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Die Einstellung Ihres Traumteams ist nur die halbe Miete – jetzt müssen Sie es auch halten!
… Und was ist der erste Schritt, um die Fluktuation zu reduzieren und Ihre besten Mitarbeiter zu halten? Ein effektiver Onboarding-Prozess!
Ihr Team, Ihre Personalabteilung und Ihre persönlichen Erfahrungen zeigen Ihnen sicherlich, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kein Kinderspiel ist. Aus diesem Grund verlassen sich führende Unternehmen und Manager auf anpassbare Checklistenvorlagen für die Einarbeitung, damit vom ersten Tag an alles reibungslos läuft.
Bei der Vielzahl unterschiedlicher Organisationsstrukturen und Checklistenvorlagen kann die Integration der richtigen Vorlage in Ihren Onboarding-Prozess mühsam und zeitaufwändig sein, wenn Sie nicht wissen, auf welche Features Sie achten müssen.
Aber wir sind hier, um Ihnen zu helfen! Mit einer vollständigen Aufschlüsselung aller wichtigen Informationen zum Thema Mitarbeiter-Onboarding und den wesentlichen Features, auf die Sie bei Ihrer nächsten Onboarding-Checkliste achten sollten. Außerdem erhalten Sie direkt in diesem Artikel Zugriff auf 10 der besten Checklisten und Vorlagen für das Mitarbeiter-Onboarding!
Lassen Sie uns eintauchen. 🤿
Was ist eine Vorlage für eine Onboarding-Checkliste?
Der Onboarding-Prozess kann sich ein wenig wie ein Balanceakt anfühlen, bei dem man gleichzeitig Schritte, Dokumente und Menschen managen muss – deshalb empfehlen wir, mit einer benutzerdefinierten Onboarding-Vorlage zu beginnen und diese anzupassen!
Onboarding-Vorlagen sind vorgefertigte, kollaborative Dokumente, mit denen Sie den Onboarding-Prozess für zukünftige neue Mitarbeiter standardisieren und beschleunigen können.
Ihre Vorlage kann in Form einer Checkliste, vorgefertigter Aufgaben, Schulungsmaterialien, Best Practices und vielem mehr vorliegen, um Ihr Einarbeitungsprogramm in die Tat umzusetzen. Ihre Vorlage kann sogar alle diese Komponenten zusammenfassen! Das Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, einen effizienten Einarbeitungsprozess zu schaffen oder Ihren bereits bestehenden zu verbessern. So wird sichergestellt, dass jeder neue Mitarbeiter eine einheitliche und optimierte Einarbeitung erhält und kein Mitarbeiter in den ersten Wochen durch das Raster fällt.
Selbst wenn Ihr Unternehmen bereits mit anderen HR-Vorlagen arbeitet, können Sie durch die Verwendung einer speziell auf die Einarbeitung zugeschnittenen Vorlage den gesamten Prozess optimieren, bisher übersehene Bereiche erkennen und die Erfahrung insgesamt ansprechender gestalten.
Wesentliche Elemente einer effektiven Einarbeitungsvorlage
Ein verräterisches Zeichen für eine hochwertige Onboarding-Vorlage ist ihre Flexibilität. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Vorlage leicht an Ihr Unternehmen angepasst werden kann, von Rolle zu Rolle und für jeden neuen Mitarbeiter, der sie verwendet. Ihre Onboarding-Vorlage sollte Ihnen helfen, einige (oder alle) der folgenden Ziele schnell zu erreichen:
- Legen Sie klare Erwartungen und Ziele für die Einarbeitung Ihrer neuen Mitarbeiter fest, damit diese den bevorstehenden Prozess verstehen.
- Erstellen Sie einen standardisierten Prozess und einen Fahrplan, den die Mitarbeiter als Ressource nutzen und in ihrem eigenen Tempo befolgen können.
- Fördern Sie eine klare Kommunikation zwischen dem neuen Mitarbeiter, seinem Vorgesetzten, anderen Beteiligten im Unternehmen und Ihren HR- oder Personal-Teams.
- Fördern Sie die Interaktion Ihrer Mitarbeiter mit Mitgliedern außerhalb ihres unmittelbaren Teams. So zeigen Sie neuen Mitarbeitern, dass Ihnen ihre Entwicklung am Herzen liegt, fördern eine gesunde Unternehmenskultur und schaffen neue Mentorenbeziehungen.
Möglicherweise benötigen Sie nicht alle diese Elemente in Ihrer nächsten Einarbeitungsvorlage, aber Sie benötigen eine etablierte HR-Software oder Projektmanagement-Lösung, um eines davon zu erreichen!
