Tools, die Ihnen bei der Organisation helfen, sind wie Unkraut - jeden Tag kommen neue hinzu.
Wenn Sie organisiert bleiben wollen, können Sie buchstäblich von Sonntag bis Samstag ein anderes Tool ausprobieren und sind Ihrem Ziel vielleicht nicht näher gekommen.
Bei der Verwendung von tools und Techniken kommt es auch auf Ihre Einstellung an. Sie müssen mit dem tool arbeiten, damit das tool für Sie arbeitet.
Was will ich damit sagen?
Es bedeutet, dass Sie es wirklich ausprobieren, Ihre Aufgaben, Notizen, Pläne und Erinnerungen hinzufügen, um zu sehen, ob es funktioniert.
Manche Menschen bevorzugen es, sich zu organisieren mit rein digitalen Apps ; andere bevorzugen analoge tools in Kombination mit digitalen Optionen.
Aber das Ziel eines jeden Tools - ob digital oder analog - ist es, Ihnen zu helfen, den Überblick über alles zu behalten.
Manchmal hat jeder seine eigenen Vorlieben dafür.
Der Schlüssel ist, nichts durch die Maschen fallen zu lassen.
Ich persönlich verwende eine Kombination aus digitalen und analogen Tools, von denen ich im Folgenden einige vorstellen möchte.
Must-Have Digital Organizational Tools
1) Projektmanagement-Software wie ClickUpWie erledigt ClickUp die
Was unterscheidet sie von all den anderen produktivität tools und Projektmanagement-Systeme gibt es?
- Flexibilität und benutzerdefinierte Anpassung
- Entwickelt für die Arbeit im gesamten Unternehmen
- Versuchen Sie es mit Wasserfall, Agilität und allem, was dazwischen liegt
Andere mögen es als persönliches Tool zur Verwaltung von Aufgaben oder für das Erledigte Dinge methodik.
{Bonus: GTD-Software !_
Die Einführung eines erstklassigen Projektmanagement-Systems hilft Ihnen auch bei Ihrer strategischen Planung, da Sie auf einen Blick Ihre Ziele planen, Ressourcen verstehen und Zeitschätzungen interpretieren können.
Ein weiterer Grund, warum so viele Benutzer ClickUp lieben?
ClickUp hat eine zeitplan für die Veröffentlichung von Features der in der Branche seinesgleichen sucht. In einem kurzen Zeitraum hat ClickUp Folgendes aufgebaut mehrere Ansichten in sein Produkt integriert - einschließlich einer Listenansicht, einer Board-Ansicht und einer Zeitansicht, die das Hinzufügen von Aufgaben zum Kinderspiel macht.
ClickUp fügt kontinuierlich spezielle Features hinzu, die Benutzer lieben, wie z. B.:
- Dunkler Modus
- Mehrere zugewiesene Mitarbeiter
- Zugewiesene Kommentare
- Notepad
- Zeiterfassung, Verwaltung von Aufgaben per E-Mail, Screenshots und mehr.
ClickUp verbessert sich ständig und bietet gleichzeitig großartige Angebote für seine kostenlosen und Premium-Pläne.
Andere Optionen:
2) Cloud-Speicher für Dokumente wie Dropbox
Berichte, Verkaufsunterlagen oder neue Werbematerialien - all das kann bei Dropbox gespeichert werden. Was mir an Dropbox gefällt, ist, dass man mit wenigen Klicks zwischen seinen privaten und beruflichen Dateien wechseln kann.
Um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben zu erreichen, müssen manchmal die Reibungspunkte zwischen beiden beseitigt werden, und Dropbox erledigt genau das.
Ein weiterer Bonus? Benutzer können Dokumente überprüfen, ihre eigenen Kommentare hinzufügen und bei Fragen hin und her kommentieren. Das gehört zu einem erfolgreichen Unternehmen workflow-Management .
Dropbox auch integriert praktischerweise direkt in ClickUp integriert, so dass Sie Ihre Dokumente direkt mit der Aufgabe verknüpfen können, auf die es zutrifft.
Weitere Optionen:
3) Apps zur Erstellung von Notizen wie Google Keep
Die meisten Beiträge werden Evernote in diesen Slot schieben, aber ich bin kürzlich zu Google Keep gewechselt und habe nicht mehr zurückgeblickt.
Natürlich hat es die einfache Benutzerfreundlichkeit, für die Google bekannt ist, zusammen mit einer Verbindung zu den anderen Tools der G-Suite.
Es ist viel einfacher, Notizen in Ordnern zu organisieren, und mit dem Web Clipper können Sie URLs oder Notizen aus Ihrem Browser abrufen. Diese Tools sind besser als die von Google Keep, aber die alltägliche Benutzerfreundlichkeit war für mich den Wechsel wert.
Evernote hat in den letzten Jahren auch seine Preise erhöht und Benutzer in Richtung Evernote Business gedrängt. Bevor Sie den Sprung zu Evernote Business wagen, sollten Sie sich unbedingt folgende Informationen ansehen eine Vielzahl von Alternativen und andere apps für Notizen .
