Der Projektabschluss ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Es ist die letzte Phase, in der die Ergebnisse anhand von KPIs und dem Umfang werden lose Enden verknüpft, Lektionen gelernt, die Übergabe abgeschlossen und ein Projekt abgezeichnet.
In vielerlei Hinsicht ist der Projektabschluss genauso wichtig wie ein Kick-off Meeting und die umfang der Arbeit (SOW). Manager sollten sich dafür Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass projektleistungen wie erwartet abgeschlossen wurden und dass das Projekt erfolgreich durchgeführt wurde .
In diesem Beitrag führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess des Projektabschlusses und geben Ihnen fünf praktische Vorlagen an die Hand, die Sie verwenden können, um den Projektabschlussprozess für Ihr Team zu rationalisieren.
Was ist ein Projektabschluss?
Unabhängig davon, ob es sich um ein internes Projekt handelt oder um ein Projekt, das in Zusammenarbeit mit einem Dritten, z. B. einer Software-Entwicklungsfirma oder einer Marketing-Agentur, durchgeführt wird, sollte es immer mit einer Projektabschlussphase enden.
Der Projektabschluss ist die letzte erfolgskritische Phase im projektmanagement lebenszyklus. Er markiert das Ende eines Projekts, die letzte schlüssel-Leistungsindikator bevor sich die Ergebnisse auf ein Unternehmen auswirken können.
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Wenn es beispielsweise darum geht, eine neue Software für das Management von Kundenbeziehungen in einem Unternehmen einzuführen, kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Drittanbieter anbieter oder Berater beteiligt sind.
Es lohnt sich jedoch, sich die nötige Zeit zu nehmen: Die meisten Projekte (egal welcher Größe) laufen viel reibungsloser, wenn es eine projektmanagement-Software um alle Beteiligten bei der Stange zu halten, sich zu konzentrieren und auf derselben Seite zu sein.
Warum ist der Abschluss eines Projekts wichtig?
Effektive Projektabschlüsse können dazu beitragen, die Kultur eines Teams zu definieren. Alles, was ein Mitglied eines Teams oder ein Projektleiter bei der Umsetzung und Durchführung eines Projekts lernt - Erfolge und Misserfolge -, kann in künftige Projekte übernommen werden.
Ebenso wichtig ist es, dafür zu sorgen, dass die Dokumentation, die Anlagen und andere Leistungen an den Client weitergegeben und von diesem abgezeichnet werden. Andernfalls könnte der Client behaupten, ein Projekt sei nicht wie erwartet fertiggestellt worden, insbesondere wenn diese Leistungen im Vertrag enthalten waren.
Zum Projektabschluss gehört die Beantwortung einer Reihe von Fragen, um sicherzustellen, dass alles abgeschlossen ist, darunter:
- Wurden die Ziele und Vorgaben erfüllt?
- Ist der Client mit der Projektdokumentation und den erbrachten Leistungen zufrieden?
- Wurde das Projekt innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens richtig abgeschlossen?
- Gibt es Lehren aus etwaigen Engpässen oder Problemen in der Mitte des Prozesses, die für künftige Projektteams hilfreich sein könnten?
- Sind die leitenden Angestellten und Manager oder andere Beteiligte mit den Ergebnissen des Projekts zufrieden?
- Welcher Return on Investment ist zu erwarten bzw. welchen Return on Investment wird der Client nach Abschluss des Projekts erfahren?
- War es die investierte Zeit, den Aufwand und das Geld wert?
- Sind die Beteiligten und Mitarbeiter, die das Ergebnis (z. B. eine neue Softwareanwendung) nutzen werden, nun, da es geliefert wurde, darüber informiert und geschult?
Wie Sie diese Fragen beantworten, hängt davon ab, ob Sie ein Projekt intern oder für einen Client abwickeln. Jede Partei wird diesen Projektmanagement-Prozess anders angehen.
