Als Projektmanager wissen Sie, dass die Art und Weise, wie Sie etwas erledigen, genauso wichtig ist wie die Gründe dafür und das, woran Sie tatsächlich arbeiten. Die Möglichkeit, alle Ihre Geschäftsprozesse zu verfolgen, ist der Schlüssel, um das Team auf Kurs zu halten und Pannen zu vermeiden.
Software zur Prozessdokumentation ist eine wichtige Ergänzung zu Ihrem Projektmanagement.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei einer Software zur Dokumentation von Geschäftsprozessen (BPMS) achten sollten, und stellen Ihnen einige unserer Lieblingstools vor, mit denen Sie diese Aufgabe bewältigen können. 💪
Worauf sollten Sie bei einer Software zur Geschäftsprozessdokumentation achten?
Die Prozessdokumentation dient als Fahrplan für Ihre Projekte. Sie ist ein wichtiges Instrument, um neue Mitarbeiter einzustellen, große, umsatzsteigernde Projekte zu verfolgen und einen Überblick über alle Arbeiten im Unternehmen zu geben.
Eine gute Software zur Prozessdokumentation vereinfacht diesen Prozess und spart Ihnen langfristig Zeit und Geld. ✨
Eine gute Software zur Dokumentation von Geschäftsprozessen sollte:
- Werkzeuge zum Sammeln und Dokumentieren von Prozessfeedback anbieten: Durch Interviews, Besprechungen und Feldtagebücher erhalten Sie Einblicke von wichtigen Teammitgliedern, die die Prozesse verstehen, an denen sie beteiligt sind. Dieses Feedback fließt dann in die Festlegung der Verfahren ein
- Organisationsansichten berücksichtigen: Einige dokumentierte Prozesse sind auf bestimmte Weise besser. Guter Prozessdokumentationswerkzeuge sollte habenorganisatorische Hilfsmittel für verschiedene Medien wie Artikel, Fallstudien und Protokolle
- Bieten Integrationen: Wenn Sie mit mehr als einer geschäftsbezogenen Software arbeiten, möchten Sie, dass diese miteinander und nicht gegeneinander arbeiten. Suchen Sie nach einem prozess-Tool das sich in andere Software integrieren lässt, die Sie regelmäßig verwenden
- Einfach zu bedienen und gemeinsam nutzbar: Viele Projektmanager verwenden Prozesssoftware für neue Mitarbeiter undworkflow-Management. Wählen Sie ein Programm, das leicht mit allen Mitgliedern Ihres Teams geteilt werden kann und das eine benutzerfreundliche Oberfläche hat
Einfaches Anpassen der Whiteboards durch Hinzufügen von Dokumenten, Aufgaben und mehr
Die 10 besten Softwarelösungen zur Prozessdokumentation im Jahr 2024
Visualisieren oder organisieren Sie die Prozesse hinter einer Aufgabe, einem Projekt oder einem Geschäftsvorgang mit Prozessdokumentationssoftware.
Hier finden Sie 10 der besten Tools für die Projektdokumentation, die Sie ausprobieren sollten - ganz gleich, ob Sie nach Möglichkeiten suchen, das Onboarding von Mitarbeitern zu vereinfachen, Standardarbeitsanweisungen aufzuzeichnen oder eine ausführliche Dokumentation zu erstellen wissensdatenbank . 🛠️
1. ClickUp
ClickUp Docs erlaubt umfangreiche Formatierungen und schrägstrich-Befehle um effizienter zu arbeiten
Mit ClickUp können Sie Prozesse dokumentieren und sOPs verfolgen ist einfacher denn je. Mit Dutzenden von Dokumentenprozessen in Vorlagen können Sie problemlos Checklisten für wiederkehrende Aufgaben erstellen, Prozessschritte verfolgen und Flussdiagramme für verschiedene Interessengruppen entwerfen.
Verwenden Sie die verschiedenen ClickUp-Ansichten um eine visuelle Darstellung aller laufenden Aufgaben in der Listenansicht zu erhalten oder wechseln Sie zur Vorstandsansicht, um einzelne Geschäftsbereiche und Projekte genauer zu betrachten.