Andere Optionen:
- ClickUp : Ja, ClickUp hat sein eigenes Notepad! Holen Sie ihn sich mit Ihrem kostenlosen Konto.
- Evernote
- Simplenote
4) Business Process Management Software wie Prozess-StraßeDas klingt langweilig, ist aber sehr hilfreich: Business Process Management.
Die Software, die dies erledigt, hilft Ihnen bei der Automatisierung von Aufgaben wie dateneintrag und Berichterstellung, wodurch die manuelle Arbeit wegfällt. Es ist Arbeit, die erledigt werden muss, aber die Leute tun sie nicht gerne.
Wenn man sie systematisieren kann, hat man bessere Chancen, dass sie genau, pünktlich und regelmäßig erfolgt. Außerdem hilft Business Process Management Software bei jedem Übergang, sei es, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder dass eine ganze Gruppe neu zugewiesen wird.
Wenn alle Prozesse erfasst und automatisiert sind, ist es viel einfacher, diese Arbeit wieder aufzunehmen. Außerdem können Sie damit wichtige Geschäftsindikatoren berechnen wie Margen- und Aufschlagskalkulator. Prozess Straße ist hierfür eine gute Option, da es kostenlos ist und eine Verbindung zu vielen Apps herstellt, die Sie bereits verwenden. Sie erstellen Vorlagen für Sie, und Process Street kann diese Vorlagen dann so oft wiederholen, wie Sie es brauchen.
Sie stellen auch Checklisten zur Verfügung, mit denen Sie den Fortschritt nachverfolgen können. Process Street bietet auch Formulare an, die Sie verwenden können, wenn Sie eine Vielzahl von Kontakten wiederholt aufzeichnen müssen.
Process Street hat eine sehr vertraute Oberfläche, die wie ein leeres Dokument aussieht. Sie können Videos oder Bilder hinzufügen, um jemandem die genauen Schritte zu zeigen, die er für die Erledigung einer Aufgabe benötigt.
Weitere Optionen:
5) Wissensmanagement wie Notion
Wenn Sie eine Suche nach "Wissensmanagement" erledigen, werden Sie schnell in zwei verschiedene Lager eingeteilt.
Das eine ist für den Kundenservice und Helpdesk-Informationen, das andere für ein internes Repository für Unternehmensdokumente, -historie und -prozesse.
A wissensmanagement-System ist der Ort, an dem Teams ihre wichtigen Informationen speichern können meeting-Notizen , frühere Archive oder Dokumente des Unternehmens. Diese haben ein hierarchischeres System als Cloud-Speicher für Dokumente.
Wenn ich in der Vergangenheit mit Wissensmanagement gearbeitet habe, haben wir es oft in Verbindung mit Dropbox oder Google Drive verwendet. Dropbox und Google Drive wurden für aktive Dokumente verwendet, die gerade geprüft wurden, und sobald sie abgeschlossen waren, haben wir sie in unser Wissensmanagementsystem verschoben.
Ähnlich wie die Systeme zur Verwaltung von Geschäften können diese Tools dazu verwendet werden, Aufzeichnungen für Ihr Unternehmen aufzubewahren. Notion.so ist aufgrund seiner Einfachheit ein großartiges tool für diesen Zweck. Es ist leicht zu zu organisieren und beginnen Sie mit dem Schreiben oder fügen Sie eine Tabelle ein, ohne sich um lästige Menüs kümmern zu müssen. Sie können die Informationen erfassen und speichern und sie bei Bedarf später organisieren. Zusätzlich zu den Notizen für Meetings bietet Notion auch einige praktische Tools wie Kalender und Zu erledigen-Listen.
Weitere Optionen:
6) Apps zur Automatisierung der Arbeit wie Zapier
Zapier ist wie eine lange Kette, die das gesamte Internet miteinander verbindet.
Vielleicht nicht das gesamte Internet, aber auf jeden Fall alle Tools für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, die Sie am häufigsten verwenden. Es wandelt all diese kleinen, unbedeutenden digitalen Aufgaben (wie das Kopieren aus Google Tabellen) in automatisierte Aufgaben um.
Sie haben an all die kleinen Aufgaben gedacht, die zwischen den Tools erledigt werden müssen, und Möglichkeiten geschaffen, damit sie zusammenarbeiten können. Da sie Tausende von Tools in ihrem Ökosystem haben, können Sie Tools miteinander kombinieren, die Sie sich vielleicht nie hätten vorstellen können.
Nehmen wir ClickUp als Beispiel. Ja, ClickUp ist Teil des Zapier-Systems und wurde sogar als eines der schnellstwachsenden Apps 2018 !
Zum Beispiel, wenn Sie eine HubSpot Landing Page für das Marketing, können Sie einen Zap einrichten, um automatisch alle übermittlung eines Formulars in eine Aufgabe in ClickUp.
Es könnte verschiedene anwendungsfälle aber es ist toll zu wissen, dass Sie es haben! Das ist ein Wendepunkt für Ihre gesamte Marketingabteilung.
