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Die Sache ist die: Bei ClickUp sind wir Prozessmenschen. Und das sollten Sie auch sein! Wissen Sie warum?
Gut definierte Geschäftsprozesse helfen Unternehmen dabei, ihre Arbeitsweise zu identifizieren. Außerdem helfen sie Führungskräften dabei, zu verstehen, wie sie Unternehmen effizienter führen können.
Die größte Stärke von Geschäftsprozessen liegt jedoch in ihrer Fähigkeit, Unternehmen voranzubringen. Denn welches erfolgreiche Unternehmen arbeitet schon ineffizient? Richtig! Keines.
Dann müssen Sie nur noch die Grundlagen des Prozessmanagements erlernen – genauer gesagt des Geschäftsprozessmanagements (BPM). Aus diesem Grund haben wir diesen Artikel für Sie zusammengestellt.
Sie erfahren, was Geschäftsprozessmanagement ist, warum es wichtig ist und was es beinhaltet. Und Sie werden die Vorlagen und Beispiele, die wir für Sie zusammengestellt haben, sowie unsere Vorschläge zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse mit den richtigen tools lieben.
Lassen Sie uns gleich loslegen, damit Sie Ihre Geschäftsprozesse so schnell wie möglich beschleunigen können!
Was ist Prozessmanagement?
Prozessmanagement analysiert bestehende Prozesse innerhalb einer Organisation, definiert und beschreibt neue Prozesse und kontrolliert die Ausführung sowohl bestehender als auch neuer Prozesse, um sicherzustellen, dass sie wie beschrieben fertiggestellt werden.
Das ultimative Ziel all dieser Maßnahmen ist die Verbesserung – oder Optimierung – der Geschäftsprozesse. Was genau ist nun ein Geschäftsprozess?
Ein Geschäftsprozess ist eine Abfolge von Aufgaben (oder Schritten), die von einer oder mehreren Rollen ausgeführt werden, um ein Ergebnis zu erzielen und damit ein Ziel zu erreichen. Wenn das Ziel beispielsweise das Erreichen eines Meilensteins ist, dann ist ein Geschäftsprozess eine Definition dafür, wie man von einem Meilenstein zum nächsten gelangt.
Beispiele für Prozessmanagement
Man kann ohne Weiteres schlussfolgern, dass Geschäftsprozessmanagement Ausdruck von Teamarbeit ist, da möglicherweise mehrere Personen daran beteiligt sind. Und es ist ihre Arbeit als Team oder Organisation, die den Geschäftsprozess zum Leben erweckt.
Beispiel für Prozessmanagement Nr. 1: Eine Online-Bestellung für Donuts ausführen
- Ein Kunde gibt online eine Bestellung über 100 Donuts auf.
- Der Filialleiter nimmt die Bestellung an und der Kunde kann den Status der Bestellung überprüfen.
- Sind genügend Donuts zum Verpacken bereit? Ja: Ihre Mitarbeiter verpacken die Donuts. Nein: Ein Mitarbeiter backt genügend Donuts, um die Bestellung zu erfüllen, während ein anderer sie vorbereitet.
- Ja: Ihre Mitarbeiter packen die Donuts ein.
- Nein: Ein Mitarbeiter backt genügend Donuts, um die Bestellung zu erfüllen, während ein anderer sie vorbereitet.
- Ein Mitarbeiter stellt eine Quittung aus, verpackt die Donuts und aktualisiert den Status der Bestellung auf „Bereit“.
- Ein Mitarbeiter übergibt die verpackten Donuts an den Kurier.
- Der Kurier aktualisiert den Status der Bestellung auf „Geliefert“.
- Ja: Ihre Mitarbeiter packen die Donuts ein.
- Nein: Ein Mitarbeiter backt genügend Donuts, um die Bestellung zu erfüllen, während ein anderer sie vorbereitet.
Beispiel für Prozessmanagement Nr. 2: Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters
- Die Personalabteilung erhält das unterschriebene Angebotsschreiben vom Bewerber.
- Das HR-Team erstellt eine Mitarbeiterakte und sendet sie zum Setup eines Kontos an die IT-Abteilung.
