Erinnern Sie sich noch an Ihren ersten Arbeitstag? Die unangenehmen Smalltalks, das Zögern, ob Sie Fragen stellen oder so tun sollten, als hätten Sie alles verstanden?
Ihre neuen Mitarbeiter empfinden genauso. Sie betreten das Büro, hoffen auf einen herzlichen Empfang und fragen sich doch insgeheim: „Passe ich hierher?“
Dieser Artikel enthält einen Schritt-für-Schritt-Plan, wie Sie einen neuen Mitarbeiter willkommen heißen und ihn davon überzeugen können, dass er die richtige Entscheidung getroffen hat.
Außerdem geben wir Ihnen über 20 Beispiele für Willkommensbotschaften (von freundlich bis professionell) frei, damit sich neue Mitarbeiter unterstützt fühlen und sich darauf freuen, Teil Ihres Teams zu sein.
Warum ist es wichtig, einen neuen Mitarbeiter richtig willkommen zu heißen?
Eine herzliche Begrüßung ist der beste Start für Ihre Onboarding-Ziele. Hier sind die Gründe dafür:
🌼 Menschen erinnern sich daran, wie Sie sie behandelt haben: Auch wenn sie längst das WLAN-Passwort oder den Speicherort des HR-Dokuments vergessen haben, werden sich neue Mitarbeiter an eine aufmerksame Einführung, ein kleines Geschenk oder sogar eine herzliche Willkommensbotschaft wie „Wir freuen uns sehr, dass Sie hier sind“ erinnern.
🌼 Sichere Räume fördern Fragen: Mit einer gut formulierten Willkommensnachricht sind Mitarbeiter eher bereit, sich zu äußern, Fragen zu stellen, neue Ideen einzubringen und zuzugeben, wenn sie nicht weiterkommen. Diese Offenheit ist in der Anfangszeit Gold wert.
🌼 Ihre Unternehmenskultur sagt mehr als Ihre Karriereseite: Wenn sich das gesamte Team Zeit nimmt, um den neuen Mitarbeiter zu begrüßen oder mit ihm Mittag zu essen, zeigt dies, dass es sich um eine Gruppe von Menschen handelt, die sich gegenseitig unterstützen; kurz gesagt, es spiegelt Ihre Unternehmenskultur wider.
🌼 Momentum ist wichtig: Sorgfältig willkommene neue Mitarbeiter fühlen sich sofort als Teil eines guten Teams. Und diese Energie spiegelt sich in ihrer Arbeit, ihrem Selbstvertrauen und ihrem Beitrag wider.
🌼 Ghosting beginnt mit Schweigen: Manchmal nehmen neue Mitarbeiter das Angebot an und verschwinden dann, was darauf hindeutet, dass es eine Verbindung zwischen dem Angebot und dem Startdatum gibt. Eine kurze Nachricht vor Arbeitsbeginn an neue Mitarbeiter kann diese Verbindung schließen und Vorfreude statt Zweifel wecken.
👀 Wussten Sie schon? Laut SHRM verbessert eine strukturierte Einarbeitung die Bindung neuer Mitarbeiter und die Wahrscheinlichkeit, dass diese drei Jahre im Unternehmen bleiben, steigt um 69%. Sie fördert Klarheit, Vertrauen, Engagement und Produktivität.
Eine herzliche und persönliche Willkommensnachricht gibt die Einstellung vor, bestärkt neue Mitarbeiter in ihrer Entscheidung, sich dem Unternehmen anzuschließen, und zeigt echte Wertschätzung.
⭐ Vorgestellte Vorlage
Die ClickUp-Vorlage für die Onboarding-Checkliste enthält eine vollständige Liste mit Aufgaben, die Sie bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder wiederverwenden und an verschiedene Rollen und Abteilungen anpassen können. Warum sollten Sie diese Vorlage verwenden? Weil die Standardisierung der HR-Prozesse das Risiko verringert, wichtige Schritte zu übersehen, und den Personalverantwortlichen Zeit spart.
Angenommen, Sie integrieren zwei neue Mitarbeiter: einen für das Marketing und einen für die Technik. Mithilfe von benutzerdefinierten Feldern können Sie deren Titel (z. B. „Content-Spezialist“ oder „Backend-Entwickler“), Abteilung, geschäftliche E-Mail-Adresse und offizielles Startdatum erfassen. Oder fügen Sie einen bevorzugten Tag-Namen hinzu, z. B. „Jess“ anstelle von „Jessica“, damit die Kommunikation persönlicher wirkt.
Wie heißt man einen neuen Mitarbeiter im Team willkommen?
Bei der Begrüßung eines neuen Mitarbeiters kommt es darauf an, die kleinen Dinge richtig zu machen. Schauen wir uns das genauer an.
1. Senden Sie eine E-Mail vor dem Start
Betrachten Sie die E-Mail vor Arbeitsbeginn als erste Willkommensnachricht, die Sie einige Tage (oder eine Woche) vor dem offiziellen Start des neuen Mitglieds des Teams versenden. Sie erfüllt mehrere Zwecke: Sie zeigt dem neuen Mitglied, dass Sie sich auf seine Ankunft freuen, hilft ihm, sich auf den bevorstehenden erfolgreichen Weg vorzubereiten, und lindert die Nervosität am ersten Tag.
📩 Was sollte eine Willkommens-E-Mail vor dem Arbeitsbeginn enthalten?
