Das Arbeitsumfangsdokument ist ein einfacher, aber notwendiger Bestandteil des Projektmanagementprozesses.
Als Projektmanager ist es unerlässlich, dass sich jeder, der an einer bevorstehenden Initiative beteiligt ist, bei jedem Schritt informiert, gehört und einbezogen fühlt. Ein Dokument zum Arbeitsumfang (Scope of Work, SOW) ist der Schlüssel, um dies zu erreichen, noch bevor die Planungsphase endet.
Betrachten Sie den Arbeitsumfang als ein Hilfsmittel - etwas, das Sie, das Projektteam und alle wichtigen Beteiligten im Laufe des Projektmanagement-Prozesses mehrfach wiederholen werden und das sich mit dem Fortschreiten des Zeitplans weiterentwickelt.
Bevor Sie ein neues Dokument öffnen, um mit dem Schreiben des Arbeitsumfangs zu beginnen, sollten Sie diesen detaillierten Leitfaden zu Rate ziehen, um sich einen Überblick zu verschaffen.
Hier finden Sie detaillierte Aufschlüsselungen, Beispiele und Best Practices für das Verfassen eines wertvollen Arbeitsumfangsdokuments. Außerdem haben Sie Zugang zu einem kostenlosen
vorlage für den Arbeitsumfang
um Ihren Prozess zu standardisieren und an der Seite des Teams zu arbeiten!
Was ist ein Arbeitsumfang?
Der Scope of Work definiert eindeutig die projektkontrollen die Leistungen und Ergebnisse, die Sie in einem bevorstehenden Projekt erbringen werden. Es fungiert als schriftliche Vereinbarung und ist eines der wichtigsten und detailliertesten Dokumente in der Anfangsphase eines jeden Projekts.
Mit den richtigen Ressourcen kann die Erstellung eines Arbeitsumfangsdokuments ein recht einfacher Prozess sein! Es ist jedoch wichtig, die wichtigsten Elemente zu beachten, damit Ihr Team auf dem gleichen Stand ist:
- Projektleistungen
- Alle erforderlichen Ressourcen, einschließlich Budget, Zeit und Arbeitsaufwand
- Zeitplan für das Projekt und Phasen
- Rechtliche Anforderungen
Die frühzeitige Festlegung dieser Faktoren hilft Ihnen, Projekte erfolgreicher zu managen und Rückschläge im Projektzeitplan, fehlende Ressourcen oder umfangsverschlechterung im späteren Verlauf des Projektmanagementprozesses. Außerdem stellt ein gründlicher Arbeitsumfang sicher, dass das Projektteam genau weiß, was von ihm erwartet wird, einschließlich des Zwecks des Projekts, der Gesamtausgaben, der Projektmeilensteine und der Fristen.
Best Practices beim Schreiben eines Arbeitsumfangs
Hier ist Ihr neues Mantra für den Arbeitsumfang: im Zweifelsfall sollte er spezifisch, anschaulich und völlig transparent sein
- Spezifisch: Was bedeuten die Schlüsselbegriffe? Wer erledigt welche Aufgaben und wann? Wenn man sich über die Projektspezifika im Klaren ist, kann man Verwirrung, Missverständnisse und eine falsche Ausrichtung vermeiden. All dies kann sich nachteilig auf die Durchführung eines Projekts auswirken
- Visuell: Wie wird die zu liefernde Leistung tatsächlich aussehen? Visuelle Darstellungen helfen den Hauptakteuren, von Anfang an zu vermeiden, dass die Projekterwartungen falsch verstanden oder falsch interpretiert werden
- Transparent: Vergewissern Sie sich, dass die Hauptbeteiligten das Geplante gutheißen, wichtige Meilensteine bestätigen und generell auf dem Laufenden bleiben
Mit diesen drei Strategien stellen Sie sicher, dass Sie bei jedem Projekt die richtigen Informationen übermitteln, und zwar jedes Mal. Wenn Sie jedoch noch einen Schritt weiter gehen möchten, sollten Sie Ihre Zeit produktiver in den Planungsprozess investieren, indem Sie eine Vorlage für den Arbeitsumfang verwenden, die Ihnen die Arbeit abnimmt, wenn es um die Erstellung des Arbeitsumfangs geht.
