Wenn Projektrollen und -verantwortlichkeiten nicht festgelegt sind, führt dies zu einer Vielzahl von Problemen im Zusammenhang mit dem Projektmanagement - Verzögerungen im Zeitplan, steigende Kosten und geringere Leistung, um nur einige zu nennen.
Hier kommt die RACI-Matrix, auch bekannt als RACI-Diagramm oder Verantwortungszuweisungsmatrix, ins Spiel. 🖼️
Das RACI-Modell hilft dabei, die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten abzubilden, Struktur und Klarheit zu schaffen und alle Teammitglieder in die erfolgreiche Projektdurchführung einzubinden, so dass Fehlkalkulationen ausgeschlossen sind.
Deshalb schwören viele Menschen aus der Unternehmenswelt in verschiedenen Branchen, vom Gesundheitswesen bis zum Bauwesen, auf RACI-Diagramme . 🙏
Was ist ein RACI-Matrix-Diagramm?
Die RACI-Matrix ist ein einfacher Ansatz zur Festlegung von Projektrollen und Verantwortlichkeiten, die zur Erreichung der gewünschten Ergebnisse beitragen.
Dieser Begriff ist ein Akronym und steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. RACI beschreibt im Wesentlichen die verschiedenen Rollen, die den am Projekt beteiligten Teammitgliedern zugewiesen sind, und gibt an, wer was tut.
Verantwortlich: Wie Sie bereits vermuten können, ist diese Person dafür verantwortlich, Maßnahmen zu ergreifen und sicherzustellen, dass die Aufgaben im Projekt bearbeitet werden.
In der Regel handelt es sich dabei um ein Teammitglied oder einen Projektmanager, der einem A unterstellt ist. In einem RACI können mehrere Rs vorhanden sein, und einige von ihnen können auch an den folgenden Aufgaben beteiligt sein entscheidungsprozess .
Es ist jedoch sehr ratsam, die Dinge nicht zu sehr aufzublähen und die Anzahl der Responsibles in Ihrer Verantwortungszuweisungsmatrix zu hoch anzusetzen.
Verantwortlicher: Das ist jemand, der dafür sorgt, dass alle Verantwortlichkeiten ordnungsgemäß zugewiesen werden, der Arbeiten oder Entscheidungen genehmigt oder ablehnt (im Grunde ist diese Person ein Entscheidungsträger) und der sicherstellt, dass alles erfolgreich und rechtzeitig geliefert wird. Gemäß der RACI-Matrix sollte es nur ein A geben.
Beratene: Dies ist die Person, die das Team zu verschiedenen Themen und Maßnahmen konsultiert, ein Experte. Diese Person oder mehrere Personen geben Feedback und bewerten, damit die Aufgaben erfüllt werden können.
Informiert: Jemand, der über den Fortschritt informiert werden sollte, sobald alles erledigt ist, aber nicht direkt am Prozess beteiligt ist. Diese Person trägt nicht zur Entscheidungsfindung oder zur Durchführung von Aufgaben bei und wird auch nicht zu einer Angelegenheit konsultiert.
Wir wissen projektmanagement-Teams lieben Abkürzungen : PMP, KPI, SOW und SME. Die Liste ließe sich beliebig fortsetzen, aber mit dem RACI-Matrixdiagramm ist es ein Kinderspiel, wichtige Entscheidungen und Aufgaben zu skizzieren, meilensteine und Rollen.
Vorteile des RACI-Diagramm-Modells
In großen Projektmanagementteams, in denen die Teammitglieder über mehrere Abteilungen verteilt sind und auf andere Teams angewiesen sind, ist es ganz natürlich, dass es zu Rollenverwirrungen kommt.