Mit ClickUp's Unternehmensprozesse Dokumentvorlage geben Sie Details zu Aufgaben oder Abläufen ein, um Teammitgliedern einen Einblick in die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu geben. Verwenden Sie die Vorlage für die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder um die Erwartungen des Unternehmens darzulegen.
Die integrierte Vorlage für Besprechungsprotokolle der S-Corp. und die Vorlage für Freistellungen erleichtern die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks. ✍️
ClickUp beste Eigenschaften
- Dank der einfach zu bedienenden und anpassbaren Benutzeroberfläche können Sie das Tool an Ihre spezifischen Unternehmensanforderungen anpassen
- Erstellen Sie ein Unternehmens-Wiki mit ClickUp Docs, das Sie organisieren, mit Arbeitsabläufen verbinden und mit relevanten Benutzern teilen können
- Die Zusammenarbeit in Echtzeit hält alle Beteiligten über laufende Projekte und Prozessabläufe auf dem Laufenden
- Verschiedene Ansichten und unterschiedliche Dokumentationsarten, einschließlich Diagrammwerkzeuge, ermöglichen die Erstellung schriftlicher und visueller Dokumentationsprozesse
ClickUp Einschränkungen
- Die kostenlose Version ist auf fünf Benutzer beschränkt, was bei größeren Teams ein Hindernis darstellen kann
- Einige neue Benutzer finden, dass die schiere Anzahl der Funktionen anfangs überwältigend sein kann, aber das hohe Maß an Anpassungsmöglichkeiten macht die Lernkurve für diese Dokumentationssoftware lohnenswert
ClickUp Preise
- Für immer kostenlos
- Unbegrenzt: $5/Monat pro Benutzer
- Business: $12/Monat pro Benutzer
- Business Plus: $19/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: Kontakt für Preise
ClickUp Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.7/5 (6.500+ Bewertungen)
- Capterra: 4.7/5 (3,500+ Bewertungen)
2. Integrify
Über Integrieren Integrify bietet software zur Automatisierung von Dokumenten ohne die Notwendigkeit der Programmierung. Der Process Builder bietet eine Drag-and-Drop-Oberfläche zum Erstellen, gemeinsamen Bearbeiten und Testen Ihrer Verfahren. Die Ansichten "Foresight" und "Hindsight" bieten einen Einblick in die Abhängigkeiten von Aufgaben, um mögliche Engpässe zu erkennen.
Die besten Funktionen von Integrify
- Lässt sich mit einer Vielzahl von Unternehmenssystemen integrieren und bietet Import- und Exportfunktionen mit Excel
- Einfaches Einrichten von Erinnerungen und anpassbaren Benachrichtigungen, um Teammitglieder auf dem Laufenden und im Zeitplan zu halten
- Die Low-Code-Umgebung macht das Tool für alle Teammitglieder zugänglich, nicht nur für diejenigen, die Programmiersprachen beherrschen
Einschränkungen von Integrify
- Es gibt eine kostenlose Testversion, aber keinen kostenlosen Plan
- Einige Benutzer fanden, dass die Software für größere Teams und große Projekte nur begrenzt geeignet ist
Preise für Integrify
- Abonnementbasiert: Maßgeschneiderte Preise für jedes Budget, abhängig von der Anzahl der Benutzer und den Stufenrabatten
Integrify Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.4/5 (30+ Bewertungen)
- Capterra: 4.5/5 (20+ Bewertungen)
3. SmartDraw
Über SmartDraw Erstellen Sie Prozessdokumentation mit den Diagrammen von SmartDraw, workflow-Diagramme und Organisationsanweisungen. Die auf Diagrammen und Grafiken basierenden Diagramme bieten kristallklare Darstellungen der verschiedenen Prozessphasen.
