Sie versuchen, ein effizienteres Team zu werden. Was müssen Sie zu erledigen, um sich zu verbessern?
Prozessmapping könnte das Tool sein, von dem Sie noch gar nicht wissen, dass Sie es brauchen.
Eine Prozesskarte macht die Vorgänge in einem Geschäft sichtbar - egal, ob es sich um Abläufe handelt, wie Projekte verwaltet werden, wie Ihr beschaffungssysteme eingerichtet sind, oder auch wie Sie eingehende Tickets für den Kundensupport bearbeiten.
Das ist ein sicherer Weg, um Ineffizienzen, Lücken in Ihren Denkprozessen und behebbare Engpässe aufzudecken. Um eine Karte zu erstellen, die Ihnen hilft, sich zu verbessern, müssen Sie sich jedoch mit allen Aspekten des Prozessmappings vertraut machen.
Wenn Sie die Mapping-Symbole und Best Practices erst einmal verinnerlicht haben, werden Sie sehen, wie einfach es ist, praktische Prozesskarten von Grund auf zu erstellen (oder eine vorgefertigte Vorlage zu verwenden, ist ebenfalls sehr hilfreich!
Was ist Prozess-Mapping?
Eine Prozesskarte ist eine visuelle Darstellung eines Prozesses, die dabei hilft, seine wichtigsten Komponenten und mögliche Ineffizienzen zu identifizieren. Sie bietet einen Überblick über den Prozess und beschreibt die Abfolge der Ereignisse, Aufgaben und Schritte, die zum Erreichen eines bestimmten Ergebnisses führen.
Businesses nutzen diesen Ansatz, um engpässe in ihrem Workflow zu identifizieren und letztlich ihre Ergebnisse zu verbessern. Prozesskarten sollten im Wesentlichen als Überblick darüber dienen, wie Ihr Team Projekte über die Ziellinie bringen wird.
6 Beispiele für Prozesskarten
Prozesskarten können auf vielfältige Weise eingesetzt werden. Es hängt alles von Ihrem ziele des Teams und die aktuelle Struktur Ihrer Geschäftsprozesse. Im Großen und Ganzen gibt es jedoch sechs gängige Arten von Prozesskarten. Werfen wir einen Blick auf jede einzelne und wie sie funktionieren.
1. Flussdiagramme
Mit der ClickUp Vorlage für Flussdiagramme in der App machen Sie das Beste aus Ihren Workflows mit Whiteboards
In dieser Standard-Prozesskarte stellen Formen und Symbole verschiedene Aufgaben und Ereignisse dar. Die Abbildung von Prozessen von Anfang bis Ende erfolgt in der Regel mit Hilfe von Flussdiagrammen.
Wenn Sie Ihren gesamten Prozess abbilden, sind Flow Diagramme nützliche visuelle Tools, um eine Reihe von Schritten darzustellen. Von den verschiedenen Arten von Prozesskarten verdeutlicht diese Karte komplexe Verfahren oder Systeme und erleichtert die Identifizierung von Bereichen, die verbessert oder optimiert werden müssen.
Zusätzlich können Sie verwenden ClickUp's Whiteboards Feature um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des Teams zu erleichtern, insbesondere bei Projekten, die mehrere Schritte erfordern oder an denen mehrere Beteiligte beteiligt sind.
2. Swimlane-Diagramme
Mit der ClickUp Vorlage für Swimlane Flowcharts machen Sie das Beste aus Ihren Workflows mit Whiteboards
Die Bahnen in einer Karte mit Swimlanes stellt die Zuständigkeiten der verschiedenen am Prozess beteiligten Personen oder Abteilungen dar. Diagramme mit Swimlanes sind nützlich, um komplexe Prozesse abzubilden, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind.
Verwenden Sie die ClickUp Swimlane Flussdiagramm-Vorlage um zu klären, wer in Ihrem Team für die einzelnen Schritte verantwortlich ist - egal, ob es sich um mehrere Personen oder ganze Teams handelt. Durch die Organisation von Informationen nach Bahnen erleichtern Swimlane Flow Diagramme das Erkennen von potenziellen Engpässen oder Verzögerungen, so dass Sie ihre Business-Prozesse zu verbessern mit einer detaillierten Karte der Prozesse.
