Der moderne Arbeitsplatz ertrinkt in seiner eigenen Verbindung.
Obwohl Wissensarbeiter mehr denn je digital verknüpft sind, sind sie zunehmend von produktiven Arbeitsabläufen und authentischer Zusammenarbeit im Team abgekoppelt.
Wir haben eine Umfrage zur Team-Kommunikation durchgeführt, um die Schlüssel-Trends zu ermitteln, die die Kommunikation am Arbeitsplatz im Jahr 2025 prägen. Unsere Untersuchung zeigt, wie die Kommunikationsüberlastung - vom Posteingang bis hin zu den kognitiven Kosten des ständigen Wechselns zwischen Apps - die Produktivität leise untergräbt.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
Die Kommunikationslücke am Arbeitsplatz ist real.
Unsere Daten zeigen, dass fast 40 % der Berufstätigen das Gefühl haben, dass sie sofort nach jedem Meeting Elemente weiterverfolgen müssen. Da die derzeitigen Kommunikationskanäle jedoch zwischen E-Mail (42 %) und Instant Messaging (41 %) aufgeteilt sind, sind diese Elemente oft über den Arbeitsplatz verstreut.
Um diese Ergebnisse in den richtigen Kontext zu setzen, hier eine weitere beunruhigende Branchenstatistik: Über 60% der Zeit eines Teams wird für die Suche nach Kontext, Informationen und Elementen aufgewendet.
⚠️ Dies offenbart ein tiefer liegendes, systemisches Problem: Die Arbeit ist kaputt.
Wissensarbeiter sind gezwungen, dies durch die Schaffung persönlicher Umgehungslösungen zu kompensieren, was zu versteckten Zeitkosten und potenzieller Fehlanpassung führt.
Dies unterstreicht das Thema unserer Forschung. Bei der Untersuchung und Identifizierung von Kommunikationslücken werden wir uns mit den Schlüsseltrends befassen, die den modernen Arbeitsplatz umgestalten und deren Auswirkungen auf Wissensarbeiter.
Unsere Daten zeigen drei zentrale Themen:
1️⃣ Zersplitterte interne Kommunikationslandschaft: Teams verlieren wertvolle Stunden damit, zwischen verschiedenen Tools hin- und herzuspringen und so verstreute Informationen auf mehreren unzusammenhängenden Plattformen zu sammeln
2️⃣ Kognitive Überlastung durch Überkommunikation: Die ständige Flut von Nachrichten und Benachrichtigungen zwingt die Mitarbeiter dazu, sich immer wieder neu zu konzentrieren, was zu verminderter Konzentration und potenziellem Burnout führt
3️⃣ Ineffiziente Informationsbeschaffung und Nachverfolgung von Maßnahmen: Wichtige Entscheidungen und Aufgaben werden in endlosen Threads gechattet, was zu redundanter Arbeit, Fehlkommunikation und verpassten Fristen führt
Erhebungsmethodik und Demografie
ClickInsights befragt jeden Monat Tausende von Wissensarbeitern und Produktivitätsenthusiasten, um Ihnen die neuesten Trends am globalen Arbeitsplatz zu präsentieren.
Unsere Forschung geht der Frage nach, wie Fachleute ihre Zeit verwalten, mit den Anforderungen am Arbeitsplatz umgehen und Strategien zur Steigerung der Produktivität umsetzen. Durch die Analyse der Antworten von Teilnehmern aus aller Welt versuchen wir, universelle Produktivitätsherausforderungen und -muster aufzudecken, um Unternehmen und Einzelpersonen dabei zu helfen, fundiertere Entscheidungen für ihren Arbeitsalltag zu treffen.
5 versteckte Kosten der digitalen Kommunikationsflut
Kommunikationslücken wirken sich nicht nur auf die Produktivität aus - sie verändern auch die Funktion von Teams.
Unsere Studie zeigt fünf kritische Herausforderungen auf, mit denen moderne Teams konfrontiert sind, und bietet praktische Lösungen, die die Zusammenarbeit Ihrer Teams verändern und zu besseren Ergebnissen führen können.
1. Der Mythos der Nachrichtenübermittlung: Mehr ist nicht immer besser
📮ClickInsight: Wissensarbeiter verbringen durchschnittlich 25 Nachrichten täglich mit der Suche nach Informationen, wobei fast jeder fünfte Mitarbeiter mehr als 50 Nachrichten verschickt.
