Zum Projektmanagement gehört so viel mehr als die Zuweisung und Überprüfung von Aufgaben. Es geht darum, die Arbeitsbelastung der Teammitglieder auszugleichen, Arbeitsabläufe zu schaffen, die Hindernisse vorhersehen und vermeiden, und SOPs für Verfahren zu entwerfen.
Bei so vielen beweglichen Teilen sind Projektüberwachung und -kontrolle entscheidende Komponenten jeder erfolgreichen Geschäftstätigkeit.
Mit einem effizienten System und den richtigen Tools muss die Überwachung Ihrer Projekte keine lästige Pflicht für Ihr Unternehmen oder Ihren Projektmanager sein. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?
Hier erfahren Sie, was Projektüberwachung eigentlich ist und warum sie für Ihr Team so wichtig ist. Außerdem geben wir Ihnen Tipps für bewährte Verfahren und zeigen Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten einen Plan zur Projektüberwachung und -steuerung erstellen können. ✨
Was ist Projektüberwachung und -steuerung im Projektmanagement?
Bei der Projektüberwachung und -steuerung geht es um die Verfolgung des Projektfortschritts. Es ist einer der fünf wichtigsten Schritte im projektlebenszyklus die parallel zur Ausführungsphase stattfindet.
Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über die Phasen des Projektlebenszyklus:
- Projektinitiierung: Definition des Projektumfangs, der Projektmeilensteine, der Beteiligten und der zu erbringenden Leistungen
- Projektplanung: Erstellen eines Fahrplans zur Erreichung der Projektziele, einschließlich des Entwurfs eines Projektplans, des Projektzeitplans und der Ermittlung von Projektrisiken
- Projektdurchführung **Starten Sie das Projekt, indem Sie die Teammitglieder an Bord holen, Aufgaben zuweisen und die Kommunikation steuern
- Projektüberwachung und Controlling: Erfassen Sie Daten aus dem Projekt, analysieren Sie die Ergebnisse und handeln Sie schnell, um eventuelle Probleme zu lösen
- Projektabschluss: Schließen Sie das Projekt ab, indem Sie sich ein letztes Mal treffen, um die Kennzahlen zu überprüfen, was gut gelaufen ist und was Sie in Zukunft ändern würden
Bei der Projektüberwachung geht es darum, die Daten des Projekts von Anfang bis Ende zu erfassen und auszuwerten. Dazu gehört die Visualisierung und Bewertung des Erfolgs der einzelnen Projektaufgaben und -schritte, die das Gesamtprojekt ausmachen projektumfang .
Verwenden Sie die Zeitleistenansicht, um die für Sie wichtigsten Informationen anzuzeigen und Aufgaben in chronologischer oder alphabetischer Reihenfolge oder nach Fälligkeits- oder Startdatum zu sehen
Der Kontrollprozess umfasst die Umsetzung dieser Erkenntnisse in aktionspunkte und Änderungen vorzunehmen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. In einer Traumwelt würde jedes Projekt nach Plan verlaufen. Die Realität sieht jedoch so aus, dass bei den meisten Projekten Schluckauf auftreten wird:
- Ein Teammitglied hat vielleicht einen familiären Notfall, der es von der Arbeit abhält
- Die Kosten könnten aufgrund von Problemen in der Lieferkette die Erwartungen übersteigen
kann die zu erbringenden Leistungen Ihres Projekts erhöhen und das Projekt verlangsamenprojektzeitplan für Ihre Projektmanager
Bekämpfen Sie den schleichenden Umfang von Anfang an mit ClickUp's Vereinbarung über den Arbeitsumfang Wie auch immer das Problem aussieht, die Überwachung Ihres Projekts gibt Ihnen Zeit, auf mögliche Risiken zu reagieren. Wenn etwas schief läuft, sind die in dieser Phase gesammelten Daten von unschätzbarem Wert für die Optimierung künftiger Bemühungen und die Verbesserung Ihrer Prozesse. 💪
Bedeutung der Projektüberwachung für Ihr Team
Die Projektüberwachung ist für den Erfolg eines jeden Projekts entscheidend. Einer der hauptgründe für das Scheitern von Projekten ist der Mangel an Evaluierung oder Aufsicht.
Wenn Sie potenzielle Probleme nicht vorhersehen oder Probleme nicht erkennen können, wenn sie auftreten, sind Sie nicht in der Lage, schnell genug Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um das Projekt auf Kurs zu halten. Ihre Projektmanager müssen dies im Griff haben, sonst riskieren Sie Misserfolge, Verzögerungen und Überschreitungen des Projektbudgets.
Visualisieren Sie mit der Workload-Ansicht in ClickUp, wie viel Arbeit den einzelnen Mitarbeitern und Teams zugewiesen ist
Die Überwachung Ihres Teams hilft Ihnen dabei, das Budget und den Zeitplan einzuhalten und auf Kurs zu bleiben. Darüber hinaus erhalten Projektmanager Einblicke in die Arbeitsbelastung der einzelnen Teammitglieder und können so den Erfolg zukünftiger Projekte und der ersten Planungsphase besser einschätzen.
Mit einer effektiven Überwachung sehen Sie, was gut funktioniert und was verbessert werden muss. Dann haben Sie die Möglichkeit, Änderungen und Anpassungen vorzunehmen, damit das Projekt so reibungslos wie möglich abläuft. 🛠️
Wie man einen Plan zur Projektüberwachung und -steuerung erstellt
Von der Planung phase des Projekts bis zur Ausführung ist es wichtig, einen Überwachungs- und Kontrollplan aufzustellen, um die Dinge auf Kurs zu halten. Wenn Sie dies von Anfang an tun, ersparen Sie sich Kopfschmerzen und haben eine höhere Chance, das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Eine einfache Möglichkeit, den Anfang zu machen, ist die Verwendung einer Vorlage wie ClickUp's Projektüberwachungs- und Kontrollplan . Er bietet benutzerdefinierte Felder und schnelle Links zu den wichtigsten Projektinformationen, einschließlich Projektstrukturplan, Projektplan und Teaminformationen.
Der Projektüberwachungs- und -steuerungsplan von ClickUp erleichtert die Erstellung von Projektstrukturplänen, die Verknüpfung mit dem Projektplan und die Verfolgung der Zusammenarbeit im Team
Unabhängig davon, ob Sie sich für die Verwendung einer Vorlage entscheiden oder nicht, gibt es mehrere Schritte, die für die Erstellung eines erfolgreichen Überwachungs- und Kontrollplans entscheidend sind. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung Ihrer eigenen Pläne in wenigen Minuten. 👀
1. Einen Plan erstellen
Für ein erfolgreiches Projektmonitoring brauchen Sie einen Plan, wie Sie Ihr Ziel erreichen können projektziele zu erreichen . Ihr Projektmanagementplan sollte Schritte zur Überwachung, Bewertung und Kontrolle des Projekts enthalten. Das bedeutet, dass Sie einen Einblick in das Gesamtprojekt sowie in einzelne Aufgaben haben und eine Möglichkeit, potenzielle Probleme zu erkennen.
Wiederkehrende Aufgaben nach Zeit oder Ereignis in ClickUp einstellen
Verwenden projektkontrollen um einen auf Ihre Ziele zugeschnittenen Plan zu erstellen. In dieser Phase des Überwachungs- und Kontrollprozesses sind einige Dinge zu beachten.
Schaffen Sie einen Rahmen, um alle damit verbundenen Aufgaben zu verwalten, zu organisieren und zu beaufsichtigen
Sie brauchen einen Knotenpunkt, an dem Sie alle einzelnen Aufgaben und die damit verbundenen Daten für das Projekt verfolgen können. Mit projektmanagement-Tools wie ClickUp können Sie leicht sehen, wer an was arbeitet, wann Aufgaben fällig sind und auf SOPs zugreifen - alles an einem Ort.
In dieser Phase sollten Sie sich mit dem Ressourcenmanagement, dem Projektumfang, den zu erbringenden Leistungen und den Projektkosten befassen. Im Wesentlichen sollten Sie das Projekt von Anfang bis Ende planen und dabei genau auf alle Bereiche achten, in denen Probleme auftreten könnten.
ClickUp's Projektplan Die Vorlage hilft Ihnen, Ihr nächstes Projekt auf dem richtigen Fuß zu beginnen
Verwenden Sie die ClickUp Beispiel Projektplan Vorlage um das Rätselraten aus Ihrer Projektplanung mit einer einfach zu verwendenden, allumfassenden Vorlage zu nehmen. Gewinnen Sie Vertrauen und stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt von Anfang bis Ende auf Kurs bleibt.
Verantwortung zuweisen, damit jeder seine Aufgaben kennt
Unabhängig davon, ob Sie ein großes Projekt abteilungsübergreifend leiten oder mit einem kleineren Team zusammenarbeiten, sollten Sie die Verantwortlichkeiten festlegen. Legen Sie fest, wer wofür zuständig ist und wie er/sie über die Ergebnisse berichten soll den Projektstatus .
Die Zuweisung von Projekten kann ein schwieriges Gleichgewicht zwischen einer übermäßigen Benachrichtigung der Teammitglieder und einem Mangel an Kommunikation über ihre Verantwortlichkeiten darstellen. Projektmanager können die Vorteile von Funktionen nutzen, die es ihnen ermöglichen, Kommentare zu Aufgaben zuzuweisen, damit Teammitglieder wissen, wenn etwas auf sie wartet.
Wandeln Sie Kommentare in ClickUp-Aufgaben um oder weisen Sie sie zu, um Gedanken sofort in Aktionen zu verwandeln
Erstellen Sie Bewertungskriterien, um zu verstehen, wie Ihr Team erfolgreich sein wird
Legen Sie einen Bewertungsplan für das Projekt fest. Dieser Schritt ist entscheidend, um Hindernisse zu erkennen und genügend Zeit für Anpassungen zu haben.
Beantworten Sie Fragen wie:
- Wie oft werden Sie evaluieren? Einmal pro Woche oder einmal pro Monat?
- Wie werden Sie Feedback einholen?
- Wie sieht das Verfahren für Änderungswünsche aus?
- Welche Arten von Berichten werden Sie benötigen, um den Projektfortschritt zu bewerten?
2. Teilen Sie die Arbeit auf
Sobald Sie einen Plan für das Projekt haben, ist es an der Zeit, den Mitgliedern des Projektteams Aufgaben und Teilaufgaben zuzuweisen. Legen Sie Fälligkeitsdaten und Erwartungen für jeden Projektschritt fest.
Gruppieren Sie die Aufgaben nach Phasen oder Abteilungen, je nachdem, wie Sie das Projekt durchführen. Hier ist wie Teams ClickUp Dashboards verwenden um organisiert zu bleiben und Projektaufgaben zuzuweisen:
Verfolgen und überwachen Sie Aufgaben, Ressourcen und Projektfortschritt in der Dashboard-Ansicht von ClickUp ClickUps Dashboards bieten eine einfache Möglichkeit, ein Kontrollzentrum mit all Ihren Projektaufgaben aufzubauen. Erstellen Sie benutzerdefinierte Diagramme, um einen visuellen Überblick über wöchentliche Aufgaben oder verschiedene Phasen des Projekts zu erhalten.
Die Fortschrittsverfolgungsfunktion identifiziert Engpässe, und die Workload-Ansicht ermöglicht mitarbeiterüberwachung -einschließlich eines Einblicks in die Bandbreite der Mitarbeiter, damit Sie diese bewerten und bei Bedarf anpassen können.
Innerhalb von ClickUp Dashboards gibt es Gantt-Diagramme können Sie sich einen Überblick über den Zeitplan des Projekts verschaffen und sehen, was im Zeitplan liegt und was durch die Maschen fällt. Mit diesen Diagrammen können Sie überwachen, wie lange die Erledigung von Aufgaben dauert, und erhalten einen schnellen Überblick über die Abhängigkeiten von Aufgaben.
Bonus: Projektmanagement-Outsourcing !
3. Verfolgung von KPIs und Überwachung der Projektleistung
Die Überwachung in Echtzeit ist der Schlüssel zum Projekterfolg. Verwenden Sie berichtswerkzeuge wie Key Performance Indicators (KPIs), Statusberichte und Leistungsberichte, um den Projektfortschritt im Auge zu behalten. In diesen Berichten wird nicht nur der Erfolg hervorgehoben, sie sind auch oft der erste Ort, an dem Probleme in der Projektarbeit auftauchen.
Durch die Überwachung des Projekts können Sie Abweichungen von der Basislinie feststellen und eine Qualitätskontrolle durchführen. Wenn etwas nicht in Ordnung zu sein scheint, können Sie einen genaueren Blick darauf werfen und eine Liste von Maßnahmen entwickeln, um das Schiff in Ordnung zu bringen.
Verfolgen Sie Leistungskennzahlen mit der KPI-Vorlage von ClickUp, die Ziele hervorhebt, die auf dem richtigen Weg sind, gefährdet sind oder das Ziel verfehlen Die KPI-Vorlage von ClickUp macht es einfach, die wichtigsten Kennzahlen für Ihr Projekt zu ermitteln und zu verfolgen. Mit vier verschiedenen Ansichten können Sie sich einen schnellen Überblick über die Leistung verschaffen oder tiefer in die Details eintauchen, um herauszufinden, was funktioniert und was noch angepasst werden muss.
Verwenden Sie die Ansicht Zusammenfassende Liste, um Aufgaben nach Status zu gruppieren. Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick darüber, was aus dem Ruder gelaufen ist, was gefährdet ist, was abgeschlossen ist und was in Arbeit ist. Wechseln Sie zur Abteilungsansicht, um die Aufgaben nach Abteilungen aufzuschlüsseln.
Wechseln Sie zur Fortschrittsanzeige, um eine Übersicht über potenzielle Probleme und gefährdete Aufgaben zu erhalten. Von hier aus können Sie eine Liste der zu überprüfenden Dinge erstellen und Anpassungen vornehmen, um die Dinge wieder auf Kurs zu bringen.
In der Ansicht Zeitleiste schließlich werden alle Aufgaben auf der Grundlage ihrer Start- und Fälligkeitsdaten in einem Kalender dargestellt, was eine hervorragende Option zur Überwachung des Projektzeitplans darstellt. 🗓️
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4. Arbeitsabläufe verbessern
Während der Überwachungsphase ist es wahrscheinlich, dass Sie auf Probleme stoßen werden. Das liegt einfach in der Natur des Projektmanagements. In der Kontrollphase können Sie die aus den Bewertungen gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um Änderungen vorzunehmen, damit der Rest des Projekts reibungslos weiterläuft oder künftige Projekte erfolgreicher sind.
Hat sich Ihr Projekt verzögert? Nutzen Sie die gesammelten Analysen, um herauszufinden, warum. Vielleicht hätten Sie verwaltete Workloads besser. Vielleicht gab es eine bessere Möglichkeit, ein Ressourcenproblem bei zeitaufwändigen oder sich wiederholenden Aufgaben zu lösen.
Verwenden Sie vorgefertigte Automatisierungsrezepte in ClickUp oder passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an, damit sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann
Das ist der Grund ClickUp-Automatisierungen in Ihrem Projektmanagement-Tool ist entscheidend für die Verbesserung der Arbeitsabläufe - Sie sparen sich unnötige manuelle Arbeit und können sich auf das Wesentliche konzentrieren. Projektmanager jonglieren oft mit einer Vielzahl von Workflows und Automatisierungen, die es ihnen ermöglichen, sich auf den Überwachungs- und Kontrollprozess zu konzentrieren, um jede Phase des Projektlebenszyklus erfolgreich zu durchlaufen.
Was auch immer das Problem ist, nehmen Sie sich etwas Zeit, um herauszufinden, was schief gelaufen ist, wie es angegangen wurde und welche anderen Maßnahmen Sie hätten ergreifen können. Wenn Sie diesen Prozess durchlaufen, werden Sie zu einem besseren und erfolgreicheren Projektmanager und können bessere Arbeitsabläufe zu entwickeln für künftige Arbeiten. 🌻
Bewährte Praktiken der Projektüberwachung
Jetzt, da Sie die Schritte zur Umsetzung von Projektüberwachungs- und -controllingplänen kennen, ist es an der Zeit, sich auf bewährte Verfahren zu konzentrieren. Etwas zu tun ist schließlich nicht dasselbe wie es gut zu tun. 🤩
Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren für die Projektüberwachung, die Sie oder Ihr Projektleiter berücksichtigen sollten:
- Erwartungen festlegen: Wenn Sie zu Beginn klare Ziele und Erwartungen festlegen, ist es einfacher, die Fortschritte zu überwachen. Legen Sie fest, was Sie von den einzelnen Teammitgliedern, Projektleitern oder Abteilungen erwarten, und kommunizieren Sie diese Erwartungen klar
- Machen Sie Ihre Hausaufgaben: Führen Sie Nachforschungen durch und treffen Sie sich sowohl mit Interessengruppen als auch mit Teammitgliedern, um einen Einblick in das Projekt zu erhalten. Auf diese Weise sollten Sie sich über die Grenzen des Projekts informieren, z. B. über Budgets, Arbeitsbelastung und Ressourcenrisiken
- Klare und konsistente Kommunikation: Nichts ist verwirrender als widersprüchliche Informationen oder unzeitgemäße Anweisungen. Legen Sie einen Zeitplan für die Bereitstellung von Projektaktualisierungen und Feedback fest. Sagen Sie den Teammitgliedern, wie und wie oft Sie sich melden wollen. Dann müssen Sie und Ihr Projektleiter sich an den Zeitplan halten
- Holen Sie sich regelmäßig Feedback ein: Gute Projektmanager lassen sich von ihren Teammitgliedern beraten. Schließlich sind sie vor Ort und können die aktuellsten Informationen liefern. Außerdem sind sie wahrscheinlich die Ersten, die mögliche Probleme erkennen. Richten Sie ein System ein, damit die Teammitglieder sich melden, Feedback geben und Sie über den Stand der Dinge informieren können
- Bestimmen Sie einen Hauptansprechpartner: Wenn Probleme auftauchen, sollten die Mitarbeiter wissen, an wen sie das Problem weiterleiten können. Legen Sie zu Beginn des Projekts eine Person fest, die für die Verfolgung, Dokumentation und Meldung von Problemen verantwortlich ist
- Bestimmen Sie die Häufigkeit der Berichterstattung: Legen Sie fest, wie oft Fortschrittsberichte vorgelegt werden sollen. Je nach Projekt können Sie wöchentliche, monatliche oder zweimonatliche Kontrollbesuche vorsehen. In manchen Projektphasen kann eine tägliche Überprüfung erforderlich sein. Legen Sie den Zeitplan fest und kommunizieren Sie diesen klar mit allen Teammitgliedern und Projektmanagern
- Erstellen Sie einenEntscheidungsfindungsprozess-Rahmen: Legen Sie frühzeitig fest, wer Entscheidungen treffen soll. Das können Sie oder ein anderes Teammitglied sein, und es kann mehr als einen Entscheidungsträger für verschiedene Aspekte des Projekts geben (z. B. Budget, Ressourcen usw.)
Techniken zur Projektüberwachung und -steuerung
Zusätzlich zu den bewährten Verfahren für die Überwachungs- und Kontrollphase gibt es auch einige nützliche Techniken, die die Projektüberwachung erleichtern. Dabei handelt es sich um bewährte Methoden, die Ihnen bei der Erstellung eines Überwachungsplans als Entscheidungshilfe dienen. ✍️
Hier sind einige Überwachungs- und Bewertungsmethoden, die Sie in Betracht ziehen können:
Die Methode des kritischen Pfades (CPM)
Zeigen Sie Ihre Arbeitsauslastung anhand der Aufgaben an, die noch auf dem kritischen Pfad verbleiben - mit einem einzigen Mausklick in ClickUp!
Bei dieser Methode wird das Projekt mit Hilfe von Diagrammen in verschiedene Fortschrittsphasen aufgeteilt. Der kritische Pfad ist die längste Abfolge von Aufgaben, die vor Abschluss des Projekts erledigt werden müssen.
Er ist im Wesentlichen der längste Fahrplan für die Fertigstellung eines Projekts und beinhaltet die Identifizierung von Aktivitäten, Aufgabenabhängigkeiten und Aufgabendauer, die dann in ein Diagramm eingefügt werden.
Earned Value Management
Bei dieser Überwachungstechnik werden die bisher geleistete Arbeit und die Kosten im Vergleich zu den Prognosen der Ausgangssituation verglichen. In der Planungsphase weisen Sie einen Dollarwert zu - auch budgetierte Kosten für die geplante Arbeit (BCWS) genannt.
Während der Ausführung vergleichen Sie die tatsächlichen Kosten mit dem Umfang der geleisteten Arbeit, um den finanziellen und materiellen Fortschritt zu überwachen.
Überwachen und steuern Sie Ihre Projekte wie ein Profi
Die Überwachung des Projektmanagements ist komplex. Neben der Planung, Abschwächung und Verwaltung müssen Sie Projekte von Anfang bis Ende überwachen und kontrollieren. Darüber hinaus müssen Sie bei der Überwachung des Projektmanagements fundierte Entscheidungen über die projektziele und gleichzeitig Ihr Team auf dem gleichen Stand zu halten (und die Führung über die Gesamtleistung des Projekts und die wichtigsten Leistungsindikatoren).
Mit diesem praktischen Leitfaden beherrschen Sie die Projektüberwachung im Handumdrehen. Von der Erstellung eines Plans bis hin zur Verfolgung der Leistung und der Vornahme von Änderungen können Sie den Erfolg Ihrer Projekte in nur wenigen Schritten kontrollieren. Testen Sie ClickUp noch heute und beginnen Sie mit der Optimierung Ihres Projektmanagements. Von benutzerfreundlichen Dashboards bis hin zu detaillierten Diagrammansichten gibt es ein Tool, das Ihnen hilft, ein Projekt von Anfang bis Ende zu verwalten. 🙌