Was ist ein Projekt-Stakeholder & Wie man sie verwaltet

In diesem Artikel erfahren Sie, wer die Stakeholder im Projektmanagement sind, welche Arten von Projekt-Stakeholdern es gibt, finden Beispiele und lernen, wie Sie diese analysieren können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie das Stakeholder-Management im Projekt am effizientesten durchführen können.

Also gut, lassen Sie uns Alles über Projekt-Stakeholder herausfinden. 🔍

Was ist ein Projekt-Stakeholder?

Ein Projekt-Stakeholder ist eine Person, Organisation oder Gruppe, die aktiv an den Projektaktivitäten beteiligt ist oder ein Interesse daran hat, einen potenziellen Einfluss auf die Projektergebnisse und/oder das Projektumfeld hat und vom Projektergebnis betroffen ist oder in enger Verbindung zu anderen steht, die vom Projekt betroffen sein könnten.

Grundsätzlich sind Stakeholder Personen oder Gruppen, die von dem Projekt profitieren (oder verlieren) können. Das Project Management Institute definiert einen Projekt-Stakeholder als „Personen und Organisationen, die aktiv an dem Projekt beteiligt sind oder deren Interessen durch die Durchführung oder den erfolgreichen Abschluss des Projekts positiv oder negativ beeinflusst werden können“.

Wenn die Projekte also gut laufen, profitieren auch die Stakeholder davon.

Wenn das Projekt jedoch scheitert, scheitern auch die Stakeholder mit ihm… 😅

Wer sind Projekt-Stakeholder?

Stakeholder im Projektmanagement lassen sich in zwei Arten einteilen: interne und externe Stakeholder.

Diese beiden Arten von Stakeholdern im Projektmanagement basieren auf der Beziehung der Stakeholder zur Organisation:

Interne Stakeholder

Wie der Name schon sagt, stammt ein interner Stakeholder aus dem inneren der Organisation oder des Geschäfts. Er konzentriert sich auf Projektrisiken und ist während des gesamten Projektprozesses direkt involviert. Diese Mitglieder des Teams des Geschäfts verfügen in der Regel über fundierte Kenntnisse über ihre Zielgruppe, ihre Clients und das Geschäft und werden oft als Autoritäten angesehen, die häufig hochrangige Positionen innehaben und direkt mit verschiedenen Ebenen des Geschäfts zusammenarbeiten, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Als Projektmanager haben Sie es möglicherweise mit folgenden internen Stakeholdern zu tun:

Externe Stakeholder

Externe Stakeholder hingegen gehören nicht zu Ihrer Organisation oder Ihrem Geschäft. Diese Stakeholder im Projektmanagement sind Außenstehende, wie Kunden oder Endbenutzer. Mit anderen Worten: Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern und externen Kunden zu verwalten und dabei kritische Informationen vertraulich zu behandeln, bis es notwendig ist, sie allen Parteien mitzuteilen.

Die Erwartungen verschiedener einflussreicher Stakeholder zu erfüllen, ihnen Sichtbarkeit zu verschaffen und sie auf dem Laufenden zu halten, ist die Hälfte eines Plans für das Stakeholder-Management. Als Projektmanager müssen Sie jedoch zunächst in der Lage sein, diese Stakeholder zu benennen und auch die Bedürfnisse der Projektsponsoren zu verstehen. Das Wichtigste ist, den Projektumfang klar zu kommunizieren und die Erwartungen der Stakeholder sowie manchmal lange Listen mit Anforderungen der Führungskräfte zu managen.

Das ist großartig. Aber wer sind die Stakeholder in einem Projekt? Als Projektmanager ist es wichtig, dass Sie die Projekt-Stakeholder von Anfang an identifizieren und sich auf die Projektdurchführung konzentrieren. Ressourcenmanager, Funktionsmanager und andere Führungskräfte konzentrieren sich möglicherweise eher auf die Projektphase und die Planung des Projektlebenszyklus, während unterstützende Stakeholder alle Projektteammitglieder als gleichwertig behandeln und gerne über den Projektfortschritt sowie das Kundenfeedback auf dem Laufenden bleiben.

