Als Projektmanager wissen Sie, dass die Art und Weise, wie Sie Dinge erledigen, genauso wichtig ist wie der Grund dafür und die eigentliche Aufgabe selbst. Die Möglichkeit zur Nachverfolgung aller Ihrer Geschäftsprozesse ist entscheidend, um das Team auf Kurs zu halten und Ausfälle zu vermeiden.
Prozessdokumentationssoftware ist eine wichtige Ergänzung Ihres Projektmanagement-Frameworks.
Hier zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei einer Software zur Dokumentation von Geschäftsprozessen (BPMS) achten sollten, und geben Ihnen einige unserer bevorzugten Tools für die Aufgabe frei. 💪
Worauf sollten Sie bei einer Software zur Dokumentation von Geschäftsprozessen achten?
Die Prozessdokumentation dient als Roadmap für Ihre Projekte. Sie ist ein wichtiges tool, mit dem Sie neue Mitarbeiter einarbeiten, große umsatzgenerierende Projekte verfolgen und eine Übersicht über alle Aktivitäten des Unternehmens erhalten.
Eine gute Prozessdokumentationssoftware optimiert diesen Prozess und spart Ihnen langfristig Zeit und Geld. ✨
Eine gute Software zur Dokumentation von Geschäftsprozessen sollte folgende Eigenschaften aufweisen:
- Bieten Sie Tools zum Sammeln und Dokumentieren von Prozessfeedback an: Interviews, Meetings und Feldtagebücher liefern Ihnen Einblicke von wichtigen Teammitgliedern, die die Prozesse, an denen sie beteiligt sind, verstehen. Dieses Feedback fließt dann in die Festlegung Ihrer Verfahren ein.
- Organisatorische Ansichten: Einige Dokumentprozesse sind in bestimmter Hinsicht besser. Gute Prozessdokumentationstools sollten über Organisationstools für verschiedene Medien verfügen, darunter Artikel, Fallstudien und Protokolle.
- Integrationen bereitstellen: Wenn Sie mit mehr als einer geschäftsbezogenen Software arbeiten, möchten Sie, dass diese zusammenarbeiten und sich nicht gegenseitig behindern. Suchen Sie nach einem Prozess-Tool, das sich in andere Software integrieren lässt, die Sie regelmäßig verwenden.
- Einfach zu bedienen und gemeinsam nutzbar: Viele Projektmanager verwenden Prozesssoftware für neue Mitarbeiter und das Projektmanagement. Wählen Sie eine Software, die sich leicht mit allen Mitgliedern Ihres Teams teilen lässt und über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügt.
Die 10 besten Prozessdokumentations-Softwareprogramme
Visualisieren oder organisieren Sie die Prozesse hinter jeder Aufgabe, jedem Projekt oder jedem Geschäftsvorfall mit einer Prozessdokumentationssoftware.
Hier finden Sie 10 der besten tools zur Projektdokumentation, die Sie ausprobieren sollten – egal, ob Sie nach Möglichkeiten suchen, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu vereinfachen, Standardarbeitsanweisungen zu dokumentieren oder eine umfassende Wissensdatenbank aufzubauen. 🛠️
1. ClickUp
Mit ClickUp ist die Dokumentation von Prozessen und die Nachverfolgung von SOPs einfacher denn je. Mit Dutzenden von Dokumentprozessen in Vorlagen können Sie ganz einfach Checklisten für wiederholende Aufgaben erstellen, Prozessschritte nachverfolgen und Flussdiagramme für verschiedene Interessengruppen entwerfen.
Nutzen Sie die verschiedenen ClickUp-Ansichten, um sich in der Listenansicht einen Überblick über alle Aufgaben in Bearbeitung zu verschaffen, oder wechseln Sie zur Board-Ansicht, um einzelne Geschäftsbereiche und Projekte genauer unter die Lupe zu nehmen.
Mit der Dokumentvorlage „Unternehmensprozesse” von ClickUp können Sie Aufgaben oder Verfahrensdetails eingeben, um Ihren Team-Mitgliedern einen Einblick in die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens zu geben. Verwenden Sie sie für die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder um die Erwartungen des Unternehmens darzulegen.
