Die 30 besten Organisationstools, die Ihnen sofort helfen

Tools, die Ihnen helfen, organisiert zu bleiben, sind wie Unkraut – jeden Tag tauchen neue auf.

Wenn Sie besser organisiert sein möchten, könnten Sie von Sonntag bis Samstag buchstäblich ein anderes tool ausprobieren und Ihrem Ziel dennoch keinen Schritt näher kommen.

Ein wichtiger Teil der Nutzung von Tools und Techniken ist Ihre Einstellung. Sie müssen das Tool nutzen, damit es für Sie funktioniert.

Was meine ich damit?

Das bedeutet, dass Sie sie wirklich ausprobieren, Ihre Aufgaben, Notizen, Pläne und Erinnerungen hinzufügen und sehen, ob sie funktioniert.

Manche Menschen bevorzugen es, sich ausschließlich mit digitalen Apps zu organisieren, andere bevorzugen analoge Tools in Kombination mit digitalen Optionen.

Das Ziel jedes Tools – ob digital oder analog – ist es jedoch, Ihnen dabei zu helfen, den Überblick über Alles zu behalten.

Manchmal hat jeder seine eigenen Vorlieben dafür.

Der Schlüssel ist, dass nichts unter den Tisch fällt.

Ich persönlich nutze eine Kombination aus digitalen und analogen tools und werde im Folgenden einige davon vorstellen.

Unverzichtbare digitale Organisations-Tools

1) Projektmanagement-Software wie ClickUp

Wie kommt es, dass ClickUp so begeisterte Kritiken erhält?

Was unterscheidet sie von all den anderen Tools für die Produktivität und Projektmanagement-Systemen auf dem Markt?

Andere schätzen sie als persönliches Aufgabenmanagement-Tool oder für die Get Things Done -Methode.

Bonus: GTD-Software!

Die Implementierung eines erstklassigen Systems für das Projektmanagement hilft Ihnen auch bei Ihrer strategischen Planung, da Sie damit Ziele festlegen, Ressourcen verstehen und Zeitschätzungen auf einen Blick interpretieren können.

Ein weiterer Grund, warum so viele Benutzer ClickUp lieben?

ClickUp hat einen Feature-Release-Zeitplan, der in der Branche unübertroffen ist. In einem kurzen Zeitraum hat ClickUp mehrere Ansichten in sein Produkt integriert – darunter eine Listenansicht, eine Board-Ansicht und eine Zeitansicht, die das Hinzufügen von Aufgaben zum Kinderspiel machen.

ClickUp fügt kontinuierlich spezielle Features hinzu, die Benutzer lieben, wie zum Beispiel:

ClickUp wird ständig verbessert und bietet weiterhin großartige Angebote für seine dauerhaft kostenlosen und Premium-Pläne.

Weitere Optionen:

2) Cloud-Speicher für Dokumente wie Dropbox

Berichte, Verkaufspräsentationen oder neue Werbematerialien – all das kann mit Dropbox gespeichert werden. Was mir an Dropbox gefällt, ist, dass man mit nur wenigen Klicks ganz einfach zwischen privaten und beruflichen Dateien wechseln kann.

Die Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten bedeutet manchmal, Reibungspunkte zwischen beiden Bereichen zu beseitigen, und Dropbox leistet dazu einen entscheidenden Beitrag.

Ein weiterer Vorteil? Benutzer können Dokumente überprüfen, eigene Kommentare hinzufügen und bei Fragen miteinander diskutieren. Das ist Teil eines erfolgreichen Workflows.

Dropbox lässt sich auch bequem direkt in ClickUp integrieren, sodass Sie Ihre Dokumente direkt mit der entsprechenden Aufgabe verknüpfen können.

Weitere Optionen:

3) Notiz-Apps wie Google Keep

Die meisten Beiträge würden Evernote an dieser Stelle nennen, aber ich bin kürzlich zu Google Keep gewechselt und habe es nicht bereut.

Natürlich verfügt sie über die einfache Bedienbarkeit, für die Google bekannt ist, sowie über eine Verbindung zu den übrigen tools der G-Suite.

Es ist viel einfacher, Notizen in Ordnern zu organisieren, und mit dem Web Clipper können Sie URLs oder Notizen aus Ihrem Browser kopieren. Diese tools sind besser als die von Google Keep, aber aufgrund der Alltagstauglichkeit hat sich der Wechsel für mich gelohnt.

Evernote hat in den letzten Jahren ebenfalls seine Preise erhöht und die Benutzer zu Evernote Business gedrängt. Bevor Sie den Sprung zu Evernote Business wagen, sollten Sie sich unbedingt zahlreiche Alternativen und andere Notiz-Apps ansehen.

Weitere Optionen:

4) Software für das Geschäftsprozessmanagement wie Process Street

Hier ist etwas, das langweilig klingt, aber super hilfreich ist: Geschäftsprozessmanagement.

