Warum richten sich einige Unternehmen auf strategische Prioritäten aus und arbeiten mit höchster Effizienz, während andere einen Haufen erfolgloser Projekte haben?
Die kurze Antwort lautet: Die Lebensdauer einer Betriebsstrategie hängt von der täglichen Umsetzung ab.
In einer globalen ClickUp-Umfrage von 2023 unter Hunderten von Führungskräften, 35% der Befragten gaben an, dass die betriebliche Effizienz ihr wichtigstes Ziel für den Geschäftserfolg ist. Dies ist ein Aufruf zum Handeln für Outcome Champions - Betriebsmanagementexperten, die Ressourcen, Prozesse und Mitarbeiter koordinieren, um operative Spitzenleistungen zu erzielen. ✨
Die grundlegende Frage, die man sich stellen sollte, bevor man irgendwelche Schritte unternimmt, ist ein Zweiteiler: Welche logistischen und kulturell relevanten Strategien verfolgt Ihre Organisation, und wie erhalten Sie eine erstklassige Partnerschaft zwischen allen Führungsebenen und Teams aufrecht, um erfolgreich zu sein?
Bei der Entwicklung von Strategien geht es nicht nur um die Lösung von Problemen. Stattdessen sollten die Möglichkeiten der Technologie genutzt und ein Arbeitsplatz geschaffen werden, der die Angst vor neuen Ideen nimmt. Und diese Art von Innovation ist der Treibstoff sowohl für strategische Arbeit als auch für Produktion.
Was ist eine Betriebsstrategie?
Eine Betriebsstrategie ist ein umsetzbarer Plan, der festlegt, wie ein Unternehmen seine Prozesse und Ressourcen im Einklang mit den übergeordneten Unternehmenszielen verwaltet. Diese Prozesse betreffen die Herstellung und Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen, die das Unternehmen anbietet.
Hinter dem Fachjargon verbirgt sich ein Konzept, das die Kultur, die Produktivität und die Geschäftsziele eines Unternehmens prägt. Jedes Unternehmen - ob klein, mittelgroß oder groß - tut dies, um sich an das anzupassen, was es tut, wo es es tut und wie es sich von anderen in seinem Bereich unterscheiden möchte.
Auch wenn man es als Überschneidung mit strategische Planung bei der Lektüre dieses Leitfadens ist eine Unterscheidung zu treffen, die es zu beachten gilt: Die strategische Planung legt die allgemeine Vision und Richtung für die Organisation fest und wird oft jährlich oder halbjährlich durchgeführt. Die Hauptziele der Operation beschreiben die Prozesse und Arbeitsabläufe, die für die Durchführung der Arbeit verwendet werden sollen. ⚙️
Werfen wir einen Blick auf Beispiele für Betriebsstrategien für bestimmte Funktionsbereiche innerhalb der Organisation:
Arten von Betriebsstrategien zur Verbesserung, Effizienzsteigerung und Innovation
eine Aufschlüsselung der Beispiele für betriebliche Strategien zur Erreichung der allgemeinen Unternehmensstrategie | Art der Strategie | Errungenschaften | | ------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | Kernkompetenzstrategien | Nutzt die einzigartigen Stärken eines Unternehmens, um einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen, und konzentriert sich auf bestimmte Fähigkeiten oder Technologien, die den Geschäftserfolg bestimmen | Kostenführungsstrategien | Zielt darauf ab, der kostengünstigste Anbieter der Branche zu sein, der Qualitätsprodukte oder -dienstleistungen zu niedrigeren Preisen als die Konkurrenz anbietet | | Kundenorientierte Strategien | Integriert Technologie für Effizienz, Flexibilität und Kundenerfahrung durch den Einsatz von Cloud Computing, Datenanalyse, Automatisierung und digitalen Reporting-Tools | Differenzierungs-/Wettbewerbsstrategien | Differenziert ein Produkt oder eine Dienstleistung durch wahrgenommene Qualität, Alleinstellungsmerkmale und Kundentreue, um einen höheren Preis zu rechtfertigen | Strategien zur digitalen Transformation | Fördert das Wachstum durch kontinuierliche Verbesserung, Förderung der Kreativität und Investitionen in Forschung und Entwicklung, um wettbewerbsfähig und relevant zu bleiben | | Mitarbeiterbindungsstrategien | Fördert eine motivierte, engagierte Belegschaft, indem es eine positive Kultur fördert, Wachstum ermöglicht und die Mitarbeiter in Entscheidungen einbezieht | | Strategien für das Bestandsmanagement | Umfasst verschiedene Aspekte des Bestandsmanagements (Beschaffung, Lagerung, Vertrieb und Optimierung), damit die richtige Menge an Waren zur richtigen Zeit am richtigen Ort und zu den richtigen Kosten verfügbar ist | Operational-Excellence-Strategien | Optimiert Prozesse im Hinblick auf Effizienz, Kosteneffizienz und Qualität, angetrieben durch kontinuierliche Verbesserungsmethoden wie Lean Six Sigma | | Outsourcing-Strategien | Vergibt Aufgaben an externe Anbieter, um Kosten zu senken, auf Fachwissen zuzugreifen und internen Teams die Möglichkeit zu geben, sich auf ihre Kerntätigkeiten zu konzentrieren | | Produkt- oder Servicestrategien | Konzentriert sich auf die Schaffung von Produkten oder Dienstleistungen, die die Erwartungen übertreffen, indem der gesamte Lebenszyklus optimiert wird, vom Konzept bis zum Support nach der Markteinführung | | Risikomanagementstrategien | Absicherung eines Unternehmens durch Identifizierung, Bewertung und Abschwächung potenzieller Risiken durch Kontrollmaßnahmen und Notfallpläne |
Diese Betriebsstrategien schließen sich nicht gegenseitig aus. Und das ist eine gute Nachricht! Niemand will sich auf eine einzige Geschäftsstrategie festlegen lassen. Mit einem integrierten Ansatz können Unternehmen ihre Abläufe für verschiedene Produkte/Dienstleistungen, Kundensegmente und Märkte optimieren. 🎯
Wenn ein Unternehmen in eine Betriebsstrategie und deren Umsetzung investiert, investiert es auch in die Produktivität seiner Mitarbeiter. Da sie das Warum und Wie ihrer Aufgaben direkt vor Augen haben, sind sie nicht gezwungen, sich mit einem hohen Maß an Mehrdeutigkeit auseinanderzusetzen.
Stattdessen werden sie mit klaren Anweisungen darauf vorbereitet, die richtigen Aufgaben zu erledigen.
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Bis jetzt haben wir das Innenleben einer Betriebsstrategie kennengelernt. Lassen Sie uns dies in der Praxis sehen.
Wie man die Elemente einer operativen Strategie in Projektpläne einbaut
Dieser kompakte Leitfaden ist für Betriebsleiter gedacht, die die besten Kerngeschäftsprozesse und Arbeitsabläufe in Projektpläne einbauen wollen.
Warum ist dieser Leitfaden so kompakt? Disclaimer: Wir spielen alle in der gleichen Sitcom, lesen aber unterschiedliche Drehbücher. Es gibt zwar Geschäftsmodelle und Branchen, in die wir uns einordnen können, aber jedes Unternehmen hat eine andere Reihe von Grundwerten, die seinen Zweck und seine Leitprinzipien widerspiegeln.
Aus diesem Grund sind die Systeme, die Sie im Folgenden lesen werden, die wichtigsten Erfolgsfaktoren, die alle betrieblichen Strategien benötigen. Teams können ihre Spitzenleistung erreichen, wenn sie nur eine einzige Erkenntnis in die Tat umsetzen!
