"Vorsicht ist besser als Nachsicht" ist so ein Klischee, oder?
Dennoch vernachlässigen manche Projektmanager die Daten, die ihnen helfen könnten, das Scheitern von Projekten zu verhindern. Aber es ist so: Selbst die sorgfältigste Ausarbeitung projektpläne sind nicht unproblematisch.
Und Probleme treten im Laufe des Projektlebenszyklus fast zwangsläufig auf. Das können Abweichungen von der projektzielen oder völliges Scheitern des Projekts.
Unabhängig davon ist es die Aufgabe des Projektmanagers und der Zweck von KPIs für das Projektmanagement, diese Probleme rechtzeitig zu vermeiden.
Lesen Sie weiter und lernen Sie unsere Auswahl von Projektmanagement-KPIs (mit Beispielen) kennen. Wir möchten, dass Sie lernen, was jeder Indikator bedeutet, und die Indikatoren identifizieren, die für Ihre Projektleistung am sinnvollsten sind.
Was sind Projektmanagement-KPIs?
Projektmanagement-KPIs - oder Key Performance Indicators - sind die relevanten Variablen zur Messung der Projektleistung oder des Weges zum erfolgreichen Projektabschluss. Die Hinweise, die Sie aus der Messung und manchmal auch aus der Kombination dieser Variablen erhalten, dienen zwei Zwecken:
- KPIs im Projektmanagement bestimmen den Fortschritt Ihres Projekts (oder den Projektzeitplan)
- KPIs im Projektmanagement decken die Schwachstellen in Ihrem Projekt und die potenziellen Variablen auf, die zu einem Scheitern führen würden
Ihre Leistungskennzahlen können beispielsweise Schwachstellen in einem Prozess, einem Mitarbeiter oder einer Aufgabe aufdecken. Es liegt dann an Ihnen als Projektmanager oder Teamleiter, diese Schwachstellen zu beseitigen oder zu verbessern, bevor es zu spät ist.
Wie KPIs zur Bestimmung eines erfolgreichen Projekts verwendet werden
KPIs im Projektmanagement beruhen nicht auf Subjektivität. Stattdessen beruhen sie auf quantitativen Daten - oft auf einem messbaren Wert, den Sie Ihren Projektzielen gegenüberstellen können.
Allerdings sollten Sie die Begriffe KPIs im Projektmanagement und Leistungskennzahlen nicht synonym verwenden. Denn KPIs sind Metriken - sie messen beide den Projekterfolg. Aber nicht alle Messgrößen sind wichtig genug, um als KPIs verwendet zu werden.
Lesen Sie unseren Artikel über KPI-Metriken um mehr zu erfahren!
Eine weitere Unterscheidung, die Sie kennen müssen, ist der Unterschied zwischen objektiven und wichtigen Ergebnissen und Leistungskennzahlen. Die meisten OKR-Beispiele als Rahmen für die Zielsetzung dienen, während KPIs Faktoren messen, die zu diese Ziele zu erreichen und gewünschten Ergebnisse.
Die ClickUp Workload View gibt Einblicke in Ihre Projektmetriken, um einen Schritt voraus zu sein
Das gesamte Projektteam muss sich auf die wichtigsten Leistungsindikatoren einigen, um den Zustand des Projekts zu beurteilen und zu wissen, wie der Erfolg aussieht. Aber Ihre Ziele sind nicht nur Antworten auf Ihre herausforderungen des Projektmanagements sie sind es, die die Richtung und den Sinn eines bestimmten Projekts bestimmen.
Wenn Sie weitere Informationen benötigen, um die beiden Bereiche besser voneinander abzugrenzen, sehen Sie sich unsere *Leitfaden zu OKRs vs. KPIs* !
15 KPIs für das Projektmanagement, die man kennen muss
Viele beispiele für Projektmanagement-KPIs sind da draußen und warten darauf, von Ihnen gefunden zu werden. Wir möchten jedoch, dass Sie sich nur auf einige wenige Beispiele konzentrieren, bis Sie den Zusammenhang zwischen Projekt-KPIs und Zielen verstanden haben.
Außerdem hilft Ihnen die Kenntnis einer begrenzten Anzahl von KPIs zu Beginn dabei, selektiv vorzugehen. Denn die Versuchung, alle KPIs der Welt für das Projektmanagement zu verwenden, ist einfach kontraproduktiv.
