Haben Sie sich schon einmal knietief in einem Projekt wiedergefunden, nur um festzustellen, dass Sie nicht ganz sicher sind, was das Projekt erreichen soll, welche Aufgaben dafür erledigt werden müssen und wer dafür verantwortlich ist?
Keine Sorge, das haben wir alle schon einmal erlebt. Aus diesem Grund sind Vorlagen für den Projektumfang für Projektmanager ein absoluter Lebensretter. Projektumfang vorlagen sind ein unverzichtbares Instrument für jeden Projektmanager, der ein erfolgreiches Projekt planen und durchführen möchte. Sie bieten einen klaren Überblick über die Projektziele, die zu erbringenden Leistungen, den Zeitplan und das Budget und ermöglichen es den Projektmanagern, den Umfang zu definieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen.
Unabhängig davon, ob Sie ein kleines oder ein umfangreiches Projekt leiten, ist die Verwendung einer Vorlage zur Definition Ihres umfang der Arbeit kann Ihnen Zeit und Mühe ersparen, da er einen Rahmen für die Planung und Durchführung Ihres Projekts bietet. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was eine Projektumfangsvorlage ist und was eine gute Vorlage ausmacht. Anschließend stellen wir Ihnen 10 unserer bevorzugten Projektumfangsvorlagen vor, damit Sie die beste Lösung für Ihr Team auswählen können.
Was ist eine Projektumfangsvorlage?
Eine Vorlage für den Projektumfang ist ein umfassendes Dokument, das Projektmanagern hilft, die wichtigen Details und Komponenten eines neuen Projekts zu organisieren. Es ist im Wesentlichen Ihre zentrale Anlaufstelle projektplan .
Diese Vorlagen enthalten in der Regel eine Reihe von Informationen, die den erfolgreichen Abschluss eines Projekts gewährleisten sollen. Einige der häufigsten Komponenten sind:
- Zweck und Vision des Projekts
- Stakeholder und ihre Anforderungen
- Kriterien für den Erfolg
- Mitglieder des Projektteams und ihre Rollen und Verantwortlichkeiten
- Spezifische Meilensteine für die Erledigung von Aufgaben
- Risiken, die mit dem Projekt verbunden sind, und Ansätze zu deren Abschwächung
Darüber hinaus werden in einer Vorlage für den Projektumfang die Ziele und die zu erbringenden Leistungen beschrieben, projektkontrollen aufgaben, Kosten und der Zeitplan für das Projekt. Wenn dieser umfassende Rahmen vor Beginn eines Projekts vorhanden ist, ist es wahrscheinlicher, dass die Teams effizient und kooperativ auf ihre Ziele hinarbeiten.
Was macht eine gute Vorlage für den Projektumfang aus?
Vorlagen für den Projektumfang müssen nicht nur die oben genannten Informationen enthalten, sondern auch benutzerfreundlich sein, einfach zu aktualisieren und weiterzugeben, und sie müssen sich auf eine präzise, aber vollständige Informationserfassung konzentrieren. Hier sind einige Elemente, die gute Umfangsvorlagen ausmachen:
- Genaue Beschreibung der Projektvision: Eine Erklärung zum Projektumfang mit einer Beschreibung des Projektzwecks, der relevanten Interessengruppen und der Erfolgskriterien
- Detaillierte Beschreibung aller geschäftskritischen Projektinformationen: Dazu gehören Ziele, Leistungen, Teammitglieder und ihre Rollen und Verantwortlichkeiten, Projektmeilensteine, Kostenschätzungen und ein vorgeschlagener Zeitplan
- Identifiziert alle potenziellen Projektrisiken: Mit Strategien oder Plänen zu deren Abschwächung
- schlüsselt die Details des Budgets auf: Pläne zur Kostenreduzierung oder für Rückschläge bei der Zeitplanung, Möglichkeiten zur Interpretation des Budgets und Zeitplanparameter, die sich auf die Gesamtkosten des Projekts auswirken könnten
- Verwendet ein flexibles Vorlagenformat: Einfache Änderungen und Überarbeitungen mit einer unkomplizierten und frustrationsfreien Benutzererfahrung für alle Teammitglieder, die sich auf den Umfang beziehen müssen
Eine gute Vorlage sollte so umfassend sein, dass sie die wichtigsten Details und Zusammenhänge enthält, die das Team benötigt, um mit dem Projekt beginnen zu können, aber auch so prägnant, dass man sich nicht durch unnötigen Ballast lesen muss, um zu den wichtigsten Teilen zu gelangen. Diese vorlagen für die strategische Planung sollten für Klarheit sorgen und nicht noch mehr Verwirrung stiften.
