Wenn Ihr Geschäft in einer Sackgasse steckt, reichen kleine Maßnahmen nicht aus. Es ist an der Zeit, etwas zu verändern und die „alten Wege” zu überdenken, um weiter voranzukommen.
Entdecken Sie die Neugestaltung von Geschäftsprozessen (Business Process Reengineering, BPR) – einen leistungsstarken Ansatz, der die Abläufe Ihrer Teams revolutionieren und Ihr Unternehmen zu neuen Höhen führen kann. Obwohl dies eine Herausforderung darstellt und oft auf Widerstand stößt, ist es zu erledigen für jedes Unternehmen, das relevant und wettbewerbsfähig bleiben möchte.
In diesem Leitfaden behandeln wir alle Grundlagen der BPR und geben Tipps für einen erfolgreichen Plan und die Umsetzung. Scrollen Sie weiter, um Weitere Informationen zu erhalten und dramatische Verbesserungen zu erzielen!✨
Was ist die Neugestaltung von Geschäftsprozessen?
Business Process Reengineering ist die grundlegende Neugestaltung von Workflows und Geschäftsprozessen innerhalb eines Unternehmens. BPR zielt darauf ab, Abläufe zu rationalisieren, Ergebnisse zu verbessern, Kosten zu senken und das Wachstum in Geschäftsprozessen voranzutreiben.
Das Konzept wurde von Michael Hammer, Professor für Informatik am MIT, entwickelt. 1990 schrieb er einen berühmten Artikel für die Harvard Business Review mit dem Titel „Reengineering of Work: Don’t Implement Automatization, Obliterate. ”
Hammer kritisierte Manager dafür, dass sie Technologie zur Automatisierung von von Natur aus ineffizienten Arbeitsabläufen einsetzten. Stattdessen schlug er vor, ihre Geschäftsprozesse zu überdenken und diejenigen zu entfernen, die keinen Wert schaffen.
Der Artikel löste einen Trend aus, den viele Unternehmen schnell aufgriffen. Bis 1993 gaben 60 % der Fortune-500-Unternehmen an, dass sie mit der Umgestaltung ihrer Geschäftsprozesse begonnen hätten oder dies planten.
Warum ist die Neugestaltung von Geschäftsprozessen wichtig?
Um ein erfolgreiches Geschäft zu führen, müssen Sie sich an laufende Veränderungen anpassen, mit den neuesten Trends Schritt halten und stets nach Verbesserungen streben. ⬆️
Prozesse, die in der Vergangenheit gut funktioniert haben, können durch interne oder externe Entwicklungen veraltet sein oder behindert werden. In manchen Fällen reicht es vielleicht aus, ein oder zwei Schritte in Ihren aktuellen Prozessen anzupassen, aber manchmal müssen Sie alles auf eine Karte setzen und radikale Veränderungen vornehmen, um wieder auf Kurs zu kommen. 🛤️
Die Neugestaltung Ihrer bestehenden Prozesse bringt viele Vorteile mit sich, darunter:
- Gesteigerte Produktivität
- Schnellere und qualitativ hochwertigere Ergebnisse
- Beseitigung redundanter, ineffizienter oder sich wiederholender Schritte
- Senkung der Produktionskosten
- Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit
- Wachstum im Geschäftsbetrieb
Die Neugestaltung von Geschäftsprozessen ist keine leichte Aufgabe. Sie erfordert viel Zeit, Geld und Aufwand. Und selbst dann kann niemand den Erfolg der neuen Strategien in Ihren neuen Geschäftsprozessen garantieren.
Dennoch überwiegen die potenziellen langfristigen Vorteile von BPR bei weitem die damit verbundenen Kosten und potenziellen Risiken.
Neugestaltung von Geschäftsprozessen vs. Verbesserung von Geschäftsprozessen
Business Process Improvement (BPI) und BPR verfolgen dasselbe Ziel: die Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse und die Sicherung Ihres langfristigen Erfolgs. Allerdings verfolgen sie dabei unterschiedliche Ansätze.