How to Write a Scope of Work
Nachdem wir nun die besten Praktiken für einen Arbeitsumfang erörtert haben, wollen wir uns nun damit befassen, wie man einen Arbeitsumfang schreibt. Hier finden Sie eine schrittweise Liste, wie Sie einen Arbeitsumfang schreiben:
- Definieren Sie das Projekt: Beginnen Sie mit der Definition des Projekts und seiner Ziele. Dazu gehört, was Sie erreichen wollen, warum Sie das Projekt durchführen und welchen Nutzen es bringen wird.
- Liste der zu erbringenden Leistungen: Erstellen Sie eine Liste aller Leistungen, die für das Projekt erforderlich sind. Dazu gehören alle Dokumente, Berichte, Software oder andere Dinge, die benötigt werden.
- Bestimmen Sie Aufgaben und Zeitpläne: Teilen Sie das Projekt in kleinere Aufgaben auf und bestimmen Sie den Zeitplan für jede Aufgabe. Dabei sollten Start- und Enddatum für jede Aufgabe sowie der Gesamtzeitplan des Projekts angegeben werden.
- Ressourcen bestimmen: Bestimmen Sie die Ressourcen, die für das Projekt benötigt werden, einschließlich Personal, Ausrüstung und Budget.
- Qualitätsstandards festlegen: Skizzieren Sie die Qualitätsstandards, die für das Projekt erfüllt werden müssen. Dies sollte alle Anforderungen für Tests, Qualitätskontrolle und Qualitätssicherung beinhalten.
- Legen Sie die Kommunikationsverfahren fest: Definieren Sie die Verfahren, die für die Kommunikation während des Projekts verwendet werden. Dabei sollte festgelegt werden, wie oft die Kommunikation stattfinden soll, wer daran beteiligt sein wird und welche Methoden verwendet werden sollen.
- Identifizieren Sie Risiken: Identifizieren Sie alle potenziellen Risiken, die das Projekt beeinträchtigen könnten. Dazu gehören Risiken in Bezug auf den Zeitplan, die Ressourcen, die Qualität und andere Faktoren.
- Akzeptanzkriterien definieren: Definieren Sie die Akzeptanzkriterien, anhand derer der Erfolg des Projekts bewertet werden soll. Dazu gehören auch spezifische Metriken oder Maßnahmen, anhand derer festgestellt wird, ob das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Überprüfen und abschließen: Überprüfen Sie den Arbeitsumfang mit allen Beteiligten, um sicherzustellen, dass er die Anforderungen des Projekts genau wiedergibtprojektanforderungen. Verteilen Sie den Arbeitsumfang nach seiner Fertigstellung an alle Beteiligten und verwenden Sie ihn während des gesamten Projekts als Referenz.
Vorlagen für Arbeitsumfangsdokumente
Sie möchten Ihre Planungspraktiken standardisieren? Beginnen Sie mit einer projektmanagement-Vorlage um den Arbeitsumfangs-Prozess zu beschleunigen. Als Faustregel gilt, dass Ihre Vorlage für den Arbeitsumfang mindestens diese fünf Abschnitte enthalten sollte, in die Sie Ihre Projektinformationen einfügen und wiedergeben können:
- Ein Glossar für relevante Begriffe
- Die Problemstellung, die mit dem Projekt gelöst werden soll
- SMARTe Ziele projektziele, zu erbringende Leistungen, KPIs und Ähnliches
- Erforderliche administrative Anforderungen und Genehmigungen
- Ein anpassbarer Projektzeitplan oder eine Zeitleiste
Aber ehrlich gesagt, sind diese fünf Abschnitte das absolute Minimum.
Mit dem richtigen dokument-Editor und Vorlage können Sie auch gemeinsam mit dem Team an Ihrem Arbeitsbereich arbeiten, die Einstellungen für Freigabe und Berechtigungen anpassen, das Dokument mit Ihren Arbeitsabläufen verbinden und vieles mehr. 👀
All dies ist möglich mit dem einsteigerfreundlichen Scope of Work Vorlage von ClickUp -absolut kostenlos.
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Diese detaillierte ClickUp Doc-Vorlage ist in übersichtliche Abschnitte gegliedert, darunter:
- Hintergrund und Projektziele
- Erbrachte Leistungen
- Verantwortlichkeiten von Agentur und Kunde
- Zeitplan und Meilensteine
- Verwaltung
- Genehmigungen
Außerdem: gründliche Planung des Ressourcenmanagements und projektziele . 🏆
Das übersichtliche Inhaltsverzeichnis erleichtert die Navigation in den zahlreichen Abschnitten dieses Dokuments, während die vorgefertigten Tabellen die Informationen übersichtlich und leicht verständlich halten.
