Wenn Sie eine E-Mail mit einer effektiven Einladung zu einem Meeting verschicken wollen, kann das leere Nachrichtenfeld etwas einschüchternd wirken. Es gibt viele logistische Details zu beachten, von den Video-Meeting-Links und den Startzeiten bis hin zu einer gut organisierten Meeting-Agenda.
Aber Sie wollen auch den richtigen Ton treffen: nicht zu leger, nicht zu bedrohlich, aber auch nicht zu frivol.
Wenn Sie alles richtig machen, ist sichergestellt, dass alle pünktlich erscheinen und bereit sind, zum Geschäftlichen überzugehen. Das bedeutet auch, dass die Teilnehmer weniger geneigt sind, Ihr Meeting zu stören, wenn es einen Konflikt gibt.
Dieser Leitfaden ist Ihr Plan für die Erstellung einer effektiven E-Mail Meeting-Einladung, und zwar jedes Mal. Wir geben Ihnen einige Beispiele an die Hand, mit denen Sie beginnen können, und Sie erhalten eine Checkliste, damit Sie diese Beispiele so verfeinern können, dass sie genau das enthalten, was Sie für jedes Business Meeting benötigen. 🏅
Warum ist eine gute Meeting-Einladung wichtig?
Lassen Sie eine Meeting-Einladung nicht zu einem nachträglichen Gedanken werden. Sie geben den Ton für das Meeting an und sollten ein Hub für alles sein, was die Teilnehmer zur Vorbereitung und zum Mitwirken während des Meetings benötigen. Wenn Sie eine solide E-Mail-Einladung zu einem Meeting verfassen, können alle Beteiligten nur gewinnen:
- Es ist einfach für die Teilnehmer, pünktlich zu erscheinen: Geben Sie den Link zum Video Meeting oder den Speicherort, das Datum und die Uhrzeit sowie alle Passwörter oder Details an, die die Teilnehmer benötigen, um in den Raum zu gelangen - und machen Sie sie leicht erkennbar. So lassen sich Fragen, Verzögerungen und Nichterscheinen vermeiden. Noch besser ist, dass Sie nicht fünf Minuten lang untätig chatten müssen, während Sie darauf warten, dass alle Teilnehmer erscheinen
- Jeder weiß, worum es in dem Meeting geht: Egal, ob Sie ein Objekt oder ein gut organisiertes Meeting haben meeting-Agenda , eine effektive E-Mail-Einladung zu einem Meeting sagt allen, worum es geht. So lässt sich das gesamte Ereignis leicht nachverfolgen und eine Entgleisung im Keim ersticken. Auch wenn die Teilnehmer mit vorbereitenden Arbeiten erscheinen müssen, sorgt eine klare Einladung dafür, dass alle zur Verantwortung gezogen werden
- Sehen Sie aus wie ein Profi: Kunden wissen, dass Sie ein Profi sind, der den Überblick behält, Mitarbeiter wissen, dass Sie es ernst meinen, und Menschen auf allen Ebenen des Organigramms wissen, dass Ihre Meetings wichtig sind
Nur weil Einladungen zu Meetings von grundlegender Bedeutung sind, heißt das nicht, dass Sie viel Zeit darauf verwenden müssen. Da wir uns nun einig sind, warum es wichtig ist, effektive E-Mail-Einladungen zu Meetings zu verfassen, lassen Sie uns Beispiele, Checklisten und Workflow-Änderungen ansehen, damit Sie in wenigen Minuten die besten E-Mail-Einladungen verschicken können, die Sie je gesehen haben.
Beispiele für interne Meeting-Einladungen
Erstellen Sie in ClickUp Vorlagen für effektive E-Mail-Einladungen zu internen Meetings
Sie müssen jetzt Einladungs-E-Mails für ein internes Meeting verschicken und suchen nach Inspiration. Verwenden Sie diese Beispiele, um Ihre E-Mail zu erstellen, und ändern Sie dann die Details oder füllen Sie die Lücken aus.
Beispiel #1: Das Video Meeting der Gruppe
Gruppen-Meetings sind üblich, vor allem bei Remote-Arbeit und hybrider Arbeit. Senden Sie eine E-Mail zur Einladung zu einem Team-Meeting mit einer prägnanten Betreffzeile, die den Zweck und die Tagesordnung des Meetings deutlich macht:
"Guten Tag
ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut! Wir treffen uns am [Datum], um [Thema] zu besprechen. Bitte kommen Sie um [Uhrzeit mit Zeitzone] zu mir, damit wir [Objekt] besprechen können
während dieses Meetings werden wir folgendes besprechen:_
- Punkt 1
- Punkt 2
- Punkt 3
bitte lassen Sie mich vor unserem Meeting wissen, ob Sie Fragen haben oder meinen, dass etwas auf die Tagesordnung gesetzt werden sollte
alles Gute
[Ihr Name]
Idealerweise senden Sie diese Nachricht über die Meeting-Anfrage selbst, damit sie automatisch die URL des Meetings enthält und mit dem Google Kalender des Teilnehmers synchronisiert wird.