Die ClickUp Projekt Retrospektive Vorlage bewertet den Gesamterfolg oder -misserfolg des Projekts und identifiziert Verbesserungen, um zukünftige Fehler zu vermeiden
Der Projektabschluss ist wichtig, weil er bestimmt, ob das Projekt ein Erfolg oder ein Misserfolg war und was daraus gelernt werden kann. Allzu oft werden Projekte nur an Budget- und Zeitvorgaben gemessen.
Zum Erfolg gehören aber mehr als nur Zahlen. haben wir die Qualitätsvorgaben erfüllt? Haben wir unsere Geschäftsziele erreicht? Diese Faktoren sind sehr wichtig, wenn Sie das Projekt erfolgreich abschließen wollen.
Arten des Projektabschlusses
Es gibt verschiedene Arten des Projektabschlusses, die je nach den spezifischen Umständen und Zielen des Projekts eingesetzt werden können. Hier sind einige gängige Arten:
- Normaler Abschluss: Dies ist die normale und häufigste Art des Projektabschlusses, bei der das Projekt wie geplant abgeschlossen wird, alle Leistungen erbracht und alle Ziele erreicht werden. Das Team wickelt alle verbleibenden Aufgaben ab, führt abschließende Überprüfungen und Genehmigungen durch und schließt das Projekt formell ab.
- Vorzeitiger Abschluss: Wenn Sie eine Projektmanagement-Software verwenden, bedeutet dies, dass Sie jedes Element als abgeschlossen abhaken können. Leider wird nicht jedes Projekt auf diese Weise abgeschlossen. Manche Projekte werden geschlossen, bevor sie in Angriff genommen werden können. Wenn ein Projekt kurz vor dem Start abgebrochen wird, spricht man von einem Vorzeitigen Abschluss.
- Teilweiser Abschluss: Manchmal wird ein Projekt teilweise abgeschlossen, wenn bestimmte Komponenten oder Phasen erfolgreich abgeschlossen wurden, andere aber noch laufen. Diese Art des Abschlusses ermöglicht einen phasenweisen Ansatz, bei dem die fertiggestellten Teile abgeschlossen werden, während die verbleibende Arbeit fortgesetzt wird. Sie hilft, Abhängigkeiten zu verwalten und Ressourcen effektiv zu priorisieren.
- Konsolidierungsabschluss: In Fällen, in denen mehrere verwandte Projekte gleichzeitig durchgeführt werden, kann ein Konsolidierungsabschluss durchgeführt werden. Dabei werden die Ergebnisse, Erkenntnisse und Ressourcen aus mehreren Projekten in einem einzigen Abschlussprozess konsolidiert. Dies trägt dazu bei, die Konsistenz, den Wissenstransfer und den effizienten Einsatz von Ressourcen über alle Projekte hinweg sicherzustellen.
- Aussetzungsabschluss: Wenn ein Projekt aufgrund externer Faktoren oder betrieblicher Zwänge vorübergehend ausgesetzt werden muss, wird ein Aussetzungsabschluss durchgeführt. Das Projekt wird auf Eis gelegt, bis die Umstände eine Wiederaufnahme erlauben. Während des Abschlusses dokumentiert das Team den Status des Projekts, die Ressourcen und alle notwendigen Maßnahmen, die bei der Wiederaufnahme erforderlich sind.
- Misslungener Abschluss: Leider sind nicht alle Projekte erfolgreich. Ein fehlgeschlagener Abschluss liegt vor, wenn ein Projekt nicht in der Lage ist, seine Ziele zu erreichen oder die gewünschten Ergebnisse zu liefern. In solchen Fällen wird das Projekt geschlossen, ohne dass die angestrebten Ziele erreicht wurden. Es ist von entscheidender Bedeutung, eine gründliche Analyse der Gründe für das Scheitern durchzuführen, die gewonnenen Erkenntnisse zu dokumentieren und alle noch zu rettenden Komponenten oder möglichen Anpassungen für künftige Projekte zu bestimmen.
