Unabhängig von der Art des Unternehmens, dem Standort, der Branche oder der Abteilung wünscht sich jeder Manager Folgendes:
- Befreien Sie sich von sich wiederholenden und manuellen Aufgaben (insbesondere solchen, die aus einer Reihe von festen Schritten und Entscheidungen bestehen).
- Koordinieren Sie Workflows im Autopilot-Modus (verhindern Sie Verzögerungen bei der Zuweisung von Aufgaben und der Lieferung von Ergebnissen und minimieren Sie so die Dauer des Projekts und seine Kosten).
Glücklicherweise gibt es eine Antwort auf diese Sehnsüchte – ClickUp-Automatisierungen!
Manchmal bedeuten Automatisierungen, dass Sie sich vor der Neuzuweisung einer Aufgabe nicht mehr mit einem Teammitglied abstimmen müssen. In anderen Fällen bedeuten Automatisierungen, dass Sie vor dem Abschließen einer Aufgabe die Genehmigung mehrerer Beteiligter einholen müssen.
Prozessengpässe können jedoch viele verschiedene Formen annehmen. Die Automatisierung von Aufgaben hilft Ihnen, diese Prozesse zu kontrollieren und sie vor Problemen der Produktivität zu schützen.
Egal, ob Sie neu in der Automatisierung sind oder nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Automatisierungen in ClickUp zu optimieren, dieser Leitfaden ist genau das Richtige für Sie. Lesen Sie weiter und entdecken Sie unsere Auswahl an Beispielen für ClickUp-Automatisierungen. Wir zeigen Ihnen, wie weit Sie mit Automatisierungen kommen können.
🧠 Update: Wussten Sie, dass Sie jetzt in ClickUp Automatisierungen in einfacher englischer Sprache erstellen können? Das ist die Stärke der Kombination von ClickUp-Automatisierungen mit den KI-Funktionen von ClickUp Brain! Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt: Erstellen von Automatisierungen in natürlicher Sprache mit ClickUp Brain.
Was sind Automatisierungen in ClickUp?
Automatisierungen treiben einen Prozess in einem schrittweisen Workflow voran, um sich wiederholende Aufgaben zu optimieren, sodass diese logisch und ohne manuellen Aufwand ausgeführt werden können. Zwar können Sie nicht jede Aufgabe in Ihrem Workflow automatisieren, doch werden zahlreiche Entscheidungen über Aufgaben getroffen, die sich wiederholen oder identisch sind. Diese lassen sich leicht automatisieren, um zu bestimmen, was als Nächstes zu tun ist.
Mit Automatisierungen verfügen Sie über eine Software zur Aufgabenautomatisierung, die aus vielen Gründen automatische Änderungen für Sie durchführt. Das kann daran liegen, dass Sie:
- Sie haben keine Zeit, um es zu erledigen?
- Möglicherweise nicht so präzise wie Software mit Automatisierung
- Nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung, um bei wiederholenden Arbeiten erheblich Zeit zu sparen.
Sie können nun entweder nur einen Teil eines Prozesses oder den gesamten Prozess automatisieren. Dies hängt davon ab, wie gut sich Ihre Aufgaben für die Automatisierung eignen.
Dann ist ein stark manueller Prozess möglicherweise nicht der beste Prozess für die Automatisierung. Sie könnten den Teil des Prozesses automatisieren, der die Entscheidungsfreigabe betrifft.
Häufig leiten automatisierte Aufgaben Phasen in einem Prozess ein. Zum Beispiel, wenn ein Interessent zum Client wird oder jemand ein endgültiges Dokument genehmigt.
Außerdem sind Teile Ihrer Workflow-Automatisierung vielleicht nicht besonders komplex. Aber sie summieren sich mit der Zeit und verschaffen Ihnen mehr Zeit, um sich um größere, komplexere Aufgaben zu kümmern.
Vorteile der Workflow-Automatisierung
Wenn Sie Workflows in ClickUp automatisieren, ebnen Sie den Weg für eine Steigerung der Produktivität Ihres Teams. Denn Automatisierungen schaffen Dynamik für die Mitarbeiter, steigern die Effizienz und – was das Beste ist – reduzieren Probleme aufgrund von Störungen in Ihren Prozessen.
