Wo beginnt ein Projekt und wo endet es? Mit einem Projektsponsor.
Alles, vom Bau der Golden Gate Bridge bis zur Organisation einer Geburtstagsfeier, kann als Projekt betrachtet werden. Unabhängig von der Art des Projekts sind während seines gesamten Lebenszyklus zahlreiche Interessengruppen beteiligt.
Von allen Beteiligten ist unserer Meinung nach der Sponsor des Projekts der wichtigste. Sehen wir uns an, warum das so ist.
Was ist ein Projektsponsor?
Ein Projektsponsor initiiert das Projekt und genehmigt die Ergebnisse. Er ist ein Stakeholder aus dem Geschäft, der für die Planung und erfolgreiche Durchführung eines erfolgreichen Projekts verantwortlich ist. Oft gehört er zur obersten Führungsebene und verfügt über erheblichen Einfluss und Autorität, auch wenn er keine direkte Führungsverantwortung für das Projekt selbst hat.
Bei einem Dienstleistungsunternehmen kann ein Projektsponsor zu einer externen Einheit gehören, in der Regel zum Client. Ein Projektsponsor ist innerhalb einer Produktorganisation intern tätig und wird manchmal auch als Projektverantwortlicher bezeichnet.
Projektsponsor vs. Projektmanager im Bereich des Projektmanagements
Da sowohl der Projektsponsor als auch der Projektmanager Rollen der Führung innehaben, werden sie oft miteinander verwechselt. Lassen Sie uns zunächst die Unterschiede klären.
| Projektsponsor | Projektmanager für Projektmanagement |
| Führungskraft in der Organisation | Leiter des Projekts, in der Regel nicht so hochrangig wie der Projektsponsor |
| Kann intern oder extern sein | In der Regel intern in der Organisation, die das Projekt durchführt |
| Verantwortlich für strategische Aktivitäten und Ergebnisse | Verantwortlich für das tägliche Projektmanagement des Projekts |
| Initiiert das Projekt | Führt das Projekt durch |
| Genehmigt das Projekt | Genehmigt Aufgaben innerhalb des Projekts |
Obwohl sich der Projektsponsor in vielerlei Hinsicht vom Projektmanager unterscheidet, ist ihre Zusammenarbeit für den Erfolg des Projekts von grundlegender Bedeutung.
Ein Sponsor definiert die Ziele und den Umfang des Projekts, während ein Projektmanager es ausführt. Sie verfolgen Projektmetriken wie die Markteinführungszeit oder die Kundenzufriedenheit.
Der Projektmanager hingegen führt die Nachverfolgung von Metriken auf Projekt-Ebene durch, wie beispielsweise die Produktivität der Entwickler und die Code-Qualität, die zu den übergeordneten Metriken des Geschäfts beitragen.
Ein Sponsor genehmigt das Budget, die Zeitleisten usw., aber der Projektmanager entscheidet, ob zusätzliche Ressourcen benötigt werden, und stellt entsprechende Anträge.
Gemeinsam sind der Sponsor und der Manager für das Projektmanagement verantwortlich. Der Erfolg eines Projekts erfordert, dass sie zusammenarbeiten, um die Prioritäten des jeweils anderen zu verstehen.
Projektsponsor vs. Projektbeteiligte
„Stakeholder“ ist ein Oberbegriff für alle Personen, die an einem Projekt beteiligt sind. Dazu können Teammitglieder, Vorgesetzte, Manager, Partner, Lieferanten, Kunden, Behörden oder andere Vermittler gehören.
In diesem Sinne ist ein Projektsponsor auch ein Projektbeteiliger. Allerdings sind nicht alle Beteiligten auch Sponsoren.
Rollen eines Projektsponsors
Führungskompetenz im Geschäft
Das Sponsoring eines Projekts umfasst mehr als nur die Finanzierung. Der Projektsponsor fungiert als Bindeglied zwischen Wirtschaft und Technik. Er bietet Einblicke und Orientierungshilfe aus geschäftlicher Perspektive. Er berät das Ausführungsteam in Bezug auf Kunden, Organisation, Geschäftsstrategie und Markteinführungspläne.
Nehmen wir an, ein Einzelhandelsunternehmen wendet sich an ein Technologieunternehmen, um eine Point-of-Sale-Lösung (POS) zu entwickeln. Der Projektsponsor, ein leitender Angestellter des Einzelhandelsunternehmens, informiert das Technologieunternehmen über die Benutzer des Produkts, den Workflow, die Integrationsanforderungen usw.
