Wussten Sie, dass ein kleines norwegisches Start-up zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels kurz davor steht, das schnellste Verfahren zur Erkennung von Fahrzeugschäden in der Geschichte auf den Markt zu bringen?
Im Durchschnitt dauert dieser Vorgang 15 Minuten, aber dank KI-Technologie und Geschäftsprozess-Automatisierung (BPA) gelang es Wenn, diese Zeit auf 6 Sekunden zu reduzieren – das sind 99,33 % weniger als der aktuelle Branchenstandard.
Auch wenn es wie etwas aus einem Science-Fiction-Film klingt, werden solche Umwälzungen dank der Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) immer häufiger.
Die Beziehung zwischen Automatisierung und Geschäftsprozessen ist jedoch nicht immer klar, und eine der besten Möglichkeiten, sie zu verstehen, ist die Betrachtung von Beispielen, was genau das ist, was wir in diesem Artikel tun werden. Sie sehen Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen aus der Praxis, die mit Tools für das Geschäftsprozessmanagement umgesetzt wurden, die jeder in wenigen Minuten bereitstellen kann.
Bevor wir uns mit den Beispielen befassen, wollen wir zunächst einmal den Begriff „Automatisierung von Geschäftsprozessen” definieren, damit wir alle auf dem gleichen Stand sind!
Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?
Allgemein versteht man unter Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) den Einsatz von Technologie zur Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen, um die betriebliche Effizienz zu steigern, menschliche Fehler und Kosten zu reduzieren und die Gesamtproduktivität zu verbessern.
Insgesamt ist das Hauptziel der BPA die Effizienzsteigerung. ⚡️
BPA ist eine geplante, hochrangige Maßnahme zur Automatisierung mehrerer manueller Aufgaben innerhalb eines Prozesses, um die Produktivität und Effizienz zu verbessern. Das ist der Leitstern jeder BPA-Strategie, der Haupttreiber hinter allen Aufwänden zur Automatisierung von Prozessen in einem Geschäft.
Wie hilft die Automatisierung von Geschäftsprozessen Unternehmen?
Durch die Verbesserung der Effizienz von Geschäftsprozessen steigert die BPA die Produktivität, senkt die Kosten und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf Tätigkeiten mit hohem Wert zu konzentrieren, die menschliches Fachwissen und Kreativität erfordern.
Dies bringt zahlreiche Vorteile mit sich, darunter:
- Reduzierte Betriebskosten
- Geringere Abhängigkeit von kapitalintensiven Humanressourcen
- Skalierbarkeit von Prozessen
- Weniger Fehler durch manuelle Einträge
- Besserer Kundenservice
- Optimierte Geschäftsabläufe
- Und mehr
Zusätzlich zu diesen greifbaren, messbaren Vorteilen kann BPA die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern, indem es ihnen die repetitivsten Aufgaben abnimmt und ihnen Aufgaben überlässt, die kritisches Denken, Kreativität und Problemlösungsfähigkeiten erfordern.
Insgesamt liegen die Vorteile von BPA auf der Hand: Sie helfen Unternehmen dabei, ihre Abläufe effizienter, genauer und konsistenter zu gestalten, während gleichzeitig Kosten gesenkt und die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern verbessert werden.
PROFI-TIPPProzessabbildung ist ein entscheidendes Element für die Umsetzung effizienter Workflows und Geschäftsprozesse. Verwenden Sie zuverlässige und hochfunktionale Tools zur Prozessabbildung und die Prozessablaufdiagrammvorlage von ClickUp, um Ihre Prozesse visuell darzustellen. Die Erstellung eines detaillierten Ablaufdiagramms vor der Einrichtung Ihrer Automatisierung kann dazu beitragen, dass der Prozess reibungslos und fehlerfrei verläuft.
Umfasst BPA auch Softwarelösungen?
Die Antwort lautet ja. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird meist mit speziellen Softwareprodukten und/oder benutzerdefiniertem Code erledigt, in der Regel, aber nicht ausschließlich, mit einer Kombination aus beidem.
BPA-Software kann eine Vielzahl von Technologien umfassen, darunter Code, robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), Cloud-basierte Workflow-Automatisierung, maschinelles Lernen, künstliche Intelligenz und natürliche Sprachverarbeitung.
