Ein Leitfaden zum Programmmanagement mit detaillierten Beispielen

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Haben Sie jemals auf Ihre Liste mit Dingen, die zu erledigen sind, geschaut und gedacht: „Könnten wir den Plan für das Programm überspringen und direkt zum Teil übergehen, in dem wir feiern?“

Wir verstehen, warum Sie denken, dass Programmmanagement Ihnen mehr Arbeit macht, als es Ihnen bringt. Wenn Sie Zeit, Geld und Ressourcen falsch einsetzen, ist dies durchaus möglich. Aber wir lassen das nicht zu.

Stattdessen zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Ansatz zur Skalierung und Verwaltung Ihrer Programme neu gestalten können.

Das Programmmanagement wird oft mit dem Projektmanagement verwechselt, hat jedoch eine strategische Besonderheit und verdient seine eigene Aufmerksamkeit! Wie unterscheiden wir also ein Programm von einem Projekt? Welche Programme sind sinnvoll? Welchen Wert haben Programme für ein Unternehmen, seine Mitarbeiter und seine Kunden?

Sie haben Fragen, wir haben die Antworten! Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie sich Programme von Projekten unterscheiden, welche Rolle ein Programmmanager spielt und welche technischen Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projektmanagement unerlässlich sind!

Was ist Programmmanagement?

Programmmanagement ist die strategische Planung und Koordination von Programmen, um Initiativen zu verwirklichen und Veränderungen in einer Organisation herbeizuführen. Ein Programm ist eine Sammlung verwandter Projekte, Prozesse und Aktivitäten, die als Gruppe verwaltet werden, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.

Sie fragen sich: „Wenn ich in Ihrer Definition das Wort „Programm“ durch „Projekt“ ersetze, bedeutet es dasselbe ... Sie sind am Zug.“

Wenn wir Programme genauso behandeln wie Projekte, haben wir bereits unser erstes Hindernis geschaffen. Hier ist der Grund dafür:

Sie (der Projektmanager) sind der Kapitän eines Schiffes (des Projekts), der den Betrieb überwacht und dafür sorgt, dass das Ziel termingerecht erreicht wird. Um Sie herum befinden sich andere Schiffe (Projekte) mit ihren Kapitänen (Projektmanagern). Wäre es für Sie machbar, alle Schiffe und deren Betrieb und Zeitpläne zu verwalten? Wahrscheinlich nicht.

Probieren Sie unsere Vorlagen für das Programmmanagement aus!

Programmmanagement vs. Projektmanagement

Was ist also der Unterschied zwischen Programm- und Projektmanagement? Bei einem Projekt geht es um den Weg und die Ressourcen zum Ziel. Ein Programm geht über die traditionellen Projektverantwortlichkeiten hinaus und konzentriert sich darauf, was passiert, nachdem die Projekte ihr Ziel erreicht haben. Die Vorteile, die Transformation und die Veränderung für die Organisation. ✨

Der Zyklus eines Programms

Wie sieht vor diesem Hintergrund der Zyklus eines Programms aus? Zunächst einmal sind hier drei Hauptphasen zu berücksichtigen, darunter:

Sehen wir uns einige Beispiele für Programme an, die für jede Branche relevant sind:

Es ist nicht skalierbar, diese Geschäftsinitiativen in einem einzigen Projekt unterzubringen. Erinnern Sie sich an unsere Bootsanalogie?

Im Kern umfasst ein Programm mehr Funktionen als ein einmaliges Projekt, sodass spezialisierte Mitarbeiter für die Entwicklung und fortlaufende Steuerung eines Programms erforderlich sind.

Die Programmmanager haben sich beim Chatten eingeloggt.

Was muss ein Programmmanager erledigen?

Das Herzstück jedes Programm-Ökosystems ist der Programmmanager. Zu seinen täglichen Prioritäten gehören:

Häufig hat ein Programmmanager keine direkte Weisungsbefugnis gegenüber Projektmanagern und Mitwirkenden. Wenn man darüber nachdenkt, umfasst ein Programm alle möglichen Arten von Teams: Marketing, Vertrieb, Personalbeschaffung, Kundenbetreuung, IT, Personalwesen usw. Diese Teams sind auf ihren jeweiligen Bereich spezialisiert, und der Programmmanager sorgt mit einer langfristigen Strategie dafür, dass alle Teams auf die Programmziele und -ergebnisse ausgerichtet bleiben.