- Die IT-Abteilung richtet E-Mail-, Computer- und Passwortzugänge für den neuen Mitarbeiter ein.
- Die Personalabteilung plant ein Einführungs-Meeting und erstellt einen Schulungsplan für den neuen Mitarbeiter.
- Der neue Mitarbeiter nimmt an der Einführungsveranstaltung teil und beginnt mit der Schulung.
- Nach dem Abschließen der Schulung beginnt der neue Mitarbeiter unter Anleitung seines Vorgesetzten mit der Bearbeitung der ihm zugewiesenen Aufgaben.
- Der Vorgesetzte bewertet den Fortschritt des Mitarbeiters während der ersten Wochen und gibt Feedback an die Personalabteilung.
Beispiel für Prozessmanagement Nr. 3: Produktentwicklung
- Ein Team identifiziert einen Kundenbedarf oder eine Marktlücke.
- Das Team führt Untersuchungen durch, um den Bedarf/die Lücke und mögliche Lösungen zu verstehen.
- Auf der Grundlage von Recherchen erstellt das Team einen Produktentwicklungsplan, der Zeitleisten, Rollen und benötigte Ressourcen umfasst.
- Das Team entwirft das Produkt und erstellt einen Prototyp zum Testen.
- Der Prototyp wird mit potenziellen Kunden getestet, um Feedback zu sammeln und Verbesserungen vorzunehmen.
- Das Endprodukt wird erstellt und auf den Markt gebracht.
- Das Team sammelt und analysiert Daten zu Verkäufen, Kundenfeedback und notwendigen Änderungen für zukünftige Produktaktualisierungen.
Wenn Sie sich fragen, was fehlt oder was in dem Prozess anders laufen könnte, sind wir stolz auf Sie! Denn Sie haben den Geist des Geschäftsprozessmanagements verstanden.
Bonus: Tools zur Prozessdarstellung
Warum ist Geschäftsprozessmanagement wichtig?
Wenn Sie die Arbeitseffizienz ernst nehmen – und davon gehen wir aus –, dann sollten Sie sich für Geschäftsprozessmanagement interessieren. So erreichen Sie Ihre Geschäftsziele reibungslos, schneller und mit weniger Ressourcen.
Ohne ein ordentliches Projektmanagement weiß nicht jeder, wer für welche Aufgaben in einem Projekt verantwortlich war. Dies wird nur noch schwieriger, wenn weitere Teams hinzukommen.
Teams benötigen unbedingt Sichtbarkeit über alle Phasen des Prozesses, wenn mehrere Gruppen beteiligt sind. Und Projektmanagement verbindet alle beweglichen Teile einer Organisation, um den Projektbeteiligten und letztlich dem Geschäft einen Wert zu bieten.
5 Phasen des Prozessmanagements
Prozessmanagementprozesse, die unnötig Zeit oder Ressourcen verschwenden, sind ineffizient. Sie müssen entweder effizienter gestaltet oder ganz abgeschafft werden.
Aber hier ist der Haken: Ineffiziente Prozesse zu identifizieren und zu verbessern ist eine Herausforderung. Denn Sie wissen, dass eine Änderung eines in einer Organisation fest verankerten Prozesses, gelinde gesagt, der Auslöser für Widerstand ist. Leider müssen Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen trotzdem kontinuierlich verbessern.
Zu erledigen ist der Lebenszyklus des Geschäftsprozessmanagements:
Phase 1: Planen
In dieser Phase müssen Sie zunächst die Geschäftsstrategie des Unternehmens analysieren. Das ist die Richtung, die Ihr Unternehmen einschlagen möchte, um seine Ziele in Zukunft zu erreichen. Dieses Wissen wird den gesamten Lebenszyklus des Geschäftsprozessmanagements leiten – es ist dessen Grundstein.
Um einen Prozessmanagement-Plan aufzustellen, müssen Sie zunächst Folgendes tun:
- Verstehen Sie die aktuellen Ziele, Zielsetzungen und Strategien des Unternehmens.
- Identifizieren Sie die innerhalb der Organisation vorhandenen Geschäftsprozesse und unterscheiden Sie zwischen dem, was bereits analysiert, definiert und beschrieben wurde, und dem, was noch nicht analysiert, definiert und beschrieben wurde.
