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„Sicher ist sicher“ ist doch ein Klischee, oder?
Dennoch versäumen es einige Projektmanager, die Daten zu erfassen, die ihnen helfen könnten, Projektverfehlungen zu verhindern. Aber hier ist das Problem: Selbst die sorgfältigsten Projektpläne sind nicht frei von Problemen.
Und Probleme treten fast zwangsläufig während des gesamten Projektlebenszyklus auf. Dabei kann es sich um Abweichungen von den Projektzielen oder um ein vollständiges Scheitern des Projekts handeln.
Unabhängig davon ist es die Aufgabe des Projektmanagers und der Zweck von KPIs für das Projektmanagement, diese Probleme rechtzeitig zu vermeiden.
Lesen Sie weiter und lernen Sie unsere Auswahl an KPIs für das Projektmanagement (mit Beispielen) kennen. Wir möchten Ihnen vermitteln, was die einzelnen Indikatoren bedeuten, und Ihnen dabei helfen, diejenigen zu identifizieren, die für die Leistung Ihres Projekts am sinnvollsten sind.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
Führen Sie die Nachverfolgung der richtigen KPIs durch, um Ihr Budget einzuhalten, Termine einzuhalten und Ressourcen effizient zu verwalten.
- Kostenleistungs-Index (CPI): Nutzen Sie Ihr Budget optimal?
- Kostenabweichung (CV): Um wie viel liegt Ihr Projekt über oder unter dem Budget?
- Planwert (PV): Welche Arbeiten sollten bis jetzt erledigt sein?
- Zykluszeit für die Budgeterstellung: Wie lange dauert es, ein Budget zu erstellen?
- Anzahl der Budgetiterationen: Wie oft muss das Budget überarbeitet werden?
- Schedule Performance Index (SPI): Liegen Sie vor oder hinter dem Zeitplan?
- Zeitplanabweichung (SV): Wie weit sind Sie von Ihrer geplanten Zeitleiste entfernt?
- Ressourcenkapazität (RC): Haben Sie genügend Mitarbeiter, um die Aufgabe erledigt zu haben?
- Prozentsatz der termingerechten Fertigstellung: Wie viele Aufgaben werden termingerecht abgeschlossen?
- Plante vs. tatsächliche Stunden: Nehmen die Aufgaben mehr oder weniger Zeit in Anspruch als erwartet?
- Mitarbeiterfluktuationsrate: Wie oft verlassen Mitglieder des Teams das Projekt während der Laufzeit?
- Net Promoter Score (NPS): Wie zufrieden sind Ihre Clients oder Stakeholder?
- Abrechnungsfähige Auslastung: Wie viel Prozent der Arbeit sind tatsächlich abrechnungsfähig?
- Durchschnittliche Kosten pro Stunde: Wie viel kostet jede Arbeitsstunde Ihr Projekt?
Die Nachverfolgung dieser KPIs kann Ihnen helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen, intelligentere Entscheidungen zu treffen und Projekte reibungslos abzuwickeln.
ClickUp erleichtert Ihnen dies mit tools wie:
- Dashboards für die Echtzeit-Nachverfolgung von KPIs
- Ziele zum Festlegen und Überwachen von Projektmeilensteinen
- Zeiterfassung zum Vergleich von geplanten und tatsächlichen Stunden
Was sind KPIs im Projektmanagement?
Projektmanagement-KPIs – oder Key Performance Indicators (Leistungskennzahlen) – sind relevante Variablen zur Messung der Projektleistung oder des Weges zum erfolgreichen Abschluss des Projekts. Die Indikationen, die Sie durch die Messung und manchmal auch Kombination dieser Variablen erhalten, haben zwei Zwecke:
- KPIs im Projektmanagement bestimmen den Fortschritt Ihres Projekts (oder den Projektzeitplan).
- Projektmanagement-KPIs decken die Schwachstellen Ihres Projekts und die potenziellen Variablen auf, die zu einem Scheitern führen könnten.