Letztendlich wird die beste Vorlage für Ihr Team und Ihre Projekte diejenige sein, die den Beteiligten die klarste Vorstellung davon vermittelt, was sie tun müssen, damit alle Beteiligten auf ein erfolgreiches Ergebnis hinarbeiten können.
10 Vorlagen für den Projektumfang, die Sie ausprobieren müssen
Die Verwendung einer Umfangsvorlage ist eine der besten projektmanagement-Tools in Ihrem Arsenal. Damit können Sie Zeit und Mühe sparen und gleichzeitig das Risiko eines Projektausfalls minimieren. Mit einer gut ausgearbeiteten Vorlage können Projektmanager sicher sein, dass sie einen umfassenden und strukturierten Ansatz für die Planung haben, der sicherstellt, dass ihr Projekt rechtzeitig, im Rahmen des Budgets und gemäß den erforderlichen Standards fertiggestellt wird.
Es gibt viele verschiedene Arten von Vorlagen für den Projektumfang, aber hier sind unsere 10 Favoriten.
1. ClickUp Projektumfangsvorlage
ClickUp Projektumfangsvorlage
Manchmal ist der beste Ort, um mit der Organisation eines neuen Projekts zu beginnen, ein Whiteboard. Aber in den heutigen verteilten Arbeitsumgebungen befinden sich die Teammitglieder oft am anderen Ende des Landes und nicht in einem Raum. Aus diesem Grund haben wir die ClickUp Projektumfang Whiteboard-Vorlage . Es bietet alle Vorteile eines physischen Whiteboards und zusätzlich eine Menge anderer Funktionen, die es viel praktischer machen als das Original.
Die Whiteboard-Vorlage für den Projektumfang hat folgende Eigenschaften:
- Eine Tafel mit 7 Komponenten, einschließlich Informationen, Begründung, Umfang, Geschäftsziele, Ergebnisse, Ausschlüsse und Annahmen
- Ein flexiblesdigitales Whiteboard**das Sie nach Belieben anpassen können, indem Sie "Haftnotizen" hinzufügen oder entfernen, Text, Hyperlinks, Dateianhänge, Fotos und Freihandzeichnungen hinzufügen und mit anderen Teamkollegen für eine nahtlose Zusammenarbeit teilen
Dieses Whiteboard ist der perfekte Ausgangspunkt für Ihre Projektorganisation. Machen Sie ein Brainstorming über die wichtigsten Elemente Ihres Projekts, bevor Sie zu einer anderen Vorlage für alle Details wechseln. Diese Vorlage herunterladen
2. ClickUp Arbeitsbereich Vorlage
ClickUp Scope of Work Vorlage
Wenn Sie mit unserer Whiteboard-Vorlage fertig sind (oder wenn Sie von Anfang an mehr Struktur und Details benötigen), verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für den Arbeitsbereich um Ihr Projekt von Anfang bis Ende vollständig zu planen.
Diese Vorlage definiert die in einem Projekt durchzuführenden Aufgaben, einschließlich der Ziele, Ergebnisse, Zeitpläne, Meilensteine und weiterer Details. Sie ist zwar nicht rechtsverbindlich, dient aber als gemeinsame Vereinbarung aller Beteiligten darüber, was für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich ist. Diese Vorlage herunterladen
3. ClickUp Website Umfang der Arbeit Vorlage
ClickUp Website Umfang der Arbeit Vorlage
Wenn das Projekt, für das Sie eine Vorlage suchen, die Entwicklung einer Website ist, haben Sie Glück! Wir haben die ClickUp Website Umfang der Arbeit Vorlage nur für Sie.