3. Karte der Prozessaktivität
Wie der Name schon sagt, erledigt diese Karte genau das, was sie sagt. Die Karte zeigt, welche Aktivitäten in einem Prozess den größten Einfluss auf Ihre Geschäftsprozesse haben und welche den geringsten. Sie ist nützlich, wenn Sie feststellen wollen, welche Aktivitäten die beste Kapitalrendite erbringen, um Ihr Budget in der Phase der Prozessabbildung entsprechend zu verfeinern.
4. Wertstrom Karte
Gewinnen Sie Einblicke in den Zustand Ihrer aktuellen Abläufe, um bessere Entscheidungen zu treffen und Ihre Prozesse zu verbessern
Wertstromkarten sind auch als Material- und Information Flow Mapping bekannt. Sie skizzieren die Schritte in einem Prozess und die in jeder Phase verwendeten Ressourcen. Wertstromkarten veranschaulichen, wie sich Informationen und Materialien von Anfang bis Ende durch die Prozessabbildung bewegen.
Verwenden Sie die ClickUp Wert Streaming Karte Vorlage um die Effizienz Ihrer Abläufe zu maximieren und Ihren aktuellen Zustand gründlich zu analysieren. Diese Wertstromkarte vorlage hilft Ihnen, einen optimierten Plan für die Umsetzung zu entwickeln zu entwickeln, damit Sie Ihre Prozesse verbessern und Ihr Unternehmen zum Erfolg führen können.
Bonus: Sehen Sie sich die Top an 10 Vorlagen für die Wertstromanalyse zur Verbesserung von Team-Prozessen
5. Prozess Flow Diagramm
Rationalisieren Sie die Visualisierung von Projekten mit einer klaren und präzisen Übersicht über Ihren durchgängigen Workflow
Dieses Diagramm macht die entscheidungsprozess einfacher. Das heißt, es hilft Teams, Verbesserungen voranzutreiben, weil es klar umreißt, wie Prozesse fließen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen - was für das Projektmanagement von großem Nutzen ist. Stellen Sie sich eine Karte oder ein Whiteboard vor, um Ihren gesamten Flow zu beschreiben.
Mit einer Vorlage können Sie Ihren Flow noch einfacher erstellen oder aktualisieren. Verwenden Sie die ClickUp Process Flow Whiteboard Vorlage zur Visualisierung Ihrer projekt-Workflows und verbessern Sie Ihre Verfahren zur Prozessabbildung.
6. SIPOC-Diagramm
Analyse von Lieferanten-Input-Prozess-Output-Kunden Beziehungen zur Identifizierung wichtiger Komponenten, bestehender Verbindungen und möglicher Lücken in einem Prozess
Dieses Diagramm steht für Suppliers, Inputs, Processes, Outputs und Customers. Es stellt die Schlüsselelemente eines Prozesses in einem übersichtlichen, chartähnlichen Formular dar. Ein SIPOC-Diagramm ist eine nützliche Karte, wenn Sie versuchen, den Umfang eines Projekts zu bestimmen.
Und es ist keine Überraschung, dass ClickUp eine Vorlage für diese Karte bereitstellt, die bei der Prozessabbildung hilft. Die ClickUp SIPOC-Vorlage nutzt die Ansicht des Boards, um die wichtigen Aspekte Ihres Prozesses zu detaillieren, so dass er einfach zu analysieren und zu verstehen ist.
Wie man eine Karte der Prozesse erstellt
Die Erstellung einer detaillierten Prozesskarte setzt voraus, dass Sie Ihre Geschäftsabläufe gut verstehen. Wir haben sie in einige hilfreiche Schritte unterteilt, um Ihnen einen Vorsprung bei der Erstellung von Prozesskarten zu verschaffen.
Schritt 1: Definieren Sie den Prozessumfang
Wählen Sie zunächst den Prozess aus, den Sie analysieren möchten, und vergewissern Sie sich, dass er einen wesentlichen Einfluss auf Ihre Geschäftsabläufe hat. Überlegen Sie auch, welchen Umfang der Prozess haben soll - entscheiden Sie, ob Sie eine einzelne Abteilung, funktionsübergreifende Prozesse oder sogar Prozesse über mehrere Speicherorte hinweg analysieren wollen.
