Jedes Projekt hat Stakeholder, und es ist die Art und Weise, wie Sie Beziehungen zu diesen Menschen aufbauen, die über Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts entscheiden kann. Starke Beziehungen tragen dazu bei, Vertrauen aufzubauen und Ihr Team zu befähigen, sein Fachwissen zur Erreichung Ihrer Projektziele einzusetzen, während schlechte Beziehungen zu Konflikten und unzufriedenen Kunden führen können.
Das Management der Beziehungen zu den Beteiligten erfordert Zeit, Aufwand und Absicht. Mit Hilfe eines Plans für das Stakeholder-Management können Sie die gesamte Erfahrung reibungsloser gestalten.
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles über die Grundlagen des Stakeholder-Managements, warum es so wichtig ist und wie Sie Ihren eigenen Plan für das Stakeholder-Management erstellen können.
Tauchen wir ein.
Was ist Stakeholder-Management im Projektmanagement?
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Stakeholder sind die Menschen, mit denen (oder für die) Sie während eines Projekts arbeiten. Sie sind die Personen, die für den Erfolg des Projekts von entscheidender Bedeutung sind und die während der gesamten Projektdauer über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden gehalten werden sollten.
Stakeholder-Management ist die Kunst und der Prozess des Aufbaus und der Aufrechterhaltung einer guten Beziehung zu diesen Personen während des gesamten Projekts, damit Sie das beste Projektergebnis erzielen können. 🏆
Beim Stakeholder-Management für ein Projekt geht es jedoch nicht nur darum, eine Liste aller Personen zu erstellen, die mit dem Projekt in Verbindung stehen. Es ist ein Prozess, bei dem Sie Ihre Stakeholder kategorisieren und nach Prioritäten ordnen sowie die Art und Weise, wie Sie mit den einzelnen Stakeholdern kommunizieren, anpassen müssen.
Das Ziel ist es, die Kommunikation mit den Projektbeteiligten reibungslos, effizient und effektiv zu gestalten.
Arten von Stakeholdern
Was ist ein Stakeholder im Projektmanagement? Wenn wir an Schlüssel-Stakeholder denken, denken wir oft an den Haupt-Client und alle anderen Begünstigten, aber in Wirklichkeit ist Ihre Liste der projekt-Stakeholder geht weit darüber hinaus.
Ein Stakeholder ist jeder, der direkt oder indirekt von Ihrem Projekt betroffen ist, und jeder, der ein großes Interesse am Erfolg des Projekts hat, wie z. B. ein Investor oder eine Regierungsbehörde. Das bedeutet, dass Sie in Ihrem Projektmanagement-Plan sowohl interne als auch externe Stakeholder haben können.
Stakeholder sind oft einflussreich, haben eine gewisse Entscheidungsbefugnis oder ein finanzielles Interesse an dem Projekt und nehmen innerhalb des Teams eine besondere Rolle ein - wie der federführende Client oder ein wichtiger Partner. 🤝
Zu den häufigsten Arten von Projekt-Stakeholdern gehören:
- Clients
- Berater
- Regierungsbehörden
- Sponsoren des Projekts
- Kapitalgeber
- Gewählte Vertreter
- Mitglieder des Board und leitende Angestellte
- Eigentümer von Grundstücken oder Ressourcen
- Verkäufer und Zulieferer (siehe auchvorlagen für Lieferantenlisten)
- Auftragnehmer und Unterauftragnehmer
- Mitglieder von Projekt-Teams
- Endbenutzer
- Mitglieder der Gemeinschaft
Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Möglicherweise gibt es in Ihrem Projekt interne Stakeholder, die andere Rollen einnehmen oder besondere Aufgaben haben. Nehmen Sie sich zu Beginn eines Projekts die Zeit, alle Beteiligten zu identifizieren, und achten Sie darauf, niemanden zu übersehen.
Warum ist Stakeholder-Management wichtig?
Projekte haben oft viele interne und externe Stakeholder, und die Nachverfolgung von allen und allem, was mit dem Projekt selbst zu tun hat, wird schnell zu einer Herausforderung, wenn es keine gute Möglichkeit gibt, alles zu verwalten.