Beispiel #2: Wiederkehrende Team Meetings
Wiederkehrende Notizen zum Meeting in ClickUp Docs
Wenn Sie ein Team leiten, wissen Sie, wie wichtig es ist, alle Beteiligten regelmäßig zu einer Besprechung zusammenzubringen.
über Text-Tools und Sofortnachrichten sind 90 % des Weges geschafft, aber die verbleibenden 10 % werden durch wiederkehrende Meetings abgedeckt. Die E-Mail mit der Einladung zu wiederkehrenden Meetings kann ein wenig informell sein, sollte aber dennoch mit Informationen vollgepackt sein.
"Hallo"[Name]
es ist Zeit für unser nächstes Meeting! Heute [Tag] werden wir [Thema(s)] besprechen. Unsere Tagesordnung wird Folgendes umfassen:_
- Punkt 1
- Punkt 2
- Punkt 3
wir werden auch Zeit für allgemeine Fragen und Situationen haben, die Sie mit dem Team besprechen möchten. Bitte werfen Sie einen Blick auf unsere Tagesordnung und lassen Sie mich wissen, wenn Sie in der Zwischenzeit Fragen haben._
bis bald,_
_[Ihr Name]]
Da diese Meetings routinemäßig stattfinden, ist dies eine gute Gelegenheit, eine Vorlage zu speichern, die Sie einfach antippen und senden können.
Beispiel #3: One-on-one Meeting
Persönliche Meetings zwischen Managern und Mitgliedern eines Teams können für Ihre direkten Berichterstatter unglaublich stressig sein. Machen Sie also vor allem den Zweck des Meetings klar und lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht hängen. Wenn das Meeting plötzlich oder unerwartet kommt, beruhigen Sie sie oder lassen Sie sie wissen, wenn es gute Neuigkeiten gibt (wenn Sie können).
"Hallo"
ich habe unser nächstes persönliches Gespräch in den Kalender eingetragen, damit wir das Thema besprechen und uns gegenseitig auf dem Laufenden halten können. Bringen Sie bitte eine Liste mit allen Fragen mit, die Sie zu [Thema] oder zu Ihrer Arbeit haben
wir sehen uns dann
[Ihr Name]
Beispiel #4: Meetings mit einer großen Gruppe oder Präsentationsmeetings
Bei großen Meetings ist es von Vorteil, der E-Mail-Einladung Dokumente und Ressourcen für das Meeting beizufügen. Die vielen gebrauchsfertigen Vorlagen von ClickUp können Ihnen dabei helfen
Mit zunehmender Größe der Gruppe wächst auch der Bedarf an einer strengen Struktur und einem gut organisierten Gastgeber. Sie können auf dem ersten Beispiel für eine E-Mail aufbauen, indem Sie mehr Details hinzufügen - und den Teilnehmern die Möglichkeit nehmen, die Tagesordnung nach Belieben zu ergänzen. Ein Meeting, bei dem Präsentationen gehalten werden, profitiert besonders von einem klaren, zeitlich geblockten Ablaufplan.
Hallo zusammen,
unser Meeting zur Besprechung von [Thema] ist für [Tag, Datum] um [Uhrzeit mit Zeitzone] angesetzt. Bitte melden Sie sich an, und wir werden das Meeting aufzeichnen, falls Sie nicht teilnehmen können
wir haben eine vollständige Tagesordnung für dieses Meeting in der Reihenfolge [Objekt], und der Zeitplan für das Meeting ist:_
- 1_
- [Uhrzeit]: Punkt 2
- [Time]: Punkt 3
- [Zeit]: Punkt X...
bitte sehen Sie sich die beigefügte Tagesordnung/das Foliendokument an und halten Sie Fragen zum Thema bereit
Danke,
[Ihr Name]]
Beispiel #5: Ein Meeting, das alle schon besprochen haben
Viele Meetings entstehen organisch: Ein neues Thema kommt in einem früheren Team-Meeting zur Sprache, oder alle einigen sich auf ein
app für die Kommunikation im Team
dass ein Meeting besser funktionieren würde. Wenn Sie eines der anderen Beispiele verwenden möchten, sollten Sie es stattdessen mit diesem versuchen.
