Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie manche Menschen scheinbar mühelos ihre Listen zu erledigen vermögen und den Rest von uns in Ehrfurcht vor ihrer Produktivität erstarren lassen? Es sieht so aus, als hätten sie Hermine Grangers Zeitumkehrer um alles zu erledigen, während wir uns am Kopf kratzen und über die Geheimnisse ihrer Fähigkeiten zur Zeitumkehr rätseln.
Hier ein kleiner Realitätscheck: Es geht nicht um Magie, sondern um Strategie.
Jeder superproduktive Wundermensch hat eine erlösende Waffe im Kampf gegen Chaos und Prokrastination: eine Prioritätenliste !
Entdecken Sie die Macht der Fünf mit unserem umfassenden Leitfaden für die Erstellung einer effektiven Liste mit Prioritäten. Wir bieten fünf überzeugende Gründe, führen Sie durch fünf einfache Schritte und enthüllen fünf fortschrittliche Methoden - alles, um Ihr privates und berufliches Leben zu verbessern! 🏋️
Was ist eine Prioritäten Liste, und welchen Zweck erfüllt sie?
Sie denken vielleicht, dass Sie wissen, was eine Prioritätenliste ist - eine Liste zur Organisation von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit (duh!). Aber aus menschlicher Sicht gibt es hier noch mehr zu entpacken.
Nehmen Sie das ergreifende Buch The Priority List: A Teacher's Final Quest to Discover Life's Greatest Lessons, zum Beispiel. Es handelt sich um die fesselnden Memoiren von David Menasche, einem Highschool-Englischlehrer im Endstadium seines Gehirnkrebses. Auf seiner mutigen Reise durch das ganze Land sucht er den Kontakt zu seinen ehemaligen Schülern, angetrieben von einer tiefgründigen Frage: Hat er in ihrem Leben einen Unterschied gemacht?
Davids Reise macht deutlich, wie sehr die eigenen Leidenschaften und Motivationen die Prioritäten in jeder Phase des Lebens beeinflussen. Wir wollen damit sagen, dass Sie sich auf das konzentrieren können, was Ihnen wichtig ist, wenn Sie Ihren Aufgaben die richtigen Prioritäten zuordnen.
Es geht nicht nur darum, Stress zu reduzieren und steigerung der Produktivität sondern auch um die Bekämpfung von Ablenkungen, damit Sie Ihre wichtigsten Ziele verfolgen können. Die wichtigste Erkenntnis ist, Ja zu Aufgaben zu sagen, die Sie voranbringen, und Nein_ zu denen, die nur an Ihrer Zeit zerren.
5 Gründe für die Erstellung einer Liste mit Prioritäten
Im Chaos der vielen Aufgaben ist es keine Option zu lernen, wie man Prioritäten setzt - es ist eine nicht verhandelbare Notwendigkeit. Lassen Sie uns also darüber sprechen, warum das so wichtig ist und wie wir unsere Zeit inmitten eines vollen Terminkalenders sinnvoll nutzen können.
1. Organisieren Sie Ihre Aufgaben innerhalb der verfügbaren Zeit
Haben Sie manchmal das Gefühl, dass es so viel zu erledigen gibt und Sie so wenig Zeit haben, aber Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Dann ist es sinnvoll, Prioritäten zu setzen.
Indem Sie notieren, was zu erledigen ist, und jeder Aufgabe eine Priorität zuweisen, sagen Sie im Wesentlichen: Das ist das Wichtigste, und das ist das weniger Wichtigste. Mit einer sorgfältig zusammengestellten Liste können Sie Ihre Zeit wie ein Chef verwalten und sicherstellen, dass Sie nicht nur beschäftigt sind, sondern mit den Dingen beschäftigt sind, die wirklich zählen.
