Einer der wichtigsten Aspekte bei der Leitung eines Projekts ist das Delegieren von Arbeit. Sie mögen zwar ein Superstar sein, aber Tatsache ist, dass Sie einfach nicht alle schweren Arbeiten selbst erledigen können. Sie brauchen Mitglieder in Ihrem Team, die Aufgaben übernehmen, damit Sie sich auf andere Prioritäten konzentrieren können .
Und wenn Sie Arbeit delegieren, können sich Ihre Mitarbeiter einbringen und ihre Stärken ausspielen.
Ob Sie nun ein kleines Team leiten oder mehrere Projekte beaufsichtigen wenn Sie Aufgaben an andere Mitglieder Ihres Teams delegieren, können Sie Ihre Ziele besser erreichen und den Prozess reibungsloser gestalten. Aber herauszufinden, wie man Arbeit delegiert, ist manchmal leichter gesagt als erledigt - vor allem, wenn Sie neu im Management sind.
Im Folgenden gehen wir näher auf das Thema Delegieren ein, geben Hinweise zum Delegieren von Aufgaben und zeigen die zahlreichen Vorteile auf, die das Abgeben von Arbeit an andere Mitglieder des Teams mit sich bringt. Anschließend geben wir Ihnen Tipps, wie Sie Arbeit delegieren können, um eine effektivere Führungskraft zu sein. 🤩
Was ist Delegieren?
Unter Delegation versteht man die Übertragung bestimmter Aufgaben an andere Personen in Ihrem Team. Erledigt wird dies, damit Teamleiter und Manager ihren Aufwand anderweitig konzentrieren können, während ein anderes Mitglied des Teams Aufgaben übernimmt, für die Sie keine Zeit haben. Delegation von Aufgaben kommt auch dann ins Spiel, wenn eine Aufgabe oder Tätigkeit besser für die Fähigkeiten eines Mitglieds des Teams geeignet ist.
Die Delegation ist eine entscheidende Komponente von team-Management aber es ist auch einschüchternd, besonders für neue Manager.
Einigen Managern fällt es schwer, loszulassen. Das gilt vor allem, wenn Sie eine Führungskraft sind, die gerne die Kontrolle hat und bei jeder Aufgabe mitwirkt.
Für andere Manager ist es eine Herausforderung, die richtigen Aufgaben zu delegieren. In anderen Fällen kann die Verwaltung und Organisation von Aufgaben so chaotisch sein, dass es schwierig ist, Aufgaben zu delegieren, selbst wenn man es möchte.
Diese Managementtätigkeit erfordert auch starke Führungsqualitäten und Delegationsfähigkeiten. Um sie effektiv zu erledigen, müssen Sie klar kommunizieren, gut organisiert sein und Unterstützung anbieten. Sie müssen auch in der Lage sein zu erkennen, wann Sie die Arbeit selbst erledigen und wann Sie Aufgaben delegieren sollten. 🛠️
Wann Sie Aufgaben delegieren sollten
Die richtigen Aufgaben zu delegieren ist keine exakte Wissenschaft; es ist eher eine Kunst. Es gibt kein bestimmtes Szenario, in dem alle Aufgaben delegiert werden müssen. Es kommt auf die Anforderungen Ihres Geschäfts, die Bandbreite Ihres Teams und die gewünschten Ergebnisse an.
