In diesem Artikel erfahren wir, wer die Stakeholder sind in projektleitung wir lernen, welche Arten von Projektbeteiligten es gibt, welche Beispiele es gibt und wie man sie analysiert. Wir werden auch lernen, wie man das Stakeholder-Management am effizientesten durchführt.
Also gut, lassen Sie uns alles über Projektstakeholder herausfinden. 🔍
Was ist ein Projektstakeholder?
Ein Projektstakeholder ist eine Person, eine Organisation oder eine Gruppe, die aktiv an den Projektaktivitäten teilnimmt oder ein Interesse daran hat, einen potenziellen Einfluss auf das Projekt zu haben ergebnisse und/oder das Projektumfeld und ist von den Ergebnissen des Projekts betroffen oder steht anderen nahe, die von dem Projekt betroffen sein könnten.
Grundsätzlich sind Stakeholder Personen oder Gruppen, die durch das Projekt etwas zu gewinnen (oder zu verlieren) haben. Das Institut für Projektmanagement definiert einen Projektstakeholder als "Einzelpersonen und Organisationen, die aktiv an dem Projekt beteiligt sind oder deren Interessen durch das Projekt positiv oder negativ beeinflusst werden können projektdurchführung oder erfolgreichen Projektabschluss."
Wenn die Projekte also gut laufen, werden die Beteiligten davon profitieren.
Wenn es mit dem Projekt jedoch bergab geht, dann gehen auch die Interessengruppen mit ihm unter... 😅
Wer sind die Projektstakeholder?
Man kann die Stakeholder klassifizieren in projektleitung in zwei Arten: interne und externe Stakeholder.
Diese beiden Arten von Stakeholdern im Projektmanagement basieren auf der Beziehung der Stakeholder zur Organisation:
Interne Stakeholder
Wie der Name schon sagt, sind interne Stakeholder innerhalb der Organisation oder des Unternehmens angesiedelt, konzentrieren sich auf die Projektrisiken und sind direkt in den Projektprozess eingebunden. Diese Teammitglieder verfügen in der Regel über fundierte Kenntnisse der Zielgruppe, der Kunden und des Unternehmens und werden oft als Autorität angesehen, da sie oft hochrangige Führungspositionen innehaben, die direkt mit verschiedenen Betriebsebenen zusammenarbeiten, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Als Projektmanager haben Sie es mit einigen der häufigsten internen Stakeholder zu tun:
- Projektsponsor
- Projektinvestor
- Projektleiter
- Mitglieder des Projektteams
Externe Interessengruppen
Externe Stakeholder hingegen gehören nicht zu Ihrer Organisation oder Ihrem Unternehmen. Diese Stakeholder des Projektmanagements sind Außenseiter, wie Kunden oder Endnutzer. Mit anderen Worten: Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern und externen Kunden zu managen und dabei kritische Informationen so lange geheim zu halten, bis sie allen Beteiligten mitgeteilt werden müssen.
Die Erwartungen der verschiedenen einflussreichen Stakeholder zu erfüllen, ihnen Sichtbarkeit zu verschaffen und die verschiedenen Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, ist die eine Hälfte eines Stakeholder-Management-Plans. Als Projektmanager müssen Sie jedoch zunächst in der Lage sein, diese Interessengruppen zu benennen und auch die Bedürfnisse der Projektsponsoren zu verstehen. Das Wichtigste ist, dass Sie den Projektumfang klar kommunizieren und die Erwartungen der Stakeholder zu steuern und manchmal lange Listen von Forderungen der Führung.
das ist großartig. Aber wer sind die Stakeholder eines Projekts?_ Als Projektmanager ist es wichtig, dass Sie die Stakeholder des Projekts von Anfang an identifizieren und sich auf die Projektdurchführung konzentrieren. Ressourcenmanager, Funktionsmanager und andere Führungskräfte konzentrieren sich eher auf die Planung der Projektphase und des Projektlebenszyklus, während unterstützende Stakeholder alle Mitglieder des Projektteams als gleichrangig betrachten und sich gerne über den Projektfortschritt und das Kundenfeedback auf dem Laufenden halten.
