Sie haben schon viel über Workflow-Diagramme gehört, wissen aber nicht, was das eigentlich ist?
Nun, hier hört die Verwirrung auf. ✋
Auf den ersten Blick mögen Workflow-Diagramme wie komplizierte Schemata aussehen, die man um jeden Preis vermeiden möchte. Oder man könnte denken, dass man eine besondere Begabung braucht, um Workflow-Diagramme zu verstehen.
Wenn Sie sich jedoch nur ein paar Minuten Zeit nehmen, um zu erfahren, warum Workflow-Diagramme für Teams und Unternehmen so nützlich sind, werden Sie wahrscheinlich bald selbst davon begeistert sein, sie zu erstellen.
Wenn Sie Ihre Produktivität steigern und effektivere Workflow-Systeme schaffen möchten, damit Ihr Team seine beste Arbeit leisten kann, sollten Sie diesen Leitfaden mit einem Lesezeichen versehen.
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Lassen Sie uns gleich loslegen!
Was ist ein Workflow-Diagramm?
Vielleicht haben Sie schon einmal von Prozessdiagrammen oder sogar von Geschäftsprozessabbildungen gehört. Unabhängig davon ist die zugrunde liegende Idee dieselbe.
Workflow-Diagramme sind als visuelle Roadmaps eines Prozesses konzipiert. Sie werden in der Regel erstellt, um Teams dabei zu helfen, ihre Arbeitsprozesse zu skizzieren und zu verbessern. Beispielsweise muss ein HR-Team möglicherweise ein Workflow-Diagramm erstellen, um seine Strategie für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu verfeinern, während die IT-Managementabteilung ein Workflow-Diagramm verwenden könnte, um ihren Prozess zur Überprüfung von Lieferanten zu verbessern.
Das Konzept des Workflow-Diagramms wurde Ende des 19. Jahrhunderts von Henry Gantt und Frederick Winslow Taylor entwickelt . Der Grund dafür? Lange bevor es Diagrammsoftware gab, nutzten Industrieunternehmen Managementwissenschaften, um die Effizienz zu steigern und eine hohe Qualität ihrer Produktion sicherzustellen. Wie? Sie erstellten Prozessdiagramme.
Das Schöne an Prozessdiagrammen ist, dass sie nicht nur die Aufgaben eines Prozesses skizzieren (wie eine Liste mit Aufgaben, die zu erledigen sind, mit Anfang und Ende), sondern auch dabei helfen, Daten, Entscheidungsprozesse und sogar wichtige Meilensteine eines bestimmten Prozesses zu visualisieren. Fantastisch, oder? Und die Visualisierung ist nur einer von vielen Vorteilen.
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Die Vorteile der Verwendung von Workflow-Diagrammen
Um Workflow-Diagramme optimal nutzen zu können, muss man sich zunächst mit all ihren Vorteilen vertraut machen. Im Wesentlichen dienen sie dazu, Verbesserungen voranzutreiben.
Verbessern Sie die Kommunikation im Team
Wenn es eine Sache gibt, die Teams zu erledigen haben, dann ist es, sich abzustimmen. Außerdem brauchen sie so viel Klarheit wie möglich.
Workflow-Diagramme sind eine perfekte Möglichkeit für Teams, gemeinsam Systeme zu visualisieren, die ihnen helfen, ihr Projekt zum Abschluss zu bringen. Dies sorgt für schnellere Prozesse und deutlich weniger Ressourcenverschwendung. Außerdem hilft es, lästige Engpässe zu vermeiden. ⌛
Prozessengpässe aufdecken
Überraschung! Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass es in Ihren Strategien noch mehr Prozessengpässe, Problembereiche oder Konflikte gibt, die beseitigt werden könnten. Aber ohne ein visuelles Layout, mit dem Sie Problembereiche genau lokalisieren können, ist das schwer zu erkennen.
Je mehr Engpässe Sie aufdecken, desto mehr können Sie effiziente Systeme schaffen, mit denen Ihr Team seine beste Arbeit leisten kann. Und wer möchte das nicht?
