{ „@context“: „http://schema.org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Was ist ein Projektabschluss?“, "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "Text": "Der Projektabschluss ist die letzte missionskritische Phase im Projektmanagement-Zyklus. Er markiert das Ende eines Projekts und ist der letzte wichtige Leistungsindikator, bevor die Ergebnisse des Projekts Auswirkungen auf das Unternehmen haben können. " } } ] }
Der Projektabschluss ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Es ist die letzte Phase, in der die Ergebnisse anhand von KPIs und dem Umfang überprüft, offene Fragen geklärt, Lehren gezogen, die Übergabe abgeschlossen und das Projekt abgenommen wird.
In vielerlei Hinsicht ist der Projektabschluss genauso wichtig wie die Kick-off-Sitzung und der Arbeitsumfang (SOW). Manager sollten sich dafür Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass die Projektleistungen wie erwartet fertiggestellt wurden und das Projekt erfolgreich durchgeführt wurde.
In diesem Beitrag führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess des Abschlusses eines Projekts und stellen Ihnen fünf praktische Vorlagen zur Verfügung, mit denen Sie den Prozess des Abschlusses eines Projekts für Ihr Team optimieren können.
Was ist ein Projektabschluss?
Unabhängig davon, ob es sich um ein internes Projekt handelt oder um ein Projekt, das in Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter wie einer Softwareentwicklungsfirma oder einer Marketingagentur durchgeführt wird, sollte jedes Projekt immer mit einer Projektabschlussphase enden.
Der Projektabschluss ist die letzte entscheidende Phase im Projektmanagement- Zyklus. Er markiert das Ende eines Projekts und ist der letzte wichtige Leistungsindikator, bevor die Ergebnisse eines Projekts Auswirkungen auf ein Unternehmen haben können.
Wenn beispielsweise das Ziel darin besteht, eine neue Customer-Relationship-Management-Software in einem Unternehmen einzuführen, kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Drittanbieter oder Berater beteiligt sind.
Es lohnt sich jedoch, sich die nötige Zeit zu nehmen: Die meisten Projekte (unabhängig von ihrer Größe) laufen viel reibungsloser, wenn es eine Software für Projektmanagement gibt, die dafür sorgt, dass alle bei ihrer Aufgabe bleiben, konzentriert arbeiten und auf dem gleichen Stand sind.
Warum ist der Abschluss des Projekts wichtig?
Effektive Projektabschlüsse können dazu beitragen, die Kultur eines Teams zu definieren. Alles, was ein Teammitglied oder Projektleiter aus der Umsetzung und Durchführung eines Projekts lernt – Erfolge und Misserfolge – kann in zukünftige Projekte einfließen.
Ebenso wichtig ist es, sicherzustellen, dass Dokumentation, Assets und andere Ergebnisse an den Client weitergegeben und von diesem abgenommen werden. Andernfalls könnte der Client behaupten, dass ein Projekt nicht wie erwartet fertiggestellt wurde, insbesondere wenn diese Assets im Vertrag enthalten waren.
Der Projektabschluss umfasst die Beantwortung einer Reihe von Fragen, um sicherzustellen, dass Alles abgeschlossen ist, darunter:
- Wurden die Ziele erreicht?
- Ist der Client mit der Projektdokumentation und den Ergebnissen zufrieden?
- Wurde das Projekt ordnungsgemäß termin- und budgetgerecht fertiggestellt?
- Gibt es Lehren aus Engpässen oder Problemen während des Prozesses, die für zukünftige Teams hilfreich sein könnten?
- Sind die Führungskräfte und Manager oder andere Stakeholder mit den Ergebnissen des Projekts zufrieden?
- Welche Kapitalrendite ist zu erwarten, oder welche Kapitalrendite wird der Client nach Abschluss eines Projekts erzielen?
- Zur späteren Verwendung – hat sich der Aufwand an Zeit, Mühe und Geld gelohnt?
- Sind die Stakeholder und Mitarbeiter, die das Ergebnis (z. B. eine neue Softwareanwendung) nutzen werden, nun, da es geliefert wurde, darüber informiert und geschult?
Wie Sie diese Fragen beantworten, hängt davon ab, ob Sie ein Projekt intern oder für einen Client durchführen. Jede Partei wird diesen Prozess des Projektmanagements unterschiedlich angehen.
Der Projektabschluss ist wichtig, da er darüber entscheidet, ob das Projekt ein Erfolg oder ein Misserfolg war und welche Lehren daraus gezogen werden können. Allzu oft werden Projekte nur anhand von Budget- und Zeitvorgaben gemessen.