Bei der Prozessverbesserung geht es darum, Engpässe zu identifizieren und die Abläufe nach und nach anzupassen. Sie können einige Regeln, Schritte oder Tools ändern, aber die Kerngeschäftsprozesse bleiben unverändert.
Prozessoptimierung bedeutet, neue Perspektiven in Betracht zu ziehen, Konventionen zu durchbrechen und jeden einzelnen Teil Ihrer aktuellen Prozesse und Ihrer gesamten Geschäftsabläufe zu hinterfragen. Es bedeutet eine grundlegende Neugestaltung der Geschäftsprozesse. In vielen Fällen geht dies mit einer Automatisierung der Geschäftsprozesse einher.
Hier ein Beispiel: Sie betreiben einen kleinen Fast-Food-Lieferservice. Sie stellen fest, dass Ihre Wartezeiten mit steigender Nachfrage zunehmen und Sie Kunden verlieren. Das manuelle Bestellverwaltungssystem, das früher gut funktioniert hat, stößt nun an seine Grenzen – und die Kundenzufriedenheit sinkt.
BPI würde wahrscheinlich vorschlagen, neue Mitarbeiter einzustellen oder vorübergehend Mitarbeiter aus anderen Abteilungen zu versetzen, um bei Bedarf Aufträge zu bearbeiten. BPR würde die Einführung eines neuen elektronischen Liefermanagementsystems erfordern, das nur wenig menschliches Eingreifen erfordert.
Die erstgenannte Lösung ist wie Staub unter den Teppich kehren, während die zweite verhindert, dass sich Staub überhaupt ansammelt. 🧹
Neugestaltung von Geschäftsprozessen vs. Geschäftsprozessmanagement
Prozessmanagement ist das umfassendere Konzept der beiden. Es ist der Vorgang, Prozesselemente und Aktivitäten zu steuern, um alles reibungslos ablaufen zu lassen. Während BPR nur gelegentlich vorkommt, findet BPM kontinuierlich statt.
BPM und BPR weisen einige Ähnlichkeiten auf. Bei beiden müssen Sie Ihre bestehenden Prozesse untersuchen und Probleme identifizieren und beheben. Auch das Ziel ist dasselbe: die Verbesserung der Produkt- oder Dienstleistungsqualität.
Wann sollte eine BPR-Strategie umgesetzt werden?
Idealerweise sollten Sie eine BPR-Strategie eher früher als später umsetzen. Auf diese Weise lassen sich die Weichen für alle zukünftigen Arbeiten und den Aufwand für die Skalierung leichter stellen. Je größer Ihr Geschäft ist, desto teurer, schwieriger und zeitaufwändiger wird die Neugestaltung seiner Prozesse sein.
In der Realität wird BPR in der Regel dann zum Thema, wenn das Unternehmen stagniert oder schlechte Ergebnisse erzielt und der Aufwand für BPI-Maßnahmen fehlschlägt. In solchen Fällen ist jetzt der richtige Zeitpunkt für die Umsetzung einer BPR-Strategie.
Wenn Sie den idealen Zeitpunkt verpasst haben, verzweifeln Sie nicht. Sie können jederzeit tiefgreifende Änderungen an einem Geschäftsprozess vornehmen, wenn Sie dies für richtig halten. Das erfordert zwar mehr Arbeit und sorgfältige Planung, kann aber zum Erfolg führen. Wie bereits erwähnt, lohnen sich die langfristigen Vorteile.
Die vier Schritte der Neugestaltung von Geschäftsprozessen
Wie der BPR-Prozess aussieht, hängt vom Einzelfall ab. Im Allgemeinen umfasst er vier Schritte, die wir im folgenden Abschnitt beschreiben werden.
Beachten Sie, dass ein effizientes Projektmanagement-Tool wie ClickUp Ihnen die Arbeit erleichtern kann. Es zentralisiert nicht nur Ihre Daten, sondern bietet auch verschiedene Features für eine effektive Projektplanung und -durchführung. Anstatt mehrere Apps zu jonglieren, können Sie komplexe Vorgänge wie BPR von einer einzigen Plattform aus durchführen.