Hier sind einige der häufigsten externen Stakeholder:

Wie führt man eine Stakeholder-Analyse durch?

Die Stakeholder-Analyse, oder wie manche es nennen, das Stakeholder-Mapping, ist WICHTIG, weil sie:

Der beste Weg zum Projekterfolg besteht darin, die Projektanforderungen gegenüber den relevanten Stakeholdern klar zu definieren, Risiken zu identifizieren und Feedback zu geben, um die Projekt-Stakeholder und ihre

Der Aufbau eines starken Teams, das die wichtigsten Stakeholder des Projekts umfasst, ist der einzige Weg, um ein Projekt zum Erfolg zu führen.

Beispiel für ein Kontextdiagramm zur Stakeholder-Analyse:

Darüber hinaus hilft Ihnen das Erkennen von Mustern bei der Einbindung von Stakeholdern, negativen Einfluss von Stakeholdern in Zukunft zu vermeiden. Stakeholder mit hohem Interesse und großem Einfluss, Eigentümer und andere Manager aus anderen Teams und/oder Abteilungen haben möglicherweise versteckte Absichten oder sind einfach nicht auf derselben Wellenlänge wie Sie und Ihr Team.

Ob positiv oder negativ – es ist entscheidend, dass Sie alles in Ihrer Macht Stehende tun, um sicherzustellen, dass Sie Ideen, Entwürfe und Übersicht-Info kommunizieren und dass Investoren und wichtige Stakeholder mit den Projekt-Zeitleisten, Prozessen und der Zusammenarbeit der Team-Mitglieder zufrieden sind.

Lassen Sie uns die Stakeholder-Analyse in drei Schritte unterteilen:

1. Identifizieren Sie potenzielle Stakeholder

Der erste Schritt ist die Identifizierung der Stakeholder.

Sie müssen sowohl Ihre internen als auch Ihre externen Stakeholder identifizieren.

Und wir verstehen das. Manchmal ist es ziemlich offensichtlich.

Natürlich sind Ihr Client SPOC und die Mitglieder Ihres Projektteams wichtige Stakeholder.

Aber gibt es noch mehr zu diesem Thema zu sagen?

Dazu benötigen Sie Ihre Projektcharta und andere wichtige Projektdokumente. Bevor das Projekt beginnt, sollte eine Projektcharta erstellt und allen Stakeholdern vorgelegt werden. Sie sollten wichtige Stakeholder über alle potenziellen Risiken informieren, einschließlich Umweltfaktoren, die sich auf das Projektergebnis auswirken könnten.

Die Identifizierung einiger schwieriger Stakeholder kann stundenlange Brainstorming-Sitzungen und die Durchsicht von Unterlagen erfordern.

Die Daten, die Sie aus diesen Elementen sammeln, sollten Ihnen dabei helfen, eine Liste aller Ihrer Stakeholder zu erstellen.

Sie können diese Analyse mit den weltweit am besten bewerteten tools für Produktivität und Projektmanagement starten. Wir zeigen Ihnen, wie!

Lernen Sie ClickUp kennen.

Mit ClickUp Docs können Sie Ihre Liste der Stakeholder mit Rich-Text-Bearbeitung erstellen, einschließlich Bannern, Kopfzeilen, Schriftarten usw. – alles, was Sie möchten!

Die Dokumente sind nach Kategorien geordnet: Alle, Mir zugewiesen, Freigegeben und Privat.

Nutzen Sie die erweiterten Katalogisierungs- und Wiki-Funktionen von Docs, um auf alle Dokumente des Projekts zuzugreifen. Suchen Sie nach Wörtern oder Phrasen und finden Sie die Namen aller Ihrer Stakeholder!

Das Beste daran ist, dass Sie den gesamten „Prozess der Stakeholder-Identifizierung” auf Ihre Mitglieder des Projektteams aufteilen können.

Sie alle können weiterhin Stakeholder identifizieren, diese in Echtzeit in die Dokumente-Datei einfügen und ein Projekt-Stakeholder-Register erstellen.