Erfolg besteht aus mehr als nur Zahlen. Haben wir die Qualitätsvorgaben erfüllt? Haben wir unsere Geschäftsziele übertroffen? Diese Faktoren sind äußerst wichtig, wenn Sie das Projekt zu einem vollen Erfolg machen möchten.
Arten des Projektabschlusses
Je nach den spezifischen Umständen und Zielen des Projekts gibt es verschiedene Arten des Projektabschlusses. Hier sind einige gängige Arten:
- Normale Projektbeendigung: Dies ist die standardmäßige und häufigste Art der Projektbeendigung, bei der das Projekt wie geplant fertiggestellt wird, alle Ergebnisse vorliegen und alle Ziele erreicht wurden. Das Projektteam schließt alle verbleibenden Aufgaben ab, führt abschließende Überprüfungen und Genehmigungen durch und beendet das Projekt offiziell.
- Vorzeitiger Abschluss: Wenn Sie Projektmanagement-Software verwenden, bedeutet dies, dass Sie alle Elemente als fertiggestellt abhaken können. Leider endet nicht jede Projektabschlussphase auf diese Weise. Einige Projekte werden geschlossen, bevor sie überhaupt begonnen haben. Wenn ein Projekt kurz vor dem Start abgebrochen wird, spricht man von einem vorzeitigen Abschluss.
- Teilabschluss: Manchmal kann ein Projekt teilweise geschlossen werden, wenn bestimmte Komponenten oder Phasen erfolgreich fertiggestellt wurden, andere jedoch noch laufen. Diese Art des Abschlusses ermöglicht einen schrittweisen Ansatz, bei dem die fertiggestellten Teile geschlossen werden, während die verbleibenden Arbeiten fortgesetzt werden. Dies hilft dabei, Abhängigkeiten zu verwalten und Ressourcen effektiv zu priorisieren.
- Konsolidierungsabschluss: In Fällen, in denen mehrere miteinander verbundene Projekte gleichzeitig durchgeführt werden, kann ein Konsolidierungsabschluss durchgeführt werden. Dabei werden die Ergebnisse, Erkenntnisse und Ressourcen aus mehreren Projekten in einem einzigen Abschlussprozess konsolidiert. Dies trägt dazu bei, Konsistenz, Wissenstransfer und eine effiziente Nutzung der Ressourcen über alle Projekte hinweg sicherzustellen.
- Aussetzung: Wenn ein Projekt aufgrund externer Faktoren oder betrieblicher Einschränkungen vorübergehend ausgesetzt werden muss, wird eine Aussetzung vorgenommen. Das Projekt wird so lange auf Eis gelegt, bis die Umstände eine Wiederaufnahme zulassen. Während der Aussetzung dokumentiert das Team den Status des Projekts, die Ressourcen und alle notwendigen Maßnahmen, die bei der Wiederaufnahme erforderlich sind.
- Fehlgeschlagener Abschluss: Leider sind nicht alle Projekte erfolgreich. Ein fehlgeschlagener Abschluss liegt vor, wenn ein Projekt seine Ziele nicht erreichen oder die gewünschten Ergebnisse nicht liefern kann. In solchen Fällen wird das Projekt geschlossen, ohne dass die beabsichtigten Ziele erreicht wurden. Es ist von entscheidender Bedeutung, eine gründliche Analyse der Gründe für das Scheitern durchzuführen, die gewonnenen Erkenntnisse zu dokumentieren und alle verwertbaren Komponenten oder möglichen Anpassungen für zukünftige Projekte zu ermitteln.
Lassen Sie uns nun einen Blick auf die Schritte werfen, die beim Abschluss eines Projekts zu beachten sind.
5 Schritte zum Abschließen eines Projekts
Hier sind fünf Schritte, die Projektmanagement-Teams beim Abschluss eines Projekts und bei der Einholung der Zustimmung von Clients und Stakeholdern befolgen sollten.
1. Abschlussaufgaben umsetzen
In der Endphase eines Projekts müssen immer noch offene Fragen geklärt werden.
Die wichtigsten Projektleistungen sind nun fertiggestellt, stellen Sie also sicher, dass kleinere Aktionselemente und Ziele nicht übersehen wurden. Dazu könnten folgende Elemente gehören:
- Zusätzliche Ressourcen und Ergebnisse
- Projektdokumentation und, im Falle von Software-Lieferungen, Produktanleitungen
- Jede Schulung, die durchgeführt werden muss
- Dateien und geistiges Eigentum, die nach Fertigstellung in den Besitz des Clients übergehen, wurden übertragen.
- Versandte und bezahlte Rechnungen
- Alle weiteren Aufgaben der Administratoren, die zu erledigen sind, bevor Sie mit dem Projektabschluss beginnen können
2. Beziehen Sie sich auf den Projektumfang oder die Projektbeschreibung, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.
Nachdem nun alle offenen Fragen geklärt sind, ist es an der Zeit, anhand des ursprünglichen Umfangs oder Briefings zu überprüfen, ob die Ziele erreicht wurden.
Der Erfolg eines Projekts wird anhand zahlreicher Kriterien und Metriken gemessen. Auf hoher Ebene werden die meisten Projekte anhand einer Handvoll Schlüsselkennzahlen bewertet:
- Haben wir die Erwartungen des Clients erfüllt?
- Wurde das Projekt termingerecht und innerhalb des Budgets geschlossen?
- Ist der Client mit der Qualität zufrieden und bereit, die Ergebnisse abzunehmen?
- Wurden die geschäftlichen und operativen Ziele erreicht?
Wenn das Managementteam und das Projektmanagementteam die meisten – im Idealfall alle – dieser Fragen mit Ja beantworten können, war das Projekt ein Erfolg. Das Erreichen der Ziele eines Projekts kann nützlich sein, wenn Sie mit derselben Organisation erneut an einem neuen Projekt arbeiten möchten. 🛠️
Deshalb sind eine Leistungsnachbesprechung und ein Projektabschlussprozess so wertvoll. Sie können diese Zeit nutzen, um die Ergebnisse und Erkenntnisse sowohl mit dem Client als auch intern zu besprechen.
Ein Projektmanager kann diese Informationen auch für ein internes 360-Grad-LernMeeting nutzen, damit umsetzbare Erkenntnisse in zukünftige Projektdokumente, Workflows und Prozesse einfließen können.
Die Mitglieder des Teams werden das Feedback und die Hinweise zur Projektleistung zu schätzen wissen, um beim nächsten Mal noch bessere Ergebnisse zu erzielen.
3. Schließen Sie eine Kundenbesprechung und ein internes 360-Grad-LernMeeting ab.
Nachbesprechungen gehören zu den nützlichsten Bestandteilen des Abschlussprozesses. Ein Projektmanager sollte sich Zeit für zwei Nachbesprechungen nehmen: eine interne Nachbesprechung, auch bekannt als 360-Grad-Lernmeeting, und ein Meeting mit dem Client sowie ein Übergabemeeting.
Versuchen Sie, die interne Sitzung oder das persönliche Gespräch vor dem Gespräch mit dem Client abzuhalten. Auf diese Weise sind alle Beteiligten Ihres Projektmanagements auf dem gleichen Stand.
Wenn während der Phase des Projektschlusses etwas schiefgelaufen ist, ist es hilfreich zu wissen, wer die Verantwortung für die Fehler übernimmt und wie die Probleme gelöst wurden.
Projektmanager sollten diese Zeit nutzen, um gemeinsam mit dem Projektteam den gesamten Prozess von Anfang bis Ende einschließlich wichtiger Meilensteine zu überprüfen.
Seien Sie während des 360-Grad-Meetings ehrlich zu sich selbst und zum Projekt-Team. Fragen Sie sich:
- Was ist schiefgelaufen?
- Was ist gut gelaufen?
- Wurden die Ressourcen des Projekts effektiv genutzt?
- Wie erfolgreich war das Team bei der Umsetzung des Projektplans?
- Was haben wir gelernt?
- Was können wir beim nächsten Mal besser erledigen?
Dokumentieren Sie die Ergebnisse des internen Meetings, damit Sie besser auf die Nachbesprechung mit dem Client zum Abschluss des Projekts vorbereitet sind.
Die meisten Clients werden ähnliche Fragen wie die auf der Liste aufgeführten stellen. Außerdem werden sie die Ergebnisse und Leistungen anhand des Umfangs, der ursprünglichen Vorgaben, der Ziele und Vorgaben bewerten wollen.
Stakeholder und Führungskräfte, die den Erfolg des Projekts messen, möchten letztendlich sicherstellen, dass sie das bekommen haben, wofür sie bezahlt haben. Wenn Sie gründlich vorgehen möchten, halten Sie all dies in einem Bericht über den Projektabschluss fest, damit sie ihn mit dem Plan vergleichen können.
PROFI-TIPP Was tun, wenn ein Projekt nicht genau nach dem Plan verlaufen ist? Es ist entscheidend, zu dokumentieren, was passiert ist und warum. Protokollieren Sie während eines Projekts immer Alles, was passiert, in Ihrer Software für Projektmanagement, zeichnen Sie Meetings und Telefonate auf und speichern Sie Kopien von E-Mails ebenfalls auf Ihrer Plattform. Auf diese Weise können Clients während des Abschlusses des Projekts keine Rechnungen anfechten.
4. Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation fertiggestellt ist und die Übergabe erledigt ist.
Haben Sie einen Plan für die Übergabe eines Projekts? Wenn ja, ist es jetzt an der Zeit, diesen Plan als Teil des Abschlussprozesses in die Tat umzusetzen. Wenn nicht, sollte ein Projektmanager einen Plan erstellen.
In dieser Phase des Projektabschlusses geht es oft einfach darum, sicherzustellen, dass Dokumente, Dateien und andere Assets wie erwartet an den Client übergeben werden. Bei komplexeren Projektleistungen wie Software und Apps kann der Zyklus am Ende des Projekts Tests, Schulungen und Debugging umfassen.
Bei der Übergabe von Websites bis hin zu Software muss der Client wissen, wie diese funktionieren. Andernfalls ist es, als würde man für ein Auto bezahlen, das man nicht fahren kann. Stellen Sie daher sicher, dass Sie dem Client alles gegeben haben, was er benötigt:
- Zugriff auf die Ergebnisse des Projekts für Administratoren
- Dokumentation und Handbücher
- Schulungen oder Schulungsmaterialien
- Geistiges Eigentum und andere Vermögenswerte
- Zugang zu fortlaufendem Support nach Bedarf
Übergaben sind nützlich, um langfristiges Vertrauen aufzubauen. Wenn Sie wissen, dass Sie ein Projekt erfolgreich abgeschlossen haben, wird es einfacher sein, zukünftige Projekte zu akquirieren. Ein Projektabschlussbericht kann hilfreich sein, um das nächste Projekt desselben Unternehmens zu sichern.
Eine reibungslose Übergabe führt zu zufriedeneren Clients, weniger Fragen nach dem Abschluss und der Möglichkeit, weitere Aufträge zu sichern. Haken Sie Ihre Checkliste für den Projektabschluss in Ihrem Projektdokumentationstool ab, damit Sie wissen, dass alles erledigt ist.
5. Bedanken Sie sich bei allen Beteiligten und lösen Sie das Team auf
Wenn der Client zufrieden ist, das Projekt abgeschlossen ist, die Übergabe erledigt ist und die Projektunterlagen weitergegeben wurden, bleibt nur noch, sich bei allen zu bedanken und das Projektteam aufzulösen. 🙌
Als Projektmanager sollten Sie sicherstellen, dass jedes Teammitglied weiß, wie gut es gearbeitet hat. Verinnerlichen Sie die gewonnenen Erkenntnisse. Denken Sie daran, die Prozess- und Workflow-Änderungen zu dokumentieren, die Sie bei zukünftigen Projekten umsetzen möchten.
Das Gleiche gilt für alle Erfolge, Verknüpfungen oder neu ausprobierten tools. Wenn Sie etwas gefunden haben, das Ihnen hilft, zukünftige Arbeiten effizienter zu erledigen, können Sie alles, was Sie gelernt haben, in zukünftige Workflows und Prozesse einfließen lassen.
Jetzt können Sie die Mitglieder des Teams anderen Projekten, Aufgaben und Clients zuweisen.
Um das Projektmanagement zu vereinfachen, haben wir diese Liste mit fünf Vorlagen für den Projektabschluss zusammengestellt, die es wert sind, gespeichert zu werden.
5 hilfreiche Vorlagen für den Abschluss des Projekts
Vorlagen sind für zahlreiche Szenarien des Projektmanagements, Workflows und Prozesse nützlich. Sie sind besonders wertvoll, wenn Sie sie in Projektmanagement-Software wie ClickUp integrieren können.
1. ClickUp-Vorlage für die Liste der Projektabschluss-Aktivitäten in der Listenansicht
Verwenden Sie diese einfache ClickUp-Vorlage für die Projektabschluss-Listenansicht, um den Überblick zu behalten.
Mit einem Bereich an benutzerdefinierten Feldern und Status können Sie diese Vorlage zu ClickUp hinzufügen und sie zu Ihrem Standardansatz für einfache Projektabschlüsse machen.
Es verfügt über verschiedene Ansichtsarten, wie Gantt, Board und Zeitleiste. Unabhängig davon, wie Ihr Team Projektzeitpläne am liebsten anzeigt und bearbeitet, lässt es sich ganz einfach nach Ihren Vorlieben konfigurieren.
