Was ist Business Process Management? Strategien, Vorlagen, & Beispiele

Die Sache ist die: Bei ClickUp wir sind Prozessverantwortliche. Und das sollten Sie auch sein! Wissen Sie, warum?

Gut definierte Business-Prozesse helfen Unternehmen dabei, zu erkennen, wie sie funktionieren. Und sie helfen Führungskräften zu verstehen, wie man unternehmen effizienter zu führen .

Aber die größte Schönheit von Geschäftsprozessen liegt in ihrer Fähigkeit, Geschäfte zu fördern. Denn welches erfolgreiche Business hat schon eine ineffiziente Funktion? Richtig! Keines.

Zu erledigen ist dann nur noch das Prozessmanagement - Business Process Management (BPM), um genau zu sein. Aus diesem Grund haben wir diesen Artikel für Sie zusammengestellt.

Sie erfahren, was Business Process Management ist, warum es wichtig ist und was es beinhaltet. Und Sie werden von den Vorlagen und Beispielen begeistert sein, die wir für Sie zusammengestellt haben, sowie von unseren Vorschlägen, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse mit den richtigen Tools optimieren können.

Lassen Sie uns gleich loslegen, damit Sie Ihre Geschäftsprozesse so schnell wie möglich beschleunigen können!

Was ist Prozessmanagement?

Das Prozessmanagement analysiert die bestehenden Prozesse innerhalb einer Organisation, definiert und beschreibt neue Prozesse und kontrolliert die Ausführung sowohl bestehender als auch neuer Prozesse, um sicherzustellen, dass sie wie beschrieben abgeschlossen werden.

Zu erledigen ist letztlich das Ziel, die Geschäftsprozesse zu verbessern oder zu optimieren. Was genau ist nun ein Business Prozess?

Ein Business Prozess ist eine Abfolge von Aufgaben (oder Schritten), die von einer oder mehreren Rollen ausgeführt werden, um einen Output zu erzeugen und damit ein Ziel zu erreichen. Und wenn das Ziel zum Beispiel lautet das Erreichen eines Meilensteins dann ist ein Business Prozess eine Definition, wie man von einem Meilenstein zum nächsten kommt.

Beispiele für Prozessmanagement

Man kann leicht feststellen, dass Business Process Management ein ausdruck von Teamarbeit da an ihm mehrere Personen beteiligt sein können. Und es ist ihre gemeinsame Arbeit als Team oder Organisation, die den Geschäftsprozess zum Leben erweckt.

Prozessmanagement Beispiel #1: Erfüllen einer Online-Reihenfolge für Donuts

1. Ein Kunde gibt eine Online-Bestellung über 100 Donuts auf
2. Der Filialleiter nimmt die Reihenfolge der Bestellung an, und der Kunde kann den Status der Bestellung überprüfen
3. Sind genügend Donuts zum Verpacken vorhanden?
   • Ja: Ihr Personal packt die Donuts ein
   • Nein: Ein Mitarbeiter macht genug Donuts, um die Reihenfolge einzuhalten, während ein anderer die Donuts vorbereitet
4. Ein Mitarbeiter stellt eine Quittung aus, packt die Donuts ein und aktualisiert den Status der Reihenfolge auf Bereit
5. Ein Mitarbeiter übergibt die verpackten Donuts an den Kurier
6. Der Kurier aktualisiert den Status der Reihenfolge auf Geliefert

Prozessmanagement Beispiel #2: Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters

1. Die Personalabteilung erhält das unterzeichnete Angebotsschreiben des Bewerbers
2. Das Team der Personalabteilung erstellt einen Mitarbeiterdatensatz und sendet ihn zur Einrichtung des Kontos an die IT-Abteilung
3. Die IT-Abteilung richtet E-Mail-, Computer- und Passwort-Zugang für den neuen Mitarbeiter ein
4. Die Personalabteilung beruft ein Meeting zur Einführung ein und erstellt einen Schulungsplan für den neuen Mitarbeiter
5. Der neue Mitarbeiter nimmt an der Orientierungsveranstaltung teil und beginnt mit der Schulung
6. Nach Abschluss der Schulung beginnt der neue Mitarbeiter mit der Arbeit an den zugewiesenen Aufgaben unter Anleitung seines Vorgesetzten
7. Der Vorgesetzte bewertet die Fortschritte des Mitarbeiters in den ersten Wochen und gibt der Personalabteilung Feedback