Sparen Sie Zeit, indem Sie die vorgefertigte ClickUp-Vorlage für das Projekt zur Neugestaltung von Geschäftsprozessen verwenden. Sie enthält vorinstallierte benutzerdefinierte Spalten und Anzeigemodi, d. h. „Ansichten“, die Ihnen helfen, die Neugestaltung von Geschäftsprozessen souverän anzugehen.
Und das Ganze ist kostenlos! Kommen wir nun zurück zu den vier wesentlichen Schritten des Geschäftsprozesses.
Schritt 1: Vorbereitung und Recherche
Ein so komplexes Unterfangen wie BPR erfordert den Einsatz aller Beteiligten. 🤝
Sie sollten ein kompetentes und motiviertes Team zusammenstellen, das für das Reengineering-Projekt verantwortlich ist. Ihre Arbeitsgruppe für Geschäftsprozesse sollte folgende Mitglieder umfassen:
- Externe Experten mit fundierten Kenntnissen im Bereich BPR
- Ein leitender Manager, der im Team oder in der Organisation das Sagen hat.
- Ein erfahrener Mitarbeiter, der sich mit dem Prozess bestens auskennt
Um herauszufinden, was fehlt, sollten Sie den Prozess eingehend untersuchen. Analysieren Sie Aktivitäten, Teilnehmer, Tools und Methoden von Anfang bis Ende. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden, anonymen Feedback-Umfragen abzuschließen, und nutzen Sie die ClickUp-Vorlage für Projekte zum Reengineering von Geschäftsprozessen, um noch schneller ans Ziel zu kommen.
Was verursacht die meisten Probleme?
Suchen Sie nach Schritten, die regelmäßig zu Verzögerungen, Fehlern und Kundenbeschwerden führen. Achten Sie auch auf Schritte, die sich als vorteilhaft erwiesen haben.
Durch das Einholen von Input aus verschiedenen Bereichen erhalten Sie ein möglichst realistisches Bild. Mit diesem Wissen fällt es Ihnen leichter, den Prozess neu zu gestalten und Engpässe zu identifizieren.
Das Sammeln und Verarbeiten von Daten ist mit ClickUp ein Kinderspiel. Verwenden Sie ClickUp Forms, um effektive Feedback-Umfragen zu erstellen, und wählen Sie dabei aus über 10 Feldtypen. Verwalten Sie Ihr BPR-Team in der Listenansicht oder der Board-Ansicht. Fügen Sie deren Kontaktdaten oder andere relevante Informationen in den Spalten hinzu.
Weisen Sie Aufgaben oder Unteraufgaben zu und erstellen Sie Abhängigkeiten für einen effizienteren Workflow. ✔️
Schritt 2: Prozessabbildung
Jetzt, da Sie wissen, welche Teile des Prozesses funktionieren und welche nicht, ist es an der Zeit, ihn neu zu gestalten.
Entwickeln Sie Schritt für Schritt einen neuen Workflow mithilfe von Prozessabbildung. Sie werden feststellen, dass die Visualisierung Ihnen hilft, komplexe Prozesse und die Wechselwirkungen zwischen bestimmten Aktivitäten besser zu verstehen.
Mit dem Whiteboard von ClickUp können Sie anschauliche Prozesskarten und Flussdiagramme erstellen, um die Schritte Ihrer BPR-Strategie zu veranschaulichen.
Verwenden Sie verschiedene Formen, um die Art der Aktivität anzuzeigen. Diamantformen stehen beispielsweise in der Regel für Entscheidungsschritte. Fügen Sie Pfeile hinzu, um die Richtung und Abhängigkeiten der Aufgaben anzugeben. Neben Formen und Pfeilen können Sie auch Bilder, Videos, Website-Karten, Dokumente oder Doodles hinzufügen, um Ihre Aussage zu verdeutlichen.
Sobald Sie den gesamten Prozess visualisiert haben, legen Sie den Beginn und das Ende Ihres BPR-Aufwands fest und fügen Sie die dazwischen liegenden Schritte hinzu. Sie können Knoten in interaktive Aufgaben umwandeln und so zusätzliche Features wie Checklisten, Kommentare und Zeiterfassung freischalten.
