Stellen Sie sich vor, Sie wollen einen Tag am Strand verbringen und geraten dann in einen unerwarteten Sturm.
Wäre es nicht von Vorteil gewesen, das Wetter vorher zu kennen?
Ähnlich verhält es sich mit neuen Projekten, bei denen eine klare Vorhersage der möglichen Ergebnisse den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen kann. An dieser Stelle kommt die Wissenschaft der Projektprognose ins Spiel.
So wie Meteorologen Daten und Muster nutzen, um das Wetter vorherzusagen, verwenden Projektmanager Instrumente zur Projektprognose, um die Zukunft ihrer Aufgaben vorherzusehen. Das Verständnis dieser voraussichtlichen Ergebnisse hilft Ihnen nicht nur bei der effizienten Planung, sondern auch bei der Entwicklung proaktiver Strategien zur Bewältigung der unweigerlich auftretenden Unwägbarkeiten.
Bei der Projektprognose geht es nicht darum, mit einer Kristallkugel in die Zukunft zu sehen. Vielmehr geht es darum, sich selbst oder Ihr Projektteam mit dem richtigen Wissen und den richtigen Werkzeugen auszustatten, um sich inmitten des Unbekannten anzupassen und erfolgreich zu sein.
Lassen Sie uns also tiefer in diese faszinierende Wissenschaft eintauchen und erfahren, wie sie Ihre Geheimwaffe für den Projekterfolg sein kann.
Was ist Projektprognose?
Bei der Projektprognose oder Projektmanagementprognose treffen Sie auf der Grundlage von Daten, Wissen und Erfahrung Vorhersagen oder Annahmen darüber, was wahrscheinlich passieren wird. Sie prognostizieren die möglichen Ergebnisse Ihres Projekts.
Es gibt drei Hauptelemente, die bei Projektmanagement-Prognosen zu berücksichtigen sind:
- Dauer
- Kosten
- Qualität
Lassen Sie uns diese Bereiche der Projektprognose ein wenig genauer untersuchen.
Dauer
Der erste zu berücksichtigende Faktor ist die Dauer des Projekts, d. h. wie lange es dauern wird. Wenn Sie wissen, wie lange ein Projekt dauern könnte, können Sie die Ressourcen effektiv planen. Außerdem können Sie Ihrem Kunden oder internen Ansprechpartner eine gute Schätzung geben, wann das Projekt abgeschlossen sein wird. ⌚
Machen Sie Ihren Projektzeitplan mit einem Netzplan, dem Gantt-Diagramm von ClickUp oder einer anderen Methode übersichtlicher
Ermitteln Sie auf der Grundlage früherer Iterationen, Ihres eigenen Wissens, gemeinsamen Fachwissens oder durch Befragung anderer Teammitglieder, wie lange das Projekt dauern sollte. Unterteilen Sie das Projekt dann in kleinere Elemente oder Aufgabengruppen, damit Sie die Zeit effektiver überwachen und verwalten können und einen genauen Zeitplan erstellen können projektzeitplan .
Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung eines speziellen Projektmanagementsystems. Dies hilft Ihnen zu verstehen, wo Sie sich auf dem Weg zum Projekterfolg befinden, den Sie ursprünglich geplant hatten.
Projektkosten
Sobald Sie eine ungefähre Vorstellung davon haben, wie lange Ihre Aufgabe oder Ihr Projekt dauern wird, müssen Sie sich Gedanken über die Kosten machen. Wenn Sie in der Lage sind, die Kosten eines Projekts genau vorherzusagen, können Sie Ihr Budget effektiver planen und vermeiden, dass Sie Ihren Kunden um zusätzliche Mittel bitten müssen, oder dass Sie die Kosten in Kauf nehmen und Ihre Rentabilität beeinträchtigen. 💰
Einfaches Hinzufügen von Geldwerten zu Vorgängen, um Projektbudgets im Auge zu behalten
Berücksichtigen Sie alle Ressourcen, die Ihr Projekt benötigt, und deren tatsächliche Kosten. Dazu gehören Mitarbeiter, Auftragnehmer, Materialien und Werkzeuge. Verwenden Sie die historischen Daten, die Sie haben, um eine genaue projektbudget und überwachen Sie dann die Ausgaben, um Ihre Kosten so nah wie möglich an Ihrem voraussichtlichen Budget zu halten.
