In diesem Artikel erfahren wir, wer die Stakeholder sind in projektmanagement arten von Projekt-Stakeholdern, Beispiele und wie man sie analysiert. Wir lernen auch, wie man das Stakeholder-Management für Projekte am effizientesten durchführt.
Also gut, erfahren wir alles über Projekt-Stakeholder. 🔍
Was ist ein Projekt-Stakeholder?
Ein Projektstakeholder ist eine Einzelperson, eine Organisation oder eine Gruppe, die aktiv an den Projektaktivitäten teilnimmt oder ein Interesse daran hat, einen potenziellen Einfluss auf das Projekt zu haben ergebnisse und/oder das Projektumfeld und ist vom Ergebnis des Projekts betroffen oder steht anderen nahe, die von dem Projekt betroffen sein könnten.
Grundsätzlich sind Stakeholder Personen oder Gruppen, die durch das Projekt etwas gewinnen (oder verlieren) können. Das Projektmanagement-Institut definiert einen Projekt-Stakeholder als "Einzelpersonen und Organisationen, die aktiv an dem Projekt beteiligt sind oder deren Zinsen durch das Ergebnis des Projekts positiv oder negativ beeinflusst werden können projektdurchführung oder erfolgreicher Abschluss des Projekts."
Wenn die Projekte also gut erledigt werden, profitieren auch die Beteiligten davon.
Wenn es mit dem Projekt jedoch bergab geht, dann gehen auch die Interessengruppen mit unter... 😅
Wer sind die Stakeholder eines Projekts?
Man kann die Stakeholder klassifizieren in projektmanagement in zwei Arten: interne und externe Stakeholder.
Diese beiden Arten von Stakeholdern im Projektmanagement basieren auf der Beziehung der Stakeholder zur Organisation:
Interne Stakeholder
Wie der Name schon sagt, stammen die internen Stakeholder innerhalb der Organisation oder des Geschäfts. Sie konzentrieren sich auf die Projektrisiken und sind während des gesamten Projektverlaufs direkt beteiligt. Diese Mitglieder des Teams verfügen in der Regel über fundierte Kenntnisse der Zielgruppe, der Kunden und des Unternehmens und werden oft als Autorität angesehen. Sie haben oft hochrangige Führungspositionen inne und arbeiten direkt mit den verschiedenen Betriebsebenen zusammen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Als Projektmanager haben Sie es mit einigen der häufigsten internen Stakeholder zu tun:
- Projektsponsor
- Investor des Projekts
- Projektleiter
- Mitglieder von Projekt-Teams
Externe Interessengruppen
Externe Stakeholder hingegen gehören nicht zu Ihrer Organisation oder Ihrem Geschäft. Diese Stakeholder des Projektmanagements sind Außenseiter, wie z. B. Kunden oder Endbenutzer. Mit anderen Worten: Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern und externen Kunden zu managen und dabei kritische Informationen so lange privat zu halten, bis sie für alle Beteiligten wichtig sind.
Die Erwartungen der verschiedenen einflussreichen Stakeholder zu treffen, ihnen Sichtbarkeit zu verschaffen und sie auf dem Laufenden zu halten, ist die eine Hälfte eines Plans für das Stakeholder-Management. Als Projektmanager müssen Sie jedoch zunächst in der Lage sein, diese Interessengruppen zu benennen und auch die Bedürfnisse der Projektsponsoren zu verstehen. Am wichtigsten ist es, den Umfang des Projekts klar zu kommunizieren und die Erwartungen der Stakeholder zu steuern und manchmal lange Listen mit Forderungen der Führungsebene.
das ist großartig. Aber wer sind die Stakeholder eines Projekts?_ Als Projektmanager ist es wichtig, dass Sie die Stakeholder eines Projekts von Anfang an identifizieren und sich auf die Projektdurchführung konzentrieren. Ressourcenmanager, Funktionsmanager und andere Führungskräfte konzentrieren sich möglicherweise eher auf die Planung der Projektphase und des Projektlebenszyklus, während unterstützende Stakeholder alle Mitglieder des Projektteams so behandeln, als wären sie auf der gleichen Ebene und sich gerne über den Fortschritt des Projekts und das Feedback der Kunden auf dem Laufenden halten.