Beispielsweise können Ihre Leistungskennzahlen Schwachstellen in einem Prozess, bei einem Mitarbeiter oder einer Aufgabe aufdecken. Es liegt jedoch an Ihnen als Projektmanager oder Teamleiter, Korrekturen oder Verbesserungen vorzunehmen, um diese Schwachstellen zu beseitigen oder zu beheben, bevor es zu spät ist.
Wie KPIs zur Bestimmung eines erfolgreichen Projekts verwendet werden
KPIs im Projektmanagement sind nicht subjektiv, sondern basieren auf quantitativen Daten – oft messbaren Werten, die Sie mit Ihren Projektzielen abgleichen können.
Sie sollten jedoch KPIs im Projektmanagement und Metriken nicht synonym verwenden. Denn KPIs sind Metriken – beide messen den Erfolg des Projekts. Aber nicht alle Metriken sind wichtig genug, um zu KPIs zu werden.
Lesen Sie unseren Artikel über KPI-Metriken, um weitere Informationen zu erhalten!
Ein weiterer Unterschied, den Sie beachten müssen, ist der zwischen objektiven und wichtigen Ergebnissen ( OKR ) und wichtigen Leistungsindikatoren (KPI). Die meisten OKR-Beispiele, auf die Sie stoßen werden, dienen als Rahmen für die Zielsetzung, während KPIs Faktoren messen, die zur Erreichung dieser Ziele und gewünschten Ergebnisse beitragen.
Das gesamte Projektteam muss sich auf die wichtigsten Leistungsindikatoren einigen, um den Zustand des Projekts zu bewerten und zu wissen, wie Erfolg aussieht. Ihre Ziele sind jedoch nicht nur Antworten auf Ihre Herausforderungen im Projektmanagement, sondern sie bestimmen auch die Richtung und die Begründung eines bestimmten Projekts.
Wenn Sie weitere Informationen benötigen, um die beiden besser voneinander abzugrenzen, lesen Sie unseren Leitfaden zu OKRs vs. KPIs!
15 wichtige KPIs für das Projektmanagement
Es gibt viele Beispiele für Projektmanagement-KPIs, die nur darauf warten, von Ihnen entdeckt zu werden. Wir möchten jedoch, dass Sie sich zunächst auf einige wenige konzentrieren, bis Sie den Zusammenhang zwischen Projekt-KPIs und Zielen verstanden haben.
Darüber hinaus hilft Ihnen das Erlernen einer begrenzten Anzahl von KPIs zu Beginn dabei, eine Auswahl zu treffen. Denn die Versuchung, alle KPIs für das Projektmanagement auf der Welt zu verwenden, ist einfach kontraproduktiv.
Sie müssen die KPIs verwerfen, die nicht tatsächlich den Erfolg Ihres Projekts anzeigen. Und die Fähigkeit, diese Indikatoren zu identifizieren, entwickeln Sie nur mit Erfahrung.
Sie dürfen Ihre Projektmanager und Teams auch nicht mit zu vielen Daten überfordern. Jeder Leistungsindikator sollte aussagekräftig und in überschaubarer Menge vorhanden sein, damit Ihr Team darauf reagieren kann. Sie sollten sich auf KPIs im Projektmanagement verlassen, um das Team wieder auf Ihre Gesamtziele auszurichten.
Wir haben eine Liste mit KPIs zusammengestellt, die vier gängige Bereiche für den Erfolg eines Projekts abdecken:
Projektbudget-KPIs
Die Verwaltung der finanziellen Mittel und bezahlten Ressourcen eines Projekts ohne Budget wäre eine Katastrophe. Und ehrlich gesagt wäre es auch finanziell unverantwortlich. Aus diesem Grund legen Projektmanager gleich zu Beginn eines Projekts ein konkretes Budget fest. Und sie überwachen kontinuierlich die Kostenabweichung gegenüber der Budgetabweichung bis zum Fertigstellen des Projekts.
Möglicherweise müssen Sie das Budget Ihres Projekts aufgrund von Ausgaben oder stornierten Projekten erhöhen oder reduzieren. Darüber hinaus möchten Sie möglicherweise das gesamte Projektbudget oder nur Teile davon anderen Aktivitäten, Arbeitspaketen oder sogar mehreren Projekten zuweisen.