Das tägliche Nachrichtenvolumen kann je nach Team drastisch variieren, wobei 20 % der Mitglieder eines Teams täglich bis zu 50 Nachrichten versenden, um wichtige Informationen zu finden.
Die Ergebnisse unserer Umfrage zeigen ein breites Spektrum an Nachrichtenmustern und verdeutlichen die Ineffizienz der derzeitigen Methoden zur Informationsbeschaffung:
- 43,28 % der Mitarbeiter sind Low-Volume-Kommunikatoren, die weniger als 10 Nachrichten versenden
- 19,4 % der Arbeitnehmer sind Hochvolumenkommunikatoren, die mehr als 50 Nachrichten versenden
- 37,32 % der Berufstätigen senden eine moderate Nummer, zwischen 11 und 20 Nachrichten
- Eine kleinere Gruppe von 14,18 % der Teams verschickt im Durchschnitt 21-30 Nachrichten pro Tag
Schlüsselergebnisse
📌 Unterschiedliche Messaging-Muster deuten auf einen uneinheitlichen Zugang zu Informationen innerhalb einer Organisation hin
📌 Hohes Nachrichtenaufkommen deutet auf eine ineffiziente Informationsbeschaffung, das Freigeben von Informationen, Aktualisierungen und Ankündigungen sowie die Weiterverfolgung von Aufgaben hin, die rationalisiert werden könnten
📌 Einheitliche Kommunikationsstrategien können dazu beitragen, das unnötige Nachrichtenaufkommen zu verringern, indem Dokumente, Daten und Kontext an einer Stelle zugänglich gemacht werden
2. Wenn schnelle Antworten die Produktivität zerstören: ein Kontrollpunkt
📮ClickInsight: 60 % der Arbeitnehmer reagieren innerhalb von 10 Minuten auf Sofortnachrichten, aber jede Unterbrechung kostet bis zu 23 Minuten an Konzentrationszeit, was ein Paradoxon der Produktivität darstellt.
Während schnelle Antworten die Arbeit vorantreiben, beeinträchtigen die versteckten Kosten ständiger Unterbrechungen die Konzentration und Effizienz.
Die Arbeitnehmer verlieren eine satte 23 Minuten an Konzentrationszeit nach jeder Unterbrechung.
Dies unterstreicht den Bedarf an intelligenteren Kommunikationslösungen, die sowohl die Reaktionsfähigkeit als auch die Konzentration erhalten. Das haben wir festgestellt:
- Über 60 % der Arbeitnehmer sind schnelle Kommunikatoren, die innerhalb von 10 Minuten reagieren
- 15% der Arbeitnehmer brauchen mehrere Stunden, um zu antworten
- Während weitere 15% langsam reagieren und mehr als 8 Stunden benötigen
Wenn eine schnelle Reaktion ein Schlüsselattribut Ihrer Unternehmenskultur ist, ist es an der Zeit, einen ergebnisorientierten Ansatz in Betracht zu ziehen, der an klare Ziele und KPIs gebunden ist.
Die wichtigsten Erkenntnisse
📌 Die Kultur der schnellen Reaktion führt zu ständigen Unterbrechungen der Produktivität während des Arbeitstages
📌 Die Erholungszeit übersteigt deutlich die Zeit, die tatsächlich für die Beantwortung von Nachrichten aufgewendet wird
📌 Zentrale Kommunikationsfeatures wie integrierter Chat ermöglichen es Fachleuten, den relevanten Kontext beizubehalten und gleichzeitig störende Plattformwechsel zu reduzieren, was zu einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit auf Unternehmensebene beiträgt
3. Verloren im Silo: Produktivität zurückgewinnen
📮ClickInsight: 83 % der Wissensarbeiter verlassen sich bei der Kommunikation im Team hauptsächlich auf E-Mail und Chat, wodurch wichtige Informationen über unzusammenhängende Kanäle verstreut werden und die effektive Zusammenarbeit limitiert wird.
Teams verlieren mehr als die Hälfte ihres Arbeitstages mit dem Wechsel von Tools und der Suche nach Informationen, während die Kommunikation fragmentiert bleibt.
Diese Fragmentierung, die verstreute Nachrichten über mehrere Kanäle beinhaltet, behindert Produktivität und Innovation. Unsere Daten unterstreichen das Ausmaß dieses Problems:
- 42,08 % der Teams verlassen sich bei der Kommunikation nach wie vor stark auf E-Mail, obwohl es sich dabei um ein isoliertes Medium handelt
- 40,83 % der Teams nutzen Instant Messaging als primären Kanal, aber diesem Medium mangelt es häufig an der für komplexe Projekte erforderlichen Struktur und Organisation
- 17,1 % bevorzugen eine Kombination aus Sprachanrufen, Videoanrufen und Projektmanagement-Tools, um die benötigten Informationen zu erhalten
Schlüsselergebnisse
📌 Eine fragmentierte Kommunikationslandschaft stellt ein erhebliches Produktivitätshindernis dar, da Teams ihre Zeit zwischen E-Mail, Instant Messaging und Anrufen aufteilen müssen
📌 Traditionelle Kommunikationsmethoden dominieren nach wie vor die Interaktionen am Arbeitsplatz und führen häufig zu Silos statt zur Angleichung
📌 Eine zentralisierte Plattform löst diese Herausforderungen durch die Integration von Projektmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation
4. Überkommunikation vs. Hyperkonnektion: die Grenze ziehen
📮ClickInsight: 17 % der Wissensarbeiter sind "Super-Connectoren", die täglich mehr als 15 Beziehungen am Arbeitsplatz pflegen, während die meisten im Durchschnitt nur 6 zentrale Beziehungen unterhalten.
Wissensarbeiter sind mit überwältigenden Anforderungen an die Zusammenarbeit konfrontiert, und viele verwalten 15+ tägliche Verbindungen am Arbeitsplatz. Das gleichzeitige Führen mehrerer Beziehungen und Unterhaltungen bei der Arbeit erschwert die Verwaltung des Kontexts und die Aufrechterhaltung produktiver Workflows erheblich. Diese ständige Beanspruchung der Aufmerksamkeit führt auf Dauer zu erhöhter kognitiver Belastung und sogar Burnout.
Das haben wir herausgefunden:
- Ein Drittel der Menschen arbeitet täglich eng mit nur 1-3 Kollegen zusammen
- 1 von 5 Teammitgliedern unterhält täglich 4-6 Beziehungen am Arbeitsplatz
- 17% sind Super-Verbindungspersonen, die sich täglich mit mehr als 15 Kollegen abstimmen
Schlüssel zum Verständnis
📌 Hohes Kommunikationsaufkommen führt zu einer erheblichen kognitiven Belastung, da Arbeitnehmer mehrere Unterhaltungen gleichzeitig führen müssen
📌 Kontextwechselkosten vervielfachen sich, wenn Arbeitnehmer zwischen Unterhaltungen und Threads in mehreren Tools navigieren
📌 Intelligente Workspace-Lösungen wie integrierte Suche, zentralisierte Dokumentation und ein KI-Wissensmanager können dazu beitragen, den Kontext aufrechtzuerhalten, die kognitive Überlastung zu reduzieren und das Engagement der Mitarbeiter insgesamt zu steigern
5. Vom Chat zur Aufgabe: die Lücke schließen
📮ClickInsight: Ungefähr 93 % der Wissensarbeiter laufen Gefahr, wichtige Entscheidungen aufgrund verstreuter Dokumentation zu verlieren, und nur 8 % nutzen Projektmanagement tools zur Nachverfolgung von Elementen.
Zwischen Diskussion und Aktion klafft eine große Lücke, was zu erheblichen Ineffizienzen bei der Nachverfolgung und Ausführung von Arbeit durch Teams führt.
Wir haben festgestellt, dass die meisten Teams entweder wertvolle Zeit mit der manuellen Dokumentation von Handlungselementen verbringen oder Gefahr laufen, wichtige Entscheidungen zwischen Chats, E-Mails und anderen Tools zu verlieren.
- Fast 40 % der Fachleute verfolgen Aktionen manuell, ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess
- 14,2 % der Befragten halten es nicht für nötig, Elemente zu erledigen
- Über 36,44 % der Wissensarbeiter verlassen sich auf inkonsistente Nachverfolgungsmethoden, was zu potenziellen Kommunikationsfehlern und verpassten Terminen führt
- Nur 7,75% nutzen Projektmanagement-Tools für die Nachverfolgung von Elementen
Schlüssel zum Mitnehmen
📌 Manuelle Umwandlungsprozesse führen zu überflüssiger Arbeit und erhöhen das Risiko, dass Elemente übersehen werden
📌 Inkonsistente Nachverfolgungsmethoden führen zu Informationsverlusten und eingeschränkter Verantwortlichkeit
📌 Einheitliche Workspace-Tools mit integrierten Tools für die Umwandlung von Unterhaltungen in Aufgaben vermeiden doppelte Arbeit, indem sie sofortige Elemente aus Threads für Unterhaltungen ermöglichen
Unsere 4 strategischen Empfehlungen
Wenn jede Unterbrechung unsere Konzentrationszeit um 23 Minuten verkürzt, ist die Belastung an einem Arbeitstag enorm.
