Jedes Produkt und jede Dienstleistung wird von mehreren geschäftlichen und kundenbezogenen Anforderungen bestimmt, die als Anforderungen bezeichnet werden.
Aber wie stellen Sie sicher, dass das Endergebnis all diesen Anforderungen entspricht?
Ganz einfach: mit einer effektiven Anforderungsmanagementplanung.
In diesem Artikel befassen wir uns mit der Planung des Anforderungsmanagements, ihrer Bedeutung und der Erstellung eines soliden Plans für das Anforderungsmanagement.
Psst! Wir haben auch ein Schnäppchen für Sie: ein tool, mit dem die Planung des Anforderungsmanagements zum Kinderspiel wird.
Setzen wir unsere Dalí-Masken auf. 🎭
Was ist Anforderungsmanagementplanung?
Die Anforderungsmanagementplanung umfasst die Festlegung, wie Sie die Projektanforderungen identifizieren, dokumentieren, analysieren, umsetzen, verfolgen und kontrollieren.
Lassen Sie uns den narrensicheren Plan des Professors aus Haus des Geldes als Beispiel nehmen.
Der Professor wird unser Anforderungsmanagement-Planer sein. Die Änderungen, die an seinem Plan vorgenommen werden, während sein Team die Bank ausraubt, sind die Anforderungen. Die Anforderungen werden den Umfang des Projekts (den Raubüberfall) verändern.
Bonus: PRD-Vorlagen
Nun umfasst sein Anforderungsmanagement-Plan Folgendes:
- Wie er die Maßnahmen identifiziert, die erforderlich sind, um den Raubüberfall-Plan mit seiner Vision in Einklang zu bringen
- Wie er diese Maßnahmen analysieren und umsetzen wird
Er muss sich auch überlegen, wie er die sich ständig ändernden Anforderungen des Projekts nachverfolgen und kontrollieren kann. Dank überambitionierter Leute wie Tokyo in seinem Team.
Die Planung des Anforderungsmanagements umfasst viele Aspekte, angefangen bei der Definition des Projektumfangs bis hin zur Begleitung des gesamten Projektlebenszyklus.
Aber warum ist das wichtig?
Ein Anforderungsmanagement-Plan stellt sicher, dass jede Anforderung erfasst, analysiert und berücksichtigt wird, darunter:
- Verhindern Sie, dass Sie die Nachverfolgung der Anforderungen Ihres Geschäfts und Ihrer Stakeholder verlieren.
- Teams die Kontrolle über den Projektumfang ermöglichen
- Überwinden Sie häufige Ursachen für Projektmisserfolge wie Scope Creep, Projektverzögerungen, Kostenüberschreitungen usw.
Natürlich ist ein Anforderungsmanagement-Plan für das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung.
Aber wie erstellt man einen solchen Plan? Finden wir es heraus.
9 Schritte zur Erstellung eines erfolgreichen Anforderungsmanagementplans
Hier sind die Schritte für eine effektive Planung des Anforderungsmanagements:
Schritt 1: Definieren Sie den Umfang des Projekts
Der Projektumfang umfasst die Festlegung und Dokumentation von Projektzielen, Ergebnissen, Aufgaben, Kosten und Fristen.
In der Regel halten Sie den Projektumfang in einem Umfangsmanagement-Plan in Ihrer Projektcharta oder Ihrem Projektplan fest. Dann können Sie ihn einfach von dort kopieren.
Ohne den Umfangsmanagementplan fehlen den Stakeholdern wichtige Informationen, um Anforderungsänderungen in einem Projekt zu identifizieren. Außerdem wird es schwierig zu entscheiden, ob eine vorgeschlagene Anforderung umgesetzt werden soll oder nicht.
Schritt 2: Identifizieren Sie die Projektbeteiligten
Ihr Plan sollte die Maßnahmen erwähnen, die Sie zur Identifizierung dieser Anforderungen ergreifen werden.
Nur dann können Sie die Anforderungen Ihrer Stakeholder genau erfassen.
Sie können Meetings durchführen, Interviews führen oder mit Ihrem Team Brainstorming betreiben, um die Stakeholder Ihres Projekts zu identifizieren. Bei Bedarf können Sie sogar jeden Stakeholder einzeln auswählen, wie es der Professor getan hat.
Schritt 3: Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für den Aufwand beim Anforderungsmanagement.