2. Steigern Sie Ihre Produktivität
Die Steigerung der Produktivität ist ein weiterer zwingender Grund für die Erstellung einer Prioritätenliste, denn sie hilft Ihnen, sich auf die Aufgaben mit hohem Wert zu konzentrieren, die Sie auf dem Weg zu Ihren Zielen voranbringen. Sie werden feststellen, dass eine gut strukturierte Liste ihren Arbeitstag optimieren und helfen Ihnen, in kürzerer Zeit mehr zu erreichen.
So steigert eine Liste mit Prioritäten Ihre Produktivität:
- Klarheit: Eine Liste sortiert Ihre Aufgaben und verschafft Ihnen ein klares Bild davon, was in Angriff genommen werden muss - Sie verschwenden keine Zeit mit Überlegungen, sondern ergreifen konkrete Maßnahmen
- Laser-Fokus : Indem Sie die wichtigsten Aufgaben isolieren, können Sie Ihren Aufwand dort konzentrieren, wo er am wichtigsten ist
- Motivationsschub : Das Abhaken von Aufgaben kann zutiefst befriedigend sein und zu weiterem Handeln anregen
- Stressabbau: Eine Listebietet einen Fahrplanund reduziertangst vor dem Vergessen von Aufgaben oder das Versäumen von Fristen
3. Ziele straffen
Wenn zielerreichung ist wie das Erreichen eines Berggipfels, Ihre Prioritätenliste ist die Karte zum Gipfel. ⛰️
Die Liste ist gleichzeitig ein umsetzbarer Plan, mit dem Sie Ihre Ziele in Erfolge umwandeln können, indem Sie die folgenden Punkte ausrichten tägliche Aufgaben und Prozesse mit übergeordneten Zielen. Es stellt sicher, dass jeder Schritt, den Sie unternehmen, zielgerichtet und fortschrittsorientiert ist und mit Ihren persönlichen und beruflichen Zielen im Einklang steht.
Bonustipp: Viele Menschen haben Probleme damit, sich auf ein Ziel zu fixieren, was die Qualität ihrer Prioritätenliste verwässert. Wenn Sie zu diesen Menschen gehören, empfehlen wir die Verwendung von ClickUp-Ziele zur Visualisierung Ihrer wichtigsten ergebnisse und bestimmen, was vorrangig behandelt werden muss.
Verteilen Sie Ziele, Aufgaben, agile Punkte und Projekt-Status im hochgradig anpassbaren ClickUp 3.0 Dashboard
4. Verfolgen Sie den Fortschritt der Ziele
Durch konsequente Aktualisierung und Abhaken fertiggestellter Elemente machen Sie Ihre Prioritätenliste zu einem Echtzeit-Datenspeicher für Ihre Erfolge. Sie verschafft Ihnen Klarheit darüber, was erledigt ist, was in Bearbeitung ist und was als Nächstes ansteht. So können Sie jeden Meilenstein feiern und Risiken für den Abschluss im Voraus erkennen.
5. Karte der Abhängigkeiten von Aufgaben
Wissen Sie, dass manchmal eine Aufgabe auf die Fertigstellung einer anderen warten muss? Das ist eine abhängigkeit von einer Aufgabe . Es handelt sich im Wesentlichen um eine Kette von miteinander verbundenen Ereignissen, die mit Hilfe einer Prioritätenliste visualisiert werden können. Wenn Sie verstehen, wie Aufgaben voneinander abhängen, können Sie klug entscheiden, was Sie zuerst angehen wollen. Eine Prioritätsliste ist besonders in einer Team-Umgebung wichtig, wo das Warten auf abhängige Aufgaben zu unerwarteten (und oft kostspieligen) Verzögerungen führen kann.
Sie können untersuchen, wie aufgaben-Abhängigkeiten innerhalb von ClickUp funktionieren und ermöglichen einen reibungslosen Flow ohne unnötige Verzögerungen!
Legen Sie eine klare Reihenfolge fest, indem Sie "blockierende" oder "wartende" Abhängigkeiten zwischen Aufgaben hinzufügen und Ihr Team auf dem Laufenden halten, damit es weiß, woran es zuerst arbeiten soll
Wie man eine Liste mit Prioritäten erstellt: 5 praktische Schritte
Ziele, ob groß oder klein, sind das erste Geflüster eines Traums, aber um sie in die Realität umzusetzen, braucht es mehr als nur Wunschdenken. Es ist an der Zeit, den Stift zu Papier zu bringen, oder besser noch, die Finger auf die Tastatur zu legen und diesen Bestrebungen Struktur zu verleihen.
Wir besprechen die fünf Schritte zur Erstellung einer funktionalen Prioritätenliste und demonstrieren den Prozess mit
ein Produktivitätstool, das als virtuelle Befehlszentrale für dient verwaltung von Aufgaben und Prioritäten .
Aktualisieren, vereinfachen und erobern wir die Prioritäten!
Schritt 1: Erstellen Sie eine Hauptliste mit Aufgaben
Bevor Sie Prioritäten setzen können, müssen Sie ALLE Aufgaben auflisten, die Sie abschließen müssen. Vielleicht sind Sie anfangs überfordert, aber hier sind einige Tipps, um Ihre Aufgaben zu straffen:
- Schreiben Sie alles auf: Von kleinen Hausarbeiten bis hin zu dringenden Aufgaben, schreiben Sie alles auf
- Urteilen und analysieren Sie nicht: Verfallen Sie nicht in den Analyse-Paralyse-Modus, sondern lassen Sie Ihre Gedanken frei fließen
- Persönliche Aufgaben einbeziehen: Ihre Prioritätenliste sollte sich nicht nur auf Aufgaben der Arbeit beschränken, wenn Sie das Ziel habeneine Work-Life-Balance zu erreichen *Aktualisieren: Wenn neue Arbeiten anfallen, fügen Sie diese zu Ihrer Hauptliste hinzu, um die Aufgaben zu organisieren
- Sein Sie spezifisch: Vage Aufgaben (wie "Ressourcen zuweisen") sind schwieriger zu bewältigen. Fügen Sie so viele Details wie möglich hinzu (z. B. "Ressourcenzuweisung für Abteilung A für Quartal 3 planen"), damit Sie die Aufgabe erkennen und sie präzise ausführen können
Wir empfehlen, Aufgaben auf digitalen Plattformen wie ClickUp zu notieren, denn ob Sie es glauben oder nicht: Notizzettel oder zerknitterte Listen aus Papier bringen nur Unordnung in die Sache.
Verwenden Sie ClickUp, um farbcodierte Prioritätslisten zu erstellen, Aufgaben und Projekte abzuschließen und effizient mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten
Das Erstellen von Aufgabenlisten in beliebigem Umfang ist ein Kinderspiel mit ClickUp's Task Management Suite . Sie verfügt über eine Reihe von Features, die Ihnen helfen:
- Einstellen von Aufgaben (oder Aufteilen in spezifische Unteraufgaben)
- Hinzufügen von Mitarbeitern, um die Verantwortlichkeit festzulegen
- Benutzerdefinierte Fälligkeitsdaten für die Planung mit höchster Priorität
- Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben auf Ihrer Liste mitClickUp Automatisierungen Aufgaben taggen zur einfachen Identifizierung (um Ihnen bei der Priorisierung in *Schritt 2 zu helfen)
Optimieren und benutzerdefinieren Sie Ihre Master Liste mit coolen ClickApps für Prozesse wie das Hinzufügen benutzerdefinierter Aufgaben-IDs oder Beziehungen innerhalb von Workflows ! Wenn Sie eine Prioritätenliste für ein großes Team erstellen, verwenden Sie kollaborative Features wie Kommentare in Threads und Erwähnungen, um Ihre Kollegen zu bitten, zu den Aufgaben-Typen beizutragen. 🧑🤝🧑
Erhöhen Sie die Übersichtlichkeit in Ihren Projekten mit anpassbaren Aufgabentypen und verbessern Sie die Organisation Ihres Aufwands für das Projektmanagement
Schritt 2: Festlegen von Aufgaben mit höchster Priorität
Stellen Sie sich Ihre Aufgaben wie Zeichen in einem Theaterstück vor, jedes mit seiner Rolle und seinem Einfluss auf die Handlung Ihres Tages. Einige sind extrem wichtige Hauptdarsteller, während andere als Nebendarsteller auf ihren Einsatz warten. In diesem Schritt geht es darum, diese Hierarchie festzulegen.
Die Zuweisung von Wichtigkeitsstufen für Aufgaben ist ein Kinderspiel mit ClickUp Aufgabe Prioritäten . Mit vier Stufen - Dringend, Hoch, Normal und Niedrig - haben Sie genügend Flexibilität, um zu definieren, was jeder farbcodierte Prioritätsstatus für Ihr Team bedeutet. 🚩
Priorisierung von Aufgaben in ClickUp, um besser unterscheiden zu können, was jetzt erledigt werden muss und was warten kann
Um Prioritäten in Ihrem Workspace festzulegen, können Sie zwischen verschiedenen ClickUp-Ansichten um verschiedene Perspektiven zu erkunden. Hier sind drei Beispiele:
- Ansicht der Aufgabe: Öffnen Sie eine Aufgabe, und klicken Sie einfach auf das Flaggensymbol in der oberen linken Ecke des modalen Fensters, um die Priorität festzulegen
- Listenansicht: Das Symbol für die Priorität befindet sich rechts von jeder Aufgabe
- Ansicht des Boards: Bewegen Sie den Mauszeiger über die linke untere Ecke einer Karte mit einer Aufgabe, um die Prioritätsoptionen aufzurufen
Wenn Sie die Einstellung der Prioritäten und Fälligkeitsdaten einer Aufgabe erledigt haben, verwenden Sie die Ansicht des Kalenders um Ihren Zeitplan zu überblicken, vorrangige Aufgaben herauszufiltern oder sie in großen Mengen zu bearbeiten.
Schnelles Einstellen der Priorität von Aufgaben innerhalb einer Aufgabe, um zu kommunizieren, was zuerst erledigt werden muss
Schritt 3: Aufgaben effizient an einzelne Mitglieder des Teams delegieren
Team-Manager haben oft umfangreiche Listen mit Zu erledigenden Aufgaben, die zu Burnout führen. Anstatt zu versuchen, alles allein zu erledigen, erwägen Sie zu delegieren aufgaben auf der Grundlage der Fähigkeiten oder des Fachwissens einzelner Mitarbeiter und die Prozesseffizienz zu steigern . 🔀
Nehmen wir an, Sie haben ein Mitglied Ihres Teams, Nick, der sich hervorragend mit Grafikdesign auskennt. Nun haben Sie eine Aufgabe von hoher Priorität, bei der es um die Erstellung einer überzeugenden Präsentation für ein markteinführung eines neuen Produkts und erfordert ein gewisses Maß an Planung.
Hier können Sie Ihre Prioritäten besser setzen, indem Sie delegieren - anstatt die gesamte Präsentation allein zu gestalten, können Sie Nicks Fachwissen im Bereich Grafikdesign nutzen. Auf diese Weise entlasten Sie sich und stellen sicher, dass die Aufgabe in kompetenten Händen liegt.
Das Delegieren von Aufgaben mit Priorität in ClickUp ist ein Kinderspiel mit dem Erinnerungen Feature . Wenn Sie die Workload freigeben möchten, erstellen Sie eine Aufgabe, verwenden Sie die Option Delegate, um einen Teamkollegen, z. B. Nick, auszuwählen, und richten Sie die Erinnerung mit einem Fälligkeitsdatum und einem Anhang oder Kommentar mit Aufgabenanweisungen ein.
Einfaches Einrichten von Erinnerungen mit dem Befehl "R" von ClickUp
Schritt 4: Unnötige Aufgaben löschen
Ja, Sie haben es richtig gelesen. Das Löschen von Aufgaben aus Ihrer Hauptliste kann ein befreiender Akt im Streben nach Produktivität sein. Dies wird unterstützt durch eine bericht über Lerntrends am Arbeitsplatz 2021 was darauf hindeutet, dass unwesentliche Aufgaben legitime Stressfaktoren für das Team sein können.
Um die Prioritäten in Ihrer Liste der Aufgaben neu zu bewerten, fragen Sie sich selbst: Ist diese Aufgabe unbedingt notwendig? Wenn nicht, streichen Sie sie ohne zu zögern. 🗑️
Bei dieser Methode geht es nicht darum, sich vor der Verantwortung zu drücken, sondern darum, die Aufgaben strategisch zu ordnen. Indem Sie unbedeutende Aufgaben streichen - denken Sie an Meetings, Workshops usw. -, entrümpeln Sie Ihre Liste und schaffen Platz für die wirklich wichtigen Aufgaben.
Möchten Sie mit Ihrem Team Aufgaben besprechen, die Sie loslassen sollten? Die ClickUp SMART Action Plan Vorlage kann den Mitarbeitern helfen, Aufgaben als Spezifisch, MMessbar, AErreichbar, RRelevant und TZeitgerecht zu kennzeichnen, was hilft, Arbeit mit geringem Wert auszusortieren.
Mit der Vorlage für einen SMART-Ziel-Aktionsplan stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele mit einer visuellen Listenansicht verfolgt werden, um alles zu organisieren und auf Kurs zu halten
Schritt 5: Überprüfen, Nachverfolgen und Wiederaufgreifen
Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, setzen Sie ein Häkchen daneben. Je mehr Häkchen Sie setzen, desto motivierter sind Sie, den Rest des Tages zu bewältigen. Alternativ hilft die Nachverfolgung auch dabei, Prioritätenlisten nach Bedarf anzupassen. ✅
Wenn Sie Ihre Arbeitsmuster identifizieren möchten, um aufgaben-Flows zu optimieren verwenden Sie native zeiterfassung in ClickUp . Nehmen wir an, ein prozess verbraucht ständig mehr Zeit als Sie erwarten. Mit der Zeiterfassung können Sie unrealistische Zeitrahmen im Voraus erkennen und Ihre Prioritätenliste proaktiv anpassen.
Erstellen Sie Timesheets und überwachen Sie die Nachverfolgung der Zeit in ClickUp
5 Priorisierungsmethoden, die Sie ausprobieren sollten
Um Ihr Aufgabenmanagement zu verbessern, sollten Sie fünf fortgeschrittene und clevere Priorisierungsmethoden ausprobieren.
1. Zeitbasierte Kategorisierung
Sobald Sie eine riesige Liste mit Zu erledigenden Aufgaben zusammengestellt haben, sollten Sie diese nach Bedarf aufteilen und kategorisieren. Eine beliebte Strategie ist die zeitbasierte Kategorisierung. Gruppieren Sie die Aufgaben einfach danach, wann Sie planen, sie zu erledigen - ob heute, in dieser Woche, in diesem Monat oder darüber hinaus -, um die Parameter für die Priorität zu ermitteln. 🗓️
2. Die Methode der wichtigsten Aufgaben (MITs)
Die Methode "Wichtigste Aufgaben hilft Ihnen, die Kontrolle wiederzuerlangen, wenn Sie von einer entmutigenden Zu erledigen-Liste überwältigt sind. Anstatt sich mit einer erschöpfenden Liste herumzuschlagen, wählen Sie strategisch die zwei oder drei wichtigsten Aufgaben - Ihre MITs - für den Tag aus. 📑
Diese Aufgaben mit hoher Priorität werden zum Epizentrum Ihrer Konzentration und ermöglichen es Ihnen, potenzielle Ablenkungen auszublenden. So stellen Sie sicher, dass die Aufgaben abgeschlossen werden, und schaffen eine zielgerichtete Herangehensweise, die sich auf die Erledigung weiterer Elemente auf Ihrer Liste auswirken kann. Verwenden Sie ClickUp's Ablage für Aufgaben um Ihre täglichen MITs leicht zugänglich zu halten.