Stakeholder-Management ist unverzichtbar, denn es ermöglicht Ihnen, sich zu organisieren, Prioritäten für Ihre Stakeholder zu setzen und Ihrem Projekt die besten Chancen auf Erfolg zu geben. Effektives Stakeholder-Management hilft Ihnen dabei:
- Die Schlüssel-Stakeholder zu identifizieren und Prioritäten zu setzen
- Aufbau starker und vertrauensvoller Beziehungen für ein effektives Stakeholder-Engagement
- Ihr Vorgehen auf die Bedürfnisse der einzelnen Stakeholder abzustimmen
- Hindernisse mit den geringstmöglichen Auswirkungen zu bewältigen
- Kommunizieren Sie während des gesamten Projekts effektiv mit allen Beteiligten
- Halten Sie die Stakeholder über den gesamten Lebenszyklus des Projekts hinweg bei der Stange
- Machen Sieprojektdurchführung für alle beteiligten Akteure einfacher
- Besser zusammenarbeiten, um Ihre strategischen Ziele zu erreichen undergebnisse des Projekts Nicht nur aus den oben genannten Gründen ist ein effektives Stakeholder-Management entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Ohne einen Stakeholder-Management-Prozess ist es fast unmöglich, die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt über die richtigen Details auf dem Laufenden zu halten.
Dies lässt sich am besten mit einem strategischen Plan für das Stakeholder-Management bewerkstelligen. 📄
Wie man einen Plan für das Stakeholder-Management erstellt
Ein guter Strategieplan für das Stakeholder-Management gibt Ihnen den Rahmen, den Sie brauchen, um Ihre Stakeholder so effektiv wie möglich zu managen. Hier finden Sie eine Anleitung in sieben Schritten, wie Sie Ihren eigenen Strategieplan erstellen können, um enger mit den Stakeholdern zusammenzuarbeiten und sie in Ihre Arbeit einzubinden.
1. Identifizieren Sie die Stakeholder
Bevor Sie Ihre Stakeholder einbeziehen können, müssen Sie zunächst wissen, wer sie sind. Der erste Schritt für einen erfolgreichen Plan besteht darin, Ihre externen oder internen Interessengruppen zu ermitteln. 🕵️
Denken Sie über Ihre projektumfang und Projektziele und machen Sie sich Notizen zu allen Personen, die als potenzielle Stakeholder in Frage kommen. Projektmanager sollten auch alle Einträge auf der obigen Liste sowie andere Mitglieder der Öffentlichkeit, Fachleute oder Gremien oder Partner, die an den Metriken für den Gesamterfolg des Projekts beteiligt sind, berücksichtigen.
In der Phase der Identifizierung der Stakeholder muss Ihre Liste nicht besonders detailliert sein. Im weiteren Verlauf des Prozesses werden Sie Ihre Stakeholder kategorisieren und nach Prioritäten ordnen. Im Moment besteht das Ziel einfach darin, eine erste Liste zu erstellen.
2. Erstellen Sie eine Datenbank mit Ihren Stakeholdern
Nachverfolgung von internen und externen Stakeholdern in einer ClickUp Liste
Sobald Sie eine Liste der Projekt-Stakeholder haben, können Sie sich ein genaueres Bild davon machen, wer sie sind und welche Rollen und Verantwortlichkeiten sie haben. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um mit dem Aufbau einer Liste oder eines Verzeichnisses der Stakeholder zu beginnen, damit Sie später mit ihnen kommunizieren und sie einbeziehen können.
Sammeln Sie Details über Ihre Stakeholder, z. B. für welches Unternehmen oder welche Organisation sie arbeiten, ihren Titel, ihre Rolle im Projekt, wie Sie sie kontaktieren können, und alle wichtigen Notizen, wie z. B. eine bestehende Beziehung oder bekannte Probleme. 📝
Verwenden Sie die Vorlage für Stakeholder-Listen von ClickUp um Ihre Stakeholder-Informationen auf einfache, visuelle Weise zu organisieren. Die Vorlage hilft Ihnen dabei, zwischen internen und externen Stakeholdern zu unterscheiden, oder Sie können die Beschreibungen benutzerdefiniert anpassen, um eigene Kategorien zu erstellen. Sehen Sie den Namen, die Rolle, die Kommunikationskanäle und die Kontaktdaten eines Stakeholders auf einen Blick.
Diese Vorlage ist nicht nur für die Organisation Ihrer Daten äußerst hilfreich, sondern auch für Ihre Mitglieder im Team, wenn sie schnell einen Projektmanager oder Projektleiter ausfindig machen oder mit ihm in Kontakt treten möchten.