Definieren und teilen Sie wichtige Projektmeilensteine mit der Scope of Work-Vorlage von ClickUp
Der größte Vorteil dieser Vorlage ist jedoch, dass sie mit ClickUp Docs erstellt wird. Die kollaborative Live-Erkennung und die automatisch gespeicherte Versionshistorie stellen sicher, dass jeder, der Zugriff hat, jederzeit die aktuellste Version des Arbeitsumfangs sieht. Und da der Text direkt in ClickUp-Aufgaben umgewandelt werden kann, können die Teammitglieder auf die projektplan aus dem Umfang der Arbeit selbst.
Mit ClickUp-Beziehungen ist es einfach, Aufgaben und Dokumente aus dem Arbeitsbereich zu verknüpfen
Darüber hinaus können ClickUp-Aufgaben zusammen mit Datensätzen aus anderer Software in Docs eingebettet werden, so dass die erforderlichen Projektinformationen immer in Reichweite sind. Diese Vorlage herunterladen
Was sollte in einem Dokument zum Arbeitsumfang enthalten sein?
Werfen wir einen genaueren Blick auf die wesentlichen Elemente eines effektiven Arbeitsumfangsdokuments und bewährte Praktiken, die Sie für Ihr nächstes Projekt übernehmen sollten.
Schlüsselergebnisse
Bieten Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung an? Lassen Sie es das Projektteam wissen! Auch wenn es Ihnen offensichtlich erscheint, ist es hilfreich, ein Verzeichnis aller Projektleistungen zu führen, um sie zur Hand zu haben und später darauf zurückgreifen zu können. Außerdem ist dieses Dokument nicht nur für das Projektteam gedacht, sondern auch für wichtige Akteure wie stakeholder andere Abteilungsleiter und Vorgesetzte können ebenfalls auf dieses Dokument zugreifen, so dass der Prozess des Erfassens der projektumfang kritisch.
Bilder einbetten, diagramme oder Medien für den Kontext und zusätzliches Bildmaterial sind eine großartige Möglichkeit, um Details über Ihre Ergebnisse zu vermitteln. Vor allem, wenn Ihr Team Wireframes erstellt mit digitale Whiteboard-Software oder spezifische Berichtsdokumente verwendet, um Ihre Arbeitsstruktur aufzuschlüsseln, machen Sie diese Informationen so zugänglich wie möglich.
Die Möglichkeit, Informationen aus anderen Tools einzubetten, ist ein großer Vorteil der Verwendung eines dynamischen Dokumenteneditors zur Verwaltung Ihrer Arbeitsumfangsaufzeichnungen und Genehmigungen durch die Beteiligten, SOPs und mehr.
ClickUp Docs erlaubt umfangreiche Formatierungen und schrägstrich-Befehle um effizienter zu arbeiten
In ClickUp-Dokumente haben Sie die Möglichkeit, praktisch alles einzubetten - einschließlich Aufgaben, Tabellen, Medien, Assets aus anderen Tools und mehr. Mit Slash-Befehle für schnelle Tastaturkürzel, kollaborative Live-Bearbeitung , umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten und die einfache Weitergabe per URL machen ClickUp Docs zum idealen Werkzeug für die einfache Erstellung eines umfassenden Arbeitsumfangs.
Der Projektzeitplan
Ihr projektmanagement-Zeitleiste ist der Weg von Anfang bis Ende der Entwicklung eines Projekts. In diesem Abschnitt werden die Phasen beschrieben, die Ihr Projekt durchläuft, und die auf diesem Weg zu erwartenden Ergebnisse aufgeführt.
Um den Umfang eines Projekts zu definieren, müssen Sie einen Zeitplan aufstellen, aber Sie können Ihren Zeitplan auf verschiedene Weise aufbauen. Gantt-Diagramme , Tabellen und Flussdiagramme wie mind Maps sind hochgradig visuelles Projektmanagement lösungen für die Erstellung Ihres Zeitplans und die Sicherstellung, dass alle wichtigen Details enthalten sind. Diese Ressourcen eignen sich auch hervorragend zum Erkennen von Aufgabenbeziehungen und Abhängigkeiten, die die phase der Projektdurchführung insgesamt effizienter!