Die Website Scope of Work-Vorlage hat folgende Eigenschaften:
- einen Abschnitt Hintergrund und Ziele, der die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens und des Kunden, die wichtigsten Projektdetails, den Zweck und die Ziele des Projekts enthältproblemstellung, einen Projektüberblick und eine Liste derprojektziele und Ziele
- abschnitt Arbeitsumfang und Aufgaben, der den Projektumfang in 3 Phasen aufschlüsselt: 1) Website-Design und -Entwicklung; 2) Informationsarchitektur und 3) Einrichtung von Host und Domain. Bitte beachten Sie, dass diese Phasen bearbeitet werden können, um Ihrem spezifischen Umfang zu entsprechen. Es gibt auch einen Abschnitt, in dem alle mit den 3 Phasen verbundenen Aufgaben aufgelistet sind
- Ein Abschnitt Lieferungen, Komponenten und Anforderungen mit Tabellen zur einfachen Organisation und Visualisierung aller Projektleistungen, des Projektzeitplans und der Liefertermine
- Endpreis, Annahmen und Abnahme, in dem Sie detaillierte Kostenschätzungen abgeben, Projektannahmen auflisten und die Zustimmung des Kunden einholen können
Mit dieser Vorlage erhalten Sie einen klaren und übersichtlichen Plan für Ihr Website-Projekt, den Sie mit Ihren Kunden teilen können. Nutzen Sie diese visuelle Vorlage, um den Projektprozess gemeinsam durchzuarbeiten und den Kunden über den aktuellen Stand und die Fortschritte zu informieren. Diese Vorlage herunterladen
4. ClickUp Scope Management Plan Vorlage
ClickUp Umfangsmanagement-Plan-Vorlage
Die ClickUp Scope Management Plan Vorlage umreißt, wie der Umfang eines Projekts während seines Lebenszyklus definiert, validiert und kontrolliert wird. Neben den standardmäßigen Projektdetails wie Zielen, Leistungen und Zeitplänen konzentrieren sich die Pläne für das Umfangsmanagement darauf, wie Ihr Team folgende Aufgaben bewältigen wird umfangsverschlechterung
- mehr zu tun als ursprünglich geplant.
Die Vorlage für das Umfangsmanagement hat folgende Merkmale:
- einen Abschnitt zur Problemstellung, in dem Sie das Problem, das das Projekt lösen wird, identifizieren und beschreiben können
- einen Abschnitt über die Möglichkeiten, in dem Sie erklären, wie Sie das Problem nutzen und welche Lösungen Sie anbieten wollen
- Ein Abschnitt über die Projektziele, in dem Sie auflisten, was Sie mit dem Projekt erreichen wollen
- Ein Abschnitt über den Umfang, in dem Sie klar festlegen, welche Aufgaben oder Anliegen in den Projektumfang fallen und welche nicht
- Einen Abschnitt mit Genehmigungen, in dem der Projektleiter und der Sponsor das Projekt abzeichnen können
Lassen Sie diese Vorlage als Leitfaden für Ihr Team dienen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist und dass alle Beteiligten die Grenzen und Ziele des Projekts kennen. Diese Vorlage herunterladen
5. ClickUp Umfang Gliederung Vorlage
ClickUp Scope Gliederungsvorlage
App-Entwickler haben oft Projektumfänge, die sich deutlich von anderen Projekttypen unterscheiden, daher haben wir die ClickUp App Gliederungsvorlage nur für Sie!
Die App Scope Outline-Vorlage hat folgende Eigenschaften:
- Ein Abschnitt zum Projekthintergrund, um einen schnellen Überblick über das Problem oder den Schmerzpunkt zu geben, den die neue App lösen soll, was die App für ihre Nutzer erleben und fühlen soll und die Ziele der App-Erstellung
- Ein Abschnitt über die geschäftlichen Anforderungen, in dem Sie eine Checkliste der Aufgaben erstellen können, die die fertige App bewältigen muss
- Ein Abschnitt über den Anwendungsbereich, in dem Sie die verschiedenen Komponenten des Projektumfangs auflisten können (z. B. Plattform, UX-Design, Analysen, Landing Page, Hilfeseite usw.) und Anmerkungen oder Kommentare zu den einzelnen Anforderungen hinzufügen können
Diese Dokumentvorlage für den Anwendungsbereich kann von App-Entwicklern verwendet werden, um die notwendigen Geschäftsanforderungen für die Erstellung und Ausführung einer Anwendung zu organisieren, zu verfolgen und zu archivieren. Diese Vorlage herunterladen
6. ClickUp Projekt Charta Vorlage
ClickUp-Projektcharta-Vorlage
Eine Projektcharta dokumentiert den formellen Beginn eines Projekts und gibt dem Projektmanager die Befugnis, die Ressourcen der Organisation für die Durchführung des Projekts zu nutzen. Dies ist ein wichtiger Schritt im Projektmanagementprozess, deshalb haben wir die ClickUp-Projektcharta-Vorlage um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Grundlagen abdecken.