Sie können sogar die verantwortliche Person oder Abteilung angeben, indem Sie für jede Person oder Abteilung Rechtecke im Hintergrund hinzufügen und die Aufgaben entlang der vertikalen Achse nach den jeweiligen Verantwortlichen sortieren.
Whiteboards erleichtern auch die Zusammenarbeit mit Ihrem BPR-Expertenteam. Sie können gemeinsam in Echtzeit an der Prozesskarte arbeiten und Ideen über Notizen freigeben. 💡
Schritt 3: Planung und Aufgabenmanagement
Der nächste Schritt besteht darin, den Projektumfang zu definieren, d. h. eine Umsetzungsstrategie zu entwickeln, um Ihre Prozesskarte zum Leben zu erwecken. Legen Sie zunächst Ihr Ziel fest und erläutern Sie, wie es mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.
Listen Sie anschließend alle notwendigen Schritte auf, um BPR umzusetzen. Überlegen Sie, ob Sie neue Mitarbeiter einstellen, bestehende Mitarbeiter schulen, neue Geräte anschaffen oder vorhandene Geräte aufrüsten müssen.
Seien Sie so konkret wie möglich, um Missverständnisse zu vermeiden. Vergessen Sie nicht, die Kosten zu berechnen, um eine genaue Budgetzuweisung zu ermöglichen.
Legen Sie am Ende die Kriterien für den Erfolg fest. Auf diese Weise können Sie genau sehen, inwieweit sich der Workflow durch die Neugestaltung verbessert hat.
Da Sie bereits die BPR-Ziele und die Mängel des bestehenden Prozesses festgelegt haben, sollte die Definition von KPIs mühelos sein. Es ist auch ratsam, einen Notfallplan für den Fall zu haben, dass Plan A nicht funktioniert.
All dies können Sie mit ClickUp Docs erreichen. Von erweiterten Format-Features bis hin zur Versionskontrolle bietet ClickUp alles, was Sie zum Erstellen praktischer und optisch ansprechender Dokumente benötigen.
Schließen Sie Ihre Pläne ab, indem Sie alle Aufgaben und Unteraufgaben in ClickUp auflisten und zuweisen. Fügen Sie Anhänge, Checklisten und wichtige Info hinzu, um den Mitarbeitern beim Abschließen ihrer Aufgaben zu helfen.
Verwenden Sie die Workload-Ansicht, um die individuelle Kapazität und Verfügbarkeit zu bewerten. Zeigen Sie den Zeitplan und die Meilensteine in der Gantt- oder Zeitleistenansicht an und verwalten Sie sie. ⏱️
Schritt 4: Umsetzung
Sobald Sie bereit sind, beginnen Sie mit der Umsetzung des Plans für die Prozessoptimierung in kleinem Maßstab. Dokumentieren und prüfen Sie alle Aktivitäten und bewerten Sie den Fortschritt nach jedem Meilenstein. Richten Sie gleichzeitig robuste Projektkontrollen ein, um die Einhaltung von Kosten und Zeitplan sicherzustellen.
Wenn die von Ihnen gewählten KPIs keine signifikante Verbesserung gegenüber der Ausgangsbasis zeigen, kehren Sie zur Planungsphase zurück, überprüfen Sie Ihre Planung und versuchen Sie es erneut. Wenn die Ergebnisse für den neuen Prozess sprechen, wenden Sie ihn schrittweise in größerem Umfang an.
Messen Sie anschließend die Ergebnisse und sammeln Sie Feedback von den Beteiligten.
In ClickUp können Sie nachverfolgbare Ziele festlegen und den Fortschritt automatisch messen. Die Plattform bietet viele weitere Automatisierungsmöglichkeiten, sowohl integrierte als auch benutzerdefinierte.
Sie können in ClickUp bei jedem Schritt des Reengineering-Prozesses mit Ihrem Team zusammenarbeiten. Besprechen Sie Angelegenheiten in Aufgabenkommentaren oder in der Chat-Ansicht. Bearbeiten Sie Dokumente und andere Dateien, sehen Sie Änderungen in Echtzeit und erhalten Sie Benachrichtigungen dazu.