Auch wenn sie möglicherweise keine technischen Anforderungen festlegen, sind sie dafür verantwortlich, dass das Produkt den geschäftlichen Anforderungen entspricht.
Den Flow der Informationen ermöglichen
Während des gesamten Projekts sorgen sie für einen reibungslosen Informationsflow zwischen den Beteiligten. Sie schaffen die Verbindung zwischen den Team-Mitgliedern und den benötigten Ressourcen und Experten.
Beispielsweise können sie das Nutzerforschungsteam mit der richtigen Zielgruppe in Verbindung bringen, um Umfragen durchzuführen oder Verhaltensweisen zu beobachten.
Projektüberwachung
Ein Projektsponsor ist dafür verantwortlich, Ziele festzulegen und Metriken zu definieren. Sobald das Projektteam den Plan vorgelegt hat, überprüft er den Umfang und genehmigt den Start.
Von Zeit zu Zeit führen sie mit dem Projektteam Überprüfungen und Rückblicke durch, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft. Außerdem beseitigen sie aktiv Hindernisse, die sich im Laufe des Projekts ergeben. Sie sind für die Projektleistung verantwortlich.
Entscheidungsfindung auf hoher Ebene
Sie treffen hochrangige Entscheidungen über die Projektbudgets und die Projektrichtung. Außerdem sind sie dafür verantwortlich, wichtige Anfragen des Projektteams nach zusätzlichen Ressourcen, Erweiterungen der Fristen usw. zu genehmigen.
Projektmanager können Entscheidungsbäume erstellen, um Sponsoren bei wichtigen Entscheidungen zu unterstützen, und dabei die Auswirkungen dieser Entscheidungen skizzieren.
Abschließende Validierung
Ein Projektsponsor hat die Befugnis, Projektleistungen zu genehmigen. Er überprüft, ob die Leistung den technischen und geschäftlichen Anforderungen entspricht. Ein Projekt benötigt die Zustimmung seines Sponsors zum Projektabschluss und zu Zahlungen.
Einige dieser Rollen und Verantwortlichkeiten können sich mit denen eines Projektmanagers oder anderer Stakeholder überschneiden. Lassen Sie uns daher zunächst die Unterschiede klären.
Die Bedeutung eines Projektsponsors
Die Rolle eines Projektsponsors ist nicht so geläufig wie die eines Projektmanagers im Bereich des Projektmanagements. Angesichts der strategischen Bedeutung der Rolle des Projektsponsors wird sie oft übersehen.
In einigen Fällen ist diese Rolle auch nur schwach definiert. Die Rolle eines Projektsponsors wird einem leitenden Angestellten übertragen, der bereits verschiedene andere Aufgaben wahrnimmt. Dies behindert nur den Erfolg des Projekts. Hier erfahren Sie, warum.
Ausrichtung auf das Geschäft: Ganz gleich, ob Sie eine Technologie entwickeln oder ein neues Logo entwerfen – Projektsponsoren sind wichtig, um sicherzustellen, dass das Projekt den geschäftlichen Anforderungen entspricht.
Beziehungsmanagement: Ein Projektsponsor pflegt gute Beziehungen zu wichtigen Stakeholdern wie Clients, Lieferanten und Behörden. Er ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit im Projekt.
Genehmigungen und Finanzierung: Er ist für die Genehmigung von Budgets, die Freigabe von Mitteln und die Verhandlung zusätzlicher Anträge zuständig, falls solche gestellt werden.
Konfliktlösung: Bei erheblichen Meinungsverschiedenheiten schafft ein Projektsponsor Konsens und trifft schwierige Entscheidungen. Als Beispiel: Wenn Unklarheiten hinsichtlich der Definition eines Features bestehen, die zu Verwirrung unter den Teams führen, hilft der Projektsponsor bei der Klärung. Er spielt eine entscheidende Rolle dabei, dass das Projekt nicht ins Stocken gerät.
Für die Sache eintreten: Sie setzen sich bei der Geschäftsleitung und dem Board für das Projekt und dessen Zweck ein und sorgen so für Sichtbarkeit und Engagement seitens wichtiger Stakeholder. Sie sorgen dafür, dass das Projekt die Anerkennung erhält, die es verdient.
