Wenn Ihr Geschäft in einem Trott feststeckt, reichen magere Maßnahmen nicht aus, um es zu erledigen. Es ist an der Zeit, die Dinge aufzurütteln und die "alten Wege" zu überprüfen, um weiter voranzukommen.
Hier kommt das Business Process Reengineering (BPR) ins Spiel - ein leistungsstarker Ansatz, der die Abläufe in Ihrem Team revolutionieren und Ihr Geschäft zu neuen Höhen führen kann. Obwohl es eine Herausforderung ist und oft auf Widerstand stößt, ist es ein Muss für jedes Unternehmen, das relevant und wettbewerbsfähig bleiben will.
In diesem Leitfaden gehen wir auf alle Grundlagen eines BPR ein und geben Tipps für die erfolgreiche Planung und Durchführung. Scrollen Sie weiter, um weitere Informationen zu erhalten und deutliche Verbesserungen zu erzielen!✨
Was ist Business Process Reengineering?
Business Process Reengineering ist die grundlegende Neugestaltung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen innerhalb einer Organisation. BPR zielt darauf ab, Abläufe zu rationalisieren, Ergebnisse zu verbessern, Kosten zu senken und das Wachstum von Geschäften zu fördern.
Das Konzept wurde entwickelt von Michael Hammer ist Professor für Computerwissenschaften am MIT. Im Jahr 1990 schrieb er einen berühmten Artikel für die Harvard Business Review mit dem Titel "Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate."
Hammer kritisierte Manager für den Einsatz von Technologie zur Automatisierung von ineffizienter Arbeit. Stattdessen schlug er vor, ihre Geschäftsprozesse zu überdenken und diejenigen zu entfernen, die keinen Wert schaffen.
Der Artikel löste einen Trend aus, den viele Unternehmen schnell aufgriffen. Bis 1993 gaben 60 % der Fortune-500-Unternehmen an, dass sie mit der Umgestaltung von Geschäftsprozessen begonnen hatten oder dies planten.
Warum ist Business Process Reengineering wichtig?
Um ein erfolgreiches Geschäft zu führen, muss man sich an die laufenden Veränderungen anpassen, mit den neuesten Trends Schritt halten und stets nach Verbesserungen streben. ⬆️
Prozesse, die in der Vergangenheit für Sie funktioniert haben, können veraltet sein oder durch interne oder externe Entwicklungen behindert werden. In manchen Fällen ist es zu erledigen, wenn Sie ein oder zwei Schritte in Ihren aktuellen Prozessen ändern, aber es gibt Zeiten, in denen Sie ganz von vorne anfangen und einige radikale Änderungen vornehmen müssen, um wieder auf Kurs zu kommen. 🛤️
Die Neuerfindung Ihrer bestehenden Prozesse bringt viele Vorteile mit sich, wie zum Beispiel:
- Erhöhte Produktivität
- Schnellerer und qualitativ hochwertigerer Output
- Beseitigung von redundanten, ineffizienten oder sich wiederholenden Schritten
- Senkung der Produktionskosten
- Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit
- Wachstum im Geschäft
Business Process Reengineering ist keine leichte Aufgabe. Sie erfordert einen hohen Aufwand an Zeit, Geld und Mühe. Selbst dann kann niemand den Erfolg der neuen Strategien in Ihren neuen Geschäftsprozessen garantieren.
Dennoch überwiegen die potenziellen langfristigen Vorteile von BPR bei weitem die damit verbundenen Kosten und potenziellen Risiken.
Business Process Reengineering vs. Business Process Improvement
Business Process Improvement (BPI) und BPR haben das gleiche Ziel: Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern und langfristigen Erfolg zu ermöglichen. Um dies zu erledigen, verwenden sie jedoch unterschiedliche Ansätze. Prozessverbesserung geht es darum, Engpässe zu erkennen und die Verfahren nach und nach zu optimieren. Sie können ein paar Regeln, Schritte oder Tools ändern, aber die Kernprozesse des Geschäfts bleiben gleich.
Beim Process Reengineering geht es darum, neue Perspektiven einzunehmen, mit Konventionen zu brechen und jedes Zahnrad Ihrer aktuellen Prozesse und des gesamten Business Motors zu hinterfragen. Es bedeutet die Rekonstruktion des Geschäftsprozesses von Grund auf. In vielen Fällen bedeutet dies business process automation .
