Wo beginnt ein Projekt und wo endet es? Mit einem Projektsponsor.
Alles, vom Bau der Golden Gate Bridge bis hin zu einer Geburtstagsparty, kann als Projekt betrachtet werden. Unabhängig von der Art des Projekts sind während seines gesamten Lebenszyklus zahlreiche Interessengruppen beteiligt.
Wir sind der Meinung, dass der Projektsponsor der wichtigste von allen ist. Lassen Sie uns sehen, wie.
Was ist ein Projektsponsor?
Ein Projektsponsor initiiert das Projekt und genehmigt es ergebnisse . Sie sind ein Interessenvertreter des Unternehmens, der für die Planung und Durchführung eines erfolgreichen Projekts verantwortlich ist. Sie gehören oft zum oberen Führungsteam und verfügen über erheblichen Einfluss und Autorität, auch wenn sie keine direkte Führungsverantwortung für das Projekt selbst haben.
In einer Dienstleistungsorganisation kann ein Projektsponsor zu einer externen Einheit gehören, in der Regel dem Kunden. In einer Produktorganisation ist der Projektsponsor intern und wird manchmal auch als Projekteigner bezeichnet.
Projektsponsor vs. Projektmanager
Da sowohl der Projektsponsor als auch der Projektmanager eine Führungsrolle innehaben, werden sie oft miteinander verwechselt. Lassen Sie uns zunächst die Unterschiede klären.
Unterschied zwischen einem Projektsponsor und einem Projektmanager
Der Projektsponsor unterscheidet sich zwar deutlich vom Projektmanager, doch ist ihre Zusammenarbeit von grundlegender Bedeutung für den Erfolg des Projekts.
Der Sponsor legt die Ziele und den Umfang des Projekts fest, während der Projektmanager das Projekt ausführt. Sie verfolgen projektmetriken wie z. B. die Markteinführungszeit oder die Kundenzufriedenheit.
Auf der anderen Seite verfolgt der Projektmanager Metriken auf Projektebene, wie z. B. die Produktivität der Entwickler und die Codequalität, die zu den hochrangigen Geschäftsmetriken beitragen.
Ein Sponsor genehmigt das Budget, den Zeitplan usw., aber der Projektmanager entscheidet, ob zusätzliche Ressourcen benötigt werden, und stellt die entsprechenden Anträge.
Sponsor und Manager sind gemeinsam für das Projektmanagement verantwortlich. Der Erfolg eines Projekts setzt voraus, dass sie zusammenarbeiten und die Prioritäten des jeweils anderen verstehen.
Projektsponsor vs. Projektbeteiligter
stakeholder" ist ein Sammelbegriff für jeden, der an einem Projekt beteiligt ist. Dies kann ein Teammitglied, ein Vorgesetzter, ein Manager, ein Partner, ein Lieferant, ein Kunde, eine Behörde oder ein anderer Vermittler sein.
In diesem Sinne ist ein Projektsponsor auch ein projektbeteiligter . Allerdings sind nicht alle Stakeholder Sponsoren.
Rollen eines Projektsponsors
Geschäftsleitung
Projektsponsoring ist mehr als nur die Bezahlung eines Projekts. Der Projektsponsor fungiert als Bindeglied zwischen Unternehmen und Technik. Er bietet Einblicke und Anleitung aus der Geschäftsperspektive. Er informiert das Ausführungsteam über den Kunden, die Organisation, die Geschäftsstrategie und die Pläne zur Markteinführung.
Nehmen wir an, ein Einzelhandelsunternehmen wendet sich an ein Technologieunternehmen, um eine POS-Lösung (Point of Sale) zu entwickeln. Der Projektsponsor, ein leitender Angestellter des Einzelhandelsunternehmens, informiert das Technologieunternehmen über die Benutzer des Produkts, den Arbeitsablauf, die Integrationsanforderungen usw.
Auch wenn er die technischen Anforderungen nicht spezifiziert, ist er dafür verantwortlich, dass das Produkt den Geschäftsanforderungen entspricht.
Ermöglichung des Informationsflusses
ClickUp Docs zur Verwaltung von Nutzerforschungsplänen und Umfragen
Während des gesamten Projekts sorgen sie für einen nahtlosen Informationsfluss zwischen den Beteiligten. Sie verbinden die Teammitglieder mit den Ressourcen und Experten, die sie benötigen.
So können sie beispielsweise das Nutzerforschungsteam mit der richtigen Zielgruppe verbinden, um Umfragen durchzuführen oder das Verhalten zu beobachten.
Projektaufsicht
Ein Projektsponsor ist für die Festlegung der Ziele und der Erfolgskennzahlen verantwortlich. Sobald das Projektteam mit dem Plan zurückkehrt, prüft er den Umfang und gibt den Start frei.
Von Zeit zu Zeit führt er Überprüfungen und Retrospektiven mit dem Projektteam durch, um sicherzustellen, dass es auf dem richtigen Weg bleibt. Außerdem beseitigen sie aktiv Hindernisse auf dem Weg. Sie sind für die Projektleistung rechenschaftspflichtig.
Entscheidungsfindung auf hoher Ebene
ClickUp Whiteboard zum Brainstorming des Entscheidungsbaums
Sie treffen Entscheidungen auf höchster Ebene über das Projektbudget und die Projektrichtung. Sie sind auch für die Genehmigung großer Anträge des Projektteams auf zusätzliche Ressourcen, Fristverlängerungen usw. zuständig.
Projektmanager können Entscheidungsbäume erstellen, um Sponsoren dabei zu helfen, wichtige Entscheidungen zu treffen und die Auswirkungen dieser Entscheidungen zu skizzieren.
Abschließende Validierung
Ein Projektsponsor hat die Befugnis, Folgendes zu genehmigen projektleistungen . Sie überprüfen, ob die Ergebnisse den technischen und geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Ein Projekt braucht die Zustimmung des Sponsors zum Projektabschluss und zu den Zahlungen.
Einige dieser Rollen und Verantwortlichkeiten können sich mit denen eines Projektmanagers oder eines anderen Beteiligten überschneiden. Lassen Sie uns also zunächst die Unterschiede klären.
Bedeutung eines Projektsponsors
Die Rolle eines Projektsponsors wird nicht so häufig wahrgenommen wie die eines Projektmanagers. In Anbetracht des strategischen Charakters der Rolle des Projektsponsors wird sie oft übersehen.
In manchen Fällen ist sie auch nur unzureichend definiert. Die Rolle des Projektsponsors wird einem leitenden Angestellten auferlegt, der bereits verschiedene andere Verantwortlichkeiten innehat. Dadurch wird der Erfolg des Projekts nur behindert. So geht's.
Geschäftsausrichtung: Ganz gleich, ob Sie eine neue Technologie entwickeln oder ein neues Logo entwerfen, Projektsponsoren sind wichtig, um sicherzustellen, dass das Projekt den geschäftlichen Anforderungen entspricht.
Beziehungsmanagement: Ein Projektsponsor pflegt gesunde Beziehungen zu wichtigen Interessengruppen wie Kunden, Anbietern und Behörden. Sie ermöglichen eine effektive projektzusammenarbeit .
Genehmigungen und Finanzierung: Sie sind zuständig für die Genehmigung von Budgets, die Freigabe von Mitteln und die Aushandlung etwaiger zusätzlicher Anträge.
Konfliktlösung: Bei Meinungsverschiedenheiten auf höchster Ebene sorgt ein Projektsponsor für einen Konsens und trifft schwierige Entscheidungen. Wenn z. B. die Definition einer Funktion unklar ist, was zu Verwirrung unter den technischen Teams führt, hilft der Projektsponsor bei der Klärung. Er spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, dass das Projekt nicht ins Stocken gerät.
Verfechter der Sache: Er vertritt das Projekt und seinen Zweck in der Führungsebene und im Vorstand und sorgt für Sichtbarkeit und Engagement bei den wichtigsten Interessengruppen. Sie sorgen dafür, dass das Projekt die Anerkennung erhält, die es verdient.
Aufgaben eines Projektsponsors in den verschiedenen Phasen eines Projekts
Nachdem wir nun die allgemeine Rolle und den Zweck eines Projektsponsors kennen, wollen wir uns mit seinen Aufgaben in den verschiedenen Phasen des Projekts befassen: Initiierung, Planung, Durchführung und projektabschluss .
Projektinitiierung
Zu den Verantwortlichkeiten des Projektsponsors bei der Einleitung des Projekts gehören:
- Festlegung vonprojektziele und Umfang
- Absegnung der Projektcharta
- Erläuterung der Geschäftsanforderungen und der erwarteten Ergebnisse
- Übermittlung von Informationen auf hoher Ebene über das Unternehmen und den Kunden an das Projektteam
Manchmal ernennen sie den Projektleiter und leiten ihn bei der Einstellung und Einarbeitung von Teammitgliedern an.
Projektplanung
Geben Sie dem Projektsponsor einen klaren und organisierten Überblick über den Projektplan
Sobald das Projekt initiiert ist, fungiert der Sponsor als Projektleiter. Er ist nicht mehr an den eigentlichen Aktivitäten beteiligt. Er steuert das projektplan ning-Phase und führen es zur Ausführung.
- Bereitstellung der für die Planung des Projekts erforderlichen Inputs
- Festlegung der Basis für die Metriken
- Sicherstellen, dass der Projektplan mit dem Geschäftsplan übereinstimmt
- Prüfung von Anträgen und Erteilung von Genehmigungen
Projektdurchführung
Hier ist die Rolle des Projektsponsors noch stärker eingeschränkt. Er arbeitet jedoch eng mit dem Projektleiter zusammen, um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten.
- Er überwacht von Zeit zu Zeit den Fortschritt
- Sie verfolgen die Projektkennzahlen und geben Feedback
- Sicherstellen, dass sich das Projekt in die richtige Richtung und im richtigen Tempo entwickelt
- Bewertung und Genehmigung von Anträgen des Projektteams auf zusätzliche Ressourcen oder Budgets
- Lösen von Konflikten zwischen den Beteiligten, falls vorhanden
Projektabschluss
Ein Projektsponsor schließt das Projekt ab. Er ist verantwortlich für:
- Die Bewertung der Projektergebnisse anhand der Geschäftsanforderungen
- Messung des Projektergebnisses
- Absegnung der Lieferung
- Genehmigung des formellen Projektabschlusses und der Zahlungen
Wege zur effektiven Zusammenarbeit mit Projektsponsoren
Jeder Projektmanager arbeitet regelmäßig mit Sponsoren zusammen, mindestens monatlich, wenn nicht wöchentlich. Die Beziehung zwischen ihnen ist jedoch nicht einfach.
Der Projektmanager arbeitet mit dem Projektsponsor zusammen, um Informationen auszutauschen, Geschäftsanforderungen zu verstehen und Probleme zu lösen. Die Rolle der Projektsponsoren besteht darin, den Projektmanager auf den Erfolg vorzubereiten.
Die Projektsponsoren sind jedoch leitende Angestellte mit mehr Befugnissen als der Projektmanager. Der Projektmanager legt Fortschritte, Ergebnisse und Daten zur Überprüfung vor. Der Projektmanager berichtet in dieser Funktion an den Sponsor, auch wenn es sich nicht um eine Beziehung zwischen Vorgesetzten und Untergebenen handelt.
Die Navigation dieser Beziehung kann komplex sein. Im Folgenden werden Wege aufgezeigt, wie Projektmanager effektiv mit Projektsponsoren zusammenarbeiten können.
Organisieren Sie das Projekt
Erstellen Sie Aufgaben und Unteraufgaben mit ClickUp
In erster Linie braucht der Projektsponsor Transparenz. Er muss wissen, wie das Projekt durchgeführt werden soll. Verwenden Sie eine umfassende projektmanagementsoftware wie ClickUp, um das Projekt zu organisieren. Mit ClickUp können Sie:
- Das Projekt in Aufgaben und Unteraufgaben aufteilen
- Beschreibungen für jede Aufgabe verfassen, um die Anforderungen für Ihre Teammitglieder zu klären; der Sponsor kann bei Bedarf validieren
- Start- und Endtermine für jede Aufgabe festlegen
- Prioritäten, Abhängigkeiten und Markierungen einbeziehen
Wenn Sie eine unabhängige Agentur oder ein Freiberufler sind, ist Ihr Kunde wahrscheinlich Ihr Projektsponsor. In solchen Fällen sollten Sie versuchen projektmanagementsoftware für kleine Unternehmen um sich selbst zu organisieren.
Präsentieren Sie Ihre Pläne
Verwenden Sie ClickUp, um projektanforderungen zu prognostizieren . Legen Sie dann Ihre Pläne dem Projektsponsor vor und holen Sie dessen Zustimmung ein. Sobald Sie das Projekt in ClickUp eingerichtet haben, verwenden Sie die Gantt-Diagramm-Ansicht, um es im Zeitverlauf zu visualisieren.
Verwenden Sie ClickUp Whiteboard, um komplexe Themen zu erklären. Verwenden Sie ClickUp Mind Maps, um logische Pfade zu erstellen und Arbeitsabläufe zu demonstrieren.
Ressourcen konsolidieren
Ein Projektsponsor erwartet, dass das Wissen, das er mit dem Projektmanager und dem anfänglichen Team geteilt hat, sorgfältig an alle Teammitglieder/Stakeholder weitergegeben wird. Um dies zu gewährleisten:
- Stellen Sie die Projektcharta in ClickUp Docs ein
- Legen Sie die Projektziele alsClickUp-Ziele und verbinden Sie Aufgaben, damit jeder darauf zugreifen kann
Erleichtern Sie die Kommunikation
Kein Projektsponsor möchte, dass Informationen durch die Maschen fallen. Verwenden Sie ClickUp-Projektmanagement um Transparenz und Klarheit in der Kommunikation zu schaffen.
- Geben Sie dem Sponsor Zugriff auf den ClickUp-Arbeitsbereich, um vollständige Transparenz zu gewährleisten
- Nutzen Sie die Kommentare unter jeder Aufgabe, um Probleme im Kontext zu diskutieren
- Weisen Sie dem Sponsor Aktionspunkte zu, wenn Sie etwas klären müssen
- Verwenden Sie dieClickUp-Chat ansicht für die Zusammenarbeit in Echtzeit
Aktivieren Sie Benachrichtigungen in der App oder per E-Mail, damit der Projektsponsor keine Aktualisierung verpasst.
Stärkung der Projektmanagement-Dokumentation
Jeder Projektsponsor liebt eine gute Dokumentation. Verwenden Sie ClickUp Docs um gut formatierte Dokumentationen für jede Funktion zu erstellen. Verbinden Sie sie mit den Aufgaben, damit Sie sie nicht im Heuhaufen verlieren.
Automatisieren Sie die Berichterstattung
ClickUp Dashboard für die Berichterstattung
Informieren Sie Ihren Projektsponsor über Ihre Fortschritte, noch bevor er danach fragt. Nutzen Sie ClickUp Dashboards für Echtzeit-Reporting mit Berichten für:
- Projektfortschritt gegenüber den Zielen
- Burn-up- und Burn-down-Diagramme
- Zeitverfolgung vs. Schätzungen
- Identifizierung von Engpässen in Arbeitsabläufen
- Arbeitsbelastung und Ressourcenzuweisung
Wenn Ihr Projektsponsor spezielle Berichte anfordert, können Sie direkt in Ihrem Projektmanagement-Tool benutzerdefinierte Diagramme für Ihre Anforderungen erstellen.
Je nachdem, wie stark der Projektsponsor involviert ist, benötigt er regelmäßig Aktualisierungen zu verschiedenen Details. Passen Sie die Granularität und Häufigkeit der Aktualisierungen mit ClickUp an. Geben Sie ihrem Gastkonto Zugang, damit sie ihre Aktualisierungen selbst anpassen können.
Nahtlose Zusammenarbeit mit Ihrem Projektsponsor mit ClickUp
Ein Projektsponsor wird Sie von Anfang bis Ende begleiten. Nutzen Sie ClickUp, um das Projekt mit Zuversicht zu beginnen, es effizient auszuführen und es mit Stolz zu beenden.
In der Regel verbringen Projektmanager übermäßig viel Zeit damit, jeden Monat Berichte für Projektsponsoren zu erstellen. Eliminieren Sie doppelte Arbeit. Verwalten Sie die Projekte effektiv und arbeiten Sie mit dem Sponsor zusammen - alles an einem Ort, in ClickUp! Testen Sie ClickUp kostenlos jetzt.