Qualität
Der letzte zu berücksichtigende Bereich ist die Qualität. Wir alle wollen, dass jedes Projekt, das wir abschließen, das Beste ist, was wir können, aber manchmal bedeuten Einschränkungen wie Zeit, Budget oder Ressourcen, dass wir irgendwo Anpassungen vornehmen müssen.
Wenn Sie die voraussichtliche Qualität Ihres Endprojekts kennen, können Sie Ihren Kunden gegenüber transparent machen, wo Ihre Prioritäten liegen, wenn es darum geht, das Projekt zum Erfolg zu führen. ✔️
Projektmanager müssen sich überlegen, ob bei diesem Projekt die Qualität um jeden Preis gewahrt werden muss oder ob sie bei den Materialien oder den Auftragnehmern sparen müssen, um stattdessen das Projekt innerhalb einer strengen Frist fertig zu stellen.
Dazu brauchen Sie eine gute Vorstellung von der Vielfalt der Materialien und Ressourcen, auf die Sie zugreifen können, was sie kosten und wann sie verfügbar sind.
Bedeutung der Projektprognose im Projektmanagement
Mit Hilfe von Projektprognosen können Sie sich ein genaueres Bild von den Herausforderungen machen, die auf Sie zukommen könnten. So können Sie vorausschauend planen und ein erfolgreiches Projekt innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens abschließen.
Weitere Vorteile des Einsatzes von Prognosemethoden im Projektmanagement sind:
- Größere Klarheit für Teammitglieder, Auftragnehmer und Kunden
- Vorhersage verschiedener potenzieller Ergebnisse auf der Grundlage wichtiger Entscheidungspunkte
- Berücksichtigung von Potenzialenprojektrisiken und Ergreifen von Maßnahmen zu ihrer Verringerung
- Das bestmögliche Team zusammenstellen können
- Planung für mögliche Herausforderungen oder Hindernisse auf der Grundlage früherer Erfahrungen
- Schnelles und sicheres Reagieren auf unerwartete Probleme
- Projekte näher an der ursprünglichen Planung abliefernprojektumfang* Erhöhung der Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Projekt die Fristen einhält und als Erfolg gewertet wird
Die ClickUp-Arbeitsumfangsvorlage hilft Ihnen, alle Details eines Projekts zu skizzieren
Projektmanagement-Prognosen können wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, aber sie sind es definitiv wert. Ohne eine Projektprognose (oder mehrere Prognosen) haben Sie keine Ahnung, wie lange es dauern könnte, welche Ressourcen Sie benötigen oder wie das Endergebnis aussehen könnte.
Mit einer genauen Prognose haben Ihr Team und Ihr Endkunde einen klaren Überblick über die zu erwartenden Anforderungen und Ergebnisse.
Beispiel für Projektmanagement-Prognosen in der Praxis
Die Bedeutung der Projektprognose zu verstehen und zu wissen, wie man sie in die Praxis umsetzt, sind zwei verschiedene Dinge. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für Projektmanagement-Prognosen in der Praxis, damit Sie sehen können, worum es geht.
Ein Kunde hat sich an Ihr Unternehmen gewandt und Sie gebeten, mit ihm an einem neuen gewerblichen Bauprojekt zu arbeiten. Da Sie schon früher zusammengearbeitet haben, wissen Sie, dass dem Kunden die Qualität eines Projekts sehr wichtig ist und dass er gerne bereit ist, mehr Geld zu investieren, um das bestmögliche Team für das Projekt zu haben. 👷
Erstellen Sie Ihren Prognoseplan
Nachdem Sie alle Hintergrundinformationen zusammengetragen haben, um Ihren projektkontrollen wollen Sie Ihre Projektprognose erstellen.
Berücksichtigen Sie dabei Folgendes:
- Was das Projekt beinhaltet: Bitten Sie Ihren Kunden um ein gründliches Briefing und arbeiten Sie an einer Strategie, die alle seine Anforderungen erfüllt, einschließlich der Untersuchung potenzieller Standorte, der Empfehlung umweltfreundlicher Materialien und der Verwaltung der Auftragnehmer vor Ort
- Welche Teammitglieder Sie für das Projekt abstellen werden: Versuchen Sie, den bevorzugten Projektleiter und das Team Ihres Kunden abzustellen, wenn Sie können, und ergänzen Sie sie mit Ihren besten Leuten für bestimmte Aufgaben oder Rollen.