Aufgaben eines Projektsponsors in den verschiedenen Phasen eines Projekts
Nachdem wir nun die allgemeine Rolle und den Zweck eines Projektsponsors kennen, wollen wir uns seine Aufgaben in den verschiedenen Phasen des Projekts ansehen: Initiierung, Planung, Durchführung und Projektabschluss.
Projektinitiierung
Zu den Aufgaben des Projektsponsors bei der Initiierung des Projekts gehören:
- Festlegung der Projektziele und des Projektumfangs
- Unterzeichnung der Projektcharta
- Erläuterung der geschäftlichen Anforderungen und erwarteten Ergebnisse
- Weitergabe von hochrangigen Informationen über das Geschäft und den Kunden an das Projektteam
Manchmal ernennen sie den Verantwortlichen für das Projektmanagement und begleiten ihn bei der Einstellung und Einarbeitung von Mitgliedern des Teams.
Projektplanung
Sobald das Projekt gestartet ist, fungiert der Sponsor als Projektchampion. Er ist nicht mehr an den konkreten Aktivitäten beteiligt. Er leitet die Phase der Projektplanung und treibt die Umsetzung voran.
- Liefern Sie die für die Planung des Projekts erforderlichen Informationen.
- Festlegen einer Basislinie für Metriken
- Stellen Sie sicher, dass der Plan für das Projekt mit dem Business-Plan übereinstimmt.
- Anfragen prüfen und Genehmigungen erteilen
Projektdurchführung
Hier ist die Rolle des Projektsponsors noch begrenzter. Dennoch arbeiten sie eng mit dem Projektmanager zusammen, um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten.
- Überwachen Sie den Fortschritt von Zeit zu Zeit.
- Metriken für Projekte verfolgen und Feedback geben
- Stellen Sie sicher, dass das Projekt in die richtige Richtung und im richtigen Tempo voranschreitet.
- Bewerten und genehmigen Sie Anfragen des Projektteams nach zusätzlichen Ressourcen oder Budgets.
- Lösen Sie gegebenenfalls Konflikte zwischen den Beteiligten.
Projektabschluss
Ein Projektsponsor schließt das Projekt. Er ist verantwortlich für:
- Bewertung der Ergebnisse des Projekts anhand der Geschäftsanforderungen
- Messung der Ergebnisse des Projekts
- Abnahme der Lieferung
- Genehmigung des formellen Projektabschlusses und der Zahlungen
Möglichkeiten zur effektiven Zusammenarbeit mit Projekt-Sponsoren
Jeder Projektmanager arbeitet regelmäßig, mindestens einmal im Monat, wenn nicht sogar wöchentlich, mit Sponsoren zusammen. Seine Beziehung ist jedoch nicht ganz einfach.
Der Projektmanager arbeitet mit dem Projektsponsor zusammen, um Informationen auszutauschen, geschäftliche Anforderungen zu verstehen und Probleme zu lösen. Die Rolle des Projektsponsors besteht darin, den Projektmanager auf Erfolgskurs zu bringen.
Projektsponsoren sind jedoch Führungskräfte mit mehr Autorität als der Manager. Der Projektmanager präsentiert Fortschritte, Ergebnisse und Daten zur Überprüfung. Der Projektmanager erstellt Berichte in dieser Funktion an den Sponsor, auch wenn es sich nicht um ein Manager-Untergebenen-Verhältnis handelt.
Die Navigation in dieser Beziehung kann komplex sein. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Projektmanager effektiv mit Projektsponsoren im Bereich des Projektmanagements zusammenarbeiten können.
Organisieren Sie das Projekt
In erster Linie benötigt der Projektsponsor Sichtbarkeit. Er muss wissen, wie das Projekt durchgeführt wird. Verwenden Sie eine umfassende Software für das Projektmanagement wie ClickUp, um das Projekt zu organisieren. Mit ClickUp können Sie:
- Teilen Sie das Projekt in Aufgaben und Unteraufgaben auf
- Verfassen Sie Beschreibungen für jede Aufgabe, um die Anforderungen für Ihre Team-Mitglieder zu verdeutlichen; der Sponsor kann diese bei Bedarf validieren.
- Legen Sie Start- und Enddaten für jede Aufgabe fest.
