getan werden muss, wann es getan werden muss und wie viel es kosten wird.
Indem Sie die Anforderungen im Auge behalten und regelmäßig überprüfen, ob die die Einhaltung der Meilensteine können Projektmanager Risiken reduzieren, gute Entscheidungen treffen und sich auf die Einhaltung von Terminen konzentrieren!
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Warum ist die Erfassung von Projektanforderungen wichtig?
Das Verstehen und Erfassen von Projektanforderungen ist ein wichtiger Prozess im Projektmanagement. Er stellt sicher, dass alle am Projekt beteiligten Parteien - von den Teammitgliedern über die Interessengruppen bis hin zu den Endbenutzern - sich einig sind und das Projekt verstehen.
Diese gemeinsame Vision, die durch einen transparenten Prozess zustande kommt, legt klare Erwartungen fest und ist ein grundlegender Aspekt einer effektiven Projektplanung, -ausführung und -kontrolle. Das Sammeln von Anforderungen hilft bei der Erstellung realistischer projektplänen, zeitpläne und Budgets und dient als Entscheidungsgrundlage für die Ressourcenzuweisung, die Aufgabenzuweisung und die Projektterminierung.
Es dient als Maßstab für die Messung des Projektfortschritts und legt greifbare, definierbare Ziele fest, die das Team anstreben kann. Es ist auch eine proaktive Maßnahme, die dazu beiträgt, potenzielle Probleme und Risiken bereits in der Planungsphase zu erkennen und abzumildern. Dieser vorausschauende Ansatz verringert die Wahrscheinlichkeit unangenehmer Überraschungen zu einem späteren Zeitpunkt, projektverzögerungen eindämmen oder mögliche Kostenüberschreitungen.
Die verschiedenen Arten von Projektanforderungsdokumenten
Jedes erfolgreiche Projekt hängt von einem soliden Verständnis seiner Anforderungen ab. Die Projektanforderungen bilden die Grundlage für die Projektplanung, die Projektdurchführung und den letztendlichen Erfolg. Wir werden uns mit den vier verschiedenen Arten von Projektanforderungen befassen, die Projektmanager und stakeholder aufeinander abstimmen müssen abzustimmen, bevor mit der Arbeit begonnen wird.
Funktionale Anforderungen
Funktionale Anforderungen beschreiben spezifische Funktionalitäten, Aktionen und Verhaltensweisen, die das Endprodukt oder die Dienstleistung des Projekts aufweisen soll. Funktionale Anforderungen werden oft in klaren und messbaren Begriffen ausgedrückt. Es gibt keinen Platz für Unklarheiten! Diese Anforderungen sind von entscheidender Bedeutung, da sie die Grundlage für den Entwurf, die Entwicklung und das Testen der Kernfunktionen des Projekts bilden.
Beispiele für funktionale Anforderungen sind:
- Benutzerauthentifizierung: _Das System sollte es den Benutzern ermöglichen, sich sicher mit einem Benutzernamen und einem Passwort anzumelden
- Zahlungsabwicklung: Die Anwendung muss Kreditkartentransaktionen verarbeiten und Zahlungsbelege erstellen
- Validierung von Dateneingaben: Das System sollte Datenvalidierungsregeln für genaue und konsistente Informationen erzwingen
Nicht-funktionale Anforderungen
Nicht-funktionale Anforderungen konzentrieren sich auf die Qualitätsmerkmale und Eigenschaften des Endprodukts oder der Dienstleistung des Projekts. Anders als funktionale Anforderungen beschreiben sie keine spezifischen Aktionen oder Funktionalitäten. Stattdessen werden in den nicht-funktionalen Anforderungen Kriterien für die Bewertung der Gesamtleistung, Sicherheit, Nutzbarkeit und Skalierbarkeit des Projekts festgelegt.
Sie sind wesentlich für die Erfüllung projekt-Stakeholder erwartungen und die Gewährleistung des Projekterfolgs über die Kernfunktionalitäten hinaus. Beispiele für nicht-funktionale Anforderungen sind:
- Leistung: Die Anwendung sollte bei 90 % der Interaktionen innerhalb von zwei Sekunden auf Benutzeranfragen reagieren
- Sicherheit: Das System muss den Industriestandards für Datenschutz und Verschlüsselung entsprechen
- Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzeroberfläche sollte intuitiv und für Menschen mit Behinderungen zugänglich sein
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Technische Anforderungen
**Die technischen Anforderungen decken die technischen Aspekte des Projekts ab und umfassen Hardware, Software, Plattformen und Technologien, die für eine erfolgreiche Projektdurchführung erforderlich sind. Diese Anforderungen dienen dem Entwicklungsteam als Orientierungshilfe, und der gewählte Technologie-Stack ist auf die Projektziele abgestimmt.
Das Verständnis der technischen Anforderungen ist entscheidend für die Sicherstellung einer gut integrierten und kompatiblen Lösung. Beispiele für technische Anforderungen sind:
- Betriebssystem-Kompatibilität: Die Anwendung sollte mit Windows-, macOS- und Linux-Betriebssystemen kompatibel sein.
- Datenbankmanagementsystem: Das Projekt wird Oracle als primäres Datenbankmanagementsystem verwenden.
- Programmiersprachen: Das System wird mit Python und JavaScript entwickelt
Geschäftsanforderungen
**Die geschäftlichen Anforderungen definieren die übergeordneten Ziele und Ergebnisse, die das Projekt aus geschäftlicher Sicht erreichen soll. Das Verständnis der geschäftlichen Anforderungen ist für die Projektmanager von entscheidender Bedeutung, um nachzuweisen, dass das Projekt einen greifbaren Wert liefert und den Anforderungen der Leitung entspricht.
Beispiele für geschäftliche Anforderungen sind:
- Steigerung des Marktanteils: _Das Projekt soll innerhalb von sechs Monaten nach der Einführung zu einer Steigerung des Marktanteils um 10 % beitragen
- Kostenreduzierung: _Die Anwendung soll die Betriebskosten durch die Automatisierung manueller Prozesse senken
- Kundenzufriedenheit: Das Endprodukt des Projekts muss die Kundenzufriedenheit durch Rationalisierung der Supportleistungen erhöhen
Fügen Sie die Anforderungen der Stakeholder zu den entsprechenden projektphasen auf einem ClickUp Board zum Ziehen und Ablegen
Wie man Projektanforderungen schreibt und dokumentiert
Schritt 1: Projektumfang und -ziele definieren
Der erste Schritt bei der Definition von Anforderungen ist die Erstellung eines Projektdokuments, das den umfang und Ziele Ihres Projekts . Dies hilft Ihnen, die Grenzen für das, was das Projekt erreichen soll, zu definieren und einen Fahrplan für den Weg dorthin zu erstellen. Achten Sie darauf, dass Sie die Namen der relevanten Projektbeteiligten für jede Funktion oder jedes Team angeben, damit sich alle über die Zuständigkeit einig sind.
Weitere wichtige Informationen projektdokumentation !
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Schritt 2: Erfassen von Geschäfts- und Stakeholder-Anforderungen
Sobald der Umfang und die Ziele definiert sind, ist es an der Zeit, zur Anforderungserhebung überzugehen. Dieser Prozess beinhaltet die Einbeziehung der wichtigsten Stakeholder, um Anforderungen, Kontext und Fachwissen darüber zu sammeln, was in das Projekt aufgenommen werden muss ergebnisse .
Stellen Sie während dieser Sitzungen Fragen, die Ihnen helfen, die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen für Ihr Projekt zu bestimmen. Achten Sie darauf, Ihre Ergebnisse zu dokumentieren, denn dies wird Ihnen helfen, einen umfassenden Satz klarer Anforderungen zu erstellen!
Bonus: Anforderungsmanagement-Tools !
Schritt 3: Anforderungen dokumentieren
Sobald alle Anforderungen gesammelt wurden, ist es wichtig, ein einziges Dokument zu erstellen, das alle Anforderungen zusammenfasst. Dieses Dokument sollte nicht nur funktionale, nicht-funktionale und Benutzeranforderungen enthalten, sondern auch alle Einschränkungen oder Annahmen, die während des Prozesses gemacht wurden.
Bonus: Fügen Sie einen geschätzten Zeitplan und ein Budget für das Projekt auf der Grundlage der erfassten Anforderungen hinzu. So können Sie einen realistischen Plan für die Umsetzung erstellen!
