Sie möchten Ihr Team effizienter machen. Was müssen Sie also erledigen, um sich zu verbessern?
Prozessabbildung könnte das tool sein, von dem Sie noch nicht wissen, dass Sie es brauchen.
Eine Prozesskarte macht die Vorgänge innerhalb eines Geschäfts sichtbar – sei es der Betrieb, das Projektmanagement, die Einrichtung Ihrer Beschaffungssysteme oder sogar die Bearbeitung eingehender Tickets des Kundensupports.
Es ist eine sichere Methode, um Ineffizienzen, Lücken in Ihren Denkprozessen und behebbare Engpässe zu identifizieren. Um jedoch eine Prozesskarte zu erstellen, die Ihnen bei der Verbesserung hilft, müssen Sie sich mit allen Aspekten der Prozessabbildung vertraut machen.
Sobald Sie sich mit den Symbolen und Best Practices vertraut gemacht haben, werden Sie feststellen, wie einfach es ist, praktische Prozessabläufe von Grund auf neu zu erstellen (oder eine vorgefertigte Vorlage zu verwenden, was ebenfalls sehr hilfreich sein kann! Machen Sie sich bereit und tauchen Sie ein in die Welt der Prozessabbildung.
Was ist Prozessabbildung?
Prozessabbildung ist eine visuelle Darstellung eines Prozesses, die dabei hilft, dessen wichtigste Komponenten und potenzielle Ineffizienzen zu identifizieren. Sie bietet eine Übersicht über den Prozess und skizziert die Abfolge von Ereignissen, Aufgaben und Schritten, die zur Erreichung eines bestimmten Ergebnisses erforderlich sind.
Unternehmen nutzen diesen Ansatz, um Engpässe in ihren Workflows zu identifizieren und letztendlich ihre Ergebnisse zu verbessern. Prozessabbildungen sollten im Wesentlichen als Überblick darüber dienen, wie Ihr Team Projekte zum Abschluss bringt.
6 Beispiele für Prozessabbildung
Prozessabbildungen können auf vielfältige Weise eingesetzt werden. Das hängt ganz von den Zielen Ihres Teams und der aktuellen Struktur Ihrer Geschäftsprozesse ab. Im Wesentlichen gibt es jedoch sechs gängige Arten von Prozessabbildungen. Sehen wir uns jede einzelne davon und ihre Funktionsweise einmal genauer an.
1. Flussdiagramme
In diesem Standard-Prozessdiagramm stehen Formen und Symbole für verschiedene Aufgaben und Ereignisse. Die Prozessabbildung von Anfang bis Ende basiert in der Regel auf Flussdiagrammen.
Wenn Sie Ihren gesamten Prozess abbilden, sind Flussdiagramme nützliche visuelle Tools, um eine Reihe von Schritten darzustellen. Von den verschiedenen Arten von Prozesskarten verdeutlicht diese komplexe Verfahren oder Systeme und erleichtert es, Bereiche zu identifizieren, die verbessert oder optimiert werden können.
Darüber hinaus können Sie das Whiteboard-Feature von ClickUp nutzen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zu verbessern, insbesondere bei Projekten, die mehrere Schritte erfordern oder an denen mehrere Beteiligte beteiligt sind.
2. Swimlane-Diagramme
Die Bahnen in einer Swimlane-Karte stellen die Verantwortlichkeiten der verschiedenen Personen oder Abteilungen dar, die an dem Prozess beteiligt sind. Diagramme mit Swimlanes sind nützlich, um komplexe Prozesse abzubilden, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind.
Verwenden Sie die ClickUp-Swimlane-Flowchart-Vorlage, um zu klären, wer in Ihrem Team für jeden Schritt verantwortlich ist – egal, ob es sich um mehrere Personen oder ganze Teams handelt. Durch die Organisation von Informationen in Bahnen erleichtern Swimlane-Flowcharts das Erkennen potenzieller Engpässe oder Verzögerungen, sodass Sie Ihre Geschäftsprozesse mit einer detaillierten Prozesskarte verbessern können.
3. Prozessaktivitätskarte
Wie der Name schon sagt, tut diese Karte genau das, was sie verspricht. Die Karte zeigt, welche Aktivitäten in einem Prozess den größten Einfluss auf Ihre Geschäftsprozesse haben und welche den geringsten. Sie ist nützlich, um zu bestimmen, welche Aktivitäten den besten Return on Investment bieten, damit Sie Ihr Budget in der Phase der Prozessabbildung entsprechend anpassen können.
4. Wertstromanalyse als Karte
Wertstromanalysen werden auch als Material- und Informationsflussanalysen bezeichnet. Sie beschreiben die Schritte eines Prozesses und die Ressourcen, die in jeder Phase verwendet werden. Tatsächlich visualisieren Wertstromanalysen, wie Informationen und Materialien durch die Prozessabbildung von Anfang bis Ende fließen.
Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für Wertstromanalysen, um die Effizienz Ihrer Abläufe zu maximieren und Ihren aktuellen Zustand gründlich zu analysieren. Diese Vorlage für Wertstromanalysen hilft Ihnen bei der Entwicklung eines optimierten Plans für die Implementierung, damit Sie Ihre Prozesse verbessern und Ihr Unternehmen zum Erfolg führen können.
Bonus: Sehen Sie sich die 10 besten Vorlagen für Wertstromanalysen zur Verbesserung von Teamprozessen an
5. Prozessablaufdiagramm
Dieses Diagramm erleichtert den Entscheidungsprozess. Das heißt, es hilft Teams dabei, Verbesserungen voranzutreiben, da es klar darstellt, wie Prozesse ablaufen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen – was für das Projektmanagement von großem Vorteil ist. Stellen Sie es sich wie eine Mindmap oder ein Whiteboard vor, auf dem Sie Ihren gesamten Ablauf detailliert darstellen können.
Mit einer Vorlage können Sie die Erstellung oder Aktualisierung Ihres Prozessablaufs noch einfacher gestalten. Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für Prozessablauf-Whiteboards, um Ihre Projekt-Workflows zu visualisieren und Ihre Prozessabbildungsverfahren zu verbessern.
6. SIPOC-Diagramm
Dieses Diagramm steht für Lieferanten, Eingaben, Prozesse, Ausgaben und Kunden. Es stellt die Schlüsselelemente eines Prozesses in einer leicht verständlichen, tabellenartigen Form dar. Ein SIPOC-Diagramm ist eine nützliche Karte, wenn Sie den Umfang eines Projekts bestimmen möchten.
Es überrascht nicht, dass ClickUp eine Vorlage für die Prozessabbildung bereitstellt. Die ClickUp-SIPOC-Vorlage verwendet die Board-Ansicht, um die wichtigen Aspekte Ihres Prozesses detailliert darzustellen, sodass er einfach zu analysieren und zu verstehen ist.
So erstellen Sie eine Prozesskarte
Um eine detaillierte Prozesskarte zu erstellen, müssen Sie Ihre Geschäftsabläufe gut verstehen. Wir haben den Prozess in einige hilfreiche Schritte unterteilt, um Ihnen einen guten Einstieg in die Prozessabbildung zu ermöglichen.
Schritt 1: Definieren Sie den Umfang des Prozesses
Wählen Sie zunächst den Prozess aus, den Sie analysieren möchten, und stellen Sie sicher, dass er einen wesentlichen Einfluss auf Ihre Geschäftsabläufe hat. Berücksichtigen Sie auch den Umfang des Prozesses – entscheiden Sie, ob Sie eine einzelne Abteilung, funktionsübergreifende Prozesse oder sogar Prozesse an mehreren Standorten analysieren möchten.
Beispielsweise möchten Sie vielleicht Ihren Vertriebsprozess abbilden und dabei den Schwerpunkt auf die Interaktion mit Ihren Marketing- und Kundensupport-Abteilungen legen.
Schritt 2: Stellen Sie ein Prozessabbildungsteam zusammen
Stellen Sie ein Team zusammen! Je mehr Köpfe Sie zusammenbringen, um eine einheitliche Prozessabbildung zu erstellen, desto besser. Beziehen Sie Personen ein, die über Fachwissen in verschiedenen Bereichen des Prozessabbildungsprozesses verfügen.
So stellen Sie sicher, dass Sie das Gesamtbild erfassen. Außerdem ist es eine Möglichkeit, die Zustimmung der Beteiligten zu gewinnen. Fördern Sie offene Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams. 🤝
Schritt 3: Sammeln Sie detaillierte Informationen
Hier kommt es nun darauf an. Es ist Zeit für eine gründliche Untersuchung des Prozesses. Dazu können Mitarbeiterbefragungen, die Beobachtung des Prozesses in der Praxis und die Überprüfung relevanter Dokumente wie Standardarbeitsanweisungen, Arbeitsanweisungen und wichtige Metriken gehören.
Streben Sie ein klares Verständnis jedes einzelnen Schritts des Prozesses an, einschließlich der für Ihre Prozessschritte erforderlichen Eingaben, Ausgaben und Ressourcen.
Schritt 4: Start- und Endpunkte identifizieren
Wo beginnt der Prozess und wo endet er? Stellen Sie sicher, dass die Prozessgrenzen klar sind. Legen Sie alle für den Prozess relevanten Voraussetzungen, Auslöser und Nachbedingungen fest.
Beispielsweise könnte in einem Auftragsabwicklungsprozess der Startpunkt der Eingang der Bestellung sein, während der Endpunkt der Versand der Bestellung oder die Lieferung an den Kunden sein könnte.