Sie tragen auch dazu bei, dass die Ergebnisse zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen. Aber kommen wir gleich zur Hauptmotivation für die Einrichtung von Automatisierungen in ClickUp.
Routineaufgaben sind mühsam!
Warum sollten Sie Zeit und Gedächtnis verschwenden, um jemanden daran zu erinnern, eine Aufgabe auszuführen, sobald ein Ereignis eintritt, wenn es eine Software gibt, die dies für Sie übernehmen kann?
Die Features der Automatisierung von ClickUp eliminieren konsistente, klar definierte, sich wiederholende Aufgaben und sparen Ihnen so Zeit und Aufwand. Sie müssen nur noch der Versuchung widerstehen, diese Aufgaben selbst zu erledigen.
Die Automatisierung kleiner, einfacher Aufgaben, die auf den ersten Blick schnell zu erledigen sind, zahlt sich auf lange Sicht aus. Denn automatisierte Aufgaben verschaffen Ihnen Zeit für komplexere, menschenabhängige Aufgaben, die Einzelfallentscheidungen oder manuelle Arbeit erfordern.
Schließlich können Teammitglieder und Manager auch die Features der Automatisierung in ClickUp nutzen, um Prozesse zu überwachen. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass ein Team die Schritte und Anweisungen wie erwartet und zuvor beschrieben befolgt.
Beispiele für ClickUp-Automatisierungen in der Praxis
Hier sind einige Beispiele für Automatisierungen, die Sie unabhängig von Ihrem Anwendungsfall in ClickUp einrichten können:
Statusänderungen
In ClickUp haben Aufgaben allgemeine Status, wie „In Bearbeitung“, „Überprüfen“, „Akzeptiert“ oder „Abgelehnt“. Mit Automatisierungen können Sie ClickUp so konfigurieren, dass bestimmte Aktionen zu erledigen sind, wenn sich der Status ändert.
Eine Automatisierung kann beispielsweise den Teamleiter einer bestimmten Aufgabe zuweisen und ihm eine E-Mail senden, wenn der Status auf „Fertiggestellt“ wechselt. Sie können sogar die Zuweisung der Aufgabe aufheben oder automatisch einen Kommentar zur Aufgabe hinzufügen, der an eine bestimmte Person gerichtet ist.
Änderungen bei den Mitarbeitern
Wir haben gerade gesehen, wie die Automatisierung für Statusmeldungen den Workflow in Ihrem Workflow vorantreibt. Das Gleiche gilt für die ClickUp-Automatisierung für Mitarbeiter.
Sie können ClickUp so einrichten, dass eine bestimmte Aktion ausgeführt wird, wenn der Mitarbeiter, dem eine Aufgabe zugewiesen ist, wechselt. Sie können beispielsweise festlegen, dass der Status auf „In Bearbeitung“ zurückgesetzt wird, wenn der Mitarbeiter vom Teamleiter zu einem Teammitglied wechselt.
Prioritätsänderungen
Ähnlich wie bei den Status haben ClickUp-Aufgaben Prioritäten wie „Dringend“, „Hoch“, „Normal“ oder „Niedrig“. Und Sie können ClickUp so konfigurieren, dass es auf Prioritätsänderungen bei Aufgaben reagiert.
ClickUp kann beispielsweise eine Aufgabe archivieren, sobald sich ihre Priorität von „Normal“ zu „Niedrig“ ändert. Oder es kann eine Vorlage auf die Aufgabe anwenden, beispielsweise eine Vorlage für einen Blogbeitrag.
Ein letztes Beispiel wäre das Hinzufügen eines Tags zu einer Aufgabe, damit Sie Aufgaben kategorisieren und in Ihrem Workspace anhand von Farben identifizieren können.
Fälligkeitsdatum erreicht
Im Allgemeinen sollten Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum näher rückt, in der Stapelreihenfolge nach oben verschoben werden, oder? Aus diesem Grund bietet ClickUp Automatisierungen für den Fall, dass das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe erreicht ist.