Hier sind einige der häufigsten externen Stakeholder:
- Anbieter
- Lieferant
- Kunde
- Unterauftragnehmer
Wie kann man eine Stakeholder-Analyse zu erledigen? Stakeholder-Analyse oder, wie manche sie nennen, Stakeholder-Mapping, ist WICHTIG, weil sie:
- Vertrauen zu den Stakeholdern aufbaut
- Formt dieprojektpläne und sorgt für Transparenz* Erhöht die Chancen Ihrererfolg des Projekts Der beste Weg zum Projekterfolg besteht darin, die Erwartungen an die Projektbeteiligten klar zu definieren, Risiken zu erkennen und Feedback zu geben, um die Projektbeteiligten und ihre
Der einzige Weg zum Projekterfolg besteht darin, ein starkes Team zu bilden, das die wichtigsten Projektbeteiligten umfasst.
Beispiel für ein Stakeholder-Analyse-Kontextdiagramm:
Quelle: pmi.org Darüber hinaus hilft Ihnen die Erkennung von Mustern bei der Beteiligung von Interessengruppen, eine negative Beeinflussung durch diese in Zukunft zu vermeiden. Stakeholder mit hohen Zinsen und großem Einfluss, Eigentümer und andere Manager aus anderen Teams und/oder anderen Abteilungen haben möglicherweise versteckte Absichten oder sind einfach nicht auf derselben Seite wie Sie und Ihr Team.
Ob positiv oder negativ, es ist entscheidend, dass Sie alles tun, um sicherzustellen, dass Sie Ideen, Umrisse und Überblicksinformationen kommunizieren und dass Investoren und wichtige Stakeholder mit den Zeitleisten, Prozessen und der Position der Teammitglieder des Projekts zufrieden sind.
Unterteilen wir die Stakeholder-Analyse in drei Schritte:
1. Identifizieren Sie potenzielle Stakeholder
Der erste Schritt ist die Identifizierung der Stakeholder.
Sie müssen sowohl Ihre internen als auch Ihre externen Stakeholder ermitteln.
Und wir haben es verstanden. Manchmal ist es ziemlich offensichtlich.
Natürlich sind der SPOC Ihres Clients und die Mitglieder Ihres Projektteams die wichtigsten Stakeholder.
Aber gibt es noch mehr zu beachten?
Hierfür benötigen Sie Ihre projekt-Charta und andere wichtige Projektdokumente . Bevor das Projekt beginnt, sollte eine Projektcharta erstellt und allen Beteiligten vorgelegt werden. Sie sollten alle wichtigen Beteiligten über potenzielle Risiken, einschließlich Umweltfaktoren, informieren, die das Ergebnis des Projekts beeinflussen könnten.
Um einige schwierige Stakeholder zu identifizieren, können Sie stundenlange Brainstorming-Sitzungen und die Durchsicht der Dokumentation benötigen.
Die Daten, die Sie anhand dieser Elemente sammeln, sollten Ihnen helfen, eine Liste aller Beteiligten zu erstellen.
Sie können diese Analyse mit der weltweit am höchsten bewerteten Produktivität und projektmanagement tools der Welt; wir zeigen Ihnen wie!
Sagen Sie hallo zu ClickUp .
Sie können verwenden ClickUp Dokumente zur Erstellung Ihrer Liste von Interessengruppen mit Rich-Text-Bearbeitung, einschließlich Bannern, Kopfzeilen, Schriftarten usw. - alles, was von Interesse ist!
Die Dokumente sind nach Kategorien geordnet: Alle, Mir zugewiesen, Freigegeben und Privat
Nutzen Sie die erweiterten Katalogisierungs- und Wiki-Funktionen von Docs, um auf alle Dokumente eines Projekts zuzugreifen. Suchen Sie nach Wörtern oder Phrasen und finden Sie die Namen aller Beteiligten!
Das Beste daran ist, dass Sie den gesamten ' Identifizierungsprozess der Stakeholder ' zwischen den Mitgliedern Ihres Teams aufteilen können.
Jeder von Ihnen kann die Stakeholder identifizieren, sie in Echtzeit in die Docs-Datei eintragen und ein Register der Projekt-Stakeholder erstellen.
Das Register der Projektbeteiligten enthält alle Namen, Rollen, Befugnisse und Zinsen der verschiedenen Beteiligten. Zusammenarbeit im Team , ftw!
2. Wissen, wie man als Projektmanager Prioritäten setzt
Das Project Management Institute (PMI) erklärt: "Um als Stakeholder eingestuft zu werden, muss die Person oder Gruppe ein gewisses Interesse oder ein gewisses Maß an Einfluss haben, das sich auf das Projekt auswirken kann."
Nicht jeder identifizierte Stakeholder ist in einem Projekt gleichwertig.
