Manager haben viel zu tun.
Vom Druck auf die Führungskräfte, Ziele zu erreichen, bis hin zur Betreuung ihres Teams - die verschiedenen Erwartungen unter einen Hut zu bringen, kann eine Herausforderung sein. Und als Führungskraft sind Besprechungen erforderlich, um Aufgaben zu delegieren und den aktuellen Stand der Dinge zu erfahren,
und so weiter.
Jede Besprechung, egal welcher Art, braucht einen klaren Zweck, ein Ziel, einen Anwendungsfall und eine Tagesordnung. Das Erstellen einer Tagesordnung, das Festlegen von Erwartungen und das Verfolgen des Gesprächs sind wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass die Besprechung auf dem richtigen Weg und produktiv bleibt.
Wenn Sie also ein besserer Teamleiter werden und sinnlosen Besprechungen ein für alle Mal ein Ende setzen wollen, ist dieser Blog genau das Richtige für Sie. Wir haben neun Arten von Besprechungen beschrieben, über die Sie Bescheid wissen müssen, und wie Sie sie richtig durchführen können.
Als Bonus haben wir ein paar kostenlose Vorlagen beigefügt, die Ihnen helfen, das Beste aus Ihrer nächsten Besprechung zu machen!
Meeting-Elemente, die Sie vor der Wahl Ihres Meeting-Typs berücksichtigen sollten
Wenn Sie wissen, welche Arten von Besprechungen ein Manager abhalten kann, können Sie Ihr Team auf den Erfolg vorbereiten. Effektiv
kann dazu beitragen, das Engagement und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams zu verbessern.
Eine effektive Besprechung ist keine anstrengende, immer wiederkehrende Aktivität, sondern eine einmalige Gelegenheit, Ideen zu sammeln, Beiträge zu liefern, berufliches Wachstum zu fördern und die Unternehmensziele voranzubringen.
Bevor Sie die richtige Besprechungsform für Ihr Team auswählen, sollten Sie diese Besprechungselemente berücksichtigen:
1. Zweck: Was ist das Ziel der Besprechung?
2. Teilnehmer: Wer sollte teilnehmen und wer wird die Sitzung leiten?
3. Tagesordnung: Welche Themen müssen in welcher Reihenfolge besprochen werden?
4. Ergebnis: Was hoffen Sie, am Ende der Sitzung zu erreichen?
5. Häufigkeit: Wie oft soll das Treffen stattfinden?
Sobald Sie diese Elemente berücksichtigt haben, ist es an der Zeit, die beste Art von Besprechung für die Bedürfnisse Ihres Teams auszuwählen.
lassen Sie uns nun in die Arten von Besprechungen eintauchen, über die Sie Bescheid wissen müssen, und wie Sie sie mit den richtigen Werkzeugen und Techniken richtig durchführen können!
9 der gängigsten Arten von Besprechungen
Hier finden Sie neun Arten von Besprechungen, Tipps zur erfolgreichen Durchführung jeder einzelnen und kostenlose, gebrauchsfertige Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern!
1. Onboarding-Besprechungen
Onboarding-Meetings sind das erste Treffen zwischen Mitarbeitern und ihren Managern, sobald sie dem Unternehmen beitreten. Diese Art von Kick-off-Meeting markiert den Beginn ihrer Ausbildung und ist notwendig, da die Onboarding-Phase eines Mitarbeiters den Grundstein für den Erfolg eines neuen Teammitglieds legt, da es ihr erstes tiefes Eintauchen in die Prozesse und Systeme des Unternehmens ist.
Diese Treffen sollten den Managern helfen, ihre Mitarbeiter kennen zu lernen und Beziehungen aufzubauen. Fragen wie "Was sind Ihre Hobbys?", "Was ist Ihr Lieblingsgericht?" oder andere zwischenmenschliche Fragen, z. B. "Wie erhalten Sie am liebsten Feedback?" oder "Was motiviert Sie?" sind bewährte Methoden für diese Treffen.
Die Einführungsgespräche sollten auch einen Überblick über das Schulungsprogramm und die entsprechenden Ressourcen geben, die Teammitglieder vorstellen und eine Checkliste mit folgenden Punkten enthalten
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2. Persönliche Treffen
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findet zwischen zwei Personen statt, in der Regel zwischen einer Führungskraft und ihrem direkten Mitarbeiter. Sie sind eine der effektivsten Möglichkeiten für Manager, Beziehungen und Vertrauen zu ihren direkten Mitarbeitern aufzubauen.
