Was ist eine Projektprognose im Projektmanagement?

Stellen Sie sich vor, Sie machen sich auf den Weg zu einem Tag am Strand und geraten dann in einen unerwarteten Sturm.

Wäre es nicht von Vorteil gewesen, das Wetter im Voraus zu kennen?

Auch bei der Aufnahme neuer Projekte kann eine klare Prognose der potenziellen Ergebnisse über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Hier kommt die Wissenschaft der Projektprognose ins Spiel.

So wie Meteorologen Daten und Muster zur Vorhersage des Wetters nutzen, verwenden Projektmanager Projektprognosetools, um die Zukunft ihrer Aufgaben zu antizipieren. Das Verständnis dieser prognostizierten Ergebnisse hilft Ihnen nicht nur bei der effizienten Planung, sondern auch bei der Entwicklung proaktiver Strategien, um mit den unvermeidlich auftretenden Unsicherheiten umzugehen.

Bei der Projektprognose geht es nicht darum, eine Kristallkugel zu haben, um die Zukunft vorauszusagen. Vielmehr geht es darum, sich selbst oder Ihr Projektteam mit dem richtigen Wissen und den richtigen tools auszustatten, um sich an Unbekanntes anzupassen und erfolgreich zu sein.

Lassen Sie uns also tiefer in diese faszinierende Wissenschaft eintauchen und erfahren, wie sie zu Ihrer Geheimwaffe für den Erfolg des Projekts werden kann.

Was ist Projektprognose?

Projektprognosen oder Projektmanagement-Prognosen sind Vorhersagen oder Annahmen darüber, was wahrscheinlich passieren wird, basierend auf Daten, Wissen und Fachkenntnissen. Sie prognostizieren die möglichen Ergebnisse Ihres Projekts.

Bei der Prognose im Projektmanagement sind drei Hauptelemente zu berücksichtigen:

Lassen Sie uns diese Bereiche der Projektprognose etwas genauer betrachten.

Dauer

Der erste zu berücksichtigende Faktor ist die Dauer des Projekts, also wie lange es dauern wird. Wenn Sie wissen, wie lange ein Projekt dauern könnte, können Sie Ihre Ressourcen effektiv planen. Außerdem können Sie Ihrem Client oder internen Ansprechpartner eine gute Schätzung darüber geben, wann das Projekt abgeschlossen sein wird. ⌚

Ermitteln Sie anhand früherer Iterationen, Ihres eigenen Wissens, des gemeinsamen Fachwissens oder durch Befragung anderer Teammitglieder, wie lange das Projekt dauern sollte. Teilen Sie das Projekt anschließend in kleinere Elemente oder Aufgabengruppen auf, damit Sie die Zeit effektiver überwachen und verwalten und eine genaue Zeitleiste für das Projekt erstellen können.

Eine gute Möglichkeit hierfür ist die Verwendung eines speziellen Tools für Projektmanagement. Damit können Sie besser nachvollziehen, wie weit Sie vom ursprünglich angestrebten Gesamterfolg des Projekts entfernt sind.

Projektkosten

Sobald Sie eine ungefähre Vorstellung davon haben, wie lange Ihre Aufgabe oder Ihr Projekt dauern wird, müssen Sie über die Kosten nachdenken. Wenn Sie die Kosten eines Projekts genau prognostizieren oder vorhersagen können, können Sie Ihr Budget effektiver planen und vermeiden, dass Sie Ihren Client um zusätzliche Mittel bitten oder Verluste hinnehmen müssen, die sich auf Ihre Rentabilität auswirken. 💰

Berücksichtigen Sie alle Ressourcen, die Ihr Projekt benötigt, und deren tatsächliche Kosten. Dazu gehören Mitarbeiter, Auftragnehmer, Materialien und tools. Nutzen Sie Ihre Verlaufsdaten, um ein genaues Projektbudget zu erstellen, und überwachen Sie dann die Ausgaben, um Ihre Kosten so nah wie möglich an Ihrem prognostizierten Budget zu halten.

Qualität

Der letzte zu berücksichtigende Bereich ist die Qualität. Wir alle möchten, dass jedes Projekt, das wir fertigstellen, unseren besten Fähigkeiten entspricht, aber manchmal bedeuten Einschränkungen wie Zeitplan, Budget oder Ressourcen, dass wir irgendwo Anpassungen vornehmen müssen.

Wenn Sie die voraussichtliche Qualität Ihres endgültigen Projekts kennen, können Sie Ihren Clients gegenüber transparent darlegen, wo Ihre Prioritäten im Hinblick auf das Ziel des Projekterfolgs liegen. ✔️

Projektmanager müssen sich überlegen, ob es sich um ein Projekt handelt, bei dem die Qualität um jeden Preis gewährleistet sein muss, oder ob sie stattdessen bei Materialien oder Auftragnehmern sparen müssen, um das Projekt innerhalb einer strengen Frist fertigzustellen.