Lassen Sie uns nun in die Schritte eintauchen, die beim Abschluss eines Projekts zu unternehmen sind.
5 Schritte zum Abschließen eines Projekts
Hier sind fünf schritte für das Projektmanagement teams, die ein Projekt abschließen und von den Clients und Stakeholdern absegnen lassen müssen.
1. Abgeschlossene Aufgaben umsetzen
Lose Enden müssen in den letzten Phasen eines jeden Projekts immer abgeschlossen werden.
Die wichtigsten Projektleistungen werden abgeschlossen sein, also stellen Sie sicher, dass kleinere Elemente und Ziele nicht übersehen wurden. Dazu könnten die folgenden Aufgaben gehören:
- Nebenanlagen und Leistungen
- Projekt-Dokumentation und, im Falle von Softwareprodukten, Produkthandbücher
- Alle Schulungen, die durchgeführt werden müssen
- Dateien und geistiges Eigentum, das nach Abschluss des Projekts im Besitz des Clients ist, wurden übertragen
- Versendete und bezahlte Rechnungen
- Alle anderen administrativen Aufgaben, die zu erledigen sind, bevor Sie mit dem Abschluss des Projekts beginnen können
2. Beziehen Sie sich auf den Projektumfang oder das Briefing, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden
Jetzt, wo die losen Enden abgewickelt sind, ist es an der Zeit, den ursprünglichen Umfang oder die Aufgabenstellung zu überprüfen, um festzustellen, ob die Ziele erreicht worden sind.
Der Erfolg eines Projekts wird anhand zahlreicher Kriterien und Schlüsselindikatoren gemessen. Auf hohem Niveau werden die meisten Projekte anhand einer Handvoll zentraler Metriken bewertet:
- Haben wir das geliefert, was der Client erwartet hat?
- Wurde das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets geschlossen?
- Ist der Client mit der Qualität zufrieden und kann er die Ergebnisse absegnen?
- Wurden die geschäftlichen und betrieblichen Ziele erreicht?
Wenn das beteiligte Management- und Projektmanagement-Team die meisten, idealerweise alle dieser Fragen mit Ja beantworten kann, war das Projekt ein Erfolg. Das Erreichen der Ziele bei einem Projekt könnte sich als nützlich erweisen, wenn Sie bei einem neuen Projekt wieder mit derselben Organisation zusammenarbeiten möchten. 🛠️
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Deshalb ist eine Performance post-Mortem- und Projektabschlussprozess ist so wertvoll. Sie können diese Zeit nutzen, um die Ergebnisse und Erkenntnisse mit dem Client und intern zu besprechen.
Ein Projektmanager kann diese Informationen auch für ein internes 360-Grad-Learning-Meeting nutzen, damit umsetzbare Lehren für zukünftige Projektdokumente, Arbeitsabläufe und Prozesse gezogen werden können.
Die Mitglieder des Teams werden das Feedback und die Hinweise zur Projektleistung zu schätzen wissen, um beim nächsten Mal noch besser abschneiden zu können.
3. Abschluss einer Client-Nachbesprechung und eines internen 360-Grad-Learning Meetings
Nachbesprechungen gehören zu den nützlichsten Bestandteilen des Abschlussprozesses. Ein Projektmanager sollte sich Zeit für zwei nehmen: eine interne Nachbesprechung, auch bekannt als 360-Grad-Lernmeeting, und eine Nachbesprechung mit dem Client und ein Übergabe-Meeting.
Das interne Meeting oder die persönliche Sitzung sollte vor dem Gespräch mit dem Client stattfinden. Auf diese Weise sind alle an Ihren Projektmanagement-Prozessen Beteiligten auf der gleichen Seite.