- Prioritäten, Abhängigkeiten und Tags hinzufügen
Wenn Sie eine unabhängige Agentur oder Freiberufler sind, ist Ihr Client wahrscheinlich Ihr Projektsponsor. In solchen Fällen sollten Sie Projektmanagement-Software für kleine Unternehmen ausprobieren, um sich besser zu organisieren.
Präsentieren Sie Ihre Pläne
Verwenden Sie ClickUp, um die Projektanforderungen zu prognostizieren. Präsentieren Sie dann Ihre Pläne dem Projektsponsor und holen Sie dessen Zustimmung ein. Sobald Sie das Projekt in ClickUp eingerichtet haben, können Sie es mithilfe der Gantt-Ansicht im Zeitverlauf visualisieren.
Verwenden Sie ClickUp Whiteboard, um komplexe Themen zu erklären. Verwenden Sie ClickUp Mindmaps, um logische Pfade zu erstellen und Workflows zu veranschaulichen.
Ressourcen konsolidieren
Ein Projektsponsor erwartet, dass das Wissen, das er dem Projektmanager und dem ursprünglichen Team freigegeben hat, sorgfältig an alle Teammitglieder/Stakeholder weitergegeben wird. Um dies sicherzustellen:
- Veröffentlichen Sie die Projektcharta auf ClickUp Docs.
- Legen Sie Projektziele als ClickUp-Ziele fest und verknüpfen Sie Aufgaben, damit alle darauf zugreifen können.
Kommunikation erleichtern
Kein Projektsponsor möchte, dass Informationen unter den Tisch fallen. Nutzen Sie ClickUp-Projektmanagement, um Transparenz und Klarheit in der Kommunikation zu schaffen.
- Geben Sie dem Sponsor Zugriff auf den ClickUp-Workspace, um vollständige Sichtbarkeit zu gewährleisten.
- Nutzen Sie die Kommentare unter jeder Aufgabe, um Probleme im Kontext zu diskutieren.
- Weisen Sie dem Sponsor Aktionspunkte zu, wenn Sie zu irgendetwas Klarheit benötigen.
- Nutzen Sie die ClickUp-Chat -Ansicht für die Zusammenarbeit in Echtzeit.
Aktivieren Sie Benachrichtigungen in der App oder per E-Mail, damit der Projektsponsor keine Updates verpasst.
Stärken Sie die Dokumentation des Projektmanagements
Jeder Projektsponsor schätzt eine gute Dokumentation. Verwenden Sie ClickUp Docs, um für jedes Feature eine gut formatierte Dokumentation zu erstellen. Verknüpfen Sie diese mit den Aufgaben, damit Sie sie nie aus den Augen verlieren.
Berichterstellung automatisieren
Halten Sie Ihren Projektsponsor über Ihren Fortschritt auf dem Laufenden, noch bevor er danach fragt. Nutzen Sie ClickUp Dashboards für Echtzeit-Berichterstellung mit Berichten zu folgenden Themen:
- Projektfortschritt im Vergleich zu den Zielen
- Burn-up- und Burn-down-Diagramme
- Zeiterfassung vs. Schätzungen
- Identifizieren von Engpässen in Workflows
- Workload und Ressourcenzuweisung
Wenn Ihr Projektsponsor bestimmte Berichte anfordert, erstellen Sie direkt in Ihrem Projektmanagement-Tool benutzerdefinierte Diagramme für alles, was Sie benötigen.
Je nachdem, wie aktiv der Projektsponsor ist, benötigt er regelmäßig Updates mit unterschiedlichen Details. Passen Sie die benutzerdefinierte Granularität und Häufigkeit der Updates mit ClickUp an. Geben Sie seinem Gastkonto Zugriff, damit er seine Updates selbst anpassen kann.
Nahtlose Zusammenarbeit mit Ihrem Projektsponsor mit ClickUp
Ein Projektsponsor begleitet Sie von Anfang bis Ende. Nutzen Sie ClickUp, um das Projekt mit Zuversicht zu starten, es effizient durchzuführen und mit Stolz abzuschließen.
Im Allgemeinen verbringen Projektmanager jeden Monat übermäßig viel Zeit mit der Berichterstellung für Projektsponsoren. Vermeiden Sie doppelte Arbeit. Verwalten Sie Projekte effektiv und arbeiten Sie mit dem Sponsor zusammen – alles an einem Ort, auf ClickUp!