Zum Projektmanagement gehört viel mehr als die Zuweisung und Überprüfung von Aufgaben. Es geht darum, die Workloads der Mitglieder eines Teams auszugleichen, Workflows zu erstellen, die Hindernisse vorhersehen und vermeiden, und SOPs für Verfahren zu entwerfen.
Bei so vielen beweglichen Teilen sind Projektüberwachung und -kontrolle entscheidende Komponenten für ein erfolgreiches Geschäft.
Mit einem effizienten System und den richtigen Tools muss die Überwachung Ihrer Projekte weder für Ihr Geschäft noch für Ihren Projektmanager eine lästige Pflicht sein. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?
Hier erfahren Sie, was Projektüberwachung eigentlich ist und warum sie für Ihr Team so wichtig ist. Außerdem geben wir Ihnen Tipps für Best Practices und zeigen Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten einen Plan für die Projektüberwachung und -steuerung erstellen können. ✨
Was ist Projektüberwachung und -steuerung im Projektmanagement?
Bei der Projektüberwachung und -steuerung geht es um die Nachverfolgung des Fortschritts eines Projekts. Es ist einer der fünf Schlüssel-Schritte im zyklus des Projekts die parallel zur Ausführungsphase stattfindet.
Hier ein kurzer Überblick über die Phasen des Projektlebenszyklus:
- Projektinitiierung: Definieren des Projektumfangs, der Meilensteine, der Beteiligten und der zu erbringenden Leistungen
- Projektplanung: Erstellen eines Fahrplans zur Erreichung der Projektziele, einschließlich des Entwurfs eines Projektplans, des Projektzeitplans und der Ermittlung von Projektrisiken
- Projektdurchführung **Starten Sie das Projekt, indem Sie die Mitglieder des Teams an Bord holen, Aufgaben zuweisen und die Kommunikation steuern
- Projektüberwachung und Controlling: Erfassen von Daten aus dem Projekt, Analysieren der Ergebnisse und schnelles Handeln, um etwaige Herausforderungen zu bewältigen
- Projektabschluss: Schließen Sie das Projekt ab, indem Sie ein letztes Meeting abhalten, um die Metriken zu überprüfen, was gut gelaufen ist und was Sie in Zukunft ändern würden
Bei der Projektüberwachung geht es darum, die Daten des Projekts von Anfang bis Ende zu erfassen und auszuwerten. Dazu gehört auch die Visualisierung und Bewertung des Erfolgs der einzelnen Aufgaben und Schritte des Projekts, die das Gesamtprojekt ausmachen projektumfang .
Verwenden Sie die Ansicht "Zeitleiste", um die für Sie wichtigsten Infos anzuzeigen und Aufgaben in chronologischer oder alphabetischer Reihenfolge oder nach Fälligkeitsdatum oder Startdatum zu sehen
Der Kontrollprozess umfasst die Umsetzung dieser Erkenntnisse in elemente der Aktion und Änderungen vorzunehmen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. In einer Traumwelt würde jedes Projekt nach Plan verlaufen. Die Realität sieht jedoch so aus, dass die meisten Projekte mit Schluckauf verbunden sind:
- Ein Mitglied des Teams hat vielleicht einen familiären Notfall, der es von der Arbeit abhält
- Die Kosten könnten aufgrund von Problemen in der Lieferkette die Erwartungen übersteigen
- Umfang schleicht sich ein kann die zu erbringenden Leistungen Ihres Projekts erhöhen und das Projekt verlangsamenzeitleiste für das Projekt für Ihre Projektleiter
Bekämpfen Sie den schleichenden Umfang von Anfang an mit ClickUp's Vereinbarung über den Umfang der Arbeit Was auch immer das Problem ist, die Überwachung Ihres Projekts gibt Ihnen Zeit, auf mögliche Risiken zu reagieren. Wenn etwas schief geht, sind die in dieser Phase gesammelten Daten von unschätzbarem Wert für die Optimierung künftiger Aufwände und die Verbesserung Ihrer Prozesse. 💪
Bedeutung der Projektüberwachung für Ihr Team
Die Projektüberwachung ist für den Erfolg eines jeden Projekts von entscheidender Bedeutung. Einer der hauptgründe für das Scheitern von Projekten ist der Mangel an Evaluierung oder Aufsicht.
Wenn Sie potenzielle Probleme nicht vorhersehen oder Probleme nicht sofort erkennen können, sind Sie nicht in der Lage, schnell genug Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um das Projekt auf Kurs zu halten. Ihre Projektmanager müssen dies im Griff haben, sonst riskieren Sie Misserfolge, Verzögerungen und Überschreitungen des Projektbudgets.
