Wie man einen Projektplan in 5 Schritten erstellt (mit Beispielen und Vorlagen)

Dokumentation zur Projektleitung sind nicht verhandelbare Ressourcen, die das Endergebnis eines Projekts direkt beeinflussen. Um eine hohe Erfolgsquote zu erzielen, dient der Projektplan als zuverlässiger und effektiver Fahrplan, auf den sich die Teams während des gesamten Projektlebenszyklus von der Einleitung bis zum Abschluss verlassen. 📍

Dieser Leitfaden enthält die Ressourcen, die Sie benötigen, um ein Projekt auf den richtigen Weg zu bringen. Wir erläutern die Schritte zur Erstellung effektiver Projektpläne, zur Optimierung der Ressourcen und zur Koordinierung der Kommunikationsmaßnahmen.

Wir wissen, dass Sie eine vielbeschäftigte Biene sind, deshalb finden Sie hier eine Ressource, mit der Sie Ihren Projektplanungsprozess sofort in Gang bringen können: Die ClickUp Beispiel-Projektplan-Vorlage . Die Ansichten "Liste" und "Tafel" sind bereits mit den wichtigsten Anforderungsfeldern eingerichtet, so dass Sie nur noch Ihre Projektaufgaben hinzufügen müssen!

Diese Vorlage herunterladen

Planen Sie Ihre Projekte mit Zuversicht und stellen Sie sicher, dass alles zu jeder Zeit organisiert und auf Kurs ist

Weitere Informationen vorlagen für Projektfahrpläne !

Bevor wir eintauchen, sollten wir erklären, was ein Projektplan ist. Denn es wird chaotisch mit einer sich drehenden Tür von Projektunterlagen..

Ok, wenn wir ehrlich sind, mögen wir ein wenig Chaos. Aber nur, wenn die Organisation vor dem Chaos kommt 😊

Was ist ein Projektplan?

Der Projektplan ist ein lebendiges Dokument, das ein klares Verständnis der Projektziele vermittelt, so dass die Beteiligten ihre Bemühungen auf ein gemeinsames Ziel ausrichten können. Er definiert die den Umfang des Projekts und legt fest, was enthalten ist und was nicht, um eine Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern und die Zieltermine einzuhalten.

Im besten Fall verschafft es den Teammitgliedern den Kontext, um ihre Zeit für die richtigen Dinge zu verwenden:

• Risikobewertung und Strategien zur Risikominderung
• Verantwortlichkeiten des Einzelnen und des Teams
• Strategien für das Ressourcenmanagement
• Abhängigkeiten von Aufgaben
• Wichtige Meilensteine

Dokumentieren Sie den Projektumfang, das Projektteam und die wichtigsten Stakeholder, indem Sie einen individuellen Projektdurchführungsplan erstellen

Vorteile des Schreibens eines Projektplans

Ein gut vorbereiteter Projektplan dient nicht nur als Fahrplan für projektdurchführung sondern bringt auch verschiedene Vorteile mit sich, die zum Gesamterfolg eines Projekts beitragen. Besseres Risikomanagement : Ein sorgfältig geschriebener Projektplan bietet Raum für identifizierung von Risiken und Strategien zur Risikominderung gleich zu Beginn des Projekts. Indem Sie Risiken früher erkennen, können Sie proaktive Maßnahmen ergreifen, um sie wirksam zu bekämpfen und ihre Auswirkungen auf das Projektergebnis zu minimieren.

Gesteigerte Teameffizienz: Ein Projektplan umreißt die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder und schafft Klarheit darüber, was genau von ihnen erwartet wird. Dadurch wird nicht nur die Produktivität des Einzelnen gesteigert, sondern auch der Zusammenhalt und die Effizienz des Teams verbessert.

Effektive Ressourcenzuweisung und Kostenkontrolle: Mit einem konkreten Projektplan in der Hand können die Projektmanager die Ressourcenzuweisung optimieren zu optimieren, Verschwendung zu minimieren und sicherzustellen, dass die Kosten im Rahmen des Budgets bleiben. Es dient als Bezugspunkt für die Finanzverwaltung und ermöglicht es den Managern, die Ausgaben wirksam zu verfolgen und zu kontrollieren.

