Sie haben schon viel über Workflow-Diagramme gehört, wissen aber nicht, was sie sind?
Nun, die Verwirrung hört hier auf. ✋
Auf den ersten Blick sehen Workflow-Diagramme vielleicht wie komplizierte Skizzen aus, die man um jeden Preis vermeiden möchte. Oder man könnte meinen, dass man eine besondere Art von Mensch braucht, um Workflow-Diagramme zu verstehen.
Aber wenn Sie nur ein paar Minuten damit verbringen, zu lernen, was Workflow-Diagramme für Teams und Organisationen so nützlich macht, stehen die Chancen gut, dass Sie von der Erstellung dieser Diagramme begeistert sein werden.
Wenn Sie Ihre Produktivität steigern und mehr schaffen wollen effektive Workflow-Systeme wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihr Team seine beste Arbeit abliefert, sollten Sie sich diesen Leitfaden als Lesezeichen merken.
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Lassen Sie uns eintauchen!
Was ist ein Workflow-Diagramm?
Sie haben vielleicht schon davon gehört, dass man sie als prozessdiagramme oder auch Geschäft prozessabbildung . Unabhängig davon ist der Grundgedanke derselbe.
Workflow-Diagramme sind als visuelle Roadmaps für einen Prozess gedacht. Sie werden in der Regel erstellt, um Teams dabei zu helfen, ihre Arbeitsprozesse zu skizzieren und zu verbessern. Ein Beispiel: Ein Team der Personalabteilung muss ein Workflow-Diagramm erstellen, um ihre Strategie für die Aufnahme neuer Mitarbeiter zu verfeinern ; während die IT-Management-Abteilung könnte ein Workflow-Diagramm verwenden, um ihr Lieferantenprüfungsverfahren zu verbessern.
Das Konzept des Workflow-Diagramms wurde in den späten 1800er Jahren von Henry Gantt und Frederick Winslow Taylor. Der Grund dafür? Lange vor diagramm-Software war, nutzten industrielle Geschäfte die Managementlehre, um die Effizienz zu zähmen und eine hohe Qualität der Produktion zu gewährleisten. Und wie? Sie erstellten Prozessdiagramme.
Das Schöne an Prozessdiagrammen ist, dass sie nicht nur die Aufgaben skizzieren, die einen Prozess ausmachen (wie eine Liste mit Anfang und Ende), sondern sie können auch helfen Ihnen bei der Visualisierung daten, Entscheidungswege und sogar schlüssel-Meilensteine in jedem Prozess . Fantastisch, nicht wahr? Und die Visualisierung ist nur einer von vielen Vorteilen.
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Die Vorteile der Verwendung von Workflow-Diagrammen
Ein Teil der Einführung von Workflow-Diagrammen besteht darin, sich mit all den Vorteilen vertraut zu machen, die sie bieten. Im Wesentlichen geht es darum, Verbesserungen zu erzielen.
Verbesserung der Kommunikation im Team
Wenn es etwas gibt, das Teams zu erledigen haben, dann ist es, auf derselben Seite zu stehen. Außerdem brauchen sie so viel Klarheit wie möglich.
Workflow-Diagramme sind eine perfekte Möglichkeit für teams zusammenarbeiten können an der Visualisierung der Systeme, die ihnen helfen werden, ihr Projekt bis zur Ziellinie zu bringen. Dies führt zu schnelleren Prozessen und weniger verschwendeten Ressourcen. Es hilft auch, lästige Engpässe zu beseitigen. ⌛
Aufdecken von Prozess-Engpässen
Lassen Sie sich überraschen! Wahrscheinlich gibt es in Ihren Strategien weitere Engpässe und Problembereiche oder Konflikte, die beseitigt werden könnten. . Aber das ist schwer zu erkennen, wenn Sie nicht über ein visuelles Layout verfügen, das Ihnen hilft, Problembereiche zu identifizieren.
Je mehr Engpässe Sie aufdecken, desto mehr können Sie effiziente Systeme schaffen, mit denen Ihr Team seine beste Arbeit leisten kann. Und wer will das nicht?