Sehen wir uns einige KPIs für Projekte an, mit denen Sie Ihr Budget effektiver verwalten können:
1. Kostenleistungsindex (CPI)
Formel: CPI = EV / AC, wobei
- EV (oder Earned Value, d. h. die geplanten Kosten der tatsächlich fertiggestellten Arbeit) = % der geleisteten Arbeit * Budget für die 100%ige Erledigung der Arbeit
- AC (oder tatsächliche Kosten) = für die geleistete Arbeit aufgewendete Geldsumme
Ergebnis: Wenn CPI < 1, liegen die Kosten des Projekts derzeit über den Erwartungen.
Erstellen Sie ein Budget mithilfe von Budgetvorlagen!
2. Kostenabweichung (CV)
Formel: CV = EV – AC
Ergebnis: Wenn CV < 0, liegen die tatsächlichen Kosten des Projekts derzeit über den erwarteten Kosten.
3. Planwert (PV)
Formel: PV = BAC * geplante Arbeit, wobei
- BAC (Budget bei Fertigstellung) = genehmigtes Budget
- Geplante Arbeit = Arbeit, die zu einem bestimmten Zeitpunkt voraussichtlich fertiggestellt sein wird
Beispiel: Der PV beträgt 23.000 $, wenn 100 % der Arbeiten voraussichtlich 100.000 $ kosten werden und 77 % der Arbeiten geplant sind.
ANPASSUNG IHRES GEPLANTEN BUDGETSProfi-Tipp: Vergleichen Sie den PV mit dem AC und passen Sie das Budget Ihres Projekts entsprechend an, um den besten Return on Investment (ROI) zu erzielen. Nutzen Sie diese Informationen für zukünftige Projekte und führen Sie weitere Bewertungen durch, um präzisere Informationen zu erhalten.
4. Zykluszeit für die Budgeterstellung
Dies ist die Zeit, die für die Budgetierung des Projekts aufgewendet wird. Sie umfasst alle Aktivitäten – insbesondere die Planung –, die mit der Erstellung und Vereinbarung des realistischsten Budgets verbunden sind.
WAS IST DER PLANWERTProfi-Tipp: Setzen Sie diesen KPI mit anderen KPIs in Beziehung, um zu verstehen, ob die für ein geplantes Budget aufgewendete Zeit ausreichte, um den Erfolg oder die Ziele des Projekts zu erreichen.
5. Anzahl der Elemente im Budget
In einem Einzelpostenbudget werden die Ausgaben nach Kategorien wie Phasen oder Arbeitspaketen gruppiert. Eine geringe Anzahl von Einzelposten in dieser Art von Budget bedeutet, dass die Nachverfolgung der Budgetausgaben schwieriger ist.
6. Nummer der Budgetiterationen
Dies ist die Anzahl der Versionen, die das Budget Ihres Projekts vor seiner endgültigen Genehmigung durchlaufen hat. Zu viele Iterationen deuten darauf hin, dass Ihre Projektmanager wahrscheinlich nicht genügend Zeit für die Planung des Budgets aufgewendet haben, wie erwartet.
FÜHRT DAS BUDGETIERTE KOSTENZENTRUM ZUM ERFOLGProfi-Tipp: Vergleichen Sie diesen KPI mit anderen Indikatoren, um die Beziehung zwischen Budgetplanungszeit und Projekt-Erfolg aufzudecken. Dies hilft Ihnen, den Fortschritt in Richtung
Pünktlichkeit
Einfach ausgedrückt geht es beim Projektmanagement um zwei Dinge: Geld und Zeit. Das Ziel ist es, alle Meilensteine innerhalb des Budgets und termingerecht zu erreichen.
Wenn Ihr Projekt jedoch viele Phasen, Arbeitspakete und Aktivitäten umfasst, stellt dies eine Herausforderung dar. Die Schätzung der Anzahl der Aufgaben, die Dauer bis zum Abschließen dieser Aufgaben, der verfügbaren Ressourcen und Ihrer Terminabweichungen wird komplex.
Als Ergebnis kann es zu Verzögerungen bei der Projektdurchführung kommen, wodurch Unternehmen Geld verlieren. Hier sind einige KPIs für die Projekt-Zeitleiste, mit denen Sie vermeiden können, dass Sie Ihre Meilensteine verpassen, sodass Ihr gesamtes Team im Zeitplan bleibt.
7. Leistungsindex (SPI)
Formel: SPI = EV / PV
Beispiel: Wenn 53 % der geplanten Arbeit fertiggestellt sind und das Budget, um 100 % der Arbeit zu erledigen, 100.000 $ beträgt, dann ist der SPI 0,53 (oder 53 %). Die Berechnung lautet (53 % * 100.000 $) / 100.000 $.
Ergebnis: Wenn SPI < 1, dann liegt das Projekt derzeit hinter dem Zeitplan zurück.
IST DER GEPLANTE WERT FÜR IHR SPI SINNVOLLProfi-Tipp: Erwägen Sie eine Steigerung der Effizienz Ihrer Ressourcen, wenn der SPI Ihres Projekts < 1 ist.
8. Terminabweichung (SV)
Formel: SV = EV – PV
Ergebnis: Wenn SV < 0, dann liegt das Projekt derzeit hinter dem Zeitplan zurück.
Achtung: SV wird in Geldeinheiten wie Dollar ausgedrückt, nicht in Zeiteinheiten wie Tagen oder Monaten.
IST DER GEPLANTE WERT FÜR IHR SPI SINNVOLLProfi-Tipp: Erwägen Sie eine Steigerung der Effizienz Ihrer Ressourcen, wenn der Index der Leistungsfähigkeit Ihres Projekts < 1 ist.
9. Ressourcenkapazität (RC)
Formel: Ressourcenkapazität = verfügbare Arbeitsstunden pro Tag * Anzahl der dem Projekt zugewiesenen Arbeitstage
RC-BEST-PRACTICESProfi-Tipp: Passen Sie den Zeitplan des Projekts an die Kapazität Ihrer Ressourcen an oder holen Sie weitere Mitglieder der Teams hinzu, um Ihren RC zu erhöhen. Die täglich verfügbare Zeit muss Pausen ausschließen. Da Sie den RC für ein bestimmtes Projekt berechnen, müssen Sie die für andere Projekte aufgewendete Zeit ausschließen.
10. Prozentsatz der termingerechten Fertigstellung
Formel: (Anzahl der termingerecht fertiggestellten Projekte / Gesamtzahl der Projekte) * 100 %
Definieren Sie Leistungsniveaus, insbesondere ein Leistungsniveauminimum von beispielsweise 90 %. Betrachten Sie dann jeden Projektmanager mit einer Termintreuequote unter diesem Niveau als leistungsschwach und weisen Sie ihn auf einen Plan zur Leistungsverbesserung hin.
11. Geplante vs. tatsächliche Stunden
Formel: geplante Dauer – tatsächliche Dauer, wobei die geplante Dauer die für die Ausführung der Arbeit vorgesehene Zeit ist und es sich um eine Schätzung handelt.
Ergebnis: Wenn < 0, dann haben Sie die Dauer des Projekts unterschätzt.
Qualität
Die nächsten KPIs bewerten, wie gut die Ausführung Ihrer Projekte verlaufen ist. Sie bestimmen aber auch, ob die gelieferten Ergebnisse über die abgeschlossenen Aufgaben hinaus die Erwartungen der Stakeholder erfüllt haben.
Bestimmte Qualitäts-KPIs geben Aufschluss darüber, ob die Qualität der im Rahmen Ihrer Projekte geleisteten Arbeit positiv war. Andere Qualitäts-KPIs geben Aufschluss darüber, ob das Umfeld, in dem Ihre Teams Ihre Projekte durchgeführt haben, positiv war. Mit anderen Worten: Qualitäts-KPIs sind Messgrößen für die Zufriedenheit von Kunden oder Mitarbeitern.
12. Mitarbeiterfluktuationsrate
Formel: (Anzahl der Mitarbeiter, die Ihr Unternehmen verlassen haben / durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter) * 100 %
Ergebnis: Eine hohe Mitarbeiterfluktuation führt wahrscheinlich zu Projektineffizienz, wie verpassten Meilensteinen, unerwarteten Ausgaben und letztendlich zu einer geringen Kundenzufriedenheit.
13. Net Promoter Score (NPS)
Dieser KPI bewertet die Kundenzufriedenheit und Markentreue anhand einer Umfrage mit einer einzigen Frage. Der NPS ist eine Zahl zwischen -100 und 100, wobei Sie einen Wert am oberen Ende anstreben sollten.
Wenn Sie Projekte für ein Unternehmen oder eine Marke mit einem einzigen Produkt besitzen oder verwalten, würde die Umfragefrage lauten: „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Produkt Ihren Freunden und Kollegen weiterempfehlen?“ Und wenn Sie Projekte für eine Marke mit mehreren Produkten besitzen oder verwalten, würden Sie die Frage anpassen und „Marke“ anstelle von „Produkt“ erwähnen.
Die Teilnehmer der NPS-Umfrage geben eine Bewertung der Wahrscheinlichkeit ab, Ihr Produkt oder Ihre Marke weiterzuempfehlen, auf einer Skala von 0 bis 10, wobei 0 für „sehr unwahrscheinlich” und 10 für „sehr wahrscheinlich” steht. Je nach ihren Antworten werden die Teilnehmer dann in drei Kategorien eingeteilt.
- Befürworter. Mit einer Bewertung von neun oder zehn sind Befürworter treue Kunden, die von Ihrem Produkt oder Ihrer Marke begeistert sind und Ihr Angebot höchstwahrscheinlich weiterempfehlen werden.
- Passive Kunden. Mit einer Bewertung von sieben oder acht sind passive Kunden mit Ihrem Produkt oder Ihrer Marke zufrieden. Sie sind jedoch nicht zufrieden genug, um es weiterzuempfehlen, was sie anfällig für Angebote der Konkurrenz macht.
- Kritiker. Mit einer Bewertung von 0 bis 6 sind Kritiker mit Ihrem Produkt oder Ihrer Marke unzufrieden und werden wahrscheinlich nie wieder bei Ihnen kaufen. Tatsächlich könnten sie sogar andere davon überzeugen, nicht bei Ihnen zu kaufen.
Formel: % der Befürworter – % der Kritiker
Verwandeln Sie Kritiker in Fürsprecher, um die Kundenbindung zu stärken. Sie können benutzerdefinierte Formulare erstellen, um wichtiges Feedback von Ihren Kunden zu erhalten, das Ihnen dabei hilft, Ihren NPS zu steigern.
Effektivität
Die folgenden KPIs messen die Kosteneffizienz Ihres Projekts. Und das hängt eng damit zusammen, wie Sie Ihre Ressourcen nutzen.
Verbringen sie ihre Zeit effektiv mit der Arbeit an Projekten? Und geben Sie Ihr Geld effektiv für Ihre Ressourcen aus?
Mit anderen Worten: Investieren Sie mehr Zeit und Geld in Ihr Projekt, als Sie Ihren Clients in Rechnung stellen können? Effektivitäts-KPIs sind Indikatoren, die Ihnen dabei helfen, Rückschlüsse auf Ihre Kostenabweichungen bei verschiedenen Projekten zu ziehen.
14. Abrechnungsfähige Auslastung
Dies ist Ihr wichtigster KPI, um die Leistung Ihrer Team-Mitglieder bei der Durchführung von Projekten zu bewerten. Er gibt Ihnen Einblick in die Zeit, die Ihr Team für die Generierung von Umsatz aufgewendet hat, und in den Umsatz, den Sie tatsächlich von Ihren Clients erzielen werden.
Formel: (Anzahl der abrechenbaren Stunden/Anzahl der für die Arbeit am Projekt aufgewendeten Stunden) * 100 %
VERMEIDEN SIE EIN BURNOUT IHRES TEAMSProfi-Tipp: Verzichten Sie darauf, eine maximale Auslastung anzustreben. Das würde zwar Ihren Umsatz maximieren, aber Ihre Mitarbeiter würden einem Burnout-Risiko ausgesetzt sein, was für Sie mit hohen Kosten verbunden wäre.
15. Durchschnittliche Kosten pro Stunde
Addieren Sie alle Kosten, die entstehen, um Ihren Mitarbeitern die Bedingungen für einen erfolgreichen Abschluss Ihres Projekts zu bieten. Diese können sich im Bereich der Gehälter und Sozialleistungen für Mitarbeiter sowie der Büroausstattung bewegen.
Vergleichen Sie die durchschnittlichen Kosten pro Stunde mit den Ergebnissen Ihres Projekts. Wenn Letztere die Ersteren überwiegen, dann haben Ihre Mitarbeiter ihre Projektzeit oder geplanten Stunden effektiv genutzt. Das Ergebnis: Auch Sie haben Ihr Geld effektiv eingesetzt!
Wer profitiert von den Einstellungen für KPIs?
Unternehmen: Jedes Unternehmen, das seine Abläufe kontinuierlich verbessern, die Leistung überwachen und den Gesamterfolg eines Projekts sicherstellen möchte, profitiert von der Festlegung von KPIs. Sie machen Ziele quantifizierbar und erleichtern es Unternehmen, den Fortschritt zu verfolgen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. KPIs bieten Unternehmen die Möglichkeit, in Echtzeit Einblicke in ihre Abläufe zu gewinnen und bei Bedarf Kurskorrekturen vorzunehmen.
Projektmanager: Für Projektmanager ist die Festlegung von KPIs entscheidend für den reibungslosen Ablauf der Aufgaben und das Erreichen der Projektziele. KPIs bieten einen klaren Fahrplan für die erwarteten Ergebnisse und gliedern komplexe Projekte in überschaubare Teilbereiche. Sie bieten Projektmanagern eine Möglichkeit zu messen, ob das Team auf dem richtigen Weg ist oder ob Anpassungen erforderlich sind, wodurch die damit verbundenen Risiken minimiert werden.
So führen Sie die Nachverfolgung der Projektmanagement-KPIs durch
Nachdem Sie Ihre KPIs für das Projektmanagement ausgewählt haben, müssen Sie oder Ihre Projektmanager diese überwachen.
Sie könnten damit beginnen, ein Excel-KPI-Dashboard zu erstellen. Wenn Ihr Projekt jedoch komplex ist, mit hohen Budgets verbunden ist, mehrere Stakeholder und Ressourcen erfordert und zahlreiche Terminbeschränkungen und Aufgabenabhängigkeiten beinhaltet, dann benötigen Sie einen robusteren Ansatz für das Projektmanagement!
Hier kommt ClickUp ins Spiel. Unsere KPI-Software liefert Ihnen die KPI-Berichte, die Sie benötigen, egal um welche es sich handelt. Und die Sammlung von Vorlagen für das Projektmanagement von ClickUp verschafft Ihnen einen Vorsprung. Sie optimiert die Einrichtung von Projekten mit der Konfiguration, auf der Ihre KPI-Berichte basieren.
Darüber hinaus können Sie mit ClickUp Aufgaben aus verschiedenen Teams mit einem einzigen, messbaren Ziel verknüpfen. Zusammen mit klar festgelegten Zeitleisten ermöglicht Ihnen unsere Software die automatische Nachverfolgung Ihrer Ziele. Aber das ist noch nicht alles! Verwenden Sie ClickUp, um den Abschluss von Phasen und sogar OKRs zu verfolgen.
Verknüpfen Sie Aufgaben mit Zielen. Organisieren Sie dann verwandte Ziele in Ordnern, um den Fortschritt automatisch und umfassend an einem einzigen Ort zu verfolgen. Probieren Sie ClickUp Goals aus und entdecken Sie, wie eine ordnungsgemäße Überwachung von KPIs für das Projektmanagement aussieht!