Hohe Kundenzufriedenheit: Ein Projektplan strukturiert den Weg zu den gewünschten Ergebnissen und steigert so die Qualität der endgültigen Ergebnisse. Wenn die Kunden wertorientierte Ergebnisse innerhalb des festgelegten Zeitrahmens erhalten, sind sie wahrscheinlich zufriedener

Wie man einen Projektplan in 5 Schritten erstellt

Von der Erstellung eines klaren Projekt ziele bis hin zur Erstellung des Projektzeitplans werden wir uns mit praktischen Erkenntnissen und bewährten Verfahren befassen, die Sie bei der Erstellung von Projektplänen unterstützen.

Im Grunde ist dies die koffeinhaltige Version der Erstellung eines fehlerfreien Projektplans im Jahr 2023. 🏆

Schritt 1: Legen Sie die erwarteten Leistungen und Endergebnisse des Projekts fest

Nicht alle Anfragen in der Warteschlange sollten umfassende Projekte sein. Durch die Festlegung von Prioritäten für die richtigen Projekte können die Teams ihre Erfolgschancen maximieren und die ressourcenauslastung um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

**Wenn die Stakeholder die Relevanz und die Ausrichtung eines Projekts an den KPIs des Unternehmens erkennen, sind sie eher bereit, sich aktiv zu beteiligen, die erforderlichen Ressourcen bereitzustellen und sich für den Projekterfolg einzusetzen. (Mehr über projektbeteiligte im nächsten Schritt!)

Wer sind die Hauptnutzer oder -empfänger der Ergebnisse? Kunden oder Endnutzer können bestimmte Vorlieben, Erwartungen oder Fachkenntnisse haben, und die Kenntnis ihrer Eigenschaften ermöglicht es dem Projektteam, Ergebnisse zu erstellen, die ihren besonderen Anforderungen gerecht werden.

Gibt es spezielle Anforderungen, Vorlagen oder Richtlinien für die Arbeitsergebnisse? Diese Frage im Vorfeld spart allen Beteiligten Zeit, da sie einen strukturierten Rahmen oder Ausgangspunkt bietet, so dass sich das Projektteam auf den Inhalt und die wertsteigernden Aspekte der Arbeitsergebnisse konzentrieren kann, anstatt unnötigen Aufwand für die Formatierung oder Präsentation zu betreiben.

Erfassen Sie Projektziele und -details mit einem ClickUp-Formular

Jetzt, wo Sie mit dem projektleistungen und Ziele, ist es an der Zeit, mit der Ausarbeitung des Projektplans zu beginnen. 📃

Je nach dem von Ihnen bevorzugten projektmanagement-Methodik das Format des Projektplans ist unterschiedlich. Dokumente, Tabellen und Gantt-Diagramme sind einige beliebte Optionen. Solange er eine klare Beschreibung der einzelnen Elemente eines Projektplans enthält, sind Sie auf dem richtigen Weg!

Hier ist, was Sie bis jetzt haben sollten:

• Projekttitel: Geben Sie den Namen oder Titel klar an, um das Wesentliche des Projekts zu erfassen. Wenn Sie ein Akronym verwenden, geben Sie den vollständigen Begriff an
• Projektbeschreibung: Schreiben Sie eine kurze Beschreibung des Zwecks, der Ziele und des Umfangs des Projekts
• Projektleiter und Team: Nennen Sie den Projektleiter, der für die Aufsicht über das Projekt verantwortlich ist, und führen Sie die wichtigsten Mitglieder des Projektteams auf (z. B. diemarketingteam)
• Projektstart-, -end- und -übergabetermine: Unterscheiden Sie zwischen dem Abschluss der internen Projektaktivitäten und der Übergabe der Endergebnisse an die Stakeholder
• Projektziele: Nennen Sie die spezifischen Ziele und Ergebnisse des Projekts. Erläutern Sie die Auswirkungen des Projekts auf die Ziele der OrganisationKPIs undOKRs Discover projektplanungstools zur Unterstützung jeglicher Art von Arbeitsabläufen!