Beispielsweise kann ClickUp eine Aufgabe archivieren und ihre Beobachter entfernen, sobald sich die Priorität von „Normal“ zu „Niedrig“ ändert. Es kann auch eine Vorlage auf eine Aufgabe anwenden, z. B. eine Vorlage für einen Fehlerbericht oder einen Blogbeitrag. Oder fügen Sie der Aufgabe ein Tag hinzu, damit Sie sie in Ihrem Workspace anhand der Farbe identifizieren können.
Aufgabe erstellt
Wenn Sie eine Aufgabe in ClickUp erstellen, müssen Sie diese mit einer Liste verknüpfen, die als Aufgabencontainer dient. Stellen Sie sich nun vor, dass eine neue Vorgehensweise vorschreibt, dass jede neue Aufgabe mit einer bestimmten Liste verknüpft werden muss. Wussten Sie, dass Sie dies mit ClickUp automatisch erledigen können?
Genau so ist es!
Die Automatisierung der Aufgabenerstellung in ClickUp unterstützt Sie bei der Durchsetzung von Verfahren und der Vermeidung von Fehlern, wenn Ihr Team und Sie selbst Aufgaben erstellen.
An diesen Speicherort verschoben
Möchten Sie, dass ClickUp etwas zu erledigen hat, wenn eine Aufgabe an einen bestimmten Speicherort verschoben wird? Wenn ja, dann benötigen Sie eine Automatisierung „An diesen Speicherort verschoben”.
Das ist ein Mechanismus, der beispielsweise garantiert, dass jede Aufgabe, die in Ihre Liste „Blogbeitrag“ im Ordner „Monatlicher Newsletter“ verschoben wird, automatisch eine neue Aufgabe „Blogbeitrag erstellen“ erstellt.
Elemente von Automatisierungen in ClickUp
Um Aufgaben in ClickUp zu automatisieren, müssen Sie das Rezept einer ClickUp-Automatisierung befolgen. Das lautet: „Wenn dies geschieht, dann führe diese Aktion aus. “
Das bedeutet, dass Sie mindestens zwei obligatorische Komponenten einer Automatisierung benötigen, um eine solche zu erstellen: Auslöser und Aktionen. Sie können jedoch auch Bedingungen auf die Automatisierung anwenden. Lassen Sie uns nun diese drei Konzepte nacheinander durchgehen.
➡️ In unserem Hilfeartikel zur Übersicht über Automatisierungen finden Sie weitere Informationen zu Auslösern, Bedingungen und Aktionen.
Auslöser für die Automatisierung
Wenn Sie möchten, dass Ihr Prozess zu einem bestimmten Zeitpunkt startet, sind Auslöser die Lösung. Dabei handelt es sich um Ereignisse wie ein Status-Wechsel oder ein Fälligkeitsdatum. Diese Ereignisse lösen bestimmte Aktionen aus, die Sie ebenfalls in der Automatisierung definieren.
Wenn Sie möchten, können Sie sich Auslöser als den Teil „Wenn dies geschieht“ der ClickUp-Automatisierungen vorstellen. Sie starten die Automatisierung und lösen eine Aktion (oder eine Reihe von Aktionen) aus.
Falls Sie es noch nicht bemerkt haben: Die allgemeinen Beispiele für ClickUp-Automatisierung, die wir im vorherigen Abschnitt erwähnt haben, sind Auslöser! Wir können Ihnen jedoch noch weitere Beispiele für Auslöser nennen, die Sie in ClickUp einrichten können.
- Mitarbeiter entfernt, sodass vorerst niemand an einer Aufgabe arbeitet.
- Änderungen an benutzerdefinierten Feldern, z. B. das Aktivieren eines Ja/Nein-Kontrollkästchens, die Auswahl einer Option aus einem Dropdown-Menü, das Hochladen einer Datei, eine Fortschrittsleiste, die einen bestimmten Punkt erreicht, oder ein Element, das auf einer Skala von eins bis fünf mit einem Punkt bewertet wird.
- Checklisten werden als erledigt markiert, wenn der letzte Punkt in der Checkliste einer Aufgabe abgehakt ist, vorausgesetzt, alle anderen Checklisten wurden bereits fertiggestellt.