Schritt 1: Definieren Sie, was die Betriebsstrategie beeinflussen oder verändern wird
**Denken Sie an die kurzfristige Perspektive (Wettbewerbsprioritäten) und die langfristige Vision (Kompromisse)
Kurzfristige Planung erfüllt unmittelbare Kundenanforderungen, hilft bei der Zuteilung von Ressourcen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort und liefert Benchmarks für die Bewertung der Teamleistung.
Langfristige Planung ermöglicht es Unternehmen, in moderne Technologielösungen zu investieren, Marktexpansionsmöglichkeiten zu steuern und die Logistik neu zu gestalten.
Ihr operativer Plan sollte einen engeren Rahmen haben und sich mit den täglichen Aktivitäten und Maßnahmen befassen, die zur Umsetzung der strategischen Plans . Der Schlüssel zur Zustimmung und Unterstützung durch die Führungsebene liegt darin, den Wert, die Durchführbarkeit und die Ausrichtung des Plans zu verdeutlichen.
Dies ist der Punkt, an dem die Mitgestaltung leicht messbare KPIs mit den Teams und allen Führungsebenen ist wichtig, um jedem Teammitglied das Gefühl zu geben, dass es für seine Aufgaben verantwortlich ist. 🔑
Analysieren Sie Geschäftsstrategien auf einem ClickUp Whiteboard
Schritt 2: Identifizieren und sichern Sie die wesentlichen Ressourcen, die für eine erfolgreiche Strategieumsetzung erforderlich sind
Die Zusammenstellung einer Task Force für die Betriebsstrategie ist eine Gruppenarbeit, insbesondere wenn Sie mit anderen Teams zusammenarbeiten. Mitarbeiter aus den Bereichen Finanzen, Marketing, Personalwesen usw. helfen dabei, Wissenslücken zu schließen und setzen sich für folgende Punkte ein steigerung der Effizienz , die Senkung der Kosten und die Schaffung eines größeren Wertes.
In jeder Abteilung gibt es Aufgaben, die das Schiff am Laufen halten. Wenn Ihre Betriebsstrategie einen beträchtlichen Teil der Zeit in Anspruch nimmt, müssen Gespräche mit den Abteilungsleitern über den besten Ansatz zur Minimierung von Unterbrechungen geführt werden. 💬
Da Betriebsleiter eine komplexe und vielschichtige Rolle haben, sind diese Gespräche lehrreiche Momente, um das Ergebnis von Projekten zu beeinflussen.
Drei wertvolle Werkzeuge - Kapazitätsplanung, Ressourcenplanung und Prozessabbildung - nehmen diesem Schritt das Rätselraten ab.
- Kapazitätsplanung gibt Aufschluss darüber, ob Sie über genügend Unternehmensressourcen verfügen, um die Anforderungen eines Projekts zu erfüllen
- Ressourcenplanung beantwortet die Frage: An welchen Projekten arbeiten unsere Ressourcen derzeit?
- Abbildung der Prozessgestaltung skizziert die Abfolge von Ereignissen, Aufgaben und Aktivitäten, die an einem Geschäftsprozess beteiligt sind
### Schritt 3: Erstellen Sie gemeinsam einen Aktionsplan, um den Fluss von Materialien, Informationen und Ressourcen zu sichern
Dieser Aktionsplan wird mehrere Runden in Anspruch nehmen, aber selbst dann wird er nicht vollständig sein, da sich die Prioritäten ändern können, wenn sich die Umstände ändern. Der beste Schutz für die Transparenz bei jeder Änderung der Strategie ist eine einzige Quelle der Wahrheit, die überprüft und auf kleinstem Raum angepasst werden kann. ⚖️
Der Inhalt Ihres Aktionsplans hängt vom Geschäftsmodell und den betrieblichen Abläufen in Ihrem Unternehmen ab. Zumindest sollte der Inhalt Ihres Aktionsplans folgende Punkte enthalten:
eine Aufschlüsselung der Abschnitte, die für ein operatives Strategieplandokument benötigt werden | Abschnitt | Inhalt | | -------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Titel | Beginnen Sie mit einem einprägsamen Namen, der die Auswirkungen oder den Schwerpunkt der operativen Strategie widerspiegelt | | Einführung | Geben Sie einen kurzen Überblick über die operative Strategie, ihre Ziele und warum sie für die Ziele der Unternehmensstrategie relevant ist | | Zusammenfassung | Fassen Sie die wichtigsten Punkte des Aktionsplans zusammen, einschließlich der nach Prioritäten geordneten Ziele, der Verantwortlichen für die Aufgaben, des Zeitrahmens und der erwarteten Ergebnisse | | Übergeordnete Aufgaben und Initiativen | Aufschlüsselung des Umfangs und der Reichweite der für die Umsetzung erforderlichen Aufgaben oder Initiativen | | Verantwortliche Teams | Benennen Sie Abteilungsleiter/einzelne Mitarbeiter, die für Aktualisierungen, Überprüfungen und Genehmigungen der Projektkommunikation verantwortlich sind | Zeitpläne und Meilensteine | Skizzieren Sie spezifische Zeitpläne für wichtige Aktivitäten, Leistungen und Qualitätskontrollpunkte, die den tatsächlichen Fortschritt anzeigen | | Abhängigkeiten | Heben Sie Aufgaben hervor, die abgeschlossen sein müssen, bevor andere beginnen können, und erläutern Sie, wie Abhängigkeiten gehandhabt werden, um Verzögerungen zu vermeiden Ressourcenzuweisung | Geben Sie die Zuweisung von Ressourcen an, einschließlich Budget, Personal, Technologie und Material. Führen Sie alle Ressourcenbeschränkungen auf, falls es welche gibt! | | Risikobewertung und -minderung | Identifizieren Sie potenzielle Risiken und Herausforderungen mit Notfallplänen | | Kommunikation und Einbindung von Interessengruppen | Beschreiben Sie den Kommunikationsplan, um alle Interessengruppen zu informieren und den Grad der Einbindung der Interessengruppen | Anhänge | Fügen Sie alle unterstützenden Dokumente, Forschungsarbeiten und relevanten Projekte bei | | Berichterstattung und Überwachung | Geben Sie die Kennzahlen und KPIs an, die zur Messung des Fortschritts und Erfolgs verwendet werden sollen | | Budget und Finanzplanung | Fügen Sie die für jede Aufgabe oder Initiative vorgesehenen finanziellen Mittel hinzu |
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Schritt 4: Nutzen Sie die Technologie und seien Sie die treibende Kraft bei der Umsetzung der Strategie
Fühlen sich die Teams wohl dabei, ihre Ideen, Bedenken und ihr Feedback zu teilen? Gibt es einen Anstieg der verzögerten Projekte aufgrund mangelnder Verantwortlichkeit? Fragen sich die Teammitglieder: "Was soll ich heute tun?"
Ihre Führungs-, Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten sind entscheidend für den Erfolg der Betriebsstrategie. Da Sie mit verschiedenen Teams zusammenarbeiten, müssen Sie verschiedene Informationen organisieren, die über unterschiedliche Kanäle zu Ihnen gelangen. 👨💻
Sie brauchen die richtigen aufgabenverwaltung container, um alle für den Erfolg zu rüsten und die Erwartungen an die Durchführung von Projekten zu vermitteln. Wenn Sie denken, dass der Aktionsplan, den Sie in Schritt 3 geschrieben haben, "gut genug" ist, sollten Sie Folgendes bedenken:
Die Verwaltung von Aufgaben anhand eines statischen Aktionsplans kann größere Teams oder komplexe Projekte überfordern. Es gibt zu viel Lärm und Unordnung, durch die man täglich blättern muss. Dedizierte Aufgaben und Projektmanagement-Software stellt die Weichen für die Produktivität von Einzelpersonen und Teams in großem Umfang
Manuelle Modelle können mit den Anforderungen einer agilen Belegschaft nicht mithalten, und Agilität ist auf dem heutigen Markt ein unverzichtbares Kriterium, da branchenspezifische KI-Anwendungsfälle wachsen weiter. Ihre Zeit und Aufmerksamkeit sollte auf hochwertige Aufgaben und Aktivitäten verwendet werden, die die Teams ihren Zielen näher bringen.