Die integrierte Vorlage für S-Corp-Meeting-Protokolle und die Vorlage für Urlaubstage erleichtern die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter – und das mit nur wenigen Klicks. ✍️
Die besten Features von ClickUp
- Dank der benutzerfreundlichen und anpassbaren Benutzeroberfläche können Sie das tool an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anpassen.
- Erstellen Sie mit ClickUp Docs ein Unternehmens-Wiki, das Sie organisieren, mit Workflows verbinden und für relevante Benutzer freigeben können.
- Durch die Zusammenarbeit in Echtzeit bleiben alle Beteiligten über laufende Projekte und Prozessabläufe auf dem Laufenden.
- Verschiedene Ansichten und unterschiedliche Dokumentationsarten, darunter Diagrammtools, ermöglichen Ihnen die Erstellung schriftlicher und visueller Dokumentationsprozesse.
Limitierungen von ClickUp
- Die kostenlose Version hat einen Limit von fünf Benutzern, was bei größeren Teams ein Hindernis darstellen kann.
- Einige neue Benutzer empfinden die Vielzahl der Features zunächst als überwältigend, aber dank der hohen benutzerdefinierten Anpassungsfähigkeit lohnt sich die Einarbeitungszeit für diese Dokumentationssoftware.
Preise für ClickUp
Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp
- G2: 4,7/5 (über 6.500 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 3.500 Bewertungen)
2. Integrify
Integrify bietet Software für die Dokumentenautomatisierung, für die keine Programmierkenntnisse erforderlich sind. Der Process Builder verfügt über eine Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der Sie Ihre Verfahren erstellen, gemeinsam bearbeiten und testen können. Die Ansichten „Foresight“ und „Hindsight“ bieten Einblicke in Aufgabenabhängigkeiten, um potenzielle Engpässe zu identifizieren.
Die besten Features von Integrify
- Lässt sich in eine Vielzahl von Systemen für Unternehmen integrieren und bietet Import- und Exportfunktionen mit Excel.
- Richten Sie ganz einfach Erinnerungen und anpassbare Benachrichtigungen ein, um Ihre Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten und den Zeitplan einzuhalten.
- Die Low-Code-Umgebung macht das tool für alle Team-Mitglieder zugänglicher, nicht nur für diejenigen, die Programmiersprachen beherrschen.
Limitierungen von Integrify
- Es gibt eine kostenlose Testversion, aber keinen Free-Plan.
- Einige Benutzer empfanden die Software für größere Teams und umfangreiche Projekte als mit Limiten behaftet.
Preise von Integrify
- Abonnementbasiert: Benutzerdefinierte Preise für jedes Budget, abhängig von der Anzahl der Benutzer und Rabatten
Integrify-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,4/5 (über 30 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 20 Bewertungen)
3. SmartDraw
Erstellen Sie Prozessdokumentationen mit den Diagrammen, Workflow-Diagrammen und Organisationsübersichten von SmartDraw. Die auf Tabellen und Grafiken basierenden Diagramme bieten eine übersichtliche Darstellung der verschiedenen Prozessphasen.
Mit Vorlagen wie Flussdiagrammen können Sie jedes Projekt von Anfang bis Ende visualisieren, während Mindmaps mit ihren Prozessdokumentationstools eine einfache Übersicht über die Struktur Ihres Unternehmens bieten. 🗂️
Die besten Features von SmartDraw
- Mehr als 70 verschiedene Vorlagen, darunter Grundrisse und Workflow-Diagramme zur Optimierung der Prozessabbildung.
- Nahtlose Integration mit Tools wie Google Docs, Microsoft Office und Atlassian Jira und Confluence, um Ihre Arbeitsabläufe zu unterstützen.
- Importieren Sie ganz einfach Visio- und Lucidchart-Dateien, um ohne großen Aufwand zwischen den tools zu wechseln.
Limitierungen von SmartDraw
- Einige Benutzer empfanden die Navigation in der Seitenleiste als verwirrend und bemängelten, dass es für größere Teams nicht genügend benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten gab.
- Einige Benutzer stellten Fehler in der Software fest, insbesondere beim AutoSpeichern.