Ihre Mitarbeiter können die Zeiterfassung auch innerhalb der App durchführen, was die Vergütungsabläufe vereinfacht. 💸
Beispiele für die Neugestaltung von Geschäftsprozessen
Eine der effektivsten Lernmethoden ist das Lernen anhand von Beispielen. Sehen wir uns also zwei berühmte BPR Erfolgsgeschichten an!
T-Mobile: Telekommunikation
Das Problem: Bis 2015 bestand der Kundensupport von T-Mobile aus Erstbearbeitern und mehreren Abteilungen, die auf unterschiedliche Problemtypen spezialisiert waren. Aus diesem Grund waren bei der Fehlerbehebung in der Regel mehrere Weiterleitungen erforderlich. Der Prozess nahm viel Zeit in Anspruch und führte zu frustrierten Kunden.
Die Lösung: Nach der Analyse des Prozesses erkannte T-Mobile, dass die effizienteste Lösung darin bestehen würde, die Mitarbeiter des Kundensupports so zu schulen, dass sie alle Anrufe von Anfang bis Ende bearbeiten können. Das Unternehmen stellte funktionsübergreifende Teams von Experten zusammen, um die Schulung der Mitarbeiter durchzuführen. T-Mobile änderte auch seine Verfahren zur Bewertung der Mitarbeiter und stellte auf ein Modell um, das auf der Leistung des Einzelnen und des Teams basiert.
Das Ergebnis: Die Anzahl der Anrufe pro Konto wurde um 21 % reduziert und die Kosten pro Anruf sanken. Die Kundenbindung erreichte einen historischen Höchststand. Die Fluktuationsrate der Mitarbeiter sank drastisch. T-Mobile erzielte einen beispiellosen Erfolg.
Honeywell: Technologie und Ingenieurwesen
Das Problem: In den 1990er Jahren wollte Honeywell die Anzahl der Fehler im Bauprozess in einem seiner Werke in Arizona reduzieren. Untersuchungen ergaben, dass die beiden Hauptprobleme in der Notwendigkeit einer besseren Zusammenarbeit zwischen den Teams und der mangelnden Entscheidungsbefugnis über ihre Arbeit lagen.
Die Lösung: Honeywell stellte alle Betriebsabläufe ein und schuf ein neues integriertes Produktionssystem mit einem umfassenden Qualitätskontrollsystem. Die Mitarbeiter wurden geschult. Es wurden multidisziplinäre Teams gebildet, die mit der Produktion von Anfang bis Ende betraut wurden. Wie T-Mobile führte das Unternehmen ein qualitäts- und leistungsbasiertes Bewertungsmodell ein.
Das Ergebnis: Der Prozess dauerte drei Jahre, aber die Ergebnisse sprechen für sich. Honeywell verzeichnete einen Rückgang der Fehlerquote um 70 %, eine Verkürzung der Zykluszeit für Teile um 72 % und viele weitere damit verbundene Vorteile.
Häufige Herausforderungen bei der Neugestaltung von Geschäftsprozessen + Lösungen
Die Neugestaltung von Geschäftsprozessen ist in der Regel ein langwieriger und aufwendiger Prozess, der viele Probleme mit sich bringen kann. Im Folgenden gehen wir auf einige davon ein:
Mangelnde Unterstützung
Wenn ein Manager Veränderungen initiiert, stößt er oft auf Widerstand seitens der Vorgesetzten. Es kann schwierig sein, diese von der Idee zu überzeugen, selbst wenn der Vorschlagende ein Experte für den betreffenden Prozess ist.
Die Unterstützung durch Vorgesetzte und Eigentümer ist eine Sache, aber die Mitarbeiter an der Basis dazu zu bringen, diese Maßnahmen umzusetzen, ist eine ganz andere Sache. 🐟
Selbst wenn die Finanzierung kein Problem darstellt, kann die Änderung eines bestehenden und vertrauten Modells dennoch eine Herausforderung sein.