Prozessmanagement Beispiel #3: Produktentwicklung

1. Ein Team identifiziert einen Kundenbedarf oder eine Marktlücke
2. Das Team führt Untersuchungen durch, um den Bedarf/die Lücke und mögliche Lösungen zu verstehen
3. Auf der Grundlage der Recherche erstellt das Team einen Plan für die Produktentwicklung mit Zeitleisten, Rollen und benötigten Ressourcen
4. Das Team entwirft das Produkt und erstellt einen Prototyp zum Testen
5. Der Prototyp wird mit potenziellen Kunden getestet, um Feedback einzuholen und Verbesserungen vorzunehmen
6. Das Endprodukt wird entwickelt und auf den Markt gebracht
7. Das Team sammelt und analysiert Daten über Verkäufe, Kundenfeedback und notwendige Änderungen, die für zukünftige Produktaktualisierungen vorgenommen werden müssen.

Wenn Sie sich fragen, was in diesem Prozess noch fehlt oder was anders laufen könnte, sind wir stolz auf Sie! Denn Sie haben sich auf den Geist des Business Process Management eingestellt.

Bonus: Process Mapping Tools

Warum ist Business Process Management wichtig?

Wenn Sie die Effizienz Ihrer Arbeit ernst nehmen - und wir glauben, dass Sie das tun -, müssen Sie sich mit Geschäftsprozessmanagement befassen. Nur so erreichen Sie Ihre Ziele im Geschäft reibungslos, schneller und mit weniger Ressourcen.

Ohne ein ordentliches Business Process Management weiß nicht jeder, wer für welche Aufgaben in einem Projekt verantwortlich war. Dies wird noch schwieriger, wenn weitere Teams hinzukommen.

Sprint in ClickUp sorgen dafür, dass sich die Teams an den Produktplänen orientieren, um die volle Sichtbarkeit zu erhalten, wer was erledigt

Teams brauchen unbedingt Sichtbarkeit in allen Phasen des Prozesses, wenn mehrere Gruppen beteiligt sind. Und das Prozessmanagement bindet alle beweglichen Teile einer Organisation ein, um einen Wert für projektbeteiligte und schließlich das Geschäft.

5 Phasen des Prozessmanagements

Prozessmanagementprozesse, die unnötig Zeit oder Ressourcen verschwenden, sind ineffizient. Sie müssen sie entweder effizienter machen oder abschaffen.

Aber hier ist der Haken an der Sache: Identifizieren und verbesserung ineffizienter Prozesse ist eine Herausforderung. Denn Sie wissen: Wenn ein Prozess in einer Organisation fest verankert ist, löst seine Änderung, gelinde gesagt, Widerstand aus. Leider müssen Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen ohnehin ständig verbessern.

Um das zu erledigen, folgen Sie dem Lebenszyklus des Business Process Management:

Phase 1: Planen

In dieser Phase müssen Sie zunächst die Geschäftsstrategie des Unternehmens analysieren. Das ist die Richtung, die Ihr Unternehmen einschlagen will, damit es seine Ziele in Zukunft erreichen kann. Dieses Wissen ist die Grundlage für den gesamten Lebenszyklus des Business Process Managements - es ist der Eckpfeiler.

Um einen Plan für das Prozessmanagement zu erstellen, müssen Sie zunächst Folgendes tun:

1. Die aktuellen Business Ziele des Unternehmens verstehen,zieleund Strategie
2. Identifizierung der im Unternehmen vorhandenen Business-Prozesse und Unterscheidung zwischen dem, was bereits analysiert, definiert und beschrieben wurde, und dem, was noch nicht beschrieben wurde
3. Entdecken Sie die Business-Regeln, die alle diese Prozesse steuern
4. Aufdecken, ob und wo die einzelnen Prozesse Schwachstellen aufweisen, z. B. Engpässe, Redundanzen oder einen hohen Aufwand
5. Bestimmen Sie, ob jeder Prozess mit Ihren Erkenntnissen aus Nr. 1 übereinstimmt

Abhängig von den Erkenntnissen, die Sie aus diesen Schritten gewinnen, haben Sie einige Möglichkeiten, was Sie als nächstes zu erledigen haben. Sie können entweder:

• Entwerfen undbusiness Prozess Dokument die identifizierten bestehenden Prozesse
• Aktualisieren oder abschließen der Prozesse, die nicht mit Ihren Zielen oder Ihrer Strategie übereinstimmen, wichtige Geschäftsregeln nicht berücksichtigen oder Schwachstellen und Ineffizienzen aufweisen

SPÜLEN UND WIEDERHOLEN Pro-Tipp: Wiederholen Sie die Phase der Prozessplanung mindestens einmal im Jahr, denn es könnten neue Prozesse entstehen. Auf diese Weise sind Sie immer auf dem neuesten Stand Ihrer Geschäftsprozesse.

Phase 2: Modell

In dieser Phase müssen Sie Geschäftsprozesse entwerfen und darstellen und dabei berücksichtigen, dass sie die Aktionen verschiedener Rollen, Systeme (nicht unbedingt immer technologisch), Informationen und Objekte (je nach Geschäft) orchestrieren.

Und mit Entwerfen meinen wir, jeden Prozess zu konzipieren und buchstäblich einen Arbeitsablauf (oder eine Reihe von Arbeitsabläufen) dafür zu zeichnen. Visuell gesehen handelt es sich dabei um Diagramme oder Flussdiagramme, die in fortgeschrittene Systeme integriert werden können projektmanagement tools wie ClickUp!

Beispiel für den Workflow einer E-Mail-Kampagne, die mit ClickUp Whiteboards erstellt wurde

Wenn Sie lesen oder hören über workflow-Management das liegt daran, dass Geschäftsprozesse durch Workflows (manchmal auch durch viele Workflows) abgebildet werden. Aber Business Process Management ist mehr als das Erstellen und Optimieren von Workflows, was der Schwerpunkt von Workflow Management ist.

Beachten Sie auch, dass Fachleute für Prozessmanagement häufig Workflow-Diagramme mit dem Business Process Model and Notation (BPMN) .

entdecken Sie unsere beste Auswahl an_ workflow Beispielen !

Phase 3: Ausführen

Um die von Ihnen entworfenen Business-Prozesse zu implementieren, müssen Sie eine BPM tool . Und hier sind die beiden goldenen Schritte, die wir Ihnen empfehlen, wenn Sie die Prozesse mit dem von Ihnen gewählten Tool ausführen:

1. Testen Sie jeden neu entworfenen Prozess mit einigen Teilnehmern aus einem einzigen Team oder einer Abteilung
2. Erlauben Sie dem Rest Ihrer Organisation, den Prozess schrittweise zu übernehmen

Dieses vorsichtige Vorgehen bei der Prozessausführung wird die Auswirkungen möglicher Designfehler minimieren.

Phase 4: Überwachung

Laufen Ihre Business-Prozesse? Sehr gut. Dann müssen Sie sie analysieren, um zu sehen, wie genau sie ablaufen.

Die Prozessüberwachung hilft Ihnen, Engpässe, sich wiederholende Aufgaben und andere Probleme zu erkennen, die Sie beheben müssen. Auf einer tieferen Ebene bedeutet die Überwachung eines laufenden Prozesses eine gründliche Untersuchung jedes seiner Teile. Automatisierung von Business-Prozessen erspart die manuelle Arbeit für diese sich wiederholenden Aufgaben.

Automatisieren Sie Ihre sich wiederholenden Aufgaben in nur wenigen Klicks mit einer der hunderten von ClickUp workflow-Automatisierung vorlagen

Ziel ist es, herauszufinden, welche Teile gut funktionieren und welche verbessert werden müssen (und welche Art von Verbesserung sie benötigen). Analysieren Sie Ihre Kunden- oder client Onboarding prozesses ist ein effektiver Weg, um festzustellen, wie sich seine Ausführung auf das Engagement Ihrer Kunden auswirkt.

Durch die Auswertung von Ereignisprotokolldaten aus den am Onboarding beteiligten Informationssystemen erhalten Sie möglicherweise Hinweise darauf, dass mit dem Prozess etwas nicht stimmt. Das wäre ein datengesteuerter Ansatz zum Verständnis der Prozessleistung.