Wenn in der Abschlussphase des Projekts etwas schief gelaufen ist, ist es nützlich zu wissen, wer die Eigentümerschaft für die Fehler übernimmt und wie die Probleme gelöst wurden.
Die Projektmanager müssen diese Zeit nutzen, um mit dem Team den gesamten Prozess von Anfang bis Ende, einschließlich der wichtigsten Meilensteine, zu besprechen.
Seien Sie während des 360-Grad-Meetings ehrlich zu sich selbst und dem Projekt Team. Fragen Sie sich selbst:
- Was ist schief gelaufen?
- Was ist gut gelaufen?
- Wurden die Projektressourcen effektiv genutzt?
- Wie erfolgreich war das Team bei der Umsetzung des Projekts im Vergleich zum Plan?
- Was haben wir gelernt?
- Was können wir beim nächsten Mal besser erledigen?
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Dokumentieren Sie die Ergebnisse des internen Meetings, damit Sie auf die Nachbesprechung mit dem Client in der Abschlussphase des Projekts besser vorbereitet sind.
Die meisten Clients werden ähnliche Fragen stellen wie die oben aufgeführten. Außerdem möchten sie die Ergebnisse und Leistungen anhand des Umfangs, des ursprünglichen Auftrags, der Ziele und der Zielvorgaben bewerten.
Stakeholder und leitende Angestellte, die den Erfolg eines Projekts messen, wollen letztlich sicherstellen, dass sie das bekommen haben, wofür sie bezahlt haben. Wenn Sie gründlich sein wollen, sollten Sie all dies in einem Projektabschlussbericht festhalten, damit sie es mit dem Projektplan vergleichen können.
PRO TIPP Was ist, wenn ein Projekt nicht genau so gelaufen ist wie geplant? Es ist wichtig zu dokumentieren, was passiert ist und warum. Protokollieren Sie während eines Projekts immer alles, was in Ihrer Projektmanagement-Software passiert, halten Sie Meetings und Anrufe fest und bewahren Sie auch Kopien von E-Mails in Ihrer Plattform auf. Auf diese Weise können die Clients beim Abschluss des Projekts die Rechnungen nicht anfechten.
4. Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation abgeschlossen ist und die Übergabe erledigt ist
Haben Sie einen Plan für die Übergabe eines Projekts? Wenn ja, dann ist es jetzt an der Zeit, diesen Plan im Rahmen des Abschlussprozesses in die Tat umzusetzen. Wenn nicht, dann sollte ein Projektmanager einen Plan erstellen.
In dieser Phase des Projektabschlusses geht es oft nur noch darum, sicherzustellen, dass Dokumente, Dateien und andere Vermögenswerte wie erwartet an den Client übergeben werden. Bei komplizierteren Projekten, wie Software und Apps, kann der Zyklus des Projektabschlusses auch Tests, Schulungen und Fehlersuche umfassen.
Bei der Übergabe einer Website oder einer Software muss der Client wissen, wie sie funktioniert. Sonst ist es so, als würde man für ein Auto bezahlen, das man nicht fahren kann. Stellen Sie daher sicher, dass Sie dem Client alles geben, was er braucht:
- Zugang auf Administrator-Ebene zu den Ergebnissen des Projekts
- Dokumentation und Handbücher
- Schulungen oder Schulungsmaterialien
- Geistiges Eigentum und andere Vermögenswerte
- Zugang zu laufendem Support nach Bedarf
Übergaben sind nützlich, um langfristiges Vertrauen zu schaffen. Wenn Sie wissen, dass Sie ein Projekt erfolgreich abgeschlossen haben, wird es leichter sein, künftige Projekte an Land zu ziehen. Ein Projektabschlussbericht kann dabei helfen, das nächste Projekt mit demselben Unternehmen zu sichern.
Und eine reibungslose Übergabe führt zu zufriedeneren Kunden, weniger Fragen nach dem Abschluss und der Möglichkeit, sich weitere Arbeiten zu sichern. Haken Sie Ihre Checkliste für den Projektabschluss in Ihrem Projektdokumentationstool ab, damit Sie wissen, dass das Projekt erledigt ist.