Die Software, die dies ermöglicht, hilft Ihnen dabei, Aufgaben wie Dateneingabe und Berichterstellung zu automatisieren, sodass Sie diese manuell nicht mehr ausführen müssen. Diese Arbeit muss erledigt werden, aber niemand macht sie wirklich gerne.

Wenn Sie etwas systematisieren können, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass es genau, pünktlich und wiederkehrend erfolgt. Außerdem hilft eine Software für das Geschäftsprozessmanagement bei jedem Übergang, sei es, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder eine ganze Gruppe neu zugewiesen wird.

Wenn alle Prozesse erfasst und durch Automatisierung automatisiert sind, ist es viel einfacher, diese Arbeit zu übernehmen. Außerdem können Sie damit wichtige Geschäftsindikatoren wie Margen und Aufschläge berechnen .

Process Street ist hierfür eine gute Option, da es kostenlos ist und eine Verbindung zu vielen Apps herstellt, die Sie bereits verwenden. Es erstellt Vorlagen für Sie, die Process Street dann so oft wie nötig wiederholen kann.

Sie bieten auch Checklisten, mit denen Sie den Fortschritt verfolgen und nachverfolgen können. Process Street verfügt auch über Formulare, die Sie verwenden können, wenn Sie regelmäßig viele Kontakte erfassen müssen.

Process Street hat eine sehr vertraute Benutzeroberfläche, die wie ein leeres Dokument aussieht. Sie können Videos oder Bilder hinzufügen, um jemandem die genauen Schritte zu zeigen, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind.

Weitere Optionen:

5) Wissensmanagement wie Notion

Wenn Sie nach „Wissensmanagement” suchen, werden Sie schnell in zwei verschiedene Lager eingeteilt.

Eine davon ist für Kundenservice und Helpdesk-Informationen gedacht, die andere für die interne Speicherung von Unternehmensdokumenten, -historien und -prozessen als Repositorys dient.

Ein Wissensmanagementsystem ist ein Ort, an dem Teams wichtige Notizen von Meetings, alte Archive oder Unternehmensdokumente speichern können. Diese Systeme sind eher hierarchisch aufgebaut als Cloud-Speicher für Dokumente.

Als ich in der Vergangenheit Wissensmanagement eingesetzt habe, haben wir es oft in Verbindung mit Dropbox oder Google Drive verwendet. Dropbox und Google Drive dienten für aktive Dokumente, die gerade überprüft wurden, und sobald diese fertiggestellt waren, haben wir sie in unser Wissensmanagementsystem verschoben.

Ähnlich wie die Business-Managementsysteme können diese tools dazu verwendet werden, Aufzeichnungen für Ihr Unternehmen zu führen, um diese voranzubringen.

Notion.so ist aufgrund seiner Einfachheit ein großartiges Tool für diesen Zweck. Es ist einfach, zu organisieren, mit dem Schreiben zu beginnen oder eine Tabelle hinzuzufügen, ohne sich über lästige Menüs Gedanken machen zu müssen. Sie können die Informationen erfassen und speichern und später bei Bedarf organisieren. Zusätzlich zu Meeting-Notizen bietet Notion auch einige praktische Tools wie Kalender und To-Do-Listen.

Weitere Optionen:

6) Apps zur Automatisierung der Arbeit wie Zapier

Zapier ist wie eine lange Kette, die die Verbindung zwischen dem gesamten Internet herstellt.

Vielleicht nicht das gesamte Internet, aber auf jeden Fall alle Tools für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, die Sie am häufigsten verwenden. Es wandelt all diese kleinen, detailreichen digitalen Aufgaben (wie das Kopieren aus Google Tabellen) in automatisierte Aufgaben um.

Die Entwickler haben an alle kleinen Aufgaben gedacht, die zwischen den Tools zu erledigen sind, und Möglichkeiten geschaffen, damit diese zusammenarbeiten können. Da ihr Ökosystem Tausende von Tools umfasst, können Sie Tools miteinander kombinieren, an die Sie vielleicht nie gedacht hätten.

Nehmen wir ClickUp als Beispiel. Ja, ClickUp ist Teil des Zapier-Systems und wurde 2018 sogar zu einer der am schnellsten wachsenden Apps gekürt!

Wenn Sie beispielsweise eine HubSpot-Landingpage für Marketingzwecke nutzen, können Sie einen Zap einrichten, um jede Formularübermittlung automatisch in eine Aufgabe in ClickUp umzuwandeln.

Es gibt verschiedene Anwendungsfälle dafür, aber es ist toll zu wissen, dass Sie diese Option haben! Das ist ein entscheidender Vorteil für Ihre gesamte Marketingabteilung.

Weitere Optionen:

7) Mindmapping-Tools wie Bubbl.us

Mindmapping-Tools eignen sich hervorragend, um Ihre Ideen zu Papier (oder besser gesagt auf den Bildschirm) zu bringen. Eines der besten ist Bubbl.us. Sie können Formen erstellen, Ihre Ideen aufschreiben und diese dann miteinander verknüpfen, indem Sie jeden Kreis nach und nach ausfüllen.