Schritt 5: Aufschlüsselung der Schritte
Teilen Sie den Prozess in einzelne Schritte auf. Identifizieren Sie alle Aufgaben, Entscheidungen und Ereignisse, die vom Beginn bis zum Ende des Prozesses auftreten.
Seien Sie so detailliert wie möglich und berücksichtigen Sie dabei auch Teilprozesse, Abhängigkeiten und Ausnahmen, die während des Prozesses auftreten können. Auf diese Weise erstellen Sie eine umfassende Prozesskarte, die die Komplexität des Geschäftsprozesses wirklich verdeutlicht. 💪
Schritt 6: Reihenfolge der Schritte festlegen und Rollen identifizieren
Haben Sie Ihre Prozessschritte? Jetzt ist es an der Zeit, die Schritte in der Reihenfolge ihres Auftretens anzuordnen und Rollen oder Abteilungen zuzuweisen, die für die Überprüfung jedes Schrittes auf Richtigkeit verantwortlich sind.
Dokumentieren Sie alle Übergaben oder Kommunikationspunkte zwischen Rollen oder Abteilungen, um einen reibungslosen Flow zu gewährleisten. Dies erfordert Zusammenarbeit.
Das bedeutet, dass Sie Tools für die Zusammenarbeit benötigen. Mit ClickUp Whiteboards können Teams ganz einfach Prozessabläufe skizzieren, Symbole mit Beschreibungen versehen und ihre Karten mit dem gesamten Unternehmen freigeben, sodass alle auf dem Laufenden sind.
Schritt 7: Prozesssymbole und Notationen hinzufügen
Verwenden Sie Standard-Prozesssymbole und -Notationen, um die verschiedenen Elemente des Prozesses darzustellen. Konsistenz ist der Schlüssel für eine gute Lesbarkeit und Verständlichkeit.
Einige gängige Symbole sind:
- Oval: Start- oder Endpunkt
- Rechteck: Aufgabe oder Aktivität
- Diamant: Entscheidungspunkt
- Pfeil: Flow-Richtung
- Kreis: Verbindungspunkt oder Fortsetzungspunkt
Hier ein Tipp: Fügen Sie Ihrer Prozesskarte Swimlanes hinzu, um Rollen oder Abteilungen darzustellen. So können Sie die Aufteilung der Verantwortlichkeiten und Interaktionen innerhalb des Prozesses besser visualisieren.
Schritt 8: Validieren Sie die Prozessabbildung
Überprüfen Sie die Prozesskarte gemeinsam mit dem Prozesskartierungsteam und anderen relevanten Stakeholdern. Sie möchten hier die Genauigkeit der Karte überprüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihren aktuellsten Prozess korrekt wiedergibt.
Ermutigen Sie zu Feedback und nehmen Sie alle notwendigen Änderungen vor, um die Karte zu verfeinern. Dieser Schritt hilft dabei, eine Karte zu erstellen, mit der alle Beteiligten einverstanden sind.
Schritt 9: Optimieren Sie den Prozess
Analysieren Sie die Prozessdarstellung, um Verbesserungsmöglichkeiten wie Engpässe, Redundanzen oder Ineffizienzen zu identifizieren. Hier können Teams die Prozessdarstellung nutzen, um Diskussionen zu erleichtern, Workflows zu optimieren oder wiederholende Aufgaben zu automatisieren.
Die Vorteile der Prozessabbildung für Ihr Team
Prozessabbildung bietet mehrere Vorteile, die Geschäftsunternehmen dabei helfen, ihre Abläufe und wichtige Elemente des Prozessmanagements zu verbessern.
Prozessabbildung nutzt Ihre Ressourcen effizienter.
Insbesondere im Bereich des Projektmanagements müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team seine Ressourcen optimal nutzt. Das bedeutet weniger Zeitverschwendung und mehr Energie für ergebnisorientierte Aufgaben, die Ihrem Team den besten Return on Investment bieten.
Unklare Erwartungen sind für alle Beteiligten ein Albtraum. Ihr Team weiß nicht, was es anstreben soll, und Meilensteine werden eher verfehlt. Prozessabbildung hilft dabei, dies zu beheben, indem sie die Erwartungen aller Teams aufeinander abstimmt.
Ein Prozessflussdiagramm verbessert die Kommunikation und Dokumentation im Team.
Prozessabbildungen stellen sicher, dass Teams auf der Grundlage einer einzigen zuverlässigen Quelle arbeiten. Dies führt zu weniger Verwirrung, Missverständnissen und Terminüberschreitungen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Teams sich über etwas so Grundlegendes wie die Prozesse eines Geschäfts einig sind.