5. Danken Sie allen Beteiligten und lösen Sie das Projekt Team auf
Der Client ist zufrieden, das Projekt ist abgeschlossen, die Übergabe ist erledigt, und die Projektdokumente wurden weitergegeben. Jetzt bleibt nur noch, allen Beteiligten zu danken und das Team aufzulösen. 🙌
Stellen Sie als Projektleiter sicher, dass jedes Mitglied des Teams weiß, wie gut es gearbeitet hat. Verinnerlichen Sie die Lektionen. Vergessen Sie nicht, die Prozess- und Workflow-Änderungen zu dokumentieren, die Sie bei zukünftigen Projekten einführen wollen.
Das Gleiche gilt für alle Erfolge, Verknüpfungen oder neuen Tools, die Sie ausprobiert haben. Wenn Sie etwas gefunden haben, das dazu beiträgt, künftige Arbeiten effizienter zu erledigen, können Sie alles, was Sie gelernt haben, in künftige Workflows und Prozesse einfließen lassen.
Jetzt können Sie die Mitglieder des Teams anderen Projekten, Aufgaben und Clients zuweisen.
Um Ihnen das Projektmanagement zu erleichtern, haben wir diese Liste mit fünf Vorlagen für den Projektabschluss zusammengestellt, die es wert sind, gespeichert zu werden.
5 hilfreiche Vorlagen für den Abschluss von Projekten
Vorlagen sind für zahlreiche Projektmanagement-Szenarien, Workflows und Prozesse nützlich. Besonders wertvoll sind sie, wenn Sie sie in eine Projektmanagement-Software integrieren können, wie z. B ClickUp .
1. ClickUp Projektabschluss Listenansicht Vorlage
Eine Version der Listenansicht der ClickUp Vorlage für den Abschluss eines Projekts
Verwenden Sie diese einfache ClickUp Projektabschluss Listenansicht Vorlage um die Nachverfolgung von allem zu gewährleisten.
Mit einem Bereich von benutzerdefinierten Feldern und Status können Sie diese Vorlage zu ClickUp hinzufügen und sie zu Ihrem bevorzugten Ansatz für einfache Projektabschlüsse machen.
Sie ist mit verschiedenen Ansichten ausgestattet, z. B. Gantt, Board und Zeitleiste. Unabhängig davon, welche Ansicht und Zeitleiste Ihr Team für die Arbeit an einem Projekt bevorzugt, lässt sich die Vorlage leicht an Ihre Wünsche anpassen.
2. ClickUp Projekt Abschluss Aufgabe Ansicht Vorlage
Eine Ansicht der Aufgaben beim Abschluss eines Projekts mit ClickUp
Die ClickUp Projektabschluss Ansichtsvorlage für Aufgaben ist eine einfache Liste von Aufgaben, die Sie in ClickUp erledigen können. Verwenden Sie diese Liste als Checkliste für den Projektabschluss, um sicherzustellen, dass Sie alle losen Enden erfassen.
Fügen Sie die Vorlage hinzu und sehen Sie sich das gesamte Projekt (oder eine Reihe von Unteraufgaben) an, ein Element nach dem anderen auf der Liste. Streichen Sie sie nach und nach ab, so einfach ist das - abgesehen vom Zu erledigen der Arbeit natürlich! 👀
3. ClickUp 4Ls Retro Vorlage
Mit dieser 4L-Vorlage können Sie Retrospektiven im Retro-Stil durchführen
Für diejenigen, die ihre Aufgaben zum Abschluss eines Projekts etwas ausdrucksstärker gestalten möchten, gibt es die ClickUp 4Ls Retro Vorlage .