Sie müssen die KPIs verwerfen, die den Erfolg Ihres Projekts nicht wirklich anzeigen. Und die Fähigkeit, diese Indikatoren zu erkennen, entwickeln Sie erst mit der Erfahrung.
Außerdem dürfen Sie Ihre Projektmanager und Teams nicht mit zu vielen Daten überfordern. Jeder Leistungsindikator sollte aussagekräftig sein und in einer verdaulichen Menge vorliegen, damit Ihr Team darauf reagieren kann. Sie sollten sich im Projektmanagement auf KPIs stützen, um das Team auf Ihre Gesamtziele auszurichten.
Wir haben eine Liste von KPIs nach vier allgemeinen Bereichen des Projekterfolgs zusammengestellt:
Projektbudget-KPIs
Die Verwaltung der finanziellen Mittel und der bezahlten Ressourcen eines Projekts ohne Budget wäre eine Katastrophe, die nur darauf wartet, zu passieren. Und ehrlich gesagt, wäre es auch finanziell unverantwortlich. Aus diesem Grund legen Projektmanager gleich zu Beginn eines Projekts ein Budget fest. Und sie überwachen die Abweichung zwischen Kosten und Budget bis zum Abschluss des Projekts.
Es ist einfach, Geldwerte zu Aufgaben hinzuzufügen, um Projektbudgets im Auge zu behalten
Es kann vorkommen, dass Sie das Budget Ihres Projekts aufgrund von Ausgaben oder stornierten Projekten erhöhen oder reduzieren müssen. Außerdem möchten Sie vielleicht das gesamte Projektbudget oder nur Teile davon anderen Aktivitäten, Arbeitspaketen oder sogar mehreren Projekten neu zuweisen.
Schauen wir uns ein paar Projekt-KPIs an ihr Budget zu verwalten effektiver zu verwalten:
1. Kosten-Leistungs-Index (CPI)
Formel: CPI = EV / AC, wobei
- EV (oder Earned Value, d. h. die geplanten Kosten für die tatsächlich geleistete Arbeit) = % der geleisteten Arbeit * Budget für die Durchführung von 100 % der Arbeit
- AC (oder tatsächliche Kosten) = für die geleistete Arbeit ausgegebenes Geld
Ergebnis: Wenn der CPI < 1 ist, liegen die Kosten des Projekts derzeit über den Erwartungen.
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2. Kostenabweichung (CV)
Formel: CV = EV - AC
Ergebnis: Wenn CV < 0 ist, dann liegen die tatsächlichen Kosten des Projekts derzeit über den erwarteten.
3. Geplanter Wert (PV)
Formel: PV = BAC * geplante Arbeit, wobei
- BAC (Budget bei Fertigstellung) = genehmigtes Budget
- Geplante Arbeit = Arbeit, die zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen werden soll
Beispiel: Der PV beträgt 23.000 $, wenn 100 % der Arbeiten voraussichtlich 100.000 $ kosten werden und 77 % der Arbeiten geplant sind.
WÄHLEN SIE IHR GEPLANTES BUDGET EIN Pro-Tipp: Vergleichen Sie den PV mit dem AC und passen Sie Ihr Projektbudget entsprechend an, um die beste Rendite zu erzielen ROI . Nutzen Sie diese Informationen für künftige Projekte und führen Sie weitere Bewertungen durch, um genauere Informationen zu erhalten.
4. Zykluszeit der Budgeterstellung
Dies ist die Zeit, die für die Budgetierung des Projekts aufgewendet wird. Sie umfasst alle Aktivitäten - insbesondere die Planung -, die mit der Ausarbeitung und Vereinbarung eines möglichst realistischen Budgets verbunden sind.
WAS IST DER GEPLANTE WERT Profi-Tipp: Korrelieren Sie diesen KPI mit anderen KPIs, um zu verstehen, ob die Zeit, die für ein geplantes Budget aufgewendet wurde, ausreicht, um das Ziel zu erreichen projekterfolg oder Ziele zu erreichen .
5. Anzahl der Einzelposten im Haushaltsplan
In einem Einzelpostenbudget werden die Ausgaben nach Kategorien wie Phasen oder Arbeitspakete gruppiert. Eine geringe Anzahl von Einzelposten in dieser Art von Budget deutet darauf hin, dass die Verfolgung der Budgetausgaben schwieriger sein wird.