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Warnung: Die versteckten Kosten von Shortcuts
Es ist leicht, die Auswirkungen kleiner, scheinbar banaler Aufgaben zu unterschätzen, die mit der Zeit anfallen. Diese "für später aufgesparten" Aufgaben können sich jedoch schnell zu einem erheblichen Teamproblem entwickeln.
Werfen wir einen genaueren Blick auf die versteckten Kosten von Abkürzungen:
- Kulturelle Schuld am Arbeitsplatz: Kulturelle Schulden am Arbeitsplatz beziehen sich auf die negativen Folgen der Vernachlässigung der Unternehmenskultur und der Grundwerte, wie z. B. niedrige Mitarbeitermoral, hohe Fluktuation und geringere Produktivität, die dem langfristigen Erfolg schaden können
- Technische Schulden: Technische Schulden entstehen, wenn Software- oder Technologielösungen schnell oder mit suboptimalen Kodierungspraktiken entwickelt werden, um unmittelbare Bedürfnisse zu erfüllen
- Prozessschulden: Prozessschulden beziehen sich auf die sich im Laufe der Zeit ansammelnden Ineffizienzen und Unzulänglichkeiten in den Arbeitsabläufen und Verfahren einer Organisation
- Wissensdefizite: Wissensdefizite treten auf, wenn Organisationen nicht in kontinuierliche Weiterbildung investierenlernen und Entwicklung für ihre Mitarbeiter investieren
Die Bewältigung von Schulden ist eine Teamleistung. Hier sind ein paar schnelle Methoden, die Sie aus Ihrer Produktivitäts-Toolbox ziehen können, um kleine Aufgaben mit minimalen Auswirkungen auf Ihre Produktionsinitiativen zu bewältigen:
- Aufgaben priorisieren: Priorisieren Sie die Aufgaben anhand der Eisenhower-Matrix (dringende und wichtige Aufgaben stehen an erster Stelle, gefolgt von wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben)
- Teamsitzungsblockierung: Planen Siekonzentrierte Zeit blöcke für kleine Aufgaben, Vermeidung von Multitasking zur Minimierung von Ablenkungen
- Aufgabenbündelung: Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen und erledigen Sie sie stapelweise, um das Wechseln zwischen verschiedenen Kontexten zu reduzieren
- Delegieren Sie, wenn es angebracht ist: Delegieren von Aktionen und Aufgaben die andere in Ihrem Team erledigen können
Und nun zurück zu unserem regulären Programm! 🎬
Schritt 5: Legen Sie Checklisten und Entscheidungsregeln für die kontinuierliche Verbesserung fest
Wie halten Sie die Gruppendynamik im Einsatzplan aufrecht, wenn gleichzeitig andere Routineaufgaben und Sonderprojekte anstehen?
Beginnen Sie mit Fragen, die dem Betriebsleitungsteam helfen, systematisch Daten zu sammeln und auf einem zentralen Dashboard zu analysieren. Dies verringert die kognitive Belastung und ermöglicht es den Teammitgliedern, sichere Entscheidungen zu treffen.
Diese Checklisten und Regeln können so detailliert sein, wie Sie sie für den internen Gebrauch benötigen. Wenn es hilft, ihren tatsächlichen Nutzen zu beurteilen, sollten Sie sie einem Nutzertest unterziehen. Geben Sie sie Projektleitern, Interessenvertretern und Führungskräften, um festzustellen, ob sie sich auf die richtigen Fragen zur Bewertung der täglichen Umsetzung konzentrieren. 📊
Zugriff auf projektbezogene Aufgaben und Aktivitäten über ein ClickUp Dashboard
Wie können Betriebsleiter also Checklisten und Entscheidungsregeln auf taktischer Ebene anwenden, wenn sie mit engen Zeitplänen konfrontiert sind?