Dokumentieren Sie Ihre Systeme
Man sagt, die Geschichte wiederholt sich, wenn wir nicht aus ihr lernen. Das ist auch so, wenn man nicht dokumentiert, was in der Vergangenheit funktioniert hat.
Ganz gleich, ob Ihr Team eine Digitalagentur ist, die mit vielen beweglichen Teilen und Kundenrevisionen zu tun hat, oder ob Sie ein Softwareunternehmen sind, das ein wiederholbares System für das Onboarding verwendet SaaS tools sie wollen schnell dokumentieren, was in Ihrem Team funktioniert.
Mit Workflow-Diagrammen kann sich jeder in Ihrem Team mit den Unternehmensprozessen und -aufgaben vertraut machen. Ganz zu schweigen davon, dass sie weniger Zeit damit verbringen werden, Fragen zu stellen und sich durch das Durcheinander zu arbeiten (hey, das kommt vor!).
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Hier sind 5 Beispiele für Workflow-Diagramme
Nicht jedes Workflow-Diagramm ist gleich. Wenn Sie sich fragen, wie sie aussehen, finden Sie hier eine Übersicht über einige der beliebtesten Diagramme, die Sie schon heute verwenden können.
1. Swimlane-Diagramm
über Vivian Tej/ClickUp
Stellen Sie sich eine Schwimmbahn in einem Pool vor. Dann stellen Sie sich eine Gliederung mit Aufgaben sowie die Kennzeichnung der für diese Aufgaben zuständigen Mitglieder des Teams in einem vertikalen Setup vor. Das nennt man eine swimlanes-Diagramm .
Es ist ein nützliches Workflow-Diagramm, wenn Sie herausfinden wollen, wo Aufgaben miteinander in Konflikt stehen. Es ist auch eine solide Methode, um Teammitglieder zur Verantwortung zu ziehen und die Eigentümerschaft für Schlüsselaufgaben in einem bestimmten Prozess festzulegen.
2. Zeitleisten-Diagramm
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Dieses Diagramm ist genau so, wie es sich anhört: Es stellt eine visuelle Darstellung einer Abfolge von Ereignissen in Reihenfolge dar. Zeitleisten-Diagramme helfen Ihnen, sich einen genaueren Überblick über den Umfang eines Prozesses zu verschaffen.
Es kann Ihnen helfen herauszufinden, wo Ihre Zeit hingeht und wo Sie die meiste Zeit verschwenden. Prozesse, die viele Ressourcen, einschließlich Zeit, verbrauchen, können von der Verwendung eines Zeitleisten-Diagramms profitieren. Für Projektleiter und Lagerleiter ist dieses Diagramm sehr nützlich.
3. Agiles Workflow-Diagramm
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Mit diesem Diagramm können Sie die Gesamtheit eines Prozesses visualisieren, der für die Erstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung erforderlich ist. Es ist eines der besten Diagramme, um jeden Teil Ihres Prozesses gut sichtbar zu machen. Es hebt auch hervor, wer in Ihrem Team mit den einzelnen Aufgaben betraut ist.
Agile Diagramme sind am besten für komplexere Projekte geeignet. Ingenieurteams oder Koordinatoren von Ereignissen können agile Diagramme nutzen, um Teams schlank und hocheffizient zu organisieren und Termine einzuhalten.
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4. Prozess-Workflow-Diagramm
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Sie können das Prozess-Workflow-Diagramm verwenden, um die Beziehung zwischen den Aufgaben, aus denen ein Prozess besteht, zu veranschaulichen. Es eignet sich hervorragend, um einen Prozess zu standardisieren, den Sie häufig verwenden. Wenn Sie z. B. in der Personalabteilung arbeiten und Ihren Einstellungs- und Einarbeitungsprozess dokumentieren müssen. Ein Diagramm könnte eine der besten Möglichkeiten sein, diesen zu organisieren und zu optimieren.