Nutzen Sie vorgefertigte Automatisierungsrezepte in ClickUp oder benutzerdefinieren Sie sie nach Ihren Bedürfnissen, damit sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann
Hier ist ein Beispiel. Sie betreiben einen kleinen Fast-Food-Lieferservice. Sie stellen fest, dass Ihre Wartezeiten bei steigender Nachfrage immer länger werden und Sie Kunden verlieren. Das manuelle System zur Verwaltung der Reihenfolge, mit dem Sie einst gute Arbeit geleistet haben, bröckelt nun - und die Kundenzufriedenheit sinkt.
BPI würde wahrscheinlich vorschlagen, neue Mitarbeiter einzustellen oder vorübergehend Mitarbeiter aus anderen Abteilungen zu versetzen, die bei Bedarf die Reihenfolge der Bestellungen bearbeiten. BPR würde die Einführung eines neuen elektronischen Liefermanagementsystems bedeuten, das nur noch wenig menschliches Eingreifen erfordert.
Die erste Lösung ist wie das Kehren von Staub unter den Teppich, während die zweite verhindert, dass sich der Staub überhaupt erst ansammelt. 🧹
Business Process Reengineering vs. Business Process Management Prozess-Management ist das umfassendere Konzept der beiden. Es geht um die Steuerung von Prozesselementen und -aktivitäten, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft. Während BPR ein gelegentliches Vorkommen ist, findet BPM ununterbrochen statt.
BPM und BPR haben einige ähnliche Elemente. Bei beiden müssen Sie Ihre bestehenden Prozesse untersuchen und Probleme erkennen und beheben. Auch das Ziel ist dasselbe - die Verbesserung der Produkt- oder Dienstleistungsqualität.
Wann sollte eine BPR-Strategie umgesetzt werden?
Idealerweise sollten Sie eine BPR-Strategie eher früher als später umsetzen. Auf diese Weise ist es einfacher, die Phase für alle künftigen Arbeiten und Skalierungsanstrengungen festzulegen. Je größer Ihr Geschäft ist, desto kostspieliger, schwieriger und zeitaufwändiger wird die Umgestaltung seiner Prozesse sein.
In der Praxis wird BPR meist dann zum Thema, wenn das Unternehmen stagniert oder eine schlechte Leistung erbringt und der Aufwand für BPI scheitert. In solchen Fällen ist der richtige Zeitpunkt für die Umsetzung einer BPR-Strategie jetzt.
Wenn Sie den idealen Zeitpunkt verpasst haben, brauchen Sie nicht zu verzweifeln. Sie können jederzeit tief greifende Änderungen an einem Business-Prozess vornehmen, wenn Sie es für richtig halten. Das erfordert zwar mehr Arbeit und eine sorgfältige Planung, kann aber zum Erfolg führen. Wie bereits erwähnt, lohnt es sich aufgrund der langfristigen Vorteile.
Die vier Schritte des Business Process Reengineering
Wie der BPR-Prozess aussieht, ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Im Allgemeinen umfasst er vier Schritte, die wir im folgenden Abschnitt erläutern werden.
Beachten Sie, dass eine effiziente projektmanagement tool wie ClickUp kann Ihnen die Arbeit erleichtern. Neben der Zentralisierung Ihrer Daten bietet es verschiedene Features für eine effektive projektplanung und Ausführung. Anstatt mit mehreren Apps zu jonglieren, können Sie komplexe Vorgänge wie BPR von einer einzigen Plattform aus durchführen.
Sparen Sie Zeit, indem Sie die vorgefertigten ClickUp Business Process Reengineering Projekt Plan Vorlage . Es ist mit benutzerdefinierten Spalten und Ansichten ausgestattet, die Ihnen helfen, BPR mit Zuversicht anzugehen.
Außerdem ist es kostenlos! Kommen wir nun zurück zu den vier wesentlichen Schritten des Business-Prozesses.
Schritt 1: Vorbereitung und Recherche
Nutzen Sie die ClickUp Business Process Reengineering Projekt Plan Vorlage und machen Sie diesen mühsamen Prozess überschaubarer
Ein so komplexes Unterfangen wie BPR erfordert alle Hände an Deck. 🤝
Sie sollten ein kompetentes und motiviertes Team zusammenstellen, das das Projekt leitet. Zu Ihrer Business Process Task Force sollten gehören:
- Externe Experten, die sich mit BPR auskennen
- Ein leitender Manager, der im Team oder in der Organisation das Sagen hat
- Ein erfahrener Mitarbeiter, der den Prozess in- und auswendig kennt
Um herauszufinden, woran es hapert, sollten Sie den Prozess eingehend untersuchen. Analysieren Sie die Aktivitäten, Teilnehmer, Tools und Methoden, die von Anfang bis Ende eingesetzt werden. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden, anonyme Feedback-Umfragen abzuschließen und nutzen Sie die ClickUp Business Process Reengineering Projekt Plan Vorlage um noch schneller ans Ziel zu kommen.
Was die meisten Probleme verursacht
Suchen Sie nach Schritten, die immer wieder zu Verzögerungen, Fehlern und Kundenbeschwerden führen. Achten Sie darauf, auch Schritte zu notieren, die sich als vorteilhaft erwiesen haben.
Das Einholen von Beiträgen von mehreren Seiten ermöglicht es Ihnen, ein möglichst realistisches Bild zu erhalten. Mit diesem Wissen wird es Ihnen leichter fallen, den Prozess zu rekonstruieren und Engpässe zu erkennen.
Verwenden Sie die Ansicht "Formular", um Feedback zu sammeln, zu analysieren und zu organisieren
Das Sammeln und Verarbeiten von Daten ist mit ClickUp ein Kinderspiel ClickUp Formulare zur Erstellung effektiver Feedback-Umfragen, wobei Sie zwischen über 10 Feldtypen wählen können. Verwalten Sie Ihr BPR-Team in der Listen- oder Board-Ansicht. Fügen Sie ihre Kontaktdaten oder andere relevante Infos in den Spalten hinzu.
Weisen Sie Aufgaben oder Unteraufgaben zu und erstellen Sie Abhängigkeiten für einen effizienteren Workflow. ✔️
Schritt 2: Prozess-Mapping
Jetzt, da Sie wissen, welche Teile des Prozesses funktionieren und welche nicht, ist es an der Zeit, ihn neu zu gestalten.
Erstellen Sie Schritt für Schritt den neuen Workflow mit prozessabbildung . Sie werden feststellen, dass die Visualisierung Ihnen hilft, komplexe Prozesse besser zu verstehen und wie sich bestimmte Aktivitäten gegenseitig beeinflussen.
Zeichnen Sie Verbindungen und verknüpfen Sie Objekte miteinander, um gemeinsam mit Ihrem Team in ClickUp Whiteboards Roadmaps oder Workflows aus Ihren Ideen zu erstellen
Mit ClickUp's Whiteboard können Sie fesselnde Karten und Flussdiagramme erstellen, um die Schritte Ihrer BPR-Strategie zu veranschaulichen.
Verwenden Sie verschiedene Formen, um die Art der Aktivität anzuzeigen. Zum Beispiel kennzeichnen Rautenformen typischerweise Entscheidungsschritte. Fügen Sie Pfeile hinzu, um die Richtung und die Abhängigkeiten von Aufgaben anzugeben. Neben Formen und Pfeilen können Sie auch Bilder, Videos, Website-Karten, Dokumente oder Kritzeleien einfügen, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen.
Sobald Sie den gesamten Prozess visualisiert haben, definieren Sie den Beginn und das Ende Ihres BPR-Aufwands und fügen die dazwischen liegenden Schritte hinzu. Sie können Knoten in interaktive Aufgaben verwandeln und so zusätzliche Features wie Checklisten, Kommentare und Zeiterfassung freischalten.
Mit der Zeiterfassung in ClickUp können Sie die Zeit während der Arbeit erfassen oder manuell eingeben
Sie können sogar die zuständige Person oder Abteilung angeben, indem Sie Rechtecke im Hintergrund einfügen und die Aufgaben entlang der vertikalen Achse danach sortieren, wer sie abschließen muss.