- Entdecken Sie die Geschäftsregeln, die all diese Prozesse steuern.
- Finden Sie heraus, ob und wo jeder Prozess Schwachstellen wie Engpässe, Redundanzen oder hohe Kosten aufweist.
- Stellen Sie fest, ob jeder Prozess mit Ihren Erkenntnissen aus Nr. 1 übereinstimmt.
Je nachdem, welche Erkenntnisse Sie aus diesen Schritten gewinnen, haben Sie mehrere Möglichkeiten, was Sie als Nächstes zu erledigen haben. Sie können entweder:
- Design- und Business-Prozesse dokumentieren die identifizierten bestehenden Prozesse.
- Aktualisieren oder abschließen Sie die Prozesse, die nicht mit Ihren Zielen, Vorgaben oder Strategien übereinstimmen, wichtige Geschäftsregeln außer Acht lassen oder Schwächen und Ineffizienzen aufweisen.
WIEDERHOLEN Profi-Tipp: Wiederholen Sie die Phase der Prozessplanung mindestens einmal pro Jahr, da neue Prozesse entstehen können. So sind Sie immer auf dem neuesten Stand Ihrer Geschäftsprozesse.
Phase 2: Modell
In dieser Phase müssen Sie Geschäftsprozesse entwerfen und darstellen, wobei Sie berücksichtigen müssen, dass diese die Aktionen verschiedener Rollen, Systeme (nicht unbedingt immer technologischer Art), Informationen und Objekte (je nach Ihrem Unternehmen) koordinieren.
Mit „Entwerfen” meinen wir, jeden Prozess zu konzipieren und buchstäblich einen Workflow (oder eine Reihe von Workflows) dafür zu zeichnen. Visuell sind das Diagramme oder Flussdiagramme, die in fortschrittliche Tools für Projektmanagement wie ClickUp integriert werden können!
Wenn Sie etwas über Workflow-Management lesen oder hören, dann liegt das daran, dass Geschäftsprozesse durch Workflows (manchmal auch durch viele Workflows) dargestellt werden. Geschäftsprozessmanagement ist jedoch mehr als nur das Erstellen und Optimieren von Workflows, was der Schwerpunkt des Workflow-Managements ist.
Beachten Sie auch, dass Prozessmanagement-Experten häufig Workflow-Diagramme mit dem Business Process Model and Notation (BPMN) erstellen.
Sehen Sie sich unsere beste Auswahl an Workflow-Beispielen an!
Phase 3: Ausführen
Um die zuvor entworfenen Geschäftsprozesse zu implementieren, müssen Sie ein BPM-Tool verwenden. Und hier sind die zwei goldenen Schritte, die wir Ihnen empfehlen, wenn Sie die Prozesse mit dem von Ihnen gewählten tool ausführen:
- Testen Sie jeden neu gestalteten Prozess mit einigen Teilnehmern aus einem einzigen Team oder einer einzigen Abteilung.
- Lassen Sie nach und nach auch den Rest Ihrer Organisation den Prozess übernehmen.
Dieser vorsichtige Ansatz bei der Prozessausführung minimiert die Auswirkungen möglicher Konstruktionsfehler.
Phase 4: Überwachen
Laufen Ihre Geschäftsprozesse? Okay. Dann müssen Sie sie analysieren, um zu sehen, wie genau sie laufen.
Die Prozessüberwachung hilft Ihnen, Engpässe, sich wiederholende Aufgaben und andere Probleme zu identifizieren, die Sie beheben müssen. Auf einer tieferen Ebene bedeutet die Überwachung eines aktuellen Prozesses, jeden seiner Teile gründlich zu untersuchen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen macht die manuelle Arbeit dieser sich wiederholenden Aufgaben überflüssig.
Das Ziel besteht darin, herauszufinden, welche Teile gut funktionieren und welche verbessert werden müssen (sowie die Art der erforderlichen Verbesserungen). Die Analyse Ihres Kunden- oder Client-Onboarding-Prozesses ist eine effektive Methode, um festzustellen, wie sich dessen Ausführung auf Ihre Kundenbindung auswirkt.