Instanz möchten Sie vielleicht Ihren Vertriebsprozess auf einer Karte darstellen und sich dabei auf die Interaktion mit den Abteilungen Marketing und Kundensupport konzentrieren.
Organisieren Sie Ihr Vertriebsteam mit der ClickUp Vorlage für den Vertriebsprozess, um dem Team einen Anhaltspunkt für die Pflege eines Leads vom Interessenten zum Kunden zu geben
Schritt 2: Stellen Sie ein Process Mapping Team zusammen
Versammeln Sie ein Team! Je mehr Köpfe Sie zusammenbringen, um eine einheitliche Prozesskarte zu erstellen, desto besser. Greifen Sie auf die Personen zurück, die über Fachwissen in den verschiedenen Bereichen des Prozesskartenverfahrens verfügen.
So stellen Sie sicher, dass Sie das gesamte Bild abschließen. Außerdem können Sie auf diese Weise die Zustimmung der Beteiligten gewinnen. Fördern Sie eine offene Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams. 🤝
Schritt 3: Detaillierte Informationen sammeln
Jetzt geht es ans Eingemachte. Es ist Zeit für eine gründliche Recherche über den Prozess. Dies kann eine Befragung von Mitarbeitern, die Beobachtung des Prozesses in Aktion und die Durchsicht relevanter Dokumente wie standardarbeitsanweisungen , Arbeitsanweisungen, und schlüssel-Leistungs-Metriken .
Bemühen Sie sich um ein klares Verständnis der einzelnen Schritte, die in den Prozess eingebunden sind, sowie der Inputs, Outputs und Ressourcen, die für Ihre Prozessschritte erforderlich sind.
Schritt 4: Bestimmen Sie die Start- und Endpunkte
Wo fängt der Prozess an und wo hört er auf? Stellen Sie sicher, dass die Prozessgrenzen klar sind. Legen Sie alle Vorbedingungen, Auslöser und Nachbedingungen fest, die für den Prozess relevant sind.
Planen Sie mehrere Projekte, verwalten Sie Abhängigkeiten und setzen Sie Prioritäten - alles in Ihrem benutzerdefinierten zeitleiste für Projekte mit der Ansicht des Gantt-Diagramms
In einem Prozess der Auftragsabwicklung könnte der Startpunkt beispielsweise der Eingang der Reihenfolge sein, während der Endpunkt der Versand der Reihenfolge oder die Auslieferung an den Kunden sein könnte.
Schritt 5: Aufschlüsselung der Schritte
Zerlegen Sie den Prozess in seine einzelnen Schritte. Identifizieren Sie alle Aufgaben, Entscheidungen und Ereignisse, die vom Beginn bis zum Ende des Prozesses auftreten.
Gehen Sie so detailliert wie möglich vor und berücksichtigen Sie dabei auch Unterprozesse, Abhängigkeiten und Ausnahmen, die während des Prozesses auftreten können. Auf diese Weise erstellen Sie eine umfassende Karte, die wirklich die die Feinheiten des Geschäftsprozesses . 💪
Schritt 6: Abfolge der Schritte und Festlegung der Rollen
Haben Sie Ihre Prozessschritte? Jetzt ist es an der Zeit, die Schritte in der Reihenfolge anzuordnen, in der sie auftreten, und Rollen oder Abteilungen zuzuweisen, die für die Überprüfung der einzelnen Schritte auf ihre Richtigkeit verantwortlich sind.
Umwandlung von Objekten in Aufgaben direkt aus dem ClickUp Whiteboard
Dokumentieren Sie alle Übergaben oder Kommunikationspunkte zwischen Rollen oder Abteilungen, um einen reibungslosen Flow zu gewährleisten. Das erfordert Zusammenarbeit.
Das heißt, Sie brauchen Tools für die Zusammenarbeit. Mit ClickUp Whiteboards können Teams ganz einfach Prozesskarten skizzieren, Symbole beschreiben und ihre Karten für das gesamte Unternehmen freigeben, damit alle auf dem Laufenden sind.