Wie wir gesehen haben, sind die größten Herausforderungen bei der Kommunikation am Arbeitsplatz der Mangel an Kontext, redundante Folgeaktivitäten und die kognitive Überlastung, die aus mehreren Tools resultiert.
Unternehmen brauchen eine umsetzbare Strategie, um diese Kommunikationslücken effektiv zu schließen. Im Folgenden finden Sie vier strategische Empfehlungen, die auf den Erkenntnissen unserer Umfrage basieren und Ihrem Unternehmen helfen, eine erstklassige Produktivität zu erreichen und aufrechtzuerhalten:
✅ Chat und Messaging verbessern
Die Kommunikation ist oft isoliert und von den eigentlichen Workflows getrennt. Integrieren Sie Messaging in Ihre Workflows.
✅ KI einbinden
Beseitigen Sie sich wiederholende Aufgaben wie Nachfassaktionen, die Erstellung von Zusammenfassungen und die Zuweisung von Handlungselementen mithilfe von Automatisierung und integrierten KI-Assistenten.
✅ Kontext sofort verfügbar machen
Investieren Sie in KI-gestützte Wissens-Workflows und leistungsstarke Workspace-Suchfunktionen, die Dokumente, Aufgaben und Menschen zusammenführen.
✅ Nutzen Sie die integrierte Rechenschaftspflicht
Erstellen Sie Workflows, die von Anfang an die Eigentümerschaft zuweisen, damit Sie keine Aufgabe oder kein Element übersehen.
Wie kann ClickUp helfen?
Seien wir ehrlich. Arbeit ist kaputt.
Unsere Projekte, Dokumentation und Kommunikation sind über unzusammenhängende Tools verstreut, die die Produktivität beeinträchtigen.
Deshalb ClickUp, die Alles App, für die Arbeit kombiniert Projektmanagement, Wissensmanagement und Chatten - alles angetrieben durch KI - und hilft Ihnen, schneller und intelligenter zu arbeiten.
Hier sind drei Möglichkeiten, wie ClickUp Ihnen hilft, Silos in der Team-Kommunikation aufzubrechen:
🏁 Intelligente Unterhaltungen
Fragen Sie ClickUp Gehirn um Chats zusammenzufassen, neue Antworten zu verfassen und Aktualisierungen von Kommentar-Threads aufzufangen.
KI steuert auch ClickUp's Verbundene Suche die nahtlose Verbindung von Wissen mit Ihren Workflows. Ihre Aufgaben, Dokumente, Chats und Personen sind jetzt an einem Ort verknüpft.
Nutzen Sie KI, um Ihre Nachrichten, Status-Updates und Workflows zu optimieren
🏁 Einfach Integrationen
Sind Sie ein Fan von E-Mail oder Slack?
Nutzen Sie ClickUp's 1000+ Integrationen um eine Verbindung zu Ihren bevorzugten Tools herzustellen und E-Mails und Nachrichten mit einem einzigen Klick in verfolgbare Aufgaben zu verwandeln. Jetzt sind alle Ihre Workflows vereint und werden nahtlos über alle Tools hinweg synchronisiert.
🏁 Instant context
Mit ClickUp Chatten sind Arbeit und Chat miteinander verbunden.
Verknüpfen Sie Chat-Threads mit bestimmten Aufgaben, führen Sie Audio- und Videoanrufe durch und erstellen Sie Elemente direkt aus Ihren Unterhaltungen mit dem integrierten Chat von ClickUp. Kein Kontext geht jemals verloren.
Bewahren Sie großartige Ideen, indem Sie ClickUp Chat-Unterhaltungen in strukturierte Aufgaben verwandeln
Nächste Schritte
Sind Sie bereit, die Kommunikationslücke zu schließen, einen Schritt in die Zukunft der Arbeit zu machen und die Produktivität zu maximieren? Schließen Sie sich den über 3 Millionen Teams an, die ClickUp nutzen, um ihre Produktivität zu steigern. Melden Sie sich noch heute kostenlos an .