3. Kategorisieren Sie Ihre Stakeholder und setzen Sie Prioritäten
Verwenden Sie die Vorlage für die Stakeholder-Analyse von ClickUp, um den Überblick über alle Ihre Stakeholder zu behalten
Während wir für jeden Stakeholder die bestmögliche Erfahrung schaffen sollten, sind nicht alle Stakeholder gleich. Unterschiedliche Stakeholder-Gruppen erfordern unterschiedliche Management- und Kommunikationsstile, daher ist es wichtig zu wissen, wer zu wem gehört.
Verwenden Sie eine Karte der Stakeholder, um Ihre wichtigsten Stakeholder zu identifizieren. Die Stakeholder-Analyse-Vorlage von ClickUp hilft Ihnen dabei, dies gemeinsam mit einem benutzerfreundlichen Leistungs-/Interessen-Raster zu erledigen.
Platzieren Sie alle Ihre Stakeholder auf dem matrix-Vorlage raster, je nachdem, wo sie in Bezug auf ihre Macht (oder ihren Einfluss) und ihr Interesse einzuordnen sind. Diese stakeholder-Analyse strategie wird es Ihnen ermöglichen zu verstehen, welchen Gruppen Sie besondere Aufmerksamkeit schenken müssen und welche einfach über den Fortschritt informiert werden können. 👀
Für Interessengruppen mit großer Macht und großem Interesse (wie projektträger und Clients), verwalten Sie sie eng und halten Sie sie während des gesamten Projekts zufrieden und informiert. Die Stakeholder-Analyse kann Ihnen aber auch dabei helfen, die Stakeholder mit geringen Zinsen und geringer Macht zu finden (wie z. B. kommunale Gruppen oder Mitglieder der Öffentlichkeit).
Diese Leute benötigen möglicherweise ein geringeres Maß an Engagement und können gelegentlich informiert und leicht überwacht werden.
4. Entwickeln Sie einen Plan für die Kommunikation mit Stakeholdern
Nachdem Sie die Prioritäten Ihrer Stakeholder festgelegt haben, brauchen Sie nun einen Plan, wie Sie mit ihnen kommunizieren und sich während des gesamten Prozesses einbringen wollen. Es ist an der Zeit, einen strategischen Plan für die Kommunikation mit den Stakeholdern zu erstellen.
Berücksichtigen Sie jeden Stakeholder in Ihrem Projekt und planen Sie für jeden einen individuellen Plan zur Kontaktaufnahme. Ihr Plan für die Kommunikation und Einbindung der Stakeholder sollte Folgendes umfassen:
- Ihre Ziele für die Kommunikation im Projekt oder die Einbindung der Stakeholder
- Kommunikationsmethoden oder -kanäle
- Häufigkeit der Kommunikation
- Stil und Tonfall
- Erforderliche Ressourcen für die Durchführung Ihres Kommunikationsplans
- Verantwortliche(s) Mitglied(er) des Teams für jede Phase Ihres Kommunikationsplans
- Mögliche Botschaften oder Kommunikationsergebnisse in den verschiedenen Phasen Ihres Plans
Kommunizieren Sie mit Ihrem Team direkt in einer Aufgabe, geben Sie andere Aufgaben frei und laden Sie Dateien mit Thread-Kommentaren in ClickUp!
In Ihrem Kommunikations-Aktionsplan könnten Sie festlegen, dass Sie für Ihren Client wöchentliche Mitteilungen über Slack oder E-Mail oder durch regelmäßige Projekt Meetings. Für Mitglieder der Gemeinschaft können Sie ein monatliches oder vierteljährliches Projekt-Update per E-Mail versenden. 📧
Die Erstellung eines maßgeschneiderten Plans für jede Interessengruppe mag zunächst überwältigend klingen, aber wenn Sie zu Beginn Zeit und Aufwand investieren, fällt es Ihnen leichter, während des gesamten Projektlebenszyklus verantwortungsbewusst und konsequent zu bleiben.
5. Weisen Sie Ihrem Plan Ressourcen zu
Verwenden Sie ClickUp's Ressourcen-Zuweisung Vorlage zur Nachverfolgung der Materialien, Mitglieder des Teams und mehr für jedes Projekt
Ein Plan ist großartig, aber Sie brauchen auch die richtigen Ressourcen, um ihn tatsächlich umzusetzen. Überlegen Sie, welche Ressourcen Sie benötigen, und ordnen Sie sie Ihrem Projekt zu plan für das Projekt und die Mitglieder des Teams entsprechend.