Zu erledigen ist es notwendig, einen guten Überblick über die verschiedenen Materialien und Ressourcen zu haben, auf die Sie zugreifen können, deren Kosten und wann sie verfügbar sind.

Die Bedeutung der Projektprognose im Projektmanagement

Projektprognosen geben Ihnen eine klarere Vorstellung davon, welche Herausforderungen auf Sie zukommen könnten, sodass Sie vorausschauend planen und ein erfolgreiches Projekt termingerecht und innerhalb des Budgets realisieren können.

Weitere Vorteile der Verwendung von Prognosemethoden im Projektmanagement sind:

Die Prognoseerstellung im Projektmanagement kann zwar wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, lohnt sich aber auf jeden Fall. Ohne eine Projektprognose (oder mehrere Prognosen) haben Sie keine Ahnung, wie lange das Projekt dauern wird, welche Ressourcen Sie benötigen und wie das Ergebnis aussehen könnte.

Mit einer genauen Prognose haben Ihr Team und Ihr Endclient eine klare Ansicht der zu erwartenden Anforderungen und Ergebnisse.

Beispiel für Projektmanagement-Prognosen in der Praxis

Die Bedeutung von Projektprognosen zu verstehen und zu wissen, wie man sie in die Praxis umsetzt, sind zwei verschiedene Dinge. Hier ist ein Beispiel für Projektmanagement-Prognosen in der Praxis, damit Sie sehen können, worum es dabei geht.

Ein Client hat sich an Ihr Unternehmen gewandt und Sie gebeten, mit ihm an einem neuen gewerblichen Bauprojekt zu arbeiten. Sie haben bereits zuvor zusammengearbeitet und wissen daher, dass für ihn die Qualität eines Projekts von großer Bedeutung ist – und dass er gerne mehr Budget investiert, um das bestmögliche Team für das Projekt zu gewinnen. 👷

Erstellen Sie Ihren Prognose-Plan

Nachdem Sie alle Hintergrundinformationen gesammelt haben, um Ihre Projektkontrollen festzulegen, sollten Sie Ihre Projektprognose erstellen.

Zu erledigen ist:

Dies sind zwar nicht alle Schritte, die zum erfolgreichen Projektmanagement gehören, aber es ist das, was Sie benötigen, um eine genaue Projektprognose zu erstellen. Sobald Ihre Prognose fertiggestellt ist, können Sie sie Ihrem Client freigeben, um einen transparenteren Prozess zu schaffen.

Die 10 besten Tipps zur Projektprognose für Teams

Nutzen Sie diese Tipps von Experten für Prognosen im Bereich des Projektmanagements, wenn Sie das nächste Mal den weiteren Verlauf eines Projekts verstehen müssen.

1. Legen Sie Ziele für das Projekt fest

Legen Sie im Rahmen der Projektplanung SMART-Ziele fest. Erstellen Sie Projektziele, die spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind. So werden Ihre Ziele nicht nur fokussierter, sondern Sie wissen auch, anhand welcher Metriken Sie sie verfolgen können.

Verwenden Sie eine App zur Nachverfolgung von Zielen wie ClickUp Goals, um Ihre Ziele festzulegen, zuzuweisen, zu verfolgen und zu feiern, wenn Sie sie erreicht haben. Sobald Sie konkrete Ziele haben, können Sie diese als Leitfaden für Ihren Prozess der Projektprognose verwenden. Wenn Sie wissen, dass Sie bis zum Datum Y das Ziel X erreichen möchten, können Sie rückwärts arbeiten, um einen realistischen Zeitrahmen zu erstellen, und dann die voraussichtliche Verfügbarkeit von Ressourcen und die Kosten schätzen. 🎯

2. Überprüfen Sie Verlaufsdaten

Für eine genaue Projektprognose sollten Sie idealerweise reale Projektdaten verwenden. Diese finden Sie am besten in Ihren früheren Arbeiten zu ähnlichen Projekten oder in den Daten, die das Unternehmen allgemein über Ressourcen, Aufgaben oder Kosten gespeichert hat.

Mit den richtigen Daten werden Ihre Prognosen sofort genauer. Wenn es sich um ein völlig neues Projekt handelt, verfügen Sie möglicherweise nicht über viele Daten, die Sie für Ihre Prognosen heranziehen können. Versuchen Sie in diesem Fall, Erkenntnisse von anderen Teams oder Ergebnisse anderer Projekte in Ihrer Nische zu sammeln. 📈

3. Erstellen Sie mehrere Prognosen

Es ist verlockend, eine einzige, sichere Prognose abzugeben, hinter der man voll und ganz stehen kann. In der Realität ist dies jedoch oft nicht der Fall, und die Abgabe mehrerer Prognosen ist tatsächlich eine gute Möglichkeit, Ihre Fachkompetenz unter Beweis zu stellen.