Hallo [Name],_
unser Meeting, in dem wir [Thema] eingehender besprechen, ist für [Datum] angesetzt. Wir werden besprechen, wie es sich auf das Team auswirkt, und haben Zeit, Fragen zu beantworten. Bitte sehen Sie sich diese Kurzinformation an, bevor wir warten, und bringen Sie Ihre Fragen oder Kommentare zum Meeting mit
wir sprechen uns bald
_[Ihr Name]]
Externe Meeting-Einladungen Beispiele
Verwenden Sie ClickUp AI, um E-Mail-Einladungen an potenzielle Clients zu verfeinern
Die Einladungen zu externen Meetings sind sehr viel vielfältiger - und sie erledigen einen Großteil der Arbeit in der Beziehung. Verschiedene Abteilungen profitieren von unterschiedlichen Vorlagen für Meeting-Einladungen - und von unterschiedlichen Ressourcen, die an die Einladungen angehängt werden können.
Wenn Sie externe Meetings, insbesondere mit Clients, planen, sollten Sie in der E-Mail mehr Flexibilität für den Zeitpunkt des Meetings bieten. Wenn Sie diese Beispiele für Einladungen zu Meetings verwenden, fügen Sie eine Schaltfläche oder einen Link zu einem Tool für die Planung von Meetings ein, damit Sie beide einen für Sie passenden Termin finden.
Beispiel #1: Meeting mit einem Client
Sie sind in Ihrem
und Sie stellen fest, dass seit Ihrem letzten Client Meeting eine Minute vergangen ist. Aber das lässt sich mit einer gut formulierten Einladung leicht beheben. Diese E-Mails funktionieren am besten, wenn sie freundlich und ansprechbar sind, aber auch einen Hauch formell (aber nur einen Hauch).
"Hallo"[Name]
ich hoffe, diese E-Mail erreicht dich gut!
dein Konto hat jetzt den Status, und das ist eine gute Gelegenheit, um über das langfristige Ziel für die kommenden Wochen nachzudenken. Hast du diese Woche Free, um [laufendes Projekt] mit mir zu besprechen? Lassen Sie mich einfach wissen, wann es Ihnen am besten passt, oder vereinbaren Sie ein Meeting in meinem Kalender, wann immer es Ihnen am besten passt
ich freue mich darauf, mit Ihnen über [benefit client receives] zu chatten!
alles Gute!
_[Ihr Name]]
Beispiel #2: Wiedersehen mit einem ehemaligen Client
Ein ehemaliger Client in Ihrem Netzwerk hat vielleicht den Arbeitsplatz gewechselt oder Sie sind ihm bei einem Ereignis in der Branche über den Weg gelaufen. Nutzen Sie die Gelegenheit, diese Beziehung zu vertiefen.
Hallo [Name],
es war schön, Sie bei [Anlass] wiederzusehen und über [relevantes Detail] zu chatten
ODER
ich habe gesehen, dass du jetzt für/an [neues Unternehmen oder Projekt] arbeitest. Herzlichen Glückwunsch! Das ist eine aufregende Veränderung, und man kann sich glücklich schätzen, Sie zu haben
ich würde gerne mehr erfahren und darüber chatten, woran Sie gerade arbeiten. Mein Team hat den Leuten bei [relevanter Nutzen] geholfen, und es wäre toll, wenn wir Ihnen bei [wahrscheinliches Ziel des Empfängers] helfen könnten
wenn Sie nächste Woche etwas Zeit haben, lassen Sie uns ein Meeting vereinbaren! Hier ist ein Link zu meinem Kalender._
lass uns bald chatten!
_[Dein Name]]
Beispiel #3: Einladung zu einem Meeting mit herzlichem Kontakt
Vermarkter und Vertriebsmitarbeiter können Aufgaben zur Verwaltung von E-Mail-Einladungen und Meetings erstellen
Diese Funktion ist für Vermarkter und Vertriebsmitarbeiter gedacht, die die Lücke zwischen einem Touchpoint und einem direkten Kontakt schließen möchten. Beginnen Sie mit einer Vorlage für Einladungen, aber personalisieren Sie, personalisieren Sie, personalisieren Sie!
hallo..
es ist ein guter Zeitpunkt, um über [einen Vorteil, den sie an Ihrem Unternehmen/Ihren Dienstleistungen schätzen werden] zu chatten. Vielen Dank für [bestimmte Art der Interaktion mit Ihrem Unternehmen], und wir hoffen, dass Sie immer noch daran interessiert sind, wie [Thema] [Neuformulierung des Nutzens] sein kann
ich möchte Ihnen helfen, alle Möglichkeiten zu erkunden, wie Sie mit [service] Ergebnisse sehen können. Haben Sie Zeit für eine kurze Demo oder einen Chat? Lassen Sie uns ins Detail gehen - vereinbaren Sie einfach einen Termin für ein 15-minütiges Meeting, das in Ihren Zeitplan passt
in der Zwischenzeit können Sie einen kurzen Blick auf das werfen, was wir zu erledigen haben: [Neuformulierung der Leistungen]
lassen Sie uns bald reden!
