20 Beispiele für Automatisierungen in ClickUp, die es wert sind, übernommen zu werden

Als Pontica Solutions auf ein Team von über 800 Mitarbeitern anwuchs, wurde es immer wichtiger, jede Übergabe reibungslos zu gestalten.

Anstatt mehr Mitarbeiter einzustellen, um das wachsende Workload zu bewältigen, haben sie mehr als 25 Prozesse automatisiert. Heute führen sie jährlich 60.000 Automatisierungen durch und sparen so über 2.000 Stunden ein. Schichtwechsel, Berichte zum Fortschritt und Kundenberichte laufen nun automatisch in ClickUp ab – so hat das Team mehr Zeit für kreative, strategische Arbeit.

Heute führen sie jährlich 60.000 Automatisierungen durch und sparen dadurch über 2.000 Stunden ein. Schichtwechsel, Fortschrittsberichte und Client-Berichte laufen nun automatisch in ClickUp ab. Die dadurch gewonnene Zeit fließt wieder in kreative, strategische Arbeit.

Das können Sie in jedem Umfang erledigen. Jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe manuell neu zuweisen oder einen Kollegen benachrichtigen, erledigen Sie Arbeit, die eine Maschine übernehmen könnte. Dieser Artikel stellt 20 Beispiele für Automatisierungen in ClickUp vor. Jedes Beispiel zeigt Ihnen, was Sie erstellen können und wie Sie es einrichten, ohne Code zu schreiben.

Was sind Automatisierungen in ClickUp?

Eine ClickUp-Automatisierung ist ein regelbasierter Workflow, der Routineaufgaben für Sie übernimmt. Anstatt Aufgaben manuell neu zuzuweisen und Benachrichtigungen zu versenden, legen Sie eine Regel einmalig fest. ClickUp führt diese Regel dann jedes Mal aus, wenn das Ereignis eintritt.

Jede Automatisierung folgt einer strengen Formel:

Automatisierung = Auslöser + Bedingung + Aktion

Nehmen wir zum Beispiel an, eine Aufgabe wird in den Status „Überprüfung“ verschoben und hat die Priorität „Dringend“. ClickUp weist sie automatisch dem zuständigen Teammitglied zu. Hier ist der Auslöser die Verschiebung in den Status „Überprüfung“, während die Bedingung die Priorität „Dringend“ ist. Die Aktion ist die Neuzuweisung. Eine einzelne Automatisierung unterstützt bis zu 1 Auslöser, 15 Bedingungen und 6 Aktionen. So lässt sich mit einer einzigen Regel ein komplexer Workflow verwalten.

Es gibt drei Möglichkeiten, eine Automatisierung zu erstellen.

Wie unterscheidet sich Automatisierung von KI-Agenten?

Sowohl eine Automatisierung als auch ein KI-Agent arbeiten in Ihrem Auftrag. Sie verarbeiten Entscheidungen jedoch auf unterschiedliche Weise.

Eine Automatisierung folgt einer starren, festgelegten Regel. Sie prüft, ob der Auslöser und die Bedingungen übereinstimmen. Ist dies der Fall, führt sie jedes Mal genau dieselbe Aktion aus. Sie weicht niemals davon ab und eignet sich daher perfekt für vorhersehbare, wiederholbare Aufgaben.

Im Gegensatz dazu analysiert ein KI-Agent den gesamten Kontext einer Aufgabe, bevor er Maßnahmen ergreift. Anstatt einen voreingestellten Filter zu überprüfen, interpretiert er Daten – beispielsweise liest er einen Fehlerbericht, um zu entscheiden, welches Team den Fehler beheben soll. Es handelt sich um ein tool für Fälle, in denen eine Aufgabe ein menschenähnliches Urteilsvermögen erfordert, das sich nicht auf eine „Wenn-dann“-Regel reduzieren lässt.

Wie unterscheiden sich Automatisierungen in ClickUp von Integrationen?

Automatisierungen und Integrationen werden oft verwechselt, da sie im selben Workflow vorkommen. Sie erfüllen jedoch gegensätzliche Aufgaben.

In der Praxis arbeiten diese beiden Funktionen zusammen. Die Integration verbindet ClickUp mit Apps wie GitHub, Slack, HubSpot, Google Kalender oder E-Mail, um externe Ereignisse zu synchronisieren. Die Automatisierung greift dann auf dieses Ereignis zu und entscheidet, wie ClickUp darauf reagieren soll. Ein Beispiel hierfür ist die automatische Aktualisierung des Aufgabenstatus, wenn ein Entwickler einen Pull Request zusammenführt.

Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wie Marketing-, Entwicklungs-, Projektmanagement- und Agenturteams Automatisierungen nutzen können, um ihre Produktivität zu steigern.

20 Beispiele für Automatisierungen in ClickUp nach Workflow-Typ

Jedes der folgenden Automatisierungsbeispiele enthält eine Formel, einen Auslöser und ein Schritt-für-Schritt-Setup zur Einrichtung.

Schnellvergleich: Alle 20 Beispiele für Automatisierungen in ClickUp

Nutzen Sie die folgende Tabelle, um alle 20 Beispiele für Automatisierungen auf einen Blick zu überfliegen. Springen Sie anschließend zu dem Abschnitt, der dem entspricht, was Sie automatisieren möchten.

Diese sieben Automatisierungen übernehmen die sich täglich wiederholenden Aufgaben, die jedes Team erledigt: Neuzuweisung, Verwendung von Vorlagen, Kommentieren, Archivieren und Festlegen von Terminen. Sie sorgen für Ordnung in Ihrem Workspace, sodass niemand als „Verkehrspolizist“ fungieren muss.

1. Eine Aufgabe neu zuweisen, wenn sich der Status auf „Zur Überprüfung“ ändert

Content-, Design- und Entwicklungsteams leiten jedes Ergebnis an einen fest zugewiesenen Prüfer weiter. Normalerweise hängt diese Übergabe davon ab, dass die Ersteller daran denken, den Mitarbeiter, an den die Aufgabe zugewiesen ist, auf den neuesten Stand zu bringen. Wenn sie dies vergessen, bleiben Aufgaben in der Schwebe hängen.

Diese Regel verschiebt die Aufgabe in die Warteschlange des Prüfers, sobald sich der Status ändert. Der Prüfer wird sofort benachrichtigt; der Ersteller kann weiterarbeiten.

Formel: Wenn sich der Status auf „Prüfen“ ändert, ändern Sie den Mitarbeiter, der die Aufgabe bearbeitet, auf Ihren Prüfer.

Auslöser-Typ: Status

So funktioniert das Setup:

2. Eine Vorlage anwenden, wenn eine Aufgabe in eine neue Liste verschoben wird

Onboarding, Kampagnenstarts und Sprintplanung erfordern alle, dass Aufgaben identische Checklisten oder Unteraufgabenstrukturen aufweisen. Das manuelle Hinzufügen dieser Vorlagen führt zu übersehenen Schritten und uneinheitlichen Workflows im gesamten Team.

Diese Regel wendet die Vorlage an, sobald eine Aufgabe in die Liste aufgenommen wird. Jede Aufgabe wird vollständig strukturiert übernommen, sodass die Arbeit auf einer soliden Grundlage beginnt und nicht bei Null.

Formel: Wenn eine Aufgabe in Ihre Liste verschoben wird, wenden Sie Ihre Aufgabenvorlage an

Auslöser: Aufgabe an diesen Ort verschoben

So funktioniert das Setup:

3. Fügen Sie einen Kommentar hinzu, wenn sich der Status eines Genehmigungsfeldes auf „Genehmigt“ ändert

Workflows mit vielen Genehmigungsschritten, wie z. B. rechtliche Prüfungen, erfordern eine sofortige Übergabe. So weiß die nächste Person, dass sie an der Reihe ist. Diese Regel veröffentlicht einen Kommentar und taggt den nächsten Eigentümer, sobald sich das Feld ändert. Sie erstellt einen mit einem Zeitstempel versehenen Genehmigungsnachweis und übergibt die Arbeit in einem einzigen Schritt.

Formel: Wenn sich das Feld „Status der Genehmigung“ auf „Genehmigt“ ändert, dann verfasse einen Kommentar, der den nächsten Eigentümer taggt.

Auslöser-Typ: Feld

So funktioniert das Setup:

4. Eine Aufgabe archivieren, wenn ihre Priorität auf „Niedrig“ sinkt

Triage-Teams müssen ihre Backlogs regelmäßig bereinigen, damit sich das Board auf Arbeit mit hoher Wirkung konzentrieren kann. Elemente mit niedriger Priorität überladen aktive Ansichten und verdecken dringende Aufgaben.

Diese Regel verschiebt Aufgaben in eine Archivliste, sobald ihre Priorität auf „Niedrig“ sinkt. Dadurch bleibt Ihr aktives Board übersichtlich, während archivierte Aufgaben für spätere Referenzzwecke weiterhin durchsuchbar bleiben. Kombinieren Sie diese Regel mit einer regelmäßigen Überprüfung des Backlogs, um sicherzustellen, dass wichtige Elemente nicht untergehen.

Formel: Wenn sich die Priorität auf „Niedrig“ ändert, verschiebe die Aufgabe in deine Archivliste.

Auslöser-Typ: Priorität

So funktioniert das Setup:

5. Legen Sie automatisch ein Fälligkeitsdatum fest, wenn eine Aufgabe erstellt wird

Support-, Kundendienst- und Compliance-Teams müssen Fristen einhalten, sobald eine Anfrage eingeht. Diese Regel weist jeder Aufgabe sofort nach ihrer Erstellung ein Fälligkeitsdatum zu. So bleiben Ihre Dashboards und Workload-Ansichten vom ersten Tag an korrekt.

Formel: Wenn eine Aufgabe in Ihrer Liste erstellt wird, legen Sie deren Fälligkeitsdatum auf eine festgelegte Anzahl von Tagen fest.

Auslöser-Typ: Erstellung

So funktioniert das Setup:

6. Ändern Sie den Status auf „Fertiggestellt“, sobald die Phase „Veröffentlicht“ erreicht ist.

Marketingteams führen die Nachverfolgung eines Feldes „Phase“ (Entwurf, Bearbeitung, Veröffentlicht) getrennt vom Hauptstatus der Aufgabe durch. Diese Regel sorgt dafür, dass die beiden Felder aufeinander abgestimmt bleiben, indem die Aufgabe geschlossen wird, sobald die Phase den Status „Veröffentlicht“ erreicht.

Formel: Wenn sich das Feld „Phase“ in „Veröffentlicht“ ändert, ändere den Status auf „Abgeschlossen“.

Auslöser-Typ: Feld

So funktioniert das Setup:

7. Eine Aufgabe markieren, wenn ein Pflichtfeld fehlt

Design-Briefings, technische Spezifikationen und Client-Daten müssen vor Arbeitsbeginn vorliegen. Ohne klare Vorgaben beginnen Teammitglieder mit Aufgaben, denen wichtige Zusammenhänge fehlen. Sie verschwenden ihren Aufwand mit den falschen Prioritäten.

Diese Regel prüft zu Beginn der Arbeit, ob Informationen fehlen, und fordert diese automatisch an. Sie erkennt unvollständige Aufgaben frühzeitig und reduziert so Nacharbeiten und hin- und hergehenden Kommunikationsaufwand.

Formel: Wenn sich der Status auf „In Bearbeitung“ ändert und das Feld „Kurzlink“ leer ist, dann einen Kommentar veröffentlichen, in dem um den Kurzlink gebeten wird

Auslöser-Typ: Status

So funktioniert das Setup:

Genau bei Genehmigungen und Übergaben kommt es zu Verzögerungen in den Workflows. Teammitglieder haben ihren Teil erledigt, aber die nächste Person weiß nicht, dass sie an der Reihe ist. Schlimmer noch: Aufgaben bleiben liegen, weil niemand sie zur Überprüfung markiert hat. Diese sechs Automatisierungen beseitigen die Wartezeit zwischen dem Abschluss durch eine Person und dem Beginn durch die nächste.

8. Eine Aufgabe basierend auf einem Wert des Feldes zur Genehmigung an den Vorgesetzten weiterleiten

Finanz- und Beschaffungsteams müssen Ausgaben ab einem festgelegten Betrag genehmigen. Dieser Prozess beruht in der Regel darauf, dass jemand hohe Ausgaben manuell kennzeichnet. Wenn dabei eine Ausgabe übersehen wird, wird eine Aufgabe auf der falschen Ebene genehmigt.

Diese Regel liest den Wert eines benutzerdefinierten Feldes aus und leitet die Aufgabe automatisch weiter.

Formel: Wenn der Wert im Feld „Budget“ Ihren Schwellenwert überschreitet, ändern Sie den Mitarbeiter auf den Manager und setzen Sie den Status auf „Zur Genehmigung ausstehend“.

Auslöser-Typ: Feld

So funktioniert das Setup:

9. Block abschließen, wenn die Qualitätssicherung nicht bestanden wurde

Qualitätsprüfungen müssen bestanden sein, bevor eine Aufgabe abgeschlossen werden kann. Wenn Sie sich auf das Gedächtnis verlassen, kann es vorkommen, dass Aufgaben zu früh als erledigt markiert werden. Diese Regel verhindert diesen Fehler.

Wenn jemand eine Aufgabe schließt, bevor die Qualitätssicherung sie freigegeben hat, öffnet die Regel die Aufgabe wieder und hinterlässt einen Kommentar. So bleiben Ihre Qualitätsstandards hoch, ohne dass Sie sich auf Ihr Gedächtnis verlassen müssen.

Formel: Wenn sich der Status auf „Abgeschlossen“ ändert und das Feld „QA-Status“ nicht den Wert „Bestanden“ aufweist, dann setze den Status wieder auf „In Bearbeitung“. Verfasse anschließend einen Kommentar, in dem du die Blockade erklärst.

Auslöser-Typ: Status

So funktioniert das Setup:

10. Die nächste Aufgabe auslösen, sobald eine Abhängigkeit gelöscht ist

Manchmal laufen Projekte in einer strengen Reihenfolge ab, beispielsweise erst das Schreiben und dann die Bearbeitung oder erst das Entwerfen und dann die Umsetzung. In solchen Abläufen bleibt die nächste Aufgabe unberührt, weil der Eigentümer nicht weiß, dass das Hindernis beseitigt wurde. Diese Regel setzt den Status der nächsten Aufgabe auf „Bereit“ und benachrichtigt den Eigentümer.

Formel: Wenn sich der Status einer blockierenden Aufgabe in „Fertiggestellt“ ändert, ändere den Status der davon abhängigen Aufgabe in „Bereit“ und benachrichtige deren Mitarbeiter.

Auslöser-Typ: Abhängigkeit

So funktioniert das Setup:

11. Senden Sie einem Client eine E-Mail, wenn eine Aufgabe in den Status „In Bearbeitung“ wechselt

Agenturen und Beratungsunternehmen müssen ihre Clients auf dem Laufenden halten, ohne ihnen vollen Zugriff auf den Workspace zu gewähren. In der Regel bedeutet dies, dass die Arbeit unterbrochen werden muss, um eine manuelle E-Mail mit den aktuellen Informationen zu verfassen.

Diese Regel versendet die E-Mail für Sie, sobald die Arbeit beginnt. Clients werden automatisch auf dem Laufenden gehalten, und Ihr Team kann sich voll und ganz auf das Projekt konzentrieren.

Formel: Wenn sich der Status von „Zu erledigen“ in „In Bearbeitung“ ändert, sende eine E-Mail an den Client.

Auslöser-Typ: Status

So funktioniert das Setup:

12. Benachrichtigen Sie die Beteiligten, sobald jede Unteraufgabe erledigt ist

Projektmanager führen die Nachverfolgung von Ergebnissen durch, die aus mehreren Teilen bestehen, wie beispielsweise eine Kampagne mit fünf Assets. Es ist zeitaufwendig und mühsam, jede Unteraufgabe einzeln zu überprüfen, um festzustellen, wann das gesamte Set fertig ist.

Diese Regel sendet eine Benachrichtigung, sobald die letzte Unteraufgabe geschlossen ist. Der Projektmanager weiß, dass das gesamte Ergebnis fertig ist, ohne jede einzelne Komponente überprüfen zu müssen.

Formel: Wenn alle Unteraufgaben als „Abgeschlossen“ markiert sind, benachrichtige die Beobachterliste und verfasse einen Kommentar, dass das Ergebnis zur Überprüfung bereit ist.

Auslöser-Typ: Unteraufgabe

So funktioniert das Setup:

13. Wenden Sie im Verlauf eines Projekts phasenspezifische Vorlagen an

Mehrphasige Projekte wie die Client-Onboarding-Prozesse und Meilensteine im Bauwesen erfordern spezifische Checklisten und Dokumente. Diese Regel lädt die richtige Checklisten-Vorlage, sobald eine Aufgabe in eine neue Phase übergeht. Jede Phase beginnt mit der richtigen Struktur, sodass nichts dem Gedächtnis überlassen bleibt.

Formel: Wenn sich der Status auf „Phase 2: Ausführung“ ändert, wende die Checkliste für Phase 2 an.

Auslöser-Typ: Status

So funktioniert das Setup:

Automatisierungen in ClickUp verknüpfen Ihren Arbeitsbereich mit anderen Tools und Teams. So müssen Sie keine Daten manuell kopieren. Diese sieben Beispiele umfassen Workflows mit HubSpot und GitHub, funktionsübergreifende Zusammenarbeit sowie mit ClickUp Brain erstellte Regeln.

14. HubSpot-Deals in zugewiesene Vertriebsaufgaben umwandeln

Vertriebsmitarbeiter nutzen HubSpot für Geschäfte und ClickUp für Aufgaben. Wenn sie die beiden Systeme manuell miteinander verknüpfen, verlassen sie sich auf ihr Gedächtnis, und oft gehen dadurch vielversprechende Leads verloren.

Diese Regel erstellt eine ClickUp Aufgabe, sobald ein Geschäft in HubSpot eingeht, und weist sie einem Vertriebsmitarbeiter zu. Jeder Lead erhält innerhalb von Sekunden eine Aufgabe, sodass Ihre Vertriebspipeline in Bewegung bleibt.

Formel: Wenn in HubSpot ein neuer Deal angelegt wird, erstellen Sie in Ihrer Vertriebsliste eine Aufgabe mit den Deal-Details und weisen Sie diese einem Vertriebsmitarbeiter zu.

Auslöser: Integration

So funktioniert das Setup:

15. Starten Sie das Onboarding, sobald ein Bewerber ein Angebot annimmt

HR-Teams kümmern sich um die Übergabe von der Personalbeschaffung bis zum Onboarding. Wenn sie neue Aufgaben manuell anlegen müssen, verzögern sich der Papierkram und das Setup. Diese Regel startet den Onboarding-Workflow, sobald ein Bewerber ein Angebot annimmt. Sie erstellt die Aufgabe, wendet die Vorlage an und weist den Koordinator zu.

Formel: Wenn sich der Status einer Aufgabe in Ihrer Recruiting-Liste auf „Angebot angenommen“ ändert, erstellen Sie eine Aufgabe in Ihrer Onboarding-Liste unter Verwendung der Onboarding-Vorlage und weisen Sie diese dem HR-Koordinator zu.

Auslöser-Typ: Status

So funktioniert das Setup:

16. Übergeben Sie den Entwurf an den Editor, sobald der Autor fertig ist

Content-Teams nutzen eine Pipeline vom Autor über den Editor bis zum Herausgeber. Diese Übergaben können fehlschlagen, wenn ein Autor vergisst, die Aufgabe neu zuzuweisen.

Diese Regel sendet den Entwurf an den Editor und ändert den Status auf „In Bearbeitung“, sobald der Autor fertig ist. Wir nutzen genau diese Regel, um früher mit der Bearbeitung zu beginnen und den Kalender einzuhalten.

Formel: Wenn sich der Status auf „Entwurf fertiggestellt“ ändert, wechsle den Mitarbeiter zum Editor und ändere den Status auf „In Bearbeitung“

Auslöser-Typ: Status

So funktioniert das Setup:

17. Von Kunden gemeldete Fehler in den Backlog der Entwickler übernehmen

Support- und Entwicklerteams arbeiten in unterschiedlichen Listen. Ein Fehlerbericht ist für Entwickler nur dann hilfreich, wenn er den richtigen Kontext enthält. Wenn Support-Mitarbeiter jedoch aufgefordert werden, sich im Workspace der Entwickler zurechtzufinden, gehen dabei Details verloren.

Diese Regel erstellt eine verknüpfte Aufgabe im Backlog der Entwickler, sobald der Support einen Fehler meldet. Die Entwickler erhalten strukturierte Berichte, und beide Teams können den Fortschritt aus ihren jeweiligen Ansichten verfolgen.

Formel: Wenn eine Aufgabe in Ihrer Support-Liste erstellt wird und das Feld „Typ“ den Wert „Bug“ hat, dann erstellen Sie eine verknüpfte Aufgabe im Engineering-Backlog, wobei die Details kopiert werden.

Auslöser-Typ: Feld

So funktioniert das Setup:

18. Aufgaben automatisch anhand von GitHub-Commits aktualisieren

Entwicklerteams benötigen eine Abbildung der Code-Aktivitäten in ClickUp, ohne Aufgaben manuell aktualisieren zu müssen. Diese Regel liest die Aufgaben-ID aus einem GitHub-Commit aus und verschiebt die Aufgabe in den Status „In Entwicklung“. Anschließend wird der Commit-Link als Kommentar gepostet.

Dies läuft über die native GitHub-Integration von ClickUp. Entwickler committen Code wie gewohnt, und Projektmanager sehen den Fortschritt in Echtzeit, ohne nach Status-Updates fragen zu müssen.

Formel: Wenn ein GitHub-Commit auf eine ClickUp-Aufgaben-ID verweist, ändere den Status der Aufgabe auf „In Entwicklung“ und füge einen Kommentar mit der Commit-Meldung und dem Link hinzu.

Auslöser: Integration

So funktioniert das Setup:

19. Erstellen Sie Automatisierungen in einfachem Deutsch mit ClickUp Brain

Herkömmliche Tools zwingen Sie dazu, die genauen Begriffe für Auslöser, Bedingungen und Aktionen zu lernen, bevor Sie eine Regel erstellen können. Diese Lernkurve hält die meisten Menschen davon ab, sie zu nutzen. ClickUp Brain beseitigt diese Hürde.

Beschreiben Sie Ihre Anforderungen in einfacher Sprache, und die KI konfiguriert die Regel für Sie zur Überprüfung. Auch Teammitglieder ohne technischen Hintergrund können komplexe Regeln ohne Anleitung erstellen, wodurch das gesamte Team Zeit spart.

So funktioniert es:

Brain entwirft die Regel für Sie, damit Sie sie prüfen und aktivieren können. Es wird niemals etwas implementiert, ohne Sie vorher zu fragen.

20. Erstellen Sie automatisch Aufgabenübersichten mit einem KI-Feld

Teammitglieder, die Aufgaben mit langen Kommentarthreads übernehmen, stehen vor einer mühsamen Aufgabe. Sie müssen jedes einzelne Update lesen, um den Überblick zu behalten. Ein KI-Feld löst dieses Problem.

Wenn Sie dieses Feld zu einer Liste hinzufügen, erstellt ClickUp Brain eine fortlaufende Zusammenfassung der Aufgabenbeschreibung, der Kommentare und der Aktivitäten. Diese Zusammenfassung wird bei Änderungen an der Aufgabe automatisch aktualisiert und liefert so sofortigen Kontext, ohne dass Sie sich eingehend mit dem Aufgabenverlauf befassen müssen.

So funktioniert es: Dieses Feature verwendet keine herkömmliche Regel nach dem Prinzip „Auslöser – Bedingung – Aktion“. Stattdessen handelt es sich um ein ständig aktives KI-Feld, das den Kontext automatisch zusammenfasst. Während im vorherigen Beispiel KI zum Erstellen von Regeln verwendet wird, nutzt dieses Feature KI, um fortlaufende Arbeiten innerhalb eines Feldes auszuführen. Beide laufen nativ auf ClickUp Brain.

So funktioniert das Setup:

So erstellen Sie eine Automatisierung, die wirklich nützlich ist

Sie haben 20 Beispiele gesehen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen Workflows erstellen, damit jeder einzelne Zeit spart.

Wir haben bereits erwähnt, dass jede Automatisierung einer Formel folgt: Automatisierung = Auslöser + Bedingung + Aktion

Bevor Sie eine Regel erstellen, unterziehen Sie sie einem Test: Nennen Sie die manuelle Aufgabe, die sie ersetzt. Wenn Sie einen Schritt nennen können, den heute jemand manuell ausführt, lohnt es sich, die Automatisierung zu erstellen. Wenn Sie diesen Schritt nicht nennen können, automatisieren Sie etwas, das ohnehin niemand getan hat. Dann sorgt die Regel nur für Unordnung.

Der Unterschied zwischen einer hilfreichen und einer nervigen Regel liegt darin, wie konkret Sie formulieren. Vergleichen Sie diese beiden Beispiele:

Die vagen Versionen auf der linken Seite scheitern, weil sie nicht angeben, welches Ereignis, welche Aufgabe oder wer als Nächstes handelt. Die konkrete Version nennt einen genauen Auslöser, gibt genau an, welche Aufgaben davon betroffen sind, und endet mit einer klaren Übergabe an eine namentlich genannte Person.

Wenn Sie alle drei Angaben machen, läuft die Regel von selbst ab. Lässt man eine Angabe unvollständig, erhalten Sie entweder Benachrichtigungen zu Aufgaben, die keine Rolle spielen, oder die Automatisierung wird nur als Auslöser verwendet, was zu Verwirrung führt.

Wie Bill Gates es in seinem Buch „ Business @ the Speed of Thought“ formulierte:

Die erste Regel für jede in einem Geschäft eingesetzte Technologie lautet: Automatisierung, die auf einen effizienten Arbeitsablauf angewendet wird, steigert die Effizienz. Die zweite lautet: Automatisierung, die auf einen ineffizienten Arbeitsablauf angewendet wird, verstärkt die Ineffizienz.

Der Vorteil für Sie: Eine Automatisierung kopiert Ihren Prozess exakt, Fehler eingeschlossen. Wenn Ihr Überprüfungsschritt drei überflüssige Genehmiger umfasst, leitet die Automatisierung die Arbeit schneller durch alle drei. Legen Sie zunächst den gewünschten Workflow fest, reduzieren Sie Redundanzen und automatisieren Sie dann die verbleibenden Schritte.

Wo Automatisierungen zu finden sind: Bereich, Ordner oder Liste

Sobald Sie eine bestimmte Regel definiert haben, bestimmt die von Ihnen festgelegte Einstellung, wie weit sie greift. Wählen Sie die richtige Einstellung aus, und Sie vermeiden es, dieselbe Logik projektübergreifend wiederholen zu müssen.

Wenn Sie Ihre Prozesse vor der Einrichtung der Automatisierung dokumentieren, stellen Sie sicher, dass jeder Auslöser, jede Bedingung und jede Aktion einem tatsächlichen Schritt Ihres Teams entspricht.

Die ClickUp-Vorlage für Prozesse und Abläufe hilft Ihnen dabei, jeden Workflow in klare, nach Reihenfolge geordnete Phasen mit zugewiesenen Verantwortlichen zu unterteilen. Sie können genau festlegen, wo eine Automatisierung ausgeführt werden soll und wer die Übergabe erhalten soll.

Kostenlose Vorlage herunterladen

So erstellen und skalieren Sie Automatisierungen in ClickUp

Die oben genannten 20 Beispiele zeigen, was sich automatisieren lässt. ClickUp bietet Ihnen das System, um diese Regeln zu erstellen und deren Auswirkungen zu verfolgen. Es verbindet Ihre Workflows mit konkreten Ergebnissen – alles in einem Workspace.

Dashboards: Verfolgen Sie, was Ihre Automatisierungen bewirken

Jede Automatisierung spart Zeit, die Sie nur erkennen können, wenn Sie sie messen. ClickUp-Dashboards beziehen Daten direkt aus aktiven Aufgaben, um zu zeigen, was sich verändert.

Verwenden Sie eine Berechnungskarte, um die protokollierte Zeit vor und nach der Aktivierung einer Regel zusammenzufassen. Fügen Sie ein Status-Diagramm hinzu, um zu sehen, wie schnell Aufgaben die Übergabephasen durchlaufen. Die Daten werden automatisch aktualisiert, sodass Sie nicht jeden Freitag eine Präsentation erstellen müssen, um nachzuweisen, dass Ihre Automatisierungen funktionieren.

Benutzerdefinierte Felder: Die Datenschicht, die Ihre Auslöser antreibt

Eine Automatisierung ist nur so präzise wie die Daten, auf die sie zurückgreift. Benutzerdefinierte Felder speichern strukturierte Werte wie Dropdown-Menüs, Nummern und Beschreibungen direkt in den Aufgaben.

Wenn Sie einen Auslöser für „Budget über 5.000 $“ oder eine Bedingung für „QA-Status ist nicht ‚Bestanden‘“ festlegen, stammen diese Werte aus Benutzerdefinierten Feldern. Die Daten bleiben aktuell, da die zuständigen Mitarbeiter sie im Laufe der Arbeit fortlaufend aktualisieren.

ClickUp Brain: Regeln mit KI erstellen und überprüfen

Sie müssen sich die Syntax aus Auslöser, Bedingung und Aktion nicht merken. Beschreiben Sie einfach in einfacher Sprache, was Sie möchten, und Brain entwirft die Regel. Brain erstellt nicht nur Workflows, sondern kann auch Möglichkeiten der Automatisierung aufzeigen, indem es Fragen wie „Welche Workflows enthalten noch manuelle Übergaben?“ direkt anhand Ihrer Workspace-Daten beantwortet.

Und wenn ein Workflow mehr als nur eine feste Regel erfordert, springen die „Super Agents“ in ClickUp dort ein, wo die Automatisierungen an ihre Grenzen stoßen. Sie analysieren den Kontext, interpretieren Aufgabendetails und ergreifen Maßnahmen mit menschenähnlichem Urteilsvermögen. Auf diese Weise übernehmen die Automatisierungen die vorhersehbaren Aufgaben, während die Agenten sich um den Rest kümmern.

Fangen Sie klein an, skalieren Sie clever

Jede dieser Automatisierungen ersetzt einen manuellen Schritt. Sie behebt eine vergessene Übergabe, eine übersehene Benachrichtigung oder ein veraltetes Aufgabenfeld. Genau darin liegt der wahre Wert. Sie müssen nicht Alles automatisieren. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die unsichtbare Koordinationsarbeit, die Ihrem Team jede Woche wertvolle Zeit raubt.

Das Prinzip ist einfach: Wählen Sie einen Übergabeprozess aus, bei dem es regelmäßig zu Problemen kommt. Erstellen Sie die Regel auf Liste-Ebene. Beobachten Sie, wie sie bei echten Aufgaben funktioniert. Sobald Sie ihr vertrauen, verschieben Sie sie auf Ordner- oder Space-Ebene. Wählen Sie dann den nächsten Prozess aus.

Teams, die Automatisierungen als lebendiges System betrachten, schaffen Workspaces, die mit der Zeit immer intelligenter werden. Die oben genannten 20 Beispiele sind nicht theoretischer Natur. Sie entsprechen Workflows, die echte Teams täglich nutzen, und jedes einzelne davon ist in ClickUp verfügbar.