Mögliche Lösungen:
- Sammeln Sie so viele Belege wie möglich, um zu zeigen, dass Ihr Unternehmen von BPR profitieren wird.
- Bieten Sie Anreize für die Teilnahme
- Seien Sie geduldig und beharrlich.
- Führen Sie Änderungen schrittweise ein, um den Übergang reibungsloser zu gestalten.
Unzureichende Vorbereitung
In der Vorbereitungsphase kann vieles schiefgehen.
Als Beispiel könnte man sagen, dass das Expertenteam voreingenommen ist. Es könnte eine Agenda vorantreiben, die nicht unbedingt das Beste für das Unternehmen ist. Zu viele Mitglieder im Team können zu Verwirrung führen, während zu wenige Mitglieder möglicherweise nicht mithalten können. Auch mangelndes Wissen oder fehlende Motivation können problematisch sein.
Ein weiteres häufiges Hindernis ist eine unsachgemäße Ursachenanalyse. Ohne die tatsächliche Ursache für Ineffizienzen in einem Prozess zu verstehen, sind Sie möglicherweise dazu verdammt, diese zu wiederholen.
Mögliche Lösungen:
- Überstürzen Sie den Vorbereitungsprozess nicht.
- Stellen Sie ein vielseitiges Team von Fachleuten zusammen.
- Sammeln Sie Feedback aus verschiedenen Perspektiven und fördern Sie Transparenz.
Ressourcenbeschränkungen
Der Mangel an Ressourcen ist wahrscheinlich das häufigste Problem bei der Neugestaltung von Geschäftsprozessen und kann deren Fortschritt erheblich behindern. Ob Zeit, Geld oder Personal – um Veränderungen zu bewirken, müssen an einigen Stellen Abstriche gemacht werden.
Das ist nur möglich, wenn alle mitziehen und die Vorbereitungen rechtzeitig getroffen werden.
Mögliche Lösungen:
- Machen Sie sich klar, wie viel Zeit und Aufwand für BPR erforderlich sind.
- Konzentrieren Sie sich auf die Vorteile, die der neue Prozess mit sich bringen soll.
- Beginnen Sie rechtzeitig mit dem Planen.
- Verbessern Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihr Zeitmanagement.
Unregelmäßige Umsetzung
Sie haben es also bis zur Implementierungsphase geschafft. Hurra! 🎉
Die Gefahr ist noch nicht gebannt. Sie müssen den neuen Prozess weiterhin so umsetzen, dass er Bestand hat. Wenn Sie ihn unzureichend und inkonsequent anwenden, wird er nicht erfolgreich sein.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass BPR kein einmaliges Ereignis ist. Es handelt sich um einen kontinuierlichen, tiefgreifenden Verbesserungsprozess. Wenn Sie die Wirksamkeit Ihrer Strategie zur Neugestaltung von Geschäftsprozessen nicht messen, wer kann dann sagen, dass sie besser ist als die vorherige?
KPIs könnten zeigen, dass einige Teile des neuen Ansatzes nicht optimal sind und neu bewertet werden müssen.
Mögliche Lösungen:
- Akzeptieren Sie, dass die Arbeit mit der Einführung des neuen Prozesses nicht beendet ist.
- Fangen Sie klein an und führen Sie Änderungen Schritt für Schritt ein.
- Testen und messen Sie kontinuierlich
- Überwachen Sie die Anpassung und unterstützen Sie bei Bedarf.
Brechen Sie mit alten Mustern und erreichen Sie mit BPR ein neues Maß an Effizienz.
Durch eine grundlegende Neugestaltung der Workflows können Sie Ihre Betriebsabläufe rationalisieren, Kosten senken und das Wachstum vorantreiben. Obwohl dies eine Herausforderung darstellt, machen die potenziellen langfristigen Vorteile von BPR es zu einem lohnenden Unterfangen für jedes Unternehmen, das in einer dynamischen Business-Welt die Nase vorn haben möchte.
Altes raus, Neues rein! Verleihen Sie Ihrem Unternehmen neuen Schwung, indem Sie die Neugestaltung von Geschäftsprozessen nutzen. 🛫