Whiteboards erleichtern auch die Zusammenarbeit mit Ihrem BPR-Expertenteam. Sie können auf dem karte des Prozesses in Echtzeit zusammen und geben Ideen über Notizen frei. 💡
Schritt 3: Planung und Verwaltung von Aufgaben
Der nächste Schritt ist die Definition der umfang des Projekts d.h. Entwickeln Sie eine Umsetzungsstrategie, um Ihre Karte mit Leben zu füllen. Legen Sie zunächst Ihr Ziel fest und erläutern Sie, wie es mit den Unternehmenszielen in Einklang steht.
Listen Sie dann alle Schritte auf, die für die Umsetzung von BPR erforderlich sind. Überlegen Sie, ob Sie neue Mitarbeiter einstellen, bestehende Mitarbeiter schulen, neue Geräte kaufen oder die vorhandenen aufrüsten müssen.
Es ist einfach, monetäre Werte zu Aufgaben hinzuzufügen, um die Nachverfolgung von Projektbudgets zu gewährleisten
Seien Sie so spezifisch wie möglich, um Missverständnisse zu vermeiden. Vergessen Sie nicht, die Kosten zu berechnen, um eine genaue budgetzuweisung .
Legen Sie schließlich fest, wie Sie den Erfolg messen wollen. Zu erledigen ist dies, damit Sie genau sehen können, inwieweit sich der Workflow durch das Reengineering-Prozess verbessert hat.
Da Sie die Ziele des BPR und die Schwachstellen des bestehenden Prozesses bereits festgelegt haben, können Sie den Erfolg messen, kPIs definieren sollte mühelos sein. Es ist auch eine gute Idee, eine plan für unvorhergesehene Ereignisse für den Fall, dass Plan A nicht klappt.
Zu erledigen ist dies alles innerhalb von ClickUp Dokumente . Von erweiterten Formatierungsfeatures bis hin zur Versionskontrolle bietet ClickUp alles, was Sie für die Erstellung praktischer und optisch ansprechender Dokumente benötigen.
ClickUp Docs ermöglicht mit Formatierungs- und Slash-Befehlen eine effizientere Arbeit
Schließen Sie Ihre Pläne ab, indem Sie alle Aufgaben und Unteraufgaben in ClickUp auflisten und zuweisen. Fügen Sie Anhänge, Checklisten und wichtige Infos hinzu, damit die Mitarbeiter ihre Aufgaben abschließen können.
Nutzen Sie die Workload-Ansicht, um die individuelle Kapazität und Verfügbarkeit zu beurteilen. Betrachten und verwalten Sie den Zeitplan und die Meilensteine in der Gantt-Ansicht oder der Zeitleiste. ⏱️
Schritt 4: Implementierung
Sobald Sie bereit sind, beginnen Sie mit der Ausführung des Plans zur Prozessumgestaltung in kleinem Maßstab. Dokumentieren und prüfen Sie alle Aktivitäten und bewerten Sie den Fortschritt nach jedem Meilenstein. Gleichzeitig sollten Sie robuste projektkontrollen um die Einhaltung von Kosten und Terminen zu gewährleisten.
Wenn die von Ihnen gewählten KPIs keine signifikante Verbesserung im Vergleich zur Baseline zeigen, gehen Sie zurück zur Planungsphase und bewerten Sie erneut. Wenn die Ergebnisse das neue Verfahren begünstigen, wenden Sie es schrittweise in größerem Umfang an.
Messen Sie im Nachhinein und holen Sie das Feedback der Beteiligten ein.
Bleiben Sie auf Kurs, um Ihre Ziele zu erreichen - mit klaren Zeitleisten, messbaren Zielen und automatischer Nachverfolgung des Fortschritts
In ClickUp können Sie verfolgbare Ziele einstellen und messen Sie den Fortschritt automatisch. Die Plattform bietet viele weitere Automatisierungsmöglichkeiten, sowohl integrierte als auch benutzerdefinierte.
Sie können bei jedem Schritt des Reengineering-Prozesses mit Ihrem Team in ClickUp zusammenarbeiten. Diskutieren Sie in den Kommentaren zur Aufgabe oder Ansicht des Chats . Bearbeiten Sie Dokumente und andere Dateien, sehen Sie Änderungen in Echtzeit und erhalten Sie Benachrichtigungen dazu.
