Wussten Sie, dass ein kleines norwegisches Startup-Unternehmen im Begriff ist, die schnellste autoschaden-Erkennungsverfahren zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels bereits Geschichte sein?
Im Durchschnitt dauert dieser Prozess 15 Minuten, um fertiggestellt zu werden, aber dank der KI-Technologie und der Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA), Wenn es geschafft hat, diese Nummer auf 6 Sekunden zu reduzieren - das sind 99,33 % weniger als der aktuelle Industriestandard.
Auch wenn es wie ein Science-Fiction-Film anmutet, sind Störungen wie diese dank der Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) an der Tagesordnung.
Die Beziehung zwischen Automatisierung und Business-Prozessen ist jedoch nicht immer klar, und eine der besten Möglichkeiten, sie zu verstehen, ist die Betrachtung von Beispielen, und genau das werden wir in diesem Artikel zu erledigen versuchen. Sie werden Beispiele für die Automatisierung von Business-Prozessen aus dem wirklichen Leben sehen, die von business process management tools die jeder in wenigen Minuten einsetzen kann.
Lassen Sie uns nun die Automatisierung von Business-Prozessen definieren, damit wir alle auf derselben Seite stehen, bevor wir uns den Beispielen zuwenden!
Was ist Business Process Automatisierung?
Allgemein ausgedrückt bezieht sich die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) auf den Einsatz von Technologien zur Automatisierung und rationalisierung von Geschäftsprozessen um die betriebliche Effizienz zu steigern, menschliche Fehler und Kosten zu reduzieren und die Produktivität insgesamt zu verbessern.
Erstellen Sie benutzerdefinierte oder vorgefertigte Automatisierungsrezepte, um Routinearbeiten zu automatisieren und Ihren komplexen Workflow zu vereinfachen
Alles in allem ist das Hauptziel von BPA die Effizienz. ⚡️
BPA ist ein geplanter, hochgradiger Aufwand zur Automatisierung mehrerer manueller Aufgaben innerhalb eines Prozesses zur Verbesserung der Produktivität und Effizienz . Das ist der Nordstern jeder BPA-Strategie, der Hauptantrieb hinter allen Aufwänden zur Automatisierung von Prozessen im gesamten Geschäft.
Zu erledigen: Wie hilft Business Process Automatisierung Unternehmen?
Durch die Verbesserung der Effizienz von Business-Prozessen steigert BPA die Produktivität, senkt die Kosten und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf hochwertige Tätigkeiten zu konzentrieren, die menschliches Fachwissen und Kreativität erfordern.
Dies bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie z. B.:
- Geringerebetriebskosten* Geringere Abhängigkeit von kapitalintensiven Humanressourcen
- Skalierbarkeit der Prozesse
- Weniger Fehler durch manuelle Einträge
- Bessere Kundenbetreuung
- Rationalisierte Geschäftsabläufe
- Und mehr
Zusätzlich zu diesen greifbaren, messbaren Vorteilen kann BPA die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern, da ihnen die sich am meisten wiederholenden Aufgaben abgenommen werden und sie mit Aufgaben betraut werden, die kritisches Denken, Kreativität und Problemlösungsfähigkeiten erfordern.
Insgesamt liegen die Vorteile von BPA auf der Hand: Sie helfen Unternehmen, ihre Abläufe effizienter, genauer und konsistenter zu gestalten und gleichzeitig die Kosten zu senken sowie die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.
PRO TIPP Die Abbildung von Prozessen ist ein entscheidendes Element bei der Ausführung effizienter Workflows und Geschäftsprozesse. Verwenden Sie zuverlässige und hochfunktionale tools für die Prozessabbildung und die Flow Diagramm Vorlage von ClickUp um eine visuelle Darstellung Ihrer Prozesse zu erstellen. Die Erstellung eines detaillierten Flussdiagramms vor der Einstellung Ihrer Automatisierung kann dazu beitragen, dass der Prozess reibungslos und ohne Fehler verläuft.
Nutzen Sie die ClickUp Vorlage für Prozess Flow Diagramme, um Ihre Prozesse abzubilden und passen Sie die Vorlage an Ihre Bedürfnisse an
Beinhaltet BPA Softwarelösungen?
Die Antwort lautet ja. Zu erledigen ist die Automatisierung von Business-Prozessen meist mit speziellen Softwareprodukten oder benutzerdefiniertem Code, in der Regel, aber nicht ausschließlich, mit einer Kombination aus beidem.