In einer solchen Situation ist es die Aufgabe des Projektmanagers oder des leitenden Projektteams, dafür zu sorgen, dass jedes Teammitglied genau weiß, was von ihm erwartet wird. Noch schwieriger kann es werden, wenn die Arbeit aus der Ferne verwaltet und erledigt wird. In diesem Fall kommt die RACI-Matrix zur Rettung! 🚀
Das Modell der RACI-Matrix bietet in dieser Hinsicht eine Vielzahl von Vorteilen:
- Es beseitigt Rollenverwirrung und Unklarheiten darüber, wer Entscheidungen trifft (es könnte sein, dass der Verantwortliche oder der Zuständige der Entscheidungsträger ist, daher sollte dies von Anfang an klargestellt werden)
- Es fördert die Teamarbeit und die Kommunikation zwischen allen am Projekt Beteiligten, was zu einer klaren Erwartungshaltung führt
- Sie verhindert die Über- oder Unterbelegung von Ressourcen eines Teammitglieds und gewährleistet bei Bedarf eine reibungslose Umverteilung der Ressourcen
- Es kann garantieren, dass auch bei einer Neuzuweisung von Ressourcen keine Aufgabe übersehen wird
- Durch den Einsatz des Systems wird die Kommunikation rationalisiert, die Lösung von Konflikten eliminiert, Vertrauen geschaffen und ein hohes Maß an Engagement gewährleistet
- Letztendlich verbessert es die Projekteffizienz und spart Zeit
Es ist erwähnenswert, dass das RACI-Diagramm sicherstellen kann, dass jede Beziehung angemessen gehandhabt wird, sei es mit Kunden, Sponsoren, VIP-Kunden, internen Nutzern, Lieferanten, Investoren, Führungskräften, Analysten oder staatlichen Aufsichtsbehörden.
Deshalb eignet sich dieses Modell sowohl für B2B- als auch für B2C-Unternehmen. ✅
Wann sollte das RACI-Diagramm-Modell verwendet werden
Die RACI-Matrix kann für alle Bereiche des Projektmanagements verwendet werden, von der Klärung der Rollen und Aufgaben der Teammitglieder bis hin zur Beseitigung jeglicher Art von Verwirrung und festgefahrenen Prozessen.
Das Tolle daran ist, dass es unglaublich flexibel ist und Sie es unabhängig von Ihrer Branche einsetzen können. 🤩
Hier sind einige Beispiele dafür, wann das RACI-Diagramm-Modell hilfreich sein kann:
- Rollenverwirrung behindert typischerweise den Fortschritt und verzögert den Genehmigungsprozess oder wenn Entscheidungen scheinbar willkürlich getroffen werden, wiederum aufgrund mangelnder Transparenz bei den Rollen
- Wenn Befugnisse, Verantwortlichkeiten, Rollen und Aufgaben nicht klar definiert sind
- Wenn nicht klar ist, wer welche Aufgaben ausführen soll, was entweder dazu führt, dass mehrere Personen an derselben Aufgabe arbeiten oder dass keine von ihnen an den Projektaufgaben arbeitet, an denen sie eigentlich arbeiten sollten
Ein Beispiel: Jeder Projektmanager oder Product Owner wird (zu Unrecht) als verantwortlich für jedes kleine Detail und den Erfolg eines Projektteams im Allgemeinen angesehen.
Das RACI-Diagramm nimmt diesen Rollen die Last ab. Es ermöglicht Entwicklern und Designern, für ihre Aufgaben verantwortlich zu sein umfang der Arbeit .
Beachten Sie jedoch, dass RACI keine Einheitslösung ist.
Bei größeren, komplexen Projekten, an denen mehrere Interessengruppen beteiligt sind, wirkt es Wunder. Andererseits ist es für kleinere Projektmanagementteams und schnell laufende Projekte nicht geeignet, da es den Entscheidungsfindungsprozess und das Projekt als Ganzes verlangsamen kann.
Wie man ein RACI-Diagramm-Modell erstellt
Bevor Sie mit der Erstellung eines RACI-Diagramms beginnen, sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:
- Idealerweise sollte eine Person nur eine Art von Verantwortung haben
- Die verantwortliche Person sollte die Autorität haben und in der Lage sein, bei der Erledigung von Aufgaben Anleitung und Hilfe zu leisten
- Zuweisung einer einzigen verantwortlichen Person pro Ergebnis
- Jede Aufgabe sollte mit einer verantwortlichen und einer rechenschaftspflichtigen Rolle verbunden sein, wobei es nicht zwingend erforderlich ist, externe Beiträge einzuholen, wenn die Aufgabe nicht übermäßig komplex ist
- Die Stakeholder sollten auch über kleinere Änderungen und Aktualisierungen des Projekts informiert werden
So erstellen Sie ein RACI-Diagramm:
1. Definieren Sie Deliverables
Definieren und listen Sie die wichtigsten Projektaufgaben auf, die erledigt werden müssen, und führen Sie sie alle auf der linken Seite des RACI-Diagramms untereinander auf.
Nehmen Sie nicht alle der projektleistungen in das Diagramm einfügen, sonst wird es zu detailliert und damit zu komplex, um es zu benutzen und zu verstehen.
2. Identifizieren Sie Projektrollen
Bestimmen Sie die Mitglieder des Projektteams und ihre Rollen (Verantwortliche, Verantwortliche, Angerufene und Informierte) und fügen Sie sie oben im Diagramm nebeneinander ein.
Sie können zum Beispiel so vorgehen: Projektleiter, Projektmanager, Geschäftsanalytiker, technischer Architekt und Anwendungsentwickler.
Alternativ können Sie die Rollen auch namentlich angeben. Dies ist besonders nützlich, da auf diese Weise klar wird, wer welche Aufgaben hat und wenn mehreren Beteiligten ähnliche Rollen zugewiesen werden.
3. Verbinden Sie die Punkte
Jetzt ist es an der Zeit, Aufgaben und Rollen miteinander zu verbinden. ♻️
Die Zuweisung von Verantwortlichen und Rechenschaftspflichtigen pro Aufgabe ist ein Muss, während Sie auch sorgfältig darüber nachdenken sollten, wer konsultiert werden muss und wer über die Ergebnisse informiert wird.
4. Lösen Sie eventuell auftretende Konflikte
Idealerweise sollte ein Teammitglied nur für wenige Aufgaben zuständig sein (maximal zwei bis drei).
Wenn es viele leere Zellen gibt, versuchen Sie, die Ressourcen umzuverteilen (ändern Sie Verantwortlich in Angeraten).
Wenn es zu viele verantwortliche Rollen gibt, könnte dies den Entscheidungsprozess verlangsamen; streben Sie daher an, nur eine verantwortliche Person pro Aufgabe zu haben.
Zu viele Cs können auch zu Verzögerungen für die Projektmanager führen, da einige unter den beraterrolle kann oft auf Informiert umgestellt werden. Wenn es keine C- und I-Rollen gibt, deutet dies in der Regel auf einen Mangel an Kommunikation innerhalb des Teams hin.
RACI-Matrix Beispiele und Anwendungsfälle
ClickUp Beispiele
Für unsere ersten Beispiele verwenden wir unser geliebtes Tool, ClickUp . Sie können jeden Teil der Plattform individuell anpassen, so dass es einfacher denn je ist, Ihre ideale RACI-Matrix zu erstellen. Wenn Sie Inspiration oder Anleitung benötigen, nutzen Sie die gebrauchsfertige und editierbare RACI-Planungsvorlage in ClickUp um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Laden Sie die ClickUp RACI-Planungsvorlage kostenlos herunter Schauen wir uns an, wie viel Flexibilität wir bei der Erstellung von RACI-Diagrammen in ClickUp haben können.
Einfaches RACI-Diagramm in der Doc-Ansicht
RACI-Matrix-Beispiel in ClickUp Docs
Hier ist ein perfektes Beispiel für das, was wir oben erklärt haben. ClickUp's Doc-Ansicht kann zur Erstellung eines RACI-Diagramms verwendet werden, ohne die Dinge zu sehr zu verkomplizieren.
Stakeholder auf der linken Seite, Rollen oben und rechts. Jack, Sabrina und Selena sind verantwortlich für programmverwaltung caroll ist verantwortlich, Samatha ist konsultiert und Ahmed ist informiert.
Es ist eine tolle Sache, dass es nur eine verantwortliche Person gibt, die die Rolle des Accountable innehat, wenn es um das Programmmanagement geht. Das ist die Sache mit kampagnenmarketing , Gestaltung, produktvermarktung datenanalyse, Markenmarketing und auch Kundenerfolg!
Es ist auch leicht zu erkennen, dass keine Ressourcen übermäßig zugewiesen werden. Jack ist die verantwortliche Person für das Programmmanagement, das Markenmarketing und den Kundenerfolg, während er für das Kampagnenmarketing verantwortlich ist, Informiert für Produktmarketing und für die Datenanalyse konsultiert.
Farbcodierte RACI-Matrix in Listenansicht
Farbkodierte RACI-Matrix in ClickUp's Listenansicht
In der Listenansicht von ClickUp können wir mit dem RACI-Diagramm mehr ins Detail gehen. Außerdem können Sie das ganze Konzept mit Farbe aufpeppen, um das manchmal langweilige Projektmanagement aufzulockern. 🌈
Sie können sogar zwischen verschiedenen Rollenfarben wählen. Wir haben Blau für Verantwortlich, Grün für Verantwortlich und so weiter verwendet. Es liegt ganz bei Ihnen, die Tabelle und die Rollen nach Ihren Wünschen anzupassen.
Hier haben wir auch eine etwas andere Positionierung von Rollen und Aufgaben. Die Projektaufgaben werden auf der linken Seite untereinander aufgelistet, während die Namen und Zuständigkeiten oben und auf der rechten Seite stehen (wenn Sie diese Art der Darstellung bevorzugen, ist das völlig in Ordnung).
Sie können auch Prioritätsflaggen sehen, die jedem eine Orientierung geben und auf Aufgaben hinweisen, die so schnell wie möglich erledigt werden müssen, und auf solche, die ein wenig warten können. 🚩
RACI-Modell in der Tabellenansicht
RACI-Modell in ClickUp's Tabellenansicht
In der Tabellenansicht können Sie Ihr RACI-Diagramm genauer unter die Lupe nehmen. Sie können nicht nur Rollen, Aufgaben und Prioritäten sehen, sondern auch den Status jeder Aufgabe im Diagramm verfolgen. Die Status sind vollständig anpassbar; dies ist nur ein Beispiel dafür, wie Sie sie benennen und einfärben können.
RACI-Diagramm Beispiel gruppiert nach Status
RACI-Diagramm-Beispiel gruppiert nach Status in ClickUp's Tabellenansicht
In der Tabellenansicht von ClickUp können Sie Aufgaben auch nach Name, Rolle, Status, Priorität usw. filtern und gruppieren. So können Sie die Details Ihres RACI-Diagramms genauer betrachten und sehen, welche Aufgaben in Arbeit sind, welche noch bearbeitet werden müssen und welche bereits abgeschlossen sind.
Schließlich, wie bereits bekannt, ClickUp-Ansichten und das Whiteboard gehört zu unseren Favoriten! 😍
RACI-Rollen in der Whiteboard-Ansicht
RACI-Rollen in der Whiteboard-Ansicht von ClickUp
Die ClickUp-Whiteboard macht es einfach, Aufgaben, Rollen und Funktionen getrennt zu visualisieren. Es stellt sicher, dass alle als Team arbeiten. Das lässt praktisch keinen Raum für Konflikte oder schlechte Arbeitsmoral.
Miro Beispiele
Als Nächstes kommt das berüchtigte Mindmapping-Tool, Miro . Mal sehen, was für eine RACI-Magie wir uns einfallen lassen können.
RACI-Stakeholder-Karte
RACI-Stakeholder-Map-Beispiel in Miro Miro ist ein weiteres hervorragendes Tool für die Zuweisung von Rollen, Verantwortlichkeiten und Aufgaben. In diesem Beispiel zeigt Miro, wie einfach Sie eine RACI-Stakeholder-Matrix für Service-Design-Teams erstellen können.
Können Sie erkennen, dass hier etwas anders ist? 🤔
Ganz genau! Anstatt sich an das übliche RACI-Diagramm zu halten, beschloss Miro, einen neuen Ansatz zu wählen und alles - von den Rollen und Verantwortlichkeiten bis hin zu den Aufgaben - übersichtlich in der Kartenansicht darzustellen. 🗺️
Auf der linken Seite sehen Sie die Stakeholder und Aufgaben, darunter ihre Rollen (Entscheidungsträger, wichtige Einflussnehmer, engmaschiges Management), die alle zusammen in einer kreisförmigen Karte dargestellt sind.
Sie können sehen, dass die Rollen in Kreisen geschichtet sind, von denen mit, sagen wir, weniger Verantwortung (z. B. Informiert) bis hin zu Verantwortlich.
Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber wir lieben digitale Haftnotizen! Die Namen aller Teammitglieder sind auf diesen Notizzetteln vermerkt, während ihre Rollen durch Emojis gekennzeichnet sind.
Bonus:_ Stakeholder Mapping Templates
RACI-Marketing-Team-Modell
RACI-Marketing-Team-Modell in Miro Dieses RACI-Diagramm ist speziell auf die Bedürfnisse von Marketingteams zugeschnitten. Projektmanagement, Kampagnen-, Produkt- und Markenmarketing sowie Kundenerfolg, auch bekannt als Ergebnisse, sind auf der linken Seite angeordnet.
Die Zuständigkeiten und Rollen sind für jede Aufgabe klar definiert, während die Teammitglieder entsprechend gruppiert und angeordnet sind, so dass jeder weiß, was er tut und was alle anderen tun.
Für jede Aufgabe gibt es eine einzige verantwortliche Person, während die Anzahl der verantwortlichen Personen relativ ausgewogen ist.
Coda Beispieles
Zu guter Letzt haben wir in der Reihe der Tools noch das neue Kind im Projektmanagement-Block, Coda . Schauen wir uns an, wie sie im Vergleich zu unseren früheren RACI-Vorlagen abschneidet.
Bonus: Wahrnehmungskartenvorlagen !
RACI-Matrix Beispiel nach Aufgabengliederung
RACI-Matrix-Beispiel nach Aufgabengliederung in CodaCoda gibt ein praktisches Beispiel dafür, wie die Erstellung und Verwendung eines RACI-Diagramms aussehen kann, auch wenn Sie nicht unbedingt an einem übermäßig komplexen Projekt arbeiten.
Alle Aufgaben sind klar definiert, ebenso wie alle Rollen (CEO, CTO, VP of Product, Produktmanager, UI-Designer, Content Writer und Finanzanalyst) und Verantwortlichkeiten, die in leuchtenden Farben dargestellt werden. Dies ermöglicht eine bessere Sichtbarkeit und Differenzierung, und wir können es auch mit Drittanbietern integrieren software zur Planung von Beratungen oder sogar den Fortschritt der einzelnen Projekte zu verfolgen.
RACI-Diagramm Beispiel nach Aufgabenstatus
RACI-Diagramm-Beispiel nach Aufgabenstatus in Coda Mit Coda können Sie auch den Status jeder Aufgabe (nicht begonnen, in Arbeit, erledigt) im RACI-Diagramm verfolgen, jeden Status farblich kennzeichnen und Notizen hinzufügen, um zu verdeutlichen, wer an welcher Aufgabe arbeitet und wie viele Ressourcen verfügbar sind.
Anstatt bei Null anzufangen, können Sie zwischen verschiedenen anderen, absolut genialen RACI-Diagrammvorlagen wählen, die Ihnen wertvolle Zeit sparen und Ihr Team von der ersten Sekunde an auf Trab bringen werden!
Bonus: Matrix Templates & Matrix-Organisationsstruktur-Beispiele
Wer profitiert von einem RACI-Diagramm?
Projektmanager: Ein RACI-Diagramm ist ein nützliches Instrument für Projektmanager, die die verschiedenen Aufgaben und Rollen im Zusammenhang mit einem Projekt verfolgen müssen. Durch die Verfolgung dieser Rollen kann sichergestellt werden, dass jeder am Projekt Beteiligte für seine individuellen Aufgaben zur Verantwortung gezogen wird. RACI-Diagramm für das Projektmanagement ist eine digitale Vermarkterin und die Gründerin von HustlerEthos.com ._