Die Charta dient als Referenz während des gesamten Projektlebenszyklus und stellt sicher, dass alle Teammitglieder und Stakeholder auf einer Linie liegen. Außerdem bietet sie eine Grundlage für die Entscheidungsfindung, Problemlösung und das Änderungsmanagement.
Bonus: Team Charter & Team Charter Templates ! Diese Vorlage herunterladen
7. ClickUp Projektdurchführungsplan Vorlage
ClickUp-Vorlage für den Projektdurchführungsplan
Die ClickUp-Vorlage für den Projektdurchführungsplan kann dazu beitragen, die Projektplanung und -durchführung in Ihrer Organisation zu standardisieren. Er dient als Leitfaden für die Mitglieder des Projektteams, der es ihnen ermöglicht, das Projekt effizient und effektiv durchzuführen und gleichzeitig sicherzustellen, dass es mit dem Projektumfang übereinstimmt.
Die Vorlage für den Projektdurchführungsplan hat folgende Merkmale:
- Eine Startseite, die alle Unterkategorien mit ihren Besitzern und Mitwirkenden auflistet
- 6 Hauptabschnitte, darunter Projektumfang, Projektziele, Spezifikationen, Ressourcenzuweisung, Projektzeitplan und Kommunikationsplan
hinweis: Diese Vorlage kann als Werkzeug innerhalb Ihres Unternehmens verwendet werden Projektmanagementsoftware Lösung! Diese Vorlage herunterladen
8. ClickUp Project Deliverables Vorlage
ClickUp Project Deliverables Vorlage
Während viele unserer anderen Vorlagen einen Abschnitt mit Deliverables haben, ist die ClickUp Project Deliverables Vorlage gibt Ihnen die größtmögliche Übersicht und Verwaltung aller beweglichen Teile Ihres Projekts.
Die Projektvorlage hat folgende Eigenschaften:
- Benutzerdefinierte Felder, die an Ihre Präferenzen angepasst werden können, einschließlich Dropdown-Menüs, einem automatisch berechneten Fortschrittsbalken und Zellformatierung für Zahlen, Geld, Formeln und einfachen Text
- Eine vollständig bearbeitbare und anpassbare Vorlage, mit der Sie Ansichten anpassen, Abhängigkeiten automatisieren und hinzufügen sowie benutzerdefinierte Formelfelder erstellen können, die Ihren Anforderungen perfekt entsprechen.
Verwenden Sie diese Vorlage allein, um die Teilaufgaben Ihres Projekts zu verwalten, oder als detailliertere Version der Liste der zu erbringenden Leistungen, die Sie in einer der umfangreicheren Vorlagen für den Projektumfang erstellen. Diese Vorlage herunterladen
9. Microsoft Word Projektumfangserklärung Vorlage
Über Microsoft
Wir sind uns zwar ziemlich sicher, dass ClickUp die besten Vorlagen für Projektumfänge und die beste Managementsoftware auf dem Markt herstellt, aber wir wissen auch, dass Sie nicht immer die Möglichkeit haben, Ihre eigene Produktivitätsplattform für den geschäftlichen Einsatz zu wählen. Wenn Sie auf Microsoft Office beschränkt sind, ist die gute Nachricht, dass Microsoft Word hat eine durchsuchbare bibliothek mit Office-Vorlagen die Ihren Bedürfnissen entsprechen könnten.
Wenn Sie in der Vorlagenbibliothek nach "Projektumfang" suchen, werden mehrere vielversprechende Optionen angezeigt, darunter eine Vorlage für den finanziellen Projektumfang, eine Vorlage für einen Projektplaner, einen Projektleistungsbericht und einen detaillierten Terminplaner.
Es mag ein wenig Laufarbeit und Kreativität erfordern, aber mit den richtigen Suchfeldern können Sie mehrere Dokumente zusammenstellen, die Ihnen helfen, Ihre Projekte übersichtlich und organisiert zu halten, wenn sie zusammen verwendet werden. Diese Vorlage herunterladen
10. Excel-Projektumfangsvorlage nach Stakeholder-Map
Über Interessenvertretungsliste Eine weitere Option innerhalb der Microsoft-Suite von Lösungen ist diese Vorlage für Projektumfangserklärung wurde für die Verwendung in Excel entwickelt. Die Vorlage enthält Abschnitte für Projektdetails und Dokumentenkontrolle, eine Beschreibung des Projektumfangs, Beschreibungen des Leistungsumfangs, Projektakzeptanzkriterien, Annahmen und Beschränkungen sowie Projektausschlüsse.