Starten Sie kostenlos mit ClickUp.

Häufig gestellte Fragen zu Automatisierungen in ClickUp

Werden ClickUp-Automatisierungen auf bestehende Aufgaben angewendet oder nur auf neue?

Automatisierungen werden nur für Aktionen ausgelöst, die nach dem Erstellen der Regel stattfinden. Sie ändern keine Aufgaben, die sich bereits in der Liste befinden. Wenn Sie die Logik auf ältere Aufgaben anwenden möchten, müssen Sie das Ereignis manuell auslösen oder einen Auslöser verwenden. Das Testen einer neuen Regel an einer neuen Aufgabe ist der sicherste Weg, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktioniert.

Warum funktioniert meine ClickUp-Automatisierung nicht?

Die häufigsten Gründe sind eine nicht erfüllte Bedingung, ein Auslöser, der nicht zum Ereignis passt, oder eine Aktion, die mit den Status Ihrer Liste in Konflikt steht. Überprüfen Sie, ob die Status- oder Feldnamen in Ihrer Regel genau mit denen in dieser Liste übereinstimmen. Beispielsweise wird eine Regel, die auf „Erledigt“ verweist, in einer Liste, die nur „Abgeschlossen“ verwendet, nicht ausgelöst. Sie können auch das Aktivitätsprotokoll der Automatisierung überprüfen, um zu sehen, ob sie ausgeführt wurde und was sie getan hat.

Kann in ClickUp eine Automatisierung eine andere als Auslöser nutzen?

Ja, eine Aktion aus einer Automatisierung kann den Auslöser für eine andere Automatisierung setzen. So können Sie Regeln über Listen oder Phasen hinweg verketten. Dies ist ein leistungsstarkes Feature, das Sie jedoch genau im Auge behalten müssen. Schlecht geplante Verkettungen können zu Endlosschleifen oder unerwünschten Ergebnissen führen. Erstellen und testen Sie daher jede Regel einzeln, bevor Sie sie miteinander verbinden.

Wer in meinem Team kann Automatisierungen erstellen oder bearbeiten?

Die Berechtigungen für Automatisierungen hängen von der Rolle eines Benutzers und dessen Zugriff auf den jeweiligen Space, Ordner oder die Liste ab. Gäste können keine Automatisierungen erstellen. Mitglieder benötigen Bearbeitungsrechte für den jeweiligen Speicherort, um Regeln zu erstellen oder zu ändern. Um die Konsistenz der Regeln im gesamten Team zu gewährleisten, sollten diese von einem Administrator auf Ordner- oder Space-Ebene festgelegt werden, damit einzelne Benutzer sie nicht ändern können.

Kann ich eine Automatisierung pausieren, ohne sie zu löschen?

Ja, Sie können eine Automatisierung deaktivieren und wieder aktivieren, ohne dass das Setup verloren geht. Dies ist besonders in Zeiträumen mit hohem Verkehr, bei Audits oder bei der Fehlerbehebung hilfreich. Das Anhalten einer Regel ist viel sinnvoller als das Löschen, wenn Sie auf Fehler prüfen. Überprüfen Sie Ihre aktiven Regeln regelmäßig und halten Sie diejenigen an, die Sie nicht mehr benötigen.

Wird eine Automatisierung eine Änderung rückgängig machen, wenn mir ein Fehler unterlaufen ist?

Nein, Automatisierungen haben keine Rückgängig-Schaltfläche. Eine Aktion wird sofort ausgeführt, beispielsweise das Verschieben von 50 Aufgaben in eine andere Liste. Wenn eine Regel fehlschlägt, müssen Sie die Änderungen manuell rückgängig machen oder eine neue Regel erstellen, um das Problem zu beheben. Deshalb ist es wichtig, den Anwendungsbereich sorgfältig zu definieren. Testen Sie zunächst auf Listenebene, damit eine fehlerhafte Regel nur wenige Aufgaben betrifft.

Sind ClickUp-Automatisierungen kostenlos und wie viele stehen mir zur Verfügung?

Ja, Automatisierungen sind in jedem Plan verfügbar, einschließlich des „Free Forever“-Tarifs, der 5 aktive Automatisierungen und 100 Aktionen pro Monat umfasst. In den höherwertigen Plänen erhöht sich diese Anzahl mit jeder Stufe. Jede Ausführung einer Regel zählt als eine Aktion, und Ihr Limit wird am 1. jedes Monats (Pacific Time) zurückgesetzt. Wenn Ihnen die Aktionen ausgehen, können Sie in den höherwertigen Plänen weitere Aktionen hinzukaufen. Die vollständigen Details finden Sie unten: