"Vorsicht ist besser als Nachsicht" ist so ein Klischee, oder?
Dennoch vernachlässigen manche Projektleiter die Daten, die ihnen helfen könnten, das Entgleisen von Projekten zu verhindern. Aber es ist so: Selbst die sorgfältigste Ausarbeitung projektpläne sind nicht problemlos.
Und Probleme treten fast zwangsläufig während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts auf. Das können Abweichungen von der zielen des Projekts oder abschließendes Scheitern des Projekts.
Unabhängig davon ist es die Aufgabe des Projektmanagers, diese Probleme rechtzeitig zu vermeiden, und das ist der Zweck von KPIs für das Projektmanagement.
Lesen Sie weiter und lernen Sie unsere Auswahl an KPIs für das Projektmanagement (mit Beispielen) kennen. Wir möchten, dass Sie lernen, was jeder Indikator bedeutet, und die Indikatoren identifizieren, die für Ihre Projektleistung am sinnvollsten sind.
Was sind Projektmanagement-KPIs?
Projektmanagement-KPIs - oder Key Performance Indicators - sind die relevanten Variablen zur Messung der Projektleistung oder des Weges zum erfolgreichen Projektabschluss. Die Hinweise, die Sie aus der Messung und manchmal auch aus der Kombination dieser Variablen erhalten, dienen zwei Zwecken:
- KPIs im Projektmanagement bestimmen den Fortschritt Ihres Projekts (oder den Projektzeitplan)
- KPIs im Projektmanagement decken die Schwachstellen in Ihrem Projekt und die potenziellen Variablen auf, die zu einem Scheitern führen würden
So können Ihre Schlüssel-Leistungsindikatoren beispielsweise Schwachstellen in einem Prozess, einem Mitarbeiter oder einer Aufgabe aufdecken. Es liegt dann an Ihnen als Projekt- oder Teamleiter, diese Punkte zu korrigieren oder zu verbessern, bevor es zu spät ist.
Wie KPIs ein erfolgreiches Projekt bestimmen
KPIs im Projektmanagement sind nicht von der Subjektivität abhängig. Stattdessen beruhen sie auf quantitativen Daten - oft auf einem messbaren Wert, den Sie Ihren Zielen im Projekt gegenüberstellen können.
Allerdings sollten Sie die Begriffe KPIs im Projektmanagement und Metriken zur Leistungsmessung nicht synonym verwenden. Denn KPIs sind Metriken - sie messen beide den Erfolg eines Projekts. Aber nicht alle Metriken sind wichtig genug, um als KPIs verwendet zu werden.
Lesen Sie unseren Artikel über KPI-Metriken weitere Informationen!
Eine weitere Unterscheidung, die Sie kennen sollten, ist der Unterschied zwischen Objekten, Ergebnissen und Schlüsseln und Leistungsindikatoren. Die meisten OKR-Beispiele sie werden auf Arbeit als Rahmen für die Einstellung von Zielen stoßen, während KPIs Faktoren messen, die zu erreichen dieser Ziele beitragen und gewünschten Ergebnisse.
Die ClickUp Workload-Ansicht gibt Einblicke in die Metriken Ihres Projekts, um einen Schritt voraus zu sein
Das gesamte Projektteam muss sich auf die Schlüssel-Leistungsindikatoren einigen, um den Zustand des Projekts zu beurteilen und zu wissen, wie der Erfolg aussieht. Aber Ihre Ziele sind nicht nur Antworten auf Ihre herausforderungen des Projektmanagements sie sind es, die die Richtung und den Sinn eines bestimmten Projekts bestimmen.
Wenn Sie weitere Informationen benötigen, um die beiden Bereiche besser voneinander abzugrenzen, lesen Sie unsere *Leitfaden zu OKRs vs. KPIs* !
15 KPIs für das Projektmanagement, die man kennen muss
Viele beispiele für Projektmanagement-KPIs warten darauf, dass Sie sie finden. Wir möchten jedoch, dass Sie sich nur auf einige wenige davon konzentrieren, bis Sie die Verknüpfung zwischen Projekt-KPIs und Zielen verstanden haben.
Außerdem hilft Ihnen eine begrenzte Nummer von KPIs zu Beginn dabei, selektiv zu sein. Denn die Versuchung, alle KPIs für das Projektmanagement auf der Welt zu verwenden, ist einfach kontraproduktiv.
Sie müssen die KPIs verwerfen, die nicht wirklich den Erfolg Ihres Projekts anzeigen. Und die Fähigkeit, diese Indikatoren zu erkennen, entwickeln Sie erst mit der Erfahrung.
Außerdem dürfen Sie Ihre Projektleiter und Teams nicht mit zu vielen Daten überfordern. Jeder Schlüssel sollte aussagekräftig und leicht verdaulich sein, damit Ihr Team darauf reagieren kann. Sie sollten sich im Projektmanagement auf KPIs stützen, um das Team auf Ihre allgemeinen Ziele auszurichten.
Wir haben eine kuratierte Liste von KPIs nach vier allgemeinen Bereichen des Erfolgs von Projekten zusammengestellt:
Projektbudget-KPIs
Die Verwaltung von Geld und bezahlten Ressourcen eines Projekts ohne Budget wäre eine Katastrophe, die nur darauf wartet, zu passieren. Und ehrlich gesagt, wäre es auch finanziell unverantwortlich. Aus diesem Grund stellen Projektmanagement-Verantwortliche gleich zu Beginn eines Projekts ein Budget ein. Und sie überwachen die Abweichung zwischen Kosten und Budget bis zum Abschluss des Projekts kontinuierlich.
Es ist einfach, monetäre Werte zu Aufgaben hinzuzufügen, um die Nachverfolgung von Projektbudgets zu gewährleisten
Möglicherweise müssen Sie das Budget Ihres Projekts aufgrund von Ausgaben oder gestrichenen Projekten erhöhen oder reduzieren. Außerdem möchten Sie vielleicht das gesamte Projektbudget oder nur Teile davon anderen Aktivitäten, Arbeitspaketen oder sogar mehreren Projekten neu zuweisen.
Schauen wir uns ein paar Projekt-KPIs an ihr Budget zu verwalten effektiver verwalten:
1. Kosten-Leistungs-Index (CPI)
Formel: CPI = EV / AC, wobei
- EV (oder verdienter Wert, d. h. die geplanten Kosten der tatsächlich fertiggestellten Arbeit) = % der geleisteten Arbeit * Budget, um 100 % der Arbeit zu erledigen
- AC (oder tatsächliche Kosten) = für die geleistete Arbeit ausgegebenes Geld
Ergebnis: Wenn der CPI < 1 ist, dann liegen die Kosten des Projekts derzeit über den Erwartungen.
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2. Kostenabweichung (CV)
Formel: CV = EV - AC
Ergebnis: Wenn CV < 0 ist, dann liegen die tatsächlichen Kosten des Projekts über den erwarteten.
3. Geplanter Wert (PV)
Formel: PV = BAC * geplante Arbeit, wobei
- BAC (Budget bei Fertigstellung) = genehmigtes Budget
- Geplante Arbeit = Arbeit, die zu einem bestimmten Zeitpunkt fertiggestellt werden soll
Beispiel: Der PV beträgt 23.000 $, wenn 100 % der Arbeiten voraussichtlich 100.000 $ kosten werden und 77 % der Arbeiten geplant sind.
WÄHLEN SIE IHR GEPLANTES BUDGET EIN Pro-Tipp: Vergleichen Sie den PV mit dem AC und passen Sie das Budget Ihres Projekts entsprechend an, um die beste Rendite zu erzielen ROI . Nutzen Sie diese Informationen für zukünftige Projekte und führen Sie weitere Auswertungen durch, um genauere Informationen zu erhalten.
4. Zykluszeit für die Erstellung des Budgets
Dies ist die Zeit, die für die Budgetierung des Projekts aufgewendet wird. Sie umfasst alle Aktivitäten - insbesondere die Planung -, die mit der Ausarbeitung und Vereinbarung eines möglichst realistischen Budgets verbunden sind.
WAS IST DER GEPLANTE WERT Profi-Tipp: Korrelieren Sie diesen KPI mit anderen KPIs, um zu verstehen, ob die Zeit, die für ein geplantes Budget aufgewendet wurde, ausreicht, um das Ziel zu erreichen erfolg oder die Ziele des Projekts zu erreichen .
5. Nummer der Einzelposten im Haushaltsplan
In einem Einzelpostenbudget werden die Ausgaben nach Kategorien wie Phasen oder Arbeitspaketen gruppiert. Eine niedrige Nummer von Einzelposten in dieser Art von Budget deutet darauf hin, dass die Nachverfolgung der Budgetausgaben schwieriger sein wird.
6. Nummer der Budget-Iterationen
Dies ist die Nummer der Versionen, die das Budget Ihres Projekts vor der endgültigen Genehmigung durchlaufen hat. Zu viele Iterationen deuten darauf hin, dass Ihre Projektmanager wahrscheinlich genug Zeit für die Planung des Budgets aufgewendet haben, wie erwartet.
FÜHREN DIE VERANSCHLAGTEN KOSTEN ZUM ERFOLG? Profi-Tipp: Vergleichen Sie diesen KPI mit anderen Indikatoren, um die Beziehung zwischen der Budgetplanungszeit und dem Erfolg des Projekts aufzuzeigen. So können Sie den Fortschritt in Richtung
Rechtzeitigkeit
Einfach ausgedrückt, geht es beim Management von Projekten um zwei Dinge: Geld und Zeit. Und das Ziel ist es, alles zu erreichen Meilensteine pünktlich und innerhalb des Budgets.
Wenn Ihr Projekt jedoch aus vielen Phasen, Arbeitspaketen und Aktivitäten besteht, ist das schon eine Herausforderung. Die Schätzung der Anzahl der Aufgaben, der Dauer bis zum Abschluss dieser Aufgaben, der verfügbaren Ressourcen und der Abweichung vom Zeitplan wird dann sehr komplex.
Visualisieren und verwalten Sie Ihre Produkt-Roadmap in der ClickUp Zeitleisten-Ansicht
Und das ist das Ergebnis, projektdurchführung kann es zu Verzögerungen kommen, und die Unternehmen verlieren Geld. Hier sind ein paar zeitleisten für Projekte KPIs damit Sie Ihre Meilensteine nicht verpassen und Ihr gesamtes Team im Zeitplan bleibt.
7. Zeitplan-Leistungs-Index (SPI)
Formel: SPI = EV / PV
Beispiel: Wenn 53% der geplanten Arbeiten abgeschlossen sind und das Budget, um 100% der Arbeiten zu erledigen, $100.000 beträgt, dann ist der SPI 0,53 (oder 53%). Die Berechnung lautet (53% * 100.000 $) / 100.000 $.
Ergebnis: Wenn der SPI < 1 ist, liegt das Projekt derzeit hinter dem Zeitplan zurück.
MACHT DER GEPLANTE WERT FÜR IHREN SPI SINN? Pro-Tipp: Erwägen Sie, die Effizienz Ihrer Ressourcen zu erhöhen, wenn der SPI Ihres Projekts < 1 ist.
8. Terminplanabweichung (SV)
Formel: SV = EV - PV
Ergebnis: Wenn SV < 0 ist, liegt das Projekt derzeit hinter dem Zeitplan zurück.
Achtung: SV wird in Geldeinheiten, z. B. Dollar, und nicht in Zeiteinheiten, z. B. Tage oder Monate, ausgedrückt.
MACHT DER GEPLANTE WERT FÜR IHR PROJEKT SINN? Pro-Tipp: Ziehen Sie in Erwägung, die Effizienz Ihrer Ressourcen zu erhöhen, wenn der Index für die Planleistung Ihres Projekts < 1 ist.
9. Ressourcenkapazität (RC)
Formel: Ressourcenkapazität = verfügbare Arbeitsstunden pro Tag * Nummer der dem Projekt zugewiesenen Arbeitstage
RC BEST PRACTICES Pro-Tipp: Passen Sie den Zeitplan des Projekts an die Kapazität Ihrer Ressourcen an oder nehmen Sie weitere Mitglieder in Ihr Team auf, um Ihre RC zu erhöhen. Die täglich verfügbare Zeit muss Pausen ausschließen. Da Sie den RC für ein bestimmtes Projekt berechnen, müssen Sie die für andere Projekte aufgewendete Zeit ausschließen.
10. Prozentsatz der rechtzeitig fertiggestellten Arbeiten
Formel: (Nummer der rechtzeitig fertiggestellten Projekte / Gesamtzahl der Projekte) * 100%
Definieren Sie Leistungsniveaus, insbesondere ein Niveau für unzureichende Leistung von, sagen wir, 90 %. Dann betrachten Sie jeden Projektleiter, dessen termingerechte Fertigstellung unter diesem Wert liegt, als "Underperformer" und geben ihm ein Signal für eine plan zur Leistungsverbesserung .
11. Geplante vs. tatsächliche Stunden
Formel: geplante Dauer - tatsächliche Dauer, wobei die geplante Dauer die für die Ausführung der Arbeit vorgesehene Zeit ist und eine Schätzung darstellt
Ergebnis: Wenn < 0, dann haben Sie die Zeit für das Projekt unterschätzt.
Qualität
Die nächsten KPIs bewerten, wie gut die Durchführung Ihrer Projekte verlaufen ist. Sie bestimmen aber auch, ob die gelieferten Ergebnisse die Erwartungen der Beteiligten über die fertiggestellten Aufgaben hinaus erfüllt haben.
Bestimmte Qualitäts-KPIs geben Aufschluss darüber, ob die Qualität der im Rahmen Ihrer Projekte geleisteten Arbeit positiv war. Und andere Qualitätskennzahlen geben Aufschluss darüber, ob das Umfeld, in dem Ihre Teams Ihre Projekte durchgeführt haben, positiv war. Mit anderen Worten: Qualitäts-KPIs sind Messgrößen für die Zufriedenheit von Kunden oder Mitarbeitern.
12. Mitarbeiterabwanderungsrate
Formel: (Anzahl der Mitarbeiter, die Ihr Unternehmen verlassen haben / durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter) * 100%
Ergebnis: Eine hohe Mitarbeiterfluktuation ist wahrscheinlich die Ursache für ineffiziente Projekte, wie z. B. verpasste Meilensteine, unvorhergesehene Kosten und im Endeffekt eine geringe Kundenzufriedenheit.
13. Net Promoter Score (NPS)
Dieser KPI bewertet die Kundenzufriedenheit und Markentreue durch eine Umfrage mit nur einer Frage. Der NPS ist eine Zahl zwischen -100 und 100, wobei Sie das höhere Ende anstreben.
Wenn Sie Eigentümer oder projekte für ein Einzelprodukt verwalten unternehmen oder einer Marke leiten, würde die Frage lauten: "Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Produkt Ihren Freunden und Kollegen empfehlen?" Und wenn Sie Projekte für eine Marke mit mehreren Produkten leiten, würden Sie die Frage abändern und "Marke" statt "Produkt" erwähnen
Bei der NPS-Umfrage bewerten die Befragten die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihr Produkt oder Ihre Marke weiterempfehlen, auf einer Skala von 0 bis 10, wobei 0 sehr unwahrscheinlich und 10 extrem wahrscheinlich ist. Abhängig von ihren Antworten werden die Befragten dann in drei Kategorien eingeteilt.
- Promotoren. Mit einer Punktzahl von neun oder zehn sind Promotoren loyale Kunden, die von Ihrem Produkt oder Ihrer Marke begeistert sind und Ihr Angebot höchstwahrscheinlich weiter empfehlen werden.
- Passive. Mit einer Punktzahl von sieben oder acht sind Passive mit Ihrem Produkt oder Ihrer Marke zufrieden. Sie sind jedoch nicht zufrieden genug, um Ihr Produkt oder Ihre Marke weiterzuempfehlen, was sie anfällig für Konkurrenzangebote macht.
- Detractors. Mit einer Punktzahl von 0-6 sind Detractors mit Ihrem Produkt oder Ihrer Marke unzufrieden und werden wahrscheinlich nie wieder bei Ihnen kaufen. Sie könnten sogar andere davon überzeugen, nicht bei Ihnen zu kaufen.
Formel: % der Befürworter - % der Kritiker
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Verwandeln Sie Kritiker in Befürworter und steigern Sie so die Loyalität Ihrer Kunden. Sie können benutzerdefinierte formulare erstellen, um kritisches Feedback zu erhalten von Ihren Kunden zu erhalten, um Ihren NPS zu verbessern.
Effektivität
Die folgenden KPIs messen die Kosteneffizienz Ihres Projekts. Und das hängt eng damit zusammen, wie Sie Ihre Ressourcen nutzen.
Setzen sie ihre Zeit effektiv für die Projektarbeit ein? Und geben Sie Ihr Geld effektiv für Ihre Ressourcen aus?
Mit anderen Worten: Geben Sie mehr Zeit und Geld für Ihr Projekt aus, als Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen? Effektivitäts-KPIs sind Indikatoren, die Ihnen helfen, Rückschlüsse auf die Kostenabweichung zwischen den Projekten zu ziehen.
14. Abrechenbare Nutzung
Dies ist der beste KPI, um die Leistung Ihrer Teammitglieder bei der Durchführung von Projekten zu bewerten. Er gibt Ihnen Aufschluss über die Zeit, die Ihr Team für die Generierung von Einnahmen aufgewendet hat, und über die Einnahmen, die Sie tatsächlich von Ihren Kunden erhalten.
Formel: (Nummer der fakturierbaren Stunden/Anzahl der Stunden, die zu erledigen sind) * 100%
VERMEIDEN SIE ES, IHR TEAM AUSZUBRENNEN Pro-Tipp: Verzichten Sie darauf, die maximale Auslastung anzustreben. Das würde zwar Ihre Einnahmen maximieren, aber Ihre Mitarbeiter wären der Gefahr eines Burnouts ausgesetzt, was Sie teuer zu stehen kommt.
15. Durchschnittliche Kosten pro Stunde
Fassen Sie alle Kosten zusammen, die entstehen, wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Bedingungen für die erfolgreiche Durchführung Ihres Projekts bieten. Diese können von Gehältern und Sozialleistungen bis hin zur Büroausstattung reichen, um nur einige zu nennen.
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Vergleichen Sie die durchschnittlichen Kosten pro Stunde mit den Ergebnissen Ihres Projekts. Wenn letzteres überwiegt, haben Ihre Mitarbeiter ihre Projektzeit oder ihre geplanten Stunden effektiv genutzt. Im Ergebnis haben Sie also auch Ihr Geld effektiv ausgegeben!
Wer profitiert von Einstellungen KPIs?
Businesses: Jedes Geschäft, das seine Abläufe kontinuierlich verbessern, seine Leistung überwachen und den Gesamterfolg eines Projekts sicherstellen will, profitiert von der Einstellung von KPIs. Sie fügen den Zielen ein quantifizierbares Maß hinzu und erleichtern den Geschäften die Nachverfolgung des Fortschritts und das Treffen datengestützter Entscheidungen. KPIs bieten Businesses die Möglichkeit, in Echtzeit Einblick in ihre Abläufe zu erhalten und bei Bedarf den Kurs zu korrigieren.
- KPIs für den Einzelhandel
- Manufacturing Business KPIs
- E-commerce Business KPIs
- Servicebasierte Business KPIs
Projektmanager: Für Projektmanager ist die Einstellung von KPIs entscheidend für den reibungslosen Ablauf von Aufgaben und das Erreichen von Projektzielen. KPIs bieten einen klaren Fahrplan der erwarteten Ergebnisse und zerlegen komplexe Projekte in überschaubare Teile. Sie bieten Projektmanagern eine Möglichkeit zu messen, ob das Team auf dem richtigen Weg ist oder ob Anpassungen erforderlich sind, wodurch die Risiken minimiert werden.
- KPIs für das Projektmanagement im Bauwesen
- IT-Betriebs-KPIs
- KPIs für digitales Marketing
- KPIs für Event-Planer
Nachverfolgung von KPIs für das Projektmanagement
Nachdem Sie Ihre KPIs für das Projektmanagement ausgewählt haben, müssen Sie oder Ihre Projektmanager sie überwachen.
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und entdecken Sie, wie das richtige Monitoring von KPIs im Projektmanagement aussieht!