Visualisieren Sie mit der Workload-Ansicht in ClickUp, wie viel Arbeit den einzelnen Mitwirkenden sowie jedem Ihrer Teams zugewiesen ist
Die Nachverfolgung Ihres Teams hilft Ihnen, das Budget und den Zeitplan einzuhalten und auf dem richtigen Weg zu bleiben. Darüber hinaus erhalten Projektmanager Einblicke in die Workloads der einzelnen Mitglieder ihres Teams und können so den Erfolg zukünftiger Projekte und der ersten Planungsphase besser einschätzen.
Mit einer effektiven Überwachung sehen Sie, was gut funktioniert und was verbessert werden muss. Dann haben Sie die Möglichkeit, Änderungen und Anpassungen vorzunehmen, damit das Projekt so reibungslos wie möglich weiterläuft. 🛠️
Wie erstellt man einen Plan zur Überwachung und Steuerung eines Projekts?
Von der Planung phase des Projekts bis zur Ausführung ist es wichtig, einen Plan zur Überwachung und Kontrolle zu haben, um die Dinge auf Kurs zu halten. Wenn Sie dies von Anfang an zu erledigen wissen, ersparen Sie sich Kopfzerbrechen und haben eine höhere Chance, ein erfolgreiches Projekt zu realisieren.
Eine einfache Möglichkeit, damit zu beginnen, ist die Verwendung einer Vorlage wie ClickUp's Plan zur Überwachung und Steuerung von Projekten . Er bietet benutzerdefinierte Felder und Schnellverknüpfungen zu den wichtigsten Projektdaten, einschließlich Projektstrukturplan, Projektplan und Teaminformationen.
Der Projektüberwachungs- und -steuerungsplan von ClickUp erleichtert die Erstellung von Projektstrukturplänen, die Verknüpfung mit dem Projektplan und die Nachverfolgung der Zusammenarbeit im Team
Unabhängig davon, ob Sie eine Vorlage verwenden oder nicht, gibt es mehrere Schritte, die für die Erstellung eines erfolgreichen Überwachungs- und Kontrollplans von entscheidender Bedeutung sind. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung Ihrer eigenen Pläne in wenigen Minuten. 👀
1. Einen Plan erstellen
Für ein erfolgreiches Projekt-Monitoring brauchen Sie einen Plan, wie Sie Ihr Ziel erreichen können ergebnisse des Projekts . Ihr Projektmanagement-Plan sollte Schritte zur Überwachung, Bewertung und Steuerung des Projekts enthalten. Das bedeutet, dass Sie einen Einblick in das gesamte Projekt sowie in einzelne Aufgaben haben und mögliche Probleme erkennen können.
Einstellen von wiederholenden Aufgaben nach Zeit oder Ereignis in ClickUp
Verwenden projektkontrollen um einen auf Ihre Ziele zugeschnittenen Plan zu erstellen. In dieser Phase des Überwachungs- und Kontrollprozesses sind einige Punkte zu beachten.
Schaffen Sie einen Rahmen, um alle damit verbundenen Aufgaben zu verwalten, zu organisieren und zu beaufsichtigen
Sie brauchen einen hub, in dem Sie alle einzelnen Aufgaben und damit verbundenen Daten für das Projekt nachverfolgen können. Mit projektmanagement tools wie ClickUp können Sie leicht sehen, wer an was arbeitet, wann Aufgaben fällig sind, und auf SOPs zugreifen - alles an einem Ort.
In dieser Phase sollten Sie sich mit dem Ressourcenmanagement, dem Projektumfang, den zu erbringenden Leistungen und den Projektkosten befassen. Im Wesentlichen sollten Sie das Projekt von Anfang bis Ende planen und dabei auf alle Bereiche achten, in denen Probleme auftreten könnten.
ClickUp's Projekt Plan Die Vorlage hilft Ihnen, Ihr nächstes Projekt auf dem richtigen Fuß zu beginnen
Verwenden Sie die ClickUp Beispiel Projekt Plan Vorlage nehmen Sie Ihrer Projektplanung das Rätselraten mit einer einfach zu verwendenden, umfassenden Vorlage. Gewinnen Sie Vertrauen und stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt von Anfang an bis zum Abschluss auf dem richtigen Weg bleibt.
Verantwortung zuweisen, damit jeder seine Aufgaben kennt
Unabhängig davon, ob Sie ein großes Projekt abteilungsübergreifend leiten oder mit einem kleineren Team arbeiten, sollten Sie Verantwortlichkeiten zuweisen. Legen Sie fest, wer für was zuständig ist und wie die Berichterstellung erfolgen soll den Status des Projekts .
Die Zuweisung von Projekten kann ein schwieriges Gleichgewicht zwischen der Überbenachrichtigung von Teammitgliedern und einem Mangel an Kommunikation über ihre Verantwortlichkeiten sein. Projektmanager können sich Features zunutze machen, die es ihnen ermöglichen, Aufgaben mit Kommentaren zu versehen, damit die Mitglieder des Teams wissen, wann etwas auf sie wartet.
Wandeln Sie Kommentare in ClickUp Aufgaben um oder weisen Sie sie dem Team zu, um Gedanken sofort in handlungsrelevante Elemente zu verwandeln
Erstellen Sie Bewertungskriterien, um zu verstehen, wie Ihr Team erfolgreich sein wird
Erstellen Sie einen Plan für die Bewertung des Projekts. Dieser Schritt ist entscheidend, um Hindernisse zu erkennen und genügend Zeit für Anpassungen zu haben.
Beantworten Sie Fragen wie:
- Wie oft werden Sie evaluieren? Einmal pro Woche oder einmal pro Monat?
- Wie werden Sie Feedback einholen?
- Wie sieht das Verfahren für Änderungswünsche aus?
- Welche Arten der Berichterstellung werden Sie benötigen, um den Fortschritt des Projekts zu bewerten?
2. Teilen Sie die Arbeit auf
Sobald Sie einen Plan für das Projekt haben, müssen Sie den Mitgliedern des Teams Aufgaben und Unteraufgaben zuweisen. Für jeden Schritt im Projekt sollten Sie Fälligkeitsdaten und Erwartungen festlegen.
Gruppieren Sie die Aufgaben nach Phasen oder Abteilungen, je nachdem, wie Sie das Projekt durchführen. Hier ist wie Teams ClickUp Dashboards nutzen um den Überblick zu behalten und Aufgaben im Projekt zuzuweisen:
Nachverfolgung und Überwachung von Aufgaben, Ressourcen und Fortschritt des Projekts in der Ansicht des ClickUp Dashboards ClickUp's Dashboards bieten eine einfache Möglichkeit, ein Kontrollzentrum mit all Ihren Aufgaben im Projekt zu erstellen. Erstellen Sie benutzerdefinierte Diagramme, um einen visuellen Überblick über wöchentliche Aufgaben oder verschiedene Phasen des Projekts zu erhalten.
Das Feature zur Nachverfolgung des Fortschritts identifiziert Engpässe, und die Workload-Ansicht ermöglicht mitarbeiterüberwachung -einschließlich eines Einblicks in die Bandbreite der Mitarbeiter, damit Sie diese bewerten und bei Bedarf anpassen können.
Innerhalb von ClickUp Dashboards gibt es Gantt Diagramme können Sie die Zeitleiste des Projekts, die Nachverfolgung und die Verzögerungen leicht erkennen. Mit diesen Diagrammen können Sie überwachen, wie lange es dauert, Aufgaben abzuschließen, und erhalten einen schnellen Überblick über die Abhängigkeiten von Aufgaben.
Bonus: Projektmanagement-Outsourcing !
3. Nachverfolgung von KPIs und Überwachung der Leistung des Projekts
Echtzeitüberwachung ist der Schlüssel zum Erfolg eines Projekts. Verwenden Sie tools zur Berichterstellung wie Schlüssel-Leistungsindikatoren (KPIs), Statusberichte und Leistungsberichte, um den Fortschritt des Projekts im Auge zu behalten. In diesen Berichten wird nicht nur der Erfolg hervorgehoben, sondern sie sind oft auch der erste Ort, an dem Probleme in der Projektarbeit auftauchen.
Durch die Überwachung des Projekts können Sie Abweichungen von der Baseline erkennen und eine Qualitätskontrolle durchführen. Wenn etwas nicht in Ordnung zu sein scheint, können Sie einen genaueren Blick darauf werfen und eine Liste von Elementen erstellen, um das Schiff in Ordnung zu bringen.
Nachverfolgung von Leistungsmetriken mit der KPI-Vorlage von ClickUp, die Ziele hervorhebt, die auf dem richtigen Weg sind, gefährdet sind und das Ziel verfehlen ClickUp's KPI-Vorlage macht es einfach, die wichtigsten Metriken für Ihr Projekt zu identifizieren und nachzuverfolgen. Mit vier verschiedenen Ansichten können Sie sich einen schnellen Überblick über die Leistung verschaffen oder tiefer in die Details eintauchen, um herauszufinden, was funktioniert und was noch angepasst werden muss.
In der Listenansicht können Sie Aufgaben nach Status gruppieren. Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick darüber, was nicht auf dem richtigen Weg ist, was gefährdet ist, was bereits abgeschlossen wurde und was sich in Bearbeitung befindet. Wechseln Sie zur Ansicht "Abteilungen", um die Aufgaben nach Abteilungen aufzuschlüsseln.
Wechseln Sie in das Progress Board, um eine übersichtliche Ansicht der potenziellen Probleme und gefährdeten Aufgaben zu erhalten. Von hier aus können Sie eine Liste der zu überprüfenden Dinge erstellen und Anpassungen vornehmen, um die Dinge wieder auf Kurs zu bringen.
Die Ansicht Zeitleiste schließlich stellt alle Aufgaben auf der Grundlage ihrer Start- und Fälligkeitsdaten in einem Kalender dar und ist damit eine hervorragende Option zur Überwachung des Projektzeitplans. 🗓️
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4. Arbeitsabläufe verbessern
Während der Überwachungsphase werden Sie wahrscheinlich auf Probleme stoßen. Das liegt einfach in der Natur des Projektmanagements. In der Kontrollphase können Sie die aus den Bewertungen gewonnenen Erkenntnisse nutzen und Änderungen vornehmen, damit das restliche Projekt reibungslos weiterläuft oder künftige Projekte erfolgreicher werden.
Hat sich Ihr Projekt verzögert? Nutzen Sie die gesammelten Analysen, um herauszufinden, warum. Vielleicht hätten Sie verwaltete Workloads besser. Vielleicht gab es eine bessere Möglichkeit, ein Ressourcenproblem bei zeitaufwändigen oder sich wiederholenden Aufgaben zu lösen.
Nutzen Sie vorgefertigte Automatisierungsrezepte in ClickUp oder benutzerdefinieren Sie sie nach Ihren Bedürfnissen, damit sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann
Das ist der Grund ClickUp Automatisierungen in Ihrem Projektmanagement-Tool sind entscheidend für die Verbesserung der Workflows - Sie sparen unnötige manuelle Arbeit und haben mehr Zeit für das Wesentliche. Projektmanager jonglieren oft mit einer Vielzahl von Workflows und Automatisierungen, die es ihnen ermöglichen, sich auf den Überwachungs- und Kontrollprozess zu konzentrieren, um jede Phase des Lebenszyklus eines Projekts erfolgreich zu durchlaufen.
Was auch immer das Problem ist, nehmen Sie sich etwas Zeit, um herauszufinden, was schief gelaufen ist, wie es angegangen wurde und welche anderen Maßnahmen Sie hätten ergreifen können. Wenn Sie diesen Prozess durchlaufen, werden Sie zu einem besseren und erfolgreicheren Projektmanager und können bessere Workflows zu erstellen für zukünftige Arbeiten. 🌻
Best Practices für die Projektüberwachung
Nachdem Sie nun die Schritte zur Umsetzung von Plänen zur Projektüberwachung und -steuerung kennen, ist es an der Zeit, sich mit Best Practices zu befassen. Etwas zu erledigen ist schließlich nicht dasselbe wie es gut zu erledigen. 🤩
Hier sind einige Best Practices für die Projektüberwachung, die Sie oder Ihr Projektmanager berücksichtigen sollten:
- Erwartungen festlegen: Wenn Sie zu Beginn klare Ziele und Erwartungen einstellen, ist es einfacher, den Fortschritt zu überwachen. Legen Sie fest, was Sie von jedem Mitglied des Teams, dem Projektleiter oder der Abteilung erwarten, und kommunizieren Sie diese Erwartungen klar und deutlich
- Zu erledigen: Führen Sie Nachforschungen durch und treffen Sie sich sowohl mit Interessenvertretern als auch mit Mitgliedern des Teams, um einen Einblick in das Projekt zu erhalten. Auf diese Weise sollten Sie sich über die Limits des Projekts informieren, einschließlich Budgets, Workloads und Ressourcenrisiken
- Seien Sie klar und konsequent in der Kommunikation: Nichts ist verwirrender als widersprüchliche Informationen oder unpassende Anweisungen. Legen Sie einen Zeitplan für die Bereitstellung von Projekt-Updates und Feedback fest. Teilen Sie den Mitgliedern des Teams mit, wie Sie planen, sich zu melden und wie oft. Dann müssen Sie und Ihr Projektleiter sich an den Zeitplan halten
- Holen Sie sich regelmäßig Feedback: Gute Projektmanager lassen sich von ihren Teammitgliedern beraten. Schließlich sind sie vor Ort und können die aktuellsten Informationen liefern. Außerdem sind sie wahrscheinlich die Ersten, die mögliche Probleme erkennen. Richten Sie ein System ein, damit die Mitglieder des Teams einchecken, Feedback geben und Sie über den Stand der Dinge informieren können
- Bestimmen Sie einen Hauptansprechpartner: Wenn Probleme auftreten, sollten die Mitarbeiter wissen, an wen sie das Problem weiterleiten können. Weisen Sie zu Beginn des Projekts eine Person zu, die für die Nachverfolgung, Dokumentation und Berichterstellung von Problemen zuständig ist
- Bestimmen Sie die Häufigkeit der Berichterstellung: Legen Sie fest, wie oft Berichte über die Fortschritte vorgelegt werden sollen. Je nach Projekt können Sie wöchentliche, monatliche oder zweimonatliche Check-ins wünschen. In manchen Projektphasen kann eine tägliche Überprüfung erforderlich sein. Legen Sie den Zeitplan fest und kommunizieren Sie ihn klar mit allen Mitgliedern des Teams und den Projektleitern
- Erstellen Sie einenEntscheidungsfindungsprozess-Rahmen: Legen Sie frühzeitig fest, wer Entscheidungen trifft. Das können Sie oder ein anderes Mitglied des Teams sein, und es kann mehr als einen Entscheidungsträger für verschiedene Aspekte des Projekts geben (z. B. Budget, Ressourcen usw.)
Techniken zur Überwachung und Steuerung von Projekten
Zusätzlich zu den Best Practices für die Überwachungs- und Kontrollphase gibt es auch einige nützliche Techniken, die die Überwachung des Projekts erleichtern. Dabei handelt es sich um bewährte Methoden, die Ihnen bei der Erstellung eines Überwachungsplans als Entscheidungshilfe dienen. ✍️
Hier sind einige Überwachungs- und Bewertungsmethoden, die Sie in Betracht ziehen können:
Die Methode des kritischen Pfades (CPM)
Sehen Sie Ihre Workload anhand der Aufgaben auf dem kritischen Pfad mit einem einzigen Umschalten in ClickUp!
Bei dieser Methode wird das Projekt mit Hilfe von Diagrammen in verschiedene Phasen des Fortschritts aufgeteilt. Der kritische Pfad ist die längste Abfolge von Aufgaben, die vor Abschluss des Projekts fertiggestellt werden müssen.
Es ist im Wesentlichen die längste Karte zum Abschließen eines Projekts und beinhaltet die Identifizierung von Aktivitäten, Abhängigkeiten von Aufgaben und die Dauer von Aufgaben, die dann in ein Diagramm eingefügt werden.
Earned Value Management
Diese Überwachungstechnik vergleicht die bisher fertiggestellte Arbeit und die Kosten mit den Basisprognosen. In der Planungsphase weisen Sie einen Wert in Dollar zu - auch als budgetierte Kosten für die geplante Arbeit (BCWS) bezeichnet.
Während der Ausführung vergleichen Sie die tatsächlichen Kosten mit dem Umfang der fertiggestellten Arbeit, um den finanziellen und materiellen Fortschritt zu überwachen.
Überwachen und steuern Sie Ihre Projekte wie ein Profi
Die Überwachung von Projekten ist komplex. Sie müssen Projekte nicht nur planen, eindämmen und verwalten, sondern auch von Anfang bis Ende überwachen und kontrollieren. Darüber hinaus müssen Sie bei der Überwachung des Projektmanagements fundierte Entscheidungen über die projektziele und gleichzeitig Ihr Team auf der gleichen Seite zu halten (und die Führung über die Gesamtleistung des Projekts und die Schlüssel-Leistungsindikatoren).
Mit diesem praktischen Leitfaden beherrschen Sie die Projektüberwachung im Handumdrehen. Von der Erstellung eines Plans bis zur Nachverfolgung der Leistung und der Durchführung von Änderungen können Sie den Erfolg Ihrer Projekte in nur wenigen Schritten kontrollieren. Testen Sie ClickUp noch heute um den Erfolg Ihres Projektmanagements zu optimieren. Von benutzerfreundlichen Dashboards bis hin zu detaillierten Ansichten von Diagrammen gibt es ein Tool, das Ihnen hilft, ein Projekt von Anfang bis Ende zu verwalten. 🙌