Und es könnte Sie in die Lage versetzen, anhand von Prozessanalysedaten automatisch neue Prozesse zu entdecken. Doch wie erledigen Sie die Prozessanalyse eigentlich? Mit einem Business Process Monitoring tool.

Genau wie ein Bluttestbericht bewertet ein solches Tool den Zustand Ihrer Prozesse. Instanz kann es beispielsweise die Kundenzufriedenheit bewerten, zykluszeit , Umsatz, Produktivität und viele andere Metriken.

Wie bei einem Gesundheitscheck müssen Sie diese Untersuchung jedoch alle paar Wochen oder Monate wiederholen. Andernfalls bemerken Sie möglicherweise erst dann, dass Ihre Prozesse ineffizient sind, wenn es zu spät ist, um Prozessausfälle (mit allen damit verbundenen Kosten und Nachteilen) zu vermeiden.

Sicherstellen business-Prozess-Automatisierung tools werden eingesetzt, um die Zeit zu verkürzen, die Sie für das Zu erledigen Ihrer täglichen Arbeit benötigen. Ihr gesamter Plan für das Prozessmanagement muss in bestimmten Spaces beachtet werden - und zwar mehr als in anderen.

Phase 5: Optimieren Sie

In der Phase der Optimierung - oder Kontrolle - geht es um die Feinabstimmung der zu verbessernden Business-Prozesse. So halten Sie sie effizient und erreichen die Geschäftsziele Ihres Unternehmens und Ihren allgemeinen Plan für das Prozessmanagement.

Einige beispiele für Prozessmanagement optimierung könnten sein:

• Eliminierung redundanter Aufgaben oder Prozesse
• Automatisierung von Workflows
• Verbessern Sie die Kommunikation zwischen den Prozessbeteiligten mit geeignetenbusiness tools Und vergessen Sie nicht, die Prozesse zu überwachen, die Sie optimiert haben! Schließlich handelt es sich um einen Zyklus.

Vorlagen für das Prozessmanagement, um jetzt loszulegen

Kommen wir noch einmal auf die Idee zurück, dass Sie Geschäftsprozesse durch die Rationalisierung von Workflows optimieren können. Und dass Sie Workflows durch Automatisierung rationalisieren.

Nun, Vorlagen für das Prozessmanagement sind eine der Grundlagen für die Automatisierung von Workflows. Die folgenden drei Vorlagen sind diejenigen, die wir Ihnen empfehlen, wenn Sie sich zum ersten Mal mit Workflow-Management beschäftigen.

1. ClickUp PDCA Prozess Whiteboard Vorlage

Gliedern Sie alle Ihre Aufgaben einfach in vier Phasen: Planen, Erledigen, Überprüfen und Handeln

Wenn Sie sich mit Qualitätsmanagement beschäftigen, kennen Sie bereits den PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) - oder kontinuierliche Verbesserung zyklus. Aber dieser ClickUp PDCA Whiteboard-Vorlage wird Ihren PDCA-Prozessmanagementplan auf eine ganz andere Ebene heben.

Verwenden Sie die Vorlage, um Aufgaben in die vier Phasen des PDCA-Zyklus zu kategorisieren. Es mag albern klingen, dies mit einer Vorlage statt mit Stift und Papier zu erledigen, aber glauben Sie uns.

Diese Whiteboard-Vorlage verwendet business Prozess Management Software zu erledigen ist mehr als die Aufteilung von Aufgaben in kleinere Schritte. Das PDCA-Whiteboard unterstützt die Durchführung von PDCA-Prozessen für ein besseres Projektmanagement.

PDCA-Vorlage herunterladen

2. ClickUp Unternehmensprozesse Dokumentenvorlage

Verwenden Sie dieses ClickUp Docs Format, um SOPs, Prozesse zur Beantragung von Freizeit und mehr zu dokumentieren

Mit ClickUp's Vorlage für Prozessdokumente wird das Dokumentieren von Geschäftsprozessen viel einfacher. Verwenden Sie die Vorlage zur Dokumentation von standardarbeitsanweisungen (SOPs) wie z. B. die Schritte zur Beantragung von Freistellungen zur Prozessverbesserung.

Denn es ist eine Sache, die Aufgaben in Ihrem Workflow zu definieren, aber eine andere, genau zu wissen, was zu erledigen ist, um die Aufgabe abzuschließen.