Ihr Team kann sagen, was es an einem Projekt geliebt, ersehnt, verabscheut und daraus gelernt hat. Diese Vorlage ist mit Space abgeschlossen, um die Lektionen, die ein Team gelernt hat, zu vertiefen.
Es lohnt sich, die vier "L" auszufüllen, vor allem bei schwierigeren Projekten, damit sich das Team verstanden fühlt, der Projektleiter Feedback erhält und wertvolle Lehren für die zukünftige Arbeit ziehen kann.
4. ClickUp Feedback Formular Vorlage
Sammeln und verbessern Sie das Kundenfeedback mit unserer benutzerdefinierten Vorlage für ein Formular, um das Feedback an einem Ort zu organisieren und so bessere Erkenntnisse zu gewinnen
Die ClickUp Feedback Formular Vorlage ist nützlich, um die Ansichten der Clients zu sammeln, wenn ein Projekt abgeschlossen und abgezeichnet ist. Sie können es für internes Feedback und sogar für Zeugnisse von Clients verwenden.
Clients geben in der Regel in Nachbesprechungsgesprächen Feedback. Selbst wenn es negativ ist, lohnt es sich, es zu protokollieren, damit es in die Lehren für die Zukunft integriert werden kann.
Positives Feedback und Zeugnisse sind sogar noch wertvoller. Veröffentlichen Sie diese mit der Berechtigung Ihres Clients online. Sammeln Sie dieses Feedback mit der digitalen Feedback-Vorlage von ClickUp, und integrieren Sie diese Erkenntnisse in Ihr bewährtes Projektmanagement tool.
5. ClickUp Vorlage für die Übergabe eines Projekts
Eine Vorlage für die Übergabe ist für jeden Projektabschluss unerlässlich
Müssen Sie eine Übergabevorlage projektübergabe aber Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie in Ihren Standardarbeitsanweisungen keine haben. Wir haben für Sie mit dem ClickUp Vorlage für die Übergabe von Projekten .
Halten Sie in diesem Dokument alle wichtigen Details für eine erfolgreiche Übergabe fest. Fügen Sie wesentliche Informationen wie Logins und Verknüpfungen zu Ordnern, Dokumentation, Schulungshandbüchern und alles andere, was der Client nach der Übergabe benötigt, ein.
Halten Sie alle Ihre Projekte in Bewegung und vermeiden Sie kostspielige Verzögerungen oder Missverständnisse. Mit der ClickUp Vorlage für die Projektübergabe haben Sie eine All-in-One-Lösung für nahtlose Prozesse für alle beteiligten Teammitglieder.
Projektabschlüsse mit Projektmanagement-Software rationalisieren
Vorlagen und Prozesse sind wertvolle Zeitsparer organisatorische tools beim Durchgehen einer Checkliste für den Projektabschluss und von Elementen wie z. B.:
- Wurden alle Aufgaben fertiggestellt?
- Wurden alle Ergebnisse und Leistungen intern und vom Client abgezeichnet?
- Haben wir eine Übergabe und eine entsprechende Schulung für den Client erledigt?
- Wurde das Projekt geschlossen?
- Wurden alle Aufgaben für den Projektabschluss erledigt und vom Management abgezeichnet?
Um diesen Prozess für alle Beteiligten reibungsloser zu gestalten, benötigen Sie eine Produktivitätssoftware, die den gesamten Zyklus des Projekts verwaltet. Mit einer Produktivitätssoftware bleibt das gesamte Projektteam bei der Aufgabe und in der Verantwortung.
Wenn Sie ihnen Zugang gewähren, können auch die Clients ihren Input, ihre Ideen, ihr Feedback und ihre Ressourcen einbringen, um sicherzustellen, dass ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wird. Melden Sie sich noch heute für Ihr kostenloses ClickUp-Konto an um den gesamten Zyklus eines Projekts mit einer leistungsstarken Software-Suite abzuwickeln, die den Abschluss von Projekten für alle Beteiligten einfacher macht.