Die Erstellung eines einzigen Prozessdokuments, das in einem Dashboard gespeichert und leicht weitergegeben werden kann, lässt wenig Raum für Fehler und verpasste Gelegenheiten bei der Erstellung Ihrer Prozessabbildung. Prozesse und Workflows entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter, wenn neue Daten hinzukommen, neue Mitarbeiter zum Team stoßen oder völlig neue Projekte in Angriff genommen werden müssen.
Bedenken Sie, dass die Dokumentation vergangener Prozesse bei der Erstellung neuer Prozesse hilfreich ist. Mit einer detaillierten Karte des Prozesses können Sie Ihren Mitarbeitern auch helfen, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten besser zu verstehen.
Sie müssen sehen, wie ihre Aufgaben in das Gesamtbild passen, und verstehen, wie ihre Arbeit zum Gesamtprozess beiträgt. Prozessabbildung ist eine proaktive Methode zur Verbesserung der Teamkommunikation zwischen Abteilungen – einschließlich externer Partner oder Kunden.
Arbeiten Sie mit agileren Workflows
Prozessabbildung ermöglicht es Geschäftsorganisationen, agiler zu werden, indem Bereiche identifiziert werden, in denen Änderungen schnell umgesetzt werden können.
Mit einem klaren Verständnis des Prozesses können Geschäfte Bereiche identifizieren, in denen Abläufe rationalisiert, Aufgaben durch Automatisierung durchgeführt oder bestimmte Aktivitäten sogar ausgelagert werden können. So wird es viel einfacher, effektiver auf sich ändernde Marktbedingungen oder Kundenbedürfnisse zu reagieren. ⚙️
Best Practices für die Prozessabbildung
Beachten Sie einige Hinweise, die Ihre nächsten Prozessabbildungsinitiativen verbessern werden:
- Legen Sie von Anfang an klare Ziele fest: Bevor Sie beginnen, identifizieren Sie die spezifischen Ziele, die Sie mit Ihrer Prozessdarstellung erreichen möchten. Dies hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und sinnvolle Verbesserungen voranzutreiben.
- Verwenden Sie unterschiedliche Detailstufen: Erstellen Sie Prozesskarten mit unterschiedlichen Detailstufen, um verschiedenen Zielgruppen gerecht zu werden. Allgemeine Karten für die strategische Planung und detailliertere Karten für operative Verbesserungen stellen Sie sicher, dass Sie alle Anforderungen Ihres Teams erfüllen.
- Scheuen Sie sich nicht, Daten einzubeziehen: Verbessern Sie Ihre Prozesskarte, indem Sie relevante Daten hinzufügen! Erwägen Sie, Prozess-Metriken, Zykluszeiten oder sogar Metriken zur Ressourcennutzung hinzuzufügen. Dies ermöglicht fundierte Entscheidungen und hebt Bereiche hervor, die möglicherweise mehr Aufmerksamkeit erfordern.
- Integrieren Sie die Prozessdokumentation: Verknüpfen Sie Ihre Prozessabbildung mit der bestehenden Prozessdokumentation, wie z. B. Standardarbeitsanweisungen oder Arbeitsanweisungen. Dadurch entsteht eine einzige Informationsquelle für Ihr Team und zukünftige Änderungen im Prozessmanagement werden vereinfacht.
- Entscheidungskriterien erfassen: Bei der Abbildung von Entscheidungspunkten sollten auch die Kriterien berücksichtigt werden, die für die Entscheidungsfindung herangezogen werden. Auf diese Weise lässt sich Konsistenz herstellen und die Gründe für jede Entscheidung verdeutlichen.
- Visualisieren Sie funktionsübergreifende Interaktionen : Verwenden Sie Swimlanes oder andere visuelle Techniken, um die Interaktionen zwischen Rollen oder Abteilungen darzustellen. Dadurch werden potenzielle Reibungspunkte hervorgehoben und die Zusammenarbeit gefördert.
Optimieren Sie Workflows mit Prozesskarten
Durch die visuelle Darstellung eines Prozesses können Unternehmen potenzielle Ineffizienzen identifizieren, Fehler reduzieren und die Qualität verbessern. Die Verwendung einer Plattform wie ClickUp unterstützt Sie beim Aufwand für die Prozessabbildung durch Vorlagen, interaktive Whiteboards und sogar Mindmaps, mit denen Sie alles für Ihr Team ausarbeiten können.
Die Erstellung einer Prozesskarte, die die Abläufe verbessert und Teams dabei hilft, Verbesserungsmöglichkeiten zu visualisieren, ist ganz einfach. Ihre Prozesskarte sollte nicht zu kompliziert sein, ebenso wenig wie die Software, mit der Sie sie erstellen.
Mit dieser detaillierten Anleitung sind Sie bestens vorbereitet, um eine umfassende Prozesskarte zu erstellen, die Ihrem Team hilft, wichtige Geschäftsabläufe zu verstehen, zu analysieren und zu optimieren.