Sie ist zwar nicht ganz so benutzerfreundlich wie die ClickUp-Vorlagen, diese Excel-Alternative deckt nichtsdestotrotz die wichtigsten Komponenten des Projektumfangs ab und erfüllt die Aufgabe in kürzester Zeit. Diese Vorlage herunterladen
Wie schreibt man ein Projektumfangsdokument?
Nachdem Sie nun ein ganzes Arsenal von Vorlagen für den Projektumfang zur Verfügung haben, müssen Sie als Nächstes lernen, wie man ein richtiges Projektumfangsdokument schreibt. Im Folgenden finden Sie einige Tipps für die Erstellung eines effektiven und umfassenden Projektumfangs:
- Beginnen Sie mit den Grundlagen: Umreißen Sie zunächst den Zweck, die Ziele und die gewünschten Ergebnisse des Projekts. So erhalten Sie eine klare Vorstellung davon, was erreicht werden muss.
- Definieren Sie die Grenzen des Projekts: Legen Sie klar fest, was zum Projekt gehört und was nicht. So können Sie verhindern, dass der Umfang des Projekts zu groß wird, und sicherstellen, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben und Zuständigkeiten kennen.
- Identifizieren Sie die Beteiligten: Listen Sie alle am Projekt beteiligten Parteien auf, einschließlich Kunden, Teammitglieder und Drittanbieter.
- Festlegen von Zeitplänen: Legen Sie realistische Fristen für jedes Projekt festphase des Projekts und weisen Sie die Aufgaben entsprechend zu.
- Liste der zu erbringenden Leistungen: Geben Sie alle wichtigen Leistungen des Projekts und ihre voraussichtlichen Liefertermine an. Dies wird dazu beitragen, dass alle Beteiligten auf dem richtigen Weg sind und ihre Verantwortlichkeiten wahrnehmen können.
- Erstellen Sie einen Kommunikationsplan: Legen Sie ein System fest, mit dem Sie die Beteiligten über Fortschritte, Änderungen oder andere relevante Informationen informieren.
- Potenzielle Risiken berücksichtigen: Mögliche Hindernisse oder Herausforderungen, die während des Projekts auftreten können, vorhersehen und einen Notfallplan aufstellen, um ihre Auswirkungen zu minimieren.
- Genehmigung einholen: Sobald das Dokument zum Projektumfang fertiggestellt ist, sollten Sie die Zustimmung aller Beteiligten einholen, bevor Sie mit dem Projekt fortfahren.
Denken Sie daran, dass es beim Verfassen eines Projektumfangsdokuments wichtig ist, so detailliert und spezifisch wie möglich zu sein. So können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und Missverständnisse oder Fehlinterpretationen vermieden werden.
Optimieren Sie Ihre Projektumfänge noch heute mit Vorlagen
Vorlagen für Projektumfänge bieten einen wertvollen Fahrplan, den Sie benötigen, um Ihr Team zu vereinen und alle auf das gemeinsame Ziel eines erfolgreichen Projektergebnisses hinarbeiten zu lassen. Durch die Bereitstellung dieser Informationen in einem organisierten und klaren Format im Vorfeld wird das Risiko von Projektverzögerungen oder Missverständnissen, die zu Fehlern führen, verringert.
ClickUp bietet den Goldstandard für Projektmanagement und Teamzusammenarbeit. Wählen Sie aus einer Vielzahl von Managementvorlagen, um Ihren Arbeitsbereich an Ihre Projektanforderungen anzupassen. Unterteilen Sie Ihr Projekt einfach in Teilaufgaben und weisen Sie den einzelnen Aufgaben Teammitglieder zu, um sicherzustellen, dass alles im Zeitplan bleibt. Und wenn Sie mit anderen Beteiligten oder Teammitgliedern zusammenarbeiten müssen, können Sie direkt in Ihrem Arbeitsbereich Aufgaben freigeben, Kommentare hinzufügen und Dateien anhängen.
Der Einstieg in ClickUp ist kostenlos, also testen Sie uns noch heute um zu sehen, wie ein wenig Planung im Vorfeld zu einem späteren Projekterfolg führen kann.