Schritt 4: Überprüfung und Validierung der Anforderungen
Nach der Dokumentation der Projektanforderungen ist es wichtig, diese mit den wichtigsten Beteiligten zu überprüfen und zu bestätigen, dass sie korrekt sind. Dieser Prozess sollte eine Überprüfung aller Annahmen beinhalten, die während der Workshops zur Anforderungserhebung gemacht wurden, sowie die Validierung aller Einschränkungen, die möglicherweise identifiziert wurden.
Nutzen Sie ClickUp Docs für die Dokumentation der Projektanforderungen und des Projektumfangs an einem Ort
Dies ist auch eine Gelegenheit, um zu besprechen, wie sich Änderungen der Anforderungen auf andere Aspekte des Projekts auswirken könnten. Sobald sich alle Beteiligten über die Anforderungen einig sind, kann das Dokument fertiggestellt und an die gesamte Gruppe verteilt werden!
Schritt 5: Überwachung und Kontrolle der Anforderungen
Die Überwachung und Kontrolle der Projektanforderungen ist ein Teil Ihrer täglichen Arbeit zur Unterstützung des Projektteams. Durch die genaue Überwachung der Anforderungen können die Projektmanager eine schleichende Ausweitung des Umfangs beurteilen und Anpassungen vorzunehmen, um das Projekt im Auge zu behalten. Dadurch werden die Auswirkungen auf den Zeitplan, die Kosten und die allgemeine Stabilität des Projekts minimiert.
Um die Projektanforderungen effektiv zu kontrollieren, können Sie durch die Einführung eines formellen Änderungskontrollprozesses Zeit sparen. Mit diesem Prozess werden Änderungen an den Anforderungen bewertet und genehmigt, um sie mit den Projektzielen in Einklang zu bringen.
Durch die Verwendung eines matrix zur Rückverfolgbarkeit von Anforderungen (RTM) Verknüpfungen projektleistungen zu bestimmten Anforderungen, wodurch der Fortschritt deutlich sichtbar wird. (Mehr dazu später!)
Senden Sie dem Projektmanagement-Team eine Qualitätskontrollliste in ClickUp
5 Strategien zum Verwalten von Projektanforderungen
Ein detaillierter und gut strukturierter Plan ist die Quelle der Wahrheit, um die Anforderungen eines Projekts zu verwalten und die gewünschten Ziele zu erreichen. Hier sind fünf Strategien, die Ihnen helfen werden, Ihre Projektanforderungen effektiv zu verwalten!
1. Holen Sie sich Einblicke von Projektleitern
Die Priorisierung der gesammelten Anforderungen ist eine nicht verhandelbare Aufgabe für das Projektteam. Dieser Prozess führt zu einer Abstimmung zwischen allen Beteiligten über die Projektziele ziele und Vorgaben und hält das Projekt auf Kurs.
Das Verständnis der Beziehungen zwischen den Anforderungen und die Identifizierung der für den Projekterfolg wichtigsten Anforderungen sind Schlüsselelemente einer effektiven Priorisierung. Durch die Festlegung klarer Prioritäten kann sich das Team auf die Implementierung der wichtigsten Merkmale und Funktionen konzentrieren, die Wirkung des Projekts maximieren und den Beteiligten einen Mehrwert bieten.
Noch wichtiger ist jedoch, dass Sie alle Abhängigkeiten, die Sie beachten müssen, erfassen. Sie sind in der Lage, eine logische Abfolge von Aktivitäten zu erstellen, so dass eine Aufgabe abgeschlossen ist, bevor eine andere beginnen kann. Dies verhindert Ineffizienzen und Verzögerungen, die durch nicht in der richtigen Reihenfolge durchgeführte Aufgaben entstehen!
2. Durchführung von Workshops zur Anforderungserhebung
Anforderungserhebungs-Workshops sind im Wesentlichen Brainstorming-Sitzungen zur Erörterung der Anforderungen eines Projekts. In diesen Workshops kommen Beteiligte aus relevanten Abteilungen wie Entwicklung, Marketing, Vertrieb und IT zusammen, um Ideen zu sammeln und in konkrete Projektanforderungen zu verwandeln. Während dieser Sitzungen können Tools wie Mind Maps oder digitale Whiteboards verwendet werden, um in Echtzeit oder asynchron zusammenzuarbeiten.