Das Prozess-Workflow-Diagramm ist einfach, was es zum perfekten Diagramm macht, um zur Entscheidungsfindung und ein bereits bestehendes System zu verbessern.
5. Daten-Workflow-Diagramm
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Ein Daten-Workflow-Diagramm funktioniert am besten, wenn Sie versuchen, den Flow von Daten in einem Prozess zu visualisieren, anstatt nur die Aufgaben aufzulisten, die zum Abschließen des Prozesses von Anfang bis Ende erforderlich sind.
Woher kommen die Daten? Wohin werden sie geleitet, wenn eine bestimmte Aufgabe abgeschlossen ist? Wie kollidiert ein Datenpunkt mit einem Entscheidungspunkt? All diese Fragen können Sie leichter beantworten, wenn Sie ein Datendiagramm erstellt haben.
Datendiagramme eignen sich auch hervorragend, um den Flow von Daten innerhalb von Teams zu skizzieren und festzustellen, ob es zu Konflikten bei der Datenverarbeitung mit benachbarten Teams kommt. Es ist eine gute Möglichkeit, ein bereits verwendetes System zu kartieren, um es effizienter zu gestalten.
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Wie Sie Ihr erstes Workflow-Diagramm erstellen
Sie können Ihre Workflow-Diagramme zwar auf die traditionelle analoge Weise mit dem guten alten Stift und Papier erstellen, aber ich gebe Ihnen einen Rat: Lassen Sie das lieber. Es ist viel besser, ein digitales tool zu verwenden, um Ihre Diagramme zu erstellen.
Sie sind gemeinsam nutzbar, lassen sich leicht bearbeiten und können bis ans Ende aller Tage auf Ihrem Laptop gespeichert werden. ClickUp's Whiteboard Feature bietet Ihnen eine Canva, mit der Sie Ihre Workflow-Diagramme leicht erstellen und freigeben können.
1. Machen Sie sich mit den Symbolen für Workflow-Diagramme vertraut
Workflow-Diagramme haben ihren Sinn und Zweck. Mit anderen Worten: Sie bestehen aus standardisierten Formen, denen eine Bedeutung zugewiesen ist - damit jeder, der ein Workflow-Diagramm liest, auf derselben Seite steht. Hier ist eine kurze Zusammenfassung:
- Pfeil/Linie: Diese werden verwendet, um sowohl die Richtung als auch den Flow Ihres Diagramms zu kennzeichnen. Sie werden auch als Verbindungssymbole verwendet, die bestimmte Formen/Aufgaben miteinander verbinden. ➡️
- Parallelogramm: Sie können diese Symbole verwenden, um genau zu zeigen, wo neue Daten in einen Prozess eintreten. 📒
- Diamant: Diese Form wird verwendet, um eine Entscheidung in Ihrem Workflow zu zeigen, die notwendig ist, um zum nächsten Schritt überzugehen. 🔶
- Rechteck: Sie können ein Rechteck verwenden, um einen einzelnen Schritt in einem Workflow-Diagramm zu symbolisieren 🟪
- Zylinder: Sie möchten Daten zu Ihrem Workflow hinzufügen? Dafür ist ein Zylinder gedacht. 🔋
- Oval: Diese markieren den Anfangs- und Endpunkt eines Workflows. 🏉
Da Sie nun mit den Workflow-Symbolen vertraut sind, erfahren Sie hier, wie Sie das richtige Diagramm auswählen.
2. Wählen Sie Ihr Diagramm entsprechend Ihrem Ziel
Bei der Wahl des richtigen Workflow-Diagramms sollten Sie zunächst das Ziel im Auge behalten. Entscheiden Sie zum Beispiel, ob Sie:
- Einen neuen Prozess für ein bevorstehendes Projekt visualisieren
- Einenworkflow-Analyse um Ineffizienzen in einem alten System zu identifizieren
- Optimieren Sie die Nutzung aller Ihrer Ressourcen während eines Prozesses
- Erwartungen des Teams an einen bestimmten Workflow festlegen und die Kommunikation verbessern
- Zerlegen Sie einen hochkomplexen Prozess mit einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben, Entscheidungspunkte und Daten
Dann kann jede Aufgabe mit einer anderen Art von Workflow kartiert werden. Nehmen wir an, Sie sind ein Architekturbüro, das den Prozess folgender Aufgaben optimieren muss einarbeitung neuer Clients . Erstellen einer prozessabbildungsdiagramm (siehe unsere obige Liste) in die richtige Reihenfolge gebracht werden.