- Datum und Uhrzeit des Beitritts
- Büroanschrift, Park-/Transportdetails, Kleiderordnung und Anweisungen für den ersten Tag
- Mitzubringende Unterlagen für die Einarbeitung (ID, Formulare), Anmeldedaten und tools/Software, die sie verwenden werden
- Agenda für den ersten Tag oder Zeitplan für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Übersicht über die Rolle, Aufgaben und den Vorgesetzten bei der Berichterstellung
- Vorstellung des Teams und Zusammenfassung der Unternehmenskultur, Handbuch, Richtlinien und Werte
💭 Denken Sie daran: Eine wohlüberlegte Nachricht nach der Annahme des Stellenangebots kann schon lange vor dem ersten Arbeitstag den Weg zum Mitarbeiterengagement ebnen.
2. Bereiten Sie den Workspace und die tools vor
Ihr neuer Mitarbeiter kommt voller Tatendrang zur Arbeit, muss dann aber auf die IT warten, nach Passwörtern suchen oder weiß nicht, wo er sitzen soll. Deshalb hilft es, den Workspace im Voraus einzurichten, damit sich neue Mitarbeiter schnell einleben und sich auf die Verbindung zum Team konzentrieren können.
💼 Das sollten Sie im Voraus vorbereiten:
- Schreibtisch oder Remote-Setup bereit (aufgeräumt, organisiert und mit Beschreibung versehen, wenn im Büro)
- Laptop oder Desktop-PC, konfiguriert mit allen wichtigen tools und Schulungssoftware
- Zugriff auf E-Mail, Kommunikationssoftware, Kalender und wichtige interne tools
- Aufbau oder VPN-Zugang und Berechtigungen für interne Systeme
- Firmenartikel (Willkommenspaket, Notizbücher, T-Shirts, Wasserflaschen)
- Zugriff auf freigegebene Laufwerke, Ordner und Dokumentationslinks
- Eine vom Team unterschriebene Willkommenskarte oder ein Banner an ihrem Arbeitsplatz mit der Aufschrift „Willkommen, [Name]!“
Eine wichtige Herausforderung beim Onboarding, die Sie in dieser Phase vermeiden sollten, ist eine Informationsüberflutung in den ersten Tagen.
Natürlich möchten Sie ihnen die Informationen geben, die sie benötigen, um ihre Arbeit aufzunehmen, aber Sie sollten sie auf keinen Fall mit zu vielen Informationen überfordern. Eine Lösung hierfür ist, sich von Nordstorm inspirieren zu lassen. Das Unternehmen gibt ein 30-seitiges PDF frei, in dem alle Informationen detailliert aufgeführt sind.
3. Stellen Sie sie dem Team vor
Überlassen Sie die Vorstellung neuer Mitarbeiter nicht dem Zufall. Übernehmen Sie die Initiative und stellen Sie Ihren neuen Mitarbeiter den wichtigsten Mitgliedern des Teams vor, z. B. direkten Teamkollegen, funktionsübergreifenden Partnern, seinem Vorgesetzten und gegebenenfalls dem CEO.
Dadurch wird ihnen klar, wer für was zuständig ist und an wen sie sich wenden können, und es entsteht frühzeitig eine gute Beziehung zu den Personen, mit denen sie am meisten zu tun haben werden.
🤝 Tipps für aussagekräftige Vorstellungsgespräche:
- Planen Sie für den ersten Tag ein kurzes Meeting zum Kennenlernen des Teams oder eine morgendliche Besprechung mit dem Team.
- Machen Sie eine Vorstellungsrunde, in der jedes Teammitglied seine Rolle und eine interessante Tatsache über sich freigibt.
- Freigeben Sie eine kurze Biografie über den neuen Mitarbeiter im Chat-Thread oder per E-Mail, einschließlich einer lustigen Anekdote. Dies kann ein guter Aufhänger für eine Unterhaltung sein, über den Kollegen chatten können.
- Führen Sie sie durch das gesamte Büro oder weisen Sie ihnen einen Kollegen zu, der sie beim Mittagessen oder beim Chatten ganz ungezwungen vorstellen kann.
🎨 Kreative Ideen: Probieren Sie benutzerdefinierte Willkommens-GIFs, handgeschriebene Notizen oder Onboarding-Playlists aus, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen, den Ihre neuen Mitarbeiter nicht so schnell vergessen werden.
Hier ist eine Vorlage, mit der Sie eine unterhaltsame und durchdachte Nachricht erstellen können! 👇🏼
4. Weisen Sie einen Buddy oder Mentor zu
Ein Buddy ist ein freiwilliger Mitarbeiter, der den neuen Mitarbeiter in den ersten Wochen unterstützt.
In der Regel stammen sie aus demselben Team oder derselben Rolle oder aus einer anderen Abteilung, wenn Sie funktionsübergreifende Einblicke bieten möchten. Außerdem kennen sie die Workflows des Teams, die internen Tools und das informelle Know-how, das dem neuen Mitarbeiter hilft, sich schneller einzuleben.
🫂 Tipps für ein effektives Buddy-System:
- Planen Sie regelmäßige Check-ins ein: Vereinbaren Sie in der ersten Woche kurze tägliche Gespräche, danach alle zwei Wochen oder nach Bedarf, um Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Ermutigen Sie zum Shadowing: Lassen Sie den neuen Mitarbeiter Meetings oder Aufgaben beobachten, die der Buddy übernimmt. Auch wenn sich die Rollen unterscheiden, kann der Buddy ihm dennoch einen typischen Arbeitstag zeigen, um zu veranschaulichen, wie das Unternehmen funktioniert.