BPA-Software kann eine Vielzahl von Technologien beinhalten, darunter Code, robotische Prozessautomatisierung (RPA), Cloud-basierte Workflow-Automatisierung, maschinelles Lernen, künstliche Intelligenz und natürliche Sprachverarbeitung.
Darüber hinaus können mehrere Tools gleichzeitig zur Automatisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden. Ein Beispiel: Ein Unternehmen könnte RPA-Tools zur Automatisierung von Prozessen verwenden, die Legacy- oder selbst gehostete Anwendungen betreffen, und dann eine andere Gruppe von Tools zur Automatisierung von Prozessen und Workflows verwenden, die Cloud-basierte Apps oder interne APIs betreffen.
Tools und Software, mit denen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse automatisieren können, sind ClickUp und Machen Sie besonders wenn Ihr App-Stack Cloud-basiert ist, aber es gibt auch andere Geschäftsprozesse automatisierung Software können Sie je nach Ihren Bedürfnissen, den von Ihnen verwendeten Apps und den bestehenden Prozessen in Betracht ziehen.
PRO TIPP Die ClickUp und Make Integration können Sie Zeit sparen und beliebige Prozesse zwischen ClickUp und anderen Apps für die Arbeit automatisieren - technische Kenntnisse sind nicht erforderlich. Wenn Sie ClickUp als BPA-Software verwenden und es mit Make verbinden, können Sie einfache bis komplexe Workflows entwerfen, erstellen und automatisieren, um Ihre Arbeit zu rationalisieren. Legen Sie einfach Auslöser und Bedingungen fest, um Hunderte von Aktionen zu automatisieren, und verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen, damit Sie sofort loslegen können.
Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen für die Automatisierung und erstellen Sie benutzerdefinierte Integrationen mit Make und ClickUp
Welche Art von Prozessen fällt in die BPA-Kategorie?
Es ist wichtig, sich zu notieren, dass BPA viele Aktivitäten umfasst, von alltäglichen manuellen eintrag von Daten bis hin zur Automatisierung ganzer Prozesse, Arbeitsabläufe und Aufgaben. Der Unterschied zwischen diesen liegt in der Komplexität, der Nummer der Aufgaben oder Schritte und den damit verbundenen Unteraufgaben.
Ein Beispiel: Ihre BPA-Strategie könnte die Automatisierung eines gesamten Prozesses zur Einstellung von Bewerbern oder zum Onboarding von Mitarbeitern vorsehen. Dieser Prozess würde auch spezifische Workflows und Aufgaben umfassen. Ein Beispiel für einen Workflow innerhalb dieses Prozesses wäre die Koordinierung der interview-Prozess mit den Bewerbern und die Planung von Sitzungen.
Nutzen Sie vorgefertigte Automatisierungsrezepte in ClickUp oder benutzerdefinieren Sie sie nach Ihren Bedürfnissen, damit sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann
Innerhalb dieses Workflows können auch bestimmte Aufgaben automatisiert werden, z. B. das Erstellen von Zoom-Meetings, das Versenden von Einladungen zu solchen Meetings per E-Mail, das Speichern der Meeting-Aufzeichnungen zur weiteren Analyse usw. Die Automatisierung digitaler Prozesse wird all diese Aufgaben, Workflows und Prozesse vereinfachen und rationalisieren.
Welche Business-Prozesse sollten automatisiert werden?
Die Zahl der Geschäftsprozesse, die automatisiert werden können, geht in die Tausende. Tatsächlich können die meisten Business-Prozesse ganz oder teilweise automatisiert werden, unabhängig von Bereich oder Abteilung.
Ein Beispiel, HR kann Prozesse automatisieren wie zum Beispiel rekrutierung , Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern. Das Marketing kann fast jeden manuellen Prozess automatisieren, von der Keyword-Recherche und der Produktion von Inhalten bis hin zu Anzeigenkampagnen und verwaltung sozialer Medien . Die IT ist natürlich ein weiterer Bereich, der prozesse rationalisieren mit Automatisierung, einschließlich Nachverfolgung von Fehlern und Überwachung, app-Entwicklung , Datenbankmanagement und andere manuelle Prozesse.
Es gibt praktisch keine Limits für das, was Sie mit den richtigen Tools und Plattformen zu erledigen haben, und genau das werden wir Ihnen als Nächstes zeigen: Beispiele für BPA-Automatisierung, die Sie mit der Make- und ClickUp-Integration sofort umsetzen können.