Verwandeln Sie Ideen in Aufgaben auf einer ClickUp Mind Map für Projektteammitglieder
Sobald alle Anforderungen bewertet und nach Prioritäten geordnet sind, kann das Projektteam mit der Ausarbeitung des detaillierten Projektplans fortfahren. Dieser wird einen Zeitplan und ein Budget enthalten, ressourcenzuweisung und alle anderen Ressourcen, die für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich sind.
Beziehen Sie sich auf Ihre Mindmap oder Ihr Whiteboard aus dem Workshop und ziehen Sie bei Bedarf weitere Informationen heran!
3. Befolgen Sie einen agilen Projektmanagementprozess
In der heutigen schnelllebigen und sich rasant entwickelnden Geschäftswelt ist agiles Projektmanagement ein entscheidender Ansatz für eine erfolgreiche Projektabwicklung geworden. Agile Methoden sind darauf ausgelegt, sich an Veränderungen anzupassen, die Zusammenarbeit zu fördern und Kundenbedürfnisse in den Vordergrund zu stellen, wodurch sie sich gut für die Komplexität moderner Projekte eignen.
Agiles Projektmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass es sich an Veränderungen anpasst, die Bedürfnisse der Kunden in den Vordergrund stellt, die Zusammenarbeit fördert, die Markteinführung beschleunigt und die kontinuierliche Verbesserung .
Bei der Einrichtung eines agilen Anforderungsmanagementsystems ist es wichtig, Folgendes zu beachten:
- Festlegen von Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden Stakeholder
- Erstellen Sie eine Reihe von Kriterien, um zu bestimmen, wann Änderungen an den Anforderungen vorgenommen werden sollten und wann nicht
- Definieren Sie einen klaren Prozess für die Verwaltung von Änderungen an den Projektanforderungen
- Einrichtung von Berichtsmechanismen, die es den Beteiligten ermöglichen, den Fortschritt zu verfolgen und potenzielle Probleme anzusprechen
- Einrichtung von Kommunikationskanälen zwischen den Beteiligten, damit jeder über Änderungen oder Aktualisierungen informiert wird
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4. Einen Prozess zur Änderungskontrolle anwenden
Der Aufbau eines robusten Änderungskontrollprozesses ist unerlässlich, um Änderungen an Projektanforderungen zu verwalten und sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß bewertet, genehmigt und umgesetzt werden.
Hier finden Sie eine schnelle Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines effektiven Änderungskontrollprozesses!
Definieren Sie Änderungskategorien: Identifizieren Sie verschiedene Arten von Änderungen, die im Laufe des Projekts auftreten können, z. B. Änderungen des Projektumfangs, Anforderungsmodifikationen, Zeitplananpassungen oder Neuzuweisungen von Ressourcen. Die Kategorisierung von Änderungen hilft dabei, ihre Auswirkungen zu verstehen und geeignete Genehmigungsstufen zu definieren.
Formulierung von Verfahren für Änderungsanträge: Legen Sie klare Verfahren für die Einreichung von Änderungsanträgen fest. Definieren Sie das erforderliche Format, die Dokumentation und die Informationen, die die Beteiligten ihren Änderungsanträgen beifügen müssen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Änderungsanträge gut strukturiert sind und alle für die Bewertung erforderlichen Details enthalten.
Durchführung einer Änderungsbewertung und Auswirkungsanalyse: Entwickeln Sie Kriterien für die Bewertung von Änderungsanträgen. Legen Sie fest, wer für die Bewertung der vorgeschlagenen Änderungen und die Durchführung einer Auswirkungsanalyse verantwortlich sein wird. Bei dieser Analyse sollten Faktoren berücksichtigt werden wie projektzeitplan , Budget, Verfügbarkeit von Ressourcen und potenzielle Risiken.
Entwurf eines Genehmigungs- und Überprüfungsverfahrens: Benennen Sie eine Genehmigungsbehörde oder ein Änderungskontrollgremium, das für die Prüfung und Genehmigung oder Ablehnung von Änderungsanträgen zuständig ist. Erstellen Sie einen regelmäßigen Überprüfungszeitplan, um Änderungsanfragen zeitnah zu bewerten und Verzögerungen bei der Projektdurchführung zu vermeiden.