Ihr Plan sollte festlegen, wer für den gesamten Aufwand des Anforderungsmanagements verantwortlich ist.
Dies kann der Projektmanager, ein Business Analyst oder ein anderes Mitglied Ihres Teams sein.
Erinnern Sie sich daran, wie der Professor Berlin mit der Leitung des Plans beauftragt?
Er war dafür verantwortlich, das Feedback des Teams zu sammeln und zu entscheiden, ob diese Ideen mit dem Plan für das Projekt übereinstimmten.
Ebenso definiert Ihr Plan die Rolle und Verantwortlichkeiten für die Überwachung des gesamten Anforderungsmanagementprozesses.
Schritt 4: Verwalten Sie widersprüchliche Anforderungen
Es kommt häufig vor, dass widersprüchliche Anforderungen von verschiedenen Projektbeteiligten und Ihrem Projekt-Team gestellt werden.
Beispielsweise möchte Ihr Client möglicherweise eine App, die 1000 Benutzerdatensätze gleichzeitig abruft, während das Entwicklungsteam dies für unpraktisch hält.
Wenn das passiert, befolgen Sie den Rat des Professors. Er hat jeden potenziellen Konflikt zwischen seinem Team und der Polizei vorausgesehen und entsprechend einen Plan erstellt.
Ebenso müssen Sie in Ihrem Plan festlegen, wie Sie Ihren Client und das Entwicklungsteam dazu bringen, sich auf das App-Feature zu einigen, um diesen Anforderungskonflikt zu lösen.
Ebenso müssen Sie und Ihr Analyst möglicherweise einige Geschäftsanalysen zu erledigen haben, um solche Konflikte zu identifizieren und die Beteiligten zu einer Einigung zu bringen.
Schritt 5: Entwickeln Sie eine Strategie zur Priorisierung von Anforderungen
Komplexe Projekte haben vielfältige Anforderungen.
Aus diesem Grund sollte Ihr Anforderungsmanagement-Plan eine Methodik zur Priorisierung der Anforderungen festlegen. Dazu gehört auch, zu ermitteln, welche Anforderungen geschäftskritisch sind und welche Sie für den nächsten Sprint zuweisen können.
Beispielsweise ist es für den Professor wichtiger, dem Team zur Flucht vor der Polizei zu verhelfen, als das gesamte Bargeld aus dem Tresorraum der Bank zu entwenden.
Bei der Priorisierung einer Anforderung des Projekts sollten Sie technische Anforderungen, den Einfluss von Stakeholdern, die Zustimmung wichtiger Schlüssel-Stakeholder usw. berücksichtigen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Schritt 6: Definieren Sie eine Matrix zur Rückverfolgbarkeit von Anforderungen
Die Nachverfolgung von Anforderungen bezieht sich darauf, wie Sie die Projektanforderungen während des gesamten Projektlebenszyklus verfolgen. Dies geschieht in der Regel mit einer Rückverfolgbarkeits-Matrix.
Eine Traceability-Matrix ist ein Dokument, das Benutzeranforderungen mit Testfällen abbildet und nachverfolgt.
Bei der Verfolgung von Anforderungen sollten Sie auch über eine Anforderungsbasis verfügen, damit Ihr Team weiß, was dem Client committet wurde.
Eine Anforderungsbasis in der Softwareentwicklung könnte beispielsweise ein vollständig ausgeliefertes Produkt mit einem genehmigten Funktionsumfang sein.
Sehen Sie sich die Rückverfolgbarkeitsmatrix von ClickUp an!
Schritt 7: Verändern sich Anforderungen, verwalten Sie diese
Veränderungen sind unvermeidlich, egal wie gründlich Ihr Plan für das Projekt auch sein mag.
Als Projektmanager sollten Sie ein Protokoll erstellen, um die sich ändernden Anforderungen zu verwalten, sobald sie auftreten.
Zu diesem Zweck kann Ihr Anforderungsmanagement-Plan einen „Änderungskontrollprozess” enthalten.
Sogar der Professor hatte eines, was nur Berlin wusste.
Dieser Plan beschreibt den Prozess zur Dokumentation aller Änderungen. Er enthält einige Schlüssel-Punkte wie:
- Wie sich eine bestimmte Anforderung geändert hat
- Grund für die Entscheidung zur Änderung
- Wer genehmigt die Änderung?
