Bei jedem Projekt gibt es Stakeholder - Menschen, die ein Interesse an der Arbeit haben oder diese beeinflussen. Zu wissen, wer von einem Projekt betroffen ist, ist der Schlüssel, um Akzeptanz und Unterstützung für den Erfolg des Projekts zu erhalten. Eine Möglichkeit, wie Projektmanager diesen wichtigen Schritt des Managements erledigen können, ist die Analyse der Stakeholder.
Diese Analyse ist Teil eines umfassenderen Plans zur Einbindung der Stakeholder und gibt Aufschluss darüber, wer diese Personen sind. Sie zeigt Ihnen auch, wie sich das Projekt auf sie auswirkt und welche Rolle sie bei der Erreichung der Ziele spielen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was eine Stakeholder-Analyse ist und warum sie wichtig ist. Außerdem erfahren Sie, wie Sie eine Stakeholder-Analyse zu erledigen haben, und finden ein Beispiel aus der Praxis, das Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Analyse verwenden können. 🛠️
Was ist eine Stakeholder-Analyse?
Bei der Stakeholder-Analyse werden die Personen, die von einem Projekt betroffen sind, und ihre Bedürfnisse ermittelt. Diese Analyse umfasst Schritte zur Organisation und Priorisierung der verschiedenen Arten von Stakeholder-Gruppen.
Der Prozess konzentriert sich auf die Gruppierung ähnlicher projektbeteiligte je nachdem, wie stark sie sich beteiligen werden, wie groß ihr Interesse ist und welchen Einfluss sie haben. Es wird auch darauf geachtet, wie mit den verschiedenen Arten von Interessenvertretern kommuniziert werden kann.
Das Ziel der Stakeholder-Analyse besteht darin, interne und externe Gruppen zu identifizieren, die in Bezug auf Macht oder Zinsen einen Einfluss auf die Projektinitiativen haben können. Es ist der erste Schritt in stakeholder-Management und eine entscheidende Komponente, wenn es darum geht, Unterstützung für ein Projekt zu erhalten. ✨
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Warum ist die Stakeholder-Analyse wichtig?
Die Analyse der Stakeholder ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Sie sorgt für eine frühzeitige Abstimmung, hilft Ihnen, potenzielle Hindernisse zu vermeiden, und erstellt einen Kommunikationsfahrplan zur Erreichung Ihrer Ziele. Hier erfahren Sie, warum die Stakeholder-Analyse so wichtig ist. 👀
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Sie schafft eine klare Zielsetzung und Strategie
Die frühen Phasen von Projekten sind oft chaotisch. Die Durchführung einer Stakeholder-Analyse schafft ein klares Ziel und eine Strategie, um die Schlüsselpersonen frühzeitig ins Boot zu holen. Dadurch lassen sich Kick-off-Meetings und Meetings in der frühen Phase einfacher und effektiver gestalten.
Pluspunkt, projektüberwachung ist nahtlos, da Sie eine klare Vision haben.
Jeder Beteiligte weiß, was von ihm erwartet wird und wie er von dem Projekt profitieren wird ziele des Projekts . Sie haben auch eine prozessfahrplan um Sie auf dem Weg zu begleiten, wenn Sie verschiedenen Gruppen potenzieller Interessengruppen Aktualisierungen zur Verfügung stellen müssen.
Es hilft Ihnen, Support zu erhalten
In der frühen Phase der Projektplanung ist es wichtig zu wissen, auf wen sich Ihre Arbeit auswirken wird, und Unterstützung zu erhalten. Die Stakeholder-Analyse gibt Ihnen Aufschluss darüber, wer Sie unterstützen wird und wer vielleicht einen kleinen Schubs braucht, um Ihre Vision und Ihre Ziele mitzutragen.
Durch die Zusammenarbeit mit Personen, die Einfluss auf Ihr Projekt haben, können Sie auf deren Wissen und Erfahrung zurückgreifen, um Ergebnisse zu erzielen. Diese Personen bieten ein Formular zur Unterstützung Ihres Projekts und zur Beeinflussung anderer Beteiligter, damit diese mit an Bord kommen.