Visualisierung von Projektmeilensteinen mit der Gantt-Ansicht in ClickUp Gantt-Ansicht in ClickUp macht es einfach, diese Ebene des Zeitmanagements mit einer intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche zu erreichen, um Beziehungen zwischen Aufgaben zu zeichnen, Engpässe zu visualisieren und Prioritäten für Maßnahmen zu setzen. Berechnen Sie sogar Ihre kritischen Pfades oder verfolgen Sie Ihre Fortschritte in Prozent, um einen Überblick über den aktuellen Stand und die nächsten Schritte zu erhalten.
Wichtige Meilensteine
Vor allem bei komplexen Projekten kann der Zeitplan allein schon entmutigend sein. In solchen Fällen kann es hilfreich sein, einen größeren Zeitplan nach den wichtigsten Terminen aufzuschlüsseln und zu definieren, an denen das Projekt von einer Phase zur nächsten übergeht. Diese wichtigen Momente sind bekannt als projektmeilensteine .
Das Erreichen eines Projektmeilensteins ist eine gute Gelegenheit, sich neu zu gruppieren, sich wieder auf die gleiche Seite zu stellen und neu zu bewerten, wohin Ihr Projekt steuert. Es ist der perfekte Zeitpunkt, um sich mit wichtigen Stakeholdern in Verbindung zu setzen und sicherzustellen, dass sich das Projekt wie erwartet entwickelt, oder um Probleme zu besprechen, die auf dem Weg dorthin aufgetreten sind.
Verwenden Sie die Gantt-Diagramm-Ansicht in ClickUp, um Aufgaben zu planen, Projektmeilensteine zu verfolgen, Fristen zu verwalten und Engpässe zu bewältigen. Meilenstein-Vorlagen helfen dabei, einen Teil des Rätselraten zu eliminieren, das mit der Identifizierung der wichtigsten Meilensteine in einem Projekt verbunden ist, und garantieren gleichzeitig, dass Ihr Team sie optimal nutzt. In ClickUp, Meilensteine werden durch ein rautenförmiges Symbol in Ihrer Zeitleiste oder Ihrem Gantt-Diagramm dargestellt. Dies hilft Ihnen, Ihre wichtigsten Errungenschaften schnell zu erkennen, und kann von jedem beliebigen Punkt aus erstellt werden ClickUp-Aufgabe .
Fortschrittsberichte
Die Berichterstattung ist keine einmalige Aufgabe auf Ihrer Liste. Zuverlässige Erkenntnisse und aktualisierte Berichte sind Schlüsselelemente jedes guten Arbeitsumfangsdokuments, da viele Manager und Interessengruppen während des gesamten Projektmanagementprozesses - nicht nur in der Planungsphase - immer wieder darauf zurückgreifen werden.
Dies ist ein weiterer Bereich, in dem es am besten ist, auf mehr visuelle Elemente zurückzugreifen. Niemand möchte Zeit damit verlieren, lange Datensätze zu entziffern oder sich in zusätzliche Recherchen einzuklicken. Fassen Sie die wichtigsten und datengesteuerten Punkte so zusammen, dass sie leicht verdaulich sind.
Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in ClickUp, um einen Überblick über Ihre gesamte Arbeit zu erhalten Dashboards in ClickUp übertreffen sich an dieser Front. Wählen Sie aus über 50 Widgets um aktuelle Daten über die jüngsten Projektaktivitäten abzurufen, indem Sie benutzerdefinierte Diagramme, Fortschrittsverfolgung, Berechnungen, Tabellen und sogar andere Anwendungen verwenden, um präsentationsfertige Dashboards für Ihre Projekte zu erstellen.
Beispiele für den Arbeitsumfang
Um Ihnen ein konkreteres Verständnis für das Verfassen eines effektiven Arbeitsumfangs zu vermitteln, wollen wir uns mit einigen Beispielen aus der Praxis beschäftigen. Diese Beispiele zeigen, wie verschiedene Organisationen ihren Arbeitsumfang erfolgreich umgesetzt haben, und bieten Ihnen praktische Einblicke und Anregungen für Ihre eigenen Projekte.
1. Arbeitsumfang eines Softwareentwicklungsteams
Projekt: Entwicklung einer mobilen Anwendung
- Zielsetzung: Entwurf undentwicklung einer benutzerfreundlichen mobilen Anwendung für Lebensmittellieferungen mit einzigartigen Funktionen wie Live-Tracking und mehreren Zahlungsoptionen.
