Ein Leitfaden zum Programmmanagement mit detaillierten Beispielen

Haben Sie schon einmal auf Ihre Liste der zu erledigenden Aufgaben geschaut und gedacht, könnten wir die Programmplanung vorziehen und direkt zu dem Teil übergehen, an dem wir feiern?

Wir können Sie verstehen und wissen, warum Programmmanagement so klingt, als würde es mehr Zeit in Anspruch nehmen, als es bringt. Wenn Sie Zeit, Geld und Ressourcen auf die falsche Art und Weise ausgeben, ist das eine drohende Gefahr. Aber wir werden das nicht zulassen.

Stattdessen zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Ansatz zur Skalierung und Verwaltung Ihrer Programme neu gestalten können.

Oft fälschlicherweise für projektmanagement das Programmmanagement hat eine strategische Besonderheit und verdient seinen Platz! Woran erkennt man also ein Programm und ein Projekt? Welche Programme sind sinnvoll? Welchen Wert haben Programme für ein Unternehmen, seine Mitarbeiter und seine Kunden?

Sie haben Fragen, und wir haben die Antworten! Lassen Sie uns herausfinden, wie sich Programme von Projekten unterscheiden, welche Rolle ein Programmmanager spielt und welche technischen Voraussetzungen für den Erfolg im Projektmanagement erforderlich sind!

Was ist Programmmanagement?

Programmmanagement ist die strategische Planung und Koordinierung von Programmen zur Umsetzung von Initiativen und zur Durchführung von Veränderungen in einer Organisation. Ein Programm ist eine Sammlung von zusammenhängenden Projekten, Prozessen und Aktivitäten, die als Gruppe verwaltet werden, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.

Sie fragen sich: "Wenn ich in Ihrer Definition das Wort Programm durch Projekt ersetze, bedeutet das dasselbe...Sie sind am Zug."

Wenn wir Programme mit Projekten gleichsetzen, haben wir bereits das erste Hindernis aus dem Weg geräumt. Und zwar aus folgendem Grund:

Sie (der Projektmanager) sind der Kapitän eines Bootes (das Projekt), der den Betrieb überwacht und das Ziel termingerecht erreicht. Um Sie herum sind andere Boote (Projekte) mit ihren Kapitänen (Projektleitern). Wäre es für Sie machbar, wenn Sie

alle Schiffe und ihre Operationen zu managen

und Fahrpläne? Unwahrscheinlich.

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Programm-Management vs. Projektmanagement

Was ist nun der Unterschied zwischen Programm- und Projektmanagement? Bei einem Projekt geht es um den Weg und die Ressourcen zum Ziel. Ein Programm geht über die traditionellen Projektaufgaben hinaus und konzentriert sich auf das, was passiert, nachdem die Projekte ihr Ziel erreicht haben. Der Nutzen, die Transformation und die Veränderung für die Organisation. ✨

Der Lebenszyklus eines Programms

Wie sieht nun der Zyklus eines Programms aus, wenn man sich das vor Augen hält? Zunächst einmal gibt es drei Hauptphasen, die zu berücksichtigen sind, darunter:

1. **ProgrammkonzeptualisierungsphaseStakeholder und Führungskräfte kommen zusammen, um ein Programmbriefing zu erstellen, das die Vision, den Umfang und die Mindestziele umfasst,kostenvoranschlag,ressourcenmanagementund Nutzen. Der Auftrag wird an den Programmmanager weitergeleitet, um Mitwirkende, Abhängigkeiten vom Projekt, Risikofaktoren, Zeitplanung und technische Anforderungen zu ermitteln
2. Phase der Programmerfüllung. der Begriff Lieferung hat eine doppelte Bedeutung. Die erste Bedeutung bezieht sich auf die von den Projekt Teams erbrachten Leistungen. Die zweite Bedeutung ist der Zeitraum des Übergangs, in dem die Integration und der Wandel in der Organisation stattfinden
3. Programmabschlussphase. Programme laufen so lange, wie eine Organisation von ihrem Wert profitiert. Bevor es jedoch ohne seine Stützräder im Anhang losgeht, muss es mehrere Prüfungen und Anweisungen durchlaufen, um sich selbst zu erhalten. Projekt Teams lösen sich auf, Kosteneinsparungen werden evaluiert und Programminformationen werden als Organisationsvermögen für zukünftige Verbesserungen (oder andere Programme) gespeichert

Sehen wir uns einige Beispiele für Programme an, die für jede Branche relevant sind:

• Prozess-Gateway-Programm zur Unterstützung komplexersoftware-Entwicklung probleme
• Talent- und Kulturprogramm, um die Karrieren der Mitarbeiter auf die nächste Stufe zu heben
• Onboarding Client Programm zur Ausbildung von Vertriebsleitern
• Zugänglichkeitsprogramm zur Anleitung derproduktdesign-System *Wachstumsprogramm zum Aufbau und zur Ausbildung internationaler Teams

Es ist nicht skalierbar für diese business-Initiativen in einem einzigen Projekt zu existieren. Erinnern Sie sich an unsere Bootsanalogie?

Im Kern umfasst ein Programm mehr Funktionen, die über den Rahmen eines einzelnen Projekts hinausgehen, und erfordert daher spezialisierte Personen, die für die Entwicklung und die laufende Verwaltung eines Programms zuständig sind.

programm-Manager haben den Chat betreten

Was erledigt ein Programm-Manager zu?

Das Herzstück eines jeden Programm-Ökosystems ist der Programmmanager. Zu seinen täglichen Prioritäten gehören:

• Klärende Fragen stellen, um Business-Probleme zu erfassen und zu definieren, wie der Erfolg aussieht
• Navigation auf höchster Ebene, um Projekt Teams zu helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen
• Das Programmtempo zu managen, damit regelmäßig messbare Ergebnisse geliefert werden
• Konzentration auf den Gesamtzustand eines Programms

Oft hat ein Programmmanager keine direkte Autorität über Projektmanager und Mitwirkende. Ein Programm umfasst alle Arten von Teams, die man sich vorstellen kann: Marketing, Vertrieb, Personalbeschaffung, Customer Enablement, IT, Personalwesen usw. Diese Teams sind auf ihr Feld spezialisiert, und der Programmmanager liefert die langfristige Strategie, um alle Teams auf die Programmziele und -ergebnisse auszurichten.

Die Sache ist die, dass ein Programmmanager nicht immer sofort alle Antworten parat hat. Wenn Sie etwas in Angriff nehmen, das in Ihrer Branche oder Ihrem Unternehmen noch nie zuvor erledigt wurde, besteht ein außerordentliches Maß an Unklarheit. Und Programme sind vor allem zu Beginn vage. Hier ist ein echtes Beispiel für ein Programm:

Das SparkShorts-Programm dient dazu, neue Geschichtenerzähler zu entdecken, neue Erzähltechniken zu erforschen und mit neuen Produktionsabläufen zu experimentieren. Diese Filme sind anders als alles, was wir bei Pixar bisher erledigt haben. Sie bieten die Möglichkeit, das Potenzial einzelner Künstler und ihre erfinderischen Ansätze beim Filmemachen in einem kleineren Rahmen als unserem normalen Programm zu erschließen.

Jim Morris, Präsident der Pixar Animation Studios

Schon der erste Satz wirft viele Fragen auf. Nein, alle Fragen: Wie entdecken wir Geschichtenerzähler? Was sind unsere Kriterien für einen Geschichtenerzähler? Was ist der Umfang dieser Experimente? Werden diese neuen Workflows die Hilfe unseres Kernteams erfordern?

Programmmanager beginnen mit dem, was sie wissen, und machen sich nach und nach ein Bild vom Rest. Da sie sich nicht mit jedem Projekt auskennen (denken Sie noch einmal an unsere Bootsanalogie), sind sie auf die taktische Unterstützung durch die Projektmanager angewiesen. Auf einer hohen Ebene, Programmmanager:

• Praxisagile Methodologien innerhalb des Programm-Ökosystems, um Business-Ziele zu erreichen
• Anwendung von Prinzipien, Prozessen und Fachwissen, um Ergebnisse zu erzielen
• Vordenker sein, um komplexe Abfragen zu lösen undrisiken zu minimieren* Erstellung des Programmbudgets, des Umfangs und der Qualitätsstandards
• Ausrichten oder neu ausrichtenprojektleistungen an den Programmergebnissen
• Verwendung von Metriken zur regelmäßigen Information und Einbindung der Beteiligten
• Interdependenzen zwischen Projekten managen
• Eliminierung von doppeltem oder überflüssigem Aufwand
• Prüfung eingehender Programmvorschläge
• Maintainer der Programmdokumentation

Wie wäre es mit ein paar weiteren Beispielen für Programme? ⬇️

Tipps für erfolgreiches Programm-Management

Vom Start-up bis zum gestandenen Business - die Schritte, die nötig sind, um Ideen in tatsächliche organisatorische Ergebnisse umzusetzen, fühlen sich überwältigend an. Wie viel, wie schnell und wie kann man ein Programm zu erledigen? Hier sind drei Tipps, die Sie heute anwenden können, um erfolgreiche, wirkungsvolle Programme zu entwickeln.

Tipp 1: Ermutigen Sie Teams dazu, ihre Meinung frühzeitig und häufig zu äußern

Die Qualität unserer menschlichen Fähigkeiten macht uns zu besseren Leistungsträgern und Führungskräften.

Lesen Sie diesen Satz noch einmal.

Wir haben bereits festgestellt, dass einige Programmmanager keine direkte Autorität über Teams haben. Zu erledigen haben sie jedoch die Verantwortung für den Fortschritt und das Ergebnis des Programms. Es bringt so viel Gutes mit sich, wenn man Teams ermutigt, frühzeitig und oft ihre Meinung zu sagen:

• Drohende Engpässe werden aufgezeigt und effektiv behoben
• Unterschiedliche Perspektiven führen zu kreativen Lösungen für komplexe Probleme
• Mitglieder erhalten umsetzbares Feedback, um sich zu verbessern
• Vertrauen wird organisch aufgebaut

Der Erfolg eines Programms ist von der Teamarbeit abhängig. Es ist wichtig, dies vom ersten Tag des Zyklus an zu vermitteln, aber es ist nie zu spät, damit zu beginnen. Wenn Sie also auf der Suche nach praktischen ratschläge für den Aufbau einer effektiven Teamarbeit haben wir für Sie!

Tipp 2: Bewerten Sie die Programmidee gründlich

Nehmen Sie ein paar Worte, die über eine Programmidee gewechselt werden, nicht als grünes Licht! Die Definition des Programms ist die kritischste Phase im Programmlebenszyklus, da die Energie, das Geld und die Ressourcen Ihrer Organisation in dieses große Vorhaben investiert werden. Bevor Sie also eine E-Mail mit Ihrem Dream Team als CC verfassen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, was mit diesem Programm erreicht werden soll.

• Auf welche Business-Bereiche wird sich das Programm auswirken? (Personalwesen,Hervorragende Qualität,Vermarktung, etc.)
• Was sind mögliche Bedrohungen und Folgen? (Unterbrechung der organisatorischen Dienstleistungen,ausweitung des Geltungsbereichs, Fehlinformationen usw.)
• Was wird sich auf unsere Systeme, Dienste, Tools und Technologien auswirken?
• Wer ist das Einzelziel?

Tipp 3: Verwenden Sie das Beste vom Besten programmverwaltungssoftwareWie sieht eine erstklassige Software aus? Preisgünstige Pläne und eine zuverlässige Plattform? Auf jeden Fall, aber für ein erfolgreiches Programmmanagement brauchen Sie sie auch:

1. Leistungsstarkeintegration mit anderen tools um Daten unter einer Haube zu vereinen
2. Solide Funktionen für Aufgaben und Projektabhängigkeiten
3. 360-Ansichten über alle Arbeiten im gesamten Unternehmen

Packen wir Nr. 3 aus: 360-Ansichten über die gesamte Arbeit im Unternehmen. Wissen Sie, wie viele Stunden wir pro Woche verlieren? kontextwechsel und Umschalten zwischen mehreren Tools ? Qatalog und Forscher des Ellis Idea Lab der Cornell University haben die Rechnung zu erledigen und sind dabei auf folgende Ergebnisse für den modernen Arbeitsplatz gestoßen:

5

Die Zahl der Stunden, die wir pro Woche mit der Suche nach Informationen in Apps verlieren.

7 von 10

Der Anteil der Personen, die berichten, dass es zeitaufwändig ist, die Informationen zu finden, die sie für ihre Arbeit erledigen müssen.

⅔

Die Nummer der Personen, die berichten, dass sie nicht sicher sind, dass alle Abteilungen die gleichen Online-Apps verwenden.

Können Sie das nachvollziehen?

Wenn sich Ihre Schultern ein wenig schwer anfühlen, lassen Sie uns die Dinge umdrehen!

Ich verstehe, wenn Sie Software-Müdigkeit haben, nachdem Sie versucht haben Monday, Asana, Jira, und andere . Die ersten paar Wochen sind großartig; dann plötzlich, stehen die Teams vor konkurrierenden Prioritäten und Projekte geraten ins Stocken.

3 ClickUp Features, die Sie für das Programm-Management benötigen

ClickUp ist die Programmverwaltungssoftware, die Ihre Teams jeden Tag nutzen werden. Mit ClickUp haben sie die Kontrolle über die Optimierung ihrer Produktivität und arbeiten gemeinsam an der Verwirklichung der Programminitiativen. Hier sind drei ClickUp Features, die Sie für die Verwaltung Ihres Programms unbedingt benötigen:

1. ClickUp-Ziele, um jede Aufgabe mit den Programmergebnissen zu verknüpfen

" ClickUp Ziele helfen dabei, den Fokus jedes einzelnen Mitglieds der Abteilung auf das Wesentliche zu lenken, was besonders wichtig ist, wenn die neues Produkt eingeführt wird ." Darya

HYPERVSN

Bleiben Sie auf Kurs, um Ihre Ziele mit klaren Zeitleisten, messbaren Zielen und automatischer Nachverfolgung des Fortschritts zu erreichen

2. ClickUp Dashboards um die Datengeschichte zu zeigen

Verwalten Sie alles in Ihrem Programm mit einem anpassbaren Kontrollzentrum

"Der Einsatz von ClickUp hat uns am meisten geholfen, vor allem bei der Zeitersparnis. Früher haben wir ein System verwendet, bei dem jedes Mitglied des Teams am Ende der Woche einen Wochenbericht per E-Mail schickte, der dann am Wochenende ausgewertet wurde. Aber mit ClickUp schaffen wir nach und nach überflüssige Berichterstellungen ab und sparen dadurch Zeit, die wir nun für produktivere Tätigkeiten nutzen können." eHealth4Everyone Fallstudie

3. 15+ anpassbare Ansichten zur Visualisierung von Aufgaben und Workflows

"Auch wenn diese Features oberflächlich betrachtet sehr winzig aussehen, spielen sie für uns eine große Rolle, da unsere Teams an verschiedenen Orten arbeiten. Mit drei verschiedenen Ansichten in ClickUp haben unsere Clients und Manager eine 360-Grad-Ansicht des Geschehens an der Basis, so dass sie sich mehr auf Strategie und kreatives Denken konzentrieren können als auf den Sumpf der verwaltung von Aufgaben und Teams ." Joshua Rozario

Mindshare Digital

Beispiele für Programm-Management bei ClickUp

Wir werden oft gefragt, ob wir bei ClickUp ClickUp für das Management unserer Programme verwenden. Ehrlich gesagt, ist das eine bevorzugte Frage, weil sie uns daran erinnert, wie leistungsfähig die Plattform sowohl die alltäglichen Aufgaben als auch die Komplexität bewältigt, so dass wir in der Lage sind, zu skalieren.

Unsere gesamte Arbeit ist miteinander verknüpft. Wir arbeiten mit denselben Listen für Projekte und treffen fundierte Entscheidungen als Team. Jeder hat Zugang zu zentralisierten Informationen, um seine Arbeit zu erledigen.

Hier ein Blick auf einige ClickUp-Programme, die mit vielen Programmmanagern und allen verfügbaren Kräften zum Erfolg geführt wurden. Team, könnt ihr mir hier helfen?

ClickUp erweitert das leitende EMEA Team mit einer um 233% gestiegenen Nachfrage in Europa

Wir haben keine Zeit verschwendet, um unser EMEA-Führungsteam zu etablieren und außergewöhnliche Talente einzustellen, die die Ergebnisse vorantreiben und sich dabei auf unsere zentralen Werte konzentrieren: "Hab Spaß, finde Freude und sei du selbst."

Wir verfügen bereits über eine solide Basis von Mitarbeitern in der Region, deren Mitglieder über ganz Europa verteilt sind. Wir stellen die besten Mitarbeiter für diese Aufgabe ein und nutzen ClickUp, um sicherzustellen, dass unsere Teams hyperproduktiv sind, wenn sie nicht am selben Standort arbeiten. Wir sind fest entschlossen, das Geschäft so aufzubauen, dass Zusammenarbeit, Kultur und Gemeinschaft im Mittelpunkt stehen."

Amber Coster, ClickUp's VP der EMEA Operationen

ClickUp University, eine kostenlose Online-Lernplattform

ClickUp University > Unser Ziel mit der ClickUp University (CUU) ist einfach: Unserer Community zu helfen, ihre Ziele schneller zu erreichen, Zeit zu sparen, jeden Tag um 1 % auf ihrem Feld zu wachsen und unnötige Frustrationen zu beseitigen, die durch ineffiziente Arbeit entstehen. > > Ganz gleich, ob Sie neu bei ClickUp sind oder schon seit Jahren bei uns arbeiten, die CUU wird Ihnen helfen, das Wissen und die praktische Erfahrung zu erlangen, die Sie benötigen, um Ihren idealen Workflow zu erstellen und Ihre Produktivität zu steigern. > > Sie lernen, wie Sie ClickUp verwenden, wie Sie es an Ihre Projektanforderungen und Workflow-Vorlieben anpassen können, und werden zu einem zeitsparenden, superproduktiven ClickUp-Guru.

Leila Cruz, ClickUp's Redaktionskoordinatorin

LevelUp von ClickUp (Ausgabe 2021)

Für LevelUp wurde zwar alles intern erledigt, aber wir mussten den Prozess der Nutzung externer Dritter wie Produktionsfirmen und Live-Streaming-Dienste integrieren. Deshalb haben wir spezielle Listen erstellt - der Schlüssel für die gesamte Organisation dieses Ereignisses.

Wir erstellten eine Master-Liste und machten bestimmte Aufgaben für unsere Partner öffentlich. Wir luden Gäste ein und erlaubten unseren Veranstaltungspartnern, Aufgaben zu koordinieren. So konnten wir schneller vorankommen als mit mehreren Tools, einschließlich E-Mail. Können Sie sich vorstellen, Tausende von E-Mails durchzugehen? ClickUp hat all das für uns gelöst.

Melissa Rosenthal, ClickUp's leitender Kreativdirektor

Der Erfolg unserer Programme wäre nicht möglich gewesen ohne die verschiedenen Programm-Manager und Teams, die Anfragen schnell und effizient kommunizieren und Feedback freigeben. Und das wünschen wir uns auch für Sie. 🤝

Nehmen Sie Ihre größten organisatorischen Ziele mit ClickUp in Angriff

ClickUp ist eine leistungsstarke Software, mit der Sie Ihre großen Ideen koordinieren, Fortschritte in Echtzeit sehen und Ihre Projekte mit voller Sichtbarkeit verwalten können. Mit ClickUp und dem Programmmanagement werden Sie vom ersten Tag an ein gesundes, gut funktionierendes Team aufbauen!

Unser Team ist für Sie da, wenn Sie einen speziellen Anwendungsfall haben und Unterstützung dabei benötigen. Ehrlich gesagt, können wir den ganzen Tag über Programme reden und freuen uns, andere zu erledigen, die das auch tun! 👋 Los geht's