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Es vermeidet Konflikte
Es gibt nichts Schlimmeres, als nach ein paar Wochen im Projekt festzustellen, dass ein wichtiger Stakeholder Ihr Konzept nicht unterstützt und die Ressourcen anderweitig einsetzen möchte. Durch die frühzeitige Identifizierung interner und externer Stakeholder können Sie solche Probleme vermeiden.
Mit einer erfolgreichen Stakeholder-Analyse können Sie potenzielle Störfaktoren und deren Bedenken ausfindig machen. Als Nächstes ist es an der Zeit, einen Plan zu formulieren, der auf ihre Einwände eingeht und aufzeigt, wie sie von dem Projekt profitieren. Wenn sie sich dann immer noch weigern, mitzumachen, haben Sie die Zeit des Teams nicht verschwendet und können nach einem neuen Ansatz suchen.
Wie erledigt man eine Stakeholder-Analyse?
Eine Stakeholder-Analyse sieht sehr unterschiedlich aus, je nachdem, in welcher Branche Sie tätig sind oder an welchem Projekt Sie gerade arbeiten. Im Allgemeinen bleiben die grundlegenden Schritte gleich, auch wenn der Gesamtprozess variiert. Im Folgenden finden Sie einen Überblick darüber, wie die meisten Organisationen eine Stakeholder-Analyse durchführen. ✍️
1. Identifizierung der Stakeholder
Der erste Schritt besteht darin, die Stakeholder festzulegen, die ein finanzielles oder emotionales Interesse an dem Projekt haben. Es ist ratsam, diese Liste so umfassend wie möglich zu gestalten. Sie können die Liste später bei Bedarf immer noch einschränken, aber Sie wollen auf keinen Fall wichtige Akteure auslassen.
Um Stakeholder zu identifizieren, beginnen Sie mit einer brainstorming-Sitzung mit Mitgliedern des Teams. Sie wollen schnell die projektumfang und arbeiten gemeinsam daran, die wichtigsten Interessengruppen zu ermitteln.
Dazu können Projektbeteiligte gehören wie:
- Leitende Angestellte
- Entwicklungsteams
- Berater
- Finanz-Teams
- Marketing-Mitarbeiter
- Regulierungsbehörden
- Projektträger
Seien Sie bei der Identifizierung der Stakeholder gründlich und dokumentieren Sie Ihren Projektmanagement-Prozess mit projektmanagement-Software . Verwenden Sie Stakeholder-Analyse-Tools wie mindmapping-Software um Ihren Brainstorming-Prozess zu optimieren und die Diskussion im Team nachzuverfolgen.
Identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder Ihres Projekts in ClickUp
Achten Sie darauf, dass Sie die verschiedenen Arten von Stakeholdern berücksichtigen, einschließlich interner und externer Stakeholder. Hier finden Sie eine kurze Übersicht über die drei wichtigsten Arten von Stakeholdern:
- Schlüssel-Stakeholder : Personen, die einen direkten Einfluss auf Ihr Projekt haben
- Primäre Stakeholder: Personen, die in irgendeiner Weise von dem Projekt betroffen sind, sei es positiv oder negativ
- Sekundäre Stakeholder **Personen, die indirekt von dem Projekt betroffen sind
2. Stakeholder kategorisieren
Sobald Sie die Schlüsselakteure bestimmt und eine Liste der Stakeholder erstellt haben, ist es an der Zeit, diese zu kategorisieren. Ziel ist es, die Stakeholder auf der Grundlage gemeinsamer Interessen oder Anreize in Gruppen einzuteilen.
Es gibt mehrere Methoden, um dies zu erledigen, aber wir konzentrieren uns auf die beiden gebräuchlichsten: das Macht/Interessen-Raster und das Salienzmodell. Sie können auch Tools verwenden wie vorlagen für Stakeholder-Karten um den Prozess zu vereinfachen. 🙌
Strom-/Zinsnetz
Bei dieser Methode, die auch als Interessen-Matrix bezeichnet wird, werden die Stakeholder auf der Grundlage ihres Interesses und ihrer Macht unterteilt. Die Analyse unterteilt sie in vier Quadranten und bietet einen klaren visuellen Ansatz für den Grad des Einflusses und der Beteiligung der einzelnen Personen.
Wenn Sie Ihre Liste der identifizierten Stakeholder abarbeiten, teilen Sie sie wie folgt in die vier Kategorien ein:
- Hohe Macht , Hohe Zinsen : Dies sind die mächtigsten Stakeholder - und damit die wichtigsten. Ein Großteil Ihrer Zeit sollte darauf verwendet werden, sicherzustellen, dass sie mit dem Fortschritt des Projekts zufrieden sind
- Hohe Macht, geringes Interesse: Diese Personen haben großen Einfluss im Unternehmen, möchten aber möglicherweise nicht in die tägliche Kommunikation in Ihrem Projekt einbezogen werden
- Niedrige Macht , Hohes Interesse : Diese Personen haben keine große Autorität, sind aber an Ihrem Projekt interessiert. Arbeiten Sie daran, Stakeholder mit hohem Interesse auf dem Laufenden zu halten, um sicherzustellen, dass sie keine Probleme auf dem Weg dorthin haben
- Niedrige Macht, geringes Interesse: Dies sind Mitglieder des Teams, die kein großes Interesse an Ihrer Arbeit haben und keinen Einfluss auf sie ausüben. Sie sollten auf dem Laufenden gehalten werden, aber sie haben die niedrigste Priorität
Ordnen Sie die Wichtigkeit von externen und internen Stakeholdern auf einem ClickUp Whiteboard
Das Salienzmodell
Die zweite Methodik wird als Salienz-Modell das mit drei Parametern und acht Stakeholder-Klassifizierungen arbeitet. Es ist ideal, wenn Ihr Unternehmen größer ist oder Sie mit komplexeren Gruppen von Interessengruppen arbeiten.
Das Salienzmodell untergliedert die Stakeholder anhand von drei Attributen:
- Macht: Personen mit Autorität und Einfluss auf das Projekt selbst sowie auf das Unternehmen als Ganzes
- Legitimität: Personen, die an dem Projekt beteiligt sein müssen (z. B. Personen mit moralischen oder rechtlichen Verpflichtungen)
- Dringlichkeit: Mitglieder des Teams, deren Rolle zeitkritisch ist
Diese drei Attribute bilden die Grundlage für ein Venn-Diagramm mit drei großen Kreisen. Es gibt dann acht Bereiche, in denen Sie die Stakeholder auf der Grundlage ihrer Eigenschaften kategorisieren.
3. Stakeholder priorisieren
Der letzte Schritt im Prozess der Stakeholder-Analyse ist die Priorisierung. Sie wissen, wer von dem Projekt betroffen ist, Sie haben sie in Kategorien eingeteilt, und nun ist es an der Zeit, denjenigen, die den größten Einfluss und die meisten Zinsen haben, eine höhere Priorität zuzuweisen. ✅
Diese Prioritätensetzung kann sich im Laufe des Projekts ändern. Zu Beginn müssen Sie vielleicht zuerst die Bedürfnisse der Finanzakteure erfüllen.
Später müssen Sie möglicherweise den Interessengruppen im Entwicklungsbereich Vorrang einräumen. Wenn Sie wissen, wer Ihre Interessengruppen sind und welche Bedürfnisse sie haben, bildet dies die Grundlage für Ihren Priorisierungsprozess.
Sobald Sie die Prioritäten Ihrer Stakeholder festgelegt haben, arbeiten Sie mit anderen Mitgliedern des Teams an der Entwicklung von Kommunikationsstrategien für die verschiedenen Stakeholder. Einige benötigen regelmäßige Informationen auf hohem Niveau, während andere nur kurze Informationen benötigen, um auf den neuesten Stand zu kommen.
Prioritäten in ClickUp einstellen, um besser unterscheiden zu können, was sofort erledigt werden muss und was warten kann
Beispiel für eine Stakeholder-Analyse
Sie suchen ein Beispiel für eine Stakeholder-Analyse, das Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Analyse als Referenz verwenden können? Wir haben das Richtige für Sie. Hier führen wir Sie durch den Prozess der Erstellung einer Stakeholder-Analyse unter Verwendung der ClickUp Matrix-Vorlage für Stakeholder-Analysen .
Angenommen, Sie arbeiten in einer Marketingfirma und führen eine Stakeholder-Analyse für ein bevorstehendes Projekt durch, bei dem Anzeigen auf einer großen Plattform geschaltet werden. Dabei handelt es sich um ein völlig neues Projekt. Um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten, brauchen Sie die Zustimmung der Führungskräfte des Unternehmens sowie anderer Mitglieder des Teams in der Marketingabteilung.
Sie beginnen damit, herauszufinden, wer Ihre Stakeholder sind. Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen, um ein Brainstorming durchzuführen und alle Personen zu benennen, die ein Interesse an Ihrem Projekt haben oder es beeinflussen könnten. Verwenden Sie Mindmaps, um den Prozess zu dokumentieren, oder notieren Sie einfach Namen und Rollen auf einer Liste.
Einige Stakeholder, die Sie in Betracht ziehen sollten, sind:
- Der CFO oder Controller
- Der Marketingleiter
- Vermarkter in Ihrem Team, die die Anzeigen schreiben und veröffentlichen werden
- Projektmanager, die die tägliche Arbeit beaufsichtigen werden
Sobald Sie eine Liste erstellt haben, sollten Sie alles an einem Ort zusammenfassen. Verwenden Sie die Matrix, um Informationen zu jeder Person hinzuzufügen. Die Vorlage enthält ein farbiges Raster, das die verschiedenen Zinsen und Leistungsstufen hervorhebt. Auf der rechten Seite füllen Sie die Liste der Beteiligten aus und tragen sie direkt in die Matrix ein matrix-Vorlage .
Die Stakeholder-Analyse-Matrix von ClickUp macht es einfach, investierte Personen auf der Grundlage ihrer Macht und ihrer Zinsen darzustellen
Stellen Sie die verschiedenen Interessengruppen in einem Diagramm dar, je nachdem, wie groß ihr Interesse und ihre Macht sind. Jede Box ist mit der folgenden Farbe kodiert leicht zu erkennen, welche Mitglieder des Teams prioritäten gesetzt werden müssen und welche überwacht oder unterrichtet werden sollten.
In diesem Beispiel eines Marketingunternehmens würden Sie den Marketingleiter und den Controller auf einer hohen Machtebene ansiedeln. Die Zinsen des Controllers würden jedoch niedriger sein als die des Marketingleiters.
Das Gleiche gilt für alle anderen Akteure auf Ihrer Liste. Projektmanager würden wahrscheinlich hohe Zinsen, aber weniger Macht haben. Werbetexter, die Ihre Anzeigen erstellen, sind immer noch Beteiligte, obwohl sie sowohl weniger Macht als auch weniger Zinsen haben werden.
Sie können auch Folgendes verwenden ClickUp's Stakeholder-Analyse Vorlage um eine Liste Ihrer Stakeholder zu erstellen. Laden Sie dazu die Vorlage herunter und klicken Sie auf "Aufgabe hinzufügen" Füllen Sie den Namen, die Rolle, die E-Mail, den Grad der Unterstützung, den Einfluss und die Aktion des Stakeholders aus.
Mit der ClickUp Vorlage für die Stakeholder-Analyse können Sie eine farbcodierte Liste aller an einem Projekt Beteiligten erstellen
Wechseln Sie in die Ansicht "Stakeholder nach Aktion", um zu sehen, welche Personen zu welchem Aspekt des Projekts beitragen. Verwenden Sie die Filter, um nur die Personen anzuzeigen, die sich auf finanzielle Maßnahmen auswirken, wie z. B. der Controller, oder die eine Rolle bei der Abwicklung des Projekts spielen projektkontrollen und Planung, wie Projektmanager.
In der Ansicht "Stakeholder nach Support" können Sie sehen, wer Ihr Projekt unterstützt und wer die Arbeit negativ beurteilt. Anhand dieser Informationen können Sie Prioritäten für die Kommunikation mit den Personen setzen, die mehr Unterstützung benötigen. Gehen Sie auf die Bedenken ein, damit sie das Projekt in der richtigen Reihenfolge unterstützen.
Die Ansicht "Stakeholder nach Maßnahmen" macht es einfach zu erkennen, welche Stakeholder eine Rolle in Bezug auf Maßnahmen, Investitionen und Hebelwirkung spielen
Darüber hinaus können Sie die Unterstützung von Schlüsselakteuren nutzen, um Backup zu leisten und andere Personen an Bord zu holen. Diese Personen haben mehr Einfluss auf die Kollegen und bieten wertvolle Unterstützung, wenn Sie sie am meisten brauchen.
Ein Beispiel: Ihr Marketingleiter hält das Anzeigenprojekt für eine gute Möglichkeit, den Umsatz zu steigern und Ihre Marke aufzubauen. Der Controller ist jedoch der Meinung, dass Sie das Geld in den Wind schießen. Wenn Sie den Marketingleiter bitten, dem Controller die finanziellen Auswirkungen des Projekts zu erläutern, können Sie ihn unterstützen.
Verwenden Sie die Ansicht "Stakeholder nach Einfluss", um zu sehen, wer den größten Einfluss auf den Erfolg Ihres Projekts hat
In der Ansicht Stakeholder nach Einfluss können Sie sehen, wer die mächtigsten Stakeholder sind. Auf diese Weise können Sie Ihren Kommunikationsaufwand auf diese Personen konzentrieren. Das gilt sowohl für Kick-offs in der frühen Phase als auch für regelmäßige Updates während des Projekts.
Verwenden Sie die Ansicht "Stakeholder nach Support", um Ihre größten Unterstützer zu sehen und die Gegner zu identifizieren, die Sie für sich gewinnen müssen
Jetzt, da Sie wissen, wo jeder einzelne steht, ist es an der Zeit, einen Kommunikationsplan für jeden einzelnen zu erstellen. Fügen Sie in ClickUp Aufgaben für die regelmäßige Überwachung und Kommunikation hinzu, insbesondere für die wichtigsten Stakeholder.
Sie sollten sich die Zeit nehmen, Ihren Controller auf dem Laufenden zu halten, zumal er dem Projekt skeptisch gegenübersteht. Für Personen mit geringerem Interesse können Sie weniger häufige Aktualisierungen planen. Diejenigen mit hohem Interesse und großer Macht sollten am häufigsten aktualisiert werden.
Automatisieren Sie Meetings und Fortschrittsberichte, um über den Erfolg des Projekts und die Ergebnisse auf dem Laufenden zu bleiben. Sie können wöchentliche oder zweimonatliche Meetings planen, um die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Denken Sie daran, dass verschiedene Gruppen von Interessengruppen eine unterschiedliche Kadenz bei der Berichterstellung benötigen.
Effektive Stakeholder-Analyse durchführen
Um ein effektiver Projektmanager zu sein, müssen Sie wissen, wie sich Ihre Projekte auf einzelne Personen in Ihrem Team und im Unternehmen auswirken. Mit einer effektiven Stakeholder-Analyse sind Sie in der Lage, eine klare Strategie zu entwickeln, Konflikte zu vermeiden und die Unterstützung der Schlüsselakteure in Ihrem Unternehmen zu gewinnen. Testen Sie ClickUp noch heute und beginnen Sie mit der Erstellung informativer Stakeholder-Analysen für alle Ihre Schlüssel-Projekte. Mit den ClickUp tools erhalten Sie zeit sparen listen von Interessenvertretern zu erstellen und die besten Ansätze für jeden einzelnen zu entwickeln!