- Umfang: Die App sollte sowohl mit iOS- als auch mit Android-Plattformen kompatibel sein. Das Projekt umfasst UI/UX-Design, Backend-Entwicklung, Tests, Fehlerbehebung und Bereitstellung in den jeweiligen App-Stores.
- Zeitplan: Das Projekt wird in sechs Monaten abgeschlossen sein, wobei für jede Entwicklungsphase Meilensteine festgelegt werden.
- Lieferumfang: Eine voll funktionsfähige mobile App, Testbericht, Benutzerhandbuch und Quellcode.
- Abhängigkeiten: Rechtzeitige Zustimmung der Beteiligten in jeder Entwicklungsphase, Verfügbarkeit von Ressourcen und Zugang zu APIs von Drittanbietern für Zahlungsgateways.
2. Marketing Team Arbeitsumfang
Projekt: Einführung eines neuen Produkts
- Ziel: Konzeption und Durchführung einer umfassenden Marketingkampagne für die Einführung einer neuen Linie von Bio-Hautpflegeprodukten.
- Umfang: Das Projekt umfasst Marktforschung,analyse der Wettbewerber, die Erstellung von Marketingmaterialien, Werbung in den sozialen Medien, PR und die Überwachung des Erfolgs der Kampagne.
- Zeitplan: Das Projekt wird über einen Zeitraum von vier Monaten durchgeführt, mit spezifischen Fristen für jede Aufgabe.
- Lieferbare Ergebnisse: Adetaillierte Marketingstrategie, Inhalte für die Werbung (Blogs, Beiträge in sozialen Medien, Pressemitteilungen usw.) und ein Abschlussbericht, in dem die Wirkung der Kampagne dargelegt wird.
- Abhängigkeiten: Rechtzeitiges Feedback und Genehmigung durch dieproduktteam und Interessengruppen, Zusammenarbeit mit Einflussnehmern und Reaktion des Marktes.
3. Arbeitsumfang des HR-Teams
Projekt: Onboarding-Programm für Mitarbeiter
- Ziel: Entwicklung eines umfassenden Onboarding-Programms, das neuen Mitarbeitern hilft, sich schnell in ihre Aufgaben einzuarbeiten und sich im Unternehmen willkommen zu fühlen.
- Umfang: Das Projekt umfasst die Erstellung einer Onboarding-Checkliste, die Entwicklung von Schulungsmaterialien, die Organisation von Einführungsveranstaltungen und die Sammlung von Feedback.
- Zeitplan: Das Projekt wird zwei Monate in Anspruch nehmen, einschließlich Bewertungs- und Überarbeitungsphasen.
- Ergebnisse: Ein Onboarding-Handbuch, Schulungsmaterialien und ein Feedback-Bericht.
- Abhängigkeiten: Rechtzeitiger Input und Kooperation von verschiedenen Abteilungen, Verfügbarkeit von neuen Mitarbeitern undfeedback von den neuen Mitarbeitern.
Beispiele für den Arbeitsumfang für andere Anwendungsfälle
Um diesen Prozess noch einfacher und effizienter zu gestalten, haben wir auch eine Reihe von gebrauchsfertigen Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle erstellt. Schauen wir uns diese Vorlagen an und sehen wir, wie sie Sie bei der Definition des Umfangs Ihrer Projekte unterstützen können.
Auftragnehmer: Ein Arbeitsumfang ist für Auftragnehmer unerlässlich, um die erwarteten Ergebnisse und den Zeitplan zu definieren. Anhand dieses Dokuments können sie nachvollziehen, was zu tun ist, wann es getan werden muss und wie es abgeschlossen werden sollte.
Marketing: Marketingteams benötigen einen Arbeitsumfang, um sicherzustellen, dass ihre Projekte rechtzeitig und in der erwarteten Qualität abgeschlossen werden. Dieses Dokument umreißt die notwendigen Schritte für die Fertigstellung eines Projekts von Anfang bis Ende und erleichtert es den Teammitgliedern, den Überblick zu behalten.
Setzen Sie Ihren Arbeitsbereich in Bewegung
Sie haben also Ihr Dokument zum Arbeitsumfang geschrieben, was nun?
Ganz einfach - Sie verbinden es mit Ihrem Arbeitsablauf in Ihrem projektmanagementsoftware um mit der Ausführung der Pläne zu beginnen, die Sie jetzt aufgestellt haben.
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