Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, Teams zu leiten, Fristen zu verwalten und das Budget im Auge zu behalten. Die gute Nachricht ist, dass effektive Teamkommunikation kann Ihnen die Arbeit sehr erleichtern - und zu einem besseren Arbeitsergebnis führen.
Die meisten Missverständnisse bei der Arbeit sind jedoch auf schlechte Kommunikation zurückzuführen. Irgendwo, irgendwie kommen die Drähte durcheinander, und es ist leicht, dass Ihr Team den Ball fallen lässt.
Deshalb ist es so wichtig, dass Projektmanager zu Beginn eines jeden größeren Projekts einen dokumentierten Projektkommunikationsplan erstellen. Es mag wie ein zusätzlicher Schritt klingen, aber diese Strategie ist ein Muss, um Verwirrung zu vermeiden, den Zusammenhalt im Team zu stärken und die Arbeitsqualität zu verbessern.
Wenn Sie noch nie einen effektiven Kommunikationsplan erstellt haben, ist das auch nicht weiter schlimm. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was ein Projektkommunikationsplan ist, warum er so wichtig ist und wie Sie ihn erstellen können.
Wir geben Ihnen sogar ein paar Beispiele - und Vorlagen für Projektkommunikationspläne - an die Hand, damit Sie Ihre Kommunikationsstrategie schneller umsetzen können.
Was ist ein Projektkommunikationsplan?
Ein Projektkommunikationsplan ist ein Dokument, das erklärt, wie projektbeteiligte informationen untereinander austauschen werden. Ein Projektkommunikationsplan sollte Folgendes enthalten:
- Eine Liste der Mitglieder des Projektteams oder der wichtigsten Interessengruppen
- Die Art der Informationen, die Sie weitergeben werden, und mit welchen Teammitgliedern
- Kommunikationsmethoden, einschließlich Szenarien, wann die einzelnen Methoden eingesetzt werden sollen
- Häufigkeit der Kommunikation
- Kontaktinformationen für jedes Teammitglied
Kommunikation mag wie gesunder Menschenverstand klingen, aber mal ehrlich? Ist sie nicht.
Niemand bringt uns bei, wie man kommuniziert, und wenn Sie die Dinge schriftlich festhalten, kann Ihr Team dumme, vermeidbare Fehler vermeiden.
Wenn zum Beispiel ein Teammitglied es vorzieht nachrichten über Slack und ein anderer nur Schnellschuss-E-Mails verschickt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass einer der beiden ein wichtiges Update des anderen verpasst. Die Erstellung eines Projektkommunikationsplans vor der Zusammenarbeit sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen, und schafft vereinbarte Normen für die künftige Zusammenarbeit.
Vorteile eines effektiven Projektkommunikationsplans
Sicherlich sind die Qualität der Arbeit und der Zeitplan wichtig, aber der Erfolg eines Projekts hängt oft von einer guten Kommunikation ab. Schlechte Kommunikation hingegen führt zu Nacharbeit, Frustration und geplatzten Budgets.
Das klingt nicht gerade nach Spaß, oder?
Projektkommunikationspläne helfen Ihrem Team, häufige Kommunikationsprobleme zu vermeiden, aber sie helfen Ihnen auch, viel mehr als das zu erreichen.
Rationalisierung von Arbeitsabläufen und Zeitplänen
Kommunikationspläne enthalten klare Anweisungen und Erwartungen, damit jeder weiß, was er zu tun hat. Das strafft die Arbeitsabläufe und hält das Projekt im Zeitplan.
Verbessern Sie die Zusammenarbeit im Team
Collaboration Detection ermöglicht es Teams, gleichzeitig in ClickUp Whiteboards zu arbeiten und zu bearbeiten Erleichtert bessere Teamarbeit indem Sie allen Beteiligten ein klares Verständnis ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten vermitteln. Klarheit fördert auch das Engagement, da das Team über den Projektfortschritt und Änderungen informiert wird.
Missverständnisse vermeiden
Missverständnisse können ein trügerisch einfaches Projekt in eine Shakespeare-Dramedy verwandeln. Mit einem soliden Projektkommunikationsplan lassen sich Missverständnisse und Verwirrung jedoch erheblich eindämmen, so dass Ihr Team nicht durch Verzögerungen und Fehler aus dem Konzept gebracht wird.
Halten Sie alle Ihre Unterhaltungen direkt in der Aufgabe zusammen und weisen Sie Kommentare zu, um Ihre Gedanken leicht in Aktionspunkte umzuwandeln
Vertrauen aufbauen
Kommunikation ist die Grundlage für Vertrauen. Transparenz im Projekt und offene Kommunikation geben jedem das Gefühl, Teil des Teams zu sein. Und wenn Ihr Team einander vertraut, läuft eine gesunde Kommunikation ganz natürlich ab.
Konflikte minimieren
Als Projektleiter wissen Sie, wie stressig Projekte sein können. Ein Kommunikationsplan enthält einen eingebauten Rahmen für die Konfliktlösung, so dass Sie einen Leitfaden für die Lösung aller Probleme haben, die während des Projekts auftauchen.
Risiken managen
Rechtliche und finanzielle Verpflichtungen sind immer ein Problem. Schließlich möchte niemand einen Brief von der Rechtsabteilung erhalten. Zum Glück arbeiten Kommunikationspläne Hand in Hand mit dem Risikomanagement, um potenzielle Probleme so schnell wie möglich zu erkennen und zu beheben.
Es ist ganz einfach, Ihre Aufgabenabhängigkeiten in der Listenansicht von ClickUp zu sehen und schnell zu wissen, worauf Sie zuerst achten müssen
Letztlich ist ein gut ausgeführter Projektkommunikationsplan ein Muss für den Projekterfolg. Wenn Sie wollen, dass alle in dieselbe Richtung rudern, sorgt ein Kommunikationsplan dafür, dass alle auf dieselben Projektziele hinarbeiten.
Wie man einen Projektkommunikationsplan erstellt
Sind Sie neu auf dem Gebiet der Projektmanagement-Kommunikationspläne? Kein Grund zur Sorge. Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, um einen soliden Projektkommunikationsplan für Ihr Team zu erstellen.
Entscheiden Sie sich zunächst für eine allgemeine Kommunikationsstrategie
Entscheiden Sie sich zunächst für einen allgemeinen Ansatz für Ihren Projektkommunikationsplan. Treffen Sie Entscheidungen über:
- Diekommunikationsstrategien die das Team verfolgen wird
- Welche Teammitglieder werden an dem Projekt arbeiten?
- Wie oft sich das Team treffen wird und wer die Treffen leiten wird
- Wie Sie Besprechungen planen werden
In diesem ersten Schritt sollten Sie über die Art und Häufigkeit der Kommunikation entscheiden. Möchten Sie beispielsweise tägliche oder wöchentliche Status-Updates? Werden Sie projektaktualisierungen mündlich, oder erwartet das Team formelle Statusberichte?
Als Projektleiter haben Sie das letzte Wort beim Kommunikationsplan, aber das bedeutet nicht, dass Sie ihn allein aufstellen sollten. Halten Sie eine kickoff-Meeting mit dem Team, um die Zustimmung aller Beteiligten zu gewinnen.
Bonus: Check out 10 Projekt Kickoff Vorlagen für Meetings in Docs & PPT Während des Meetings, kommunikationsziele festlegen und holen Sie das Feedback des Teams ein. Sie könnten sich zum Beispiel das Ziel setzen, sich jeden Montagmorgen mit Ihrem Projektteam zu treffen, um die Aufgaben für die Woche zu besprechen, und am Freitag eine Nachbereitung durchzuführen, um Ihre Fortschritte zu verfolgen.
Planen Sie synchrone und asynchrone Kommunikationskanäle
Mit ClickUp haben Sie eine Vielzahl von Kommunikationsmöglichkeiten: Unterhalten Sie sich in der Chat-Ansicht, hinterlassen Sie Kommentare zu Dokumenten, weisen Sie Teammitglieder auf bestimmte Aufgaben hin und vieles mehr
Entscheiden Sie als Nächstes, welche Kommunikationsformen Sie für dieses Projekt nutzen wollen. Im Allgemeinen sollte Ihr Plan synchrone Kommunikation (die in Echtzeit stattfindet, wie z. B. Chat) und asynchrone Kommunikation (die zeitlich verzögert ist, wie E-Mail).
Sofern Sie nicht in einem Bereich arbeiten, in dem rund um die Uhr Notfälle auftreten, wird Ihr Team eine Mischung aus sofortigen und verzögerten Kommunikationsmethoden verwenden.
Ihr Projektkommunikationsplan sollte alle potenziellen Kanäle aufführen, die Ihr Team nutzen kann, und wann es angebracht ist, jeden Kanal zu nutzen. Jedes Team ist anders, aber Ihr Plan könnte Folgendes beinhalten:
- Persönliche Besprechungen : Dies hängt davon ab, ob Ihr Team im Büro oder per Fernzugriff arbeitet. Legen Sie fest, wann es angebracht ist, ein persönliches Treffen einzuberufen. Bei manchen Teams ist dies nur bei formellen Kundengesprächen der Fall, bei anderen ist es eine Standardpraxis
- Telefonanrufe Abteilungen: Abteilungen jeder Größe können von einem Projektkommunikationsplan profitieren. So können die Teammitglieder über die neuesten Änderungen auf dem Laufenden bleiben und erhalten rechtzeitig die relevanten Informationen, die sie benötigen.
Die Kommunikation im Team hat einen direkten Einfluss auf ein erfolgreiches Projektmanagement. Eine solide Kommunikation ist ein Muss, egal ob Sie innerhalb Ihrer eigenen Abteilung, in einem externen Team oder in einem funktionsübergreifenden Team arbeiten.
Bevor Sie auch nur eine Projekt-E-Mail verschicken, sollten Sie zunächst einen Projektkommunikationsplan erstellen, um Ihr Team auf den gleichen Stand zu bringen. Zum Glück müssen Sie nicht Stunden damit verbringen, den perfekten Kommunikationsplan zu erstellen.
ClickUp fasst Ihren Kommunikationsplan, Ihre Aufgaben, Chats und Teams in einer einzigen, intuitiven Plattform zusammen. Sparen Sie Zeit, beschleunigen Sie Ihre Arbeitsabläufe und optimieren Sie die Teamkommunikation mit einer Plattform, die für vielbeschäftigte Teams entwickelt wurde. Probieren Sie es selbst aus: Melden Sie sich jetzt für ClickUp an kostenlos.