Mindmapping ist eine der besten Brainstorming-Techniken, und Bubbl.us ist eine schnelle Möglichkeit, dies zu erledigen.

Weitere Optionen:

Bonus: Lesen Sie unseren Leitfaden zum digitalen Entrümpeln!

Unverzichtbare analoge tools für die Organisation

Meiner Meinung nach ist eines der Dinge, die in unserer heutigen Kultur verloren gegangen sind, die Empfehlung analoger oder physischer Produkte neben den digitalen Empfehlungen.

Es ist viel einfacher, digitale Tools „viral” zu machen, aber die beiden wurden zu Unrecht gegeneinander ausgespielt. Viele Menschen verwenden neben ihren digitalen Tools auch Tagesplaner, Notizbücher und Tagebücher, um ihre Arbeit zu erledigen.

Menschen arbeiten mit einer Mischung aus verschiedenen tools und Optionen zusammen, darunter auch solche, die Sie anfassen können. In diesem Abschnitt sehen wir uns einige analoge Tools für die Produktivität an, die Ihnen helfen, organisiert zu bleiben.

8) Tagesplaner wie Ink + Volt

Der Ink + Volt-Planer ist einer meiner bevorzugten Planer. Er ist robust, sieht gut aus (aber nicht zu geschäftsmäßig) und ist klar auf Ziele ausgerichtet – einschließlich monatlicher, wöchentlicher und täglicher Ziele.

Sie verschafft mir eine umfassende Ansicht über mein Leben – von Meetings zur Arbeit bis hin zu privaten Terminen – und hilft mir dabei, persönliche und berufliche Ziele zu setzen. Eine großartige Kombination, um in beiden Bereichen Erfolg zu haben.

Der Ink + Volt-Planer bietet Ihnen außerdem monatliche Herausforderungen, mit denen Sie Ihre Lebensqualität verbessern können.

Weitere empfohlene Optionen:

9) Tagebuch wie Leuchtturm1917

Was, kein Moleskine? Nein, leere Seiten sind out, Punkte sind in. Hardcore-Notizenschreiber wenden sich diesem Produkt zu, weil es buchstäblich so viel einfacher ist, die Verbindungen herzustellen.

Die Punkte bieten Autoren eine natürliche Trennung zwischen Zeilen und Ideen. Außerdem lassen sich Spalte viel einfacher erstellen.

Diese Punkte eignen sich auch hervorragend für das derzeit sehr beliebte Bullet Journaling.

Weitere Optionen:

10) Karteikarten und Haftnotizen

Wenn Sie sich voll und ganz auf das analoge Organisationssystem verlassen möchten, benötigen Sie Karteikarten und Haftnotizen. Diese sind praktisch, um kurze Notizen und Erinnerungen zu schreiben und sogar Ziele festzulegen.

Karteikarten sind nicht sehr dick, sodass Sie sie im Umschlag Ihres Tagebuchs aufbewahren und mitnehmen können. Haftnotizen können Sie an Ihrem Computer aufbewahren und dazu verwenden, anderen Erinnerungen zu hinterlassen.

Manche Leute verwenden sogar Indexkarten, um ihr eigenes GTD-System zu erstellen, was wir wiederum nicht unbedingt empfehlen würden.

Karteikarten und Haftnotizen eignen sich hervorragend für Brainstorming und Ideenfindung, aber ich würde mich nicht darauf verlassen, dass sie wirklich alle Details Ihres Projekts verwalten können. Letztendlich ist das einfach nicht sicher genug für Ihre Ideen.

Sie könnten weggeweht werden, in den Mülleimer fallen und dann nachts vom Reinigungspersonal entsorgt werden. Das macht einfach keinen Sinn.

Wenn ich Karteikarten und Haftnotizen kaufe, bevorzuge ich jedoch große Formate, damit ich viel darauf schreiben kann.

Optionen:

Fazit: Welche Organisations-Tools sind die richtigen für Sie?

Bei der Suche nach Organisationstools müssen Sie abwägen, was für Sie persönlich das Richtige ist und was Sie für Ihr Unternehmen oder Ihren Arbeitsplatz verwenden können.

Diese Organisationstools können Ihnen in beiden Fällen helfen, es kommt nur darauf an, ob sie skalierbar sind oder nicht. Ein Tagebuch hilft Ihnen dabei, persönlich organisiert zu bleiben, lässt sich jedoch nur schwer mit Ihren Teamkollegen freigeben (es sei denn, Sie machen Fotos!).

Mit Tools für die Zusammenarbeit wie ClickUp können Sie Ihre persönlichen Aufgaben, Notizen und To-do-Listen verwalten und gleichzeitig Aufgaben und Ideen mit anderen Teammitgliedern freigeben.

Mit Haftnotizen und Karteikarten ist das nicht so einfach zu erledigen.

Weitere Ressourcen für die Zusammenarbeit: