{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Was ist ein Leistungsumfang?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": „Der Arbeitsumfang definiert klar die Projektkontrollen, Dienstleistungen und Leistungen, die Sie in einem bevorstehenden Projekt erbringen werden. Er dient als schriftliche Vereinbarung und ist eines der wichtigsten und detailliertesten Dokumente in der Anfangsphase eines jeden Projekts.“ } } ] }
Das Dokument zum Arbeitsumfang ist ein einfacher, aber notwendiger Bestandteil des Projektmanagements.
Als Projektmanager ist es unerlässlich, dass sich alle an einer bevorstehenden Initiative Beteiligten informiert, gehört und in jeden Schritt einbezogen fühlen. Ein Dokument zum Arbeitsumfang (Scope of Work, SOW) ist der Schlüssel dazu, dies noch vor Ende der Planungsphase zu erreichen.
Betrachten Sie den Arbeitsumfang als ein Tool – etwas, das Sie, das Projektteam und alle wichtigen Akteure während des Projektmanagements mehrfach überarbeiten werden und das sich im Laufe Ihrer Zeitleiste weiterentwickelt.
Bevor Sie ein neues Dokument öffnen, um mit dem Verfassen Ihres Arbeitsumfangs zu beginnen, lesen Sie diesen detaillierten Leitfaden, um sich über den Rahmen zu informieren.
Hier finden Sie detaillierte Aufschlüsselungen, Beispiele und Best Practices für das Verfassen eines aussagekräftigen Arbeitsumfangsdokuments. Außerdem erhalten Sie Zugriff auf eine kostenlose Vorlage für den Arbeitsumfang, mit der Sie Ihren Prozess standardisieren und gemeinsam mit Ihrem Team daran arbeiten können!
Was ist ein Arbeitsumfang?
Der Arbeitsumfang definiert klar die Projektkontrollen, Dienstleistungen und Leistungen, die Sie in einem bevorstehenden Projekt erbringen werden. Er dient als schriftliche Vereinbarung und ist eines der wichtigsten und detailliertesten Dokumente in der Anfangsphase eines jeden Projekts.
Mit den richtigen Ressourcen kann die Erstellung eines Arbeitsumfangsdokuments ein recht einfacher Prozess sein! Es ist jedoch wichtig, die wesentlichen Elemente zu beachten, damit Ihr Team in folgenden Punkten auf dem gleichen Stand ist:
- Projektleistungen
- Alle erforderlichen Ressourcen, einschließlich Budget, Zeit und Workload
- Zeitleiste für das Projekt und -phasen
- Gesetzliche Anforderungen
Wenn Sie diese Faktoren frühzeitig festlegen, können Sie Projekte erfolgreicher verwalten und Rückschläge im Projektzeitplan, Ressourcenengpässe oder Scope Creep im späteren Verlauf des Projektmanagements vermeiden. Darüber hinaus sorgt ein gründlicher Arbeitsumfang dafür, dass das Team genau weiß, was von ihm erwartet wird, einschließlich des Zwecks des Projekts, der Gesamtkosten, der Meilensteine und der Fristen.
Best Practices beim Verfassen eines Leistungsumfangs
Hier ist Ihr neues Mantra für die Arbeit: Im Zweifelsfall sollten Sie konkret, anschaulich und vollkommen transparent sein.
- Spezifisch: Was bedeuten die Schlüsselbegriffe? Wer übernimmt welche Aufgaben und wann? Die klare Festlegung der Projekt-Spezifikationen ist ein sicherer Weg, um Verwirrung, Missverständnisse und Unstimmigkeiten zu vermeiden. All dies kann sich nachteilig auf die Durchführung eines Projekts auswirken.
- Visuell: Wie wird das Endergebnis tatsächlich aussehen? Visuelle Darstellungen helfen den wichtigsten Akteuren, Fehlinterpretationen oder Missverständnisse hinsichtlich der Vorstellungen zum Projekt von Anfang an zu vermeiden.
- Transparent: Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Stakeholder den Plan genehmigen, Schlüssel-Meilensteine anerkennen, sobald sie erreicht sind, und generell auf dem Laufenden bleiben.
Mit diesen drei Strategien stellen Sie sicher, dass Sie jedes Mal die richtigen Informationen für jedes Projekt versenden. Wenn Sie jedoch noch einen Schritt weiter gehen möchten, investieren Sie Ihre Zeit produktiver in den Planungsprozess, indem Sie eine Vorlage für den Arbeitsumfang verwenden, die Ihnen die mühsame Arbeit beim Verfassen Ihres Arbeitsumfangs abnimmt.