_[Ihr Name]
Beispiel #4: Verkaufserfolg mit einer Empfehlung
Zwischen der warmen und der kalten Ansprache kann die Ansprache über eine Empfehlung einige der anfänglichen Reibungen und Unannehmlichkeiten beseitigen. Probieren Sie diese Vorlage aus, um den Anfang zu machen.
"Hallo"
ich melde mich, weil ich kürzlich mit [gegenseitiger Kontakt/Referent] gechattet habe und er mir vorgeschlagen hat, dass ich Ihnen vielleicht bei [relevanter Schmerzpunkt des Empfängers] helfen kann. Ich bin [Titel des Unternehmens], und wir können Ihnen bei [Schlüsselaufgabe oder -anliegen des Empfängers] helfen
ich würde gerne mehr über [Meeting-Zweck] chatten und Ihnen eine kurze Demo geben. Lassen Sie mich wissen, wann es für Sie am besten passt!
in der Zwischenzeit finden Sie hier eine kurze Übersicht darüber, wie wir [Nutzen]]
ich freue mich auf ein Meeting mit Ihnen
[Ihr Name]
Beispiel #5: Die Kaltakquise E-Mail
Dies ist oft die schwierigste Art von Meeting-Anfragen. Sie möchten Schlüsselinformationen freigeben, aber sie müssen leicht zu erfassen sein. Vor allem sollten Sie einen klaren Wert bieten. Beginnen Sie mit einer prägnanten Betreffzeile und erklären Sie in möglichst wenigen Worten, was Sie anbieten und warum man sich mit Ihnen treffen sollte.
"Hallo"[Name]
ich wende mich an Sie, weil wir/ich [was Sie ihnen anbieten können]. Dies kann [der Nutzen oder Wert für den Empfänger] sein. [Optional: Erläutern Sie an dieser Stelle, wer Sie sind und warum Sie seine Informationen haben
lassen Sie uns ein Meeting abhalten, um die Details zu besprechen. Hätten Sie am [Datum und Uhrzeit des Meetings] 15 Minuten Zeit, um über [Nutzen] zu chatten? Hier ist mein Kalender, falls Ihnen eine andere Zeit besser passt._
vielen Dank für Ihre Zeit
[Ihr Name]
Was in einer E-Mail-Einladung zu einem Meeting enthalten sein sollte
Die Nachricht, die Sie in Ihre E-Mail-Einladungen schreiben, ist oft das Schwierigste, aber es ist nicht das Einzige, was Sie aufnehmen müssen. Versuchen Sie, alles aufzunehmen, was Ihre Empfänger brauchen, um den größtmöglichen Nutzen aus dem Meeting zu ziehen. Hier sind einige Elemente, die unbedingt enthalten sein müssen:
- Eine klare Betreffzeile: Bringen Sie das Thema des Meetings im ersten Teil des Titels direkt auf den Punkt. Wenn der Titel gleichzeitig der Name des Meetings in den Kalendern der Teilnehmer ist, sehen sie beim Überfliegen ihres Terminkalenders möglicherweise nur die ersten 40 Zeichen. Erwähnen Sie in der zweiten Hälfte kurz alle Aufgaben oder Vorteile als hilfreiche Erinnerung
- Ein Anhang zur Tagesordnung: Auch wenn die Tagesordnung noch nicht in Stein gemeißelt ist, geben Sie allen einen Link zu dem Dokument. Dann können Sie es im Laufe der Zeit ausfüllen, ohne allen eine zusätzliche E-Mail schicken zu müssen
- Ein leeres Dokument für Meeting-Notizen: Fügen Sie dieses von Anfang an ein, füllen Sie es mit einem vorlage für Meeting-Notizen aus, und fügen Sie die Details während des Meetings hinzu. Jeder, der nach wichtigen Informationen sucht, weiß dann genau, wo er sie finden kann
- Ein Link zum Meeting: Wenn der Zeitpunkt des Meetings festgelegt ist, fügen Sie einen Link ein, damit jeder schnell am Meeting teilnehmen kann. Im Idealfall werden sowohl die Nachricht als auch die Kalendereinladung in einer einzigen E-Mail versendet. Wenn Sie jedoch eine Erinnerung oder eine separate E-Mail verschicken, sollten Sie den Link nochmals angeben
- Aufforderung zum Handeln: Wenn die Teilnehmer sich anmelden müssen, sagen Sie es ihnen (und geben Sie ihnen eine Frist). Wenn sie etwas überprüfen oder abschließen müssen, fügen Sie eine Erinnerung und einen Link zu der Aufgabe hinzu.
