Wenn Sie sich hinsetzen, um eine effektive E-Mail-Einladung zu einem Meeting zu versenden, kann die leere Box etwas einschüchternd wirken. Es gibt viele logistische Details, die genau richtig sein müssen, von den Links zur Video-Konferenz und den Startzeiten bis hin zu einer gut organisierten Tagesordnung.
Achten Sie jedoch auch auf den richtigen Ton: nicht zu locker, nicht zu bedrohlich, aber auch nicht zu leichtfertig.
Wenn Sie alles richtig machen, kommen alle pünktlich und gut vorbereitet zum Meeting – und es ist auch weniger wahrscheinlich, dass die Teilnehmer Ihr Meeting absagen, wenn es zu Terminkonflikten kommt.
Dieser Leitfaden ist Ihr Plan für die Erstellung einer effektiven E-Mail-Einladung zu Meetings. Wir geben Ihnen einige Beispiele für den Anfang und Sie erhalten eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, damit Sie diese Beispiele genau an Ihre Anforderungen für jedes Meeting anpassen können. 🏅
Warum ist eine gute Einladung zu einem Meeting wichtig?
Lassen Sie eine Einladung zu einem Meeting nicht zur Nebensache werden. Sie gibt den Ton für das Meeting vor und sollte eine Informationsquelle für Alles sein, was die Teilnehmer zur Vorbereitung und für ihren Beitrag während des Meetings benötigen. Wenn Sie eine solide E-Mail-Einladung zu einem Meeting verfassen, ist das für alle Beteiligten ein Gewinn:
- So können die Teilnehmer problemlos pünktlich erscheinen: Fügen Sie den Link zur Video-Konferenz oder den physischen Veranstaltungsort, das Datum und die Uhrzeit sowie alle Passwörter oder Details hinzu, die die Teilnehmer benötigen, um am Meeting teilzunehmen – und machen Sie diese gut sichtbar. So vermeiden Sie Fragen, Verzögerungen und Nichterscheinen. Und noch besser: Sie ersparen sich die unangenehmen fünf Minuten Smalltalk, während Sie darauf warten, dass alle Teilnehmer eintreffen.
- Jeder weiß, worum es im Meeting geht: Unabhängig davon, ob Sie ein Ziel oder eine gut organisierte Tagesordnung haben, informiert eine effektive E-Mail-Einladung zum Meeting alle darüber, worum es im Meeting geht. So lässt sich das gesamte Ereignis leicht auf Kurs halten und ein Entgleisen verhindern. Wenn die Teilnehmer mit Vorbereitungsarbeiten erscheinen müssen, sorgt eine klare Einladung außerdem dafür, dass sich alle ihrer Verantwortung bewusst sind.
- Zeigen Sie sich als der Profi, der Sie sind: Kunden werden erkennen, dass Sie ein Profi sind, der den Überblick behält, Kollegen werden wissen, dass Sie es ernst meinen, und Menschen auf allen Ebenen der Organisationsstruktur werden erkennen, dass Ihre Meetings wichtig sind.
Nur weil Einladungen zu Meetings grundlegend sind, bedeutet das nicht, dass Sie viel Zeit dafür aufwenden müssen. Nachdem wir uns nun darüber einig sind, warum es wichtig ist, effektive E-Mail-Einladungen zu Meetings zu verfassen, wollen wir uns Beispiele, Checklisten und Änderungen im Workflow ansehen, damit Sie in nur wenigen Minuten die besten E-Mail-Einladungen versenden können, die Sie je gesehen haben.
Beispiele für Einladungen zu internen Meetings
Sie müssen jetzt E-Mail-Einladungen für ein internes Meeting versenden und suchen nach Inspiration. Verwenden Sie diese Beispiele als Grundlage für Ihre E-Mail und ändern Sie dann die Details oder füllen Sie die Lücken aus.
Beispiel Nr. 1: Das Gruppen-Video-Meeting
Gruppentreffen sind weit verbreitet, insbesondere bei Remote- und Hybridarbeit. Versenden Sie eine E-Mail-Einladung zu einem Team-Meeting mit einer prägnanten Betreffzeile, die den Zweck und die Tagesordnung des Meetings klar darstellt:
Guten Tag [Name],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut! Wir haben ein Meeting am [Datum], um [Thema] zu besprechen. Bitte kommen Sie um [Uhrzeit mit Zeitzone] zu mir, damit wir [Ziel] erreichen können.
Während dieses Meetings werden wir Folgendes besprechen:
- Punkt 1
- Punkt 2
- Punkt 3
Bitte teilen Sie mir vor unserem Meeting mit, wenn Sie Fragen haben oder etwas zur Tagesordnung hinzufügen möchten.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Idealerweise versenden Sie diese Nachricht über die Meeting-Anfrage selbst, damit sie automatisch die Meeting-URL enthält und mit dem Google Kalender des Teilnehmers synchronisiert wird.
Beispiel Nr. 2: Wiederkehrende Team-Meetings
Wenn Sie ein Team leiten, wissen Sie, wie wichtig es ist, alle regelmäßig zu einem Check-in zusammenzubringen. Die Kommunikation im Team über Text-Tools und Instant Messages deckt 90 % der Anforderungen ab, aber wiederkehrende Meetings sorgen für die restlichen 10 %. Die E-Mail-Einladung zu wiederkehrenden Meetings kann etwas informeller sein, sollte aber dennoch alle wichtigen Informationen enthalten.
Hallo [Name],
Es ist Zeit für unser nächstes Meeting! An diesem [Tag] werden wir [Thema(en)] besprechen. Unsere Tagesordnung umfasst:
- Punkt 1
- Punkt 2
- Punkt 3
Wir haben auch Zeit für allgemeine Fragen und alle Themen, die Sie mit dem Team besprechen möchten. Bitte sehen Sie sich unsere Tagesordnung an und lassen Sie mich wissen, wenn Sie in der Zwischenzeit Fragen haben.
Bis bald,
[Ihr Name]
Da diese Meetings regelmäßig stattfinden, ist dies eine gute Gelegenheit, eine Vorlage zu speichern, die Sie dann einfach antippen und versenden können.
Beispiel Nr. 3: Einzel-Meeting
Manchmal können Einzelgespräche zwischen Führungskräften und Teammitgliedern für Ihre direkten Untergebenen unglaublich stressig sein. Machen Sie daher vor allem den Zweck des Meetings klar und lassen Sie sie niemals im Ungewissen. Wenn das Meeting plötzlich oder unerwartet stattfindet, beruhigen Sie sie oder teilen Sie ihnen mit, wenn es sich um gute Nachrichten handelt (sofern möglich).
Hallo [Name],
Ich habe unser nächstes Einzelgespräch im Kalender eingetragen, damit wir [Thema] besprechen und uns gegenseitig auf den neuesten Stand bringen können. Bitte bringen Sie eine Liste mit allen Fragen mit, die Sie zu [Thema] oder Ihrer Arbeit haben.
Bis dann,
[Ihr Name]
Beispiel Nr. 4: Meetings mit einer großen Gruppe oder Präsentationsmeetings
Mit zunehmender Größe der Gruppe steigt auch der Bedarf an einer strengen Struktur und einem gut organisierten Gastgeber. Sie können auf dem ersten Beispiel für E-Mails aufbauen, indem Sie weitere Details hinzufügen – und die Möglichkeit für Teilnehmer, willkürlich Punkte zur Tagesordnung hinzuzufügen, wegnehmen. Insbesondere Präsentationsmeetings profitieren von einem klaren, zeitlich festgelegten Ablaufplan.
Hallo zusammen,
Unser Meeting zur Besprechung von [Thema] ist für [Tag, Datum] um [Uhrzeit mit Zeitzone] geplant. Bitte melden Sie sich an. Falls Sie nicht teilnehmen können, werden wir das Meeting aufzeichnen.
Wir haben eine vollständige Tagesordnung für dieses Meeting, um [Ziel] zu erreichen, und der Zeitplan für das Meeting lautet wie folgt:
- [Zeit]: Punkt 1
- [Zeit]: Punkt 2
- [Zeit]: Punkt 3
- [Zeit]: Punkt X…
Bitte sehen Sie sich den Anhang mit der Agenda/Präsentation an und bereiten Sie sich auf Fragen zum Thema [Thema] vor.
Vielen Dank,
[Ihr Name]
Beispiel Nr. 5: Ein Meeting, über das bereits alle gesprochen haben
Viele Meetings entstehen ganz spontan: In einem früheren Teammeeting kommt ein neues Thema zur Sprache, oder alle sind sich in einer Team-Kommunikations-App einig, dass ein Meeting sinnvoll wäre. Die Verwendung eines der anderen Beispiele passt vielleicht nicht ganz, probieren Sie stattdessen dieses hier aus.
Hallo [Name],
Unser Meeting zur eingehenden Besprechung von [Thema] ist für den [Datum] angesetzt. Wir werden die Auswirkungen auf das Team erörtern und Zeit für Fragen einräumen. Bitte lesen Sie diese kurze Übersicht vor dem Meeting durch und bringen Sie Ihre Fragen oder Anmerkungen mit.
Bis bald,
[Ihr Name]
Beispiele für externe Meetings-Einladungen
Externe Meetings-Einladungen sind viel vielfältiger – und sie leisten einen wichtigen Beitrag zur Pflege der Beziehungen. Verschiedene Abteilungen profitieren von unterschiedlichen Vorlagen für Meetings-Einladungen – und verschiedenen Anhängen, die den Einladungen beigefügt werden können.
Wenn Sie externe Meetings planen, insbesondere mit Clients, bieten Sie in der E-Mail mehr Flexibilität hinsichtlich des Meeting-Termins. Wenn Sie diese Beispiel-Meeting-Einladungen verwenden, fügen Sie eine Schaltfläche oder einen Link zu einem Tool zur Meeting-Planung hinzu, damit Sie beide einen für Sie passenden Meeting-Termin finden.
Beispiel Nr. 1: Client-Meeting zum Informationsaustausch
Sie befinden sich in Ihrer Client-Kooperationssoftware und stellen fest, dass Ihr letztes Client-Meeting schon eine Weile zurückliegt. Mit einer gut formulierten Einladung lässt sich das jedoch leicht beheben. Diese E-Mails wirken am besten, wenn sie freundlich und zugänglich, aber auch ein wenig formell sind (aber nur ein wenig).
Hallo [Name],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut in der E-Mail!
Ihr Konto hat den Status [Status], und jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um über [zuvor festgelegtes langfristiges Ziel] für die kommenden Wochen nachzudenken. Haben Sie diese Woche Zeit, um sich über [laufendes Projekt] auszutauschen? Teilen Sie mir einfach mit, wann es Ihnen am besten passt, oder tragen Sie ein Meeting in meinen Kalender ein, das Ihnen am besten passt.
Ich freue mich darauf, mit Ihnen über [Vorteil für den Client] zu chatten!
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Beispiel Nr. 2: Kontakt zu einem ehemaligen Client aufnehmen
Ein ehemaliger Client aus Ihrem Netzwerk hat möglicherweise den Job gewechselt, oder Sie sind ihm bei einem Branchenereignis begegnet. Nutzen Sie die Gelegenheit, um diese Beziehung zu stärken.
Hallo [Name],
Es war schön, Sie bei [Anlass] wiederzusehen und mit Ihnen über [relevante Details] zu chatten.
ODER
Ich habe gesehen, dass Sie jetzt für/an [neues Unternehmen oder Projekt] arbeiten. Herzlichen Glückwunsch! Das ist eine spannende Veränderung, und sie können sich glücklich schätzen, Sie zu haben.
Ich würde mich gerne mit Ihnen austauschen und darüber sprechen, woran Sie derzeit arbeiten. Mein Team hat Menschen dabei geholfen, [relevanter Vorteil], und es wäre toll, wenn wir Ihnen dabei helfen könnten, [wahrscheinliches Ziel des Empfängers].
Wenn Sie nächste Woche Zeit haben, lassen Sie uns treffen! Hier ist ein Link zu meinem Kalender.
Lassen Sie uns bald chatten!
[Ihr Name]
Beispiel Nr. 3: Herzliche Einladung zu einem Outreach-Meeting
Dies ist für Marketingfachleute und Vertriebsmitarbeiter gedacht, die die Lücke zwischen einem Touchpoint und direktem Kontakt schließen möchten. Beginnen Sie mit einer Vorlage für Einladungen, aber personalisieren, personalisieren, personalisieren Sie sie!
Hallo [Name],
Es ist ein guter Zeitpunkt, um über [einen Vorteil, den sie vom Wert Ihres Unternehmens/Ihrer Dienstleistungen schätzen werden] zu chatten. Vielen Dank für [spezifische Art der Interaktion mit Ihrem Unternehmen], und wir hoffen, dass Sie weiterhin daran interessiert sind, wie [Thema] [Wiederholung des Vorteils] kann.
Ich möchte Ihnen dabei helfen, alle Möglichkeiten zu erkunden, wie Sie mit [Dienstleistung] Ergebnisse erzielen können. Haben Sie Zeit für eine kurze Demo oder das Chatten? Lassen Sie uns in die Details eintauchen – vereinbaren Sie einfach hier ein 15-minütiges Meeting, das in Ihren Zeitplan passt.
In der Zwischenzeit finden Sie hier einen kurzen Einblick in die Aktivitäten, die wir zur [Wiederholung des Vorteils] zu erledigen haben.
Wir sprechen uns bald!
[Ihr Name]
Beispiel Nr. 4: Vertriebsaktivitäten mit einer Empfehlung
Eine Empfehlung, die zwischen einer herzlichen und einer kühlen Kontaktaufnahme liegt, kann anfängliche Reibungen und Unbeholfenheit beseitigen. Probieren Sie diese Beispiel-Vorlage aus, um loszulegen.
Hallo [Name],
Ich wende mich an Sie, weil ich kürzlich mit [gemeinsamer Kontakt/Empfehlung] gesprochen habe und dieser mir vorgeschlagen hat, dass ich Ihnen bei [relevantem Problem des Empfängers] helfen könnte. Ich bin [Titel mit dem Unternehmen] und wir können Ihnen bei [wichtigster Aufgabe oder Anliegen des Empfängers] helfen.
Ich würde gerne mit Ihnen über [Zweck des Meetings] chatten und Ihnen eine kurze Demo geben. Lassen Sie mich wissen, wann es Ihnen am besten passt!
In der Zwischenzeit finden Sie hier eine kurze Übersicht darüber, wie wir [profitieren].
Ich freue mich auf das Meeting mit Ihnen,
[Ihr Name]
Beispiel Nr. 5: Die Kaltakquise-E-Mail
Dies ist oft die schwierigste Art von Besprechungsanfragen. Sie möchten wichtige Informationen freigeben, aber diese müssen übersichtlich sein. Vor allem sollten Sie einen klaren Wert bieten. Beginnen Sie mit einer prägnanten Betreffzeile und legen Sie mit möglichst wenigen Worten dar, was Sie anbieten und warum man sich mit Ihnen treffen sollte.
Hallo [Name],
Ich wende mich an Sie, weil wir/ich [was Sie ihnen bieten können] haben. Dies kann [Vorteil oder Wert für den Empfänger] sein. [Optional: Erklären Sie an dieser Stelle, wer Sie sind und warum Sie über ihre Daten verfügen].
Lassen Sie uns treffen, um die Details zu besprechen. Haben Sie am [Datum und Uhrzeit des Meetings] 15 Minuten Zeit, um über [Vorteil] zu chatten? Hier ist mein Kalender, falls Ihnen ein anderer Termin besser passt.
Vielen Dank für Ihre Zeit,
[Ihr Name]
Was sollte eine E-Mail-Einladung zu einem Meeting enthalten?
Die Nachricht, die Sie in Ihre E-Mail-Einladungen aufnehmen, ist oft der schwierigste Teil, aber sie ist nicht das Einzige, was Sie einfügen müssen. Versuchen Sie, alles aufzunehmen, was Ihre Empfänger benötigen, um so viel Wert wie möglich aus dem Meeting zu ziehen. Hier sind einige unverzichtbare Elemente:
- Eine klare Betreffzeile: Kommen Sie im ersten Teil des Titels direkt zum Punkt, worum es im Meeting geht. Wenn dieser Titel gleichzeitig als Name des Meetings in den Kalendern der Teilnehmer erscheint, sehen diese möglicherweise nur die ersten 40 Zeichen, wenn sie ihren Terminplan überfliegen. Erwähnen Sie in der zweiten Hälfte kurz alle zu erledigenden Aufgaben oder Vorteile als hilfreiche Erinnerung.
- Anhang mit Tagesordnung: Auch wenn die Tagesordnung noch nicht endgültig feststeht, senden Sie allen einen Link zu dem Dokument. Sie können es dann nach und nach ausfüllen, ohne allen eine zusätzliche E-Mail senden zu müssen.
- Ein leeres Dokument für Notizen zum Meeting: Fügen Sie dieses von Anfang an hinzu, füllen Sie es mit einer Vorlage für Notizen zum Meeting aus und fügen Sie während des Meetings die Details hinzu. Jeder, der nach wichtigen Informationen sucht, weiß dann genau, wo er diese finden kann.
- Ein Link zum Meeting: Wenn der Termin für das Meeting feststeht, fügen Sie einen Link hinzu, damit alle schnell an das Meeting teilnehmen können. Idealerweise enthalten sowohl die Nachricht als auch der Kalender alle Informationen in einer E-Mail. Wenn Sie jedoch eine Erinnerung oder eine separate E-Mail versenden, sollten Sie den Link erneut hinzufügen.
- Aufruf zum Handeln: Wenn die Teilnehmer um eine Rückmeldung gebeten werden müssen, teilen Sie ihnen dies mit (und geben Sie ihnen eine Frist). Wenn sie etwas überprüfen oder abschließen müssen, fügen Sie eine Erinnerung und einen Link zu der Aufgabe hinzu.
- Hilfreicher Marketing-Anhang: Überlegen Sie bei externen E-Mails, wann es angebracht ist, ein kostenloses PDF oder ein anderes Werbegeschenk beizufügen.
Mit der Zeit werden Sie in der Lage sein, eine spezifische Checkliste mit Punkten zu erstellen, die jede Art von E-Mail-Einladung enthalten sollte. So können Sie das gefürchtete doppelte Versenden vermeiden und Ihren Workflow wirklich optimieren.
So erstellen Sie die perfekte Einladung zum Meeting für Ihr Team
Mit diesen Beispielen für E-Mail-Einladungen sind Sie auf dem besten Weg, gut organisierte interne und externe Meetings zu veranstalten. Wenn Sie jedoch die E-Mails optimieren oder die Nachrichten für bestimmte Ereignisse genau anpassen müssen, müssen Sie nicht wieder bei Null anfangen, um eine erfolgreiche E-Mail-Einladung zu erstellen.
Das ClickUp-Team hat einen breiten Bereich hilfreicher Vorlagen, Tools und Funktionen für das Meeting-Management entwickelt, damit Sie alles haben, was Sie brauchen, um die perfekte Einladung für das Meeting für Ihr Team zu erstellen.
Verwenden Sie ClickUp Dokumente, um Ihre Einladungen zu erstellen (und Vorlagen zu erstellen!).
In ClickUp Docs können Sie den Text für E-Mail-Einladungen, die Sie und Ihr Team in der Vergangenheit verschickt haben, schreiben, verfeinern und überprüfen. Erstellen Sie eine Bibliothek mit erfolgreichen Nachrichten, bereiten Sie sich auf A/B-Tests für bestimmte Formulierungen vor und holen Sie sich Feedback, wenn die Formulierung wirklich wichtig ist. (Wir alle haben schon einmal einen Kollegen gebeten, uns über die Schulter zu schauen und eine E-Mail zu lesen, damit er uns helfen kann, sie richtig zu formulieren. Jetzt können Sie das auch ohne Kollegen tun. )
Mit ClickUp Docs können Sie Dokumente erstellen und speichern, Wikis mit Checklisten und hilfreichen Erinnerungen erstellen und Links zu allen benötigten Stilrichtlinien-Ressourcen einfügen. Sie können Docs sogar als Dokumentation mit Aufgaben verknüpfen.
Versenden Sie Video-Einladungen mit ClickUp Clip
Möchten Sie Ihre E-Mail-Einladungen zu Meetings aufpeppen? Versenden Sie eine Video-Botschaft, um Personen einzuladen. ClickUp Clip ist ein einfaches tool zur Bildschirmaufzeichnung, mit dem Sie Ihren Bildschirm oder ein Video von sich selbst aufnehmen können. Es eignet sich perfekt, um eine kurze Anleitung oder einen Teaser für das Meeting einzufügen. Außerdem verleiht es der Einladung eine persönliche Note. Sie können die Tagesordnung skizzieren, sich vorstellen oder Ihre Kollegen über Änderungen bei der Anmeldung zum Video-Meeting informieren.
Mit ClickUp AI finden Sie genau die richtigen Formulierungen und Details.
Mit ClickUp AI können Sie Ihre ClickUp Docs-Erstellungen und erfolgreichen E-Mail-Einladungen zu Meetings noch weiter optimieren. Unsere nützlichen KI-Tools sind jetzt in Docs integriert, um das Brainstorming für Meetings, genaue Formulierungsvorschläge für Meetings und die Verwaltung von Meetings zu vereinfachen.
Nutzen Sie KI-Tools für Meetings, noch bevor das Meeting beginnt – um die Tagesordnung auszuarbeiten, alle Meeting-Details einzutragen und die Meeting-Notizen zusammenzufassen oder Aktionspunkte zu erstellen. Unsere vorgefertigten KI-Schreibtools verfügen auch über das abteilungsspezifische Know-how, um eine vollständige Bibliothek mit personalisierten E-Mail-Einladungen für alle Phasen des Marketings, Vertriebs, der Personalbeschaffung und des internen Projektmanagements aufzubauen.
Versenden Sie nach dem Meeting eine Zusammenfassung mit Notizen und Ressourcen.
Hier ist noch ein Bonus-Tipp: Schicken nach dem Meeting noch mal eine Nachricht, in der du dich bei allen für ihre Zeit bedankst. Geh dabei auf die wichtigsten Punkte des Meetings und den konkreten Wert ein, den es gebracht hat. Mit ClickUp AI kannst du auch Links zu den frisch erstellten Meeting-Notizen, einer Zusammenfassung des Meetings und noch offenen Aufgaben für alle Teilnehmer verschicken.
Überlassen Sie ClickUp die mühsame Arbeit beim Versenden von E-Mail-Einladungen zu Meetings an Ihr Team.
Sich Gedanken über die genaue Formulierung zu machen und mit der Maus über der Schaltfläche „Senden“ zu zögern, gehört der Vergangenheit an. Mit den Tools für Zusammenarbeit, Kreativität und Dokumentation von ClickUp können Sie jedes Mal die perfekte E-Mail-Einladung zu Meetings versenden. Und das Beste daran: Sie und Ihr Team müssen dafür nicht einmal bezahlen.
Registrieren Sie sich noch heute für ein kostenloses Konto, mit dem Sie jedes Meeting wie ein Profi verwalten können – vor, während und nach dem Meeting.