Hier sind einige der häufigsten externen Stakeholder:
- Anbieter
- Lieferant
- Kunde
- Unterauftragnehmer
Wie führt man eine Stakeholder-Analyse durch? Stakeholder-Analyseoder, wie manche sie nennen, Stakeholder-Mapping, ist WICHTIG, weil sie:
- Vertrauen zu den Stakeholdern aufbaut
- Die Gestaltung derprojektpläne und sorgt für Transparenz* Erhöht die Chancen Ihrerprojekterfolgs Der beste Weg zum Projekterfolg besteht darin, die Projekterwartungen an die relevanten Interessengruppen klar zu definieren, Risiken zu identifizieren und Feedback zu geben, um die Projektbeteiligten und ihre
Der einzige Weg zum Projekterfolg ist der Aufbau eines starken Teams, das die wichtigsten Projektbeteiligten umfasst.
Beispiel für ein Stakeholder-Analyse-Kontextdiagramm:
Quelle: pmi.org Darüber hinaus hilft Ihnen die Erkennung von Mustern bei der Beteiligung von Interessengruppen, negative Einflüsse von Interessengruppen in Zukunft zu vermeiden. Stakeholder mit hohem Interesse und Einfluss, Eigentümer und andere Manager aus anderen Teams und/oder anderen Abteilungen haben möglicherweise versteckte Absichten oder sind einfach nicht auf derselben Seite wie Sie und Ihr Team.
Ob positiv oder negativ, es ist entscheidend, dass Sie alles tun, um sicherzustellen, dass Sie Ideen, Entwürfe und Überblicksinformationen kommunizieren und dass Investoren und wichtige Stakeholder mit den Projektzeitplänen, Prozessen und der Zusammenarbeit der Teammitglieder zufrieden sind.
Unterteilen wir die Stakeholder-Analyse in drei Schritte:
1. Identifizieren Sie potenzielle Stakeholder
Schritt eins ist die Identifizierung der Stakeholder.
Sie müssen sowohl Ihre internen als auch Ihre externen Stakeholder ermitteln.
Und wir haben es verstanden. Manchmal ist es ziemlich offensichtlich.
Natürlich sind der SPOC Ihres Kunden und die Mitglieder des Projektteams wichtige Stakeholder.
Aber gibt es noch mehr zu beachten?
Hierfür benötigen Sie Ihre projektcharta und andere wichtige Projektdokumente . Bevor das Projekt beginnt, sollte eine Projektcharta erstellt und allen Beteiligten vorgelegt werden. Sie sollten wichtige Interessengruppen über alle potenziellen Risiken, einschließlich Umweltfaktoren, informieren, die das Projektergebnis beeinflussen könnten.
Um einige schwierige Stakeholder zu identifizieren, können Sie stundenlange Brainstorming-Sitzungen und die Durchsicht der Dokumentation benötigen.
Die Daten, die Sie anhand dieser Punkte sammeln, sollten Ihnen dabei helfen, alle Ihre Stakeholder aufzulisten.
Sie können diese Analyse mit dem weltweit am besten bewerteten Produktivitäts- und projektmanagement-Tools der Welt; wir zeigen Ihnen wie!
Sagen Sie hallo zu ClickUp .
Sie können verwenden ClickUp-Dokumente um Ihre Liste von Interessengruppen mit Rich-Text-Bearbeitung zu erstellen, einschließlich Bannern, Überschriften, Schriftarten usw. - alles, was interessant ist!
Die Dokumente sind nach Kategorien geordnet: Alle, Mir zugewiesen, Freigegeben und Privat
Nutzen Sie die erweiterten Katalogisierungs- und Wiki-Funktionen von Docs, um auf jede einzelne Projektdokumentation zuzugreifen. Suchen Sie nach Wörtern oder Phrasen und finden Sie die Namen aller Beteiligten!
Das Beste daran ist, dass Sie den gesamten Prozess ' Identifizieren der Stakeholder ' zwischen den Mitgliedern Ihres Projektteams aufteilen können.
Jeder von Ihnen kann die Stakeholder identifizieren, sie in Echtzeit in die Docs-Datei aufnehmen und ein Stakeholder-Register erstellen.
Das Register der Projektbeteiligten wird alle Namen, Rollen, Befugnisse und Interessen der verschiedenen Beteiligten enthalten. Zusammenarbeit im Team , ftw!
2. Wissen, wie man als Projektmanager Prioritäten setzt
Das Project Management Institute (PMI) erklärt: "Um als Stakeholder eingestuft zu werden, muss die Person oder Gruppe ein gewisses Interesse oder ein gewisses Maß an Einfluss haben, das sich auf das Projekt auswirken kann."
Nicht jeder identifizierte Stakeholder ist in einem Projekt gleich wichtig.
Einige sind aufgrund ihres Einflusses von größerer Bedeutung.