- Soziale Integration: Buddies sollten sie zu Unterhaltungen mit der Gruppe einladen und dafür sorgen, dass sie nicht alleine essen, es sei denn, sie möchten das.
- Mentoring (falls zutreffend): Wenn Sie als Mentor fungieren, helfen Sie den Mitarbeitern dabei, berufliche Ziele zu setzen, geben Sie frühzeitig Feedback und bringen Sie sie mit wichtigen Stakeholdern außerhalb ihres Teams in Verbindung.
🧠 Wissenswertes: Netflix ist ein gutes Beispiel dafür. Cecili Reid, der als Softwareentwickler zu Netflix kam, gibt in einem persönlichen Beitrag auf Medium seinen Onboarding-Prozess im Unternehmen frei:
„Als ich am ersten Tag meine E-Mails öffnete, erhielt ich einen Einarbeitungsplan von meinem Einarbeitungsbuddy. Ein Einarbeitungsbuddy ist eine engagierte Person aus meinem Team, die neuen Mitarbeitern während ihrer Einarbeitungsphase alles Notwendige beibringt. Der Einarbeitungsplan war benutzerdefiniert für mein Team und mich und enthielt Materialien, die ich lesen sollte, sowie Schritte, die ich zu erledigen habe, um meine Zugangsdaten und meine Arbeitsumgebung einzurichten, sowie Vorschläge, um meine Einarbeitung reibungsloser zu gestalten. Ich arbeitete den Plan in meiner Freizeit zwischen Team-Meetings oder Onboarding-Sitzungen durch und traf mich täglich mit meinem Onboarding-Buddy. Mein Buddy und der Plan waren mir eine große Hilfe bei der Entscheidung, worauf ich mich während meiner Einarbeitungszeit wirklich konzentrieren musste.”
🎯 Hack zur Steigerung der Produktivität: Optimieren Sie den Einarbeitungsprozess, indem Sie im Voraus ein Buddy-System und ein Willkommenspaket vorbereiten. Dies sorgt für einen reibungslosen Übergang und ermöglicht es dem Team, sich auf das Erreichen großartiger Ziele zu konzentrieren.
Der Buddy muss jedoch nicht unbedingt ein Mensch sein. 😉 Sie können auch einen Autopilot-Antwortagenten für die neuen Mitarbeiter einrichten, der speziell konfiguriert werden kann, um ihnen bei Fragen zum Onboarding zu helfen.
5. Freigeben Sie einen 30-60-90-Tage-Plan
Ein 30-60-90-Tag-Plan ist ein Dokument, das die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters in drei Phasen unterteilt: die ersten 30, 60 und 90 Tage.
Dieser Plan wird vom Personalverantwortlichen erstellt und hilft dabei:
- Setzen Sie klare Erwartungen für jede Phase
- Legen Sie messbare Meilensteine fest, um den Fortschritt zu verfolgen.
- Richten Sie den Aufwand des Mitarbeiters auf die Ziele des Teams und des Unternehmens aus.
| Zeitleiste | Fokus | Ziele |
| Tage 1–30 | Lernen und beobachten | – Abschluss von Schulungsmodulen und Compliance-Kursen – Lesen und Bestätigen der Unternehmensrichtlinien – Einrichten von Konten, Tools und System-Onboarding – Planen von Einzelgesprächen mit Vorgesetzten und Teamkollegen – Begleiten von Teamgesprächen und Dokumentieren wichtiger Prozesse – Abschließen einer Aufgabe mit geringem Risiko (z. B. Aktualisieren interner Dokumente, Beantworten von E-Mails) |
| Tage 31–60 | Beginnen Sie mit Ihrem Beitrag | – Selbstständige Erledigung grundlegender Aufgaben oder Kundeninteraktionen – Übernahme der Verantwortung für ein kleines Projekt oder einen Teil eines größeren Projekts – Erreichen von 50–70 % der Ziel-KPIs (z. B. Anzahl der gelösten Support-Tickets) – Teilnahme an Meetings mit Beiträgen oder Updates |
| Tage 61–90 | Übernehmen Sie Verantwortung | – Verwalten Sie ein gesamtes Projekt von Anfang bis Ende – Erreichen Sie 100 % der Leistungserwartungen – Dokumentieren und freigeben Sie Erkenntnisse oder Verbesserungen mit dem Team – Leiten Sie ein Meeting, eine Präsentation oder eine interne Schulung |
Um diesen Plan zu erstellen, können Sie die 30-60-90-Tage-Planvorlage von ClickUp verwenden, um Ziele, Ergebnisse und Meilensteine für jede Phase zu skizzieren. Sie verbindet die Planung mit der Umsetzung – weisen Sie Aufgaben einem bestimmten Teammitglied zu, indem Sie das benutzerdefinierte Feld „Wer ist verantwortlich?“ verwenden, und kategorisieren Sie jede Aufgabe anhand der Zeitleiste mit „Onboarding-Phase“.
Die Vorlage verfügt über eine Board-Ansicht, die alle Onboarding-Aufgaben in einen Workflow im Kanban-Stil umwandelt.