Unabhängig von Ihren HR-KPIs und Onboarding-Zielen gibt es mehrere wichtige Features, auf die Sie bei Ihrer bevorzugten Onboarding-Software achten sollten. Dazu gehören:
- Benutzerdefinierte Status, um schnell zu kommunizieren, wo sich jeder neue Mitarbeiter mit jeder Einarbeitungsaufgabe befindet.
- ClickUp-Aufgaben und Checklisten, um die Schritte Ihres Onboarding-Prozesses zu dokumentieren und zu markieren, ob sie fertiggestellt sind.
- Automatisierungen, die neuen Mitarbeitern helfen, den Onboarding-Prozess so schnell wie möglich zu durchlaufen – auch asynchron.
- Mehrere Ansichten, damit neue Mitarbeiter und Manager Onboarding-Aufgabenlisten, Zeitpläne, Workloads, Fortschritte und mehr visualisieren können.
- Benutzerdefinierte Felder zum Anhängen und Abrufen wichtiger Informationen wie Dokumente, Einstellungsdaten, Gehälter, Ausstattungsbedarf, Sicherheitsphasen und mehr
- Mehrere Integrationen, um mehr Kontext aus anderen Arbeitstools in Ihre Onboarding-Vorlage zu bringen.
10 Vorlagen für die Einarbeitung
Wir haben die Grundlagen des Onboardings und wichtige Elemente einer erfolgreichen Onboarding-Vorlage behandelt. Jetzt ist es an der Zeit, dieses Wissen in die Praxis umzusetzen!
Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse, Rollen und Anforderungen Ihres Unternehmens, während Sie sich die 10 besten Vorlagen für Checklisten für Onboarding für jedes Team ansehen.
1. Vorlage für eine Onboarding-Checkliste von ClickUp
Die Onboarding-Checkliste-Vorlage von ClickUp macht Ihnen den Einstieg leicht und einfach, indem sie eine umfassende, vorgefertigte Liste von Aufgaben in Ihren ClickUp-Workspace einfügt. Aufgabenvorlagen sind hervorragende Ressourcen für die Erstellung wiederverwendbarer Alltagsprozesse. Mit neun Benutzerdefinierten Feldern sorgt diese Vorlage außerdem dafür, dass die Informationen zu jedem Kandidaten übersichtlich organisiert und leicht zugänglich sind.
Dies ist eine großartige Vorlage für das Onboarding-Team und die Manager, die für jeden neuen Mitarbeiter verwendet werden kann. Jede Aufgabe kann umbenannt werden, um die Nachverfolgung des Fortschritts des Mitarbeiters während des gesamten Onboarding-Prozesses zu ermöglichen.
Wenn Sie diese Aufgabenvorlage öffnen, sehen Sie sofort die Einführungsanleitung in der Aufgabenbeschreibung sowie eine Aufschlüsselung der einzelnen Benutzerdefinierten Felder darunter und alle relevanten Hilfedokumente.
Von dort aus wird die Aufgabe weiter in neun Unteraufgaben unterteilt, die alles von der Vorstellung des Teams über Checklisten für die Ausstattung bis hin zu einer Erinnerung an die Versendung einer Umfrage nach der Einarbeitung an den Mitarbeiter abdecken!
Bonus: Vorlagen zum Meeting mit dem Team
2. Vorlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter von ClickUp
Während die vorherige Vorlage für eine Onboarding-Checkliste einfach und anfängerfreundlich ist, geht die Vorlage für das Onboarding neuer Mitarbeiter von ClickUp noch einen Schritt weiter. In diesem detaillierten Ordner finden Sie:
- Drei benutzerdefinierte Status
- 25 benutzerdefinierte Felder
- Sieben Workflow-Ansichten
Und vieles mehr, um Ihre neuen Mitarbeiter gründlich in die Best Practices, Richtlinien, Kultur, Werte und Prozesse Ihres Unternehmens einzuführen. Mit erweiterten Features – darunter Automatisierungen zur Erstellung neuer Unteraufgaben bei Änderungen an benutzerdefinierten Feldern – können Manager die Kommunikation zwischen den Teams während des Onboarding-Prozesses optimieren.
In Ihrem Onboarding-Ordner finden Sie separate Listen für die Teams Personalwesen, Recht, IT und Sicherheit sowie die entsprechenden Aufgaben für jeden neuen Mitarbeiter, die mithilfe der Board-Ansicht in ClickUp auf einem Kanban-Board organisiert sind. Separate Listen helfen den Mitgliedern und Managern dabei, die Nachverfolgung der Elemente zu gewährleisten, für die andere Teams während des Onboardings verantwortlich sind, wie z. B. die Lieferung von Arbeitsmitteln, die Zuweisung von Schreibtischen, die Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und vieles mehr.
Dank vorgefertigter benutzerdefinierter Felder für die Abteilung, den Titel, das Startdatum, die E-Mail-Adresse und die Einarbeitungsphase des Mitarbeiters können Manager, Beobachter und Mitarbeiter grundlegende, aber wichtige Informationen auf einen Blick einsehen, ohne auf eine Aufgabe klicken oder Ihr Kanban-Board verlassen zu müssen.
3. Vorlage für Dokumente zum Mitarbeiter-Onboarding von ClickUp
Die Vorlage „Employee Onboarding Dokument” von ClickUp geht noch einen Schritt weiter und führt Sie durch den Prozess der Erstellung eines mehrwöchigen Onboarding-Prozesses, praktisch von Grund auf. Der wesentliche Unterschied zwischen dieser Vorlage und den zuvor vorgestellten Vorlagen? Diese Vorlage ist weniger eine Ressource für Manager, sondern eher für die neuen Mitarbeiter selbst, die sie befolgen können.
Diese Vorlage wendet einen gesamten Bereich auf Ihre Plattform an, mit separaten Listen für jeden neuen Mitarbeiter. In ihrer individuellen Liste finden sie Aufgaben, die Woche für Woche aufgeschlüsselt sind und sie durch alle Aktionspunkte führen – vom Einrichten einer E-Mail-Signatur bis zur Entwicklung ihrer vierteljährlichen Ziele.
Diese Vorlage wurde entwickelt, um die ersten 90 Tage Ihrer neuen Mitarbeiter zu planen, und bietet zahlreiche leistungsstarke Features. Mit acht benutzerdefinierten Status, benutzerdefinierten Feldern, fünf ClickApps und drei Workflow-Ansichten stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter alles haben, was sie brauchen, um ihre Einarbeitungsaufgaben zu bewältigen.
Sie wissen nicht, wo Sie mit einer so umfangreichen Vorlage beginnen sollen? Beginnen Sie mit dem umfassenden ClickUp-Dokument „Erste Schritte“, um Ihr Setup so effizient wie möglich zu gestalten.
4. Allgemeine Vorlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter von ClickUp
Die allgemeine Vorlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter von ClickUp ist eine erweiterte Variante der zuvor vorgestellten Aufgabenvorlage für die Einarbeitungs-Checkliste. Mit zusätzlichen benutzerdefinierten Status, Workflow-Ansichten, Hilfe-Dokumenten und Benutzerdefinierten Feldern bietet diese Vorlage einen umfassenden Fahrplan für den gesamten Einarbeitungsprozess, um einen guten ersten Eindruck zu garantieren.
Insbesondere wenn Sie mehrere neue Mitarbeiter gleichzeitig in verschiedenen Abteilungen betreuen, hilft diese umfassende Liste den Onboarding-Managern dabei, realistische Zeitleisten für eine beliebige Anzahl von Aktivitäten zu erstellen – zusätzlich gibt es ein vorgefertigtes Kanban-Board, um den Fortschritt aller Aufgaben zu überwachen.
5. Vorlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter von ClickUp
Die Vorlage „New Hire Onboarding” von ClickUp ist die Onboarding-Checkliste, die Sie sich an Ihrem ersten Arbeitstag gewünscht hätten. Diese Vorlage wurde speziell für Mitglieder entwickelt und hilft neuen Mitgliedern, sich mit anpassbaren Aufgaben während ihres ersten Monats selbst zur Verantwortung zu ziehen. Sie zeigt ihnen, was zu erledigen ist, wie viel Zeit sie dafür haben und was als Nächstes passiert.
Außerdem zeigt Benutzerdefinierte Felder die wichtigsten Informationen zu neuen Mitarbeitern aus einer übergeordneten Ansicht an, darunter welche Abteilungen für welche Aufgaben zuständig sind, Fristen, Prioritäten, Fortschrittsprozentsätze und vieles mehr.
6. Vorlage für Remote-Onboarding von ClickUp
Der Übergang von der Präsenzarbeit zur Remote-Arbeit kann langwierig und manchmal holprig sein – und erfordert einen eigenen Onboarding-Prozess! Selbst wenn Sie aus einem kleinen Unternehmen kommen, in dem alle Mitarbeiter schon lange zusammenarbeiten, muss jedes Mitglied die richtigen Schritte befolgen, um sicherzustellen, dass es von Anfang an effektiv und effizient von zu Hause aus arbeiten kann.
Die Remote-Onboarding-Vorlage von ClickUp ist eine großartige Möglichkeit, neuen und bestehenden Teammitgliedern den Einstieg in die Nutzung eines dynamischen Tools für Produktivität wie ClickUp zu erleichtern, dessen Features zu beherrschen und so schnell wie möglich neue digitale Prozesse zu schaffen.
Diese Vorlage ist einfach gehalten und enthält einen Ordner mit vorgefertigten Aufgaben, die Ihnen helfen, die wichtigsten Features von ClickUp kennenzulernen, sowie drei benutzerdefinierte Status, Benutzerdefinierte Felder und Ansichten, die die Mitglieder durch die wichtigsten Aktionspunkte Ihres Onboarding-Prozesses führen.
7. Vorlage für einen 30-60-90-Tage-Plan von ClickUp
Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters erfordert mehr Zeit, Aufwand und Maßnahmen, als Sie vielleicht denken – und ist definitiv mehr als nur ein einzelner Punkt auf Ihrer Liste. Es erfordert regelmäßige Aufmerksamkeit, Planung und Nachverfolgung, um sicherzustellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter alle notwendigen Schritte abgeschlossen haben und sich gut einleben.
Die anfängerfreundliche 30-60-90-Tage-Planvorlage von ClickUp wurde entwickelt, um genau dieses Problem zu beheben. Mit sieben einzigartigen Ansichten, darunter eine Kanban-ähnliche Board-Ansicht, eine Chat-Ansicht und eine Kalenderansicht, können Mitglieder und Manager diese Listenvorlage verwenden, um den Fortschritt während des gesamten Onboarding-Prozesses zu überwachen und Check-ins während der ersten drei Monate zu planen, um sicherzustellen, dass sich neue Mitarbeiter gut einleben.
Sehen Sie sich diese Vorlagen für 30, 60 und 90 Tage an!
8. Vorlage für einen Schulungsplan von ClickUp
Lohnabrechnung, rechtliche Unterlagen und Sozialleistungen sind wichtige Bestandteile des Onboarding-Prozesses, aber auch allgemeine Schulungen sind von großer Bedeutung! Unabhängig davon, ob es sich um spezifische Schulungen für die zukünftige Rolle Ihres neuen Mitarbeiters oder um allgemeine Schulungen zum Unternehmen handelt, können Schulungen viel Zeit in Anspruch nehmen und erfordern wohl die größte Sorgfalt, um sicherzustellen, dass sie korrekt erledigt werden.
Die Vorlage „Training Rollout Plan“ von ClickUp verfolgt einen detaillierten und schrittweisen Ansatz, um alles von der Grundausbildung bis zur Fortgeschrittenenausbildung zu lernen. Angefangen bei vorgefertigten Orientierungsaufgaben bis hin zu professionellen Zertifizierungen und Fortbildungen für Führungskräfte kann diese Liste eine Vorlage sein, die einen neuen Mitarbeiter während seiner gesamten Beschäftigungsdauer in einem Unternehmen begleitet.
In dieser Vorlage finden Sie auch benutzerdefinierte Felder zur Festlegung der Schulungsart, der Modalität, der Ressourcen und der Fristen für jede Schulungsaufgabe, benutzerdefinierte Status zur Anzeige des Fortschritts und mehrere Ansichten zur Verwaltung Ihrer Schulungspläne.
9. Vorlage für einen Mitarbeiter-Aktionsplan von ClickUp
Ein wichtiger Bestandteil einer guten Einarbeitung ist das echte Interesse an der Zukunft Ihres neuen Mitarbeiters im Unternehmen. Die Vorlage für den Mitarbeiteraktionsplan von ClickUp ist eine einfache und effektive Möglichkeit, dies zu erreichen. Mit einem anpassbaren ClickUp-Dokument können Sie Verbesserungsbereiche identifizieren und berufliche Ziele für die Arbeit festlegen.
10. Einarbeitungsvorlage für Excel
Wenn Sie ein begeisterter Excel-Benutzer sind, könnte diese Einarbeitungsvorlage Ihr Ausgangspunkt sein! Diese Checkliste im Tabellenformat wird sofort in Ihren Browser heruntergeladen und unterteilt die Grundlagen der Einarbeitung in sechs Abschnitte:
- Vor der Annahme des Angebots
- Vorbereitungen vor der Einstellung
- Einführung neuer Mitarbeiter (während der ersten Woche)
- Einführung neuer Mitarbeiter (im ersten Monat)
- Abteilungsorientierungen (während der ersten 90 Tage)
- Laufende Einarbeitung (während der Beschäftigung)
In jedem Abschnitt finden Sie detaillierte Aktionspunkte mit Spalten, in denen Sie den Eigentümer für jede Aufgabe und das Fertigstellungsdatum eintragen können.
Binden Sie Ihr Team mit benutzerdefinierten Einarbeitungsvorlagen ein
Dies sind nicht nur 10 der besten Onboarding-Vorlagen – Sie können sie auch völlig kostenlos ausprobieren.
Mit Hunderten von umfangreichen Features für die Produktivität, über 1.000 Integrationen und einer riesigen Bibliothek mit Vorlagen ist ClickUp Ihre erste Anlaufstelle, um das ideale Onboarding-Erlebnis für Teams und Organisationen aller Branchen zu schaffen.
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