Synchronisieren Sie Ihre Termine aus anderen Arbeitstools mit ClickUp, um Ihren gesamten Tag in der Kalenderansicht zu verwalten

Schritt 2: Identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder und schätzen Sie die Budgetausgaben

Zu den Projektbeteiligten gehören in der Regel Einzelpersonen oder Gruppen, die direkt von den Projektergebnissen betroffen sind oder ein berechtigtes Interesse an ihnen haben. Ein Teil Ihres Projektplans sollte in diesem Abschnitt Ansätze für die Kommunikation mit den Stakeholdern, deren Einbindung und Beteiligung enthalten. 🧑‍💻

Dazu können Projektsponsoren, Endbenutzer, Kunden, wichtige Projektmitglieder und der Buchhaltungspartner gehören.

Ja, Buchhaltungspartner sind Stakeholder. Hier ist der Grund dafür:

Ein kleines Designprojekt für eine Agentur kann ein paar tausend Dollar kosten, während ein großes Infrastrukturprojekt für ein multinationales Unternehmen Millionen von Dollar verschlingen kann.

In Zeiten sich ändernder Marktbedingungen ist es wichtiger denn je, den Beteiligten eine Vorstellung von den Ausgaben für Ressourcen, Ausrüstung, Materialien und andere relevante Kosten zu vermitteln. Der Plan umfasst auch Verfahren zur Verfolgung und Verwaltung der Kosten während des gesamten Projektlebenszyklus. [](https://clickup.com/solutions/strategic-planning) Dies bringt uns zur nächsten Produktivitätsressource, die Sie auf Ihrem Radar haben sollten. Es gibt einen schnelleren Weg, um nicht mehr jeden Freitagnachmittag Zeile für Zeile eine Tabelle mit Budgetberichten zu erstellen: Transparenz schaffen into Projektbudgetausnutzung wo die Arbeit stattfindet.

Verwenden Sie kostenlose Tools wie Benutzerdefinierte Felder in ClickUp um Ressourcen für Projektaufgaben zu kategorisieren, z. B. Auftragnehmer, Projektmanagement-Software und einmalige Anschaffungen. (Zum Beispiel der Kauf einer Lizenz für einen Song in einem Markenvideo)

Und das ohne zusätzlichen Aufwand und - was noch wichtiger ist - ohne E-Mail-Ketten Ihrerseits. Mit ClickUp werden alle Aufgaben und Ressourcen Ihres Projekts an einem Ort erfasst. @Erwähnen Sie einen Stakeholder für die Kaufgenehmigung, laden Sie ein Bild der Quittung hoch und aktualisieren Sie das benutzerdefinierte Feld, um den verbleibenden Finanzierungsbetrag anzuzeigen. 💰

Wenn benutzerdefinierte Felder aktualisiert werden, werden die Beobachter von Aufgaben (einschließlich der Buchhaltungspartner) über die Änderungen informiert. So können sie bei Bedarf jederzeit auf die digitale Spur zurückgreifen!

Fügen Sie mehrere Beauftragte hinzu, delegieren Sie Kommentare und erstellen Sie Berechnungen mit benutzerdefinierten Feldern aus Ihren ClickUp-Aufgaben

Nun, da wir die Projektbeteiligten und das Budget zum Projektplan hinzugefügt haben, können wir zum nächsten Schritt übergehen!

Schritt 3: Erstellen einer Work Breakdown Structure (WBS)

A projektstrukturplan (WBS) stellt den Projektumfang dar, indem er ihn in Team- und Einzelaufgaben oder -aktivitäten unterteilt.

Der Projektstrukturplan beginnt mit der wichtigsten Projektleistung und gliedert sie schrittweise in kleinere Arbeitspakete und Teilaufgaben. Jedes Arbeitspaket stellt eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität dar, die zugewiesen, geplant und verfolgt werden muss. Die hierarchische Untergliederung wird fortgesetzt, bis die Arbeitspakete eine Ebene erreicht haben, auf der sie leicht verstanden und ausgeführt werden können. 🤩

Der Projektstrukturplan ist ein gemeinschaftlicher Prozess. Setzen Sie sich mit Ihren wichtigsten Projektteammitgliedern zusammen, um die fehlenden Anforderungen und Ergebnisse des Projekts zu ergänzen. Als Projektmanager konzentrieren Sie sich auf das Projekt als Ganzes, einschließlich strategische Planung , projektplanung , Budgetierung und Kommunikation mit den Beteiligten.