- Unteraufgaben gelöst oder der Moment, in dem alle Unteraufgaben einer Aufgabe erledigt sind
- Aufgaben verknüpfen oder eine Aufgabe mit einer ähnlichen Aufgabe verknüpfen, um die Sichtbarkeit der Letzteren zu erhöhen
- Zeiterfassung, wenn eine bestimmte Person die Zeit für eine Aufgabe in ClickUp über die Google Chrome-Erweiterung oder eine integrierte App wie Toggl erfasst hat.
- Aufgabe freigegeben oder wenn eine Aufgabe keine anderen Aufgaben mehr hat, die ihren Start oder Abschluss verhindern
Automatisierungsbedingungen
Bedingungen sind in ClickUp-Automatisierungen optional. Mit ihnen können Sie Ihren Workflow detaillierter steuern als mit Auslösern allein. Und wenn die in der Bedingung definierten Kriterien nicht erfüllt sind, führt ClickUp die Automatisierung nicht aus.
Sie können beispielsweise einen Auslöser definieren, um eine Aufgabe an den Teamleiter neu zuzuweisen, wenn sie drei Tage überfällig ist. Dann können Sie ganz einfach eine Bedingung für diesen Auslöser hinzufügen, um festzulegen, dass die Neuzuweisung nur erfolgt, wenn der aktuelle Mitarbeiter ein bestimmtes Teammitglied ist, das seit einiger Zeit Aufgaben zu spät liefert.
Dies ist eine Bedingung für Mitarbeiter, um sie nach bestimmten Benutzern zu filtern, aber es gibt noch viele andere Möglichkeiten. Hier ist eine Liste mit einigen weiteren Beispielen für Bedingungen:
- Wenn die in der Automatisierung eingerichteten Aktionen vor oder nach einem bestimmten Datum als Auslöser verwendet werden
- Wenn ein bestimmtes benutzerdefiniertes Feld in der Aufgabe einen bestimmten Wert hat
- Wenn die Aufgabe innerhalb einer festgelegten Anzahl von Tagen ab heute beginnen soll oder eine festgelegte Anzahl von Tagen vor einem bestimmten Datum fällig ist
- Wenn die Aufgabe keine bestimmte Priorität hat oder sich in einem bestimmten Status befindet
- Wenn die Aufgabe keine Tags enthält
- Wenn die Zeitschätzung für die Aufgabe einen bestimmten Wert überschreitet
- Wenn ClickUp alle Mitglieder eines Teams über Änderungen an der Aufgabe benachrichtigt
Automatisierungsaktionen
Wir haben bereits zuvor in diesem Leitfaden über Aktionen gesprochen! Erinnern Sie sich, als Änderungen an Aufgaben zu einer Änderung ihrer Priorität, ihres Mitarbeiters oder ihres Status führten? Oder als Änderungen an einer Aufgabe dazu führten, dass eine Vorlage angewendet, ein Tag oder Kommentar hinzugefügt oder eine E-Mail gesendet wurde?
Na also, das war's schon!
Alle Vorgänge, die nach der Änderung einer Aufgabe stattfinden, sind Beispiele für Aktionen. Das heißt, wenn ClickUp eine Automatisierung als Auslöser auslöst, geschieht etwas. Und dieses Etwas ist die Automatisierungsaktion (oder eine Reihe von Aktionen) oder der Teil „Dann diese Aktion ausführen” der ClickUp Aufgabe.
Aktionen sind die Arbeiten, die Sie über ClickUp für die Automatisierung nutzen, zum Beispiel:
- Ändern des Fälligkeitsdatums einer Aufgabe auf ein genaues Datum oder das Datum des Auslösers, zum Beispiel
- Ändern des Startdatums einer Aufgabe, sodass die Aufgabe beispielsweise eine bestimmte Anzahl von Tagen nach dem Auslösen der Automatisierung durch ClickUp beginnt.
- Zeitaufwand schätzen oder festlegen, wie lange einzelne Aufgaben voraussichtlich dauern werden, damit Manager die Dauer des Projekts überprüfen und Entscheidungen treffen können.
- Verschieben einer Aufgabe in eine Liste: Trennen Sie beispielsweise die Aufgaben aus einem Plan für das Projekt in andere Listen in Ihrem Workspace, eine für jede Projektphase oder eine für jedes Team.
