Was ist eine Stakeholder-Analyse? Beispiele und Tipps für Manager

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Jedes Projekt hat Stakeholder – Personen, die ein Interesse an der Arbeit haben oder Einfluss darauf nehmen können. Zu wissen, wer von einem Projekt betroffen ist, ist entscheidend, um Zustimmung und Unterstützung für den Erfolg des Projekts zu erhalten. Eine Möglichkeit für Projektmanager, diesen wichtigen Schritt des Projektmanagements zu bewältigen, ist die Stakeholder-Analyse.

Als Teil eines umfassenderen Plans zur Einbindung von Stakeholdern vermittelt Ihnen diese Analyse ein Bild davon, wer diese Personen sind. Außerdem zeigt sie Ihnen, wie sich das Projekt auf sie auswirkt und welche Rolle sie bei der Erreichung der Ziele spielen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was Stakeholder-Analyse ist und warum sie wichtig ist. Außerdem erfahren Sie, was Sie bei der Durchführung einer Stakeholder-Analyse zu erledigen haben und finden ein Beispiel aus der Praxis, auf das Sie sich bei der Erstellung Ihrer eigenen Analyse beziehen können. 🛠️

Was ist eine Stakeholder-Analyse?

Die Stakeholder-Analyse ist der Prozess der Identifizierung von Personen, die von einem Projekt betroffen sind, und ihrer Bedürfnisse. Diese Analyse umfasst Schritte zur Organisation und Priorisierung der verschiedenen Arten von Stakeholder-Gruppen.

Der Prozess konzentriert sich darauf, ähnliche Projekt-Stakeholder anhand ihres Engagements, ihres Interesses und ihres Einflusses in Gruppen einzuteilen. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Kommunikation mit den verschiedenen Stakeholder-Typen.

Das Ziel der Stakeholder-Analyse ist es, interne und externe Gruppen zu identifizieren, die hinsichtlich ihrer Macht oder ihrer Interessen einen Einfluss auf die Projektinitiativen haben könnten. Dies ist der erste Schritt im Stakeholder-Management und ein entscheidender Faktor, um ein Projekt zu unterstützen. ✨

Warum ist die Stakeholder-Analyse wichtig?

Die Stakeholder-Analyse ist für den Erfolg eines Projekts von entscheidender Bedeutung. Sie sorgt für eine frühzeitige Abstimmung, hilft Ihnen, potenzielle Hindernisse zu vermeiden, und erstellt einen Kommunikationsplan, mit dem Sie Ihre Ziele erreichen können. Hier erfahren Sie mehr darüber, warum die Stakeholder-Analyse so wichtig ist. 👀

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Er schafft ein klares Ziel und eine klare Strategie.

Die Anfangsphase von Projekten ist oft chaotisch. Die Durchführung einer Stakeholder-Analyse sorgt für Klarheit und legt eine Strategie fest, um wichtige Personen frühzeitig einzubinden. Dadurch lassen sich Kick-off- und Early-Stage-Meetings einfacher organisieren und effektiver gestalten.

Außerdem ist die Überwachung des Projekts nahtlos, da Sie eine klare Vision haben.

Jeder Stakeholder weiß, was von ihm erwartet wird und wie er von den Projektzielen profitiert. Außerdem erhalten Sie einen Prozessfahrplan, der Sie dabei unterstützt, verschiedene Gruppen potenzieller Stakeholder auf dem Laufenden zu halten.

Er hilft Ihnen dabei, Support zu gewinnen.

Wenn Sie sich in der Phase der Projektplanung befinden, ist es in der Anfangsphase entscheidend zu wissen, auf wen sich Ihre Arbeit auswirken wird, und Unterstützung zu gewinnen. Die Stakeholder-Analyse gibt Ihnen Aufschluss darüber, wer Ihnen helfen wird und wer vielleicht etwas Überzeugungsarbeit benötigt, um Ihre Vision und Ihre Ziele zu unterstützen.

Durch die Zusammenarbeit mit Personen, die Einfluss auf Ihr Projekt haben, können Sie deren Wissen und Fachkenntnisse für die Erstellung von Ergebnissen nutzen. Diese Personen bieten Ihnen eine Art Backup, indem sie Ihr Projekt unterstützen und andere Stakeholder davon überzeugen, sich ebenfalls dafür zu engagieren.

So vermeiden Sie Konflikte

Nichts ist schlimmer, als nach einigen Wochen Projektarbeit festzustellen, dass ein wichtiger Stakeholder Ihren Ansatz nicht unterstützt und Ressourcen anderweitig einsetzen möchte. Durch die frühzeitige Identifizierung interner und externer Stakeholder können Sie solche Probleme vermeiden.

Mit einer erfolgreichen Stakeholder-Analyse können Sie potenzielle Kritiker und deren Bedenken identifizieren. Als Nächstes ist es an der Zeit, einen Plan zu formulieren, der auf ihre Einwände eingeht und aufzeigt, wie dieses Projekt ihnen zugute kommt. Wenn sie sich dennoch gegen eine Teilnahme entscheiden, haben Sie die Zeit des Projektteams nicht verschwendet und können nach einem neuen Ansatz suchen.

Wie führt man eine Stakeholder-Analyse durch?

Die Stakeholder-Analyse sieht je nach Branche oder Art des Projekts, an dem Sie arbeiten, sehr unterschiedlich aus. Im Allgemeinen bleiben die grundlegenden Schritte jedoch gleich, auch wenn der Gesamtprozess variiert. Hier sehen Sie, wie die meisten Unternehmen eine Stakeholder-Analyse durchführen. ✍️

1. Identifizieren Sie die Stakeholder

Der erste Schritt besteht darin, die Stakeholder zu ermitteln, die ein finanzielles oder emotionales Interesse an dem Projekt haben. Es ist ratsam, diese Liste so umfassend wie möglich zu gestalten. Sie können sie später bei Bedarf immer noch eingrenzen, aber Sie sollten auf keinen Fall wichtige Akteure auslassen.

Um Stakeholder zu identifizieren, beginnen Sie mit einer Brainstorming-Sitzung mit den Team-Mitgliedern. Sie sollten schnell den Projektumfang festlegen und gemeinsam die wichtigsten Stakeholder ermitteln.

Dazu können Projekt-Stakeholder gehören wie:

Identifizieren Sie Ihre Stakeholder sorgfältig und dokumentieren Sie Ihren Prozess des Projektmanagements mit Projektmanagement-Software. Verwenden Sie Stakeholder-Analyse-Tools wie Mind-Mapping-Software, um Ihren Brainstorming-Prozess zu optimieren und die Nachverfolgung der Team-Diskussionen zu gewährleisten.

Berücksichtigen Sie dabei unbedingt die verschiedenen Arten von Stakeholdern, darunter interne und externe Stakeholder. Hier finden Sie eine kurze Übersicht über die drei wichtigsten Arten von Stakeholdern:

2. Stakeholder kategorisieren

Nachdem Sie die wichtigsten Akteure ermittelt und eine Liste der Stakeholder erstellt haben, ist es an der Zeit, diese zu kategorisieren. Das Ziel besteht darin, die Stakeholder anhand gemeinsamer Interessen oder Anreize in Gruppen einzuteilen.

Es gibt mehrere Methoden, um dies zu erledigen, aber wir konzentrieren uns auf die beiden gängigsten: das Macht-/Interessenraster und das Salience-Modell. Sie können auch Tools wie Vorlagen für das Stakeholder-Mapping verwenden, um den Prozess zu vereinfachen. 🙌

Macht-/Interessensraster

Diese Methodik, auch als Interessenmatrix bekannt, unterteilt Stakeholder anhand ihres Interesses und ihrer Macht. Die Analyse teilt sie in vier Quadranten ein und bietet einen klaren visuellen Überblick über den Einfluss und die Beteiligung jeder Person.

Während Sie Ihre Liste der identifizierten Stakeholder abarbeiten, teilen Sie diese wie folgt in vier Kategorien ein:

Das Salience-Modell

Die zweite Methode ist das sogenannte Salience-Modell, das drei Parameter und acht Stakeholder-Klassifizierungen verwendet. Es eignet sich ideal, wenn Ihr Unternehmen größer ist oder Sie mit komplexeren Stakeholder-Gruppen arbeiten.

Das Salience-Modell unterteilt Stakeholder anhand von drei Attributen:

Diese drei Attribute bilden die Grundlage eines Venn-Diagramms mit drei großen Kreisen. Es gibt dann acht Bereiche, in denen Sie Stakeholder anhand ihrer Attribute kategorisieren können.

3. Priorisieren Sie die Stakeholder

Der letzte Schritt im Stakeholder-Analyseprozess ist die Priorisierung. Sie wissen, wer von dem Projekt betroffen ist, Sie haben die Stakeholder in Kategorien unterteilt, und nun ist es an der Zeit, denjenigen mit dem größten Einfluss und Interesse eine höhere Priorität zuzuweisen. ✅

Diese Priorisierung kann sich im Laufe des Projekts ändern. Zu Beginn müssen Sie möglicherweise zuerst die Bedürfnisse der Finanzakteure erfüllen.

Später müssen Sie möglicherweise die Stakeholder im Entwicklungsbereich priorisieren. Zu wissen, wer Ihre Stakeholder sind und was sie brauchen, bildet die Grundlage für Ihren Priorisierungsprozess.

Nachdem Sie Ihre Stakeholder priorisiert haben, arbeiten Sie mit anderen Teammitgliedern zusammen, um Kommunikationsstrategien für verschiedene Stakeholder zu entwickeln. Einige benötigen regelmäßige, umfassende Updates, während andere nur kurze Zusammenfassungen benötigen, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Beispiel für eine Stakeholder-Analyse

Suchen Sie nach einem Beispiel für eine Stakeholder-Analyse, das Sie als Referenz für Ihre eigene Analyse verwenden können? Wir haben genau das Richtige für Sie. Hier führen wir Sie durch den Prozess der Erstellung einer Stakeholder-Analyse mithilfe der ClickUp-Vorlage für Stakeholder-Analysen.

Nehmen wir an, Sie arbeiten in einer Marketingfirma und führen eine Stakeholder-Analyse für ein bevorstehendes Projekt durch, bei dem Anzeigen auf einer großen Plattform geschaltet werden sollen. Dies wird ein völlig neues Projekt sein. Um den Erfolg des Projekts sicherzustellen, benötigen Sie die Zustimmung der Führungskräfte des Unternehmens sowie anderer Mitglieder der Marketing-Teams.

Zunächst sollten Sie herausfinden, wer Ihre Stakeholder sind. Bringen Sie Ihr Team zusammen, um Ideen zu sammeln und alle Personen zu identifizieren, die ein Interesse an Ihrem Projekt haben oder Einfluss darauf nehmen könnten. Dokumentieren Sie den Prozess mithilfe von Mindmaps oder notieren Sie einfach Namen und Rollen in einer Liste.

Zu den Stakeholdern, die Sie berücksichtigen sollten, gehören unter anderem:

Sobald Sie eine Liste erstellt haben, speichern Sie alle Informationen an einem zentralen Ort. Verwenden Sie die Matrix, um Informationen zu jeder einzelnen Person hinzuzufügen. Die Vorlage enthält ein farbiges Raster, in dem die verschiedenen Interessen und Machtstufen hervorgehoben sind. Auf der rechten Seite füllen Sie die Liste der Stakeholder aus und tragen sie direkt in die Matrixvorlage ein.

Tragen Sie die verschiedenen Stakeholder anhand ihres Interesses und ihrer Macht in das Diagramm ein. Jede Box ist farblich gekennzeichnet, damit Sie auf einen Blick erkennen können, welche Team-Mitglieder Priorität haben und welche im Laufe des Prozesses überwacht oder informiert werden sollten.

In diesem Beispiel einer Marketingfirma würden Sie dem Marketingmanager und dem Controller eine hohe Machtposition zuweisen. Das Interesse des Controllers wäre jedoch geringer als das Ihres Marketingmanagers.

Das Gleiche gilt für alle anderen Akteure auf Ihrer Liste. Projektmanager haben wahrscheinlich ein großes Interesse, aber weniger Macht. Autoren, die Ihre Anzeigen erstellen, sind ebenfalls Stakeholder, obwohl sie sowohl weniger Macht als auch weniger Interesse haben.

Sie können auch die Stakeholder-Analyse-Vorlage von ClickUp verwenden, um eine Liste Ihrer Stakeholder zu erstellen. Laden Sie zunächst die Vorlage herunter und klicken Sie auf „Aufgabe hinzufügen”. Geben Sie den Namen, die Rolle, die E-Mail-Adresse, den Grad des Supports, den Einfluss und die Maßnahmen des Stakeholders ein.

Wechseln Sie zur Ansicht „Stakeholder nach Aktion“, um zu sehen, welche Personen zu welchem Aspekt des Projekts beitragen. Verwenden Sie die Filter, um nur diejenigen Personen anzuzeigen, die Einfluss auf finanzielle Maßnahmen haben – wie z. B. der Controller – oder diejenigen, die eine Rolle beim Projektmanagement und bei der Projektsteuerung spielen, wie z. B. Projektmanager.

Die Ansicht „Stakeholder nach Unterstützung“ zeigt Ihnen, wer Ihr Projekt unterstützt und wer eine negative Meinung zu der Arbeit hat. Anhand dieser Informationen können Sie Prioritäten für die Kommunikation mit den Personen setzen, die mehr Anleitung benötigen. Gehen Sie auf die Bedenken ein, damit diese Personen das Projekt unterstützen.

Nutzen Sie außerdem die Unterstützung wichtiger Stakeholder, um Backup zu gewinnen und andere Personen mit ins Boot zu holen. Diese Personen haben mehr Einfluss auf ihre Kollegen und unterstützen Sie wertvoll, wenn Sie diese am dringendsten benötigen.

Nehmen wir beispielsweise an, Ihr Marketingmanager hält das Werbeprojekt für eine großartige Möglichkeit, den Umsatz zu steigern und Ihre Marke aufzubauen. Der Controller ist jedoch der Meinung, dass Sie Geld zum Fenster hinauswerfen. Wenn Sie den Marketingmanager bitten, dem Controller die finanziellen Auswirkungen des Projekts zu erklären, kann dies dazu beitragen, das Projekt zu unterstützen.

Die Ansicht „Stakeholder nach Einfluss“ ermöglicht es Ihnen, die einflussreichsten Stakeholder zu erkennen. Auf diese Weise können Sie Ihren Aufwand für die Kommunikation auf diese Personen konzentrieren. Dazu gehören sowohl Kick-offs in der Anfangsphase einer Phase des Projekts als auch regelmäßige Updates während des gesamten Projekts.

Nachdem Sie nun wissen, wo jeder steht, ist es an der Zeit, einen Kommunikationsplan für jeden einzelnen zu entwerfen. Fügen Sie Aufgaben in ClickUp hinzu, um eine regelmäßige Überwachung und Kommunikation sicherzustellen, insbesondere für die wichtigsten Stakeholder.

Nehmen Sie sich Zeit, um sicherzustellen, dass Ihr Controller auf dem neuesten Stand ist, insbesondere da er dem Projekt skeptisch gegenübersteht. Für Personen mit geringerem Interesse können Sie weniger häufige Updates planen. Personen mit hohem Interesse und hoher Macht sollten am häufigsten auf den neuesten Stand gebracht werden.

Automatisieren Sie Meetings und Fortschrittsberichte, um den Überblick über den Erfolg und die Ergebnisse des Projekts zu behalten. Sie können wöchentliche oder zweimonatliche Meetings im Voraus planen, um die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Beachten Sie, dass verschiedene Gruppen von Stakeholdern unterschiedliche Zeitabstände für die Berichterstellung benötigen.

Durchführung einer effektiven Stakeholder-Analyse

Um ein effektiver Projektmanager zu sein, müssen Sie wissen, wie sich Ihre Projekte auf die einzelnen Mitglieder Ihres Teams und auf das Unternehmen auswirken. Mit einer effektiven Stakeholder-Analyse können Sie eine klare Strategie entwickeln, Konflikte vermeiden und die Unterstützung wichtiger Akteure in Ihrem Unternehmen gewinnen.

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