Die Sache ist die, dass ein Programmmanager möglicherweise nicht sofort alle Antworten parat hat. Wenn Sie etwas in Angriff nehmen, was in Ihrer Branche oder Organisation noch nie zuvor erledigt wurde, gibt es ein außergewöhnlich hohes Maß an Ungewissheit. Und Programme sind zu Beginn meist vage. Hier ist ein reales Beispiel für ein Programm:

Das SparkShorts-Programm wurde entwickelt, um neue Geschichtenerzähler zu entdecken, neue Erzähltechniken zu erforschen und mit neuen Workflows zu experimentieren. Diese Filme unterscheiden sich von allem, was wir bisher bei Pixar gemacht haben, und bieten die Möglichkeit, das Potenzial einzelner Künstler und ihre innovativen Ansätze beim Filmemachen in einem kleineren Rahmen als bei unseren normalen Produktionen zu entfalten.

Schon der erste Satz wirft eine Menge Fragen auf. Nein, alle Fragen: Wie finden wir Storyteller? Was sind unsere Kriterien für einen Storyteller? Was ist der Umfang dieser Experimente? Werden diese neuen Workflows die Unterstützung unseres Kernteams erfordern?

Programmmanager beginnen mit dem, was sie wissen, und bilden sich im Laufe der Zeit ein Bild vom Rest. Da sie nicht in jedes Projekt im Detail involviert sind (denken Sie wieder an unsere Bootsanalogie), verlassen sie sich auf Projektmanager, die sie taktisch unterstützen. Auf hoher Ebene haben Programmmanager folgende Aufgaben:

Wie wäre es mit ein paar weiteren Programmbeispielen? ⬇️

Tipps für ein erfolgreiches Programmmanagement

Von Start-ups bis hin zu erfahrenen Unternehmen – die Schritte, die erforderlich sind, um Ideen in tatsächliche Unternehmensergebnisse umzusetzen, können überwältigend sein. Wie viel, wie schnell und wie lässt sich ein Programm erfolgreich umsetzen? Hier sind drei Tipps, die Sie noch heute für erfolgreiche, wirkungsvolle Programme anwenden können.

Tipp 1: Ermutigen Sie Teams, frühzeitig und häufig ihre Meinung zu äußern

Die Qualität unserer menschlichen Fähigkeiten macht uns zu besseren Leistungsträgern und Führungskräften.

Lesen Sie diesen Satz noch einmal.

Wir haben bereits festgestellt, dass einige Programmmanager keine direkte Autorität über Teams haben. Sie sind jedoch für den Fortschritt und das Ergebnis des Programms verantwortlich. Es hat viele Vorteile, Teams zu ermutigen, frühzeitig und häufig ihre Meinung zu äußern:

Der Erfolg eines Programms hängt von der Teamarbeit ab. Es ist wichtig, dies vom ersten Tag des Programm-Zyklus an zu kommunizieren, aber es ist nie zu spät, damit anzufangen. Wenn Sie also nach praktischen Ratschlägen für eine effektive Teamarbeit suchen, sind Sie bei uns genau richtig!

Tipp 2: Bewerten Sie die Programmidee umfassend

Betrachten Sie ein paar Worte, die über eine Programmidee ausgetauscht wurden, nicht als grünes Licht! Die Definition des Programms ist die kritischste Phase im Programmlebenszyklus, da die Energie, das Geld und die Ressourcen Ihres Unternehmens für dieses große Unterfangen aufgewendet werden. Bevor Sie also eine E-Mail mit Ihrem Traumteam in CC verfassen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, was dieses Programm bringen wird.

Tipp 3: Verwenden Sie erstklassige Programmmanagement-Software

Wie sieht eine erstklassige Software aus? Mit wettbewerbsfähigen Preisplänen und einer zuverlässigen Plattform? Auf jeden Fall, aber für ein erfolgreiches Programmmanagement benötigen Sie außerdem:

Schauen wir uns Punkt 3 genauer an: 360-Grad-Ansicht über alle Arbeiten im Unternehmen. Wissen Sie, wie viele Stunden wir pro Woche mit dem Wechsel zwischen verschiedenen tools verlieren? Qatalog und Forscher des Ellis Idea Lab der Cornell University haben das einmal berechnet und sind zu folgenden Ergebnissen für moderne Arbeitsumgebungen gekommen:

Die Anzahl der Stunden, die wir pro Woche damit verlieren, Informationen zu suchen, die in Apps versteckt sind.

Der Anteil der Personen, die angeben, dass es zeitaufwändig ist, die für ihre Arbeit erforderlichen Informationen zu finden.

⅔

Die Anzahl der Personen, die angeben, dass sie nicht sicher sind, ob alle Abteilungen dieselben Online-Apps verwenden.

Können Sie sich damit identifizieren?

Wenn Ihnen die Last etwas zu schwer erscheint, lassen Sie uns das Blatt wenden!

Ich verstehe, wenn Sie nach dem Ausprobieren von Monday, Asana, Jira und anderen Programmen Software-Müdigkeit verspüren. Die ersten Wochen sind großartig, doch dann stehen Teams plötzlich vor konkurrierenden Prioritäten und Projekte kommen zum Stillstand.

3 ClickUp-Features, die Sie für das Programmmanagement benötigen

ClickUp ist die Programmmanagement-Software, die Ihre Teams jeden Tag nutzen wollen werden. Mit ClickUp haben sie die Kontrolle über die Optimierung ihrer Produktivität und können gleichzeitig gemeinsam an der Umsetzung der Programminitiativen arbeiten. Hier sind drei unverzichtbare ClickUp-Features für die Durchführung Ihres Programms:

1. ClickUp-Ziele, um jede Aufgabe mit den Programmergebnissen zu verknüpfen

„ClickUp Ziele helfen dabei, den Fokus jedes einzelnen Mitglieds des Teams auf das Wesentliche zu richten, was bei der Einführung eines neuen Produkts von entscheidender Bedeutung ist.“

Darya HYPERVSN

2. ClickUp-Dashboards zur Darstellung der Datenstory

„Die Verwendung von ClickUp hat uns am meisten geholfen, insbesondere beim Zeit sparen. Früher haben wir ein System verwendet, bei dem jedes Team-Mitglied am Ende der Woche Wochenberichte per E-Mail einsenden musste, die dann über das Wochenende analysiert wurden. Mit ClickUp verzichten wir nun nach und nach auf redundante Berichte und sparen so Zeit, die wir nun für mehr Produktivität nutzen können.“

Fallstudie eHealth4Everyone

3. Über 15 anpassbare Ansichten zur Visualisierung von Aufgaben und Workflows

„Auch wenn diese Features auf den ersten Blick sehr klein erscheinen, spielen sie für uns eine große Rolle, da unsere Teams remote arbeiten. Mit drei verschiedenen Ansichten in ClickUp haben unsere Clients und Manager einen 360-Grad-Überblick über das Geschehen vor Ort, sodass sie sich mehr auf Strategie und kreatives Denken konzentrieren können, anstatt sich mit der Verwaltung von Aufgaben und Teams zu beschäftigen.“

Joshua Rozario Mindshare Digital

Beispiele für Programmmanagement bei ClickUp

Wir werden oft gefragt, ob wir bei ClickUp ClickUp zur Verwaltung unserer Programme verwenden. Ehrlich gesagt ist das eine Frage, die wir bevorzugen, weil sie uns eine Erinnerung an die Leistungsstärke der Plattform liefert, die sowohl alltägliche Aufgaben als auch komplexe Vorgänge bewältigt, sodass wir in der Lage sind, zu skalieren.

Unsere gesamte Arbeit ist miteinander vernetzt. Wir arbeiten mit denselben Projektlisten und treffen als Team fundierte Entscheidungen. Jeder hat Zugriff auf zentralisierte Informationen, um seine Arbeit zu erledigen.

Hier ein Blick auf einige ClickUp-Programme, deren Erfolg viele Programmmanager und jede Menge Cold Brew erforderte. Team, könnt ihr mir hier helfen?

ClickUp erweitert sein EMEA-Team angesichts einer um 233 % gestiegenen Nachfrage in Europa

Wir haben keine Zeit verloren und unser EMEA-Führungsteam aufgebaut, indem wir außergewöhnliche Talente gewonnen haben, die Ergebnisse erzielen und gleichzeitig unseren Kernwert „Spaß haben, Freude finden und du selbst sein“ im Blick behalten.

Wir verfügen bereits über eine solide Mitarbeiterbasis in der Region, wobei unsere Mitglieder über ganz Europa verteilt sind. Wir beschäftigen die besten Leute für diese Aufgabe und nutzen ClickUp, um sicherzustellen, dass unsere Teams auch dann hochproduktiv sind, wenn sie nicht am selben Ort arbeiten. Wir sind fest entschlossen, unser Geschäft auf Zusammenarbeit, Kultur und Gemeinschaft aufzubauen. ”

ClickUp University, eine kostenlose Online-Lernplattform

Unser Ziel mit der ClickUp University (CUU) ist einfach: Wir möchten unserer Community dabei helfen, ihre Ziele schneller zu erreichen, Zeit zu sparen, jeden Tag um 1 % in ihrem Feld zu wachsen und unnötige Frustrationen aufgrund von Ineffizienzen bei der Arbeit zu vermeiden.

Ganz gleich, ob Sie neu bei ClickUp sind oder uns schon seit Jahren begleiten – CUU hilft Ihnen dabei, das Wissen und die praktische Erfahrung zu erwerben, die Sie benötigen, um Ihren idealen Workflow zu erstellen und Ihre Produktivität zu steigern.

Sie lernen, wie Sie ClickUp verwenden, wie Sie es benutzerdefiniert an Ihre Projektanforderungen und Workflow-Präferenzen anpassen und wie Sie zu einem zeitsparenden, superproduktiven ClickUp-Guru werden.

LevelUp von ClickUp (Ausgabe 2021)

Bei LevelUp wurde zwar alles intern erledigt, aber wir mussten den Prozess der Nutzung externer Drittanbieter wie Produktionsfirmen und Live-Streaming-Dienste integrieren. Deshalb haben wir spezielle Listen erstellt – der Schlüssel zur gesamten Organisation dieses Ereignisses.

Wir haben eine Masterliste erstellt und bestimmte Aufgaben für unsere Partner öffentlich zugänglich gemacht. Wir haben Gäste eingeladen und unseren Veranstaltungsortpartnern die Koordination der Aufgaben ermöglicht. So konnten wir schneller vorankommen als mit mehreren Tools, einschließlich E-Mail. Können Sie sich vorstellen, Tausende von E-Mails durchzugehen? ClickUp hat all das für uns gelöst.

Der Erfolg unserer Programme wäre ohne die vielfältige Gruppe von Programmmanagern und Teams, die Anfragen schnell und effizient kommunizieren und Feedback freigeben, nicht möglich gewesen. Und genau das wünschen wir uns auch für Sie. 🤝

Erreichen Sie Ihre größten organisatorischen Ziele mit ClickUp.

ClickUp ist eine leistungsstarke Software, mit der Sie Ihre großen Ideen koordinieren, Fortschritte in Echtzeit verfolgen und Ihre Projekte mit vollständiger Sichtbarkeit verwalten können. Mit ClickUp und Projektmanagement können Sie vom ersten Tag an ein gesundes, hochfunktionierendes Team aufbauen!

Unser Team hilft Ihnen gerne weiter, wenn Sie einen bestimmten Anwendungsfall haben und dabei unterstützt werden möchten. Ehrlich gesagt, wir können den ganzen Tag über Programme sprechen und freuen uns, andere zu treffen, denen es genauso geht! 👋