Der zweite Schritt besteht also darin, Ihre Stakeholder nach Prioritäten zu ordnen.
Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Ihrem Projektteam helfen sollen, zwischen primären und sekundären Stakeholdern zu unterscheiden:
- Teilen sie Ihre Vorstellungen von den zentralen Projektzielen?
- Können sie einen wesentlichen Beitrag zu Ihren Kapazitäten in Form von Finanzmitteln, Informationen, Projektumfang usw. leisten?
- Sind sie nur sehr schwer oder gar nicht zu ersetzen?
Wenn Sie diese Fragen mit "Ja" beantworten können, sind sie ein wichtiger Stakeholder.
Ihre Liste der primären und sekundären Stakeholder sollte Ihnen dabei helfen, eine stakeholder-Mindmap .
Dazu benötigen Sie ClickUp Mind Maps .
Erstellen Sie beliebig viele Knoten für Referenzpunkte in ClickUp Mind Maps
Skizzieren Sie Ihre Stakeholder mit dem Leerzeichenmodus, um alle Personen zu visualisieren, die Ihr Projekt beeinflussen können oder wie sie miteinander verbunden sind.
3. Stakeholder einbeziehen
Jetzt, da Sie alle wichtigen Stakeholder kennen und wissen, wem Sie Priorität einräumen müssen, ist es an der Zeit, die Stakeholder einzubinden.
Im Gegensatz zu den früheren Schritten ist die Einbindung der Stakeholder ein fortlaufender Prozess während des gesamten Projekts. Sie müssen die Erwartungen der Stakeholder ermitteln und auf ihre Bedenken eingehen.
ClickUp steht Ihnen bei jedem Schritt zur Seite.
Wie man Stakeholder im Projekt verwaltet
Die Erwartungen der Stakeholder zu managen bedeutet vor allem, sie bei Laune zu halten.
Sie brauchen Informationen durch eine transparente Kommunikation mit den Stakeholdern.
Und wir helfen Ihnen dabei beim Aufbau eines Stakeholder-Management-Prozesses um diesen herum.
1. Zeigen Sie ihnen Ihren Projektplan
Stellen Sie sich den Stakeholder als einen Gast in Ihrem Restaurant vor.
was machen Sie als Erstes? Zeigen Sie ihm, was heute auf der Speisekarte steht.
In ähnlicher Weise sollte die Verwaltung von Interessengruppen damit beginnen, dass Sie ihnen Ihre projektplan der Ihren enthält:
- Projektziele
- Projektziele
- Zeitplan für das Projekt
- Abhängigkeiten
- Ressourcen
Das heutige Spezial? Kommunikation!
Aber zuerst müssen Sie einen Projektplan erstellen. Das Gantt-Diagramm von ClickUp ist perfekt für die Projektplanung und lässt sich in nur drei einfachen Schritten erstellen.
- Klicken Sie auf das + Zeichen in einem beliebigen Bereich, einer Liste oder einem Ordner
- Wählen Sie Gantt
- Benennen Sie es
Das war's schon. Sie haben ein schönes Gantt-Diagramm erstellt.
Neuzuordnung der Start- und Fälligkeitsdaten aller enthaltenen Aufgaben
2. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, um eine erfolgreiche und positive Atmosphäre zu schaffen, in der alle im Team zusammenarbeiten können.
Für die wichtigsten Interessengruppen geht es beim Projektmanagement vor allem um rechtzeitige Aktualisierungen.
Sie müssen alle Interessengruppen und Einzelpersonen auf dem Laufenden halten, und das erfordert einen Kommunikationsplan.
Wird dies über E-Mails geschehen? kickoff-Meetings , Videokonferenzen und Bananenanrufe?
Wie in ClickUp's Chat-Ansicht . Sie können über alles reden, ohne Ihre Projektmanagement-Plattform zu verlassen.
ist das nicht praktisch?
Sie müssen keine Zeit damit verschwenden, zwischen Anwendungen oder sogar Registerkarten zu wechseln, um zu kommunizieren.
Hinzufügen Gäste (externe Beteiligte) zu Ihren Chats und entscheiden, ob sie eine Chat-Ansicht erstellen können oder nicht.
Ist Chat nicht Ihr Ding?
Veranstalten Sie Zoom-Meetings direkt von ClickUp aus und nehmen Sie daran teil, dank der Zoom-Integration .
Starten Sie ein Zoom-Meeting direkt aus einer ClickUp-Aufgabe
Und wenn Sie zu den Menschen gehören, die sich nicht von E-Mails trennen können, haben wir auch für Sie eine Lösung.
Sie können E-Mails direkt von ClickUp aus senden und empfangen, indem Sie E-Mail ClickApp .
Apropos E-Mails: Wenn Sie juristische Dokumente oder Verträge versenden müssen, die einige Änderungen erfordern, müssen Sie sich nicht mehr umsehen.
Unsere Proofing-Funktionen bieten PDF-Anmerkung ebenfalls.
3. Teilen Sie Ihre Arbeitslastverteilung
Die Aufteilung Ihrer Arbeitsbelastung ist ein wichtiger Teil Ihres Plans für das Stakeholder-Management, denn sie zeigt ihnen:
- Ihre Projektziele können erreicht werden
- Sie wissen, was Sie tun
- Sie haben die richtigen Ressourcen
Dann zeigen Sie Ihren Stakeholdern, womit Sie arbeiten Workload-Ansicht .
Und voila!
Die Stakeholder werden nicht länger im Dunkeln gelassen.
Außerdem können Sie auf der Grundlage Ihrer Arbeitsbelastung mehr Zeit, Ressourcen oder Fachwissen beantragen.
4. Geben Sie Führungskräften und wichtigen Stakeholdern Einblick in die Zuständigkeiten und gewinnen Sie Erkenntnisse
wer sieht nicht gern, wie sich die Nadel bewegt? Projektleiter und andere Beteiligte werden immer am Fortschritt eines Projekts interessiert sein und vor allem an seinem erfolgreichen Abschluss mitwirken wollen.
Die Stakeholder Ihres Projekts wollen wissen, wie gut das Projekt läuft und wie weit es noch von der Ziellinie entfernt ist. Und was gibt es Besseres als ein Projekt-Dashboard, um Ihnen und Ihren Stakeholdern einen Einblick in den Projektfortschritt zu geben.
Der erste Schritt ist der Versuch ClickUp Dashboards stattdessen.
Verwenden Sie anpassbare Widgets, um Ihr Missionskontrollzentrum in ClickUp Dashboards aufzubauen
Um Projekteinblicke in Ihr Dashboard zu bringen, können Sie Widgets wie z. B. hinzufügen:
- Sprints
- Zeitverfolgung
- Prioritäten
- Benutzerdefinierte
- Zustände
Und vieles mehr!
ClickUp's Sprint Widgets geben Ihnen diese hilfreichen projektmanagement-Diagramme um Ihren Projektfortschritt zu visualisieren:
- Geschwindigkeitsdiagramm : Visualisierung der Fertigstellungsrate der Projektaufgaben und Bestimmung der Arbeitskapazität für zukünftige Sprints
- Kumulatives Flussdiagramm : zeigt den Status Ihrer Aufgaben im Laufe der Zeit an und erkennt Engpässe
- Auslastungsdiagramm : Visualisieren Sie Ihre abgeschlossene Arbeit und die gesamte Projektarbeit
- Burndown-Diagramm : Verfolgen Sie die verbleibende Arbeit und die verbleibende Zeit, um die Arbeit zu erledigen
Geben Sie für interne Beteiligte den Zugang zum Anzeigen oder Bearbeiten frei, indem Sie Berechtigungen .
Sie übernehmen den Anruf.
Für externe Beteiligte können Sie jederzeit Daten aus Ihrem Dashboards Widgets in verschiedenen Formaten, einschließlich PDF, JPEG, CSV usw.
Komplettes Stakeholder-Management unter einem Dach
Der Einfluss der Stakeholder kann über den Erfolg Ihres Projekts entscheiden. Dies kann sich auch positiv oder negativ auf die Beziehungen zu den Stakeholdern auswirken.
So mächtig können sie sein.
Sie müssen auf die Bedürfnisse der Stakeholder eingehen, sie auf dem Laufenden halten und auch andere wichtige Akteure in allen Organisationen berücksichtigen.
Und das geht nur mit einer soliden Stakeholder-Management-Strategie und einem leistungsstarken Projektmanagement-Tool.
Genau hier kommt ClickUp ins Spiel.
Es ist ein All-in-One-Tool für die Verwaltung von Projektaufgaben, die Zuweisung von Aufgaben, die Zeiterfassung und sogar die Verwaltung von Projektbeteiligten! Holen Sie sich ClickUp noch heute kostenlos damit Sie und Ihre Stakeholder ein erfolgreiches Projekt nach dem anderen durchführen können!