So erstellen Sie einen Arbeitsumfang
Nachdem wir nun die Best Practices für einen Arbeitsumfang besprochen haben, wollen wir uns damit befassen, wie man einen solchen erstellt. Hier finden Sie eine Liste mit Schritten zum Erstellen eines Arbeitsumfangs:
- Definieren Sie das Projekt: Beginnen Sie mit der Definition des Projekts und seiner Ziele. Dazu gehören das, was Sie erreichen möchten, warum Sie das Projekt durchführen und welche Vorteile es mit sich bringt.
- Liste der zu erbringenden Leistungen: Erstellen Sie eine Liste aller für das Projekt erforderlichen Leistungen. Diese sollte alle Dokumente, Berichte, Software oder andere Elemente enthalten, die benötigt werden.
- Legen Sie Aufgaben und Zeitleisten fest: Unterteilen Sie das Projekt in kleinere Aufgaben und legen Sie für jede Aufgabe eine Zeitleiste fest. Diese sollte das Startdatum und das Enddatum für jede Aufgabe sowie die Gesamtzeitleiste für das Projekt enthalten.
- Ressourcen identifizieren: Identifizieren Sie die für das Projekt erforderlichen Ressourcen, einschließlich Personal, Ausrüstung und Budget.
- Qualitätsstandards definieren: Legen Sie die Qualitätsstandards fest, die für das Projekt erfüllt werden müssen. Dazu sollten alle Anforderungen für Tests, Qualitätskontrolle und Qualitätssicherung gehören.
- Legen Sie Kommunikationsverfahren fest: Definieren Sie die Verfahren, die für die Kommunikation während des Projekts verwendet werden sollen. Dabei sollte festgelegt werden, wie oft kommuniziert wird, wer daran beteiligt ist und welche Methoden verwendet werden.
- Risiken identifizieren: Identifizieren Sie alle potenziellen Risiken, die sich auf das Projekt auswirken könnten. Dazu gehören Risiken in Bezug auf Zeitleisten, Ressourcen, Qualität und andere Faktoren.
- Akzeptanzkriterien definieren: Definieren Sie die Akzeptanzkriterien, anhand derer der Erfolg des Projekts bewertet wird. Dazu sollten spezifische Metriken oder Messgrößen gehören, anhand derer festgestellt wird, ob das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Überprüfen und finalisieren: Überprüfen Sie den Arbeitsumfang mit allen Beteiligten, um sicherzustellen, dass er die Anforderungen des Projekts genau widerspiegelt. Verteilen Sie den finalisierten Arbeitsumfang an alle Beteiligten und verwenden Sie ihn während des gesamten Projekts als Referenz.
Vorlagen für Leistungsbeschreibungen
Möchten Sie Ihre Planungsprozesse standardisieren? Beginnen Sie mit einer Vorlage für das Projektmanagement, um den Prozess der Arbeitsbeschreibung zu beschleunigen. Als Faustregel gilt, dass Ihre Vorlage für die Arbeitsbeschreibung mindestens diese fünf Abschnitte enthalten sollte, in die Sie Ihre Projektinformationen einfügen können:
- Ein Glossar mit relevanten Begriffen
- Die Problemstellung, die Ihr Projekt löst
- SMART-Ziele, Projektziele, Ergebnisse, KPIs und Ähnliches
- Notwendige administrative Anforderungen und Genehmigungen
- Eine anpassbare Zeitleiste oder Zeitplanung für Projekte
Aber um ehrlich zu sein, sind diese fünf Abschnitte das absolute Minimum.
Mit dem richtigen Dokumenten-Editor und der richtigen Vorlage können Sie außerdem gemeinsam mit Ihrem Team an Ihrem Arbeitsumfang arbeiten, die Freigabe- und Berechtigungseinstellungen benutzerdefiniert anpassen, das Dokument mit Ihren Workflows verbinden und vieles mehr. 👀
All dies ist mit der anfängerfreundlichen Vorlage für Leistungsbeschreibungen von ClickUp möglich – und das völlig kostenlos.