Einführen eines Kommunikationsplans: Informieren Sie alle relevanten Beteiligten über Änderungsanträge, Bewertungen und Entscheidungen. Führen Sie eine detaillierte Dokumentation aller Änderungsanträge, des Bewertungsprozesses und der endgültigen Entscheidung, um vollständige Transparenz und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.
Genehmigte Änderungen einfügen: Sobald eine Änderungsanforderung genehmigt wurde, fügen Sie die Änderungen in den Projektplan ein und kommunizieren die Aktualisierungen an das Projektteam und andere Beteiligte. Verfolgen Sie den Umsetzungsfortschritt, um festzustellen, ob die Änderungen ordnungsgemäß durchgeführt werden.
Überwachung und Messung der Auswirkungen: Überwachen Sie fortlaufend die Auswirkungen der genehmigten Änderungen auf den Projektfortschritt, das Budget und den Projektumfang. Regelmäßige Überprüfung der Effektivität des Änderungskontrollprozesses selbst, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln.
5. Verwendung einer Anforderungsnachvollziehbarkeitsmatrix (RTM)
Eine Anforderungsnachvollziehbarkeitsmatrix (RTM) fasst alle von uns behandelten Strategien unter einem digitalen Dach zusammen. Ihr Zweck ist es, eine klare Verbindung zwischen den Projektanforderungen und den Projektergebnissen herzustellen und zu erhalten. Hier erfahren Sie, wie Sie eine RTM verwenden:
- Anforderungsermittlung: Beginnen Sie mit der Auflistung aller Projektanforderungen in der ersten Spalte der Matrix
- Zuordnung der zu erbringenden Leistungen: Ordnen Sie in den folgenden Spalten jede Anforderung den entsprechenden Projektleistungen zu, z. B. Designdokumenten, Codemodulen, Testfällen und Benutzerhandbüchern. Auf diese Weise wird eine direkte Beziehung zwischen den zu erbringenden Leistungen und den Anforderungen, die diesen Leistungen zugrunde liegen, hergestellt
- Verifizierung und Validierung: Während der Projektdurchführung stellt das RTM sicher, dass jede Anforderung erfüllt wird. Bei der Fertigstellung jeder Leistung ist zu überprüfen und zu validieren, dass sie die im RTM aufgeführten Anforderungen erfüllt
- Auswirkungsanalyse: Bei Änderungen der Anforderungen oder des Projektumfangs sollte das RTM zur Durchführung einer Auswirkungsanalyse verwendet werden. Bestimmen Sie, welche Leistungen von den Änderungen betroffen sind, und bewerten Sie deren Auswirkungen auf den Projektzeitplan und die Ressourcen
- Umfangskontrolle: Das RTM hilft bei der Umfangskontrolle, indem es ein klares Verständnis des Anforderungsumfangs vermittelt. Jede neue Anforderung sollte in die Matrix aufgenommen werden, und das Team muss überprüfen, ob alle relevanten Evaluationsbeiträge identifiziert und berücksichtigt wurden
- Kommunikationskanal: Das RTM fördert dietransparenz unter den Projektbeteiligten. Sie bietet einen umfassenden Überblick darüber, wie die einzelnen Anforderungen zu den Projektergebnissen beitragen, was es einfacher macht, den Projektbeteiligten den Fortschritt und den Status zu vermitteln
- Projektdokumentation: Das RTM dient als wichtiger Teil der Projektdokumentation. Es hilft bei der Einhaltung von Vorschriften und behördlichen Audits, indem es die Übereinstimmung zwischen den Anforderungen und dem gelieferten Produkt demonstriert
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Das Schreiben von Projektanforderungen ist ein grundlegender Pfeiler für die Einrichtung des gesamten Projektmanagements für den Erfolg eines jeden Projekts. Gut definierte und strukturierte Anforderungen dienen als Blaupause für den gesamten Projektlebenszyklus, von der Planung über die Ausführung bis hin zur Überwachung und Kontrolle.
Indem sie Zeit und Mühe in den Prozess der Anforderungserhebung investieren, können Projektmanager und Stakeholder klare Erwartungen festlegen, Risiken mindern und alle Teammitglieder auf ein gemeinsames Ziel ausrichten!