Es gibt jedoch einige Richtlinien, anhand derer Sie entscheiden können, welche Aufgaben Sie in Ihrem Delegationsprozess weitergeben sollten. Stellen Sie sich zunächst die folgenden Fragen, um festzustellen, ob Sie die Arbeit delegieren sollten:
- Ist diese Aufgabe zeitaufwendig? Wenn Sie viele Aufgaben zu erledigen haben, die einen erheblichen Teil Ihrer Zeit und Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen, die Sie besser anderweitig verwenden könnten, ist es vielleicht an der Zeit, die Verantwortung an eine andere Person zu delegieren, die genügend Zeit hat, um die Aufgabe zu übernehmen
- Handelt es sich um eine wiederholende Aufgabe? Wiederkehrende Aufgaben werden häufig an andere Mitglieder des Teams weitergegeben. Dies ist ein einfacher Weg, um zu delegieren, ohne ständig Zeit für die Einarbeitung und Weitergabe neuer Arbeiten aufwenden zu müssen
- Ist jemand im Team besser geeignet, diese Arbeit zu erledigen? Wenn Sie nicht über die nötigen Fähigkeiten verfügen, um die Tätigkeit abzuschließen, oder wenn jemand im Team ein tieferes Wissen über das Thema hat, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Arbeit an ihn zu delegieren
- Ermöglicht diese Aufgabe einem Mitglied des Teams, sich weiterzuentwickeln und seine Fähigkeiten auszubauen? Gute Führungskräfte möchten, dass ihre Teams mit dem Unternehmen wachsen und lernen. Die Identifizierung delegierter Aufgaben, die auf vorhandenen Fähigkeiten aufbauen und neues Wissen vermitteln können, hilft, dieses Ziel zu erreichen
- Habe ich die Kapazität, den Mitarbeiter effektiv zu schulen, seine Arbeit zu überprüfen und ihn während des Delegationsprozesses zu unterstützen? Beim Delegieren von Aufgaben geht es nicht darum, etwas abzugeben und sich nie wieder damit zu befassen. Sie müssen eine aktive Rolle bei der Unterstützung, Anleitung und Überprüfung der gewünschten Ergebnisse spielen. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit dafür haben
Die Entscheidung, wie Sie Aufgaben delegieren können und welche Aufgaben dafür in Frage kommen, ist ein Prozess. Stellen Sie sich nicht nur diese Fragen, sondern überlegen Sie auch, an wen Sie die Arbeit delegieren würden. Berücksichtigen Sie, wie voll deren zu erledigen-Liste ist, wie sie sich fühlen würden, wenn sie diese Aufgaben zu erledigen hätten, und ob Sie glauben, dass sie erfolgreich sein werden oder nicht. 💪
10 Tipps zum effektiven Delegieren von Aufgaben
Jetzt, da Sie wissen, was delegierte Arbeit ausmacht, wann man sie einführt und welche Vorteile es hat, die richtige Person auszuwählen, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie sie in die Praxis umsetzen. Egal, ob Sie zum ersten Mal delegieren oder nach Möglichkeiten suchen, Ihre Fähigkeiten zu verbessern, hier sind 10 hilfreiche Tipps für effektives Delegieren. 🌻
1. Entscheiden Sie, was Sie delegieren wollen
Zunächst müssen Sie herausfinden, welche Arbeiten Sie delegieren wollen. Als Unternehmer delegieren Sie vielleicht nur einige wenige Aufgaben an einen Assistenten oder Freiberufler. Als Projektmanager oder Teamleiter möchten Sie vielleicht Dutzende von Aufgaben an verschiedene Abteilungen delegieren.
Wie auch immer Sie sich entscheiden, es ist wichtig, dass Sie sich genau überlegen, was Sie an andere Mitglieder Ihres Teams weitergeben möchten.
Fügen Sie mehrere Mitarbeiter hinzu und delegieren Sie Kommentare zu Ihren ClickUp Aufgaben
Im Allgemeinen eignen sich die folgenden Arten von Arbeiten hervorragend zum Delegieren:
- Wiederholende Aufgaben
- Arbeiten, die den Fachkenntnissen oder Zinsen eines Mitglieds des Teams entsprechen
- Arbeit, die mit einem bestimmten Thema zusammenhängtziele der Person ### 2. Einen Rahmen für eine klare Kommunikation schaffen
Als Leiter eines Teams wissen Sie, wie wichtig Kommunikation ist. Bei der Delegation ist das nicht anders. Sie müssen einen klaren Rahmen schaffen rahmen und Erwartungen für die Kommunikation .
Benutzerdefinierte Vorlage für die ClickUp-Matrix zur Delegation von Befugnissen, um eine Befehlskette für Entscheidungen auf allen Ebenen einzurichten, auf die jeder Zugriff hat
Verwenden Sie ClickUp's Delegation of Authority Matrix Vorlage um die Entscheidungsfindung in Ihrem Team zu rationalisieren. Neun benutzerdefinierte Felder ermöglichen die Zuweisung von Befugnissen, während drei Ansichten es Ihnen ermöglichen, eine Informationsdatenbank zu erstellen, damit jeder weiß, wer für was zuständig ist.
Eingebaute Tools für die Nachverfolgung und projekt-Abhängigkeit achtungen informieren Sie über mögliche Risiken und Erfolge bei Meilensteinen.
3. Kennen Sie die Stärken Ihres Teams
Wenn Sie Arbeit delegieren, sollten Sie sicher sein, dass die Person, der Sie die Arbeit zuweisen, über die notwendigen Fähigkeiten verfügt, um erfolgreich zu sein. Das bedeutet, dass Sie die Fähigkeiten dieser Person kennen und ihr die Möglichkeit geben müssen, neue relevante Fähigkeiten zu erlernen.
Der beste Weg, dies zu erreichen, ist eine regelmäßige one-on-One Meetings . Fragen Sie den Mitarbeiter, was seine beruflichen Ziele sind, woran er gerne arbeitet und ob er etwas anderes als die normale Arbeit ausprobieren möchte umfang der Arbeit .
Berücksichtigen Sie deren Stärken, damit Sie leistungsstarke Teams bilden können, die zu Ihrem einzigartigen Workflow passen. Es ist viel einfacher, von einer einzigen Ansicht aus zu arbeiten, um zu sehen, wie sich Stärken und Schwächen in Ihrem Team auswirken.
Sammeln und organisieren Sie Informationen über die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter mit der ClickUp Vorlage für die Karte der Fähigkeiten
Zu erledigen haben sie management-Fähigkeiten die sie nutzen können, um ein oder zwei andere Personen im Team zu führen? Verfügen sie über technische Fähigkeiten, die Ihrem Entwicklungsteam helfen können?
Aus diesem Grund ist die ClickUp Skills Mapping Vorlage ist sehr praktisch, um detaillierte Informationen über Ihr Team, externe Mitglieder oder Freiberufler und andere Ressourcen, die Ihren idealen Workflow verändern könnten, zu erfassen. Unabhängig von ihren Stärken sollten Sie bei der Delegation von Arbeit diese zusammen mit den Zinsen des Mitarbeiters berücksichtigen. 🏋️
Bonus: Skills Matrix Templates !
4. Prioritäten erstellen
Wirksame Führungskräfte wissen, wie sie prioritäten bei der Arbeit setzen und wie wichtig es ist, zu unterscheiden, welche Aufgaben zuerst abgeschlossen werden müssen, um ein Projekt nicht zu verzögern. Beim Delegieren von Aufgaben ist es entscheidend, klar zu kommunizieren, welche Elemente zuerst erledigt werden müssen.
Auf diese Weise weiß das Mitglied des Teams, wo es anfangen soll, und hat eine Karte für das, was als nächstes kommt.
Verwenden Sie diese Vorlage für die ClickUp Prioritäts-Matrix, um kritische Aufgaben nach Dringlichkeit, Auswirkung und Wichtigkeit geordnet zu identifizieren
Dieser Schritt ist so wichtig; er ist einer der Hauptgründe, warum Teams die ClickUp's Prioritäten Matrix Vorlage . Beginnen Sie damit, alle Aufgaben aufzulisten, die fertiggestellt werden müssen. Beurteilen Sie, wie wichtig jede einzelne Aufgabe ist und welche davon dringend ist.
Tragen Sie sie in die Matrix für die Priorität ein, um visuell zu organisieren, was Priorität hat. Teammitglieder können dies als Referenz für die Arbeit verwenden, auf die sie sich zuerst konzentrieren müssen, und sie können schnell sehen, was als nächstes ansteht.
5. Kontext und Hintergrund anbieten
Ihre Arbeit ist erfolgreicher, wenn Sie wissen, welche Rolle sie beim Meeting der Unternehmensziele spielt. Das Gleiche gilt für die Mitglieder des Teams, denen Sie Aufgaben übertragen.
Helfen Sie ihnen zu verstehen, wie die Aufgabe oder das Projekt, an dem sie arbeiten, in das Gesamtbild und das von Ihnen gewünschte Ergebnis passt. Wenn sie verstehen, welchen Beitrag sie zum Team leisten, und das Gefühl haben, ein wichtiges Teil des Puzzles zu sein, werden sie eher bereit sein, sich für den Erfolg einzusetzen.
Der Kontext hilft Ihren Mitgliedern auch, den Zweck der Aufgabe zu verstehen. Während Sie vielleicht ein Profi in diesen Aufgaben sind, sind sie für Ihre Mitarbeiter neu. Bieten Sie ihnen an, sie durch die Aufgabe zu führen, oder erstellen Sie ein Video, das zeigt, wie Sie die Aufgabe erledigen.
Auf diese Weise können Sie die Aufgaben vertrauensvoll weitergeben und wissen, dass Ihr Mitglied über die nötigen Informationen verfügt, um die Arbeit erfolgreich abzuschließen.
RACI Matrix Beispiel in ClickUp Docs
Es hilft auch, Informationen über die Organisationsstruktur des Projekts zu liefern. Ein tool wie das RACI-Matrizen von ClickUp können dem Mitglied des Teams einen Einblick geben in projekt-Rollen , projektleistungen und an wen man sich wenden kann, wenn Probleme auftreten. 📝
Wenn Sie leistungsstarke Teams aufbauen wollen, brauchen Sie eine Struktur, die ihnen bei der Bewältigung von Aufgaben hilft (und die zeitraubenden Aufgaben anspricht), damit sowohl Sie als auch Ihr Team genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Effektives Delegieren hilft jedem, die anstehende Aufgabe zu kennen.
6. Unterstützen Sie, wo es nötig ist
Als Projektmanager oder Teamleiter sollten Sie Ihr Team während des gesamten Projekts unterstützen, nicht nur zu Beginn, wenn Sie den Kontext liefern. Das kann bedeuten, dass Sie Schulungen anbieten, wenn es Fähigkeiten gibt, die sie für den Erfolg entwickeln müssen.
Es kann auch bedeuten, dass Sie das Team in Bezug auf Ressourcen unterstützen, z. B software für die Aufgabenverwaltung -finanzielle Unterstützung oder die Verbindung zu Experten, die ihre Arbeit unterstützen können.
7. Vorrang der Ergebnisse vor dem Prozess
Nur weil ein Mitglied des Teams die Aufgabe anders abschließt, als Sie es tun würden, heißt das nicht, dass es keine gute Arbeit geleistet hat. Konzentrieren Sie sich lieber auf das Ergebnis als auf den Weg dorthin. Jeder Mensch lernt und arbeitet anders, also seien Sie aufgeschlossen, wenn Sie jede delegierte Aufgabe überprüfen.
Gute Arbeit und Ergebnisse sind das, was zählen sollte. 🏆
8. Fokus auf Autonomie, aber Check-in
Stellen Sie in ClickUp Aufgaben so ein, dass sie sich nach Zeit oder Ereignis wiederholen, damit Sie die Aufgaben, die Sie delegieren, nicht mikromanagen müssen
Es ist wunderbar, wenn Sie den Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten, zutrauen, dass sie ihre Arbeit zu erledigen und die Dinge pünktlich abzuschließen. Das heißt aber nicht, dass Sie sich völlig aus der Verantwortung stehlen sollten. Geben Sie Ihren Teammitgliedern Raum und Zeit, um die Arbeit zu erledigen, aber planen Sie regelmäßige Kontrollbesuche ein.
Besprechen Sie mit den Mitgliedern Ihres Teams, wie oft Sie sich melden wollen. Es sollte ein Gleichgewicht zwischen dem Verzicht auf Mikromanagement und dem Zu erledigen von regelmäßigen Überprüfungen bestehen.
Viele Manager entscheiden sich für vierzehntägige oder monatliche Meetings. Andere, die an Projekten mit einer längeren Zeitleiste arbeiten, entscheiden sich für eine vierteljährliche Besprechung. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter bei diesen Meetings, wenn sie Fragen oder Bedenken haben, und geben Sie ihnen Tipps, wie sie ihre Arbeit abschließen können.
Denken Sie daran, dass Sie letztendlich für den Erfolg des Projekts verantwortlich sind. Planen Sie nach dem Abschluss eine Besprechung, um zu prüfen, was gut funktioniert hat und was verbessert werden kann. Sie können diese Änderungen in Ihr workflow-Management prozesse für das nächste Projekt.
9. Siege feiern
Wir Menschen arbeiten gerne in einem positiven Umfeld und freuen uns, wenn unsere Arbeit geschätzt und anerkannt wird. Feiern Sie Meilensteine und kleine Erfolge, wann immer es möglich ist. Das stärkt die Moral, schafft ein Arbeitsumfeld, das Spaß macht, und bietet Anreize, gute Arbeit zu erledigen. 🥳
10. Überprüfen Sie Ihre Arbeit und nutzen Sie Feedback, um Ihren Prozess zu verbessern
Beim erfolgreichen Delegieren geht es nicht nur darum, Aufgaben zuzuweisen und sie fertiggestellt zu sehen. Ein Schlüssel zum Delegieren ist die Überprüfung des Prozesses, um zu sehen, was funktioniert hat und was verbessert werden kann. Bitten Sie Ihre Teammitglieder um konstruktives Feedback zum Prozess.
Erstellen Sie intelligentere Formulare in ClickUp mit bedingter Logik, um den Prozess zu rationalisieren - egal wie komplex er ist
Identifizieren Sie die Bereiche, in denen Sie beide erfolgreich waren, und überlegen Sie, ob es noch Raum für Verbesserungen gibt.
Vorteile des Delegierens von Arbeitspflichten
A guter Projektleiter weiß, wie wertvoll es ist, effektiv zu delegieren. Dadurch können Sie Ihren Aufwand anderweitig konzentrieren, und Delegationsfähigkeiten helfen Ihnen, Ihr Team so aufzubauen, dass jeder sein Bestes gibt und das gewünschte Ergebnis erzielt. ✨
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile des Delegierens:
- Es ermächtigt : Die Delegation ermöglicht es den Mitgliedern des Teams, selbst aktiv zu werden. Indem sie sich aktiv engagieren, neue Kompetenzen erlernen und eine Rolle in wichtigen Projekten spielen, fühlen sich die Mitglieder des Teams enger mit dem Unternehmen verbunden und haben das Gefühl, mit ihrer Arbeit etwas zu bewirken
- Es reduziert Burnout: Wenn Sie Aufgaben effektiv delegieren, verteilen Sie die Workloads. Auf diese Weise ist jedes Mitglied des Teams zwar beschäftigt, aber nicht überfordert oder ausgebrannt. Ein Einblick in den Workload der einzelnen Mitglieder des Teams führt zu einer stärkeren Konzentration auf das Wohlbefinden des Teams und zu einer glücklichen Unternehmenskultur
Erkennen Sie auf einen Blick, wer in Ihrem Team unter- oder überlastet ist, so dass Sie Ihre Ressourcen leicht umverteilen können
- Fördert Professionelle Entwicklung und Innovation: Indem Sie Ihrem Team erlauben, Aufgaben selbständig zu bearbeiten, geben Sie ihm eine kreative Lizenz, innovative Lösungen und neue Ansätze zu entwickeln
- Vertrauensbildung und Kommunikation: Die Delegation von Aufgaben erfordert eine effektive Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Es unterstützt auch die Eigenverantwortung, da die Manager den Mitgliedern des Teams zutrauen, die Arbeit zu übernehmen, ohne den Prozess zu steuern
- Es kann Zeit sparen und Ihnen helfen, neue Meilensteine zu erreichen: Durch eine effektive Aufteilung der Arbeit wird weniger Zeit benötigt, um ein Projekt abzuschließen und Ihre Ziele zu erreichen
- Effektivere Budgetierung: Die Aufteilung von Projekten in mundgerechte Aufgaben für jedes Mitglied des Teams erleichtert die Budgetierung, da Sie eine klare Karte aller beteiligten Ressourcen und Personen haben
Herausforderungen der Aufgabendelegation
Das erfolgreiche Delegieren von Aufgaben ist eine wichtige Fähigkeit für jeden Manager, aber es ist eine Herausforderung. Hier sind einige häufige Hindernisse, auf die Manager im Delegationsprozess stoßen können:
- Mangelndes Vertrauen: Einigen Managern fällt es schwer, anderen zuzutrauen, dass sie Aufgaben nach ihren Maßstäben abschließen, was dazu führt, dass sie die Verantwortung nur ungern abgeben
- Angst vor Kontrollverlust: Delegieren bedeutet, ein gewisses Maß an Kontrolle über die Ausführung von Aufgaben abzugeben, was für Manager, die gewohnt sind, jedes Detail zu überwachen, unangenehm sein kann
- Unzureichende Schulung: Mitgliedern des Teams fehlen möglicherweise die notwendigen Fähigkeiten oder Kenntnisse, um bestimmte Aufgaben zu übernehmen, was Zeit und Ressourcen für die Schulung erfordert
- Schwierigkeiten bei der Zuweisung der richtigen Aufgaben an die richtigen Personen: Die Zuordnung von Aufgaben zu den entsprechenden Mitgliedern des Teams auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten, Zinsen und ihres Workloads kann komplex sein
- Widerstand von Teammitgliedern: Nicht alle Mitarbeiter sind bereit, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen, insbesondere wenn sie sich überlastet fühlen oder wenn die Aufgabe außerhalb ihres Fachgebiets liegt
- Unzureichende Kommunikation: Missverständnisse über Erwartungen an die Aufgabe, Fristen oder Ziele können zu schlechten Ergebnissen im Delegationsprozess führen
- Zeitliche Beschränkungen : Eine ordnungsgemäße Delegation erfordert Zeit für Schulung, Überwachung und Feedback, was eine Herausforderung sein kann inschnelllebigen Umgebungen ## Nutzen Sie die Macht der Aufgabenübertragung
Um die Kunst des Delegierens zu beherrschen, muss man wissen, welche Aufgaben man delegieren kann, wem man sie zuweist und wie man sie effektiv erledigt. Mit diesen 10 Tipps sind Sie auf dem besten Weg, erfolgreiches Delegieren auf allen Ebenen Ihres Unternehmens umzusetzen. Testen Sie ClickUp noch heute um alle Ihre Projektmanagement-Prozesse abzuwickeln. Von der Organisation und Zuweisung von Aufgaben über die Erstellung einer Prioritäten-Matrix bis hin zum Einsatz von Tools zur Nachverfolgung des Fortschritts finden Sie hier alles, was Sie brauchen, um ein effektiver Leiter zu sein. 👩🏽💼