Um zu entscheiden, ob Sie einen Prozess automatisieren sollten, stellen Sie sich diese Fragen:
- Ist der Prozess für Ihr Team zeitaufwändig?
- Beinhaltet er sich wiederholende Aufgaben oder die manuelle Eingabe von Daten?
- Sind mehrere Schritte und Beteiligte innerhalb Ihrer Organisation daran beteiligt?
- Ist menschlicher Fehler ein Faktor in diesem Prozess?
Wenn Sie eine dieser Fragen mit "Ja" beantwortet haben, dann ist das ein klares Indiz dafür, dass BPA dazu beitragen kann, die Effizienz und Genauigkeit des Prozesses zu verbessern.
PRO TIPP Erfahren Sie, wie Sie Automatisierung in ClickUp aufbauen können und werfen Sie einen Blick auf 10 beispiele für Automatisierung um Ihnen bei der Erstellung automatisierter Arbeitsabläufe zu helfen, die Produktivität zu steigern und Vorlagen zu nutzen, um Zeit zu sparen.
15 reale Beispiele für die Automatisierung von Business-Prozessen
Beispiel 1: Business Prozess Dokumentation #### Idee zur Automatisierung: Workflow zur Dokumentenprüfung
Die Überprüfung von Dokumenten ist eine Aufgabe, die in den meisten Unternehmen in mehreren Prozessen vorkommt.
Von Verträgen und Service-Level-Vereinbarungen bis hin zu Blogbeiträgen und PR-Mitteilungen verbringen Unternehmen unzählige Stunden damit, sicherzustellen, dass Dokumente geprüft werden, bevor sie ihren Zweck erfüllen. Auch wenn die Überprüfung von Dokumenten eine heikle Angelegenheit ist, lassen sich alle Schritte, die damit zusammenhängen, mit Tools wie Make leicht automatisieren.
Automatisierter Prozess zur Überprüfung von Dokumenten: ClickUp Aufgaben aus neuen Google Drive Uploads erstellen und eine Slack-Nachricht senden
Diese Vorlage umfasst Google Drive, ClickUp, Make und Slack und ermöglicht es Ihnen den Prozess der Dokumentenüberprüfung zu automatisieren indem sie auf neue Google Docs in einem Google Drive Ordner "achten".
Sobald eine Datei in Google Drive hochgeladen wird, erstellt Make eine Aufgabe in ClickUp, weist sie zu und sendet die betreffende Datei über Slack an die Person, die mit der Überprüfung beauftragt ist.
Das Ergebnis ist ein flinker Prozess zur Überprüfung von Dokumenten, der die Dokumente an die Prüfer weiterleitet und den notwendigen Papiernachweis erstellt - und das alles ohne menschliches Zutun.
Bonus:_ Business Process Reengineering !
Beispiel 2: Vertrieb
Idee der Automatisierung: Auslösen von Aufgaben zur Pflege und Umwandlung neuer Leads
Salesforce Opportunities lösen in der Regel eine Reihe von Aufgaben aus, die für den Abschluss eines potenziellen Geschäfts wichtig sind. Bei diesen Aufgaben kann es sich um alles Mögliche handeln, vom Senden von Dokumenten mit zusätzlichen Informationen bis hin zur Zuweisung eines Spezialisten, und oft erfordert die Einstellung dieser Aufgaben manuelle Maßnahmen von der Person, die die Salesforce-Opportunity überhaupt erst erstellt hat.
Dies ist alles andere als ideal, denn es verbraucht Ressourcen und ist anfällig für Fehler (in der Regel vergisst jemand, die erforderlichen Aufgaben zuzuweisen). Es ist jedoch auch vermeidbar und leicht zu automatisieren.
Automatisierter Lead-Nurturing-Prozess: Verwenden Sie diese Vorlage, um automatisch eine ClickUp-Aufgabe zu erstellen und eine Slack-Benachrichtigung zu senden, wenn eine neue Verkaufschance in Salesforce erstellt wird
Diese Vorlage, die ClickUp, Make, Salesforce, Slack und Flow Control beinhaltet, ist dafür unglaublich nützlich, da sie Ihnen erlaubt den Lead-Nurturing-Prozess zu automatisieren -Lösen Sie jede Aufgabe aus, die Sie sich vorstellen können, nachdem eine Verkaufschance in Salesforce erstellt wurde.
Stellen wir uns einen einfachen Anwendungsfall dafür vor: Sie haben ein eBook zur Generierung von Leads und bieten es denjenigen kostenlos an, die Ihnen ihre Kontaktdaten zur Verfügung stellen.