**Bieten Sie Ihrem Team eine konsistente Erfahrung mit einer geplanten Routine
Hier finden Sie eine Aufschlüsselung der Aufgaben der Betriebsstrategie in bestimmten Abständen. Fällt Ihnen etwas auf, das Sie in Ihren persönlichen Zeitplan oder den Ihres Teams aufnehmen können? 🗓️
Eine Aufschlüsselung der täglichen, wöchentlichen und monatlichen Aufgaben, die ein Betriebsleiter in sein Arbeitspensum einplanen kann
Häufigkeit
Aktionspunkte
Tägliche Aufgaben
Brief halten tägliche Treffen oder Besprechungen mit den Projektleitern, um Fortschritte, Herausforderungen und Ziele für den Tag/die Woche zu besprechen
Sorgfältige Behandlung von Problemen oder Hindernissen, um zu verhindern, dass sie sich zu größeren Problemen ausweiten
Überprüfung des täglichen Fortschritts und Kontrolle auf kritische Probleme oder Engpässe
Kontinuierliche Überwachung des Status der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs)
Wöchentliche Aufgaben
Entwurf wöchentliche Statusberichte an die Beteiligten, in denen die Erfolge des Projekts, die Herausforderungen und die anstehenden Meilensteine hervorgehoben werden
Überprüfung der Ressourcenzuweisung und der Arbeitslastverteilung, damit die Teams ausgewogen sind und niemand überlastet wird
Bewertung neuer Risiken, die im Laufe der Woche aufgetaucht sind, und Aktualisierung pläne zur RisikominderungFeedback von Teammitgliedern einholen über den Fortschritt der Aufgabe und ihre ErfahrungenAnalysieren Sie den Fortschritt anhand von Zeitplänen, Budgets und Zielen des Projekts
Monatliche Aufgaben
Machen Sie sich Notizen, um einen Plan zur kontinuierlichen Verbesserung zu entwickeln, der spezifische Maßnahmen enthält, um verbesserung des Projektmanagements prozesse
Post-Projekt-Reviews veranstalten oder rückblicke zur Dokumentation der aus abgeschlossenen Projekten gewonnenen Erkenntnisse für die Zukunft
Berücksichtigung der langfristigen Ressourcenplanung und des Personalentwicklungsbedarfs auf der Grundlage der sich entwickelnden projektportfolio Überprüfung, ob laufende und anstehende Projekte mit den allgemeinen strategischen Zielen und Prioritäten der Organisation übereinstimmen
Sammeln und Analysieren von Kunden- und Stakeholder-Feedback zu Projektergebnissen und -leistungen
Bewertung, ob die Projekte auf dem richtigen Weg sind, um ihre Ziele zu erreichen, und Vornahme aller notwendigen Anpassungen, um projektpläne Überprüfung der Projektbudgets und der finanziellen Leistung
Wie geht es weiter?
Mit dem neu erworbenen Rahmenwerk für die Betriebsstrategie in der Hand, wenden Sie es im Kontext der Abläufe und Prozesse Ihres Unternehmens an. Vom Lieferkettenmanagement bis zur Software und allem, was dazwischen liegt, haben Sie die Werkzeuge, um selbst die schwierigsten Betriebsstrategien zu koordinieren. 💪
Und schließlich: Wenn Sie jemals flüchtige Fortschritte bei Ihren Aufgaben erlebt haben, könnte das daran liegen, dass Sie sich nicht auf die richtigen Dinge zur richtigen Zeit konzentrieren. Es ist in Ordnung - nein, es ist erlaubt - Ihre Kollegen zu bitten, Ihre Beobachtungen zu hinterfragen, wenn Sie nicht weiterkommen.
Zählen Sie auf das Team von ClickUp als einen Ihrer Kollegen, und wenden Sie sich an uns, wenn Sie Hilfe brauchen, um aus der Drehtür der erfolglosen Implementierung herauszukommen. Viel Spaß beim Planen! ✍️