Hier finden Sie einen allgemeinen Überblick über das WBS-Format, wenn Sie eine einfache Projektplanvorlage erstellen möchten:

eine Tabelle mit einer Beschreibung der vier Ebenen eines Projektstrukturplans | Ebene | Beschreibung | | ------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Ebene 1: Projektziel | Das übergreifende Ziel des Projekts | | Ebene 2: Wesentliche Ergebnisse (Major Deliverables) | Ein spezifisches, messbares und greifbares Ergebnis, das im Rahmen eines Projekts produziert oder erreicht wird | Ebene 3: Arbeitspakete | Aufgaben, die klar abgegrenzt, überschaubar und einzelnen Personen oder Teams zuordenbar sind. Definieren Sie den Umfang und die Abhängigkeiten jedes Arbeitspakets | Ebene 4: Teilaufgaben | Dies ermöglicht detailliertere und spezifischere Aufgaben, die es einfacher machen, den Aufwand abzuschätzen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen

Das Projektteam ist der Fachmann auf seinem Gebiet. Ihre Ansichten darüber, wie lange eine Aufgabe dauern würde und was sie von anderen Teammitgliedern benötigen würden, um ihre Arbeit abzuschließen, sind von unschätzbarem Wert für ein erfolgreiches Projekt.

Virtuelle Whiteboards sind eine hervorragende Option für Brainstorming-Sitzungen aus der Ferne oder vor Ort. Durch die Bearbeitung in Echtzeit ist es eine nicht einschüchternde Möglichkeit, die Beteiligung aller zu fördern. Ergänzen Sie Ihre nächste Projektplanungssitzung mit dem ClickUp Projektstrukturplan-Vorlage . Ein einsteigerfreundliches Tool mit umfangreicher Textbearbeitung, Einbettungsfunktionen und umsetzbaren Aufgaben! 🎯

Einrichten der Projektplanungsschritte zur Organisation von Aufgaben in einem ClickUp Doc

Wenn Sie mit dem Projektstrukturplan einen guten Stand erreicht haben, können Sie ihn in einen Projektzeitplan einfügen.

Bonus: Work Breakdown Structure Software !

Schritt 4: Hinzufügen von wichtigen Meilensteinen in einen detaillierten Projektplan

Der Zeitplan wird im Laufe des Projekts wöchentlich oder monatlich aktualisiert. Um mit den Änderungen Schritt zu halten und vor allem, um sie zu kommunizieren, werden intuitive Werkzeuge wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Zeitleisten verwendet, die die Verwaltung der laufenden Änderungen weniger mühsam machen.

Gantt-Diagramme

Bieten eine visuelle Darstellung des Projektplans, die es den Projektmanagern ermöglicht, die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben, die Dauer und die Meilensteine einfach zu verfolgen. Wenn Aktualisierungen erforderlich sind, können sie das Diagramm schnell ändern, indem sie Aufgaben neu anordnen oder Zeitpläne mit einer einfachen Drag-and-Drop-Aktion anpassen.

Kanban-Tafeln

Bieten eine optimierte Workflow-Ansicht, die es Projektmanagern ermöglicht, Aufgaben in verschiedenen Stadien der Fertigstellung zu visualisieren. Bei Änderungen können sie Aufgaben einfach zwischen den Spalten verschieben, um den aktualisierten Fortschritt und die Prioritäten widerzuspiegeln.

Zeitleisten

Zeigen Sie eine klare chronologische Ansicht von Projektereignissen, Terminen und Meilensteinen. So bleiben die Beteiligten über wichtige Termine auf dem Laufenden und es wird sichergestellt, dass alle über den Projektfortschritt Bescheid wissen.