Diese detaillierte ClickUp-Dokument-Vorlage ist in übersichtliche Abschnitte mit unterschiedlichen Formaten unterteilt, darunter:
- Hintergrund und Ziele des Projekts
- Ergebnisse
- Verantwortlichkeiten der Agentur und des Clients
- Zeitleiste und Meilensteine
- Verwaltung
- Genehmigungen
Außerdem: gründliche Ressourcenmanagementplanung und Projektziele. 🏆
Die praktische Tabelle des Inhalts erleichtert die Navigation durch die vielen Abschnitte dieses Dokuments, während die vorgefertigten Tabellen die Informationen übersichtlich und leicht verständlich darstellen.
Der größte Vorteil dieser Vorlage ist jedoch, dass sie mit ClickUp Docs erstellt wurde. Dank gemeinsamer Live-Erkennung und automatisch gespeicherter Versionshistorie können alle Zugriffsberechtigten jederzeit die aktuellste Version des Arbeitsumfangs einsehen. Und da Text direkt in ClickUp-Aufgaben umgewandelt werden kann, können Teammitglieder direkt aus dem Arbeitsumfang heraus auf den Projektplan zugreifen.
Darüber hinaus können ClickUp-Aufgaben zusammen mit Datensätzen aus anderer Software in Dokumenten eingebettet werden, sodass die erforderlichen Informationen zum Projekt immer griffbereit sind.
Was sollte ein Dokument zum Arbeitsumfang enthalten?
Sehen wir uns die wesentlichen Elemente eines effektiven Arbeitsumfangsdokuments und Best Practices genauer an, die Sie vor Ihrem nächsten Projekt anwenden sollten.
Schlüssel-Ergebnisse
Bieten Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung an? Informieren Sie das Projektteam darüber! Auch wenn es Ihnen selbstverständlich erscheint, ist es hilfreich, alle Projektleistungen zu dokumentieren, um sie griffbereit zu haben und später darauf zurückgreifen zu können. Außerdem ist dieses Dokument nicht nur für das Projektteam gedacht – wichtige Akteure wie Stakeholder, andere Abteilungsleiter und Vorgesetzte können ebenfalls auf dieses Dokument zugreifen, wodurch es umso wichtiger wird, den Projektumfang zu verstehen.
Das Einbetten von Bildern, Diagrammen oder Medien für Kontext und zusätzliche visuelle Elemente ist eine hervorragende Möglichkeit, Details zu Ihren Leistungen zu vermitteln. Insbesondere wenn Ihr Team Wireframes mit einer digitalen Whiteboard-Software erstellt oder bestimmte Dokumente für die Berichterstellung verwendet, um Ihre Arbeitsstruktur aufzuschlüsseln, sollten Sie diese Informationen so zugänglich wie möglich machen.
Die Möglichkeit, Informationen aus anderen Tools einzubetten, ist ein großer Vorteil der Verwendung eines dynamischen Dokumenten-Editors zur Verwaltung Ihrer Arbeitsumfangsdokumente, Genehmigungen von Stakeholdern, SOPs und mehr.
In ClickUp Docs können Sie praktisch alles einbetten – darunter Aufgaben, Tabellen, Medien, Assets aus anderen Tools und vieles mehr. Mit Slash-Befehlen für schnelle Tastatur-Verknüpfungen, gemeinsamer Live-Bearbeitung, umfangreichen Formatierungsmöglichkeiten und einfacher Freigabe über URL eignet sich ClickUp Docs ideal für die einfache Erstellung eines umfassenden Dokumentes zum Arbeitsumfang.
Die Zeitleiste des Projekts
Ihre Projektmanagement-Zeitleiste ist der gesamte Verlauf der Projektentwicklung von Anfang bis Ende. In diesem Abschnitt werden die Phasen Ihres Projekts beschrieben und die dabei zu erwartenden Ergebnisse detailliert aufgeführt.
Sie müssen Ihre Zeitleiste festlegen, um den Umfang eines Projekts zu definieren, aber Sie können Ihre Zeitleiste auf verschiedene Weise erstellen. Gantt-Diagramme, Tabellen und Flussdiagramme wie Mindmaps sind sehr anschauliche Lösungen für das Projektmanagement, mit denen Sie Ihre Zeitleiste erstellen und sicherstellen können, dass alle wichtigen Details enthalten sind. Diese Ressourcen eignen sich auch hervorragend, um Aufgabenbeziehungen und Abhängigkeiten zu identifizieren, wodurch die Projektdurchführungsphase insgesamt effizienter wird!
Die Gantt-Ansicht in ClickUp macht es einfach, dieses Niveau des Zeitmanagements zu erreichen, mit einer intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche, um Beziehungen zwischen Aufgaben herzustellen, Engpässe zu visualisieren und Aktionspunkte zu priorisieren. Sie können sogar Ihren kritischen Pfad berechnen oder Ihren Fortschritt in Prozent verfolgen, um einen Überblick darüber zu erhalten, was gerade passiert und was noch bevorsteht.