So, jetzt haben Sie das für Sie passende Workflow-Diagramm ausgewählt. Aber Sie können es nicht erstellen, wenn Ihnen nicht die richtigen tools zur Verfügung stehen. 🛠️
3. Melden Sie sich für ClickUp an (das Whiteboard Feature ist kostenlos!) 👀 🙌
Wenn Sie auf der Suche nach einer der einfachsten Möglichkeiten sind, Ihr Workflow-Diagramm zu erstellen, dann sind Sie hier genau richtig ClickUp .
Es ist Whiteboard-Feature verfügt über alle Tools, die Sie benötigen, um Workflows zu erstellen, an denen Ihr Team zusammenarbeiten und die es nach Bedarf freigeben kann.
Sobald Sie sich angemeldet haben, navigieren Sie einfach zu Ansicht, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Whiteboard
Sie werden mit einer schönen, sauberen Tafel konfrontiert, auf der Sie das Diagramm Ihrer Wahl skizzieren können.
über Vivian Tej/ClickUp
4. Erstellen Sie einen Whiteboard-Entwurf und laden Sie Ihre Teammitglieder ein
Sie müssen Ihr Workflow-Diagramm nicht allein erstellen! Sie können Ihre Teammitglieder einladen, mitzuarbeiten und Teil des Prozesses zu sein.
Um dies zu erledigen, navigieren Sie zu Space-Einstellungen, klicken Sie auf Freigabe & Berechtigungen und fügen Sie Ihrem Space Mitglieder hinzu. Sobald Sie Ihre Mitglieder in Ihr Team aufgenommen haben, können Sie in Echtzeit an Ihrem Diagramm arbeiten.
Jeder von Ihnen kann die Cursor des anderen sehen, während Sie Formen erstellen und Aufgaben miteinander verbinden.
Nahtloser Übergang von der Idee zur Ausführung durch die Erstellung von ClickUp Aufgaben direkt auf Ihren Whiteboards
5. Erstellen Sie Ihr Workflow-Diagramm mit dem Form-Tool
Von nun an ist das Whiteboard Ihre Auster. Sie können so viele Workflow-Diagramme erstellen, wie Sie brauchen, und sie speichern, freigeben, in einer Präsentation zeigen oder jederzeit ändern.
Sie können intuitiv Formen erstellen, sie nach und nach verbinden und mit dem Feature Text jede Form entsprechend beschreiben. Mit dem Bild-Upload-Tool können Sie sogar Ihre eigenen Formen und Bilder hochladen.
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Mit Workflow-Diagrammen großartige Systeme schaffen
Dies ist zwar keine Liste aller möglichen Workflow-Diagramme, die Sie verwenden können, aber es ist ein solider Schritt in die Welt der Workflow-Diagramme.
Nutzen Sie sie als Leitfaden für Ihr nächstes Projekt brainstorming-Sitzung oder Team Meeting.
Mit Workflow-Diagrammen haben Sie und Ihr Team das Steuer in der Hand und stellen sicher, dass alle auf der gleichen Seite stehen.
Sie sind eine zuverlässige Methode, um die Kommunikation zu verbessern, Engpässe zu beseitigen und Ihre Systeme effizient zu dokumentieren.
Um alle Vorteile eines Workflow-Diagramms nutzen zu können, müssen Sie nur das beste Diagramm für Ihr Ziel auswählen. Sobald Sie bereit sind, Ihr Diagramm zusammenzustellen, starten Sie hier kostenlos mit dem Whiteboard Feature von ClickUp!