Preise für SmartDraw
- Einzelbenutzer: 9,95 $/Monat
- Mehrere Benutzer: 8,25 $/Monat für 5+ Benutzer
SmartDraw-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,6/5 (über 230 Bewertungen)
- Capterra: 4,1/5 (über 110 Bewertungen)
4. Bit. /AI
Bit. ai ist ein Tool für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, das zur Optimierung der Projektdokumentation entwickelt wurde. Mit diesem Prozessdokumentationstool können Sie Wikis, interaktive Tutorials und Kundenportale erstellen. Die Software wurde für Einzelpersonen, kleine Teams und große Organisationen entwickelt und kann sowohl für kleine als auch für komplexe Projekte eingesetzt werden.
Die besten Features von Bit. ai
- Die Eingabe von Prozessen ist dank Dutzender Vorlagen ganz einfach.
- Der KI-Smart-Editor bereinigt Ihre Arbeit und bietet Verbesserungsvorschläge.
- Verknüpfen Sie Dokumente schnell miteinander, betten Sie Links ein und fügen Sie intelligente Widgets für den Kontext hinzu.
Einschränkungen von Bit.ai
- Die kostenlose Version hat ein Limit von 5 MB für Dateien, was für Benutzer, die datenintensive Elemente wie Videos, Diagramme und andere Grafiken verwenden möchten, eine Herausforderung darstellen kann.
- Einige Benutzer empfanden die Formatierungs- und Schriftartenoptionen als eingeschränkt, was die Einhaltung interner Branding-Standards erschwerte.
Preise für Bit.ai KI
- Free
- Pro: 8 $ pro Mitglied und Monat
- Business: 15 $ pro Mitglied und Monat
Bewertungen und Rezensionen zu Bit. ai
- G2: 4/5 (über 10 Bewertungen)
- Capterra: 5/5 (5+ Bewertungen)
5. Pellio
Mit Pellio erstellen Sie in drei einfachen Schritten eine Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse. Beginnen Sie mit der Erstellung eines Prozesses mithilfe des Rich-Text-Editors. Fügen Sie Bilder, Videos und Dateien ein, um die Dokumentation zu unterstützen. Freigeben Sie anschließend den Workflow an die relevanten Teammitglieder. Weisen Sie schließlich Aufgaben und Fälligkeitsdaten zu, um Projekte im Zeitplan zu halten. 🗓️
Die besten Features von Pellio
- Erstellen Sie Schritt-für-Schritt-Aufgaben für einzelne Mitglieder des Teams und verfolgen Sie deren Fortschritt in einer übersichtlichen Benutzeroberfläche.
- Der Rich-Text-Editor erstellt in wenigen Minuten eine Wissensmanagement-Datenbank, und anhand der Dashboards der Übersicht können Sie ineffiziente Prozesse identifizieren.
- Weisen Sie den Dokumenten je nach Rolle der Mitglieder der Teams unterschiedliche Zugriffsebenen zu.
Limit von Pellio
- Der Kundensupport ist auf E-Mails beschränkt, sodass die Suche nach Lösungen länger dauern kann als bei anderen Softwaretools.
- Das tool unterstützt nur Englisch, was für Unternehmen, die regelmäßig andere Sprachen verwenden, eine Herausforderung darstellt.
Preise für Pellio
- Lite: 15 $/Monat
- Startup: 47 $/Monat
- Pro: 97 $/Monat
Pellio-Bewertungen und Rezensionen
- G2: N/A
- Capterra: N/A
6. Evernote
Evernote ist eine App für Arbeit, Aufgaben und Zeitpläne, die bei Projektmanagern und Personen beliebt ist, die ihre Produktivität steigern möchten. Ursprünglich war es eine Notiz-App, heute wird sie von Geschäften zur Verwaltung von Prozessen, Projekten und Zeitplänen genutzt. Fügen Sie ganz einfach Bilder, Audiodateien und PDFs hinzu und verwandeln Sie jede Notiz in eine Aufgabe, die Sie Ihrem Zeitplan hinzufügen können.
Die besten Features von Evernote
- Zu den App-Integrationen gehören Slack, Google Drive, MS Teams, Zapier und mehr.