Das Projekt-Stakeholder-Register enthält alle Namen, Rollen, Befugnisse und Interessen der verschiedenen Stakeholder.

Teamarbeit, ftw!

2. Als Projektmanager wissen, wie man Stakeholder priorisiert

Das Project Management Institute (PMI) definiert Stakeholder wie folgt: „Um als Stakeholder eingestuft zu werden, muss eine Person oder Gruppe ein Interesse oder einen Einfluss haben, der sich auf das Projekt auswirken kann. “

Nicht jeder identifizierte Stakeholder ist in einem Projekt gleichberechtigt.

Einige sind aufgrund ihres Einflusses wichtiger als andere.

Der zweite Schritt besteht also darin, Ihre Stakeholder zu priorisieren.

Hier sind einige Fragen, die Ihrem Projektteam helfen, primäre Stakeholder von sekundären Stakeholdern zu unterscheiden:

Wenn die Antwort auf diese Fragen „Ja” lautet, dann sind sie ein primärer Stakeholder.

Ihre Liste der primären und sekundären Stakeholder sollte Ihnen dabei helfen, eine Stakeholder-Mindmap zu erstellen.

Dazu benötigen Sie ClickUp Mindmaps.

Erstellen Sie in ClickUp Mindmaps beliebig viele Knoten als Referenzpunkte.

Skizzieren Sie Ihre Stakeholder mit dem Blank-Modus, um alle Personen zu visualisieren, die Ihr Projekt beeinflussen können, oder um zu zeigen, wie sie miteinander verbunden sind.

3. Stakeholder einbinden

Nachdem Sie nun alle wichtigen Stakeholder kennen und wissen, wen Sie priorisieren müssen, ist es an der Zeit, die Stakeholder einzubinden.

Im Gegensatz zu den vorherigen Schritten ist die Einbindung von Stakeholdern ein fortlaufender Prozess während des gesamten Projekts. Sie müssen die Erwartungen der Stakeholder identifizieren und auf ihre Bedenken eingehen.

Und ClickUp begleitet Sie dabei Schritt für Schritt.

Wie man Projekt-Stakeholder verwaltet

Beim Management der Erwartungen von Stakeholdern geht es vor allem darum, sie zufrieden zu stellen.

Sie benötigen Informationen durch transparente Stakeholder-Kommunikation.

Außerdem helfen wir Ihnen dabei, einen Prozess zum Stakeholder-Management aufzubauen.

1. Zeigen Sie ihnen Ihren Plan für das Projekt

Stellen Sie sich die Stakeholder als Gäste in Ihrem Restaurant vor.

Was erledigen Sie als Erstes? Zeigen Sie ihnen, was heute auf dem Programm steht.

Ebenso sollte das Management von Stakeholdern damit beginnen, dass Sie ihnen Ihren Plan für das Projekt vorlegen, der Folgendes enthält:

Das Besondere des Tages? Kommunikation!

Zunächst müssen Sie jedoch einen Plan für das Projekt erstellen.

Das Gantt-Diagramm von ClickUp eignet sich perfekt für die Planung von Projekten und lässt sich in nur drei einfachen Schritten erstellen.

Das war's schon. Sie haben nun ein schönes Gantt-Diagramm.

Alle enthaltenen Aufgaben neu zuordnen Startdatum und Fälligkeitsdatum

2. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, um alle Beteiligten aufeinander abzustimmen, Klarheit zu schaffen und einen Erfolg und eine positive Atmosphäre zu schaffen, in der alle als Team zusammenarbeiten können.

Für wichtige Stakeholder dreht sich im Projektmanagement alles um zeitnahe Updates.

Sie müssen alle Stakeholder-Gruppen und Einzelpersonen auf dem Laufenden halten, und dafür benötigen Sie einen Plan.

Erfolgt dies über E-Mails, Kickoff-Meetings, Video-Konferenzen und Telefonate?

Zum Beispiel in der Chat-Ansicht von ClickUp. Sie können über Alles chatten, ohne Ihre Projektmanagement-Plattform verlassen zu müssen.

Ist das nicht praktisch?