Speichern Sie alle Onboarding-Dokumente in der Referenzansicht, um leicht darauf zugreifen zu können. Es gibt Beispiel-Dokumente wie Verträge, hilfreiche Links, Unternehmensfeiertage usw., die Ihnen den Einstieg erleichtern. Bei Bedarf können Sie weitere Dokumente wie Schulungsunterlagen und Unternehmensrichtlinien hinzufügen.
⚡ Vorlagenarchiv: Kostenlose Vorlagen für Mitarbeiter-Einführungspläne
6. Organisieren Sie ein Begrüßungsessen oder einen Begrüßungskaffee
Planen Sie am ersten Tag des neuen Mitarbeiters ein Team-Mittagessen oder einen Kaffee oder am ersten Freitag einen Besuch in einem beliebten Restaurant in der Nähe. Übernehmen Sie die Kosten für das Essen oder vereinbaren Sie, dass jeder selbst bezahlt, je nach Ihrer Unternehmenskultur.
🍕 Tipps, damit es einfach und angenehm wird:
- Blockieren Sie in der ersten Woche des neuen Mitarbeiters Zeit im Kalender aller Beteiligten.
- Wählen Sie einen Ort, an dem sich die Leute unterhalten können (vermeiden Sie sehr laute oder beengte Orte). Wenn Sie die Essensvorlieben der Personen kennen, berücksichtigen Sie diese.
- Sie können nicht ausgehen? Bestellen Sie Pizza oder bringen Sie Mittagessen mit ins Büro.
- Wenn ein Mittagessen nicht möglich ist, besorgen Sie Gebäck und Kaffee und versammeln Sie sich für 30 Minuten zu einer zwanglosen Unterhaltung in einer Lounge oder einem Konferenzraum.
- Für Remote-Teams können Sie einen virtuellen Kaffee-Chat auf Zoom oder Teams veranstalten. Jeder bringt ein Getränk mit und chattet an dem Gespräch teil. Bonuspunkte gibt es, wenn Sie ihnen eine Snackbox oder eine Uber Eats-Geschenkkarte schicken.
⚡ Vorlagenarchiv: Wenn Sie wiederholbare HR-Prozesse erstellen möchten, empfehlen wir Ihnen, vorgefertigte HR-Vorlagen und -Formulare zu verwenden. Achten Sie nur darauf, dass diese an Ihren Anwendungsfall, Ihre Prozesse und Ihre Dokumente angepasst werden können.
7. Fügen Sie sie zu einem speziellen Onboarding-Workspace hinzu
Beginnen Sie mit der Einstellung eines zentralen Onboarding-Workspaces, der Folgendes umfasst:
Der Start in einen neuen Job ist schon verwirrend genug. Lassen Sie neue Mitarbeiter nicht erst in E-Mails und zufälligen Google Drive-Ordnern nach Informationen zur Einarbeitung suchen, um loslegen zu können.
- Wichtige Dokumente: Erstellen und speichern Sie wichtige Dokumente wie das Mitarbeiterhandbuch, Schulungsleitfäden, Anweisungen zum IT-Setup, Übersichten zu Projekten, Unternehmensrichtlinien, FAQs und ein Glossar mit internen Tools und Abkürzungen.
- Schulungsaufgaben: Weisen Sie Schulungsmodule wie Compliance-Schulungen, rollenbasiertes E-Learning oder Sitzungen zur Sicherheit als einzelne Aufgaben mit klaren Anweisungen und Fälligkeitsdaten zu.
- Checklisten für neue Mitarbeiter : Fügen Sie eine Checkliste für wichtige Dinge wie das Ausfüllen von Personalformularen, die Einrichtung von Direktüberweisungen, das Abschließen von Sicherheitsschulungen oder ein Meeting mit dem CEO hinzu. Neue Mitarbeiter können jeden Punkt nach und nach abhaken.
- Kalender: Markieren Sie wichtige Termine wie Einführungssitzungen, Schulungsfristen, Begrüßungsessen und Check-ins nach 30, 60 und 90 Tagen. Fügen Sie außerdem wiederkehrende Ereignisse hinzu, wie wöchentliche Onboarding-Telefonate oder monatliche Meetings.
So machen wir das bei ClickUp:
Als Engineering Leader bei ClickUp war eine meiner größten Herausforderungen, den Onboarding-Prozess schneller, intuitiver und wertvoller zu gestalten (sowohl für Manager als auch für neue Mitarbeiter). Jahrelang war das Onboarding neuer Ingenieure langsam und oft ineffizient, aber ClickUp AI hat das komplett verändert. So haben wir das Onboarding bei ClickUp revolutioniert:
𝟭. 𝗔𝗴𝗴𝗿𝗲𝗴𝗮𝘁𝗲𝗱 𝗞𝗻𝗼𝘄𝗹𝗲𝗱𝗴𝗲 𝗶𝗻 𝗢𝗻𝗲 𝗣𝗹𝗮𝗰𝗲: ClickUp AI sammelt alle relevanten Onboarding-Dokumente, Chats und Rückblicke und stellt so sicher, dass neue Mitarbeiter Alles haben, was sie brauchen, griffbereit haben.
𝟮. 𝗜𝗻𝘁𝗲𝗿𝗮𝗰𝘁𝗶𝘃𝗲 𝗤&𝗔 𝗳𝗼𝗿 𝗥𝗲𝗮𝗹-𝗧𝗶𝗺𝗲 𝗟𝗲𝗮𝗿𝗻𝗶𝗻𝗴: Anstatt sich durch veraltete Dokumente zu wühlen, können neue Ingenieure Fragen innerhalb von ClickUp stellen und erhalten sofort KI-gestützte, kontextbezogene Antworten.