- Wählen Sie aus Dutzenden von Vorlagen, um strategische Planungsrahmen zu entwickeln oder Aufgaben zu priorisieren.
- Schaffen Sie eine Verbindung zwischen Zeitplänen und Notizen mit der Kalender-Integration der Dokumentationssoftware.
- Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Nachverfolgung von Geschäftsprozessen.
Limitierungen von Evernote
- Einige Benutzer wünschten sich mehr Formatierungsoptionen für eine bessere Organisation mit diesem Dokumentationstool.
- Einigen Benutzern zufolge ist die Synchronisierung manchmal langsam und unzuverlässig.
Preise für Evernote
- Free
- Persönlich: 14,99 $/Monat
- Professional: 17,99 $/Monat
Evernote-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,4/5 (über 1.900 Bewertungen)
- Capterra: 4,4/5 (über 8.000 Bewertungen)
7. Hightail
Verwenden Sie Hightail, ein Tool für das Projektmanagement, um Aufgaben zu organisieren, Nachfassaktionen zuzuweisen und Diskussionen über das Projekt zu verfolgen. Durch Live-Updates der nächsten Schritte bleiben alle über den aktuellen Stand und die nächsten Schritte auf dem Laufenden. Mit der Dateifreigabefunktion können Sie Unternehmensdokumente sicher hochladen, versenden und speichern. Verwenden Sie das kreative Kollaborationstool, um visuelle Assets zu sammeln und zu diskutieren. 📊
Die besten Features von Hightail
- Die Dateifreigabesoftware stellt sicher, dass jedes Team-Mitglied Zugriff auf die Tools hat, die es für die Bearbeitung seines Teils des Projekts benötigt.
- Bild- und visuelle Features sind ideal, wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Bild- und Video-Dokumentationen freizugeben und in der Vorschau anzuzeigen.
- Integrationen mit Adobe und Zapier beschleunigen die Erstellung visueller Inhalte und machen die Planung effizienter.
Limitierungen von Hightail
- Die Projektmanagement-Features sind nur in den Teams- und Business-Plänen verfügbar.
- Einige Benutzer hatten Probleme beim Freigeben von Dateien oder Bildern.
Preise von Hightail
- Lite: Kostenlos
- Pro: 12 $/Monat
- Teams: 24 $/Monat
- Geschäft: 36 $/Monat
Hightail-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,2/5 (über 680 Bewertungen)
- Capterra: 4,4 / 5 (über 280 Bewertungen)
8. ProcessMaker
Automatisieren Sie Workflows mit ProcessMaker, einem Tool zur Neugestaltung von Geschäftsprozessen, das selbst komplexeste Projekte optimiert. Mit dieser Low-Code-Software können Sie Aufgaben im Process Modeler per Drag & Drop verschieben, um visuelle Mindmaps und Brainstorming-Diagramme zu erstellen. Verwenden Sie den Form Builder, um Daten und Feedback von Teammitgliedern zu erfassen, und nutzen Sie die Dashboard-Ansichten, um einen Einblick in die Vorgänge im gesamten Unternehmen zu erhalten.
Die besten Features von ProcessMaker
- Stellen Sie eine Verbindung zu Drittanbieter-Apps wie Salesforce und Oracle über die API her.
- Nutzen Sie die Automatisierung, um Workflows zu optimieren und weniger Zeit mit sinnlosen Aufgaben zu verbringen.
- Scannen und speichern Sie Dateien, um digitale Versionen all Ihrer Geschäftsdokumente aufzubewahren.
Limitierungen von ProcessMaker
- Eine steilere Lernkurve bedeutet, dass Sie zunächst mehr Zeit benötigen, um sich mit der Plattform vertraut zu machen, was manchmal zu Verzögerungen bei Projekten führen kann, wenn Sie sofort loslegen müssen.
- Einige Benutzer fanden, dass die Benutzeroberfläche nicht so elegant war, wie sie es sich gewünscht hätten, oder dass mehr Code erforderlich war als erwartet.