- Ein benutzerdefiniertes Feld für eine Aufgabe festlegen mit dem Wert, den ClickUp automatisch zur Aufgabe hinzufügen soll
- Nachverfolgung der Zeit für Aufgaben, um die Zeit zu überwachen, die Sie oder Ihre Teammitglieder für Meetings mit Clients oder für bestimmte Aufgaben aufwenden, um nur einige Möglichkeiten zu nennen.
➡️ Lesen Sie unseren Artikel über die Verwendung von Aktionen für die Automatisierung!
Erstellen von Automatisierungen in natürlicher Sprache mit ClickUp Brain
Während Sie mit ClickUp Automations bereits wiederkehrende Aufgaben automatisieren können, hilft Ihnen ClickUp Brain nun dabei, diese mit natürlicher Sprache zu erstellen. Erstellen Sie benutzerdefinierte Automatisierungen, indem Sie einfach den Prozess beschreiben, den Sie automatisieren möchten. So ist es einfacher denn je, Auslöser, Aktionen und Bedingungen für wiederkehrende Workflows einzurichten.
Sie könnten beispielsweise der KI Folgendes mitteilen: „Wenn eine Aufgabe mit dem Status „Offen“ in der Liste „Verbesserungen“ als „Hohe Priorität“ markiert ist, weisen Sie sie Cristina zu und legen Sie ein Fälligkeitsdatum in zwei Tagen fest. “
Natürlich laufen nicht alle Automatisierungen von Anfang an perfekt. Aber wissen Sie was? Die KI von ClickUp führt Sie durch alle Schritte, die einer weiteren Klärung bedürfen, um die Anweisungen zu verfeinern und sicherzustellen, dass Ihre Automatisierung reibungslos funktioniert.
Im obigen Beispiel könnte Ihr ClickUp-Space drei Arten von Verbesserungslisten enthalten: App-, redaktionelle und Workflow-Verbesserungen. Die KI weiß also nicht, welche sie wählen soll. Die KI geht wie folgt vor:
- KI erstellt den Aktions-Teil der Automatisierung: Wechsle die Mitarbeiter zu Cristina.
- Für den Auslöser-Teil der Automatisierung öffnet die KI ein Dropdown-Menü, in dem Sie die richtige Liste der Verbesserungen auswählen können.
- Jetzt weiß der Projektmanager, wie er die Automatisierung manuell abschließen kann, und kann die richtige Liste auswählen, beispielsweise „App-Verbesserungen“.
- Wenn nun eine offene Aufgabe in „App-Verbesserungen“ als „Hohe Priorität“ markiert wird, wird sie automatisch Cristina zugewiesen.
💡Tipp: Lesen Sie unsere Schritt-für-Schritt -Anleitung zum Erstellen von ClickUp-Automatisierungen mit KI, um loszulegen.
Automatisierung von Aufgabenübersichten und Aktualisierungen mit benutzerdefinierten KI-Feldern
Stellen Sie sich vor, Sie erhalten sofortige Aufgabenübersichten oder Berichte zum Fortschritt, ohne jemals eine einzelne Aufgabe öffnen zu müssen. Die KI-Benutzerdefinierten Felder von ClickUp in Kombination mit Automatisierungen machen dies möglich.
Was sind benutzerdefinierte KI-Felder?
Es gibt zwei Arten von speziellen Textfeldern, die von ClickUp AI unterstützt werden:
- KI-Zusammenfassung: Erstellt schnelle Zusammenfassungen Ihrer Aufgaben.
- KI-Fortschrittsberichte: Erstellt Berichte über den Fortschritt Ihrer Aufgaben in einem ausgewählten Zeitraum (heute, gestern, diese Woche usw.).
Angenommen, Sie möchten, dass die KI nach Fertigstellung eines Projekts den gesamten Fortschrittsbericht des Projekts zusammenfasst. Dann können Sie eine Automatisierung erstellen, bei der:
- Auslöser: Wenn die Aufgabe als „Fertiggestellt“ markiert ist
- Aktion: Füllen Sie das Feld „AI Summary“ (KI-Zusammenfassung) aus und fassen Sie den Bericht zum Projekt zusammen.