𝟯. 𝗖𝗼𝗱𝗲𝗯𝗮𝘀𝗲 𝗙𝗮𝗺𝗶𝗹𝗶𝗮𝗿𝗶𝘇𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻: KI liefert Zusammenfassungen der wichtigsten Code-Komponenten und Architekturübersichten, wodurch Ingenieure weniger Zeit damit verbringen müssen, die Struktur der Codebasis zu verstehen.
𝟰. 𝗣𝗲𝗿𝘀𝗼𝗻𝗮𝗹𝗶𝘇𝗲𝗱 𝗟𝗲𝗮𝗿𝗻𝗶𝗻𝗴 𝗣𝗮𝘁𝗵𝘀: Mit ClickUp AI schaffen wir maßgeschneiderte Onboarding-Erfahrungen, die auf der Rolle jedes einzelnen Ingenieurs basieren und ihnen helfen, bereits in ihrer ersten Woche einen Beitrag zu leisten.
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❗️Sind Sie bereit, das Chaos der Einarbeitung mit einer Million verschiedener Apps hinter sich zu lassen?
Mit ClickUp Brain MAX können Sie neue Teammitglieder wie ein Profi willkommen heißen – und das alles mit einer einzigen leistungsstarken Desktop-App. Sie müssen sie nicht mehr auf eine sinnlose Suche durch endlose Ordner, Slack-Threads oder verstreute Dokumente schicken.
Brain MAX vereint alles: Schulungsmaterialien, Team-Chats, Projekt-Info und Onboarding-Checklisten sind nur einen Sprachbefehl oder eine schnelle Suche entfernt. Neue Mitarbeiter können laut Fragen stellen, erhalten sofort Antworten und können sogar ihre eigenen Onboarding-Berichte erstellen – ohne technische Probleme und ohne Verwirrung.
Es ist Onboarding, aber smarter, schneller und viel menschlicher. Geben Sie Ihren neuen Teammitgliedern das Selbstvertrauen, sofort durchzustarten, und verschaffen Sie Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil mit Brain MAX – dem einzigen tool, das Sie benötigen, um Onboarding nahtlos und beeindruckend zu gestalten.
📚 Weiterlesen: Wie unser Onboarding-Team ClickUp nutzt
Über 20 Willkommensnachrichten für neue Mitarbeiter
Perfekte Willkommensbotschaften beruhigen die Nerven am ersten Arbeitstag, steigern das Engagement der Mitarbeiter und dienen als Erinnerung daran, dass Ihre neuen Mitarbeiter die richtige Entscheidung getroffen haben. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir Beispiele für „Willkommensbotschaften im Team” zusammengestellt, die Sie mit dem Ton und den Details Ihres Unternehmens personalisieren können.
Das Beste daran? Diese Nachrichten können über verschiedene Kanäle versendet werden – per Chat, E-Mail, auf einer Willkommenskarte oder persönlich.
Freundlich und ungezwungen
1. Hallo [Name]! Willkommen im Team! 🎉 Wir freuen uns sehr, dich bei uns zu haben. Lass mich wissen, wenn du während deiner Einarbeitungszeit irgendetwas brauchst; wir waren alle schon einmal „der Neue” und sind daher gerne bereit, dir zu helfen. Ich freue mich darauf, mit dir zusammenzuarbeiten!
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie Inspiration suchen, können Sie ClickUp Brain verwenden, um eine gute Willkommensnachricht zu verfassen. Brain ist der in ClickUp integrierte KI-Schreibassistent, der direkt in Ihrem ClickUp-Workspace integriert werden kann.
2. Willkommen an Bord, [Name]! Ich freue mich sehr, dass Sie zu uns gekommen sind. Bei uns ist es Tradition, am ersten Tag Kaffee zu trinken. Kommen Sie also gegen 10 Uhr an meinem Schreibtisch vorbei, dann laden wir Sie zu einem Getränk Ihrer Wahl ein. Auf Ihr neues Abenteuer bei [Unternehmen]! ☕️
3. Hallo [Name], heute ist dein erster Tag! 😁 Willkommen bei [Unternehmen]. Wir freuen uns darauf, deine einzigartigen Fähigkeiten in Aktion zu sehen, und hoffen, dass es dir hier gefallen wird. Dein Arbeitsplatz ist bereits eingerichtet, und wir haben sogar eine kleine Überraschung für dich vorbereitet. Viel Spaß, und zögere nicht, dich bei Fragen jederzeit an uns zu wenden!
4. „Juhu, [Name] ist da! 🎉 Willkommen in unserem verrückten, lustigen Team. Wir sind eine gesprächige Truppe und werden dich in der ersten Woche wahrscheinlich mit Informationen und schlechten Witzen überhäufen, aber ich verspreche dir, dass das alles aus Liebe geschieht. Ich bin so froh, dass du bei uns bist; lass uns gemeinsam durchstarten!“
5. „Neuer Job, neuer Schreibtisch, neue Teamkollegen und jede Menge Willkommensgrüße! [Name], wir freuen uns, dass Sie zu unserem Team gestoßen sind. Wir haben schon viel Gutes über Sie gehört und fühlen uns geehrt, dass Sie sich entschieden haben, Ihre Talente bei [Unternehmen] einzubringen. Tauchen Sie ein, stellen Sie Fragen und lassen Sie uns gemeinsam großartige Arbeit leisten. Herzlich willkommen!“
6. „Hallo und herzlich willkommen, [Name]! Ich möchte Ihnen persönlich sagen, wie sehr ich mich freue, dass Sie zu unserem Team stoßen. Ich erinnere mich noch gut an meinen ersten Tag hier und wie viele Abkürzungen mir über den Kopf gingen – keine Sorge, Sie werden sich schnell zurechtfinden. 😅 Wenn Sie einen Decoder oder etwas anderes benötigen, bin ich für Sie da. Willkommen im Team!“
7. „Willkommen, [Name]. Wir haben die Tage gezählt, bis Sie endlich bei uns sind! Ihre Rolle ist für unsere Mission sehr wichtig, und wir freuen uns sehr, jemanden Ihres Kalibers bei uns zu haben. Aber das Wichtigste zuerst: Atmen Sie tief durch, genießen Sie den Onboarding-Prozess und haben Sie Spaß beim Meeting mit allen. Wir sind alle gespannt darauf, Sie kennenzulernen!“
🌸 Freundliche Erinnerung: Verwenden Sie eine gut formulierte Nachricht mit positivem Ton, um die Phase für die Reise eines neuen Mitarbeiters einzuleiten – es ist ein kleiner Aufwand, der einen großen Unterschied macht.
Herzliche und professionelle
9. Willkommen bei [Unternehmen], [Name]! Wir freuen uns, Sie als unseren neuen [Titel] an Bord zu haben. Ihre Fähigkeiten und Ihre Perspektive werden eine wertvolle Bereicherung sein, und wir freuen uns darauf, Sie in Ihrer neuen Rolle erfolgreich zu sehen.
10. Hallo [Name], willkommen im Team! Der Start in einer neuen Position kann überwältigend sein, aber wir sind hier, um Sie bei jedem Schritt zu unterstützen. Zögern Sie nicht, sich an uns zu wenden – wir freuen uns, dass Sie hier sind.
11. Wir freuen uns sehr, dass Sie zu uns gekommen sind, [Name]. Diese Woche werden Sie das dynamische Team kennenlernen und Ihre Einarbeitungsphase beginnen. Wir sind zuversichtlich, dass Sie schnell durchstarten und einen wertvollen Beitrag leisten werden.
12. Willkommen, [Name]! Du bist nun Teil eines Teams, das Wert auf Zusammenarbeit, Wachstum und offene Kommunikation legt. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit dir und sind gespannt darauf, was wir gemeinsam erreichen werden.
13. Willkommen im Team, [Name]. Wir haben eine lange und erfolgreiche Reise vor uns und freuen uns, dass Sie dabei sind. Zögern Sie nicht, Fragen zu stellen, innovative Ideen einzubringen und sich in Ihrem eigenen Tempo einzugewöhnen.
14. Es ist uns eine Freude, Sie willkommen zu heißen, [Name]! Wir freuen uns, Sie an Bord zu haben, und können es kaum erwarten, zu sehen, wie Ihre frischen Ideen und Beiträge die Form der Zukunft unseres Teams prägen werden.
15. Willkommen an Bord, [Name]! Mit Ihrer Ankunft beginnt sowohl für Sie als auch für unser Team ein neues Kapitel. Wir freuen uns darauf, von Ihren neuen Perspektiven zu lernen und gemeinsam an den anstehenden Aufgaben zu arbeiten. Lassen Sie uns gemeinsam Großes erreichen.
🌸 Freundliche Erinnerung: Veröffentlichen Sie eine Nachricht in Ihrem Team-Chat oder Newsletter, um Ihre besten Wünsche zu übermitteln und zu betonen, dass dies sowohl für das Unternehmen als auch für den neuen Mitarbeiter eine aufregende Zeit ist.
Teamweite Nachrichten
16. Willkommen [Name] bei [Unternehmen]! 👏 [Name] übernimmt die Position als [Titel] und bringt umfangreiche Erfahrungen in [spezifischem Bereich] mit. Wissenswertes: [Er/sie/sie] liebt [Hobby]! Lasst uns alle dafür sorgen, dass er/sie/sie sich wie zu Hause fühlt.
17. Herzlich willkommen, [Name]! Sie sind neu bei [Unternehmen], bringen aber wertvolle Erfahrungen in [Branche/Tool/Rolle] mit. Wenn Sie die Gelegenheit dazu haben, geben Sie Ihre besten Tipps für die Einarbeitung oder Ihre bevorzugten Teamtraditionen frei – sie werden Ihre Unterstützung zu schätzen wissen.
18. Team, das ist [Name]! [Name] beginnt heute als [Titel] und bringt umfangreiche Erfahrungen in [Feld oder Projekt] mit. Begrüßen Sie ihn/sie und helfen Sie ihm/ihr, sich einzuleben!
19. Begrüßen Sie gemeinsam mit mir [Name] im Team! 🎉 [Er/Sie/Sie] ist in [Standort] ansässig und wird an [Projekt oder Team] arbeiten. Zögern Sie nicht, Kontakt aufzunehmen, Hallo zu sagen oder ihn/sie zu einem kurzen Gespräch einzuladen!
20. Willkommen, [Name]! Er/sie tritt heute als unser neuer [Titel] in unser Team ein und wird diese Woche an einigen Meetings teilnehmen. Wenn Sie ihn/sie sehen, vergessen Sie nicht, ihm/ihr zuzuwinken und kurz Hallo zu sagen. Wir freuen uns, ihn/sie in unserem Team zu haben!
21. Lernen Sie [Name] kennen, unseren neuesten Mitarbeiter mit dem Titel [Beruf], der diese Woche zu uns gestoßen ist! In den ersten Tagen wird er sich erst einmal einarbeiten, wenn Sie ihn also sehen, stellen Sie sich kurz vor und beantworten Sie seine Fragen. Helfen wir ihm, einen reibungslosen und angenehmen Start zu haben.
🌸 Freundliche Erinnerung: Stellen Sie sicher, dass das gesamte Büro das neue Team-Mitglied mit derselben Begeisterung willkommen heißt. Gruppennachrichten, kurze Meetings oder ein Team-Mittagessen können neuen Mitarbeitern sofort das Gefühl geben, wertgeschätzt zu werden.
Wie kann ClickUp Ihren Onboarding-Prozess optimieren?
Moderne HR-Plattformen verfügen über integrierte Onboarding-Features wie Checklisten, Formulare für elektronische Signaturen und Schulungsmodule. Diese können jedoch umständlich, schwer benutzerdefiniert anpassbar und von den Tools, die Ihr Team bereits verwendet, abgekoppelt sein.
Mit ClickUp können Sie spezielle Onboarding-Bereiche und Workflows erstellen, die übersichtlich, einfach zu verwalten und jederzeit einsatzbereit sind, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter begrüßen. Das hat zwei Vorteile: Neue Mitarbeiter wissen genau, wo sie anfangen sollen und was zu erledigen ist, und Personalverantwortliche können Formalitäten, Schulungspläne und Willkommens-E-Mails automatisieren, sodass neue Mitarbeiter ohne große Umstände sofort durchstarten können.
Die Personalmanagement-Plattform von ClickUp hilft Personalverantwortlichen dabei, strukturierte Onboarding-Workflows zu erstellen. Sie können einen Workspace erstellen, der wiederverwendbar ist – sobald Sie ihn für einen neuen Mitarbeiter eingerichtet haben, können Sie ihn für den nächsten neuen Mitarbeiter verwenden und so weiter.
So funktioniert es:
Erstellen Sie ein zentrales Repository
Vermeiden Sie es, Dutzende von PDF-Anhängen (per E-Mail oder Slack) zu versenden, und nutzen Sie ClickUp Docs, um relevante Onboarding-Ressourcen zu erstellen, zu speichern und zu verwalten – alles leicht zugänglich an einem Ort.
Führen Sie beispielsweise ein „Handbuch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter” mit einer Vorstellung Ihres Unternehmens, den Grundwerten, einer Zusammenfassung der Richtlinien, Verknüpfungen zu den vollständigen Richtliniendokumenten usw. oder ein Dokument mit „Häufig gestellten Fragen für neue Mitarbeiter”, in dem häufig gestellte Fragen beantwortet werden.
Sie können auch Teamkollegen taggen, um dem neuen Mitarbeiter direkt im Dokument zu helfen. Beispiel: Wenn er beispielsweise eine Frage zum VPN-Zugang im Dokument „IT-Setup-Anleitung” hat, kann er den IT-Manager taggen und erhält an derselben Stelle eine Antwort.
Sie sind sich nicht sicher, was Sie in Ihre Einarbeitungsdokumente aufnehmen sollen? ClickUp Brain kann Ihnen den Einstieg erleichtern. Es kann beispielsweise eine detaillierte Checkliste für den ersten Tag erstellen, die alles enthält, was ein neuer Mitarbeiter an seinem ersten Tag abschließen sollte. Oder wenn Sie einen Kulturleitfaden benötigen, bitten Sie die KI, Abschnitte über Ihre Unternehmenswerte, Entscheidungsprozesse und Verfahren zum Freigeben von Feedback zu entwerfen.
Möchten Sie ClickUp Brain optimal nutzen? Sehen Sie sich dieses Video an!
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie Vorlagen für Mitarbeiterhandbücher, um eine vorgefertigte Struktur für wichtige Abschnitte wie Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen, Kommunikationsnormen und Team-Erwartungen zu erhalten. Passen Sie einfach die Details für Ihr Unternehmen benutzerdefiniert an und geben Sie sie im Onboarding-Workspace frei.
Onboarding-Aufgaben zuweisen
Onboarding ist keine Aufgabe für eine einzelne Person – daran beteiligt sind die Personalabteilung, die IT-Abteilung, der Personalverantwortliche, der Buddy und der neue Mitarbeiter.
Mit ClickUp Aufgaben können Sie Aufgaben den richtigen Personen zuweisen und bei Bedarf mehrere Teamkollegen einbeziehen. Sie können auch Beobachter hinzufügen, damit diese die Aufgabe verfolgen können, ohne selbst Mitarbeiter zu sein. Legen Sie für jede Aufgabe Fälligkeitsdaten fest, damit alle im Zeitplan bleiben.
Und für Aufgaben mit mehreren Schritten können Sie innerhalb der Aufgabe selbst eine Checkliste hinzufügen. So erhält der neue Mitarbeiter klare, überschaubare Schritte, die er während des Onboardings abhaken kann.