Dokumentieren Sie Ihre Systeme
Man sagt, dass sich die Geschichte wiederholt, wenn wir nicht aus ihr lernen. Das Gleiche gilt, wenn Sie nicht dokumentieren, was in der Vergangenheit funktioniert hat.
Ganz gleich, ob Ihr Team eine Digitalagentur ist, die sich mit vielen beweglichen Teilen und Client-Revisionen befasst, oder ob Sie ein Softwareunternehmen für den Güterkraftverkehr sind, das ein wiederholbares System verwendet, um SaaS-Tools schnell zu integrieren – Sie möchten dokumentieren, was für Ihr Team funktioniert.
Workflow-Diagramme sind eine leicht zugängliche Möglichkeit für alle Mitglieder Ihres Teams, sich mit den Prozessen und Aufgaben des Unternehmens vertraut zu machen. Ganz zu schweigen davon, dass sie weniger Zeit damit verbringen, Fragen zu stellen und Verwirrung zu beseitigen (hey, das kommt vor!).
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Hier sind 5 Beispiele für Workflow-Diagramme
Nicht alle Workflow-Diagramme sind gleich aufgebaut. Wenn Sie sich fragen, wie diese aussehen, finden Sie hier eine Übersicht über einige der beliebtesten Diagramme, die Sie schon heute verwenden können.
1. Swimlane-Diagramm
Stellen Sie sich eine Schwimmbahn in einem Pool vor. Stellen Sie sich dann einen Umriss mit Aufgaben vor, sowie die Kennzeichnung der für diese Aufgaben verantwortlichen Mitglieder des Teams in einem vertikalen Setup. Das nennt man ein Swimlane-Diagramm.
Dieses Workflow-Diagramm ist nützlich, wenn Sie versuchen, Konflikte zwischen Aufgaben zu identifizieren. Außerdem ist es eine gute Möglichkeit, Teammitglieder zur Verantwortung zu ziehen und die Zuständigkeit für wichtige Aufgaben in einem bestimmten Prozess festzulegen.
2. Zeitleiste-Diagramm
Dieses Diagramm ist genau das, wonach es klingt: Es stellt eine Abfolge von Ereignissen in chronologischer Reihenfolge visuell dar. Zeitleisten helfen Ihnen dabei, sich eine genauere Übersicht über den Umfang eines Prozesses zu verschaffen.
Damit können Sie herausfinden, wofür Sie Ihre Zeit verwenden und wo Sie am meisten Zeit verlieren. Prozesse, die viele Ressourcen, darunter auch Zeit, verbrauchen, können von der Verwendung einer Zeitleiste profitieren. Projektmanager und Lagerleiter können diese Zeitleiste als nützlich empfinden.
3. Agiles Workflow-Diagramm
Mit diesem Diagramm können Sie den gesamten Prozess visualisieren, der zur Erstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung erforderlich ist. Es ist eines der besten Diagramme, um jeden Teil Ihres Prozesses gut sichtbar zu machen. Außerdem wird deutlich, wer in Ihrem Team für welche Aufgabe zuständig ist.
Agile Diagramme eignen sich am besten für komplexere Projekte. Ingenieurteams oder Koordinatoren von Ereignissen können agile Diagramme nutzen, um schlank und hocheffizient zu bleiben, während sie Teams organisieren und Termine einhalten.
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4. Prozess-Workflow-Diagramm
Mit dem Prozess-Workflow-Diagramm können Sie die Beziehungen zwischen den Aufgaben, aus denen ein Prozess besteht, veranschaulichen. Es eignet sich hervorragend, um einen häufig verwendeten Prozess zu standardisieren. Beispielsweise wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten und Ihren Einstellungs- und Onboarding-Prozess dokumentieren müssen. Ein Diagramm ist möglicherweise eine der besten Möglichkeiten, diesen zu organisieren und zu optimieren.
Das Prozess-Workflow-Diagramm ist übersichtlich und eignet sich daher perfekt, um Entscheidungen zu treffen und ein bereits etabliertes System zu verbessern.
5. Daten-Workflow-Diagramm
Ein Daten-Workflow-Diagramm eignet sich am besten, wenn Sie den Datenfluss in einem Prozess visualisieren möchten, anstatt nur die Aufgaben aufzulisten, die von Anfang bis Ende erforderlich sind, um ihn abzuschließen.
Woher kommen die Daten? Wohin gehen sie, wenn eine bestimmte Aufgabe fertiggestellt ist? Inwiefern steht ein Datenpunkt im Widerspruch zu einem Entscheidungspunkt? All diese Fragen lassen sich leichter beantworten, wenn Sie ein Datendiagramm erstellt haben.
Daten-Diagramme eignen sich auch hervorragend, um zu veranschaulichen, wie Daten innerhalb von Teams fließen und ob es zu Konflikten bei der Datenverarbeitung mit benachbarten Teams kommen kann. Es ist eine großartige Möglichkeit, ein bereits verwendetes System abzubilden, um es effizienter zu gestalten.
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So erstellen Sie Ihr erstes Workflow-Diagramm
Sie können zwar die traditionelle analoge Methode mit Stift und Papier verwenden, um Ihre Workflow-Diagramme zu erstellen, aber hier ist ein Ratschlag: Lassen Sie das lieber sein. Es ist viel besser, ein digitales tool zur Erstellung Ihrer Diagramme zu verwenden.
Diese Diagramme können geteilt und leicht bearbeitet werden und Sie können sie bis in alle Ewigkeit auf Ihrem Laptop speichern. Das Whiteboard-Feature von ClickUp bietet Ihnen eine Leinwand, auf der Sie ganz einfach mit der Erstellung und Freigabe Ihrer Workflow-Diagramme beginnen können.
1. Machen Sie sich mit den Symbolen in Workflow-Diagrammen und -Diagrammen vertraut
Workflow-Diagramme folgen einer bestimmten Logik. Mit anderen Worten: Sie bestehen aus standardisierten Formen, denen eine bestimmte Bedeutung zugewiesen ist, sodass alle, die ein Workflow-Diagramm lesen, auf der gleichen Seite sind. Hier eine kurze Übersicht:
- Pfeil/Linie: Diese werden verwendet, um sowohl die Richtung als auch den Flow Ihres Diagramms darzustellen. Sie werden auch als Symbole für Verbindungen verwendet, die bestimmte Formen/Aufgaben miteinander verbinden. ➡️
- Parallelogramm: Mit diesen können Sie genau zeigen, wo neue Daten in einen Prozess eingehen. 📒
- Diamant: Diese Form wird verwendet, um eine Entscheidung in Ihrem Workflow darzustellen, die notwendig ist, um zum nächsten Schritt überzugehen. 🔶
- Rechteck: Mit einem Rechteck können Sie einen einzelnen Schritt in einem Workflow-Diagramm symbolisieren 🟪
- Zylinder: Möchten Sie Daten zu Ihrem Workflow hinzufügen? Dafür ist ein Zylinder da. 🔋
- Oval: Diese markieren den Anfang und das Ende eines Workflows. 🏉
Nachdem Sie sich nun mit den Workflow-Symbolen vertraut gemacht haben, erfahren Sie hier, wie Sie das richtige Diagramm auswählen.
2. Wählen Sie Ihr Diagramm entsprechend Ihrem Ziel aus
Die Auswahl des für Sie geeigneten Workflow-Diagramms beginnt mit der Festlegung des Ziels. Beispielsweise entscheiden Sie, ob Sie Folgendes möchten:
- Visualisieren Sie einen neuen Prozess für ein bevorstehendes Projekt
- Führen Sie eine Workflow-Analyse durch, um Ineffizienzen in einem alten System zu identifizieren.