Es gibt verschiedene Arten von
und die Art des Einzelgesprächs, das Sie führen, spiegelt den Inhalt der Tagesordnung wider. Das erste Einzelgespräch, das eine Führungskraft mit einem direkten Mitarbeiter führt, unterscheidet sich beispielsweise stark von einem zweiwöchentlichen Einzelgespräch.
Bei Fellow halten die Manager
mit ihren direkten Mitarbeitern, um sie besser kennenzulernen und zu erfahren, wie es ihnen geht. Sie stellen beziehungsfördernde Fragen und legen Erwartungen und Maßnahmen fest, um den Mitarbeiter auf Erfolgskurs zu bringen.
Die Themen sind darauf ausgerichtet, den Projektfortschritt und aktuelle Blockaden zu überprüfen und gleichzeitig Gespräche zur Karriereentwicklung zu führen. Unabhängig von der Art des Einzelgesprächs
sollte die Besprechung immer Folgendes beinhalten:
- Fragen zum gegenseitigen Kennenlernen, um sich über das Wohlbefinden und das Privatleben des anderen zu informieren
- Besprechung spezifischer oder wesentlicher Geschäftsangelegenheiten
- Klare Aktionspunkte und nächste Schritte beim Verlassen des Treffens
Die Bedeutung eines persönlichen Gesprächs liegt darin, dass es das Vertrauen und die Bindung zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten stärkt. Eine wichtige Komponente, um sicherzustellen, dass diese Art von Besprechungen effektiv sind, besteht darin, Ihren direkten Mitarbeiter zu bitten, die Tagesordnung für die Besprechung selbst vorzubereiten.
Die Verwendung einer
um das Gespräch zu dokumentieren und Feedback einzuholen, ist ebenfalls eine hilfreiche Strategie, um die Effektivität der Besprechung zu erhöhen. Sie können auch die Vorteile nutzen von
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3. Check-in-Meetings
Check-in-Meetings - auch als Status-Update-Meetings bezeichnet - sind Diskussionen, in denen Teams zusammenarbeiten und sich über den Fortschritt bei einem bestimmten Thema oder Projekt austauschen. Ziel ist es, die Abstimmung im Team und im Projekt zu gewährleisten und gleichzeitig Blockaden aufzuzeigen, die den Fortschritt behindern.
Obwohl Check-In- oder Status-Update-Besprechungen nicht immer vom Team bevorzugt werden, sind sie ein wertvoller Mechanismus, um Probleme zu lösen und über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden zu bleiben.
Die Dauer eines Check-in-Meetings kann je nach Status und Größe des Projekts variieren. Das Vertriebsteam hält oft kurze tägliche Stand-up-Meetings ab, um den Fortschritt des Geschäfts zu überprüfen und Aktualisierungen vorzunehmen, die 10 bis 15 Minuten dauern.
Eine andere Alternative wäre eine Besprechung mit den Führungskräften während einer Krise, bei der jede Abteilung ein Update gibt. Längere Projektbesprechungen sind ebenfalls möglich, bei denen Aktualisierungen besprochen und vergangene Maßnahmen und Fortschritte überprüft werden müssen.
Check-in-Sitzungen können je nach Kontext und Arbeitsplatz einen zwanglosen oder formellen Charakter haben. Alles in allem sollte ein erfolgreiches Check-in Folgendes fördern
zwischen den einzelnen Teammitgliedern und halten alle Beteiligten auf dem Laufenden.
Dies kann durch einen runden Tisch mit Aktualisierungen erleichtert werden, bei dem jedes Teammitglied Gesprächspunkte zu seinem Projekt beisteuern muss. Auf diese Weise können Sie auch eventuelle Hindernisse ansprechen, damit das Team schnell und angemessen handeln kann.
Um eine produktive Besprechung zu gewährleisten, sollten Sie eine Liste mit Fragen an Ihr Team vorbereiten. Sie können auch eine Feedback-Schleife einrichten, um Aktualisierungen, Bedenken und andere wichtige Notizen zu erfassen und so den Erfolg zu sichern.
Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, ein Dokument für das Standup-Meeting zu erstellen, das Ihr Team vor der Besprechung ausfüllen kann! Verwenden Sie das
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Das tägliche Standup-Meeting dient der Koordination des Teams. Diese schnelle Feedback-Schleife hilft den Teams, sich abzustimmen und auf dem richtigen Weg zu bleiben, ähnlich wie bei einem Football Huddle. Wenn ein Problem auftaucht, können Sie es schnell angehen und die Projekte auf Kurs halten
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4. Brainstorming-Sitzungen
Bei einer Brainstorming-Sitzung trifft sich ein Team, um Ideen zu einem bestimmten Thema zu entwickeln. Brainstorming-Sitzungen können synchron oder asynchron stattfinden. In einer
asynchronen Kontext
müssen Sie sicherstellen, dass Remote
und Tools für die Zusammenarbeit stehen Ihren Besprechungsteilnehmern zur Verfügung.
Ein erfolgreiches Brainstorming wird spannend sein! Alle kommen zusammen, um ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen und Ideen zu entwickeln. Der Himmel sollte die Grenze sein, und es gibt keine schlechten Ideen.
Die generierten Vorschläge können sehr einfach, aber auch komplex sein, und es ist wichtig, dass Sie als Organisator des Treffens betonen, dass es keine schlechten Ideen gibt. Von allen Teilnehmern wird erwartet, dass sie sich an der Diskussion beteiligen, daher sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Meeting-Format sowohl für extrovertierte als auch für introvertierte Teilnehmer geeignet ist.
Brainstorming-Sitzungen sind unterhaltsam und fesselnd, können aber für das Team auch anstrengend sein, vor allem, wenn es kein System gibt, um die Ideen festzuhalten. Um die Effizienz zu maximieren, kann es von Vorteil sein, eine Folgesitzung anzuberaumen, um bestimmte Ideen später einzugrenzen und zu destillieren.
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5. Besprechungen mit allen Beteiligten
Ein All-Hands-Meeting bedeutet, dass alle Ebenen des Unternehmens an der Besprechung teilnehmen, einschließlich einzelner Mitarbeiter, Teamleiter, Abteilungsleiter und leitender Angestellter. Ziel ist es, das gesamte Unternehmen über relevante Aktualisierungen zu informieren, z. B. über abteilungsspezifische Aktualisierungen oder Änderungen der Unternehmensrichtlinien.
Jedes Unternehmen hat einen anderen Rhythmus und andere Gesprächsthemen für seine Betriebsversammlungen. Ein effektives All-Hands-Meeting wird in der Regel vom CEO oder dem Leiter des Unternehmens abgehalten, und zu den Gesprächsthemen gehören Aktualisierungen der Führung oder der Abteilungen,
vorstellung neuer Mitarbeiter
und vieles mehr.
Auf der
matt Martin, der CEO von Clockwise, erzählte, dass das All-Hands-Meeting viele verschiedene Aspekte umfasst, einschließlich Abteilungs-Updates, Präsentationen und einem Gesprächspunkt, bei dem lustige Momente der Woche ausgetauscht werden. Diese Treffen dauern in der Regel eine Stunde.
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6. Besprechungen zur Entscheidungsfindung
Bei einer Entscheidungsbesprechung trifft sich ein Team, um eine Entscheidung zu formalisieren und die nächsten Schritte festzulegen. Diese Treffen werden im Allgemeinen für wichtige Entscheidungen genutzt, die eine Verpflichtung und möglicherweise eine neue Richtung erfordern.
Diese Besprechungen sind in verschiedenen Teams üblich: Vorstandssitzungen oder Projektbesprechungen können eine Entscheidungsfindung beinhalten. Wichtige Entscheidungen sollten dokumentiert werden in Ihrem
damit das Team die Gründe für die Entscheidung nachvollziehen kann.
Zu den Fragen, die bei diesen Treffen zu beantworten sind, gehören:
- Was ist in Anbetracht unserer derzeitigen Umstände und Ressourcen die beste Option für das weitere Vorgehen?
- Wer ist für die nächsten Schritte verantwortlich? Und warum?
So könnte beispielsweise eine Entscheidungssitzung mit einem Social-Media-Marketingmanager und einem Social-Media-Marketingkoordinator abgehalten werden, um die Richtung einer erfolglosen Marketingkampagne zu ändern. Wenn das Team bewerten muss, ob es eine Kampagne aus der richtigen Perspektive und in der richtigen Tonalität angeht, könnten sie sich treffen, um das Engagement und die
und wählen Sie eine neue Richtung.