Ihre Mitarbeiter können auch die Zeiterfassung innerhalb der App durchführen, was die Nachverfolgung von Vergütungen erleichtert. 💸
Business Process Reengineering Beispiele
Eine der effektivsten Methoden, um zu lernen, ist das Beispiel, also lassen Sie uns zwei berühmte BPR Erfolgsgeschichten untersuchen!
T-Mobile: Telekommunikation
Das Problem: Bis 2015, T-Mobile der telefonische Kundensupport von T-Mobile bestand aus First-Response-Agenten und mehreren Abteilungen, die auf verschiedene Arten von Problemen spezialisiert waren. Aus diesem Grund war die Fehlerbehebung in der Regel mit mehreren Anrufweiterleitungen verbunden. Dieser Prozess nahm viel Zeit in Anspruch und führte zu frustrierten Kunden.
Die Lösung: Nach einer Analyse des Prozesses erkannte T-mobile, dass die effizienteste Lösung darin bestand, die Mitarbeiter des Kundensupports so zu schulen, dass sie alle Anrufe von Anfang bis Ende bearbeiten konnten. Das Unternehmen stellte funktionsübergreifende Teams von Experten zur Durchführung der Vertreterschulung. T-Mobile änderte auch seine Beurteilungspraktiken für Vertreter und ging zu einem individuellen und teambasierten Modell über.
Das Ergebnis: Die Zahl der Anrufe pro Konto ging um 21 % zurück, und die Kosten pro Anruf sanken. Die Kundenbindung war so hoch wie noch nie. Die Mitarbeiterfluktuationsrate sank drastisch. T-Mobile erzielte einen nie zuvor dagewesenen Erfolg.
Honeywell: Technik und Ingenieurwesen
Das Problem: In den 1990er Jahren, Honeywell hatte sich zum Ziel gesetzt, die Zahl der Mängel im Bauprozess in einer seiner Arizona-Einheiten zu verringern. Die Untersuchung ergab, dass die beiden wichtigsten Probleme die Notwendigkeit einer stärkeren Zusammenarbeit zwischen den Teams und die fehlende Autorität bei Entscheidungen mit Auswirkungen auf ihre Arbeit waren.
Die Lösung: Honeywell stellte den gesamten Betrieb ein und schuf ein neues integriertes Produktionssystem mit einem vollständigen Qualitätskontrollsystem. Die Mitarbeiter wurden geschult. Es wurden Teams mit unterschiedlichen Qualifikationen zusammengestellt, die die Aufgabe hatten, die Produktion der Produkte von Anfang bis Ende zu bewältigen. Wie T-Mobile führte das Unternehmen ein qualitäts- und leistungsorientiertes Bewertungsmodell ein.
Das Ergebnis: Der Prozess dauerte drei Jahre, aber die Ergebnisse sprechen für sich. Honeywell verzeichnete einen Rückgang der Fehler um 70 %, eine Verringerung der Zykluszeit für Teile um 72 % und viele weitere Vorteile.
Allgemeine Business Process Reengineering-Herausforderungen + Lösungen
Business Process Reengineering ist in der Regel ein langwieriger und aufwändiger Prozess, der viele Probleme mit sich bringen kann. Im Folgenden gehen wir auf einige von ihnen ein:
Mangelnder Support
Wenn ein Manager eine Veränderung einleitet, stößt er häufig auf den Widerstand der Vorgesetzten. Es kann schwierig sein, sie von der Idee zu überzeugen, selbst wenn der Vorschlagende ein Experte für das betreffende Verfahren ist.
Verstehen Sie auf einen Blick, wer in Ihrem Team unter- oder überlastet ist, damit Sie Ihre Ressourcen leicht umverteilen können
Support von den Vorgesetzten und Eigentümern zu erhalten ist eine Sache, aber die Mitarbeiter in der Praxis dazu zu bringen, sie umzusetzen, ist eine ganz andere Sache. 🐟
Selbst wenn die finanziellen Mittel kein Problem darstellen, könnte die Änderung eines bestehenden und vertrauten Modells ein Problem darstellen.