Einige Elemente Ihres Plans zur Stakeholder-Kommunikation werden mehr Ressourcen erfordern als andere, aber Sie werden immer die Zeit und Energie eines Mitglieds Ihres Teams benötigen, um den Plan umzusetzen. Weitere mögliche Ressourcen sind ein Budget für Kommunikations- und Design-Tools, gedruckte Materialien, Presseereignisse, Werbefotografie und mehr. 📷
Wenn Sie ClickUp bereits nutzen oder einen Wechsel in Erwägung ziehen, gibt es zahlreiche Vorlagen, die Ihnen bei der Ressourcenverwaltung helfen. Verwenden Sie die Vorlage für die Ressourcenzuweisung von ClickUp um Ressourcenanfragen zu organisieren und einen klaren Überblick über alle vereinbarten und zugewiesenen Ressourcen zu erhalten.
6. Teilen Sie Ihren Plan mit den Beteiligten
Wenn Sie mit Ihrem Plan zufrieden sind und sicher sind, dass er realistisch ist, sollten Sie ihn Ihren Stakeholdern freigeben. Dieser Schritt mag vielleicht nicht selbstverständlich erscheinen, aber er kann bei der Steuerung der Erwartungen der Stakeholder sehr hilfreich sein.
Teilen Sie Ihren kommunikationsplan für eine bessere Einbindung der Stakeholder, damit sie den Prozess, Ihre Zeitleiste für die Kommunikation und die zu erwartenden Ergebnisse besser verstehen. Betrachten Sie Ihren Plan als einen Fahrplan dafür, wie die Projektmanager während des Projekts miteinander in Kontakt bleiben.
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Wenn beide Parteien den Plan kennen, können Sie die Erwartungen steuern und sind gleichzeitig motiviert, die Verantwortung zu übernehmen und auf Kurs zu bleiben.
Indem Sie Ihren Plan und die Dokumente zur Stakeholder-Zuordnung freigeben, erleichtern Sie auch den Aufbau einer Beziehung zu den Beteiligten. Es kann schwierig sein, Stakeholder einzubinden - vor allem, wenn sie viel zu tun haben. Wenn Sie also von Anfang an offen und transparent mit ihnen umgehen, können Sie Vertrauen aufbauen und eine stärkere Bindung schaffen, die die Zusammenarbeit erleichtert. 🤩
7. Überwachen Sie Ihren Plan und passen Sie ihn an
Selbst die besten Pläne für Stakeholder können sich ändern, und wenn Sie Ihr Stakeholder-Management richtig erledigen, sollte sich auch Ihr Plan manchmal ändern. Im Laufe des Projektlebenszyklus können neue Herausforderungen und Chancen auftauchen - es ist also durchaus sinnvoll, Ihren Plan entsprechend anzupassen.
Arbeiten Sie während des gesamten Projekts am Management der Stakeholder und Ihrer Beziehungen zu ihnen. Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihr Plan wirksam ist. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihre geplanten Aktualisierungen zu häufig stattfinden und die Beteiligten sich dadurch nicht mehr engagieren.
Möglicherweise stellen Sie fest, dass die von Ihnen gewählten Kommunikationskanäle nicht mit Ihrem Plan für das Stakeholder-Management übereinstimmen. Überwachen Sie proaktiv, damit Sie Anpassungen zum Besseren vornehmen können. ⚒️
Tipps zum Stakeholder Management Plan
Zu wissen, dass man einen Plan braucht, und zu wissen, wie man ihn am besten umsetzt, sind zwei verschiedene Dinge. Mit diesen fünf nützlichen Tipps können Sie einen erfolgreichen Stakeholder-Management-Plan noch effektiver und erfolgreicher gestalten.
1. Machen Sie Ihren Plan benutzerfreundlicher
Ihr Plan für das Stakeholder-Management ist nicht nur ein internes Dokument, das Ihnen als Leitfaden dient, sondern eines, das Sie dem gesamten Projektteam und vielleicht auch Ihren Stakeholdern freigeben werden. Das bedeutet, dass er leicht verständlich sein und eine klare und prägnante Sprache aufweisen muss.
Vermeiden Sie es, zu technisch zu formulieren, und verwenden Sie Diagramme, Zeitleisten, Tabellen und relevante Bilder, um den Text aufzulockern und das Dokument benutzerfreundlicher zu gestalten. ✨
2. Planen Sie für das Unerwartete
Wir können nicht für alle Eventualitäten planen, aber wir können einige der wahrscheinlichsten Probleme vorhersehen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Plan ein Feature für das Risikomanagement enthält, das potenzielle Hindernisse und Komplikationen berücksichtigt - zusammen mit Ideen, wie Sie mit ihnen umgehen können. ⚒️
Vielleicht planen Sie die Veröffentlichung von Updates nach einem bestimmten Zeitplan, aber aufgrund von Verzögerungen und Hindernissen im Projekt können sich diese verzögern. Überlegen Sie, wann dies der Fall sein könnte, und planen Sie einen gewissen Spielraum in Ihrem Zeitplan ein, damit Sie nicht immer einen Schritt hinterherhinken, wenn Sie auf ein Problem stoßen.
3. Seien Sie offen und transparent
Transparenz schafft Vertrauen, und das wollen Sie bei Ihren Stakeholdern in Hülle und Fülle haben. Seien Sie während des gesamten Projekts offen und transparent, damit Sie die Zustimmung Ihrer wichtigsten Projektbeteiligten erhalten und diese Ihnen zutrauen, Ihre beste Arbeit zu erledigen.
Seien Sie ehrlich in Bezug auf Fristen, Zeitleisten und Meilensteine, damit Sie die Erwartungen steuern können. Geben Sie zu, wenn Sie einen Fehler gemacht haben, und entschuldigen Sie sich für die Auswirkungen, die dies auf andere gehabt haben könnte. Nehmen Sie sich selbst und andere in die Pflicht, und betreiben Sie Ihr Projekt mit Transparenz und Vertrauen, um einen wirklich erfolgreichen Plan für das Stakeholder-Management zu erstellen. 🤝
4. Seien Sie für Ihre Stakeholder erreichbar
Sie müssen zwar nicht rund um die Uhr für Ihre Stakeholder erreichbar sein, aber sie sollten das Gefühl haben, dass sie eine gute Beziehung zu Ihnen haben und sich bei Fragen an Sie wenden können. Legen Sie frühzeitig fest, wer wann für Gespräche über das Projekt zur Verfügung stehen wird, damit Sie die Kommunikationswege offen und angemessen halten können. 📞
Ernennen Sie ein Mitglied Ihres Teams zum Ansprechpartner für alle wichtigen Stakeholder - oder jemanden für jede Gruppe von Stakeholdern, wenn Sie ein umfangreiches Projekt durchführen. Geben Sie den Stakeholdern die Kontaktdaten des zuständigen Mitglieds des Teams bekannt und teilen Sie ihnen mit, wie sie am besten zwischen den offiziellen Aktualisierungen in Kontakt bleiben können.
Der Aufbau einer Kommunikation beruhigt sie und gibt Ihnen eine weitere Möglichkeit, sie durch einen effektiven Plan für das Stakeholder-Management einzubinden.
5. Verwenden Sie tools zur Vereinfachung des Stakeholder-Managements 
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Die Verwaltung Ihrer Stakeholder und des restlichen Projektablaufs kann ohne die richtigen Tools eine Herausforderung sein. Glücklicherweise haben wir die beste projektmanagement-Software da draußen - ClickUp.
ClickUp ist der ideale hub für alle Ihre projektmanagement bedürfnisse. Organisieren Sie Mitarbeiter, Ressourcen, Budgets und Aufgaben. Erstellen und überwachen diagramme für das Projektmanagement , Zeitleisten, Listen mit Aufgaben und Abhängigkeiten.
Treffen Sie sich zum Brainstorming oder zur Problemlösung mit Whiteboards, und arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten zur Erstellung von projekt-Dokumentation für das gesamte Team. Personalisieren Sie Ihr Dashboard und sehen Sie den Status Ihres Projekts im Handumdrehen. So können Sie proaktiv und strategisch arbeiten. ✨
Schaffen Sie einen erfolgreichen Ansatz für das Stakeholder-Management
Das Stakeholder-Management ist für Ihren Projektplanungsprozess von entscheidender Bedeutung - vor allem, wenn Sie an einem großen oder wichtigen Projekt arbeiten, das sich über einen langen Zeitraum erstreckt, oder wenn Ihr Projekt einige Kunden mit hoher Priorität einbezieht. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, den Prozess zu verstehen und einen Plan für das Stakeholder-Management zu erstellen, der alle Beteiligten von Anfang bis Ende einbezieht.
Wenn die Durchführung erfolgreicher Projekte auf Ihrer Zu erledigen-Liste steht, sollten Sie ClickUp als Ihre Projektmanagement-Plattform einsetzen. ClickUp verfügt nicht nur über spezielle Vorlagen, die Ihnen helfen, den Stakeholder-Management-Prozess zu rationalisieren, sondern bietet auch zahlreiche Features und integrierte Vorlagen, die Ihnen in allen Bereichen des Projektmanagements und der Produktivität helfen.
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