Schritt 7: Prozesssymbole und Notationen hinzufügen
Verwenden Sie standardmäßige Prozesssymbole und -bezeichnungen, um die verschiedenen Elemente des Prozesses darzustellen. Konsistenz ist der Schlüssel zum einfachen Lesen und Verstehen.
Einige gängige Symbole sind:
- Oval: Anfangs- oder Endpunkt
- Rechteck: Aufgabe oder Aktivität
- Diamant: Entscheidungspunkt
- Pfeil: Flow-Richtung
- Kreis: Verbindungspunkt oder Fortsetzungspunkt
Ein Tipp: Fügen Sie Swimlanes in Ihre Karte ein, um Rollen oder Abteilungen darzustellen. Das hilft Ihnen, die Aufteilung der Verantwortlichkeiten und die Interaktionen innerhalb des Prozesses zu visualisieren.
Schritt 8: Validieren Sie die Karte
Prüfen Sie die Karte mit dem Team für die Prozessaufnahme und anderen relevanten Beteiligten. Hier geht es darum, die Genauigkeit der Prozesslandkarte zu überprüfen, um sicherzustellen, dass der aktuellste Prozess korrekt abgebildet ist.
Ermutigen Sie zu Feedback und nehmen Sie alle notwendigen Änderungen vor, um die Karte zu verfeinern. Dieser Schritt trägt dazu bei, eine Karte zu erstellen, mit der alle Beteiligten einverstanden sind.
Schritt 9: Optimieren Sie den Prozess
Analysieren Sie die Karte, um verbesserungswürdige Bereiche wie Engpässe, Redundanzen oder Ineffizienzen zu ermitteln. An dieser Stelle können Teams die Karte als Diskussionsgrundlage nutzen, workflows zu rationalisieren oder automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben.
Erstellen Sie benutzerdefinierte oder vorgefertigte Automatisierungsrezepte, um Routinearbeiten zu automatisieren und Ihren komplexen Workflow zu vereinfachen
Die Vorteile der Prozesskarte für Ihr Team
Prozessmapping bietet mehrere Vorteile, die Unternehmen helfen, ihre Abläufe zu verbessern und prozessmanagement schlüsselelemente.
Die Prozesskarte nutzt Ihre Ressourcen effizienter
Vor allem als Projektleiter müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team seine Ressourcen optimal einsetzt. Das bedeutet weniger Zeitverschwendung und mehr Energie für ergebnisorientierte Aufgaben, die Ihrem Team die beste Rendite bringen.
Unklare Erwartungen sind ein Albtraum für alle Beteiligten. Ihr Team weiß nicht, was es anstreben soll, und Meilensteine werden eher verfehlt. Eine Prozesskarte schafft hier Abhilfe, indem sie die Erwartungen der Teams aneinander angleicht.
Ein Prozessablaufdiagramm verbessert die Kommunikation und Dokumentation im Team
Prozesskarten stellen sicher, dass Teams von einer einzigen Quelle der Wahrheit ausgehen. Dies führt zu weniger Verwirrung, Missverständnissen und verpassten Terminen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Teams bei so grundlegenden Dingen wie Prozessen in einem Geschäft auf derselben Seite stehen.
Erstellen Sie ansprechende Dokumente, Meeting-Agenden, Wikis und mehr - und verbinden Sie sie mit Workflows, um Ideen mit Ihrem Team umzusetzen
Erstellen einer prozessdokument das sich in einem Dashboard befindet und leicht weitergegeben werden kann, lässt wenig Raum für Fehler und verpasste Gelegenheiten bei der Erstellung Ihrer Prozesskarte. Prozesse und Workflows entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter, wenn neue Daten hinzukommen, eine neue Person zum Team stößt oder neue Projekte in Angriff genommen werden müssen.
Bedenken Sie, dass die Dokumentation vergangener Prozesse bei der Erstellung neuer Prozesse helfen. Mit einer detaillierten Karte der Abläufe können Sie auch den Mitarbeitern helfen, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten zu verstehen.