Für mehr probieren Sie diese vorlagen für Prozessdokumente !

Vorlage für Unternehmensprozesse herunterladen

3. ClickUp Vorlage für Business-Prozesse und -Verfahren

Heben Sie Ihre Aufgaben hervor, die zur Erstellung eines lebendigen Prozessdokuments erforderlich sind

Sobald Ihr Unternehmen mit der Ausführung von Geschäftsprozessen mit BPM-Software beginnt, verwenden Sie diese prozess- und Verfahrensvorlage von ClickUp um einen Überblick über Ihre internen Prozesse zu erhalten:

• Details zur Prozessverbesserung durch Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Erledigungsraten und die Nummer der fertiggestellten Aufgaben (wobei die Prozesse z.B. nach Abteilungen gruppiert sind)
• Die Aufgaben, die die Erstellung von Dokumenten erfordern, und die Phase, in der sich diese Dokumente befinden
• Wie die Prozesse durch ein Projektmanagement-System ineinander fließen werden

Vorlage für Prozesse und Prozeduren herunterladen

Bonus: SOP-Software !

Optimieren Sie das Prozessmanagement mit Business Process Management Software

Eine BPM-Suite - bestehend aus vielen BPM-Softwareoptionen - hilft Ihnen bei der Umsetzung aller Phasen des Geschäftsprozessmanagements. Bevor wir beginnen, möchten wir Ihnen einige Stärken von BPM- und Projektmanagement tools (wie ClickUp) erläutern.

Visualisieren Sie Aufgaben, Projekte und Workflows so, wie es für Sie am besten funktioniert - mit den über 15 anpassbaren Ansichten von ClickUp

• Sie automatisieren Workflows: Erwecken Sie alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens zum Leben und eliminieren Sie manuelle und sich wiederholende Arbeiten mit vordefinierten und benutzerdefinierten Automatisierungen.
• Sie unterstützen die Zusammenarbeit: Klären Sie Abläufe, ohne den Kontext des Prozesses zu verlieren oder E-Mails wie eine Nadel im Heuhaufen zu suchen. BPM-Tools ermöglichen es Mitgliedern des Teams, Aufgaben zu kommentieren und Dateien an diese Aufgaben anzuhängen. Sie ermöglichen es Ihnen sogar, Kommentare in Aufgaben umzuwandeln!
• Sie bieten Berichterstellung: Sie stellen umfassende Prozessdaten zur Verfügung, anhand derer Sie überprüfen können, ob Sie Ihre Prozesse effektiv gestaltet haben. In diesen Berichten wird die Leistung eines Teams aufgeschlüsselt, so dass Sie dessen Produktivität über einen bestimmten Zeitraum hinweg überprüfen können.

Vorteile der Business Process Automatisierung

Die fünf Phasen des Business Process Management sind notwendige Schritte auf dem Weg zur Automatisierung. Und BPM-Tools wie ClickUp helfen Ihnen bei der Automatisierung von Aufgaben und Workflows. Deshalb möchten wir hier die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen hervorheben:

• Zeit- und Kosteneffizienz: Die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben spart Zeit und Geld und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
• Erhöhte Konsistenz und Genauigkeit: Durch Automatisierung werden menschliche Fehler reduziert, was zu einer größeren Konsistenz und Genauigkeit der Prozesse führt. Dies führt auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit.
• Rationalisierte Prozesse: Die Automatisierung von Business-Prozessen trägt dazu bei, Prozesse zu rationalisieren, unnötige Schritte zu eliminieren und Verfahren zu vereinfachen.
• Dateneinblicke in Echtzeit: Mit automatisierten Prozessen können Sie in Echtzeit Dateneinblicke gewinnen, die Ihnen helfen, fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Und in der Regel können Sie die Berichte mit Widgets benutzerdefinieren, die Sie über abgeschlossene Aufgaben, die Nummer der bearbeiteten Aufgaben, Mitglieder mit unerledigten Aufgaben, Zeitschätzungen, Nachverfolgung und viele andere Maßnahmen informieren. Probieren Sie ClickUp aus und schreiben Sie uns, was Sie davon halten. Wir können es kaum erwarten, zu erfahren, wohin Sie mit Ihrem Business Process Management gehen wollen!