Sobald ein neuer Lead auftaucht, erstellen Sie die Salesforce-Opportunity und müssen ihn per E-Mail pflegen und mit Facebook-Anzeigen erneut ansprechen.
Mit der obigen Vorlage können Sie diese (und weitere) Aufgaben jedes Mal automatisch auslösen.
Beispiel 3: Webanalyse
Idee zur Automatisierung: Nachverfolgung und Aggregation von Web-Performance-Daten
Ähnlich wie die Überprüfung von Dokumenten ist die Nachverfolgung der Website-Leistung etwas, das die meisten, wenn nicht alle Unternehmen ständig zu erledigen haben.
Allerdings gibt es einen Haken: Google Analytics ist nicht gerade eine blitzschnelle App, und sich jeden Tag einzuloggen, um die Daten abzurufen, ist eine große Zeitverschwendung.
Andererseits können Sie den gesamten Prozess automatisieren und die Daten abrufen, anstatt sie zu suchen.
Automatisierte Analytik: Jedes Mal, wenn ein neuer Bericht in Google Analytics erstellt wird, fügt Make die Daten automatisch zu einem Google Sheet hinzu und erstellt eine neue Aufgabe in einer ClickUp Liste Ihrer Wahl
Darüber hinaus aggregieren von Analysedaten in einem Tabellenkalkulationsblatt kann Make eine beliebige Person mit der Aufgabe betrauen, diese zu überprüfen, indem es eine Aufgabe auf ClickUp erstellt - auf diese Weise bleibt kein Schlüsselereignis ungesehen.
Beispiel 4: Influencer Marketing #### Idee zur Automatisierung: Aufgaben für Influencer Outreach erstellen
Der manuelle Prozess der Kontaktaufnahme mit Influencern, die Nachverfolgung ihrer Antworten und das Follow-up können sehr zeitaufwändig sein. Die Automatisierung dieses Prozesses kann Ihrem Team eine Menge Zeit und Ressourcen sparen.
Beispiel 5: Kundensupport
Idee zur Automatisierung: Automatische Beantwortung von Tickets des Kundensupports
Die Automatisierung der Erstbeantwortung von Kundenanfragen kann eine schnelle Bestätigung gewährleisten und die Probleme nach ihrer Art kategorisieren, um sie effizient zu lösen.
Beispiel 6: Projektmanagement
Idee der Automatisierung: Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten
Die automatische Zuweisung von Rollen und Aufgaben innerhalb eines Projekts kann die Produktivität steigern, da die manuelle Zuweisung und Nachverfolgung von Verantwortlichkeiten entfällt.
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Beispiel 7: Buchhaltung
Idee zur Automatisierung: Automatisierung der Rechnungserstellung
Die Erstellung von Rechnungen für fertiggestellte Dienstleistungen oder gelieferte Produkte kann automatisiert werden, wodurch manuelle Fehler reduziert und ein rechtzeitiger Rechnungsversand gewährleistet wird. Automatisierung von Prozessen wie der Buchhaltung eliminiert nicht nur das Risiko menschlicher Fehler, sondern gewährleistet auch eine genaue und zeitnahe Verwaltung der Finanzunterlagen und trägt so zu einer besseren Entscheidungsfindung im Geschäft bei.
Beispiel 8: Qualitätssicherung
Idee der Automatisierung: Automatisch ausgelöste Tests
Die Automatisierung des Auslösens von Qualitätsprüfungen und Tests nach jeder Aktualisierung oder Änderung trägt dazu bei, die Qualität des Produkts konstant zu halten.
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Beispiel 9: HR
Idee zur Automatisierung: Automatisierte Erfassung von Mitarbeiter-Feedback
Ein automatisches System zur Erfassung und Analyse von Mitarbeiterfeedback kann den Personalabteilungen helfen, die Stimmungen der Mitarbeiter effektiv und zeitnah zu erfassen.
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Beispiel 10: Marketing
Idee zur Automatisierung: Planung von Inhalten
Die Automatisierung der Planung von Inhalten für verschiedene Plattformen kann Marketing-Teams dabei helfen, eine konsistente Markenpräsenz und ein einheitliches Engagement über verschiedene Kanäle hinweg sicherzustellen.
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Beispiel 11: IT
Idee zur Automatisierung: Automatisch generierte Berichte
Die automatisierte Erstellung und Versendung von IT-Berichten kann eine erhebliche Zeitersparnis bedeuten und gleichzeitig eine regelmäßige Überwachung und Berichterstellung der IT-Infrastruktur gewährleisten.