Sie müssen sehen, wie ihre Aufgaben in das Gesamtbild passen und verstehen, wie ihre Arbeit zum Gesamtprozess beiträgt. Die Prozesskarte ist eine proaktive Methode zur Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kommunikation im Team - auch mit externen Partnern oder Kunden.
Meine Arbeit mit mehr agilen Workflows
Mit Hilfe von Prozesskarten können Geschäfte agiler werden, indem Bereiche identifiziert werden, in denen Änderungen schnell umgesetzt werden können.
Mit einem klaren Prozessverständnis können Geschäfte Bereiche identifizieren, in denen Abläufe rationalisiert, Aufgaben automatisiert oder sogar bestimmte Tätigkeiten auszulagern . Die Reaktion auf sich ändernde Bedingungen am Markt oder auf Kundenwünsche wird dadurch wesentlich einfacher. ⚙️
Best Practices für die Prozessabbildung
Beachten Sie einige Hinweise, die Ihre nächsten Initiativen zur Prozesskartierung verbessern werden:
- Legen Sie von Anfang an klare Ziele fest: Bestimmen Sie vor dem Start die spezifischen Ziele, die Sie mit Ihrer Prozesskarte erreichen wollen. Dies hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, und führt zu sinnvollen Verbesserungen.
- Verwenden Sie verschiedene Granularitätsebenen: Erstellen Sie Prozesskarten mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad, um verschiedenen Zielgruppen gerecht zu werden. Karten auf hoher Ebene für die strategische Planung und mehrdetaillierte Karten für operative Verbesserungen stellen Sie sicher, dass Sie die Bedürfnisse Ihres Teams in ihrer Gesamtheit berücksichtigen.
- Schrecken Sie nicht davor zurück, Daten einzubeziehen: Verbessern Sie Ihre Karte, indem Sie relevante Daten hinzufügen! Fügen Sie beispielsweise Metriken zur Prozessleistung, Zykluszeiten oder sogar zur Ressourcennutzung hinzu. Dies ermöglichtfundierte Entscheidungsfindung und zeigt Bereiche auf, die möglicherweise mehr Aufmerksamkeit erfordern.
- IIntegrieren Sie die Prozessdokumentation: Verknüpfen Sie Ihre Karte mit der vorhandenen Prozessdokumentation, z. B. mit Standardarbeitsanweisungen oder Arbeitsanweisungen. Auf diese Weise entsteht für Ihr Team eine einzige Quelle der Wahrheit, und Änderungen im Prozessmanagement werden in Zukunft einfacher.
- Erfassen Sie Entscheidungskriterien: Erfassen Sie bei der Karte der Entscheidungspunkte auch die Kriterien, nach denen Entscheidungen getroffen werden. So schaffen Sie Konsistenz und verdeutlichen die Beweggründe für jede Entscheidung.
- VisualisierenFunktionsübergreifende Interaktionen: Verwenden Sie Swimlanes oder andere visuelle Techniken, um die Interaktionen zwischen Rollen oder Abteilungen darzustellen. Dadurch werden potenzielle Reibungspunkte hervorgehoben und die Zusammenarbeit gefördert.
Go Beyond Process Maps With ClickUp
Durch die Erstellung einer visuellen Darstellung eines Prozesses können Geschäfte potenzielle Ineffizienzen erkennen, Fehler reduzieren und die Qualität verbessern. Der Einsatz einer Plattform wie ClickUp unterstützt Ihren Aufwand für die Prozessabbildung durch Vorlagen, interaktive Whiteboards und sogar Mindmapping tools zur Ausarbeitung von allem für Ihr Team.
Es ist ganz einfach, eine Karte zu erstellen, die die Abläufe verbessert und den Teams hilft, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Ihre Karte sollte nicht übermäßig kompliziert sein, und auch die Software, die Sie zur Erstellung verwenden, sollte es nicht sein.
Mit diesem detaillierten Leitfaden sind Sie gut gerüstet, um eine umfassende Karte zu erstellen, die Ihrem Team hilft, wichtige Geschäftsabläufe zu verstehen, zu analysieren und zu optimieren.