- Wie lange jeder Projektschritt dauern wird: Teilen Sie Ihr Projekt in Abschnitte auf und nutzen Sie das Fachwissen Ihres Teams, um vorherzusagen, wie lange jeder Schritt dauern wird. Erstellen Sie auf dieser Grundlage einenprojektzeitplan der Ihnen einen klaren Überblick über den gesamten Prozess gibt.
- Was Ihr Budget sein sollte: Besprechen Sie auf der Grundlage der obigen Ausführungen das Projektbudget und die voraussichtlichen Kosten mit dem Kunden. Stellen Sie ihm mögliche Preisoptionen vor und bitten Sie ihn, einem festen Budget zuzustimmen, wobei ein Spielraum für mögliche Mehrausgaben vorgesehen werden sollte
Legen Sie eine klare Arbeitsreihenfolge fest, indem Sie "blockierende" oder "wartend auf"-Abhängigkeiten zwischen Aufgaben hinzufügen und Ihr Team auf dem Laufenden halten, damit es weiß, woran es zuerst arbeiten muss
Dies sind nicht alle Schritte, die zum erfolgreichen Management eines Projekts gehören, aber sie sind notwendig, um eine genaue Projektprognose zu erstellen. Nach Fertigstellung der Prognose können Sie diese mit Ihrem Kunden teilen, um einen transparenteren Prozess zu schaffen.
10 der besten Tipps zur Projektprognose für Projektteams
Nutzen Sie diese Tipps von Experten für Projektmanagement-Prognosen, wenn Sie das nächste Mal wissen wollen, wie es mit einem Projekt weitergeht.
1. Setzen Sie Projektziele
Legen Sie im Rahmen des Projektplanungsprozesses SMART-Ziele fest. Erstellen Sie Projektergebnisziele, die spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich begrenzt sind. So sind Ihre Ziele nicht nur zielgerichteter, sondern Sie wissen auch, anhand welcher Messgrößen Sie sie verfolgen können.
Verfolgen Sie Ihre Ziele bis hin zu den wichtigsten KPIs und erhalten Sie automatisch detaillierte Einblicke in Ihre Fortschritte
Verwenden Sie eine zielverfolgungs-App wie ClickUp-Ziele um Ihre Ziele festzulegen, zuzuweisen, zu verfolgen und zu feiern. Sobald Sie über spezifische Ziele verfügen, können Sie diese als Richtschnur für Ihren Projektprognoseprozess verwenden. Wenn Sie wissen, dass Sie X bis zum Datum Y erreichen wollen, können Sie rückwärts arbeiten, um einen realistischen Zeitrahmen zu erstellen, und dann die wahrscheinliche Verfügbarkeit von Ressourcen und Kosten schätzen. 🎯
2. Überprüfung historischer Daten
Für eine genaue Projektprognose benötigen Sie idealerweise echte Projektdaten. Diese finden Sie am besten in Ihrer früheren Arbeit an ähnlichen Projekten oder in den Daten, die das Unternehmen im Allgemeinen über Ressourcen, Aufgaben oder Kosten besitzt.
Mit den richtigen Daten werden Ihre Vorhersagen sofort präziser. Wenn es sich um ein völlig neues Projekt handelt, stehen Ihnen möglicherweise nicht viele Daten zur Verfügung, die Sie für Ihre Vorhersagen nutzen können. Versuchen Sie in diesem Fall, Erkenntnisse von anderen Teams oder die Ergebnisse anderer Projekte in Ihrer Nische zu sammeln. 📈
3. Erstellen Sie mehrere Vorhersagen
Es ist verlockend, nur eine einzige richtige Vorhersage zu machen, hinter der Sie mit ganzem Herzen stehen können. In Wirklichkeit ist das oft nicht der Fall, und die Abgabe mehrerer Prognosen ist eine gute Möglichkeit, Ihr Fachwissen unter Beweis zu stellen.