Arten von ClickUp-Automatisierungen
In ClickUp gibt es drei Arten von Automatisierungen:
Automatisierungsvorlagen
ClickUp bietet eine Bibliothek mit Auslösern und Aktionen, die Sie durchsuchen und unverändert anwenden können. Nutzen Sie diese als Ausgangspunkt und passen Sie sie benutzerdefiniert für Ihr Team an.
Automatisierungsvorlagen sind eine effiziente Möglichkeit, Prozesse zu konfigurieren. Und ClickUp verfügt über mehr als 50 davon, die Sie auf jeden Space, Ordner oder jede Liste anwenden können.
Benutzerdefinierte Automatisierungen
Profi-Tipp: Mit den benutzerdefinierten Automatisierungen von ClickUp können Sie Bedingungen hinzufügen und mehrere Aktionen pro Automatisierung definieren. Wir empfehlen jedoch, benutzerdefinierte Automatisierungen nur zu verwenden, wenn Sie bereits mit der Anwendung von Automatisierungsvorlagen vertraut sind und die benötigten Automatisierungen nicht in unserem Repository für Automatisierungen finden.
Kombinieren Sie die Auslöser, Aktionen und benutzerdefinierten Felder von ClickUp, um Ihre eigenen Automatisierungen zu erstellen. Passen Sie diese an die Anforderungen Ihres eigenen Workflows an.
Integrationsvorlagen
ClickUp lässt sich mit diesen externen Anwendungen integrieren, damit Sie Automatisierungen konfigurieren können:
- Bugsnag: Um beispielsweise eine ClickUp Aufgabe zu erstellen, wenn Bugsnag einen neuen Fehler in Ihrem Produkt entdeckt.
- Calendly: Zur Erstellung von Aufgaben in ClickUp basierend auf in Calendly geplanten Ereignissen
- E-Mail: Wenn Sie E-Mails automatisch aus Ihrem ClickUp-Workspace basierend auf bestimmten Auslösern oder Bedingungen versenden müssen, z. B. wenn eine Aufgabe freigegeben wird.
- GitHub: Falls Ihr (Software-)Team zwischen GitHub und ClickUp wechseln muss, um die Synchronisierung von Arbeiten durchzuführen, z. B. Aktualisieren des Status einer Aufgabe in ClickUp, sobald jemand eine Änderung an dem Hauptzweig eines bestimmten GitHub-Repositories vornimmt Erstellen eines Problems in GitHub, wenn ein Client einen Fehler meldet
- Aktualisieren des Status einer ClickUp-Aufgabe, sobald jemand eine Änderung an der Hauptverzweigung eines bestimmten GitHub-Repositories committen hat
- Erstellen eines Problems in GitHub, wenn ein Client einen Fehler meldet
- Twilio: Zum Beispiel, um automatisch Textnachrichten aus Ihrem ClickUp-Workspace an einen Client zu senden und ihn über den Status eines Projekts zu informieren.
- HubSpot: So realisieren Sie die Automatisierung Ihrer Workflows mithilfe von dealbasierten Auslösern
- Aktualisieren des Status einer Aufgabe in ClickUp, sobald jemand eine Änderung an der Hauptverzweigung eines bestimmten GitHub-Repositories committen hat
- Erstellen eines Problems in GitHub, wenn ein Client einen Fehler meldet
Diese Integrationen enthalten Vorlagen mit nativen Auslösern, Aktionen und Bedingungen, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie können auch Benutzerdefinierte Felder verwenden, um die Automatisierungen fein abzustimmen.
So führen Sie das Setup von Automatisierungen auf Space-, Ordner- und Liste-Ebene in ClickUp durch
ClickUp unterteilt die Arbeit in umsetzbare Elemente, um Ihre Projekte zu strukturieren. Andernfalls könnte es Ihnen schwerfallen, das automatisierte Projektmanagement auf der Plattform zu nutzen.
