Manager haben viel zu tun.
Von dem Druck, Einzelziele zu erreichen, bis hin zur Betreuung Ihres Teams – es kann eine Herausforderung sein, die unterschiedlichen Erwartungen unter einen Hut zu bringen. Als Führungskraft müssen Sie Meetings leiten, um Aufgaben zu delegieren, Status-Updates zu erhalten, Strategien zu entwickeln und vieles mehr.
Jedes Meeting, egal welcher Art, benötigt einen klaren Zweck, ein klares Ziel, einen Anwendungsfall und eine klare Agenda. Das Erstellen einer Agenda, das Festlegen von Erwartungen und die Nachverfolgung der Unterhaltung sind wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass das Meeting auf Kurs bleibt und produktiv ist.
Wenn Sie also ein stärkerer Teamleiter werden und sinnlosen Meetings ein für alle Mal ein Ende setzen möchten, ist dieser Blog genau das Richtige für Sie. Wir haben neun Arten von Meetings zusammengestellt, die Sie kennen sollten, und erklären, wie Sie diese richtig durchführen.
Als Bonus haben wir einige kostenlose Vorlagen beigefügt, mit denen Sie das Beste aus Ihrem nächsten Meeting herausholen können!
Elemente, die Sie vor der Wahl der Meeting-Art berücksichtigen sollten
Wenn Sie wissen, welche Arten von Meetings ein Manager veranstalten kann, können Sie Ihr Team auf Erfolgskurs bringen. Ein effektives Meeting-Management kann dazu beitragen, das Engagement und die Zusammenarbeit im gesamten Team zu steigern.
Anstatt eine kräftezehrende, sich wiederholende Aktivität zu sein, kann ein effektives Meeting eine einzigartige Gelegenheit sein, Ideen zu sammeln, Input zu liefern, berufliches Wachstum zu fördern und die Ziele des Unternehmens voranzubringen.
Bevor Sie die richtige Art von Meeting für Ihr Team auswählen, sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:
1. Zweck: Was ist das Ziel des Meetings? 2. Teilnehmer: Wer sollte teilnehmen und wer leitet das Meeting? 3. Tagesordnung: Welche Themen müssen in welcher Reihenfolge besprochen werden? 4. Ergebnis: Was möchten Sie bis zum Ende des Meetings erreichen? 5. Häufigkeit: Wie oft sollte das Meeting stattfinden?
Nachdem Sie diese Elemente berücksichtigt haben, ist es an der Zeit, die beste Art von Meeting für die Bedürfnisse Ihres Teams auszuwählen.
Lassen Sie uns nun einen Blick auf die Arten von Meetings werfen, die Sie kennen sollten, und wie Sie diese mit den richtigen tools und Techniken richtig durchführen können!
9 der häufigsten Arten von Meetings
Hier finden Sie neun Arten von Meetings, Tipps für deren erfolgreiche Durchführung und kostenlose, gebrauchsfertige Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern!
1. Onboarding-Meetings
Onboarding-Meetings sind die ersten Treffen zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten, nachdem sie in das Unternehmen eingetreten sind. Diese Art von Kick-off-Meeting markiert den Beginn ihrer Einarbeitung und ist notwendig, da der Zeitraum der Einarbeitung der Mitarbeiter die Grundlage für den Erfolg eines neuen Mitglieds des Teams bildet, da es sich um ihre erste intensive Auseinandersetzung mit den Prozessen und Systemen des Unternehmens handelt.
Diese Meetings sollen Managern helfen, ihre Mitarbeiter kennenzulernen und Beziehungen aufzubauen. Fragen zum Kennenlernen, wie z. B. „Was sind Ihre Hobbys?“, „Was ist Ihr bevorzugtes Gericht?“ oder andere zwischenmenschliche Fragen wie „Wie möchten Sie Feedback erhalten?“ oder „Was motiviert Sie?“ sind Best Practices für diese Meetings.
In den Einführungsmeetings sollten auch das Schulungsprogramm und die entsprechenden Ressourcen, die Teammitglieder und eine Checkliste mit Aufgaben, die in der ersten Woche abzuschließen sind, vorgestellt werden. Probieren Sie die Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter von ClickUp aus, um Ihre neuen Mitarbeiter zu unterstützen und ihnen den Einstieg in ihre neuen Workflows zu erleichtern.
2. Einzel-Meetings
Ein Einzel-Meeting findet zwischen zwei Personen statt, in der Regel zwischen einem Vorgesetzten und seinem direkten Untergebenen. Es ist eine der effektivsten Methoden für Vorgesetzte, um Beziehungen und Vertrauen zu ihren direkten Untergebenen aufzubauen.