Vorlagen wie Flussdiagramme ermöglichen es Ihnen, jedes Projekt von Anfang bis Ende zu visualisieren, während Mind Maps mit den Tools zur Prozessdokumentation einen einfachen Überblick über die Struktur der Organisation geben. 🗂️
SmartDraw beste Eigenschaften
- Mehr als 70 verschiedene Vorlagen, darunter Grundrisse und Arbeitsablaufdiagramme zur Rationalisierungprozessabbildung* Lässt sich nahtlos mit Tools wie Google Docs integrieren,Microsoft Büround Jira und Confluence von Atlassian, um Ihren Arbeitsablauf zu unterstützen
- Einfaches Importieren von Visio- und Lucidchart-Dateien, um die Tools ohne großen Aufwand zu wechseln
SmartDraw Einschränkungen
- Einige Benutzer fanden die Navigation in der Seitenleiste verwirrend und es gab nicht genug Anpassungsmöglichkeiten für größere Teams
- Einige Benutzer fanden Pannen in der Software, insbesondere bei der automatischen Speicherung
SmartDraw Preise
- Einzelbenutzer: $9.95/Monat
- Mehrere Benutzer: $8.25/Monat für 5+ Benutzer
SmartDraw Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.6/5 (230+ Bewertungen)
- Capterra: 4.1/5 (110+ Bewertungen)
4. Bit.ai
Über Bit.ai Bit.ai ist ein Tool für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, das zur Rationalisierung projektdokumentation . Mit diesem Prozessdokumentationstool können Sie Wikis, interaktive Tutorials und Kundenportale erstellen. Die Software wurde für Einzelpersonen, kleine Teams und große Organisationen entwickelt und kann sowohl bei kleinen als auch bei komplexen Projekten eingesetzt werden.
Bit.ai beste Eigenschaften
- Prozesseingaben sind einfach, wenn Sie eine der Dutzenden von Vorlagen verwenden
- Der AI Smart Editor bereinigt Ihre Arbeit und bietet Verbesserungsvorschläge
- Schnelles Verknüpfen von Dokumenten, Einbetten von Links und Hinzufügen von Smart Widgets für den Kontext
Bit.ai Einschränkungen
- Die kostenlose Version begrenzt die Dateigröße auf 5 MB, was für Benutzer, die datenintensive Elemente wie Videos, Diagramme und andere Grafiken verwenden möchten, eine Herausforderung darstellen kann
- Einige Nutzer fanden, dass die Formatierungs- und Schriftartenoptionen begrenzt sind, was die Einhaltung interner Branding-Standards erschwert
Bit.ai Preise
- Kostenlos
- Pro: $8 pro Mitglied pro Monat
- Business: $15 pro Mitglied pro Monat
Bit.ai Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4/5 (10+ Bewertungen)
- Capterra: 5/5 (5+ Bewertungen)
5. Pellio
Über Pellio Mit Pellio erstellen Sie Geschäftsprozessdokumentation in drei einfachen Schritten. Beginnen Sie mit der Erstellung eines Prozesses mit dem Rich-Text-Editor. Betten Sie Bilder, Videos und Dateien ein, um die Dokumentation zu unterstützen. Als Nächstes teilen Sie den Arbeitsablauf mit den betreffenden Teammitgliedern. Weisen Sie schließlich Aufgaben und Fälligkeitstermine zu, um Projekte im Zeitplan zu halten. 🗓️
Die besten Funktionen von Pellio
- Erstellen Sie Schritt-für-Schritt-Aufgaben für einzelne Teammitglieder und verfolgen Sie deren Fortschritt in einer übersichtlichen Oberfläche
- Mit dem Rich-Text-Editor erstellen Sie in Minutenschnelle eine Wissensmanagement-Datenbank, und mit den Übersichts-Dashboards können Sie ineffiziente Prozesse erkennen
- Weisen Sie je nach Rolle der Teammitglieder unterschiedliche Zugriffsebenen für die Dokumentation zu
Einschränkungen von Pellio
- Der Kundensupport ist auf E-Mail beschränkt, so dass die Lösungsfindung länger dauern kann als bei anderen Software-Tools
- Das Tool unterstützt nur Englisch, was es für Unternehmen, die regelmäßig andere Sprachen verwenden, schwierig macht
Pellio Preise
- Lite: $15/Monat
- Startup: $47/Monat
- Pro: $97/Monat
Pellio Bewertungen und Rezensionen
- G2: N/A
- Capterra: N/A
6. Evernote
Über EvernoteEvernote ist eine Arbeits-, Aufgaben- und Terminplanungs-App die bei Projektmanagern und Einzelpersonen, die ihre Produktivität steigern möchten, sehr beliebt ist. Ursprünglich eine App für Notizen, wird sie jetzt auch von Unternehmen genutzt, um Prozesse, Projekte und Zeitpläne zu verwalten. Fügen Sie mühelos Bilder, Audiodateien und PDFs hinzu und verwandeln Sie jede Notiz in eine Aufgabe, die Sie zu Ihrem Zeitplan hinzufügen können.
Die besten Funktionen von Evernote
- App-Integrationen wie Slack, Google Drive, MS Teams, Zapier und mehr
- Wählen Sie aus Dutzenden von Vorlagen, um strategische Planungsrahmen zu entwickeln oder Aufgaben zu priorisieren
- Verbinden Sie Zeitpläne und Notizen mit der Kalenderintegration der Dokumentationssoftware
- Intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Verfolgung von Geschäftsprozessen
Einschränkungen von Evernote
- Einige Nutzer wünschten sich mehr Formatierungsoptionen für eine bessere Organisation mit diesem Dokumentationstool
- Nach Ansicht einiger Nutzer ist die Synchronisierung manchmal langsam und unzuverlässig
Preise für Evernote
- Kostenlos
- Persönlich: $14.99/Monat
- Professionell: $17.99/Monat
Evernote Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.4/5 (1.900+ Bewertungen)
- Capterra: 4.4/5 (8,000+ Bewertungen)
7. Hightail
Über Hightail Verwenden Sie Hightail, ein prozessmanagement tool, um Aufgaben zu organisieren, Folgemaßnahmen zuzuweisen und Diskussionen über das Projekt zu verfolgen. Live-Updates der nächsten Schritte halten alle Beteiligten auf dem Laufenden, was gerade passiert und was als Nächstes ansteht. Mit der Dateifreigabefunktion können Sie Unternehmensdokumente sicher hochladen, versenden und speichern. Nutzen Sie das Tool zur kreativen Zusammenarbeit, um Bildmaterial zu sammeln und zu besprechen. 📊
Die besten Funktionen von Hightail
- Diesoftware zur gemeinsamen Nutzung von Dateien stellt sicher, dass jedes Teammitglied Zugang zu den Werkzeugen hat, die es für die Bearbeitung seines Teils des Projekts benötigt
- Die Funktionen für Bilder und visuelle Inhalte sind ideal, wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Bild- und Videodokumente freizugeben, zu genehmigen und in der Vorschau anzuzeigen
- Integrationen mit Adobe und Zapier machen die Erstellung visueller Inhalte schneller und die Planung effizienter
Einschränkungen von Hightail
- Die Projektmanagementfunktionen sind nur in den Paketen Teams und Business verfügbar
- Einige Nutzer hatten Probleme beim Teilen von Dateien oder Bildern
Preise für Hightail
- Lite: Kostenlos
- Pro: $12/Monat
- Teams: $24/Monat
- Business: $36/Monat
Hightail Bewertungen und Rezensionen
- G2:4.2 /5 (680+ Bewertungen)
- Capterra:4.4 /5 (280+ Bewertungen)
8. ProcessMaker
Über ProcessMaker Automatisieren Sie Arbeitsabläufe mit ProcessMaker, einem geschäftsprozess-Reengineering ein Tool, mit dem sich selbst die komplexesten Projekte rationalisieren lassen. Mit der Low-Code-Software können Sie Aufgaben per Drag-and-Drop in den Process Modeler ziehen, um visuelle Mind Maps und Brainstorming-Diagramme zu erstellen. Verwenden Sie den Form Builder, um Daten und Feedback von Teammitgliedern zu erfassen, und nutzen Sie die Dashboard-Ansichten, um einen Einblick in die unternehmensweiten Vorgänge zu erhalten.