Einige sind aufgrund ihres Einflusses von größerer Bedeutung.
Der zweite Schritt besteht also darin, Ihre Stakeholder zu priorisieren.
Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Ihrem Projekt Team helfen sollen, zwischen primären und sekundären Stakeholdern zu unterscheiden:
- Teilen sie Ihre Vorstellungen von den Kernzielen des Projekts?
- Können sie einen wesentlichen Beitrag zu Ihrer Kapazität in Form von Finanzmitteln, Informationen, dem Umfang des Projekts usw. leisten?
- Sind sie nur sehr schwer oder gar nicht zu ersetzen?
Wenn Sie diese Fragen mit "Ja" beantworten können, sind sie ein wichtiger Stakeholder.
Ihre Liste der primären und sekundären Stakeholder sollte Ihnen dabei helfen, eine stakeholder-Karte .
Dazu benötigen Sie ClickUp Mindmaps .
Erstellen Sie beliebig viele Knoten für Referenzpunkte in ClickUp Mindmaps
Skizzieren Sie Ihre Stakeholder im Leerzeichenmodus, um alle Personen zu visualisieren, die Ihr Projekt beeinflussen können oder wie sie miteinander verbunden sind.
3. Stakeholder einbeziehen
Jetzt, da Sie alle wichtigen Stakeholder kennen und wissen, wem Sie Priorität einräumen müssen, ist es an der Zeit, die Stakeholder einzubinden.
Im Gegensatz zu den früheren Schritten ist die Einbindung der Stakeholder ein fortlaufender Prozess während des gesamten Projekts. Sie müssen die Erwartungen der Stakeholder ermitteln und auf ihre Bedenken eingehen.
ClickUp steht Ihnen bei jedem Schritt zur Seite.
Management von Projekt-Stakeholdern
Die Erwartungen der Stakeholder zu managen bedeutet vor allem, sie bei Laune zu halten.
Sie brauchen Informationen durch eine transparente Kommunikation mit den Stakeholdern.
Und wir helfen Ihnen dabei beim Aufbau eines Stakeholder-Management-Prozesses um diesen herum.
1. Zeigen Sie ihnen Ihren Plan für das Projekt
Stellen Sie sich den Stakeholder als Gast in Ihrem Restaurant vor.
was erledigen Sie als Erstes?- Zeigen Sie ihm, was heute auf der Speisekarte steht.
In ähnlicher Weise sollte die Verwaltung von Interessengruppen damit beginnen, dass Sie ihnen Ihre plan für das Projekt der Ihren enthält:
- Ziele des Projekts
- Ziele des Projekts
- Zeitleiste für das Projekt
- Abhängigkeiten
- Ressourcen
Das heutige Spezial? Kommunikation!
Aber zuerst müssen Sie einen Plan für das Projekt erstellen. ClickUp's Gantt Diagramm eignet sich perfekt für die Planung von Projekten und lässt sich in nur drei einfachen Schritten erstellen.
- Klicken Sie auf das + Zeichen in einem beliebigen Space, einer Liste oder einem Ordner
- Gantt auswählen
- Benennen Sie es
Das war's schon. Sie haben ein schönes Gantt Diagramm erstellt.
Neuzuordnung der Start- und Fälligkeitsdaten aller enthaltenen Aufgaben
2. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, um eine erfolgreiche und positive Atmosphäre zu schaffen, in der alle im Team zusammenarbeiten können.
Für die Schlüsselakteure geht es beim Projektmanagement vor allem um rechtzeitige Aktualisierungen.
Sie müssen alle Interessengruppen und Einzelpersonen auf dem Laufenden halten, und das erfordert einen Kommunikationsplan.
Wird die Kommunikation über E-Mails erfolgen? kickoff Meetings , Videokonferenzen und Bananenanrufe?
Wie in ClickUp's Chat-Ansicht . Sie können über alles reden, ohne Ihre Projektmanagement-Plattform zu verlassen.
ist das nicht praktisch?
Sie müssen keine Zeit damit verschwenden, zwischen Apps oder sogar Registerkarten zu wechseln, um zu kommunizieren.
Hinzufügen Gäste (externe Beteiligte) zu Ihren Chats und entscheiden, ob sie eine Ansicht des Chats erstellen können oder nicht.
Ist Chatten nicht Ihr Ding?
Veranstalten Sie Zoom Meetings direkt von ClickUp aus und nehmen Sie daran teil, dank der Zoom-Integration .