Sie müssen keine Zeit mehr damit verschwenden, zwischen Apps oder sogar Registerkarten zu wechseln, um zu kommunizieren.

Fügen Sie Gäste (externe Stakeholder) zu Ihren Chats hinzu und entscheiden Sie, ob diese eine Chat-Ansicht erstellen dürfen oder nicht.

Chatten ist nicht Ihr Ding?

Dank der Zoom-Integration können Sie Zoom-Meetings direkt aus ClickUp heraus veranstalten und daran teilnehmen.

Starten Sie ein Zoom-Meeting direkt aus einer ClickUp Aufgabe heraus.

Und wenn Sie zu den Menschen gehören, die sich nicht von E-Mails trennen können, haben wir auch für Sie eine Lösung.

Mit E-Mail-ClickApp können Sie E-Mails direkt aus ClickUp versenden und empfangen.

Apropos E-Mails: Wenn Sie rechtliche Dokumente oder Verträge versenden müssen, die noch geändert werden müssen, müssen Sie nicht weiter suchen.

Unsere Prüfungen bieten auch PDF-Anmerkungen.

3. Teilen Sie Ihre Verteilung der Workload

Die Verteilung Ihrer Workload ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Stakeholder-Management-Plans, da sie Ihren Stakeholdern Folgendes zeigt:

Zeigen Sie Ihren Stakeholdern dann mit der Workload-Ansicht, woran Sie gerade arbeiten.

Und voilà!

Stakeholder werden nicht länger im Unklaren gelassen.

Darüber hinaus können Sie auf der Grundlage Ihrer Workload-Verteilung mehr Zeit, Ressourcen oder Fachwissen einfordern.

4. Geben Sie Führungskräften und wichtigen Stakeholdern eine Ansicht der Verantwortlichkeiten und liefern Sie ihnen wichtige Erkenntnisse

Wer möchte nicht sehen, wie sich etwas bewegt? Projektleiter und andere beteiligte Stakeholder sind immer am Fortschritt eines Projekts interessiert und möchten insbesondere zu dessen erfolgreichem Abschluß beitragen.

Die Stakeholder Ihres Projekts möchten wissen, wie gut das Projekt läuft und wie weit es noch bis zum Ziel ist. Und was gibt es Besseres als ein Projekt-Dashboard, um Ihnen und Ihren Stakeholdern einen Einblick in den Projektfortschritt zu geben?

Der erste Schritt besteht darin, stattdessen ClickUp Dashboards auszuprobieren.

Verwenden Sie anpassbare Widgets, um Ihr Kontrollzentrum in ClickUp Dashboards aufzubauen.

Um Projektinformationen in Ihr Dashboard zu integrieren, können Sie Widgets hinzufügen, wie zum Beispiel:

Und vieles mehr!

Die Sprint-Widgets von ClickUp bieten Ihnen diese hilfreichen Diagramme des Projektmanagements, mit denen Sie Ihren Projektfortschritt visualisieren können:

Für interne Stakeholder können Sie den Zugriff auf die Ansicht oder die Bearbeitung mithilfe von Berechtigungen freigeben.

Entscheiden Sie selbst.

Für externe Stakeholder können Sie Daten aus Ihren Dashboard- Widgets jederzeit in verschiedenen Formaten exportieren, darunter PDF, JPEG, CSV usw.

Umfassendes Stakeholder-Management unter einem Dach

Der Einfluss von Stakeholdern kann über den Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts entscheiden. Dies kann sich auch positiv oder negativ auf die Beziehungen zu den Stakeholdern auswirken.

So leistungsstark können sie sein.

Sie müssen auf die Bedürfnisse der Stakeholder eingehen, sie auf dem Laufenden halten und andere Schlüssel-Akteure in allen Organisationen berücksichtigen.

All dies zu erledigen, erfordert eine solide Stakeholder-Management-Strategie und ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool.

Hier kommt ClickUp ins Spiel.

Es handelt sich um ein All-in-One-Tool zum Verwalten von Projektaufgaben, zum Zuweisen dieser Aufgaben, zur Nachverfolgung der Arbeitszeit und sogar zum Verwalten der Projekt-Stakeholder!

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