Während der Besprechung werden sie auflisten, warum sie den Schwerpunkt verlagern müssen und dokumentieren, warum die neue Richtung vorteilhaft erscheint. Ziel dieser Art von Besprechung ist es also, eine Entscheidung zu treffen und zu dokumentieren, um ein Projekt oder eine Initiative voranzubringen.
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7. Problemlösungssitzungen
Problemlösungsgespräche werden in der Regel zwischen einer Person, die mit einem Problem konfrontiert ist, und einem Manager oder einer Führungskraft geführt. Je nach Art des Problems kann an dieser Besprechung auch ein Vertreter verschiedener Abteilungen teilnehmen, z. B. ein Vertreter der Personalabteilung oder der Rechtsabteilung. Ziel eines Problemlösungsgesprächs ist es, entweder eine Lösung für ein Hindernis zu finden oder Möglichkeiten für den nächsten Schritt zu erkunden.
Problemlösungsgespräche können für jeden Mitarbeiter von Nutzen sein, unabhängig von der Art des Problems. In diesen Besprechungen sollten Sie zunächst eine Situation und deren Ursachen analysieren, die weitere Vorgehensweise festlegen und dann einen Aktionsplan zur Lösung des Problems erstellen.
Denken Sie daran, dass jeder Schritt in Ihrem Bericht dokumentiert werden sollte
und mit den Gesprächsteilnehmern geteilt.
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8. Vierteljährliche Planungstreffen
ist die strategische Umsetzung eines Jahresplans, der in vier Quartale unterteilt ist. Jedes Quartal wird ein überarbeitetes Ziel für die folgenden drei Monate festgelegt. Diese aktualisierten Ziele können in einer vierteljährlichen Planungssitzung mitgeteilt werden, in der die strategischen Pläne erörtert und die Erfolge der vergangenen 90 Tage gefeiert werden.
Diese Treffen sind eine Gelegenheit, um Druck zu machen, Feedback zu geben oder zu erhalten und für die folgenden Monate zu optimieren. Jede vierteljährliche Planungssitzung sollte auch Zeit beinhalten, um über die vergangenen 90 Tage nachzudenken, abgeschlossene und laufende Aufgaben zu überprüfen und sich auf das vorzubereiten, was im nächsten Quartal ansteht.
Das Ziel der Sitzung ist es, Ihr Team auf den Erfolg bei der Erreichung seiner Ziele vorzubereiten
und die langfristigen Ziele des Unternehmens. 💪
Der Schlüssel zu einer effektiven vierteljährlichen Planungssitzung liegt in der Organisation. Die Gesprächspunkte sollten klar sein und die Ziele, mit denen die Sitzung verlassen wird, sollten festgelegt werden. Außerdem hilft es, während des Planungsgesprächs die Erkenntnisse aus den vergangenen Quartalen wieder aufzugreifen, um zu überlegen, welche Ziele angemessen und relevant sind.
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9. Vorstandssitzungen
Eine Vorstandssitzung ist ein formelles Treffen mit dem gesamten Vorstand einer bestimmten Organisation. Diese formellen Sitzungen finden in verschiedenen Abständen statt, z. B. vierteljährlich oder jährlich, um wiederkehrende und wichtige Themen zu erörtern, wie z. B. Grundsatzfragen, rechtliche Angelegenheiten oder KPI-Berichte oder verschiedene Themen.
Der Vorsitzende eines Gremiums, auch Sitzungsleiter genannt, führt den Vorsitz in der Sitzung. Genauer gesagt, ist das Ziel einer
vorstandssitzung
ist es, die Politik und die Strategie festzulegen, die strategischen Pläne zu überprüfen und eine Einigung zu einem bestimmten Thema zu erzielen.
Während dieser Sitzung wird ein Protokoll erstellt, das als rechtsgültiges Dokument gilt und anschließend im Einklang mit der Tätigkeit des Verwaltungsrats veröffentlicht wird. Die Veröffentlichung des Sitzungsprotokolls ist von entscheidender Bedeutung, da es ein
zwischen der Organisation, dem Vorstand und verschiedenen externen Interessengruppen.
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