- Optimieren Sie die Nutzung all Ihrer Ressourcen während eines Prozesses
- Legen Sie die Erwartungen Ihres Teams für einen bestimmten Workflow fest und verbessern Sie Ihre Kommunikation.
- Zerlegen Sie einen hochkomplexen Prozess mit einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben, Entscheidungspunkten und Daten.
Anschließend kann jede Aufgabe mit einem anderen Workflow-Typ geplant werden. Nehmen wir an, Sie sind ein Architekturbüro, das den Prozess der Einarbeitung neuer Clients optimieren muss. In diesem Fall könnte die Erstellung eines Prozessabbildungsdiagramms (siehe unsere Liste oben) sinnvoll sein.
Sie haben sich also für das für Sie passende Workflow-Diagramm entschieden. Aber ohne die richtigen tools können Sie kein Diagramm erstellen. 🛠️
3. Melden Sie sich bei ClickUp an (das Whiteboard-Feature ist kostenlos!) 👀 🙌
Wenn Sie nach einer der einfachsten Möglichkeiten suchen, um mit der Erstellung Ihres Workflow-Diagramms zu beginnen, sind Sie bei ClickUp genau richtig.
Das Whiteboard-Feature bietet alle Tools, die Sie benötigen, um Workflows zu erstellen, an denen Ihr Team gemeinsam arbeiten und die es nach Bedarf freigeben kann.
Sobald Sie sich angemeldet haben, navigieren Sie einfach zu + Ansicht, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Whiteboard.
Sie sehen eine schöne, leere Fläche, auf der Sie mit der Erstellung Ihres gewünschten Diagramms beginnen können.
4. Erstellen Sie einen Whiteboard-Entwurf und laden Sie Ihre Team-Mitglieder ein
Sie müssen Ihr Workflow-Diagramm nicht alleine erstellen! Sie können Ihre Team-Mitglieder einladen, mitzuarbeiten und Teil des Prozesses zu sein.
Navigieren Sie dazu zu Space-Einstellungen, klicken Sie dann auf Freigabe & Berechtigungen und Sie können Mitglieder zu Ihrem Space hinzufügen. Sobald Sie Ihre Teammitglieder hinzugefügt haben, können Sie in Echtzeit mit der Arbeit an Ihrem Diagramm beginnen.
Jeder von Ihnen kann die Cursor der anderen sehen, während Sie Formen erstellen und Aufgaben miteinander verbinden.
5. Erstellen Sie Ihr Workflow-Diagramm mit dem Form-Tool
Von nun an steht Ihnen das Whiteboard zur freien Verfügung. Sie können so viele Workflow-Diagramme erstellen, wie Sie benötigen, und diese speichern, freigeben, in einer Präsentation zeigen oder jederzeit ändern.
Sie können intuitiv Formen erstellen, diese miteinander verbinden und mit dem Text-Feature entsprechend eine Beschreibung hinzufügen. Über das Bild-Upload-Tool können Sie sogar Ihre eigenen Formen und Bilder hochladen.
Bonus: Beispiele für Workflows im Projektmanagement!
Erstellen Sie mit Workflow-Diagrammen großartige Systeme
Dies ist zwar keine vollständige Liste aller möglichen Workflow-Diagramme, die Sie verwenden könnten, aber es ist ein guter Schritt in die Welt der Workflow-Diagramme.
Nutzen Sie diese als Leitfaden für Ihre nächste Brainstorming-Sitzung oder Team-Meeting.
Mit Workflow-Diagrammen behalten Sie und Ihr Team die Kontrolle und stellen gleichzeitig sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Diese sind eine zuverlässige Methode, um die Kommunikation zu verbessern, Prozessengpässe zu beseitigen und Ihre Systeme effizient zu dokumentieren.
Um alle Vorteile eines Workflow-Diagramms kennenzulernen, müssen Sie zunächst das für Ihr Ziel am besten geeignete Diagramm auswählen. Sobald Sie bereit sind, Ihr Diagramm zusammenzustellen, können Sie hier kostenlos mit dem Whiteboard-Feature von ClickUp loslegen!