- Hilfreiche Anhänge: Überlegen Sie bei externen E-Mails, wann es angebracht ist, ein kostenloses PDF oder ein anderes kostenloses Angebot beizufügen
Mit der Zeit können Sie eine spezifische Checkliste mit Dingen erstellen, die jede Art von E-Mail-Einladung enthalten sollte. Dann können Sie das gefürchtete doppelte Versenden vermeiden und wirklich
.
Wie Sie die perfekte Meeting-Einladung für Ihr Team entwerfen
Mit diesen Beispielen für E-Mail-Einladungen sind Sie auf dem besten Weg, gut organisierte interne und externe Meetings zu veranstalten. Aber wenn Sie die E-Mails feiner abstimmen oder die Botschaften für einmalige Ereignisse genau richtig formulieren müssen, sollten Sie nicht zum leeren Zeichenbrett zurückkehren, um eine erfolgreiche E-Mail-Einladung zum Meeting zu erstellen.
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können Sie den Text für E-Mail-Einladungen, die Sie und Ihr Team in der Vergangenheit versandt haben, schreiben, verfeinern und überprüfen. Legen Sie eine Bibliothek erfolgreicher Nachrichten an, bereiten Sie sich auf A/B-Tests bestimmter Formulierungen vor und holen Sie sich Feedback, wenn die Formulierung wirklich wichtig ist. (Wir alle haben uns schon einmal von einem Arbeitskollegen eine E-Mail über die Schulter schauen lassen, damit er uns helfen kann, sie richtig zu formulieren. Jetzt können Sie das auch ohne den Arbeitsplatz erledigen.)
Mit ClickUp Docs können Sie Dokumente erstellen und aufbewahren, Wikis mit Checklisten und hilfreichen Erinnerungen erstellen und mit allen Ressourcen für Stilrichtlinien verknüpfen, die Sie benötigen. Sie können Docs sogar mit Aufgaben als Dokumentation verknüpfen.
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Sie möchten Ihre E-Mail Meeting-Einladung aufpeppen? Senden Sie eine Video-Nachricht, um die Teilnehmer einzuladen.
ist ein einfaches Tool für Bildschirmaufnahmen, mit dem Sie Ihren Bildschirm oder ein Video von Ihnen aufnehmen können. Es ist ideal, um eine kurze Anleitung oder einen Teaser für das Meeting aufzunehmen. Außerdem verleiht es der Besprechung eine persönliche Note. Sie können die Tagesordnung umreißen, sich selbst vorstellen oder Ihre Kollegen informieren, wenn sich die Anmeldemodalitäten für die Video-Konferenz geändert haben.
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sind in Docs integriert, um das Brainstorming für Meeting-Einladungen zu erleichtern, genaue Formulierungsvorschläge für Meeting-Einladungen zu machen und Meetings zu verwalten.
Verwenden Sie
bevor das Meeting überhaupt beginnt - um die Tagesordnung auszufüllen, alle Details des Meetings einzutragen und die Notizen des Meetings zusammenzufassen oder Elemente für Aktionen zu erstellen. Unser vorgefertigtes
verfügen auch über das abteilungsspezifische Know-how, um eine vollständige Bibliothek mit personalisierten E-Mail-Einladungen für alle Phasen des Marketings, des Vertriebs, der Personalbeschaffung und des internen Projektmanagements zu erstellen.
Versenden Sie eine Nachbereitung des Meetings mit Notizen und Ressourcen
Dies ist ein zusätzlicher Tipp. Senden Sie nach dem Meeting eine weitere Nachricht, in der Sie sich bei allen Teilnehmern für ihre Zeit bedanken. Erörtern Sie die Erkenntnisse aus dem Meeting und den besonderen Wert, den das Meeting gebracht hat. Mit ClickUp AI können Sie auch Links zu frisch erstellten
, eine Zusammenfassung des Meetings und noch zu erledigende Aufgaben für jeden Teilnehmer.
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Sich über den genauen Wortlaut Gedanken zu machen und mit der Maus über der Schaltfläche "Senden" zu zögern, ist Schnee von gestern. Mit Zusammenarbeit, Kreativität und
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