Darüber hinaus können mehrere Tools gleichzeitig zur Automatisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden. So kann ein Unternehmen beispielsweise RPA-Tools zur Automatisierung von Prozessen mit Legacy- oder selbst gehosteten Anwendungen einsetzen und dann eine weitere Reihe von Tools zur Automatisierung von Prozessen und Workflows mit Cloud-Anwendungen oder internen APIs verwenden.
Zu den Tools und Softwareprogrammen, mit denen Unternehmen Geschäftsprozesse automatisieren können, gehören ClickUp und Make, insbesondere wenn Ihr App-Stack auf der Cloud basiert ist. Es gibt jedoch auch andere Softwareprogramme für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, die Sie je nach Ihren Anforderungen, den von Ihnen verwendeten Apps und den vorhandenen Prozessen in Betracht ziehen können.
PROFI-TIPP Die Integration von ClickUp und Make spart Ihnen Zeit und übernimmt die Automatisierung aller Prozesse zwischen ClickUp und anderen Apps – ohne dass technische Kenntnisse erforderlich sind. Wenn Sie ClickUp als BPA-Software verwenden und eine Verbindung zu Make herstellen, können Sie einfache bis komplexe Workflows entwerfen, erstellen und automatisieren, um Ihre Arbeit zu optimieren. Legen Sie einfach Auslöser und Bedingungen fest, um Hunderte von Aktionen zu automatisieren, und verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen, um sofort loszulegen.
Welche Prozesse fallen unter die Kategorie BPA?
Es ist wichtig zu beachten, dass BPA viele Aktivitäten umfasst, von der täglichen manuellen Dateneingabe bis hin zur Automatisierung ganzer Prozesse, Workflows und Aufgaben. Der Unterschied zwischen diesen liegt in der Komplexität, der Anzahl der Aufgaben oder Schritte und den damit verbundenen Unteraufgaben.
Ihre BPA-Strategie könnte beispielsweise die Automatisierung des gesamten Einstellungsprozesses für Bewerber oder die Einarbeitung neuer Mitarbeiter vorsehen. Dieser Prozess würde auch bestimmte Workflows und Aufgaben umfassen. Ein Beispiel für einen Workflow innerhalb dieses Prozesses wäre die Koordination der Vorstellungsgespräche mit Bewerbern und die Planung von Sitzungen zur Schulung.
Innerhalb dieses Workflows können auch bestimmte Aufgaben automatisiert werden, wie z. B. das Erstellen von Zoom-Meetings, das Versenden von Einladungen zu solchen Meetings per E-Mail, das Speichern der Meeting-Aufzeichnungen für weitere Analysen und so weiter. Die digitale Automatisierung der Prozesse vereinfacht und optimiert all diese Aufgaben, Workflows und Prozesse.
Welche Geschäftsprozesse sollten automatisiert werden?
Die Anzahl der Geschäftsprozesse, die automatisiert werden können, geht in die Tausende. Tatsächlich können die meisten Geschäftsprozesse unabhängig von Bereich oder Abteilung vollständig oder teilweise automatisiert werden.
Beispielsweise kann die Personalabteilung Prozesse wie die Personalbeschaffung, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und das Ausscheiden von Mitarbeitern automatisieren. Das Marketing kann fast alle manuellen Prozesse automatisieren, von der Keyword-Recherche und der Erstellung von Inhalten bis hin zu Werbekampagnen und dem Management sozialer Medien. Die IT ist natürlich ein weiterer Bereich, in dem Prozesse durch Automatisierung optimiert werden können, darunter Bug-Nachverfolgung, Überwachung, App-Entwicklung, Datenbankverwaltung und andere manuelle Prozesse.
Mit den richtigen Tools und Plattformen sind Ihren Möglichkeiten praktisch keine Grenzen gesetzt. Genau das zeigen wir Ihnen als Nächstes: Beispiele für die BPA-Automatisierung, die Sie mit der Integration von Make und ClickUp sofort umsetzen können.
Um zu entscheiden, ob Sie einen Prozess für die Automatisierung vorbereiten sollten, stellen Sie sich folgende Fragen:
- Ist der Prozess für Ihr Team zeitaufwändig?
- Gibt es repetitive Aufgaben oder manuelle Einträge?
- Sind mehrere Schritte und Parteien innerhalb Ihres Unternehmens beteiligt?
- Spielen menschliche Fehler in diesem Prozess eine Rolle?
Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Ja” beantwortet haben, ist dies ein klarer Hinweis darauf, dass BPA dazu beitragen kann, die Effizienz und Genauigkeit dieses Prozesses zu verbessern.
PROFI-TIPPErfahren Sie, wie Sie Automatisierungen in ClickUp erstellen, und sehen Sie sich 10 Beispiele für Automatisierungen an, die Ihnen dabei helfen, automatisierte Workflows zu erstellen, die die Produktivität steigern und Vorlagen zu nutzen, um Zeit zu sparen.
15 reale Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen
Beispiel 1: Dokumentation von Geschäftsprozessen
Automatisierungsidee: Workflow für die Dokumentenprüfung
Die Überprüfung von Dokumenten ist eine Aufgabe, die in den meisten Unternehmen in mehreren Prozessen vorkommt.
Von Verträgen und Service Level Agreements bis hin zu Blogbeiträgen und PR-Mitteilungen – Unternehmen verbringen unzählige Stunden damit, sicherzustellen, dass Dokumente überprüft werden, bevor sie ihren Zweck erfüllen. Und während der Überprüfungsprozess sensibel sein kann, lassen sich alle damit verbundenen Schritte mit tools wie Make leicht automatisieren.
Diese Vorlage umfasst Google Drive, ClickUp, Make und Slack und ermöglicht Ihnen die Automatisierung des gesamten Dokumentenprüfungsprozesses, indem Sie neue Google Docs in einem Google Drive-Ordner „überwachen”.
Sobald eine Datei in Google Drive hochgeladen wurde, erstellt Make eine Aufgabe in ClickUp, weist sie zu und sendet die betreffende Datei über Slack an die Person, die mit der Überprüfung beauftragt ist.
Das Ergebnis ist ein flexibler Dokumentenprüfungsprozess, der Dokumente an Prüfer weiterleitet und die erforderlichen Papierdokumente erstellt – ganz ohne menschliches Zutun.
Bonus: Neugestaltung von Geschäftsprozessen!
Beispiel 2: Vertrieb
Automatisierungsidee: Auslöser für Aufgaben zur Pflege und Konvertierung neuer Leads
Salesforce-Opportunities sind in der Regel Auslöser für eine Reihe von damit verbundenen Aufgaben, die für den Abschluss eines potenziellen Geschäfts entscheidend sind. Diese Aufgaben können vom Versenden von Dokumenten mit zusätzlichen Informationen bis hin zur Zuweisung eines Spezialisten reichen. Oftmals erfordert die Einleitung dieser Aufgaben manuelle Maßnahmen seitens der Person, die die Salesforce-Opportunity ursprünglich erstellt hat.
Dies ist alles andere als ideal, da es Ressourcen verbraucht und fehleranfällig ist (in der Regel vergisst jemand, die erforderlichen Aufgaben zuzuweisen). Es ist jedoch auch vermeidbar und leicht zu automatisieren.
Diese Vorlage, die ClickUp, Make, Salesforce, Slack und Flow Control umfasst, ist dafür äußerst nützlich, da Sie damit die Automatisierung des Lead-Nurturing-Prozesses durchführen können – setzen Sie als Auslöser jede erdenkliche Aufgabe ein, nachdem eine Opportunity in Salesforce erstellt wurde.
Stellen wir uns einen einfachen Anwendungsfall vor: Sie haben ein E-Book, mit dem Sie Leads generieren möchten, und bieten es denjenigen kostenlos an, die Ihnen ihre Kontaktdaten zur Verfügung stellen.
Sobald ein neuer Lead auftaucht, erstellen Sie die Salesforce-Opportunity und müssen diese per E-Mail pflegen und mit Facebook-Anzeigen erneut ansprechen.
Mit der obigen Vorlage können Sie diese (und weitere) Aufgaben jedes Mal automatisch als Auslöser verwenden.
Beispiel 3: Webanalyse
Automatisierungsidee: Nachverfolgung und Aggregation von Web-Leistungsdaten
Ähnlich wie die Überprüfung von Dokumenten ist auch die Nachverfolgung der Website-Performance etwas, das die meisten, wenn nicht sogar alle Unternehmen regelmäßig zu erledigen haben.
Allerdings gibt es einen Haken: Google Analytics ist nicht gerade eine blitzschnelle App, und sich jeden Tag einzuloggen, um die Daten abzurufen, ist eine enorme Zeitverschwendung.
Andererseits können Sie auch die Automatisierung des gesamten Prozesses durchführen und die Daten empfangen, anstatt sie zu suchen.
Make aggregiert nicht nur Analysedaten in einer Tabelle, sondern kann auch jedem Mitarbeiter die Aufgabe zuweisen, diese zu überprüfen, indem es eine Aufgabe in ClickUp erstellt – auf diese Weise bleibt kein wichtiges Ereignis unbemerkt.
Beispiel 4: Influencer-Marketing
Automatisierungsidee: Aufgaben zur Kontaktaufnahme mit Influencern erstellen
Der manuelle Prozess, Influencer zu kontaktieren, ihre Antworten zu verfolgen und nachzufassen, kann sehr zeitaufwendig sein. Durch die Automatisierung dieses Prozesses kann Ihr Team viel Zeit und Ressourcen sparen.
Beispiel 5: Kundensupport
Automatisierungsidee: Automatische Beantwortung von Tickets für den Kundensupport
Durch die Automatisierung der ersten Reaktion auf Kundenabfragen können Sie eine schnelle Bestätigung gewährleisten und die Probleme je nach Art kategorisieren, um sie effizient zu lösen.
Beispiel 6: Projektmanagement
Automatisierungsidee: Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten
Die automatische Zuweisung von Rollen und Aufgaben innerhalb eines Projekts kann die Produktivität steigern, da manuelle Zuweisungen und die Nachverfolgung von Verantwortlichkeiten entfallen.
Erfahren Sie, wie Sie Prozesse mit kostenloser Projektmanagement-Software für die Automatisierung nutzen können!
Beispiel 7: Buchhaltung
Automatisierungsidee: Automatisierung der Rechnungserstellung
Die Erstellung von Rechnungen für Dienstleistungen, die abgeschlossen wurden, oder gelieferte Produkte kann durch Automatisierung reduziert werden, wodurch manuelle Fehler reduziert werden und ein zeitnaher Rechnungsversand gewährleistet ist.
Die Automatisierung von Prozessen wie der Buchhaltung eliminiert nicht nur das Risiko menschlicher Fehler, sondern gewährleistet auch eine genaue und zeitnahe Verwaltung der Finanzunterlagen, was zu einer besseren Entscheidungsfindung im Geschäft beiträgt.
Beispiel 8: Qualitätssicherung
Automatisierungsidee: Automatisch als Auslöser eingesetzte Tests
Die Automatisierung der Auslösung von Qualitätsprüfungen und Tests nach jeder Aktualisierung oder Änderung trägt dazu bei, die Produktqualität konstant aufrechtzuerhalten.
Schauen Sie sich die QA-Tools an!
Beispiel 9: Personalwesen
Automatisierungsidee: Automatisierte Erfassung von Mitarbeiterfeedback
Ein automatisches System zur Erfassung und Analyse von Mitarbeiterfeedback kann Personalabteilungen dabei helfen, die Stimmung unter den Mitarbeitern effektiv und zeitnah zu erfassen.
Erfahren Sie, wie Sie HR-Prozesse mit HR-Software automatisieren können!
Beispiel 10: Marketing
Automatisierungsidee: Planung von Inhalten
Die Automatisierung der Inhaltsplanung für verschiedene Plattformen kann Marketingteams dabei helfen, eine konsistente Markenpräsenz und Kundenbindung über verschiedene Kanäle hinweg sicherzustellen.
Sehen Sie sich diese Vorlagen für Inhaltskalender an, um mit der Automatisierung des Inhaltsplans Ihres Teams zu beginnen.
Beispiel 11: IT
Automatisierungsidee: Automatisch generierte Berichte
Die Automatisierung der Erstellung und Versendung von IT-Berichten kann viel Zeit sparen und gleichzeitig die regelmäßige Überwachung und Berichterstellung der IT-Infrastruktur gewährleisten.
Beispiel 12: Betriebsabläufe
Automatisierungsidee: Bestandsverwaltung
Die Automatisierung der Bestandsverwaltung kann dabei helfen, die Nachverfolgung der Lagerbestände zu gewährleisten, bei Bedarf Auslöser für Nachbestellungen auszulösen und das Risiko von Fehlbeständen oder Überbeständen zu verringern.
Beispiel 13: Logistik
Automatisierungsidee: Automatisierte Routenoptimierung
Durch die Automatisierung der Planung und Optimierung von Lieferrouten können Logistikunternehmen Zeit und Kraftstoffkosten sparen und gleichzeitig ihre Effizienz steigern. Beispiel 14: Kundenbindung
Beispiel 14: Kundenbindung
Automatisierungsidee: Automatisch generierte personalisierte Inhalte
Die Automatisierung der Personalisierung der Kundenkommunikation kann ein benutzerdefinierteres Kundenerlebnis gewährleisten und so die Kundenbindung und -treue erhöhen.
Beispiel 15: Finanzen
Automatisierungsidee: Automatisierte Berichterstellung für die Finanzen
Die Automatisierung der Erstellung von Finanzberichten kann Finanzteams viel Zeit sparen und gleichzeitig das Risiko von Fehlern bei der Finanzberichterstellung verringern.
So verwenden Sie Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
Es gibt zwei einfache Möglichkeiten, mit der Automatisierung von ClickUp-Prozessen zu beginnen.
Die erste Option ist ClickUp Automatisierung, eine Reihe nativer Lösungen, die von ClickUp angeboten werden.
Dieses Angebot ist für Sie von großem Wert, wenn Sie ClickUp für die Ausführung und Nachverfolgung Ihrer Kerngeschäftsprozesse nutzen.
Die zweite Option ist die Einführung einer Plattform für die Automatisierung wie Make, mit der Sie alles in einer visuellen Plattform entwerfen, erstellen und automatisieren können.
Wenn Sie über einen wachsenden, Cloud-first-App-Stack verfügen und Ihre Strategie zur Automatisierung skalieren möchten, finden Sie in „Erstellen Sie eine einzigartige Lösung, die jede Art von Prozess bewältigen kann“ weitere Informationen.
Optimieren Sie Workflows mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen
Eines der interessantesten Dinge an der Automatisierung ist, dass laut dem Bericht „2023 State of SaaSOps“ 7 von 10 Unternehmen bereits mindestens einen wichtigen Prozess automatisiert haben und 4 von 10 Unternehmen spezielle Rollen für die Automatisierung eingerichtet haben.
Das sagt viel über die Automatisierung von Geschäftsprozessen aus: Es handelt sich nicht nur um eine Möglichkeit, also um etwas, das passieren kann oder auch nicht.
Vielmehr handelt es sich um etwas, das bereits bei führenden Unternehmen eingesetzt wird.
Angesichts dessen und der Tatsache, dass Automatisierungstools heutzutage sehr benutzerfreundlich sind, ist es nur eine Frage der Zeit, bis jedes Unternehmen damit beginnt, langweilige und repetitive Aufgaben zu eliminieren und sich stattdessen auf erfüllende Tätigkeiten zu konzentrieren, um sein Geschäft voranzutreiben und Risiken aufgrund menschlicher Fehler zu reduzieren.
Der beste Weg, um diese Bemühungen in Gang zu bringen, ist die gemeinsame Nutzung von zwei leistungsstarken Softwareprogrammen für die Automatisierung von Geschäftsprozessen: ClickUp und Make. Mit diesen tools können Sie auf einfache Weise automatisierte Geschäftsprozesse mit minimalem menschlichem Eingriff und Aufwand erstellen.
Es ist Zeit, Ihr Geschäft auf Hochtouren zu bringen. Starten Sie noch heute Ihre digitale Transformation mit BPA-Software – automatisieren Sie manuelle Prozesse, um schneller und intelligenter als je zuvor zu arbeiten. ⚡️
Gastautor:
Martin Etchegaray ist Content Manager und Senior Editor bei Make. Er liest und schreibt gerne über Geschichte, Wissenschaft und Technik.