Es gibt verschiedene Arten von Einzelmeetings, und die Art des Einzelmeetings, das Sie führen, spiegelt den Inhalt der Tagesordnung wider. Das erste Einzelmeeting eines Managers mit einem direkten Untergebenen unterscheidet sich beispielsweise erheblich von einem zweiwöchentlichen Einzelmeeting.
Bei Fellow führen Manager Einzelgespräche mit ihren direkten Untergebenen, um sie besser kennenzulernen und sich ein Bild von ihrer Situation zu machen. Sie stellen Fragen zum Aufbau von Beziehungen und legen gleichzeitig Erwartungen und Maßnahmen fest, um den Mitarbeitern zum Erfolg zu verhelfen.
Die Themen konzentrieren sich auf die Überprüfung des Fortschritts des Projekts und aktueller Hindernisse sowie auf Unterhaltungen zur Karriereentwicklung. Unabhängig von der Häufigkeit der Einzelgespräche sollte das Meeting immer Folgendes umfassen:
- Fragen zum Aufbau einer guten Beziehung, um sich gegenseitig nach dem Befinden und dem Privatleben zu erkundigen
- Eine Diskussion über spezifische oder wesentliche Elemente des Geschäfts
- Klare Aktionselemente und nächste Schritte nach dem Meeting
Die Bedeutung eines Einzelgesprächs liegt in seiner Fähigkeit, Vertrauen und eine sinnvolle Bindung zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten zu fördern. Ein wichtiger Bestandteil, um sicherzustellen, dass diese Art von Meetings effektiv sind, besteht darin, Ihren direkten Untergebenen zu bitten, die Tagesordnung für das Meeting selbst zu erstellen.
Die Verwendung eines Tools für Einzelgespräche zur Dokumentation der Unterhaltung und zur Einholung von Feedback ist ebenfalls eine hilfreiche Strategie, um die Effektivität des Meetings zu steigern. Sie können auch die 1:1-Meeting-Vorlage von ClickUp nutzen, um ein gut organisiertes Meeting zu ermöglichen, das Vertrauen und eine gute Beziehung aufbaut.
3. Check-in-Meetings
Check-in-Meetings – auch als Status-Update-Meetings bezeichnet – sind Meetings, bei denen Teams zusammenarbeiten und sich über den Fortschritt zu einem bestimmten Thema oder Projekt austauschen. Das Ziel besteht darin, die Abstimmung im Team und im Projekt sicherzustellen und gleichzeitig Hindernisse zu beseitigen, die den Fortschritt behindern.
Auch wenn Check-in- oder Status-Update-Meetings nicht immer von Teams bevorzugt werden, sind sie doch ein wertvolles Instrument, um Probleme zu lösen und über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden zu bleiben.
Die Dauer eines Check-in-Meetings kann je nach Status und Größe des Projekts variieren. Das Vertriebsteam hält oft kurze tägliche Stand-up-Meetings ab, um den Fortschritt der Geschäfte und aktuelle Entwicklungen zu besprechen. Diese Meetings dauern in der Regel 10 bis 15 Minuten.
Eine weitere Alternative wäre ein Leadership-Check-in während einer Krise, bei dem jede Abteilung den aktuellen Stand freigibt. Längere Meetings zum Check-in für Projekte sind ebenfalls möglich, bei denen Sie über den aktuellen Stand diskutieren und vergangene Maßnahmen sowie den erzielten Fortschritt überprüfen müssen.
Check-in-Meetings können je nach Kontext und Ihrem Arbeitsplatz einen informellen oder formellen Charakter haben. Insgesamt sollte ein erfolgreiches Check-in die offene Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern fördern und alle Beteiligten auf dem Laufenden halten.
Dies kann durch eine Diskussionsrunde mit Updates erreicht werden, in der jedes Team-Mitglied Gesprächspunkte zu seinen Projekten einbringen muss. So können Sie auch eventuelle Hindernisse ansprechen, damit das Team schnell und entsprechend reagieren kann.
Um ein produktives Meeting zu führen, sollten Sie sich eine Liste mit Fragen vorbereiten, die Sie Ihrem Team stellen möchten. Sie können auch eine Feedbackschleife einrichten, um Updates, Bedenken und andere wichtige Notizen zu erfassen und so den Erfolg des Meetings zu sichern.
Eine Möglichkeit hierfür ist die Erstellung eines Standup-Meeting-Dokuments, das Ihr Team vor dem Meeting ausfüllen kann! Verwenden Sie die Vorlage für tägliche Standup-Meetings von ClickUp und passen Sie sie an die Bedürfnisse Ihres Teams an.
Bonus: Vorlagen für Konferenzagenden!
4. Brainstorming-Meetings
Ein Brainstorming-Meeting ist ein Meeting, bei dem ein Team Ideen zu einem bestimmten Thema entwickelt. Brainstorming-Sitzungen können synchron oder asynchron stattfinden. In einem asynchronen Kontext müssen Sie sicherstellen, dass den Teilnehmern Ihres Meetings Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Remote-Team zur Verfügung stehen.
Ein erfolgreiches Brainstorming ist spannend! Alle kommen zusammen, um ihre Kreativität anzuregen und Ideen zu entwickeln. Es gibt kein Limit für die Fantasie, und es gibt keine schlechten Ideen.
Die Vorschläge können sehr einfach, aber auch komplex sein, und als Organisator des Meetings ist es wichtig zu betonen, dass es keine schlechten Ideen gibt. Von allen Meeting-Teilnehmern wird erwartet, dass sie sich an der Unterhaltung beteiligen. Sie sollten daher sicherstellen, dass Ihr Meeting-Format sowohl für extrovertierte als auch für introvertierte Teilnehmer geeignet ist.
Brainstorming-Meetings sind unterhaltsame und spannende Sitzungen, können aber für das Team mental anstrengend sein, insbesondere wenn es kein System gibt, um Ideen zu dokumentieren. Es kann sinnvoll sein, ein Folgetreffen anzusetzen, um später bestimmte Ideen einzugrenzen und zu konkretisieren und so die Effizienz zu maximieren.
Probieren Sie das Mindmap-Feature von ClickUp aus, um Ideen festzuhalten und Ihre Brainstorming-Sitzung besser zu organisieren.
5. All-Hands-Meetings
Ein Meeting bedeutet, dass alle Ebenen der Organisation an dem Meeting teilnehmen, einschließlich einzelner Mitwirkender, Teamleiter, Abteilungsleiter und Führungskräfte. Das Ziel besteht darin, das gesamte Unternehmen mit relevanten Informationen zu synchronisieren, z. B. abteilungsspezifischen Neuigkeiten oder Änderungen der Unternehmensrichtlinien.
Jedes Unternehmen hat einen anderen Rhythmus und andere Gesprächsthemen für seine Mitarbeitemetings. Ein effektives Mitarbeitemeting wird in der Regel vom CEO oder der Führungskraft des Unternehmens geleitet, und zu den Gesprächsthemen gehören Neuigkeiten aus der Unternehmensleitung oder den Abteilungen, die Vorstellung neuer Mitarbeiter und vieles mehr.
Im Supermanagers-Podcast erzählte Matt Martin, CEO von Clockwise, dass ihre Vollversammlung viele verschiedene Aspekte umfasst, darunter Abteilungsupdates, Präsentationen und einen Gesprächspunkt, bei dem lustige Momente der Woche freigegeben werden. Diese Meetings dauern in der Regel eine Stunde.
Probieren Sie die Vorlage für All-Hands-Meetings von ClickUp aus, um ein ansprechendes und gut organisiertes wöchentliches All-Hands-Meeting durchzuführen.
6. Entscheidungsmeetings
Ein Entscheidungs-Meeting findet statt, wenn ein Team zusammenkommt, um eine Entscheidung zu formalisieren und die nächsten Schritte zu besprechen. Diese Meetings werden in der Regel für wichtige Entscheidungen genutzt, die eine Verpflichtung und möglicherweise eine neue Ausrichtung erfordern.
Diese Meetings sind in verschiedenen Teams Standard: Board-Sitzungen oder Projektmeetings können Entscheidungsfindungen beinhalten. Wichtige Entscheidungen sollten in Ihrem tool für Meeting-Protokolle dokumentiert werden, damit sich das Team an die Gründe für die Entscheidung erinnern kann.
Fragen, die während dieser Meetings zu beantworten sind, umfassen:
- Was ist angesichts unserer aktuellen Umstände und Ressourcen die beste Option für die Zukunft?
- Wer ist für die nächsten Schritte verantwortlich? Warum?
Beispielsweise könnte ein Entscheidungs-Meeting mit einem Social-Media-Marketing-Manager und einem Social-Media-Marketing-Koordinator abgehalten werden, um die Ausrichtung einer erfolglosen Marketingkampagne zu ändern. Wenn das Team beurteilen muss, ob es eine Kampagne aus der richtigen Perspektive und mit dem richtigen Ton angeht, könnte es sich treffen, um die Ergebnisse in Bezug auf Engagement und Konversion zu bewerten und eine neue Ausrichtung zu wählen.
Während des Meetings werden sie eine Liste aufstellen, warum sie den Fokus verlagern müssen, und dokumentieren, warum die neue Ausrichtung vorteilhaft erscheint. Daher zielt diese Art von Meeting darauf ab, eine Entscheidung zu treffen und zu dokumentieren, um ein Projekt oder eine Initiative voranzubringen.
Sehen Sie sich diese Vorlagen für Entscheidungs-Matrixen an!
7. Problemlösungs-Meetings
Problemlösungs-Meetings finden in der Regel zwischen einer Person, die mit einer Herausforderung konfrontiert ist, und einem Manager oder einer Führungskraft statt. Je nach Art des Problems können an diesem Meeting auch Vertreter verschiedener Abteilungen teilnehmen, z. B. Vertreter der Personalabteilung oder der Rechtsabteilung. Das Ziel eines Problemlösungs-Meetings ist es, entweder eine Lösung für ein Hindernis zu finden oder Möglichkeiten für die nächsten Schritte zu erkunden.
Problemlösungs-Meetings können für jeden Mitarbeiter von Vorteil sein, unabhängig von der Art des Problems. Während dieser Meetings sollten Sie zunächst die Situation und ihre Ursachen analysieren, die weitere Vorgehensweise bewerten und dann einen Plan zur Lösung des Problems erstellen.
Denken Sie daran, dass jeder Schritt in Ihren Meeting-Notizen dokumentiert und den an der Unterhaltung beteiligten Personen freigegeben werden sollte.
8. Vierteljährliche Meetings zur Planung
Die vierteljährliche Planung ist die strategische Umsetzung eines Jahresplans, der in vier Quartale unterteilt ist. Jedes Quartal wird ein überarbeitetes Ziel für die folgenden drei Monate festgelegt. Diese aktualisierten Ziele können in einem vierteljährlichen Meeting kommuniziert werden, in dem strategische Pläne diskutiert und die Erfolge der letzten 90 Tage gefeiert werden.
Diese Meetings bieten die Gelegenheit, Feedback zu geben oder zu erhalten und sind für die folgenden Monate geeignet. Jede vierteljährliche Planungssitzung sollte auch Zeit für eine Reflexion der letzten 90 Tage, die Überprüfung fertiggestellter und laufender Aufgaben sowie die Vorbereitung auf das kommende Quartal vorsehen.
Das Ziel des Meetings ist es, Ihrem Team dabei zu helfen, seine kurzfristigen Ziele und die langfristigen Ziele des Unternehmens erfolgreich zu erreichen. 💪
Der Schlüssel zu einer effektiven vierteljährlichen Planungssitzung ist eine gute Organisation. Die Gesprächsthemen sollten klar sein und die Ziele, die aus dem Meeting hervorgehen, sollten zugewiesen werden. Darüber hinaus hilft es, während der Planungsgespräche Erkenntnisse aus vergangenen Quartalen wieder aufzugreifen, um zu überlegen, welche Ziele angemessen und relevant sind.
Vergessen Sie nicht, Ihre Ziele in ClickUp Goals zu verfolgen, um klare Zeitleisten und messbare Einzelziele zu gewährleisten.
9. Board Meetings
Ein Board-Meeting ist ein formelles Meeting mit dem gesamten Board einer bestimmten Organisation. Diese formellen Meetings finden in unterschiedlichen Abständen statt, beispielsweise vierteljährlich oder jährlich, um wiederkehrende und wichtige Probleme zu besprechen, wie z. B. politische Probleme, rechtliche Angelegenheiten oder Probleme der Berichterstellung (KPI) oder verschiedene andere Probleme.
Der Vorsitzende eines Boards, auch als Sitzungsleiter bezeichnet, leitet das Meeting. Genauer gesagt besteht das Ziel eines Boardsitzungs-Meetings darin, Richtlinien und Strategien festzulegen, die strategischen Pläne zu überprüfen und eine Einigung auf ein bestimmtes Problem zu erzielen.
Während dieses Meetings wird ein Protokoll erstellt, das als rechtsgültiges Dokument dient und anschließend in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Boards veröffentlicht wird. Die Veröffentlichung des Protokolls ist von entscheidender Bedeutung, da es sich um eine Kommunikationsstrategie zwischen der Organisation, dem Board und verschiedenen externen Interessengruppen handelt.
Machen Sie Ihre Meetings mit einer Agenda und den richtigen tools produktiver
Es gibt viele verschiedene Arten von Meetings mit unterschiedlichen Zwecken. Die Entscheidung, welches Meeting in welcher Situation eingesetzt werden sollte, kann für Führungskräfte eine Herausforderung sein.
Durch die Umsetzung effektiver Strategien für das Besprechungsmanagement und den Einsatz der richtigen Online-Besprechungstools wie ClickUp, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Arbeit, Ihrer Zeitpläne, Ihres Teams und vielem mehr helfen, können Sie unproduktive Meetings vermeiden und stattdessen gemeinsame Sitzungen durchführen, die Ihr Team motivieren und anspornen, seine Ziele zu erreichen.
Gastautor:
Fellow.app ist die App mit der höchsten Bewertung im Bereich Meeting-Management, die Managern und ihren Teams dabei hilft, effektive Meeting-Gewohnheiten zu entwickeln – durch gemeinsame Tagesordnungen, die Nachverfolgung von Aktionselementen und eine Bibliothek mit von Experten geprüften Meeting-Vorlagen.