Beispiel 12: Betrieb
Idee zur Automatisierung: Bestandsverwaltung Automatisierung der Bestandsverwaltung kann dabei helfen, die Lagerbestände zu verfolgen, bei Bedarf Nachbestellungen auszulösen und die Gefahr von Fehlbeständen oder Überbeständen zu verringern.
Beispiel 13: Logistik
Idee der Automatisierung: Automatisierte Routenoptimierung
Die Automatisierung der Planung und Optimierung von Lieferrouten kann Logistikunternehmen helfen, Zeit und Treibstoffkosten zu reduzieren und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Beispiel 14: Kundenbindung
Beispiel 14: Kundenbindung
Idee zur Automatisierung: Automatisch generierte personalisierte Inhalte
Automatisierung der Personalisierung von kundenkommunikation kann den Kunden ein maßgeschneidertes Erlebnis bieten, das ihre Bindung und Loyalität erhöht.
Beispiel 15: Finanzen
Idee zur Automatisierung: Automatisierte Finanzberichterstellung
Die Automatisierung der Erstellung von Finanzberichten kann den Teams im Finanzwesen viel Zeit sparen und gleichzeitig das Risiko von Fehlern in der Berichterstellung verringern.
Wie man Software zur Automatisierung von Business-Prozessen einsetzt
Es gibt zwei einfache Möglichkeiten, mit der Automatisierung von ClickUp-Prozessen zu beginnen.
Die erste Möglichkeit ist, sich auf ClickUp Automatisierung ist eine Reihe nativer Lösungen, die von ClickUp angeboten werden.
Sie werden in diesem Angebot eine Menge Wert finden, wenn Sie sich auf ClickUp verlassen, um Kernprozesse im Geschäft auszuführen und zu verfolgen.
Automatisierungen werden verwendet, um Ergebnisse auszulösen, wenn eine Aktion automatisch stattfindet. Zum Beispiel wenden wir mit der Automatisierung "wenn sich der Status ändert" eine Vorlage auf eine Aufgabe an, um sicherzustellen, dass keine wertvollen Informationen bei der Übergabe von Clients verloren gehen
Die zweite Option ist die Einbindung einer Automatisierungsplattform wie Machen Sie mit dem Sie alles in einer einzigen visuellen Plattform entwerfen, erstellen und automatisieren können.
Wenn Sie einen wachsenden, Cloud-first App-Stack haben und Ihre Automatisierungsstrategie skalieren möchten, finden Sie in Make eine einzigartige Lösung, die jede Art von Prozess verarbeiten kann.
Optimieren Sie Workflows mit Business Process Automatisierung
Eines der interessantesten Dinge an der Automatisierung ist, dass laut der 2023 State of SaaSOps Bericht haben 7 von 10 Unternehmen bereits mindestens einen Schlüsselprozess automatisiert, und 4 von 10 haben spezielle Rollen für die Automatisierung eingerichtet.
Dies spricht Bände über die Automatisierung von Business-Prozessen: Sie ist nicht nur eine Möglichkeit im Sinne von etwas, das passieren kann oder nicht.
Vielmehr ist sie etwas, das bei den führenden Unternehmen bereits eingesetzt wird.
In Anbetracht dessen und der Tatsache, dass Automatisierungstools heutzutage so benutzerfreundlich sind, ist es nur eine Frage der Zeit, bis sich jedes Unternehmen von langweiligen und sich wiederholenden Tätigkeiten befreit und zu erfüllenden Aktivitäten wechselt, um sein Geschäft voranzutreiben und Risiken durch menschliche Fehler zu verringern.
Und der beste Weg, diesen Aufwand in Gang zu bringen, ist der Einsatz von zwei leistungsstarken software zur Automatisierung von Business-Prozessen zusammen: ClickUp und Machen Sie . Mit diesen Tools sind Sie in der Lage, automatisierte Geschäftsprozesse mit minimalem menschlichem Aufwand zu erstellen.
Es ist an der Zeit, Ihr Business auf Vordermann zu bringen. Beginnen Sie noch heute Ihre digitale Transformation mit BPA-Software - automatisieren Sie manuelle Prozesse, um
schneller und intelligenter zu arbeiten
als jemals zuvor. ⚡️
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Gastautor:_
martin Etchegaray
ist Content Manager und Senior Editor bei Make. Er liest und schreibt gerne über Geschichte, Wissenschaft und Technik