6. Anzahl der Budget-Iterationen
Dies ist die Anzahl der Versionen des Projektbudgets vor seiner endgültigen Genehmigung. Zu viele Iterationen deuten darauf hin, dass Ihre Projektmanager wahrscheinlich genug Zeit für die Budgetplanung aufgewendet haben, wie erwartet.
FÜHREN DIE VERANSCHLAGTEN KOSTEN ZUM ERFOLG? Pro-Tipp: Vergleichen Sie diesen KPI mit anderen Indikatoren, um die Beziehung zwischen Budgetplanungszeit und Projekterfolg aufzuzeigen. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt in Richtung
Rechtzeitigkeit
Einfach ausgedrückt geht es bei der Verwaltung von Projekten um zwei Dinge: Geld und Zeit. Und das Ziel ist, alle Ziele zu erreichen etappenziele pünktlich und innerhalb des Budgets.
Wenn Ihr Projekt jedoch aus vielen Phasen, Arbeitspaketen und Aktivitäten besteht, ist das schon eine Herausforderung. Die Schätzung der Anzahl der Aufgaben, der Dauer bis zur Fertigstellung dieser Aufgaben, der verfügbaren Ressourcen und der Abweichung vom Zeitplan wird komplex.
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Und als Ergebnis, projektausführung kann es zu Verzögerungen kommen, und die Unternehmen verlieren Geld. Hier sind ein paar projektzeitplan-KPIs damit Sie Ihre Meilensteine nicht verpassen und Ihr gesamtes Team im Zeitplan bleibt.
7. Zeitplan-Leistungsindex (SPI)
Formel: SPI = EV / PV
Beispiel: Wenn 53 % der geplanten Arbeiten abgeschlossen wurden und das Budget für 100 % der Arbeiten 100.000 $ beträgt, dann ist der SPI 0,53 (oder 53 %). Die Berechnung lautet (53% * 100.000 $) / 100.000 $.
Ergebnis: Wenn der SPI < 1 ist, liegt das Projekt derzeit hinter dem Zeitplan zurück.
IST DER GEPLANTE WERT FÜR IHREN SPI SINNVOLL? Pro-Tipp: Erwägen Sie, die Effizienz Ihrer Ressourcen zu erhöhen, wenn der SPI Ihres Projekts < 1 ist.
8. Terminplanabweichung (SV)
Formel: SV = EV - PV
Ergebnis: Wenn SV < 0 ist, liegt das Projekt derzeit hinter dem Zeitplan zurück.
Warnung: SV wird in Geldeinheiten, z. B. Dollar, und nicht in Zeiteinheiten, z. B. Tage oder Monate, angegeben.
IST DER GEPLANTE WERT FÜR IHR PROJEKT SINNVOLL? Pro-Tipp: Ziehen Sie in Erwägung, die Effizienz Ihrer Ressourcen zu erhöhen, wenn der Zeitplan-Leistungsindex Ihres Projekts < 1\ ist.
9. Ressourcenkapazität (RC)
Formel: Ressourcenkapazität = verfügbare Arbeitsstunden pro Tag * Anzahl der dem Projekt zugewiesenen Arbeitstage
RC BEST PRACTICES Pro-Tipp: Passen Sie den Zeitplan des Projekts an die Kapazität Ihrer Ressourcen an oder nehmen Sie weitere Teammitglieder hinzu, um Ihre RC zu erhöhen. Die täglich verfügbare Zeit muss Pausen ausschließen. Da Sie den RC für ein bestimmtes Projekt berechnen, müssen Sie die für andere Projekte aufgewendete Zeit ausschließen.
10. Prozentsatz der pünktlichen Fertigstellung
Formel: (Anzahl der fristgerecht abgeschlossenen Projekte / Gesamtzahl der Projekte) * 100%
Definieren Sie Leistungsniveaus, insbesondere ein Niveau für unzureichende Leistung von, sagen wir, 90 %. Dann betrachten Sie jeden Projektmanager, dessen termingerechte Fertigstellungsrate unter diesem Niveau liegt, als Underperformer und melden ihm, dass er eine plan zur Leistungsverbesserung .
11. Geplante vs. tatsächliche Stunden
Formel: Geplante Dauer - tatsächliche Dauer, wobei die geplante Dauer die für die Ausführung der Arbeit vorgesehene Zeit ist und es sich um eine Schätzung handelt
Ergebnis: Wenn < 0, dann haben Sie die Projektzeit unterschätzt.
Qualität
Die nächsten KPIs bewerten, wie gut die Durchführung Ihrer Projekte verlaufen ist. Sie bestimmen aber auch, ob die gelieferten Ergebnisse die Erwartungen der Beteiligten über die erledigten Aufgaben hinaus erfüllen.
Bestimmte Qualitäts-KPIs geben Aufschluss darüber, ob die Qualität der im Rahmen Ihrer Projekte geleisteten Arbeit positiv war. Und andere Qualitätskennzahlen geben Aufschluss darüber, ob das Umfeld, in dem Ihre Teams Ihre Projekte durchgeführt haben, positiv war. Mit anderen Worten: Qualitäts-KPIs sind Messgrößen für die Zufriedenheit von Kunden oder Mitarbeitern.
12. Mitarbeiterabwanderungsrate
Formel: (Anzahl der Mitarbeiter, die Ihr Unternehmen verlassen haben / durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter) * 100%
Ergebnis: Eine hohe Abwanderungsrate von Mitarbeitern ist wahrscheinlich die Ursache für ineffiziente Projekte, wie z. B. verpasste Meilensteine, unvorhergesehene Kosten und im Endeffekt eine geringe Kundenzufriedenheit.
13. Net Promoter Score (NPS)
Dieser KPI bewertet die Kundenzufriedenheit und Markentreue durch eine Umfrage mit nur einer Frage. Der NPS ist eine Zahl zwischen -100 und 100, wobei Sie das höhere Ende anstreben.
Wenn Sie Eigentümer oder projekte für ein Einzelprodukt verwalten unternehmen oder einer Marke leiten, würde die Frage lauten: "Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Produkt Ihren Freunden und Kollegen empfehlen?" Wenn Sie Projekte für eine Marke mit mehreren Produkten besitzen oder leiten, würden Sie die Frage abändern und "Marke" statt "Produkt" erwähnen
Bei der NPS-Umfrage bewerten die Befragten die Wahrscheinlichkeit, Ihr Produkt oder Ihre Marke weiterzuempfehlen, auf einer Skala von 0 bis 10, wobei 0 sehr unwahrscheinlich und 10 extrem wahrscheinlich ist. Je nach ihren Antworten werden die Befragten dann in drei Kategorien eingeteilt.
- Promotoren. Mit einer Punktzahl von neun oder zehn sind Promotoren loyale Kunden, die von Ihrem Produkt oder Ihrer Marke begeistert sind und Ihr Angebot höchstwahrscheinlich weiterempfehlen werden.
- Passive. Mit einer Punktzahl von sieben oder acht sind die Passiven mit Ihrem Produkt oder Ihrer Marke zufrieden. Sie sind jedoch nicht zufrieden genug, um das Produkt oder die Marke weiterzuempfehlen, was sie anfällig für Konkurrenzangebote macht.
- Detractors. Mit einer Punktzahl von 0-6 sind Detractors mit Ihrem Produkt oder Ihrer Marke unzufrieden und werden wahrscheinlich nie wieder bei Ihnen kaufen. Sie könnten sogar andere davon überzeugen, nicht bei Ihnen zu kaufen.
Formel: % der Befürworter - % der Ablehner
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Verwandeln Sie Kritiker in Befürworter und steigern Sie so die Loyalität Ihrer Kunden. Sie können benutzerdefinierte formulare erstellen, um kritisches Feedback zu erhalten von Ihren Kunden, um Ihren NPS zu verbessern.
Effektivität
Die folgenden KPIs messen die Kosteneffizienz Ihres Projekts. Und das hängt eng damit zusammen, wie Sie Ihre Ressourcen nutzen.
Setzen sie ihre Zeit effektiv für die Projektarbeit ein? Und geben Sie Ihr Geld effektiv für Ihre Ressourcen aus?
Mit anderen Worten: Geben Sie mehr Zeit und Geld für Ihr Projekt aus, als Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen? Effektivitäts-KPIs sind Indikatoren, die Ihnen helfen, Rückschlüsse auf die Kostenabweichung zwischen den Projekten zu ziehen.
14. Abrechenbare Nutzung
Dies ist der wichtigste KPI, um die Leistung Ihrer Teammitglieder bei der Ausführung von Projektarbeit zu bewerten. Er gibt Ihnen Aufschluss über die Zeit, die Ihr Team für die Generierung von Einnahmen aufgewendet hat, und über die Einnahmen, die Sie tatsächlich von Ihren Kunden erhalten werden.
Formel: (Anzahl der abrechenbaren Stunden/Anzahl der für die Projektarbeit aufgewendeten Stunden) * 100%
VERMEIDEN SIE DAS AUSBRENNEN IHRES TEAMS Pro-Tipp: Verzichten Sie darauf, die maximale Auslastung anzustreben. Das würde zwar Ihre Einnahmen maximieren, aber Ihre Mitarbeiter wären der Gefahr eines Burnouts ausgesetzt, was Sie teuer zu stehen kommt.
15. Durchschnittliche Kosten pro Stunde
Fassen Sie alle Kosten zusammen, die entstehen, wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Voraussetzungen für die erfolgreiche Durchführung Ihres Projekts bieten. Diese können von Gehältern und Sozialleistungen bis hin zur Büroausstattung reichen, um nur einige zu nennen.
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Vergleichen Sie die durchschnittlichen Kosten pro Stunde mit den Projektergebnissen. Wenn letztere überwiegen, dann haben Ihre Mitarbeiter ihre Projektzeit oder ihre geplanten Stunden effektiv genutzt. Folglich haben Sie auch Ihr Geld effektiv ausgegeben!
Wer profitiert von den Einstellungen der KPIs?
Unternehmen: Jedes Unternehmen, das seine Abläufe kontinuierlich verbessern, seine Leistung überwachen und den Gesamterfolg eines Projekts sicherstellen will, profitiert von der Festlegung von KPIs. Sie fügen den Zielen ein quantifizierbares Maß hinzu und machen es für Unternehmen einfacher, Fortschritte zu verfolgen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. KPIs bieten Unternehmen die Möglichkeit, in Echtzeit Einblick in ihre Abläufe zu erhalten und bei Bedarf den Kurs zu korrigieren.
- KPIs für den Einzelhandel
- Manufacturing Business KPIs
- E-Commerce Business KPIs
- Service-basierte Business KPIs
Projektmanager: Für Projektmanager ist die Festlegung von KPIs von entscheidender Bedeutung für den reibungslosen Ablauf von Aufgaben und das Erreichen von Projektzielen. KPIs bieten einen klaren Fahrplan für die erwarteten Ergebnisse und zerlegen komplexe Projekte in überschaubare Teile. Sie bieten Projektmanagern eine Möglichkeit zu messen, ob das Team auf dem richtigen Weg ist oder ob Anpassungen erforderlich sind, und minimieren so die damit verbundenen Risiken.
- KPIs für das Bauprojektmanagement
- IT-Betriebs-KPIs
- KPIs für digitales Marketing
- Veranstaltungsplaner KPIs
Wie man Projektmanagement-KPIs verfolgt
Nachdem Sie Ihre KPIs für das Projektmanagement ausgewählt haben, müssen Sie oder Ihre Projektmanager sie überwachen.
Sie könnten damit beginnen, eine Excel KPI Dashboard . Wenn Ihr Projekt jedoch komplex ist, große Budgets umfasst, mehrere Beteiligte und Ressourcen benötigt und zahlreiche Terminbeschränkungen und Aufgabenabhängigkeiten beinhaltet, dann benötigen Sie einen robusteren Projektmanagementansatz!
Und genau dann kommen wir mit ClickUp ins Spiel. Unsere KPI-Software liefert Ihnen die KPI-Berichterstattung die Sie brauchen, was auch immer das ist. Und ClickUp's Sammlung von projektmanagement-Vorlagen gibt Ihnen einen Vorsprung. Sie vereinfacht die Einrichtung von Projekten mit der Konfiguration, auf die sich Ihre KPI-Berichte stützen.
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Darüber hinaus können Sie mit ClickUp Aufgaben aus verschiedenen Teams mit einem einzigen, messbaren Ziel verknüpfen. Zusammen mit klar definierten Zeitplänen ermöglicht Ihnen unsere Software, Ziele automatisch zu verfolgen. Aber das ist noch nicht alles! Mit ClickUp können Sie auch Phasenabschlüsse und sogar OKRs verfolgen.
Verknüpfen Sie Aufgaben mit Zielen. Organisieren Sie dann verwandte Ziele in Ordnern, um den Gesamtfortschritt automatisch und an einem einzigen Ort zu verfolgen. Probieren Sie es aus ClickUp-Ziele und entdecken Sie, wie die richtige Überwachung von KPIs für das Projektmanagement aussieht!