- Welche Auswirkungen (falls vorhanden) dies auf das Projekt haben kann
Schritt 8: Kommunizieren Sie die Anforderungen des Projekts
Ihre Anforderungsmanagementplanung sollte auch den Mechanismus für die Kommunikation der Benutzeranforderungen an Ihr Projektteam und die Stakeholder definieren.
In Ihrem Plan sollten Sie Folgendes festhalten:
- Wer informiert andere über die sich ändernden Anforderungen?
- Wer sollte über die Änderungen informiert werden?
- Wann sie informiert werden müssen
- Wie sie informiert werden müssen
Der Professor nutzte ein Telefonkabel, um nach Erreichen jedes Meilensteins mit Berlin zu kommunizieren. Berlin informierte wiederum das restliche Team.
Schritt 9: Identifizieren Sie Tools für das Anforderungsmanagement
Zuletzt sollten Sie alle Tools für das Anforderungsmanagement beschreiben, die Sie zur Dokumentation, Nachverfolgung und Verwaltung von Anforderungen verwenden werden.
Wenn Sie die Nachverfolgung aller Anforderungen gewährleisten und den Projektfortschritt überwachen möchten, benötigen Sie ein Anforderungsmanagement-Tool wie ClickUp!
ClickUp ist eine hoch bewertete Software für das Projektmanagement, die von produktiven Teams weltweit zur Verwaltung ihrer Projektlebenszyklen und zur Planung des Anforderungsmanagements eingesetzt wird.
Als Anforderungsmanagement-Software bringt es Ihr Team zusammen, um in Echtzeit zu planen und zusammenzuarbeiten. Sehen wir uns an, wie das funktioniert:
A. Verfolgen Sie den Fortschritt mit Ansichten
Mit ClickUp können Sie Projekte und Pläne für das Anforderungsmanagement von Anfang bis Ende mit mehreren Ansichten verfolgen.
Visualisieren Sie Ihre Aufgaben mit über 15 Ansichten in ClickUp, darunter Liste, Board und Kalender.
Sie können Aufgaben in einer Listenansicht, einer Board-Ansicht oder einer Kalender- Ansicht visualisieren.
Sie können auch voneinander abhängige Aufgaben oder die Schritte des Anforderungsmanagementplans in unserer Gantt-Ansicht anzeigen und den Fortschritt Ihres Plans verfolgen.
Für eine mühelose Planung des Anforderungsmanagements erhalten Sie außerdem weitere Ansichten wie:
- Chat-Ansicht: Besprechen Sie Ihren Anforderungsmanagement-Plan in Echtzeit mit Ihrem Team.
- Einbettungsansicht: Sparen Sie Zeit bei Ihrem Managementprozess, indem Sie alle Apps und Websites, die Sie bevorzugen, direkt hier in ClickUp einbetten.
- Mindmaps: Planen und organisieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten im Rahmen Ihres Anforderungsmanagementplans mit einer kostenlos gestaltbaren Mindmap.
- Workload-Ansicht: Verwalten Sie die Kapazität und Arbeitsbelastung Ihres Teams visuell, damit Ihre Mitarbeiter wissen, an welchen Anforderungsmanagementprozessen sie arbeiten müssen.
- Dokumentansicht: Erstellen Sie Anforderungsanalysedokumente, Anforderungsmanagement-Pläne, interne und externe Dokumente und vieles mehr!
- Vorlagen: Verwenden Sie Vorlagen für die Kapazitätsplanung, um Anforderungen und Prozesse zu verwalten.
B. Verpassen Sie keine Elemente mehr dank zugewiesener Kommentare
Halten Sie Ihre Kollegen mit den zugewiesenen Kommentaren von ClickUp für kleinere Aktionselemente im Rahmen Ihres Managementprozesses verantwortlich.
Mit ClickUp können Sie direkt in jedem Kommentar ein Element erstellen, damit wichtige Dinge nicht untergehen. Der Mitarbeiter kann diese Kommentare schnell bearbeiten, sobald er Maßnahmen ergriffen hat.
C. Sparen Sie Zeit mit Vorlagen
Wenn Sie als Projektmanager mehrere Projekte verwalten müssen, erstellen Sie mit den Vorlagen von ClickUp eine Vorlage für den Anforderungsmanagement-Plan und verwenden Sie diese für zukünftige Projekte wieder, um Zeit zu sparen.
Sie können ganz einfach über Spaces, Ordner, Listen oder Aufgaben auf das Vorlagen-Center zugreifen.
Erstellen Sie Ihre eigene Vorlage für das Anforderungsmanagement in ClickUp oder verwenden Sie eine vorgefertigte Vorlage aus dem Vorlagen-Center.
Sie können sogar eigene Vorlagen für Ihren Workspace erstellen oder benutzerdefiniert anpassen.
Aber das ist noch nicht alles.
ClickUp bietet eine Vielzahl von Features für Projektmanagement, darunter:
- Dokumente: Halten Sie Ihren Managementplan schriftlich fest und dokumentieren Sie alle Anforderungen der Stakeholder, damit Ihr Projektteam von einem Ort aus leicht darauf zugreifen kann.
- Wiederholende Aufgaben : Erstellen Sie wöchentliche oder zweiwöchentliche Aufgaben, um Ihrem Team Anforderungen für den nächsten Sprint zuzuweisen, oder veranstalten Sie Meetings mit den Stakeholdern, um die nächsten Anforderungen zu besprechen.
- Dashboards : Verschaffen Sie sich eine Übersicht über Ihren Managementprozess und die damit verbundenen Aufgaben.
- Prioritäten : Wenn Konflikte auftreten, nutzen Sie Prioritäten, um Ihrem Team mitzuteilen, welcher Prozess zuerst bearbeitet werden muss.
- Aufgabenabhängigkeiten : Legen Sie eine klare Reihenfolge für Ihren Managementprozess fest. Fügen Sie „blockierende“ oder „wartende“ Abhängigkeiten für geschäftskritische Anforderungen hinzu.
- Mehrere Mitarbeiter: Erstellen Sie gemeinsame Aufgaben und weisen Sie Anforderungen mehr als einem Mitglied eines Teams zu.
- Integrationen : Führen Sie eine Auswahl aus über 1.000 Apps durch, um Ihren Anforderungsmanagementprozess nach Ihren Wünschen zu automatisieren.
Außerdem unterstützt der Free Forever-Plan von ClickUp eine Vielzahl leistungsstarker Features für eine mühelose Planung des Anforderungsmanagements.
Und wenn diese Features noch nicht ausreichen, um Sie von ClickUp zu überzeugen, erfahren Sie hier, warum ClickUp das führende Management-Tool für Ihr Team ist.
Sobald Sie einen soliden Plan für das Anforderungsmanagement erstellt haben, können Sie diesen umsetzen und bei Bedarf anpassen.
Benötigen Sie Unterstützung beim Verfassen Ihres ersten Plans?
Keine Sorge, wir haben einige praktische Vorlagen für Sie vorbereitet.
3 Vorlagen für Pläne zum Anforderungsmanagement
Hier sind drei Vorlagen für die Anforderungsmanagementplanung für Projektmanager:
1. Vorlage für einen Anforderungsmanagement-Plan
2. Vorlage für ein Anforderungsanalyse-Dokument
3. Beispiel für einen Anforderungsmanagementplan
Sie können eine dieser Vorlagen als Beispiel für einen Anforderungsmanagement-Plan für Ihre Bedürfnisse verwenden.
Benötigen Sie weitere Vorlagen für das Produktmanagement? Lesen Sie diesen Artikel.
Bei der Ausarbeitung Ihres Plans sollten Sie jedoch auf einige häufige Fehler bei der Anforderungsplanung achten, die es zu vermeiden gilt.
4 Fehler bei der Planung des Anforderungsmanagements, die Sie vermeiden sollten
Die Planung des Anforderungsmanagements kann eine Herausforderung sein, insbesondere bei komplexen Projekten. In verschiedenen Phasen können Fehler auftreten.
Hier sind vier häufige Fehler, die Sie im Projektmanagement vermeiden können:
1. Falsche Zuordnung der Stakeholder
Wenn Sie die Stakeholder Ihres Projekts nicht korrekt zuordnen, arbeitet Ihr Team möglicherweise an den falschen Stakeholder-Anforderungen.
Es ist auch wichtig, Ihre Stakeholder richtig zu identifizieren, da mehrere Geschäftsanforderungen von ihnen kommen werden.
2. Mangelnde Kommunikation
Wenn Sie nicht gut mit Ihrem Projekt-Team, Ihrem Client und Ihren Stakeholdern kommunizieren, könnten Sie Schwierigkeiten mit den Anforderungen haben.
Die Kommunikation im Team kann ebenfalls dazu beitragen, Probleme frühzeitig aufzudecken und so Zeit und Ressourcen zu sparen.
Auch wenn Sie nichts zu sagen haben, sagen Sie das.
Lassen Sie den Client nicht denken, dass bei dem Projekt nichts passiert.
3. Den Plan nicht iterativ halten
Wir wissen bereits, dass sich die Anforderungen während des Lebenszyklus des Projekts mehrfach ändern.
Wenn diese Änderungen nicht berücksichtigt werden, wird das Ergebnis nicht den Erwartungen der Stakeholder entsprechen.
Wenn der Plan jedoch keiner iterativen Methodik wie Agile folgt, kann das Projekt-Team bei der ersten Reihe von Anforderungen stecken bleiben.
4. Verwendung von MS Word und MS Excel für die Planung
Word und Excel sind wahrscheinlich die am häufigsten verwendeten tools, mit denen Teams Anforderungen erfassen.
Mit diesen tools kann die Versionsverwaltung von Dokumenten jedoch zu einer echten Herausforderung werden.
Die in einer Excel-Tabelle erstellte Rückverfolgbarkeitsmatrix kann auch zu einem Netz aus Spalten werden, die auf endlose Dokumente verweisen. 😰
Bonus: Matrix-Vorlagen
3 häufig gestellte Fragen zum Anforderungsmanagement
Hier sind einige häufig gestellte Fragen zum Anforderungsmanagementprozess:
1. Was ist eine Anforderung?
Eine Anforderung ist alles, was benötigt oder gewünscht wird.
Es sollte notwendig, spezifisch, verständlich, genau, machbar und überprüfbar sein.
Wenn Ihr Softwareentwicklungsteam beispielsweise eine Zeitblockierungs-App entwickelt, könnte eine Funktion für die Zeiterfassung eine Anforderung sein.
2. Warum sollte ich Anforderungen verwalten?
Das Anforderungsmanagement trägt nicht nur zur Verbesserung der organisatorischen und operativen Strategie Ihres Projekts bei, sondern hilft auch dabei:
- Verbessern Sie die Qualität des Endprodukts oder der Dienstleistung.
- Verkürzen Sie die Zeit zum Abschließen des Projekts
- Verhindern Sie Kostenüberschreitungen
- Risiken verringern
- Effektives Umfangsmanagement ermöglichen
3. Was ist ein Anforderungsmanagementprozess?
Der Anforderungsmanagementprozess umfasst:
- Vorlagen zur Erfassung von Anforderungen : Sammeln Sie Feedback und Bedürfnisse von Stakeholdern.
- Analyse: Stellen Sie fest, ob eine vorgeschlagene funktionale Anforderung mit dem Umfang des Projekts übereinstimmt.
- Definition: Dokumentieren Sie Anforderungen aus Sicht der Benutzer und erfassen Sie funktionale oder technische Anforderungen.
- Priorisierung: Planen Sie bevorstehende Releases oder Sprints und die erforderlichen Anforderungen.
- Validierung und Wartung: Definieren Sie, was als „anforderung, die abgeschlossen ist” zu bezeichnen ist, und planen Sie fortlaufende Verbesserungen.
Sind Sie bereit, einen soliden Plan für das Anforderungsmanagement zu erstellen?
Sicher, es wird Zeit brauchen, einen perfekten Plan für das Anforderungsmanagement zu erstellen. Der Professor hatte den Raubüberfall seit seinem 19. Lebensjahr geplant. Und es stellte sich heraus, dass es ein gewisser Plan war! 😎
Unabhängig davon, wie lange es dauert, sollte Ihr Anforderungsmanagement-Plan alle zuvor erwähnten Schritte abdecken.
Ein intelligentes tool für das Anforderungsmanagement wie ClickUp kann Ihnen dabei helfen, dies schnell zu erledigen.
Mit ClickUp können Sie gemeinsam an einem Anforderungsdokument oder Projektmanagement-Plan arbeiten und diesen bearbeiten, Anforderungskonflikte sortieren und Routinearbeiten einfach optimieren.
Es ist wirklich der ultimative Teamplayer, der Ihnen bei jedem Schritt zur Seite steht.
Warum also noch warten?
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