Vereinfachen Sie Ihren Tag, indem Sie Aufgaben mit Priorität zur ClickUp Ablage hinzufügen
3. Einzel-Fokus-Methode
Wenn Ihnen die wichtigsten Aufgaben (Most Important Tasks, MITs) zu viel werden, geht diese Methode noch einen Schritt weiter. Es ist die ultimative Vereinfachung - wählen Sie eine Aufgabe, die absolute Priorität, und lassen Sie alles andere in den Hintergrund treten. 🧘
Stellen Sie sich einen hektischen Montagmorgen mit einer unendlich langen Zu erledigen-Liste vor. Sie fühlen sich von den vielen Aufgaben erdrückt und wenden die Single-Focus-Methode an. Mit einem Blick auf Ihre Liste erkennen Sie ein wichtiges Projekt - vielleicht eine Präsentation für einen Client, die Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit erfordert.
Den ganzen Vormittag lang verpflichten Sie sich, nur an dieser Präsentation zu feilen und andere Aufgaben, die um Ihre Aufmerksamkeit buhlen, auszublenden. Bis zum Mittag haben Sie die gesamte Präsentation erfolgreich abgeschlossen.
Ergebnis? Mit dieser Methode haben Sie einen Tag, der sehr unruhig und stressig hätte sein können, in einen Tag mit Einzelzielen verwandelt.
4. Eisenhower-Matrix zur Prioritätensetzung
Wenn Sie jemals in dem Dilemma feststecken, worauf Sie sich zuerst konzentrieren sollen, ist die Eisenhower-Matrix ist Ihr Verbündeter. Bei dieser Technik handelt es sich um eine einfache, aber wirksame Kategorisierung von Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, wobei sie in vier Quadranten unterteilt werden. 🪟
Mit der Eisenhower Prioritäten Matrix Vorlage von ClickUp lassen sich umfangreiche Listen von Aufgaben leicht sortieren
Zu erledigen ist lediglich, die Achsen Dringlichkeit und Wichtigkeit einzuzeichnen. Ordnen Sie nun die Aufgaben in die folgenden Kategorien ein:
- Dringlichkeit und Wichtigkeit: Zu erledigen
- Dringlich und unwichtig: Planen Sie sie
- Nicht dringend aber wichtig: Delegieren Sie es
- Nicht dringend und unwichtig: Löschen Sie es
Bonus: Testen Sie die kostenlose ClickUp Matrix-Vorlage für Prioritäten um einen schnellen, rasterbasierten Priorisierungsbericht zu erstellen! Die Plattform hat auch Dutzende von anderen vorlagen für die Prioritätensetzung können Sie erkunden.
5. Friss den Frosch-Methode
Stellen Sie sich Ihre Liste als einen Teich voller Aufgaben vor, in dem sich ein riesiger, furchterregender Frosch befindet - die Aufgabe, die Sie lieber nicht erledigen würden. Nun, die Eat That Frog! trick von Brian Tracy schlägt vor, sich gleich morgens auf den großen Frosch zu stürzen, um Schwung zu holen.
Zu erledigen ist nicht nur die Bewältigung einer schwierigen Aufgabe, sondern auch die Einstellung für einen erfolgreichen Tag. Also, schnappen Sie sich Ihren Kaffee, atmen Sie tief durch, und lassen Sie uns den Frosch essen! 🐸
Werden Sie mit ClickUp zum Meister der Prioritätensetzung
Ihre Prioritätenliste ist nicht einfach nur eine Liste - sie ist Ihr Plan für den Erfolg. Wenn Sie Ihren Tag strategisch planen, können Sie Hektik in letzter Minute und verpasste Termine vermeiden.
Erledigen Sie es, und zwar richtig mit ClickUp! Vertrauen Sie diesem all-in-one tool für die Priorisierung von Arbeit mit dem Sie mühelos kategorisieren, delegieren und Prioritäten setzen können. Registrieren Sie sich für die Erkundung seine Verknüpfungen zum Gewinnen! 🏆