2. ClickUp-Vorlage für die Ansicht zum Projektabschluss
Die ClickUp-Vorlage für den Projektabschluss ist wie eine einfache Liste mit Aufgaben, die Sie in ClickUp verwenden können. Verwenden Sie diese als Checkliste für den Projektabschluss, um sicherzustellen, dass Sie alle offenen Punkte erfassen.
Fügen Sie die Vorlage hinzu und sehen Sie sich das gesamte Projekt (oder eine Reihe von Unteraufgaben) als einzelne Elemente der To-do-Liste an. Haken Sie sie einfach ab, sobald Sie sie erledigt haben – abgesehen von der eigentlichen Arbeit natürlich! 👀
3. ClickUp 4Ls Retro-Vorlage
Für diejenigen, die bei Aufgaben zum Projektabschluss etwas ausdrucksstärker sein möchten, gibt es hier die ClickUp 4Ls Retro-Vorlage.
Ihr Team kann sagen, was es an einem Projekt geliebt, sich gewünscht, gehasst und daraus gelernt hat. Diese Vorlage bietet ausreichend Platz, um die Lektionen, die das Team gelernt hat, ausführlich zu beschreiben.
Es lohnt sich, die vier „L“ auszufüllen, insbesondere wenn Projekte anspruchsvoller sind, damit sich das Team verstanden fühlt, das Feedback vom Projektmanager berücksichtigt wird und wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Arbeiten umgesetzt werden können.
4. ClickUp-Feedbackformular-Vorlage
Die ClickUp-Feedbackformularvorlage ist nützlich, um Kundenansichten zu sammeln, wenn ein Projekt fertiggestellt und abgenommen ist. Sie können diese Vorlage für internes Feedback und sogar für Kundenreferenzen verwenden.
Clients geben in der Regel in Nachbesprechungsgesprächen Feedback. Auch wenn dieses negativ ist, lohnt es sich, es zu dokumentieren, damit es in die Erkenntnisse für die Zukunft einfließen kann.
Positives Feedback und Erfahrungsberichte sind sogar noch wertvoller. Veröffentlichen Sie diese mit der Berechtigung Ihres Clients online. Sammeln Sie dieses Feedback mit der digitalen Feedback-Vorlage von ClickUp und integrieren Sie diese Erkenntnisse in Ihr bewährtes Projektmanagement-Tool.
5. ClickUp-Vorlage für die Projektübergabe
Müssen Sie eine Projektübergabe durchführen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen?
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie keine solche Vorlage in Ihren Standardarbeitsanweisungen haben. Wir haben für Sie die ClickUp-Vorlage für die Übergabe des Projekts.
Tragen Sie alle wichtigen Details in dieses Dokument ein, um einen erfolgreichen Übergang zu gewährleisten. Fügen Sie wichtige Informationen wie Anmeldedaten und Links zu Ordnern, Dokumentationen, Schulungshandbüchern und allem anderen hinzu, was ein Client nach dem Übergang benötigen wird.
Halten Sie alle Ihre Projekte am Laufen und vermeiden Sie kostspielige Verzögerungen oder Missverständnisse. Mit der Projektübergabe-Vorlage von ClickUp verfügen Sie über eine All-in-One-Lösung für nahtlose Prozesse für alle beteiligten Teammitglieder.
Optimieren Sie Projektabschlüsse mit Software für Projektmanagement
Vorlagen und Prozesse sind wertvolle, zeitsparende Organisationstools, wenn Sie eine Checkliste für den Abschluss eines Projekts und Aktionspunkte durchgehen, wie zum Beispiel:
- Wurden alle Aufgaben abgeschlossen?
- Wurden alle Ergebnisse und Leistungen intern und vom Client abgenommen?
- Haben wir eine Übergabe und alle damit verbundenen Schulungen für den Client erledigt?
- Wurde das Projekt geschlossen?
- Wurden alle Aufgaben zum Projektabschluss erledigt und vom Management abgezeichnet?
Um diesen Prozess für alle Beteiligten reibungsloser zu gestalten, benötigen Sie jedoch eine Software für Produktivität, mit der Sie den gesamten Projektlebenszyklus von Anfang bis Ende verwalten können. Mit einer Software für Produktivität bleibt das gesamte Projektteam auf Kurs und übernimmt Verantwortung.
Wenn Sie ihnen Zugriff gewähren, können Clients auch ihre Beiträge, Ideen, Rückmeldungen und Ressourcen einbringen, um sicherzustellen, dass ein Projekt erfolgreich geschlossen wird.
Registrieren Sie sich noch heute für Ihr kostenloses ClickUp-Konto, um den gesamten Projekt-Zyklus mit einer leistungsstarken Software-Suite zu verwalten und den Projektabschluss für alle Beteiligten zu vereinfachen.