- Workspaces: Repräsentieren Sie Ihr Unternehmen
- Spaces: Entsprechen den größten Arbeitseinheiten in Ihrem ClickUp-Workspace. Sie können Spaces beispielsweise verwenden, um Ihr Unternehmen in Abteilungen, Teams, Initiativen oder Clients zu unterteilen. So können Sie die Arbeit entsprechend den unterschiedlichen Anforderungen verwalten.
- Ordner: Optional und enthalten Listen und Dokumente
- Listen: Teilen Sie Aufgaben beispielsweise in Sprints, geografische Standorte oder Projektphasen auf und verdeutlichen Sie so den Zweck der Aufgaben.
- Aufgaben: Können Unteraufgaben und geschachtelte Unteraufgaben enthalten.
Jetzt verfügt jeder Space über eigene aktivierte ClickApps, mit denen Sie bestimmte Features wie Automatisierungen verwalten können. Wenn Sie eine ClickUp-Automatisierung auf Space-Ebene definieren, wird diese Automatisierung auf alle Aufgaben innerhalb dieses Space übertragen.
Das Gleiche gilt für Ordner und Listen.
- Wenn Sie eine Automatisierung für einen Ordner einrichten, werden alle Aufgaben aus den Listen in diesem Ordner die Automatisierung übernehmen.
- Wenn Sie eine Automatisierung mit einer Liste verknüpfen, werden nur die Aufgaben in dieser Liste die Automatisierung übernehmen.
Das bedeutet, dass Sie beim Erstellen der Automatisierung den Space, Ordner oder die Liste auswählen müssen, auf den bzw. die Sie die Automatisierung anwenden möchten.
➡️ Weitere Informationen finden Sie in unserem ClickUp-Webinar zur Automatisierung!
Beispiele für Automatisierungen von ClickUp-Benutzern
Im Laufe der Jahre haben wir eine umfangreiche Liste mit Beispielen für ClickUp-Automatisierungen von unseren Benutzern zusammengestellt. Wir möchten Ihnen nun einige Elemente aus dieser Liste freigeben.
1. Konstruktion
Wenn Sie Projektmanager im Bauwesen sind, können Sie ClickUp für folgende Zwecke nutzen:
- Senden Sie RFIs einen Monat vor dem Startdatum des Projekts an Auftragnehmer.
- Senden Sie eine Nachricht an Ihren Architekten, sobald Sie die von ihm ausgearbeiteten Entwürfe genehmigt haben.
2. Finanzen
Wenn Sie für die Gehaltsabrechnung zuständig sind, können Sie mit ClickUp Automatisierungen Folgendes tun:
- Erstellen Sie jedes Mal, wenn Sie einen Auftragnehmer auf monatlicher Basis bezahlen, eine Aufgabe für die nächste Zahlung.
- Lassen Sie sich per E-Mail benachrichtigen, wenn die tatsächlichen Ausgaben eines Mitarbeiters einen bestimmten Schwellenwert überschreiten.
3. Personalwesen
Wenn Sie Personalmanager sind, automatisieren Sie Ihren Rekrutierungs-Workflow mit ClickUp, um:
- Benachrichtigen Sie den Personalverantwortlichen, sobald ein Kandidat ein Angebot angenommen hat.
- Versenden Sie eine Umfrage zum Mitarbeiterengagement, sobald ein neuer Mitarbeiter die letzte verbleibende Onboarding-Aufgabe fertiggestellt hat.
➡️ Lesen Sie mehr darüber, wie unser Onboarding-Team ClickUp -Automatisierungen nutzt!
4. Recht
Wenn Sie Anwalt sind, können Sie Ihre Anwaltskanzlei mit ClickUp verwalten, indem Sie:
- Erstellen Sie eine Aufgabe mit den Informationen, die ein potenzieller Client gerade über ein in Ihre Website eingebettetes Jotform-Formular bei der Übermittlung an Sie übermittelt hat.
- Entscheiden Sie anhand der Informationen, die ClickUp in der neu erstellten Aufgabe gespeichert hat, ob Sie den Fall annehmen möchten oder nicht.
- Freigeben Sie Dokumente mit Fallnotizen (und Anhängen) per E-Mail an Clients, sobald Sie sie fertiggestellt haben.