Wichtige Meilensteine
Insbesondere bei komplexen Projekten kann allein schon die Zeitleiste abschreckend wirken. In solchen Situationen kann es hilfreich sein, eine größere Zeitleiste in einzelne Abschnitte zu unterteilen und wichtige Termine festzulegen, an denen das Projekt von einer Phase in die nächste übergeht. Diese wichtigen Momente werden als Projektmeilensteine bezeichnet.
Das Erreichen eines Projekt-Meilensteins ist eine gute Gelegenheit, sich neu zu organisieren, sich wieder auf den gleichen Stand zu bringen und neu zu bewerten, in welche Richtung Ihr Projekt geht. Es ist der perfekte Zeitpunkt, um sich mit wichtigen Stakeholdern auszutauschen und sicherzustellen, dass das Projekt wie erwartet verläuft, oder um Probleme zu besprechen, die unterwegs aufgetreten sind.
Mit Hilfe von Meilensteinvorlagen lassen sich einige der Unsicherheiten bei der Identifizierung der wichtigsten Meilensteine eines Projekts beseitigen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihr Team diese optimal nutzt. In ClickUp werden Meilensteine visuell durch ein rautenförmiges Symbol in Ihrer Zeitleiste oder Ihrem Gantt-Diagramm dargestellt. So können Sie Ihre wichtigsten Erfolge schnell identifizieren. Meilensteine können aus jeder ClickUp Aufgabe erstellt werden.
Fortschrittsberichte
Die Berichterstellung ist keine einmalige Aufgabe auf Ihrer Liste. Zuverlässige Erkenntnisse und aktuelle Berichte sind wichtige Elemente jedes guten Arbeitsumfangsdokuments, da viele Manager und Stakeholder während des gesamten Projektmanagements – nicht nur in der Planungsphase – mehrfach darauf zurückgreifen werden.
Auch hier ist es ratsam, sich auf visuelle Elemente zu konzentrieren. Niemand möchte Zeit damit verlieren, langwierige Datensätze zu entschlüsseln oder zusätzliche Recherchen anzustellen. Fassen Sie die wichtigsten und datengestützten Punkte auf leicht verständliche Weise zusammen.
Dashboards in ClickUp zeichnen sich in dieser Hinsicht aus. Wählen Sie aus über 50 Widgets, um aktuelle Daten zu den jüngsten Projektaktivitäten mithilfe von benutzerdefinierten Diagrammen, Nachverfolgung des Fortschritts, Berechnungen, Tabellen und sogar anderen Apps abzurufen und präsentationsreife Dashboards für Ihre Projekte zu erstellen.
Beispiele für Leistungsbeschreibungen
Um Ihnen ein konkreteres Verständnis dafür zu vermitteln, wie Sie einen effektiven Arbeitsumfang dokumentieren, sehen wir uns einige Beispiele aus der Praxis an. Diese Beispiele veranschaulichen, wie verschiedene Organisationen ihren Arbeitsumfang erfolgreich umgesetzt haben, und liefern Ihnen praktische Einblicke und Inspiration für Ihre eigenen Projekte.
1. Arbeitsumfang des Softwareentwicklungsteams
Projekt: Entwicklung einer mobilen App
- Ziel: Entwurf und Entwicklung einer benutzerfreundlichen mobilen Anwendung für die Lieferung von Lebensmitteln mit einzigartigen Features wie Live-Nachverfolgung und mehreren Optionen für Zahlungen.
- Umfang: Die App sollte sowohl mit iOS- als auch mit Android-Plattformen kompatibel sein. Das Projekt umfasst UI/UX-Design, Backend-Entwicklung, Tests, Fehlerbehebung und die Bereitstellung in den jeweiligen App-Stores.
- Zeitleiste: Das Projekt wird in sechs Monaten fertiggestellt sein, wobei für jede Entwicklungsphase Meilensteine festgelegt werden.
- Ergebnisse: Eine voll funktionsfähige mobile App, ein Testbericht, ein Handbuch für Benutzer und der Code.
- Abhängigkeiten: Rechtzeitige Genehmigung durch die Beteiligten in jeder Entwicklungsphase, Verfügbarkeit von Ressourcen und Zugang zu APIs von Drittanbietern für Gateways zur Zahlung.
2. Arbeitsumfang des Marketingteams
Projekt: Einführung eines neuen Produkts
- Ziel: Entwurf und Durchführung einer umfassenden Marketingkampagne für die Einführung einer neuen Linie biologischer Hautpflegeprodukte.
- Umfang: Das Projekt umfasst Marktforschung, Wettbewerbsanalyse, Erstellung von Marketingmaterialien, Aktionen in sozialen Medien, PR und Nachverfolgung des Erfolgs der Aktion.
- Zeitleiste: Das Projekt wird über einen Zeitraum von vier Monaten durchgeführt, wobei für jede Aufgabe konkrete Fristen festgelegt werden.
- Ergebnisse: Eine detaillierte Marketingstrategie, Inhalte für die Aktion (Blogs, Social-Media-Beiträge, Pressemitteilungen usw.) und ein Abschlussbericht, in dem die Auswirkungen der Aktion dargelegt werden.
- Abhängigkeiten: Rechtzeitiges Feedback und Genehmigung durch das Produktteam und die Stakeholder, Zusammenarbeit mit Influencern und Marktreaktion.
3. Arbeitsumfang des HR-Teams
Projekt: Einarbeitungsprogramm für neue Mitarbeiter
- Ziel: Entwicklung eines umfassenden Einarbeitungsprogramms, das neuen Mitarbeitern hilft, sich schnell in ihre Rollen einzufinden und sich in der Organisation willkommen zu fühlen.
- Umfang: Das Projekt umfasst die Erstellung einer Onboarding-Checkliste, die Entwicklung von Schulungsmaterialien, die Organisation von Einführungssitzungen und das Sammeln von Feedback.
- Zeitleiste: Das Projekt wird einschließlich Bewertungs- und Überarbeitungszeiträume zwei Monate benötigen, um es abzuschließen.
- Ergebnisse: Ein Onboarding-Handbuch, Schulungsmaterialien und ein Feedback-Bericht.
- Abhängigkeiten: Rechtzeitige Beiträge und Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen, Verfügbarkeit neuer Mitarbeiter und Feedback von den neuen Mitarbeitern.
Beispiele für Leistungsbeschreibungen für andere Anwendungsfälle
Um diesen Prozess noch einfacher und effizienter zu gestalten, haben wir außerdem eine Reihe von gebrauchsfertigen Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle erstellt. Sehen wir uns diese Vorlagen einmal genauer an und schauen wir, wie sie Ihnen bei der Definition des Umfangs Ihrer Projekte helfen können.
Auftragnehmer: Ein Arbeitsumfang ist für Auftragnehmer unerlässlich, um die erwarteten Leistungen und die Zeitleiste zu definieren. Anhand dieses Dokuments können sie nachvollziehen, was zu erledigen ist, wann es zu erledigen ist und wie es abzuschließen ist.
Marketing: Marketingteams benötigen einen Arbeitsumfang, um sicherzustellen, dass ihre Projekte termingerecht und in der erwarteten Qualität fertiggestellt werden. Dieses Dokument beschreibt die notwendigen Schritte zur Durchführung eines Projekts von Anfang bis Ende und erleichtert es den Teammitgliedern, den Überblick zu behalten.
Setzen Sie Ihre Arbeit in Gang
Sie haben Ihr Dokument zum Arbeitsumfang geschrieben – was nun?
Ganz einfach: Sie verbinden ihn mit Ihrem Workflow in Ihrer Software für Projektmanagement, um mit der Umsetzung der von Ihnen ausgearbeiteten Pläne zu beginnen.
Mit über 15 einzigartigen Ansichten, darunter Gantt, Liste, Kanban, Zeitleiste, Kalender und mehr, ermöglicht ClickUp die Visualisierung Ihrer Arbeit aus jedem Blickwinkel. Darüber hinaus ermöglichen der dynamische Dokumenteneditor ClickUp Whiteboard und die integrierte Docs-Funktion Teams, ihre Ideen sofort umzusetzen, sobald sie entstehen.
Unabhängig von der Größe Ihres Teams, dem Projektstil oder dem Budget ist ClickUp die einzige Plattform für Produktivität, die leistungsstark genug ist, um umfassende Lösungen für das Projektmanagement aller Branchen zu erstellen. Wenn Sie ClickUp noch heute nutzen, erhalten Sie Zugriff auf alle in dieser Liste aufgeführten Features, eine umfangreiche Bibliothek mit Vorlagen und über 1.000 Integrationen.