Starten Sie ein Zoom Meeting direkt aus einer ClickUp Aufgabe
Und wenn Sie zu den Menschen gehören, die sich nicht von E-Mails trennen können, haben wir auch für Sie eine Lösung.
Sie können E-Mails direkt von ClickUp aus senden und empfangen, indem Sie E-Mail-ClickApp .
Apropos E-Mails: Wenn Sie juristische Dokumente oder Verträge verschicken müssen, die einige Änderungen erfordern, müssen Sie sich nicht mehr umsehen.
Unsere Features für die Prüfung bieten PDF-Anmerkung ebenfalls.
3. Teilen Sie Ihre Workload-Verteilung
Das Freigeben Ihrer Workload-Verteilung ist ein wichtiger Teil Ihres Plans für das Stakeholder-Management, weil es ihnen zeigt:
- Ihre Projektziele können erreicht werden
- Sie wissen, was Sie zu erledigen haben
- Sie haben die richtigen Ressourcen
Dann zeigen Sie Ihren Stakeholdern, was Sie mit der Workload-Ansicht .
Und voila!
Die Stakeholder werden nicht länger im Dunkeln gelassen.
Außerdem können Sie auf der Grundlage Ihrer Workload-Verteilung mehr Zeit, Ressourcen oder Fachwissen beantragen.
4. Ermöglichen Sie Führungskräften und wichtigen Stakeholdern die Ansicht von Verantwortlichkeiten und gewinnen Sie Einblicke
wer sieht nicht gern, wie sich die Nadel bewegt? Projektleiter und andere Beteiligte haben immer ein Interesse am Fortschritt eines Projekts und vor allem daran, an seinem erfolgreichen Abschluss teilzuhaben.
Die Stakeholder Ihres Projekts wollen wissen, wie gut das Projekt zu erledigen ist und wie weit es noch von der Ziellinie entfernt ist. Und was gibt es Besseres als ein Dashboard, das Ihnen und Ihren Stakeholdern einen Einblick in den Fortschritt des Projekts gibt.
Der erste Schritt ist der Versuch ClickUp Dashboards stattdessen.
Verwenden Sie anpassbare Widgets zum Aufbau Ihres Kontrollzentrums in ClickUp Dashboards
Um Einblicke in Projekte in Ihr Dashboard zu bringen, können Sie Widgets hinzufügen, wie z. B:
- Sprint
- Zeiterfassung
- Prioritäten
- Benutzerdefiniert
- Zustände
Und mehr!
ClickUp's Sprint Widgets bieten Ihnen diese hilfreichen diagramme für das Projektmanagement um den Fortschritt Ihres Projekts zu visualisieren:
- Velocity Diagramm : Visualisierung der Abschlussrate der Aufgaben im Projekt und Bestimmung der Kapazität der Arbeit für zukünftige Sprints
- Kumulatives Flow-Diagramm : Ansicht des Status-Fortschritts Ihrer Aufgaben im Laufe der Zeit und Erkennung von Engpässen
- Burnup Diagramm : Visualisieren Sie Ihre fertiggestellte Arbeit und die gesamte Arbeit im Projekt
- Burndown Diagramm nachverfolgung der verbleibenden Arbeit und der verbleibenden Zeit, um die Arbeit zu erledigen
Geben Sie für interne Beteiligte den Zugang zur Ansicht oder Bearbeitung frei mit Berechtigungen .
Sie übernehmen den Anruf.
Für externe Beteiligte können Sie jederzeit Daten aus Ihrem Dashboards Widgets in verschiedenen Formaten, einschließlich PDF, JPEG, CSV, etc.
Abgeschlossenes Stakeholder-Management unter einem Dach
Der Einfluss der Stakeholder kann über den Erfolg Ihres Projekts entscheiden. Dies kann sich auch positiv oder negativ auf die Beziehungen zwischen den Stakeholdern auswirken.
So mächtig können sie sein.
Man muss auf die Bedürfnisse der Stakeholder eingehen, sie auf dem Laufenden halten und auch andere Schlüsselakteure in allen Organisationen berücksichtigen.
Zu erledigen ist das nur mit einer soliden Stakeholder-Management-Strategie und einem leistungsstarken Projektmanagement-Tool.
Genau hier kommt ClickUp ins Spiel.
Es ist ein All-in-One-Tool für die Verwaltung von Projektaufgaben, deren Zuweisung, die Nachverfolgung der Zeit und sogar die Verwaltung von Projektbeteiligten! Holen Sie sich ClickUp heute kostenlos damit Sie und Ihre Stakeholder ein erfolgreiches Projekt nach dem anderen produzieren können!