Sehen Sie sich unseren Leitfaden für erstellung eines Projektzeitplans ! Hier finden Sie weitere Vorlagen und Beispiele, die Ihnen helfen, eine aussagekräftige Projektvisualisierung zu erstellen. 🎨

Bonus: Bauplanungssoftware !

Wir sind beim letzten Schritt des Projektplanungsprozesses angelangt!

Schritt 5: Erwartungen an die Kommunikation festlegen

Die Überprüfung des Aufgabenstatus und die Beantwortung einmaliger Status-E-Mails nehmen viel Zeit und Energie in der Arbeitswoche eines Projektleiters in Anspruch.

Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass jeder an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet. Daher wird die Beantwortung von DMs manchmal bis zum Ende des Tages aufgeschoben. Oder sie verschwindet tagelang irgendwo im Nichts.

Statusberichte sind für die Entscheidungsfindung unerlässlich. Sie bieten eine digitale Aufzeichnung der Projektaktivitäten, der getroffenen Entscheidungen und der Ergebnisse, die für künftige Referenzen, Audits oder Erfahrungen nützlich sein können.

PRO TIPP Verwenden Sie ClickUp AI um Kommentar-Threads zusammenzufassen und schnell die wichtigsten Punkte eines langen Threads oder Kommentars zu sehen! Nachdem der Inhalt generiert wurde, haben Sie die Möglichkeit, eine etwas andere KI-Antwort zu wählen, den Text zu kopieren, das Modal "Thread zusammenfassen" zu schließen oder der KI mitzuteilen, was sie als nächstes tun soll.

Erhalten Sie eine Zusammenfassung des Kommentar-Threads oder eines einzelnen Kommentars mit ClickUp AI

Ersetzen Sie lange E-Mail-Ketten durch ClickUp-Aufgaben für Ihre Statusberichte. Mit einer einzigen ClickUp-Aufgabe werden alle wöchentlichen Aktualisierungen an einem Ort gespeichert. Durch diese einfache Umstellung auf aufgabenbasierte Kommunikation entfällt die Notwendigkeit, in mehreren Anwendungen zu suchen. 🔍

Wenn Ihr Team jedoch für dringende Aktualisierungen und Problemlösungen in Echtzeit auf Messaging-Plattformen wie Slack angewiesen ist, verwenden Sie die Slack-Integration mit ClickUp . Verwandeln Sie Nachrichten in Aufgaben und Kommentare aus der Slack-App und Benachrichtigungen über Aufgaben in Slack-Kanäle Ihrer Wahl!

Nehmen Sie projektkommunikation einen Schritt weiter, indem sie eine projektstatusbericht vorlage, damit alle Aktualisierungen für die Beteiligten organisiert und einheitlich sind:

• Errungenschaften des Teams: Führen Sie die wichtigsten Meilensteine oder Aufgaben auf, die in dieser Woche abgeschlossen wurden
• Aktueller Status: Geben Sie einen Überblick über den Fortschritt des Projekts und etwaige Herausforderungen oder Engpässe
• Anstehende Aufgaben und Fristen: Notieren Sie alle wichtigen Termine, die in der nächsten Woche anstehen
• Gefährdete Aufgaben: Heben Sie alle Probleme oderfestgestellte Risiken und ihre möglichen Auswirkungen
• Aktualisierung der Ressourcen: Erwähnen Sie alle Änderungen oder Aktualisierungen in Bezug auf die Ressourcenzuweisung
• Nächste Schritte: Fassen Sie die unmittelbaren nächsten Schritte und Prioritäten zusammen
• Benötigte Unterstützung: Geben Sie an, welche Unterstützung oder Hilfe von Teammitgliedern oder Interessengruppen benötigt wird

Bonus: Erstellen Sie eine ClickUp-Aufgabe "Koordination", die als Hauptkanal dient, über den die Teams die neuesten Updates von Ihnen erwarten können!