Preise für ProcessMaker
- Standard: 1.495 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: 2.479 $/Monat pro Benutzer
- Benutzerdefiniert: Für Banken, Hochschulen und eingebettete Lösungen
Bewertungen und Rezensionen zu ProcessMaker
- G2: 4,3/5 (über 270 Bewertungen)
- Capterra: 4,5 / 5 (über 170 Bewertungen)
9. Document360
Mit Document360 können Sie eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen erstellen, die Sie intern mit Mitarbeitern oder extern mit Clients freigeben können. Erstellen Sie für die Prozessdokumentation technische Richtlinien und SOPs wie Mitarbeiterhandbücher und Marketing-Frameworks. Entwerfen Sie Systemdokumente, Tutorials und Referenzhandbücher, die Ihre Mitarbeiter zur Unterstützung ihrer Arbeit nutzen können. 🌻
Die besten Features von Document360
- Das Team von Document360 übernimmt für Sie die Migration aus anderen Wissensdatenbanksystemen. Das bedeutet, dass Sie sich keine Gedanken über den Zeitaufwand für die Umstellung machen müssen.
- Wählen Sie aus Dutzenden von Vorlagen, um Repositorys und Leitfäden zu erstellen.
- Die intuitive Benutzeroberfläche macht die Verwendung selbst für neue Mitarbeiter einfach.
Limitierungen von Document360
- Derzeit kann jeweils nur eine Person ein Dokument bearbeiten, was die Funktionalität bei der Zusammenarbeit im Team einschränkt.
- Einige Nutzer empfanden das Analyse-Dashboard als nicht so leistungsfähig wie das der Mitbewerber.
Preise für Document360
- Free
- Standard: 149 $ pro Projekt und Monat
- Professional: 299 $ pro Projekt und Monat
- Geschäft: 399 $ pro Projekt und Monat
- Enterprise: 599 $ pro Projekt und Monat
Bewertungen und Rezensionen zu Document360
- G2: 4,7/5 (über 340 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 160 Bewertungen)
10. Gluu
Suchen Sie nach Möglichkeiten, interaktive Leitfäden und Wissensdatenbanken zu erstellen, die Ihre Mitarbeiter gerne nutzen? Mit Gluu können Sie visuelle und kollaborative Dokumente für Ihre Geschäftsprozesse entwickeln. Der integrierte Prozessdesigner macht Schluss mit Spekulationen und ermöglicht es Ihnen, Prozesse abzubilden, Aufgaben zuzuweisen und mühelos einen Zeitplan zu erstellen.
Die besten Features von Gluu
- Das Prozessarchitektur-Feature von Gluu identifiziert doppelte Prozesse, um Ihre Workflows zu optimieren.
- Weisen Sie verschiedenen Teammitgliedern Kontroll- und Entscheidungsbefugnisse zu, um Management und Aufsicht zu delegieren.
- Änderungen generieren sofortige Benachrichtigungen, sodass alle Team-Mitglieder auf dem Laufenden bleiben und den Zeitplan einhalten können.
Limitierungen von Gluu
- Die Software zielt darauf ab, interne Prozesse zu optimieren, aber einige Benutzer wünschten sich, dass sie auch die externe Freigabe für Wissensdatenbanken unterstützt, die für Kunden konzipiert sind.
- Die Filteransichten werden nicht gespeichert, sodass Sie sie jedes Mal neu eingeben müssen, wenn Sie ein Dokument schließen und erneut öffnen.
Preise für Gluu
- Basic: 12 $/Monat
- Pro: 25 $/Monat
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Gluu-Bewertungen und Rezensionen
- G2: N/A
- Capterra: 4,6/5 (über 20 Bewertungen)
Prozessdokumentation effektiver erstellen
ClickUp ist der Traum eines jeden Projektmanagers. Mit Hunderten von Vorlagen zur Auswahl können Sie schneller Dokumentationen für alle Ihre Prozesse erstellen. Von Mitarbeiterhandbüchern und Onboarding-Checklisten bis hin zu Budgetverfahren für Projekte und Kalendern für Meilensteine finden Sie hier alles, was Sie für den Start benötigen.
Probieren Sie noch heute die kostenlosen Lösungen für Projektmanagement von ClickUp aus!