ProcessMaker beste Eigenschaften
- Verbinden Sie sich mit Anwendungen von Drittanbietern wie Salsforce und Oracle über die API
- Nutzen Sie die Automatisierungstechnologie, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren und weniger Zeit mit sinnlosen Aufgaben zu verbringen
- Scannen und Speichern von Dateien, um digitale Versionen Ihrer gesamten Geschäftsdokumentation aufzubewahren
ProcessMaker Einschränkungen
- Eine steilere Lernkurve bedeutet, dass Sie anfangs mehr Zeit brauchen, um sich mit der Plattform vertraut zu machen, was manchmal Projekte verzögert, wenn Sie sofort loslegen müssen
- Einige Anwender fanden, dass die Benutzeroberfläche nicht so elegant ist, wie sie es gerne hätten, oder dass sie mehr Programmierarbeit als erwartet erfordert
ProcessMaker Preise
- Standard: $1,495/Monat pro Benutzer
- Enterprise: $2,479/Monat pro Benutzer
- Kunden: Für Banken, Hochschulen und eingebettete Lösungen
ProcessMaker Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.3/5 (270+ Bewertungen)
- Capterra:4.5 /5 (170+ Bewertungen)
9. Dokument360
Über Dokument360 Mit Document360 können Sie eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen erstellen, die Sie intern mit Ihren Mitarbeitern oder extern mit Ihren Kunden teilen können. Erstellen Sie für die Prozessdokumentation technische Richtlinien und SOPs wie Mitarbeiterhandbücher und Marketingrahmenpläne. Entwerfen Sie Systemdokumente, Tutorials und Referenzhandbücher für Mitarbeiter, die sie bei ihrer Arbeit unterstützen. 🌻
Document360 beste Eigenschaften
- Das Document360-Team übernimmt die Migration von anderen Wissensdatenbank-Systemen für Sie. Das bedeutet, dass Sie sich keine Gedanken über den Zeitaufwand für die Umstellung machen müssen
- Wählen Sie aus Dutzenden von Vorlagen, um Wissensdatenbanken und Leitfäden zu erstellen
- Die intuitive Benutzeroberfläche ist auch für neue Mitarbeiter einfach zu bedienen
Document360 Einschränkungen
- Momentan kann nur eine Person gleichzeitig ein Dokument bearbeiten, was die Funktionalität für die Zusammenarbeit im Team einschränkt
- Einige Benutzer fanden, dass das Analyse-Dashboard nicht so robust ist wie das der Konkurrenz
Document360 Preise
- Kostenlos
- Standard: $149 pro Projekt pro Monat
- Profi: $299 pro Projekt pro Monat
- Business: $399 pro Projekt pro Monat
- Unternehmen: $599 pro Projekt pro Monat
Document360 Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.7/5 (340+ Bewertungen)
- Capterra: 4.7/5 (160+ Bewertungen)
10. Gluu
Über Gluu Suchen Sie nach Möglichkeiten, interaktive Leitfäden und Wissensdatenbanken zu erstellen, die Ihre Mitarbeiter gerne nutzen? Wenden Sie sich an Gluu, um visuelle und kollaborative Dokumente für Ihre Geschäftsprozesse zu entwickeln. Der integrierte Prozessdesigner nimmt Ihnen das Rätselraten ab, um Prozesse abzubilden, Aufgaben zuzuweisen und mühelos einen Zeitplan zu erstellen.
Die besten Funktionen von Gluu
- Die Prozessarchitekturfunktion von Gluu identifiziert doppelte Prozesse, um Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren
- Weisen Sie verschiedenen Teammitgliedern Kontrolle und Befugnisse zu, um die Verwaltung und Aufsicht zu delegieren
- Änderungen erzeugen sofortige Benachrichtigungen, so dass alle Teammitglieder auf dem Laufenden gehalten werden
Einschränkungen von Gluu
- Die Software ist auf die Rationalisierung interner Prozesse ausgerichtet, aber einige Nutzer wünschten sich, dass sie auch die externe Freigabe von Wissensdatenbanken für Kunden unterstützt
- Die Filteransichten werden nicht gespeichert, so dass man sie jedes Mal neu eingeben muss, wenn man ein Dokument verlässt und erneut öffnet
Gluu Preise
- Basic: $12/Monat
- Pro: $25/Monat
- Unternehmen: Kundenspezifische Preise
Gluu Bewertungen und Rezensionen
- G2: N/A
- Capterra: 4.6/5 (20+ Bewertungen)
Prozessdokumentation effektiver erstellen
ClickUp ist der Traum eines jeden Projektmanagers. Mit Hunderten von Vorlagen, aus denen Sie wählen können, können Sie schneller Dokumentationen für alle Ihre Prozesse erstellen. Von Mitarbeiterhandbüchern und Onboarding-Checklisten bis hin zu Budgetverfahren für Projekte und Kalendern für Meilensteine finden Sie alles, was Sie für die Erstellung benötigen.
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