Und Sie könnten Anzeichen dafür erhalten, dass mit dem Prozess etwas nicht stimmt, indem Sie Ereignisprotokolldaten aus den am Onboarding beteiligten Informationssystemen auswerten. Das wäre ein datengestützter Ansatz zum Verständnis der Prozessleistung.
Und es könnte Ihnen ermöglichen, neue Prozesse automatisch aus Prozessanalysedaten zu entdecken. Aber wie analysiert man Prozesse eigentlich? Mit einem Tool zur Überwachung von Geschäftsprozessen.
Ähnlich wie ein Blutbild bewertet ein solches tool den Zustand Ihrer Prozesse. Es kann beispielsweise die Kundenzufriedenheit, die Zykluszeit, den Umsatz, die Produktivität und viele andere Metriken bewerten.
Allerdings müssen Sie es, ähnlich wie bei einer Gesundheitsuntersuchung, alle paar Wochen oder Monate wiederholen. Andernfalls bemerken Sie möglicherweise erst, dass Ihre Prozesse ineffizient sind, wenn es bereits zu spät ist, um Prozessfehler (mit allen damit verbundenen Kosten und Nachteilen) zu vermeiden.
Stellen Sie sicher, dass Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden, um den Zeitaufwand für Ihre tägliche Arbeit zu reduzieren. Ihr gesamter Prozessmanagement-Plan erfordert in bestimmten Bereichen mehr Aufmerksamkeit als in anderen.
Phase 5: Optimieren
In der Optimierungsphase – oder Kontrollphase – geht es darum, die für die Verbesserung erforderlichen Geschäftsprozesse fein abzustimmen. So bleiben sie effizient und Sie erreichen die Ziele Ihres Unternehmens und Ihren gesamten Prozessmanagement-Plan.
Einige Beispiele für die Optimierung des Prozessmanagements sind:
- Beseitigen Sie redundante Aufgaben oder Prozesse
- Automatisieren Sie Workflows
- Verbessern Sie die Kommunikation zwischen den Prozessbeteiligten mit geeigneten Business-Tools.
Und vergessen Sie nicht, die von Ihnen optimierten Prozesse zu überwachen! Schließlich handelt es sich hierbei um einen Zyklus.
Prozessmanagement-Vorlagen für den sofortigen Einstieg
Kehren wir zu der Idee zurück, dass Sie Geschäftsprozesse durch die Optimierung von Workflows optimieren können. Und dass Sie Workflows durch Automatisierung optimieren.
Prozessmanagement-Vorlagen sind eine der Grundlagen der Workflow-Automatisierung. Die folgenden drei Vorlagen empfehlen wir Ihnen, wenn Sie sich zum ersten Mal mit Workflow-Management beschäftigen.
1. ClickUp PDCA-Prozess-Whiteboard-Vorlage
Wenn Sie sich mit Qualitätsmanagement beschäftigen, kennen Sie bereits den PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) – oder den Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung. Aber diese ClickUp-PDCA-Whiteboard-Vorlage wird Ihren PDCA-Prozessmanagementplan auf ein ganz neues Niveau heben.
Verwenden Sie es, um Aufgaben in die vier Phasen des PDCA-Zyklus einzuteilen. Es mag albern klingen, dafür eine Vorlage anstelle von Stift und Papier zu verwenden, aber vertrauen Sie uns.
Diese Whiteboard-Vorlage nutzt Software für das Geschäftsprozessmanagement und leistet mehr als nur die Aufteilung von Aufgaben in kleinere Schritte. Das PDCA-Whiteboard unterstützt die Durchführung von PDCA-Prozessen für ein besseres Projektmanagement.
2. ClickUp-Vorlage für Unternehmensprozesse
Mit der Prozessdokumentvorlage von ClickUp ist die Dokumentation von Geschäftsprozessen jetzt viel einfacher. Verwenden Sie die Vorlage, um Standardarbeitsanweisungen (SOPs) zu dokumentieren, beispielsweise die Schritte zur Beantragung von Freistellungen für Prozessverbesserungen.