Potenzielle Lösungen:
- Sammeln Sie so viele Beweise wie möglich, um zu belegen, dass Ihr Unternehmen von BPR profitieren wird
- Bieten Sie Anreize für die Teilnahme
- Seien Sie geduldig und beharrlich
- Führen Sie Änderungen schrittweise ein, um den Übergang reibungsloser zu gestalten
Unzureichende Vorbereitung
In der Phase der Vorbereitung können viele Dinge schief gehen.
Wenn zum Beispiel das Expertenteam voreingenommen ist, kann es eine Agenda vorantreiben, die nicht unbedingt das Beste für das Unternehmen ist. Zu viele Personen im Team können Verwirrung stiften, während zu wenige Mitglieder des Teams möglicherweise nicht mithalten können. Auch mangelndes Wissen oder fehlende Motivation können problematisch sein.
Ein weiteres häufiges Hindernis ist die unsachgemäße Ursachenanalyse. Ohne die tatsächliche Ursache von Ineffizienzen in einem Prozess zu verstehen, sind Sie möglicherweise dazu verdammt, diese zu wiederholen.
Mögliche Lösungen:
- Überstürzen Sie den Vorbereitungsprozess nicht
- Stellen Sie ein Team von Fachleuten mit unterschiedlichen Fähigkeiten zusammen
- Holen Sie Feedback aus verschiedenen Perspektiven ein und fördern Sie Transparenz
Ressourcenbeschränkungen
Der Mangel an Ressourcen ist wahrscheinlich das häufigste Problem bei BPR und kann den Fortschritt stark behindern. Ob es sich um Zeit, Geld oder Arbeitskräfte handelt, es müssen einige Abstriche gemacht werden, um den Wandel zu vollziehen.
Das ist nur möglich, wenn alle an Bord sind und die Vorbereitungen weit im Voraus getroffen werden.
Nachverfolgung und Überwachung von Aufgaben, Ressourcen und Projektfortschritt in der ClickUp Dashboard-Ansicht
Mögliche Lösungen:
- Machen Sie sich klar, wie viel Zeit und Aufwand für BPR benötigt wird
- Konzentrieren Sie sich auf die Vorteile, die der neue Prozess bringen soll
- Rechtzeitiger Beginn der Planung
- Verbessern Sie Ihre Organisation undzeitmanagement fähigkeiten
Unregelmäßige Umsetzung
Sie haben es also bis zur Phase der Implementierung geschafft. Hurra! 🎉
Aber das Gelöscht ist noch nicht vorbei. Sie müssen das neue Verfahren noch so umsetzen, dass es Bestand hat. **Wenn Sie es unzureichend und inkonsequent anwenden, wird es keinen Erfolg haben.
Ein weiterer Punkt, der zu beachten ist: BPR ist kein einmaliges Ereignis. Es ist ein fortlaufender, tiefgreifender Verbesserungsprozess. Wenn Sie die Wirksamkeit Ihrer Strategie zur Umgestaltung von Geschäftsprozessen nicht messen, wer kann dann sagen, dass sie besser ist als die vorherige?
KPIs könnten zeigen, dass einige Teile des neuen Ansatzes suboptimal sind und neu bewertet werden müssen.
Mögliche Lösungen:
- Akzeptieren Sie, dass die Arbeit nicht vorbei ist, sobald der neue Prozess eingeführt ist
- Fangen Sie klein an und führen Sie die Änderungen Stück für Stück ein
- Ständig testen und messen
- Überwachen Sie die Anpassung und bieten Sie bei Bedarf zusätzlichen Support
Durchbrechen Sie die Form und erreichen Sie mit BPR ein neues Effizienzniveau
Durch eine grundlegende Neugestaltung der Arbeitsabläufe können Sie Abläufe rationalisieren, Kosten senken und das Wachstum fördern. Die potenziellen langfristigen Vorteile von BPR sind zwar eine Herausforderung, aber ein lohnendes Unterfangen für jedes Unternehmen, das in einem dynamischen Geschäft die Nase vorn haben will.
Raus mit dem Alten, rein mit dem Neuen! Bringen Sie frischen Wind in Ihr Unternehmen, indem Sie Business Process Reengineering einführen. 🛫