Erstellen Sie mehrere Prognosen, die verschiedene mögliche Ergebnisse mit leicht unterschiedlichen Kostenschätzungen, Leistungen, Zeitrahmen und Projektteams auf der Grundlage der verfügbaren Informationen berücksichtigen. Wenn Sie mehr als einen möglichen Weg vorwärts haben, haben Sie Optionen, wenn Sie auf ein Hindernis stoßen, und zeigen Ihren Kunden, dass Sie glauben, dass es mehr als einen Weg zu einem erfolgreichen Ergebnis gibt. 📊
4. Verfolgen Sie Ihre Zeit
Um einen realistischen Zeitplan für Ihre Projekte erstellen zu können, müssen Sie zunächst wissen, wie lange jede Aufgabe dauert. Dies ist ein entscheidender Schritt bei der Projektprognose.
Verwenden Sie ClickUp's Projektzeiterfassung können Sie sich einen genauen Überblick darüber verschaffen, wie lange jede Projektaufgabe oder -aktivität tatsächlich dauert. Verfolgen Sie Ihre Zeit, legen Sie Schätzungen fest, und sehen Sie Berichte, die aufzeigen, wie Ihre Teammitglieder ihre Zeit verbringen.
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Wenn Sie die Produktivität Ihres Teams steigern möchten, nutzen Sie zeitmanagement-Techniken und nutzen unsere zeitmanagement-Vorlagen um die Zeitverschwendung zu reduzieren und effektiver zu arbeiten. ⏰
5. Zeit für die Überschreitung von Aufgaben einplanen
Die Zeiterfassung gibt Ihnen zwar Aufschluss darüber, wie lange die einzelnen Aktivitäten tatsächlich dauern, aber Sie können nicht bei jeder Entscheidung davon ausgehen, dass jede Iteration einer Aufgabe die gleiche Zeit in Anspruch nimmt. Planen Sie stattdessen in der Projektdauer Zeit für Vorgänge ein, die über die erwartete Zeit hinausgehen.
Wenn Sie Ihrem Team eine Atempause gönnen, kann es in einem gleichmäßigen Tempo arbeiten und sein Bestes geben, ohne dass es unter Druck steht, jede Aufgabe so zu erledigen, als stünde nichts anderes auf seiner Aufgabenliste. Diese zusätzliche Zeit bedeutet auch, dass Sie den Zeitplan Ihres Projekts eher einhalten und Ihren Kunden einen "pünktlichen" Status melden können. ✅
6. Werden Sie Experte für Ressourcenmanagement
Es ist schwierig, Ihre Projektressourcen zu planen, wenn Sie kein gutes Verständnis für das Personal- und Ressourcenmanagement haben. Sie müssen die Verfügbarkeit von Ressourcen, die Kosten, die Zeitplanung und das Personalmanagement verstehen, um möglichst genaue Projektprognosen zu erstellen.
Die Ressourcenzuweisung und -prognose ist ein wichtiger Bestandteil von ressourcenmanagement es lohnt sich also, diese Fähigkeit zu entwickeln. Sobald Sie die Stärken, Fähigkeiten, Zeitpläne, potenziellen Urlaube oder Burnout-Phasen Ihrer Teammitglieder berücksichtigen können, sind Sie in der Lage, Prognosen zu erstellen, die die wahre Wirkung jedes einzelnen Talents in Ihrem Team widerspiegeln.
Verwenden Sie die ClickUp-Kalenderansicht, um Ihre Aufgaben nach Woche und nach Monat zu sehen
Verwenden Sie ClickUp's Kalenderansicht um die Verfügbarkeit und Auslastung Ihres Teams auf einen Blick zu sehen. Erstellen Sie robuste Prognosepläne auf der Grundlage ihrer Verfügbarkeit, und sehen Sie Projektaufgaben, Zeitpläne und potenziell ungenutzten Raum in einer Wochen- oder Monatsansicht. 📅
7. Überprüfen Sie Ihre frühen Projektprognosen
Ihre Projektprognose ist nicht in Stein gemeißelt - es ist sogar ratsam, sie zu überprüfen, wenn Ihr Projekt über die Anfangsphase hinaus fortschreitet. Wenn Sie Ihre Vorhersagen während des gesamten Projekts überprüfen, können Sie proaktiv handeln, wenn Sie feststellen, dass Sie vom Kurs abweichen.
Erkennen Sie die kritischen Punkte Ihres Projekts mit den ClickUp-Meilensteinen und nutzen Sie die fettgedruckten Rautensymbole, damit sich jeder auf die wichtigsten Ziele konzentrieren kann
Integrieren Sie Meilensteine in Ihren Prognoseprozess und vereinbaren Sie, sich an wichtigen Punkten zu melden, um den Fortschritt zu überwachen. Entscheiden Sie, ob Ihr aktueller Weg noch mit Ihrer wahrscheinlichsten Vorhersage übereinstimmt oder ob er begonnen hat, sich in eine andere Richtung zu bewegen. 📝
8. Teilen Sie Ihre Projektprognose mit anderen
Ein internes Bewusstsein für die voraussichtlichen Projektergebnisse und -wege ist immer nützlich, aber noch wirkungsvoller ist es, dies mit anderen zu teilen. Behalten Sie Ihre Projektprognosen nicht für sich, sondern teilen Sie sie mit Ihren Stakeholdern und dem gesamten Projektteam als Teil Ihrer Projektplanung projektberichte damit sie wissen, was vor sich geht.
Erstellen Sie Ihre Projektberichte gemeinsam in ClickUp Docs und geben Sie sie dann an interne und externe Beteiligte weiter
Wie in allen Bereichen des Projektmanagements verbessert eine offene und transparente Arbeitsweise die Team- und kundenkommunikation und Vertrauen. Teilen Sie den Beteiligten Ihre Prognosen und Vorhersagen mit, damit sie mehr Vertrauen in Ihre Fähigkeit haben, nicht nur zu liefern, sondern auch Veränderungen zu überwachen und bei Bedarf Maßnahmen zu ergreifen. 🙌
9. Verwenden Sie Projektprognosetools
Jedes starke Team braucht effektive projektmanagementsoftware um ihre Fähigkeiten zu verbessern und die mit der Durchführung erfolgreicher Projekte verbundenen Aufgaben zu rationalisieren. Investieren Sie in eine Software, mit der Sie Projekte nicht nur verwalten, sondern auch prognostizieren können, wie zum Beispiel ClickUp.
ClickUp ist mit Funktionen ausgestattet, die speziell für Projektteams und Prognosen entwickelt wurden. Verwenden Sie ClickUp-Aufgaben um Ihre Aufgabenliste und Projektaktivitäten zu verwalten, und über das gesamte Projekt von Anfang bis Ende mit ClickUp-Projektmanagement .
Einfaches Anzeigen und Verfolgen von Zeitschätzungen in ClickUp-Aufgaben für ein besseres Ressourcenmanagement
Setzen Sie Erwartungen und verstehen Sie, wie lange jede Aufgabe dauert mit ClickUp Zeitschätzungen . Verwenden Sie eine programm-Management-Vorlage oder die Projektzeitplan-Vorlage von ClickUp um eine visuelle Zeitleiste zu erstellen, mit der Sie Ihren Fortschritt verfolgen können. Bleiben Sie mit Teammitgliedern in Echtzeit in Kontakt mit ClickUp-Chat und verwenden Sie ClickUp Dashboards um Ihren Fortschritt bei mehreren Projekten gleichzeitig zu visualisieren. ⚒️
10. Bewerten Sie die Genauigkeit Ihrer Prognosen
Bei Projektabschluss empfiehlt es sich, die tatsächlichen Ergebnisse mit Ihren ursprünglichen Schätzungen zu vergleichen. Dies gibt Ihrem Team und den Beteiligten einen nützlichen Bezugspunkt und Vergleich und ermöglicht es Ihnen, Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Prognosen oder Arbeitsabläufe für die Zukunft zu ermitteln.
Bewerten Sie Ihre Projektleistung und vergleichen Sie sie mit Ihren geschätzten Prognosen. Stellen Sie fest, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben, ob der Zeitplan nicht überschritten wurde und ob Sie das vorgegebene Budget eingehalten haben.
Nutzen Sie diese neuen Daten, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren, und führen Sie prozesseffizienzen und verbessern Sie die Genauigkeit Ihrer Zukunftsprognosen. 👀
Verbessern Sie den Erfolg Ihres Projekts mit Projektmanagement-Prognosetechniken
Genaue Projektprognosen ermöglichen es Ihrem Team, ohne unnötigen Druck sein Bestes zu geben, und Ihren Kunden und Stakeholdern, zu verstehen, was während der Projektlaufzeit wahrscheinlich passieren wird. Nutzen Sie die oben genannten Tipps, um Ihren Ansatz für Projektmanagement-Prognosen zu verbessern, damit Sie genaue, datengestützte und strategische Vorhersagen für zukünftige Projekte treffen können.
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