5. Kundensupport
Wenn Sie ein Team für den Kundensupport leiten, können Sie in ClickUp Automatisierungen definieren, um:
- Erstellen Sie ein Problem in GitHub, wenn ein Client einen Fehler in Ihrem Produkt meldet.
- Wenden Sie eine Fehlerberichtsvorlage auf diese Aufgabe an.
➡️ Erfahren Sie, wie unser Kundensupport-Team ClickUp-Automatisierungen nutzt!
6. Softwareentwicklung
Wenn Sie ein Softwareentwicklungsteam leiten, richten Sie ClickUp ein, um:
- Erstellen Sie eine Aufgabe, sobald jemand ein Fehlerformular in ClickUp einreicht.
- Verschieben Sie die neu erstellte Aufgabe in die Liste der Fehler des Teams, das sie beheben wird.
7. Marketing
Wenn Sie Marketingmanager sind, können Sie ClickUp so konfigurieren, dass:
- Weisen Sie Ihrem SEO-Spezialisten eine Aufgabe zur Erstellung eines Blogbeitrags zu, wenn der Autor den Status der Aufgabe auf „Entwurf fertiggestellt“ ändert.
- Senden Sie einem Client eine Willkommens-E-Mail, sobald sein Onboarding begonnen hat.
➡️ Erfahren Sie mehr darüber, wie unser Marketing-Team ClickUp einsetzt!
8. Produktmanagement
Wenn Sie Produktmanager sind, kann ClickUp Ihnen helfen:
- Verschieben Sie unvollendete Aufgaben in den nächsten Sprint, wenn ClickUp den aktuellen als erledigt markiert.
- Benachrichtigen Sie die Beteiligten per E-Mail, wenn alle Aufgaben in einer Checkliste für die Einführung eines Features den Status „Fertiggestellt“ haben.
➡️ Erfahren Sie, wie Produktmanager von ClickUp ClickUp nutzen, um all das und noch mehr zu erledigen!
9. Vertrieb
Leiten Sie ein Vertriebsteam? Vertrauen Sie ClickUp, das erledigt das für Sie:
- Erstellen Sie jedes Mal eine Aufgabe, wenn ein Lead über HubSpot eine Produktdemo plant.
- Weisen Sie Leads automatisch Ihren Vertriebsmitarbeitern zu, basierend auf deren Pipeline oder monatlichen Zielen.
- Erstellen Sie sofort eine Aufgabe, sobald sich ein Kunde für eine Testversion des Produkts anmeldet oder Ihr Produkt zum ersten Mal verwendet.
- Versenden Sie jedes Mal eine E-Mail an das gesamte Team, wenn einer Ihrer Vertriebsmitarbeiter einen Vertrag schließt.
- Erstellen Sie automatisch eine Aufgabe, um einen Kunden anzurufen, wenn er das Produkt für einen bestimmten Zeitraum nicht genutzt hat.
10. Exzellente Qualität
ClickUp kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihr Produkt den Erwartungen Ihrer Kunden entspricht, indem es:
- Die richtigen Manager als Beobachter der richtigen Teams hinzufügen
- Teamleiter als Beobachter aller Aufgaben hinzufügen, die den Mitgliedern ihres Teams zugewiesen sind
➡️ Entdecken Sie, wie unser Quality Excellence-Team ClickUp einsetzt!
Zeit, Ihre ClickUp-Automatisierungen in Gang zu bringen!
Nachdem Sie nun genau wissen, was ClickUp-Automatisierungen sind und wie sie Prozesse und Aufgabenmanagement optimieren, sieht der Plan wie folgt aus:
- Entdecken Sie die integrierten Automatisierungen von ClickUp.
- Wenden Sie einige Vorlagen für die Automatisierung auf ein Testprojekt an, damit Sie sie in Aktion sehen können.
- Richten Sie Ihre erste benutzerdefinierte Automatisierung in ClickUp ein.
Und wenn Sie Ihre Branche in den ClickUp-Automatisierungsbeispielen in diesem Leitfaden nicht gefunden haben, wenden Sie sich an uns! Wir würden uns freuen, mehr über Ihr Projekt zu erfahren und Ihnen zu helfen, Weitere Informationen zu ClickUp-Automatisierungen zu erhalten.