Angenommen, die Aufgabe lautet „Geräte- und Systemzugriff einrichten“. So sieht die Checkliste aus:
⚒️ Schneller Tipp: Wenn eine Aufgabe überfällig ist, verwenden Sie ClickUp Reminders, um dem Mitarbeiter eine kurze Erinnerung zu senden. Auf diese Weise müssen Sie keine Nachfass-E-Mails versenden und sich keine Gedanken darüber machen, ob die Aufgabe übersehen wurde.
Verfolgen Sie den Onboarding-Fortschritt
Wenn mehrere Personen gleichzeitig neu eingestellt werden, verliert man leicht den Überblick. Das ClickUp-Dashboard bietet Ihnen eine Ansicht Ihres Einarbeitungsprogramms, indem es Daten aus Ihren Aufgaben abruft. Sie können Folgendes sehen:
- Wer ist in Woche 1, Woche 2 oder 30-60-90 Check-ins dabei?
- Welche Aufgaben sind überfällig, fertiggestellt oder gefährdet?
- Was noch von der Personalabteilung, der IT-Abteilung oder den Führungskräften aussteht
- Vergleich der Onboarding-Zeitleisten für verschiedene Rollen
📚 Weiterlesen: Die besten Vorlagen für Leistungsbeurteilungen, um das Wachstum Ihrer Mitarbeiter zu fördern
Planen Sie eine nahtlose Kommunikation
Ein Onboarding ohne klaren Zeitplan führt zu Verwirrung und Verzögerungen. ClickUp Kalender löst dieses Problem, indem er alle Onboarding-bezogenen Ereignisse und Fälligkeitsdaten in einer gemeinsamen Ansicht organisiert. Wenn sich Pläne ändern, können Sie diese einfach per Drag & Drop verschieben, und ClickUp aktualisiert alles sofort – ohne manuelle Nachbearbeitung.
Darüber hinaus ist ClickUp Chat der ideale Ort, an dem Teams direkt innerhalb von Onboarding-Aufgaben, Dokumenten und Zeitleisten schnelle und zielgerichtete Diskussionen führen können.
Sie können auch Teamkollegen taggen, um Fragen von Mitarbeitern zu beantworten, direkt auf Aufgaben oder Dokumente verlinken und sogar Nachrichten (wie „Können Sie Janes 30-Tage-Check-in planen?“) mit einem Klick in eine Aufgabe umwandeln. Und wenn sich ein Chat zu einer längeren Unterhaltung entwickelt, können Sie sofort einen Zoom-Anruf aus demselben Thread starten.
📮 ClickUp Insight: 92 % der Wissensarbeiter laufen Gefahr, wichtige Entscheidungen zu verlieren, die über Chats, E-Mails und Tabellen verstreut sind.
Ohne ein einheitliches System zur Erfassung und Nachverfolgung von Entscheidungen gehen wichtige geschäftliche Erkenntnisse im digitalen Rauschen unter. Mit den Aufgabenverwaltungsfunktionen von ClickUp müssen Sie sich darüber keine Gedanken mehr machen. Erstellen Sie Aufgaben aus Chats, Aufgabenkommentaren, Dokumenten und E-Mails mit einem einzigen Klick!
Automatisieren und personalisieren Sie mit vorgefertigten Vorlagen.
ClickUp bietet auch Onboarding-Vorlagen, mit denen Sie Ihren Onboarding-Prozess starten können, ohne bei Null anfangen zu müssen.
Die ClickUp-Vorlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter legt den Workflow der Einarbeitung am ersten Tag, in der ersten Woche und in den ersten 90 Tagen fest. Sie erhalten eine strukturierte Listenansicht zur Nachverfolgung von Aufgaben und eine kollaborative Dokumentansicht zum Freigeben von Einarbeitungsressourcen wie Richtlinien, Checklisten und herzlichen Willkommensnachrichten.
Die Vorlage enthält acht Status wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „Hilfe benötigt“ und „Zur Überprüfung bereit“. Führen Sie die Nachverfolgung durch, ob ein neuer Mitarbeiter mit dem Setup seiner IT begonnen hat, bei der Einreichung von HR-Formularen nicht weiterkommt oder auf Feedback zu einer fertiggestellten Schulung wartet.
Und das benutzerdefinierte Feld „Onboarding-Woche” informiert Sie darüber, ob die neuen Mitarbeiter ihre Aufgabe für Woche 1, nämlich die Einrichtung der tools, abschließen müssen, bevor sie mit den Schulungsmodulen für Woche 2 fortfahren können.
Schaffen Sie mit ClickUp eine wiederholbare Methode zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Ein unorganisiertes Onboarding kann dazu führen, dass sich neue Mitarbeiter schon vor ihrem Einstieg verloren und unmotiviert fühlen. ClickUp vereinfacht den Prozess, indem es Alles an einem übersichtlichen Space zusammenführt.
Sie können Onboarding-Materialien über Docs freigeben, Verantwortlichkeiten zuweisen und den Fortschritt mit Tasks überprüfen, kurze Unterhaltungen mit Teammitgliedern im Chat führen und mithilfe vorgefertigter Onboarding-Vorlagen für Konsistenz sorgen. Mit Dashboards können Sie außerdem in Echtzeit sehen, welche Onboarding-Aufgaben erledigt sind, was überfällig ist und wo jemand möglicherweise nicht weiterkommt.
Möchten Sie einheitliche, gut organisierte Onboarding-Erlebnisse schaffen? Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an! 🙌