Denn es ist eine Sache, die Aufgaben in Ihrem Workflow zu definieren, aber eine ganz andere, genau zu wissen, was zu erledigen ist, um die Aufgabe abzuschließen.
Probieren Sie auch diese Vorlagen für Prozessdokumente aus!
3. ClickUp-Vorlagen für Geschäftsprozesse und -abläufe
Sobald Ihr Unternehmen mit der Ausführung von Geschäftsprozessen mit BPM-Software beginnt, nutzen Sie diese Prozess- und Verfahrensvorlage von ClickUp, um sich eine Übersicht über Ihre internen Prozesse zu verschaffen, indem Sie:
- Erhalten Sie Details zur Prozessverbesserung durch Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Fertigstellungsraten und die Anzahl der fertiggestellten Aufgaben (mit den Prozessen gruppiert, z. B. nach Abteilung).
- Die Aufgaben, die die Erstellung von Dokumenten erfordern, und die Phase, in der diese Dokumente erstellt werden, sind
- Wie die Prozesse über ein System des Projektmanagements ineinanderfließen werden
Bonus: SOP-Software!
Optimieren Sie Ihr Prozessmanagement mit einer Software für Business-Prozessmanagement
Eine BPM-Suite – bestehend aus vielen BPM-Softwareoptionen – hilft Ihnen bei der Umsetzung aller Phasen des Geschäftsprozessmanagements. Bevor wir fortfahren, möchten wir Ihnen einige Stärken von BPM- und Projektmanagement-Tools (wie ClickUp) vorstellen.
- Sie automatisieren Workflows: Erwecken Sie alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens zum Leben und eliminieren Sie manuelle und sich wiederholende Arbeiten mit vordefinierten und benutzerdefinierten Automatisierungen.
- Sie unterstützen die Zusammenarbeit: Klären Sie Abläufe, ohne den Kontext des Prozesses zu verlieren oder E-Mails wie eine Nadel im Heuhaufen zu suchen. Mit BPM-Tools können Teammitglieder Kommentare zu Aufgaben hinterlassen und Dateien als Anhänge an diese Aufgaben anhängen. Sie ermöglichen es Ihnen sogar, Kommentare in Aufgaben umzuwandeln!
- Sie bieten Berichte: Stellen Sie umfassende Prozessdaten bereit, mit denen Sie überprüfen können, ob Sie Ihre Prozesse effektiv gestaltet haben. Diese Berichte schlüsseln die Leistung eines Teams auf, sodass Sie dessen Produktivität über einen bestimmten Zeitraum hinweg überprüfen können.
Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen
Die fünf Phasen des Geschäftsprozessmanagements sind notwendige Schritte auf dem Weg zur Automatisierung. Und BPM-Tools wie ClickUp helfen Ihnen dabei, Aufgaben und Workflows zu automatisieren. Deshalb möchten wir hier die Vorteile der Geschäftsprozess-Automatisierung hervorheben:
- Zeit- und Kosteneffizienz: Die Automatisierung wiederholender Aufgaben spart Zeit und Geld, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
- Erhöhte Konsistenz und Genauigkeit: Automatisierung reduziert menschliche Fehler, was das Ergebnis höherer Konsistenz und Genauigkeit der Prozesse ist. Dies führt auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit.
- Optimierte Prozesse: Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hilft dabei, Prozesse zu optimieren, unnötige Schritte zu eliminieren und Abläufe zu vereinfachen.
- Echtzeit-Datenanalysen: Mit Automatisierungen können Sie Echtzeit-Datenanalysen sammeln, die Ihnen helfen, fundiertere Entscheidungen im Business zu treffen.
In der Regel können Sie die Berichte mit Widgets benutzerdefiniert anpassen, die Sie über abgeschlossene Aufgaben, die Anzahl der bearbeiteten Aufgaben, Mitglieder mit unvollendeten Aufgaben, Zeitschätzungen, erfasste Zeiten und viele andere Kennzahlen informieren.
Probieren Sie ClickUp aus und teilen Sie uns Ihre Meinung dazu mit. Wir sind gespannt darauf zu erfahren, wie Sie das Geschäftsprozessmanagement für sich nutzen können!