Andere Optionen:
7) Mindmapping tools wie Bubbl.usMindmapping-Tools eignen sich hervorragend, um Ihre Ideen auf Papier (oder den Bildschirm) zu bringen. Eines der besten ist Bubbl.us. Sie können Formen erstellen, Ihre Ideen aufschreiben und sie dann in Zeichenfolge aneinanderreihen, wobei Sie die einzelnen Kreise nach und nach ausfüllen.
Mindmapping ist eine der besten Methoden brainstorming-Techniken und Bubbl.us ist ein schneller Weg, dies zu erledigen.
Andere Optionen:
Bonus: Sieh dir unseren Leitfaden zur digitalen Entrümpelung an !
Must-Have Analog Organizational Tools
Meiner Meinung nach ist eines der Dinge, die in unserer heutigen Kultur verloren gegangen sind, die Empfehlung von analogen oder physischen Produkten zusammen mit diesen digitalen Empfehlungen.
Es ist viel einfacher, digitale tools "viral" zu machen oder so etwas, aber die beiden sind unfairerweise gegeneinander ausgespielt worden. Viele Menschen benutzen Tagesplaner, Notizbücher und Journale zusammen mit ihren digitalen tools, um ihre Arbeit zu erledigen.
Die Menschen arbeiten mit einer Mischung aus verschiedenen Tools und Optionen zusammen, einschließlich derer, die Sie anfassen können. In diesem Abschnitt sehen wir uns einige analoge Tools zur Produktivität an, die Ihnen helfen, organisiert zu bleiben.
8) Tagesplaner wie Tinte + VoltDer Ink + Volt Planer ist einer meiner Favoriten. Er ist stabil, sieht gut aus (aber nicht nach Firmen aussehen) und ist klar auf Ziele ausgerichtet - einschließlich Monats-, Wochen- und Tagesziele.
Er bietet mir eine umfassende Ansicht meines Lebens - von Meetings bei der Arbeit bis hin zu persönlichen Terminen - und hilft mir, persönliche und berufliche Ziele zu setzen. Es ist eine gute Mischung, um in beiden Bereichen Erfolg zu haben.
Der Ink + Volt Planer bietet auch monatliche Herausforderungen, die Ihnen helfen, Ihre Lebensqualität zu verbessern.
Weitere empfohlene Optionen:
9) Zeitschrift wie Leuchtturm1917
Was, kein Moleskine? Nein, leere Seiten sind out und Punkte sind in. Hardcore-Notizenschreiber greifen zu diesem, weil es buchstäblich so viel einfacher ist, die Punkte zu verbinden.
Die Punkte sorgen für eine natürliche Trennung zwischen den Zeilen und Ideen. Es ist auch viel einfacher, Spalten zu erstellen.
Die Punkte sind auch ideal für die bullet Journaling verrücktheit.
Andere Optionen:
10) Index Karten und Haftnotizen
Wenn Sie ganz auf das analoge Organisationssystem setzen wollen, dann brauchen Sie Index-Karten und klebezettel . Sie sind praktisch, um schnelle Notizen und Erinnerungen zu schreiben und sogar Einstellungen vorzunehmen.
Index-Karten sind nicht sehr dick, so dass Sie sie im Saum Ihres Journals aufbewahren und mitnehmen können. Haftnotizen können neben Ihrem Computer aufbewahrt werden und helfen Ihnen, Erinnerungen für andere zu hinterlassen.
Manche Leute haben sogar karteikarten verwenden zur Erstellung ihrer eigenen GTD-System was wir wiederum nicht unbedingt empfehlen würden.
Index-Karten und Post-it-Notizen eignen sich hervorragend für Brainstorming und Ideenfindung, aber ich würde mich nicht darauf verlassen, dass sie wirklich alle Details Ihres Projekts verwalten. Letztlich ist das einfach nicht sicher für Ihre Ideen.
Sie könnten weggeweht werden, in den Mülleimer fallen und dann nachts von der Putzkolonne geleert werden. Das macht einfach keinen Sinn.
Aber wenn ich Index-Karten und Haftnotizen kaufe, bevorzuge ich die großen, damit ich viel darauf schreiben kann.
*Optionen:
Schlussfolgerung: Welche Organisationstools sind die richtigen für Sie?
Bei der Suche nach Organisationstools müssen Sie abwägen, was für Sie persönlich richtig ist und was Sie für Ihr Unternehmen oder Ihren Arbeitsplatz brauchen.
Diese Organisationstools können Ihnen in beiden Fällen helfen, es kommt nur darauf an, ob sie skalierbar sind oder nicht. Ein Tagebuch hilft Ihnen bei der persönlichen Organisation, lässt sich aber nur schwer mit Ihren Teamkollegen teilen (es sei denn, Sie machen Fotos!).
Die eher kollaborativen Tools wie ClickUp können Ihnen helfen, Ihre persönlichen Aufgaben, Notizen und To-Do-Listen zu führen und gleichzeitig Aufgaben und Ideen für andere Mitglieder des Teams freizugeben.
Mit Post-it-Notizen und Index-Karten lässt sich das nicht so einfach erledigen.
Weitere Ressourcen für die Zusammenarbeit:
- Die besten Tools für die Online-Zusammenarbeit
- Die besten Apps zur Produktivität
- Die beste kostenlose Software für Projektmanagement