Erstellen Sie mehrere Prognosen, die verschiedene mögliche Ergebnisse mit leicht unterschiedlichen Kostenschätzungen, Lieferumfängen, Zeitrahmen und Teams auf der Grundlage der verfügbaren Informationen berücksichtigen. Wenn Sie mehr als einen möglichen Weg nach vorne haben, stehen Ihnen Optionen zur Verfügung, wenn Sie auf Hindernisse stoßen, und Sie zeigen Ihren Clients, dass Sie davon überzeugt sind, dass es mehr als einen Weg zu einem erfolgreichen Ergebnis gibt. 📊

4. Verfolgen Sie Ihre Zeit

Um eine realistische Zeitleiste für Ihre Projekte erstellen zu können, müssen Sie zunächst wissen, wie lange jede Aufgabe dauert. Dies ist ein entscheidender Schritt bei der Projektprognose.

Nutzen Sie die Funktion für die Zeiterfassung von ClickUp, um einen genauen Überblick darüber zu erhalten, wie lange jede Projekt-Aufgabe oder Projekt-Aktivität tatsächlich dauert. Erfassen Sie Ihre Zeit, legen Sie Schätzungen fest und sehen Sie sich Berichte an, die aufzeigen, wie Ihre Teammitglieder ihre Zeit verbringen.

Wenn Sie die Produktivität Ihres Teams steigern möchten, nutzen Sie Zeitmanagementtechniken und unsere Zeitmanagement-Vorlagen, um Zeitverschwendung zu reduzieren und effektiver zu arbeiten. ⏰

5. Planen Sie Zeit für Überschreitungen bei Aufgaben ein

Durch die Nachverfolgung der Zeit erhalten Sie zwar eine Ansicht darüber, wie lange jede Aktivität tatsächlich dauert, aber Sie können nicht jede Entscheidung darauf stützen, dass jede Wiederholung dieser Aufgabe gleich viel Zeit in Anspruch nimmt. Planen Sie stattdessen in der Dauer des Projekts Zeit für Aktivitäten ein, die länger als erwartet dauern könnten.

Wenn Sie Ihrem Team etwas Luft zum Atmen geben, kann es in einem gleichmäßigen Tempo arbeiten und seine beste Leistung erbringen, ohne unter dem Druck zu stehen, jede Aufgabe abschließen zu müssen, als gäbe es nichts anderes auf seiner To-do-Liste. Diese zusätzliche Zeit bedeutet auch, dass Sie eher Ihren Projektzeitplan einhalten und Ihren Clients einen „pünktlichen” Status melden können. ✅

6. Werden Sie zum Experten für Ressourcenmanagement

Es ist schwierig, Ihre Projektressourcen zu planen, wenn Sie kein gutes Verständnis für Personal- und Ressourcenmanagement haben. Sie müssen die Verfügbarkeit von Ressourcen, Kosten, Zeitplanung und Personalmanagement verstehen, um möglichst genaue Projektprognosen zu erstellen.

Die Zuweisung und Prognose von Ressourcen ist ein Schlüsselelement des Ressourcenmanagements und daher eine Fähigkeit, die es sich zu entwickeln lohnt. Sobald Sie die Stärken, Fähigkeiten, Zeitpläne, potenziellen Urlaubszeiten oder Burnout-Zeiträume Ihrer Mitglieder des Teams berücksichtigen können, können Sie Prognosen erstellen, die die tatsächlichen Auswirkungen jedes einzelnen Talents in Ihrem Team widerspiegeln.

Verwenden Sie die Kalenderansicht von ClickUp, um die Verfügbarkeit und Workload Ihres Teams auf einen Blick zu visualisieren. Erstellen Sie robuste Prognosepläne auf der Grundlage ihrer Verfügbarkeit und sehen Sie sich Projektaufgaben, Zeitleisten und potenziell ungenutzten Platz in einer Wochen- oder Monatsansicht an. 📅

7. Überprüfen Sie Ihre frühen Prognosen für das Projekt

Ihre Projektprognose ist nicht in Stein gemeißelt – tatsächlich ist es ratsam, sie im Laufe des Projekts zu überarbeiten, sobald die ersten Phasen vorbei sind. Wenn Sie Ihre Prognosen während des gesamten Projekts überprüfen, können Sie proaktiv handeln, sobald Sie feststellen, dass Sie vom Kurs abweichen.

Bauen Sie Meilensteine in Ihren Prognoseprozess ein und vereinbaren Sie, an wichtigen Punkten den Fortschritt zu überprüfen. Entscheiden Sie, ob Ihr aktueller Kurs noch mit Ihrer wahrscheinlichsten Prognose übereinstimmt oder ob er sich in eine andere Richtung zu verschieben beginnt. 📝

8. Freigeben Sie Ihre Projektprognose an andere

Es ist immer hilfreich, sich intern über die voraussichtlichen Projektergebnisse und weiteren Schritte im Klaren zu sein, aber noch wirkungsvoller ist es, diese Informationen mit anderen zu freigeben. Halten Sie Ihre Projektprognosen nicht geheim, sondern geben Sie sie Ihren Stakeholdern und dem gesamten Projektteam im Rahmen Ihrer Berichte zur Projektberichterstellung frei, damit alle wissen, was gerade passiert.

Wie in allen Bereichen des Projektmanagements verbessert Offenheit und Transparenz die Kommunikation und das Vertrauen zwischen Team und Clients. Freigeben Sie Ihre Prognosen und Vorhersagen den Stakeholdern, damit diese mehr Vertrauen in Ihre Fähigkeit haben, nicht nur Ergebnisse zu liefern, sondern auch Veränderungen zu überwachen und bei Bedarf Maßnahmen zu ergreifen. 🙌

9. Verwenden Sie Tools zur Projektprognose

Jedes starke Team benötigt eine effektive Software für das Projektmanagement, um seine Fähigkeiten zu verbessern und die Aufgaben zu optimieren, die mit der Durchführung erfolgreicher Projekte verbunden sind. Investieren Sie in Software, mit der Sie Projekte nicht nur verwalten, sondern auch prognostizieren können, wie beispielsweise ClickUp.

ClickUp bietet zahlreiche Features, die speziell für Projektteams und Prognosen entwickelt wurden. Verwenden Sie ClickUp Aufgaben, um Ihre Liste mit Aufgaben und Projektaktivitäten zu verwalten, und ClickUp Projektmanagement, um das gesamte Projekt von Anfang bis Ende zu verwalten.

Legen Sie Erwartungen fest und verschaffen Sie sich mit den Zeitschätzungen von ClickUp einen Überblick darüber, wie lange jede Aufgabe dauert. Verwenden Sie eine Vorlage für Projektmanagement oder die Projektplanvorlage von ClickUp, um eine visuelle Zeitleiste zu erstellen und Ihren Fortschritt zu verfolgen. Bleiben Sie mit ClickUp Chat in Echtzeit mit Ihren Teammitgliedern in Kontakt und nutzen Sie ClickUp Dashboards, um Ihren Fortschritt in mehreren Projekten gleichzeitig zu visualisieren. ⚒️

10. Bewerten Sie die Genauigkeit Ihrer Prognosen

Nach dem Abschließen des Projekts empfiehlt es sich, die tatsächlichen Ergebnisse mit Ihren ursprünglichen Schätzungen zu vergleichen. Dies gibt Ihrem Team und Ihren Stakeholdern einen nützlichen Bezugspunkt und Vergleichswert und ermöglicht es Ihnen, Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Prognosen oder Workflows für die Zukunft zu identifizieren.

Bewerten Sie die Leistung Ihres Projekts und vergleichen Sie sie mit Ihren geschätzten Prognosen. Stellen Sie fest, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben, ob Ihre Zeitleisten überschritten wurden und ob Sie das festgelegte Budget eingehalten haben.

Nutzen Sie diese neuen Daten, um Workflows zu optimieren, Prozesse effizienter zu gestalten und die Genauigkeit Ihrer zukünftigen Prognosen zu verbessern. 👀

Verbessern Sie den Erfolg Ihres Projekts mit Prognosetechniken für das Projektmanagement

Genaue Projektprognosen ermöglichen es Ihrem Team, ohne unnötigen Druck optimal zu arbeiten, und Ihren Clients und Stakeholdern, zu verstehen, was während der gesamten Zeitleiste des Projekts voraussichtlich passieren wird. Nutzen Sie die oben genannten Tipps, um Ihren Ansatz für das Projektmanagement-Prognosen zu verbessern, damit Sie genaue, datengestützte und strategische Vorhersagen für zukünftige Projekte liefern können.

Wenn Sie nach einem Tool suchen, das nicht nur die Projektprognose vereinfacht, sondern auch Ihren gesamten Projektmanagementprozess optimiert, probieren Sie ClickUp kostenlos aus. Unsere Plattform bietet Teams eine unschlagbare Kombination von Features für das Projekt-, Aufgaben- und Ressourcenmanagement. ✨