Umschalten zwischen dem Senden eines Kommentars an interne Teammitglieder und dem Senden einer E-Mail an Personen außerhalb von ClickUp

Projektplan Beispiele

Verschiedene Abteilungen haben unterschiedliche Arbeitsabläufe und Anforderungen, daher werden verschiedene Arten von Projektplänen benötigt. Hier sind einige Beispiele für Projektpläne, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

1. Beispiel für einen Projektplan des Marketingteams

Ziel: Steigerung des Website-Traffics um 30 % im ersten Quartal.

Rollen & Verantwortlichkeiten: Der SEO-Manager leitet die Keyword-Recherche und die Optimierung der Inhalte; der Social-Media-Manager kümmert sich um die Werbung; der E-Mail-Marketing-Manager richtet E-Mail-Drip-Kampagnen ein; der Marketing-Analyst verfolgt und berichtet über die Fortschritte.

Budget: 10.000 $ für Software, Inhaltserstellung, Werbung und Analyse.

Ergebnisse: SEO-optimierte Blogbeiträge, Social-Media-Kampagnen, E-Mail-Newsletter und ein detaillierter Analysebericht.

Zeitplan: 3 Monate, mit wöchentlichen Kontrollen.

Kommunikationsplan: Wöchentliche Meetings für Updates und Monatsberichte; Ad-hoc-Meetings nach Bedarf; sämtliche Kommunikation wird in ClickUp dokumentiert.

2. Produktteam-Projektplan Beispiel

Ziel: Entwicklung einer neuen Funktion für die App innerhalb von sechs Monaten.

Rollen & Verantwortlichkeiten: Produktmanager definiert die Anforderungen an die Funktion; Designer entwirft die Schnittstelle; Entwickler erstellt die Funktion; QA-Tester prüft auf Fehler; Feedback wird von Produktanalysten verfolgt.

Budget: 50.000 $ für Forschung, Design, Entwicklung, Tests und Markteinführung.

Ergebnisse: Eine neue, getestete und voll funktionsfähige App-Funktion.

Zeitplan: 6 Monate, mit zweiwöchentlichen Sprint-Überprüfungen.

Kommunikationsplan: Tägliche Stand-ups für Updates; zweiwöchentliche Sprint Review Meetings; Ad-hoc-Meetings nach Bedarf die gesamte Kommunikation wird in ClickUp dokumentiert.

3. Design Team Projektplan Beispiel

Ziel: Neugestaltung der Unternehmenswebsite zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Steigerung der Konversionsrate in vier Monaten.

Rollen & Verantwortlichkeiten: UX-Forscher führt Nutzerforschung durch; UI-Designer erstellt Mockups; Front-End-Entwickler codiert das Design; Qualitätsanalytiker führt UX-Tests durch; Projektmanager überwacht alle Vorgänge.

Budget: 20.000 $ für Forschung, Design, Entwicklung, Tests und Implementierung.

Ergebnisse: Eine vollständig ansprechende, getestete und funktionierende Website, die ein hervorragendes Benutzererlebnis bietet.

Zeitplan: 4 Monate, mit monatlichen Iterationen.

Kommunikationsplan: Wöchentliche Nachholsitzungen für Aktualisierungen; monatliche Überprüfungssitzungen; Ad-hoc-Sitzungen nach Bedarf; Dokumentation der gesamten Kommunikation in ClickUp.

Denken Sie daran, dass dies nur Beispiele sind und Ihr tatsächlicher Projektplan von vielen Faktoren wie dem Umfang des Projekts, der Teamgröße und anderen spezifischen Anforderungen abhängen kann.

Managen Sie Ihr Team mit Projektplänen

Nutzen Sie ClickUp, um sich von Verwaltungsaufgaben zu entlasten, damit Sie das tun können, was Sie am besten können. Sie sind in der Lage, jede einzelne Anfrage oder Frage zu bearbeiten, die auf Sie zukommt, aber das sollten Sie nicht müssen. Ihr Team braucht Sie in Ihrer besten Verfassung, um das Projekt zum Erfolg zu führen. Erstellen Sie einen kostenlosen ClickUp-Arbeitsbereich und laden Sie Ihre Teammitglieder zu einer besseren Projektplanung ein. Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung von Projekt-Workflows benötigen, sind wir nur eine Nachricht entfernt. Viel Spaß beim Planen! ✍️